MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT TECHNIQUE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE UNION – DISCIPLINE – TRVAIL

………………………………………………………………………………………………………………………

Direction de l’enseignement technique ANNEE ACADEMIQUE : 2006-2007

Et de la formation professionnelle

IFPG – ISFPT COVALMA

INSTITUT DE LA FORMATION INDUSTRIE sarl
PROFESSIONNELLE ET GENERALE
INSTITUT SUPERIEUR DE LA FORMATION
PROFESSIONNELLE ET TECHNIQUE

RAPPORT DE STAGE

THEME :

Présenté par : M. KOUYA HINE PATRICK HERVE

Etudiant en FINANCES-COMPTABILITE

MAITRE DE STAGE PROFESSEUR SUIVEUR

[Link] SIDY M. M’ BAYE GEORGES

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Rapport de stage présenté par KOUYA HINE PATRICK HERVE
THEME : LE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS: Cas COVALMA
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SOMMAIRE

DEDICACES………………………………………………………………….....3
REMERCIEMENTS………………………………………………………….. 4
AVANT PROPOS……………………………………………………………... 5
INTRODUCTION…………………………………………………………….. 6

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA CVI…………………. 7

I- HISTORIQUE……………………………………………………………. 8

1- Création………………………………………………………………... 8
2- Activité……………………………………………………................... 8

II- ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT………………………… 9

1- Organisation………………………………………………………….... 9
2- Fonctionnement de l’entreprise………………………………………... 10
a/ le Directeur général.…………………………………………………….10
b/ le Directeur Adjoint..…………………………………………………. 10
c/ le chef du personnel………………………………………………….... 10
d/ le service comptabilité………………………………………………… 11
f/ le chef de production scierie………………………………………….. 11
g/ le chef d’exploitation………………………………………………….. 12
h/ le chef de production………………………………………………….. 12
i/ le chef garage engins………………………………………………….. 12
j/ le service achat…………………………………………………………. 12
l/ les ouvriers……………………………………………………………… 13

DEUXIEME PARTIE : TRAITEMENT DES FACTURES

FOURNISSEURS……………………………….. 14

I- PRESENTATION DES DIFFERENTS TYPES

DE FOURNISSEURS…………………………………………………… 15

1- fournisseurs réguliers…..……………………………………………… 15
2- fournisseurs intermédiaires…………………………………………… 16
3- fournisseurs occasionnels……………………………………………... 16

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II- TRAITEMENT EXTRA COMPTABLE…………………………….... 16

A- FACTURES DE GRUMES…………………………... ………………. 17

1- établissement du bon de commande………………………………….. 17
2- la réception de la facture…………………………………………….... 18
3- la vérification…………………………………………………………. 18
B- FACTURE DE CARBURRANT…………………………………....... 18
1- processus d’approvisionnement en grumes………………………….... 18
2- réception du bon de livraison………………………………………….. 19
3- établissement de la facture…………………………………………….. 19
C- FACTURE DES AUTRES ACHATS ET DIVERS……………………. 20
1- bon de commande……………………………………………………... 20
2- réception et vérification de la facture………………………………… 20

III- TRAITEMENT COMPTABLE………………………………………… 21

1- l’imputation comptable……………………………………………….. 21
2- la comptabilisation de la facture……………………………………… 22
3- le classement des pièces comptables.………………………………… 23
4- exemples de schémas d’écritures……………………………………... 24

IV- REGLEMENT ET CONSERVATION DES FACTURES………….... 27

1- règlement des factures………………………………………………… 27

2- exemples d’écritures de règlement……………………………………. 28
3- conservation des factures……………………………………………… 29
4- schéma général du circuit des factures………………………………... 29

TROISIEMME PARTIE : CRITIQUES ET SUGESTIONS……………. 34

I- CRITIQUES……………………………………………………………… 35
II- SUGESTIONS…………………………………………………………… 36

CONCLUSION…………………………………………………………………………. 37

ANNEXES………………………………………………………………………………. 38

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DEDICACES

Je voudrais avant les dédicaces rendre hommage à mon défunt

père feu BLEHI KOUYA qui aurait été très heureux de mes
prestations scolaires.

Je dédie cette œuvre à :

 ma mère TAHO ANNA FRANCOISE qui m’a toujours soutenu en
partageant avec moi mes moments de joie et de douleurs et qui ne
ménage aucun effort pour me voir évoluer.
 mes frères et sœurs ELVECIA, TIBURCE, VIRGIL, BRIGITTE,
AIPHAL, MOISE, RITA et CARINE qui ont contribué à mon
épanouissement et à la convivialité familiale.
 mes amis MESSET JEAN PAUL, OLOSUNDE ELISHA,
KOGLOIN CLAVER, RICHARD qui n’ont donné le zèle dans le
travail et m’ont quelques fois apporté leur soutien de tout genre.

