M-Files Online

Guide de l’utilisateur
 M-Files | Sommaire | ii

Sommaire

1. Introduction..............................................................................................5
1.1. À propos de ce guide utilisateur..................................................................................................6
1.2. Terminologie M-Files....................................................................................................................7
1.3. Comment démarrer avec M-Files.............................................................................................. 11
1.4. Contacter le service d'assistance.............................................................................................. 12

2. Utilisation quotidienne..........................................................................12
2.1. Accès à M-Files......................................................................................................................... 12
2.1.1. Accès à M-Files Desktop............................................................................................. 13
2.1.2. Accès à M-Files Web...................................................................................................13
2.1.3. Accès à M-Files Mobile................................................................................................14
2.2. Utilisation de l'interface utilisateur de M-Files Desktop............................................................. 15
2.2.1. Zone de la liste............................................................................................................ 18
2.2.2. Fiche de métadonnées.................................................................................................19
2.2.3. Aperçu des documents................................................................................................ 21
2.2.4. Contenu épinglé........................................................................................................... 22
2.2.5. Volet de commandes................................................................................................... 24
2.2.6. Personnalisation de l'interface utilisateur de M-Files Desktop..................................... 25
2.2.7. Raccourcis clavier dans M-Files Desktop.................................................................... 25
2.3. Gérer du contenu....................................................................................................................... 26
2.3.1. Ajout d'un contenu à un coffre.....................................................................................26
2.3.2. Supprimer et archiver du contenu................................................................................61
2.3.3. Éditer du contenu......................................................................................................... 63
2.3.4. Relations des objets.....................................................................................................80
2.3.5. Collections de documents............................................................................................ 82
2.3.6. Utilisation de M-Files Desktop hors-ligne.....................................................................84
2.3.7. Utilisation de M-Files Aino........................................................................................... 87
2.4. Partager un contenu.................................................................................................................. 89
2.4.1. Partage avec les utilisateurs de M-Files...................................................................... 91
2.4.2. Partage avec des personnes n'ayant pas accès à M-Files..........................................91
2.5. Trouver du contenu....................................................................................................................94
2.5.1. Recherche.................................................................................................................... 95
2.5.2. Utiliser les vues.......................................................................................................... 116
2.6. Paramètres utilisateur.............................................................................................................. 130
2.6.1. Configuration de M-Files Desktop..............................................................................130
2.6.2. Définition de votre onglet d'accueil............................................................................ 143
2.6.3. Définition de l'onglet par défaut pour un objet........................................................... 143
2.6.4. Modifier des paramètres de notification dans M-Files Desktop..................................144
2.6.5. Gérer des applications pour coffre dans M-Files Desktop......................................... 148
2.6.6. Utilisateurs Suppléants...............................................................................................148
2.6.7. Changer la langue du logiciel et du coffre................................................................. 149
2.6.8. Modifier le mot de passe M-Files...............................................................................150
2.6.9. Purger le cache local du coffre.................................................................................. 150
2.6.10. Afficher l'état.............................................................................................................151
2.6.11. Rafraîchir les objets externes...................................................................................152
2.6.12. Mise à jour de M-Files............................................................................................. 152
 M-Files | Sommaire | iii

3. Administration système......................................................................153
3.1. Installer et maintenir M-Files....................................................................................................154
3.1.1. Vue d'ensemble du système...................................................................................... 154
3.1.2. Installation et mise à niveau de M-Files.................................................................... 164
3.1.3. M-Files Admin.............................................................................................................189
3.1.4. Connexions au serveur M-Files................................................................................. 192
3.1.5. Gestion des coffres.................................................................................................... 218
3.2. Configurer M-Files....................................................................................................................368
3.2.1. Éditer la structure des métadonnées......................................................................... 368
3.2.2. Gérer des utilisateurs et groupes d’utilisateurs.......................................................... 457
3.2.3. Configurer les workflows............................................................................................ 478
3.2.4. Listes de Contrôle d'accès......................................................................................... 507
3.2.5. Installer et gérer des applications pour coffre............................................................512
3.2.6. Utilisation de l’éditeur de configurations.................................................................... 515
3.2.7. Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin.....................................530
3.2.8. Paramétrage de l’accès Web et Mobile dans M-Files................................................539
3.2.9. Publication du contenu du coffre avec M-Files Web classique.................................. 554
3.2.10. Exportation de Données et Rapports.......................................................................563
3.2.11. Gestionnaires d'événements et scripts.................................................................... 574
3.2.12. Intelligent Metadata Layer........................................................................................ 605
3.2.13. Personnalisation du serveur et comportement du coffre..........................................631

4. FAQ....................................................................................................... 668
4.1. Utilisation quotidienne de M-Files............................................................................................ 670
4.1.1. Puis-je réaliser les mêmes actions avec M-Files Mobile et avec M-Files
Desktop ?......................................................................................................................... 670
4.1.2. Comment puis-je ajouter une nouvelle valeur à une liste de valeurs ?...................... 673
4.1.3. Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à une classe ?............................... 674
4.1.4. Comment puis-je créer un document visible par moi uniquement ?...........................674
4.1.5. Comment puis-je créer une nouvelle vue dans laquelle les documents sont créés
par client ?....................................................................................................................... 674
4.1.6. Comment puis-je retrouver les documents que j'ai créés moi-même ?......................675
4.1.7. Comment puis-je modifier le nom de mon ordinateur sans affecter le
fonctionnement de M-Files ?........................................................................................... 675
4.1.8. Pourquoi ne puis-je pas modifier un document qui est verrouillé ?............................675
4.1.9. Comment fonctionne la fonction de détection des documents en double ?............... 675
4.2. Administration de M-Files........................................................................................................ 676
4.2.1. Comment puis-je ajouter une nouvelle valeur à une liste de valeurs ?...................... 676
4.2.2. Comment ajouter un nouvel utilisateur à un coffre ?................................................. 676
4.2.3. Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à une classe ?............................... 677
4.2.4. Comment puis-je changer le compte de connexion d’un utilisateur ?........................ 677
4.2.5. Comment puis-je formater la date dans M-Files ?..................................................... 678
4.2.6. Comment puis-je importer des mails dans un dossier IMAP spécifique ?..................680
4.2.7. Quelle est la différence entre un utilisateur et un compte de connexion ?................. 680
4.2.8. Pourquoi y a-t-il des objets dotés du même ID dans le coffre ?................................ 680
4.2.9. Pourquoi le service intelligent n’arrive-t-il pas à extraire des métadonnées de
certains fichiers ?............................................................................................................. 681
4.3. Maintenance de M-Files...........................................................................................................682
4.3.1. Comment effectuer la maintenance de la machine serveur de M-Files ?...................682
4.3.2. Pourquoi mon M-Files n’est pas aussi rapide que d’habitude ?.................................688
4.3.3. Comment migrer mes coffres vers un nouveau serveur ?......................................... 694
4.3.4. Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?........................................... 699
 4.3.5. Combien d’espace disque faut-il pour chiffrer des données et réaliser des
sauvegardes ?..................................................................................................................699
4.3.6. À quelle fréquence dois-je effectuer des sauvegardes ?........................................... 700
4.3.7. À quelle fréquence dois-je redémarrer la machine serveur de M-Files ?................... 701
4.3.8. Qu’est-ce qui n’est pas inclus dans les sauvegardes ?............................................. 701
4.3.9. De quelles opérations puis-je programmer l’exécution à des intervalles
spécifiques dans M-Files ?.............................................................................................. 702
4.3.10. Comment vérifier l’emplacement des index de recherche actifs ?........................... 703
4.3.11. Comment vérifier le numéro de version complet de M-Files Desktop et M-Files
Server...............................................................................................................................703
4.3.12. Comment enregistrer une copie des erreurs de M-Files dans le journal des
événements d’application Windows................................................................................ 704
4.4. Problèmes courants pour les utilisateurs de coffre..................................................................704
4.4.1. Pourquoi ne puis-je pas accéder au coffre ?............................................................. 705
4.4.2. Pourquoi ne puis-je pas convertir un document au format PDF ou annoter un
document ?...................................................................................................................... 705
4.4.3. Où puis-je trouver la vue Verrouillés par Moi ?....................................................... 707
4.4.4. Pourquoi ne puis-je pas enregistrer un e-mail sous forme de message Outlook
dans M-Files ?................................................................................................................. 707
4.4.5. Pourquoi un fichier avec une icône grisée est-il apparu sur le lecteur M-Files
lorsque j'ai sauvegardé mon document Microsoft Word ?.............................................. 707
4.4.6. Pourquoi les horodateurs du document n’ont pas la bonne heure ?.......................... 707
4.5. Questions générales................................................................................................................ 708
4.5.1. Où puis-je trouver davantage d'informations ?...........................................................708
4.5.2. Quelles sont les exigences et les recommandations en termes de matériel ?........... 708
4.5.3. Quelles sont les nouveautés de cette version de M-Files ?.......................................709
4.5.4. Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?........................................... 709
4.5.5. Puis-je développer des programmes avec M-Files ?................................................. 709
4.5.6. Comment écrire le code VBScript code pour M-Files ?............................................. 709
4.5.7. Quelle est la différence entre une liste de contrôle d’accès et un groupe
d’utilisateurs ?.................................................................................................................. 715

L'index........................................................................................................................... 718
 M-Files | 1. Introduction | 5

1. Introduction
Cette rubrique présente la terminologie courante de M-Files ainsi que des informations sur ce guide
utilisateur.
®
La plateforme d'automatisation du travail intellectuel M-Files vous permet de stocker, de classer
et d'accéder à tous types de documents et de données, et ce en toute simplicité. Notre approche
révolutionnaire repose sur une organisation axée sur le contenu en lui-même (et ce à quoi il se rapporte) et
non sur son emplacement.

À la place de la méthode classique basée sur les dossiers, vous bénéficiez d'un accès immédiat à tous
vos contenus grâce à des fonctions de recherche ou des vues dynamiques. Cette approche est simple,
flexible et dynamique. De la gestion d'une grande variété de contenus à la garantie de la conformité à la
réglementation, M-Files est la solution qu'il vous faut.

Illustration 1 : M-Files repose sur une organisation axée sur le contenu en lui-même (et ce à quoi il se rapporte) et non sur son
emplacement.

Vous pouvez déployer M-Files sur site, dans le cloud ou opter pour un déploiement hybride. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Vue d'ensemble du système.

Ouverture du guide utilisateur

Pour ouvrir ce guide utilisateur lorsque M-Files est activé, appuyez sur la touche F1 de votre clavier.
Lorsque vous ouvrez le guide utilisateur avec la touche F1, vous voyez une rubrique se rapportant à ce
que vous êtes en train de faire dans M-Files.

Vous pouvez également ouvrir le guide de l'utilisateur avec l'icône M-Files de la zone de notification de
Windows, et avec les boutons d'aide dans M-Files.

Le guide utilisateur est également disponible au format PDF. Vous pouvez le télécharger à l'aide de l'icône

PDF qui se trouve dans le coin supérieur droit du guide utilisateur en ligne.
 M-Files | 1. Introduction | 6

Documentation supplémentaire

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à :

• M-Files Help Center

• M-Files knowledge base
• M-Files Support Portal
• M-Files Community

Documentation pour l'administrateur

Si vous êtes un développeur ou un administrateur système de M-Files, vous pouvez également vous
reporter à :

• M-Files API
• M-Files Web Service
• M-Files UI Extensibility Framework
• M-Files Developer Portal

Dans ce chapitre

• À propos de ce guide utilisateur

• Terminologie M-Files
• Comment démarrer avec M-Files
• Contacter le service d'assistance

1.1. À propos de ce guide utilisateur

Ce guide de l’utilisateur utilise un certain nombre de conventions typographiques et de rédaction ainsi que
des éléments visuels qui vous aideront à mieux comprendre les informations et à effectuer les tâches.

Convention Description
<version> Indique que vous devez remplacer le texte compris entre les
crochets avec des informations spécifiques à votre installation
ou environnement. Par exemple, dans le chemin de registre
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files
\<version>\Client, remplacez <version> par le numéro de
version spécifique à votre installation M-Files.
Fichier > Enregistrer Le symbole > indique que vous devez sélectionner un objet du menu.
Par exemple, Paramètres > Applications indique que vous devez
ouvrir la barre de menu et sélectionner l'option Applications du
menu Paramètres.
Optionnel Indique qu’une étape d'une tâche est optionnelle et qu’il incombe aux
utilisateurs de décider s’ils effectuent ou non l’étape.
Info Attire l’attention sur les informations importantes liées à une étape
spécifique dans une tâche. Ces informations se trouvent toujours
sous l’étape associée.
Exemple Attire l’attention sur un exemple de la façon d'effectuer une étape
donnée. Ces informations se trouvent toujours sous l’étape associée.
 M-Files | 1. Introduction | 7

Convention Description
Résultat Attire l’attention sur les résultats attendus après la réalisation d'une
étape d'une tâche.
Gras Le texte en gras indique les éléments de l'interface utilisateur, tels
que les boutons, les éléments de menu et les noms de boîte de
dialogue.

Exemples :

Cliquez sur OK pour continuer.

La boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet s'ouvre.

1.2. Terminologie M-Files

Le tableau suivant décrit la terminologie courante de M-Files.

Terme Définition

logiciel M-Files Le logiciel de gestion de documents M-Files comprend les composants suivants : M-
Files Desktop, M-Files Admin, M-Files Desktop Paramètres, État et M-Files Server.
Vous pouvez également utiliser M-Files avec un navigateur Web (consultez Accès à
M-Files Web) ou un appareil mobile (consultez Accès à M-Files Mobile).

Fichier / Un exemple de fichier peut être un mémo créé avec Microsoft Word et enregistré
document sur le lecteur C: drive. Le fichier devient un document uniquement lorsque vous y
avez associé des métadonnées. Lorsque vous avez installé M-Files et commencé à
transférer des fichiers existants vers M-Files, vous pouvez ajouter des métadonnées
aux fichiers pour en faire des documents.

Un coffre M-Files peut, en sus de documents, également stocker d'autres types

d'objets tels que les clients, les affectations ou les données de projet.

Document multi- Un document multi-fichier est un type de document spécial de M-Files pouvant
fichier contenir plus d'un fichier. Les fichiers partagent un ensemble de métadonnées.

Ils sont généralement utilisés pour lier un document électronique à un autre document
signé et numérisé, un e-mail et ses pièces jointes, ou dans tout autre cas où les
fichiers doivent être liés entre eux et traités comme une seule et même unité.

Métadonnées Les métadonnées contiennent des informations sur les propriétés du document,
comme les parties d'un contrat ou le destinataire d'une lettre. Les métadonnées sont,
par exemple, utilisées pour rechercher et organiser des documents.
 M-Files | 1. Introduction | 8

Terme Définition

Autorisations des Chaque document peut se voir affecter des autorisations spécifiant les droits d'accès
documents et des d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs. Les autorisations peuvent être accordées
objets ou refusées de manière distincte.

Un utilisateur peut voir ses autorisations accordées ou refusées de deux manières :

les autorisations ont été spécifiées pour cet utilisateur, ou il appartient à un groupe
d'utilisateurs pour lequel les autorisations ont été spécifiées. Si aucune autorisation
n'a été définie pour un utilisateur, il ne peut pas consulter le document ni y accéder.
Si certaines autorisations ont été accordées, l'utilisateur peut alors effectuer les
procédures déterminées par ces autorisations.

Coffre Un coffre est un emplacement de stockage centralisé pour des documents et autres
objets. Son emplacement physique se trouve sur le serveur exécutant M-Files Server.
Quel que soit l'emplacement physique, tous les utilisateurs voient le coffre comme un
répertoire sur le lecteur M-Files de leur poste local. Cela signifie que l'utilisation d'un
coffre est semblable à l'utilisation d'un disque dur local.

Vue Les vues sont des emplacements dans lesquels les documents et autres objets sont
répertoriés en fonction des métadonnées qu'ils contiennent.

Dossier virtuel Les objets et documents dans les vues comprennent des dossiers virtuels (dossiers
de propriété). Les dossiers virtuels permettent de classer les documents de la vue en
catégories.

Dossier Vous pouvez créer des dossiers traditionnels dans M-Files. Ces dossiers n'ont pas
traditionnel les propriétés supplémentaires fournies par les vues. Les dossiers traditionnels sont
par exemple comparables aux dossiers de votre disque C: et peuvent être utilisés
pour importer des fichiers dans M-Files. Les dossiers traditionnels vous permettent de
conserver la structure originale des dossiers des fichiers importés.

Client Un client est l'ordinateur ou l’appareil mobile de l'utilisateur courant de M-Files sur
lequel le logiciel est installé. L'utilisateur courant effectue des opérations telles que
créer des documents et explorer le coffre.

Type d'Objet En définissant les types d'objet, vous pouvez créer des types d'objets différents.
Document est l'un de ces types d'objets que chaque coffre contient. De plus,
l'administrateur M-Files peut créer d'autres types d'objets pour le coffre, tels que
client, contact et projet. Ainsi, vous pouvez, par exemple, utiliser M-Files pour stocker
les bases de données client et projet de l'entreprise.
 M-Files | 1. Introduction | 9

Terme Définition

Objet Le terme objet se rapporte aux instances de divers types d'objets, c'est-à-dire les
objets individuels créés à l'aide des types d'objets. Par exemple, un contact dans le
coffre est un objet.

La plupart des fonctions sont identiques pour les documents et les autres objets. Ce
guide utilisateur représente souvent des opérations effectuées sur des documents,
mais les mêmes opérations sont disponibles pour les ensembles de documents et
les autres objets. C'est pourquoi un document individuel peut aussi être considéré
comme un objet.

Collection de Les collections de documents sont des ensembles de documents individuels dans
documents le coffre. Chaque membre d'une collection possède ses propres métadonnées. En
outre, des métadonnées communes sont attachées aux collections indépendamment
des membres (comparez avec les documents multi-fichiers).

On peut accéder aux documents d'une collection individuellement ou bien par

l'intermédiaire de la collection.

Relations Vous pouvez également définir les relations entre objets. Avec les relations, vous
pouvez par exemple indiquer que deux documents sont liés. Les relations permettent
un suivi facile de tous les documents liés à un thème.

Modèle Vous pouvez utiliser un autre objet comme modèle pour créer un nouvel objet.
Lorsque vous sélectionnez un modèle dans la liste, la fiche de métadonnées s'adapte
aux spécifications de l'objet modèle.

Spécifiez un objet comme modèle en configurant sa propriété Est un modèle sur Oui.

Workflow La commande Workflow de M-Files permet de gérer le cycle de vie des objets
en fonction des processus réels. Le flux de travail est regroupé en étapes
correspondant aux tâches à effectuer relativement aux documents ou aux autres
objets. L'administrateur M-Files peut facilement définir des workflows pour répondre
aux besoins de l'entreprise. Pour davantage d'informations sur les workflows,
consultez la section Configurer les workflows.

Serveur M-Files Server fonctionne sur un serveur. Les clients se connectent au serveur et
y récupèrent les données de telle façon que le contenu des documents peut être
consulté sur les clients. Le serveur est l'emplacement physique du coffre.

Compte de Les comptes de connexion sont des comptes serveur (ou dans certains cas des
connexion comptes coffre) qui servent à l’authentification des utilisateurs dans M-Files Server.
Un compte de connexion peut être associé à des utilisateurs multiples, mais
uniquement à un utilisateur par coffre. Comparez aux utilisateurs.
 M-Files | 1. Introduction | 10

Terme Définition

Utilisateur Les utilisateurs sont des objets coffre qui mémorisent des paramètres spécifiques
à l’utilisateur ainsi que l’historique de l’utilisateur, et qui concèdent certaines
autorisations pour réaliser des opérations spécifiques dans un coffre. Un utilisateur
est associé à un seul compte de connexion. Comparez aux comptes de connexion.

Intelligent Intelligent Metadata Layer, abrégé IML, est une approche de référentiel neutre pour la
Metadata Layer gestion du contenu des entreprises qui unifie les informations au sein de l’entreprise
basées sur le contexte, et non sur le système ou le dossier où les informations
sont sauvegardées. De plus, IML catégorise les documents et enregistrements
automatiquement et fournit des suggestions de métadonnées à l’aide de l’intelligence
artificielle.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Intelligent Metadata Layer.

Objet géré Un objet géré est soit un objet M-Files interne enregistré dans un document soit un
objet d’un référentiel externe promu. Les objets gérés ont des métadonnées dans
M-Files et peuvent être gérés à l’aide de différentes fonctions de M-Files comme
l’historique des versions ou les workflows. Un objet géré du référentiel externe peut
être relégué au statut d’objet non géré si on lui retire ses métadonnées.

Comparez avec objet non géré et voir Objets non gérés et gérés.

Non geré Un objet non géré dans M-Files représente un fichier dans un référentiel externe. Un
objet non géré ne possède pas de métadonnées M-Files et ne peut pas être géré via
l’historique des versions ou les workflows du M-Files. Un objet non géré peut être
promu en tant qu’objet géré si on lui ajoute des métadonnées.

Comparez avec objet géré et voir Objets non gérés et gérés.

Référentiel Un référentiel correspond à tout endroit accessible où des informations peuvent

être enregistrées et auxquelles on peut avoir accès comme un coffre M-Files ou un
emplacement externe tel qu’un dossier réseau ou un site SharePoint.

Comparez avec référentiel externe.

Référentiel Un référentiel autre qu’un coffre M-Files et dont le contenu s’affiche et peut être édité
externe via les interfaces utilisateur de M-Files.

Comparez avec référentiel.

Connecteur Une application de coffre qui permet d'afficher et d'accéder à un référentiel externe
avec M-Files.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Connecteurs.

 M-Files | 1. Introduction | 11

Terme Définition

Service intelligent Un service intelligent est une application de coffre qui cherche à comprendre le
contenu du coffre comme le font les humains. Il peut, par exemple, être utilisé
pour analyser le contenu du fichier et les métadonnées existantes pour catégoriser
automatiquement le contenu ou pour fournir aux utilisateurs finaux des suggestions
de métadonnées.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Services intelligents.

Application de Les applications de coffre sont des pièces de logiciel qui sont installées dans un
coffre coffre pour en élargir les fonctionnalités. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter à Installer et gérer des applications pour coffre.

Zone d’aperçus La zone située à gauche de l’écran d’accueil, qui comporte plusieurs aperçus rapides,
rapides comme Récemment Accédés par Moi, Mes tâches, et Verrouillés par Moi.

1.3. Comment démarrer avec M-Files

Si vous êtes un nouvel utilisateur de M-Files, nous vous conseillons de commencer par lire le contenu du
M-Files Help Center puis de reprendre la lecture du guide utilisateur.

Le tableau fourni ici contient des liens qui vous aideront à démarrer avec M-Files. Parmi les rubriques
accessibles via ces liens, nombreuses sont celles qui se concentrent sur l'utilisation de M-Files Desktop.
De nombreux concepts et procédures sont néanmoins utilisables dans tous les clients M-Files. Il existe un
guide utilisateur distinct pour M-Files Web.

Tâche Liens vers les instructions

Ouvrir des clients M-Files et
accéder aux coffres • Accès à M-Files Desktop
• Accès à M-Files Web
• Accès à M-Files Mobile

Apprendre les bases de M- Utilisation de l'interface utilisateur de M-Files Desktop

Files Desktop
Utiliser les métadonnées et
la fiche de métadonnées • Métadonnées d’objet
• Fiche de métadonnées

Ajouter un contenu à M-Files Ajout d'un contenu à un coffre

Modifier un contenu dans M- Éditer du contenu
Files
Trouver un contenu à l'aide Recherche
des recherches
Trouver un contenu à l'aide Utiliser les vues
des vues
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 12

Tâche Liens vers les instructions

Utiliser les modèles de Utilisation des modèles
document
Travailler hors ligne Utilisation de M-Files Desktop hors-ligne

1.4. Contacter le service d'assistance

Si vous ne pouvez pas résoudre votre problème grâce au guide utilisateur, consultez M-Files Support
Portal ou la base de connaissances de M-Files.

Vous pouvez également vous connecter à M-Files Support Portal pour créer un ticket d'assistance. Pour
obtenir des instructions sur les détails à inclure dans le ticket, reportez-vous à l'article Basic Information to
Submit for M-Files Support.

Si l'assistance téléphonique est incluse dans votre abonnement, vous pouvez appeler notre service
clientèle. Reportez-vous aux numéros de téléphone indiqués à l'adresse [Link]
contact.

Pour obtenir des informations sur l'étendue de notre assistance, la disponibilité du service, les délais de
réponse et les niveaux de priorité, consultez [Link]

2. Utilisation quotidienne
Cette rubrique fournit des informations relatives à l'utilisation quotidienne de M-Files.

Cette rubrique vous indique comment accéder à M-Files, comment utiliser M-Files Desktop et comment
gérer, partager et rechercher des contenus dans M-Files. Vous trouverez également des informations
relatives aux paramètres utilisateur dans M-Files Desktop.

Si vous êtes un nouvel utilisateur de M-Files, nous vous conseillons de consulter le M-Files Help Center
afin d'apprendre les bases de M-Files.

Dans ce chapitre

• Accès à M-Files
• Utilisation de l'interface utilisateur de M-Files Desktop
• Gérer du contenu
• Partager un contenu
• Trouver du contenu
• Paramètres utilisateur

2.1. Accès à M-Files

Avant d'utiliser votre coffre M-Files, assurez-vous que votre administrateur système M-Files a effectué les
opérations suivantes :

• Le système M-Files a été configuré.

• Une ou des connexions au coffre ont été ajoutées pour vous.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 13

Vous pouvez accéder à M-Files via M-Files Desktop, M-Files Web et M-Files Mobile.

Dans ce chapitre

• Accès à M-Files Desktop

• Accès à M-Files Web
• Accès à M-Files Mobile

2.1.1. Accès à M-Files Desktop

Lorsque M-Files Desktop est installé et que vos connexions au coffre sont configurées, vous voyez
toutes les connexions au coffre sur votre lecteur M-Files dans l'Explorateur de fichiers. Pour utiliser M-
Files, cliquez sur l'icône de votre bureau. Vous pouvez également utiliser le menu Démarrer de Microsoft
Windows ou le lecteur M-Files dans l'Explorateur de fichiers.

Connexion

Pour vous connecter, double-cliquez sur un coffre sur le lecteur M-Files. Pour vous connecter en tant
qu'autre utilisateur, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur le coffre et sélectionnez Se Connecter en
tant que. Si M-Files ne peut pas utiliser vos identifiants Windows pour la connexion, le système vous
demande vos identifiants lorsque vous ouvrez le coffre.

Déconnexion

Pour vous déconnecter, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit de l'interface utilisateur et
sélectionnez Se Déconnecter.

2.1.2. Accès à M-Files Web

Vous pouvez également accéder aux coffres M-Files à l'aide de M-Files Web. M-Files Web est un client M-
Files basé sur un navigateur, qui vous permet d'utiliser les commandes de base de M-Files.

Deux versions sont disponibles : le M-Files Web classique et le nouveau M-Files Web. Les interfaces
utilisateur des deux versions sont pratiquement identiques à celle de M-Files Desktop. Avec le M-Files
Web classique, consultez la rubrique Utilisation de l'interface utilisateur de M-Files Desktop pour plus
d'informations sur les composants de l'interface utilisateur. Le nouveau M-Files Web possède son propre
guide utilisateur.

Vous pouvez obtenir l'adresse de M-Files Web au sein de votre entreprise auprès de votre administrateur
système.

Modifier un contenu dans M-Files Web

Dans M-Files Web, vous pouvez utiliser M-Files Web Companion pour modifier un contenu avec les
applications de bureau. Avec le M-Files Web classique, vous pouvez utiliser l'extension M-Files for
Chrome.

Connexion au M-Files Web classique

1. Dans votre navigateur Web, allez à l'adresse M-Files Web fournie par votre administrateur système ou
un conseiller M-Files.

Si le nom de votre coffre est Sales Tracker, l'adresse peut être [Link]
[Link] pour les déploiements Cloud ou [Link]
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 14

[Link] pour les coffres in situ. Dans le réseau de votre entreprise, le protocole
de connexion peut être HTTP au lieu de HTTPS.

2. Saisissez vos identifiants de connexion ou sélectionnez Connectez-vous avec votre identifiant

Windows courant.

3. Optionnelle : Si vous avez accès à de nombreux coffres, sélectionnez le coffre auquel vous souhaitez
vous connecter.

Si vous n'avez accès qu'à un seul coffre, vous serez connecté automatiquement.

2.1.3. Accès à M-Files Mobile

M-Files est également disponible en tant qu'application mobile pour les appareils iOS et Android.

Vous pouvez télécharger la dernière version des applications mobiles depuis votre boutique
d'applications :

• M-Files pour iOS (iPhone et iPad)

• M-Files pour Android (téléphones et tablettes)

Langue de l'application

Les applications mobiles M-Files utilisent les paramètres de langue de votre appareil.

Se connecter à M-Files Mobile

1. Contactez votre administrateur de coffre ou un conseiller M-Files pour obtenir les informations de
connexion du coffre.

2. Ouvrez l’appli mobile M-Files sur votre appareil.

3. Dans l'écran de connexion, entrez l'adresse complète du serveur, votre nom d'utilisateur et votre mot de
passe.

Si le nom de votre coffre est Sales Tracker, l'adresse peut être [Link]
[Link] pour les déploiements Cloud ou [Link]
[Link] pour les coffres in situ. Dans le réseau de votre entreprise, le protocole
de connexion peut être HTTP au lieu de HTTPS.

Pour les coffres Cloud hébergés dans M-Files Cloud, M-Files détecte l'adresse du serveur
même si vous entrez uniquement la partie sales-tracker. Néanmoins, pour s'assurer que le
protocole et l'adresse corrects sont utilisés, nous recommandons de toujours utiliser l'adresse
complète du serveur.

4. Tapotez sur Se Connecter.

5. Optionnelle : Si vous avez accès à de nombreux coffres, sélectionnez le coffre auquel vous souhaitez
vous connecter.

Si vous n'avez accès qu'à un seul coffre, vous serez connecté automatiquement.

Ajouter une connexion à un coffre à l'aide d'un QR code

Vous pouvez ajouter une connexion à un coffre pour M-Files Mobile à l'aide d'un QR code affiché dans M-
Files Desktop et dans M-Files Web.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 15

Pour ajouter une connexion à un coffre à l'aide d'un QR code :

1. Ouvrez M-Files Desktop ou M-Files Web et le coffre auquel vous voulez vous connecter avec M-Files
Mobile.

2. Cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit de l'interface utilisateur et sélectionnez Utiliser
avec M-Files Mobile.

Une fenêtre contenant un QR code s'ouvre.

3. Ouvrez le scanner de QR code :

a. Appuyez de façon prolongée sur l'icône de l'application M-Files sur votre appareil mobile et
sélectionnez Numériser le code-barre.

ou

b. Ouvrez l'application M-Files sur votre appareil et commencez à ajouter une nouvelle connexion au

coffre. Appuyez sur l'icône de QR code ( ) dans Adresse du serveur.

4. Scannez le QR code.

M-Files renseigne automatiquement l'adresse du serveur.

5. Appuyez sur Connecter.

6. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

7. Appuyez sur Se connecter pour ouvrir le coffre dans M-Files Mobile.

Pour plus d'informations techniques concernant cette fonctionnalité, reportez-vous à Connecting to Vaults
with QR Codes in M-Files Mobile dans M-Files Support Portal.

2.2. Utilisation de l'interface utilisateur de M-Files Desktop

Cette rubrique concerne l'interface utilisateur de M-Files Desktop. Cliquez sur les différentes parties de la
capture d'écran ci-dessous pour afficher une description des zones de l'interface utilisateur.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 16

1. Zone supérieure
2. Navigation dans les vues
3. Zone de liste
4. Volet de droite
5. Volet de commandes

Zone supérieure

La zone supérieure de M-Files Desktop contient les éléments suivants :

• Logo de M-Files
• État de connexion
• Chemin de navigation
• Champ de recherche et options de recherche
• Icône de création d'objet
• Lien vers M-Files Help Center
• Icône du menu utilisateur

Logo de M-Files

Cliquez sur le logo de M-Files pour accéder à votre onglet d'accueil. Pour modifier l'onglet ouvert par le lien
du logo, reportez-vous à Définition de votre onglet d'accueil.

Etat de connexion

L'icône d'état de connexion ( ) indique l'état de votre connexion au coffre. La connexion est mesurée à
l'aide du temps de réponse du serveur qui héberge le coffre. Cliquez sur l’icône d’état de connexion pour
ouvrir la boîte de dialogue Etat de Connexion. Si votre connexion est lente ou s'il n'y a pas de connexion
au serveur, contactez votre administrateur système M-Files. Cliquez sur Rafraîchir pour actualiser les
informations relatives à l’état de votre connexion ou sur Analyser la Connexion pour afficher les détails
relatifs à votre connexion.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 17

Chemin de navigation

Le chemin de navigation vous montre où vous êtes. En pratique, il contient le nom de la vue actuelle et de
toutes ses vues parentes. Le chemin peut être, par exemple, Coffre Demo > Documents > Par client >
A&A Consulting.

Recherche

Utilisez la barre de recherche pour rechercher vos documents ainsi que d'autres objets. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Recherche.

Création d'objets

Cliquez sur Créer ( ) pour créer un objet. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à
Création de documents et Créer des objets non-document.

M-Files Help Center

M-Files Help Center est une ressource très utile pour les nouveaux utilisateurs de M-Files. Cliquez sur

l'icône du point d'interrogation ( ) pour commencer.

Navigation dans les vues

La barre située sous la zone supérieure contient un certain nombre de vues utiles. Par exemple, les vues
suivantes :

• Récents : Objets que vous avez récemment utilisés.

• Tâches : Objets qui vous sont affectés.
• Verrouillé : Objets que vous avez verrouillés pour modification.
• Epinglés : Objets que vous avez épinglés.

Zone de liste

La zone de liste dans M-Files Desktop contient généralement des vues et des objets. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Zone de la liste.

Volet de droite

Le contenu des onglets Métadonnées, Aperçu, Filtres et Aino est affiché dans le volet de droite. Pour
masquer le volet de droite, cliquez sur l’onglet actif. Par exemple, Métadonnées ou Aperçu. Vous pouvez
faire glisser le bord gauche de la fiche de métadonnées et de la fenêtre d’aperçu pour les redimensionner.

Fiche de métadonnées

Pour afficher et modifier les métadonnées de l'objet sélectionné, utilisez la fiche de métadonnées. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Métadonnées d’objet et Fiche de métadonnées.

Aperçu

En mode prévisualisation, vous pouvez parcourir et copier le contenu du document sélectionné. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Aperçu des documents.

Filtres
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 18

Lorsque vous recherchez un objet ou un document, vous pouvez utiliser les fonctions de recherche
avancée de l'onglet Filtres. Dans l’onglet Filtres, vous pouvez indiquer des critères de recherche plus
précis pour votre recherche. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Filtres de recherche.

Aino

Pour résumer un document sélectionné ou pour obtenir des réponses sur le contenu du document, utilisez
M-Files Aino. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Utilisation de M-Files Aino.

Remarque : Si l'onglet M-Files Aino n'est pas affiché, cela peut être dû au fait que M-Files Aino
n'est pas disponible dans votre édition de plateforme ou n'est pas configuré. Les instructions de
configuration destinées aux administrateurs M-Files sont disponibles dans M-Files Catalog.

Volet de commandes

Le volet de commandes contient des raccourcis vers différentes opérations de M-Files Desktop. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Volet de commandes. Cliquez sur la poignée située sur
le côté droit du volet de commandes pour le masquer.

Menu Utilisateur

Cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit pour afficher les éléments suivants :

• À propos de M-Files
• Définir votre onglet d'accueil (dans Paramètres utilisateur)
• Définir un onglet par défaut pour les objets sélectionnés dans la zone de liste (dans Paramètres
utilisateur)
• Configurer les notifications (dans Paramètres utilisateur)
• Utilisateurs suppléants (dans Paramètres utilisateur)
• Changer la langue (dans Paramètres utilisateur)
• Utiliser avec M-Files Mobile
• Partagé(s) par Moi
• Mettre le coffre hors-ligne
• Se déconnecter
• Référentiels externes

Dans ce chapitre

• Zone de la liste
• Fiche de métadonnées
• Aperçu des documents
• Contenu épinglé
• Volet de commandes
• Personnalisation de l'interface utilisateur de M-Files Desktop
• Raccourcis clavier dans M-Files Desktop

2.2.1. Zone de la liste

La zone de liste dans M-Files Desktop contient généralement des vues et des objets. La zone de liste et
l'Explorateur de fichiers Windows fonctionnent de façon très similaire. L'une des différences consiste dans
le fait que pour un objet de M-Files Desktop, vous pouvez utiliser les flèches pour afficher et masquer les

objets et les fichiers associés. Il existe deux types de flèches : La flèche pleine ( ) indique que l'objet
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 19

contient des fichiers tandis que la flèche creuse ( ) indique que l'objet a des relations basées sur les
métadonnées avec d'autres objets.

Tri des objets dans la zone de liste

Objectif Instructions
Modifier l'ordre de tri des objets dans la zone de Cliquez sur un en-tête de colonne dans la zone de
liste. liste.
Modifier l'ordre de tri en ordre croissant ou Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un en-
décroissant. tête de colonne et sélectionnez un ordre de tri.
Sélectionnez l'ordre de tri secondaire, tertiaire et Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur un
d'autres ordres de tri. autre en-tête de colonne.
Ajouter des colonnes supplémentaires dans la zone Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur la zone
de liste. d'en-tête de colonne et sélectionnez Choisir les
Colonnes.

Pour savoir comment les résultats de recherche sont regroupés, consultez Regroupement des résultats de
recherche.

Résolution des problèmes au niveau de la zone de liste

Si un nom d'élément est affiché en gris dans la zone de liste, cela signifie que le chemin d'accès complet
est trop long pour Windows (plus de 259 caractères). Il est donc nécessaire d'en renommer des parties
afin de s'assurer que le contenu fonctionne correctement. Si vous utilisez Microsoft Windows 10 ou une
version ultérieure, vous pouvez demander à votre administrateur système d'autoriser des chemins d'accès
plus longs.

Si la colonne Taille d'un objet est vide, cela signifie que la taille de l’objet est provisoirement inconnue. Si
l’objet est ouvert, la taille de l’objet est mise à jour dans la colonne Taille.

2.2.2. Fiche de métadonnées

La fiche de métadonnées contient des informations importantes relatives à l'objet. Par exemple, le titre,
l'heure de création, l'auteur et la classe d'un document. Cliquez sur l’onglet Métadonnées pour ouvrir ou
fermer la fiche de métadonnées ou faites glisser le bord gauche de la fenêtre pour la redimensionner.

Astuce : Pour ouvrir la fiche de métadonnées dans une fenêtre distincte dans M-Files Desktop,
sélectionnez un objet dans la zone de liste, puis appuyez sur Alt + Entrée. Pour plus de raccourcis
clavier pour M-Files Desktop, reportez-vous à Raccourcis clavier dans M-Files Desktop.

Cliquez sur les différentes parties de la copie-écran pour afficher une description des sections de la fiche
de métadonnées.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 20

1. Commentaires relatifs aux objets

2. Bandeau des options de la fiche de métadonnées
3. Métadonnées d'objet
4. Autorisations d'objet
5. Workflow d'objet

Commentaires relatifs aux objets

Cliquez sur l'icône de commentaires ( ) pour afficher la vue des commentaires. Dans la vue
des commentaires, vous pouvez voir les commentaires relatifs à l'objet et en ajouter. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Objet Commentaires.

Bandeau des options de la fiche de métadonnées

Le bandeau des options comprend des options associées à l’objet sélectionné et à la fiche de
métadonnées.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 21

Icône Action
Ouvre la boîte de dialogue Historique de l'objet.

Définit l'objet comme étant suivi ou non suivi. Lorsque l'objet est défini comme étant suivi,
vous recevez une notification par e-mail lorsque quelqu'un modifie le document. Pour plus
d'informations sur les notifications, consultez Modifier des paramètres de notification dans M-
Files Desktop.

Remarque : La personne ayant modifié l'objet ne reçoit pas de notification.

Épingle ou désépingle l'objet.

Ouvre la fiche de métadonnées dans une nouvelle fenêtre.

Masque ou affiche la zone de titre de la fiche de métadonnées.

Métadonnées d'objet

Les métadonnées vous aident à trouver les objets dans M-Files. Les métadonnées sont les informations
relatives à un objet. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Métadonnées d’objet.

Autorisations d'objet

Cliquez sur la zone des autorisations pour ouvrir la boîte de dialogue Autorisations. Dans la boîte de
dialogue, vous pouvez modifier les autorisations pour l'objet. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter à Autorisations des objets.

Workflow d'objet

Utilisez les options de Workflow pour sélectionner un workflow et une étape de workflow pour un objet.
Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Workflows.

2.2.3. Aperçu des documents

M-Files affiche l'aperçu du document pour les types de fichiers répertoriés sur cette page. Cliquez sur
l’onglet Aperçu pour ouvrir ou fermer l’aperçu du document ou faites glisser le bord gauche de la fenêtre
pour la redimensionner.

Pour effectuer un zoom sur des fichiers PDF dans l'onglet Aperçu, cliquez, à l'aide du menu bouton droit,
et sélectionnez Outil Zoom Avant. Cliquez à nouveau à l'aide du menu bouton droit pour utiliser les
différents outils de zoom.

Dans l'onglet Aperçu, vous pouvez afficher le contenu des types de fichiers suivants :

• Fichiers e-mail (eml, emlx, msg)

• Fichiers HTML et d'archive web (htm, html, mht, mhtml)
• Fichiers image (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)
• Fichiers vidéo (mp4, webm, ovg) *
• Fichiers audio (mp3, ogg, wav) *
• Fichiers Microsoft Excel (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
• Fichiers Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 22

• Fichiers Microsoft Word (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)

• Fichiers OpenDocument (odt, ott, ods, odp)
• Fichiers PDF
• Fichiers RTF
• Fichiers texte (txt)
• Dessins Visio (vsdx, vsx, vtx, vdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm, vdw, vsd, vss, vst)

*) Pris en charge uniquement dans le nouveau M-Files Web

Il est possible d'étendre la prise en charge à d'autres types de fichiers. Par exemple, les fichiers DWG.
Pour ce faire, vous devez installer une application tierce compatible et la définir comme application par
défaut pour ce type de fichier. Cela n'est toutefois nécessaire que pour les types de fichiers qui ne sont
pas répertoriés ici.

La taille de fichier maximale pour l'aperçu du document dans M-Files Web

Type de fichier Taille de fichier maximale

Fichiers e-mail 10 Mo
Fichiers image 100 Mo
Fichiers vidéo 1 Go
Fichiers audio 500 Mo
Microsoft Word fichiers 25 Mo
Microsoft PowerPoint fichiers 10 Mo
Microsoft Excel fichiers 10 Mo
Dessins Visio 10 Mo

2.2.4. Contenu épinglé

L’onglet Epinglés vous permet de rassembler les éléments que vous utilisez fréquemment dans un seul
et même onglet. Cliquez sur l'onglet Epinglés dans la barre de navigation dans les vues pour voir vos
éléments épinglés.

Cliquez sur la flèche située devant un nom de groupe pour déployer ou réduire un groupe d'éléments
épinglés. Utilisez les options situées en haut de l'onglet Epinglés pour filtrer les éléments épinglés par
nom, pour ajouter un groupe à l'onglet Epinglés ou pour déployer ou réduire tous les groupes.

Cliquez sur un élément de l'onglet Epinglés pour voir ses métadonnées ou son aperçu dans le volet droit.
Double-cliquez sur l'élément pour effectuer l'action par défaut de l'objet. Pour déplacer un élément épinglé
dans l'onglet Epinglés, faites-le glisser et déposez-le.

Cliquez sur l'icône trois points ( ) pour afficher plus d'options. Par exemple, vous pouvez renommer un
élément épinglé. Cela modifie le nom du raccourci, mais pas le nom de l'élément.

L'onglet Epinglés peut contenir un maximum de 200 éléments.

Favoris et onglet Epinglés

La fonctionnalité Favoris ne fait plus partie des versions les plus récentes de M-Files. Au lieu de cela,
vous pouvez épingler des éléments et déplacer du contenu des Favoris vers l'onglet Epinglés.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 23

Épingler un élément

Pour épingler un élément dans l'onglet Epinglés :

1. Dans M-Files Desktop, recherchez et sélectionnez l’élément que vous souhaitez épingler.

2. Exécutez l'une des étapes suivantes :

a. Faites glisser l'élément depuis la zone de liste dans l'onglet Epinglés de la barre de navigation dans
les vues.

ou

b. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et sélectionnez Épingler.

ou

c.
Cliquez sur l'icône épingle ( ) du bandeau des options de la fiche de métadonnées.

L’élément sélectionné est épinglé dans l’onglet Epinglés.

Par défaut, l'élément est épinglé dans le groupe Non groupé. Pour désépingler un élément, cliquez sur

l'icône trois points ( ) et sélectionnez Désépingler.

Ajout de groupes à l'onglet Epinglés

Vous pouvez diviser les éléments épinglés en groupes.

Pour ajouter un groupe :

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur l'onglet Epinglés.

2.
Cliquez sur l'icône plus ( ) en haut de l'onglet Epinglés.

3. Saisissez un nom pour le groupe.

Le groupe est ajouté à l'onglet Epinglés.

4. Optionnelle : Faites glisser et déposez les éléments dans le groupe.

Modification des groupes dans l'onglet Epinglés

Pour modifier la position d'un groupe :

1. Dans l'onglet Epinglés, faites glisser et déposez un groupe.

Pour renommer un groupe :

2.
Cliquez sur l'icône trois points ( ) et sélectionnez Renommer.

3. Saisissez un nouveau nom.

Pour supprimer un groupe :

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 24

4.
Cliquez sur l'icône trois points ( ) et sélectionnez Supprimer.

5. Optionnelle : Si le groupe contient des éléments épinglés, sélectionnez l'une des options suivantes
dans la boîte de dialogue Supprimer le groupe :
Option Action
Désépingler Supprime le groupe et désépingle les éléments
épinglés qu'il contient.
Maintenir épinglés Supprime le groupe et déplace les éléments
épinglés dans le groupe Non groupé.

Déplacement de contenu de vos favoris vers l'onglet Epinglés

1. Dans M-Files Desktop, ouvrez l'onglet Tous.

2. Ouvrez Autres vues > Favoris.

3. Dans la vue Favoris, sélectionnez les éléments que vous souhaitez déplacer.

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'un des éléments sélectionnés.

5. Sélectionnez Déplacer de Favoris vers Epinglés.

Les éléments sélectionnés sont déplacés vers l'onglet Epinglés.

2.2.5. Volet de commandes

Le volet de commandes contient des raccourcis vers différentes opérations de M-Files Desktop. Cliquez
sur la poignée verticale grise située sur le côté gauche de l'interface utilisateur pour afficher ou masquer le
volet de commandes.

Section Contenu
Créer Liens rapides pour la création d'objets. Pour plus d'informations sur la création des
objets, consultez Créer des documents et d'autres objets.
Aller vers Une liste des liens prédéfinis vers les vues les plus couramment utilisées.

Une fois que vous avez sélectionné un objet dans la zone de liste, vous pouvez également voir les
sections Afficher et Modifier et Transition d'étape dans le volet de commandes.

Section Contenu
Afficher et Une liste des opérations spécifiques aux objets. Par exemple, Verrouiller et Publier.
Modifier
Transition Une liste des transitions d'étape disponibles pour l'objet sélectionné. Pour davantage
d'étape d'informations, veuillez vous reporter à Modification de l’étape de workflow dans le volet
de commandes.

Remarque : La commande Changer d'Etape est affichée dans le volet de

commandes uniquement si l'objet a un workflow et si vous êtes autorisé à
modifier l'étape de workflow.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 25

Personnalisation du volet de commandes

Vous pouvez personnaliser les raccourcis des sections Afficher et Modifier et Aller vers.

Objectif Instructions
Ajouter ou masquer des Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un espace vide du volet
raccourcis dans la section de commandes et sélectionnez ou désélectionnez un raccourci dans
Afficher et Modifier. Commandes.
Ajouter un raccourci d'objet dans Sélectionnez l'objet, ouvrez la barre de menus à l'aide de la touche
la section Aller vers. Alt et sélectionnez Opérations > Ajouter le Raccourci au Volet.
Ajouter un raccourci de vue ou Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur une vue ou un dossier
de dossier virtuel dans la section virtuel et sélectionnez Ajouter le Raccourci au Volet.
Aller vers.
Renommer, supprimer ou Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un raccourci dans le volet
déplacer des raccourcis dans la de commandes et sélectionnez une commande.
section Aller vers.

2.2.6. Personnalisation de l'interface utilisateur de M-Files Desktop

Vous pouvez modifier les paramètres d'affichage à l'aide des options de Mode d'Affichage. Pour
afficher les paramètres, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la zone de liste et
sélectionnez Mode d'Affichage.

À l’aide des options Mode d'Affichage, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Sélectionner si les objets sont affichés sous forme d'icônes ou de liste détaillée.
• Sélectionner si le volet de navigation de l'Explorateur de fichiers Windows est affiché ou non.
• Sélectionner si le volet de commandes, le volet de droite et le volet inférieur sont affichés de façon
normale, en mode réduit ou pas du tout.
• Afficher ou masquer les annotations.
• Activer ou désactiver les options de regroupement d'objets par type d'objet et de regroupement par vue
et dossier.
• Sélectionner une mise en page normale ou compacte pour l’interface utilisateur.

Vous pouvez également définir l'onglet Fiche de métadonnées ou Aperçu comme onglet par défaut dans
M-Files Desktop. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Définition de l'onglet par défaut
pour un objet.

2.2.7. Raccourcis clavier dans M-Files Desktop

Raccourcis dans la zone de liste

Utilisez les raccourcis suivants lorsque la zone de liste est active :

Recherche Rapide Ctrl + F Voir Recherche Rapide.

Nouveau Document Ctrl + N Voir Création de documents.
Actualiser la liste des objets F5 Met à jour uniquement les objets
qui ont des modifications.
Actualiser complètement la liste Maj + F5 Met à jour tous les objets de la
des objets zone de liste.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 26

Raccourcis pour les objets sélectionnés

Utilisez les raccourcis suivants lorsqu'un objet est sélectionné dans la zone de liste :

Ouvrir la fiche de métadonnées Alt + Entrée Voir Fiche de métadonnées.

Verrouiller Ctrl + O Voir Verrouiller un document.
Publier Ctrl + I Voir Publier un document.
Publier avec commentaires Ctrl + ⇧ Shift + I Voir Publier un document.
Relations Ctrl + L Voir Relations des objets.
Membres de la collection Ctrl +⇧ Shift + L Voir Gestion des collections de
documents.
Commentaires Ctrl + M Voir Objet Commentaires.
Sous-objets Ctrl + J Voir Sous-objets.
Historique Ctrl + H Voir Historique des versions.

Raccourcis pour la fiche de métadonnées

Utilisez les raccourcis suivants dans la fiche de métadonnées :

Tab ↹ Se déplacer jusqu’au prochain champ de propriété.

⇧ Shift + Tab ↹ Se déplacer jusqu’au champ de propriété précédent.
Ctrl + I Insérer un nouveau champ de valeur pour une propriété.
Ctrl + D Supprimer le champ de propriété sélectionné.
Ctrl + N Ajouter une nouvelle valeur à la liste et la configurer comme valeur de propriété.
↑/↓ Déplacez-vous entre les options de valeur de propriété disponibles.
Ctrl + S Enregistrer des métadonnées

2.3. Gérer du contenu

Cette rubrique vous indique comment gérer du contenu dans M-Files Desktop.

Dans ce chapitre

• Ajout d'un contenu à un coffre

• Supprimer et archiver du contenu
• Éditer du contenu
• Relations des objets
• Collections de documents
• Utilisation de M-Files Desktop hors-ligne
• Utilisation de M-Files Aino

2.3.1. Ajout d'un contenu à un coffre

Cette rubrique vous indique comment ajouter un contenu à votre coffre M-Files.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 27

Dans ce chapitre

• Enregistrement dans M-Files

• Créer des documents et d'autres objets
• Créer et terminer des affectations
• Création de copies d'objets existants
• Création de PDF à partir d'objets
• Fonctions dans Microsoft Outlook

Enregistrement dans M-Files

Lorsque vous enregistrez des fichiers sur votre lecteur M-Files, les informations ne sont généralement
pas stockées sur votre disque dur personnel. Dans M-Files Desktop, vous voyez le lecteur M-Files dans
l'Explorateur de fichiers comme tout autre disque dur.

Pour enregistrer des fichiers sur votre lecteur M-Files, utilisez l'une des méthodes suivantes :

• Glisser et déposer
• Copier et coller
• Utilisation de la commande Enregistrer sous dans une application
• Utilisation de la boîte de dialogue Importer Fichiers et Dossiers

Lorsque vous enregistrez un fichier dans M-Files, M-Files vous demande d'ajouter des métadonnées. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Métadonnées d’objet.

Enregistrement de nombreux fichiers dans M-Files

Vous pouvez enregistrer de nombreux fichiers dans M-Files en procédant par glisser et déposer, par
copier-coller ou en utilisant la boîte de dialogue Importer Fichiers et Dossiers.

Astuce : Pour enregistrer de nombreux fichiers avec les mêmes métadonnées, cochez Utiliser
ces valeurs par défaut pour le prochain document.

Astuce : Utilisez Ignorer Ceci pour choisir de ne pas enregistrer un fichier dans M-Files. Vous
pouvez utiliser cette option lorsque vous enregistrez de nombreux fichiers dans le coffre.

Détection de contenus de fichier en double

Si vous essayez d'enregistrer un fichier qui existe déjà dans le coffre, M-Files vous l'indique. M-Files
vous indique les documents en double sur lesquels vous disposez d'autorisations. Pour savoir comment
s'effectue cette détection, reportez-vous à la page Comment fonctionne la fonction de détection des
documents en double ?.

Le contenu de fichier en double s'affiche dans la zone de liste et lorsque vous ajoutez un nouveau contenu
au coffre.

• Zone de liste : Pour voir les documents ayant un contenu de fichier en double, déployez l'objet. Les
documents en double s’affichent sous le nœud Contenu du Fichier Dupliqué.
• Lorsque vous ajoutez un nouveau contenu au coffre : Si M-Files détecte des documents ayant un
contenu en double dans le coffre, il affiche la boîte de dialogue Contenu du Fichier Dupliqué. Dans la
boîte de dialogue, sélectionnez Ne pas créer ou Créer quand même.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 28

Si vous enregistrez de nombreux fichiers, activez l'option Appliquer cette action aux prochains
documents dupliqués pour utiliser la même sélection pour tous les documents dupliqués que M-Files
trouve pendant l'opération. Cette option n'est pas disponible avec la fonction Enregistrer sous.

Dans ce chapitre

• Faire glisser et déposer des fichiers dans M-Files

• Copier et coller des fichiers dans M-Files
• Enregistrement dans M-Files à partir de l'application
• Enregistrement de dossiers dans M-Files

Faire glisser et déposer des fichiers dans M-Files

Pour ajouter un contenu au coffre par glisser-déposer :

1. Dans l'Explorateur de fichiers, recherchez le fichier que vous souhaitez enregistrer.

2. Faites glisser et déposez le fichier dans un espace vide de la zone de liste dans M-Files.

La boîte de dialogue Nouveau Document s’ouvre.

3. Sélectionnez une classe pour le fichier dans le menu déroulant Classe.

4. Optionnelle : Saisissez d'autres valeurs de propriété optionnelles.

Cliquez sur Ajouter propriété pour ajouter des propriétés supplémentaires.

5. Cliquez sur Créer.

Copier et coller des fichiers dans M-Files

1. Dans l'Explorateur de fichiers, recherchez le fichier que vous souhaitez enregistrer.

2. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le fichier et sélectionnez Copier.

3. Allez dans la fenêtre M-Files, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la zone de
liste et sélectionnez Coller.

La boîte de dialogue Nouveau Document s’ouvre.

4. Sélectionnez une classe pour le fichier dans le menu déroulant Classe.

5. Optionnelle : Saisissez d'autres valeurs de propriété optionnelles.

Cliquez sur Ajouter propriété pour ajouter des propriétés supplémentaires.

6. Cliquez sur Créer.

Enregistrement dans M-Files à partir de l'application

Pour savoir comment enregistrer votre travail à partir d'une application Microsoft Office (Office 2013
ou version ultérieure) dans M-Files, consultez Exemple : Enregistrement d’une présentation Microsoft
PowerPoint dans M-Files à l'aide de l'onglet M-Files. Pour savoir comment enregistrer votre travail dans
M-Files à partir d'autres applications de bureau, consultez Exemple : Enregistrement d’une présentation
Microsoft PowerPoint dans M-Files.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 29

Exemple : Enregistrement d’une présentation Microsoft PowerPoint dans M-Files à l'aide de l'onglet M-
Files

1. Dans Microsoft PowerPoint, créez une nouvelle présentation ou ouvrez-en une.

2. Apportez les modifications souhaitées au document.

3. Ouvrez l'onglet M-Files dans le ruban Microsoft PowerPoint.

4. Cliquez sur Enregistrer dans M-Files.

5. Cliquez sur le coffre dans lequel vous souhaitez enregistrer votre présentation.

La boîte de dialogue Nouveau Document s’ouvre.

6. Sélectionnez une classe pour le fichier dans le menu déroulant Classe.

7. Optionnelle : Saisissez d'autres valeurs de propriété optionnelles.

Cliquez sur Ajouter propriété pour ajouter des propriétés supplémentaires.

8. Cliquez sur Créer.

Votre présentation est enregistrée dans M-Files.

Exemple : Enregistrement d’une présentation Microsoft PowerPoint dans M-Files

1. Dans Microsoft PowerPoint, créez une nouvelle présentation ou ouvrez-en une.

2. Apportez les modifications souhaitées au document.

3. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > Ordinateur > Naviguer.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’ouvre.

4. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Enregistrer sous :

a. Cliquez sur l'emplacement Ordinateur et, dans le volet droit, double-cliquez sur M-Files.

ou

b. Cliquez sur la flèche se trouvant à côté de l’ordinateur pour déployer l’emplacement et cliquez sur
M-Files.

5. Double-cliquez sur le coffre où vous souhaitez enregistrer votre présentation.

6. Dans Nom du fichier, saisissez un nom de fichier pour votre présentation.

7. Sélectionnez Enregistrer.

La boîte de dialogue Nouveau Document s’ouvre.

8. Sélectionnez une classe pour le fichier dans le menu déroulant Classe.

9. Optionnelle : Saisissez d'autres valeurs de propriété optionnelles.

Cliquez sur Ajouter propriété pour ajouter des propriétés supplémentaires.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 30

[Link] sur Créer.

Votre présentation est enregistrée dans M-Files.

Enregistrement de dossiers dans M-Files

Remarque : Votre administrateur peut utiliser connecteurs de référentiel externe pour importer des
fichiers à partir d'un lecteur réseau. Avant d'importer des fichiers ou des dossiers, assurez-vous
que le même contenu n'existe pas déjà dans le coffre.

