Les principes et procédures

d’achat

Institut Bioforce - Département Formation 1

Principes de…

Mise en
Transparence Redevabilité
concurrence

Traitement
équitable des
fournisseurs
PASSER LES DEFINITIONS
Institut Bioforce - Département Formation 2
Transparence
• La transparence financière
• Elle est révélatrice de la gestion d'une entreprise ou d'un marché
La transparence dans la gestion et la décision
• Pour permettre une bonne transparence, il faut que le système de décision
présente des caractéristiques d'imputabilité
La transparence du savoir et de l'information
• L'obligation de rendre compte peut en être une condition, l’aptitude à rendre
compte des décisions et activités auprès des organismes, autorités
administratives, autorités légales et, au sens large, auprès des parties
intéressées

Institut Bioforce - Département Formation 3

Redevabilité

Origine anglais: Accountability

• The obligation of an individual or organization to account for its
activities, accept responsibility for them, and to disclose the
results in a transparent manner.

En Français
• L’obligation d’un individu ou d’une organisation à rendre des
comptes sur ses activités, accepter la responsabilité de celles-ci et
de révéler ses résultats de manières transparente.
Institut Bioforce - Département Formation 4
Mise en concurrence

Concurrence ?
• La concurrence est la situation dans laquelle se
trouve une personne ou une entreprise par rapport à
une ou plusieurs autres lorsque, tout en faisant des
profits, elle peut rivaliser avec elles en offrant un
service ou un produit au moins équivalent pour un
prix au moins égal.

Institut Bioforce - Département Formation 5

Mise en concurrence…
• Quel intérêt ?
Assurance que le
Economie pour budget a été Accès équitable à
l’organisation convenablement l’offre de marché
géré

Obligation contractuelle

Institut Bioforce - Département Formation 6

Mise en concurrence proportionnée

• Qu’est-ce que c’est ?

Institut Bioforce - Département Formation 7

Mise en concurrence proportionnée

Plus il y a
d’argent en
jeu et plus on
ouvre à la
concurrence
Principe des
seuils
d’engagement

Institut Bioforce - Département Formation 8

Traitement équitable des fournisseurs

Ouvre le marché

Favorise la baisse des prix

Améliore la transparence

Favorise la qualité de
service de la fonction achat
Institut Bioforce - Département Formation 9
En définitive

Mise en
Redevabilité
concurrence

Traitement
Transparence équitable des
Responsabilité fournisseurs
critique de la
fonction
d’achat

Institut Bioforce - Département Formation 10

Ces principes sont d’une importance capitale
pour les projets de l’organisation

Economie Désastres Influence

de guerre écologiques des médias

Institut Bioforce - Département Formation 11

Ces principes sont d’une importance capitale
pour les projets de l’organisation

Que faire ?

Institut Bioforce - Département Formation 12

La maitrise du processus d’achat

Processus Maitrise
désorganisé du Process

Pérennité de l’organisation
Risques de sanction,
via confiance bailleurs,
d’image, de projets mal
confiance des ayant-droits
aboutis
(pas de rupture etc)

Institut Bioforce - Département Formation 13

Les principes généraux
L’Approvisionnement, une chaine qui accompagne le projet

Evaluations des besoins Tableau de Passations de Marchés

Chronogrammes
Fin de Processus
Evaluation
Initiale

Programmation
Facturation Réquisitions

Mise en œuvre Informations Tarifaires

Evaluation Prérequis Log / Achats
Suivi de la performance Validation Budgétisation

Accusé de réception Demande et

GRN analyse des devis

Mise en Œuvre
Réception des marchandises Lancement des achats
Emission
Bon de Commande ou contrat
Institut Bioforce - Département Formation 14
Un processus clairement définit et connu de tous
permet d’atteindre la but de la logistique
(The six right ou les 6 Bon(s))

In the RIGHT In the RIGHT

The RIGHT Goods
Quantities Conditions
Le bon produit
En bonne quantité En bonne condition

Delivered to the
At the RIGHT Time For the RIGHT Cost
RIGHT Place
Au bon moment Au bon coût
Au bon endroit
Institut Bioforce - Département Formation 15
Gains / Investissement

Permet de Demande de
satisfaire les l’anticipation
besoins de de la part des
manière plus autres
efficiente services

Institut Bioforce - Département Formation 16

Des questions ?

Institut Bioforce - Département Formation 17

Les acteurs de l’acte d’achat
ET LA DIVISION DES FONCTIONS

Institut Bioforce - Département Formation 18

Différents acteurs de base

Demandeur Acheteur Fournisseurs

Institut Bioforce - Département Formation 19

Qui sont les demandeurs ?

Service
Projet Coordination
d’appui
Certes, mais surtout….

