1 – Plan
A – la définition du problème à résoudre
Cette première phase opérationnelle commence par un travail
d’identification et de définition du problème à résoudre. Pour y
parvenir, l’équipe fera un état des lieux en utilisant en priorité
des éléments factuels qui mettent en évidence la nature du
problème à traiter (rapports, tableaux de bord, indicateurs,
chiffres, retours clients, …).
L’objectif de cette première phase est de prendre connaissance
de la situation et parvenir à cerner le problème avec précision.
B – La recherche des causes
Une fois le problème définit et décrit, l’équipe peut entamer une
phase de recherche des causes pouvant amener les
dysfonctionnements relevés. Cette phase nécessite souvent de
faire des recherches ou d’approfondir certains éléments. Ici
aussi, il est important de se baser sur des éléments factuels afin
d’avoir une démarche efficace. A la fin de cette partie, l’équipe
doit avoir rédigé une liste des causes en les ayant classées
comme certaines, probables ou possibles. Cette liste servira pour
la recherche de solutions.
Certains outils comme la loi de Pareto (20/80) , les 5 pourquoi, le
diagramme de causes/effets d’Ishikawa ou le CATWOE pourront
aider les participants à identifier les solutions à envisager.
C – La recherche de solutions
Après avoir identifié les causes des problèmes, l’équipe
cherchera à identifier et choisir des solutions à mettre en œuvre.
Ce travail peut se faire à l’aide d’outils comme le
brainstorming, l’arbre de décision ou la matrice de décision
D – Mise en place de la solution choisie
Vient ensuite le travail de préparation pour la mise en œuvre de
la solution qui a été identifiée par l’équipe. Cela nécessite la
rédaction d’un cahier des charges et la préparation d’un
planning de réalisation. Il faudra aussi :
Fixer des objectifs, si possibles avec la méthode SMART
Réaliser un plan d’action, la méthode des Qui, Quand, Quoi,
Comment peut être une aide efficace
Identifier des indicateurs permettant de mesurer l’efficacité
de la solution.
2 – Do
La phase suivante consiste à tester les solutions imaginées, il
s’agit de :
Mettre en œuvre les plans d’actions prévus
Etudier la maîtrise opérationnelle de l’équipe
Vérifier la pertinence des documents qui ont été établie et
l’intérêt de la collecte de données.
3 – Check
Cette phase consiste à étudier les résultats obtenus. La
démarche nécessite de
Suivre l’avancement du plan d’action (délais, et moyens)
Mesurer et surveiller les performances à l’aide des
Tableaux de bord et des indicateurs
Vérifier les résultats : atteinte ou pas des objectifs.
4 – Act
La dernière phase de la méthode PDCA consiste à valider ou pas
les solutions testées (ou d’une partie des améliorations
apportées). Elle passe par :
La validation ou la correction des mesures étudiées
La mise en place des action correctives, curatives ou
préventives validées
L’actualisation et l’optimisation des process
L’acquisition et la capitalisation des avancées et leur
généralisation dans les services et les process concernés.
Ce travail peut nécessiter l’utilisation d’outils comme :
La réalisation d’un budget
La mise en œuvre d’une organisation des process
L’organisation des services
La rédaction des procédures
La formation interne
La gestion du changement,
Le choix et la mise en place d’indicateurs de pilotage et de
tableaux de bord
Cette phase est essentielle, elle consiste à mettre en œuvre les
changements nécessaires à la résolution du problème dans toute
l’entreprise.
Remarque :
La méthode PDCA est une méthode d’amélioration continue, une
fois que la phase A est engagée avec succès, elle donne lieu au
lancement d’une nouveau cycle PDCA pour repartir su une phase
Plan qui s’attachera à améliorer le fonctionnement de
l’entreprise.