Extrait du livre "Audit interne et référentiels de risques" - Editions Dunod
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Processus et/ou Domaine : Achats
Étapes / Sous- FINALITÉS (objectifs de RISQUES
EXEMPLES de bonnes pratiques de contrôle interne
domaines contrôle interne) Facteurs (scénarios d’empêchement) Points de contrôle Impacts
1. Expression du Être sûr que l’achat correspond à – Achat non nécessaire, non réalisable ou non – Organigramme détaillé avec – Achat mal défini risquant de ne pas – Mettre à jour régulièrement la hiérarchisation des pouvoirs
besoin un besoin réel de l’organisation autorisé. définitions de fonction écrites pour la correspondre aux besoins. au niveau des DA qui seront émises par un responsable du
et qu’il est validé par une – Achat non conforme aux principes de Demande d’Achat (DA) et son – Risque de dépassement par rapport service demandeur et validées par une personne autorisée.
personne autorisée. l’organisation. acceptation. au budget. – Valoriser et référencer la DA à un budget.
– Achat inutile ou non anticipé. – Règles et pouvoirs de signature. – Référencer la DA à un cahier des charges pour certains types
– Achat d’urgence non maîtrisé. d’achats.
– Mettre en place une procédure d’exception pour les achats
en urgence (si récurrence de ce type d’achat).
2. Sélection du Être sûr d’obtenir un maximum – Fournisseurs potentiels non consultés, – Annuaires professionnels. – Fournisseurs ne répondant pas aux – Mettre en place un système d’information sur les
fournisseur d’informations sur les fournisseurs privilégiés. – Offres fournisseurs. attentes (rupture des fournisseurs à la disposition des acheteurs.
fournisseurs potentiels afin – Absence de véritable mise en concurrence. – Fiches fournisseurs. approvisionnements). – Supprimer les relations de dépendance avec les fournisseurs.
d’évaluer leurs propositions – Mauvaise évaluation du fournisseur sélectionné – Procédure d’appel d’offres (AO). – Surcoût des achats par absence – Mettre en place une procédure d’AO et de dépouillement.
équitablement et ainsi comparer par des critères de comparaison inadaptés – Procédure de dépouillement des véritable de mise en concurrence. – L’acheteur doit rédiger l’AO en collaboration avec les
leurs offres de manière (éléments quantifiables : prix et délai/ qualité et offres. – Collusion. demandeurs après étude préalable du marché.
pertinente. fiabilité). – Pertinence, fiabilité et qualité du – Définir des critères de comparai- son permettant de justifier
système d’information fournisseurs. les choix (prix, qualité technique des produits, situation du
fournisseur...).
3. Négociation et Être sûr que les commandes – Termes de la commande non négociés. – Règles et pouvoirs de signature. – Non-respect des termes de la – Mettre en place un support de commande standard,
Contrat existent et que les termes de ces – Termes de la commande négociés mais non – Liste de fournisseurs autorisés. commande. numérotée et comportant les conditions générales d’achat
commandes ont été négociés, formalisés. – Bons de commande (BC). – Termes de la commande modifiés à (conditions
formalisés et autorisés. – Engagement non autorisé. – Accusés de réception de commande des fins personnelles. de transport, conditions de paiement...).
– Court-circuitage par le service demandeur de la (AR). – Litiges avec les fournisseurs. – Mettre à jour régulièrement la liste des personnes habilitées
procédure d’achat. – Achats non conformes aux principes à signer les commandes.
de l’entreprise. – Diffuser l’information de la passation de commande au
– Dépassement par rapport au budget. service demandeur, au service comptabilité et au service
réception.
4. Suivi des com Être sûr que les commandes en – Absence d’un suivi des engagements de – Bons de commande (BC). – Non-respect des termes de la – Diffuser l’information de la passation de commande au
mandes en cours cours font l’objet d’un suivi l’entreprise. – Accusés de réception de commande commande. service demandeur, au service comptabilité et au service
fiable, pertinent et efficace. – Absence d’une procédure de suivi des (AR). – Risque de litiges importants réception.
commandes en cours ou procédure incomplète ou – Tableau de suivi des commandes en – Risque de non-respect de délai de – Classer les BC en attente de réception et AR.
imprécise. cours. livraison. – Rapprocher les BC avec les AR.
– Établir un tableau de suivi des commandes en cours.