Lorsque vous enregistrez un dossier ayant des sous-dossiers ou de nombreux fichiers individuels en
même temps, M-Files peut conserver l'ancienne structure de dossiers. Si vous souhaitez conserver la
structure de dossiers, M-Files organise les contenus enregistrés dans les dossiers traditionnels. Pour ce
faire :

1. Dans M-Files Desktop, appuyez sur la touche Alt pour ouvrir la barre de menu.

2. Sélectionnez Créer > Importer Fichiers et Dossiers.

3. Cliquez sur ... pour sélectionner le dossier à importer.

4. Sélectionnez :

a. Ne pas conserver l'ancienne structure de dossiers pour abandonner la structure de dossiers.

ou

b. Conserver l'ancienne structure de dossiers pour conserver la structure de dossiers. Pour

importer le contenu, sélectionnez un dossier de destination dans M-Files. Pour créer un nouveau
dossier, cliquez sur Nouveau dossier.

5. Optionnelle : Si vous ne souhaitez pas ajouter de métadonnées pour le contenu importé, décochez
Afficher les métadonnées.

6. Cliquez sur OK.

Si vous avez coché la case Afficher les métadonnées, exécutez les étapes de 7 à 9 pour chaque fichier
que vous importez.

7. Sélectionnez une classe pour le fichier dans le menu déroulant Classe.

8. Optionnelle : Saisissez d'autres valeurs de propriété optionnelles.

Cliquez sur Ajouter propriété pour ajouter des propriétés supplémentaires.

9. Cliquez sur Créer.

Le dossier est importé dans M-Files. Si vous avez choisi l’option Conserver l'ancienne structure de
dossiers, le dossier importé apparaît en tant que nouveau dossier traditionnel dans M-Files.

Créer des documents et d'autres objets

Cette rubrique vous indique comment créer de nouveaux objets dans le coffre. Pour connaître les
différences existant entre les documents et les autres types d'objets, consultez la définition d'un objet.

Dans ce chapitre

• Métadonnées d’objet
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 31

• Création de documents
• Créer des objets non-document
• Ajouter un contenu à partir du scanner
• Remplacer le contenu d’un fichier de document
• Autorisations des objets

Métadonnées d’objet

Les métadonnées vous aident à trouver les objets dans M-Files. Les métadonnées sont les informations
relatives à un objet. Par exemple, la date de création, la classe et le nom d'un objet sont des
métadonnées. Plus vous saisissez de métadonnées pour un objet, plus vous le trouverez facilement
lorsque vous en aurez besoin.

Modification des métadonnées

Vous pouvez modifier les métadonnées d'objet dans la fiche de métadonnées :

Objectif Instructions
Modifier les valeurs de Cliquez sur une propriété. Les champs obligatoires sont signalés par un
propriété astérisque (*).
Ajouter des propriétés Cliquez sur Ajouter propriété à la fin de la liste des propriétés.
Supprimer des
propriétés ajoutées Cliquez sur l'icône de suppression ( ) en regard du nom de la propriété.

Modifier l'étape de Voir Modification de l’étape de workflow dans la fiche de métadonnées.

workflow
Modifier les Voir Modifier les autorisations des objets.
autorisations des
éléments sélectionnés

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications et créer une nouvelle version de l'objet.

Astuce : Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier lorsque vous modifiez les métadonnées
d'objet. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Raccourcis pour la fiche de
métadonnées.

Suggestions de métadonnées

Lorsque Intelligent Metadata Layer et les services intelligents sont configurés, M-Files indique des
suggestions de métadonnées pour un nouveau document.

Cliquez sur une suggestion pour l’ajouter en tant que valeur pour la propriété située au-dessus de la
suggestion. S’il y a un signe plus (+) à gauche de la valeur suggérée, la valeur est ajoutée en tant que
nouvel objet ou élément de la liste de valeurs. Pour certains types de propriétés, vous pouvez ajouter
plusieurs valeurs suggérées.

Utilisation de la barre d’outils des fiches de métadonnées

Cliquez sur une propriété pour activer la barre d'outils des fiches de métadonnées. La barre d'outils
est disponible pour les propriétés utilisant une liste de valeurs. La barre d'outils peut inclure les options
suivantes :
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 32

Icône Action
Ajouter un champ à une propriété à sélection multiple.

Supprimer un champ d'une propriété à sélection multiple.

Actualiser les valeurs de la propriété.

Ouvrir une boîte de dialogue pour créer une nouvelle valeur de propriété.

Ouvrir une boîte de dialogue pour modifier la valeur de propriété sélectionnée.

Éditer les propriétés de nombreux objets

Pour sélectionner de nombreux objets dans la zone de liste, effectuez l'une des opérations suivantes :

Objectif Instructions
Sélectionner une liste d'objets Cliquez sur le premier objet, maintenez la touche ⇧
Maj enfoncée, puis cliquez sur le dernier objet.
Sélectionner de nombreux objets individuels Cliquez sur le premier objet, maintenez la touche
Ctrl enfoncée et sélectionnez les autres objets.
Sélectionner tous les objets Utilisez le raccourci Ctrl + A.

Astuce : Lorsque vous modifiez les autorisations de nombreux objets, nous vous recommandons,
pour des raisons de performances, de ne pas apporter d'autres modifications aux métadonnées en
même temps.

La fiche des métadonnées présente toutes les propriétés des objets sélectionnés. Consultez ce tableau
pour obtenir des descriptions des valeurs de propriétés spéciales utilisées lorsque vous avez sélectionné
des objets qui ont une valeur différente pour la même propriété :

Valeur Description
Les valeurs des objets sélectionnés sont différentes.

Aucun des objets sélectionnés n'a la valeur sélectionnée.

Certains des objets sélectionnés ont la valeur sélectionnée.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 33

Valeur Description
Tous les objets sélectionnés ont la valeur sélectionnée.

Lorsque vous modifiez une valeur, vous modifiez la valeur pour tous les objets sélectionnés. Par
exemple, si vous remplacez (variable) par une nouvelle valeur, celle-ci est définie pour tous les objets
sélectionnés.

Création de documents

Vous pouvez créer des documents normalement et les enregistrer directement sur le lecteur M-Files.
Vous pouvez également créer d’autres types d’objets, tels que des clients ou des tâches. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Créer des objets non-document et Créer et terminer des
affectations.

Pour commencer la création d'un document, cliquez sur Créer ( ) et sélectionnez Document. La
boîte de dialogue Nouveau document vous aide à sélectionner le modèle et la classe appropriés pour le
document. Vous pouvez également utiliser la recherche pour trouver un modèle ou sélectionner une classe
pour n'afficher que les modèles disponibles pour cette classe.

Sélectionnez Tous pour afficher tous les modèles et formats de fichier disponibles. L'option Récemment
utilisés affiche tous les modèles auxquels vous avez récemment accédé. Vierges affiche tous les formats
de fichier disponibles pour un document.

Cliquez sur Suivant pour ouvrir la fiche de métadonnées pour le nouveau document. Les propriétés
signalées par un astérisque (*) sont obligatoires.

Astuce : Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier lorsque vous modifiez les métadonnées
d'objet. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Raccourcis pour la fiche de
métadonnées.

Astuce : Utilisez Autorisations pour indiquer qui peut voir, ouvrir ou modifier le document.

Lorsque vous avez terminé avec les métadonnées, sélectionnez si vous souhaitez que le document soit
ouvert pour modification (Ouvrir pour éditer) ou disponible immédiatement pour les autres utilisateurs
(Publier immédiatement). Enfin, cliquez sur Créer pour enregistrer vos modifications.

Lorsque vous créez un document dans une autre application, vous saisissez les métadonnées lorsque
vous enregistrez le document dans le coffre sur le lecteur M-Files.

Convertir un fichier temporaire en document

L’opération Convertir en Document est disponible pour les fichiers qui sont importés dans M-Files
d'une manière inhabituelle, par exemple à l'aide d'une invite de commande. M-Files signale ces fichiers
temporaires à l'aide d'une icône grise. Pour convertir un fichier temporaire en document M-Files, cliquez, à
l'aide du menu bouton droit, sur le fichier puis cliquez sur Convertir en Document.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 34

Dans ce chapitre

• Exemple : Créer un document

• Utilisation des modèles
• Documents mono-fichier et multi-fichiers

Exemple : Créer un document

1. Ouvrez M-Files Desktop et accédez à un coffre.

2.
Cliquez sur Créer ( ).

3. Cliquez sur Document.

4. Sélectionnez un modèle :

a. Saisissez un critère de recherche dans le champ de recherche et sélectionnez un modèle.

ou

b. Dans le menu déroulant Sélectionner la Classe, sélectionnez une classe, puis sélectionnez un
modèle.

ou

c. Sélectionnez un modèle dans les listes rapides Récemment utilisés, Tous ou Vierges.

5. Cliquez sur Suivant.

6. Dans le champ Nom ou titre, saisissez un nom.

7. Saisissez les métadonnées de l'objet. Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*).

Pour ajouter d'autres champs de métadonnées, cliquez sur Ajouter propriété sous la dernière
propriété de métadonnées de la liste.

8. Optionnelle : Cliquez sur les options d’autorisation en bas de la boîte de dialogue pour définir les
autorisations pour votre document.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Autorisations des objets.

9. Optionnelle : Cliquez sur les options de workflow pour sélectionner un workflow et une étape de
workflow pour le document.

10.Sélectionnez l'une des options suivantes :

a. Sélectionnez Ouvrir pour éditer pour modifier le contenu avant de publier le document.

ou

b. Sélectionnez Publier immédiatement pour ajouter le contenu au coffre après avoir cliqué sur
Créer.

[Link] sur Créer.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 35

Utilisation des modèles

Vous pouvez utiliser des modèles lorsque vous créez des documents dans M-Files. Des modèles peuvent
être spécifiés pour ajouter un ensemble prédéfini de métadonnées et de contenus au document. Par
exemple, un modèle d'offre ou un modèle de commande.

Pour définir un document ou un autre objet comme modèle, ajoutez la propriété Est un modèle aux
métadonnées et définissez la valeur sur Oui. Les modèles sont spécifiques à une classe, mais vous
pouvez indiquer que le modèle doit être utilisé pour d'autres classes à l'aide de la propriété Classes
supplémentaires.

Remarque : Lorsque vous souhaitez enregistrer un document comme modèle de document à

utiliser dans M-Files, enregistrez le document comme document Microsoft Office (à savoir au
format .doc(x), .ppt(x), .xls(x) ou similaire). N'utilisez pas les formats de modèle proposés par les
applications MS Office (par exemple, le modèle Word : .dotx).

Pour plus d'informations, consultez Nouvelle Classe, ainsi que Valeurs automatiques pour obtenir des
informations concernant l’utilisation des modèles avec les valeurs automatiques.

Documents mono-fichier et multi-fichiers

Dans M-Files, vous pouvez créer des documents mono-fichier et multi-fichiers.

Un document mono-fichier comprend un seul fichier. Par exemple, un document PDF ou Word.

Un document multi-fichier ( ) comprend généralement de nombreux fichiers. Par exemple, vous pouvez
inclure une proposition commerciale et ses pièces jointes, qui sont des documents mono-fichier, dans
le même document multi-fichier. Vous pouvez double-cliquer sur le document multi-fichier pour voir son
contenu.

Convertir un document multi-fichier en document mono-fichier

Lorsqu'un document multi-fichier comprend un seul fichier, vous pouvez le convertir en un document
mono-fichier : Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un document multi-fichier et cliquez sur
Convertir en Document Mono-fichier.

Convertir un document mono-fichier en document multi-fichier

Pour convertir un document mono-fichier en un document multi-fichier, cliquez, à l’aide du menu bouton
droit, sur un document mono-fichier et cliquez sur Convertir en Document Multi-fichier.

Dans ce chapitre

• Ajouter de nouveaux fichiers aux documents multi-fichier

Ajouter de nouveaux fichiers aux documents multi-fichier

La commande Créer Fichier peut servir à créer de nouveaux fichiers pour un document multi-fichier.

Veuillez toutefois noter qu'un document multi-fichier dans M-Files ne correspond pas à un dossier dans
Windows. Un document multi-fichier est un simple document qui ne contient aucun, un ou plusieurs fichiers
ainsi qu'un ensemble de métadonnées commun. Un fichier est un composant d'un document multi-fichier.
Par exemple, un contrat numérisé à partir d'une copie papier peut être un document multi-fichier et ses
pages constituent ses fichiers.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 36

Remarque : Utilisez la commande Importer un Fichier pour ajouter un fichier existant au

document multi-fichier. Vous pouvez également faire glisser et déposer un fichier dans un
document multi-fichier.

Réalisez les étapes suivantes pour ajouter un nouveau fichier à un document multi-fichier :

1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document multi-fichier de votre choix.

2. Sélectionnez Créer Fichier afin d’afficher une liste des types de fichiers.

3. Sélectionnez un type pour le nouveau fichier.

Le document est verrouillé par vos soins et un nouveau fichier correspondant au type de votre
choix est ajouté au document multi-fichier.

4. Saisissez un nom pour le fichier ajouté.

Créer des objets non-document

En plus des documents, vous pouvez créer d'autres objets tels que des clients et des projets. Vous pouvez
donc utiliser M-Files pour gérer, par exemple, la base de données clients en ajoutant et en éditant les
objets client dans le coffre. À l'instar des documents, les objets tels que les clients et les projets possèdent
une fiche de métadonnées mais ils peuvent exister sans fichiers. Ils sont également supprimés et modifiés
de la même manière que les documents.

Lorsque vous commencez à créer un nouvel objet, la première chose que vous voyez est la fiche de
métadonnées. Après avoir saisi les valeurs dans les champs obligatoires (marqués d'un astérisque), vous
pouvez enregistrer l'objet en cliquant sur Créer.

L'option Publier immédiatement est sélectionnée par défaut afin de s'assurer que le nouvel objet est
enregistré dans le référentiel immédiatement après que vous avez cliqué sur Créer. Vous pouvez laisser
l'objet verrouillé par vous si vous comptez y ajouter des métadonnées avant d'enregistrer les informations
dans le coffre.

Les types d'objets sont spécifiés à l'aide de M-Files Admin. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter à Types d'Objet.

Exemple : Créer un nouveau client

1. Cliquez sur Créer > Client.

2. Dans le champ Nom du client, saisissez le nom du client.

3. Optionnelle : Saisissez d'autres informations concernant le client dans les champs disponibles.

4. Cliquez sur Créer.

Un nouvel objet client est ajouté au coffre.

Ajouter un contenu à partir du scanner

Cette rubrique donne des instructions sur la façon d’ajouter de nouveaux fichiers dans le coffre ou de
remplacer un contenu de coffre existant à partir d’un scanner.

Dans ce chapitre

• Ajouter des documents à partir du scanner

• Ajout de documents à partir du scanner à un document multi-fichier
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 37

• Remplacer un document par un document numérisé

• Numérisation et reconnaissance de texte (OCR)

Ajouter des documents à partir du scanner

1. Dans M-Files, cliquez sur Créer et sélectionnez Ajouter un Document depuis le Scanner.

2. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Sélectionner Source apparaît, sélectionnez votre scanner dans la
liste et cliquez sur Sélectionner.

3. Scannez votre document en utilisant l’application scanner.

Une fois la numérisation terminée, la boîte de dialogue Numérisation apparaît.

4. Sélectionnez l’une des options suivantes :

Option : Objectif :
Numérisation terminée Vous ne souhaitez pas numériser des documents
supplémentaires.
Numériser d'autres pages du document Vous souhaitez numériser un autre document et le
courant combiner au document préalablement numérisé.
Numériser un autre document Vous souhaitez numériser un autre document
et ne souhaitez pas le combiner au document
préalablement numérisé.

5. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Conversion à un PDF indexé apparaît, sélectionnez Convertir

si vous souhaitez convertir le document scanné en un PDF indexé. Autrement, cliquez sur Ignorer la
Conversion.

Pour davantage d’informations sur la conversion des documents numérisés en PDF, consultez
Numérisation et reconnaissance de texte (OCR).

6. Lorsque la boîte de dialogue Nouveau Document s'affiche, saisissez les métadonnées et cliquez sur
Créer.

Le ou les documents scannés sont ajoutés à M-Files.

Ajout de documents à partir du scanner à un document multi-fichier

Suivez les étapes indiquées ici pour ajouter des documents d'un scanner à un document multi-fichier.
Pour des précisions sur la conversion de documents mono-fichier en documents multi-fichier, consultez
Documents mono-fichier et multi-fichiers.

1. Dans M-Files, localisez le document multi-fichier pour lequel vous souhaitez ajouter un fichier à partir
du scanner.

2. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document multi-fichier et sélectionnez Ajouter fichier >
Ajouter un Fichier depuis le Scanner.

3. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Sélectionner Source apparaît, sélectionnez votre scanner dans la
liste et cliquez sur Sélectionner.

4. Scannez votre document en utilisant l’application scanner.

Une fois la numérisation terminée, la boîte de dialogue Numérisation apparaît.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 38

5. Sélectionnez l’une des options suivantes :

Option : Objectif :
Numérisation terminée Vous ne souhaitez pas numériser des documents
supplémentaires.
Numériser d'autres pages du document Vous souhaitez numériser un autre document et le
courant combiner au document préalablement numérisé.
Numériser un autre document Vous souhaitez numériser un autre document
et ne souhaitez pas le combiner au document
préalablement numérisé.

6. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Conversion à un PDF indexé apparaît, sélectionnez Convertir

si vous souhaitez convertir le document scanné en un PDF indexé. Autrement, cliquez sur Ignorer la
Conversion.

Pour davantage d’informations sur la conversion des documents numérisés en PDF, consultez
Numérisation et reconnaissance de texte (OCR).

Le ou les documents scannés sont ajoutés au document multi-fichier.

Remarque : Le document multi-fichier a un seul ensemble de métadonnées. Les fichiers du

document n'ont pas de métadonnées distinctes.

Remplacer un document par un document numérisé

1. Dans M-Files, localisez et sélectionnez le document que vous souhaitez remplacer par un document
numérisé.

Les documents mono-fichier et les documents multi-fichier peuvent être remplacés par un
document numérisé.

2. Appuyez sur Alt pour afficher la barre de menus et sélectionnez Opérations > Numérisation et
Reconnaissance de Texte (OCR) > Remplacer par un Fichier Numérisé.

Vous pouvez également cliquer, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et sélectionner
Numérisation et Reconnaissance de Texte (OCR) > Remplacer par un Fichier Numérisé.

3. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Sélectionner Source apparaît, sélectionnez votre scanner dans la
liste et cliquez sur Sélectionner.

4. Scannez votre document en utilisant l’application scanner.

Une fois la numérisation terminée, la boîte de dialogue Numérisation apparaît.

5. Sélectionnez l’une des options suivantes :

Option : Objectif :
Numérisation terminée Vous ne souhaitez pas numériser des documents
supplémentaires.
Numériser d'autres pages du document Vous souhaitez numériser un autre document et le
courant combiner au document préalablement numérisé.
Numériser un autre document Vous souhaitez numériser un autre document
et ne souhaitez pas le combiner au document
préalablement numérisé.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 39

6. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Conversion à un PDF indexé apparaît, sélectionnez Convertir

si vous souhaitez convertir le document scanné en un PDF indexé. Autrement, cliquez sur Ignorer la
Conversion.

Pour davantage d’informations sur la conversion des documents numérisés en PDF, consultez
Numérisation et reconnaissance de texte (OCR).

Le document existant dans M-Files est remplacé par le document numérisé.

Numérisation et reconnaissance de texte (OCR)

Vous pouvez ajouter des documents papier à M-Files à l'aide d'un scanner. Pour utiliser les fonctions de
numérisation, appuyez sur la touche Alt puis cliquez sur Opérations dans la barre de menu. Lorsque la
numérisation est terminée, M-Files propose de convertir le fichier numérisé en un PDF avec fonction de
recherche (fichier indexé) par reconnaissance optique de caractères.

M-Files propose automatiquement la reconnaissance de caractères si vous faites glisser et déposez une
image dans M-Files. Vous pouvez également convertir manuellement les images et les PDF non indexés
en PDF indexés à l’aide du menu contextuel du fichier.

Vous pouvez utiliser la reconnaissance optique de caractères avec les formats de fichier suivants :

• TIF
• TIFF
• JPG
• JPEG
• BMP
• PNG
• PDF

Les fichiers TIFF utilisant un canal alpha ou une compression JPEG ne sont pas pris en charge.

Fonctions importantes pour les administrateurs

• Les fonctions de reconnaissance optique de caractères dans M-Files ne prennent pas en charge les
opérations de masse. Elles sont conçues pour la conversion d'un petit nombre de fichiers à la fois.
• Pour obtenir des informations sur la numérisation en réseau, reportez-vous à Sources de scanner.
• L'intégration du scanner dans M-Files Desktop utilise les technologies TWAIN et WIA. Seuls les
scanners équipés d'un pilote TWAIN ou WIA sont pris en charge.
• Les administrateurs système peuvent modifier les paramètres de numérisation et de reconnaissance
optique de caractères dans Advanced Vault Settings. Les paramètres se trouvent dans la section
Configuration > Scanning & OCR.
• Si la reconnaissance de texte est effectuée sur une image non enregistrée dans M-Files, le fichier est
enregistré au format PDF. Sinon, vous trouverez le fichier image d'origine dans l'historique des versions
de l'objet.

Importation de fichiers image en tant que PDF indexés

Pour importer un fichier image dans le coffre en tant que PDF indexé :

1. Glissez et déposez une image dans M-Files Desktop.

2. Optionnelle : Dans la boîte de dialogue Conversion en PDF indexé, cochez la case Utiliser la
détection de langue automatique pour faire en sorte que M-Files détecte automatiquement la langue
du document.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 40

3. Optionnelle : Dans la boîte de dialogue Conversion en PDF indexé, cliquez sur Avancé pour
améliorer la qualité de la reconnaissance de texte en sélectionnant les options de langue primaire et de
langue secondaire afin d’être en adéquation avec la langue utilisée sur l’image.

L’ouverture des options avancées désactive l’option permettant d’utiliser la détection

automatique de la langue.

4. Cliquez sur Convertir pour lancer la conversion.

5. Une fois la conversion terminée, la fenêtre Nouveau Document apparaît. Terminez l’importation de
l’image en remplissant les métadonnées et en cliquant sur Créer.

Le fichier image est importé dans le coffre en tant que PDF indexé, ce qui vous permet de le localiser à
l’aide des fonctions de recherche de M-Files.
Convertir un fichier image stocké dans M-Files en PDF indexé

1. Dans M-Files, localisez le fichier image que vous souhaitez convertir en PDF indexé.

2. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le fichier et sélectionnez Numérisation et Reconnaissance
de Texte (OCR) > Convertir en PDF indexé dans le menu contextuel.

3. Optionnelle : Dans la boîte de dialogue Conversion en PDF indexé, cochez la case Utiliser la
détection de langue automatique pour faire en sorte que M-Files détecte automatiquement la langue
du document.

4. Optionnelle : Dans la boîte de dialogue Conversion en PDF indexé, cliquez sur Avancé pour
améliorer la qualité de la reconnaissance de texte en sélectionnant les options de langue primaire et de
langue secondaire afin d’être en adéquation avec la langue utilisée sur l’image.

L’ouverture des options avancées désactive l’option permettant d’utiliser la détection

automatique de la langue.

5. Cliquez sur Convertir pour lancer la conversion.

Le fichier image est converti en un PDF indexé et tout contenu textuel de l’image peut être retrouvé en
utilisant les fonctions de recherche de M-Files.
Remplacer le contenu d’un fichier de document

Vous pouvez utiliser la commande Remplacer par le Fichier pour sélectionner un autre document ou
fichier dont le contenu (données du fichier) doit remplacer le contenu du document sélectionné.

La première version du document remplacé sera toutefois conservée, car M-Files a créé une nouvelle
version du document lorsque celui-ci a été verrouillé. Les métadonnées restent inchangées et la
commande affecte seulement le contenu du fichier. Vous pouvez visualiser l’historique des versions en
ouvrant la boîte de dialogue Historique (consultez Historique des versions).

Pour remplacer le contenu d’un document par un autre :

1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le contenu du fichier de document que vous souhaitez
remplacer.

2. Appuyez sur Alt et sélectionnez Opérations > Remplacer par le Fichier.

3. Localisez et sélectionnez le fichier que vous souhaitez utiliser pour remplacer le contenu du fichier
original.

4. Cliquez sur OK.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 41

Le contenu du fichier original est remplacé par le contenu que vous avez sélectionné. Les métadonnées du
document ne s’en trouvent pas affectées.
Autorisations des objets

Pour ouvrir la boîte de dialogue Autorisations d'un objet M-Files, cliquez sur la zone des autorisations en
bas de la fiche de métadonnées.

Vous pouvez rapidement sélectionner les autorisations du document avec les listes de contrôle d'accès
nommées.

Modifier les autorisations des objets

Pour modifier les autorisations des objets, cliquez dans la zone Autorisations sur la carte de
métadonnées. L'objet dispose d'autorisations automatiques si la section Paramètres d'autorisation
sélectionnés de la boîte de dialogue Autorisations affiche une liste avec les colonnes Source ,
Description et Actif. Pour modifier ces autorisations, voir Autorisations de nombreuses sources.

Si l'objet n'a pas d'autorisations automatiques, vous pouvez sélectionner Contrôle total pour tous les
utilisateurs internes, Uniquement pour moi, ou le menu déroulant pour utiliser une liste de contrôle
d'accès nommée.

Pour spécifier les autres autorisations, cliquez sur Modifier. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche,
désélectionnez l'option Utiliser une liste de contrôle d'accès nommée. Cliquez sur Ajouter pour afficher
tous les utilisateurs, groupes d'utilisateurs et pseudo-utilisateurs enregistrés dans M-Files et modifier
les autorisations de chacun d'entre eux. Cliquez sur Retirer pour supprimer des utilisateurs, groupes
d'utilisateurs et pseudo-utilisateurs de la liste de contrôle d'accès. Pour spécifier ce que les utilisateurs
peuvent faire avec l'objet, voir Accorder et refuser des autorisations.

Astuce : Lorsque vous modifiez les autorisations de nombreux objets, nous vous recommandons,
pour des raisons de performances, de ne pas apporter d'autres modifications aux métadonnées en
même temps.

Autorisations de nombreuses sources

Si les autorisations effectives de l’objet viennent de plusieurs sources, ce qui signifie que, en sus de ses
propres paramètres d’autorisations, ses droits d’accès sont affectés par les autorisations automatiques, la
boîte de dialogue Autorisations affiche la rubrique Paramètres d'autorisations sélectionnés.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 42

Illustration 2 : Autorisations effectives à partir de plusieurs sources.

Dans la boîte de dialogue Autorisations, vous pouvez sélectionner les autorisations finales de l’objet.
Pour qu'une autorisation spécifique, telle que l'accès à la lecture ou à la modification, puisse être concédée
à un utilisateur spécifique, toutes les autorisations effectives doivent l'autoriser simultanément à tous les
niveaux.

La rubrique Paramètres d'autorisations sélectionnés comporte les colonnes qui sont expliquées ci-
dessous.

Source

La colonne Source indique la source à partir de laquelle l'objet a reçu une autorisation donnée. Sur
l’image présentée ci-dessus à titre d’exemple, l'objet dispose d'autorisations automatiques attribuées dans
le projet Formation TI et des autorisations propres à l'objet (Cet objet). Les deux viennent restreindre les
autorisations finales de l'objet.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 43

Description

La colonne Description fournit un texte décrivant l'autorisation. Si vous avez créé une règle d’autorisation
automatique basée sur une valeur, une liste de valeurs ou un type d'objet et que vous l'avez nommée, le
nom s'affiche dans cette colonne.

Actif

Si vous pouvez contourner les autorisations automatiques lorsque vous spécifiez des autorisations
automatiques pour la valeur, la liste de valeurs ou le type d'objet concerné, vous pouvez désélectionner
l'autorisation en question pour désactiver les autorisations automatiques données par la valeur. Ainsi, le
paramètre d'autorisation n'est plus actif et influence les autorisations finales de l'objet.

Accorder et refuser des autorisations

Pour spécifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec l'objet, accédez à la boîte de dialogue
Autorisations et cliquez sur Modifier. Les options disponibles sont Tout, Modifier les autorisations,
Supprimer, Modifier et Lecture. Vous pouvez attribuer une autorisation en cochant Autoriser et la refuser
en cochant Refuser.

Un utilisateur avec des autorisations pour Lire est autorisé à ouvrir les fichiers contenus par l’objet et
afficher ses propriétés. L’utilisateur ne peut pas verrouiller le document, il ne peut donc pas y effectuer de
modifications. Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de Lire le document, ce dernier ne sera pas visible pour
l'utilisateur dans les vues et les recherches.

Éditer les autorisations permet aux utilisateurs d’éditer librement le document. Ces autorisations incluent
automatiquement les autorisations de Lire et Éditer. L'autorisation Éditer ne comprend aucun droit de
suppression.

Retirer les autorisations permet aux utilisateurs de supprimer le document mais pas de le détruire. L'accès
à la suppression ne comprend aucun autre droit.

Modifier les autorisations détermine si l'utilisateur peut modifier les autorisations pour le document en
question. Cette autorisation n'inclut aucune autre autorisation et peut être utilisée indépendamment des
autres autorisations.

Remarque : Les utilisateurs ayant le droit de Modifier les autorisations peuvent définir toute autre
autorisation pour eux-mêmes.

Exemple

Notez bien que les autorisations refusées ont l'ascendant sur les autorisations attribuées. Cela signifie, par
exemple, que : L'utilisateur A est un membre du groupe d'utilisateurs B. Le groupe d'utilisateurs B dispose
de l'autorisation d'Éditer pour le document C. Par ailleurs, l'utilisateur A ne dispose pas de l'autorisation
d'Éditer pour le document C. Même si l'utilisateur A dispose de l'autorisation d'Éditer pour le document C
par le biais du groupe d'utilisateurs B, l'utilisateur A ne peut pas modifier le document, car cela a été refusé
séparément pour l'utilisateur A.

Dans ce chapitre

• Autorisations Effectives
• Pseudo-utilisateurs
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 44

Autorisations Effectives

Un objet peut posséder différentes autorisations qui lui sont propres ainsi que des autorisations
automatiques. Toutes les autorisations limitent l'utilisation de l'objet lorsque les autorisations automatiques
étendues ont été activées. Pour que des droits d'accès spécifiques, tels que les autorisations de lecture
et de modification, puissent être attribués à un utilisateur donné, tous les paramètres doivent les autoriser
simultanément. Pour pouvoir être effective, toute autorisation doit être attribuée par l'ensemble des
paramètres actifs.

Exemple:
Autorisations automatiques pour les objets via n'importe quel projet

L'accès ayant été spécifié pour l'objet lui-même peut inclure le contrôle total du document par tous les
utilisateurs alors que les autorisations automatiques via un projet peuvent limiter l'utilisation du document
de sorte que le contrôle total ne soit attribué qu'aux chefs de projet et que tous les utilisateurs ne puissent
bénéficier que d'un accès en lecture seule.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 45

Illustration 3 : Les autorisations automatiques via un projet sont susceptibles de restreindre les autorisations des objets.

Astuce : Vous pouvez voir les autorisations effectives par utilisateur et droit d'accès dans le
tableau de la fenêtre Autorisations.

Exemple:
restrictions internes des autorisations

• Les paramètres d’autorisation de l’objet permettent un contrôle total sur tous les utilisateurs.
• Par sa classe, l'objet s'est vu attribuer des autorisations concédant le contrôle total à la direction et un
accès en lecture seule à tous les autres utilisateurs.
• Par la propriété de sa classe sécurité, l'objet s'est vu attribuer des autorisations concédant le contrôle
total à la direction et des droits de modification au département RH.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 46

Puisque, pour pouvoir être valide, tout droit concédé doit être autorisé par tous ces paramètres, les
paramètres susmentionnés se limitent entre eux de sorte que les autorisations suivantes puissent être
finalement valides :

• Contrôle total pour la direction.

• Accès en lecture seule pour le département RH.
• Aucun droit pour le reste des utilisateurs.

Les restrictions finales sont toujours déterminées par les paramètres les plus stricts. Comme il a été
expliqué ci-dessus, tous les paramètres doivent permettre les autorisations simultanément pour qu'elles
soient effectives.

Modification des autorisations finales du document ou autre objet

Puisque toutes les autorisations limitent l'utilisation des objets, des modifications aux droits d'accès finaux
peuvent être effectuées de diverses manières. Dans le logiciel client, vous pouvez modifier les droits
d'accès comme suit :

Vous pouvez modifier les autorisations propres de l'objet depuis la boîte de dialogue Autorisations. Si
l'objet dispose d'autorisations attribuées par le biais des propriétés, le bouton Détails s'affiche alors dans
l'onglet Autorisations. Le bouton peut être utilisé afin de modifier les autorisations propres de l'objet
(activez d'abord Cet objet).

Si la désactivation des autorisations automatiques est autorisée, vous pouvez désactiver les autorisations
automatiques par propriété.

Vous pouvez modifier les propriétés de l'objet par lesquelles des autorisations automatiques ont été
attribuées à l'objet (si autorisé).

Si vous ne pouvez pas modifier les autorisations ou les propriétés associées à l'objet lui-même et les
autorisations automatiques accordées par leur intermédiaire, demandez à votre administrateur système de
modifier les droits d'accès.

Pseudo-utilisateurs

Au lieu d'ajouter tout simplement des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs aux autorisations d'un
objet, vous pouvez également utiliser des pseudo-utilisateurs, ou encore des utilisateurs provenant des
métadonnées.

Vous pouvez spécifier des pseudo-utilisateurs directement pour l'objet et utiliser ces pseudo-utilisateurs
automatiques pour des autorisations automatiques et des listes de contrôle d'accès prédéfinies. Les
pseudo-utilisateurs spécifiés via les métadonnées peuvent également être utilisés dans les workflow
lorsque vous souhaitez assigner des tâches aux personnes, envoyer une notification à des utilisateurs ou
définir des autorisations pour différentes étapes.

Vous pouvez spécifier des pseudo-utilisateurs uniquement via ces propriétés basées sur une liste de
valeurs Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs.

Pour plus d'informations sur la prise en charge de cette fonctionnalité dans différents clients M-Files, se
référer à M-Files Feature Comparison.

Exemple:

Vous pouvez spécifier que le chef de projet d'un projet donné puisse toujours bénéficier d'un accès à un
objet si ledit projet est indiqué dans les métadonnées de l'objet. Ensuite, les informations du chef de projet
sont automatiquement transmises à l'objet avec le projet et, sur la base d'autorisations automatiques,
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 47

l'utilisateur se voit attribuer les droits d'accès à l'objet du chef de projet. Lorsque le chef de projet n'est
plus le même, les informations relatives au chef de projet peuvent être facilement modifiées pour le
projet. Ces informations sont transférées aux documents ou autres objets en tant que tâche d’arrière-plan
(consultez cette remarque), la mise à jour de leurs informations concernant le chef de projet n'est donc pas
nécessaire.

Vous pouvez également définir des utilisateurs à plusieurs niveaux par le biais de métadonnées. Par
exemple, vous pouvez spécifier le responsable projet via la propriété du projet associée (voir l’image ci-
dessous). De cette façon, les informations du responsable projet sont constamment à jour puisqu’elles
sont associées au projet plutôt qu’à chaque document individuel. Vous pouvez spécifier l'accès pour ces
pseudo-utilisateurs par objet ou les utiliser en définissant les autorisations automatiques.

Illustration 4 : Sélectionnez "Utilisateur depuis métadonnées" lorsque vous souhaitez spécifier des pseudo-utilisateurs.

Vous pouvez spécifier des autorisations automatiques et utiliser les définitions de pseudo-utilisateurs
dans, par exemple, la classe "contrat de travail", attribuant automatiquement des droits spécifiques,
par exemple, à un supérieur hiérarchique de l'employé. Dans ce cas, le supérieur hiérarchique est
automatiquement trouvé avec les informations de l'employé et ce supérieur hiérarchique se voit attribuer
les droits appropriés. Si le supérieur hiérarchique de l'employé change, ces droits seront automatiquement
attribués au nouveau supérieur hiérarchique.

Remarque : Les autorisations des objets sont mises à jour en tant que tâche d’arrière-plan
asynchrone. Les autorisations des objets peuvent être mises à jour si, par exemple, une liste de
contrôle d’accès, un utilisateur, un groupe d’utilisateurs ou la valeur d’un pseudo-utilisateur (comme
un chef de projet) sont modifiés. Vous pouvez contrôler la progression de la tâche dans M-Files
Admin, dans la rubrique Tâches d'arrière-plan. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter à Contrôle des tâches d'arrière-plan.

Pour davantage d'informations sur les autorisations automatiques, veuillez vous reporter à Autorisations
automatiques pour les éléments de listes de valeurs.

Créer et terminer des affectations

Les affectations transfèrent les informations et la responsabilité de la tâche à la bonne personne. Les
affectations peuvent par exemple être utilisées pour demander à un collègue d'examiner une proposition
avant de l'envoyer au client.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 48

Les affectations peuvent être incluses dans un flux de travail ou être indépendantes des flux de travail.
Pour de plus amples informations sur les affectations automatiques comprises dans les flux de travail,
consultez Affecter des tâches.

Pour soumettre une nouvelle affectation, créez un nouvel objet Affectation. Comme les affectations sont
des objets, vous pouvez définir la même affectation pour plusieurs objets. Ou bien, à l'inverse, vous
pouvez ajouter plusieurs objets différents à la même affectation. Par exemple, vous pouvez affecter
plusieurs brouillons à un collègue pour qu'il les inspecte avec une seule affectation.

Comme les affectations sont des objets séparés, ils ont leurs propres historiques de versions et droits.
C’est pourquoi le document et l’affectation qui y est incluse peuvent avoir des autorisations séparées.
Par conséquent, seul un utilisateur doté de droits de lecture pour le document peut marquer l’affectation
comme terminée. L’utilisateur ne nécessite aucun droit particulier pour pouvoir éditer le document, ce
qui signifie que les utilisateurs pourvus d’une licence de lecture seule pour M-Files peuvent également
marquer l’affectation comme terminée.

Vous pouvez ajouter des informations contextuelles aux affectations à l'aide de différentes méthodes :

• Créer une affectation et y ajouter des objets par glisser-déposer ou en utilisant la fonction Ajouter
fichier à partir du menu contextuel.
• Sélectionner un ou plusieurs documents, puis Tâche dans le menu Créer.
• Créer une affectation sans y ajouter d'objet puis définir la tâche complète dans le champ de description
de l'affectation.

Métadonnées relatives aux affectations

Description

Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La notification de l'affectation par e-mail
affiche la description à la personne à laquelle est affectée la tâche.

Affectées à

Sélectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez affecter la tâche. Vous pouvez ajouter davantage
d'utilisateurs en cliquant sur le bouton plus (+) sur la barre d'outils. Dès qu'une affectation correspond à
un objet séparé, toutes les personnes à qui la tâche a été affectée doivent marquer l'affectation comme
terminée pour que cette dernière puisse basculer sur l'étape "Terminé".

Échéance

Éventuellement, vous pouvez sélectionner une échéance pour l'affectation. L'utilisateur reçoit un rappel
automatique s'il n'a pas marqué l'affectation comme terminée quand la date d'échéance approche. Le
rappel est envoyé avec une règle de notification commune qui peut être supprimée par l'administrateur le
cas échéant.

La date d'échéance est utile pour créer des vues. L'administrateur ou l'utilisateur peut créer une vue pour
afficher les objets dont la date limite est proche. Pour davantage d'informations sur les vues, veuillez vous
reporter à la section Créer une vue.

Contrôlé par

Vous pouvez utiliser le champ Contrôlé par pour définir les utilisateurs que vous souhaitez aviser à
chaque fois qu'une tâche est marquée comme étant terminée. La personne soumettant l'affectation est
automatiquement ajoutée à la liste des personnes assurant le contrôle des affectations, et ce dès que
l’objet est enregistré pour la première fois. Une fois que la propriété a été ajoutée automatiquement ou
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 49

manuellement à la fiche de métadonnées, vous pouvez modifier ou ajouter d’autres moniteurs en cliquant
sur le bouton plus (+) de la barre d’outils.

Icône Marquer comme terminée

Vous pouvez marquer l'affectation comme terminée en cliquant sur l’icône située à côté du champ
Affectée à.

Remarque : Si un utilisateur crée l'affectation, seuls cet utilisateur et les utilisateurs disposant
d'un contrôle total du coffre peuvent modifier la valeur de propriété Affecté à. En revanche, si
l'affectation est créée par un workflow, seuls les utilisateurs disposant d'un contrôle total du coffre
peuvent modifier la valeur de propriété.

Créer une nouvelle tâche pour un document existant

1. Dans M-Files, localisez le document pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle tâche.

2. Effectuez un clic droit sur le document et sélectionnez Créer > Tâche.

3. Dans le champ Nom ou titre, saisissez un titre descriptif pour la tâche.

4. Dans le champ Description de la tâche, saisissez une description détaillée de tâche afin de vous
assurer que le contributeur est correctement informé des détails de la tâche.

5. Dans le champ Affectée à, sélectionnez la personne à qui cette tâche est affectée.

6. Optionnelle : Dans le champ Échéance, sélectionnez une échéance dans laquelle cette tâche doit être
effectuée.

7. Optionnelle : À l'aide des commandes de workflow de la partie inférieure de la boîte de dialogue

Nouvelle tâche, sélectionnez un workflow pour la tâche.

8. Cliquez sur Créer.

La nouvelle tâche apparaît dans la vue Mes tâches de la personne affectée et celle-ci est informée par e-
mail des nouvelles tâches.
Créer une nouvelle tâche pour un nouveau document

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez Tâche.

2. Dans le champ Nom ou titre, saisissez un titre descriptif pour la tâche.

3. Dans le champ Description de la tâche, saisissez une description détaillée de tâche afin de vous
assurer que le contributeur est correctement informé des détails de la tâche.

4. Dans le champ Affectée à, sélectionnez la personne à qui cette tâche est affectée.

5. Optionnelle : Dans le champ Échéance, sélectionnez une échéance dans laquelle cette tâche doit être
effectuée.

6. Optionnelle : À l'aide des commandes de workflow de la partie inférieure de la boîte de dialogue

Nouvelle tâche, sélectionnez un workflow pour la tâche.

7. Cliquez sur Créer.

8. Une fois la nouvelle tâche créée, effectuez un clic droit sur la tâche dans la zone de listage et
sélectionnez Ajouter fichier.

9. Sélectionnez un format pour le nouveau fichier.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 50

[Link] le nouveau fichier.

[Link] : Double-cliquez sur le fichier récemment ajouté pour le modifier.

La nouvelle tâche apparaît dans la vue Mes tâches de la personne affectée et celle-ci est informée par e-
mail des nouvelles tâches.
Terminer une tâche

Pour marquer une tâche comme terminée :

1. Dans M-Files, localisez et sélectionnez la tâche qui vous a été affectée.

Vous trouverez toutes les tâches qui vous sont affectées dans la vue Mes tâches.

2. Terminez tous les travaux requis pour la tâche.

3. Marquez la tâche comme terminée à l'aide de l'une des méthodes suivantes :

a. Dans la fiche de métadonnées, cliquez sur l’icône ✓ (Terminer) à côté de votre nom dans le champ
Affectées à.

ou

b. Dans le volet de commandes, sélectionnez Afficher et Modifier > Terminer.

ou

c. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur la tâche et sélectionnez Workflow > Terminer.

La boîte de dialogue Terminer s'ouvre.

4. Optionnelle : Saisissez un commentaire dans le champ Commentaires.

5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Terminer.

6. Optionnelle : En fonction de la configuration de workflow de la tâche, vous devrez peut-être ajouter une
signature électronique afin d’autoriser la réalisation de la tâche.

La tâche est terminée et retirée de la vue Mes tâches.

Terminer une tâche d’approbation

Pour terminer une tâche d’approbation :

1. Dans M-Files, localisez et sélectionnez la tâche qui vous a été affectée.

Vous trouverez toutes les tâches qui vous sont affectées dans la vue Mes tâches.

2. Terminez tous les travaux requis pour la tâche.

3. Marquez la tâche comme acceptée ou rejetée :

a. Dans la fiche de métadonnées, cliquez soit sur l’icône ✓, soit sur l’icône X à côté de votre nom dans
le champ Affectées à.

ou

b. Dans le volet de commandes, sélectionnez Afficher et Modifier > Accepter/Refuser.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 51

ou

c. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur la tâche et sélectionnez Workflow > Accepter/Refuser.

La boîte de dialogue Terminer s'ouvre.

4. Optionnelle : Saisissez un commentaire dans le champ Commentaires.

5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Terminer.

6. Optionnelle : En fonction de la configuration de workflow de la tâche, vous devrez peut-être ajouter une
signature électronique afin d’autoriser l’opération.

La tâche est terminée et retirée de la vue Mes tâches. L’utilisateur défini dans la propriété Contrôlé par
reçoit une notification par e-mail de l’acceptation ou du rejet.

Création de copies d'objets existants

Pour créer une copie d’un objet existant, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un objet et
sélectionnez Créer une Copie. Cette commande crée un nouvel objet ayant les mêmes métadonnées et
contenu que l'objet d'origine. L'historique des versions n'est pas copié vers le nouvel objet.

Création de PDF à partir d'objets

Vous pouvez créer des PDF à partir des fichiers existant dans M-Files.

Voici quelques solutions pour résoudre les problèmes qui se produisent fréquemment lors de la création de
PDF :

• Si vous ne pouvez pas convertir des documents au format PDF, voir Pourquoi ne puis-je pas convertir
un document au format PDF ou annoter un document ?
• Si vous rencontrez des problèmes avec le contenu non anglais, votre administrateur M-Files peut
essayer d'activer l'option Advanced Vault Settings PDF Conversion > Word Files > Extended
Language Support.

Enregistrement au format PDF

Pour enregistrer un fichier au format PDF :

1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un objet dans la zone de liste puis sélectionnez Enregistrer
en PDF > Enregistrer en PDF.

Lorsque le PDF est créé, la boîte de dialogue Enregistrer sous s'ouvre.

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez l'emplacement du fichier PDF.

Si vous enregistrez un document mono-fichier, la boîte de dialogue affiche le coffre comme

emplacement d'enregistrement par défaut. Si vous enregistrez un fichier dans un document
multi-fichier, la boîte de dialogue affiche le document multi-fichier comme emplacement
d'enregistrement par défaut.

3. Cliquez sur Enregistrer.

4. Optionnelle : Si vous enregistrez le PDF en tant que document mono-fichier, la fiche de métadonnées
de l'objet s'ouvre. Renseignez les métadonnées nécessaires, puis cliquez sur Créer.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 52

La version PDF du fichier est enregistrée dans le coffre.

Conversion en PDF

Pour convertir un fichier au format PDF, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un objet dans la zone
de liste, cliquez sur Enregistrer en PDF, puis sélectionnez l’une des options suivantes :

Option Description
Convertir en PDF (remplace le M-Files convertit le fichier sélectionné au format PDF et
fichier original) remplace le fichier original (par exemple, un fichier Word) par le
fichier PDF.
Convertir en PDF (ajoute un fichier
séparé) M-Files convertit le fichier sélectionné au format PDF et
conserve la version originale du fichier. Si vous convertissez un
document à fichier unique, M-Files le convertit en un document
multi-fichiers et y ajoute le fichier PDF.

Fonctions dans Microsoft Outlook

M-Files propose des fonctions utiles pour la gestion quotidienne des e-mails. Par exemple, vous pouvez
automatiser le stockage des e-mails dans M-Files.

M-Files a deux versions du complément pour Microsoft Outlook. Cette rubrique se concentre sur
l'utilisation du complément standard, mais de nombreux concepts et procédures sont également utilisables
dans le complément avancé. Il existe néanmoins un guide utilisateur distinct pour le complément avancé.

Vous devez disposer d'une licence distincte pour pouvoir utiliser le complément avancé pour Microsoft
Outlook. Si votre organisation a acheté M-Files for Outlook, vous avez accès au complément avancé.

Caractéristiques de l'intégration standard à Microsoft Outlook

• Vous pouvez enregistrer les e-mails et les pièces jointes dans M-Files dans de nombreux formats de
fichiers.
• Vous pouvez envoyer un e-mail et l’enregistrer simultanément dans un coffre de M-Files.
• Vous pouvez créer des règles Outlook et utiliser les fonctions de M-Files pour enregistrer
automatiquement les e-mails.
• Les e-mails qui ont été enregistrés dans M-Files comportent un indicateur M-Files.
• Les e-mails concernant un sujet spécifique ont une relation dans M-Files. Grâce aux relations, vous
pouvez facilement trouver et lire l'intégralité de la conversation par e-mail dans M-Files.
• Vous pouvez ouvrir un e-mail stocké dans M-Files directement à partir de Microsoft Outlook.
• M-Files peut associer automatiquement des contacts et des clients aux e-mails.
• La date du document dans M-Files est automatiquement la même que la date de l'e-mail dans Microsoft
Outlook.

Paramètres facultatifs

Pour désactiver le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files dans Microsoft Outlook, configurez le
paramètre de registre suivant sur l’ordinateur client :
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 53

Clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common
\<vault name>\MSOutlookRibbon
Nom de la ShowSendAndSaveInMFilesTab
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description S’il est activé, le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files est visible au niveau du
ruban de M-Files.
Valeur par 1 Activé
défaut
Valeur 0 Désactivée
1 Activé

Pour ajouter le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files à la fenêtre du compositeur par défaut dans
Microsoft Outlook, configurez le paramètre de registre suivant sur l’ordinateur client :

Clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common
\<vault name>\MSOutlookRibbon
Nom de la ShowSendAndSaveInBuiltInTab
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description S’il est activé, le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files est visible au niveau de la
fenêtre du compositeur par défaut de Microsoft Outlook.
Valeur par 0 Désactivée
défaut
Valeur 0 Désactivée
1 Activé

L’administrateur système M-Files peut également appliquer ces paramètres sur plusieurs ordinateurs
clients. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Options de configuration pour le bouton
« Envoyer et Enregistrer dans M-Files ».

Dans ce chapitre

• Enregistrement d'e-mails depuis Microsoft Outlook dans M-Files

• Formats de stockage
• Créer une règle Microsoft Outlook pour M-Files
• Enregistrer des messages dans des dossiers M-Files
• Associer des messages et des contacts
• Le drapeau M-Files
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 54

Enregistrement d'e-mails depuis Microsoft Outlook dans M-Files

1. Dans Microsoft Outlook, effectuez l'une des opérations suivantes :

a. Localisez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer dans M-Files, cliquez, à l’aide du menu bouton
droit, sur l’e-mail et sélectionnez Enregistrer dans M-Files, puis sélectionnez le coffre dans lequel
vous souhaitez enregistrer l'e-mail sélectionné.

ou

b. Localisez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer dans M-Files et faites glisser et déposez l'e-mail
dans le dossier M-Files de votre choix situé dans le volet de navigation Microsoft Outlook.

ou

c. Rédigez tout d’abord un nouvel e-mail puis, dans la fenêtre Message, ouvrez l’onglet M-Files puis
cliquez sur Envoyer et enregistrer dans M-Files ; pour finir, sélectionnez le coffre approprié dans
le menu déroulant.

La boîte de dialogue Nouveau Document s’ouvre.

2. Dans le menu déroulant Type de fichier, sélectionnez le format dans lequel l'e-mail est enregistré.

Pour de plus amples renseignements sur les formats de stockage des e-mails, consultez
Formats de stockage.

3. Renseignez les métadonnées de l'e-mail et cliquez sur Créer.

Veuillez noter que certaines propriétés peuvent être renseignées automatiquement. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Métadonnées renseignées automatiquement.

L'e-mail sélectionné est ajouté au coffre sélectionné dans M-Files. Un M-Files drapeau est également
ajouté au message dans Microsoft Outlook pour indiquer que le message a été enregistré dans M-Files.
Formats de stockage

Les messages électroniques et les pièces jointes peuvent être enregistrés dans M-Files directement
depuis Microsoft Outlook. Les fonctions de M-Files abordées dans cette rubrique sont disponibles dans
Microsoft Outlook, versions 2016 et 2019, et dans les versions des applications Microsoft 365 pour
entreprises prises en charge par Microsoft.

Microsoft Outlook dispose des options suivantes pour la commande Enregistrer dans M-Files :

Message Microsoft Outlook (*.msg)

Le message électronique et toutes les pièces jointes sont enregistrés dans M-Files au format MSG. Le
fichier enregistré et ses pièces jointes s'ouvrent comme un message dans Microsoft Outlook.

Message Microsoft Outlook; pièces-jointes séparées (*.msg; *.*)

Le message électronique est enregistré comme document multi-fichier : le texte du message est enregistré
au format MSG et les pièces jointes dans leur format original. Le fichier MSG enregistré s'ouvre comme
message dans Microsoft Outlook. Les pièces jointes s'ouvrent dans les applications associées au format
du fichier.

Texte seul ; pas de pièces jointes (*.txt, *.*)

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 55

Le message électronique est enregistré comme fichier texte. Le fichier enregistré s'ouvre par exemple
dans le bloc-notes. Les pièces jointes ne sont pas enregistrées.

Texte seulement; pièces-jointes séparées (*.txt; *.*)

Le message électronique est enregistré comme document multi-fichier : le texte du message est enregistré
comme texte et les pièces jointes dans leur format original. Les pièces jointes s'ouvrent dans les
applications associées au format du fichier.

Document MHTML ; pas de pièces jointes (*.mht)

Le message électronique est enregistré dans M-Files au format MHT. Le fichier stocké est ouvert dans un
programme qui prend en charge la lecture des fichiers MHT comme Internet Explorer.

document MHTML, pièces jointes séparées (*.mht; *.*)

Le message électronique est enregistré comme document multi-fichier : le contenu du message est
enregistré au format MHT et les pièces jointes dans leur format original. Les pièces jointes s'ouvrent dans
les applications associées au format du fichier.

Enregistrer les pièces-jointes dans M-Files

La commande Enregistrer les Pièces-jointes dans M-Files enregistre uniquement les pièces jointes des
messages électroniques. Les pièces jointes sont enregistrées dans leur format original. Si un message
électronique contient plusieurs pièces jointes, ces fichiers sont enregistrés comme document multi-fichier.
Si le message contient une pièce jointe, le fichier est enregistré comme document mono-fichier. Les pièces
jointes s'ouvrent dans les applications associées au format du fichier.

Remarque : Si vous préférez enregistrer plusieurs pièces jointes sous forme de documents
séparés plutôt que sous forme d’un seul document multi-fichier, veuillez contacter votre conseiller
M-Files qui vous fournira des informations supplémentaires.

Créer une règle Microsoft Outlook pour M-Files

Avec les règles Microsoft Outlook, vous pouvez automatiser l'enregistrement de certains types d'e-mails
dans M-Files sur la base, par exemple, de l’expéditeur, de l’objet ou du destinataire d’un message. Vous
pouvez, par exemple, spécifier que tous les messages de proposition envoyés soient enregistrés dans M-
Files lorsque le champ objet du message contient le mot proposition.

Remarque : Ces instructions s'appliquent à Microsoft Outlook 365. Si vous utilisez une autre
version de Microsoft Outlook, il peut y avoir de légères différences concernant la façon de créer les
règles.

Pour créer une règle Microsoft Outlook pour M-Files :

1. Ouvrez Microsoft Outlook et sélectionnez un e-mail qui représente le type de message pour lequel vous
souhaitez créer une règle.

Vous pouvez sélectionner le message et créer la règle en fonction, par exemple, de l’expéditeur
du message, du texte du champ objet ou du destinataire du message.

2. Dans l’onglet Accueil, section Déplacer, cliquez sur Règles, puis sélectionnez Créer règle.

La boîte de dialogue Créer règle s’ouvre.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 56

3. Cliquez sur Options avancées.

La boîte de dialogue Assistant de règles s’ouvre.

4. Cochez la ou les conditions que l'e-mail doit remplir pour que cette règle s’applique.

Pour créer une règle qui s’applique aux messages qui sont envoyés par l’expéditeur sélectionné,
cochez la case de <expéditeur>.

5. Optionnelle : Cliquez sur une valeur soulignée dans le champ de description de la règle pour modifier la
condition de la règle.

6. Cliquez sur Suivant.

7. Cochez la case Déplacer une copie dans le dossier spécifié.

Vous pouvez également déplacer les messages eux-mêmes directement dans M-Files de
façon à ce qu’ils soient supprimés de Microsoft Outlook une fois déplacés. Il est normalement
recommandé de déplacer une copie du message dans M-Files. Dans ce cas, le message lui-
même reste dans le dossier d'origine, tel que la boîte de réception ou la boîte d'envoi.

8. Cliquez sur spécifiée dans le champ de description de la règle.

La boîte de dialogue Règles et alertes s’ouvre.

9. Développez le nœud M-Files, puis sélectionnez le coffre dont vous souhaitez déplacer les copies
satisfaisant à cette règle.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes, puis cliquez sur Suivant.

[Link] : Pour faire des exceptions à cette règle, cochez toute case d’exception que vous souhaitez
appliquer et modifiez l’exception dans le champ de description de la règle.

[Link] sur Suivant.

[Link] le champ de texte, saisissez un nom descriptif pour la règle.

[Link] les cases Appliquer cette règle maintenant sur les messages déjà dans et Activer cette
règle, puis cliquez sur Terminer.

Les messages électroniques dans Microsoft Outlook qui remplissent la règle que vous venez d’indiquer
sont déplacés automatiquement dans le coffre sélectionné dans M-Files.

Remarque : Si Microsoft Outlook n’est pas ouvert lorsque vous recevez un message qui remplit
cette règle et qui devrait donc automatiquement être enregistré dans M-Files, M-Files va vous
suggérer d’Enregistrer les Messages en Attente lors de la prochaine ouverture de Microsoft
Outlook.

Enregistrer des messages dans des dossiers M-Files

Outre l’utilisation de la commande Enregistrer dans M-Files, vous pouvez enregistrer des messages
dans M-Files à l’aide des dossiers M-Files. Cela offre plusieurs fonctions supplémentaires pour
l'enregistrement des messages :

• Vous pouvez enregistrer les messages rapidement et facilement en les glissant dans les dossiers M-
Files dans Microsoft Outlook.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 57

• Les dossiers M-Files sont automatiquement disponibles dans Microsoft Outlook si M-Files est installé
sur votre ordinateur. Les dossiers M-Files utilisés automatiquement correspondent aux coffres M-Files
pour lesquels vous avez ajouté une connexion.
• Les messages sont également toujours copiés dans leur dossier d'origine dans Microsoft Outlook : les
messages ne sont pas supprimés de leur dossier Microsoft Outlook d'origine lorsque vous les déplacez
dans le dossier M-Files.
• Vous pouvez spécifier les métadonnées renseignées automatiquement pour chaque dossier M-Files.

Les fonctions abordées dans cette rubrique sont disponibles dans Microsoft Outlook, versions 2016 et
2019, et dans les versions des applications Microsoft 365 pour entreprises prises en charge par Microsoft.