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REMERCIEMENTS
Je voudrais signifier ma reconnaissance et ma gratitude à l’endroit
des personnes qui ont bien voulu m’apporter une aide véritable durant
ma formation scolaire.

De prime abord, j’aimerais remercier le seigneur JESUS CHRIST

pour son secours, sa gratitude et ses bienfaits pendant mes moments
de peine et de joie. Il a été celui qui a ouvert les portes de la réussite
dans ma vie. MERCI SEIGNEUR.

Aussi voudrais-je remercier ma famille qui m’a soutenu au plan moral,

financier et spirituel.

En outre, pour m’avoir permis d’effectuer mon stage à la COVALMA

INDUSTRIE dans de bonnes conditions et aussi pour la mise à jour du
présent rapport, je tiens à adresser mes sincères remerciements à :
- [Link] PEREZ : le directeur général de Covalma
Industrie ;
- [Link] : le directeur administratif et financier
- [Link] TOURE : le chef comptable

De même, pour m’avoir prodigué de sages conseils je témoigne toute

ma gratitude à l’endroit du corps professoral du groupe IFPG-ISFPT
particulièrement à mon professeur suiveur M. M’BAYE GEORGES
sans toutefois oublier tout le personnel du service comptable de la
Covalma industrie.

AVANT- PROPOS
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Le groupe IFPG-ISFPT, initialement basée à Korhogo a été créée

en……par M……... Du fait de la guerre, elle s’est délocalisée à
Abidjan Plateau précisément à la cité RAN. Cette école a connu un
grand succès du fait de la qualité de son enseignement et de sa
politique sociale très avantageuse pour les élèves et les parents
d’élèves

Le groupe IFPG-ISFPT forme les étudiants sur deux ou trois ans selon
le niveau d’étude dans les filières suivantes :
- FINANCES- COMPTABILITE
- GESTION COMMERCIALE
- INFORMATIQUE DE GESTION
- TRANSPORT LOGISTIQUE
- INFORMATIQUE INDUSTRIELLE ET MAINTENANCE

Cette école prépare les étudiants aux diplômes suivants :

- DESS (diplôme d’étude supérieur spécialisé)
- MASTER
- BTS (brevet de technicien supérieur)
- BT (brevet de technicien)
- BAC G1 et BAC G2

Les étudiants admissibles aux différents diplômes doivent faire un

stage et le soumettre à un jury pour l’admission finale. C’est dans cet
ordre d’idée que j’ai effectué un stage à COVALMA INDUSTRIE
après mon admissibilité au BTS pour confronter mes connaissances
théoriques aux réalités du monde de l’entreprise.

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INTRODUCTION
Dans les années qui ont suivi l’accession à l’indépendance de la
Cote d’Ivoire, le bois constituait le troisième produit d’exploitation
ivoirienne, après le café et le cacao. Cette situation engendra une
panoplie d’investisseurs étrangers en Cote D’Ivoire qui vont créer
plusieurs entreprises. L’exploitation du bois générait d’énormes
ressources tant pour les exportateurs que pour le pays.
Ces entreprises de transformation sont à l’origine d’une diversité de
produits dérivés du bois qui sont destinés à la vente.
COVALMA INDUSTRIE en fait partie ; et pour sa bonne gestion,
comme toute grande entreprise elle a créée en son sein un service
comptabilité dans lequel nous avons effectué notre stage.
Ainsi le thème alloué à notre stage est LE TRAITEMENT DES
FACTURES FOURNISSEURS.

Notre rapport s’articulera autour des points suivants :

 La présentation de la COVALMA INDUSTRIE ;
 Le traitement et l’analyse des factures fournisseurs ;
 Les critiques et les suggestions.

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PREMIERE PARTIE

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I- HISTORIQUE

1/ création
Le groupe Covalma (Coperativa Valenciana de Madera),
société espagnole, décide de racheter la société SOFIBOI pour
en faire COVALMA INDUSTRIE (ISSIA) depuis le 02 Février
1997. En effet, la SOFIBOI était une société ivoirienne
d’exploitation forestière et une scierie.
Après la baisse des coûts du bois sur le marché international,
elle rencontre des difficultés dans sa gestion.
La Covalma alors cliente de SOFIBOI la rachète afin de
continuer son exploitation.
Cette unité de production est située dans le village appelé
GAZIBOUO sur l’axe ISSIA-GAGNOA. Elle a débuté ses
activités le 01 Août 1997. Son siège social est à Issia.
Le but principal de la COVALMA INDUSTRIE est la
recherche du bois d’œuvre et d’ébénisterie pour le
ravitaillement de ses clients principalement étrangers.

