GED
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
CONTEXTE
GED est l’acronyme pour « Gestion Electronique des
Documents »
• Les documents peuvent représenter plus de 80% de l’information
possédée par une organisation. Ils sont au cœur de la plupart des
processus métiers et de gestion de l’entreprise. Dans le monde
économique actuel où la concurrence est acharnée, les clients et les
réglementations de plus en plus exigeants, où les coûts et les délais
doivent sans cesse être réduits, et la qualité s’améliorer, voir être
certifiée, il est vital pour les organisations de maitriser parfaitement
leurs données et leurs documents. Ne pas maîtriser ses documents
revient à ne pas maîtriser les processus, les délais, la qualité et la
réactivité.
• En automatisant et en contrôlant le cycle de vie des documents, en
facilitant le travail collaboratif, la Gestion Électronique des Documents
permettra au client de maîtriser ses données et ses documents, et ainsi
atteindre ses objectifs dans de meilleures conditions, tout en respectant
les nombreuses contraintes auxquelles elle est soumise.
QUE FAIRE AVEC LA GED
Gestion de documents
Gestion de contenu web
GED
Gestion du Workflow
Collaboration
Gestion de dossiers Gestion des actifs
numériques
CRÉATION ET CAPTURE DE DOCUMENTS
3 entrées sont possibles dans le système :
1. des documents nativement digitaux, par exemple
un formulaire sur un site internet
2. des documents papiers qu'il conviendra de
scanner pour les convertir en fichiers électroniques
3. les créations directes dans le logiciel de GED.
LES GRANDES FONCTIONS DE LA GED
1. Création et capture
des documents
2. Indexation
3. Stockage
4. Diffusion et
consultation
5. Archivage et
suppression
6. Sécurité
BENEFICES
UTILISATEURS ORGANISATIONS
[Link]ès à l'information quelque soit le terminal 1. Réduction drastique des volumes de
utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanés; stockage des documents papier;
2. Facilité et rapidité pour trouver un document; 2. Renforcement du contrôle des informations
sensibles;
3. Gestion des versions avec la capacité de
tracer les modifications; 3. Facilité de gestion et maîtrise des droits
d’accès;
4. Réduction du risque de perte d'une
information importante; 4. Interfaçage du système documentaire avec
d'autres outils métier ou workflows;
5. Cohérence avec les exigences des systèmes
qualité
MERCI