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Cahier des Charges Fonctionnel
1) Définition
Un cahier des charges fonctionnel est un document rempli en amont d'un projet. Il
permet notamment de mettre l'accent sur les besoins du produit plutôt que de présenter
les solutions déjà envisagées.
Il permet d'entrer dans le détail de chaque exigence fonctionnelle : décrire ce qu'elle
signifie, comment celle-ci sera mesurée et quel niveau de performance sera visé pour
celle-ci.
2) Pourquoi remplir un cahier des charges fonctionnel ?
Le cahier des charges fonctionnel permet de mettre à plat les besoins que le produit
remplira. Remplir ce document comprend plusieurs avantages.
2.1) Être centré sur le besoin
Tomber amoureux d'une solution est une réussite humaine. Encore plus lorsque l'on
dédie beaucoup de temps à la faire mûrir. Or, devant chaque solution, il existe un
problème (ou un besoin). Parfois, la solution pour résoudre un problème peut s'avérer
être beaucoup plus simple et moins onéreuse que ce que l'on pouvait imaginer.
C'est valable pour beaucoup types de projets. Que ce soit pour : un site internet, un site
e-commerce, un logiciel, une montre connectée, un logiciel de formation. Dans tous les
cas cet exercice vous aidera à centrer votre projet sur le besoin à remplir.
2.2) Être alignés sur le niveau de qualité visé
Cela permet de :
Éviter la surqualité et les coûts supplémentaires associés ;
Aligner les différentes parties prenantes sur les attentes autour de la qualité du
livrable final ;
Autonomiser les équipes de production ;
Éviter les conflits à la fin du projet.
2.3) Exploiter le plein potentiel du prestataire
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Votre prestataire possède une expertise qui lui est propre. Si vous faites appel à lui, c'est
qu'il possède une expertise que vous n'avez pas.
Laisser votre prestataire s'exprimer sur la solution qu'il préconise peut vous faire gagner
beaucoup de temps. Il y a de grandes chances qu'il vous propose une solution dont vous
n'aviez encore jamais entendu parler et qui remplisse vos besoins et le nivea u de qualité
que vous y avez associé.
2.4) Identifier les meilleures solutions techniques pour répondre au besoin
Il existe beaucoup de façons de répondre à un besoin. Toutes ces pistes de solution
possèdent leurs avantages et inconvénients. Certaines seront économiques à court terme,
mais finiront par couter cher en maintenance, quand d'autres demanderont un ticket
d'entrée élevé pour ensuite jouir d'un avantage compétitif.
Les choix techniques que vous effectuerez au début seront cruciaux pour la suite. Ces
décisions vous engageront sur le long terme. Rédiger un cahier des charges fonctionnel
vous permettra de générer des échanges autour des choix techniques qui vous seront
précieux.
2.5) Optimiser les budgets associés par besoin rempli
Il est dans votre intérêt d'optimiser le rapport : valeur d'un besoin / coût pour répondre
au besoin.
En vous basant sur un modèle de cahier des charges fonctionnel, vous allez très
rapidement identifier les déséquilibres. Ainsi, vous pourrez ajuster le tir et optimiser vos
budgets investis.
3) Comment remplir un cahier des charges fonctionnel ?
Pour bénéficier de ce qu'apporte ce document, il est important de comprendre comment
le rédiger.
Les 3 étapes clés pour remplir un cahier des charges fonctionnel
3.1) Analyse fonctionnelle
La première chose à faire est d'analyser les besoins que le produit aura pour vocation de
remplir. Pour cela nous vous conseillons de centrer ces réflexions autour des utilisateurs
et des différentes parties prenantes.
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Si vous construisez un produit à destination des utilisateurs, vous devez être en mesure
de répondre aux questions suivantes :
Qui sont-ils ?
À quel persona est-ce qu'ils correspondent ?
Combien de groupement d'utilisateurs existe-t-il ?
Qu'est-ce que ce produit va leur apporter ?
Que se passerait-il pour eux si ce produit n'existait pas ou devenait indisponible
?
4) Cahier des charges fonctionnel ou CdCF
Rassembler toutes les informations dans un document unique permet de rassembler toute
l'expression du besoin au même endroit et ainsi de faciliter les échanges avec votre
prestataire.
4.1) Que contient un cahier des charges fonctionnel ?
Voici ce que vous devez inclure dans votre cahier des charges fonctionnel :
1. Introduction au projet : les objectifs de votre projet et de votre société ;
2. Tableau fonctionnel : les besoins fonctionnels et comment mesurer leur succès ;
3. Contraintes graphiques : les designs et l’identité visuelle ;
4. Contraintes techniques : les spécificités techniques sur lesquelles il faudra
s’aligner ;
5. Encadrement du projet : le calendrier du projet et les responsabilités de chaque
partie prenante.
