LE PROCES-VERBAL
Remarque préliminaire :
Procès-verbal est un mot composé qui s’écrit toujours avec un trait d’union, même dans
le sigle P.-V. Le pluriel de Procès-verbal est « les procès-verbaux ».
I. Définition et caractéristiques
Le procès-verbal est un écrit officiel dont l’objet est d’établir pour les participants ou les
personnes impliquées ce qui a été discuté ou fait en commun, afin notamment de prévenir toute
contestation et pour conserver des traces écrites de ce qui a été dit oralement.
Le procès-verbal est un document qui relate ou qui décrit un événement ou une situation.
La description est précise et détaillée. Le procès-verbal constitue un témoignage définitif sur
l’événement qu’il rapporte ou sur l’état de la situation qu’il décrit. Il est rédigé pour donner un
caractère authentique à l’événement. Tout comme le compte rendu, le procès-verbal est un récit
de ce qui a été vu, entendu, fait, vécu, etc.
Le compte rendu présente des caractéristiques identiques avec le procès-verbal, à savoir :
- La précision,
- La concision,
- La fidélité aux faits relatés,
- L’objectivité.
Le procès-verbal possède des caractéristiques spécifiques, différentes de celles du compte
rendu parmi lesquelles on peut citer le fait que le rédacteur n’est pas tenu de respecter la
chronologie des faits. Un procès-verbal est un document accessible au public. Il consiste en un
rapport des actes du conseil d'établissement et permet de vérifier la validité de ces actes. À ce
titre, un procès-verbal n'est pas un compte-rendu de tout ce qui est dit et fait lors d'une séance
du conseil d'établissement. Il peut contenir un résumé des délibérations. Son contenu doit être
exact, objectif et succinct (voir le modèle de procès-verbal, p.8).
Malgré ce caractère public, il faudra prendre soin de ne pas faire mention dans le procès-
verbal de renseignements personnels , lesquels sont confidentiels (Un renseignement personnel
est un renseignement qui permet d'identifier une personne physique. Notamment, est
confidentiel le nom d'une personne lorsque celui-ci est mentionné avec d'autres renseignements
dont : la date de naissance, les numéros de téléphone personnels, l'adresse personnelle, la race,
l'origine nationale ou ethnique, la religion, l'âge, la langue parlée, la situation familiale
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(célibataire, divorcé, etc.), l'orientation sexuelle, l'état de santé, les renseignements contenus
dans un bulletin scolaire, etc.).
En vertu de certains textes règlémentaires (la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels), certains renseignements
nominatifs ne doivent pas être divulgués.
La délibération est l’acte d’un organe délibérant, consécutif à une réunion réglementaire
tenue dans les conditions requises et ayant fait l’objet de débats et de décisions qui en ont
découlé.
Exemple: Le conseil municipal gère les affaires de la commune par délibération. Il en est
de même pour un conseil d’administration concernant les établissements publics.
Compte tenu du fait que le procès-verbal fait foi, sa rédaction exige une très grande
rigueur. La narration des faits se veut exacte, fidèle et objective. Si ces caractéristiques ne sont
pas respectées, les parties impliquées pourraient refuser de le signer et le texte n’aurait aucune
valeur, parce qu’un procès-verbal non signé n’est pas valable.
II. Typologie des procès-verbaux
On distingue généralement deux catégories de procès-verbaux :
1° Les procès-verbaux relevant des affaires publiques :
- Procès-verbal de gendarmerie ou de police (constat d’une infraction) ; c’est le cas
des contraventions. On dit alors dresser procès-verbal ou verbaliser ;
- Procès-verbal d’audition de témoins (rédigé par un membre de la force publique ou
un auxiliaire de justice, après un accident, par exemple) ;
- Procès-verbal d’instruction (rédigé par un juge d’instruction sur déclaration des
agents de la police judiciaire ou de l’inculpé) ;
- etc.
2° Les procès-verbaux qui relèvent des affaires privées : ceux-ci regroupent notamment
les procès-verbaux de réunion (assemblée générale, conseil d’administration, passation de
service, etc.).
III. Présentation du procès-verbal
Les éléments sont immanquablement présents dans un procès-verbal.
