Cartographie des processus de la

direction financière

La fonction comptable, finance gestion comprend tous les travaux comptables réalisés
par les services comptables, financiers et de gestion de l’entreprise sous le contrôle
fonctionnel du directeur financier.

> La fonction se compose de 8 sous fonctions principales englobant 16 processus.

SOUS-FONCTIONS PRINCIPALES PROCESSUS

Direction de la fonction

Comptabilité générale Gestion des référentiels comptables

L’organisation, les méthodes et les
systèmes d’information comptable
Centralisation et gestion des arrêtés
Production de l’information financière
externe
La production de documents fiscaux
La production de compte de groupe et
intragroupes
La gestion des immobilisations

La comptabilité clients et assimilés La comptabilité clients et assimilés

La comptabilité fournisseurs et La comptabilité fournisseurs et assimilés

assimilés

La gestion financière et Trésorerie caisse

participations Financement - participation

Le contrôle de gestion et la La production du reporting interne

comptabilité analytique Les budgets et prévisions
Le calcul/analyse des coûts et
revenus/valorisation des stocks

Personnel et assimilés Personnel et assimilés

Les frais professionnels Les frais professionnels

1- Gestion des référentiels comptables
 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives à la définition et au contrôle des

référentiels comptables, correspondant d’une part aux spécifications internes à
l’entreprise ou au groupe auquel appartient l’entreprise et, d’autre part, externes,
essentiellement réglementaires. Il concerne la définition, la formalisation et le contrôle
de la bonne application de la doctrine comptable de l’entreprise.

 Liste des principales activités

 Définition et mise à jour du plan de comptes.
 Définition et mise à jour du manuel comptable (principes comptables, procédures
comptables, schémas comptables).
 Définition et mise à jour du cadre de gestion interne (structure de reporting, unité comptable
élémentaire de gestion…).
 Détermination et mise à jour des règles de sécurité et référentiel des collaborateurs de
l’entreprise habilités à effectuer et à approuver des transactions financières et
enregistrements comptables.
 Détermination de la liste nominative des responsables de l’analyse de chaque compte de la
balance.
 Définition et contrôle de la mise à jour des données comptable dans les autres référentiels de
l’entreprise (référentiels fournisseurs, référentiel clients, référentiels personnels, etc.).
 Définition et mise à jour des règles de conservation et d’archivage des documents à usage de
preuves des enregistrements comptables.
 Surveillance du respect des normes et référentiels comptables au sein de l’entreprise.
 Activités d’étude et de recherche de solution aux problèmes spécifiques liés à l’application
des règles comptables.
 Formation et information de l’ensemble des collaborateurs de la fonction comptable aux
nouvelles dispositions de la règle comptable.

 Début du processus

Évolution dans l’activité de l’entreprise et évolution externe de la doctrine,

réglementation, législation… qui nécessite une adaptation de la doctrine interne et des
référentiels.

 Fin du processus

Communication et contrôle de la bonne application de la doctrine comptable de

l’entreprise.
2- Organisation / méthodes / système d’information
comptable
 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités de type ingénierie, relatives à la conception et à

la maintenance du système d’information comptable de l’entreprise, à l’organisation de
la fonction comptable et à la définition des modes opératoires au niveau des postes de
travail de la fonction comptable. Les activités de nature technique informatique
(conception technique, programmation, exploitation…), ne sont pas couvertes par ce
processus.

 Liste des principales activités

 Conception et maîtrise de l’évolution de l’architecture du système d’information comptable en
liaison avec l’évolution du système d’information de gestion de l’entreprise.
 Étude de la meilleure intégration du système d’information comptable au système
d’information de gestion de l’entreprise, par le développement d’interfaces ou la mise en
place d’applications de gestion intégrées.
 Élaboration des cahiers des charges, dossiers de spécifications des applications
informatiques.
 Participation avec les informaticiens, à l’étude et à la sélection des logiciels sous l’angle de
l’étude de leurs fonctionnalités.
 Participation aux développements, à l’installation, aux tests des nouvelles applications
informatiques ou à leurs modifications.
 Conception des contrôles de bon fonctionnement des applications informatiques.
 Conception des dispositifs de sécurité d’accès et d’utilisation des applications informatiques.
 Formation des utilisateurs de la fonction comptable à l’utilisation de l’outil informatique.
 Étude de l’évolution de l’organisation des services comptables en relation avec l’évolution de
l’organisation de l’entreprise et du système d’information.
 Organisation des postes de travail et définition des modes opératoires en liaison avec
l’évolution des applications informatiques et de la doctrine comptable de l’entreprise.

 Début du processus

Évolution des processus amont et du système d’information de l’entreprise.

 Fin du processus

Mise en place de nouvelles applications informatiques ou des modifications et diffusion

d’une formation adaptée aux collaborateurs concernés. Mise en place, en parallèle,
d’une organisation adaptée.
3- Centralisation et gestion des arrêtés
 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives à l’enregistrement conforme aux

référentiels, aux normes comptables et aux délais établis, des écritures comptables
provenant des comptabilités auxiliaires, des centralisateurs comptables des filiales et
des écritures diverses directement enregistrées dans le centralisateur (ou base de
données centrale comptable).

 Liste des principales activités :

 Mise à jour des paramètres et des référentiels comptables dans l’application informatique de
centralisation comptable.
 Préparation et enregistrement des écritures diverses.
 Contrôles et corrections des anomalies dans le centralisateur comptable.
 Gestion des écritures d’allocation automatiques.
 Gestion des écritures de provisions et d’abonnements.
 Gestion des écritures comptables relatives aux réserves.
 Traitement et contrôle des conversions monétaires (si applicable).
 Traitement et contrôle des opérations de reclassification.
 Établissement et mise à jour du planning des opérations de clôture.
 Coordination des opérations de clôture.
 Revue et analyse des comptes de la balance générale.
 Réconciliation des comptes de bilan.
 Classement et archivage.

