L’AUDIT HACCP
1. RAPPEL DES DIFFERENTES PHASES
Cette activité peut être décomposée suivant les phases principales :
• phase préliminaire
• réunion préparatoire
• exécution de l’audit
• rapport d’audit
• réponse du fournisseur
• analyse de la réponse et suites d’audit
• conservation des dossiers
1-1 Phase préliminaire
Il s’agit tout d’abord de définir pour quelles activités on décidera d’effectuer un audit.
Les éléments retenus peuvent être :
• l’importance du produit
• les problèmes déjà rencontrés sur des produits du même type
• les exigences externes.
L’organisme désigné responsable de l’audit devra :
• fixer les dates
• coordonner les dates
• désigner les équipes d’auditeurs
• confirmer les dates
• fournir aux différents responsables les éléments en sa possession afin que soit préparé
l’audit.
L’équipe d’audit
Elle se composera systématiquement d’un responsable d’audit. Lui seront adjoints un ou
plusieurs auditeurs et éventuellement un spécialiste technique.
Une attention particulière sera portée à la qualification des auditeurs suivant les
spécificités du produit.
1-2 La réunion préparatoire
Elle doit être conduite par le responsable de l’équipe d’audit auquel il appartient de :
• définir l’étendue de l’audit
• envoyer le programme détaillé de l’audit au fournisseur
• informer les membres de l’équipe sur les exigences en matière d’HACCP et sur les
exigences particulières
• répartir les tâches
• prévoir les arrangements matériels.
Les questionnaires peuvent être rédigés au cours de cette réunion ou par chaque auditeur
avant l’audit.
La réunion préparatoire doit faire l’objet d’un compte rendu reprenant chacun des points
abordés et permettant aux auditeurs de connaître leurs attributions respectives.
1-3 L’audit
L’audit se décompose en 3 phases principales :
• la réunion d’ouverture
• l’audit
• la réunion de clôture
La réunion d’ouverture (à la date et l’heure prévues, présence de toute l’équipe)
Elle permet :
• de rappeler l’objet de l’audit
• de présenter l’équipe d’auditeurs et le personnel audité
• de préciser le programme détaillé et de le modifier en fonction des disponibilités du
personnel
• de confirmer l’heure, le lieu de la réunion de conclusion, afin d’y inviter le personnel
adéquat.
L’audit
Chaque auditeur examine la partie du plan HACCP et son application qui ont été définies
lors de la préparation.
Le questionnaire préétabli doit servir de guide afin d’éviter les omissions.
Toute observation ou remarque devra être notée. Les non-conformités graves devront être
immédiatement signalées après consultation du responsable de l’audit, et non pas lors de
la réunion de conclusion.
Il est important de consigner chaque élément afin de connaître exactement sur quoi ont
porté les investigations et de noter clairement les références.
Les sujets qui n’auront pu être examinés faute de temps, d’interlocuteur... devront être
identifiés et mentionnés lors de la conclusion lorsqu’ils laissent une zone d’ombre sur une
partie des activités.
La réunion de conclusion
Elle est précédée d’une réunion interne à l’équipe d’audit qui permet de :
• débattre avec tous les membres de l’équipe chaque point trouvé défectueux au cours
de l’audit
• rédiger les commentaires pour chaque point
• préparer la conclusion générale sur le plan HACCP mis en place.
Une attention particulière devra être portée à la rédaction des commentaires pour qu’ils
soient parfaitement compris et acceptés lors de la réunion de conclusion, et également
parce qu’ils ne devront plus être changés ultérieurement (notamment dans le rapport
d’audit). Une convention doit être adoptée pour la désignation et la graduation de chaque
anomalie.
Les termes les plus couramment utilisés sont :
• Non-conformité : traduisant une non-conformité aux exigences
• Observation : traduisant une non-conformité d’application
• Remarque : lorsque le système mis en place ne semble pas offrir toutes les garanties
bien qu’aucune anomalie n’ait été détectée.
• Recommandation : bien que non imposée par les textes réglementaires, certains
donneurs d’ordre assortissent leurs observations de recommandations pour satisfaire
aux exigences.
La réunion de conclusion doit se tenir en présence de la direction concernée. Le
responsable de l’audit ou chacun des auditeurs lit le rapport de ce qui a été examiné au
cours de l’audit, rappelle les points qui n’ont pas été examinés, en donnant les motifs le
cas échéant, et expose les non-conformités et remarques.
Afin d’éviter les interruptions et de ne pas être entraîné vers un deuxième audit, reporter
les questions à la fin de l’exposé. Se rappeler que tout doit être clarifié avant le départ de
l’équipe d’audit.
