Session de Formation

Systèmes de Gestion de Bases de données Relationnelles

Utilisation de MS ACCESS 2000

I.N.A.T. (Tunisie) 25 septembre – 2 octobre 2001

organisée par

l’Institut National des Sciences et Technologies de la Mer

avec la collaboration du

projet FAO COPEMED

Formateur : Alexis Bensch*

* Expert Systèmes d’Information Projet FAO COPEMED GCP/REM/057/SPA - Alicante (Espagne)

Introduction au Système de Gestion de Bases de

Données Microsoft Access2000 :
• présentation de l’environnement
• les différents objets qui composent une base de
données sous ACCESS
• les tables sous ACCESS : structuration, acquisition
(saisie, importation) et manipulation des données (tri,
filtre et recherche d’enregistrements)
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Environnement ACCESS, les différents objets qui

composent une base de données

Introduction

Un Système de Gestion de Bases de Données (S.G.B.D.) représente un ensemble

coordonné de logiciels qui permet de décrire, manipuler, traiter les ensembles de
données formant la base. Il doit également assurer la sécurité et la confidentialité des
données dans un environnement où de nombreux utilisateurs ayant des besoins variés
peuvent interagir simultanément sur ces données.

Il doit pouvoir être utilisé par des non-informaticiens. Il doit assurer la définition des
structures de stockage et des structures de données et le suivi de leur évolutions ; c’est
ce qu’on appelle l’administration des données. Il doit pouvoir au maximum vérifier la
cohérence des données. Le SGBD sert donc d’interface entre les programmes
d’application des utilisateurs d’une part, et la base de données d’autre part.

Microsoft Access est un SGBD de type relationnel. Les données y sont donc stockées
dans des tables (Cf. cour modèle relationnel).

Premiers pas dans Access

Lorsque vous ouvrez ACCESS, une boite de dialogue (fig. 1) s'affiche vous proposant
de créer une nouvelle base de données ou d'en ouvrir une existante. Une base de
données ACCESS est un fichier (extension .MDB) qui inclue tous les composants de la
base de données : tables, requêtes, formulaires, rapports, programmes, etc...

1. Choisir l'option Ouvrir une base

de données existante et cliquer
OK
2. Sélectionner alors la base de
données [Link]
située dans le répertoire C:\Mes
Documents\Formation ACCESS

Remarque:

La base de données CAMPAGNES sera utilisée pour les exercices des journées 2, 3 et 4
concernant la structuration de la base d'une base de données, la manipulation des
données et l'élaboration des requêtes. Le document [Link] décrit plus en
détail cette base de données.

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interface MS ACCESS

Barre Barre Barre Fenêtre

Titre Menu Outils base de données

Les Composants d'une base de données ACCESS

La fenêtre Base de Données contient tous les « objets » qui peuvent composer une base
Access, classés par catégorie :
- Tables,
- Requêtes,
- Formulaires,
- États,
- Macros,
- Modules
- Pages.

Pour accéder un objet, il faut cliquer sur le bouton correspondant à sa catégorie.

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Tables

Point central de la base de données, car toutes les données vont être stockées dans des
tables. Comme nous l'avons vu, la performance de votre base de données repose sur la
structuration des tables selon un modèle de données.

Chaque table est identifiée par son nom. Pour ouvrir une table, on peut la sélectionner et
utiliser le bouton d'ouverture . On peut aussi l'ouvrir par double-click sur son nom.

A titre d'exemple, ouvrez la table Station. Le nom des attributs sont portés en titre des
colonnes. Le nombre total d'enregistrements (de lignes) ainsi que la position de
l'enregistrement courant sont indiqués en bas dans la barre système.

Pour fermer la table, on utilise le bouton .

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Requêtes

Les requêtes vont être utilisées pour obtenir des données contenues dans une ou
plusieurs tables à partir d’une question. Par exemple, une requête va pouvoir nous
afficher la liste des clients habitant à Paris.

Pour accéder à un objet requête, sélectionner le bouton Requêtes. Chaque requête est
identifiée par un nom. Comme pour une table, l'ouverture d'une requête se fait au moyen
du bouton Ouvrir ou par double-click sur le nom de la requête.