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Ainsi, On y notera :
- le titre du comité (« Conseil d'établissement de [nom de l'établissement] ») ;
- la date ;
- le titre du document (« Procès-verbal de la séance [ordinaire ou extraordinaire] du
conseil d'établissement de [nom de l'établissement], tenue le [date], à [heure], à
[lieu], situé au [adresse] ») ;
- la présence des membres (afin de déterminer le quorum) ;
- la présence de non membres invités sur demande du conseil d'établissement
(commissaire, expert, représentant d'une association, etc.) ;
- l'absence de membres ;
- le fait que la séance soit ouverte et le nom de la personne présidant la séance ;
- l'ordre du jour et son adoption1, l'ordre du jour peut contenir les éléments suivants
o Questions orales du public ;
o Parole aux membres ;
- l'approbation du procès-verbal de la séance précédente ;
- les points à traiter à l'ordre du jour tel qu'adopté précédemment ;
- un numéro pour chaque résolution ;
- la clôture de la séance ;
- la signature du président de la séance, contresignée par le directeur d'établissement
ou la personne qu'il a désignée à cette fin.
La structuration et la présentation de l’en-tête (titre et présentation des membres) varient
en fonction de l’importance des participants :
Cas où le nombre de participants est réduit :
Procès-verbal de la réunion du bureau de l’Association génération verte
tenue le samedi 11 février 2001 à 15 heures au siège de l’association
L’an deux mil un et le samedi onze février, à partir de quinze heures, s’est tenue au siège
de l’association à Ouagadougou la réunion trimestrielle du bureau de l’Association génération
verte, sous la présidence de monsieur Jacques KINDO, président de l’association.
Etaient présents :
1
Les termes « adopter » et « adoption » sont utilisés afin de simplifier le texte. Ils ne doivent pas être compris
comme réfutant les termes « approuver » ou « approbation » lorsque la Loi sur l'instruction publique édicte un
pouvoir du conseil d'établissement.
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- Jacques KINDO, président de l’association, président de séance ;
- Moussa MEDA, secrétaire général de l’association, secrétaire de séance ;
- Amidou KOMPAORE, secrétaire à l’information ;
- Jules OUANDAOGO, secrétaire à l’organisation ;
Absente excusée : Véronique GOUBA, vice-présidente.
Absent : Yacouba TRAORE, secrétaire général adjoint.
Cas où le nombre de participants est important :
Procès-verbal de la réunion de l’Assemblée générale de l’Association génération verte
tenue le samedi 18 février 2001 à 15 heures au siège de l’association
L’an deux mil un et le samedi dix-huit février, à partir de quinze heures, s’est tenue au
siège de l’association à Ouagadougou une Assemblée générale ordinaire de l’Association
génération verte sous le présidence de monsieur Jacques KINDO, président de l’association.
Présents : 154
Absents excusés : 02
Absents : 08
(Quorum : 107)
N.B. : le quorum est le nombre minimum exigé de participants pour qu’une réunion puisse
se tenir et délibérer valablement.
IV. Quelques caractéristiques du procès-verbal
L’une des caractéristiques importantes du procès-verbal de réunion est qu’il se limite dans
la relation des faits aux décisions importantes. Il n’est pas fait cas des modalités c’est-à-dire la
manière dont les décisions ont été prises mais on se limite uniquement à la présentation de
celles-ci.
Différemment du compte rendu de réunion, le procès-verbal de réunion peut ne pas relater
les faits de manière chronologique.
Tout comme le compte rendu de réunion, un procès-verbal de réunion peut être soit
intégral, exhaustif ou in extenso soit analytique ou synthétique.
S’il est intégral, exhaustif ou in extenso, le secrétaire de séance procède de la même
manière que pour le compte rendu de réunion, c’est-à-dire qu’il s’efforcera de faire une
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transcription fidèle des propos des participants avec la différence notable cependant qu’il ne
retiendra que ceux qui ont consisté à récapituler les décisions prises.
S’il est analytique ou synthétique, la démarche consistera à résumer les décisions sans
même qu’on soit obligé d’indiquer les auteurs des propos. Par ailleurs, les personnes
grammaticales et celles des verbes doivent être à la 3e personne ; il ne doit jamais être fait
recours à la 1re personne (je, nous, ma, notre, le ou la nôtre, etc.).
La finale ou la conclusion du procès-verbal comporte deux parties essentielles : la formule
finale et les signatures.
La formule finale comporte la clôture des travaux c’est-à-dire qu’elle se borne à indiquer
l’heure à laquelle les débats ont pris fin. Elle ne précise pas les formalités de clôture.
Les signatures apposées à la fin du procès-verbal sont très importantes. Elles permettent
d’authentifier le document. Par ailleurs, elles ont une disposition particulière : on met celle du
président de séance d’un côté, à droite à la fin du texte, et celles de tous les autres participants
de l’autre côté, à gauche. Si le nombre de participants est réduit (cas par exemple d’une réunion
d’un bureau d’une association ou d’un service où le personnel est numériquement peu élevé),
tous les participants apposeront leurs signatures. Si par contre le nombre de participants est
élevé, ne figureront que les signatures du président de séance et du secrétaire de séance.