Le responsable d’audit doit enfin :
• avertir l’audité de la transmission d’un rapport
• avertir l’audité qu’il devra répondre dans les temps impartis
• donner à l’audité une conclusion générale sur l’efficacité de son programme qualité.
La réunion de conclusion est un instant délicat ; ce ne sont pas les personnes mais le
système HACCP qui est en cause.
1-4 Le rapport d’audit
Le rapport d’audit doit refléter fidèlement le sujet et le contenu de l’audit.
Il doit être daté et signé par le responsable d’audit et contenir les éléments suivants :
• objectif et domaine d’application de l’audit
• rappel du ou des différentiels
• identification des auditeurs, des audités et de l’organisme audité
• observations ou non-conformités
• appréciation du degré avec lequel l’audité se conforme aux principes HACCP
Toute communication entre la fin de l’audit et l’envoi du rapport doit se faire par le
responsable d’audit.
1-5 La réponse
L’audité a la responsabilité de déterminer et de lancer les actions correctives nécessaires
pour corriger une non-conformité ou pour en éliminer la cause. Il doit mettre en oeuvre
cette action dans un délai compatible avec les activités affectées par la non-conformité.
Les propositions d’actions correctives doivent être envoyées à l’auditeur dans les délais
impartis ou conformément à un état d’avancement convenu entre les parties.
1-6 Analyse des réponses et suite d’audit
Les réponses sont analysées par le responsable d’audit. Le suivi des actions correctives
peut se faire par échange de courrier mais également par un audit de suivi qui ne porte
que sur les points trouvés défectueux.
1-7 La conservation des dossiers
Les documents d’audits doivent être conservés conformément aux accords passés entre
le client, l’organisme chargé de l’audit et l’audité.
Parmi ces documents on peut citer :
• le compte rendu d’examen du manuel
• le rapport d’audit
• le ou les rapports de suite à audit et audit de suivi
• les questionnaires d’audit et d’audit de suivi.
Une attention particulière doit être portée sur la non divulgation des informations.
2. RECOMMANDATIONS CONCERNANT LE CONTENU DE L’AUDIT
HACCP
Un audit HACCP peut porter sur différents points qu’il convient de distinguer :
• application de la méthodologie HACCP
• adéquation du système HACCP aux objectifs de sécurité alimentaire
• application du système HACCP mis en place
Selon les besoins, les demandes et les objectifs, l’audit HACCP peut porter sur un, deux
ou trois de ces points.
2-1 Audit d’application de la méthodologie
L’objectif est de déterminer les écarts entre la méthode HACCP, telle qu’elle est définie
dans le codex alimentarius, et les pratiques de l’entreprise.
Les points à auditer sont alors :
• le respect des 12 étapes de la méthode
• la connaissance par les personnes concernées.
Les écarts constatés sont très variables d’une entreprise à l’autre. On peut citer :
• l’absence d’expert microbiologiste dans le groupe HACCP
• l’insuffisance du système de validation des limites critiques
• l’absence de système de révision.
2-2 Audit sur l’adéquation du système aux objectifs de sécurité alimentaire
Il s’agit du point le plus délicat à auditer :
les objectifs de sécurité alimentaire sont difficiles à définir (le risque zéro n’existe pas)
l’expertise et le temps nécessaire à un audit valable sur ce point sont difficilement
compatibles avec les conditions normales d’un audit.
Les points à auditer sont les suivants :
• le choix des C.C.P. est-il judicieux ?
• les limites critiques sont-elles convenablement établies ?
• les fréquences de contrôle sont-elles suffisantes ?
• Pour pouvoir statuer sur ces questions, l’auditeur doit être un spécialiste du ou des
produits concernés, il s’appuiera entre autres sur :
• les guides de bonnes pratiques
• l’expérience développée dans l’entreprise
• l’expertise associée à la démarche
• l’expérimentation qui a pu être mise en place pour répondre à ces 3 questions.
Les écarts constatés risquent toujours de sortir de l’audit strict pour tomber dans le
jugement de valeur.
2-3 Audit de l’application du système
Ce point est le plus simple à auditer, il consiste à constater les écarts entre ce qui a été
défini (et écrit) et ce qui est réalisé sur le terrain.
L’auditeur n’a pas à se poser les questions vues plus haut (2-2) sur la valeur du système
mis en place.
Les écarts sont alors facilement classables en :
• écarts documentaires (mise à jour,...)
• écarts d’applications (non-respect des dispositions)