PS S 003

REV. : F
DATE : 12/04/2007
Page 1 / 9

PROCESSUS
DE
FACTURATION

1. Caractéristiques du processus.......................................................................................... 2
2. Représentation graphique ( voir page suivante)............................................................... 2
3. Contrôle des factures S-INTER........................................................................................ 4
4. Codification des n° de factures : ..................................................................................... 4
5. Enregistrement de la facture............................................................................................. 4
6. Diffusion de la facture...................................................................................................... 4
7. Archivage ........................................................................................................................ 4
8. Relances........................................................................................................................... 5
9. Réception d'une facture fournisseur................................................................................. 5
10. Paiement d'une facture fournisseur................................................................................. 5
11. Synthèse des modifications successives : ...................................................................... 6
12. Annexe 1 : Relance 1..................................................................................................... 6
13. Annexe 2 : Relance 2..................................................................................................... 7
14. Annexe 3 : Mise en demeure.......................................................................................... 7
15. Annexe 4 : Déclaration de danger de sinistre................................................................. 8
16. Annexe 5 : Bordereau de remise de chèque................................................................... 8
17. Annexe 6 : Echeancier fournisseurs............................................................................... 9

DATE Nom Nom Nom

REV D’APPLICATION REDACTEUR VERIFICATEUR APPROBATEUR
A 28/10/2004 S. STROOBANT MF CUEGNET JC. CHARLES
B 10/10/2005 S. STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES
C 07/11/2005 S. STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES
D 04/01/2006 [Link] [Link] JC CHARLES
E 07/02/2007 [Link] [Link] JC CHARLES
F [Link] M. LAUNE JC CHARLES

« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué »
- Diffusion restreinte et contrôlée -- Copie non contrôlée si imprimée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – [Link]
 PS S 003
REV. : F
DATE : 12/04/2007
Page 2 / 9

PROCESSUS de FACTURATION
LR 1. Caractéristiques du processus
Intitulé Processus de facturation
Finalité  Gérer et assurer/obtenir le paiement des prestations réalisées dans le
meilleur délai
 Gérer le paiement des fournisseurs
Référence Norme : ISO 9001v2000 + manuel qualité S-INTER
Eléments d’entrée  Relevé de facturation
 Le dossier technique
 La base de données
 La réclamation du client
 La facture du fournisseur
 Le reglement des factures client
 Le marché (voir plans qualité)
 La commande
 Le tableau de commandes ou d'engagements de dépenses
Eléments de sortie  La facture
 Le justificatif de facturation : rapport technique, tableau récapitulatif,..
 La base de données mise à jour
 Le rapport mensuel ( pour Canon)
 Les relances (factures impayées)
 Le paiement des factures fournisseurs
 La validation du marché (voir plans qualité)
 L'acceptation de la commande
 Le tableau de factures
Ressources  humaines :
Directeur financier: (voir définitions de fonction)
Secrétaire administrative si possible avec 2 ans d'expérience
 matérielles :
 Bureau avec téléphone
 Ordinateurs avec logiciels bureautique et de gestion
 Armoires de rangement
 Documents :
 Un plan comptable
Pilote du processus Directeur financier
Revue 12 mois
Indicateurs Objectifs
Nombre de factures non réglées: Sur le total de factures Obtenir un résultat de 100% de factures réglés à la date
figurant sur la balance âgée, combien ne sont pas réglées à d'échéance.
la date d'échéance. Accentuer la relance sur les factures en retard de paiement.
Nombre de litiges par mois après relance: Sur le total de Faire baisser le nombre de litiges.
factures relancées, combien de litiges ont été déclarés.
Nombre de factures par mois et par département Suivre et maîtriser les évolutions
Temps moyen de rectification des factures : Sur le total de Diminuer le temps passé à modifier les erreurs de
factures émises, combien ont été modifiées lors du contrôle facturation.
de facture et combien de temps en moyenne par facture.
Nombre de report d'échéance dû à des dossiers incomplèts Nombre de report d'échéance en baisse
Nombre de relances fournisseurs pour raison de factures Nombre de relances en baisse
non-payées reçues en recommandé .