A titre d'exemple, ouvrer la requête BATHY_MOINS50 qui est une sélection des
stations effectuées à une profondeur inférieure à 50 mètres. Le résultat d'une requête est
présenté sous forme de table:

Formulaires

Le formulaire est utilisé pour faciliter la saisie et la modification des données d’une
table, par exemple, le formulaire "station" va permettre d’entrer de façon conviviale les
informations concernant une station. On peut les saisir sans formulaire, ce que nous
verrons, mais cette méthode est moins conviviale.

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Etats

Les états permettent d’imprimer des données contenues dans des tables selon une
présentation définie, en y intégrant éventuellement des calculs.

A titre d'exemple, ouvrer le rapport RAPPORT_CAMPAGNES qui présente le système

de stratification de chaque campagne de la base de données :
1. cliquer le bouton Rapports
2. Ouvrir le rapport RAPPORT_CAMPAGNES en double-cliquant sur le nom de
ce rapport

3. Fermer rapport au moyen du bouton Fermer

Les 3 catégories restantes ne seront pas étudiées au cours de cette formation. Elles
concernent :

Macros

Les macro commandes permettent d’automatiser une suite d’opérations répétitives. Cet
outil n'est pas souvent utilisé.

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Modules

Les modules sont des programmes écrits en Visual Basic for Application (VBA) pour
réaliser des opérations qui seraient trop complexes en utilisant les seules fonctionnalités
d’Access.

Pages

Nouveauté de Microsoft Access 2000, les pages permettent de publier des formulaires
comme pages WEB.

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Structuration d'une base de données

dans ACCESS : les tables

Construire une table

Access propose 5 méthodes pour créer une table :

Mode feuilles de données : ce mode permet de saisir directement des informations dans
la table sans se préoccuper du nom ou du format des champs, la définition du nom et du
format sera faite plus tard.

Mode création : On utilisera cette méthode le plus souvent, elle permet de créer les
noms et la structure de chaque champ de la table.

Assistant Table : Access propose différents modèles de tables prédéfinis (carnet

d’adresses, factures, etc...) et crée la table, vous devrez la personnaliser ensuite pour
qu’elle réponde à vos besoins.

Importer la table : Si les données de votre table sont déjà contenues dans une autre
table, dans un fichier ou dans une autre base de données, vous pouvez utiliser cette
méthode pour importer vos données dans une nouvelle table.

Attacher une table : Cette option sert à attacher une table avec une autre table contenue
dans une autre base de données, nous ne l’utiliserons pas.

Dans cette leçon, nous étudierons les deux modes que nous jugeons les plus utiles :
modes création et importation.

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Création d’une table par définition de sa structure

Exercice

La table SHIP manque à la base de données [Link]. Nous rappelons ci-

dessous sa structure :

Clé Nom Type Description

# SHIP_CODE texte (15) Code Bateau
FLAG texte (3) Pavillon
SHIP_NAME texte (30) Nom Bateau
TJB Numérique (entier) Tonnage Jauge Brute
LENGTH Numérique (octet) Longueur (en mètres)
POWER Numérique (entier) Puissance en Cvx

Construire cette table en utilisant le mode Création

Démarche :
1. Ouvrir la base de données [Link]
2. Cliquez sur l’onglet « Tables » dans la fenêtre Base de données.
3. Cliquez sur le bouton « Nouveau ».
4. Marquez la ligne « Mode création » dans la boîte de dialogue « Nouvelle table ».
puis validez par le bouton « Ok ». La fenêtre d’une table en mode création s’ouvre.

Chaque ligne de ce tableau contient les informations de chaque champ :

- Le nom du champ de la table (de 1 à 64 caractères)
- Le type de données (voir plus bas) à choisir parmi 9 types proposés par Access
- La description du champ (255 caractères maximum)

Nom champ Type Description

Table en mode création

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5. Saisir les informations nécessaires pour les 6 champs de la table SHIP

6. Choisissez le champ SHIP_CODE comme clé primaire (pour cela sélectionnez le
champ SHIP_CODE, cliquez sur le bouton « Clé primaire » dans la barre d’outils
« Création de table ».
7. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans la barre d’outils « Création de table ».
8. Tapez le nom de la table : SHIP et validez par le bouton « Ok ».

