Speech
Merci Mr le Président du jury de m'avoir donné la parole, Mr le Président du
jury, honorable membres du jury, chers parents, distinguées invites bonjour
et bienvenue a réfé[Link], je me nomme koumbo takune josephine
étudiante en secrétariat bureautique au centre de formation
professionnelle réfé[Link].
Mr le Président du jury, honorable membres du jury qui nous soit permis le
temps de quelques minutes de vous remercier pour l'opportunité que vous
me donner de présenté mon rapport de stage et pour facilité la
compréhension de ce travail, je l'ai divisé en quatre grande partie, nous
allons d'abord commencer par l'introduction générale et en premier partie
nous avons la présentation du centre de formation réfé[Link] et du lieu
de stage alpha SARL ensuite en deuxième partie nous avons l'étude
thermatique, en troisième partie nous avons le déroulement du stage, la
quatrième partie va parler des remarques et suggestions et nous allons
finir par la conclusion générale
De nos jours plusieurs entreprises ont du mal a réussi a cause de la
mauvais organisation des documents administratifs de l'entreprise et tout
ceci causé par la secrétaire de l'entreprise qui n'as pas reçu une formation
de qualité et a du mal a s'en sortir dans le milieu professionnel, tout
secrétaire qui ne sais pas organiser les documents de l'entreprise est
entrain de détruire la gestion de l'entreprise parce que c'est la secrétaire qui
possède tous les documents de l'entreprise et doit connaître comment les
organisé pour assurer la gestion de l'entreprise, ceci m'a orienté vers le
thème suivant : "organisation administrative : le classement et l'archivage
des documents en l'entreprise".
Cependant pour être une bonne secrétaire dans le milieu professionnel j'ai
effectué une formation professionnelle à réfé[Link] qui est situé au
ère
marché B 1 étage Emi money à côté de la pharmacie marché B dans la
ville de bafoussam qui a pour promoteur Mr Eugène FOULIFACK
NGANDANG et à pour objectif d'apporter une formation de qualité, elle
propose plusieurs filière tels que: délégué médical, auxiliaire de pharmacie,
secrétariat bureautique, secrétariat comptable et maintenance des réseaux
informatiques.
Comme l'exige les règles en la matière d'effectuer un stage en entreprise,
nous avons donc effectué un stage du 1er mai au 30 juillet 2024 a alph
SARL qui est situé a bafoussam au quartier banengo I lieu dit madelon et a
son siège social a Yaoundé, En effet alph SARL est créé en 2023 par Mr
Aristide TAGUEMTCHIEN FOKA, alph SARL offre des services tels que:
bâtiment et travaux publics, étude technique et architectural du génie civil,
imprimerie et bureautique, institut de beauté.
Durant le dit stage j'ai beaucoup appris et au sortir du stage j'ai tiré
quelques définitions et un brief résumé sur le thème choisi et nous allons
d'abord défini L'organisation administrative ou encore la gestion
administrative: comprend toutes les taches et procédures nécessaires pour
assurer le bon fonctionnement d’une entreprise .Le classement des
documents : inclut l’ensemble des taches et processus qui vont permettre
de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein
d’une [Link] notion d’archivage: désigne l’ensemble des moyens mis
en œuvre pour recueillir, exploiter, classer et conserver des documents
jusqu’à leur destruction éventuelle. le classement en entreprise a plusieurs
objectifs parmi les qu'elle nous avons:
Retrouvé surement et rapidement le document recherche,
Ordonné c'est à dire donné à un lieu de travail un atmosphère d'ordre,
Contracté c'est a dire gardé sur le petit volume le plus grand nombre
de documents.
L'archivage pourrait répondre à 3 objectif différents selon la valeur des
documents qu'on Archive :
Juridique: concerne tous les documents qui portent sur la
justification des droits a long et courte échéance
Administrative: concerne les documents donc l'organisation a besoin
pour sa gestion
Historique: concerne les documents pour les reconstitution
d'événements dans survenues dans l'organisme.
Rôle et importance du classement et l'archivage des documents en
entreprise: le classement à pour rôle en entreprise de
Assuré la bonne gestion de l'entreprise,
Limite les risques de perte de documents,
Permettre a l'organisation de valoriser l'image de la secrétaire.