D’une personne autorisée,

habilitée à le faire
Institut Bioforce - Département Formation 20
En bref…

Responsable de sa Responsable de
Utilisateur ou non
demande son budget

Habilité
Formalise son
formellement par
besoin par une
l’organisation pour
demande explicite
faire sa demande

Institut Bioforce - Département Formation 21

L’ACHETEUR
Répond au
En support au Se base sur la Prépare la
besoins selon
demandeur demande d’achat consultation
critères identifiés

Contrôle la bonne
Pilote les Procède à l’acte
réalisation de la
négociaitions d’achat
commande

Il instruit le dossier d’achat jusqu'à la résolution totale du contrat

Institut Bioforce - Département Formation 22

Fournisseurs et entreprises

Prestataire

Fournisseur Entreprises

Acheteur

Institut Bioforce - Département Formation 23

Parallèlement à ces trois acteurs…

Demandeurs Acheteur
Administrateur Coordination

Fournisseurs

Siège Auditeurs

Institut Bioforce - Département Formation 24

 En définitive, l’acte d’achat est assimilable
dans les OSI à…

Une chaine de responsabilité dont nous sommes tous acteurs

Institut Bioforce - Département Formation 25

Quelles responsabilités ?

Demandeur Administrateur Acheteur

Institut Bioforce - Département Formation 26

Chacun a son rôle a jouer

Le demandeur demande des moyens pour atteindre

l’objectif du projet ! Responsable de l’adéquation de ses
demandes d’achats avec les objectifs de
son projet et son budget

L’acheteur et le département logistique donne les moyens

matériels au demandeur pour atteindre son BUT !

Réalise l’achat, point de départ de la

chaine d’appro.

L’administrateur s’assure que les fonds sont éligibles et

disponibles !
Autorise l’achat par la validation de la
demande après certains contrôles

Institut Bioforce - Département Formation 27

Du point de vue de la logistique

•Qu’est-ce qu’un bon chef de projet ?

Il doit savoir:
• Anticiper ses besoins
• S’inscrire dans une communication régulière
• Comprendre les enjeux et risques liés à la chaine
d’approvisionnement
• Etre conscient des délais d’approvisionnement
incompressibles

Institut Bioforce - Département Formation 28

Un des principes de base de l’acte d’achat

Améliore la fiabilité de l’organisation dans le

contrôle de ses couts !
La division…
La personne qui demande…des fonctions
n’est pas celle qui
autorise qui n’est pas celle qui achète !

Institut Bioforce - Département Formation 29

Il est nécessaire que les acteurs internes
soient…

Formellement Formellement Fonctions

Identifiés Habilités distribuées

Institut Bioforce - Département Formation 30

Un des principes de base de l’acte d’achat
Créer un
auto-contrôle
interne
à l’organisation
Demande et de
positionner
• Faite par le responsable de budget au plus juste les
responsabilités
Validation / Autorisation de chacun.

• Faite par la personne en support financier au projet

Achat
• Réponse aux besoin du projet, agit sur délégation en
• mettant en œuvre sa technicité

Institut Bioforce - Département Formation 31

Des questions ?

Institut Bioforce - Département Formation 32

L’objet de l’achat &
la notion de marché
Entrons dans le vif du sujet

Institut Bioforce - Département Formation 33

Trois grandes catégories

Fournitures Services Travaux Immobilier

Institut Bioforce - Département Formation 34

Caractériser les différents
besoins en fonction de critères définis
Critères liés à la fréquence

• les achats récurrents > annualisés si possible

• (consommable, services, maintenance, etc….)
• les achats exceptionnels
• (acquisitions en début de projet, remplacement, etc….)

Critères liés à la destination

• Les achats communs pour le fonctionnement général du programme

• Les achats spécifiques aux projets

Institut Bioforce - Département Formation 35

Marché

• De quoi s’agit il ?

Le terme marché fait référence aux contrats à titre

onéreux conclus par écrit par un pouvoir adjudicateur
dans le cadre d'une opération humanitaire, en vue
d'obtenir, la fourniture de biens mobiliers ou
immobiliers, l'exécution de travaux ou la prestation de
services.
Source: Contrat Cadre de Partenariat ECHO, Annexe V, Procédure de passation des marchés
Institut Bioforce - Département Formation 36
Marché

• De quoi s’agit il ?

pouvoir adjudicateur

Adjudication
Attribution par l'Administration d'un marché public à l'entrepreneur ou au fournisseur
qui, au terme d'une procédure publique de mise en concurrence, offre le plus bas prix.

Institut Bioforce - Département Formation 37

 En définitive
• L’acheteur caractérise les besoins et constitue des marchés afin
d’engager le processus d’achat.