5. Réception des Être sûr que le contrôle de la – Méconnaissance des livraisons. – Bons de commande (BC). – Non-conformité en quantité ou en – Réceptionner les livraisons en des lieux définis.
marchandises ou réception des marchandises ou – Absence d’une procédure de contrôle ou – Bons de livraison (BL). qualité. – Établir des bons de réception (BR) et les rapprocher aux BL
livraison de la de la livraison de la prestation procédure incomplète ou imprécise. – Bons de réception (BR). – Marchandises reçues ne et BC.
prestation est correctement effectué de – Bons de commandes (BC) et/ou bons de – Lettres de relance, réclamation aux correspondant pas aux besoins au – Si des écarts ou des retards sont constatés, relancer le
façon à vérifier la conformité livraison (BL) « égarés ». fournisseurs. niveau quantité et/ou qualité. fournisseur et avertir les demandeurs.
avec la commande. – Absence de rapprochement entre BL et – Bordereaux de retour. – Ralentissement de l’activité. – Envoyer un double du BR au service comptable et classer
marchandises reçues. – Erreur d’imputation et/ ou erreur l’original en attente de facture (enregistrement du BR vaut un
d’affectation dans les états financiers. bon à payer).
– Mettre en place une procédure formalisée concernant les
litiges (avec ou sans retour, réclamations).
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6. Contrôle et Être sûr que les factures – Absence de procédure de réception des factures – Factures. – Retard ou omission dans la – Définir, formaliser et communi- quer des procédures de
enregistrement fournisseurs sont correctement ou procédure imprécise. – Bons de réception (BR). comptabilisation. réception et de paiement des factures claires et précises en
des factures, contrôlées, enregistrées et – Procédure de réception des factures méconnue – Bons de commande (BC). – Problème de cut-off (non-respect des définissant le rôle et les responsabilités de l’ensemble des
paiement des réglées. ou mal communiquée. – Mouvements comptes fournisseurs règles comptables de séparation des acteurs (opérations de règle- ment effectuées différentes de
fournisseurs – Perte de factures. et flux de trésorerie dans les états mois/années). celles qui approuvent les pièces justificatives, comptabilisent
– Absence de rapprochement entre facture et BR financiers. – Double paiement. les opérations d’achat et paient les règlements bancaires).
(quantité, qualité) et BC (prix). – Liste de personnes habilitées à – Paiement non autorisé. – Mettre à jour la liste des personnes habilitées à signer les
– Absence de procédure de paiement des factures signer les documents de paiement. – Factures impayées. documents de paiement.
ou imprécise. – Procédures de réception et de – Détournements (non- séparation des – Contrôler systématiquement la facture : aspect formel de la
– Procédure de paiement des factures méconnue paiement des factures et documents fonctions). facture correct, date récente et calculs exacts, rapprochement
ou mal communiquée. associés. de la facture avec le BR et le BC.
– Factures non envoyées au service comptable. – Comptabiliser uniquement au vu du justificatif.
– Conditions de paiement non définies ou – Analyser périodiquement les comptes fournisseurs et
imprécises dans le contrat. comptes de trésorerie.
– Absence de suivi des comptes fournisseurs.
7. Implication du Être sûr que le service achat – Non-prise en compte des stocks lors de – Analyse des écarts précédents entre – Prévisions de budget en déconnexion – Impliquer le service achats dans l’élaboration du budget
service achat participe à l’élaboration du l’élaboration du budget achats. le prévisionnel et le réel. avec les objectifs et les contraintes annuel, des plans d’achats annuels et des écarts
dans le pilotage budget annuel et des plans – Le service achats ne participe pas à – Procès-verbal de la réunion opérationnelles de l’activité. prévisions/réel.
du Groupe d’achats annuels. l’élaboration de son budget et des plans d’achats. d’élaboration du budget. – Absence de maîtrise des coûts. – Établir un planning des principales commandes passées par
– Planning budgétaire des dépenses. le service.
– Prévisions des évolutions de stocks. – Prendre en compte les états de stocks lors de l’élaboration
des budgets achats.
Être sûr que le service achat est – Absence de contact des achats avec l’extérieur – Nomenclature des fournitures et – Détérioration des rapports avec les – Ratifier des contrats de longue durée avec les principaux
l’interlocuteur privilégié des : Faible autonomie. matériels. fournisseurs. fournisseurs.
fournisseurs. – Éclatement de la fonction achats en pôles – Procédure achat et post-achat. – Diminution de la crédibilité du service – Bon maintien des relations avec les fournisseurs.
autonomes. – Délégations de signature et circuit d’achat et donc de son poids – Donner au service achats une autonomie importante en
– Court-circuitage de la fonction achat par les de validation. décisionnel. termes d’évaluation des fournisseurs.
clients internes. – Contrats fournisseurs. – Rendre l’approbation officielle du service achats obligatoire
– Contrats signés au coup par coup. – Éléments d’évaluation des pour toute commande.
– Pratique de commande trop pointilleuse fournisseurs.
remettant en cause le partenariat à chaque
commande.
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