 Début du processus

Réception des données comptables informatiques des processus amont et réception

des informations d’événements économiques ou comptables à traduire en écritures
comptables.

 Fin du processus

Mise à disposition des données comptables validées et organisées selon le plan

comptable de l’entreprise.
4- Production de l’information financière externe
 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives à la production et la diffusion du

reporting externe à destination des différents interlocuteurs à qui l’entreprise doit
communiquer des informations relatives à ses résultats financiers (actionnaires,
banques, média, comité d’entreprise, auditeurs externes, centrale de bilan, syndicats
professionnels, etc.). Les informations destinées aux services fiscaux et organismes
sociaux ne font pas partie de ce processus.

 Liste des principales activités

Conception et mise au point des rapports réglementaires dans le respect des normes
et références établies.

Dialogue, interprétation, réalisation et communication des informations de caractère

relationnel.

 Début du processus

Réception des besoins de reporting et d’informations des « clients » externes et des

demandes de nouveaux reporting externes établis par les responsables de la doctrine
comptable de la fonction comptable.

 Fin du processus

Communication des reporting et informations correspondantes aux « clients »

externes.

5- Production des documents fiscaux

 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives à la comptabilité fiscale et à

l’établissement des documents fiscaux français et étrangers en ce qui concerne les
groupes d’origine étrangère. La production des informations destinées aux organismes
sociaux ne fait pas partie du processus de la fonction comptable.

 Liste des principales activités

 Préparation et réalisation des ajustements comptables relatifs aux exigences fiscales
françaises ou étrangères et non traités au niveau des comptabilités auxiliaires.
 Contrôles et validation de tous les ajustements d’origine fiscale à comptabiliser dans des
comptes spécifiques.
  Établissement des comptes sociaux de / des entités juridiques composant l’entreprise.
 Réconciliation des balances générales de l’entreprise avec les balances relatives aux
différentes entités juridiques s’il y a lieu.
 Coordination et / ou recherche des réponses aux questions d’ordre fiscal soulevées au sein
de la fonction comptable.
 Préparation, établissement des divers documents fiscaux (liasse fiscale, déclaration de TVA,
taxe d’apprentissage, taxe sur la formation, taxe professionnelle etc.) Et réunion des
justificatifs nécessaires correspondant.
 Préparation, établissement des divers reporting internes de groupe destiné à permettre
l’établissement des documents fiscaux du groupe à l’étranger.

 Début du processus

Prise de connaissance de l’évolution de la législation fiscale.

 Fin du processus

Établissement des documents fiscaux et rapports associés.

6- Production des comptes de groupe

 Définition du processus

 Finalité

Ce processus concerne les groupes français ayant à effectuer la consolidation des

filiales françaises ou étrangères. Il comprend les activités relatives aux opérations de
consolidation des comptes de groupe et à la production des résultats internes et
externes associés.

 Liste des principales activités

 Réception, contrôle et enregistrement des données en provenance des filiales.
 Gestion des transpositions du plan comptable local (filiale) en plan comptable de groupe.
 Comptabilisation des écritures complémentaires centrales.
 Ajustements intercos.
 Coordination et suivi des réconciliations intercos.
 Gestion de l’inventaire des filiales.
 Gestion des pourcentages de participation.
 Conversion en francs des données en monnaie locale.
 Gestion des retraitements éventuels non délégués.
 Production des résultats consolidés du groupe.
 Réconciliation des résultats de consolidation de groupe avec les résultats sociaux.

 Début du processus

Réception des données comptables en provenance des filiales.

 Fin du processus

Production des résultats comptables consolidés.

7- Immobilisations
 Définition du processus

 Finalité

Ce processus concerne les activités de traitement et de contrôle des données

physiques et les activités de caractère comptable, relatives aux biens immobilisés de
l’entreprise.

 Liste des principales activités

 Affectation ou vérification du numéro d’immobilisation du document d’entrée.
 Vérification et correction de la valeur capitalisée.
 Récupération des justificatifs de la comptabilité fournisseurs et autres, nécessaires pour
l’enregistrement de l’immobilisation.
 Préparation, contrôle, traitement des additions, retraits, transferts, ajustements,
d’immobilisations.
 Préparation des écritures comptables.
 Réconciliation du système auxiliaire de gestion des immobilisations et de la comptabilité
générale.
 Maintenance des procédures concernant les immobilisations.
 Maintenance des tables de dépréciation et calcul des amortissements.
 Maintenance des procédures et système d’inventaire physique.
 Apposition du numéro d’inventaire sur les biens immobilisés.
 Coordination et participation aux opérations d’inventaire physique.
 Réconciliation entre le résultat du comptage, le fichier inventaire et la comptabilité générale.
 Classement et archivage des documents.
 Coordination des activités externalisées.
 Établissement des rapports spécifiques.

 Début du processus

Traitement des informations correspondant aux événements physiques (installation,

cessions, destruction, déplacement), concernant les biens immobilisés.

 Fin du processus

Transmission des écritures comptables, reflet des événements physiques et

comptables, au centralisateur comptable.

8- Comptes clients et assimilés

 Définition du processus

 Finalité

Ce processus concerne les activités relatives à la tenue des comptes clients et

assimilés, à la collecte des paiements reçus des clients et assimilés.