2/ activité

Depuis sa création, l’activité principale de la COVALMA

INDUSTRIE (CVI) est l’exploitation du bois.
La scierie d’ISSIA est chargée de la transformation des billes de
bois en déroulés et en débités.
Dans le souci de satisfaire au mieux sa clientèle et d’être efficace
dans son activité, elle a installé une unité de production à MAN
chargée aussi de la transformation des grumes en débités, un
bureau à SAN PEDRO chargé du transit de ses produits et un
bureau à ABIDJAN chargé des relations avec l’administration
générale. Notons que Covalma industrie est une société
exportatrice car près de 95% de sa production est destiné à
l’exportation.

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II-ORGANISATION ET FONTIONNEMENT
1/organigramme

DIRECTEUR GENERAL

DIRECTEUR ADJOINT

Chef du Chef de Chef Chef du Chef de

Service production d’exploitation personnel produc-
Comptable scierie tion
Déroulage

Comptables chefs chefs chef

D’équipe D’équipe D’équipe

Ouvriers ouvriers ouvriers

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2/ fonctionnement de l’entreprise

Comme toute entreprise, la CVI a une structure hiérarchique

dirigée à chaque niveau par des chefs de services.
Les différents services sont les suivants :
 La Direction Générale
 Le service comptabilité
 Le service achat
 La scierie
 L’exploitation forestière
 Le déroulage
 Le garage engin

a) Le Directeur Général

La société est dirigée par M. IGNACIO PEREZ qui a pour rôle

de superviser toutes les activités. Il donne les grandes directives à
suivre dans le cadre de l’évolution et de l’épanouissement de la
société.

b) Le Directeur Adjoint

Il aide le Directeur Général dans l’accomplissement de sa

mission. Il se fait assister dans sa tache par les différents chefs de
service.

c) Le chef du personnel

Il est chargé de la gestion du personnel. Il coordonne et

harmonise les relations existant entre supérieurs hiérarchiques et les
subalternes. Il règle donc les conflits internes afin de faciliter
l’évolution de l’entreprise.

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d) Le service comptable

Ce département est chargé de la gestion financière de

l’entreprise. De ce fait, il gère plusieurs activités organisées comme
suit :
- le service de la facturation qui établi les factures
- le service de la paie qui s’occupe du traitement des salaires du
personnel
- le service de la gestion des comptes qui enregistre toutes les
opérations effectuées à la CVI.
- Etablit les arrêtés des comptes mensuels.

f) Le chef de production de la scierie

Il a pour rôle de superviser tous les travaux de la scierie. Il donne

des instructions aux employés de sa section et signifie aux supérieurs
hiérarchiques toutes les anomalies qui pourraient entraver le bon
fonctionnement des travaux.
Il organise les travaux de transformation de grumes en débités. Ces
produits sont destinés soit à la vente locale, soit à l’exportation.

g) Le chef d’exploitation

Il a pour rôle de gérer les activités concernant la forêt. Il

s’occupe de l’approvisionnement en grumes, la gestion du mouvement
des grumiers et des engins destinés à l’exploitation forestière. Il sert
de lien entre les fournisseurs de bois et l’entreprise.

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h) Le chef de production déroulage

Il est chargé de la gestion de l’activité du secteur déroulage et du

contrôle du travail des employés de sa section. Il fait le rapport de tous
les travaux de son service aux chefs hiérarchiques. Il gère la
production des déroulé.

i) Le chef de garage engins

Il s’occupe de la mise en état des engins et de l’activité des

employés du garage. Il assure l’harmonie entre l’administration et le
garage. Il veille sur l’entretien des engins.

j) Le service achat

Ce service est chargé Il est chargé de la réception des bons de

commandes internes, de remplir les bons de commandes externes, de
passer les commandes des marchandises, de les réceptionner et de
gérer le stock des consommables de l’entreprise.

l) Les ouvriers

Ils sont chargés d’effectuer tous les travaux pratiques et de

respecter les consignes données par les chefs hiérarchiques.

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DEUXIEME PARTIE

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Le fournisseur est une personne physique ou morale qui

vend à des tiers (clients) des biens ou services en contrepartie d’une
rémunération prédéfinie en fonction de la qualité, la quantité et le
montant du bien ou du service détaillé sur une facture. Celle-ci est
établie par le fournisseur au compte du client et comporte les éléments
tels que la qualité, la nature et le prix du bien ou du service vendu.
En droit, elle est non seulement une preuve mais également une
exigence de l’administration fiscale.