Dans ce chapitre

• Métadonnées renseignées automatiquement

Métadonnées renseignées automatiquement

Vous pouvez spécifier des propriétés renseignées automatiquement à ajouter aux messages électroniques
lorsque vous les enregistrez dans M-Files en les faisant glisser dans les dossiers M-Files dans Microsoft
Outlook. Ces paramètres sont spécifiques aux dossiers, et vous permettent d'utiliser de nombreux sous-
dossiers en fonction des différents cas d'utilisation. La commande est disponible dans Microsoft Outlook,
versions 2016 et 2019, et dans les versions des applications Microsoft 365 pour entreprises prises en
charge par Microsoft.

Remarque : Ces dossiers doivent être ajoutés en tant que sous-dossiers sous les dossiers M-Files
créés automatiquement (représentant vos connexions au coffre M-Files). Si vous créez un dossier
directement sur le niveau principal, vous créez un dossier Microsoft Outlook normal pour lequel
vous ne pouvez pas spécifier de propriétés M-Files.

Vous pouvez trouver la commande Propriétés M-Files dans Microsoft Outlook en cliquant, à l’aide du
menu bouton droit, sur un dossier M-Files.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 58

Illustration 5 : Boîte de dialogue Propriétés pour configurer des métadonnées spécifiques aux dossiers et renseignées
automatiquement.

Cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle propriété.

Vous pouvez, par exemple, utiliser la propriété Projet et la définir pour obtenir la valeur fixe Expansion
de l'Hôpital (Paris). De cette manière, les messages déplacés dans ce dossier sont automatiquement
associés à l'Expansion de l'Hôpital (Paris). Sinon, si vous souhaitez enregistrer toutes les applications
de tâche dans la classe Applications de tâche, sélectionnez la propriété de dossier Classe et attribuez
Applications de tâche comme valeur.

Vous pouvez également spécifier des propriétés de dossier M-Files à lire directement depuis le message.
Dans ce cas, sélectionnez Ajouter puis l'option Lire depuis le message email et choisissez un champ
approprié dans le menu déroulant.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 59

Autoriser les utilisateurs à retenir la valeur de propriété pour ce dossier

Ce paramètre (visible uniquement aux utilisateurs disposant au minimum de l'autorisation de gérer

les vues communes) ajoute une colonne Conserver à la boîte de dialogue des propriétés du dossier.
L'option Conserver est disponible pour tous les utilisateurs, et également contrôlée par chaque utilisateur
individuel. L'activation de l'option Conserver pour une propriété indique à M-Files de se rappeler la
dernière valeur fournie par l'utilisateur, et d'ignorer la valeur définie initialement par l'administrateur.

Imaginons que l'entreprise est connectée à deux projets avec le même client, et que le projet par défaut
a été défini comme Alpha. Le responsable projet du projet Beta souhaiterait probablement activer l'option
Conserver parce qu'ainsi, les propriétés n'auraient qu'à être modifiées qu'une seule fois. Après cela, M-
Files se rappelle que le responsable projet veut associer ses e-mails au projet Beta, et non Alpha, bien que
le projet par défaut ait été défini comme Alpha.

Autorisations

L'option Autorisations vous permet de définir les autorisations des utilisateurs pour les messages qui sont
sauvegardés dans ce dossier M-Files. Il convient de ne pas les confondre avec les autorisations de vue
des dossiers communs (voir ci-dessous).

Afficher les propriétés

Vous pouvez spécifier si oui ou non la fiche de métadonnées doit être affichée lorsque des messages sont
déplacés dans le dossier M-Files. La fiche de métadonnées doit être affichée si vous souhaitez vérifier ou
modifier les métadonnées renseignées automatiquement durant l'enregistrement, ou si vous n'avez pas
défini de propriétés spécifiques au dossier.

Spécifier des dossiers M-Files partagés

Vous pouvez également spécifier que le sous-dossier M-Files que vous avez créé soit commun à tous les
utilisateurs. Dans ce cas, le dossier s'affichera dans Microsoft Outlook pour tous les utilisateurs. Un sous-
dossier M-Files partagé peut être créé et spécifié par un utilisateur disposant au moins du droit de gestion
des vues partagées. Lorsque l'utilisateur glisse un message dans un dossier partagé, le message reçoit
automatiquement les métadonnées (propriétés) ayant été spécifiées pour le dossier partagé.

Les paramètres du dossier partagé sont appliqués dès que l'utilisateur démarre Microsoft Outlook en étant
connecté au coffre.

Autorisations de vue des dossiers communs

Dès activation de l'option Commun à tous les utilisateurs, l'onglet Autorisations apparaît à côté
de l'onglet Métadonnées. Cela vous permet de sélectionner des autorisations de vue pour le dossier
commun. Il convient de ne pas confondre avec l'option Autorisations sur l'onglet Métadonnées (voir ci-
dessus).

Définir des métadonnées renseignées automatiquement

1. Dans Microsoft Outlook, sélectionnez un dossier M-Files existant ou créez un nouveau dossier M-Files :
Si vous souhaitez... Effectuer l’action suivante...
Définir les métadonnées renseignées Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur
automatiquement pour un dossier M-Files un dossier M-Files existant dans le volet de
existant navigation et sélectionnez Propriétés M-Files
dans le menu contextuel.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 60

Si vous souhaitez... Effectuer l’action suivante...

Définir les métadonnées renseignées Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un
automatiquement pour un nouveau fichier M- coffre dans le volet de navigation, sélectionnez
Files Nouveau Dossier... depuis le menu contextuel,
nommez le fichier et appuyez sur la touche Enter.

La boîte de dialogue Propriétés s’ouvre.

2. Cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle propriété.

La boîte de dialogue Définition de la Propriété s’ouvre.

3. Depuis le menu déroulant Propriété, sélectionnez une propriété M-Files que vous souhaitez renseigner
automatiquement, puis sélectionnez :

a. Utiliser une valeur fixe et saisissez ou sélectionnez une valeur dans le champ ci-dessous si vous
souhaitez renseigner la valeur de propriété avec une valeur fixe.

ou

b. Lire depuis le message email et sélectionnez un champ d’en-tête d’e-mail pour lire les
informations en utilisant le menu déroulant Champ si vous souhaitez renseigner la valeur de
propriété avec des informations lues depuis l’e-mail importé.

4. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition de la Propriété.

La propriété automatiquement renseignée est ajoutée à la liste Propriétés dans la boîte de

dialogue Propriétés.

5. Optionnelle : Dans la liste Propriétés de la boîte de dialogue Propriétés, cochez la case Conserver
d’une propriété automatiquement renseignée si vous souhaitez que M-Files se souvienne toujours de la
valeur la plus récente configurée pour tout utilisateur pour cette propriété, en ignorant la valeur originale
configurée pour cette boîte de dialogue.

6. Avec le menu déroulant Autorisations, définissez les autorisations pour les documents créés par le
biais de ce dossier.

7. Optionnelle : Sélectionnez l'option Afficher les métadonnées si vous souhaitez afficher la carte de
métadonnées et demander des métadonnées supplémentaires lorsqu'un message électronique est
glissé et déposé dans ce dossier.

8. Dans le menu déroulant Type de fichier, sélectionnez le format de message électronique pour les
messages enregistrés dans ce dossier.

9. Optionnelle : Cochez la case Partagé avec tous les utilisateurs si vous souhaitez afficher ce dossier
à tous les utilisateurs de coffre dans Microsoft Outlook.

Si l’option Partagé avec tous les utilisateurs est activée, vous pouvez définir les utilisateurs
qui pourront voir ce dossier dans le tableau Autorisations.

Lorsqu’un message électronique est déplacé et déposé dans le dossier Microsoft Outlook pour lequel
vous venez de configurer des définitions de métadonnées renseignées automatiquement, le message est
enregistré dans M-Files avec les métadonnées renseignées automatiquement.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 61

Associer des messages et des contacts

Vous pouvez utiliser M-Files Admin pour indiquer des messages devant être automatiquement
associés aux contacts et clients enregistrés dans M-Files, en fonction des informations de l'expéditeur
et du destinataire. Ainsi, un message provenant, par exemple, de [Link]@[Link] peut être
automatiquement associé au contact Matt Bay et au client ESTT.

Remarque : Cette fonction est disponible dans Microsoft Outlook, versions 2016 et 2019, et dans
les versions des applications Microsoft 365 pour entreprises prises en charge par Microsoft.

Lorsque l'utilisateur enregistre un message e-mail dans M-Files via Microsoft Outlook, M-Files recherche
alors des similitudes entre les adresses e-mail du message et les propriétés ayant été spécifiées dans M-
Files Admin. En fonction des similitudes et des propriétés spécifiées par l'administrateur, M-Files associe
automatiquement le message aux clients ou aux contacts lors de l'enregistrement du message dans le
dossier M-Files de Microsoft Outlook. Pour plus d'informations sur la façon de spécifier les propriétés dans
M-Files Admin, reportez-vous à Paramètres d'intégration du client e-mail.

Cette automatisation se déroule sur une base spécifique au coffre (avec un dossier M-Files spécifique au
coffre dans Microsoft Outlook) : elle peut aussi s'appliquer à tous les sous-dossiers du dossier M-Files en
question.

Le drapeau M-Files

Le drapeau M-Files qui s'affiche dans la liste de messages de Microsoft Outlook indique que vous avez
déjà enregistré le message dans M-Files.

Si un autre utilisateur (par ex., un autre destinataire) a enregistré le même message dans M-Files, M-
Files vous demande de confirmer si vous souhaitez enregistrer à nouveau ce message. Même si vous
n'enregistrez pas à nouveau le message, le drapeau M-Files s'affichera dans Microsoft Outlook pour ce
message.

Grâce à la commande Mettre à jour dans M-Files du menu contextuel du message, vous pouvez
facilement afficher tous les drapeaux M-Files. De plus, les messages enregistrés dans M-Files par d'autres
utilisateurs se verront ensuite attribuer un drapeau M-Files dans Microsoft Outlook.

2.3.2. Supprimer et archiver du contenu

Cette rubrique aborde les façons dont vous pouvez supprimer des objets de votre coffre ainsi que
l’archivage du contenu du coffre.

Dans ce chapitre

• Suppression, restauration et destruction d'objets

• Archivage de contenu

Suppression, restauration et destruction d'objets

Suppression des objets

Pour supprimer un objet, cliquez dessus à l'aide du menu bouton droit et sélectionnez Supprimer. L'objet
n'est pas détruit de façon permanente, mais il est supprimé.

Remarque : Vous pouvez voir les objets supprimés dans M-Files Desktop uniquement si vous
avez au moins l'une des autorisations suivantes :
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 62

• Autorisations d'administrateur système

• Autorisations d'administrateur de coffre
• Autorisation Voir et lire tous les objets (y compris les objets supprimés)
• Autorisation Afficher et restaurer les objets supprimés

Pour afficher les objets supprimés, vous pouvez créer une vue pour cela ou utiliser une recherche filtrée.

Restaurer des objets

Pour restaurer un objet supprimé, cliquez dessus à l'aide du menu bouton droit et sélectionnez Restaurer.
Pour rechercher les objets supprimés, consultez Suppression des objets.

Détruire des objets

Pour supprimer de manière permanente un objet, cliquez sur l'objet supprimé à l'aide du menu bouton
droit et sélectionnez Détruire. Vous pouvez également sélectionner Détruire définitivement dans la
boîte de dialogue de confirmation lorsque vous supprimez un objet. Pour rechercher les objets supprimés,
consultez Suppression des objets.

Archivage de contenu

Le contenu du coffre qui n'est plus utilisé de manière active peut être archivé dans un fichier d'archive
distinct. Ce fichier pourra être utilisé ultérieurement pour restaurer le contenu archivé dans le coffre.

Remarque : Seuls les administrateurs de coffre peuvent utiliser les commandes d'archivage et
celles-ci sont uniquement prises en charge dans M-Files Desktop.

Marquage du contenu pour archivage

Pour définir les objets à archiver :

1. Dans M-Files Desktop, sélectionnez les objets dans la zone de liste.

2. Cliquez sur l'un des objets sélectionnés à l'aide du bouton droit de la souris.
3. Sélectionnez Archivage > Marquer pour archivage.

Effacement de l'état d'archivage

Pour supprimer le marquage d'archivage :

1. Dans M-Files Desktop, sélectionnez les objets dans la zone de liste.

2. Cliquez sur l'un des objets sélectionnés à l'aide du bouton droit de la souris.
3. Sélectionnez Archivage > Annuler le marquage pour archivage.

Archivage et restauration de contenu dans M-Files Admin

L’opération d’archivage effectuée avec M-Files Admin déplace les objets marqués du coffre au fichier
d’archivage séparé. Voir Archivage des Anciennes Versions.

Vous pouvez restaurer le contenu archivé dans le coffre à l'aide de la commande Réplication de Contenu
et Archivage.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 63

2.3.3. Éditer du contenu

Cette rubrique vous explique comment les documents sont édités dans M-Files. Les documents sont
d'abord consultés pour être édités ou co-rédigés. Une fois les modifications effectuées, les documents
sont réenregistrés dans le coffre. Cette rubrique vous indique également comment activer et utiliser la
fonction Annotations, comment utiliser les commentaires d’objet, les workflows et l’historique des versions
et comment comparer le contenu d’un document.

Dans ce chapitre

• Verrouiller un document
• Verrouiller un document pour la co-rédaction
• Verrouiller un document pour la co-rédaction avec Microsoft SharePoint
• Publier un document
• Annotations
• Objet Commentaires
• Workflows
• Historique des conflits
• Comparaison de documents
• Commandes dans Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint
• Historique des versions
• Commandes dans AutoCAD

Verrouiller un document

Le verrouillage d’un document est une fonction de M-Files qui empêche toute modification simultanée. Un
document verrouillé peut toujours être consulté et ouvert en mode lecture seule par d’autres utilisateurs.

Lorsque vous verrouillez un document, une petite coche ( ) apparaît sur l'icône du document. Une icône

rouge ( ) indique que le document a été verrouillé par un autre utilisateur.

Remarque : Lors du verrouillage d’un document dans M-Files Desktop, l’interface utilisateur de M-
Files Web indique que ce même document est verrouillé par un autre utilisateur. Il en va de même
dans l'autre sens. Cela s’explique par le fait que les deux clients n’utilisent pas le même cache
client. Vous pouvez toutefois utiliser la commande Annuler les Modifications (Déverrouiller).

Commandes sans verrouillage

Vous pouvez ajouter et retirer des fichiers à partir d'un document multi-fichiers sans les verrouiller pour
modification. Vous pouvez également renommer et remplacer des fichiers sans les verrouiller.

Envoyer une demande de publication

Vous pouvez également envoyer une demande de publication à l'utilisateur qui a verrouillé un document :
Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et sélectionnez Envoyer une Demande de
Publication. L'utilisateur reçoit un e-mail relatif à la demande. Ce message comporte également un lien
vers le document. La demande de publication est envoyée à l’adresse e-mail associée au compte de
connexion de l’utilisateur.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 64

Annuler le déverrouillage du document

La commande Annuler les Modifications (Déverrouiller) annule le verrouillage d'un document sans
sauvegarder les modifications sur le serveur. Dans ce cas, vous perdez toutes les modifications apportées
au document lorsqu'il était verrouillé. Ceci est utile lorsque vous avez verrouillé, modifié et enregistré
un document, mais que vous ne voulez pas que ces modifications prennent effet. Autrement dit, vous
souhaitez restaurer le document dans le même état qu'avant son verrouillage.

Si le document n'a jamais été publié, il est supprimé lorsque la commande Déverrouiller est utilisée.

Verrouiller un document pour la co-rédaction

Grâce à M-Files, de nombreux utilisateurs peuvent modifier un document simultanément. Vous pouvez
verrouiller un document pour la co-rédaction à l’aide de Microsoft Office pour le web si les outils de
Microsoft Office pour le web et la co-rédaction ont été activés pour votre ou vos coffres.

Remarque : Office pour le web a des limites pour la taille maximale des fichiers. Pour plus
d'informations, se référer à la documentation de Microsoft.

Éditer un document Office en mode co-rédaction

Pour modifier un document en mode de co-rédaction, vous devez avoir un compte Office 365 ainsi que des
autorisations d'édition sur ce document.

Pour verrouiller un document pour la co-rédaction :

1. Localisez l'objet que vous souhaitez mettre en co-rédaction dans M-Files Desktop ou M-Files Web.

2. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et sélectionnez Verrouiller pour Co-rédaction
dans le menu contextuel.

Remarque : La co-rédaction n’est disponible que pour les documents mono-fichier

DOCX, XLSX, XLSM et PPTX.

Dans M-Files Desktop, une alerte de sécurité apparaît et indique qui peut visualiser et modifier
le fichier pendant la co-rédaction. Si vous utilisez M-Files Web, passez à l’étape 4.

3. Dans la boîte de dialogue Alerte de Sécurité de M-Files Desktop, cliquez sur Démarrer la Co-
rédaction.

Le document s'ouvre dans Microsoft Office pour le web.

Astuce : Si vous utilisez Google Chrome et que le navigateur ne parvient pas à charger
l’éditeur, vérifiez si la barre d’adresse comporte une icône informant l’utilisateur d’une
éventuelle redirection bloquée. Si tel est le cas, cliquez dessus et autorisez la redirection.
Fermez enfin la fenêtre ou l’onglet du navigateur et double-cliquez sur le document dans
M-Files pour rouvrir l’éditeur.

4. Éditez le document dans le navigateur.

Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des

modifications.

5. Une fois vos modifications terminées, fermez l'onglet de l'éditeur.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 65

6. Pour terminer la co-rédaction, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l'objet dans M-Files Desktop
ou M-Files Web et sélectionnez Publier.

L'utilisateur qui verrouille le document pour co-rédaction doit être celui qui l'a publié. Les
modifications effectuées pendant la co-rédaction sont attribuées à l'utilisateur qui a verrouillé le
document pour la co-rédaction et a publié la nouvelle version.

Vous pouvez rejeter les modifications réalisées pendant la co-rédaction en cliquant à l'aide du
bouton droit de la souris sur l'objet et en sélectionnant Déverrouiller dans le menu contextuel.

Les modifications effectuées par vos soins, et par personne d’autre, au cours de la co-rédaction sont
sauvegardées dans M-Files, à moins d’avoir sélectionné Annuler les Modifications (Déverrouiller) au
lieu de publier le document.
Participer à la co-rédaction

Lorsqu'un document a été verrouillé pour la co-rédaction, vous pouvez participer au processus de co-
rédaction :

1. Localisez le document co-rédigé dans M-Files Desktop ou M-Files Web et double-cliquez dessus pour
l’ouvrir en mode de co-rédaction.

Un document co-rédigé est marqué d’une icône jaune comportant une coche.

Une boîte de dialogue sur l’édition du document en co-rédaction ou sur son ouverture en mode
lecture seule s’ouvre.

2. Sélectionnez Editer (Co-rédaction).

Le document s'ouvre dans Microsoft Office pour le web.

Astuce : Si vous utilisez Google Chrome et que le navigateur ne parvient pas à charger
l’éditeur, vérifiez si la barre d’adresse comporte une icône informant l’utilisateur d’une
éventuelle redirection bloquée. Si tel est le cas, cliquez dessus et autorisez la redirection.
Fermez enfin la fenêtre ou l’onglet du navigateur et double-cliquez sur le document dans
M-Files pour rouvrir l’éditeur.

3. Éditez le document dans le navigateur.

Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des

modifications.

4. Une fois vos modifications terminées, fermez l'onglet de l'éditeur.

Les modifications apportées au document sont enregistrées dans M-Files une fois que l'utilisateur qui a
commencé la co-rédaction a terminé la co-rédaction et publié le document.

Verrouiller un document pour la co-rédaction avec Microsoft SharePoint

Si vous n'utilisez pas Microsoft Office pour le Web, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de co-création
avec Microsoft SharePoint. Dans le cas de la co-rédaction avec Microsoft SharePoint, même une personne
ne disposant d'aucun compte M-Files peut participer au processus de co-rédaction. Pour des précisions
sur la façon de configurer les propriétés de co-rédaction à utiliser avec Microsoft SharePoint, reportez-vous
à l’article de la base de connaissances Customizing Co-Authoring and Sharing Features.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 66

Éditer un document Office en mode co-rédaction avec Microsoft SharePoint

Vous devez avoir un compte Microsoft pour pouvoir co-rédiger des documents Office. Si tel n'est pas le
cas, vous pourrez créer votre compte lorsque vous verrouillerez pour la première fois un objet pour la co-
rédaction.

1. Localisez dans M-Files l'objet que vous souhaitez mettre en co-rédaction.

2. Soit :

a. Cliquez avec le menu bouton droit de la souris sur l'objet et sélectionnez Verrouiller pour Co-
rédaction dans le menu contextuel.

ou

b. Effectuez un clic droit sur l'objet et sélectionnez Démarrer la Co-rédaction dans le menu contextuel
si le fichier fait partie d'un document multi-fichier ou s'il est déjà verrouillé par vos soins.

Remarque : Par défaut, la co-rédaction est uniquement disponible pour les fichiers
DOCX, XLSX et PPTX.

Une alerte de sécurité apparaît et indique qui peut visualiser et modifier le fichier pendant la co-
rédaction.

3. Cliquez sur Démarrer la Co-rédaction dans la boîte de dialogue Alerte de Sécurité.

4. Dans la boîte de dialogue Co-rédaction, cliquez sur Envoyer le Lien pour envoyer le lien de l'objet
partagé aux participants de la co-rédaction avec votre client mail.

Vous pouvez également cliquer, à l'aide du menu bouton droit, sur l'objet que vous avez
verrouillé pour la co-rédaction et sélectionner Envoyer le Lien de Co-rédaction chaque fois
que vous souhaitez partager le lien de co-rédaction avec quelqu'un.

Veuillez noter que toute personne ayant accès au lien pourra consulter et modifier le fichier.

5. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans la zone de la liste afin de démarrer la co-
rédaction.

Le document s'ouvre dans Microsoft Office pour le web.

6. Cliquez sur Editer dans le navigateur en haut à droite pour commencer l'édition en mode de co-
rédaction.

Les commandes M-Files (comme ajout de métadonnées au contenu) ne sont pas disponibles
pendant la co-rédaction.

7. Optionnelle : Cliquez sur Ouvrir dans Word (ou Ouvrir dans Excel ou Ouvrir dans PowerPoint) au-
dessus du ruban Office afin de commencer la co-rédaction dans l’application du bureau.

8. Enregistrez vos modifications si vous utilisez l'application bureau.

Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des

modifications.

9. Fermez le document.

[Link] avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans M-Files et sélectionnez Terminer la Co-
rédaction dans le menu contextuel.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 67

[Link] finir, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris de nouveau sur l'objet et sélectionnez Publier
pour publier les modifications.

L'utilisateur qui verrouille le document pour co-rédaction doit être celui qui l'a publié. Cet
utilisateur de M-Files est responsable des modifications apportées au document. Les
modifications effectuées pendant la co-rédaction sont attribuées à l'utilisateur qui a verrouillé le
document pour la co-rédaction et a publié la nouvelle version.

Vous pouvez rejeter les modifications réalisées pendant la co-rédaction en cliquant à l'aide du
bouton droit de la souris sur l'objet et en sélectionnant Déverrouiller dans le menu contextuel.

Les modifications que vous ou quelqu'un d'autre avez effectuées pendant la co-rédaction sont enregistrées
dans M-Files. Si vous voulez à nouveau le partager pour la co-rédaction, verrouillez-le pour la co-rédaction
et envoyez un nouveau lien pointant vers le fichier.
Participer à la co-rédaction avec Microsoft SharePoint

Si un document a été verrouillé pour la co-rédaction, il y a deux méthodes permettant de participer à la co-
rédaction du document.

1. Soit :

a. Si vous recevez un lien d'un document en co-rédaction, cliquez sur le lien pour ouvrir le document
en mode co-rédaction.

ou

b. Localisez le document en co-rédaction dans M-Files et double-cliquez pour l'ouvrir en mode co-
rédaction (un document co-rédigé est accompagné d'un nuage rouge sur le dessus de son icône) et
cliquez sur Editer (Co-rédaction) dans la boîte de dialogue Co-rédaction.

2. Cliquez sur Editer dans le navigateur en haut à droite pour commencer l'édition en mode de co-
rédaction.

3. Optionnelle : Cliquez sur Ouvrir dans Word (ou Ouvrir dans Excel ou Ouvrir dans PowerPoint) au-
dessus du ruban Office afin de commencer la co-rédaction dans l’application du bureau.

4. Enregistrez vos modifications si vous utilisez l'application bureau.

Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des

modifications.

5. Fermez le document.

Les modifications apportées au document sont enregistrées dans M-Files une fois que l'utilisateur qui a
commencé la co-rédaction a terminé la co-rédaction et publié le document.

Publier un document

Lorsque vous avez terminé de modifier un document, vous pouvez le publier pour le mettre à disposition
des autres utilisateurs. Pour ce faire, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et
sélectionnez Publier.

Astuce : Vous pouvez publier simultanément tous les documents que vous avez verrouillés dans
la vue Verrouillés par moi. Le raccourci clavier est Ctrl + I.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 68

Publier avec des commentaires

Vous pouvez commenter les modifications que vous avez effectuées lorsque vous publiez un document.
Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'objet et sélectionnez Publier avec Commentaires. Dans
la boîte de dialogue Publier, vous pouvez saisir une description des modifications effectuées. Les
commentaires sont affichés dans la vue Commentaires de l’objet.

Remarque : Les commentaires conservent leurs paramètres d'autorisation. Seuls les utilisateurs
définis dans les paramètres d'autorisation lors de l'ajout du commentaire peuvent voir ces
commentaires.

Annotations

Vous pouvez ajouter des commentaires et des cachets et dessiner des flèches, des cadres et d'autres
formes sur vos documents. La fonction est compatible avec la plupart des types de fichiers, y compris les
documents Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint et Visio, les fichiers e-mail, RTF, les
fichiers HTML et les fichiers d'archives internet ainsi que les fichiers OpenDocument et les documents
PDF. Lorsque vous sélectionnez un document annoté, le volet de commandes affiche les options
permettant d'afficher ou de masquer les annotations.

Remarque : Les annotations ne sont pas ajoutées aux documents eux-mêmes mais elles
apparaissent plutôt comme des couches détachables qui peuvent également être masquées si
nécessaire.

Remarque : L’administrateur système M-Files doit tout d’abord activer la fonction des annotations
avant de pouvoir annoter les documents. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à
Annotations.

Activer les annotations dans l'interface utilisateur

Pour vous assurer que les annotations sont activées dans votre interface utilisateur :

1. Ouvrez votre coffre à l'aide de M-Files Desktop.

2. Appuyez sur Alt.
3. Ouvrez le menu Vue.
4. Activez l'option Afficher les annotations.

Objets d'annotation

Vos annotations sont enregistrées en tant qu’objets Annotation séparés sous le document principal. M-
Files crée automatiquement ces objets dès que vous commencez à créer de nouvelles annotations. Les
objets d'annotation contiennent un fichier XFDF (format de données de formulaires XML) qui, en principe,
indique à M-Files le type, la forme et l'emplacement de vos annotations.

Formats de fichier pris en charge

Cette commande prend en charge les formats de fichier suivants :

• Fichiers e-mail (eml, emlx, msg)

• Fichiers HTML et d'archive web (htm, html, mht, mhtml)
• Fichiers image (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)
• Fichiers vidéo (mp4, webm, ovg) *
• Fichiers audio (mp3, ogg, wav) *
• Fichiers Microsoft Excel (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 69

• Fichiers Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
• Fichiers Microsoft Word (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
• Fichiers OpenDocument (odt, ott, ods, odp)
• Fichiers PDF
• Fichiers RTF
• Fichiers texte (txt)
• Dessins Visio (vsdx, vsx, vtx, vdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm, vdw, vsd, vss, vst)

*) Pris en charge uniquement dans le nouveau M-Files Web

Dépannage

Si vous rencontrez des problèmes avec les annotations ou que vous n’êtes pas capable de les utiliser,
reportez-vous à Pourquoi ne puis-je pas convertir un document au format PDF ou annoter un document ?
pour obtenir de l’aide.

Dans ce chapitre

• Ajout d'annotations aux documents

• Éditer les annotations

Ajout d'annotations aux documents

Pour créer un objet d'annotation et ajouter des annotations à un document :

1. Sélectionnez un document dans la zone de liste.

2. Assurez-vous que l'onglet Aperçu est sélectionné dans le volet de droite.

3. Effectuez l'une des opérations suivantes :

a. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur le document et sélectionnez Créer > Annotation.

ou

b. Cliquez sur Nouvelles Annotations dans le volet de commandes sous la section Annotations.

Remarque : Cette option n'est disponible que pour les documents n'ayant pas
d'annotations.

Un objet d'annotation est ajouté aux objets associés du document dans la zone de liste.

4. Utilisez les commandes d'annotation situées en haut de la zone de prévisualisation pour ajouter les
annotations.

Les commandes d'annotation comprennent différentes manières de mettre en évidence

certaines parties du document ainsi que des icônes permettant d'enregistrer et d'imprimer le
document annoté.

5. Dans le volet de commandes, cliquez sur Enregistrer les Annotations.

Dans M-Files Desktop, l'objet d'annotation est publié. Dans M-Files Web, sélectionnez Publier
pour que vos modifications soient visibles par les autres utilisateurs.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 70

Éditer les annotations

Pour éditer/modifier un objet d'annotation :

1. Sélectionnez un document annoté ou un objet d'annotation dans la zone de liste.

2. Assurez-vous que l'onglet Aperçu est sélectionné dans le volet de droite.

3. Cliquez sur Editer les Annotations dans le volet de commandes sous la section Annotations.

4. Utilisez les commandes d'annotation situées en haut de la zone de prévisualisation pour ajouter les
annotations.

Les commandes d'annotation comprennent différentes manières de mettre en évidence

certaines parties du document ainsi que des icônes permettant d'enregistrer et d'imprimer le
document annoté.

5. Dans le volet de commandes, cliquez sur Enregistrer les Annotations.

Dans M-Files Desktop, l'objet d'annotation est publié. Dans M-Files Web, sélectionnez Publier
pour que vos modifications soient visibles par les autres utilisateurs.

Objet Commentaires

Vous pouvez ajouter des commentaires aux objets à l'aide de la commande Commentaires. Cliquez sur

l'icône des commentaires ( ) dans la fiche de métadonnées pour afficher les commentaires d'un
objet.

Vous ne pouvez ajouter des commentaires qu’aux objets pour lesquels vous détenez des autorisations de
modification, et ce uniquement si vous n’utilisez pas une licence lecture seule. De manière exceptionnelle,
vous pouvez ajouter un commentaire pour un objet lorsque vous modifiez son étape de workflow.

Remarque : Les commentaires conservent leurs paramètres d'autorisation. Seuls les utilisateurs
définis dans les paramètres d'autorisation lors de l'ajout du commentaire peuvent voir ces
commentaires.

Workflows

Pendant le cycle de vie d'un document, différents contributeurs peuvent modifier le document et prendre
différentes décisions le concernant. Il est important que chaque personne participant au processus
connaisse les responsabilités lui incombant ainsi que les tâches à effectuer.

Les workflows M-Files permettent de modéliser les cycles de vie des documents en fonction des
processus réels. Les workflows sont divisés en étapes correspondant aux tâches à effectuer sur les
documents ou les autres objets.

Illustration 6 : Les workflows simplifient les tâches routinières de l’entreprise. Par exemple, le traitement des factures d'achat.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 71

Les workflows sont créés et modifiés dans M-Files Admin par les administrateurs système de M-Files.
Pour créer et modifier des workflows, consultez Configurer les workflows.

Pour sélectionner un workflow et une étape de workflow pour un objet, utilisez les commandes de workflow
situées sur la fiche de métadonnées.

Modification de l’étape de workflow dans la fiche de métadonnées

1. Sélectionnez un objet dans la zone de liste.

2. Cliquez sur le champ d'étape de workflow situé en bas de la fiche de métadonnées.

3. Sélectionnez l'étape de workflow.

La boîte de dialogue Changement d'Étape s'ouvre.

4. Optionnelle : Dans Commentaire, ajoutez des commentaires relatifs à la transition d'étape à l'objet.

5. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Option Description
OK La transition d'étape est effectuée et l'éventuel
commentaire est ajouté.
Annuler La transition d'étape est effectuée, mais aucun
commentaire n'est ajouté.

La boîte de dialogue Changement d'Étape se ferme.

6. Sélectionnez Enregistrer.

7. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Signature Electronique s'ouvre, exécutez l'une des étapes
suivantes :

a. Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont affichés, saisissez vos identifiants
d'utilisateur et cliquez sur Signer.

ou

b. Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe ne sont pas affichés, cliquez sur Signer pour
saisir vos identifiants d'utilisateur.

Modification de l’étape de workflow à l'aide du menu contextuel

1. Dans la zone de liste, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un objet, puis cliquez sur Workflow >
Changer d'Etape.

La boîte de dialogue Changement d'Étape s'ouvre.

2. Dans Transition d'étape, sélectionnez l'étape de workflow.

3. Optionnelle : Dans Commentaire, ajoutez des commentaires relatifs à la transition d'étape à l'objet.

4. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Changement d'Étape se ferme et la transition d'étape est effectuée.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 72

5. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Signature Electronique s'ouvre, exécutez l'une des étapes
suivantes :

a. Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont affichés, saisissez vos identifiants
d'utilisateur et cliquez sur Signer.

ou

b. Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe ne sont pas affichés, cliquez sur Signer pour
saisir vos identifiants d'utilisateur.

Modification de l’étape de workflow dans le volet de commandes

1. Dans la zone de liste, sélectionnez un objet ayant un workflow.

2. Dans le volet de commandes, cliquez sur la nouvelle étape dans la section Transition d'étape.

La boîte de dialogue Changement d'Étape s'ouvre.

3. Optionnelle : Dans Commentaire, ajoutez des commentaires relatifs à la transition d'étape à l'objet.

4. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Changement d'Étape se ferme et la transition d'étape est effectuée.

5. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Signature Electronique s'ouvre, exécutez l'une des étapes
suivantes :

a. Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont affichés, saisissez vos identifiants
d'utilisateur et cliquez sur Signer.

ou

b. Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe ne sont pas affichés, cliquez sur Signer pour
saisir vos identifiants d'utilisateur.

Historique des conflits

Lorsque la résolution automatique des conflits est activée, M-Files résout automatiquement les conflits qui
se produisent pendant la synchronisation des données entre les coffres. Les utilisateurs de coffre peuvent
ensuite utiliser la boîte de dialogue Historique des conflits pour afficher et restaurer les versions d'objet
abandonnées. Pour savoir comment configurer la résolution automatique des conflits, reportez-vous à
Configuring Automatic Resolution of Replication Conflicts.

La configuration spécifie si vous êtes informé lorsque les modifications que vous avez apportées à un objet
sont abandonnées dans la résolution des conflits. Les options possibles sont :

• Vous recevez une notification.

• Une tâche vous est affectée.
• Il n'y a aucune indication des modifications abandonnées.

Affichage et restauration des versions d'objet abandonnées

Pour afficher les versions d'objet abandonnées :

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 73

1. Dans M-Files Desktop, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un objet et sélectionnez Historique
des conflits.

La boîte de dialogue Historique des conflits s’ouvre.

Remarque : S'il y a de nombreuses versions d'objet abandonnées, il est possible que

les plus anciennes ne soient pas affichées.

Pour comparer les versions de document :

2. Appuyez sur la touche Ctrl en la maintenant enfoncée et sélectionnez les deux versions de document.

3. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’une des versions sélectionnées et sélectionnez Comparer
les documents sélectionnés.

Pour restaurer une version d'objet abandonnée :

4. Sélectionnez une version d'objet abandonnée.

5. Cliquez sur Restaurer la version d'objet.

6. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'ouvre, cliquez sur Oui.

M-Files utilise le contenu de la version d'objet pour créer une nouvelle version de l'objet.

Comparaison de documents

Une fois que la configuration de la fonction Advanced Document Compare est terminée (voir Setting Up
M-Files Advanced Document Compare), vous pouvez utiliser M-Files pour comparer le contenu de deux
documents ou de deux versions d'un document. Cette rubrique vous donne des exemples d'utilisation de
cette fonction.

Remarque : L'extension de fichier des documents comparés doit être DOC, DOCX, PDF ou RTF
et leur taille de fichier totale doit être inférieure à 16 Mo.

Utilisation de la zone de liste pour comparer le contenu de documents

Pour comparer le contenu de la dernière version d'un document avec une autre version ou un autre
document, procédez de la façon indiquée dans cette rubrique. Pour comparer entre elles deux versions
précédentes d'un document, reportez-vous à Comparaison du contenu des documents avec la boîte de
dialogue Historique.

1. Connectez-vous à un coffre.

2. Utilisez une recherche ou une vue pour rechercher le document que vous souhaitez comparer.

3. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document dans la zone de liste et sélectionnez l'une des
options suivantes :

a. Cliquez sur Comparer > Comparer avec la version précédente pour comparer la version actuelle
du document avec la version précédente.

ou

b. Cliquez sur Comparer > Comparer avec une autre version pour comparer la version actuelle du
document avec une version antérieure. Cette commande ouvre la boîte de dialogue Historique, dans
laquelle vous pouvez sélectionner la version du document avec laquelle vous souhaitez comparer le
contenu.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 74

ou

c. Cliquez sur Comparer > Comparer avec un autre document pour comparer la version actuelle du
document avec un autre document. Cette commande ouvre la boîte de dialogue Ouvrirde Windows,
dans laquelle vous pouvez sélectionner le document avec lequel vous souhaitez comparer le
contenu.

La fenêtre Comparaison de documents s’ouvre.

4. Pour examiner les modifications, utilisez les boutons Modification précédente et Modification
suivante, les liens de navigation de la liste Résumé des modifications ou faites simplement défiler le
document.

5. Optionnelle : Pour enregistrer une copie de la comparaison au format PDF ou DOCX, utilisez les
commandes Enregistrer sous PDF, Enregistrer sous DOCX ou Suivi des modifications.

Enregistrer sous DOCX crée une simple restitution Microsoft Word de la comparaison que
vous voyez dans la boîte de dialogue Comparaison de documents, tandis que la commande
Suivi des modifications crée un document qui vous permet de contrôler les modifications
effectuées à partir de l’onglet Révision de Microsoft Word.

Comparaison du contenu des documents avec la boîte de dialogue Historique

Lorsque vous commencez à comparer le contenu dans la zone de liste de M-Files Desktop, vous pouvez
comparer la dernière version du document sélectionné avec une autre version ou un autre document.
Pour comparer deux versions précédentes d'un document, commencez la comparaison dans la boîte de
dialogue Historique.

Pour comparer le contenu de deux versions précédentes d'un document :

1. Connectez-vous à un coffre.

2. Utilisez une recherche ou une vue pour rechercher le document que vous souhaitez comparer.

3. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et sélectionnez Historique.

La boîte de dialogue Historique s’ouvre.

4. Appuyez sur la touche Ctrl en la maintenant enfoncée et sélectionnez les deux versions que vous
souhaitez comparer.

5. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’une des versions sélectionnées et cliquez sur Comparer
les documents sélectionnés.

La fenêtre Comparaison de documents s’ouvre.

6. Pour examiner les modifications, utilisez les boutons Modification précédente et Modification
suivante, les liens de navigation de la liste Résumé des modifications ou faites simplement défiler le
document.

7. Optionnelle : Pour enregistrer une copie de la comparaison au format PDF ou DOCX, utilisez les
commandes Enregistrer sous PDF, Enregistrer sous DOCX ou Suivi des modifications.

Enregistrer sous DOCX crée une simple restitution Microsoft Word de la comparaison que
vous voyez dans la boîte de dialogue Comparaison de documents, tandis que la commande
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 75

Suivi des modifications crée un document qui vous permet de contrôler les modifications
effectuées à partir de l’onglet Révision de Microsoft Word.

Comparer le contenu des documents avec le ruban Microsoft Word

La fonctionnalité Comparer n’est disponible que pour les documents sauvegardés dans M-Files.

Pour comparer le contenu du document ouvert dans Microsoft Word avec celui d'un autre document ou
d'une autre version du document :

1. Dans le bandeau du menu Microsoft Word, ouvrez l'onglet M-Files.

2. Cliquez sur Comparer.

3. Sélectionnez l'une des options suivantes :

a. Cliquez sur Comparer > Comparer avec la version précédente pour comparer la version actuelle
du document avec la version précédente.

ou

b. Cliquez sur Comparer > Comparer avec une autre version pour comparer la version actuelle du
document avec une version antérieure. Cette commande ouvre la boîte de dialogue Historique, dans
laquelle vous pouvez sélectionner la version du document avec laquelle vous souhaitez comparer le
contenu.

ou

c. Cliquez sur Comparer > Comparer avec un autre document pour comparer la version actuelle du
document avec un autre document. Cette commande ouvre la boîte de dialogue Ouvrirde Windows,
dans laquelle vous pouvez sélectionner le document avec lequel vous souhaitez comparer le
contenu.

La fenêtre Comparaison de documents s’ouvre.

4. Pour examiner les modifications, utilisez les boutons Modification précédente et Modification
suivante, les liens de navigation de la liste Résumé des modifications ou faites simplement défiler le
document.

5. Optionnelle : Pour enregistrer une copie de la comparaison au format PDF ou DOCX, utilisez les
commandes Enregistrer sous PDF, Enregistrer sous DOCX ou Suivi des modifications.

Enregistrer sous DOCX crée une simple restitution Microsoft Word de la comparaison que
vous voyez dans la boîte de dialogue Comparaison de documents, tandis que la commande
Suivi des modifications crée un document qui vous permet de contrôler les modifications
effectuées à partir de l’onglet Révision de Microsoft Word.

Commandes dans Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint

Les commandes M-Files dans Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint pour Microsoft
Windows facilitent la gestion des documents. Vous pouvez accéder aux commandes depuis le menu
Fichier, le menu Office ou le menu M-Files.

Les commandes M-Files indiquées dans cette rubrique sont disponibles dans Microsoft Word, Microsoft
Excel et Microsoft PowerPoint 2016 et 2019, et dans les versions des applications Microsoft 365 pour
entreprises prises en charge par Microsoft.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 76

Ouverture depuis M-
Files Vous pouvez ouvrir un document à partir du coffre pour le lire ou le modifier.
Si vous avez de nombreux coffres, utilisez la commande Ouvrir depuis M-
Files pour sélectionner le coffre approprié. Cette commande est également
disponible dans les menus Fichier et Office.

Enregistrement sous M-
Files Enregistrer est la manière la plus facile d'enregistrer un document dans
M-Files. Lorsque vous enregistrez directement dans M-Files, la fiche de
métadonnées s'ouvre pour modification. Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à Création de documents. Si vous utilisez de nombreux
coffres, sélectionnez le coffre approprié dans le sous-menu Enregistrer. Cette
commande est également disponible dans les menus Fichier et Office.

Explorateur M-Files
Si le fichier ouvert est dans M-Files, la commande Explorer M-Files l'affiche
dans M-Files. Cela facilite l'utilisation d'autres commandes M-Files sur le
fichier.

Verrouiller
La commande Verrouiller convertit un document auparavant en lecture seule
en un document modifiable.

Remarque : Si le document est modifié en mode lecture seule, toutes

les modifications sont perdues lorsque vous le verrouillez.

Publier
La commande Publier enregistre le document modifié dans le coffre et le
ferme dans Microsoft Word.

Publier les Modifications

La commande Publier les Modifications publie vos modifications et verrouille
immédiatement le document pour vous. Cela permet aux autres utilisateurs
du coffre de voir vos modifications tout en vous permettant de continuer à
modifier le document.

Annuler les Modifications

(Déverrouiller) La commande Annuler les Modifications (Déverrouiller) ferme le document
actuel et annule le verrouillage. Si la commande Annuler les Modifications
(Déverrouiller) est appliquée à un document qui a été modifié, toutes les
modifications apportées au document après son verrouillage sont perdues.

Remarque : Il est impossible d'utiliser la commande Annuler les

Modifications (Déverrouiller) sur un seul fichier d'un document multi-
fichier. Cette commande n'est également pas disponible dans le menu
M-Files.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 77

Comparer
La commande Comparer standard permet de comparer le contenu du
document actuel avec une version précédente du même document. La
commande Comparer ouvre l'historique des versions du document, dans
lequel vous pouvez sélectionner la version précédente avec laquelle vous
souhaitez comparer la version actuelle.

Si la fonction Advanced Document Compare est utilisée dans votre coffre, la

comparaison de documents fonctionne différemment. Vous pouvez également
comparer le contenu avec un autre document. Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à Comparer le contenu des documents avec le ruban
Microsoft Word.

Remarque : Comparer n’est disponible que dans Microsoft Word.

Insérer une propriété

Voir Ajouter M-Files Propriété.

Propriétés
La commande Propriétés ouvre la fiche de métadonnées du document.
Reportez-vous également à Métadonnées d’objet.

Dans ce chapitre

• Ajouter M-Files Propriété

Ajouter M-Files Propriété

Pour ajouter des métadonnées d'objet au contenu d'un document Microsoft Word, Microsoft Excel
ou Microsoft PowerPoint, cliquez sur Insérer une propriété dans l'onglet M-Files. Il est également
possible d'ajouter une signature électronique à un document Microsoft Word avec la fonction Insérer une
propriété. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Signatures électroniques.

Remarque : Pour Microsoft PowerPoint, la commande Insérer une Propriété est disponible dans
les versions 2016 et 2019, et dans les versions des applications Microsoft 365 pour entreprises
prises en charge par Microsoft.

Par défaut, les champs de métadonnées figurant dans un document Microsoft Word, Microsoft Excel
ou Microsoft PowerPoint sont mis à jour lorsque quelqu'un ouvre le document dans une application de
bureau Microsoft Office. Il est également possible d'activer les mises à jour automatiques des champs
de métadonnées lors de la publication. Lorsque ce paramètre est activé, les champs de métadonnées
sont mis à jour lorsque les métadonnées sont modifiées dans M-Files. Pour activer cette fonctionnalité,
demandez à votre M-Files administrateur système d'activer les mises à jour automatiques pour les champs
de métadonnées.

Utilisation de la commande Insérer une Propriété avec les modèles de document

La commande Insérer une Propriété peut se révéler très utile lorsque vous créez des modèles de
document. Les champs de texte ou les cellules du modèle sont automatiquement renseignés avec les
propriétés sélectionnées lorsqu'un utilisateur crée un nouveau document. Si une propriété n'a pas de
valeur, les champs de texte ou les cellules des modèles de document restent vides.

Pour définir un document existant comme modèle dans M-Files, utilisez la propriété Est un modèle. Pour
contrôler quels utilisateurs peuvent définir les documents comme modèles, consultez Autorisations des
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 78

définitions de propriété. Il n'est toutefois pas nécessaire de définir un document comme modèle pour
ajouter des métadonnées au document.

Une propriété M-Files ajoutée dans un document Microsoft Word s'affiche sous forme de champ de texte
qui devient gris lorsque l'on clique dessus. Dans les documents Microsoft Excel, les propriétés M-Files
s'affichent sous la forme de formules de cellules et dans les documents Microsoft PowerPoint, sous la
forme de zones de texte.

Exemple : Insérer des propriétés M-Files dans Microsoft Word

1. Recherchez un document Microsoft Word dans M-Files.

2. Double-cliquez sur le document et cliquez sur Verrouiller.

Le document sélectionné s’ouvre dans Microsoft Word.

3. Dans Microsoft Word, placez le curseur où vous souhaitez ajouter la propriété M-Files.

4. Ouvrez le ruban M-Files et cliquez sur Insérer une Propriété.

La boîte de dialogue Insertion de Propriétés M-Files s'ouvre.

5. Cliquez sur le nom d'une propriété.

6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Insertion de Propriétés M-Files.

La valeur de la propriété sélectionnée est ajoutée à l’emplacement sélectionné du document.

Historique des versions

M-Files conserve les versions précédentes des objets. Vous pouvez retourner à une version précédente
à partir de l'historique des objets. Pour ouvrir la boîte de dialogue Historique, cliquez sur l'icône de

l'historique ( ) dans le bandeau des options de la fiche de métadonnées de l'objet.

Lorsque vous créez un document et que vous le publiez, la version initiale du document est enregistrée sur
le serveur. Lorsque vous verrouillez le document, le modifiez puis le publiez à nouveau, la seconde version
du document est enregistrée sur le serveur. Vous pouvez revenir à l'une de ces versions du document.

Dans la boîte de dialogue Historique, l’icône identifie une version précédente de l’objet. Dans
cet exemple, un document Microsoft Word est affiché. Vous ne pouvez pas modifier le contenu ou les
métadonnées des versions précédentes.

Ajouter une étiquette à cette version

Vous pouvez ajouter une étiquette à une version d'objet. L'étiquette est affichée dans la colonne Étiquette
de version de la boîte de dialogue Historique.

Pour ajouter une étiquette à la version d'objet sélectionnée :

1. Cliquez sur Etiqueter cette Version.

2. Sélectionnez une étiquette dans le menu déroulant.

Pour créer une étiquette de version :

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 79

1. Cliquez sur Etiqueter cette Version.

2. Cliquez sur la pointe de flèche située à côté du menu déroulant.
3. Cliquez sur Nouvelle valeur (étiquette de version).

Supprimer cette étiquette des autres versions de cet objet

Seuls les administrateurs système et les utilisateurs bénéficiant des droits administratifs Contrôle total du
coffre peuvent utiliser cette option.

Pour supprimer l'étiquette sélectionnée des autres versions de l'objet, cochez Supprimer cette étiquette
des autres versions de cet objet. Par exemple, vous pouvez vouloir vous assurer qu'une seule version
d'un contrat a l'étiquette « Approuvé ».

Modifier les informations de version

Avec l'option Modifier les Informations de Version, vous pouvez ajouter une ou plusieurs étiquettes
de version à une version d'objet et ajouter un commentaire qui s'affichera dans la boîte de dialogue
Historique. Ces commentaires s'affichent également dans la vue commentaires de la fiche de
métadonnées de l'objet ainsi que dans l'historique des commentaires de la commande Commentaires (se
reporter à Objet Commentaires).

Réhabiliter cette version

Dans la boîte de dialogue Historique, les versions d'objet sont enregistrées de la plus ancienne à la plus
récente. Vous pouvez restaurer d'anciennes versions à l’aide de l’option Réhabiliter cette version.

Lorsque vous réhabilitez une version, M-Files utilise le contenu et les métadonnées de la version
sélectionnée pour créer une nouvelle version de l'objet. La réhabilitation n'affecte pas les versions
intermédiaires. Vous ne pouvez utiliser l’option Réhabiliter cette version que lorsque l'objet n’est pas
verrouillé. Soyez vigilant lorsque vous réhabilitez une version d'objet qui a une étape de workflow car cette
dernière peut entraîner des actions indésirables.

Remarque : Vous devez disposer des autorisations appropriées pour l’objet pour pouvoir en
restaurer une version précédente. Si vous réhabilitez une version pour laquelle les paramètres
d'autorisation et les métadonnées de l'objet sont modifiés, vous devez disposer des autorisations
de modification et des droits d'édition sur l'objet. Si seuls les métadonnées ou les contenus de
l’objet sont modifiés, vous devez disposer des droits d’édition sur l’objet.

Comparer les documents sélectionnés

Pour comparer le contenu de documents :

1. Appuyez sur la touche Ctrl en la maintenant enfoncée et sélectionnez les deux versions de document.
2. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’une des versions sélectionnées et cliquez sur Comparer
les documents sélectionnés.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Comparaison de documents.

Historique des versions et autorisations

Pour voir une version précédente d'un objet, vous devez disposer des droits d'accès à cette version ainsi
qu'à la dernière version publiée.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 80

Commandes dans AutoCAD

Pour faciliter le travail avec les dessins et plans de CAO, les utilisateurs accèdent aux commandes M-Files
directement dans Autodesk AutoCAD. Vous pouvez accéder aux commandes depuis le menu Fichier ou
le menu M-Files.

Commandes M-Files dans AutoCAD :

• Ouverture depuis M-Files

• Enregistrement sous M-Files
• Verrouiller
• Publier
• Annuler les Modifications (Déverrouiller)

Ces commandes ne sont pas prises en charge dans AutoCAD LT. Les versions d'AutoCAD prises en
charge sont indiquées dans la Politique de cycle de vie M-Files.

Pour davantage d'informations sur ces commandes, veuillez-vous reporter à la section Commandes dans
Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint .

Propriétés

Voir Propriétés.

Insérer un champ

Avec l’option Insérer une Propriété, vous pouvez ajouter des métadonnées M-Files aux plans et dessins
et aux champs AutoCAD. Dans AutoCAD, vous trouverez les champs de métadonnées M-Files dans la
catégorie de champ M-Files dans la fenêtre de sélection Champ. Pour davantage d'informations, veuillez
vous reporter à Ajouter M-Files Propriété.

2.3.4. Relations des objets

Vous pouvez créer des relations entre des objets pour lier des documents associés. Par exemple, une
offre peut contenir un document d'offre, une liste de prix associée ainsi qu'une brochure relative à la
société. Chaque objet possède son propre historique de versions et peut être mis à jour séparément. Les
relations ne créent pas de copies des objets liés mais établissent des références entre ces objets.

Avec les relations, vous pouvez spécifier des connexions de métadonnées entre les objets de la même
façon que vous le faites avec la fiche de métadonnées. Vous pouvez par exemple relier un client à un
document, qui s'affichera ensuite dans les métadonnées de l'objet. Les relations ajoutées à l'aide de la
fiche de métadonnées s'affichent également dans la boîte de dialogue Relations.

Astuce : Vous pouvez utiliser les propriétés d'un objet associé pour créer des recherches et
des vues indirectes ou pour spécifier des paramètres de filtrage. Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à Recherches indirectes.

Dans ce chapitre

• Opérations concernant les relations

• Relations entre les objets dans des coffres distincts
• Sous-objets
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 81

Opérations concernant les relations

Dans M-Files Desktop, cliquez avec le bouton droit sur un objet dans la zone de liste et sélectionnez
Relations pour gérer les relations d'un objet.

Ajout de relations d'objets

Pour ajouter une relation à l'objet sélectionné :

1. Dans l'onglet Relations depuis cet objet ou Toutes les relations, cliquez sur Ajouter des relations.

2. Dans la boîte de dialogue Sélection de l'objet cible, sélectionnez l'objet cible.

Pour une version spécifique, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un objet puis cliquez sur
Historique.

Astuce : Vous pouvez également faire glisser et déposer des objets d'autres fenêtres
vers la boîte de dialogue Relations pour créer plusieurs relations à la fois.

3. Cliquez sur Ouvrir.

4. Dans la boîte de dialogue Définition des relations, sélectionnez l'une des options suivantes :
Option Description
Dernière version La relation est toujours établie avec la dernière version de l’objet cible.
Version spécifique La relation est établie avec la version sélectionnée de l'objet cible. Les
mises à jour apportées à l'objet ne sont pas visibles via cette relation.

5. Cliquez sur OK.

6. Dans la boîte de dialogue Relations, cliquez sur Fermer.

Modification des relations d'objets

Pour modifier une relation de l'objet sélectionné :

1. Dans la boîte de dialogue Relations, cliquez sur Verrouiller.

2. Sur l'onglet Relations à partir de cet objet ou Toutes les relations, sélectionnez la relation.

3. Cliquez sur Editer les relations.

4. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la Relation, sélectionnez l'une des options suivantes :
Option Description
Dernière version La relation est toujours établie avec la dernière version de l’objet cible.
Version spécifique La relation est établie avec la version sélectionnée de l'objet cible. Les
mises à jour apportées à l'objet ne sont pas visibles via cette relation.

5. Cliquez sur OK.

6. Dans la boîte de dialogue Relations, cliquez sur Publier.

7. Cliquez sur Fermer.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 82

Suppression des relations d'objet

Pour supprimer une relation de l'objet sélectionné :

1. Dans la boîte de dialogue Relations, cliquez sur Verrouiller.

2. Sur l'onglet Relations à partir de cet objet ou Toutes les relations, sélectionnez la relation.

3. Cliquez sur Supprimer des Relations.

4. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'ouvre, cliquez sur Oui.

5. Dans la boîte de dialogue Relations, cliquez sur Publier.

6. Cliquez sur Fermer.

Relations entre les objets dans des coffres distincts

Vous pouvez également créer une relation entre des objets qui sont enregistrés dans deux coffres
différents. Les objets ne sont pas exportés d'un coffre à l'autre, mais un lien est créé entre eux. Pour créer
la relation, faites glisser un objet d'un coffre à l'autre ou utilisez la commande Relations.

La relation entre les deux objets est affichée sous forme de raccourci. Lorsque vous double-cliquez sur le
raccourci, M-Files affiche l'objet réel dans une nouvelle fenêtre. Lorsque vous sélectionnez le raccourci,
vous voyez certaines des métadonnées de l'objet associé ainsi qu'un lien vers l'objet situé dans le coffre
de destination. Vous pouvez également renommer le raccourci. Cela ne modifie pas le nom de l'objet initial
ni ne crée de conflits entre les coffres.

Remarque : Si vous rencontrez des problèmes lors de la création de relations entre des coffres,
contactez votre administrateur système afin de vous assurer que les définitions des métadonnées
des types d'objets correspondent d'un coffre à l'autre.

Autorisations du raccourci

Les raccourcis ont leurs propres autorisations. Par défaut, M-Files utilise les autorisations pour un nouvel
objet dans le coffre auquel vous êtes actuellement connecté.

Raccourcis créés par synchronisation

Lorsque les données sont synchronisées entre les coffres, il arrive que les métadonnées des objets
importés créent des raccourcis. Par exemple, si un document associé à un projet est importé sans le
projet lui-même, M-Files crée un raccourci pour le projet dans le coffre de destination. Ce raccourci est
désormais un lien vers l'objet situé dans le coffre d'origine.

Sous-objets

En plus des relations, les objets peuvent également avoir des sous-objets. Par exemple, un objet client
peut avoir un contact comme sous-objet. Les types d'objets et les relations existant entre eux sont définis
par l'administrateur système dans M-Files Admin. Le raccourci Ctrl + J affiche les sous-objets de l'objet et
vous permet de les modifier et de les supprimer. Vous pouvez ajouter un nouveau contact directement à
partir du coffre à l'aide de l'option Sous-objets.

2.3.5. Collections de documents

Une collection de documents est un ensemble de documents connexes. Contrairement à un document

multi-fichiers, chaque membre d'une collection de documents est indépendant et possède ses propres
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 83

métadonnées. La collection de documents possède également ses propres métadonnées. Dans un

document multi-fichiers , tous les fichiers partagent les mêmes métadonnées.

Dans ce chapitre

• Création de collections de documents

• Gestion des collections de documents

Création de collections de documents

Pour créer une collection de documents :

1. Dans M-Files, cliquez sur le bouton Créer.

2. Sélectionnez Collecte de documents.

Si ce type d'objet n'est pas affiché dans le menu contextuel, cliquez sur une zone vide dans la
zone de liste et sélectionnez Créer > Collection de documents.

La boîte de dialogue Nouveau - Collection de documents s'ouvre.

3. Sélectionnez une classe et cliquez sur Suivant.

4. Optionnelle : Sélectionnez un modèle.

5. Renseignez les métadonnées nécessaires.

6. Cliquez sur Créer.

La collection de documents est créée. Ensuite, vous pouvez ajouter des membres à une collection de
documents.