Ce processus ne couvre pas les activités de facturation ni de recouvrement qui

n’appartienne pas au processus comptable.
  Liste des principales activités
 Vérification de l’enregistrement des données correspondant à la facturation clients, dans le
système de comptabilité clients.
 Enregistrement manuel des données correspondant aux factures clients, sans interface
informatique.
 Traitement des chèques de paiement reçus par l’entreprise et enregistrement des paiements
dans les comptes clients.
 Réconciliation des comptes clients de la balance générale en centralisation comptable et de la
situation clients en comptabilité auxiliaire.
 Détermination et validation des provisions pour créances douteuses.
 Préparation et diffusion des rapports d’analyses des arriérés clients par âge et autres
rapports spécifiques.
 Classement et archivage des documents.
 Coordination des activités externalisées.

 Début du processus

Enregistrement des données de facturation clients dans le système de comptabilité

clients

 Fin du processus

Apurement des comptes clients après traitement du paiement et transmission des

données au centralisateur comptable.

9- Comptes fournisseurs et assimilés

 Définition du processus

 Finalité

Ce processus concerne les activités relatives au traitement et au paiement des

factures fournisseurs d’achat de biens et de services nécessaires au fonctionnement de
l’entreprise. Les transactions intra groupes ne sont pas prises en compte par ce
processus.

 Liste des principales activités

 Vérification des données transmises par les systèmes amont, achat et réception.
 Réception et traitement des factures fournisseurs.
 Rapprochement des factures / bons de commande / bons de réception.
 Traitement et entrée dans l’application informatique comptabilité fournisseurs.
 Revue des contrôles et correction des anomalies.
 Mise en paiement automatique ou manuel des factures fournisseurs.
 Réconciliation des comptes fournisseurs et des relevés fournisseurs.
 Classement et archivage des documents.
 Coordination des activités externalisées.
 Établissement des rapports spécifiques à la comptabilité fournisseurs.

 Début du processus

Réception des factures fournisseurs dans l’entreprise.

 Fin du processus

Attribution du bon à payer pour le paiement des factures fournisseurs.

10- Trésorerie - Caisse
 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives au traitement comptable, en caisse et en

comptes bancaires, des encaissements et des débours de l’entreprise, à l’aide de
divers modes de paiement.

 Début du processus

Le processus débute à la réception pour enregistrement comptable, des informations

relatives aux encaissements et réception des informations relatives aux paiements.

 Fin du processus

Le processus prend fin au traitement comptable en centralisation et après

établissement de l’état des rapprochements bancaires.

11- Financement - Participation

 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités de comptabilité liées aux opérations de

financement et de prise de participation de l’entreprise dans d’autres entreprises.

 Début du processus

Le processus débute à la prise de participation

 Fin du processus

Le processus prend fin une fois que l’impact économique de la participation est
déterminé pour être inscrit dans les résultats comptables de l’entreprise à chaque
arrêté.

12- Production du reporting interne

 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives à la production et à la diffusion du

reporting interne à destination des différents niveaux de management, (direction
générale, directions opérationnelles, management intermédiaire, fonctions spécialisées
telles que le contrôle de gestion). Les informations concernées sont les résultats
 comptables de la période, associés ou non aux résultats des périodes précédentes et
aux prévisions budgétaires. Les activités correspondant à la préparation des prévisions
budgétaires ne font pas partie de ce processus. Le reporting présente les résultats
comptables de synthèse de l’entreprise ou les résultats comptables établis en fonction
des modalités de mesure des résultats de chaque entité.

 Liste des principales activités

 Conception et mise au point des rapports internes (dialogue avec les utilisateurs, réalisations
des requêtes des bases de données informatiques ou définition des spécifications pour les
informaticiens)
 Préparation, production et diffusion du reporting comptable périodique à destination de la
maison mère à l’exclusion des rapports destinés à l’établissement des documents fiscaux
(voir processus n° 6, établissement des documents fiscaux)
 Préparation, production et diffusion du reporting comptable périodique à destination de la
direction générale (flash préliminaire, résultats complets)
 Préparation, production et diffusion du reporting de gestion périodique à destination des
directeurs des différentes fonctions et entités de l’entreprise et présentant le résultat de leur
entité selon la façon dont celles ci sont mesurées
 Préparation, production et diffusion du reporting de gestion de chaque manager d’une unité
(service, département…) identifiée dans le système d’information comptable
 Alimentation en informations comptables d’un système type EIS de la direction
 Analyse et explications fournies aux destinataires du reporting, sur le contenu du reporting et
les variations des résultats d’une période à l’autre.

 Début du processus

Besoin de reporting exprimé par les « clients » internes.

 Fin du processus

Mise à disposition des données comptables centralisées et communication des rapports

aux « clients » internes.

13- Budgets - Prévisions

 Définition du processus

 Finalité

Le processus correspond à la définition des règles et du système de gestion de

l’entreprise, procédure budgétaire, centralisation des budgets de l’entreprise.

 Début du processus

Le processus débute avec la définition des règles et du calendrier du processus

budgétaire.

 Fin du processus

Le processus prend fin lorsque le budget a été approuvé par la direction générale et
enregistré dans le système budgétaire.
14- Calcul / analyse des coûts et revenus /
valorisation des stocks
 Définition du processus : calcul / analyse des coûts et revenus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives à la détermination du coût des produits

ou services commercialisés par l’entreprise, à un niveau de détail nécessaire pour
l’analyse et le reporting analytique par ligne de produits, par régions géographiques,
par Business Units. Il inclut les transferts et facturations internes, la mesure et les
répartitions de centre de coût interne.

 Début du processus

Le processus débute à la saisie de l’information au niveau de détail souhaité.

 Fin du processus

Le processus prend fin une fois que les résultats analytiques sont déterminés dans un
système analytique ou de centralisation comptable intégré.

 Définition du processus : valorisation des stocks

 Finalité

Ce processus comprend les activités de comptabilisation des stocks de produits finis et

encours, leur valorisation, le calcul des provisions, les opérations d’inventaires
physiques et l’analyse de la comptabilisation des écarts.