Concernant les factures, nous en avons deux (2) types qui sont : les
factures de doit et les factures d’avoir.
- Les factures de doit sont établies par le fournisseur en cas de
livraison de marchandises commandées par le client.
- Les factures d’avoir sont aussi établies par le fournisseur en cas de
non-conformité de la marchandise, de retour de marchandises ou
erreur de facturation.

I- PRESENTATION DES DIFFERENTS

TYPES DE FOURNISSEURS

La CVI dispose de trois (3) types de fournisseurs qui sont :

- les fournisseurs réguliers ;
- les fournisseurs intermédiaires ;
- les fournisseurs ordinaires ou occasionnels
Ils disposent tous d’un compte général qui est le « 40110000 ».
Le compte 40110 pour les autres fournisseurs ;
Le compte 40111 pour les fournisseurs de bois ;
Le compte 40112 pour les transporteurs.

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1/ Les fournisseurs réguliers

Ce sont des fournisseurs qui ont une bonne renommé sur le plan
nationale et sont une référence dans leur domaine d’action. Ils sont
sélectionnés sur la base de leur notoriété et de la qualité de leurs
produits ou de leurs prestations. Les échéances de règlement
négociées sont très avantageuses pour l’entreprise compte tenu du lien
de fidélité qui existe entre nous.

Exemple de fournisseurs contractuels :

- Bernabé
- Sacri
- Librairie de France

2/Les fournisseurs intermédiaires

Ce sont des fournisseurs issus d’un appel d’offre de la CVI. Leur

choix se fait toujours par une facture pro forma suivie d’un bon de
commande. Leur règlement se fait selon une échéance fixée avec
l’accord des deux (2) parties.
Exemples de fournisseurs intermédiaires :
- Ets Karamoko

3/Les fournisseurs occasionnels

Ces fournisseurs ont à peu près les mêmes caractéristiques que

les fournisseurs intermédiaires. A la différence de ceux-ci ils sont
réglés au comptant.
Exemple de fournisseur occasionnel;
SOTREF

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II- TRAITEMENT EXTRA COMPTABLE

Avant d’arriver au traitement extra comptable, il serait

important de noter que le journal des achats de la CVI comporte
plusieurs rubriques. Ces rubriques n’ont pas toutes le même traitement
extra comptable. Nous avons par exemple les approvisionnements en
carburant, dont le traitement diffère des approvisionnements en
grumes ou en matières consommables ou encore, en fournitures de
bureau. Nous examinerons donc, pour chaque rubrique, le traitement
qui y est fait.

A/ FACTURES DE GRUMES

1/ processus d’approvisionnement
en grumes

Le département chargé de l’approvisionnement et du traitement

extra comptable des grumes est le département forêt. La CVI étant une
entreprise industrielle de transformation de bois en débités et en
déroulés, les grumes constituent donc la matière première.
Concernant les grumes, il faut dire qu’une fois le besoin se fait
sentir, le département forêt l’exprime aux exploitants forestiers.
Contrairement aux autres procédures d’achat, les commandes de
grumes ne se font pas par un bon de commande, mais plutôt de façon
verbale.

2/ Réception du bon de livraison

Les grumes sont ainsi livrées avec un bordereau de route appelé

BRH (annexe 1) qui comporte l’essence du bois, le nom du
fournisseur, le cubage etc. Ce document est établi par le cantonnement
des eaux et forêt de la région et est considéré comme le bon de

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livraison. Les grumes et les bordereaux de brousse sont réceptionnés

par le commis cubeur de la société.

Ce dernier vérifie la qualité des grumes et, va noter sur le bordereau,

tous les défauts qu’il y a sur le bois (les bosses et les trous) afin de lui
donner son cubage réel en vue d’établir une note de crédit.

3/ Etablissement de la facture

Une fois ce travail effectué, le bordereau est déposé au

responsable des enregistrements et de gestion du stock grumes du
département forêt. Celui-ci établi un connaissement (annexe 2) qui est
un document plus élaboré qui porte les cubages réels après correction.
Il l’enregistre par la suite dans un logiciel appelé GIMC et tire la note
de crédit (annexe 3). Après quoi, il établi maintenant la facture
définitive qu’il joint au autres documents et les dépose à la
comptabilité après avoir pris soin de garder une copie et d’envoyer
également une copie au fournisseur. Ces factures feront l’objet d’un
traitement comptable.

Nous pouvons donc remarquer que le traitement extra comptable

des factures fournisseurs des grumes est différent de celui des autres
achats et divers car, dans le cas des grumes, c’est le client qui établi la
facture et non le fournisseur.
Aussi, serait-il important de noter que le fournisseur a un droit de
regard sur les manœuvres qui consistent à donner les vrais cubages des
grumes car le prix de la marchandise est fonction du cubage et de
l’essence du bois.