La demande

Issue des besoins du projet Doit être exprimée clairement

La constitution des marchés

Permise par l’expression précise et anticipée
Doit respecter les engagements contractuels
des besoins
Institut Bioforce - Département Formation 38
 INSTITUT BIOFORCE DÉVELOPPEMENT

DÉFINITION THEORIQUE DU BAILLEUR

UN MARCHE ?

Le terme marché désigne un contrat à titre onéreux conclu

sous forme écrite, moyennant paiement, la fourniture de
produits, l’exécution de travaux ou la prestation de
services.
INSTITUT BIOFORCE DÉVELOPPEMENT

DÉFINITION PRATIQUE
Un ensemble d’articles/services/chantiers interdépendants

type
Le même _______ de « biens » qui peut être

fourni
___________ type de fournisseurs
par le même _______
 SEUILS CRF Marché de fournitures Marché de travaux Marché de service
Au dessus de
300 001 €
Demandeur / Coordo Log /
Coordo Admin / Chef de
Mission / (Desk)
Appel d’offre international
De 60 001 à 300 000 €
Demandeur / CoLog / CoAdmin
/ Chef de Mission / (Desk) Appel d’offre national
De 1001 à 60 000 €
Demandeur / CoLog / CoAdmin
/ Chef de Mission
Procédure Négociée avec 3 cotations
De 101 à 1000 €
Demandeur / Serv. Log / Serv.
Admin / Chef de Base Achat Simple ( 1 Devis )
De 0 à 100 €
Demandeur / Log / Admin
Petty Cash
Institut Bioforce - Département Formation 41
 Achat direct => De 0 à 100 euro

Expression du
Demande d Avance Achat
besoin

Satisfaction du
Validation facture Retour d Avance
besoin

Institut Bioforce - Département Formation 42

Procédure Achat simple => de 101 à 1000 euro

Consultation du
Expression du Demande
marché
besoin d avance / chèque
1 seule cotation

Satisfaction du
Achat Retour d Avance
besoin

Institut Bioforce - Département Formation 43

Procédure Négociée=> de 1001 à 60 000 euro
Expression du Consultation Cotation 1
besoin Fournisseur 1

Consultation Cotation 2
Fournisseur 2

Consultation Cotation 3
Fournisseur 3

Grille d analyse des Satisfaction du

Achat
offres besoin

Institut Bioforce - Département Formation 44

Appels d’offres national => de 60 0001 à 300 000 euro

Publication
Expression du Dépouillement &
Ouvert Nationale ou
besoin Sélection
Internationale

Ouvert ou
restreint ?

Dossiers
Restreint
soumissionnaires Achat
Appel à
Manifestation FIN
d intérêt
Non

Transmission du Satisfaction du
Dossier fournisseur Conforme aux
Oui dossier d Appel besoin
critères
d Offre

Institut Bioforce - Département Formation 45

Appels d’offres national si > à 300 000 euro
Publication
Expression du Dépouillement &
Ouvert Nationale ou
besoin Sélection
Internationale

Ouvert ou
restreint ?

Dossiers
Restreint
soumissionnaires Achat
Appel à
Manifestation FIN
d intérêt
Non

Transmission du Satisfaction du
Dossier fournisseur Conforme aux
Oui dossier d Appel besoin
critères
d Offre

Institut Bioforce - Département Formation 46

Des délais variables et à titre indicatif

Institut Bioforce - Département Formation 47

 Attention au fractionnement de marché !
1 ordi 1000 €
1 ordi 1000 €
1 ordi 1000€
1 ordi 1000 €
1000 € 1 ordi 1000 €
2000 €
3000 €
4000 €
5000 €

Sans vision et consolidation globale du marché, je fractionne mon marché et la dépense devient NON-éligible

Institut Bioforce - Département Formation 48

Deux exemples pour l’équipement de 50 écoles
avec 10 postes informatiques (Cout d’un poste = 400 €)

Marché non identifié au préalable Marché identifié au préalable

• 50 Bons de commande • Un Appel d’offre
• 50 Dossiers d’achats • Montant total du dossier:
• Montant de chaque dossier: • 50x10x400 = 200 000 €
• 400x10 = 4000 €
• 50 Procédures négociées à 3
cotations

Institut Bioforce - Département Formation 49

Exercice de constitution des marchés
(10 minutes)
Articles
• Papier Fournisseurs possibles
• Cahier
• Ciment • Quincaillerie
• Semences
• Stylo & feutres • Grossistes en matériaux
• Bâches plastique
• Impressions livret • Papeterie
• Fer à béton
• Cordes • Imprimeur
• Agrafeuses
• Outils agricoles • Eleveurs bétails
• Seaux plastique
• Laverie
Institut Bioforce - Département Formation 50
Solution envisageable
Papeterie Grossiste en matériaux
• Papier • Ciment
• Fer à béton
• Cahier
• Stylo & feutres
• Agrafeuses
Imprimeur 11 articles peuvent donc être
• Impressions livret
regroupés en 4 marchés, soit
Quincaillerie
• Bâches plastique
une plus grande efficacité:
• Outils agricoles gain de temps en termes de
• Seaux plastique
• Cordes procédures, négociation, etc.
Institut Bioforce - Département Formation 51
INSTITUT BIOFORCE DÉVELOPPEMENT
Restitution

Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs

et donc…un marché.
Les besoins Type de fournisseur existant

- Papier - Quincaillerie
- Cahier
- Ciment - Grossistes en matériaux
- Semences
- Stylo & feutres 11 articles
- Papeterie peuvent donc
- Bâches plastique
- Impressions livret être regroupés
- Fer à béton - Imprimeur en 4 marchés,
- Cordes soit une plus
- Agrafeuses - Éleveurs bétails grande
- Outils agricoles efficacité: gain
- Seaux plastique - Laverie de temps en
termes de
procédures,
négociation, etc.
Et surtout, quand le faire ?
Evaluation
Initiale

Suivi et
Planification
evaluation

Distribution Acquisition

Transport /
Stockage
GPV

Institut Bioforce - Département Formation 53

La chronologie de l’acte d’achat
Institut Bioforce - Département Formation 54
Les étapes de la chaine d’approvisionnement
Evaluation
Initiale

Suivi et
Planification
evaluation

Distribution Acquisition

Transport /
Stockage
GPV

Institut Bioforce - Département Formation 55

Outils de quantification
dans la chaîne d’approvisionnement

Chronogramme
Tableau de Passation
d’Approvisionnement
des marchés (TPM)
(CA)

Institut Bioforce - Département Formation 56

Pourquoi ?
Pour anticiper les besoins
Pour coordonner la mise
Identifier les types de procédures d’achats à appliquer
en place d’un projet faisable/réaliste Planifier le temps nécessaire pour mettre en place ces
procédures

Pour accroitre notre

efficacité envers nos équipes
programmes et donc nos
bénéficiaires

Prospecter d’éventuel
Eviter les scissions de marché :
consolidation de
Les corriger ou les anticiper via une demande de
marché dérogation justifiée

Institut Bioforce - Département Formation 57

Comment & Qui?
1 Projet = 1 TPM = 1 Réunion formelle
*Techniciens
• Liste des
besoins

Bailleur
• Il peut être
exigé par le
TPM Logistique
• prix & date de
livraison
bailleur signé

• Plan de
Finance financement
mission

Institut Bioforce - Département Formation 58

Différence entre un TPM et un CA ?
TPM = Tableau de passation des marchés
CA = Chronogramme des achats
Lorsque le TPM est validé et signé par
l’équipe de coordination et que le
proposal est signé par le bailleur, alors

données

les données du TPM sont intégrées

dans le Chronogramme des Achats CA

Institut Bioforce - Département Formation 59

 Le jeu des 5 différences
Mise Nombre
Quand Qui Objectifs
à jour ? de versions

Chaque
A l’étape de Coordonner la
Equipe de fois
l’écriture du construction Ca dépend
TPM proposal Coordination d’un projet
qu’il y a
un nouveau
faisable
projet

Une fois qu’un Prévoir

proposal a été validé "précisément"
par le bailleur, avant avec les 1
Aussi
de lancer les Equipe de départements pour la
souvent
CA activités Coordination techniques que
mission entière
l’appro. : nécessaire
date, quantité
et lieu de
livraison

Institut Bioforce - Département Formation 60

Tout acte d’achat procède globalement de la
même chronologie
2. Identification 3. Analyse de la
1. Expression précise de l’objet demande et
nécessaire à la identification de la
du besoin couverture de ce procédure nécessaire
besoin à l’achat

Attention, chaque ONG a ses

propres procédures et seuils.

6. Suivi du 5. Passation 4. consultation Un changement de seuil peut

marché du marché du marché entrainer la nécessité de nouvelles
autorisations.