 Début du processus

Le processus débute à l’entrée de la production en inventaire comptable.

 Fin du processus

Le processus prend fin à la sortie d’inventaire comptable.

15- Personnel et assimilés

 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives à la comptabilisation des éléments de

paie des employés et charges sociales associées, ainsi que le traitement comptable
des engagements contractuels entre l’entreprise et les salariés. Ce processus n’inclut
pas les activités relatives à l’établissement de la paie.
  Début du processus

Le processus débute à la prise en compte en comptabilité des éléments de paie, de

charges sociales et assimilés.

 Fin du processus

Le processus prend fin au règlement de la dette ou créance entre le salarié et

l’entreprise.

16- Frais professionnels

 Définition du processus

 Finalité

Ce processus comprend les activités relatives au traitement et au paiement des

dépenses de voyages, déplacements et autres, pris en charge par l’entreprise et
remboursés au personnel selon un certain nombre de règles

 Début du processus

Le processus débute à la réception des documents justificatifs, approuvés par le

management.

 Fin du processus

Le processus prend fin au paiement des sommes remboursés aux membres du

personnel.
 Fiche technique I
 Processus Achats-Fournisseurs
 Caractéristiques du contrôle interne

 Séparation des fonctions

> Services intervenants

Services initiateurs de la commande : émission, demande d'achat (nature et

montant), ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.

Services "achats" : établissement de bons de commande, négocie les prix, choisit

les fournisseurs, surveille les délais de livraison.

Service "réception" : contrôle conformité livraison - commande (quantité et prix).

Service "stock" : réception marchandises et enregistrement correspondant.

Conserve et protège les stocks.

Service comptable : enregistrement factures après approbation et contrôle

arithmétique.

Service "trésorerie" : facture en paiement après approbation par les personnes

compétentes (approbation facture, date et moyen de paiement).
 Diagnostic

 Déclenchement de la commande

Objectifs Organisation

Demande d'achat :
 Établie par "services "utilisateurs".
 Transmise au service "achats".
Besoins de l'entreprise Service "achats établit" à partir de la
demande d'achat des bons de commande(s) /
exemplaires standards et prénumérotés.
Fonctions : commande et réception, stockage,
Quantités optimales
tenue de l'inventaire permanent et
enregistrement comptable doivent être distincts.
Personnes autorisées Personnes autorisées à émettre bon de
commande sont désignées par écrit et un
Questions montant maximum.
Qui peut déclencher la commande ? Quantités déterminées en fonction des
besoins (magasinier ou service
approvisionnement en fonctions stocks et
Quand ? besoins, éviter achats excessifs ou insuffisants).
Signature des personnes autorisées doit
Quelle quantité ? apparaître sur bon de commande (cahier des
signatures).
À quel fournisseur ? Choix du fournisseur : liste des fournisseurs
avec remise en cause périodique.

 Acceptation des livraisons

Objectifs Organisation

Respect délai de livraison Bon de réception établi pour chaque réception

prénuméroté.
Contrôle des réceptions avec rapprochement bon de
commande.
Deux types de contrôles :
Doivent correspondre à la
commande faite (nature,  Spécification et quantité.
quantité, prix...)  Qualité.
 Les vérifications doivent être matérialisées sur le
bon de réception.
Acceptation livraison par envoi du double du bon de
réception :
 Au service "achats".
 À la comptabilité.
 Au magasin si stockage.
Service "achats" surveille délai de livraison et
relance si nécessaire.
 Constatation dettes

Objectifs Organisation

Dette constatée dés La comptabilité doit être en mesure de :

réception des marchandises Détecter si marchandises reçues et pas de facture
ou services reçue (transmission à la comptabilité, bon de
commande et bon de réception).
Perte ou absence de suivi des factures
fournisseurs (centralisation dès réception des factures
à la comptabilité puis circulation dans l'entreprise pour
acceptation).
Tenue des comptes fournisseurs doit être
correcte.
Éviter les retards de paiement
—> indemnités à verser.
Enregistrement correct des charges par nature.
Procédures suivantes à respecter : les factures
doivent être :
 Numérotées dès leur réception : identification.
 Datées : date de leur arrivée.
 Classées en attente avant vérification.
Avant enregistrement comptable on doit :
 S'assurer de l'affectation comptable.
 Rapprocher facture / bon de commande et bon
de réception.
Vérification arithmétique.
Approbation de la facture par une personne
responsable.
Classement après enregistrement dans un
échéancier jusqu'au paiement.

 Paiement des factures

Objectifs Organisation

Contrôle avant règlement Comparaison par le service comptable des éléments de

la facture avec le bon de réception et le bon de
commande.
Paiement dûment autorisé Mention "bon à payer" doit être portée sur la facture
après cette comparaison et portée uniquement sur
l'original (si plusieurs exemplaires, les autres doivent
porter mention duplicata).
Factures comptabilisées doivent porter la référence de
Pas de règlement d'une l'enregistrement afin d'éviter les doubles
même facture en double comptabilisations.
Factures payées annulées par la mention "payé" avec
référence du paiement pour éviter un double usage - ou
double comptabilisation.
 Objectifs du contrôle interne

Risques Objectifs

Achats réalisés et non enregistrés en

Exhaustivité
comptabilité.
Achats ou avoirs enregistrés ne
correspondant pas à une opération réelle.
Réalité
Bilan faisant apparaître des dettes qui
n'existent pas.
Charges pas rattachées à l'exercice
d'exécution mais minorent ou majorent Coupure
l'exercice suivant.