Gestion des collections de documents

Cliquez avec le bouton droit sur une collection de documents dans la zone de liste et sélectionnez
Membres de la collection pour ouvrir la collection de documents et gérer son contenu.

Ajout de membres à une collection de documents

Pour ajouter un membre de collection de documents :

1. Dans la boîte de dialogue Membres de la collection, cliquez sur Ajouter.

Astuce : Vous pouvez également faire glisser et déposer des objets d'autres fenêtres
vers la boîte de dialogue Membres de la collection pour ajouter plusieurs membres de
collection de documents à la fois.

La boîte de dialogue Sélectionner l'objet membre s'ouvre.

2. Recherchez et sélectionnez l'objet que vous souhaitez ajouter à la collection de documents.

3. Cliquez sur Ouvrir.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 84

4. Dans la boîte de dialogue Définir l'appartenance, sélectionnez l'une de ces options :

Option Description
Dernière version La relation est toujours établie avec la dernière version de l’objet cible.
Version spécifique La relation est établie avec la version sélectionnée de l'objet cible. Les
mises à jour apportées à l'objet ne sont pas visibles via cette relation.

5. Cliquez sur OK.

6. Dans la boîte de dialogue Membres de la collection, cliquez sur Fermer.

Modification des membres d'une collection de documents

Pour modifier l'appartenance d'un membre d'une collection de documents :

1. Dans la boîte de dialogue Membres de la collection, cliquez sur Extraire.

2. Cliquez sur Éditer.

3. Dans la boîte de dialogue Définir l'appartenance, sélectionnez l'une de ces options :

Option Description
Dernière version La relation est toujours établie avec la dernière version de l’objet cible.
Version spécifique La relation est établie avec la version sélectionnée de l'objet cible. Les
mises à jour apportées à l'objet ne sont pas visibles via cette relation.

4. Cliquez sur OK.

5. Dans la boîte de dialogue Membres de la collection, cliquez sur Publier.

6. Cliquez sur Fermer.

Suppression de membres d'une collection de documents

Pour supprimer un membre d'une collection de documents :

1. Dans la boîte de dialogue Membres de la collection, cliquez sur Extraire.

2. Cliquez sur Supprimer.

3. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'ouvre, cliquez sur Oui.

4. Dans la boîte de dialogue Membres de la collection, cliquez sur Publier.

5. Cliquez sur Fermer.

2.3.6. Utilisation de M-Files Desktop hors-ligne

Cette section indique comment préparer un contenu pour qu’il soit disponible hors-ligne, comment modifier
des documents en mode hors-ligne et ce qu’il se passe lors du retour en ligne.

Dans ce chapitre

• Disponibilité hors-ligne
• Mettre hors ligne
• Mettre en ligne
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 85

Disponibilité hors-ligne

Vous pouvez rendre les objets disponibles hors-ligne à l'aide de la fonction Préparation pour la
disponibilité hors-ligne ou avec les Filtres hors-ligne. Pour savoir comment passer du mode hors-ligne
au mode en ligne, consultez Mettre hors ligne et Mettre en ligne.

Préparation pour Disponibilité Hors-ligne

Vous pouvez sélectionner des objets individuellement, un groupe d'objets, des vues ou des dossiers
virtuels disponibles en mode hors-ligne. Si vous rendez une vue ou un dossier virtuel disponible
hors connexion, M-Files crée un nouveau filtre hors-ligne pour celui-ci. Tous les nouveaux objets qui
remplissent les conditions de filtre sont alors automatiquement mis à jour dans la vue hors-ligne. Pour plus
d'informations sur la façon de modifier le filtre hors-ligne que vous avez créé, consultez Filtres hors ligne.

Préparer des objets, vues ou dossiers virtuels pour la disponibilité hors-ligne :

1. Sélectionnez les objets, vues ou dossiers virtuels que vous souhaitez rendre disponibles hors
connexion.
2. Appuyez sur Alt et sélectionnez Opérations > Disponibilité hors-ligne > Préparer pour disponibilité
hors-ligne à partir de la barre de menu.

Les documents sélectionnés sont affichés dans la vue Hors-ligne.

Supprimer la disponibilité hors-ligne

Pour supprimer la disponibilité hors-ligne d'objets individuels :

1. Sélectionnez les objets que vous souhaitez supprimer de la vue Hors-ligne.

2. Appuyez sur Alt et sélectionnez Opérations > Disponibilité hors-ligne > Annuler la disponibilité
hors-ligne à partir de la barre de menu.

Les documents sélectionnés sont supprimés de la vue Hors-ligne.

Remarque : Pour supprimer la disponibilité hors-ligne de vues ou de dossiers virtuels, vous devez
supprimer le filtre hors-ligne. Voir Filtres hors ligne.

Filtres hors ligne

Vous pouvez définir des filtres pour vous assurer d'avoir accès aux objets importants sans connexion
réseau à partir de Autres Vues > Hors-ligne. Voir Exemple : Créer un filtre hors ligne pour un projet.

Pour supprimer un filtre hors-ligne, accédez à la vue Hors-ligne, cliquez, à l'aide du menu bouton droit,
sur le filtre hors-ligne et sélectionnez Supprimer. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'ouvre,
cliquez sur Oui.

! Important : Lorsque vous supprimez la disponibilité hors-ligne d'une vue ou d'un dossier virtuel,
veillez à exécuter l'opération Supprimer dans la vue Hors-ligne. Sinon, M-Files supprime toute la
vue.

Exemple : Créer un filtre hors ligne pour un projet

1. Dans la vue Tous (voir Navigation dans les vues), allez dans Autres Vues > Hors-ligne.

2. Appuyez sur Alt pour ouvrir la barre de menu.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 86

3. Sélectionnez Créer > Filtre Hors-ligne.

La boîte de dialogue Propriétés de Filtre Hors-ligne s’ouvre.

4. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour votre filtre hors ligne.

Le nom s'affiche dans la zone de la liste Hors-ligne.

5. Cliquez sur Définir le Filtre pour indiquer les conditions que les objets doivent remplir afin de s'afficher
dans cette vue.

La boîte de dialogue Définir le Filtre s’ouvre.

6. Sur l'onglet Propriétés, cliquez sur Ajouter condition et ajoutez ces conditions :
a) Depuis le menu déroulant Propriété, sélectionnez Projet.
b) Depuis le menu déroulant Opérateur, sélectionnez =.
c) Depuis le menu déroulant Valeur, sélectionnez un projet.

7. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition du Filtre.

8. Sélectionnez Afficher des documents et d'autres objets.

9. Cliquez sur OK.

Le filtre hors-ligne est affiché dans Autres Vues > Hors-ligne. Cela vous permet d'accéder à tous les
documents et objets de cette vue lorsque la connexion à M-Files Server n'est pas disponible.

Mettre hors ligne

Vous pouvez utiliser M-Files sans connexion au réseau.

Pour utiliser M-Files sans connexion réseau, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit de
l'interface utilisateur et sélectionnez Mettre Hors-ligne. Vous aurez alors accès à la vue Hors-ligne,
laquelle contient tous les objets qui sont disponibles hors-ligne.

Vous pouvez rendre les objets disponibles hors-ligne à l'aide de la commande Préparation pour
Disponibilité Hors-ligne. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Disponibilité hors-ligne
. Les membres de collection, objets de relation et sous-objets sont aussi disponibles hors-ligne s'ils sont
associés à des objets marqués disponibles hors-ligne.

En mode hors-ligne, vous pouvez créer de nouveaux objets et modifier les objets qui sont disponibles
hors-ligne.

Mettre en ligne

Pour passer du mode hors-ligne au mode en ligne, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit de
M-Files Desktop et sélectionnez Mettre En-ligne. Lorsque vous êtes en ligne, M-Files restaure toutes les
autres vues et vous pouvez continuer à naviguer normalement dans le coffre. Vous pouvez aussi publier
les documents affichés dans la vue Hors-ligne et enregistrer les modifications sur le serveur.

Étant donné que les utilisateurs peuvent modifier un document sur le serveur pendant que vous le modifiez
hors-ligne, M-Files s'assure que vous pouvez publier vos modifications lorsque vous passez en ligne. Si
d'autres utilisateurs n'ont pas modifié le document, vous pouvez enregistrer la version hors-ligne en tant
que nouvelle version. Si de nouvelles versions ont été enregistrées sur le serveur lorsque vous étiez hors-
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 87

ligne, M-Files vous l'indique. Vous pouvez ensuite sélectionner l'action que vous souhaitez effectuer par la
suite :

• Enregistrer la version modifiée hors-ligne en tant que nouveau document. Le document sur le serveur
reste le même.
• Refuser les modifications apportées hors-ligne et accepter la nouvelle version sur le serveur.
• Annuler le basculement Mettre le coffre en ligne.

Astuce : Si vous verrouillez le document avant de vous déconnecter, les autres utilisateurs
peuvent voir que vous avez verrouillé le document. Lorsque vous modifiez le document, les autres
utilisateurs ne peuvent pas y apporter de modifications.

2.3.7. Utilisation de M-Files Aino

M-Files Aino est un assistant IA qui peut résumer des documents et fournir des réponses sur les contenus
de documents. Cliquez sur l’onglet M-Files Aino pour ouvrir ou fermer l'interaction avec M-Files Aino ou
faites glisser le bord gauche de la fenêtre pour redimensionner la zone de discussion.

Remarque : Si l'onglet M-Files Aino n'est pas affiché, cela peut être dû au fait que M-Files Aino
n'est pas disponible dans votre édition de plateforme ou n'est pas configuré. Les instructions de
configuration destinées aux administrateurs M-Files sont disponibles dans M-Files Catalog.

M-Files Aino peut traiter les documents contenant des informations textuelles. M-Files Aino ne peut pas
traiter les images et les fichiers audio ou vidéo. Les documents numérisés doivent être convertis en un
PDF indexé à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour que M-Files Aino puisse les
traiter. M-Files Aino utilise uniquement les informations trouvées dans le document sélectionné ; aucune
connaissance externe ni aucune ressource Internet n'est utilisée.

Les formats de fichier pris en charge pour M-Files Aino incluent de façon non exhaustive les formats
suivants :

• Fichiers Microsoft Word (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)

• Fichiers Microsoft Excel (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
• Fichiers Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
• Fichiers PDF

Remarque : Les réponses peuvent être inexactes ou incomplètes. Si vous constatez des erreurs,
veuillez fournir un retour.

Résumer des documents

Pour résumer un document unique, sélectionnez le document dans la zone de liste puis cliquez sur
Résumer ce document dans l'onglet Aino. Cliquez sur Ajouter des détails ou sur Condenser pour
afficher plus ou moins d'informations dans le résumé.

Remarque : M-Files Aino résume le document dans la langue du logiciel. Voir Sélectionner la
langue du logiciel et du coffre. Cliquez sur Traduire pour traduire le résumé dans votre langue
préférée.

Poser des questions

Vous pouvez utiliser M-Files Aino pour trouver des réponses dans un document unique, dans les objets
associés à votre emplacement actuel, par exemple une vue, ou dans le coffre entier. Pour poser des
questions relatives au contenu, écrivez votre question dans le champ Demander n'importe quoi de
l'onglet Aino, puis cliquez sur Demander ou appuyez sur Entrée.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 88

Si vous avez sélectionné un document unique, M-Files Aino vous fournit uniquement des réponses
concernant ce document. Si vous cliquez par exemple sur un nom de vue ou si vous ouvrez une vue, M-
Files Aino recherche les réponses dans ce contenu. Si M-Files Aino n'arrive pas à trouver de réponse avec
ces options, utilisez l'option Rechercher les réponses dans pour dire à M-Files Aino de rechercher les
réponses dans le coffre entier.

M-Files Aino utilise vos autorisations de coffre lorsqu'il crée la réponse. Cela signifie que si vous n'avez
pas les autorisations nécessaires pour le contenu que M-Files Aino utiliserait dans la réponse, ce contenu
n'est pas inclus dans la réponse. M-Files Aino indique les documents d'où provient la réponse en dessous
de la réponse.

Remarque : Pour poser des questions à partir de nombreux documents ou du coffre entier,
votre M-Files Admin doit avoir défini une configuration distincte. Cette configuration distincte est
disponible moyennant des frais supplémentaires.

Remarque : M-Files Aino répond dans la langue dans laquelle la question a été posée. La langue
du document et la langue du logiciel peuvent être différentes. Voir Sélectionner la langue du logiciel
et du coffre. Si vous souhaitez obtenir une réponse dans une certaine langue, vous devez poser la
question dans cette langue.

Enregistrer les réponses

Vous pouvez enregistrer les réponses de M-Files Aino dans le presse-papiers ou dans les métadonnées
du document. Cliquez sur Copier dans le presse-papiers pour copier le résumé ou la réponse dans
le presse-papiers. Cliquez sur Enregistrer en tant que métadonnées pour enregistrer le résumé ou
la réponse en tant que métadonnées. Utilisez la propriété de métadonnées suggérée de M-Files ou
sélectionnez une propriété dans laquelle vous voulez enregistrer la réponse.

Historique des discussions

M-Files Aino enregistre automatiquement toutes vos discussions dans l'historique des discussions. Vous
êtes la seule personne à pouvoir voir l'historique de vos discussions. Pour voir l'historique des discussions,

cliquez sur l'icône de l'horloge ( ) en haut de la section Aino. Dans l'historique des discussions, vous
pouvez poursuivre vos anciennes discussions ou les supprimer.

• Pour poursuivre une discussion, cliquez sur une discussion.

•
Pour supprimer une discussion, cliquez sur l'icône de la corbeille ( ). Pour confirmer la suppression,
cliquez sur Supprimer.

Remarque : Lorsque vous poursuivez des discussions précédentes, il est possible que les
documents source aient été modifiés. Cela peut avoir un effet sur les réponses précédentes.

Fournir un retour

Vous pouvez fournir un retour pour aider à améliorer M-Files Aino. Si vous pensez que les réponses sont

utiles, cliquez sur l'icône pouce levé ( ). Si vous pensez que les réponses ne sont pas satisfaisantes ou

sont erronées, cliquez sur l'icône pouce vers le bas ( ), saisissez votre retour, puis cliquez sur Envoyer.
Votre retour est anonyme et vous ne serez pas contacté.

Restrictions et quotas d'utilisation

M-Files Aino présente les restrictions suivantes :

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 89

• M-Files Aino ne peut pas traiter les très gros documents (environ 100 pages ou plus).
• M-Files Aino peut quelquefois fournir des informations incorrectes ou incomplètes.
• M-Files Aino est entraîné pour rejeter les demandes inappropriées.

Chaque utilisateur a un quota de volume de données, spécifique au coffre, pouvant être traité par M-
Files Aino pendant une période de 24 heures. L'utilisation du quota dépend par exemple de la langue des
documents, de la complexité du texte et des détails de formatage.

M-Files vous indique lorsque vous avez utilisé 90 % de votre quota. Si vous utilisez l'intégralité de votre
quota, M-Files Aino sera temporairement indisponible. Au-delà d'une certaine durée, vous pouvez réutiliser
M-Files Aino.

Pour plus de détails sur ces limites, reportez-vous à la page Éditions de plateforme sur le site web M-Files.

Aide à l'administration

Reportez-vous aux documents suivants pour obtenir des informations plus techniques :

• M-Files Aino - Getting started

• M-Files Aino - Administrator Guide
• M-Files Aino - FAQ
• M-Files Aino - Security and Data Protection Features

2.4. Partager un contenu

Cette rubrique explique comment partager le contenu d’un coffre dans M-Files Desktop aussi bien avec
les personnes ayant accès au même coffre que vous qu’avec les personnes extérieures à votre entreprise.
Cliquez sur différentes parties de l'image pour obtenir des informations sur les options de partage.

Remarque : Pour pouvoir utiliser ces options de partage dans M-Files Desktop, M-Files Web doit
être activé.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 90

1. Partage avec les utilisateurs de M-Files

2. Partage de liens de visiteur protégés par code de passe
3. Partage avec les utilisateurs de M-Files
4. Partage avec des personnes n'ayant pas accès à M-Files
5. Partage de liens de visiteur pour n'importe qui
6. Envoyer en PDF par e-mail

Aide à l'administration

Reportez-vous aux documents suivants pour obtenir des informations plus techniques :

• Configuring M-Files Links

• Creating URLs for the Classic M-Files Web

Solutions M-Files associées

Reportez-vous aux documents suivants pour obtenir des informations sur les extensions et les
compléments M-Files associés :

• Setting Up and Using M-Files for Microsoft Teams

Dans ce chapitre

• Partage avec les utilisateurs de M-Files

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 91

• Partage avec des personnes n'ayant pas accès à M-Files

2.4.1. Partage avec les utilisateurs de M-Files

Remarque : Pour pouvoir utiliser l'opération Copier le lien dans M-Files Desktop, M-Files Web
doit être activé.

Vous pouvez partager les liens avec d'autres utilisateurs de M-Files à l'aide de l'option Copier le lien. Le
destinataire doit avoir accès au coffre et à l'objet ou à la vue pour pouvoir ouvrir le lien.

Pour partager un lien avec un utilisateur de M-Files à l'aide de l'option Copier le lien :

1. Dans la zone de liste, effectuez l'une des opérations suivantes :

a. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un objet.

ou

b. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur une vue.

ou

c. Sélectionnez de nombreux objets et cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'un d'entre eux.

2. Sélectionnez Copier le lien.

Le lien est copié dans votre presse-papiers et vous pouvez le partager avec d'autres utilisateurs de M-
Files. Si vous avez sélectionné de nombreux objets, M-Files crée un lien distinct pour chaque objet.

Partage de liens vers des versions d'objet précédentes

Pour partager un lien vers une version d'objet précédente :

1.
Cliquez sur l'icône de l'historique ( ) dans le bandeau des options de la fiche de métadonnées de
l'objet.

La boîte de dialogue Historique s'ouvre.

2. Dans la boîte de dialogue, effectuez l'une des opérations suivantes :

a. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un objet.

ou

b. Sélectionnez de nombreux objets et cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'un d'entre eux.

3. Sélectionnez Copier le lien.

Le lien est copié dans votre presse-papiers et vous pouvez le partager avec d'autres utilisateurs de M-
Files. Si vous avez sélectionné de nombreux objets, M-Files crée un lien distinct pour chaque objet.

2.4.2. Partage avec des personnes n'ayant pas accès à M-Files

Vous pouvez utiliser des liens de visiteur pour partager des objets M-Files avec des personnes n'ayant
pas accès à M-Files. Avec les liens de visiteur protégés par code de passe, vous pouvez spécifier les
personnes pouvant ouvrir le lien. Avec les liens de visiteur pour n'importe qui, toute personne disposant
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 92

du lien peut l'ouvrir. En plus des liens de visiteur, vous pouvez partager un contenu en utilisant l'option
Envoyer le PDF par email.

Si vous ne voyez pas l'option Créer un lien de visiteur dans le menu contextuel d'un objet, demandez à
votre administrateur M-Files de vérifier que les opérations suivantes ont été effectuées :

• Les liens publics ont été configurés.

• M-Files Web a été configuré.
• La page d'accueil de M-Files Web a été spécifiée dans Propriétés du Coffre.

Partage de liens de visiteur protégés par code de passe

Avec les liens de visiteur protégés par code de passe, vous pouvez spécifier les personnes pouvant ouvrir
le lien.

Pour copier un lien de visiteur protégé par code de passe dans M-Files :

1. Dans la zone de liste, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un objet et sélectionnez Créer un lien
de visiteur.

La boîte de dialogue Créer un lien de visiteur s'ouvre.

2. Dans la section Créer un lien de visiteur protégé par code de passe de la boîte de dialogue,
saisissez l’adresse e-mail du destinataire du lien et cliquez sur Ajouter.

L’adresse e-mail est ajoutée à la liste des adresses des personnes pouvant ouvrir le lien.

3. Cliquez sur Copier le lien.

Le lien est copié.

Vous pouvez maintenant coller le lien, par exemple, dans des e-mails et des chats. Seules les personnes
dont l’adresse e-mail figure dans la liste peuvent ouvrir le lien avec le code de passe qui leur a été envoyé.
Si aucun destinataire ne reçoit les codes de passe permettant d'ouvrir les liens de visiteur que vous avez
créés, demandez à votre administrateur de vérifier que les notifications sont activées dans le coffre.

Remarque : Un lien de visiteur protégé par code de passe expire au bout de trois mois. Chaque
fois que la liste d'adresses e-mail est modifiée, la date d'expiration est à nouveau définie à trois
mois. Vous pouvez voir la date d'expiration dans la boîte de dialogue Partagé(s) par moi.

Partage de liens de visiteur pour n'importe qui

Avec les liens de visiteur pour n'importe qui, toute personne disposant du lien peut l'ouvrir.

Pour créer un lien de visiteur pour n'importe qui :

1. Dans M-Files, recherchez l'objet à partager.

2. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'objet ou sur la version de l'objet et sélectionnez Créer un
lien de visiteur.

La boîte de dialogue Créer un lien de visiteur s'ouvre.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 93

3. Dans la section Créer un lien de visiteur pour n'importe qui, cliquez sur Créer.

La boîte de dialogue Créer un lien de visiteur pour n'importe qui s'ouvre.

4. Sélectionnez la version cible.

5. Utilisez Date d'expiration (heure locale) pour sélectionner la date et l'heure au-delà desquelles le lien
de visiteur pour n'importe qui cessera d'être actif.

6. Optionnelle : Dans Description, saisissez une description.

La description est affichée dans la boîte de dialogue Partagé par moi.

7. Cliquez sur Créer un lien de visiteur pour n'importe qui.

Le lien est ajouté au champ Lien de visiteur pour n'importe qui.

8. Cliquez sur Copier pour copier le lien.

9. Cliquez sur Fermer.

Vous pouvez maintenant coller le lien, par exemple, dans des e-mails et des chats.

Gestion des liens de visiteur

Dans la boîte de dialogue Partagé(s) par moi, vous pouvez gérer les liens de visiteur que vous avez
partagés. Vous pouvez par exemple arrêter de partager un lien. Les utilisateurs disposant des droits
d’administration Contrôle total du coffre ou Voir et lire tous les objets peuvent voir et gérer les liens de
visiteur partagés par tous les utilisateurs du coffre.

Pour gérer les liens de visiteur partagés :

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit et sélectionnez Partagé par
moi.

Si vous disposez des droits de Contrôle total du coffre ou Voir et lire tous les objets, vous
pouvez également sélectionner Fichiers partagés (tous les utilisateurs).

Tous les liens de visiteur partagés par vous sont affichés dans la boîte de dialogue Partagé(s)
par moi.

2. Effectuez les actions nécessaires.

Type de lien Option Description

Visiteur (protégé Copier le lien Copie un lien de visiteur protégé par code de passe
par code de partagé dans le presse-papiers.
passe)
Visiteur (protégé Édition Ouvre la boîte de dialogue Copier le lien de visiteur.
par code de Cliquez sur Tout supprimer pour arrêter de partager le
passe) lien de visiteur protégé par code de passe.
Public (pour Copier le lien Copie un lien de visiteur pour n'importe qui partagé
n'importe qui) dans le presse-papiers.
Public (pour Arrêter de Supprime un lien de visiteur pour n'importe qui partagé.
n'importe qui) partager
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 94

3. Cliquez sur Fermer.

Envoyer en PDF par e-mail

Avec cette option, M-Files convertit le fichier sélectionné au format PDF et crée un message électronique
avec le fichier PDF joint. Le fichier dans M-Files reste dans son format d'origine. Pour utiliser cette option,
cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un fichier dans la zone de liste, puis sélectionnez Enregistrer
en PDF > Envoyer le PDF par email.

2.5. Trouver du contenu

Cette rubrique vous explique comment trouver du contenu avec les fonctions de recherche et les vues de
M-Files.

Illustration 7 : À titre d'exemple, lorsque vous recherchez des demandes d'emploi, M-Files recherche votre terme de recherche dans
les titres, les métadonnées et le contenu des objets du coffre. Vous pouvez également trouver des formes infléchies de votre terme
de recherche.

Dans ce chapitre

• Recherche
• Utiliser les vues
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 95

2.5.1. Recherche

La meilleure façon de trouver des objets est d'utiliser la recherche. Cela est particulièrement utile si vous
ne connaissez qu'un seul détail sur l'objet. Par exemple, la date de création ou le créateur d'un document.

Options de recherche et filtres

Les options de recherche et filtres vous permettent de spécifier davantage de critères de recherche.

Tri des résultats de la recherche

M-Files affiche les résultats de la recherche dans une séquence des objets les plus fréquemment ou
récemment utilisés. De cette façon, les objets les plus liés à l'utilisateur sont affichés en premier. M-Files
utilise les critères de cette liste pour créer la séquence :

• Quand l'objet a été créé

• Quand et combien de fois l'objet a été modifié
• Quand et combien de fois l'objet a été traité
• Combien de fois la chaîne de recherche est trouvée dans les métadonnées ou le contenu du fichier, ce
qui inclut :

• Le nom ou le titre de l'objet

• Les métadonnées autres que le titre
• Contenu de fichiers

M-Files ignore certaines métadonnées qui diminuent la précision des résultats de recherche. Pour la
séquence des résultats de recherche, les métadonnées sont toujours plus importantes que le contenu du
fichier.

Astuce : Si votre administrateur système M-Files a autorisé les titres d'objet traduits, vous pouvez
utiliser ceux-ci dans les recherches. Les titres d'objet traduits sont également affichés dans la zone
de titre de la fiche de métadonnées, dans la zone de liste, dans les notifications et dans les listes
de valeurs.

Désactiver le tri par pertinence

L'administrateur système M-Files peut désactiver les paramètres de pertinence par défaut afin que chaque
utilisateur puisse trier les résultats de manière indépendante. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter à Désactivation du tri des résultats de recherche selon leur pertinence.

Regroupement des résultats de recherche

M-Files regroupe automatiquement les résultats de recherche par type d'objet.

S’il y a un grand nombre de résultats de recherche pour un type d’objet, M-Files n'affiche qu'une partie
des résultats de recherche. Cliquez sur Afficher plus de résultats pour voir davantage de résultats de
recherche. Pour modifier le nombre de résultats affichés sur une page, cliquez, à l'aide du menu bouton
droit, sur un espace vide de la zone de liste, puis sélectionnezMode d'Affichage > Objets par Groupe.

Mise en relief du terme de recherche dans les résultats

Les termes de votre recherche sont surlignés en jaune dans la zone de liste et sur la fiche de
métadonnées. Lorsque l'aperçu est utilisé, les termes recherchés sont mis en évidence dans le contenu du
fichier.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 96

Le contenu de ces types de fichiers est mis en évidence dans l'onglet Aperçu :

• Fichiers e-mail (eml, emlx, msg)

• Fichiers HTML et archives du web (htm, html, mht, mhtml)
• Fichiers Microsoft Excel (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
• Fichiers Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
• Fichiers Microsoft Word (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
• Fichiers OpenDocument (odt, ott, ods, odp)
• Fichiers PDF
• Fichiers RTf
• Fichiers texte (txt)

Remarque : Si vous utilisez la recherche des correspondances exactes avec des guillemets,
par exemple "dat sports", les correspondances partielles peuvent également être mises en
évidence. Voir Correspondance exacte.

Aide à l'administration

Reportez-vous aux documents suivants pour obtenir des informations plus techniques :

• M-Files Smart Search - Frequently Asked Questions

• Solution Description - Smart Search
• Configuring Faceted Search
• Editing Settings for dtSearch Relevancy Ranking in M-Files Admin
• Setting Up High Availability for IDOL Searches

Dans ce chapitre

• Recherche Rapide
• Filtres de recherche
• Conditions Supplémentaires
• Exportation des résultats de recherche
• Résultats de recherche dans d’autres coffres

Recherche Rapide

Saisissez une chaîne de recherche dans le champ de recherche situé dans la zone supérieure de
l'interface utilisateur et cliquez sur le bouton de recherche pour effectuer une recherche rapide. Les mots
et les expressions que vous utilisez dans les recherches sont conservés dans le menu déroulant de la
recherche. Il est donc facile de relancer des recherches récentes.

La recherche rapide M-Files Desktop recherche les objets qui contiennent le mot-clé dans leur contenu de
fichier ou leurs métadonnées. Dans l'onglet Filtres, vous pouvez paramétrer M-Files pour n'utiliser que les
métadonnées ou le contenu des fichiers. M-Files mémorise votre sélection jusqu'à ce que vous fermiez
la fenêtre ou que vous vous déconnectiez. Pour plus d'informations sur les filtres de recherche, consultez
Filtres de recherche.

Si vous ne trouvez pas les informations souhaitées, essayez les fonctions ou méthodes suivantes :

• Guillemets ou autres opérateurs et caractères spéciaux

• Options de recherche de la recherche rapide
• Termes de recherche plus précis
• Les fonctions de recherche avancée de l'onglet Filtres.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 97

Vous pouvez également désactiver la fonction Rechercher différentes formes infléchies d'un mot dans
la Recherche rapide dans la boîte de dialogue Conditions Supplémentaires. Ainsi, les résultats de la
recherche ne contiennent que les objets qui correspondent exactement à ce mot.

Options de recherche de la recherche rapide

Cliquez sur le bouton des options de recherche ( ) pour ouvrir trois autres options :

• Type de recherche
• Conditions de la propriété
• Conditions supplémentaires

Certaines conditions de recherche fonctionnent différemment selon les moteurs de recherche.

Type de recherche

Pour définir la manière dont vos requêtes de recherche sont associées, sélectionnez :

Tous les Les objets associés contiennent tous les mots recherchés.
mots

Au moins un La recherche affiche tous les objets qui contiennent au moins un des mots recherchés.
mot

Booléen La recherche vous permet d'utiliser des expressions de recherche plus spécifiques et
différents opérateurs. Pour obtenir la liste des opérateurs, consultez Opérateurs booléens.

Remarque : La recherche booléenne est disponible dans les coffres utilisant

dtSearch ou Micro Focus IDOL comme moteur de recherche.

Conditions de la propriété

Chaque objet possède des valeurs de propriété que vous pouvez utiliser comme critères de recherche.
Par exemple, la valeur du bien Projet peut être Agrandissement hôpital (Floride). Si vous effectuez une
recherche avec ces valeurs, la recherche affiche tous les objets dans lesquels la propriété Projet contient
la valeur Agrandissement hôpital (Floride).

Pour définir une condition de propriété, sélectionnez une propriété, une condition et une valeur de
propriété à l'aide des menus déroulants de la rubrique des options de recherche. Vous pouvez définir
d'autres conditions de propriété avec l'option de conditions supplémentaires..

Subordination des critères de recherche

Vous pouvez utiliser des critères de subordination de recherche pour vous assurer que les sélections
de filtre précédentes sont utilisées avant que les valeurs de propriété ne soient affichées dans le menu
déroulant. Par exemple, si vous sélectionnez un workflow comme critère de recherche, vous pouvez alors
utiliser uniquement les étapes de workflow liés au workflow sélectionné comme critères de recherche. Un
filtrage correspondant est effectué automatiquement pour les autres listes de valeurs interdépendantes.
Par exemple, les personnes de contact sont filtrées par le client si ces listes de valeurs ont une relation
hiérarchique.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 98

Vous pouvez utiliser des critères de recherche subordonnés avec l'opérateur « est ». Dans la boîte de
dialogue Conditions supplémentaires, il est également possible d'utiliser l'opérateur « un de/s ».

Recherches indirectes

Vous pouvez également utiliser les relations entre les propriétés dans vos critères de recherche. Ainsi, la
propriété sélectionnée comme critère de recherche peut être la propriété d'un objet connexe. Par exemple,
avec la recherche indirecte, vous pouvez trouver des accords relatifs à un pays sans le critère du pays.
Il suffit qu'il soit trouvé par l'intermédiaire d'un client lié à l'accord. Le critère de recherche est spécifié
comme suit : [Link].

Pour définir des propriétés de recherche indirecte, cliquez sur le signe plus dans la liste des propriétés
et sélectionnez la propriété d'un objet lié. Avec des conditions supplémentaires, vous pouvez créer des
critères de recherche indirecte à trois niveaux.

Astuce : Vous pouvez créer des vues indirectes avec les propriétés des objets liés. Vous pouvez
également utiliser le caractère indirect lorsque vous créez un filtre. Pour plus d'informations sur la
manière de créer des vues, reportez-vous à Créer une vue.

Dans ce chapitre

• Opérateurs et caractères spéciaux

Opérateurs et caractères spéciaux

Vous pouvez également utiliser différents opérateurs et caractères spéciaux dans votre requête de
recherche afin de trouver des documents répondant strictement à vos critères de recherche. Le tableau ci-
dessous liste les opérateurs et caractères spéciaux qui peuvent être utilisés afin d’élargir ou d’affiner une
recherche.

Remarque : M-Files Smart Search ne prend pas en charge les caractères génériques, mais vous
pouvez utiliser les conditions de propriétés avec l'opérateur Contient. Vous trouverez de plus
amples informations sur Smart Search dans M-Files Smart Search - Frequently Asked Questions.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 99

Type de Opérateur ou Description

recherche caractère spécial

Correspondance Guillemets : Les termes de recherche entre guillemets recherchent les

exacte "phrase" objets comportant tous les mots recherchés dans l'ordre
indiqué.

Exemple de recherche : "spécification

fonctionnelle"

La recherche des correspondances exactes fonctionne

différemment selon les différents moteurs de recherche
disponibles pour M-Files. M-Files Smart Search recherche
toujours la forme exacte de l'expression entre guillemets.
dtSearch et Micro Focus IDOL recherchent les formes
exactes, les formes infléchies et les formes décomposées (par
exemple, "smartphone" recherche également "smart"
et "phone"). Pour savoir quel moteur de recherche votre
organisation utilise, contactez votre administrateur M-Files ou
testez différentes recherches dans le coffre.

Pour que dtSearch et Micro Focus IDOL fonctionnent

de la même manière que M-Files Smart Search, votre
administrateur M-Files doit désactiver l'analyseur de langue
du moteur de recherche. Cela peut être effectué dans les
paramètres de l'index de recherche à l'aide de Advanced
Vault Settings.

Tout caractère Point Le caractère ? correspond à tout caractère simple (à

simple d’interrogation :march?
l’exception d’un blanc) ou tiret bas (_) se trouvant à sa place.

Exemple de recherche : march? correspond aussi bien à

« marche » qu’à « marcha ».

Remarque : Ce caractère ne peut pas être utilisé

comme premier caractère d’un terme de recherche.

Tout chiffre simple Dièse : 201# Le caractère # correspond à tout chiffre simple se trouvant à
sa place.

Exemple de recherche : 201# correspond, par exemple, à

« 2017 » et « 2018 ».

Remarque : Ce caractère ne peut pas être utilisé

comme premier caractère d’un terme de recherche.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 100

Type de Opérateur ou Description

recherche caractère spécial

Tout nombre de Astérisque : Le caractère * correspond à tout nombre de caractères se

caractères marque* trouvant à sa place.

Exemple de recherche : marque* correspond à « marques »,

« marqueur », etc.

Remarque : Ce caractère ne peut pas être utilisé

comme premier caractère d’un terme de recherche.

Recherche floue Barre verticale : Les barres verticales peuvent servir à rechercher des
re|quête variantes orthographiques du terme de recherche. Le nombre
de caractères | utilisé indique le nombre de caractères qui
vont être ignorés dans le terme de recherche. Les caractères
situés à gauche de la première barre verticale doivent
correspondre exactement aux résultats de la recherche.

Exemple de recherche : publication du||planning

Remarque : La recherche floue est désactivée par

défaut et doit être activée par l’administration système
de M-Files. Pour davantage d'informations, veuillez
vous reporter à Activer les recherches floues et
phonétiques.

Recherche L’accent grave Vous pouvez utiliser l’accent grave (`) pour rechercher des
phonétique ( ` ) : `requête mots qui ont la même prononciation que le mot de votre
requête de recherche et qui commencent par la même lettre.
Ajoutez le caractère ` devant le terme de la recherche avant
de trouver ses correspondances phonétiques.

Exemple de recherche : `John Doe

Remarque : Pour utiliser cette fonction, votre moteur

de recherche doit être dtSearch.

Remarque : La recherche phonétique est désactivée

par défaut et doit être activée par l’administration
système de M-Files. Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à Activer les recherches floues
et phonétiques.

Remarque : Les recherches phonétiques sont par

nature globales et peuvent donc donner de trop
nombreux résultats ou la précision de la recherche
peut être faible.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 101

Type de Opérateur ou Description

recherche caractère spécial
Les documents comportant des synonymes d’un mot inclus
Recherche de dans votre requête de recherche peuvent également être
synonymes listés dans les résultats de la recherche.

Par exemple, si vous recherchez annonce, les résultats de la

recherche peuvent aussi lister des documents comprenant les
mots avis, communiqué, publication ou déclaration
en sus du terme annonce.

Remarque : La recherche de synonymes est

désactivée par défaut et doit être activée par
l’administration système de M-Files. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Configuration
de la recherche des synonymes.

Tiret bas : Le caractère _ correspond à un espace blanc. Par

2018_01 conséquent, le caractère suivant est le début d’un terme de
recherche et ne peut être un caractère générique ?, # ou *.

Exemple de recherche : 2018_01 correspond à la fois à

"2018_01" et "2018 01".

Opérateurs booléens

Cliquez sur l'icône des options de recherche ( ) et sélectionnez Booléen pour utiliser les opérateurs
booléens dans votre recherche.

Remarque : La recherche booléenne est disponible dans les coffres utilisant dtSearch ou Micro
Focus IDOL comme moteur de recherche.

Type de Opérateur Description

recherche

Tous les termes AND L'opérateur AND combine deux critères de recherche. Les
de la recherche documents recherchés contiennent les deux critères.
doivent être
trouvés Exemple de recherche : spécification AND
fonctionnelle

Un des termes de OR L'opérateur OR recherche tous les documents qui contiennent

la recherche doit au moins l'un des deux termes saisis.
être trouvé
Exemple de recherche : agenda OR minutes
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 102

Type de Opérateur Description

recherche

Exclure un terme NOT L'opérateur NOT exclut un terme de recherche des résultats de
de recherche la recherche. Il peut être utilisé en combinaison avec AND, OR
ou W/N.

Exemple de recherche : agenda AND NOT minutes

Terme de AndAny L'opérateur AndAny combine les termes de recherche requis

recherche requis et avec des termes optionnels. Les termes de recherche se
terme de recherche trouvant avant l’opérateur AndAny sont requis et les termes
optionnel apparaissant après l’opérateur sont optionnels. C’est-à-dire
que les termes de recherche se trouvant après l’opérateur
AndAny sont considérés comme des correspondances
uniquement si les termes de la recherche se trouvant avant
l’opérateur sont également trouvés dans le document.

Exemple de recherche : agenda AndAny minutes

Requête à facettes () Les parenthèses sont utilisées pour regrouper les critères de
recherche.

Exemple de recherche : (agenda OR minutes) AND

marché*

Cet exemple recherche tous les objets qui contiennent le mot

"agenda" ou bien "minutes", et qui contiennent aussi le mot ou
les mots commençant par "marché".

Recherche de W/N L'opérateur W/N récupère des objets qui comportent deux
proximité mots ou phrases avec une certaine distance l’un de l’autre. La
valeur N indique le nombre de mots intervenant entre les mots
ou phrases de recherche.

Exemple de recherche : agenda S/4 2015

Filtres de recherche

Avec les fonctions de recherche avancée de l’onglet Filtres, vous pouvez définir des critères de recherche
plus précis pour le document ou l'objet que vous recherchez. Plus vous utilisez de critères de recherche
dans la recherche avancée, plus vous avez de chances de trouver l'objet exact que vous voulez. Vous
pouvez ainsi éviter d'obtenir trop de résultats.

L’onglet Filtres s'ouvre lorsque vous activez le champ de recherche rapide. Vous pouvez également
cliquer sur l'onglet Filtres dans le volet de droite pour l'ouvrir.

Les résultats de votre recherche sont mis à jour en temps réel conformément aux filtres de recherche
sélectionnés.

L'onglet Filtres contient les options de recherche suivantes :

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 103

• Étendue de recherche
• Aperçu
• Référentiel
• Type d'Objet
• Affinements de la recherche

Étendue de recherche

Dans Rechercher dans, vous pouvez choisir d'effectuer la recherche dans les métadonnées, dans
le contenu des fichiers ou dans les deux. Par défaut, les métadonnées et le contenu de fichier sont
recherchés.

Aperçu

Lorsqu'une vue spécifique est ouverte, vous pouvez choisir d'effectuer la recherche uniquement dans la
vue dans laquelle vous vous trouvez. L’option Vue n’est visible que si vous avez actuellement une vue
ouverte dans la zone de liste.

L’option Vue s’affiche également pour les vues externes. Si elle n'est pas affichée, demandez à votre
administrateur système de reconstruire l'index de recherche du référentiel externe.

Référentiel

Vous pouvez sélectionner les référentiels que vous souhaitez inclure dans votre recherche afin de
restreindre celle-ci.

Type d'Objet

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs types d'objets afin de restreindre votre recherche.

Affinements de la recherche

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible uniquement si votre coffre utilise le moteur de
recherche Smart Search ou Micro Focus IDOL.

Vous pouvez affiner les résultats de votre recherche en sélectionnant un ou plusieurs critères parmi ceux
disponibles dans cette rubrique. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Affinement de la
recherche.

Filtres de recherche par défaut

Vous pouvez configurer les options de recherche que vous utilisez fréquemment pour que M-Files les
mémorise ; vous n’aurez ainsi pas à les sélectionner de nouveau à l’avenir. Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à Filtres de recherche par défaut.

Dans ce chapitre

• Affinement de la recherche
• Filtres de recherche par défaut
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 104

Affinement de la recherche

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible uniquement si votre coffre utilise le moteur de
recherche Smart Search ou Micro Focus IDOL. Vous trouverez de plus amples informations sur
Smart Search dans M-Files Smart Search - Frequently Asked Questions.

Pour affiner les résultats de votre recherche; vous pouvez sélectionner un ou plusieurs des critères
disponibles dans la section située sous les options Rechercher dans, Type d'objet et Référentiel dans
l'onglet Filtres. Vous pouvez, par exemple, décider de ne rechercher que les objets qui ont été créés
en 2022, qui ont été modifiés au cours de la semaine passée et qui font référence à un utilisateur du coffre
spécifique.

Cliquez sur l'option Afficher plus pour voir plus de critères d’une catégorie spécifique.

Remarque : L’affinement des recherches ne s’applique qu’aux objets dotés de métadonnées

M-Files. Tous les objets qui n'ont pas de métadonnées (par exemple, objets non gérés ) sont
masqués dans les résultats de la recherche si des affinements de recherche sont sélectionnés.

Lorsque vos résultats de recherche ont été affinés de manière à correspondre à votre requête ainsi qu’aux
critères que vous avez sélectionnés, vous pouvez affiner votre recherche encore davantage. Pour ce faire,
sélectionnez des critères supplémentaires. Les critères pour lesquels il n’existe plus de correspondances
sont grisés.

Filtres de recherche par défaut

Vous pouvez configurer des filtres de recherche par défaut qui vont être mémorisés par M-Files à
chaque fois que vous vous connecterez au coffre à l’aide de M-Files Desktop. Cela se révèle utile si vous
sélectionnez fréquemment les mêmes options de recherche dans l’onglet Filtres lors de la recherche de
documents ou d’objets.

Effectuez les étapes suivantes pour définir les filtres de recherche par défaut :

1. Réalisez une recherche dans M-Files Desktop.

L’onglet Filtres s’ouvre dans le volet droit.

2. Passez, dans l’onglet Filtres, le curseur au-dessus du critère de recherche que vous souhaitez
sélectionner comme filtre de recherche par défaut.

Remarque : Si votre coffre utilise Micro Focus IDOL ou Smart Search, vous pouvez
définir n'importe quel filtre de recherche comme filtre de recherche par défaut. S'il utilise
dtSearch, la sélection de filtres est en revanche limitée.

L’icône du cadenas ouvert ( ) apparaît devant la case à cocher.

3.
Cliquez sur l’icône du cadenas ouvert ( ).

Le critère de recherche s'affiche en gras et apparaît avec l'icône de cadenas fermé ( ) sous
Vos filtres par défaut, en haut de l’onglet Filtres.

4. Définissez autant de filtres que vous le souhaitez en réitérant les étapes 2 et 3.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 105

5. Optionnelle : Pour décocher un filtre de recherche par défaut, cliquez dessus dans Vos filtres par
défaut.

Le filtre de recherche est alors retiré de la liste.

Lors de la recherche de documents et d’objets dans M-Files Desktop, les filtres définis par défaut sont
automatiquement utilisés comme critères de recherche.

Vous pouvez voir vos filtres de recherche par défaut actuels et les affiner dans l’onglet Filtres. Les filtres
de recherche par défaut sont affichés en gras et sont répertoriés sous Vos filtres par défaut.

Pour retirer tous les filtres par défaut, cliquez sur Réinitialiser les filtres par défaut.

Conditions Supplémentaires

Pour ouvrir la boîte de dialogue Conditions supplémentaires, cliquez sur le bouton des options

de recherche ( ), puis sur Conditions supplémentaires. Après avoir appliqué les conditions
supplémentaires et fermé la boîte de dialogue, le nombre de conditions actives apparaît entre parenthèses
sur le bouton Conditions Supplémentaires.

Remarque : Certaines conditions de recherche fonctionnent différemment selon les moteurs de

recherche.

Rechercher différentes formes infléchies d'un mot dans la Recherche rapide

Pour rechercher une forme de mot particulière, décochez l'option Rechercher les formes infléchies des
mots-clés dans la Recherche Rapide dans la boîte de dialogue Conditions Supplémentaires. Lorsque
vous faites cela pour rechercher par exemple le terme industrie, les résultats de la recherche comprennent
uniquement les objets avec le mot exact, et non industries, industriel, etc.

Remarque : La recherche des formes infléchies est activée par défaut. Si besoin, l’administrateur
système de M-Files peut désactiver cette option pour tous les utilisateurs du coffre. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Désactivation de la recherche pour les formes infléchies.

Prendre en compte toutes les versions

Si vous cochez l'option Rechercher dans les métadonnées de toutes les versions, l'opération de
recherche recherche des résultats dans les métadonnées de toutes les versions d'objet et non pas
uniquement des plus récentes.

Deux limites s'appliquent à cette option :

• L'option n'est pas utilisée dans les recherches rapides.

• Le paramétrage des définitions de propriétés Ne pas chercher parmi les versions d'objets peut avoir
un effet sur les résultats.

Afficher la dernière version

Si vous cochez Prendre en compte toutes les versions, la recherche est effectuée sur toutes les
versions de chaque objet. Si l'option Afficher la dernière version est également cochée, M-Files affiche
la version la plus récente des objets trouvés, et non pas l'ancienne version satisfaisant aux critères de
recherche.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 106

Exporter des conditions de recherche

Vous pouvez utiliser la commande Exporter les conditions pour enregistrer les critères de recherche. Pour
accéder à cette fonction de recherche, appuyez sur la touche Alt de votre clavier et sélectionnez Fichier >
Exporter les conditions.

Le fichier texte généré contient le critère de recherche sous la forme d’une chaîne pouvant être utilisée
avec la méthode API de M-Files SearchForObjectsByExportedSearchConditions. Pour davantage
d'informations sur la méthode, consultez la documentation M-Files API.

Dans ce chapitre

• Conditions basées sur l’état

• Conditions basées sur des propriétés
• Conditions basées sur les informations des fichiers
• Conditions basées sur les autorisations

Conditions basées sur l’état

Vous trouverez les critères de recherche indiqués dans cette rubrique dans l'onglet Etat de la boîte de
dialogue Conditions Supplémentaires.

Type d'Objet

Indiquez le type d'objet ou les types d'objets à inclure dans les résultats de recherche. Si vous ne
sélectionnez aucun type d'objet ici, les résultats incluront tous les types d'objets présents dans le coffre.

ID d'objet

Chaque objet a un identifiant unique que M-Files Server attribue automatiquement à chaque nouvel objet
de manière incrémentale. Avec ce critère de recherche, vous pouvez trouver les objets de manière efficace
en fonction de leur identifiant. Vous pouvez préciser la recherche sur identifiant en utilisant des opérateurs.
Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Conditions basées sur des propriétés.

Verrouillé

Si vous spécifiez comme critère de recherche que le document a été verrouillé et sélectionnez Oui dans le
menu déroulant, la recherche affiche tous les documents qui ont été verrouillés. Ce critère de recherche
est utile, par exemple, si vous voulez voir tous les documents du coffre qui ont été verrouillés par les
utilisateurs.

Verrouillé par

Vous pouvez également rechercher les documents qui ont été verrouillés par certains utilisateurs du
coffre. Par exemple, si vous voulez trouver tous les documents du Coffre Démo qui ont été verrouillés par
l'utilisateur AndyN, choisissez = comme opérateur et sélectionnez AndyN dans la liste des utilisateurs.
Vous pouvez aussi sélectionner l'opérateur !=,auquel cas vous verrez tous les documents qui ont été
verrouillés par des utilisateurs autres que AndyN. Verrouillés par moi affiche tous les documents qui ont
été verrouillés par l'utilisateur connecté au coffre.

Verrouillé entre

Lorsque vous verrouillez un document, il reste verrouillé jusqu'à ce que vous le publiez. Vous pouvez ainsi
également rechercher des documents qui ont été verrouillés précédemment, mais n’ont pas été republiés.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 107

Par exemple, si vous souhaitez trouver tous les documents qui ont été verrouillés entre le 16 et le 17
février 2013, sélectionnez 2/16/2013 comme date de départ et 2/17/2013 comme date de fin.

Indicateurs objet

L'interaction entre coffres a importé des objets spéciaux dans M-Files, qui sont utilisés pour traiter les
données entre les coffres. Ils sont décrits comme des conflits et des raccourcis. Les conflits sont créés
lorsque les versions des coffres distincts sont différentes. Les raccourcis font référence aux objets situés
dans différents coffres.

A l'aide d'un filtre, ces objets spéciaux peuvent être inclus ou omis de la recherche.

Supprimé

Si vous spécifiez comme critère de recherche que le document a été supprimé, vous verrez tous les
documents supprimés. M-Files conserve tous les documents supprimés. Pour effectuer cette recherche,
vous devez disposer de l'autorisation de voir les documents supprimés.

Dans ce chapitre

• Exemple : Recherche de projets supprimés seulement

Exemple : Recherche de projets supprimés seulement

Vous devez avoir les autorisations nécessaires pour voir les objets supprimés.

1.
Cliquez sur le bouton des options de recherche avancée ( ) dans la barre de recherche.

2. Cliquez sur le bouton Conditions Supplémentaires.

La boîte de dialogue Conditions Supplémentaires s’ouvre.

3. Cochez la case Type d’objet, sélectionnez = dans le premier menu déroulant, puis sélectionnez enfin
Projets depuis le menu déroulant tout à droite.

4. Cochez la case Supprimé et sélectionnez Oui dans le menu déroulant.

5. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Conditions Supplémentaires.

6. Saisissez un terme de recherche dans le champ de recherche ou laissez-le vide si vous ne souhaitez
pas affiner davantage votre recherche.

7. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton de recherche.

Les résultats de la recherche présentent les projets supprimés pour votre terme de recherche ou tous les
projets supprimés si vous avez omis le terme de recherche.
Conditions basées sur des propriétés

Chaque objet possède des valeurs de propriété qui lui sont attribuées dans la fiche de métadonnées.
Ces valeurs de propriété peuvent être utilisées pour rechercher des documents de manière précise. Une
propriété de document peut être, par exemple, Projet et la valeur de ce projet peut être Expansion de
l'hôpital (Genève). Si vous effectuez une recherche avancée avec ces valeurs, la recherche renvoie
tous les documents pour lesquels Expansion de l'hôpital (Genève) a été défini comme valeur de
la propriété Projet.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 108

Dans l'onglet Propriétés de la boîte de dialogue Conditions Supplémentaires, cliquez sur Ajouter
Condition pour spécifier une condition basée sur une propriété. Pour supprimer la condition de propriété
sélectionnée, cliquez sur Supprimer la condition. Notez que la case à cocher située à côté du nom de la
propriété n'indique pas la sélection à cet effet, mais spécifie si la condition est utilisée ou non.

Remarque : Toutes les conditions désactivées sont automatiquement supprimées lorsque la boîte
de dialogue des propriétés est fermée.

Propriétés

Le critère défini dans la colonne Propriété peut faire référence soit à la valeur 1) d’une propriété
déterminée, unique ou 2) de toutes les propriétés qui ont été définies pour présenter les valeurs d’une
certaine liste de valeurs (cf. ci-dessous pour avoir un exemple).

Que signifie toute propriété dans le nom de la propriété ?

La plupart des propriétés sont accompagnées de l’expression toute propriété. Si vous utilisez ce type de
propriété pour critère de recherche, cela signifie que les résultats de la recherche incluent tous les objets
où la valeur de la propriété coïncide avec votre terme de recherche, peu importe le nom de la propriété
tant qu’il a été défini pour afficher les valeurs de la liste spécifiée. Cela est peut-être plus clair avec un
exemple :

Exemple: Si vous avez installé M-Files pour l’évaluer, les propriétés Supérieur hiérarchique et Chef
de projet du coffre démo affichent toutes deux des valeurs de la liste Employés. Si vous sélectionnez
maintenant Employé (toute propriété) comme critère de recherche, la recherche trouvera tous les objets
dont la propriété Supérieur hiérarchique ou Chef de projet correspond à la valeur que vous recherchiez.
Si, par contre, vous utilisez la propriété Supérieur hiérarchique pour critère de recherche, la recherche
trouvera uniquement les objets qui comportent la propriété Supérieur hiérarchique avec la valeur indiquée.

Opérateurs

Dans le champ Opérateur, vous pouvez également spécifier un autre critère que égal. Consultez le tableau
ci-dessous pour voir la liste des opérateurs disponibles.

Opérateur Description
=
Égal à

!=
Non égal à (différent de)

>
Supérieur à

Cet opérateur est utile lorsque la valeur à rechercher contient des nombres. Vous
pouvez facilement trouver toutes les valeurs supérieures au nombre que vous avez
spécifié. Par exemple, si le coffre contient la propriété Quantité de type nombre,
le critère de recherche > 10 renvoie les documents dont la valeur de Quantité est
supérieure à 10.

>=
Supérieur ou égal à
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 109

Opérateur Description
<
Inférieur à

<=
Inférieur ou égal à

Parmi
Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs de propriété pour la recherche,
par exemple certains projets particuliers. Dans ce cas, la recherche renvoie les
documents dont la propriété Projet correspond à l'une des valeurs sélectionnées
avec l'opérateur Parmi. Par exemple, la propriété Projet du document Dessin de
fenêtre [Link] est "Expansion de l'hôpital (Genève)".

Pas parmi
Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.

Contient
Lorsque vous voulez rechercher des documents à l'aide d'une chaîne de
caractères, par exemple un mot, vous pouvez utiliser l'opérateur Contient. Par
exemple, si vous voulez trouver tous les documents du Coffre Démo dont la
propriété Projet contient les lettres pan, le résultat de la recherche inclut le
document Dessin de fenêtre [Link], dont la propriété Projet est "Expansion
de l'hôpital (Genève)". Le mot Expansion contient les lettres pan qui ont servi de
critère de recherche. Si vous souhaitez inclure des caractères génériques dans vos
critères de recherche, utilisez l’option Correspond aux caractères génériques.

Ne contient pas
Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.

Commence par
L'opérateur Commence par fonctionne de manière similaire à l'opérateur Contient.
Cependant, les mots doivent commencer par la valeur spécifiée.

Ne commence pas
par Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.

Correspond
aux caractères Vous pouvez utiliser l'option Correspond au format avec les caractères ? et *. Le
génériques caractère ? remplace n'importe quel caractère et le caractère * remplace n'importe
quelle suite de caractères. Voir ci-après pour un exemple.

Ne correspond
pas aux caractères Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.
génériques
Est vide
Dans certains cas, les propriétés d'un document n'ont pas de valeur. C'est le
cas lorsqu'aucune valeur n'est spécifiée pour la propriété lors de l'étape de
renseignement de la fiche de métadonnées (par exemple lorsqu'aucune valeur
n'a été spécifiée pour la propriété Projet. L'opérateur Est vide utilise la valeur
manquante dans la recherche. Par exemple, vous pouvez facilement trouver tous
les documents dont la propriété Projet n'a pas de valeur.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 110

Opérateur Description
N'est pas vide
Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.

Valeurs

Vous sélectionnez, dans la colonne Valeur, la valeur de la propriété sélectionnée qui est utilisée comme
critère de recherche. Vous pouvez filtrer la liste des valeurs disponibles en cliquant, à l’aide du menu
bouton droit, sur Filtre : * et en sélectionnant Définir le Filtre dans le menu contextuel. Saisissez un terme
de filtrage approprié dans la boîte de dialogue Appliquer un Filtre à la Liste. Veuillez noter que vous ne
pouvez saisir qu’une valeur de filtrage dans le champ de texte. Si vous souhaitez sélectionner plusieurs
valeurs dans la colonne Valeur, vous pouvez essayer de déployer votre filtre à l’aide de caractères
génériques. Si cela n’est pas possible, vous devez sélectionner les valeurs sans filtre.

Remarque : Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs en maintenant la touche Ctrl enfoncée
tout en cliquant sur les valeurs.

Par exemple, si vous recherchez des projets avec l’opérateur Correspond aux caractères génériques
et le terme de recherche ????eau*, les résultats vont inclure tous les objets dont la valeur de propriété
Projet commence par une chaîne à quatre caractères, suivie du mot eau, puis d’une autre chaîne, peu
importe son nombre de caractères. Si le coffre comporte un document avec une propriété Projet Nouveau
site de Ocqueteau à Vannes, il apparaît dans les résultats de recherche.

Si une définition de propriété basée sur une liste de valeurs hiérarchique est sélectionnée comme critère
de recherche, vous pouvez également choisir d'inclure des valeurs supérieures et inférieures dans la
hiérarchie de la recherche.

Options

Si votre critère de recherche inclut une propriété comportant un horodatage, vous pouvez préciser la
recherche en sélectionnant une option dans la colonne Options, en sélectionnant un opérateur et en
saisissant une valeur appropriée dans le champ Valeur. Vous trouverez, par exemple, tous les documents
récemment créés. Basez votre recherche sur le critère "Créé le < 7" et sélectionnez l'option DaysFrom().
La recherche trouvera tous les documents créés depuis 7 jours. Consultez le tableau ci-dessous pour avoir
la liste des options disponibles sur les propriétés d’horodatage et leurs descriptions.

Option Exemple Description

Date() Créé le = 18.12.2021
Renvoie les objets qui ont une certaine propriété d’horodatage
comportant une date déterminée.

DaysFrom() Créé le < 7

Renvoie les objets qui ont une certaine propriété d’horodatage
comportant une date avec un nombre de jours déterminé avant
la date actuelle.

Vous pouvez également utiliser des nombres négatifs. Par

exemple :

• DaysFrom > 5 est identique à DaysTo < -5.

