LA REDACTION DU RAPPORT
Le rapport de contrôle doit comporter l'intégralité des informations recueillies sauf
celles jugées confidentielles. Dans ce cas, un rapport séparé est rédigé et transmis sous pli
fermé à la hiérarchie.
Le travail d'élaboration d'un rapport se décompose en deux phases :
AGENCEMENT DES IDEES
Le rapport doit être un document ordonné et logique. C'est pourquoi, il importe de
classer les éléments à exposer en fonction de leur importance et en établissant entre eux une
progression chronologique et logique.
Le lecteur du rapport doit pouvoir suivre sans difficulté le développement des idées
jusqu'à la conclusion. Ces conclusions seront d'autant plus acceptées qu'elles n'appelleront de
la part du lecteur aucune réserve ni objection.
L'agencement des idées qui conduit à la construction du plan est donc un des aspects les
plus importants de l'élaboration du rapport.
LA REDACTION PROPREMENT DITE
Elle doit répondre à cette structuration :
INTRODUCTION
L'introduction est brève et commence par un préambule qui rappelle :
- la base juridique du contrôle (note de service, lettre de mission, …) ;
- l'objet du contrôle ;
- les membres de l'équipe ;
- et le plan du rapport.
DEVELOPPEMENT
C'est la partie centrale du rapport dans laquelle doivent apparaître la logique de l'exposé
et la rigueur de l'argumentation débouchant sur des conclusions qui doivent emporter
l'adhésion du lecteur.
Le plan général du développement se présente comme suit :
- La description de la structure contrôlée : dans le cas des Etablissements Publics
Administratifs;
- Les constatations : C'est une analyse froide et objective de la gestion, autrement dit un
jugement de la gestion sans tenir compte des circonstances atténuantes. L'on doit relever
toutes les irrégularités administratives (non respect de la réglementation, non respect de l'objet
du crédit, surfacturation, etc …) et tous les cas de malversations financières. Chaque cas devra
êre appuyé par la pièce de dépense incriminée annexée au rapport (par exemple : double de la
facture définitive). Cette analyse doit être détaillée (par exemple imputation par imputation).
L'on devra dégager le montant des malversations pour chaque année si le contrôle porte sur
plusieurs années et le montant total. Le contrôleur devra être en mesure de faire une
différence entre les fautes administratives de gestion et les cas de détournements manifestes
bien que certaines malversations financières soient doublées de faute administratives (par
exemple, achat d'une quantité importante de rouleaux de papier hygiénique pour un petit
service, sur les crédits destinés à l'achat carburant).
- Le commentaire autour des faits exposés : c'est la partie créative du rapport ; celle où le
Contrôleur Budgétaire met en œuvre ses facultés d'analyse et de synthèse, où il manifeste sa
rigueur au regard de la réglementation;
- L'opinion de la mission : Cette partie consiste à analyser les réponses aux questions posées.
De cette analyse, certaines fautes peuvent être éliminées. Mais le contrôleur doit toujours
prendre soin de justifier sa position.
Les faits relevés doivent être appréciés au regard des normes légales et réglementaires.
RECOMMANDATIONS
Ces recommandations peuvent être :
- soit des mesures d'amélioration de la gestion du service ;
- soit des mesures de prévention d'autres cas de malversations ;
- soit un contrôle élargi à d'autres structures semblables. ;
- soit un contrôle plus approfondi.
Il est souhaitable que les propositions de sanctions ne figurent pas dans le rapport car
elles peuvent être infirmées à un échelon quelconque de la hiérarchie conduisant ainsi à la
modification du rapport.
L'idéal serait qu'elles apparaissent seulement dans la note de présentation.
ANNEXES
Le rapport est suivi d'une partie " annexe " où tous les documents probants sont regroupés.
Ces annexes sont numérotés suivant l'ordre chronologique de leur apparition dans le rapport.
L'on peut choisir le système de numérotation voulue mais il ne doit prêter à aucune confusion.