Liste des types supportés par Access

Chaque champ peut contenir des données de différents types : un nom va contenir des
caractères alphabétiques, un code postal va contenir des chiffres, une date de livraison
une date, un champ prix va contenir des valeurs monétaires.

Il faut choisir, pour chaque champ de la table, le type de données le plus approprié, en
effet, rien n’interdit de choisir comme type de données pour un champ contenant une
date ou un code postal un type « texte » ou pour champ contenant un prix un type «
numérique », mais autant utiliser les types les plus appropriés !

Les différents types sont :

Paramètre Type de données Taille
Texte (Valeur par défaut) Pour un champ destiné à 255 caractères maximum ou la
contenir des caractères alphanumériques longueur définie par la propriété
(lettres et/ou chiffres). On l’utilise pour un Field Size si elle est inférieure.
nom, une adresse, , ainsi que pour des
nombres qui ne nécessitent pas de calculs,
tels que des numéros de télé[Link]…

Mémo Texte utilisé pour une description longue Jusqu'à 65 535 caractères (64 Ko)
Numérique Données numériques utilisées dans des
opérations mathématiques. Il peut être soit
'un octet =>1 octet (Nombre entre 0 et 255).
'Un entier =>2 octets (Nombres entre –32 768
et 32 767).
'Un entier long =>4 octets (Nombre entre
2 147 483 648 et 2 147 483 647)
'Un réel simple =>4 octets (Nombre entre
3,402823E38 et –1,401298E–45
pour les valeurs négatives et entre
1,401298E–45 et 3,402823E38
pour les valeurs positives).
'Un réel double =>8 octets (Nombre entre –
1,79769313486231E308 et
–4,94065645841247E–324 pour les
valeurs négatives et entre

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Paramètre Type de données Taille

1,79769313486231E308 et
4,94065645841247E–324 pour les
valeurs positives).
'N° réplication =>16 octets. Utilisé pour identifier
des jeux de réplicat, et autres objets
de base de données.
Date/heure Valeurs de date et heure pour les années 8 caractères.
comprises entre 100 et 9999.
Monétaire Valeurs monétaires et données numériques 8 caractères.
utilisées dans des opérations mathématiques
sur des données de 1 à 4 décimales. Précision
à 15 chiffres à gauche de la virgule et à
4 chiffres à droite.
NuméroAuto Numéro séquentiel unique (incrémenté de 1 4 octets (16 octets si la propriété
en 1) ou numéro aléatoire attribué par Taille du champ est paramétrée sur
Microsoft Access lorsqu'un nouvel la valeur N° réplication).
enregistrement est ajouté à une table. Les
champs NuméroAuto ne peuvent pas être
modifiés.
Oui/Non Valeurs Oui et Non et champs qui 1 bit.
contiennent exclusivement une valeur duale
(Oui/Non, Vrai/Faux, ou Actif/Inactif).
Objet OLE Objet (tel qu'une feuille de calcul Jusqu'à 1 giga-octet (limité par
Microsoft Excel, un document l'espace disque disponible)
Microsoft Word, des graphiques, des sons ou
toute autre donnée binaire) lié ou incorporé à
une table Microsoft Access.
Lien Texte ou combinaisons de texte et de Chacune des trois parties d'un type
hypertexte nombres enregistrées sous forme de texte et de données Lien hypertexte peut
utilisées comme adresse de lien hypertexte. contenir jusqu'à 2 048 caractères.
Assistant Crée un champ qui vous permet de choisir La même taille que le champ clé
Liste de une valeur à partir d'une autre table ou d'une primaire utilisé pour exécuter la
choix liste de valeurs à l'aide d'une zone de liste ou recherche, soit en général 4 octets.
d'une zone de liste modifiable .