• DaysFrom < 5 est identique à DaysTo > -5.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 111

Option Exemple Description

JoursAvant() Effectif jusqu’à < 10
Renvoie les objets qui ont une certaine propriété d’horodatage
comportant une date avec un nombre de jours déterminé après
la date actuelle.

Vous pouvez également utiliser des nombres négatifs. Par

exemple :

• DaysFrom > 5 est identique à DaysTo < -5.

• DaysFrom < 5 est identique à DaysTo > -5.

Month() Créé le = 05
Renvoie les objets qui ont une certaine propriété d’horodatage
comportant une date avec un mois déterminé.

Utilisez le format MM.

Année() Date du document =

2022 Renvoie les objets qui ont une certaine propriété d’horodatage
comportant une date avec une année déterminée.

Utilisez le format YYYY.

Année-et- Créé le = 2021-12

Mois() Renvoie les objets qui ont une certaine propriété d’horodatage
comportant une date avec une année et un mois déterminés.

Utilisez le format YYYY-MM.

Reportez-vous également à Subordination des critères de recherche et Recherches indirectes dans

Filtres de recherche. Vous pouvez toujours spécifier les propriétés des paramètres du filtre de manière
indirecte.

Dans ce chapitre

• Exemple : Recherche de projets en cours pour les clients américains

Exemple : Recherche de projets en cours pour les clients américains

1.
Cliquez sur le bouton des options de recherche avancée ( ) dans la barre de recherche.

2. Cliquez sur le bouton Conditions Supplémentaires.

La boîte de dialogue Conditions Supplémentaires s’ouvre.

3. Rendez-vous dans l’onglet Propriétés et cliquez sur Ajouter condition afin d’ajouter une condition de
propriété.

4. Depuis le menu déroulant supérieur Propriété, sélectionnez En cours.

5. Depuis le menu déroulant supérieur Opérateur, sélectionnez =.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 112

6. Depuis le menu déroulant supérieur Valeur, sélectionnez Oui.

7. Cliquez à nouveau sur Ajouter condition afin d'ajouter une autre condition de propriété.

8. Localisez le Client dans le prochain menu déroulant Propriété, puis cliquez sur le signe plus situé à
côté du Client afin de développer ses propriétés et sélectionnez la propriété client Pays.

Cela crée une association de propriété indirecte qui utilise la propriété Pays de l'objet client afin
de définir un pays pour le projet. Étant donné que l'objet projet ne comporte pas dans ce cas les
données sur le pays, l'objet client peut être utilisé indirectement pour les fournir.

9. Sélectionnez = depuis le menu déroulant Opérateur.

[Link] le menu déroulant Valeur, sélectionnez États-Unis.

[Link] sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Conditions Supplémentaires.

[Link] un terme de recherche dans le champ de recherche ou laissez-le vide si vous ne souhaitez
pas affiner davantage votre recherche.

[Link] sur Entrée ou cliquez sur le bouton de recherche.

Les résultats de la recherche présentent les projets (pour le terme de la recherche ou tous les projets si
aucun terme de recherche n'a été fourni) qui sont en cours pour les clients des États-Unis.
Conditions basées sur les informations des fichiers

Un objet M-Files contient des métadonnées et aucun ou plusieurs fichiers. Vous pouvez utiliser l'onglet
Fichiers de la boîte de dialogue Conditions Supplémentaires pour spécifier les critères de recherche
associés aux fichiers.

Contient des fichiers

Définissez cette condition sur Oui pour rechercher uniquement des documents contenant des fichiers.
Si vous sélectionnez Non, seuls les objets ne contenant pas de fichiers sont inclus dans les résultats de
recherche.

Nom de fichier

Si vous connaissez le nom du fichier ou une partie du nom, Nom du fichier est un critère de recherche
efficace. Si vous connaissez le nom exact, sélectionnez l'opérateur égal et entrez le nom du fichier dans
le champ suivant. Pour davantage d'informations sur les opérateurs disponibles, consultez Conditions
basées sur des propriétés.

Taille du fichier (Ko)

Si vous souhaitez rechercher des fichiers d'une certaine taille, vous pouvez spécifier la taille minimum et
maximum des fichiers ici.

Fichier créé le, Fichier modifié le

Vous pouvez également effectuer des recherches en fonction de l'heure de création et de modification des
fichiers. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Conditions basées sur l’état.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 113

Lié à une source externe

Vous pouvez effectuer une recherche sur des fichiers liés à une source externe. Vous pouvez choisir
d'effectuer la recherche sur les fichiers liés à une source externe spécifique, ou bien sur tous les fichiers
liés à des sources externes à M-Files. Pour davantage d'informations sur les fichiers liés, consultez Source
externe de fichiers.

Afficher uniquement les doublons

Utilisez l'option Afficher uniquement les doublons pour créer une vue contenant uniquement le contenu
en double. Cette option est utile, par exemple, lorsque vous souhaitez supprimer les fichiers en double du
coffre.

Dans ce chapitre

• Exemple : Recherche d'images PNG

Exemple : Recherche d'images PNG

1.
Cliquez sur le bouton des options de recherche avancée ( ) dans la barre de recherche.

2. Cliquez sur le bouton Conditions Supplémentaires.

La boîte de dialogue Conditions Supplémentaires s’ouvre.

3. Rendez-vous dans l’onglet Fichiers, cochez la case Contient des fichiers et sélectionnez Oui depuis
le menu déroulant adjacent.

4. Cochez Nom du fichier et sélectionnez correspond au format dans le menu déroulant ci-contre.

5. Saisissez *.png dans le champ texte situé à côté du menu déroulant.

6. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Conditions Supplémentaires.

7. Saisissez un terme de recherche dans le champ de recherche ou laissez-le vide si vous ne souhaitez
pas affiner davantage votre recherche.

8. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton de recherche.

Les résultats de la recherche présentent les images PNG trouvées pour votre terme de recherche ou
toutes les images PNG du coffre si vous avez omis le terme de recherche.
Conditions basées sur les autorisations

Chaque objet possède des paramètres d'autorisation qui lui sont attribués dans l'onglet Autorisations de la
fiche de métadonnées. Il est également possible de rechercher des objets en fonction de leurs paramètres
d'autorisation. Pour ce faire, allez dans l'onglet Autorisations de la boîte de dialogue Conditions
Supplémentaires. Sélectionnez une condition ou cliquez sur Ajouter Condition pour spécifier une
condition basée sur les autorisations.

Vous pouvez, par exemple, créer une recherche de tous les objets visibles uniquement par la direction de
l'entreprise. Ainsi, vous pouvez également modifier les autorisations des objets spécifiques.

Remarque : Lorsque vous utilisez la condition Liste de contrôle d'accès et sélectionnez une
liste de contrôle d'accès nommée qui utilise des pseudo-utilisateurs par le biais de métadonnées,
il se peut que les résultats de la recherche ne soient pas précis ou qu'il n'y ait aucun résultat.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 114

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Pseudo-utilisateurs et Listes de Contrôle

d'accès.

Dans ce chapitre

• Exemple : Recherche d'objets qui sont visibles pour le département RH

Exemple : Recherche d'objets qui sont visibles pour le département RH

Votre coffre doit avoir le groupe d'utilisateurs Département RH et vous devez être un membre de ce
groupe.

1.
Cliquez sur le bouton des options de recherche avancée ( ) dans la barre de recherche.

2. Cliquez sur le bouton Conditions Supplémentaires.

La boîte de dialogue Conditions Supplémentaires s’ouvre.

3. Rendez-vous dans l’onglet Autorisations et cochez la case Visible par l'utilisateur/groupe.

4. Depuis le menu déroulant Opérateur, sélectionnez inclut.

5. Depuis le menu déroulant Valeur, sélectionnez Département RH.

6. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Conditions Supplémentaires.

7. Saisissez un terme de recherche dans le champ de recherche ou laissez-le vide si vous ne souhaitez
pas affiner davantage votre recherche.

8. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton de recherche.

Les résultats de la recherche présentent les objets qui correspondent au terme de votre recherche et qui
ne sont visibles que pour le département RH.

Exportation des résultats de recherche

Avant d'exporter les résultats de recherche, assurez-vous que tous les résultats de recherche nécessaires
sont affichés. Utilisez les options Afficher plus de résultats, Suivant et Précédent pour afficher plus de
résultats.

Le nombre de résultats exportés est spécifié par un paramètre du registre. Contactez votre administrateur
système au sujet des modifications nécessaires.

Pour démarrer l'exportation :

1. Effectuez un clic droit sur une zone vide dans la zone de listage et sélectionnez Exporter.

2. Sélectionnez ensuite les informations que vous souhaitez exporter.

3. Sélectionnez l'une des options suivantes :

a. Pour exporter une liste des résultats de recherche sous forme de fichier CSV, décochez l'option
Exporter les fichiers.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 115

ou

b. Pour exporter une liste des résultats de recherche sous forme de fichier CSV ainsi que les fichiers
d'objet, cochez l'option Exporter les fichiers.

4. Cliquez sur OK.

5. Sélectionnez l'emplacement du fichier et entrez le nom du fichier.

6. Sélectionnez Enregistrer.

La boîte de dialogue de confirmation s'ouvre.

7. Cliquez sur Oui.

Résultats de recherche dans d’autres coffres

Lorsque vous effectuez une recherche dans M-Files, le volet Résultats de recherche dans d’autres
coffres situé sous la liste des résultats de la recherche indique le nombre de résultats dans d'autres
coffres. Si l'icône du coffre est bleue, il y a des correspondances dans ce coffre. Si l'icône du coffre est
grise, les résultats de la recherche ne sont pas disponibles ou il n'y a pas de correspondance dans ce
coffre. Lorsque vous cliquez sur un coffre dans ce volet, vous accédez à ce coffre et voyez les résultats de
la recherche.

Les résultats de la recherche dans les autres coffres ne sont pas mis à jour si votre recherche est filtrée
par des conditions supplémentaires ou des affinements de la recherche.

Astuce : Les résultats de la recherche sont obtenus à partir des coffres auxquels vous êtes
connecté. Vous pouvez cliquer sur Afficher tout pour voir également les coffres auxquels
vous n'êtes pas connecté. Vous pouvez configurer votre compte de connexion pour vous
connecter automatiquement à un coffre lors du démarrage de Windows. Consultez Se connecter
automatiquement au démarrage de Windows pour obtenir les instructions.

Pour masquer ou afficher le volet Résultats de recherche dans d’autres coffres, effectuez un clic droit
sur un espace vide dans la zone de la liste et sélectionnez Mode d'affichage > Afficher les résultats de
recherche dans d’autres coffres.

Vous pouvez également réduire le volet Résultats de recherche dans d'autres coffres. Cela permet
de n'afficher que l'en-tête du volet jusqu'à ce que vous le déployiez. Pour ce faire, cliquez avec le bouton
droit de la souris sur un espace vide de la zone de listage et sélectionnez Mode d'affichage > Volet
inférieur > Réduit. Ce paramètre modifie tous les volets affichés au bas de la zone de liste.

Désactiver le volet avec les paramètres du registre

Pour désactiver automatiquement le volet Résultats de recherche dans d’autres coffres, vous pouvez
demander à votre administrateur de modifier ce paramètre de registre sur l'ordinateur client :

Clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client
\MFShell\ <vault>
Nom de la MultiVaultSearchEnabled
valeur
Type de valeur REG_DWORD
Description Active ou désactive le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 116

Clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client
\MFShell\ <vault>
Valeurs 0 Le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres est désactivé.
valables
1 Le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres est activé.

2.5.2. Utiliser les vues

Les vues organisent les objets du coffre par métadonnées. Cela facilite la recherche des informations
correctes. Les vues peuvent utiliser, par exemple, des types d'objets (tels que Client ou Projet) et elles
peuvent encore être regroupées par propriétés (telles que Pays ou Client).

Pour obtenir des instructions sur la manière de configurer les vues et les niveaux de regroupement, voir
Créer une vue.

Illustration 8 : Ces exemples utilisent les informations relatives aux clients, aux projets et aux pays pour regrouper les objets.

Dans ce chapitre

• Créer une vue

• Dossiers Traditionnels
• Opérations spécifiques à la vue

Créer une vue

Dans M-Files, les documents et autres objets peuvent être classés dans différentes vues selon leurs
métadonnées. La création de vues se base en grande partie sur la spécification des métadonnées utilisées
pour la recherche et la catégorisation de documents.

Les vues vous permettent également d'enregistrer les recherches fréquentes et de définir des niveaux de
regroupement. Pour davantage d'informations sur la recherche de documents, veuillez vous reporter à la
section Recherche.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 117

Pour créer une vue :

1. Dans M-Files, ouvrez le coffre pour lequel vous souhaitez créer la vue.
2. Cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez l'option Vue.

La boîte de dialogue Définir la vue s’ouvre.

La définition d'une vue se fait en deux étapes :

1. Définissez un filtre pour vous assurer que la vue affiche uniquement les objets que vous souhaitez
afficher. La définition d'un filtre est similaire à la définition de critères de recherche.
2. Déterminez la structure du dossier des objets. Ceci est utile lorsque vous avez beaucoup d'objets et
que vous souhaitez les regrouper dans différents niveaux en fonction de propriétés spécifiques.

Illustration 9 : Fenêtre Définir la Vue

Dans l'exemple ci-dessus, les documents doivent être verrouillés par l'utilisateur Andy Nash, ils ne doivent
pas avoir été supprimés et doivent appartenir au type Dessin. Aucune propriété n'a été ajoutée dans la
zone Hiérarchie dans cet exemple, donc tous les documents qui remplissent les conditions seront affichés
dans une liste unique.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 118

Nom

Commencez par attribuer un nom à la vue. Il doit décrire le contenu de la vue dans la mesure du possible
afin que les utilisateurs puissent déduire du nom de la vue le type d'objets qu'elle contient.

Commune à tous les utilisateurs

Normalement, les vues sont créées pour un usage personnel uniquement. Vous pouvez également
définir la vue de manière à ce qu'elle soit partagée avec tous les utilisateurs du coffre. Pour créer une vue
commune partagée, votre compte utilisateur doit disposer des droits de gestion des vues partagées ou des
droits Contrôle total du coffre.

Il est conseillé de déterminer avec soin les vues nécessaires pour tous les utilisateurs M-Files. Par
exemple, la vue Documents par projet est souvent nécessaire. Les utilisateurs peuvent masquer certaines
vues non indispensables sur leur poste de travail, et l'administrateur peut restreindre l'affichage des vues
en définissant des autorisations appropriées. Les vues peuvent également être rassemblées par groupes
(vues imbriquées) dans lesquels, par exemple, les vues utilisées par le département des ventes sont
faciles à trouver.

Définir le filtre

Voir Définir un filtre pour une vue.

Afficher des documents et d'autres objets

Par défaut, la vue affiche les documents et objets en fonction des paramètres de filtre et de la structure
du dossier. Cette option peut être décochée, par ex. si de nouvelles vues sont créées dans la vue
actuelle. Remarque : Lors de la création d'une nouvelle vue dans la vue actuelle, les conditions de la
vue supérieure restent simultanément valides. En d'autres termes, les résultats de la sous-vue incluent
uniquement les objets qui correspondent également aux conditions de la vue supérieure.

Prendre en compte toutes les versions

Si vous décochez l'option Prendre en compte toutes les versions, la vue n'affiche que les objets dont la
dernière version satisfait aux critères de recherche.

Si vous cochez cette option, le filtre de recherche est appliqué à toutes les versions de chaque document.
Seule la version la plus récente satisfaisant aux critères sera affichée. Par exemple, si TinaS a modifié
les versions 1 et 2 d'un document, et que AndyN a mis à jour le document à la version 3, le critère de
recherche Dernière modification par = TinaS renverra la version 2 du document.

Afficher la dernière version

Si l'option Afficher la dernière version est cochée, M-Files affiche la version la plus récente des objets
trouvés, et non pas l'ancienne version satisfaisant aux critères de recherche.

Structure du dossier

Voir Niveaux de regroupement.

Dans ce chapitre

• Définir un filtre pour une vue

• Niveaux de regroupement
• Vue Paramètres Avancés et Autorisations
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 119

• Créer une vue dans un dossier virtuel

• Convertir un dossier virtuel en vue
• Exemple : Créer une nouvelle vue pour les clients français
• Exemple : Création d’une vue partagée comportant tous les documents créés par l’utilisateur actuel

Définir un filtre pour une vue

Les paramètres de filtre pour une vue utilisent les mêmes filtres que ceux utilisés pour les recherches.
Les paramètres vous permettent d'indiquer les conditions à utiliser pour la vue. Vous pouvez indiquer des
critères dans les onglets État, Propriétés, Fichiers et Autorisations de la boîte de dialogue Définition
du Filtre.

Pour davantage d'informations sur les filtres de recherche disponibles, reportez-vous à Conditions basées
sur l’état, Conditions basées sur des propriétés, Conditions basées sur les informations des fichiers et
Conditions basées sur les autorisations.

Niveaux de regroupement

Lorsque vous créez une vue contenant des documents ou d'autres objets, vous pouvez utiliser des
propriétés pour regrouper des objets supplémentaires dans la vue. Vous pouvez par exemple créer une
vue qui présente des documents regroupés en dossiers par client.

Pour définir un niveau de regroupement (classement) pour une vue :

1. Dans M-Files Desktop, exécutez l'une des étapes suivantes :

a. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur une vue pour laquelle vous souhaitez définir un niveau de
regroupement, puis sélectionnez Propriétés.

ou

b. Pour définir une nouvelle vue, cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez Vue. Pour plus
d'instructions, reportez-vous à la rubrique Créer une vue.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la vue, section Structure hiérarchique des dossiers,
exécutez l'une des étapes suivantes :

a. Sélectionnez un niveau de regroupement dans la liste Niveaux de classement et cliquez sur

Ajouter pour créer un nouveau niveau de regroupement.

ou

b. Sélectionnez un niveau de regroupement existant et cliquez sur Editer pour modifier le niveau de
regroupement sélectionné.

La boîte de dialogue Définition des Niveaux de Classement s’ouvre.

3. Utilisez le menu déroulant Regrouper par pour sélectionner le type d’objet, la liste de valeurs ou la
fonction via lequel vous souhaitez regrouper des objets dans le niveau sélectionné.

4. Optionnelle : Si vous avez sélectionné un type d'objet pour le regroupement dans le niveau sélectionné,
vous pouvez cliquer sur Définir le Filtre pour définir les conditions d'intégration des dossiers dans
le niveau de regroupement. Pour davantage d'informations sur la définition des conditions, consultez
Conditions basées sur l’état, Conditions basées sur des propriétés, Conditions basées sur les
informations des fichiers et Conditions basées sur les autorisations.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 120

5. Si vous avez sélectionné un type d’objet pour regrouper le niveau sélectionné, utilisez l’option Sens de
la référence pour sélectionner le sens de la référence de la métadonnée entre le type d’objet du niveau
de classement et les objets de la vue :

a. Vers <type d’objet sélectionné> : les objets de cette vue possèdent des métadonnées qui se
rapportent au type d’objet utilisé en tant que niveau de classement. En d’autres termes, le sens de
la référence va des objets de la vue vers le type d’objet utilisé en tant que niveau de classement (se
reporter à l’exemple présenté un peu plus loin).

ou

b. Depuis <type d’objet sélectionné> : le type d’objet utilisé en tant que niveau de regroupement
a une métadonnée qui se rapporte aux objets de cette vue. En d’autres termes, le sens de
la référence va vers les objets de la vue depuis le type d’objet utilisé en tant que niveau de
classement. Cette option est utilisée lorsque les objets de la vue n’ont pas de références pour les
métadonnées vers le type d’objet utilisé pour le regroupement de la vue (se reporter à l’exemple
présenté un peu plus loin).

Remarque : les vues et dossiers virtuels qui utilisent des références de propriété
de type Depuis <type d’objet sélectionné> ne peuvent pas être préparés pour la
disponibilité hors-ligne.

La sélection du sens de la référence dépend de la structure des métadonnées du coffre. À titre

d’exemple, jetez un coup d’œil à ce graphique représentant la structure des métadonnées d’un
coffre simple :
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 121

Imaginons que vous souhaitiez une vue comportant des projets regroupés par clients. Vous
filtreriez alors la vue par type d’objet Projet et ajouteriez le type d’objet Client comme niveau de
classement, avec Vers Client comme sens de la référence étant donné que les objets Projet de
la vue se rapportent au type d’objet utilisé pour regrouper la vue (Client).

D’autre part, imaginons que vous souhaitiez une vue comportant des clients regroupés par
projets. La première chose à prendre en compte à ce niveau est que le type d’objet Client
ne possède aucune information de métadonnées sur les projets (comme nous l’avons vu sur
l’illustration de la structure des métadonnées présentée plus haut). Cela implique que le sens de
la référence doit se faire depuis le type d’objet de regroupement Projet vers les objets Client.
Dans de telles circonstances, vous devriez ajouter le type d’objet Projet comme niveau de
classement, avec Depuis Projet comme sens de la référence, puis sélectionner Client pour
propriété utilisée par le niveau de classement type d’objet. Il n’est pas nécessaire dans ce cas
de filtrer la vue séparément car la propriété Client sélectionnée pour le niveau de classement
filtre la vue pour qu’elle ne contienne que des clients.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 122

Remarque : Si vous souhaitez désactiver le paramètre Sens de la référence du

coffre, consultez Désactiver le paramètre du sens de la référence pour les niveaux de
classement.

6. Utilisez le menu déroulant Propriété pour sélectionner la propriété qui est utilisée par l’élément
sélectionné dans le menu déroulant Regrouper par. Cette sélection définit la propriété grâce à laquelle
vous souhaitez que le regroupement soit réalisé dans ce niveau de classement.

7. Optionnelle : Si vous avez sélectionné SegmentEntier() dans le menu déroulant Regrouper et une
propriété du type de donnée Nombre (entier) ou Nombre (réel) dans le menu déroulant Propriété,
définissez, dans le champ Taille de segment, une taille de segment en fonction de laquelle vous
souhaitez regrouper des objets pour le niveau de classement sélectionné.

Si vous avez défini comme taille de segment la valeur 10 par exemple, les objets sont regroupés
dans des dossiers virtuels selon les segments suivants : 0-9, 10-19, 20-29, etc. Si vous avez
défini comme taille de segment la valeur 100, les objets sont regroupés selon les segments
suivants : 0-99, 100-199, 200-299, etc.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 123

8. Optionnelle : Cochez la case Afficher les Dossiers Vides si vous souhaitez inclure des dossiers
virtuels vides dans ce niveau de classement, c’est-à-dire des dossiers virtuels qui ne contiennent aucun
objet car l’objet sur lequel se base le dossier virtuel n’est pas référencé par un autre objet ou qu’il ne
fait référence à aucun autre objet de la vue.

9. Optionnelle : Cochez la case Afficher les objets ayant une valeur vide pour cette propriété si vous
souhaitez inclure dans ce niveau de classement des objets qui n’ont pas de valeur pour la propriété
sélectionnée dans le menu déroulant Propriété en tant que propriété de regroupement et sélectionnez :

a. Afficher les objets à ce niveau : sélectionnez cette option si vous souhaitez lister les objets
individuels qui n’ont pas de valeur pour la propriété de regroupement sélectionnée au sein du niveau
de classement.

ou

b. Afficher les objets dans un dossier séparé : sélectionnez cette option si vous souhaitez lister
des objets qui n’ont pas de valeur pour la propriété de regroupement sélectionnée dans un dossier
séparé du niveau de classement. Dans le champ Nom de dossier, saisissez le nom du dossier
dans lequel de tels objets sont listés.

[Link] : Ouvrez l’onglet Avancé pour modifier les options de performance en rapport avec
l’affichage des dossiers virtuels et leur accès dans ce niveau de classement. La modification de ces
paramètres peut se révéler intéressante pour les vues ou dossiers virtuels contenant un grand nombre
de dossiers. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Options avancées niveau groupe.

[Link] sur OK pour terminer de créer le niveau de classement.

Les objets de la vue sélectionnée sont désormais regroupés dans le niveau de classement que vous venez
de définir.

Dans ce chapitre

• Options avancées niveau groupe

• Classer des options dans l'interface utilisateur de M-Files Desktop

Options avancées niveau groupe

L’onglet Avancé des paramètres du niveau de classement comporte les options de performance en
rapport avec l’affichage des dossiers virtuels et leur accès. La modification de ces paramètres peut se
révéler intéressante pour les vues ou dossiers virtuels contenant un grand nombre de dossiers.

Afficher uniquement les sous-dossiers récemment sélectionnés

Dans les paramètres avancés du niveau de regroupement de la vue, vous pouvez spécifier si oui ou non
l'utilisateur peut visualiser tous les dossiers virtuels appartenant au niveau et si oui ou non l'utilisateur peut
sélectionner les dossiers à utiliser. La sélection de dossiers s'avère utile lorsque la vue ou le dossier virtuel
inclut un grand nombre de sous-dossiers (plus de 500). Grâce à la sélection de dossiers, l'utilisateur peut
facilement sélectionner les dossiers à modifier. L'utilisation de la sélection de dossiers est beaucoup plus
rapide que, par exemple, le regroupement par initiale lorsque le nombre d'objets est conséquent (plus de
10 000).

Par exemple, si la vue a été définie Par client ou Par projet et que l'entreprise dispose de milliers de clients
ou de projets, la sélection de dossiers spécifiques à l'utilisateur facilite l'exécution des tâches quotidiennes
dans les dossiers de client ou de projet requis. L'utilisateur utilise alors la commande Sélection du
Dossier afin de sélectionner uniquement les dossiers à utiliser.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 124

Remarques importantes

• L’ensemble des dossiers sélectionnés pour chaque niveau de regroupement est effacé une fois la
session de l’utilisateur terminée. Cela signifie que les dossiers doivent être sélectionnés de nouveau
une fois que l’utilisateur s’est déconnecté du coffre par exemple.
• Le paramétrage est spécifique à chaque niveau de regroupement.
• La limitation des dossiers peut être utilisée si le niveau de regroupement est spécifié sur la base d'une
propriété utilisant une liste de valeurs.
• Concernant les vues partagées, la limitation des dossiers peut être spécifiée par un utilisateur
disposant au moins du droit de gestion des vues partagées.

Autres options de performances

Si l'affichage des dossiers est lent, vous pouvez essayer les différents algorithmes pour identifier le plus
performant pour ce type d’affichage.

Cochez l’option Ignorer les autorisations pour masquer les dossiers pour améliorer les performances
de navigation. De ce fait, les dossiers vides pourraient également apparaître dans la liste.

Classer des options dans l'interface utilisateur de M-Files Desktop

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des niveaux de classement directement dans l’interface
utilisateur de M-Files Desktop. Pour ce faire :

1. Accédez à un coffre avec M-Files Desktop.

2. Ouvrez une vue.

3. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la zone de liste.

4. Effectuez l'une des opérations suivantes :

Si vous souhaitez... Procédez de la façon suivante :
Ajouter un niveau de classement à une vue
pour laquelle aucun classement n’est encore a. Ouvrez le menu Regrouper.
défini b. Sélectionnez le niveau de classement dans la
liste des choix ou sélectionnez Définir pour
définir le vôtre.

Ajouter in niveau de classement

supplémentaire à une vue a. Ouvrez le menu Ajouter un Niveau de
Classement.
b. Sélectionnez le niveau de classement dans la
liste des choix ou sélectionnez Définir pour
définir le vôtre.

Modifier le niveau de classement actuel

a. Ouvrez le menu Niveau de Classement
Courant.
b. Sélectionnez un nouveau niveau de
classement (regroupement) pour remplacer
le niveau actuel ou sélectionnez Définir pour
créer un nouveau niveau de classement.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 125

Si vous souhaitez... Procédez de la façon suivante :

Supprimer le niveau de classement actuel
a. Sélectionnez Supprimer ce Niveau de
Classement.

5. Optionnelle : Si vous souhaitez classer les objets ou les dossiers virtuels par ordre alphabétique,
cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la zone de liste et sélectionnez
Regrouper par Initiale(s) ou Regrouper les Dossiers par Initiale(s).

Pour que la commande Regrouper par Initiale(s) fonctionne, l’option Autoriser cette propriété
à être utilisée comme niveau de regroupement dans les vues de la propriété Nom ou Titre
doit être activée.

Vue Paramètres Avancés et Autorisations

Dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Définir la vue, vous pouvez spécifier ces paramètres :

• Définissez si une sous-vue d'un dossier virtuel est affichée dans d'autres dossiers virtuels du même
niveau.
• Configurez M-Files pour indexer la vue et accélérer son utilisation.
• Définissez les recherches dans la vue à effectuer uniquement pour le contenu de la vue.

Paramétrage de la visibilité des sous-vues dans les dossiers virtuels

Vous pouvez définir une vue créée dans un dossier virtuel pour qu'elle s'affiche dans ce dossier virtuel
uniquement ou dans tous les dossiers virtuels du même niveau. Voir Créer une vue dans un dossier
virtuel pour obtenir des instructions sur la méthode de création des vues dans des dossiers virtuels. Ce
paramètre n'est affiché que pour les vues dans les dossiers virtuels.

Remarque : Si le même niveau contient des vues et des dossiers virtuels, les vues créées dans
les dossiers virtuels ne sont pas affichées dans les vues du même niveau.

Pour afficher cette vue dans d'autres dossiers du même niveau, sélectionnez l'option Dans tous les
dossiers de ce niveau. Dans l'exemple ci-dessus, la vue nouvellement créée serait visible dans tous les
dossiers virtuels sous la vue Par client et classe.

Indexation de la vue

L'indexation de la vue peut être utilisée afin d'accélérer l'utilisation de certaines vues importantes dans
un grand coffre de documents, si les critères de filtrage de la vue filtrent suffisamment le groupe d'objets.
L'indexation de la vue est recommandée uniquement si la vue n'inclut pas plusieurs objets (par ex., 10 000
objets dans un coffre comprenant 1 000 000 objets au total), ou si la vue est utilisée quotidiennement et
qu'elle fonctionne lentement.

L'indexation des vues doit être utilisée avec parcimonie et uniquement pour les vues pertinentes, car
chaque vue indexée dans le coffre ralentit légèrement la création et la modification des documents et des
autres objets.

L'indexation spécifique à la vue peut être activée par un utilisateur disposant au moins du droit de gestion
des vues partagées.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 126

Paramétrage des recherches à effectuer dans la vue

Avec la fonction Rechercher dans cette vue par défaut, vous pouvez spécifier que les recherches
effectuées dans cette vue sont normalement effectuées pour le contenu de la vue uniquement. Les
utilisateurs peuvent toujours utiliser le paramètre Vue sur l 'onglet Filtres pour modifier les recherches à
effectuer dans l'ensemble du coffre.

Tri des objets sur toutes les pages

Les objets de la vue peuvent être affichés sur plusieurs pages. Le paramètre Trier les objets sur toutes
les pages précise si les objets sont triés sur la page ouverte dans la zone de liste ou sur toutes les pages.

L’onglet Autorisations

Dans l'onglet Autorisations de la boîte de dialogue Définir la vue, vous pouvez spécifier les utilisateurs
qui peuvent voir la vue. L'onglet est affiché pour les vues communes.

Créer une vue dans un dossier virtuel

De nouvelles vues peuvent aussi être créées dans des dossiers virtuels. Ouvrez le dossier virtuel dans
lequel vous souhaitez créer une nouvelle vue. Sélectionnez Créer > Voir et définissez ses paramètres
comme indiqué dans Créer une vue. Par exemple, vous pouvez créer une vue « Propositions qui expirent
cette semaine » dans le dossier Propositions.

Remarque : Lors de la création d'une nouvelle vue dans un dossier, la vue parente et les
conditions du dossier s'appliquent au même moment. Cela signifie que la nouvelle vue accepte
uniquement les objets qui répondent également aux conditions de la vue parente et du dossier.

Convertir un dossier virtuel en vue

Les dossiers virtuels peuvent également être convertis en vues sous l’onglet Personnaliser de la boîte de
dialogue Propriétés du dossier virtuel ou en cliquant, à l’aide du menu bouton droit, sur un dossier virtuel
et en sélectionnant Personnaliser le Dossier.

Après la personnalisation, vous pouvez modifier les paramètres d'affichage de la nouvelle vue et créer des
niveaux de regroupement de la même manière que pour les autres vues. Ensuite par exemple, dans la vue
Mémo créée à partir du dossier virtuel Mémo, vous pouvez regrouper les documents en fonction des types
de réunions.

Remarque : Comme les vues peuvent être créées dans des dossiers et que les dossiers peuvent
être converties en vues, les vues et les dossiers virtuels peuvent être disponibles en parallèle
dans la zone de la liste. Les vues peuvent donc contenir des dossiers tout comme des vues, et les
dossiers peuvent contenir des vues et des dossiers.

Un dossier qui a été converti en vue peut être restauré comme dossier en cliquant dessus à l’aide du menu
bouton droit et en sélectionnant Supprimer la Personnalisation du Dossier dans le menu contextuel.

Exemple : Créer une nouvelle vue pour les clients français

1. Accédez à un coffre avec M-Files Desktop.

2. Cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez l'option Vue.

La boîte de dialogue Définir la vue s’ouvre.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 127

3. Dans le champ Nom, saisissez le nom Clients français.

Le nom va apparaître dans la zone de listage sous Mes vues.

4. Optionnelle : Cochez la case Partagée avec tous les utilisateurs si vous souhaitez définir cette vue
en tant que vue commune.

5. Cliquez sur Définir le Filtre pour indiquer les conditions que les objets doivent remplir afin de s'afficher
dans cette vue.

La boîte de dialogue Définir le Filtre s’ouvre.

6. Sur l'onglet État, cochez Type d'objet, sélectionnez l’opérateur égal (=) dans le menu déroulant
adjacent, puis sélectionnez le Client dans le menu déroulant se trouvant tout à droite.

7. Rendez-vous dans l’onglet Propriétés.

8. Cliquez sur Ajouter condition et ajoutez la condition suivante :

a) Utilisez le menu déroulant Propriété pour sélectionner la propriété Pays.
b) Utilisez le menu déroulant Opérateur pour sélectionner l’opérateur égal (=).
c) Utilisez le menu déroulant Valeur pour sélectionner la France comme pays.

9. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition du Filtre et revenir à la boîte de dialogue
Définir la Vue.

[Link] la case Afficher les documents et autres objets.

[Link] sur OK.

La vue que vous venez de définir apparaît dans la zone de listage sous Mes Vues, elle comporte tous les
objets et documents qui respectent les conditions que vous avez indiquées dans les paramètres de filtre
de votre vue.
Exemple : Création d’une vue partagée comportant tous les documents créés par l’utilisateur
actuel
Pour définir une vue partagée, vous devez être soit un administrateur coffre soit un administrateur
système.

1. Accédez à un coffre avec M-Files Desktop.

2. Cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez l'option Vue.

La boîte de dialogue Définir la vue s’ouvre.

3. Dans le champ Nom, saisissez un nom descriptif pour la vue.

Le nom de la vue peut, par exemple, être, Documents créé par moi.

4. Cochez la case Partagée avec tous les utilisateurs.

5. Cliquez sur le bouton Définir le Filtre.

La boîte de dialogue Définir le Filtre s’ouvre.

6. Rendez-vous dans l’onglet Propriétés.

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 128

7. Cliquez sur Ajouter condition et ajoutez la condition suivante :

a) Utilisez le menu déroulant Propriété pour sélectionner la propriété Créé par.
b) Utilisez le menu déroulant Opérateur pour sélectionner l’opérateur égal (=).
c) Utilisez le menu déroulant Valeur pour sélectionner l’option (utilisateur courant).

8. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition du Filtre.

9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définir la Vue et finir de créer la vue.

Tous les utilisateurs du coffre devraient désormais avoir une nouvelle vue dans Vues Partagées. Ils
peuvent se servir de la vue pour lister tous les documents qu’ils ont créés dans le coffre.

Dossiers Traditionnels

Vous pouvez créer des dossiers traditionnels dans M-Files. Ces dossiers n'ont pas les propriétés
supplémentaires fournies par les vues. Les dossiers traditionnels sont par exemple comparables aux
dossiers de votre disque C: et peuvent être utilisés pour importer des fichiers dans M-Files. Les dossiers
traditionnels vous permettent de conserver la structure originale des dossiers des fichiers importés.
Reportez-vous également à Enregistrement de dossiers dans M-Files.

Création d'un nouveau dossier traditionnel

1. Dans M-Files Desktop, appuyez sur Alt afin d’afficher la barre de menu et sélectionnez Créer >
Dossier Traditionnel depuis le menu.

2. Optionnelle : Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le dossier traditionnel que vous venez de créer
et sélectionnez Renommer afin de renommer le dossier.

Un nouveau dossier traditionnel est créé et ajouté à la vue Dossiers traditionnels. Vous pouvez utiliser le
dossier pour importer des fichiers et des dossiers dans M-Files.

Opérations spécifiques à la vue

Cette page contient des informations relatives à différentes commandes et fonctions spécifiques aux vues.

Utiliser les commandes Purger la Vue, Masquer la Vue et Afficher les Vues

Purger la Vue est une commande qu'un utilisateur connecté au coffre à l'aide de M-Files Desktop peut
exécuter pour n'importe quelle vue. Elle supprime les fichiers locaux temporaires ainsi que tous les
dossiers vides. Pour ce faire, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur une vue et sélectionnez Purger la
Vue.

Certaines vues ne peuvent pas être supprimées, mais peuvent être masquées. Par exemple, la plupart des
utilisateurs ne disposent pas des droits requis pour supprimer les vues partagées. Pour masquer une vue,
cliquez dessus à l'aide du menu bouton droit, puis sélectionnez Masquer la Vue. Pour afficher à nouveau
les vues, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la zone de liste et sélectionnez
Afficher les Vues.

Astuce : Vous pouvez créer une vue affichant tous les objets supprimés si vous disposez de l'une
des autorisations suivantes : Contrôle total du coffre, Autorisation de voir tous les objets ou
Autorisation de voir les objets supprimés. Créez une vue avec le filtre Supprimé = Oui (voir
Conditions basées sur l’état).
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 129

Enregistrer les paramètres d'affichage d'une vue comme paramètres d'affichage communs

M-Files vous permet de sauvegarder les paramètres d'affichage d'une vue comme paramètres d'affichage
communs. Pour pouvoir exploiter cette possibilité, vous devez disposer des droits d'administration dans le
coffre concerné. Elle enregistre les paramètres d'affichage communs aux utilisateurs en fonction de la vue.
Vous pouvez choisir d'appliquer la fonction à tous les utilisateurs ou à ceux qui n'ont pas encore modifié
leurs propres paramètres d'affichage. Avec cette fonction, vous pouvez, par exemple, définir les colonnes
devant être affichées pour tous les utilisateurs.

Pour ce faire, appuyez sur la touche Alt et sélectionnez Vue > Enregistrer comme Paramètres
d'Affichage Communs.

Réinitialiser les paramètres d’affichage sur les paramètres par défaut

Cette fonction permet de réinitialiser les paramètres d'affichage modifiés aux valeurs définies par
l'administrateur. Vous pouvez également réinitialiser les paramètres aux valeurs par défaut du logiciel M-
Files.

Pour ce faire, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la zone de liste et sélectionnez
Réinitialisation des Paramètres d'Affichage.

Liaison d’un rapport à une vue

Vous pouvez lier un rapport à, par exemple, la vue Ventes par client ou Propositions par commercial. À
l’aide des options présentes sous Vue > Rapports dans la barre de menu, vous pouvez lier un rapport
à une vue et indiquer son emplacement. Si vous souhaitez que ce paramètre s'applique à tous les
utilisateurs, cochez l'option Partagé avec tous les utilisateurs dans les paramètres de vues. Cependant,
pour définir une vue commune, vous avez besoin des autorisations pour gérer les vues communes du
coffre.

Pour davantage d'informations sur les rapports, veuillez vous reporter à Exportation de Données et
Rapports.

Exportation d’une vue

Vous pouvez exporter le contenu d'une vue de la même façon que vous exportez les résultats de
recherche. Consultez Exportation des résultats de recherche pour obtenir les instructions.

Partage de vues

Vous pouvez partager vos vues avec d'autres utilisateurs dans le même coffre. Vous ne pouvez pas
partager des vues communes. Si vous partagez une sous-vue d'une vue, les filtres de la vue n'affecteront
pas la sous-vue partagée.

Pour partager une vue, cliquez avec le bouton droit sur une vue et sélectionnez Partager la vue par
Email. Pour partager plusieurs vues, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les vues que vous
souhaitez partager. Cliquez ensuite avec le bouton droit sur une vue sélectionnée et sélectionnez Partager
la vue par Email.

Dans les deux cas, un nouveau message électronique est ouvert dans votre client de messagerie.

Remarque : Le message électronique contient un raccourci de M-Files vers la vue en pièce

jointe. Par défaut, le raccourci expire après 14 jours. Pour modifier le délai d'expiration par défaut,
contactez votre administrateur M-Files.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 130

2.6. Paramètres utilisateur

Cette rubrique contient des informations relatives aux différents paramètres disponibles pour les
utilisateurs.

Dans ce chapitre

• Configuration de M-Files Desktop

• Définition de votre onglet d'accueil
• Définition de l'onglet par défaut pour un objet
• Modifier des paramètres de notification dans M-Files Desktop
• Gérer des applications pour coffre dans M-Files Desktop
• Utilisateurs Suppléants
• Changer la langue du logiciel et du coffre
• Modifier le mot de passe M-Files
• Purger le cache local du coffre
• Afficher l'état
• Rafraîchir les objets externes
• Mise à jour de M-Files

2.6.1. Configuration de M-Files Desktop

La configuration de M-Files Desktop (Paramètres) vous permet d'ajouter, de modifier, de supprimer et de

tester les connexions aux coffres. De plus, dans l’onglet Paramètres, vous pouvez modifier les options
associées au comportement propre à l’utilisateur et à l’ordinateur du logiciel client.

Votre administrateur système M-Files doit avoir configuré le système M-Files et le coffre avant que vous
procédiez à la configuration de votre connexion au coffre.

Pour ouvrir la Configuration de M-Files Desktop :

1.
Dans la barre d'état système de Windows, cliquez sur l'icône M-Files ( ) à l'aide du bouton droit de
la souris.

La barre d'état système se trouve normalement dans le coin inférieur droit de votre bureau
Windows.

2. Sélectionnez Configuration > Configuration de M-Files Desktop.

Dans ce chapitre

• Ajouter une connexion à un coffre

• Paramètres de l'utilisateur
• Lecteur spécifique de l'ordinateur et paramètres de cache
• Autres paramètres spécifiques de l'ordinateur
• Exporter les paramètres et les connexions du coffre

Ajouter une connexion à un coffre

Vous pouvez ajouter une nouvelle connexion à un coffre en commençant par cliquer sur Ajouter dans la
fenêtre principale de configuration de M-Files Desktop.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 131

Illustration 10 : Boîte de dialogue Ajouter une Connexion à un Coffre.

Pour établir la connexion, vous devez d'abord spécifier quelques propriétés.

Nom

Commencez par attribuer un nom à la connexion au coffre. Le nom peut être choisi librement, mais il est
préférable qu'il soit significatif. Le nom sera affiché sur le lecteur M:\ comme un répertoire présentant le
contenu du coffre.

Serveur/Nom

Saisissez le nom du réseau ou l'adresse IP du serveur sur lequel M-Files Server a été installé et qui
contient le coffre.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 132

Serveur / Numéro de port

Définissez le port auquel se connecter sur le serveur. Le port TCP/IP par défaut de M-Files est 2266.

Serveur/Protocole

Définissez le protocole à utiliser pour la connexion réseau. Les protocoles suivants sont disponibles :

• gRPC
• gRPC local
• TCP/IP
• SPX
• Appel de procédures locales (LPC)
• HTTPS

Remarque : Lorsque vous utilisez le protocole gRPC pour des connexions entre le M-Files
serveur et M-Files les clients, un certificat TLS valide doit être utilisé sur le serveur pour la sécurité
et le chiffrement de la connexion. Consultez Gérer les certificats de serveur pour obtenir des
instructions.

Appliquer la connexion cryptée

Activez cette option pour sécuriser la communication entre M-Files Desktop et M-Files Server à l'aide du
cryptage RPC.

Le cryptage RPC ne nécessite pas Internet Information Services ni aucun autre composant supplémentaire
et constitue souvent le moyen le plus simple de crypter la communication réseau entre le logiciel client et
M-Files Server dans le réseau interne de l'organisation.

Cette option est disponible pour les protocoles TCP/IP et gRPC. S'il s'agit d'un protocole HTTPS, la
connexion est toujours cryptée au niveau du protocole HTTPS. Pour les connexions à l'extérieur du réseau
interne de l'entreprise, il convient d'utiliser HTTPS ou VPN étant donné que la communication RPC sur le
port TCP par défaut, 2266, est souvent bloquée par des pare-feu.

Remarque : Pour que le cryptage RPC fonctionne, l'utilisateur et l'ordinateur doivent être capables
de s'authentifier sur l'ordinateur du serveur. En pratique, cela implique que l'ordinateur client
appartienne au domaine Windows et que l'utilisateur soit un utilisateur de domaine.

Pour davantage d'informations sur les connexions cryptées, veuillez vous reporter à la section Protecting
Data in Transit with Encryption in M-Files.

Réglages proxy HTTP

Vous pouvez indiquer un serveur proxy HTTP explicite pour les connexions au coffre qui utilisent le
protocole gRPC ou HTTPS. Cela peut être nécessaire si tout le trafic de votre organisation doit être
acheminé via un serveur proxy HTTP.

Pour ce faire, activez l'option Spécifier les réglages proxy HTTP et effectuez l'une des opérations
suivantes dans le champ Serveur proxy HTTP :

• Si vous avez sélectionné gRPC comme protocole, saisissez le protocole, l'adresse du serveur proxy et
éventuellement le numéro de port au format suivant : <protocole>://<adresse serveur>:<numéro port>.
Par exemple, [Link]
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 133

• Si vous avez sélectionné HTTPS comme protocole, le protocole est HTTPS par défaut et vous devez
uniquement saisir l'adresse du serveur proxy et éventuellement le numéro de port au format suivant :
<adresse serveur>:<numéro port>. Par exemple, [Link].

Serveur / Tester la connexion

Vous pouvez utiliser ce bouton pour vérifier que la connexion fonctionne correctement.

Authentification

Spécifiez le mode d'authentification de l'utilisateur que le coffre doit utiliser. Les options d'authentification
sont Utilisateur Windows courant, Utilisateur Windows spécifique et Utilisateur M-Files.

L’utilisateur est toujours authentifié dans M-Files Server lors de la connexion au coffre par exemple. M-
Files Server est capable de vérifier les comptes de connexion et mots de passe de tous les utilisateurs
M-Files. Il s'agit du mode d'authentification de M-Files. Lorsque le mode d'authentification Windows est
utilisé, M-Files Server fait contrôler les mots de passe par le serveur de domaine.

Avec l'authentification Windows, les utilisateurs se connectent à la base de données avec les mêmes
informations que pour la connexion à l'ordinateur local ou au domaine de l'organisation. Si l'organisation
utilise un domaine, l'utilisation des comptes de connexion et des mots de passe de domaine est le
mode d'authentification le plus rapide et le plus simple. Cela signifie que de nouveaux mots de passe et
identifiants ne sont pas nécessaires, ce qui en fait une méthode plutôt conviviale.

Différences entre les divers modes d'authentification

Utilisateur Vous pouvez utiliser le mode Utilisateur Windows courant pour vous connecter avec
Windows courant votre identifiant Windows courant.

Utilisateur En sélectionnant Utilisateur Windows spécifique, vous devez saisir votre nom
Windows d’utilisateur Windows, votre mot de passe ainsi que les données de domaine lors de
spécifique la connexion. Cette option vous permet de vous connecter avec un compte autre que
celui que vous utilisez pour accéder à Windows.

Utilisateur M-Files Le mode d'authentification M-Files vous permet de vous connecter à M-Files
uniquement. Si votre organisation ne possède pas de domaine Windows ou n’y a pas
accès, vous devez sélectionner Authentification M-Files pour la connexion.

Coffre sur le serveur

Lorsqu'il y a plusieurs coffres sur le serveur, vous pouvez utiliser ce champ pour spécifier le coffre auquel
se connecter.

Se connecter automatiquement au démarrage de Windows

Vous pouvez choisir d'établir la connexion au coffre à chaque démarrage de Windows. Cette option est
utile si vous utilisez quotidiennement le coffre. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la
section Comptes de connexion.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 134

Visible pour tous les utilisateurs de cet ordinateur

Sous Windows, plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le même ordinateur, chacun avec sa propre
configuration. Il est possible de définir des accès spécifiques aux coffres M-Files. Si vous souhaitez que
tous les utilisateurs de cet ordinateur ayant été définis dans le système d'exploitation puissent voir le
coffre, cochez cette case.

Tester la Connexion au Coffre

Après avoir renseigné les paramètres ci-dessus, vous pouvez tester la connexion au coffre. Si la
connexion fonctionne, le serveur a répondu au test de connexion.

Analyser la Connexion

Après avoir créé la connexion au coffre et ouvert la boîte de dialogue Propriétés de Connexion au
Coffre en double-cliquant sur la connexion au coffre dans la boîte de dialogue de configuration de M-Files
Desktop, vous pouvez vous servir du bouton Analyser la Connexion pour afficher de plus amples détails
sur la connexion. L’analyse mesure le temps de réponse entre le client et le serveur ainsi que les vitesses
de chargement et téléchargement.

Paramètres de l'utilisateur

Ces paramètres vous permettent de modifier le comportement de M-Files Desktop spécifique à votre
compte utilisateur Windows. Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres Utilisateur :

1. Ouvrez M-Files Desktop Configuration.

2. Ouvrez l'onglet Paramètres.
3. Cliquez sur Paramètres Utilisateur.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 135

Illustration 11 : Ces paramètres sont spécifiques aux utilisateurs Windows par poste de travail.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 136

Boîtes de dialogue et alertes

Vous pouvez définir les commentaires de l’utilisateur à demander lors de chaque publication. Si l’option
Publier immédiatement a été sélectionnée pour la fermeture du fichier, les commentaires ne sont pas
requis.

Par défaut, un avertissement est toujours affiché lorsque l'utilisateur se déconnecte s'il a des objets
verrouillés. Les boîtes de dialogue se ferment également après un certain délai défini par défaut.

Comportement à l'ouverture des fichiers

Pour chaque type d'extension de fichier, vous pouvez définir si le format de fichier spécifique est toujours
ouvert en mode Verrouillé ou Ouvert en lecture seule. Vous pouvez également faire en sorte, pour chaque
type d'extension, que le logiciel demande dans quel mode le fichier doit être ouvert.

Comportement à la fermeture des fichiers

Vous pouvez définir les actions effectuées sur le fichier lorsque vous le fermez. Le comportement
s'applique à tous les formats de fichiers. Par défaut, l'utilisateur doit choisir ce qu'il souhaite faire du
fichier à sa fermeture. Si l'utilisateur ne modifie pas la procédure par défaut (Ne pas publier), la boîte de
dialogue se ferme automatiquement après un temps défini et le document reste verrouillé.

Lecteur spécifique de l'ordinateur et paramètres de cache

Ces paramètres spécifiques au poste de travail vous permettent de modifier la lettre du lecteur M-Files et
de contrôler les options associées au cache local des données. Pour ouvrir ces paramètres :

1. Ouvrez M-Files Desktop Configuration.

2. Ouvrez l'onglet Paramètres.
3. Cliquez sur Paramètres de l'ordinateur.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 137

Illustration 12 : Options du Lecteur et du Cache de M-Files Desktop.

Lecteur

Sélectionnez la lettre du lecteur M-Files. Le lecteur par défaut est M:\.

Cache local

Lorsque vous utilisez M-Files, les documents sont récupérés depuis le serveur vers votre disque dur local.
Le cache local accélère significativement les performances de M-Files, en particulier lors de l'utilisation
d'une connexion à faible bande passante.

Taille maximale du cache en mémoire par coffre

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 138

Vous pouvez spécifier ici le montant maximum de mémoire du poste client que le cache de document peut
utiliser.

Taille maximale du cache sur disque par coffre

Vous pouvez spécifier ici le montant maximum d'espace disque du poste client que le cache de document
peut utiliser.

Destruction des données locales

M-Files stocke les données sur le contenu du coffre localement dans le cache de l'ordinateur. Les données
restent sur le serveur, mais le cache accélère considérablement les performances de M-Files. Les
fichiers locaux prennent de la place sur le disque dur de l'ordinateur ; pour cette raison, il peut parfois être
nécessaire de supprimer les données locales. Cette fonction peut être utilisée pour détruire les données
mises localement en cache par utilisateur et par coffre.

Veuillez noter que la commande Détruire les Données Locales peut supprimer des données qui ne
peuvent être restaurées depuis le serveur M-Files, comme les fichiers actuellement verrouillés sur votre
ordinateur, le contenu hors-ligne et les fichiers temporaires. Par conséquent, il faut s’assurer que vous
avez enregistré et publié tous les documents dont vous avez besoin avant de détruire les données locales.

Illustration 13 : Les combinaisons coffre et utilisateur sont affichées dans la boîte de dialogue Destruction des données locales.

Remarque :

Si vous souhaitez seulement supprimer les fichiers temporaires et vider le cache des métadonnées,
consultez Purger le cache local du coffre.

Le tableau ci-dessous compare les éléments mis localement en cache qui sont soient supprimés
soit conservés lors de l’exécution de Purger le Cache Local ou de Détruire les Données
Locales.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 139

Contenu en cache Purger le Cache Local Destruction des données

locales
Fichiers temporaires Optionnel Supprimer
Métadonnées Supprimer Supprimer
Documents verrouillés Conserver Supprimer
Données de prévisualisation Conserver Supprimer
des documents
Contenu hors ligne Conserver Supprimer

Autres paramètres spécifiques de l'ordinateur

Les paramètres propres au poste de travail vous permettent de modifier le comportement de M-Files
Desktop associé aux boîtes de dialogue et aux alertes, à la sécurité du coffre, à l’enregistrement des
fichiers et au mode hors-ligne. Pour ouvrir ces paramètres :

1. Ouvrez M-Files Desktop Configuration.

2. Ouvrez l'onglet Paramètres.
3. Cliquez sur Paramètres de l'ordinateur.
4. Ouvrez l'onglet Divers.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 140

Illustration 14 : L'onglet Divers contient différents paramètres spécifiques à l'ordinateur.

Boîtes de dialogue, invites et sécurité

Les paramètres suivants sont activés par défaut :

• Afficher une alerte si M-Files Desktop est connecté à une ancienne version de M-Files Server
• Permettre à ce client M-Files d'utiliser les applications installées dans le coffre

Enregistrement dans M-Files

Dans cette section, vous pouvez personnaliser des règles spécifiques aux applications pour
l'enregistrement des fichiers dans M-Files. Les règles spécifiques aux applications peuvent par
exemple être utilisées pour exclure des fichiers temporaires et d'autres fichiers indésirables lors de la
sauvegarde dans le coffre. Les règles peuvent également être utilisées pour permettre l'utilisation avec
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 141

des applications utilisant des méthodes spéciales pour enregistrer les fichiers. Les règles garantissent,
par exemple, qu'une fiche de métadonnées de nouveaux fichiers s'affiche si l'identification automatique ne
fonctionne pas.

Comportement d'Enregistrement du Processus

Cliquez d'abord sur Personnaliser puis sur Ajouter pour ajouter une nouvelle règle. La boîte de dialogue
Comportement d'Enregistrement du Processus s'ouvre.

Illustration 15 : Paramètres généraux spécifiques aux processus d'enregistrement.

Dans l'onglet Général, vous pouvez activer ou désactiver le paramètre Détecter les opérations
d'enregistrement depuis les boîtes de dialogue standard. Le paramètre est activé par défaut.

Vous pouvez également définir des formats de fichier spécifiques aux processus qui sont toujours ou
jamais acceptés pour la sauvegarde dans M-Files. L'utilisation d'un astérisque (*) définit que le paramètre
spécifique au processus est valide pour tous les formats de fichiers.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 142

Illustration 16 : Paramètres avancés spécifiques aux processus d'enregistrement.

Dans l'onglet Avancé, vous pouvez activer ou désactiver le paramètre Détecter la fermeture de fichier et
appliquer les paramètres de publication de l'utilisateur. Le paramètre est activé par défaut.

Vous pouvez également définir des formats de fichier spécifiques aux processus qui seront immédiatement
publiés quand le nouveau fichier avec l'extension en question aura été enregistré et que la fiche de
métadonnées aura été remplie.

Mode hors-ligne

Par défaut, les documents sont prêts pour le mode hors-ligne afin de permettre un passage rapide à ce
mode. Lorsque le paramètre spécifique à l'ordinateur Préparer les documents pour le mode hors-ligne
est activé, M-Files télécharge les objets nécessaires aux intervalles spécifiés. Désactivez le paramètre si
vous n'utilisez pas le mode hors-ligne ou si la fonction cause une charge supplémentaire pour la machine.

Exporter les paramètres et les connexions du coffre

Les paramètres et connexions du coffre peuvent être exportés vers un fichier de registre Windows. En
exécutant le fichier de registre exporté sur d’autres ordinateurs, vous pouvez utiliser les mêmes données
de configuration M-Files sur plusieurs ordinateurs.

Pour exporter les paramètres et les connexions du coffre :

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 143

1. Ouvrez M-Files Desktop Configuration.

2. Ouvrez l'onglet Paramètres.

3. Dans la rubrique Exportation, sélectionnez les composants que vous souhaitez exporter en cochant
les cases appropriées.

4. Cliquez sur le bouton Exportation.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’ouvre.

5. Définissez l’emplacement de destination et le nom du fichier REG.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Les paramètres des composants de votre choix sont enregistrés sous un fichier REG et mémorisés à
l’emplacement que vous avez défini dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.

2.6.2. Définition de votre onglet d'accueil

Vous pouvez modifier l'onglet que M-Files Desktop ouvre lorsque vous accédez à un coffre ou que vous
cliquez sur le logo M-Files dans la zone supérieure de M-Files Desktop.

Pour définir votre onglet d'accueil :

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur votre nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit.

2. Cliquez sur Paramètres utilisateur > Onglet d'accueil.

3. Sélectionnez l'onglet d'accueil.

2.6.3. Définition de l'onglet par défaut pour un objet

Dans le volet droit, l’onglet Métadonnées, l’onglet Aperçu des documents ou les deux s’affichent lorsque
vous cliquez sur un objet. Vous pouvez définir l’onglet par défaut dans M-Files Desktop.

Pour ouvrir le paramètre Onglet par défaut pour l'objet :

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur votre nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit.

2. Cliquez sur Paramètres utilisateur > Onglet par défaut pour l'objet.

3. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Sélectionnez l’option... Si vous souhaitez...
Sélection automatique Voir le même onglet que celui qui était affiché
pour l'objet précédent. S'il n'y a pas d'aperçu
disponible pour l'objet, la fiche de métadonnées
s'affiche.
Métadonnées et Aperçu Voir la fiche de métadonnées et l’aperçu de l’objet
lorsque vous cliquez sur un objet. Si aucun aperçu
n’est disponible pour l’objet, l’onglet Aperçu est
vide.
Métadonnées Voir la fiche de métadonnées de l'objet lorsque
vous cliquez sur un objet.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 144

Sélectionnez l’option... Si vous souhaitez...