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B/ FACTURES DE CARBURANT

1/ Bon de commande

Le service de gestion du carburant informe la direction lorsque le

stock d’alerte est atteint. Après vérification à partir des documents
présentés, la direction informe le responsable des achats par une note.
Cette note comporte la quantité de gasoil à commander. Ce dernier
remplit un bon de commande qui porte sa signature. Ce bon de
commande est signé par l’administration.
Notons qu’au niveau du carburant, il n’y a pas de factures pro forma à
recevoir des fournisseurs car il n’y a qu’un seul fournisseur qui est
ROYAL OIL. Le bon de commande est ainsi expédié au fournisseur en
question (par fax) qui nous livre la quantité de marchandise souhaitée.

2/ Réception et vérification de la facture

Dès réception de la facture, le service achat signe le bon de

livraison après avoir vérifié l’exactitude de ce qui a été commandé à
ce qui a été livré. Le bon de livraison est joint à la facture et déposé au
service comptable pour être enregistrée, après que le responsable des
achats ait pris soin de garder une copie.
Après chaque quinzaine, le responsable de la pompe à essence remet
les bons de sorties de carburant (annexe 4) à la secrétaire. Celle-ci fait
le bilan de tout ce qu’elle a reçu et le décrit sous forme de tableau
qu’elle remet à la comptabilité pour enregistrement

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C/ FACTURES DES AUTRES ACHATS ET DIVERS

Par autres achats, il faut entendre tous les achats, autres que les
grumes et le carburant car ces derniers n’ont pas les mêmes
traitements et sont gérés par des services différents du service achat.

1/Etablissement du bon de commande

Pour une période donnée, les besoins des différentes entités de la

CVI sont identifiés. Ces besoins sont exprimés sur des fiches (appelés
bons de commandes internes) par les chefs de services ou de
départements et sont transmises au responsable des achats. Celui-ci
fait appel à un ou plusieurs fournisseurs selon le besoin si les produits
demandés ne sont pas en stock. Ces fournisseurs établissent des
factures pro forma (annexe 5) qui donne une idée du prix et des
conditions de vente avant la commande.

Le service achat étudie apprécie les différentes factures pro

forma et choisi les propositions les plus avantageuses (une bonne
qualité à un prix abordable). Ensuite, les bons de commande externes
(annexe 6) sont établis par le responsable des achats. Ils sont signés
par lui et la direction et sont adressés par la suite aux fournisseurs
choisis. Les fournisseurs avisés livrent les marchandises
accompagnées du bon de livraison (annexe 7) et de la facture
définitive (annexe 8) qui sera l’objet d’un traitement comptable.

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2/ La réception de la facture

Dès réception de la facture, le service qui a émis les bons de

commande, c'est-à-dire le service achat vérifie les quantités de
marchandises, les bons de livraisons, les bons de commande et la
facture. Lorsque tout est conforme, il appose sa signature sur le bon de
livraison et transmet tous les documents au service comptable après en
avoir gardé une copie.

3/ La vérification

Une fois la facture parvenue au service comptable, elle est

transmise au comptable chargé de l’enregistrement des différentes
opérations. Il vérifie l’exactitude du montant :
- du bon de commande ;
- du bon de livraison ;
- de la facture ;
- la conformité entre le bon de commande, le bon de livraison et la
facture.

III- TRAITEMENT COMPTABLE

Contrairement au traitement extra comptable, qui diffère selon le
type d’achat, le traitement comptable est le même. Sauf celui de la
gestion du carburant qui est un peu spécial au niveau de
l’enregistrement.

1/ L’imputation comptable

L’imputation comptable est une action par laquelle les numéros de

compte sont attribués aux différentes opérations afin de mieux les
comptabiliser. Une fois l’imputation terminée, le comptable attribue
des numéros de pièce à chaque facture à comptabiliser.

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Ces numéros de pièce permettent de classer les factures afin de

faciliter les recherches en cas de besoins.
Après avoir effectué ces opérations, le comptable passe à
l’enregistrement des opérations dans le journal.
Il faut cependant noter que la CVI dispose de plusieurs types de
journaux à savoir :

-Le journal AA : achat divers ou autres

-Le journal OD : opérations diverses
-Le journal AG : achat de grumes
-Le journal VE : vente à l’export
-Le journal BA : banque Atlantique
-Le journal BOA : banque of Africa
-Le journal CA : caisse

Les opérations sont donc enregistrées dans les journaux en fonction de

leur nature.

2/ La comptabilisation des factures

Comme indiqué plus haut, de façon générale les comptes de

charges sont débités et les comptes de produits sont crédités. Mais au
niveau du carburant, lorsque nous recevons notre facture, nous
l’enregistrons d’abord en stocks. Après chaque quinzaine, la
comptabilité reçoit les bons de sorties de carburant afin de les
comptabiliser maintenant en fonction de ce qui a été effectivement
consommé.
Nous verrons plus loin, quelques exemples d’écritures qui nous
permettrons de mieux appréhender cela.