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Création d’une table par importation de données

Exercice

La table STRATUM de description des strates manque à la base de données

[Link]. Nous rappelons ci-dessous sa structure :

Table STRATUM (Strate)

Clé Nom Type Définition
# SYS_ID octet Identifiant interne du système de stratification
# STRAT_CODE Texte(15) Identifiant de la strate
STRAT_NAME Texte(50) Nom donné à la strate
STRAT_DESC Mémo Description de la Strate (critères qui ont servis
à sa définition)
SURFACE Entier Long Surface de la strate en km2

Construire cette table par importation du fichier EXCEL [Link]

Démarche :

1. Sélectionnez le menu Fichier, Données externes, importer…

2. Dans la boîte de dialogue « Importer », sélectionnez dans la liste « Microsoft

Excel » comme type de fichier. (par défaut c’est « Microsoft Access »).

3. Sélectionnez le fichier EXCEL [Link] qui se trouve dans le répertoire des

données de la formation.

4. Cliquez sur le bouton « Importer ».

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5. La 1ère page de l’assistant vous propose de sélectionner la feuille du fichier Excel

depuis laquelle vous voulez importer les données. Sélectionnez la première, appelée
"système 1" qui s’affiche alors dans la grille. Ensuite cliquez sur le bouton
« Suivant ».

6. Indiquez dans la 2ème page si votre feuille contient ou pas un en-tête des colonnes,
qui sera utilisé pour établir les noms des champs.

7. Dans la 3ème page, sélectionnez l’option « Dans une nouvelle table », puis cliquez
sur le bouton « Suivant » pour passer à l’étape suivante.

8. Marquez une colonne dans la grille. l’assistant vous donne la possibilité de préciser
le nom du champs, indexé ou non, s’il sera importé ou pas. Une fois terminé, cliquez
sur le bouton « Suivant ».

9. Dans cette étape, sélectionnez l’option « Pas de clé primaire ». En effet, vous ne
pouvez ici choisir qu’un seul attribut comme clé primaire, et la relation Stratum a
une clé primaire composite. Nous la définirons plus tard. Cliquez sur le bouton
« Suivant ».

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10. Dans la dernière étape vous devez spécifier le nom de votre nouvelle table. Dans
notre cas la table sera nommée STRATUM. Cliquez sur le bouton « Terminer »
pour créer votre table.

11. Editer la structure de la nouvelle table (Icône pour passer en mode création) :
- faire les modifications nécessaires sur le type et la description des champs
- définir la clé primaire

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Editer les données d’une table

Les attributs d’un enregistrement peut être renseignés par saisie au clavier en ouvrant
la table en mode Feuille de données (Icône ). Chaque ligne correspond à un
enregistrement. Chaque colonne correspond à un attribut.

En bas de la fenêtre de saisie, une barre indique le numéro de l’enregistrement sur

lequel on est positionné. Des boutons de navigation permettent de se déplacer d’un
enregistrement à l’autre ou de créer un nouvel enregistrement :

Pour supprimer un enregistrement, on sélectionne la ligne correspondance (clique à

gauche de la ligne) et on utilise la touche SUP du clavier.

Selon les propriétés du champ, des contrôles peuvent être effectués lors de la saisie. En
particulier :
- deux enregistrements ne peuvent pas avoir la même clé primaire
- un élément d’une clé primaire ne peut avoir une valeur nulle

D’autres propriétés permettent :

- la saisie automatique de l’attribut (champs auto numériques)
- la saisie par choix des valeurs dans une liste de valeurs possibles
- l’initialisation automatique de la valeur d’un champ lors de l’ajout d’un nouvel
enregistrement

La saisie d’un champ est validée par déplacement du curseur sur une autre cellule.