Aperçu Voir l’aperçu de l’objet lorsque vous cliquez sur
un objet. S'il n'y a pas d'aperçu disponible pour
l'objet, la fiche de métadonnées s'affiche.

2.6.4. Modifier des paramètres de notification dans M-Files Desktop

Vous pouvez configurer M-Files pour qu’il vous informe par e-mail de certains événements, par ex.
des modifications apportées aux objets. Cela peut être utile si vous souhaitez suivre les modifications
apportées à un document particulier.

Remarque : Vous devez avoir des autorisations de lecture sur un objet pour recevoir des
notifications à son sujet.

Remarque : Pour utiliser cette fonctionnalité, l'observateur d'événements et la notification doivent

être activés sur le serveur M-Files. Pour davantage d'informations sur la configuration du serveur,
consultez Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin.

Pour ouvrir la boîte de dialogue Configurer les notifications dans M-Files Desktop, cliquez sur votre
nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres utilisateur > Configurer les
notifications.

Décochez la case Activer les messages de notification pour désactiver vos règles de notification.

Remarque : Votre administrateur système M-Files peut configurer des messages de notification
spécifiés à envoyer à tous les utilisateurs. Cela signifie que vous pouvez recevoir certaines
notifications, par exemple, pour les affectations, même si vous avez désactivé les messages de
notification.

Créer une nouvelle règle de notification

Cliquez sur Ajouter dans la boîte de dialogue Configurer les notifications pour ouvrir la boîte de
dialogue Nouvelle règle de notification.

Donnez un nom à la règle. Sous Notification envoyée, sélectionnez Lorsqu'un événement sélectionné
se produit ou Lorsqu'un objet correspond aux conditions du filtre. Le contenu de la boîte de dialogue
change en fonction de votre sélection.

Délivrance du message

Sélectionnez l’une des options de délivrance du message expliquées dans le tableau ci-dessous.

Option Description

Notifications désactivées Sélectionnez cette option pour désactiver les messages de

notification.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 145

Option Description

Un message distinct pour chaque Sélectionnez cette option si vous souhaitez recevoir un message
évènement individuel pour chaque événement répondant à cette règle. Le
message est envoyé dès que la règle de notification est satisfaite.

Remarque : Cette option n'est pas disponible si vous avez

sélectionné Lorsqu'un objet correspond aux conditions
du filtre sous Notification envoyée.

Un message résumé une fois par Sélectionnez cette option si vous souhaitez être informé des
jour événements par un message récapitulatif une fois par jour.

Si vous avez sélectionné Lorsqu'un objet correspond aux

conditions du filtre sous Notification envoyée, sélectionnez les
jours où vous souhaitez recevoir un message résumé.

L'heure à laquelle le message est envoyé est définie par

l'administrateur système via M-Files Admin. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Modifier des paramètres de
notification dans M-Files Admin.

Récurrence des notifications

Cochez la case si vous souhaitez recevoir une notification pour un objet une seule fois ou chaque jour que
vous avez sélectionné dans Remise de message. La sélection est disponible uniquement si vous avez
sélectionné Lorsqu'un objet correspond aux conditions du filtre sous Notification envoyée.

Filtre

Définissez un filtre. Le filtre détermine le groupe d'objets auquel les règles de notification s'appliquent.
Pour davantage d'informations sur les filtres, consultez Définir un filtre pour une vue.

Abonnements aux événements

Si vous avez sélectionné Lorsqu’un événement sélectionné se produit, cochez la case de tous les
événements pour lesquels vous souhaitez recevoir un message de notification.

Exclure les notifications d'événements déclenchées par l'utilisateur courant

Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas être informé des événements causés par vous-même,
comme les modifications que vous avez apportées à un objet. Cette option est disponible uniquement si
vous avez sélectionné Lorsqu'un événement sélectionné se produit sous Notification envoyée.

Règles communes et privées

Si vous voulez que les notifications ne soient envoyées qu'à vous, sélectionnez Règle privée de
notification. Si vous souhaitez qu’un message de notification soit envoyé à plusieurs destinataires
sélectionnés, choisissez Règle commune.. M-Files Admin sert à spécifier les autorisations pour la
création d’une règle commune. Pour plus d'informations, consultez Gérer les vues communes et les
règles de notification dans ce tableau.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 146

Destinataires

Spécifiez les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui recevront des notifications selon cette règle.

Activation des notifications push pour les applis mobiles de M-Files

Pour activer les notifications push pour M-Files Mobile, reportez-vous à Configuration des notifications
push pour les applis de M-Files Mobile.

Dans ce chapitre

• Exemple : Notifications quotidiennes pour les nouveaux ordres

• Exemple : Messages de rappel pour les contrats

Exemple : Notifications quotidiennes pour les nouveaux ordres

Cet exemple montre comment créer une règle de notification privée servant à vous faire parvenir tous les
jours un message résumé de tous les nouveaux objets ordre du coffre.

Remarque : Pour utiliser cette fonctionnalité, l'observateur d'événements et la notification doivent

être activés sur le serveur M-Files. Pour davantage d'informations sur la configuration du serveur,
consultez Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin.

1. Ouvrez M-Files Desktop.

2. Cliquez sur votre nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit.

3. Cliquez sur Paramètres utilisateur > Configurer les Notifications.

La boîte de dialogue Configuration des Notifications s’ouvre.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter.

5. Dans le champ Nom, attribuez un nom à votre règle, comme Nouveaux ordres.

6. Dans Notification envoyée, sélectionnez Lorsqu'un événement sélectionné se produit.

7. Dans Délivrance du message, sélectionnez Un message résumé une fois par jour.

8. Cliquez sur le bouton Définir le Filtre.

9. Ouvrez l’onglet Propriétés.

[Link] sur Ajouter condition.

[Link] la condition de propriété qui vient d’être ajoutée, sélectionnez Classe en tant que propriété, = en
tant qu’opérateur et Ordre en tant que valeur.

[Link] sur OK.

La condition de propriété 'Classe' = 'Ordre' est maintenant affichée dans le champ Filtre de la
boîte de dialogue Règles de notification.

[Link] les notifications pour l’événement Nouveau document ou objet.

[Link] : Si vous ne souhaitez pas recevoir des notifications pour des objets d’ordre créés par vos
soins, activez l’option Exclure les notifications d'événements déclenchés par l'utilisateur courant.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 147

[Link] fois que vous avez terminé, cliquez sur OK.

La nouvelle règle de notification est ajoutée à la liste dans la boîte de dialogue Configuration des
Notifications.

Exemple : Messages de rappel pour les contrats

Cet exemple montre comment créer une règle de notification commune pour les contrats dont l’échéance
arrive dans 30 jours. Pendant les 30 jours précédant l'échéance et jusqu'à celle-ci, vous recevrez chaque
jour une notification.

Remarque : Pour utiliser cette fonctionnalité, l'observateur d'événements et la notification doivent

être activés sur le serveur M-Files. Pour davantage d'informations sur la configuration du serveur,
consultez Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin.

1. Ouvrez M-Files Desktop.

2. Cliquez sur votre nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit.

3. Cliquez sur Paramètres utilisateur > Configurer les Notifications.

La boîte de dialogue Configuration des Notifications s’ouvre.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter.

5. Dans le champ Nom, attribuez un nom à votre règle, comme Rappel de contrat.

6. Dans Notification envoyée, sélectionnez Lorsqu'un objet correspond aux conditions du filtre.

7. Dans Délivrance du message, sélectionnez Un message résumé une fois par jour.

Tous les jours de la semaine sont sélectionnés par défaut.

8. Dans Récurrence des notifications, sélectionnez Notifier chaque objet correspondant de manière
répétitive.

9. Cliquez sur le bouton Définir le Filtre.

[Link] l’onglet Propriétés.

[Link] trois fois sur le bouton Ajouter condition.

[Link] la première condition, sélectionnez Cessionnaires comme propriété, = comme opérateur et

(utilisateur courant et utilisateurs pour lesquels l'utilisateur courant est suppléant) comme valeur.

[Link] la deuxième condition, sélectionnez Échéance comme propriété, <= comme opérateur, DaysTo()
comme option et 30 comme valeur.

[Link] la troisième condition, sélectionnez Échéance comme propriété, > comme opérateur, DaysTo()
comme option et 0 comme valeur.

Si vous ne définissez pas cette condition, vous recevrez des notifications même après
l'échéance.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 148

[Link] sur OK.

La condition de propriété 'Cessionnaires' = '(utilisateur courant et utilisateurs pour lesquels

l'utilisateur courant est suppléant)' ET DaysTo('Échéance' ) <= 30 ET DaysTo( 'Échéance' ) > 0
est maintenant affichée dans le champ Filtre de la boîte de dialogue Règles de notification.

[Link] fois que vous avez terminé, cliquez sur OK.

La nouvelle règle de notification est ajoutée à la liste dans la boîte de dialogue Configuration des
Notifications.

2.6.5. Gérer des applications pour coffre dans M-Files Desktop

Plusieurs applications tierces peuvent servir à modifier et déployer le comportement de M-Files Desktop
et M-Files Server. Pour plus d'informations sur la gestion et l'installation des applications, reportez-vous à
Installer et gérer des applications pour coffre.

Gérer des applications pour coffre

Une fois l'application cliente, spécifique au coffre, installée avec M-Files Admin, elle est disponible pour
tous les utilisateurs de M-Files Desktop. Après connexion au coffre, M-Files vous invite à activer la
nouvelle application. Si l'administrateur nécessite l'activation de l'application, vous ne pouvez pas vous
connecter et utiliser le coffre avant d'avoir accepté l'utilisation de l'application.

Vous pouvez gérer des applications clientes propres à l’ordinateur en appuyant sur la touche Alt et en
sélectionnant Configuration > Applications dans la barre de menu.

Paramètres de l'ordinateur

Notez que les paramètres de l'ordinateur influencent aussi l'utilisation des applications. Par défaut,
l'utilisateur autorise, par ordinateur, M-Files à utiliser les applications installées dans le coffre. Si
ce paramètre est désactivé, aucune application obligatoire, spécifique au coffre, ou en option, n'est
disponible.

Pour activer ou désactiver ce paramètre :

1. Ouvrez M-Files Desktop Configuration.

2. Sélectionnez l'onglet Paramètres.
3. Cliquez sur Paramètres de l'ordinateur.
4. Sélectionnez l'onglet Divers.
5. Activez ou désactivez le paramètre de l'application sous l'intitulé Sécurité.

2.6.6. Utilisateurs Suppléants

Vous pouvez définir des utilisateurs suppléants pour les périodes d'absence. Les utilisateurs suppléants
que vous spécifiez ont le droit d'effectuer les tâches qui vous sont affectées au cours de cette période.
Pour obtenir des instructions pas à pas sur la façon de vous assigner un utilisateur suppléant, consultez
Désigner un utilisateur suppléant.

Autorisations de tâche et d’utilisateur

Les autorisations de tâche et de document peuvent différer. Si la tâche implique que le contributeur modifie
un document, l’utilisateur suppléant du contributeur doit avoir :

• Le droit d’éditer un document

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 149

• Une licence nominative ou une licence flottante (consultez Type de licence)

Pour davantage d'informations sur les affectations, consultez Créer et terminer des affectations.

Notifications d’affectation

Si l'affectation est créée après la définition de l'utilisateur suppléant, ce dernier reçoit également la
notification d'affectation. Si l'utilisateur suppléant est spécifié après la création de l'affectation, il ne recevra
pas de notification séparée de l'affectation.

Affichage des tâches

Vous pouvez voir toutes les tâches qui vous sont assignées dans la vue Mes tâches. Vous pouvez y
accéder en ouvrant l’onglet Tâches de M-Files Desktop.

Dans ce chapitre

• Désigner un utilisateur suppléant

Désigner un utilisateur suppléant

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur votre nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit.

2. Cliquez sur Paramètres utilisateur > Utilisateurs Suppléants.

La boîte de dialogue Utilisateurs suppléants est ouverte.

3. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner un ou des utilisateur(s) suppléant(s).

La boîte de dialogue Sélectionner des Utilisateurs est ouverte.

4. Sélectionnez le ou les utilisateurs préférés et cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche Ctrl enfoncée
pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la liste.

La boîte de dialogue Sélection des Utilisateurs est fermée et le ou les utilisateur(s)

sélectionné(s) sont ajoutés à la liste des Utilisateurs suppléants.

5. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Utilisateurs suppléants.

Les utilisateurs que vous venez de désigner comme vos utilisateurs suppléants pourront maintenant
terminer les tâches qui vous sont affectées et recevront des notifications sur ces tâches.

2.6.7. Changer la langue du logiciel et du coffre

Vous pouvez modifier la langue du logiciel M-Files et du coffre avec M-Files Desktop. Pour une liste des
langues prises en charge, voir Versions traduites du logiciel M-Files. Pour obtenir des instructions sur la
méthode de création des localisations de coffre, voir Traduction de la structure des métadonnées.

Pour modifier la langue du logiciel et du coffre :

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur votre nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 150

2. Cliquez sur Paramètres utilisateur > Changer la Langue.

La boîte de dialogue Changement de Langue s’ouvre.

3. Servez-vous du menu déroulant Langue du logiciel pour modifier la langue de l’interface utilisateur de
M-Files.

4. Servez-vous du menu déroulant Langue du coffre pour modifier la langue du coffre actuel.

La langue du coffre peut être choisie parmi celles dans lesquelles le coffre a été traduit.

5. Cliquez sur OK pour modifier les langues et fermez la boîte de dialogue Changer la Langue.

2.6.8. Modifier le mot de passe M-Files

Si vous utilisez l’authentification de M-Files, vous pouvez modifier votre mot de passe en réalisant les
étapes décrites ci-après.

Remarque : Si vous ne voyez pas cette option, cela signifie que votre compte de connexion
n’utilise pas l’authentification de M-Files. Vous n’avez par conséquent pas de mot de passe M-Files
à part pour le coffre sélectionné.

Afin de modifier votre mot de passe M-Files :

1. Accédez à un coffre avec M-Files Desktop.

2. Cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit de l’interface utilisateur pour ouvrir le menu
utilisateur et sélectionnez Changer le Mot de passe.

La boîte de dialogue ModifierM-Filesle Mot de passe s’ouvre.

3. Saisissez votre mot de passe actuel dans le champ Ancien mot de passe.

4. Saisissez un nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe.

5. Confirmez votre nouveau mot de passe en le saisissant de nouveau dans le champ Confirmer le
nouveau mot de passe.

6. Cliquez sur OK afin de sauvegarder vos modifications.

Votre mot de passe M-Files devrait maintenant être celui que vous avez indiqué dans le champ Nouveau
mot de passe.

2.6.9. Purger le cache local du coffre

Vous pouvez supprimer les fichiers locaux temporaires d'un coffre en appuyant sur la touche Alt de
l’interface utilisateur M-Files Desktop, puis en sélectionnant Paramètres > Purger le Cache Local dans la
barre de menus.

Sélectionnez les fichiers temporaires à supprimer et cliquez sur Supprimer ou cliquez sur Supprimer
Tout pour supprimer tous les fichiers temporaires du coffre. Si vous cliquez sur Terminer, le cache de
métadonnées du coffre est purgé. Le cache est utilisé pour stocker les données telles que des valeurs de
propriétés et des références aux objets.

Pour plus de précisions sur la conversion des fichiers temporaires en documents, consultez Convertir un
fichier temporaire en document.
 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 151

Remarque :

Si vous souhaitez supprimer toutes les données mises localement en cache, consultez Détruire les
Données Locales. Veuillez noter que la commande Détruire les Données Locales peut supprimer
des données qui ne peuvent être restaurées depuis le serveur M-Files, comme les fichiers
actuellement verrouillés sur votre ordinateur, le contenu hors-ligne et les fichiers temporaires.

Le tableau ci-dessous compare les éléments mis localement en cache qui sont soient supprimés
soit conservés lors de l’exécution de Purger le Cache Local ou de Détruire les Données
Locales.

Contenu en cache Purger le Cache Local Destruction des données

locales
Fichiers temporaires Optionnel Supprimer
Métadonnées Supprimer Supprimer
Documents verrouillés Conserver Supprimer
Données de prévisualisation Conserver Supprimer
des documents
Contenu hors ligne Conserver Supprimer

2.6.10. Afficher l'état

Dans M-Files, les objets sont conservés sur le serveur M-Files et sont transmis aux caches des postes des
utilisateurs de M-Files pour garantir une utilisation de M-Files Desktop aussi rapide que possible.

Avec le composant Afficher l'état, vous pouvez surveiller les transferts de fichiers depuis le serveur sur
votre ordinateur et découvrir combien de temps durera le téléchargement d'un document. Cet outil est
particulièrement utile si vous utilisez M-Files sur une connexion à faible bande passante. Dans le cadre
d'une utilisation normale sur un réseau local, les documents sont généralement transférés si rapidement
que cela ne donne pas lieu (en termes de temps et de cause) à vérifier l'information de l'état.

Pour ouvrir la boîte de dialogue Etat, cliquez sur l'icône M-Files ( ) dans la barre d'état système de
Windows à l'aide du bouton droit de la souris, puis sélectionnez Etat.

L’onglet Transfert de Fichiers

La colonne Etat de l’onglet Transfert de Fichiers indique si le fichier a été transféré ou est en cours
de transfert. L'état est indiqué sous forme de pourcentage. Vous pouvez interrompre le transfert en
sélectionnant le document et en cliquant sur Arrêter.

Le bouton Configurer ouvre la configuration de M-Files Desktop. Pour davantage d'informations, veuillez
vous reporter à la section Configuration de M-Files Desktop.

Connexions aux coffres

Dans l'onglet Connexions au coffre, vous pouvez voir les connexions aux coffres qui vous sont
accessibles et si le coffre est en ligne.

Mettre en ligne, mettre hors-ligne

 M-Files | 2. Utilisation quotidienne | 152

Ces Commandes vous permettent de basculer entre les modes Hors ligne et En ligne. La fonction du
bouton change selon que le coffre est en ligne ou hors ligne. Consultez également Mettre hors ligne et
Mettre en ligne.

Se déconnecter, se connecter

Si vous êtes connecté à un coffre, vous pouvez utiliser le bouton Se Déconnecter pour vous déconnecter
et quitter M-Files Desktop. La fonction du bouton change selon que le coffre est en ligne ou hors ligne.

2.6.11. Rafraîchir les objets externes

M-Files peut aussi se connecter à des bases de données externes. Ainsi, il est possible de configurer une
connexion bidirectionnelle entre M-Files et, par exemple, une base de données Clients. Il est possible
d'accéder aux données client via M-Files ainsi que par l'intermédiaire de l'interface utilisateur de la base de
données externe. Vous pouvez rafraîchir les données automatiquement dans les deux sens.

En appuyant sur la touche Alt de l’interface M-Files Desktop, puis en sélectionnant Paramètres >
Actualiser les Objets Externes dans la barre de menu, vous pouvez vous assurer que M-Files comporte
des informations sur l’objet externe à jour.

Pour plus d’informations sur les objets externes, consultez Connexions à des bases de données externes
pour les Types d'Objet.

2.6.12. Mise à jour de M-Files

Les mises à jour automatiques maintiennent le logiciel M-Files à jour. Si une version plus récente de M-
Files devient disponible, il est téléchargé et installé automatiquement. Vous pouvez retarder les mises à
jour automatiques pendant une durée limitée si vous travaillez sur quelque chose d'important lorsqu'une
mise à jour automatique devient disponible.

Remarque : Pour que les mises à jour automatiques s'exécutent, les autorisations administratives
locales sur votre ordinateur ne sont pas nécessaires.

Lorsqu'une nouvelle version de M-Files est disponible, une notification s'affiche dans la zone supérieure de
M-Files Desktop. Cliquez sur Options pour programmer ou démarrer la mise à jour du logiciel M-Files.

La fonction obtient les informations sur les mises à jour les plus récentes à partir du serveur de mise à
jour via HTTPS sur le port TCP 443. Cela signifie qu'en principe, vous n'avez pas besoin de modifier les
paramètres du pare-feu.

Pour en savoir plus sur la mise à jour manuelle de M-Files, consultez Mise à jour manuelle de M-Files.

Configuration des mises à jour automatiques

Pour ouvrir les paramètres des mises à jour automatiques, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur

l'icône M-Files ( ) dans la barre d'état système de Windows et sélectionnez Configuration > Mise à
jour automatique.

Remarque : Si votre administrateur système M-Files gère les paramètres des mises à jour
automatiques, vous ne pouvez pas les modifier et toutes les options ne sont pas forcément visibles.

Pour une description plus détaillée sur la façon dont M-Files télécharge les packs de mise à jour si l'option
Télécharger les mises à jour automatiquement dans l'onglet Paramètres est activée, reportez-vous à
Processus de téléchargement des mises à jour. Pour vous assurer que votre logiciel M-Files est toujours à
jour, ne désactivez pas les mises à jour automatiques.
 M-Files | 3. Administration système | 153

Pour rechercher des mises à jour manuellement, ouvrez l'onglet Installation et cliquez sur Vérifier
maintenant. Si un pack de mise à jour est disponible, il est téléchargé sur votre ordinateur.

Remarque : Si les mises à jour automatiques sont désactivées, vous devez disposer des
autorisations d'administrateur local sur votre ordinateur pour installer une mise à jour disponible.

Pour désactiver l'installation automatique des mises à jour, ouvrez l'onglet Paramètres et décochez la
case Installer les mises à jour automatiquement. Pour démarrer manuellement l'installation des mises à
jour disponibles, ouvrez l'onglet Installation et cliquez sur Installer. Si la touche Installer est désactivée,
aucune mise à jour n'est disponible pour l'installation.

Dans la partie Calendrier d'installation de l'onglet Installation, vous pouvez sélectionner les jours et
l'heure d'installation préférés des mises à jour de M-Files. Il est recommandé de sélectionner une date et
une heure en dehors des heures de travail afin que les installations n'interrompent pas les opérations de
M-Files dans votre organisation. Veuillez noter que le poste doit être en cours d’exécution et non en mode
veille ou en mode hibernation lorsqu’il est prévu d’installer la mise à jour. Si le poste n’est pas en cours
d’exécution lorsque l’heure d’installation programmée survient, on essaie d’installer la mise à jour ou on la
programme pour le prochain démarrage du poste.

Pour de plus amples renseignements sur la programmation des installations de mises à jour et la
désactivation des mises à jour automatiques, consultez Configurer les mises à jour automatiques avec les
paramètres de registre.

3. Administration système
Cette rubrique, principalement destinée aux administrateurs système de M-Files, explique comment gérer,
maintenir et configurer le système M-Files.

Cette rubrique, principalement destinée aux administrateurs système de M-Files, explique comment gérer,
maintenir et configurer le système M-Files.

Illustration 17 : Les clients M-Files (à gauche) sont utilisés pour accéder à M-Files Server (au centre), qui gère les coffres (à droite).
 M-Files | 3. Administration système | 154

La première sous-rubrique, Installer et maintenir M-Files, est une introduction au système M-Files, fournit
des instructions pour l’installation et la mise à niveau du système et explique comment sont gérés les
connexions au serveur et les coffres.

La deuxième sous-rubrique, Configurer M-Files, traite les différents moyens qui permettent de configurer
et personnaliser votre système pour qu’il s’accorde parfaitement aux conditions et processus qui vous
sont spécifiques. Elle englobe des thèmes tels que la modification de la structure des métadonnées du
coffre, la configuration des workflow, l’utilisation des applications pour coffre, l’emploi des gestionnaires
d’événements et des scripts, etc.

Dans ce chapitre

• Installer et maintenir M-Files

• Configurer M-Files

3.1. Installer et maintenir M-Files

Cette rubrique décrit la composition du système M-Files, la façon dont vous pouvez le configurer et
comment garantir que tout fonctionne comme prévu. Pour de plus amples renseignements sur, entre
autres, la façon de modifier la structure des métadonnées du coffre, les workflows de l’objet ou le
comportement de la fiche de métadonnées, ou encore la manière d’installer et d’utiliser les applications du
coffre, consultez Configurer M-Files.

Dans ce chapitre

• Vue d'ensemble du système

• Installation et mise à niveau de M-Files
• M-Files Admin
• Connexions au serveur M-Files
• Gestion des coffres

3.1.1. Vue d'ensemble du système

Un système M-Files se compose de ces éléments :

1. Un ordinateur serveur (ou plusieurs serveurs) avec le composant M-Files Server qui contient les
coffres.
2. clients M-Files utilisés pour afficher et modifier les informations stockées dans le coffre avec les
appareils des utilisateurs finaux.

Vous pouvez accéder aux coffres avec ces méthodes :

• Installez M-Files Desktop sur votre appareil.

• Accédez à M-Files Web avec un navigateur Web.
• Utilisez les applis mobilesM-Files pour les dispositifs iOS et Android.
 M-Files | 3. Administration système | 155

Illustration 18 : Les clients M-Files (à gauche) sont utilisés pour accéder à M-Files Server (au centre), qui gère les coffres (à droite).

L'illustration ci-dessus fournit une description détaillée du système M-Files : les clients (M-Files Desktop,
M-Files Web ou l'une des applications mobiles M-Files) à gauche sont utilisés pour accéder au serveur
(centre de l'image), qui à son tour gère un ou plusieurs coffre(s) (à droite). Sinon, M-Files Server et les
coffres peuvent être localisés dans un serveur en ligne (reportez-vous à Options de déploiement M-Files).

Vous pouvez modifier les paramètres du serveur et la structure du coffre à l'aide de M-Files Admin.
Avec les M-Files Desktop Paramètres, vous pouvez ajouter, retirer et modifier les connexions au coffre.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de M-Files Web et des applications mobiles, reportez-vous aux
rubriques Accès à M-Files Web et Accès à M-Files Mobile.

Dans ce chapitre

• Composants du système
• Options de déploiement M-Files
• Éditions de plateforme M-Files
• Versions traduites du logiciel M-Files
• Sécurité et authentification
• Signature Electronique et conformité

Composants du système

Votre logiciel M-Files inclut les composants suivants :

• Installation de M-Files : À utiliser pour installer M-Files.

• M-Files Desktop: Il est tout à fait intégré à Windows et permet d'afficher le contenu dans diverses vues.
• Configuration de M-Files Desktop : Ce composant vous permet de connecter votre poste clients aux
coffres sur M-Files Server et de modifier d'autres réglages locaux.
• M-Files Server: Ce composant gère la sauvegarde centralisée et le partage de contenus.
• M-Files Admin: Un outil utilisé par l'administrateur systèmes d'information de votre entreprise pour
ajuster les paramètres de M-Files Server, gérer le coffre et modifier sa structure.
 M-Files | 3. Administration système | 156

• Afficher l'état : Ce composant vous permet de surveiller le statut des transferts de fichiers. Cet outil est
utile si vous utilisez M-Files avec une connexion lente et que vous souhaitez consulter la progression
du transfert.
• M-Files Web: Outre M-Files Desktop, vous pouvez accéder à M-Files à l'aide d'un navigateur Web.
• M-Files Mobile: Pour accéder à M-Files avec votre appareil mobile, vous pouvez utiliser les applis
mobiles de M-Files pour iOS et Android.
• Mise à jour automatique : Maintient automatiquement votre logiciel M-Files à jour.

M-Files inclut également une ActiveX/COM API ainsi que l'API Web Service API de M-Files autorisant les
accès de programmation à M-Files via une interface de type REST (reportez-vous à M-Files Web Service).
L'API de M-Files et sa documentation sont incluses dans l'installation du logiciel M-Files.

Options de déploiement M-Files

M-Files propose de nombreuses options de déploiement qui vous permettent de tirer parti de M-Files
en vous basant sur le modèle qui répond le mieux aux besoins et au budget de votre entreprise. Vous
découvrirez ci-après une brève description de chaque option de déploiement. Contactez le département
Ventes de M-Files à l'adresse sales@[Link] si vous avez besoin d'informations complémentaires et
de conseils pour trouver la meilleure solution pour votre entreprise.

Illustration 19 : Vous pouvez accéder à vos coffres avec M-Files Desktop, M-Files Web et M-Files Mobile quelle que soit la solution de
déploiement que vous déciderez de mettre en œuvre.

Déploiement dans le cloud

M-Files Cloud est un environnement cloud entièrement géré pour l'automatisation du travail intellectuel.
M-Files Cloud vous permet de gérer vos contenus sans avoir à investir dans une infrastructure de serveur
locale et dans la maintenance correspondante. M-Files Cloud utilise les services cloud de pointe de
 M-Files | 3. Administration système | 157

Microsoft Azure, qui ont été conçus pour garantir une disponibilité, une accessibilité, une fiabilité et une
sécurité élevées.

Les services M-Files Cloud peuvent facilement être redimensionnés en fonction des besoins de votre
entreprise. Grâce au modèle de tarification flexible et transparent, vous payez uniquement le nombre
de licences utilisateur et la quantité de stockage dont vous avez besoin. Les utilisateurs finaux peuvent
utiliser le navigateur Web, le client de bureau ou l'application mobile pour visualiser, modifier et partager
les documents à tout moment et à tout endroit.

For more information, refer to M-Files Cloud - Service Description in the M-Files Support Portal. See also
Exigences relatives à M-Files Cloud.

M-Files Manage

M-Files Manage est une application web qui permet la gestion centralisée des utilisateurs et des licences
de votre abonnement M-Files.

Avec M-Files Manage, vous pouvez par exemple effectuer les opérations suivantes :

• Ajouter et supprimer des utilisateurs.

• Ajouter et supprimer des licences.
• Modifier les informations utilisateur et les types de licences.
• Contrôler l'accès des utilisateurs aux coffres.
• Connecter un fournisseur d'identité, tel que Microsoft Entra ID, à votre abonnement pour importer et
synchroniser des groupes d'utilisateurs dans M-Files.
• Gérer les types de licences pour les groupes d'utilisateurs obtenus de votre fournisseur d'identité.
• Télécharger les programmes d'installation de M-Files.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section M-Files Manage User Guide.

Déploiement in situ

Un déploiement in situ convient parfaitement pour les entreprises qui ont déjà investi dans une
infrastructure informatique ou qui sont tenues d'utiliser une solution in situ déployée derrière le propre
pare-feu de l'entreprise pour des raisons réglementaires.

L'utilisation de serveurs in situ pour les coffres de M-Files ne signifie pas, cependant, qu'il ne sera pas
possible d'y accéder de manière sécurisée depuis l'extérieur (ou l'intérieur) du réseau de l'entreprise. Les
coffres du réseau privé de l'entreprise sont accessibles via M-Files Web, M-Files les applications mobiles
ou M-Files Desktop (avec une connexion VPN ou une clé pré-partagée) n'importe où.

Déploiement dans le cloud autogéré

Vous pouvez configurer M-Files sur une machine virtuelle Windows Server s'exécutant sur une plateforme
cloud telle que Microsoft Azure, Amazon Web Services ou Google Cloud. Ces déploiements dans le cloud
sont autogérés de la même façon que les déploiements M-Files in situ.

L'option de déploiement d'instance gérée de Microsoft Azure SQL Database permet à votre organisation
de configurer un environnement cloud pour contrôler le serveur M-Files et le gestionnaire de base de
données de coffres. Une instance gérée de Microsoft Azure SQL Database est une instance de SQL
Server Database Engine entièrement gérée, hébergée dans le cloud Azure.
 M-Files | 3. Administration système | 158

Déploiement hybride

Une solution hybride permet aux entreprises de tirer parti à la fois de leurs investissements technologiques
sur site existants et de M-Files Cloud, la plateforme d'automatisation du travail intellectuel primée. Elle
élimine également le besoin de procéder à une migration des données et permet aux entreprises de laisser
les anciens contenus là où ils sont.

M-Files Cloud s'intègre de façon transparente aux systèmes ERP ou CRM déployés in situ, tels que SAP
ou Microsoft Dynamics GP et AX. De la même façon, un déploiement in situ de M-Files s'intègre facilement
aux applications cloud professionnelles existantes, telles que Salesforce, Microsoft Dynamics Online ou
NetSuite.

Par ailleurs, les mêmes options de client (M-Files Desktop, M-Files Web et applications mobiles M-Files)
sont disponibles pour les déploiements hybrides.

Éditions de plateforme M-Files

M-Files est disponible dans différentes éditions de plateforme. Chaque édition de plateforme contient un
ensemble différent de fonctions M-Files. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la page
éditions de plateforme.

Remarque : Il est possible que toutes les fonctions décrites dans ce guide utilisateur ne soient pas
disponibles dans votre édition de plateforme.

Versions traduites du logiciel M-Files

Le logiciel M-Files est actuellement disponible dans les langues suivantes :

• Albanais • Coréen
• Arabe • Macédonien
• Bulgare • Mongolien
• Chinois (Simplifié / RPC) • Norvégien
• Chinois (Traditionnel / Taïwan) • Polonais
• Croate • Portugais (Brésil)
• Tchèque • Roumain
• Danois • Russe
• Hollandais • Serbe (cyrillique)
• Anglais • Serbe (latin)
• Estonien • Slovaque
• Finlandais • Slovène
• Français • Espagnol
• Allemand • Suédois
• Grec • Thaï
• Hébreu • Turque
• Hongrois • Ukrainien
• Italien • Vietnamien
• Japonais

Vous pouvez modifier la langue du logiciel et du coffre (structure de métadonnées) lorsque le logiciel
est en cours d'exécution. Par exemple, lorsqu'une version finnoise de M-Files a été installée sur votre
ordinateur, vous pouvez facilement basculer vers la version française sans avoir à réinstaller le logiciel.
Cela représente un grand avantage lorsque des ordinateurs partagés sont utilisés.
 M-Files | 3. Administration système | 159

Remarque : Uniquement si 1) la langue d'installation du logiciel, 2) la langue du coffre et 3)

la langue de l'écran Windows sont les mêmes, toutes les commandes de M-Files ainsi que
la structure des métadonnées du coffre sont affichées dans cette langue. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Langues et Traductions.

Sécurité et authentification

Cette rubrique aborde différents thèmes concernant la sécurité du système ainsi que les connexions à M-
Files Server et les coffres M-Files.

Aide à l'administration

Reportez-vous aux documents suivants pour obtenir des informations plus techniques :

• Best Practices for Data Security and High Availability in M-Files

• Protecting Data in Transit with Encryption in M-Files
• Protecting File Data at Rest with Encryption in M-Files
• Setting Up M-Files to Use gRPC
• Enabling RPC over HTTPS connections to M-Files Server
• Securing Access to M-Files Vaults with a Pre-Shared Key
• Using Federated Authentication with M-Files

Dans ce chapitre

• M-Files et la détection de virus

• Accéder aux coffres M-Files sans VPN
• Connexions HTTPS à M-Files Server
• M-Files et authentification fédérée

M-Files et la détection de virus

M-Files est compatible avec tous les produits de détection de virus utilisés couramment.

Assurez-vous que les antivirus des ordinateurs des utilisateurs n'effectuent pas d'analyse programmée
pour le lecteur virtuel M-Files (le lecteur M: par défaut). Une analyse antivirus programmée du lecteur M-
Files chargerait tout le contenu du serveur M-Files vers le client utilisateur et solliciterait inutilement le
réseau et le serveur.

Pour des performances optimales, désactivez l'analyse en temps réel pour le lecteur M-Files et le dossier
d'installation M-Files (C:\Program Files\M-Files\ par défaut) sur le serveur et les ordinateurs
clients. Cela évite une charge inutile du système et d'éventuels conflits entre M-Files et le logiciel antivirus.

Exclure le lecteur M-Files et le dossier d'installation du programme anti-virus

Pour exclure le lecteur M-Files et le dossier d'installation du programme anti-virus, ajoutez leurs chemins
d'accès aux listes d'exclusions ou d'exceptions correspondantes dans le logiciel anti-virus. Par exemple,
dans Symantec Endpoint Protection Manager (SEPM), cela s'effectue via une stratégie d'exceptions.
D'autres logiciels anti-virus utilisés couramment peuvent utiliser une terminologie telle que "liste des
éléments exclus", "exclure objets", ou "exclure de l'analyse". Il existe des listes d'exclusion séparées
généralement pour l'analyse planifiée et l'analyse en temps réel.

Si vous ne pouvez pas exclure le lecteur M-Files dans le logiciel anti-virus, utilisez M-Files Admin pour
paramétrer les processus d'analyse antivirus de telle façon qu'ils ne puissent pas analyser le lecteur. Pour
ce faire, dans la section Advanced Vault Settings de M-Files Admin, accédez à Client > Desktop >
 M-Files | 3. Administration système | 160

Excluded Antivirus Scanning Processes. Pour accéder à ce paramètre, le paramètre Manage Client
Settings Centrally doit être défini sur Yes. Avant de le définir sur Yes, lisez la description correspondante
dans l'onglet Info.

Cliquez sur Add Process et saisissez le nom du processus d'analyse antivirus. Par exemple,
[Link]. Ajoutez autant de processus que nécessaire. Cliquez finalement sur Save.

Vous pouvez utiliser Process Monitor de Microsoft pour vous assurer que le dossier d'installation et le
lecteur M-Files sont exclus de l'analyse antivirus. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à cet article.

Exclure le processus M-Files Client de l'analyse antivirus.

Si votre logiciel antivirus vous permet d'exclure des processus par leur nom, il peut être judicieux
d'exclure [Link] de l'analyse en temps réel sur les ordinateurs clients. Cela peut améliorer les
performances car ce processus veille à ce que l'antivirus n'analyse pas deux fois les mêmes fichiers :
une fois lorsque l'application ouvre le fichier et une seconde fois lorsque [Link] effectue une
opération interne Ouvrir sur le même fichier.

Le chemin d'accès par défaut à [Link] est C:\Program Files\M-Files\<version>\Bin

\x64\[Link].

• Si vous utilisez Microsoft Windows Defender, reportez-vous à l'article d'aide Excluding M-Files Client
from Windows Defender.
• Si vous utilisez SEPM, reportez-vous à l'article de la base de connaissances de Symantec Exceptions:
User-defined Exceptions.

À l'exclusion M-Files des processus de serveur et données de coffre provenant de l'analyse

antivirus

Remarque : Si les processus et les dossiers indiqués dans cette section ne sont pas exclus
de l'analyse antivirus sur le serveur M-Files, les utilisateurs peuvent constater une mauvaise
performance du coffre. Cela peut également entraîner des défaillances de sauvegarde des
données du coffre.

Sur la machine du serveur M-Files, assurez-vous que ces processus sont exclus de l'analyse antivirus en
temps réel :

Nom du processus Emplacement par défaut

[Link] C:\Program Files\M-Files\<version>\Bin\x64\
[Link] C:\Program Files\M-Files\<version>\Bin\x86\
[Link] C:\Program Files\M-Files\<version>\Bin\x64\
[Link] C:\Program Files\M-Files\<version>\Bin\x64\
[Link] C:\Program Files\M-Files\<version>\Bin\x64\
[Link] C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\Web
\GRPC\

Assurez-vous également que ces dossiers sont exclus :

• Le dossier d'installation de M-Files (C:\Program Files\M-Files\ par défaut)

• Le dossier des données de coffre (C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\ par défaut)
 M-Files | 3. Administration système | 161

Exclure d'autres processus

L'exclusion du processus [Link] de l'analyse de virus en temps réel peut améliorer les
performances lorsque l'utilisateur convertit des documents en PDF. Son emplacement par défaut est C:
\Program Files\PDF-XChange\PDF-XChange Standard.

Assistance anti-malware

M-Files Server prend en charge les vérifications anti-malware sur Microsoft Windows Server 2016 et les
versions ultérieures. Les fichiers téléchargés sur le M-Files le serveur peuvent être analysés pour détecter
les virus et les logiciels malveillants avant d’être enregistrés dans le référentiel. Pour ce faire, vous devez
utiliser un logiciel anti-virus qui est compatible avec Windows Antimalware Scan Interface (AMSI). Par
exemple, Microsoft Windows Defender. L'analyse en temps réel doit également être activée.

Pour utiliser les contrôles anti-malware, ajoutez ces paramètres au registre Microsoft Windows sur
l'ordinateur M-Files Server :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\MFServer
Nom de la EnableAntimalwareScanner
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Valeur 1
Description Active l'analyse anti-malware sur Microsoft Windows 10, Microsoft Windows Server 2016
et les versions ultérieures.

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\MFServer
Nom de la TreatAntimalwareScannerErrorsAsTransferBlockingErrors
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Indique si le transfert des fichiers vers M-Files Server est bloqué si le logiciel anti-malware
n’est pas disponible ou n’a pas été correctement configuré. La valeur par défaut est 0.
Valeur 0 Ne pas bloquer le transfert des fichiers si le logiciel anti-malware n’est pas
disponible ou n’est pas correctement configuré.
1 Bloquer le transfert des fichiers si le logiciel anti-malware n’est pas disponible ou
n’est pas correctement configuré.

Pour que les modifications s'appliquent, vous devez redémarrer le service M-Files Server.
Accéder aux coffres M-Files sans VPN

Les entreprises ont couramment misé sur la technologie du réseau privé virtuel (VPN) en vue de protéger
les ressources de l’entreprise (comme les coffres M-Files) de l’extérieur du réseau privé de l’entreprise.
Les versions 10.2 et ultérieures de M-Files vous permettent de fournir un accès sécurisé au système M-
Files, et ce sans les inconvénients de la méthode classique basée sur le VPN.

La sécurité de cette approche est fondée sur le cryptage de tout le trafic réseau entre les appareils clients
et le serveur via HTTPS (SSL/TLS) et sur l'utilisation d'une clé pré-partagée sous la forme d'un "secret
 M-Files | 3. Administration système | 162

partagé" supplémentaire au niveau de l'authentification qui assure que seuls les appareils autorisés
peuvent tenter de se connecter au système.

Remarque : Les serveurs basés sur Cloud, M-Files Web et les applications mobiles utilisent par
défaut, le protocole HTTPS, mais pour que les clés pré-partagées fonctionnent avec la connexion
des ordinateurs clients sur le serveur in situ, une communication "RPC via HTTP avec SSL" entre
le serveur et les ordinateurs clients doit être activée. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter au document Enabling RPC over HTTPS connections to M-Files Server.

Réunis ensemble, le cryptage HTTPS et l'utilisation de clés pré-partagées sous forme de deuxième facteur
d'authentification fournissent une sécurité similaire à celle d'un VPN, mais sans les difficultés en termes de
complexité et de compatibilité du VPN. Néanmoins, il convient de noter que l'approche n'est pas identique
au VPN du point de vue de la sécurité, et que chaque entreprise doit déterminer si le fait d'autoriser l'accès
aux coffres M-Files sans VPN est adapté, si l'on prend en compte les besoins et les exigences de sécurité
de l'entreprise.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de clés pré-partagées pour sécuriser l'accès à M-Files, veuillez
vous reporter à la rubrique Securing Access to M-Files Vaults with a Pre-Shared Key.

Remarque : Les environnements M-Files Cloud ne prennent pas en charge l'authentification

des clés pré-partagées. Dans les environnements M-Files Cloud, vous pouvez utiliser d'autres
mécanismes d'authentification puissants de fournisseurs d'identité compatibles tels que Azure
Active Directory et Okta.

Connexions HTTPS à M-Files Server

M-Files Desktop utilise le protocole TCP/IP, HTTPS ou gRPC pour communiquer avec M-Files Server. Le
M-Files Web classique utilise HTTP ou HTTPS, le nouveau M-Files Web utilise gRPC et M-Files Mobile
utilise HTTP, HTTPS ou gRPC pour la communication avec le serveur.

gRPC est utilisé pour toutes les connexions aux coffres dans le nouveau M-Files Cloud et est recommandé
pour toutes les nouvelles mises en œuvre de serveurs in-situ en tant que protocole de connexion d'avenir.
Néanmoins, le moyen par défaut utilisé par M-Files Desktop pour communiquer avec un serveur M-Files
in-situ consiste à utiliser le protocole Remote Procedure Call (RPC) (TCP/IP, port 2266). Étant donné que
ce mode de communication ne requiert aucune étape de configuration supplémentaire, il s'agit en général
d'un moyen privilégié de communiquer au sein du réseau interne d'une entreprise.

Dans certaines situations, il est préférable de permettre à M-Files Desktop de communiquer avec M-
Files Server via le protocole HTTPS au lieu de RPC. C'est particulièrement utile lorsque les clients se
connectent depuis l'extérieur du réseau interne de la société. Les connexions HTTPS sont toujours
cryptées et ne sont généralement pas verrouillées dans les réseaux des hôtels ou les réseaux publics.

Pour connaître les instructions à suivre pour activer la communication « RPC via HTTP avec SSL »
entre M-Files Desktop et M-Files Server, veuillez vous référer au document Enabling RPC over HTTPS
connections to M-Files Server. Avec la configuration décrite dans le document, tout le trafic en provenance
de M-Files Desktop est crypté et acheminé à travers TCP port 443.

Une fois les connexions « RPC via HTTP avec SSL » activées sur le serveur, les utilisateurs finaux sont
en mesure d'utiliser le protocole HTTPS en ajoutant ou en modifiant la connexion au coffre dans les
paramètres de M-Files Desktop.

M-Files et authentification fédérée

En règle générale, l'identité de l'utilisateur est vérifiée à l'aide d'identifiants spécifiques au logiciel ou
des identifiants Windows. L'authentification fédérée offre aux organisations la possibilité d'utiliser un
système d'authentification qui est complètement externe à M-Files. L’authentification fédérée permet aux
 M-Files | 3. Administration système | 163

utilisateurs de M-Files d’être authentifiés à l’aide de services tiers appelés fournisseurs d’identité, tels que
Google ou Microsoft Entra ID. Très souvent, le fait d'avoir un référentiel centralisé pour tous les identifiants
d'utilisateur M-Files complètement en dehors du système M-Files peut se révéler très utile. La gestion de
l'identité fédérée permet également une authentification intégrée et fournit aux utilisateurs la possibilité
d'utiliser leurs propres identifiants.

Illustration 20 : Flux d’authentification dans un système d’authentification fédérée.

Cette illustration offre un aperçu du processus d’authentification fédérée :

1. Un utilisateur M-Files essaie de se connecter à un coffre et le client, que ce soit M-Files Desktop ou
tout autre client M-Files, envoie une demande d’authentification à M-Files Server.
2. M-Files Server crée une demande d’autorisation qu’il envoie au fournisseur d’identité.
3. L’utilisateur est ensuite redirigé vers la page de connexion du fournisseur d’identité où l’utilisateur
indique ses identifiants.
4. Une fois les identifiants validés par le fournisseur d’identité, ce dernier renvoie une réponse à M-Files
Server sous la forme d’un jeton d’identité qui comporte une affirmation stipulant que l’utilisateur a été
authentifié.
5. M-Files Server vérifie le jeton d’identité et concède à l’utilisateur l’accès au coffre.

Vous pouvez utiliser l’éditeur de configurations dans M-Files Admin pour activer l’authentification fédérée
au niveau de votre coffre. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Utilisation de l’éditeur de
configurations.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’authentification fédérée avec M-Files, consultez l’article Using
Federated Authentication with M-Files.

Signature Electronique et conformité

Les entreprises utilisant M-Files peuvent gérer leurs documents et processus efficacement et
qualitativement. M-Files peut être utilisé pour assurer la conformité aux diverses spécifications, bonnes
pratiques de fabrication, procédures générales et documents de normalisation. De plus, M-Files fournit
des commandes permettant de gérer et de contrôler des documents généraux associés aux activités
quotidiennes.

M-Files répond également aux exigences spécifiques associées aux dossiers ainsi qu'aux diverses
spécifications et normes suivantes. Par exemple, M-Files est conforme aux normes et directives
suivantes :

• Série ISO 9001

• FDA 21 CFR Part 11
• BPF UE annexe 11
 M-Files | 3. Administration système | 164

• HIPAA
• Sarbanes-Oxley

M-Files peut également être utilisé pour la mise en place de systèmes de données conformes à TLL-4
(TLL-4 est une classification de sécurité de données utilisée dans l'administration publique et par les forces
de défense).

M-Files supporte l'administration de signatures et de dossiers électroniques conformément à FDA 21 CFR

partie 11. Cela implique le maintien de la traçabilité détaillée des actions réalisées sur les documents, de la
surveillance de sécurité des actions individuelles et la certification des signatures électroniques avec noms
d'utilisateur.

Activation

Le module Electronic Signatures and Advanced Logging comprend les extensions d'observateur
d'événements susmentionnées ainsi que la fonction de signature électronique. Le module est disponible à
un tarif spécifique.

Pour pouvoir activer le module, un code de licence approprié doit être activé dans votre système. La
licence fonctionne par abonnement. Activez ou mettez à jour le code de licence dans M-Files Admin (pour
obtenir davantage d'informations, se reporter à Gérer des licences du serveur). De plus, les fonctions
de traçabilité du coffre doivent être activées (voir Propriétés Avancées du Coffre de documents). Si M-
Files Compliance Kit n’est pas installé, vous devez également ajouter manuellement la structure des
métadonnées de signature électronique à votre coffre (pour les instructions, consultez Définitions de
métadonnées pour un objet de signature électronique).

Plus d'informations

Pour obtenir davantage d'informations sur les extensions associées au module Electronic Signatures and
Advanced Logging pour l'observateur d'événements et les signatures électroniques, veuillez vous reporter
à Observateur d'événements du coffre et Signatures électroniques.

M-Files peut également être utilisé pour répondre à d'autres normes, systèmes de gestion de la qualité,
exigences de conformité, directives, procédures et processus de différents domaines. Les entrées de
journal, la traçabilité, l'historique des versions et les signatures électroniques forment un ensemble de
fonctions proposées par M-Files. Pour découvrir comment M-Files peut soutenir votre activité en répondant
aux spécifications et normes en vigueur, veuillez nous contacter à l'adresse sales@[Link].

3.1.2. Installation et mise à niveau de M-Files

Cette section vous indique les différentes étapes à suivre et les conditions nécessaires à l’installation ou
à la mise à jour de M-Files, tout en décrivant comment configurer un coffre, y ajouter des utilisateurs et
établir une connexion au coffre.

Reportez-vous à Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après la création ou la migration d'un
coffre pour obtenir une liste des tâches que nous recommandons d'effectuer lors de l'installation.

Dans ce chapitre

• Configuration requise et détails techniques

• Installer le logiciel
• Mise à jour de M-Files
• Mise à jour manuelle de M-Files
 M-Files | 3. Administration système | 165

Configuration requise et détails techniques

Cette rubrique indique la configuration matérielle et logicielle requise et fournit des instructions pour la
mise en œuvre de M-Files. La page Détails techniques contient des informations sur les environnements
spéciaux, le cryptage des données de fichiers et les applications tierces.

Dans ce chapitre

• Système d'exploitation requis

• Directives relatives au matériel du serveur
• Exigences relatives à M-Files Cloud
• Exigences relatives à M-Files Mobile et à M-Files Web
• Exigences relatives à Microsoft SQL Server
• Détails techniques

Système d'exploitation requis

Nous vous recommandons d'utiliser les versions bureau de Microsoft Windows pour M-Files Desktop et les
versions serveur pour M-Files Server. Dans la mesure du possible, n'utilisez pas de système d'exploitation
Microsoft Windows en phase de support Extended. Veuillez vous reporter à la documentation de Microsoft
pour plus d'informations sur leurs phases de support et le cycle de vie des produits.

Systèmes d'exploitation compatibles avec M-Files Desktop

• Microsoft Windows 11 (64 bits) (recommandé)

• Microsoft Windows 10 (64 bits) (recommandé)
• Microsoft Windows Server 2022 (64 bits)
• Microsoft Windows Server 2019 (64 bits)
• Microsoft Windows Server 2016 (64 bits)

Systèmes d'exploitation compatibles avec M-Files Server

• Microsoft Windows Server 2022 (64 bits) (recommandé)

• Microsoft Windows Server 2019 (64 bits) (recommandé)
• Microsoft Windows Server 2016 (64 bits)
• Microsoft Windows 11 (64 bits)
• Microsoft Windows 10 (64 bits)

Remarque : Dans les environnements de production, nous vous recommandons de toujours

utiliser M-Files Server avec un système d'exploitation serveur.

La version du système d'exploitation peut être Workstation ou Server. Vous pouvez installer M-Files
Server sur un serveur physique ou sur un serveur virtualisé. Vous pouvez par exemple utiliser Hyper-V
ou VMWare ESXi pour la virtualisation du serveur. Vous ne pouvez toutefois pas utiliser M-Files dans un
environnement Windows Container ou Nano Server.

Pour des raisons de sécurité des données, n'installez pas M-Files Server sur un ordinateur également
utilisé comme contrôleur de domaine Microsoft.
 M-Files | 3. Administration système | 166

Utilisation de Linux et de macOS

Les utilisateurs de Linux et de macOS peuvent accéder à M-Files à l'aide de M-Files Web. Le navigateur
recommandé est Google Chrome. Les utilisateurs de macOS peuvent également installer M-Files Web
Companion pour modifier un contenu avec les applications de bureau.

Avec le M-Files Web classique, vous pouvez utiliser l'extension M-Files for Chrome.

Conditions requises .NET Framework

Microsoft .NET Framework (pas .NET) 4.7.2, 4.8.x ou une version ultérieure doit être installé sur les
ordinateurs serveur et client pour que M-Files puisse fonctionner correctement. Vous pouvez le télécharger
à l'adresse : [Link] La version Runtime est
normalement suffisante, mais vous pouvez également installer la version Developer Pack.

Directives relatives au matériel du serveur

Le système M-Files peut être configuré sur un seul serveur ou sur une base de données, une application
et des serveurs de recherche dédiés. Si vous utilisez M-Files Ground Link, consultez les instructions de
configuration du matériel applicables au serveur proxy Ground Link.

Planifiez l'architecture du serveur et en particulier la capacité mémoire et l'unité centrale du serveur de

manière à faciliter la mise à niveau ultérieure de la machine serveur.

M-Files Desktop, M-Files Admin et M-Files Server ne peuvent pas être utilisés sur les ordinateurs ayant un
processeur ARM. Les utilisateurs finaux utilisant ce type d'ordinateurs peuvent accéder aux coffres à l'aide
de M-Files Web.

! Important : Les configurations indiquées dans cette rubrique sont uniquement des exemples.
De nombreux facteurs affectent les performances du système. Par exemple, le degré d'activité
simultanée et le type d'opérations que les utilisateurs réalisent dans le coffre.

L'espace disque requis pour la base de données des métadonnées dépend de la complexité de
la structure des métadonnées ainsi que du nombre de versions d’objets figurant dans la base
de données. Vous pouvez utiliser les estimations indiquées dans cette rubrique dans les cas
d’utilisation de gestion de document types.

Pour les mises en œuvre de M-Files de grande envergure, contactez M-Files afin d'obtenir une aide
pour l'établissement du plan de mise en œuvre.

Dans ce chapitre

• Directives relatives au matériel pour les environnements à un seul serveur

• Directives relatives au matériel pour les environnements à plusieurs serveurs
• Directives relatives au matériel pour les serveurs proxy Ground Link

Directives relatives au matériel pour les environnements à un seul serveur

Cette rubrique indique la configuration matérielle requise et fournit les directives relatives au matériel pour
les environnements dans lesquels la machine serveur M-Files exécute l’application M-Files Server et le
serveur de bases de données (Firebird ou Microsoft SQL Server).

! Important : Les configurations indiquées dans cette rubrique sont uniquement des exemples.
De nombreux facteurs affectent les performances du système. Par exemple, le degré d'activité
simultanée et le type d'opérations que les utilisateurs réalisent dans le coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 167

L'espace disque requis pour la base de données des métadonnées dépend de la complexité de
la structure des métadonnées ainsi que du nombre de versions d’objets figurant dans la base
de données. Vous pouvez utiliser les estimations indiquées dans cette rubrique dans les cas
d’utilisation de gestion de document types.

Pour les mises en œuvre de M-Files de grande envergure, contactez M-Files afin d'obtenir une aide
pour l'établissement du plan de mise en œuvre.

Conditions de base

Processeur 2 cœurs
Mémoire 1 Go
Stockage Espace disque de 300 Mo pour M-Files Server

Environnements ayant jusqu'à 50 000 objets

Processeur 4 cœurs
Mémoire 4 Go
Stockage Disques RAID 1 ou RAID 5 et suffisamment d’espace disque pour les
fichiers, la base de données et les sauvegardes

Environnements ayant jusqu'à un million d'objets

Processeur 8 cœurs
Mémoire 16 Go
Stockage Disques RAID 1 ou RAID 5 et suffisamment d’espace disque pour les
fichiers, fichiers de base de données et les sauvegardes. Les fichiers de
base de données, les journaux de transaction de Microsoft SQL Server
et les fichiers d’index de recherche doivent être stockés sur des disques
SSD pour des performances optimales.
Système d'exploitation Système d'exploitation 64 bits
Système de gestion de base Microsoft SQL Server 2019 ou version ultérieure, Standard Edition ou
de données Enterprise Edition

Directives relatives au matériel pour les environnements à plusieurs serveurs

Pour les environnements ayant un grand nombre d’objets et d’utilisateurs, il est recommandé d’avoir
des machines serveurs dédiées distinctes pour l’application M-Files Server, la base de données du
coffre et l’indexation de recherche plein texte. Afin d'améliorer l'extensibilité et la disponibilité, il est
également possible d'avoir plusieurs serveurs d'application, de base de données de coffre et d'indexation
de recherche plein texte.

Dans les environnements Multi-Server Mode, chaque serveur d'application doit avoir le matériel
correspondant aux exigences requises pour les serveurs.

! Important : Les configurations indiquées dans cette rubrique sont uniquement des exemples.
De nombreux facteurs affectent les performances du système. Par exemple, le degré d'activité
simultanée et le type d'opérations que les utilisateurs réalisent dans le coffre.

L'espace disque requis pour la base de données des métadonnées dépend de la complexité de
la structure des métadonnées ainsi que du nombre de versions d’objets figurant dans la base
 M-Files | 3. Administration système | 168

de données. Vous pouvez utiliser les estimations indiquées dans cette rubrique dans les cas
d’utilisation de gestion de document types.

Pour les mises en œuvre de M-Files de grande envergure, contactez M-Files afin d'obtenir une aide
pour l'établissement du plan de mise en œuvre.

Environnements ayant jusqu'à un million d'objets lorsque Microsoft SQL Server est sur un serveur
distinct

Il est recommandé d’avoir un disque SSD à part pour l’indexation sur M-Files Server. Dans cet exemple,
les données des fichiers sont stockées sur le serveur d'application.

Composant du système Serveur de bases de données Serveur applicatif

Processeur 8 cœurs 8 cœurs

Mémoire 32 Go 16 Go

Stockage Disque SSD de 2 To 10 To au total (4 To pour les

fichiers + 4 To pour l’indexation +
20 % comme mémoire tampon)

Système de gestion de base de Microsoft SQL Server 2019 ou

données version ultérieure, Standard
Edition ou Enterprise Edition

Environnements ayant jusqu'à cinq millions d'objets et cinq téraoctets de fichiers

Remarque : Dans ces types d’environnements, des configurations sans serveur d'indexation de
recherche plein texte distinct peuvent suffire.