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a) les factures de doit

Nous tenons à préciser que tous les enregistrements se font sur le

logiciel SAARI SAGE. Pour accéder au logiciel, nous faisons double
clic sur l’icône ou encore, nous procédons de la manière suivante :
Démarrer – programme – sage sarri – compta 100 – compta 100.

Une fois accédé au logiciel, nous verrons six (6) fenêtres. Nous
cliquons sur « traitement ». Une liste déroulante des opérations que
l’on peut effectuer dans cette fenêtre s’affiche.

Nous cliquons ensuite sur « saisie des écritures ». Une boite de

dialogue apparaît dans laquelle nous cliquons sur le code « AA » pour
les autres achats, sur « AG» pour les opérations d’achats de grumes
etc. Le journal s’affiche alors sur notre écran.

Une fois dans le journal des achats, nous pointons notre curseur
dans la première colonne que nous renseignons. Pour renseigner les
autres colonnes, nous tabulons. Après avoir enregistré un élément,
nous appuyons la touche « entrée » du clavier pour enregistrer une
autre opération.

b) les factures d’avoir

Les factures d’avoir s’enregistrent dans les mêmes journaux que

les factures de doit en fonction du type d’achat effectué. Le processus
d’accès aux différents journaux sont les mêmes, mais l’enregistrement
diffère.
Les factures d’avoir s’enregistrent de deux (2) manières :
- nous pouvons passer les mêmes écritures que la facture de
doit et faire précéder les montants d’un signe négatif ;

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- nous pouvons passer l’écriture contraire de la facture de doit,

c'est-à-dire que les comptes crédités dans la facture de doit
sont débités dans l’avoir et ceux débités dans la facture de
doit sont crédités dans la facture d’avoir.

3/Classement des pièces comptables

Après validation des écritures comptables, nous procédons au

regroupement des pièces en fonction en des numéros.
Ces pièces comptables sont constituées :
- de la facture
- du bon de commande
- du bon de livraison
- de la fiche de crédit pour les achats de billes de bois.
Après leur constitution ces pièces comptables sont rangées
chronologiquement, selon le mois, dans des classeurs « ACHAT»
affectés à chaque type de fournisseur.
Ex : -classeur fournisseur sifraco
-classeur fournisseur satec
-classeur fournisseur manut.

4/ Exemples de schémas d’écritures

- Le 30 novembre 2007, la CVI reçoit une facture de doit pour

achat de fournitures divers d’ateliers chez SIFRACO d’un montant de
3 000 000 FCFA HT pour les travailleurs des différents ateliers TVA
18%.
Cette opération sera enregistrée dans le journal « AA », c’est-à-dire
autres achats et divers.

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(30/11/2007) DEBIT CREDIT

60440231 Fournitures divers atelier 3000000

44520000 TVA sur achat 540000
40110sifrac Fournisseur sifraco 3540000

(facture sifraco n° 0056L)

- Le 17/08/2007 la CVI reçoit un chargement de grume d’un

montant de 10 000 000 FCFA du forestier JAMAL.
Cette opération s’enregistrera dans le journal des « achats de
grumes ». Pour les achats de grumes, il n’y a pas de TVA à payer.

(17/08/2007) DEBIT CREDIT

Achat de grumes 10000000
602102310
40111JAMAL Fournisseur Jamal 10000000

(fournisseur Jamal)

- Le 05 décembre 2007, la CVI reçoit une facture d’avoir de son

fournisseur sifraco d’un montant de 3 000 000 FCFA HT pour
mauvais état de marchandises livrées le 30/11/2007.
Cette facture s’enregistrera dans le journal « AA ».
La comptabilisation peut se faire de deux manières :

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Première manière

(05/12/07) DEBIT CREDIT

60440231 Fournitures d’atelier -3000000

44520000 TVA sur achat -540000
4011sifraco Fournisseur sifraco -3540000

(facture n°00235A)

Deuxième manière

(05/12/2007) DEBIT CREDIT

4011SIFRACO Fournisseur sifraco 3540000

60440231 Fourniture d’atelier 3000000
44520000 TVA sur achat 540000

(Facture n°00235A)

- Le 01/01/2007, la CVI reçoit une facture de son fournisseur en

carburant ROYAL d’un montant de 5 000 000 FCFA. Le 15/01/2007,
elle reçoit du secrétariat les bons de sorties. Le total des sorties est de
3 000 000 FCFA pour l’exploitant x, 1 000 000 FCFA pour
l’exploitant y et de 1 000 000 FCFA pour la consommation de l’usine.