* 2. Représentation graphique ( voir page suivante)

« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué »
- Diffusion restreinte et contrôlée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – [Link]
Fonctions - Acteurs PS S 003 rev. F - PROCESSUS DE FACTURATION Documents de référence

Facturation clients
Processus de Réception facture,
réalisation relevé de facturation
OU dossier technique

Facturation Facturation
Site Service ADMIN
Base de données
Secrétaire Edition facture Logiciel traitement
Edition facture de texte

Envoi facture CLIENT

Envoi facture

ADMIN
Service

ADMIN
Service
ARCHIVE
Enregistrement Facture Rangement par
mois
Client Réception Logiciel comptable
Enregistrer le paiement
paiement
Re mise de checque
Secrétaire
ou
Comptable Date d'échéance M
A
dépassé et X.
Paiement reçu ? M 90
logiciel comptable AX jo
.8 ur
0 s
jo
NON
ur
Suivi balance agée s
PS S 003
Relance 1 (courrier)
Relances
téléphoniques
Relance 2 (courrier)
Secrétaire
Intervention du chef de
Prise de décision par
département conçerné
Mise en demeure Litige chef de département
conçerné

si on n'obtient
Paiement ni le paiement
Avoir
par client ni un avoir

Ouverture d'une fiche de Envoi du dossier à

non-conformité (si nécessaire) l'assurance crédit

Secrétaire
Remboursement
Réclamation Transfert au par l'assurance
Analyse département concerné.
client

Secrétaire ou Réponse au client

chef de
département

Facturation fournisseurs exemplaire original

Réception factures Classement par mois
Fournisseurs Scanner
fournisseurs par n°

Processus PS S 001 ACHATS Logiciel comptable

Enrégistrement des IAQ 092
factures
BL + Commande Compléter le tableau d'engagement IAQ 074 : Tableau
Secrétaire de dépenses (=Tableau des d'engagement de
factures non-parvenues) dépenses
Rapprocher BL +
Tous les Duplicata pour Distribuer la facture
Commande + copie logiciel comptable
processus site demandeur (= 2e exemplaire ou copie)
de la facture

Echéancier
chef de dépt. ou fournisseurs
resp. logistique Vérifi- Bon à Transmission Dossier Oui
cation Facture payer au siège social complet ?
OK !
LITIGE NON
Attente
date d'échéance
Pilote du Report
Analyse & décision
processus échéance
Informer le NON
fournisseur NON
Date d'échéance
Secrétaire Dossier
et dossier
absent
Re mboursement des frais présent?

Fiche de frais ''Facture à valider''

du personnel Oui

chef de dépt. Vérification Dossier Présentation au DAF Bordereau de

approuvé pour approbation réglement
Paiement factures Dossier
refusé
NON Validation?
Secrétaire + Rangement et Décision du DAF +
Analyse & décision OUI
Service Qualité Archivage report d'échéance
PR QUA 004

Page 3
 PS S 003
REV. : F
DATE : 12/04/2007
Page 4 / 9

PROCESSUS de FACTURATION
LR 3. Contrôle des factures S-INTER
Chaque facture est contrôlée. On vérifie notamment :
● La conformité des informations sur la facture par rapport aux exigences du client qui ont été
acceptées dans le cadre de la revue de contrat.
● La conformité de la facture selon le rapport d'intervention ou du BL qui a été établi,
● La conformité du montant et des autres informations par rapport à la commande du client.

On vérifie particulièrement la présence d'un numéro de commande, l'adresse de facturation, les

conditions de règlement et le délai de règlement.

4. Codification des n° de factures :

AAMM/SS – 99999
AA : Année,
MM : Mois,
SS : Code du site,
99999 : numéro séquentiel entre 1 et 99999
Il est important de conserver la continuité chronologique des numéros de facture après enregistrement
en comptabilité.

5. Enregistrement de la facture
L'enrégistrement d'une facture S-INTER concerne les éléments suivants:
● la date de la facture
● le n° de la facture
● le compte client
● le montant
● la date d'échéance
● le code de l'atelier émetteur de la facture.

6. Diffusion de la facture
Selon ce qui est convenu avec le client :
✗ 1 ou 2 exemplaires de la facture sont expédiés au client,
✗ 1 exemplaire est conservé dans l'établissement.
✗ 1 exemplaire agrafé au dossier technique (selon le site).

7. Archivage
Les éléments suivants sont archivés :
● La facture : une copie de chaque facture est archivée. Les factures sont rangées par mois.
● Les pièces comptables. (Elles sont rangées par mois et par banque)

La durée de l'archivage défini par la procédure PR QUA 024 .

« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué »
- Diffusion restreinte et contrôlée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – [Link]
 PS S 003
REV. : F
DATE : 12/04/2007
Page 5 / 9

PROCESSUS de FACTURATION
LR 8. Relances
Les relances sont faites de façon périodique:
Chaque mois, on vérifie les factures qui n'ont pas été payées à la date d'échéance:
 Les clients qui n'ont pas payé, recevront une première relance.
 Si un mois plus tard le paiement n'a pas été reçu, une deuxième relance est envoyée.
 Un deuxième délai d'un mois est respecté avant de procéder à une mise en demeure. Le courrier
de mise en demeure est envoyé en recommandé.
 Après la mise en demeure, le dossier devient un litige. On fera tout pour obtenir l'explication
pour le non-paiement.
 Le directeur financier s'adresse au chef de département afin d'obtenir une décision :
– le client paiera finalement le montant dû,
– S-INTER fait un avoir. Une déclaration est faite à la société de recouvrement. Cette
*
déclaration doit être envoyée au plus tard le 90e jour après la date d'échéance.
*
9. Réception d'une facture fournisseur
Les factures fournisseurs sont réceptionnées par courrier par le siège social à Vendin le Vieil

Deux tampons sont apposés sur chaque facture reçue :

Ces tampons identifient la facture par :
Le premier indique :
● son numéro interne
● sa date d'échéance
Le second indique :
● signature du responsable du département concerné pour le Bon à
payer
● imputation (suivant le document IAQ092)
● atelier = demandeur des articles
● signature du DF

Après apposition de ces tampons, chaque facture est enregistrée sur le logiciel comptable.

Après enregistrement, la facture originale est scannée et enregistrée dans le dossier factures du
serveur par mois et par site, puis sera classée définitivement dans un classeur mensuel par site et par
N° interne. Une copie est envoyée sur les sites correspondants accompagnée d'un tableau récapitulatif
indiquant le nom du fournisseur et le N° interne. La copie des factures ne nécessitant pas une
approbation des sites est validée par le service 'facturation fournisseurs'.
10. Paiement d'une facture fournisseur
Pour effectuer le paiement d'une facture fournisseur, le dossier doit être complet :
● facture
● le BL (preuve de réception des articles)
● la copie de la commande

Au retour de la copie de facture envoyée sur les sites, le service 'facturation fournisseur' vérifie si
l'ensemble des justificatifs est associé à chaque facture et qu'aucune facture ne manque par rapport au
tableau récapitulatif.

L'ensemble des documents sera classé avec la copie de la facture en attente de l'échéance pour le
règlement. Après le paiement, le dossier complet sera archivé dans une boite intitulé « factures
fournisseurs mois X Année X payées ».
« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué »
- Diffusion restreinte et contrôlée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – [Link]
 PS S 003
REV. : F
DATE : 12/04/2007
Page 6 / 9

PROCESSUS de FACTURATION
LR 11. Synthèse des modifications successives :
Révision A : Création
Révision B : Paragraphe 1 : compléter les ressources humaines nécessaires + enlèvement secrétaire
comptable + revue de processus remis à 6 mois
Paragraphe 2 : représentation graphique
Paragraphe 7 : durée d'archivage
Paragraphe 8
Révision C : Paragraphe 10
en-tête des pages 2 à 8 + index
Révision D : Paragraphe 9 et 10
Révision E : Paragraphe 1,2,6,7,8,9,10
Révision F : Paragraphe 2, 8

12. Annexe 1 : Relance 1

« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué »
- Diffusion restreinte et contrôlée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – [Link]
 PS S 003
REV. : F
DATE : 12/04/2007
Page 7 / 9

PROCESSUS de FACTURATION
LR 13. Annexe 2 : Relance 2

14. Annexe 3 : Mise en demeure

« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué »
- Diffusion restreinte et contrôlée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – [Link]
 PS S 003
REV. : F
DATE : 12/04/2007
Page 8 / 9

PROCESSUS de FACTURATION
LR 15. Annexe 4 : Déclaration de danger de sinistre

16. Annexe 5 : Bordereau de remise de chèque

« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué »
- Diffusion restreinte et contrôlée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – [Link]
 PS S 003
REV. : F
DATE : 12/04/2007
Page 9 / 9

PROCESSUS de FACTURATION
LR 17. Annexe 6 : Echeancier fournisseurs

« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué »
- Diffusion restreinte et contrôlée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – [Link]