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Saisie au clavier d’un nouvel enregistrement

Exercice

Saisir un enregistrement dans la table STRATSYSTEM avec les données ci-dessous :

sys_id sys_name sys_desc

2 stratification Système de stratification basé sur le croisement de zones

campagnes Maroc géographiques et de strates bathymétriques

Démarche :
1. Ouvrir la table STRATSYSTEM

2. La ligne de saisie d’un nouvel enregistrement est indiquée par une  dans la
colonne de gauche.

3. Saisir les valeurs de ce nouvel enregistrement à partir des données du tableau ci-
dessus.

sys_id sys_name sys_desc

2 Système de stratification Système de stratification basé sur des secteurs
campagnes Maroc géographique croisés avec des strates bathymétriques

4. Corriger l’orthographe de Tunisie dans le nom du système de stratification ayant

pour clé primaire 1

5. Afin de mieux comprendre la notion de clé primaire, modifier la valeur de la clé

du deuxième enregistrement (mettre 2 au lieu de 1) et vérifier que cette valeur
n’est pas acceptée. En effet, il existe déjà un enregistrement ayant pour valeur 1
comme clé primaire.

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Exercice

Saisir dans la table SHIP créée précédemment les 3 enregistrements suivants:

ship_code flag ship_name tjb length power

CAI MAR Charif Al Idrissi 397 41 1100
HAN TUN HANNOUN 24

HANNI TUN HANNIBAL 33 900

Importation de données depuis EXCEL dans une table existante

Exercice

Les strates du système de stratification 2 sont décrites dans la feuille "système 2" du
fichier EXCEL [Link]

1. Répéter les étapes 1, 2, 3, 4, 5 et 6 de la leçon 2 – Exercice 2, en choisissant le

fichier EXCEL [Link] et la feuille "système 2"

2. Dans la 3ème page, sélectionnez l’option « Dans une table existante ». Sélectionnez
la table STRATUM dans la liste puis cliquez sur le bouton « Terminer ».

3. Vérifier que l’importation des données s’est bien passée en visualisant le contenu de
la table STRATUM qui doit maintenant contenir 9 enregistrements.

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Tri, Filtre et Recherche d’enregistrements

Lorsque le nombre d’enregistrements d’une table devient important, la recherche

d’information devient vite difficile. ACCESS offre des outils simples permettant de
retrouver ou de re-organiser des enregistrements selon des critères choisis. Les outils
présentés ici sont le tri, la recherche et le filtrage. Ces 3 fonctions sont disponibles
lorsque la table est ouverte en mode Feuille de données. Elles sont accessibles depuis la
barre d’outils :
Appliquer / Annuler
Tri croissant le Filtre en cours

Tri décroissant Rechercher

Filtrer par Sélection

Filtrer par Formulaire

et de façon plus élaborée depuis la barre de menus.

Tri sur un critère

En mode Feuille de données, Pour trier la table sur un champ, on se positionne sur le
champ en question (peu importe l'enregistrement) et on utilise un des deux icônes de la
barre d'outils :

Celui de gauche permet le tri alphabétique croissant et celui de droite le tri alphabétique
décroissant.

La commande Supprimer Filtre/tri du menu Enregistrements permet d’annuler les

critères de tri. Les enregistrements retrouvent à alors l’ordre de saisie.

Exercice

Trier la table STATION par ordre croissant de Bathymétrie (attribut START_BATHY),

puis par ordre décroissant

Démarche :

1. Ouvrir la table station en mode Feuille de données

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2. Sélectionner la colonne START_BATHY ou positionner le curseur dans une des

cellules de cette colonne

3. Activer le tri au moyen des boutons

4. Désactiver le tri en utilisant le menu Enregistrements, Supprimer Filtre /Tri

Il est possible de faire des tris basés sur plusieurs colonnes. Dans ce cas, les colonnes
devront être adjacentes et le tri s’effectuera dans l’ordre des champs pris de la gauche
vers la droite.

Tri sur plusieurs critères

Exercice

Trier la table station par code de campagne (champ SRV_CODE) et date (champ
DATE).

Démarche :

1. Déplacer la colonne DATE à droite de la colonne SRV_CODE

2. Sélectionner les deux colonnes

3. Lancer le tri au moyen du bouton Tri Ascendant

Des tris multi-colonnes plus personnalisés peuvent se faire à partir du menu

Enregistrements, Filtre, Filtre -> Tri avancé.