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Enregistrement de la facture

(01/01/2007) DEBIT CREDIT

33100 Matière consommable 5000000

4011ROYAL Fournisseur Royal 5000000

(Facture royal oil)

Enregistrement des bons de sorties

(15/01/2007) DEBIT CREDIT

40111x Fournisseur x 3000000

40112y Fournisseur y 1000000
6042 Consommation combustible 1000000
33100 Matières consommables 3000000

(Bon n°12)

5/ Les déclarations TVA et contrôles

La CVI, est une entreprise assujettie à la TVA ; de ce fait, elle

est tenue de faire mensuellement ses déclarations TVA. La TVA à
payer se calcule en faisant la différence entre la TVA facturée sur
achat et la TVA facturée sur les ventes. Cette TVA déclarée peut faire
l’objet de control fiscal. Ainsi donc, l’un des documents sur lesquelles
les agents des impôts se basent pour faire leur control est la facture
fournisseur, qui leur permettra non seulement de vérifier si les
opérations comptabilisées ont été préalablement effectuées, et de
vérifier aussi l’état des achats et la TVA sur achats.

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Dans ce cas, toutes les factures sont sorties de leurs différents

classeurs afin de mieux être analysées. Après quoi, elles sont rangées à
nouveau pour être conservée pour une période de dix (10) ans comme
nous le disions plus haut.

Il en est de même pour le control de l’auditeur qui effectue une

mission d’audit en vue de la certification des comptes annuels.
Les factures peuvent faire l’objet de control de la part de ce dernier.

IV- REGLEMENT ET CONSERVATION

DES FACTURES

1/ Règlement des factures

Comme nous le disions plus haut, la CVI a trois (3) types de

fournisseurs. Le règlement des factures se fait donc en fonction des
montants à payer, du type d’achat et du fournisseur.
Les factures à échéance sont réglées par chèques bancaires à
l’échéance ou des traits.
Les factures dont les montants sont très importants sont réglées par
chèque bancaire si la CVI de dispose pas d’assez de liquidité dans ses
caisses.
Les factures au comptant sont payées par la caisse, mais à défaut de
liquidité dans ses caisses, la CVI peut faire des cheques bancaires pour
régler leurs fournisseurs.

Concernant les fournisseurs réguliers (gros fournisseurs), il faut

noter qu’avant le règlement, le fournisseur nous apporte un état
récapitulatif des factures (annexe 9) de la période concernée. Le
montant total de cet état est comparé au solde de notre grand livre de
tiers (annexe 10) pour vérifier la concordance des comptes. Si tel est le
cas, le règlement se fait automatiquement.

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Au cas contraire, on corrige les erreurs si elles proviennent de nous,

ou on le signale au fournisseur si les erreurs proviennent de lui. Après
correction, le règlement est fait.

2/ exemples d’écritures de règlement

Le 30/09/2007, la CVI règle son fournisseur Jamal par cheque

bancaire d’un montant de 10 000 000.

(30/09/2007) DEBIT CREDIT

40112JAMAL Fournisseur Jama 10000000

5211BOA Banque BOA 10000000

(Facture n°…..)

Le 15/12/2007 la CVI règle son fournisseur sifraco par cheque BACI

d’un montant de 3540000

(15/12/2007) DEBIT CREDIT

40111sifraco Fournisseur sifraco 3540000

5212BACI Banque BACI 3540000

(Facture n°……)

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Le 10/10/2007, la CVI effectue un achat de marchandises au comptant

d’un montant de 100 000 chez son fournisseur satec.

(10/10/2007) DEBIT CREDIT

6011 Achat de marchandises 100000

5711000 Caisse 100000

(facture n°…..)

3/ conservation des factures

Les factures étant très importantes, elles doivent être conservées

pour une durée de dix (10) ans, ainsi après le règlement toutes les
factures sont classées dans un classeur de manière chronologique en
fonction de la pièce constituée.

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4/schéma général du circuit des factures

au sein de la CVI

FOURNISSEUR

SERVICE COURRIER

SERVIVE DES ACHATS

CHEF COMPTABLE

CLASSEUR FOURNISSEUR

SERVICE FOURNISSEUR

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5/ Le lettrage des comptes de charges

Comme son nom l’indique, le lettrage est une technique qui consiste à
attribuer des lettres aux différentes opérations dont la somme des
montants figurant au débit est égale à la somme des montants qui
figurent au crédit. De façon générale, c’est une seule écriture au crédit
qui solde un ensemble d’écritures au débit.
En un mot, le lettrage nous permet d’attribuer des lettres aux écritures
soldées.