A vous de vous référer aux

procédures de vos futures ONG.
7. Réception
8. Paiement 9. Archivage
du marché

Institut Bioforce - Département Formation 61

Schéma type des relations du processus d achat
Terrain
Acteurs

Responsable
Demandeur Acheteur Administrateur
programme
Process

Demande Consultation Contrôle budget / Confirmation

Autorisation
d achat chiffrage Fonds dispos siège
Actions

Achat/ Facture et
Livraison
Réception Imputation

Institut Bioforce - Département Formation 62

Schéma type des relations du processus d achat
Siège

Acteurs
Département Contrôle de
Terrain Deks
achat gestion

Demande Autorisation Contrôle

Process

Consultation
d achat et contrôle procédures
Chiffrage
validée budget et affectation
Actions

Achat et
Réception
expédition

Institut Bioforce - Département Formation 63

L’expression du Besoin

Institut Bioforce - Département Formation 64

Les étapes de la chaine d’approvisionnement
Evaluation
Initiale

Suivi et
Planification
evaluation

Distribution Acquisition

Transport /
Stockage
GPV

Institut Bioforce - Département Formation 65

Quelques exemples…

Institut Bioforce - Département Formation 66

Quelques exemples…

Institut Bioforce - Département Formation 67

Quelques exemples…

Institut Bioforce - Département Formation 68

Si le besoin n’est pas clairement défini,

Alors le produit risque de vous satisfaire à moitié

Institut Bioforce - Département Formation 69

Bien définir son besoin est la première étape

• Avant d’engager l’achat, il convient de définir les

caractéristiques précises de l’objet de l’achat.

Institut Bioforce - Département Formation 70

Exercice: définir ceci…

Institut Bioforce - Département Formation 71

Ok, une ampoule

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12
Quel type de douille ?

Institut Bioforce - Département Formation 72

J’ai besoin d’une ampoule

13 14 15 16
9

16 + 9 = 25
Quelle technologie ?!
Chances de se tromper
Institut Bioforce - Département Formation 73
L’acheteur a un rôle de service transversal sur la mission

Projets

Fonctionnement
Acheteur Services Support
général

Coordination

Institut Bioforce - Département Formation 74

Caractéristiques précises ?

Cahier des
charges complet

Simple descriptif

Institut Bioforce - Département Formation 75

On parle donc de critères de choix

Le besoin est explicite Le besoin est implicite

• Le demandeur sait exactement • Le demandeur expose ses
problèmes, il n’a pas de solutions
ce qu’il veut, il connaît le retenues et ne peut donc pas
produit, le service ou les travaux formuler un besoin concret (pertes
dont il a besoin. de temps, problèmes de stockage,
retards par rapport au planning,
• Il est capable de donner des etc….).
références, les marques, des • L’appui voir l’assistance de
l’acheteur est nécessaire pour la
cahiers des charges ou des définition de l’objet de l’achat et les
descriptifs. Il a parfois déjà une critères de choix du fournisseur.
idée des fournisseurs potentiels.
Institut Bioforce - Département Formation 76
Cas particulier
Le demandeur connaît la finalité de l’achat mais ne cerne pas
complètement l’objet.
• Exemples:
• il souhaite transporter X tonnes à tel endroit pour tel date,
• il souhaite répondre à un risque d’intrusion dans ses bureaux,
• il a besoin d’une capacité d’impression et de reproduction…

Le demandeur peut L’acheteur peut

exprimer clairement l’accompagner dans
Collaboration
ses besoins et ses la définition de
critères l’achat.

Institut Bioforce - Département Formation 77

Dans tous les cas
• C’est le besoin et l’analyse de celui-ci qui doit
déclencher l’approvisionnement.

• Pas l’offre ou la disponibilité qui doit créer le besoin !

Institut Bioforce - Département Formation 78

Institut Bioforce - Département Formation 79
Préalables à l’achat judicieux et efficace

Proposer
Donner les alternatives et
éléments de Assister options
compréhension l’acheteur dans en fonction de la
de la finalité de l’étude de l’offre capacité du
l’achat marché et des
besoins

Institut Bioforce - Département Formation 80

Sources d’approvisionnement

Institut Bioforce - Département Formation 81

Quelles sont les principales sources
d’approvisionnement ?

L’achat Local L’achat Stocks

International

Institut Bioforce - Département Formation 82

Achats Locaux

• Règle générale: Privilégier les achats locaux

Plus rapide

Parfois mieux adaptés

Booste l’économie locale

Institut Bioforce - Département Formation 83

Achats locaux

Mobilisables

Quantités Rupture !

Prix

Institut Bioforce - Département Formation 84

En cas de situation d’urgence de grande
ampleur

Marché local a une

capacité limitée
• Eviter l’escalade des prix
• Eviter de provoquer des ruptures
(appro. internat.)

Institut Bioforce - Département Formation 85

Un subtil équilibre

Création de

Si vous importez trop

carence
Si vous achetez trop
Flambée des prix Baisse des prix
Produits Dommages aux
concernés productions
deviennent
Dommages aux
inaccessible aux
services locaux
populations
Surexploitation
(bois, eau, etc…)

Institut Bioforce - Département Formation 86

Mais dans l’urgence ?