Composant du Serveur de bases de Serveur applicatif Indexation de

système données recherche plein
texte (installation
IDOL distribuée sur
1 serveur)

Processeur 16 cœurs 8 cœurs 8 cœurs

Mémoire 32 Go de 16 à 32 Go de 16 à 32 Go
 M-Files | 3. Administration système | 169

Composant du Serveur de bases de Serveur applicatif Indexation de

système données recherche plein
texte (installation
IDOL distribuée sur
1 serveur)

Stockage Disque SSD de 256 Disque SSD de 256 Disque SSD de 256 Go
Go pour le système Go pour le système pour le système
d’exploitation d’exploitation d’exploitation

Disques SSD pour les Disque dur interne Disques HDD/SSD

données de la base de de 15 To pour les de 256 Go pour les
données et le journal données de fichiers. installations IDOL :
des transactions de la Le stockage de fichiers
base de données peut être associé à un • 1 disque pour le
serveur applicatif ou le moteur DIH/DAH
Utilisez RAID 1 ou serveur applicatif peut se • 1 disque pour le
similaire connecter à un serveur moteur de contenu
de fichiers à part. de l'index journalier
• 5 disques pour les
Utilisez RAID 1 ou moteurs de contenu
similaire des principaux index

Utilisez RAID 1 ou
similaire

Système d'exploitation Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows

Server 2019 Server 2019 Server 2019

Système de gestion de Microsoft SQL Server

base de données 2019 ou version
ultérieure, Standard
Edition ou Enterprise
Edition

Environnements ayant jusqu'à 15 millions d'objets et 8 téraoctets de fichiers

Indexation de recherche plein texte

(installation IDOL distribuée sur
3 serveurs)

Serveur frontal 2 serveurs

Composant du Serveur de bases backend
système de données Serveur applicatif

Processeur 32 cœurs 16 cœurs 8 cœurs 16 cœurs par

serveur
 M-Files | 3. Administration système | 170

Indexation de recherche plein texte

(installation IDOL distribuée sur
3 serveurs)

Serveur frontal 2 serveurs

Composant du Serveur de bases backend
système de données Serveur applicatif

Mémoire 128 Go 32 Go 128 Go 128 Go par serveur

Stockage Disque SSD de Disque SSD de Disque SSD de Disque SSD de

256 Go pour 256 Go pour 256 Go pour 256 Go pour
le système le système le système le système
d’exploitation d’exploitation d’exploitation d’exploitation

Deux disques SSD Disque dur interne Disques HDD/SSD Disques HDD/SSD
de 512 Go pour les de 25 To pour de 256 Go pour les de 256 Go pour les
données de la base les données installations IDOL : installations IDOL :
de données de fichiers. Le
stockage de • 1 disque pour • 10 disques pour
Deux disques fichiers peut être le moteur DIH/ les moteurs de
SSD de 128 Go associé à un DAH contenu des
pour le journal des serveur applicatif • 1 disque pour principaux index
transactions de la ou le serveur le moteur de
base de données applicatif peut se contenu de Utilisez RAID 1 ou
connecter à un l'index journalier similaire
Utilisez RAID 1 ou serveur de fichiers
similaire à part. Utilisez RAID 1 ou
similaire
Utilisez RAID 1 ou
similaire

Système Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows

d'exploitation Server 2019 Server 2019 Server 2019 Server 2019

Système de Microsoft SQL

gestion de base Server 2019 ou
de données version ultérieure,
Standard Edition
ou Enterprise
Edition
 M-Files | 3. Administration système | 171

Environnements ayant jusqu'à 50 millions d'objets et 10 téraoctets de fichiers

Indexation de recherche plein texte

(installation IDOL distribuée sur
6 serveurs)

Serveur frontal 5 serveurs

Composant du Serveur de bases backend
système de données Serveur applicatif

Processeur 32 cœurs 16 cœurs 8 cœurs 16 cœurs par

serveur

Mémoire 512 Go 64 Go 128 Go 128 Go par serveur

Stockage Disque SSD de Disque SSD de Disque SSD de Disque SSD de

256 Go pour 256 Go pour 256 Go pour 256 Go pour
le système le système le système le système
d’exploitation d’exploitation d’exploitation d’exploitation

Deux disques SSD Disque dur interne Disques HDD/SSD Disques HDD/SSD
de 1 To pour les de 30 To pour de 256 Go pour les de 256 Go pour les
données de la base les données installations IDOL : installations IDOL :
de données de fichiers. Le
stockage de • 1 disque pour • 10 disques pour
Deux disques SSD fichiers peut être le moteur DIH/ les moteurs de
de 256 Go pour associé à un DAH contenu des
les journaux de serveur applicatif • 1 disque pour principaux index
transactions de la ou le serveur le moteur de
base de données applicatif peut se contenu de Utilisez RAID 1 ou
connecter à un l'index journalier similaire
Utilisez RAID 1 ou serveur de fichiers
similaire à part. Utilisez RAID 1 ou
similaire
Utilisez RAID 1 ou
similaire

Système Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows

d'exploitation Server 2019 Server 2019 Server 2019 Server 2019

Système de Microsoft SQL

gestion de base Server 2019 ou
de données version ultérieure,
Standard Edition
ou Enterprise
Edition
 M-Files | 3. Administration système | 172

Directives relatives au matériel pour les serveurs proxy Ground Link

Dans les environnements dédiés aux services du proxy Ground Link, nous recommandons la configuration
suivante.

Remarque : Les proxys Ground Link ne prennent pas en charge Multi-Server Mode.

Environnements avec un seul proxy Ground Link

Processeur 4 cœurs
Mémoire 8 Go
Stockage Espace disque de 10 Go pour M-Files Server et les fichiers temporaires

Si la même machine serveur est utilisée pour plusieurs proxys Ground Link, multipliez les ressources
matérielles par deux.

Exigences relatives à M-Files Cloud

Cette rubrique indique les exigences minimales requises et fournit des instructions pour le déploiement de
M-Files Cloud.

Applications clientes et interfaces prises en charge

Vous pouvez vous connecter à M-Files Cloud à l'aide des applications et interfaces d'application
suivantes :

• M-Files Desktop
• M-Files Admin
• Applications M-Files Mobile pour iOS et Android
• M-Files Web
• Ajouts basés sur M-Files Web (par exemple, M-Files Add-in for Teams and SharePoint Online)
• API M-Files Web Service (des restrictions peuvent s'appliquer)
• API M-Files (des restrictions peuvent s'appliquer)
• M-Files UI Extensibility Framework

Versions de M-Files Desktop et de M-Files Admin prises en charge

Pour obtenir des informations sur les versions de produit prises en charge par M-Files, reportez-vous à M-
Files Lifecycle Policy.

Nous vous recommandons vivement de toujours utiliser la dernière version disponible de M-Files Desktop
et de M-Files Admin sauf si votre environnement cloud est mis à jour selon un programme de mise à
niveau personnalisé. Dans ce cas, utilisez la même version M-Files Long-Term Support que celle utilisée
par le coffre sur le cloud.

Pour plus d'informations sur les exigences en termes de logiciel, voir Système d'exploitation requis.

Exigences pour M-Files Mobile et M-Files Web

Voir Exigences relatives à M-Files Mobile et à M-Files Web.

 M-Files | 3. Administration système | 173

Dans ce chapitre

• Exigences relatives aux connexions à M-Files Cloud

• Exigences relatives aux migrations d'un environnement local vers le cloud avec stockage cloud
• Exigences relatives aux migrations d'un environnement local vers le cloud avec sauvegardes des
coffres
• Formats de sauvegarde pris en charge pour M-Files Cloud

Exigences relatives aux connexions à M-Files Cloud

Avant de vous connecter à M-Files Cloud, prenez connaissance des exigences et restrictions suivantes.

Conditions requises

Vous devez avoir une connexion Internet.

• Pour des performances optimales, la latence entre le client et le serveur M-Files Cloud doit être
inférieure à 50 millisecondes. Vous pouvez utiliser l'outil d'état de connexion de M-Files Desktop pour
analyser la qualité de la connexion.
• Pour plus d'informations sur les performances du réseau, reportez-vous à Monitoring and Optimizing M-
Files Performance.

Les connexions depuis le réseau local aux coffres M-Files Cloud doivent être autorisées par le pare-feu.

• Protocole autorisé : gRPC ou HTTPS

• Port autorisé : 443
• Il n'existe aucune restriction concernant la plage d'adresses IP. Contactez le service clientèle M-Files
ou votre revendeur M-Files pour déterminer votre adresse IP statique ou vérifiez la plage d'adresses IP
ici : Azure IP Ranges and Service Tags.

Les connexions depuis le réseau local aux coffres M-Files Cloud doivent prendre en charge le protocole
TLS 1.2.

• Cela inclut les systèmes d'exploitation Microsoft Windows, Microsoft SQL Server, les solutions API, les
ordinateurs clients et les systèmes d'intégration.

Remarque : Le protocole TLS 1.2 doit être utilisé dans les environnements locaux si la
réplication avec stockage Cloud est utilisée.
• Consultez How to Enable TLS 1.2.

Restrictions

Les VPN site à site, point à site, Azure Express Route ainsi que les autres solutions VPN ne sont pas
pris en charge dans M-Files Cloud. Vous pouvez utiliser Ground Link lorsqu'une connexion sécurisée aux
données locales est nécessaire. Ground Link prend en charge les connecteurs de référentiel externe et les
types d'objets externes.

Les clés pré-partagées ne sont pas prises en charge dans M-Files Cloud.

Exigences relatives aux migrations d'un environnement local vers le cloud avec stockage cloud

Lorsque vous envisagez de migrer des coffres in situ vers M-Files Cloud, contactez M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 174

Avant de créer un paquet de réplication pour le stockage cloud, prenez connaissance des exigences et
restrictions suivantes.

Conditions requises

La configuration logicielle minimale requise pour le M-Files Server in-situ est M-Files 2015.1. M-Files
Server doit utiliser de préférence la dernière version disponible. Pour plus d'informations, reportez-vous à
la section M-Files version compatibility regarding API and Replication.

Le protocole TLS 1.2 doit être utilisé dans l'environnement local.

Tous les scripts et le code personnalisé doivent être désactivés dans les coffres. Le code personnalisé est
automatiquement supprimé des paquets de réplication lors de l'importation, sauf si votre environnement M-
Files Cloud est un service isolé. Le code supprimé inclut les composants suivants :

• Valeurs calculées des définitions de propriétés (VBScript)

• Scripts de validation des définitions de propriétés (VBScript)
• Conditions d'entrée et de sortie avancées pour les étapes de workflow (VBScript)
• Scripts d'étapes de workflow (VBScript)
• Scripts de transitions d'étape de workflow (VBScript)
• Gestionnaires d'événements

Astuce : Après la migration vers un environnement M-Files Cloud partagé, vous pouvez installer
des applications de coffre signées ainsi que des scripts et des applications de coffre personnalisées
qui ont été validés par M-Files. Dans les services isolés, la validation du code n'est pas nécessaire.

Restrictions

Les composants suivants ne peuvent pas être transférés avec la réplication :

• Applications de coffre et extensions d'interface utilisateur

• Paramètres stockés dans les données de coffre personnalisées
• Paramètres de coffre avancés
• Sources de messagerie et sources de fichiers externes
• Exportations de données pour l'établissement de rapports
• Comptes de connexion

Après la migration, l'approvisionnement et l'authentification des utilisateurs doivent être reconfigurés dans
le coffre M-Files Cloud.

Les configurations au niveau du serveur ne sont pas prises en charge et ne peuvent pas être migrées vers
M-Files Cloud. Les configurations au niveau du serveur peuvent inclure les composants suivants :

• Paramètres de registre Microsoft Windows

• Scripts PowerShell
• Tâches du Planificateur de tâches Microsoft Windows
• Pilotes Open Database Connectivity (ODBC) personnalisés
• Logiciel installé sur le serveur Microsoft Windows local

Exigences relatives aux migrations d'un environnement local vers le cloud avec sauvegardes des coffres

Lorsque vous envisagez de migrer des coffres in situ vers M-Files Cloud, contactez M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 175

Avant de créer une sauvegarde d'un coffre local, prenez connaissance des exigences et restrictions
suivantes.

Conditions requises

Le M-Files Server in situ doit être mis à niveau vers la dernière version disponible. Voir Configuration
requise et détails techniques.

Si vous utilisez Microsoft SQL Server pour héberger la base de données du coffre :

• Le logiciel du serveur doit être mis à niveau vers Microsoft SQL Server 2016 ou une version ultérieure
et le dernier service pack doit être installé.
• L'emplacement des fichiers doit être modifié de la base de données du coffre à un répertoire du
système.

Détection des erreurs :

• Les opérations d'optimisation de la base de données et de vérification et de réparation doivent être

terminées avec succès en mode approfondi dans tous les coffres locaux. Si des erreurs sont détectées,
elles doivent être résolues avant la création des sauvegardes. Signalez les erreurs non résolues à M-
Files.
• Le journal des événements Microsoft Windows du serveur in situ ne doit pas contenir d'erreurs
empêchant le déploiement de M-Files Cloud. Signalez les erreurs non résolues à M-Files.

Gestion des utilisateurs :

• Un système local de synchronisation et d'authentification des utilisateurs Windows sur le serveur

M-Files doit être remplacé par une solution compatible avec M-Files Cloud. Par exemple, un active
directory local doit être remplacé par Azure Active Directory. Pour davantage d'informations, veuillez
vous reporter à Authentification du coffre.
• Les comptes de connexion doivent être convertis en comptes spécifiques au coffre sur le serveur
M-Files local. Après cela, les comptes de connexion spécifiques au serveur existants doivent être
transférés vers les coffres appropriés.

Scripts et applications de coffre :

• Les applications de coffre personnalisées installées sur le serveur M-Files local doivent être mises à
niveau pour prendre en charge Multi-Server Mode.
• Toutes les applications de coffre personnalisées installées et tous les scripts et le code doivent être
validés. Cela n'est pas nécessaire si vous migrez vers un service isolé dans M-Files Cloud.
• Les modules complémentaires M-Files officiels installés sur le serveur M-Files local doivent être mis à
niveau vers la dernière version disponible.

Restrictions

Les configurations au niveau du serveur ne sont pas prises en charge et ne peuvent pas être migrées vers
M-Files Cloud. Les configurations au niveau du serveur peuvent inclure les composants suivants :

• Paramètres de registre Microsoft Windows

• Scripts PowerShell
• Tâches du Planificateur de tâches Microsoft Windows
• Pilotes Open Database Connectivity (ODBC) personnalisés
• Logiciel installé sur le serveur Microsoft Windows local
 M-Files | 3. Administration système | 176

Formats de sauvegarde pris en charge pour M-Files Cloud

Avant de créer une sauvegarde d'un coffre local, assurez-vous que les exigences suivantes sont remplies :
Exigences relatives aux migrations d'un environnement local vers le cloud avec sauvegardes des coffres.

Les formats suivants sont pris en charge pour les sauvegardes M-Files Cloud :

• Fichier MFB avec données de fichiers incluses dans le fichier (sauvegarde Firebird)
• Fichier MFB avec dossiers de données de fichiers distincts (sauvegarde Firebird)
• Fichier BACPAC avec dossiers de données de fichiers distincts (sauvegarde SQL)

Les formats suivants ne sont pas pris en charge :

• Fichier BAK avec dossiers de données de fichiers distincts (sauvegarde SQL)

• Tout fichier de sauvegarde SQL avec données de fichiers incluses dans le fichier
• Fichier zip

Exigences relatives à M-Files Mobile et à M-Files Web

Systèmes d’exploitation compatibles avec les applications M-Files Mobile

Nom de l’application Version OS requise

M-Files Mobile pour iOS iOS 14 ou version ultérieure
M-Files Mobile pour Android Android 9 ou version ultérieure
M-Files for MobileIron iOS 14 ou version ultérieure, Android 7 ou version ultérieure
M-Files for BlackBerry iOS 15 ou version ultérieure, Android 10 ou version ultérieure
M-Files for Intune iOS 15 ou version ultérieure, Android 9 ou version ultérieure

Navigateurs compatibles avec M-Files Web

Utilisez toujours la dernière version disponible du navigateur.

Navigateur Web Système d'exploitation

Google Chrome Microsoft Windows, macOS
Mozilla Firefox Microsoft Windows
Safari macOS
Microsoft Edge Microsoft Windows

Avec M-Files Web, vous pouvez utiliser M-Files Web Companion pour modifier un contenu avec les
applications de bureau.

Navigateurs compatibles avec le M-Files Web classique

Pour une expérience utilisateur optimale avec le M-Files Web classique, utilisez l'extension M-Files for
Chrome. Cette extension est disponible dans le Chrome Web Store pour les navigateurs Chromium. Ceux-
ci incluent Google Chrome et Microsoft Edge. En guise d'alternative à cette extension, votre administrateur
M-Files peut configurer Microsoft Office pour le web.

Utilisez toujours la dernière version disponible du navigateur.

 M-Files | 3. Administration système | 177

Navigateur Web Système d'exploitation

Google Chrome (recommandé) Microsoft Windows, macOS
Microsoft Edge (recommandé) Microsoft Windows
Mozilla Firefox Microsoft Windows
Safari macOS

Exigences relatives à Microsoft SQL Server

Vous pouvez utiliser Microsoft SQL Server comme gestionnaire de base de données du coffre. Reportez-
vous à notre politique de cycle de vie pour savoir quelles versions sont prises en charge. Les éditions
suivantes sont prises en charge : Microsoft SQL Server Express, Standard et Enterprise. Reportez-vous
à la documentation Microsoft afin de vous assurer que votre édition de Microsoft SQL Server dispose des
fonctions et capacités nécessaires pour votre environnement. M-Files est compatible avec l’utilisation de
Microsoft SQL Server sur Microsoft Windows.

Avec un environnement M-Files cloud que vous gérez vous-même, vous pouvez également utiliser
Microsoft Azure SQL Database Managed Instance comme gestionnaire de base de données du coffre.

Informations importantes

Veuillez prendre note des informations suivantes avant de configurer Microsoft SQL Server :

• Certaines éditions de Microsoft SQL Server peuvent avoir une limite stricte pour la taille de la base de
données. Si l'intégralité de l'espace de la base de données est utilisé, le coffre peut devenir inutilisable.

• Par exemple, si vous utilisez l'édition Express, il est extrêmement important de vous assurer que
l'espace de la base de données n'est jamais complètement utilisé. Sinon, il pourrait être impossible
de se connecter au coffre, quel que soit le compte de connexion utilisé.
• N'utilisez pas d'outils de réglage des performances pour les bases de données de coffre M-Files et ne
créez pas d'index ou de statistiques supplémentaires. Cela pourrait ralentir le système et rendre un
coffre inutilisable pendant une mise à jour.
• Nous recommandons d'utiliser M-Files Server et Microsoft SQL Server dans le même sous-réseau afin
de réduire la latence.

Activation des fonctions Microsoft SQL Server

Activez les fonctions indiquées ci-après pour utiliser Microsoft SQL Server comme gestionnaire de base de
données de M-Files.

Exemples de propriétés :

• Services de moteur de base de données

• Services de reporting, mode natif (si le reporting est utilisé)

Propriétés partagées :

• Outils de gestion, basique

• Outils de gestion, complet (si le reporting est utilisé)
 M-Files | 3. Administration système | 178

Chargement de l'assemblage Microsoft SQL Server (mise à jour M-Files de février 2023 et versions
antérieures)

La mise à jour M-Files de février 2023 et les versions antérieures utilisent un assemblage SQL Server
qui doit être utilisé dans l'instance SQL Server. Généralement, M-Files charge automatiquement cet
assemblage dans l’instance SQL Server. Il peut toutefois être nécessaire d'autoriser manuellement
l'utilisation de l'assemblage si, par exemple, M-Files ne bénéficie pas des autorisations nécessaires dans
l'instance SQL Server. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à l'article d'aide M-Files and SQL
Server 2017 compatibility. Si l'assemblage SQL Server est mis à jour, vous devez répéter le processus.

Détails techniques

Moteur de base de données et stockage des données

M-Files Server inclut Firebird Embedded qui est un puissant gestionnaire de base de données SQL.
Firebird est le gestionnaire de base de données par défaut de M-Files. Il n’est donc pas nécessaire
d’acheter de logiciel de base de données additionnel. Lorsque vous utilisez Firebird comme gestionnaire
de la base de données de M-Files, les métadonnées de documents et d’autres objets seront stockées
dans une base de données SQL. Les fichiers des données des objets sont stockés dans le système de
fichiers.

Vous pouvez également utiliser Microsoft SQL Server comme gestionnaire de base de données afin
d'améliorer les performances et la prise en charge des grands référentiels. Reportez-vous à notre politique
de cycle de vie pour savoir quelles versions sont prises en charge.

Lorsque vous utilisez Microsoft SQL Server comme gestionnaire de la base de données de M-Files, les
métadonnées de documents et d’autres objets seront stockées dans une base de données SQL. Les
fichiers d’objets peuvent être enregistrés soit dans la base de données MS SQL soit dans le système de
fichiers. Microsoft SQL Server peut être installé sur l’ordinateur de M-Files Server ou, sinon, l’ordinateur de
M-Files Server peut se connecter à une grappe de serveurs SQL. Dans le dernier cas, les exigences de
processeur et de RAM de M-Files Server peuvent être plus réduits que ce qui est indiqué ci-dessus.

Si votre entreprise souhaite utiliser un environnement cloud autogéré avec une base de données SQL,
vous pouvez utiliser l’option de déploiement d’instance gérée de Microsoft Azure SQL Database. Une
instance gérée de Microsoft Azure SQL Database est une instance de gestionnaire de base de données
SQL Server entièrement gérée, hébergée sur Azure Cloud.

Il est vivement recommandé de crypter les données enregistrées dans le système de fichiers. La
fonction de cryptage des données au repos utilise l'algorithme AES-256. Le cryptage est conforme à
la publication 140-2 du standard FIPS (Federal Information Processing Standard, Norme fédérale de
traitement des informations). Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Protecting File Data at
Rest with Encryption in M-Files.

M-Files utilise Unicode, ce qui lui permet de stocker et de trouver des données créées même dans des
langues orientales.

Communication réseau

M-Files Desktop utilise le protocole TCP/IP, HTTPS ou gRPC pour communiquer avec M-Files Server. Le
M-Files Web classique utilise HTTP ou HTTPS, le nouveau M-Files Web utilise gRPC et M-Files Mobile
utilise HTTP, HTTPS ou gRPC pour la communication avec le serveur.

Utilisez des connexions cryptées dans toutes les communications client-serveur. Pour plus d'informations,
reportez-vous à la section Protecting Data in Transit with Encryption in M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 179

Environnements spéciaux

M-Files peut être utilisé avec les technologies de virtualisation et de bureau à distance. M-Files est
compatible avec les environnements suivants :

• Services de bureau à distance (Service terminaux)

• Citrix XenApp

• M-Files est Citrix Ready pour Citrix XenApp 7.6. Voir Using M-Files with Citrix XenApp or Microsoft
RDS pour les détails de configuration.
• Serveurs de fichier Linux
• Réseaux Novell

Remarque : M-Files n'est pas responsable de la configuration des technologies de virtualisation

et de bureau à distance, ni des erreurs d'application causées par leur utilisation. Si un problème
connu ne peut pas être résolu dans un environnement virtuel ou de bureau à distance, vous devez
configurer un environnement non virtuel pour obtenir plus d'assistance.

Authentification de l’utilisateur

M-Files peut supporter plusieurs méthodes d’authentification (celles-ci peuvent être mélangées) :

Authentification Windows Les utilisateurs peuvent être authentifiés via les noms et les mots de
passe de compte Windows. Les comptes utilisateurs peuvent être
importés depuis le service d’annuaire Active Directory (LDAP).
Authentification fédérée Les utilisateurs sont authentifiés avec un fournisseur d’identité
externe (IdP), tel qu’Azure Active Directory. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Using Federated
Authentication with M-Files.
Authentification M-Files Les utilisateurs sont authentifiés en fonction des noms d’utilisateur et
des mots de passe spécifiés dans M-Files.

M-Files supporte les clés pré-partagées pour un niveau supplémentaire de sécurité. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Accéder aux coffres M-Files sans VPN.

Connexions aux bases de données

M-Files Server peut être intégré aux bases de données existantes comme les bases de données CRM
et ERP. Toutes les bases de données avec un pilote OLE DB ou ODBC sont supportées (serveur SQL,
Access, Oracle et MySQL).

Intégrations avec des applications tierces

De nombreuses applications tierces peuvent être intégrées à M-Files. Voir [Link]/integrations et

[Link] pour des exemples.

Interface de programmation (API)

M-Files inclut une ActiveX/COM API. Les langages pris en charge incluent [Link], C#, Visual Basic,
VBScript et C++. Par ailleurs, M-Files inclut l'API Web Service API de M-Files autorisant les accès de
programmation à M-Files via une interface de type REST (reportez-vous à M-Files Web Service).
 M-Files | 3. Administration système | 180

L' API de M-Files est incluse dans l'installation du logiciel M-Files. La documentation relative à l' API est
disponible en ligne ( M-Files API) et sous forme d'un fichier d'aide Microsoft HTML que vous pouvez
télécharger à l'adresse [Link]

M-Files UI Extensibility Framework permet d’utiliser des ajouts externes (applicationsM-Files) pour
personnaliser le comportement de M-Files Desktop. Avec ces applications, l’expérience M-Files peut être
modifiée pour mieux répondre aux divers secteurs et besoins spécifiques. Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à la documentation M-Files UI Extensibility Framework.

Installer le logiciel

M-Files peut être installé en tant qu’installation unique ou peut être distribué et installé sur plusieurs
postes à la fois. Ces instructions valent pour une installation unique de M-Files. Pour connaître les options
d'installation avancées, reportez-vous au document Installing M-Files Desktop, M-Files Server, and M-Files
Admin with Advanced Options.

Astuce : Pendant l'installation de M-Files, il peut être utile de consulter M-Files et la détection de
virus.

Lisez les informations suivantes avant de commencer l'installation :

• Microsoft .NET Framework (pas .NET) 4.7.2, 4.8.x ou une version ultérieure doit être installé sur
les ordinateurs serveur et client pour que M-Files puisse fonctionner correctement. Vous pouvez le
télécharger à l'adresse : [Link] La version
Runtime est normalement suffisante, mais vous pouvez également installer la version Developer Pack.
• Vous pouvez obtenir le fichier de configuration M-Files auprès de votre administrateur système ou le
télécharger à partir de la page de téléchargement de M-Files.
• Administrateurs système : Reportez-vous à Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après
la création ou la migration d'un coffre pour obtenir une liste des tâches que nous recommandons
d'effectuer lors de l'installation.

Pour une installation unique de M-Files :

1. Quittez toutes les autres applications en cours d'exécution sur votre ordinateur et double-cliquez sur le
fichier de configuration M-Files.

L’écran de bienvenue de l’assistant d’installation apparaît.

2. Cliquez sur Suivant.

3. Lisez et acceptez l'accord de licence de l'utilisateur final pour pouvoir continuer.

4. Cliquez sur Suivant.

5. Sélectionnez les composants du logiciel à installer.

Vous pouvez installer M-Files dans le mode Évaluation ou effectuer une installation normale.

Si vous n’êtes pas un administrateur système de M-Files au sein de votre organisation, vous
pouvez uniquement installer M-Files Desktop. Dans ce cas, M-Files Server a été installé pour
vous et votre administrateur système M-Files dispose des Outils M-Files Server (M-Files Admin).
À la suite d’une installation normale, vous pouvez vous connecter au(x) coffre(s) de votre
serveur M-Files par le biais des Paramètres M-Files Desktop.

L'installation d'évaluation inclut tous les composants du logiciel ainsi qu'un coffre démo, que
vous pouvez commencer à utiliser après l'installation.
 M-Files | 3. Administration système | 181

6. Cliquez sur Suivant.

7. Spécifiez l'emplacement de l'installation et cliquez sur Suivant.

8. Si vous ne voulez rien changer, cliquez sur Suivant pour démarrer l'installation.

9. Choisissez si vous souhaitez effectuer la Visite Guidée puis cliquez sur Terminer.

Le logiciel M-Files a été installé. Nous vous recommandons de consulter ensuite la rubrique Comment
démarrer avec M-Files.

Dans ce chapitre

• Exemple : Installation à instance unique de M-Files

Exemple : Installation à instance unique de M-Files

Il s’agit d’une brève description d’une installation de base de M-Files sur un seul ordinateur qui sert, dans
ce cas, de serveur et de client. Le but de cet exemple consiste à présenter les principales étapes de
configuration des composants élémentaires de M-Files.

Réalisez les étapes suivantes :

1. Installez le logiciel M-Files comme indiqué dans Installer le logiciel.

2. Créez un coffre conformément aux instructions présentées dans Création d'un coffre.

Veuillez toute fois noter que, avec l'option de l'installation d'évaluation, deux coffres sont
déployés automatiquement. Le Coffre Démo contient une structure de métadonnées de
référence et des vues pour certains processus courants de gestion des informations ainsi que
des fichiers de démonstration vous permettant d'évaluer facilement la recherche. Mon coffre
contient les mêmes vues et la même structure de métadonnées que le Coffre Démo, mais ne
comprend pas de contenu de démonstration. Vous pouvez utiliser la structure de Mon coffre
comme base pour servir vos objectifs au lieu de créer depuis le début un nouveau coffre. Vous
pouvez également restaurer la structure simple à partir du dossier d’installation M-Files Server
(C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\sample\My [Link] par défaut).

3. Créez un nouveau compte de connexion au serveur conformément aux instructions de Créer un

compte de connexion.

4. Créez un nouvel utilisateur (ou plusieurs utilisateurs) pour votre coffre comme indiqué dans Créer un
utilisateur.

À ce stade, les étapes suivantes doivent être réalisées :

• M-Files Server, M-Files Admin et M-Files Desktop ont été installés.

• Il y a un coffre sur le serveur : soit l’un des coffres qui viennent avec l’installation de
l’évaluation soit l’un de ceux que vous avez créés depuis le début.
• Il y a au moins un compte de connexion sur le serveur.
• Il y a au moins un utilisateur dans votre coffre.

5. Ouvrez les paramètres de M-Files Desktop et créez une connexion au coffre conformément aux
instructions de Ajouter une connexion à un coffre.

Vous devriez maintenant avoir un coffre sur le serveur de M-Files avec un utilisateur dont vous pouvez
utiliser les identifiants pour vous connecter au coffre et commencer à naviguer dans le contenu avec M-
Files Desktop.
 M-Files | 3. Administration système | 182

Mise à jour de M-Files

Les mises à jour automatiques maintiennent le logiciel M-Files à jour. Si une version plus récente de M-
Files devient disponible, il est téléchargé et installé automatiquement. Vous pouvez retarder les mises à
jour automatiques pendant une durée limitée si vous travaillez sur quelque chose d'important lorsqu'une
mise à jour automatique devient disponible.

Remarque : Pour que les mises à jour automatiques s'exécutent, les autorisations administratives
locales sur votre ordinateur ne sont pas nécessaires.

Lorsqu'une nouvelle version de M-Files est disponible, une notification s'affiche dans la zone supérieure de
M-Files Desktop. Cliquez sur Options pour programmer ou démarrer la mise à jour du logiciel M-Files.

La fonction obtient les informations sur les mises à jour les plus récentes à partir du serveur de mise à
jour via HTTPS sur le port TCP 443. Cela signifie qu'en principe, vous n'avez pas besoin de modifier les
paramètres du pare-feu.

Pour en savoir plus sur la mise à jour manuelle de M-Files, consultez Mise à jour manuelle de M-Files.

Configuration des mises à jour automatiques

Pour ouvrir les paramètres des mises à jour automatiques, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur

l'icône M-Files ( ) dans la barre d'état système de Windows et sélectionnez Configuration > Mise à
jour automatique.

Remarque : Si votre administrateur système M-Files gère les paramètres des mises à jour
automatiques, vous ne pouvez pas les modifier et toutes les options ne sont pas forcément visibles.

Pour une description plus détaillée sur la façon dont M-Files télécharge les packs de mise à jour si l'option
Télécharger les mises à jour automatiquement dans l'onglet Paramètres est activée, reportez-vous à
Processus de téléchargement des mises à jour. Pour vous assurer que votre logiciel M-Files est toujours à
jour, ne désactivez pas les mises à jour automatiques.

Pour rechercher des mises à jour manuellement, ouvrez l'onglet Installation et cliquez sur Vérifier
maintenant. Si un pack de mise à jour est disponible, il est téléchargé sur votre ordinateur.

Remarque : Si les mises à jour automatiques sont désactivées, vous devez disposer des
autorisations d'administrateur local sur votre ordinateur pour installer une mise à jour disponible.

Pour désactiver l'installation automatique des mises à jour, ouvrez l'onglet Paramètres et décochez la
case Installer les mises à jour automatiquement. Pour démarrer manuellement l'installation des mises à
jour disponibles, ouvrez l'onglet Installation et cliquez sur Installer. Si la touche Installer est désactivée,
aucune mise à jour n'est disponible pour l'installation.

Dans la partie Calendrier d'installation de l'onglet Installation, vous pouvez sélectionner les jours et
l'heure d'installation préférés des mises à jour de M-Files. Il est recommandé de sélectionner une date et
une heure en dehors des heures de travail afin que les installations n'interrompent pas les opérations de
M-Files dans votre organisation. Veuillez noter que le poste doit être en cours d’exécution et non en mode
veille ou en mode hibernation lorsqu’il est prévu d’installer la mise à jour. Si le poste n’est pas en cours
d’exécution lorsque l’heure d’installation programmée survient, on essaie d’installer la mise à jour ou on la
programme pour le prochain démarrage du poste.

Pour de plus amples renseignements sur la programmation des installations de mises à jour et la
désactivation des mises à jour automatiques, consultez Configurer les mises à jour automatiques avec les
paramètres de registre.
 M-Files | 3. Administration système | 183

Dans ce chapitre

• Configurer les mises à jour automatiques avec les paramètres de registre

• Processus de téléchargement des mises à jour

Configurer les mises à jour automatiques avec les paramètres de registre

En plus d'utiliser la boîte de dialogue Mises à jour automatiques, vous pouvez configurer les mises à
jour automatiques sur l'ordinateur serveur et les ordinateurs clients avec les paramètres de registre de
Microsoft Windows. Pour que les modifications s'appliquent, vous devez redémarrer le service M-Files
Server. Pour plus d'informations sur les mises à jour automatiques, veuillez vous reporter à Mise à jour de
M-Files.

Remarque : Si les mises à jour automatiques sont désactivées, vous devez disposer des
autorisations d'administrateur local sur votre ordinateur pour installer une mise à jour disponible.

Astuce : Dans Microsoft Windows , vous pouvez utiliser des Objets de Stratégie de Groupe pour
distribuer les paramètres de registre à plusieurs ordinateurs.

Désactivation ou activation des mises à jour automatiques

Ajoutez ou modifiez le paramètre de registre Windows suivant pour désactiver ou activer les mises à jour
automatiques. Pour vous assurer que votre logiciel M-Files est toujours à jour, ne désactivez pas les mises
à jour automatiques.

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\Common\Updates
Nom de la Enabled
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Si la valeur est définie sur 0, les mises à jour automatiques sont désactivées sur
l'ordinateur cible, y compris les vérifications manuelles des mises à jour à l'aide de la
boîte de dialogue Mises à jour automatiques. Vous pouvez mettre à jour le logiciel en
téléchargeant et en exécutant manuellement le pack d’installation.
Valeur par La valeur par défaut est 1.
défaut
Valeurs 1 Les mises à jour sont activées sur le poste.
valables
0 Les mises à jour sont désactivées sur le poste.

Désactivation ou activation des fonctions de mise à jour automatique

Ajoutez ou modifiez les paramètres de registre Windows de cette section pour désactiver ou activer des
fonctions de mise à jour automatique spécifiques.

Désactivation ou activation du paramètre d'installation automatique des mises à jour

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la AllowToUseAutoInstallationFeature
valeur
 M-Files | 3. Administration système | 184

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Type de REG_DWORD
valeur
Description Si la valeur est définie sur 0, l'installation des mises à jour automatiques est désactivée
et seul l'option Télécharger les mises à jour automatiquement est visible sur l'onglet
Paramètres dans la boîte de dialogue Mises à jour automatiques. Vous pouvez
toujours installer les mises à jour dans l'onglet Installation de la boîte de dialogue
Mises à jour automatiques.
Valeur par La valeur par défaut est 1.
défaut
Valeurs 1 Le paramètre Installer les mises à jour automatiquement apparaît dans
valables l'onglet Paramètres.
0 Le paramètre Installer les mises à jour automatiquement n'apparaît pas
et les mises à jour ne sont pas installées automatiquement.

Désactivation ou activation de l'installation automatique des mises à jour

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la EnableAutoInstallation
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Avec ce paramètre, vous pouvez indiquer si les mises à jour
automatiques sont installées automatiquement. Si le paramètre
AllowToUseAutoInstallationFeature est défini sur 0, ce paramètre n'a aucun
effet.
Valeur par La valeur par défaut est 0.
défaut
Valeurs 0 Les mises à jour automatiques ne sont pas installées automatiquement.
valables L'option Installer les mises à jour automatiquement est désactivée dans
l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue Mises à jour automatiques.
1 Les mises à jour automatiques sont installées automatiquement. L'option
Installer les mises à jour automatiquement est activée dans l'onglet
Paramètres de la boîte de dialogue Mises à jour automatiques.

Désactivation ou activation des téléchargements automatiques de mises à jour

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la EnableUpdates
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
 M-Files | 3. Administration système | 185

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Description Si la valeur est définie sur 0, M-Files ne télécharge plus les mises à jour
automatiquement, mais vous pouvez exécuter la vérification des mises à jour
manuellement dans l'onglet Installation de la boîte de dialogue Mises à jour
automatiques.
Valeur par La valeur par défaut est 1.
défaut
Valeurs 1 M-Files vérifie automatiquement les mises à jour et télécharge une nouvelle
valables version s’il y en a une de disponible.
0 M-Files ne vérifie pas automatiquement les nouvelles versions.

Désactivation ou activation des options de mise à jour automatique dans l’interface utilisateur

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la CanConfigureAutoInstallingViaUi
valeur
Type de valeur REG_DWORD
Description Si la valeur est définie sur 0, les réglages indiqués sur l'onglet Paramètres dans la
boîte de dialogue Mises à jour automatiques ne peuvent pas être modifiés.
Valeur par La valeur par défaut est 1 pour les systèmes d'exploitation Microsoft Windows Server
défaut et 0 pour les autres systèmes d'exploitation.
Valeurs 1 Les paramètres affichés sur l'onglet Paramètres dans la boîte de dialogue
valables Mises à jour automatiques peuvent être modifiés.
0 Les paramètres affichés sur l'onglet Paramètres dans la boîte de dialogue
Mises à jour automatiques ne peuvent pas être modifiés.

Contrôle de l’échéance d’installation

Vous pouvez, si nécessaire, ajuster l’échéance d’installation et la durée de laquelle les utilisateurs peuvent
différer l’installation. Ajoutez les paramètres de registre suivants sur le poste cible en vue de régler
l’échéance d’installation :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la PostponeDurationInHours
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Les utilisateurs peuvent différer le processus d’installation une fois avant son
démarrage. Modifiez cette valeur pour changer le nombre d’heures duquel les
utilisateurs peuvent différer le processus d’installation en sélectionnant Mettre à jour
plus tard dans la boîte de dialogue des options.
Valeur par 10 La valeur par défaut du délai supplémentaire est de 10 heures.
défaut
 M-Files | 3. Administration système | 186

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Valeurs Nombre d’heures quelconque.
valables

Définition du calendrier d’installation

Vous pouvez sélectionner les jours et heures préférés pour l’installation des mises à jour de M-Files. Il est
recommandé de sélectionner une date et une heure hors des heures de travail de sorte que l’installation
des mises à jour n’interrompe pas les tâches quotidiennes de M-Files au sein de l’organisation.

Veuillez noter que le poste doit être en cours d’exécution et non en mode veille ou en mode hibernation
lorsqu’il est prévu d’installer la mise à jour. Si le poste n’est pas en cours d’exécution lorsque l’heure
d’installation programmée survient, on essaie d’installer la mise à jour ou on la programme pour le
prochain démarrage du poste.

Ajoutez les paramètres de registre suivants sur le poste cible en vue de définir un calendrier d’installation :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la AutoInstallDays
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description Un ou plusieurs jours où l’on essaie d’installer les mises à jour automatiques. Valeurs
multiples séparées par un point-virgule.
Valeur par lun;mar;mer;jeu;ven;sam;dim
Par défaut, on essaie d’installer les mises à jour automatiques tous les jours de
défaut la semaine.
Valeurs lun Lundi
valables
mar Mardi
mer Mercredi
jeu Jeudi
ven Vendredi
sam Samedi
dim Dimanche

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la AutoInstallTimeOfDay
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description L’heure du jour au format 24 heures à laquelle on essaie d’installer les mises à jour
automatiques.
 M-Files | 3. Administration système | 187

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Valeur par 02:00 Par défaut, on essaie d’installer les mises à jour automatiques à 2 h 00.
défaut
Valeurs Toute heure de la journée.
valables

Définition du délai supplémentaire aléatoire maximum avant la mise à jour

Vous pouvez affecter un délai aléatoire au commencement des mises à jour automatiques en ajoutant le
paramètre de registre suivant sur le poste cible :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la AdditionalMaxRandomSleepingPeriod
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Valeur maximale du délai aléatoire (en d’autres mots, veille) ajoutée à la période
de veille principale (par défaut : une heure) au début du cycle interrogation-
téléchargement-installation des mises à jour automatiques. Le caractère aléatoire établit
une forme brute d’équilibrage de charge sur un réseau. Lors de l’établissement de la
valeur, gardez en tête que des valeurs trop importantes peuvent avoir un impact sur la
fréquence d’interrogation et que d’autres paramètres de registre ont une influence sur
la période de veille et l’installation. Leur effet conjugué peut avoir des répercussions
indésirables : par exemple, empêcher un utilisateur de retarder l’installation pendant
les horaires de travail ou retarder le téléchargement pour qu’il n’ait lieu qu’après un
jour d’installation hebdomadaire. Avec les valeurs par défaut, le cycle interrogation-
téléchargement-installation reprend toutes les 1-2 heures avec une moyenne de 1,5
heure.
Valeur par 3 600 La valeur de délai supplémentaire maximal par défaut est d’une heure (3 600
défaut secondes).
Valeurs 0 Pas de délai supplémentaire aléatoire.
valables
<1-86400>Délai supplémentaire aléatoire maximum en secondes.

Processus de téléchargement des mises à jour

Si l’option Vérifier les mises à jour automatiquement est activée, M-Files demande automatiquement un
pack de mises à jour auprès du serveur de mise à jour par défaut ([Link]) toutes
les heures. Si une nouvelle version est disponible, le serveur de mises à jour automatiques envoie à M-
Files le numéro de la nouvelle version et une URL HTTPS pour le pack de mise à jour.

Remarque : Les packs de mise à jour des nouvelles versions sont progressivement mis à
disposition après la sortie d’une mise à jour.

Après avoir reçu l’URL de téléchargement, M-Files vérifie qu’elle commence par https et, si tel est le
cas, télécharge le pack de mise à jour signé numériquement avec Background Intelligent Transfer Service
- service de transfert intelligent en arrière-plan (BITS). M-Files procède alors à la vérification du pack de
mise à jour qui a été créé et signé par M-Files, pour voir s’il n’a pas été falsifié. On garantit de la sorte qu’il
 M-Files | 3. Administration système | 188

peut être installé en toute sécurité. Ce n’est qu’alors que la nouvelle version est rendue disponible pour
son installation.

Illustration 21 : Processus de téléchargement et d’installation d’une mise à jour M-Files.

Mise à jour manuelle de M-Files

Remarque : Par défaut, M-Files est automatiquement mis à jour et la mise à jour manuelle n'est
pas nécessaire. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Mise à jour de M-Files.

Ne désinstallez pas les versions antérieures de M-Files avant de commencer la mise à jour. Le fichier
d'installation de M-Files détecte automatiquement les versions antérieures du logiciel et transfère les
paramètres vers la nouvelle version.

Pour mettre à jour M-Files vers une version plus récente :

1. Lancez le programme d'installation de la nouvelle version de M-Files.

2. Sélectionnez l'option Mise à niveau simple.

Lorsque vous sélectionnez l'option Mise à niveau simple, le programme installe la nouvelle version
et transfère les paramètres de M-Files et toutes les données locales de la version précédente vers la
nouvelle version. Le programme désinstalle ensuite la version précédente.

Conditions requises pour l'installation

Pour obtenir des informations sur les versions de produit prises en charge par M-Files, reportez-vous à M-
Files Lifecycle Policy.

Toutes les instances M-Files Server d’une installation de réplication doivent avoir le même numéro de
build. Par exemple, 12628 dans 23.5.12628.4.

Pour contrôler la compatibilité avec M-Files API et la réplication, reportez-vous à M-Files version
compatibility regarding API and Replication.

Si vous avez récemment effectué l'opération Vérifier et Réparer (Rapide) et que des problèmes ont été
détectés, assurez-vous que ceux-ci sont résolus avant de procéder à la mise à jour du logiciel.

Avant d'installer la mise à niveau sur le serveur M-Files, assurez-vous que les conditions indiquées ici sont
satisfaites.

• Votre serveur répond aux exigences de la nouvelle version. Voir Configuration requise et détails
techniques.
• Des sauvegardes récentes des coffres sont disponibles et exploitables. Les sauvegardes peuvent être
utiles si une erreur inattendue se produit pendant la mise à niveau.
• Des sauvegardes récentes de la base de données principale sont disponibles.

• Il est recommandé de stocker les sauvegardes sur un disque distinct du système principal.

Si une erreur se produit, créez une demande d'assistance dans M-Files Support Portal ou contactez
immédiatement votre revendeur M-Files. N'essayez pas de résoudre vous-même la situation.
 M-Files | 3. Administration système | 189

Remarque : Dans certains cas, vous devez désactiver votre logiciel antivirus pendant la durée du
processus de mise à jour.

Ordre d'installation
Vous pouvez mettre à niveau les ordinateurs clients et l'ordinateur serveur dans n'importe quel ordre. Si
vous ne passez pas à la version M-Files immédiatement ultérieure, assurez-vous que la nouvelle version
est compatible avec l’ancienne version afin d’éviter toute interruption inutile. Dans les scénarios suivants,
procédez d'abord à la mise à niveau du serveur, puis des ordinateurs clients.

Remarque : Il est possible que certaines nouvelles options et fonctionnalités de la nouvelle version
ne soient pas disponibles tant que la mise à niveau du serveur et des clients n'a pas été effectuée.

Mise à niveau des coffres hors ligne

La structure de la base de données interne du coffre change pendant la mise à niveau. C'est la raison
pour laquelle les coffres doivent également être mis à niveau. Tous les coffres en ligne sont mis à niveau
automatiquement pendant une mise à niveau logicielle. Les coffres qui sont hors ligne doivent toutefois
être mis à niveau manuellement.

Publications de service

Les publications de service sont de petites mises à niveau logicielles qui partagent le même numéro de
version principal (par exemple, 22.3). Le numéro de version principal est suivi de l'identifiant de version
à quatre ou cinq chiffres de la publication de service. Par exemple, 23.3.12441.9 et 23.3.12441.10
sont des publications de service pour la version 23.3.12441.6.

Les publications de service ne contiennent généralement pas de nouvelles fonctionnalités. Elles sont
publiées si des problèmes significatifs sont détectés dans la version publiée ou si la compatibilité avec les
nouvelles versions d'autres logiciels requiert des modifications de M-Files.

Les publications de service sont compatibles entre elles et peuvent être installées dans n'importe quel
ordre.

Déploiement centralisé avec la Windows Group Policy

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Windows Group Policy pour déployer automatiquement M-Files sur
les postes clients. Vous pouvez également utiliser une autre méthode de déploiement centralisé que vous
maîtrisez. Pour personnaliser le comportement du programme d'installation de M-Files, reportez-vous à
Installing M-Files Desktop, M-Files Server, and M-Files Admin with Advanced Options.

3.1.3. M-Files Admin

M-Files Admin est un outil qui sert à gérer et maintenir les coffres M-Files et les connexions M-Files
Server.

M-Files Server est le cœur de l'architecture du système M-Files. Il enregistre tous les objets (ex :
documents, employés et clients), contrôle les droits d'accès, enregistre les modifications effectuées sur
les objets (historique des versions) et permet à l'administrateur de configurer des connexions avec des
systèmes tiers (ex : base clients). En bref, M-Files Server enregistre et contrôle toutes les informations
liées au système M-Files.

Techniquement, M-Files Server, comme M-Files Desktop, est un service. Cela signifie que M-Files Server
démarre automatiquement lorsque l'ordinateur du serveur démarre. Le logiciel M-Files Server est donc
exécuté même si aucun utilisateur n'est connecté sur l'ordinateur exécutant le logiciel M-Files Server.
 M-Files | 3. Administration système | 190

Illustration 22 : La fenêtre principale M-Files Admin affiche les différents niveaux d'un coffre.

Terminologie M-Files Admin

Compte de connexion Le M-Files Server compte de connexion qui est utilisé pour se
connecter à M-Files Server et sur la base duquel de nouveaux
utilisateurs peuvent être déclarés pour accéder à un coffre.

Métadonnées Dans M-Files Admin, vous pouvez modifier la structure des

métadonnées (par exemple liste de valeurs, définitions de propriétés,
classes de documents et groupes de classes de documents) et créer
de nouvelles métadonnées. Lors de l'utilisation courante de M-Files,
vous spécifiez seulement les valeurs de ces métadonnées. Comparez
à Terminologie M-Files.

Type d'Objet Parallèlement aux documents, vous pouvez gérer d'autres objets tels
que les clients et les projets. Ces définitions d'ensembles de données
sont des types d'objets. Document est un type d'objet.

Définition de propriétés Les définitions de propriétés sont utilisées pour déterminer les
propriétés associées aux classes de documents. Une définition de
propriété est utilisée pour définir le nom de la propriété (qui doit être
descriptif) et le type de données, qui détermine le type de données
saisies (en rapport avec la propriété).
 M-Files | 3. Administration système | 191

Rôle Les rôles sont utilisés pour attribuer aux utilisateurs des droits
qui concernent principalement l'administration de M-Files Server.
Les autorisations obtenues par le biais de rôles prennent toujours
l'ascendant sur les autorisations attribuées aux documents et objets.
Si un utilisateur a tous les droits d'administration d'un coffre, il peut
accéder à tous les documents, même si l'autorisation d'accès à des
documents particuliers a été refusée spécifiquement à cet utilisateur.

Administration système Un administrateur système est un utilisateur à qui a été attribué

le rôle d'administrateur système. Cela signifie que le compte de
connexion de l'utilisateur a le rôle de serveur Administrateur du
système. Avec ce rôle, l'utilisateur obtient toutes les autorisations
pour chaque coffre-fort sur le serveur et dispose d'un accès au niveau
du serveur pour effectuer toutes les fonctions possibles dans M-
Files. Un administrateur système peut ajouter le rôle d'administrateur
système à d'autres comptes de connexion.

Utilisateur Utilisateur de M-Files qui, au niveau du serveur, peut être soit

un utilisateur courant, soit un administrateur système. Les
utilisateurs peuvent être ajoutés aux coffres souhaités et leurs droits
d'administration des coffres dépendent du rôle qui leur est attribué au
niveau de chaque coffre. Au niveau du coffre, les rôles déterminent
principalement les droits d'administration des documents. Des droits
standards pour les utilisateurs courants sont également attribués par
l'intermédiaire de rôles.

Les utilisateurs peuvent être regroupés en utilisateurs externes et

utilisateurs internes. Par exemple, vous pouvez définir vos clients
comme des utilisateurs externes. Les utilisateurs externes ne peuvent
que consulter et accéder aux documents et objets spécifiquement
marqués comme accessibles par eux. Par défaut, ils n'ont la
permission de ne voir aucun document.

Groupe d'utilisateurs Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs sur le serveur M-Files
auquel des utilisateurs individuels peuvent être ajoutés. Chaque
utilisateur appartient automatiquement au groupe Tous les utilisateurs
internes et externes. En outre, chaque utilisateur interne appartient
automatiquement au groupe Tous les utilisateurs internes. Les
groupes d'utilisateurs sont définis au niveau du coffre. Des groupes
d’utilisateurs peuvent être utilisés pour définir les autorisations
attribuées à un objet, c'est-à-dire, pour spécifier quels utilisateurs
peuvent y accéder.

Liste de valeurs Une liste de valeurs est une liste contenant diverses valeurs, comme
les noms de tous les clients. La même liste de valeurs peut être
utilisée dans plusieurs propriétés différentes.
 M-Files | 3. Administration système | 192

Coffre Le coffre de documents est géré par M-Files Admin. C'est ce

composant qui vous permet d'ajouter des utilisateurs au coffre, de
modifier la structure des métadonnées des objets et de configurer
des vues pour tous les utilisateurs. Reportez-vous également à
Terminologie M-Files.

Workflow Les flux de travail définissent la manière dont l'organisation gère

un processus. Un exemple de flux de travail est le traitement des
factures. Le flux de travail a des états et des définitions pour les
acteurs exécutant les tâches, les autorisations et les transitions
d'étapes.

3.1.4. Connexions au serveur M-Files

Cette rubrique fournit des informations sur les différentes opérations et les divers paramètres associés aux
connexions au serveur M-Files.

Remarque : Dans M-Files Cloud, seuls les employés M-Files peuvent effectuer des modifications
au niveau du serveur.

Le service M-Files Cloud comprend la gestion des licences du serveur, des sauvegardes et des certificats
de serveur. Les administrateurs du client n'ont pas accès aux sections associées dans M-Files Admin.

Remarque : Il est recommandé d’utiliser les chemins d’accès UNC (Universal Naming Convention)
(comme \\NomDuFichier\) si vous définissez une connexion à un lecteur réseau, étant donné
que la lettre affectée au lecteur peut ne pas se voir sur le serveur M-Files. De plus, l’affectation des
lettres au lecteur Windows est généralement propre à l’utilisateur. Une unité de réseau peut, par
exemple, contenir une base de données externe pour une liste de valeurs.

Dans ce chapitre

• Ajout d'une nouvelle connexion au serveur M-Files

• Gérer des licences du serveur
• Comptes de Connexion
• Tâches Planifiées
• Moniteur d'Activité du Serveur
• Sauvegarde de la base de données principale
• Gérer les certificats de serveur

Ajout d'une nouvelle connexion au serveur M-Files

Pour établir une nouvelle connexion au serveur M-Files dans M-Files Admin, sélectionnez Connexions
aux Serveurs M-Files dans l'arborescence de gauche. Dans le volet de commandes, cliquez sur
Nouveau Serveur M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 193

Nom

Attribuez d'abord un nom à la connexion.

Connexion / Nom du serveur

Saisissez le nom du réseau ou l'adresse IP du serveur sur lequel M-Files Server a été installé et qui
contient le coffre.

Connexion / Numéro du port

Le serveur a été spécifié dans le champ précédent et, dans ce champ, vous indiquez le port à connecter
au serveur. Saisissez le numéro du port du serveur auquel se connecter. M-Files utilise par défaut le port
2266.
 M-Files | 3. Administration système | 194

Connexion / Protocole

Définissez le protocole à utiliser pour la connexion réseau. Les protocoles suivants sont disponibles :

• gRPC
• gRPC local
• TCP/IP
• SPX
• Appel de procédures locales (LPC)
• HTTPS

Remarque : Lorsque vous utilisez le protocole gRPC pour des connexions entre le M-Files
serveur et M-Files les clients, un certificat TLS valide doit être utilisé sur le serveur pour la sécurité
et le chiffrement de la connexion. Consultez Gérer les certificats de serveur pour obtenir des
instructions.

Appliquer la connexion cryptée

Activez cette option pour sécuriser la communication entre M-Files Admin et M-Files Server à l'aide du
cryptage RPC.

Le cryptage RPC ne nécessite pas Internet Information Services ni aucun autre composant supplémentaire
et constitue souvent le moyen le plus simple de crypter la communication réseau entre le logiciel client et
M-Files Server dans le réseau interne de l'organisation.

Cette option est disponible pour les protocoles TCP/IP et gRPC. S'il s'agit d'un protocole HTTPS, la
connexion est toujours cryptée au niveau du protocole HTTPS. Pour les connexions à l'extérieur du réseau
interne de l'entreprise, il convient d'utiliser HTTPS ou VPN étant donné que la communication RPC sur le
port TCP par défaut, 2266, est souvent bloquée par des pare-feu.

Remarque : Pour que le cryptage RPC fonctionne, l'utilisateur et l'ordinateur doivent être capables
de s'authentifier sur l'ordinateur du serveur. En pratique, cela implique que l'ordinateur client
appartienne au domaine Windows et que l'utilisateur soit un utilisateur de domaine.

Pour plus d'informations sur les connexions cryptées et pour savoir comment configurer le serveur pour
exiger des connexions cryptées, reportez-vous à Protecting Data in Transit with Encryption in M-Files.

Il est également possible d'utiliser des clés pré-partagées en combinaison avec HTTPS pour sécuriser un
accès non VPN provenant de l'extérieur du réseau privé de l'entreprise.

Réglages proxy HTTP

Vous pouvez indiquer un serveur proxy HTTP explicite pour une connexion serveur utilisant le protocole
gRPC ou HTTPS. Cela peut être nécessaire si votre organisation souhaite acheminer tout le trafic via un
serveur proxy HTTP.

Pour ce faire, activez l'option Spécifier les réglages proxy HTTP et effectuez l'une des opérations
suivantes dans le champ Serveur proxy HTTP :

Connexion / Tester connexion

Vous pouvez tester le fonctionnement de la connexion au serveur M-Files à l'aide du bouton Tester
Connexion.
 M-Files | 3. Administration système | 195

Authentification

Spécifiez le mode d'authentification de l'utilisateur de M-Files Server. Les options d'authentification sont
Utilisateur Windows courant, Utilisateur Windows spécifique et Utilisateur M-Files.

Dans ce chapitre

• Connexion au serveur et déconnexion du serveur

Connexion au serveur et déconnexion du serveur

Vous pouvez utiliser la commande Déconnecter pour interrompre la connexion réseau au serveur. Vous
pouvez rétablir la connexion plus tard sans devoir spécifier de nouveau les propriétés de connexion au
serveur.

Pour déconnecter :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Sélectionnez une connexion au serveur M-Files.
3. Ouvrez le menu Action.
4. Sélectionnez Déconnecter.

Pour reconnecter :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Sélectionnez une connexion au serveur M-Files.
3. Ouvrez le menu Action.
4. Sélectionnez Connecter.

Gérer des licences du serveur

Remarque : Les informations de cette page ne s'appliquent qu'aux environnements locaux.

Pour ouvrir les paramètres de gestion des licences dans M-Files Admin, cliquez, à l'aide du menu bouton
droit, sur votre serveur M-Files dans l'arborescence de gauche, puis sur Gestion des Licences.
 M-Files | 3. Administration système | 196

Illustration 23 : Fenêtre de gestion des licences M-Files.