Cette pratique nous permet d’avoir une meilleure lisibilité de

notre journal sur le logiciel saari car, une fois que des écritures sont
lettrées, elles disparaissent automatiquement du journal de l’ensemble
des écritures et sont biens rangées dans le journal des écritures
soldées.
Ainsi donc nous pouvons aisément lire notre journal de tiers et savoir
la correspondance des montants figurant au débit aux montants qui
figurent au crédit.
Aussi, serait-il important de noter que dans certains cas, certains
montants au crédit ont servis au règlement d’une partie da la dette
figurant au débit.

Pour lettrer les comptes de façon pratique sur le logiciel saari, nous
procédons de la façon suivante :

- lors des différents achats avec les fournisseurs, nous accédons

au logiciel saari comme cité plus haut ;
- nous choisissons alors les journaux d’achats concernés ;
- nous renseignons ensuite les différents journaux en fonction des
factures dont nous disposons ;

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- une fois que toutes les factures sont comptabilisées et qu’elles ne

sont pas encore réglées, le logiciel nous fait savoir
automatiquement au bas du journal, que nos écritures ne sont pas
lettrées. Il note « écritures non lettrées » ;
- au règlement, nous créditons un compte de trésorerie en
contrepartie des comptes fournisseurs précédemment débités ;
-ces comptes étant soldés, nous choisissons de lui attribuer une
lettre ;
- le logiciel va alors l’effacer des écritures non soldées c'est-à-dire
non lettrées pour les loger dans le journal des écritures soldées.

Exemple :

Le 01/12/2007, la CVI effectue chez le même fournisseur les

achats à crédit suivants :
- achat de baguettes 500 000
- achat de lames à ruban 1 000 000
- achat de grumes 2 000 000
- achat de graisse 30 000
- achat de masques 80 000

Le 10/12/2007 elle règle tous ses fournisseurs par chèque

bancaire : montant 3 610 000.

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Ecritures passées lors de l’achat

(01/12/2007) DEBIT CREDIT

6041123110 Achat baguettes 500000

6041023100 Achat lames 1000000
6021023100 Achat grumes 2000000
6042323300 Achat graisses 30000
6044032100 Achat masques 80000
40111 Fournisseur 3610000

LE compte fournisseur n’étant pas soldé, les écritures ne peuvent donc

pas être lettrées.

Ecritures passées au règlement

(10/12/2007) DEBIT CREDIT

40111 Fournisseur v

521000 (A) banque

3610000

Ces écritures étant soldées, elles sont maintenant lettrées par la

lettre (A) et disparaissent automatiquement du journal des écritures
non lettrés pour se loger dans le journal des écritures lettrées.

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TROISIEME PARTIE

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I- CRITIQUES

Durant notre passage à la CVI, nous avons fait un certains nombres

de constats. Ce qui nous permet de faire quelques critiques et
suggestions afin d’optimiser le rendement et d’accroître le dynamisme
du personnel.

Au nombre de ces critiques, nous notons un manque d’entretien

et de maintenance des appareils informatiques ; ce qui a pour résultat
le disfonctionnement régulier de ces appareils.
Aussi, le fait que le service comptable ne dispose pas d’appareil
photocopieur ralenti souvent le travail car en l’absence de la
secrétaire, les photocopies ne peuvent être faites. Pourtant ces
photocopies sont souvent d’une extrême urgence.

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II- SUGESTIONS

Face donc à toutes ces critiques qui ont été faites, nous
suggérons que le service comptabilité soit doté d’un appareil
photocopieur afin de faciliter les comptables dans l’accomplissement
de leurs taches.
Aussi, souhaiterions-nous que la maintenance et l’entretien des
appareils informatiques soient régulièrement assurés.

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CONCLUSION

Ce stage nous a permis de découvrir le fonctionnement de la CVI.

Dans le cadre du traitement et l’analyse des factures fournisseurs, il
m’a été très profitable et enrichissant. Il s’est agit d’une mise en
pratique des connaissances théoriques acquises à l’école surtout au
niveau de la comptabilité générale.

Les critiques et propositions formulées à la CVI sont celles d’un

stagiaire ; ainsi nous souhaiterions au cas où ces remarques n’auraient
pas encore fait l’objet d’une étude, qu’elles soient considérées par les
différents responsables.

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ANNEXES

ANNEXE 1 : facture pro forma

ANNEXE 2 : bon de commande
ANNEXE 3 : bon de livraison
ANNEXE 4 : facture
ANNEXE 5 : bordereau de brousse
ANNEXE 6 : connaissement
ANNEXE 7 : note de debit
ANNEXE 8 : bon de sortie carburant
ANNEXE 9 : état récapitulatif des factures
ANNEXE 10 : grand livre des tiers

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