Prendre soin du marché

Sauver des vies

Institut Bioforce - Département Formation 87
Achats locaux

Avantages Inconvénients
•• Disponibilité
Disponibilité immédiate
immédiate •• Risque
Risque d’impact
d’impact négatifs sur l’économie
négatifs sur l’économie locale
locale
•• Adaptation si
si la
la demande
demande estest supérieure
supérieure àà l’offre
Adaptation aux
aux besoins
besoins locaux
locaux l’offre
•• Absences (augmentation
(augmentation des des prix
prix et
et pénurie)
pénurie)
Absences dede coûts
coûts liés
liés àà l’importation
l’importation
•• Stimulation •• Qualité
Qualité parfois
parfois inférieure
inférieure
Stimulation du du marché
marché et et soutien
soutien aux aux
économies
économies locales
locales •• Concurrence
Concurrence potentielle
potentielle entre
entre organisations
organisations
•• Apport •• Possibilité
Possibilité d’avoir
d’avoir àà payer
payer des
des taxes
taxes locales
Apport de
de devises
devises étrangères
étrangères locales
•• Service inclues
inclues dans
dans lele prix
prix d’achat
d’achat
Service après-vente
après-vente et et pièces
pièces détachées
détachées
disponibles •• Pratiques
Pratiques commerciales
commerciales peu peu réglementées
réglementées par
disponibles sur
sur place
place par
•• Essai rapport
rapport aux
aux règles
règles internationales
internationales en en vigueur
vigueur
Essai du
du matériel
matériel possible
possible avant
avant achat
achat (confidentialité, etc.)
•• Assure (confidentialité, etc.)
Assure la la pérennité
pérennité et et lala viabilité
viabilité dede •• Réticence
l’approvisionnement
l’approvisionnement (sources,
(sources, technique,
technique, etc.)
etc.) Réticence ou
ou incapacité
incapacité des
des fournisseurs
fournisseurs àà
respecter
respecter leurs
leurs obligations
obligations contractuelles.
contractuelles.

Institut Bioforce - Département Formation 88

Achats internationaux

Marché
local
inadapté

Achat
International

Marché
régional
inadapté

Institut Bioforce - Département Formation 89

 Achats internationaux

• Fournisseurs Européens
Négociation • Fournisseurs
Internationaux
commerciale • PRECONISATION BAILLEUR

• Cout
Optimise • Disponibilité
• Conditionnement
l’approvisionnement • Expédition

Institut Bioforce - Département Formation 90

Achats Internationaux

Avantages Inconvénients
• Matériel standard • Coûts liés à l’exportation (transport,
• Qualité garantie douane, etc.)
• Tarifs négociés et connus à l’avance • Risque d’utilisation systématique afin de
• Crédibilité des fournisseurs auprès des
bailleurs • « rentabiliser » la structure mise en place
• Permet parfois d’éviter la déstabilisation du • Impact parfois négatif sur l’économie
marché local local. (revente sur marché local, etc.)
• Facilite le travail des équipes terrain (pas
d’appel d’offre, suivi fournisseur effectué par
le siège, etc.)

Institut Bioforce - Département Formation 91

Les fournisseurs locaux et limitrophes

Capitale Large choix de fournisseurs / produits / services

Base Choix de fournisseurs restreint

Sous-base Offre très limitée / Procédures inconnues

Institut Bioforce - Département Formation 92

Suite des objectifs de la session achat

Identifier les documents relatifs à la chaine d’approvisionnement et comprendre leur fonctionnement

Designer la chaine de responsabilité, les validations nécessaires en assurant la traçabilité et l’imputabilité

(Optionnel) Aborder la question des critères de choix

Aborder le stockage et le transport sous l’angle de l’imputabilité

Institut Bioforce - Département Formation 93

Illustrons tout ça…
Avec une mise en pratique

Institut Bioforce - Département Formation 94

 Quels documents pour quel usage ?
1. Expression du 2. Consultation et 3. Réception du 4. Paiement & 5. Utilisation des
besoin passation du marché marché Archivage biens

Certif. Don Entrée stock Facture Sortie de stock Bon de commande Bon de livraison Grille analyse Bon de commande
Accusé recept. interne offres externe
Demande de cotations
Demande de sortie de stock

Institut Bioforce - Département Formation 95

 Quels documents pour quel usage ?
1. Expression du 2. Consultation et 3. Réception du 4. Paiement & 5. Utilisation des
besoin passation du marché marché Archivage biens

Demande de cotations Sortie de stock

Bon de commande Bon de livraison
Facture Accusé recept.
interne Grille analyse
Entrée stock
offres
Demande de sortie de stock Certif. Don
Bon de commande
externe