Filtre sur un critère

Filtrer consiste à restreindre de façon temporaire la visualisation de la table à certains

enregistrements en fonction de critères choisis.

On distingue les filtres dont le critère porte sur un seul champ, des filtres plus élaborés
dont le critère porte sur plusieurs champ.

Exercice

Filtrer la table STATION sur les stations d’une campagne de votre choix.

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Démarche :

1. Ouvrez la table "STATION" en mode feuille de donnée.

2. Placer le curseur dans la colonne SRV_CODE, sur un enregistrement correspondant

à l’une des stations de la campagne que vous désirez utiliser comme critère de filtre.
3. Activer le filtre au moyen du bouton ou de la commande menu
Enregistrements, filtre, Filtrer par sélection
4. Le filtre peut être annuler au moyen du bouton

5. la commande menu Enregistrements, Filtre, Filtrer hors sélection permet de filtrer

sur les enregistrements qui ne répondent pas au critère sélectionné.

Exercice

Filtrer la table SPECIES sur les espèces dont le genre (champ GENUS) commence par
la lettre « S »

Démarche :

1. Ouvrez la table "SPECIES" en mode feuille de donnée.

2. Placer le curseur dans la colonne GENUS, sur un enregistrement correspondant à

une espèce dont le genre commence par la lettre S et sélectionner cette lettre.

3. Activer le filtre et contrôler que seules les espèces dont le genre commence par la
lettre S sont affichés

4. Annuler le filtre

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Filtre sur plusieurs critères

Comme pour les filtres, il est possible de filtrer des enregistrements sur plusieurs critère.
Les critères sont établis dans un assistant que l’on ouvre à partir du menu
Enregistrements, Filtre, Filtre/Tri Avancé

Exercice

Filtrer la table SPECIES sur les espèces de la famille « Penaeidae » du groupe

« Crevette » ou du groupe « Crabes ».

Démarche :

1. Ouvrez la table "SPECIES" en mode feuille de donnée.

2. Activer la fenêtre Filtre/Tri Avancé (menu Enregistrements, Filtrer)

3. Etablir les critères de filtre en renseignant la grille de définition comme ci-dessous :

Une colonne correspond à un champ :

Ligne 1 : nom du champ

Ligne 2 : ordre de tri : croissant/décroissant
Ligne 3 et suivantes : valeurs recherchées

Les enregistrements filtrés auront donc :

GROUP = « crevettes » et Famille = « penaeidae »

Ou

GROUP= « Crabes »

Résultat :

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Recherche et Remplacement

Access vous permet de faire des recherches de valeurs sur les champs d’une table. La
recherche peut porter sur l’un des champs ou sur l’ensemble des attributs. Les fonctions
de recherche et remplacement sont analogues à celles d’autres logiciels comme WORD
ou EXCEL. On peut faire des recherches approximatives. Pour cela, on utilise des
caractères génériques :

La fenêtre de paramétrage de recherche /remplacement est accessible depuis le menu

Edition ou au moyen de l’icône

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Exercice

Dans la table des campagnes (STATION), l’état de la mer est indiqué par un code

code label
A Agité
C Calme
H Houleuse
PA Peu agité
PB Peu de brise
TA Très Agité

Les codes PA et PB signifient pratiquement la même chose. Pour les stations ayant pour
valeur du champ SEACOND « PB », on va remplacer ce code par le code « PA »

Démarche :

1. Ouvrir la table STATION en mode Feuille de données

2. Sélectionner la colonne SEA_COND ou placer le curseur dans l’une des cellules

de la colonne SEA_COND

3. Ouvrir la fenêtre de Recherche /Remplacement

4. Sélectionner l’onglet Remplacer et saisir les paramètres de remplacement :

o Dans le champ rechercher, saisir la valeur à rechercher : PB
o Dans le champ remplacer avec, saisir la valeur de remplacement : PA
o Limiter la recherche au champ en cours SEA_COND, dans toute la table
et aux valeurs représentant tout le champ

L’option respecter la casse permet de différentier les majuscules et les

minuscules dans la recherche

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