Comme importance du classement en entreprise nous avons:
Recherche et manipulation faciles,
Bonne conservation des documents,
Mise en archives faciles
L'archivage a pour rôle en entreprise de :
Gardé les documents organisés de manière à ce qu'ils puissent être
facilement accessible
Permettre également de protéger les documents contre des sinistres
éventuels comme un incendie ou une inondation
Comme importance de l'archivage en entreprise nous avons :
Prouver des droits ou témoigner de certaines activités
Aider a améliorer la sécurité des documents
Durant notre formation nous avons étudié les différentes procédé de
classement et types d'archivage en entreprise parmi les qu'elle nous avons
étudié:
Le classement horizontal (ou plat): consiste a empiler les documents
les uns sur les autres, le dos face à l'utilisateur
Le classement debout: consiste à classer les dossiers ou documents
les uns a côté des autres sur leur arrête les plus petites ; le dos se
présentant verticalement face à l' utilisateur
Le classement vertical ordinaire : consiste à placer les documents
verticalement, les uns derrière les autres, ou les uns a côté des autres,
les dossiers reposant sur leur dos.
Les types d'archivage :
L'archivage physique:représente l'ensemble des moyens physiques
mis en oeuvre pour garantir la sécurité, la disponibilité des
documents administratifs de l'entreprise.
L'archivage électronique ou numériques: c'est le processus de
stockage des documents et des informations d'une entreprise sous
forme numérique.
L'archivage hybride: ce type défini comme étant la conservation des
documents d'entreprise sous forme mixte, a la fois physique et
numérique
Il existe plusieurs différence entre le classement et l'archivage parmi les
qu'elle: le classement permet de ranger de manière organiser les
documents et pourtant l'archivage permet de conserver des documents.
C'est a la date du 1er mai 2024 a 7 h 30min que la secrétaire de alph SARL
nous a souhaité la bienvenue dans la structure et par la suite elle a fait des
présentations avec les autres stagiaires, elle nous a fait visiter l'entreprise
et nous avons fait connaissance avec les différents matériaux de bureau et
machine ensuite elle a mise a notre disposition des ordinateurs pour nous
permettre de consacrer le temps aux différents montage et saisie proposé,
durant le stage nous avons appris plusieurs services qui va nous permettre
de diriger et gère notre propre entreprise, des services telle que:
Paramètres une imprimante et photocopieuse
Imprimer, classé et relié les plans des ingénieurs et bien d'autres
Reconnaître et utiliser les différents types de format
Tout au long de notre stage nous avons noté des remarques positives
comme négatives aux qu'elles nous avons fait quelques suggestions pour
améliorer la condition de l'entreprise et comme remarques positives au
niveau du centre réfé[Link] nous avons remarqué que réfé[Link] a
mise a la disposition des étudiants des toilettes moderne et nous avons
remarqué négativement que les machines de réfé[Link] sont en mauvais
état et nous suggérons que réfé[Link] renouveler les appareils ou
machines déjà en mauvais état pour faciliter l'apprentissage et au niveau
du lieu de stage nous avons remarqué que l'entreprise a mis à la
disposition des stagiaires et des employés un WI-FI pour faciliter les
recherches et nous avons remarqué négativement que l'entreprise n'as pas
d'heure fixe pour la pause et l'absence d'un groupe électrogène pour
remédier au problème de coupure d'électricité et nous suggérons que
l'entreprise fixe une heure de pause et installe un groupe électrogène pour
pallier aux coupures d'électricité
Parvenir au terme de la rédaction de notre rapport qui marque la fin de
notre stage, nous avons pu lier nos connaissances acquises au centre de
formation professionnelle bilingue réfé[Link] a celle acquises a Alph
SARL. Ce stage nous a permis de découvrir réellement les tâches d'une
secrétaire, cependant il était question pour nous de mettre en application
l'objectif du stage qui s'articulait autour de la thématique "organisation
administrative: le classement et l'archivage des documents administratifs
en entreprise, de ce fait nous avons pu relever que, pour assurer la bonne
gestion de l'entreprise, la secrétaire doit bien géré le classement et
l'archivage des documents administratifs de l'entreprise
Voilà présentée de façon détaillée Mr le Président du jury la substance de
mon travaille, a présent je me remets à votre sagesse.