Institut Bioforce - Département Formation 96

 SEUILS CRF Marché de fournitures Marché de travaux Marché de service
Au dessus de
300 000 €
Demandeur / Coordo Log /
Coordo Admin / Chef de
Mission / (Desk)
Appel d’offre international
De 60 000 à 300 000 €
Demandeur / CoLog / CoAdmin
/ Chef de Mission / (Desk) Appel d’offre national
De 1001 à 60 000 €
Demandeur / CoLog / CoAdmin
/ Chef de Mission
Procédure Négociée avec 3 cotations
De 101 à 1000 €
Demandeur / Serv. Log / Serv.
Admin / Chef de Base Achat Simple ( 1 Devis )
De 0 à 100 €
Demandeur / Log / Admin
Petty Cash
Institut Bioforce - Département Formation 97
Une fois la demande d’achat validée
Appel d Offre
Supérieur à 150 000 € International
Ouvert

Appel d Offre
30 000 à
Montant Type Fournitures National
149 000 €
Ouvert

Travaux/Services
Supérieur à 30 000 €
Demande d achat VALIDATION
Procédure
négociée à 4
Montant 5000 à 29 999 € cotations

Inférieur à 29 999 € Procédure

Montant 500 à 4999 € négociée à 3
cotations

0 à 499 €
Achat direct

Institut Bioforce - Département Formation 98

 La suite…
Appel d Offre
Réception travaux
International Contrat
Service
Ouvert

Appel d Offre Service

National Travaux/
Travaux
Ouvert Services
Accord cadre

Validation de la
Transmission de
facture Copie la facture et Transmission à la
l original de la Livraison au
Procédure Type d achat Type de contrat - Demandeur intégration au Paiement logistique du n°
facture à la demandeur
négociée à 4 - Logistique dossier d achat pièce comptable
comptabilité
cotations - Administration

Procédure Fournitures
négociée à 3
cotations Fournitures

Bon de Bon de Entrée

Achat direct Livraison
commande en stock

Institut Bioforce - Département Formation 99

 Des étapes indispensables à ne pas multiplier

Appel d Offre
Réception travaux
Supérieur à 150 000 € International Contrat
Service
Ouvert

Appel d Offre Service

30 000 à Travaux/
Montant Type Fournitures National Travaux
149 000 € Services
Ouvert Accord cadre

Travaux/Services Validation de la
Supérieur à 30 000 € Transmission de
Demande d achat VALIDATION facture Copie la facture et Transmission à la
l original de la Livraison au
Procédure Type d achat Type de contrat - Demandeur intégration au Paiement logistique du n°
facture à la demandeur
négociée à 4 - Logistique dossier d achat pièce comptable
Montant comptabilité
5000 à 29 999 € cotations - Administration

Inférieur à 29 999 € Procédure Fournitures

Montant 500 à 4999 € négociée à 3
cotations Fournitures

0 à 499 € Bon de
Bon de Entrée
Achat direct Livraison
commande en stock

Satisfaction
Expression

Validation

Validation

du besoin
du besoin

Le travail du service logistique ! Archivage et Administratif

Institut Bioforce - Département Formation 100

Les critères de choix
Ou communiquer sur les règles du jeu.

Institut Bioforce - Département Formation 101

Définition

Un choix résulte de la décision d'un

individu ou d'un groupe confronté à
une situation ou à un système
offrant une ou plusieurs options.

Le terme « choix » pouvant désigner

le processus par lequel cette
opération est menée à bien et/ou le
résultat de ladite opération.
Institut Bioforce - Département Formation 102
choisir ?

Base
Constitution
marché

Mise en
concurrence

Sélection
équitable

Institut Bioforce - Département Formation 103

Premiers critères
En premier lieu, les critères peuvent être
d’éligibilité (donnant droit à répondre à l’appel
d’offre) ou d’inéligibilité (excluant la prise en
compte de l’offre).
L’appel d’offre ou la consultation peut comporter
des clauses d’exclusions liées principalement aux
conflits d’intérêts et aux fausses déclarations.
Institut Bioforce - Département Formation 104
Premiers Critères

Techniques Administratifs Ethiques

Institut Bioforce - Département Formation 105

Différents types de critères

Critères liés aux produits

• Tarif unitaire pour une quantité donnée.
• Adéquation et respect du cahier des charges défini par le demandeur.
• Le niveau de standardisation du produit et sa régularité.
• Qualité et origine du produit (lieu de production, durée de vie, etc.).
• Résistance du conditionnement et de l’emballage.
• Possibilité de manutention et de stockage du produit.
• Sécurité.
• Bilan écologique

Institut Bioforce - Département Formation 106

Différents types de critères
Critères liés aux fournisseurs et à ses conditions de ventes
• Termes et conditions de ventes.
• Garantie financière et stabilité.
• Documents remis (factures, cotations, bon de livraison).
• Fiabilités et disponibilité du prestataire.
• Expérience, antécédent.
• Moyens propres du fournisseur.
• Proximité par rapport au programme.
• Respect des législations national et international
• Ethique, conditions de production et de travail, liens avec des organisations délictuelles ou
d’activités non louable (production, vente, transport d’armes, de mines etc …).