Comment remplir ces parties.
5) Introduction au projet
5.1) Votre entreprise
Il s'agit ici de décrire votre entreprise.
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5.2) Typologie de produit
Quel type de produit souhaitez-vous créer (ex : application mobile, un robot, une
voiture...) ?
Ajoutez des spécificités ici (ex : s’il s’agit d’une voiture, est-ce une thermique
ou aussi hybride.
5.3) Quels sont les objectifs du produit ?
Pourquoi est-ce que ce projet prend forme ?
Quel objectif business est-ce que ce produit remplira ?
Quels produits similaires vous inspirent ? Pourquoi ?
Est-ce un projet de refonte d’un produit existant ou la création d’un nouveau
produit ?
5.4) La valeur ajoutée du produit
Quelle est la promesse du produit ?
Quelle valeur ajoutée apportera-t-il ?
5.5) Le modèle économique
Sur quel business model est-ce que votre produit sera basé ?
Décrivez les différentes sources de revenus visées pour votre produit.
S'il ne s'agit pas d'un produit qui a pour but de générer des revenus alors
comment sera mesurée la réussite du produit en matière de valeur ajoutée ? Qui
sera le financeur du produit ? Est-ce que cette partie prenante aura des exigences
à faire valoir pour continuer son financement ?
5.6) Pour qui ?
Il est important de bien décrire qui sont les utilisateurs de votre produit.
Vous aurez très probablement plusieurs typologies d’utilisateurs différentes. Il est dans
votre intérêt de les décrire en les segmentant par groupes d'utilisateurs. Pour chaque
groupe d'utilisateurs, vous pouvez établir leur persona et inscrire leur rôle et attentes.
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5.7) Vision moyen-long terme
Quelles seront les métriques qui permettront de mesurer le succès de
votre produit ?
Quel est le nombre d'utilisateurs actifs visé ?
Quelles sont les prochaines échéances pour le projet ?
Nous vous conseillons de déterminer les KPIs (Key Performance Indicator = Indicateur
Clé de Performance) de votre produit au début de votre projet. Cela vous permettra de
mettre l'accent sur les bonnes priorités.
5.8) Priorités
Quelles sont les fonctionnalités prioritaires ? Nous vous invitons à hiérarchiser par ordre
d’importance et d’urgence les fonctions que vous voulez que votre produit remplisse.
Ce framework qui fait partie des méthodologies agiles permet de vous faciliter le travail
de priorisation et de hiérarchisation de vos besoins. Il se décompose sous la forme
suivante : MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t).
Must : fonctionnalités essentielles et non négociables.
Should : fonctionnalités à implémenter dans la mesure du possible.
Could : fonctionnalités qui contribuent à la satisfaction de l’utilisateur mais qui
ne sont pas essentielles.
Won’t : fonctionnalités hors de la portée du projet, mais qui pourraient être
intégrées plus tard.
6) Contraintes techniques
Si vous avez besoin d'exprimer un besoin technique très poussé, vous pouvez effectuer
un cahier des charges technique. Entre un cahier des charges fonctionnel et technique, il
y a des différences. Le second présente le moyen souhaité pour arriver à un résultat alors
que le premier met l'accent sur le résultat attendu. C'est alors au prestataire de proposer
le moyen le plus adéquat.
6.1) Spécifications TechniquesContraintes à respecter
Si vous avez des contraintes techniques à respecter dans votre projet, c'est l'endroit où
les intégrer. Voici des exemples de typologies de contraintes que vous pourriez avoir :
Technologies à utiliser ;
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Dépendances ;
Compatibilités ;
Maintenabilité ;
Sécurité ;
Traitement des données.
6.2) Encadrement du projet
Typologies des prestations demandées
Dans cette partie, vous décrirez ce que vous attendez de la part de vos prestataires.
Cette partie est très importante. Prenez le temps d'expliciter vos attentes. S'il y a
certaines réponses que vous n'avez pas, expliquez au prestataire qu'il aura une latitude
pour vous proposez quelque chose pour y répondre.
6.3) Ressources disponibles
Quelles sont les ressources, humaines ou non, dont vous disposez pour ce projet ?
Quels sont leurs rôles et leurs disponibilités ?
7) Dates clés du projet
Si votre projet est lié à des dates précises, communiquez les. Il est important aussi de
mentionner la façon dont s'organisera le suivi des avancées.
8) Critères de choix
Ici, vous indiquerez les critères qui vous feront choisir un prestataire plutôt qu'un autre.
9) Finances pour le projetrsque le budget n'est pas défini
Si vous ne connaissez pas votre budget à ce stade, ce n'est pas grave. Votre prestataire
saura vous fournir une estimation. Il vaut mieux leur laisser la liberté plutôt que de les
contraindre en amont.
Lorsque le budget est défini