Dettes au bilan soient mal évaluées. Évaluation

 Exhaustivité

But

Obtenir l'assurance que toutes les charges - dettes ont bien été comptabilisées.
 De l'enregistrement d'une facture reçue.
 Réception des marchandises ou services sans enregistrement facture recevoir.

Risques d'omission
 De l'enregistrement d'un avoir.
 Non-comptabilisation de certains règlements fournisseurs.

Notes complémentaires :
Moyens

Dispositifs de contrôle Exemples pratiques

Sélectionner des :
 Création systématique du bon de  Bons de réception et s'assurer
réception à la livraison. enregistrement des factures
 Transmission du bon de commande ou correspondantes.
de réception à la comptabilité.  Doubles de bon de commande et
 Procédures de rapprochement bon de retrouver bon de réception et factures
commande, bon de réception, facture. et s'assurer de leur enregistrement.
 Classement bon de commande et bon  Relevés fournisseurs et comparer avec
de réception en attente de facture à la factures enregistrées.
comptabilité ou autre service.  Bons de réception en attente de
 Utilisation des ces bons pour situations facture et vérifier que charges à payer
comptables ou bilan de clôture. correspondantes ont été enregistrées
en comptabilité.
 Ajustement périodique de ces bons en
instance (réclamation au  Factures et s'assurer que le bon de
fournisseur...). réception est joint ou le retrouver.
 Numéroter et dater les factures.  Demandes d'avoir et retrouver les
avoirs reçus et enregistrement
 Suivi des factures envoyées dans ces
correspondant.
services pour approbation ou
règlement  Recherche de passif non enregistrés
par examen des opérations
 Enregistrement tardif des factures :
enregistrées après la fin de l'exercice
contrôler.
(journal des achats, mais aussi
 Examen de la comptabilité des relevés trésorerie pièces justificatives...).
fournisseurs.
 Procédures de centralisation des
demandes d'avoir.
 Séparation des fonctions entre
demande d'avoir réception facture et
trésorerie.
 Relance fournisseurs pour avoirs non
reçus et classement demande d'avoir
en attente.
 Diagnostic

 Réalité

But

Obtenir l'assurance que toutes les charges - dettes comptabilisées concernent

l'entreprise.
 Enregistrement d'achats non effectués.
 Enregistrement charges ou dettes non autorisées.

Risques
 Non-détection d'erreurs qui peuvent entacher les factures.
 Non-détection d'erreurs d'enregistrement

Moyens

Dispositifs de contrôle Exemples pratiques

Sélectionner :
 Procédures de commande : limites et  Factures enregistrées en comptabilité
autorisations. et s'assurer que les commandes et
 Rapprochement bon de réception avec bon de réception ont été approuvés
liste des personnes habilitées à signer par les personnes compétentes.
les bons de réception.  Factures et vérifier calculs et
 Autorisation de paiement des factures. imputations,
 Annulation des originaux pour prévenir  Vérifier réalité de certains achats (par
les réutilisations éventuelles. recherche sur les fiches de stocks,
fiches de consommation...).
 Contrôles par les différents services
surtout comptabilité : quantités,  Charges non déductibles en partant
factures, prix, calcul TVA... des factures.
 Organisation comptabilité/fournisseur  Contrôle de la TVA récupérable en
avec pointage et suivi des comptes partant des :
fournisseurs, concordance comptabilité  Pièces —> compte TVA ou
générale et comptabilité auxiliaire. directement en charges.
 Instructions données aux comptables  Des comptes TVA —> pièces
des imputations (TVA non récupérable, justificatives correspondantes.
détail des natures de charges, manuel
de procédures).
 Contrôles des imputations comptables
et des pièces justificatives.
 Coupure - Exercice

But

S'assurer que la coupure des charges est faite correctement (respect principe
indépendance).

Risques

Surévaluation ou sous-évaluation des résultats.

Moyens

Dispositifs de contrôle Exemples pratiques

 Instructions données à la comptabilité.  Examiner pour chaque compte de

 Suivi des factures reçues. charges les dernières factures de
l'exercice et les premières factures de
 Suivi des bons de réception en attente
l'exercice suivant et vérifier que les
de factures à recevoir à la clôture.
périodes auxquelles elles se rattachent
 Procédures d'inventaire. sont correctes.
 Mention "avant inventaire", "après  On doit au préalable rechercher les
inventaire" sur les factures. comptes où les risques sont plus
 Procédures du suivi des ristournes à importants (assurance, loyer,
recevoir. électricité...).
 Prendre bon de réception avant et
après clôture et examen de la
coupure.
 Rapprocher compte "fournisseurs,
factures non parvenues et payées
d'avance" avec les pièces justificatives
correspondantes.
 Examen des RRR obtenus ou à obtenir.
 Évaluation

But

Obtenir l'assurance que soldes au bilan sont correctement évalués.

Risques

Mauvaise évaluation / mauvais classement.

Moyens

Dispositifs de contrôle Exemples pratiques

Sélectionner :
 En particulier dette en monnaies  Fournisseurs étrangers : vérifier cours
étrangères de change utilisé.
 Vérifier provisions pour risques et
écart de conversion au bilan.
 Paiements des fournisseurs
étrangers : vérifier l'enregistrement
des différences de change.
 Des différences de change au compte
de résultat : s'assurer de leur
justification.
 Ajustement faits en fin d'exercice et
vérifier leur bien-fondé.
  Outils de l'audit

Questions NA Oui Non Commentaires

1- Le contrôle des commandes est-il

satisfaisant ?