Institut Bioforce - Département Formation 107

Différents types de critères

Critères liés aux délais de mise à disposition

• Délais de livraison (et de fabrication)
• Disponibilité en stock
• Prise en charge frais de pré stockage
• Réactivité

Institut Bioforce - Département Formation 108

Différents types de critères

Critères liés aux services complémentaires

• Livraison prise en charge par le fournisseur (franco)
incluant conditionnement, expédition, etc.
• Service après-vente possible : pièces détachées,
garantie, maintenance.
• Garantie, échange standard, etc…

Institut Bioforce - Département Formation 109

L’archivage

Institut Bioforce - Département Formation 110

Les étapes de la chaine d’approvisionnement
Evaluation
Initiale

Suivi et
Planification
evaluation

Distribution Acquisition

Transport /
Stockage
GPV

Institut Bioforce - Département Formation 111

L’ouverture d’un dossier d’achat
Demandes Offres Bon de
de cotations, obtenues, commande et
documents comparaison document
descriptifs et ,décision contractuel
Critères commerciau
x Correspondances
de choix

Dossier Copies des

d’appel factures
d’offre concernées

Inspection
Echanges entre
des
acteurs internes produits

Demande Bon de
d’achat livraison112
Institut Bioforce - Département Formation
Les archives
• Conformément aux législations comptables du pays d’origine de
l’organisation, tous les documents du dossier achat sont à conserver dans
un lieu sûr (au siège ou dans un bureau régional situé dans une zone stable
(conflits et catastrophes naturelles).

• Ils seront consultés systématiquement en cas d’audit.

• La durée de conservation varie de 7 ans à 15 ans en fonction des demandes

particulières de certains bailleurs. Vous trouverez ces informations dans
procédures de l’organisation et dans les contrats de financement des
bailleurs.

Institut Bioforce - Département Formation 113

En bref…

• Des bonnes archives sont des archives

qui donnent envie !

• Auditeur c’est pas facile tous les jours.

• Mais c’est aussi pour l’efficience de

l’organisation !

Institut Bioforce - Département Formation 114

Les étapes de la chaine d’approvisionnement
Evaluation
Initiale

Suivi et
Planification
evaluation
Suivi et
evaluation

Distribution Acquisition
Suivi et Suivi et
evaluation evaluation

Transport /
Stockage
GPV
Suivi et Suivi et
evaluation evaluation

Institut Bioforce - Département Formation 115

La réception

Institut Bioforce - Département Formation 116

Une priorité absolue

Accuser réception de la
marchandise

Signature d’un bon de

Signature du bon de livraison de l’organisation
livraison fournisseur en cas d’absence de BL
fournisseur

Institut Bioforce - Département Formation 117

Ce bon a pour rôle de confirmer la réception
des biens

Numéro de Origine des biens

Date de réception
référence (n°référence B.C)

Objet de la livraison Nom et signature de Remarques

(désignation, la personne qui a éventuelles sur l’état
quantité, accusé réception de de la marchandise
références, etc.) la marchandise (dégâts, vol, etc.)

Institut Bioforce - Département Formation 118

Deux exemplaires

Et dans certaines
organisations à
l’administration !

Institut Bioforce - Département Formation 119

Réceptionner veut dire vérifier

Signature Bon de Entrée en

Commande Quantité Ok Qualité Ok
Livraison stock

Pas en rapport avec la commande ou le BL Casse, mouille... Cette étape est

impérative !
Inscription de
Inscription de
réserves sur la En effet même dans le
réserves précises
quantité sur le BL cas d’une livraison
sur l état de la
signé par le
fournisseur
marchandise immédiate au projets
la logistique doit
Attention, ces réserves doivent être les plus précises possibles. garder la preuve du
Ne vous limitez pas à l’espace disponible. transfert de
Ces réserves ne sont pas limitées dans le temps. responsabilité.
Institut Bioforce - Département Formation 120
Justifier au niveau comptable l’acquisition

Respect des Validation et

Clôture de
conditions de paiement de la
l’acquisition
livraison facture

Institut Bioforce - Département Formation 121

Justifier au niveau comptable l’acquisition et clôturer le dossier d’achat

Aucune facture ne devrait être présentée

au service comptable (trésorerie) sans le
contrôle des différents documents
Validation et suivants :
paiement de la Bon de
facture Bon de livraison
commande Facture
validé et
validé et détaillée
référencé
référencé

Cotations et
Appel d’offre
Institut Bioforce - Département Formation critères 122
Des questions ?

Institut Bioforce - Département Formation 123