Les commandes sont-elles centralisées en

un seul service ?
Tout achat doit-il être précédé d'une
commande écrite ?
Les commandes sont-elles passées sur des
imprimés standards pré-numérotés ?
Comment connaît-on à une date donnée, les
commandes non encore livrées, celles qui le
sont partiellement celles, qui sont réalisées,
celles qui sont annulées ?
En combien d'exemplaires les commandes
sont-elles préparées et quels sont les
destinataires ?
Les commandes font-elles toujours
apparaître le prix convenu ?
Qui approuve les commandes ?
L'approbation apparaît-elle sur tous les
exemplaires ?
Existe-t-il un fichier fournisseur auquel il est
fait référence pour le choix du fournisseur ?
Dans quelles circonstances l'entreprise
procède-t-elle à des appels d'offres ?
Une personne indépendante du service
achats examine-t-elle parfois les critères de
choix des fournisseurs et la validité des
conditions acceptées ?
Comment le fichier fournisseurs a-t-il été
constitué et comment le fait-on évoluer ?
Quels achats sont dispensés de suivre le
circuit normal ?
Le service achats est-il indépendant des
autres services, en particulier de la
comptabilité fournisseurs, de la trésorerie,
du service réception ?
 Diagnostic

Questions NA Oui Non Commentaires

2- Les réceptions sont-elles

correctement appréhendées?

Toutes les réceptions doivent-elles passer

par un point central ?
Toute réception donne-t-elle lieu à
l'émission d'un bon de réception ?
Ces bons de réception sont-ils pré-
numérotés, signés, datés et explicites sur
les qualités et quantités reçues ?
En combien d'exemplaires sont-ils émis et
quels sont les destinataires ?
Quelles vérifications sont faites à la
réception ?
Si un exemplaire de la commande est
envoyé au service réception. Omet-on les
quantités pour assurer un contrôle réel ?

3- Le contrôle des factures et leur

enregistrement sont-ils correctement
assurés ?

Quelles mesures prend-on à la réception des

factures pour garder une trace de leur
réception ?
Les doubles des factures sont-ils
immédiatement annulés pour empêcher un
double paiement ?
Le traitement des factures avant paiement
comprend-il :
 La comparaison avec la commande ?
 La comparaison avec le bon de
réception ?
 Une vérification arithmétique ?
 Une vérification de l'imputation
comptable ?
 L'indication de ces vérifications ?
 L'apposition d'un "bon à payer"
Par qui sont effectués ces contrôles ?
Quels sont les contrôles exercés sur les
factures de transport ?
Comment est effectué le contrôle des
factures reçues sans commande préalable ?
Quelles mesures assurent que tout
descellement d’erreur sur une facture sera
suivi d’effet ?
 Questions NA Oui Non Commentaires

La tenue des comptes fournisseurs est-

elle une fonction indépendante de la
comptabilité générale ?
Si un numéro interne est attribué aux
factures, la continuité des numéros de
factures enregistrées est-elle vérifiée ?
Avec quelle fréquence une balance
fournisseurs est-elle établie ?
Est-elle toujours rapprochée du compte
collectif et par qui ?
Quels achats ou frais peuvent être
enregistrés directement par le crédit d'un
compte de trésorerie ?
Une personne indépendante de la
comptabilité fournisseurs rapproche-t-elle
de temps à autre les relevés reçus des
fournisseurs avec les comptes
individuels ?
Procède-t-on régulièrement à un examen
des bons de réception non rapprochés
d'une facture, des factures non
rapprochées d'un bon de réception, des
commandes anciennes apparemment non
livrées ?
Quelles mesures assurent qu'à la clôture
de l'exercice, toutes les charges à payer
importantes seront provisionnées ?
Quelles mesures assurent que le service
comptable sera informé des retours de
produits aux fournisseurs ou des
réclamations en cours ?
L'usage de photocopies comme pièces
justificatives est-il interdit ?

4- La séparation des fonctions est-

elle adéquate ?
 Diagnostic

Noms des responsables

Fonctions

1. Demandeurs d'achats.
2. Établissements des commandes.
3. Autorisation des commandes.
4. Réception.
5. Comparaison commande-facture.
6. Comparaison bon de réception-facture.
7. Imputation comptable.
8. Vérification de l'imputation comptable.
9. Bon à payer.
10. Tenue du journal des achats.
11. Tenue des comptes fournisseurs.
12. Rapprochement des relevés fournisseurs avec
les comptes.
13. Rapprochement de la balance fournisseurs
avec le compte collectif.
14. Centralisation des achats.
15. Signature des chèques.
16. Envoi des chèques.
17. Acceptation des traites.
18. Tenue du journal de trésorerie.
19. Annulation des pièces justificatives.
20. Accès à la comptabilité générale.
Fiche technique II
 Processus Ventes-Créances
 Caractéristiques du contrôle interne

 Séparation des fonctions

> Services intervenants

 Administration des ventes : traitement et suivi de l'exécution de la commande.
 Approbation crédits : pour approbation avant le traitement des commandes. Possibilité
d'assurer également le contentieux.
 Expédition : doit s'assurer qu'aucune livraison ne peut être faite sans autorisation.
 Facturation : établissement des factures (rattaché au service comptabilité).
 Comptabilité clients : enregistrement et suivi des comptes individuels.

 Déclenchement de la commande

Objectifs Organisation

Traitement rapide Enregistrement commande de

Conditions acceptables façon chronologique avec
établissement bon de commande
Solvabilité du client
prénuméroté.
Approbation conditions de vente
par personne responsable (y compris
octroi des crédits).
Questions :
Prix et délais sont-ils acceptables ? Exécution de la commande :
Les quantités sont-elles en stock ? exemplaire du bon de commande
transmis :
Où ? Comment ?
service production / magasin,
service livraison.
 Facturation

Objectifs Organisation

Quantités LIVRÉES Saisie des quantités livrées à partir

= Quantités COMMANDÉES des :
= Quantités COMPTABILISÉES  bons d'expédition ou de livraison,
 factures ou bordereaux de ventes
au comptant.
Rapprochement quantités livrées et
PRIX CORRECTEMENT APPLIQUÉS bon de commande.
Révision périodique : tarif de vente
et conditions de vente (remises,
escompte...).
Facture établie en plusieurs
exemplaires prénumérotés.
Établie à partir du bon de commande
et/ou du bon de livraison.
Contrôle séquentiel des bons de
FACTURE CORRECTEMENT ÉTABLIE livraison pour s'assurer que tous ont
fait l'objet d'une facturation.
Vérification arithmétique des
factures (vérification automatique en
traitement informatique).

 Objectifs du contrôle interne

Risques Objectifs

Ventes réalisées
et non Exhaustivité
comptabilisées

Ventes ou avoirs comptabilités et

ne correspondant pas à une Réalité
opération réelle

Ventes ou avoirs
non rattachés à l'exercice d'exécution
Coupure
ou de livraison

Dépréciation créances douteuses,

créances en devises Évaluation
 Exhaustivité

But
 Avoir l'assurance que tous les produits-créances ont bien été comptabilisés.

Risques
 Prestations ou livraisons sans facture,
 Retour de marchandises sans facture d'avoir,
 Absence de comptabilisation de factures (ou d'avoirs),
 Non comptabilisation ventes encaissées (ventes au comptant).

Moyens

Dispositifs de contrôle Exemples pratiques

Rapprocher :
 Séparation des fonctions entre  Bons de sorties de stock et factures
livraison, facturation, comptabilisation correspondantes, puis
et encaissement. comptabilisation.
 Réglementation de l'accès aux stocks,  Retours en stocks avec les avoirs
magasins, entrepôts. correspondants, puis vérification de
 Rapprochements séquentiels entre leur comptabilisation.
bons de commande, bons de livraison,  Séquences numériques de factures
bons de sortie de stocks et factures. (ventes ou avoirs) avec bon de
 Suivi de "cas particuliers" : livraisons commande ou autorisation d'avoir.
partielles, factures annulées, ventes  Encaissements chèques et espèces sur
au comptant. trésorerie avec comptabilité clients.
 Pointage périodique des comptes,
contrôle des délais d'enregistrement
(facturation, encaissements espèces,
chèques et traites).
 Réalité

But
 Assurance que tous les produits-créances comptabilisés sont bien acquis à l'entreprise.

Risques
 Facturation : ventes non livrées,
 Ventes effectuées dans des conditions non conformes.
 Factures d'avoirs non autorisées et / ou non justifiées /.
 Non-détection d'erreurs sur les factures et / ou leur enregistrement.

Moyens

Dispositifs de contrôle Exemples pratiques

Contrôle :
 Procédures de facturation, procédures  Factures avec liste de prix et analyse
de pré-facturation, livraisons des écarts constatés.
partielles, procédures d'établissement  Conditions générales de vente avec
des devis pour fabrication sur conditions portées sur factures.
commande.
 Séquentiel : factures, journal des
 Tarification : liste prix standards, ventes, comptes-clients individuels.
politique définie en ce qui concerne les
 Analyse balance par antériorité,
rabais, ristournes, autorisations.
rapprochement soldes anciens avec
 Contrôles particuliers sur ventes au créances douteuses.
personnel, ventes au comptant,
émission des avoirs, annulation de
factures.
 Existence de séquences numériques.
 Procédure d'approbation et
comptabilisation des créances
douteuses.
 Procédure de relance des clients.
 Coupure - Exercice

But
 S'assurer que la coupure des produits a été faite correctement.

Risques
 Surévaluation ou sous-évaluation des résultats.

Moyens

Dispositifs de contrôle Exemples pratiques

Sélectionner :
 Délais entre la réalisation des ventes  Séquence de bons de livraison et
et son enregistrement. vérifier dates de sorties des stocks
 Procédures mises en place dans puis facturation correspondante.
l'entreprise pour respecter le principe  Ou inversement partir des factures et
d'indépendance des exercices. retrouver bons de livraison.
 Cas particulier : procédures pour tenir  Circularisation des comptes-clients.
compte des ristournes, de fin  Examen des factures d'avoir émises au
d'exercice. début de l'exercice suivant.
 Rapprocher les bons de retour des
marchandises avec factures d'avoir et
entrées en stock.
 Évaluation

But
 S'assurer que les soldes au bilan sont correctement évalués.

Risques
 Ventes à des clients non solvables.
 Arriérés non détectés.

Moyens

Dispositifs de contrôle Exemples pratiques

 Procédure d'octroi des crédits :  Vérifier pour les clients douteux si les
documentation de base (enquêtes limites de crédit existaient et voir leur
bancaires, annexe au greffe...), limites mise à jour éventuelle.
crédit accordées aux clients, "liste  À partir de la balance par antériorité,
noire" blocage éventuel des vérifier si les créances de plus de x
commandes. jours ont bien fait l'objet d'une
 Existence d'une balance par antériorité relance.
des soldes.  Sélectionner des créances en devises
 Suivi des comptes individuels client et et vérifier le cours de change utilisé
relance périodique. enregistrement des écarts de
 Cas particulier : créances en devises. conversion.
 Contrôle interne

 Rappels théoriques

Questions NA Oui Non Commentaires

1- Les commandes sont-elles

correctement suivies ?

Le contenu des commandes reçues des

clients est-il reporté sur des documents
internes standards ?
Les commandes sont-elles pré-
numérotées ?
Comment sait-on, à une date donnée,
quelles sont les commandes à livrer ?
Celles qui le sont déjà partiellement ?
Celles qui sont exécutées en totalité ?
Toutes les commandes sont-elles
soumises à examen et approbation,
avant expédition :
 Par le service des ventes, pour les
conditions générales ?
 Par le service crédit pour l'étude de
la solvabilité du client ?
Une commande écrite du client est-elle
exigée avant toute expédition ?

2- Les procédures en vigueur

assurent-elles que tout ce qui
est livré est facturé ?

La fonction expédition est-elle

indépendante du magasin ?
Toute sortie doit-elle être accompagnée
d'un bon de sortie ?
Les bons de sortie sont-ils pré-
numérotés ?
Quelles mesures permettent de
s'assurer que tous les bons de sortie
ont donné lieu à facturation ?
Un rapprochement global est-il effectué
entre les quantités expédiées d'après
les bons de sortie et les quantités
facturées ?
Un inventaire des produits finis en stock
est-il fréquemment effectué ?
Questions NA Oui Non Commentaires

3- Les factures sont-elles établies

dans des conditions
satisfaisantes ?

À partir de quel document s'effectue la

facturation ?
Le service facturation est-il indépendant,
en particulier :
 Du service des ventes ?
 Du service expédition ?
 De la tenue des comptes-clients ?
Les prix de vente sont-ils relevés sur des
listes approuvées par la direction ?
Quelles mesures sont prises pour
s'assurer que tout écart par rapport aux
conditions ou prix de vente normaux est
expressément approuvé ?
Les quantités facturées et l'exactitude
arithmétique des factures sont-elle
systématiquement vérifiées ?
Combien d'exemplaires de factures sont
préparés et comment sont-ils ventilés ?
Les factures sont-elles adressées au
client directement par le service
facturation ?
Quel contrôle est effectué sur la
facturation des ports ?

4- Des mesures suffisantes sont-

elles prises pour assurer le
recouvrement des créances ?

L'examen de la solvabilité des clients est-

il assuré par un service ou des personnes
indépendantes, en particulier :
 Du service des ventes ?
 De la tenue des comptes-clients ?
Les plafonds de crédit sont-ils indiqués
sur les comptes-clients ?
Quelles procédures assurent que le
contrôle de la solvabilité du client aura
lieu avant que les expéditions ne soient
faites ?
Une balance-clients par ancienneté de
solde est-elle préparée périodiquement
et examinée par un responsable
indépendant ?
Quel est le système de relance ?
 Questions NA Oui Non Commentaires

Comment s'assure-t-on de son

application ?
Quelle est la procédure suivie pour :
 Passer des créances en pertes et
profits ?
 Accorder des escomptes spéciaux
ou hors des délais normaux ?
Le service crédit se réfère-t-il aux
créances passées en pertes et profits
pour examiner la solvabilité des
clients ?
A partir de quelles informations les
avoirs sont-ils préparés ?
Doivent-ils être systématiquement
approuvés par un responsable ?
Le remboursement de soldes
créditeurs nécessite-t-il l'accord du
service crédit ?

5- L'enregistrement des
opérations est assuré dans des
conditions satisfaisantes ?

La tenue des comptes-clients est-elle

indépendante, en particulier, des
fonctions suivantes :
 Trésorerie ?
 Appréciation de la solvabilité des
clients ?
 Suivi du recouvrement ?
 Facturation ?
 Accès à la comptabilité générale ?
 Pouvoir d'autoriser des escomptes,
la prolongation des conditions de
paiement... ?
Avec quelle fréquence une balance-
clients est-elle établie ?
Est-elle rapprochée du compte
collectif, et par qui ?
 Questions NA Oui Non Commentaires

Des relevés périodiques sont-ils

envoyés aux clients ?
Un responsable indépendant vérifie-t-
il de temps à autre la concordance
des relevés avec la balance, et de la
balance avec les comptes ?
Quels contrôles assurent que toutes
les factures émises sont
comptabilisées ?
Peut-on connaître aisément, à une
date donnée, les retours ou
réclamations qui n'ont pas encore fait
l'objet d'un avoir ?
Quelles mesures assurent que les
ventes au comptant sont
correctement enregistrées ?
Est-il tenu un échéancier des effets à
recevoir ?
Est-il rapproché régulièrement du
solde en comptabilité ?
Qui autorise la prorogation ou
l'enregistrement en pertes et profits
d'effets à recevoir ?
 La séparation des fonctions est-elle adéquate ?

Noms des responsables

Fonctions

1. Traitement des commandes.

2. Examen de la solvabilité des clients.
3. Facturation.
4. Contrôle bon de livraison – facture.
5. Contrôle commande – facture.
6. Tenue du journal des ventes.
7. Vérification de la continuité des numéros de
factures comptabilisées.
8. Liste des bons de sortie non facturés.
9. Tenue des comptes-clients.
10. Établissement de la balance-clients.
11. Établissement de la balance-clients par
ancienneté de solde.
12. Rapprochement balance-client / compte
collectif.
13. Centralisation des ventes.
14. Détermination des conditions de paiement.
15. Relevé des chèques reçus au courrier.
16. Détention des effets à recevoir.
17. Tenue du journal des effets à recevoir.
18. Comptage des effets à recevoir.
19. Accès à la comptabilité générale.
20. Tenue du journal de trésorerie.
21. Émission d'avoirs.
22. Approbation des avoirs.
23. Établissement des relevés-clients.
24. Envoi des relevés aux clients.
25. Comparaison des relevés avec les comptes.
26. Comparaison de la balance-clients avec les
comptes individuels.
27. Circulation des comptes-clients.
28. Relance des clients.
29. Prolongation des conditions de paiement.
30. Accord d'escomptes.
31. Autorisation de passer en pertes et profits des
créances ou effets à recevoir.
32. Détention de la liste des clients passés en
perte et profits.
33. Tenue des comptes de débiteurs divers.
34. Expédition des produits finis.
35. Surveillance des stocks.