Situation des licences

La situation des licences est affichée ici. Les utilisateurs reçoivent une notification avant l'expiration de la
licence.

Numéro de série

Ceci est votre numéro de série M-Files.

 M-Files | 3. Administration système | 197

Licence attribuée à

Le nom du propriétaire des licences est indiqué ici. Ceci confirme que votre organisation est enregistrée
comme utilisateur du logiciel.

Expiration de la souscription

Date d'expiration de la souscription. Pendant la période de souscription, vous bénéficiez gratuitement de

toutes les mises à jour de version de M-Files. Vous devez également avoir une souscription M-Files active
pour obtenir gratuitement le service technique.

Nombre de licences nominatives / en usage

Le nombre de licences installé est affiché pour chaque type de licence. En dessous, vous pouvez voir
le nombre de licences en cours d'utilisation. Les licences nominatives sont affectées à des comptes de
connexion individuels. Pour davantage d'informations sur les types de licences, veuillez vous reporter à la
section Type de licence.

Nombre de licences utilisateurs simultanées / en usage

Le nombre de licences utilisateur simultanées utilisé est déterminé par le nombre d’utilisateurs
actuellement connectés avec ce type de licence. Une licence est réservée lorsqu'un utilisateur qui l'utilise
se connecte à M-Files. Quand l'utilisateur se déconnecte de M-Files, la licence se libère. Pour davantage
d'informations sur les types de licences, veuillez vous reporter à la section Type de licence.

Nombre de licences en lecture seule / en usage

Une licence en lecture seule permet à l'utilisateur de consulter seulement le contenu. Elle ne permet pas
à l'utilisateur de créer ou de modifier les documents dans le coffre. Pour davantage d'informations sur les
types de licences, veuillez vous reporter à la section Type de licence.

Modules additionnels

Ici, vous pouvez voir les modules additionnels auxquels vous avez accès, comme le module OCR.

Rafraîchir

Le bouton Rafraîchir met à jour les informations sur les licences en cours d'utilisation.

Installation des Licences

Lorsque la période d'évaluation expire, vous devez posséder une licence pour continuer à utiliser M-Files.
Installez votre licence en cliquant sur le bouton Installer Licence.... Spécifiez le numéro de série et le
code licence qui vous a été remis puis cliquez sur OK.

Comptes de Connexion

Le coffre comporte des utilisateurs qui doivent premièrement s’authentifier dans M-Files Server. Avant de
déclarer des utilisateurs, vous devez créer des comptes de connexion sur M-Files Server. Ces comptes de
connexion sont ajoutés aux coffres comme utilisateurs. Le même compte de connexion au serveur peut
être ajouté à plusieurs coffres.
 M-Files | 3. Administration système | 198

Illustration 24 : Les comptes de connexion servent à authentifier les utilisateurs de M-Files dans M-Files Server. Ils peuvent être
importés d’un domaine vers M-Files Server. Les comptes de connexion sont associés à des utilisateurs spécifiques au coffre.

Dans ce chapitre

• Propriétés du compte de connexion

• Créer un compte de connexion
• Importer des Comptes de Connexion
• Modifier le compte de connexion d’un utilisateur
• Modification de nombreux comptes de connexion
• Visualiser les utilisateurs connectés

Propriétés du compte de connexion

Vous pouvez créer un compte de connexion dans M-Files Admin en cliquant, à l’aide du menu bouton
droit, sur Comptes de Connexion dans l'arborescence de gauche et en sélectionnant Nouveau Compte
de Connexion. Pour obtenir un guide étape par étape, consultez Créer un compte de connexion.

Astuce : Vous pouvez également importer des comptes de connexion Windows dans M-Files.
Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Importer des Comptes de Connexion.
 M-Files | 3. Administration système | 199

Illustration 25 : Boîte de dialogue de création d'un nouveau compte de connexion.

Authentification Windows

L'authentification Windows peut être utilisée pour l'authentification sur M-Files Server. Dans ce cas,
l'utilisateur se connecte au coffre avec les mêmes informations d'identification que pour se connecter à
Windows ou au domaine de l'organisation.
 M-Files | 3. Administration système | 200

L'identification du domaine est le mode d'authentification le plus simple et le plus rapide. Cela signifie que
de nouveaux mots de passe et identifiants ne sont pas nécessaires, ce qui en fait une méthode conviviale.
Pour davantage d'informations, consultez Différences entre les divers modes d'authentification.

Remarque : Si votre organisation utilise une gestion d'identité fédérée, reportez-vous à Using
Federated Authentication with M-Files.

Authentification M-Files

Avec le mode d'authentification M-Files, l'utilisateur peut uniquement se connecter à M-Files. Si

l'organisation ne dispose pas de domaine Windows ou si l'utilisateur ne doit pas y avoir accès, il est
préférable d'utiliser l'authentification M-Files pour le coffre.

Informations personnelles

Saisissez une adresse e-mail et un nom complet pour le compte de connexion. Ces informations sont
utilisées pour envoyer les notifications. Pour davantage d'informations sur les notifications, consultez
Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin. Si le mode d'authentification utilisé est
Windows, vous pouvez récupérer ces informations depuis le domaine en cliquant sur le bouton Actualiser
depuis le domaine.

Type de licence

Sélectionnez un type de licence pour le compte de connexion.

Licence nominative

Les licences nominatives sont affectées à des comptes de connexion individuels. Ce type de licence
permet au compte de connexion d'utiliser M-Files à tout moment, indépendamment des autres utilisateurs.

Licence flottante

Lorsqu'un compte de connexion utilisant une licence utilisateur simultanée se connecte, une licence de
ce type est prise. Lorsque l'utilisateur se déconnecte, la licence se libère et peut être utilisée par d'autres
comptes de connexion utilisant le même type de licence.

Licence lecture seule

Les licences lecture seule sont attribuées à des comptes de connexion individuels. Ce type de licence
permet au compte de connexion d'utiliser M-Files à tout moment, indépendamment des autres utilisateurs.
Les utilisateurs disposant d'une licence lecture seule peuvent uniquement lire les documents, mais ne
peuvent pas en créer ni les modifier. Ils peuvent toutefois marquer une tâche (affectation) comme terminée
et modifier l'étape de workflow d'un objet.

Licence External Connector

Les licences External Connector permettent à des systèmes tiers de lire de manière anonyme la base de
données de M-Files. Ce type de licence est nécessaire par exemple lorsque des données de M-Files sont
publiées de manière programmatique dans un environnement intranet ou extranet pour un nombre non
restreint d'utilisateurs. Authentification anonyme pour le nouveau M-Files Web et M-Files Mobile est un
exemple d'une telle utilisation.

Vous ne pouvez pas sélectionner ce type de licence dans l'interface utilisateur. Pour obtenir une licence
External Connector, contactez sales@[Link].
 M-Files | 3. Administration système | 201

Compte désactivé

Cette commande est un moyen simple de spécifier si l'utilisateur peut se connecter ou non au serveur. Elle
est utile si vous ne souhaitez pas supprimer les comptes de connexion définitivement et que vous voulez
simplement les désactiver temporairement.

Droits d'administration : Administration système

Ce droit autorise l'utilisateur à effectuer toutes les modifications au niveau du serveur. L'utilisateur peut
modifier les connexions au serveur et créer et supprimer des coffres. Autrement dit, un administrateur
disposant de ce droit peut effectuer n'importe quelle opération sur un coffre.

Remarque : Dans M-Files Cloud, seuls les employés M-Files peuvent effectuer des modifications
au niveau du serveur. Vous ne pouvez donc pas avoir le rôle serveur Administration système dans
M-Files Cloud. Les administrateurs du client obtiennent les droits Contrôle total du coffre pour
leurs coffres.

Consultez le tableau pour comparer les autorisations d’un administrateur système et d’un utilisateur en
possession des droits administratifs Contrôle total du coffre. Pour une description des autorisations
de l’administrateur dans la section Advanced Vault Settings de l’éditeur des configurations de M-Files
Admin, reportez-vous à ce tableau.

Opération Administration système Administration coffre

Créer un coffre Autorisée Non autorisée
Attacher un coffre Autorisée Non autorisée
Restaurer un coffre Autorisée Non autorisée
Détacher un coffre Autorisée Non autorisée
Sauvegarder un coffre Autorisée Non autorisée
Copier un coffre Autorisée Non autorisée
Détruire un coffre Autorisée Non autorisée
Optimiser la base de données Autorisée Non autorisée
Sauvegarder la base de données principale Autorisée Non autorisée
Restaurer la base de données principale Autorisée Non autorisée
Mettre un coffre hors ligne Autorisée Non autorisée
Reconstruire l'index de la recherche plein texte Autorisée Autorisée
Rafraîchir les vignettes dans un coffre Autorisée Autorisée
Vérifier et réparer un coffre Autorisée Non autorisée
Migrer vers Microsoft SQL Server Autorisée Non autorisée
Gérer les paramètres de réplication de contenu Autorisée Autorisée pour gérer les
et d'archivage tâches de réplication
basées sur le stockage
Cloud
Créer ou importer un compte de connexion Autorisée Non autorisée
Nouvelle planification de tâche Autorisée Non autorisée
 M-Files | 3. Administration système | 202

Opération Administration système Administration coffre

Configurer les notifications (M-Files Server) Autorisée Non autorisée
Gérer les licences M-Files Autorisée Non autorisée
Configuration de M-Files Web et Mobile Autorisée Non autorisée
Arrêter M-Files Server Autorisée Non autorisée
Se connecter à l’un des coffres Autorisée Non autorisée
Créer et importer des utilisateurs Autorisée Non autorisée
Importer des groupes d'utilisateurs Autorisée Non autorisée
Créer des groupes d'utilisateurs Autorisée Autorisée
Voir et lire tous les objets (y compris les objets Autorisée Autorisée
supprimés)
Afficher et récupérer les objets supprimés Autorisée Autorisée
Détruire les objets Autorisée Autorisée
Forcer le déverrouillage des documents (annuler Autorisée Autorisée
les modifications)
Modifier les autorisations pour tous les objets Autorisée Autorisée
Modifier la structure des métadonnées Autorisée Autorisée
Gérer les workflow Autorisée Autorisée
Gérer les comptes de connexion Autorisée Autorisée
Gérer les vues communes et les règles de Autorisée Autorisée
notification
Gérer les applications de coffre Autorisée Non autorisée
Editer les scripts (par exemple associés à des Autorisée Non autorisée
gestionnaires d’événements, à des étapes
de workflow et à des valeurs de propriétés
automatiques)
Gérer les connexions aux sources de Autorisé Autorisé
messagerie externes
Gérer les connexions aux sources de fichiers Autorisé Non autorisée
externes
Désactiver ou activer l’observateur Autorisée Non autorisée
d’événements
Consulter et gérer les tâches planifiées Autorisée Non autorisée
Redémarrer le coffre Autorisée Autorisé
Activer la fonction Annotations Autorisé Autorisé
Modifier l'icône du coffre Autorisé Autorisé
Voir l'identifiant unique du coffre Autorisé Autorisé

Pour qu’un administrateur système puisse se connecter à un coffre sur le serveur avec M-Files Admin,
il n’est pas nécessaire d’avoir un compte utilisateur dans ce coffre. Cependant, vous pouvez configurer
 M-Files | 3. Administration système | 203

l’administrateur système de façon à ce qu’il n’ait pas accès aux coffres et aux droits de création
d’utilisateurs dans les coffres où il n’a pas de compte utilisateur. Pour ce faire, une licence spécifique est
nécessaire. Pour obtenir la licence, contactez licensing@[Link]. Pour plus d'informations sur cette
fonctionnalité, contactez notre service clientèle via M-Files Support Portal ou votre revendeur M-Files.

Créer un compte de connexion

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Comptes de Connexion.

4. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouveau Compte de Connexion.

La boîte de dialogue Nouveau Compte de Connexion s’ouvre.

5. Dans Nom d’utilisateur, saisissez un nom d'utilisateur.

6. Sélectionnez une méthode d'authentification et saisissez les détails d'authentification dans les champs
sous la méthode d'authentification sélectionnée.

7. Saisissez une adresse e-mail et un nom complet dans les champs d'informations personnelles.

Si vous utilisez une authentification Windows, vous pouvez cliquer sur Actualiser depuis le
Domaine afin de récupérer les informations personnelles du service répertoire du domaine.

8. Dans Type de licence, sélectionnez une licence.

Pour obtenir des renseignements sur les types de licences, veuillez vous reporter à la section
Type de licence.

9. Optionnelle : Cochez Compte de connexion désactivé si vous souhaitez, pour le moment, désactiver
le compte de connexion.

[Link] : Cochez Administration système si vous souhaitez assigner un rôle d'administrateur

de système au compte de connexion. Ce rôle donne le droit à l'utilisateur d'effectuer n'importe quel
changement au niveau du serveur, y compris la modification de la connexion au serveur et la création
et la suppression de coffres.

[Link] sur OK.

Vous devriez désormais avoir un nouveau compte de connexion ; ce dernier devrait apparaître dans la liste
Comptes de Connexion si vous surlignez Comptes de Connexion dans l'arborescence de gauche dans
M-Files Admin.
Importer des Comptes de Connexion

Effectuez les étapes suivantes pour importer des comptes de connexion dans M-Files Server :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Comptes de Connexion.

4. Dans le volet de commandes, cliquez sur Importer des Comptes de Connexion.

La boîte de dialogue Importer des Comptes de Connexion s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 204

5. Sélectionnez soit :

a. Choisir dans la liste pour sélectionner le groupe d’utilisateurs à l’aide des menus déroulants. Dans
Domaine, sélectionnez le domaine souhaité. Dans Unité organisationnelle, sélectionnez l’unité
organisationnelle souhaitée au sein de ce domaine. Enfin, dans Groupe d'utilisateurs, sélectionnez
le groupe d’utilisateurs que vous souhaitez importer.

ou

b. Saisir le nom. Cette option est particulièrement utile si vous avez tant de groupes d’utilisateurs
qu’il se révèle difficile d’effectuer une recherche pour trouver le bon. Saisissez le nom du groupe
d’utilisateurs au format <domaine>\<groupe d’utilisateurs> et cliquez sur Afficher.

La zone de liste de la boîte de dialogue est renseignée avec les membres du groupe
d’utilisateurs sélectionné.

6. Optionnelle : Cochez l’option Inclure les utilisateurs de groupes imbriqués pour pouvoir importer les
comptes de connexion à partir de groupes imbriqués au sein du groupe d’utilisateurs sélectionné.

La zone de liste de la boîte de dialogue comporte les membres du groupe d’utilisateurs

sélectionné ainsi que les membres de tout groupe d’utilisateurs imbriqué au sein du groupe
d’utilisateurs sélectionné.

7. Sélectionnez le ou les comptes de connexion en cliquant sur un compte de connexion dans la liste.

Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche Ctrl enfoncée
pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la liste.

8. À l’aide du menu déroulant Type de licence des nouveaux comptes, sélectionnez le type de licence
des comptes de connexion à importer.

Pour davantage d'informations sur les types de licences, veuillez vous reporter à la section Type
de licence.

9. Cliquez sur OK pour importer les comptes de connexion sélectionnés.

Les comptes de connexion sélectionnés sont importés dans M-Files Server et devraient maintenant
apparaître dans la liste Comptes de Connexion lorsque vous cliquez sur Comptes de Connexion dans
la partie gauche de l’arborescence de M-Files Admin.
Modifier le compte de connexion d’un utilisateur

Il peut parfois se révéler nécessaire de modifier le compte de connexion d’un utilisateur. Par exemple,
lorsque le nom de famille d'un utilisateur a changé ou lorsque les comptes de connexion sont déplacés
d'un domaine à un autre. Pour conserver l'historique de l'utilisateur et ses paramètres personnels dans le
coffre, ne supprimez pas l'utilisateur du coffre. Changez plutôt son compte de connexion si nécessaire.
Pour connaître les différences entre les deux, voir les descriptions compte de connexion et utilisateur.

Dans la mise à jour M-Files de juin 2024 et dans les mises à jour ultérieures, les événements concernant
les utilisateurs incluent également un ID de compte utilisateur. L'ID de compte utilisateur reste inchangé
même en cas de modification du nom du compte.

! Important : Modification des comptes de connexion lorsque les utilisateurs sont

synchronisés à partir de Microsoft Entra ID

Si de nouveaux comptes de connexion sont synchronisés depuis Entra ID, M-Files crée
automatiquement de nouveaux utilisateurs pour les nouveaux comptes de connexion. Afin
 M-Files | 3. Administration système | 205

d'associer le nouveau compte de connexion avec le bon utilisateur, vous devez tout d’abord
supprimer le nouvel utilisateur qui a été créé automatiquement. Avant de faire cela, assurez-vous
que l'utilisateur n'a pas utilisé le compte utilisateur créé automatiquement. Sinon, les paramètres et
l'historique de l'utilisateur seront perdus.

Avant de commencer, assurez-vous que le nouveau compte de connexion a été créé dans M-Files. Pour
modifier le compte de connexion d'un utilisateur :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Utilisateurs.

La liste Utilisateurs s’ouvre dans le volet droit.

6. Faites un clic droit sur l'utilisateur dont vous voulez modifier le compte de connexion et sélectionnez
Propriétés.

7. Dans la boîte de dialogue Propriétés de l'utilisateur, utilisez le menu déroulant Compte de

Connexion pour sélectionner un nouveau compte de connexion d’utilisateur.

8. Cliquez sur OK.

Le nouveau compte de connexion est désormais associé à l’utilisateur existant. Si l’utilisateur se connecte
avec ses nouveaux identifiants, son historique d’utilisateur et ses paramètres personnels du coffre
précédents sont disponibles.
Modification de nombreux comptes de connexion

Vous pouvez effectuer certaines opérations sur de nombreux comptes de connexion à la fois. Cela est
utile si vous avez beaucoup de comptes de connexion dans M-Files et que vous souhaitez par exemple
modifier le type de licence de nombreux comptes de connexion. Lorsque vous avez sélectionné de
nombreux comptes de connexion, les opérations Activer, Désactiver, Supprimer et Modifier le type de
licence sont disponibles.

Pour modifier de nombreux comptes de connexion :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Comptes de Connexion.

4. Dans la liste des comptes de connexion, effectuez l'une des étapes suivantes :

a. Pour sélectionner une plage de comptes de connexion, cliquez sur le premier compte de connexion,
maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée, puis cliquez sur le dernier compte de connexion.

ou

b. Pour sélectionner de nombreux comptes de connexion individuels, cliquez sur le premier compte de
connexion, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez les autres comptes de connexion.

5. Dans le volet de commandes, sélectionnez l'action.

 M-Files | 3. Administration système | 206

6. Optionnelle : Si vous avez sélectionné Supprimer, cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue qui
s'ouvre pour confirmer l'opération.

Visualiser les utilisateurs connectés

Vous pouvez voir par serveur les utilisateurs actuellement connectés, ainsi que leurs types de licence.

Effectuez les étapes suivantes pour voir les utilisateurs qui sont actuellement connectés au serveur :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Comptes de Connexion.

4. Dans le volet de commandes, cliquez sur Afficher les Utilisateurs Connectés.

La boîte de dialogue Utilisateurs Connectés s’ouvre ; elle indique les utilisateurs actuellement connectés.
Vous pouvez cliquer sur Actualiser pour mettre à jour la vue.

Si nécessaire, vous pouvez également forcer certains utilisateurs à se déconnecter en sélectionnant

l’utilisateur et en cliquant sur Forcer la Déconnexion. Cela peut être très utile, par exemple, lorsque des
licences concurrentes sont utilisées : L’opération vous permet de forcer la déconnexion des utilisateurs
inactifs pour libérer la licence pour une personne en ayant besoin à ce moment-là. Cependant, forcer
les utilisateurs actifs à se déconnecter ne les affecte aucunement. Les utilisateurs actifs obtiennent
immédiatement une licence si une licence disponible existe.

Remarque : Pour afficher les utilisateurs connectés et les forcer à se déconnecter, vous devez
posséder les droits d’administrateur.

Tâches Planifiées

Les sauvegardes peuvent être automatisées grâce aux tâches planifiées, que vous pouvez retrouver
en bas de l’arborescence à gauche dans M-Files Admin. Les sauvegardes peuvent être restaurées
ultérieurement si nécessaire (voir Restaurer un coffre).

Dans ce chapitre

• Créer une nouvelle planification de tâche

• Nouvelles tâches planifiées de sauvegarde

Créer une nouvelle planification de tâche

Remarque : Si vous recherchez des informations sur les tâches planifiées d'exportation et
d'importation, consultez Exportation et Importation Planifiée.

Effectuez les étapes suivantes en vue de définir une nouvelle tâche planifiée de sauvegarde :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Tâches Planifiées.

 M-Files | 3. Administration système | 207

4. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Tâche Planifiée de Sauvegarde.

La boîte de dialogue Propriétés de la Planification de Tâche s’ouvre.

5. Dans le champ Description, saisissez une description de la nouvelle tâche planifiée.

6. Pour définir une planification pour cette tâche :

a) Cliquez sur Calendrier.

La boîte de dialogue Planification s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 208

b) Spécifiez le calendrier avec les options disponibles.

L'option de planification En cas d’inaction n’est pas compatible avec M-Files.

c) Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Planification.

7. Cliquez sur Sauvegarde pour ouvrir l’onglet Sauvegarde.

L’onglet Sauvegarde s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 209

8. Sélectionnez soit :

a. Base de données principale : sélectionnez cette option si vous souhaitez planifier une tâche de
sauvegarde pour la base de données principale.

ou

b. Coffre : sélectionnez cette option si vous souhaitez planifier une tâche de sauvegarde pour le coffre.
Utilisez le menu déroulant Coffre pour sélectionner le coffre que vous souhaitez sauvegarder et
le menu déroulant Type de sauvegarde pour sélectionner le type de sauvegarde Sauvegarde
Complète ou Sauvegarde Différentielle .

Remarque : La sauvegarde complète est la plus parfaite copie qui puisse être faite avec
M-Files. Elle contient entre autres l'historique de tous les documents. Vous ne pouvez
pas effectuer une sauvegarde différentielle si vous n'avez pas effectué auparavant une
sauvegarde complète. Une sauvegarde différentielle contient toutes les données qui ont été
modifiées après la dernière sauvegarde complète.

9. Cliquez sur le bouton ... pour sélectionner la destination du fichier de sauvegarde M-Files (MFB).
 M-Files | 3. Administration système | 210

[Link] : Cliquez sur Compte... pour exécuter la tâche avec un compte autre que le compte
système local. Si l'emplacement du fichier se trouve sur un lecteur réseau auquel le compte système
local ne peut pas accéder, vous devrez définir un autre compte. Dans la boîte de dialogue Compte :
a) Sélectionnez Ce compte.
b) Dans Ce compte, saisissez le nom du compte d’utilisateur.
c) Dans Mot de passe et Confirmer, saisissez le mot de passe du compte d’utilisateur.
d) Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition du Compte.

[Link] : Si vous souhaitez diviser la sauvegarde du coffre en plusieurs fichiers, cochez la case
Diviser en plusieurs fichiers et configurez la taille limite du fichier.

Le nom des fichiers de sauvegarde ne doit pas être modifié. Il pourrait ne plus être identifié à la
suite d’une opération de sauvegarde ultérieure.

[Link] : Cochez la case Ecraser les fichiers existants si vous souhaitez que vos nouveaux
fichiers de sauvegarde remplacent tout autre fichier existant du même nom.

[Link] sur OK pour mettre fin à la création de la tâche planifiée de sauvegarde.

La tâche planifiée de sauvegarde que vous avez définie est ajoutée à la liste Tâches Planifiées et est
exécutée conformément à la planification indiquée.
Nouvelles tâches planifiées de sauvegarde

L'onglet Sauvegarde de la boîte de dialogue Propriétés de la Planification de Tâche vous permet de

définir ce qui doit être sauvegardé et à quel endroit. Vous pouvez également spécifier si la sauvegarde doit
être divisée en fichiers multiples et si les fichiers de sauvegarde existants doivent être écrasés.

Pour obtenir des instructions étape par étape sur la façon de créer une sauvegarde de coffre, reportez-
vous à Sauvegarder un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 211

Illustration 26 : Onglet Sauvegarde de la boîte de dialogue Propriétés de la Planification de Tâche

Types de sauvegarde

Deux types de sauvegarde peuvent être effectués sur les coffres : sauvegarde complètes et sauvegardes
différentielles. Seule une sauvegarde complète de la base de données principale peut être effectuée.

La sauvegarde complète est la plus parfaite copie qui puisse être faite avec M-Files. Elle contient entre
autres l'historique de tous les documents. Vous ne pouvez pas effectuer une sauvegarde différentielle si
vous n'avez pas effectué auparavant une sauvegarde complète.

Pour économiser de l'espace disque, les sauvegardes complètes doivent être planifiées pour se produire
moins fréquemment, par exemple une fois par semaine, et les sauvegardes différentielles par exemple
une fois par jour. Assurez-vous de bien distinguer la sauvegarde de coffre et celle de la base de données
principale.
 M-Files | 3. Administration système | 212

La sauvegarde différentielle contient toutes les données qui ont été modifiées depuis la dernière
sauvegarde complète. Lorsque vous restaurez une sauvegarde différentielle, vous devez disposer de la
dernière sauvegarde complète et de la dernière sauvegarde différentielle.

Moniteur d'Activité du Serveur

M-Files Admin comprend un outil dénommé Moniteur d'Activité du Serveur qui permet d’observer les
événements, processus et tâches réalisés par les utilisateurs du coffre ou par M-Files Server. L’outil vous
permet d’identifier facilement les éventuels problèmes associés aux opérations ayant lieu sur le serveur.

Remarque : Le moniteur d’activité enregistre un nombre limité d’événements. C’est-à-dire que,

une fois le registre plein, à chaque fois qu’un nouvel événement est enregistré, l’événement le plus
ancien est supprimé de la liste.

Cette rubrique décrit les différentes vues comprises dans l’outil de contrôle, mais voyons plutôt comment
accéder au Moniteur d'Activité du Serveur dans M-Files Admin.

Pour ouvrir l’outil de contrôle du serveur :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
3. Cliquez sur Moniteur d'Activité du Serveur.

Par conséquent, vous devriez voir le moniteur d’activité sur la fenêtre droite de M-Files Admin.

Remarque : Les vues ne sont pas mises à jour en temps réel. Vous pouvez vous servir des
commandes Actualiser et Réinitialiser sur le volet des tâches pour mettre à jour et effacer
les vues. Le moniteur d’activité fonctionne toujours. Vous n’avez donc pas besoin de l’activer
séparément.

Illustration 27 : Moniteur d'Activité du Serveur dans M-Files Admin.

 M-Files | 3. Administration système | 213

Astuce : Vous pouvez trier les informations en fonction de n’importe quelle colonne numérique
dans l’une des vues en cliquant sur l’intitulé de la colonne de votre choix.

Astuce : Vous pouvez facilement copier l’une des listes d’activité du serveur affichées en
sélectionnant et en copiant une liste et en copiant la sélection dans, par exemple, Microsoft Excel
ou Microsoft Word. Si vous copiez la sélection dans une feuille de calcul Microsoft Excel, la liste
copiée est séparée en plusieurs cellules, en préservant le format des lignes et des colonnes
original.

Commandes du volet de tâches

Les commandes du volet des tâches vous permet de réaliser plusieurs opérations sur le Moniteur d'Activité
du Serveur.

• Actualiser permet de mettre à jour les données d’activité du serveur avec des informations actualisées.
• Réinitialiser supprime toute les données d’activité du serveur existantes et redémarre le contrôle.
• Afficher Sessions Système / Masquer Sessions Système affiche ou masque respectivement les
sessions et opérations actives du système. Si les sessions du système sont masquées, seule l’activité
de l’utilisateur s’affiche.
• Exporter l'Activité Serveur… vous permet d’exporter les actuelles données d’activité du serveur vers
un fichier JSON.
• Importer l'Activité Serveur… vous permet d’importer et de visualiser les données d’activité du serveur
préalablement exportées vers un fichier JSON.

Sessions actives sur le serveur

Cette vue liste toutes les sessions du système et d’utilisateur actives en raison d’une connexion au coffre.
Si la connexion est listée en tant que (serveur), la connexion n’est faite avec aucun coffre, mais avec le
serveur lui-même.

Session les plus actives

Cette vue liste le nombre total (Nombre d'opérations) et la durée des opérations (Durée totale) par
utilisateur, la description de l’opération (Opération), la durée moyenne par opération (Durée moyenne) et
la connexion au coffre (Coffre).

La ligne Total présente la durée totale et le nombre d’opérations pour toute la période pendant laquelle
l’activité du serveur a été contrôlée et le nombre d’appels d’opération effectués par seconde pendant la
période de contrôle.

Remarque : Cette vue ne liste que trente opérations à la fois, tandis que la ligne Total affiche le
nombre total et la durée des opérations pour toute la période pendant laquelle l’activité du serveur a
été contrôlée. Par conséquent, le nombre total et la durée des opérations calculés que l’on peut voir
dans la vue peuvent ne pas être identiques aux figures présentées dans la ligne Total.

Objets modifiés

L’affichage affiche le nombre de modifications d’objet par utilisateur et coffre.

Les types de modifications listés dans cette vue sont :

• création d’objet
• modification d’objet
• suppression d’objet
 M-Files | 3. Administration système | 214

La ligne Total présente le nombre total de modifications d’objet pour la période de contrôle et le nombre
moyen de modifications d’objet effectuées par seconde.

Remarque : Cette vue ne liste que trente opérations à la fois, tandis que la ligne Total affiche le
nombre d’opérations pour toute la période pendant laquelle l’activité du serveur a été contrôlée. Par
conséquent, le nombre total d’opérations calculé que l’on peut voir dans la vue peut ne pas être
identique aux figures présentées dans la ligne Total.

Vues et Recherches

Cette rubrique liste les vues auxquelles on a accès et les recherches lancées par l’utilisateur. Elle affiche
la durée totale, le nombre d’utilisations et la durée moyenne par utilisation d’une seule vue (telle que
Récemment Accédés par Moi) ou une recherche. Chaque ligne présente l’utilisateur qui a eu accès à la
vue ou qui a réalisé la recherche, ainsi que le coffre sur lequel l’opération a eu lieu.

La ligne Total affiche la durée totale nécessaire pour l’ouverture des vues et l’exécution des recherches
pendant la période de contrôle. Elle affiche également le nombre total de recherches réalisées et de vues
ouvertes et le nombre moyen de ce genre d’opérations par seconde.

Remarque : Cette vue ne liste que trente opérations à la fois, tandis que la ligne Total affiche le
nombre total et la durée des opérations pour toute la période pendant laquelle l’activité du serveur a
été contrôlée. Par conséquent, le nombre total et la durée des opérations calculés que l’on peut voir
dans la vue peuvent ne pas être identiques aux figures présentées dans la ligne Total.

Processus en arrière-plan

La vue Processus en arrière-plan liste les activités automatiquement exécutées par M-Files Server, telles
que les tâches de maintenance planifiées et le traitement des transitions d'étape automatiques. En sus du
nom du processus, la vue affiche le coffre concerné ainsi que la durée, la dernière heure de démarrage et,
pour les événements périodiques, la prochaine heure de démarrage de l’événement.

Sauvegarde de la base de données principale

Remarque : Les informations de cette page ne s'appliquent qu'aux environnements locaux.

La base de données principale M-Files contient les comptes de connexion au serveur et les tâches
planifiées de sauvegarde. Par exemple, en cas de défaillance matérielle, la base de données principale
peut être restaurée à partir des sauvegardes. Ainsi, les informations de connexion et les configurations
spécifiques au serveur, telles que les tâches planifiées de sauvegarde, ne sont pas perdues.

Effectuez les étapes suivantes pour sauvegarder la base de données principale :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Sauvegarder la Base de Données Principale.

La boîte de dialogue Sauvegarder la Base de Données Principale s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 215

4. Dans la section Destination, cliquez sur ... pour naviguer jusqu’à l’emplacement où vous souhaiteriez
laisser le fichier de sauvegarde.

5. Optionnelle : Cliquez sur Compte... pour exécuter la tâche avec un compte autre que le compte
système local. Si l'emplacement du fichier se trouve sur un lecteur réseau auquel le compte système
local ne peut pas accéder, vous devrez définir un autre compte. Dans la boîte de dialogue Compte :
a) Sélectionnez Ce compte.
b) Dans Ce compte, saisissez le nom du compte d’utilisateur.
c) Dans Mot de passe et Confirmer, saisissez le mot de passe du compte d’utilisateur.
d) Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition du Compte.

6. Optionnelle : Cochez la case Diviser en plusieurs fichiers si vous souhaitez diviser la sauvegarde en
plusieurs fichiers d’une taille donnée.

Utilisez le bouton fléché Taille limite de fichier pour indiquer la taille des fichiers de sauvegarde
scindés.

7. Optionnelle : Cochez la case Écraser les fichiers existants si vous souhaitez écraser l’un des fichiers
de sauvegarde existants à l’emplacement que vous avez sélectionné.
 M-Files | 3. Administration système | 216

8. Optionnelle : Dans la section Planification, sélectionnez l’option Ajouter aux tâches planifiées si
vous souhaitez indiquer un programme récurrent pour la sauvegarde de la base de données principale.
a) Cliquez sur le bouton ....

La boîte de dialogue Planification s’ouvre.

b) Spécifiez le calendrier avec les options disponibles.

L'option de planification En cas d’inaction n’est pas compatible avec M-Files.

c) Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Planification.

9. Cliquez sur OK pour sauvegarder la base de données principale.

La base de données principale est enregistrée à l’emplacement que vous avez sélectionné.
Restauration de la base de données principale

Effectuez les étapes suivantes pour restaurer la base de données principale :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur une connexion au serveur
M-Files.

3. Cliquez sur Restaurer la Base de données Principale.

La boîte de dialogue Restauration de la Base de Données Principale s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 217

4. Cliquez sur ... pour naviguer jusqu’à l’emplacement du fichier de sauvegarde de la base de données
principale.

5. Optionnelle : Cliquez sur Compte... pour exécuter la tâche avec un compte autre que le compte
système local. Si l'emplacement du fichier se trouve sur un lecteur réseau auquel le compte système
local ne peut pas accéder, vous devrez définir un autre compte. Dans la boîte de dialogue Compte :
a) Sélectionnez Ce compte.
b) Dans Ce compte, saisissez le nom du compte d’utilisateur.
c) Dans Mot de passe et Confirmer, saisissez le mot de passe du compte d’utilisateur.
d) Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition du Compte.

6. Cliquez sur OK pour restaurer la base de données principale.

Une fois la base de données principale restaurée, un message de confirmation s’affiche.

Gérer les certificats de serveur

Remarque : Les informations de cette page ne s'appliquent qu'aux environnements locaux.

Avant de configurer un certificat de serveur, reportez-vous à Setting Up M-Files to Use gRPC dans M-Files
Support Portal afin d'en apprendre plus sur les certificats de serveur.

Lorsque vous utilisez le protocole gRPC pour des connexions entre le M-Files serveur et M-Files les
clients, un certificat TLS valide doit être utilisé sur le serveur pour la sécurité et le chiffrement de la
connexion. Si le certificat est introuvable, s'il est obsolète ou le deviendra dans une semaine ou moins, une
icône d'avertissement ( ) est affiché dans l'interface utilisateur de M-Files Admin.

Avant de commencer, vérifiez que vous disposez d’un certificat TLS et d’une clé privée pour ce certificat.
Pour plus d'informations sur les certificats numériques, se référer aux informations fournies par les
autorités de certification. Par exemple, Verisign, IdenTrust ou DigiCert. Vous pouvez également créer votre
propre certificat, par exemple, avec OpenSSL.

La meilleure pratique consiste à utiliser des certificats d’autorités publiques bien connues, comme les
certificats couramment utilisés dans les serveurs Web publics. Sinon, lorsque vous utilisez des certificats
auto-signés, vous devez ajouter les clés publiques correspondantes au Magasin de certificats des autorités
de certification racines de confiance des ordinateurs clients. De cette façon, les signatures peuvent être
correctement vérifiées sur les systèmes qui accèdent au serveur M-Files avec gRPC. Veillez à ajouter le
certificat de signature sous les magasins de certificats Ordinateur local et Utilisateur actuel. L’ordinateur
client doit pouvoir vérifier l’intégralité de la chaîne de certificats. Si l’une des signatures ne peut être
vérifiée, la connexion ne pourra pas être ouverte.

Pour configurer un certificat de serveur :

 M-Files | 3. Administration système | 218

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Gérer le certificat de serveur.

La boîte de dialogue Gestion des certificats de serveur s'ouvre.

4. Cochez l'option Utiliser un certificat TLS.

5. Sous la section Clé privée, cliquez sur Modifier.

Une boîte de dialogue Ouvrir permettant de sélectionner la clé privée s'ouvre.

6. Localisez et double-cliquez sur une clé privée valide (un fichier KEY) afin de la mettre en service.

Les certificats EC et RSA sont pris en charge. Les clés EC doivent être au format PKCS#8 et les
clés RSA, au format PKCS#1.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section relative aux certificats de serveur dans
Setting Up M-Files to Use gRPC.

7. Sous la rubrique Certificat, cliquez sur Modifier.

Une boîte de dialogue Ouvrir permettant de sélectionner le fichier de certificat s'ouvre.

8. Localisez et double-cliquez sur un certificat TLS valide (un fichier CRT) afin de le mettre en service.

Le certificat doit être au format PEM (Privacy-Enhanced Mail).

9. Vérifiez que les détails du certificat correspondent puis cliquez sur OK.

Le certificat est désormais utilisé pour les connexions entre le serveur M-Files et les clients M-Files.

3.1.5. Gestion des coffres

Cette rubrique décrit comment créer, utiliser et maintenir des coffres et aborde de nombreux autres thèmes
étroitement liés aux coffres comme la réplication des contenus, les langues des coffres, sans oublier les
connexions aux bases de données externes.

Dans ce chapitre

• Opérations du coffre
• Maintenance du coffre
• Langues et Traductions
• Connexions aux Sources Externes
• Paramètres d'intégration du client e-mail
• Réplication de Contenu et Archivage
• Observateur d'événements du coffre
• Optimisation planifiée
• Contrôle des tâches d'arrière-plan
• Gestion de l'indexation des coffres
• Mesure des performances du coffre
• Interaction entre plusieurs coffres
 M-Files | 3. Administration système | 219

Opérations du coffre

Cette rubrique fournit des instructions sur plusieurs opérations administratives concernant les coffres,
comme la création, la copie, la sauvegarde, la restauration ou le redémarrage d'un coffre (opération qui
doit être effectuée de temps à autre pour s'assurer que les modifications relatives à la configuration du
coffre sont opérationnelles).

Dans ce chapitre

• Création d'un coffre

• Copier un coffre
• Attacher un coffre
• Détacher un coffre
• Sauvegarder un coffre
• Restaurer un coffre
• Création d'un index de recherche
• Sauvegarder et restaurer l’index de recherche du coffre
• Destruction d'un coffre
• Mise à jour des coffres
• Migration de la base de données du coffre vers Microsoft SQL Server
• Redémarrage d'un coffre
• Mettre un coffre hors ligne et mettre un coffre en ligne
• Se connecter à un coffre et s’en déconnecter dans M-Files Admin

Création d'un coffre

Création d'un coffre dans M-Files Cloud

Dans M-Files Cloud, vous pouvez créer un coffre dans M-Files Manage. Pour savoir comment procéder,
reportez-vous à Creating a Cloud Vault dans le guide utilisateur M-Files Manage.

Création d'un coffre dans les environnements locaux

Si vous souhaitez créer un nouveau coffre dans une langue autre que la langue du logiciel actuellement
sélectionnée, vous devez tout d’abord, avant de créer le coffre, modifier la langue du logiciel et redémarrer
le service M-Files Server via le gestionnaire des tâches Windows. Pour obtenir des instructions sur la
façon de modifier la langue du logiciel, consultez Sélectionner la langue du logiciel et du coffre.

Reportez-vous à Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après la création ou la migration d'un
coffre pour obtenir une liste des tâches que nous recommandons d'effectuer lors de la création d'un coffre.

Pour créer un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Coffres.

La liste Coffres s’ouvre dans le volet droit.

 M-Files | 3. Administration système | 220

4. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouveau Coffre.

La boîte de dialogue Propriétés du Coffre pour un nouveau coffre s’ouvre.

5. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour le nouveau coffre.

6. Servez-vous des menus déroulants Langue principale et Langue secondaire pour sélectionner les
langues principale et secondaire pour les caractéristiques de recherche plein texte.

Ces sélections jouent, par exemple, un rôle sur la façon dont les formes fléchies ou irrégulières
des mots ou des mots composés sont traitées dans les recherches. Si le coffre doit avoir
du matériel dans plusieurs langues, il est recommandé de sélectionner la langue qui est la
 M-Files | 3. Administration système | 221

plus utilisée en tant que langue principale et une langue moins utilisée en tant que langue
secondaire.

la sélection d'une langue ou de plusieurs langues permet d'augmenter la probabilité d'obtenir

des résultats de recherche pertinents. Même si une langue n’a pas été sélectionnée comme
langue principale ou secondaire, la recherche plein texte va toutefois proposer des résultats si
des mots ont été utilisés pour la recherche dans cette langue.

7. Optionnelle : Cliquez sur Importer... pour modifier l’icône du coffre afin que la recherche du bon coffre
soit simplifiée si vous utilisez plusieurs coffres.
a) Dans la boîte de dialogue Modifier l'Icône, sélectionnez un élément de la liste ou cliquez sur
Explorer... pour rechercher une icône différente.
b) Cliquez sur OK une fois que vous avez sélectionné la nouvelle icône.

Vous pouvez revenir à l'icône par défaut en cliquant sur Utiliser par défaut.

8. Optionnelle : Modifiez les paramètres avancés dans l’onglet Avancé.

9. Cliquez sur OK après avoir terminé.

Votre coffre devrait maintenant être créé et apparaître dans l'arborescence de gauche de M-Files Admin
sous Coffres.

Remarque : Si vous créez un coffre, M-Files lui crée automatiquement un identifiant. L’identifiant
peut être modifié ultérieurement dans la boîte de dialogue Propriétés du Coffre du coffre en
question en cliquant sur le bouton Modifier l'ID.

Après avoir créé le coffre, les utilisateurs du coffre doivent y ajouter une connexion dans les paramètres de
M-Files Desktop. Consultez Ajouter une connexion à un coffre pour obtenir les instructions.

Dans ce chapitre

• Propriétés Avancées du Coffre de documents

• Authentification du coffre

Propriétés Avancées du Coffre de documents

Dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Propriétés du coffre, vous pouvez définir si vous souhaitez
utiliser Firebird ou Microsoft SQL Server pour enregistrer les informations dans le coffre.

Firebird est un moteur de base de données SQL intégré dans M-Files. Comme il fait partie des services de
M-Files Server, il ne requiert pas d'installation séparée et est donc très facile à utiliser. Choisissez Firebird
comme moteur de base de données, sauf si vous avez une raison particulière de choisir Microsoft SQL
Server. Le passage de Firebird à Microsoft SQL Server peut être facilement effectué ultérieurement si
nécessaire. Néanmoins, le passage de Microsoft SQL Server à Firebird n'est pas possible.

Microsoft SQL Server est un moteur de base de données SQL qui nécessite un achat et une installation
séparés. L'utilisation de Microsoft SQL Server avec les grands coffres est recommandée : cela suppose
toutefois que l'administrateur soit déjà familier avec la gestion de Microsoft SQL Server.

Remarque : Ne modifiez jamais la structure du contenu de la base de données du coffre en

utilisant directement, par exemple, des outils de gestion du système de base de données. Le
contenu de la base de données peut être modifié uniquement avec le service de M-Files Server.
Des modifications qui seraient apportées par d'autres moyens menaceraient l'intégrité logique de
la base de données, ce qui risquerait de provoquer un mauvais fonctionnement du logiciel et une
 M-Files | 3. Administration système | 222

perte de données. La structure et le contenu du coffre peuvent uniquement être modifiés avec M-
Files Desktop, M-Files Admin et M-Files API.

Firebird

Voir Utiliser Firebird comme moteur de base de données.

Microsoft SQL Server

Voir Utiliser Microsoft SQL Server comme moteur de base de données.

Autorisations automatiques définies par les métadonnées

Pour les coffres créés avec la version 8.0 (ou ultérieure), les autorisations étendues basées sur les
métadonnées sont actives par défaut. Dans le cas contraire, elles doivent être activées manuellement.
Veuillez garder à l'esprit que vous ne pouvez pas annuler l'opération.

Remarque : Si vous avez assigné des autorisations automatiques aux valeurs dans les versions
antérieures de M-Files, il est fortement recommandé de s'assurer que les autorisations fonctionnent
toujours comme escompté.

Pour davantage d'informations sur les autorisations automatiques, veuillez vous reporter à la section
Autorisations automatiques pour les éléments de listes de valeurs. Vous pouvez activer les autorisations
automatiques par valeur, liste de valeurs, type d'objet ou classe. Pour utiliser les autorisations
automatiques par le biais d'une propriété spécifique, il faut également l'autoriser dans les propriétés de
la définition de propriété. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Nouvelle Définition de
Propriété.

Activer le cryptage des données au repos

Cette option vous permet d'utiliser l'algorithme AES-256 pour le cryptage des données des fichiers du
coffre au repos. Le cryptage est conforme à la publication 140-2 du standard FIPS (Federal Information
Processing Standard, Norme fédérale de traitement des informations). Pour plus d'informations, reportez-
vous à la section Protecting File Data at Rest with Encryption in M-Files.

Avant d'activer la fonction, veuillez prendre note des informations importantes suivantes :

• Assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace disque. Voir Espace disque nécessaire pour le chiffrement
des données au repos.
• Cette option ne crypte que les données de fichiers qui sont stockées dans le coffre après que la
fonction a été activée. Par conséquent, après avoir activé la fonction, vous devez exécuter l'opération
Actualiser l'état de chiffrement des fichiers existants pour crypter tous les fichiers existants du
coffre.
• Nous vous recommandons de vérifier que les utilisateurs du coffre n'ont pas d'objets qui ont été
verrouillés par eux.

Les objets qui contiennent au moins un fichier et qui n'ont jamais été publiés ne peuvent plus être publiés
une fois que les données de fichiers du coffre ont été cryptées. Si ce problème se produit, les fichiers sont
toujours disponibles sur l'ordinateur client, mais ils ne peuvent pas être mis à la disposition des autres
utilisateurs du coffre. Par ailleurs, M-Files Server stocke les fichiers dans un format non crypté et aucune
opération de maintenance de coffre ne les supprimera.

Après avoir activé la fonction, procédez comme suit pour crypter les données existantes :

1. Sélectionnez le coffre dans l'arborescence gauche de M-Files Admin.

 M-Files | 3. Administration système | 223

2. Sélectionnez Action > Maintenance > Actualiser l'Etat de Chiffrement des Fichiers Existants.
3. Exécutez manuellement l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) pour supprimer les
données de fichiers non cryptées du coffre. Si l'option Supprimer les fichiers des objets détruits est
disponible, sélectionnez-la.

Remarque : L'optimisation automatique planifiée ne supprime pas les données de fichiers non
cryptées.

Le cryptage des données des fichiers n'est pas visible par les utilisateurs.

Lorsque le cryptage est activé, il est particulièrement crucial que des processus de sauvegarde
approfondis et fréquents soient en place. L'association de données de fichiers cryptées, d'une panne du
disque dur et d'un système de sauvegarde inapproprié pourrait entraîner à terme la perte de toutes les
données.

Fonctionnalités Avancées de l'Observateur d'Evénements

Cette option permet d'activer les fonctions de traçabilité pour ce coffre. M-Files prend en charge
l'administration des signatures et des dossiers électroniques conformément à FDA 21 CFR Part 11.
La signature électronique nécessite le module Electronic Signatures and Advanced Logging, qui est
disponible à un tarif spécifique. Le module comprend des extensions d'observateur d'événements et la
fonction de signature électronique. Le module peut être activé avec le code de licence approprié.

Les signatures électroniques sont activées automatiquement dès l'activation du code de licence. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Signature Electronique et conformité.

Pour obtenir une liste des types d’événements enregistrés dans l’observateur d’événements, reportez-vous
à Types d'événements.

Astuce : Si vous souhaitez donner aux administrateurs système plus de visibilité sur les actions
que les utilisateurs de coffre effectuent dans un coffre, reportez-vous à User Action Log.

Annotations

La commande Annotation vous permet d'ajouter des annotations aux documents contenus dans le coffre
de documents. Vous pouvez activer la fonction des annotations en cochant la case Annotations de
la boîte de dialogue Propriétés du Coffre. Pour plus d'informations sur les annotations dans M-Files,
consultez Annotations.

M-Files Web

Saisissez l'URL de votre page d'accueil M-Files Web. M-Files en a besoin pour inclure les URL M-Files
Web dans les hyperliens et les liens M-Files Web dans les messages de notification.

Assurez-vous que l'URL commence soit par http:// soit par [Link] Par exemple : https://
[Link].

M-Files Web classique

Saisissez l'URL de votre page d'accueil du M-Files Web classique. M-Files en a besoin pour inclure
les URL du M-Files Web classique dans les hyperliens et les liens du M-Files Web classique dans les
messages de notification.

Assurez-vous que l'URL commence soit par http:// soit par [Link] Par exemple : https://
[Link].
 M-Files | 3. Administration système | 224

Dans ce chapitre

• Utiliser Firebird comme moteur de base de données

• Utiliser Microsoft SQL Server comme moteur de base de données

Utiliser Firebird comme moteur de base de données

Firebird est un gestionnaire (moteur) de base de données SQL intégré dans M-Files.

M-Files utilise Firebird comme gestionnaire de base de données de coffres par défaut. Nous
recommandons d'utiliser Microsoft SQL Server si le coffre contient plusieurs centaines de milliers d'objets.
Si un coffre a été initialement configuré pour utiliser Firebird, mais que le nombre d’objets du coffre et la
taille du fichier de métadonnées ont considérablement augmenté depuis, migrez la base de données du
coffre vers Microsoft SQL Server.

Nous vous recommandons de commencer à planifier la migration vers Microsoft SQL Server lorsque
la taille du fichier de métadonnées d'un coffre est proche de 1 Go. Pour obtenir des instructions sur la
vérification de la taille des métadonnées, consultez Vérification de la taille d'un fichier de métadonnées
Firebird.

Vous pouvez appliquer un paramètre de registre pour renforcer l'utilisabilité de Firebird jusqu'à 2 Go par
coffre. Vous pouvez utiliser Firebird même après que cette limite a été dépassée mais, pour des raisons de
performances, Microsoft SQL Server est dans ce cas le gestionnaire de base de données recommandé.

Pour ouvrir les paramètres de coffre du gestionnaire Firebird :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

5. Cliquez sur Propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés du Coffre s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 225

6. Ouvrez l'onglet Avancé.

7. Cliquez sur Définir... sous l'option Firebird pour ouvrir les paramètres du gestionnaire Firebird.

La boîte de dialogue des paramètres de Firebird s'ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 226

Dans la boîte de dialogue des paramètres de Firebird, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Modification de l’emplacement des données du coffre

• Définir un autre emplacement pour les fichiers du coffre

Modification de l’emplacement des données du coffre

Si besoin, vous pouvez modifier l’emplacement par défaut des données du coffre, soit les fichiers et
les métadonnées du coffre. Veuillez noter que les métadonnées du coffre doivent être stockées sur le
disque local de l’ordinateur de M-Files Server. Si vous souhaitez stocker les fichiers du coffre ailleurs (par
exemple, un disque réseau), reportez-vous à Définir un autre emplacement pour les fichiers du coffre.
Avant de commencer, veuillez mettre le coffre en mode hors ligne pour toute la durée de l’opération.
Consultez Mettre un coffre hors ligne pour obtenir les instructions.

Pour modifier l'emplacement des données du coffre :

1. Ouvrez les paramètres du gestionnaire de base de données du coffre.

L’emplacement actuel des données du coffre s’affiche dans la boîte de dialogue des paramètres
du gestionnaire de base de données.

2. À l’aide de Explorateur de fichiers ou de tout autre gestionnaire de fichiers, copiez les dossiers
FileData et MetaData de leur emplacement actuel vers leur nouvel emplacement.

3. Cliquez sur le bouton ... pour rechercher le nouvel emplacement des fichiers du coffre.

La boîte de dialogue Rechercher un dossier s’ouvre.

4. Sélectionnez le nouvel emplacement des données du coffre, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte
de dialogue Rechercher un dossier.

Veuillez noter que l’emplacement sélectionné doit se trouver sur le disque local de l’ordinateur
M-Files Server et doit contenir les dossiers FileData et MetaData.
 M-Files | 3. Administration système | 227

5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue du gestionnaire de base de données. Cliquez pour finir
sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés du Coffre.

Une fois l’opération terminée, veuillez remettre le coffre en ligne. Consultez Mise en ligne d’un coffre pour
obtenir les instructions.
Définir un autre emplacement pour les fichiers du coffre

Par défaut, les fichiers du coffre sont stockés dans le même dossier que les métadonnées du coffre.
Si besoin, vous pouvez définir un emplacement à part pour les fichiers du coffre. Ceci vous permet de
stocker vos données de fichiers sur un vaste disque réseau ou sur un serveur de fichiers. Néanmoins, il
est recommandé de stocker les métadonnées et les fichiers dans un même emplacement.

Avant de commencer, veuillez mettre le coffre en mode hors ligne pour toute la durée de l’opération.
Consultez Mettre un coffre hors ligne pour obtenir les instructions.

Pour définir un autre emplacement pour les fichiers :

1. Ouvrez les paramètres du gestionnaire de base de données du coffre.

L’emplacement actuel des fichiers du coffre s’affiche dans la boîte de dialogue des paramètres
du gestionnaire de base de données.

2. À l’aide de Explorateur de fichiers ou de tout autre gestionnaire de fichiers, copiez le dossier FileData
de son emplacement actuel vers son nouvel emplacement.

3. Cliquez sur le bouton Avancé....

La boîte de dialogue Avancé s’ouvre.

4. Cochez l’option Emplacement différent pour les fichiers.

5. Cliquez sur le bouton ... pour rechercher le nouvel emplacement des fichiers du coffre.

La boîte de dialogue Rechercher un dossier s’ouvre.

6. Sélectionnez le nouvel emplacement des fichiers du coffre, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Rechercher un dossier.

Veuillez noter que l’emplacement sélectionné doit contenir le dossier FileData.

L’emplacement peut également être un chemin UNC d’un lecteur réseau.
 M-Files | 3. Administration système | 228

7. Optionnelle : Cliquez sur Compte pour les fichiers... pour sélectionner le compte que M-Files Server
utilise pour accéder aux fichiers du coffre. Cela peut se révéler nécessaire si le compte système local
ne dispose pas des autorisations pour accéder à l’emplacement sélectionné.
a) Sélectionnez l’option Ce compte.
b) Dans le champ Ce compte, indiquez le compte que M-Files Server doit utiliser pour accéder aux
fichiers du coffre à l’emplacement sélectionné.
c) Dans les champs Mot de passe et Confirmer, saisissez le mot de passe du compte.
d) Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition du Compte.

8. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Avancé.

9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue du gestionnaire de base de données. Cliquez pour finir
sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés du Coffre.

Une fois l’opération terminée, veuillez remettre le coffre en ligne. Consultez Mise en ligne d’un coffre pour
obtenir les instructions.
Utiliser Microsoft SQL Server comme moteur de base de données

Vous pouvez utiliser Microsoft SQL Server comme moteur de base de données à la place de Firebird.
Nous recommandons d'utiliser Microsoft SQL Server si le coffre contient plusieurs centaines de milliers
d'objets. Pour les grands coffres, Microsoft SQL Server est plus efficace que Firebird. Toutefois, avec
Microsoft SQL Server, l'administrateur doit bien connaître la gestion de Microsoft SQL Server.

Avec Microsoft SQL Server, la mémoire du serveur de base de données peut être utilisée plus
efficacement et le stockage de sauvegarde des grands coffres est amélioré. Vous pouvez également
passer immédiatement au serveur de base de données répliqué si nécessaire.

Remarque : Les licences Microsoft SQL Server ne sont pas incluses dans les licences M-Files.
Elles doivent être achetées séparément.

Migration vers Microsoft SQL Server

Voir Migration de la base de données du coffre vers Microsoft SQL Server.

Dans ce chapitre

• Versions de Microsoft SQL Server prises en charge

• Configuration des bases de données Microsoft SQL Server
• Sauvegarde des bases de données Microsoft SQL Server
• Modification de l’emplacement des fichiers de données du coffre pour Microsoft SQL Server

Versions de Microsoft SQL Server prises en charge

Vous pouvez utiliser Microsoft SQL Server comme gestionnaire de base de données du coffre. Reportez-
vous à notre politique de cycle de vie pour savoir quelles versions sont prises en charge. Les éditions
suivantes sont prises en charge : Microsoft SQL Server Express, Standard et Enterprise. Reportez-vous
à la documentation Microsoft afin de vous assurer que votre édition de Microsoft SQL Server dispose des
fonctions et capacités nécessaires pour votre environnement. M-Files est compatible avec l’utilisation de
Microsoft SQL Server sur Microsoft Windows.

Avec les versions 2008–2017 de Microsoft SQL Server Enterprise Edition, les données des tables et les
index peuvent être compressés. Cela réduit les entrées / sorties du disque, mais augmente également
la charge de l’unité centrale d’environ 10 %. Cela implique généralement des tailles de base de données
réduites.
 M-Files | 3. Administration système | 229

Microsoft SQL Server 2016 Service Pack 1 et les versions ultérieures prennent en charge les index
columnstore pouvant être mis à jour (dans les versions précédentes, les index columnstore ne sont
disponibles que dans Enterprise Edition). Cela permet d'obtenir de meilleures performances avec les
sous-niveaux de vues (tels que Documents par projet). Cela se révèle particulièrement utile lorsque des
dossiers virtuels vides sont configurés comme étant masqués.

Recommandations pour le choix des versions, les mises à jour et les mises à niveau

• Lorsque vous utilisez Microsoft SQL Server comme moteur de base de données, nous vous
recommandons d'utiliser la dernière version de Microsoft SQL Server prise en charge par M-Files et
votre système d'exploitation. Pour connaître les exigences de Microsoft SQL Server en termes de
logiciel, reportez-vous à la documentation Microsoft.
• Assurez-vous que le tout dernier service pack et les mises à jour cumulatives sont installés sur la
machine serveur. Pour ce faire, reportez-vous à Latest updates for Microsoft SQL Server.
• Pour mettre à niveau votre version de Microsoft SQL Server, reportez-vous à Upgrade SQL Server.

Configuration des bases de données Microsoft SQL Server

M-Files est compatible avec l’utilisation de Microsoft SQL Server sur Microsoft Windows. Avec un
environnement M-Files cloud que vous gérez vous-même, vous pouvez également utiliser Microsoft Azure
SQL Database Managed Instance comme gestionnaire de base de données du coffre.

Microsoft SQL Server peut être installé sur le même ordinateur que M-Files Server ou sur un autre serveur.
Si SQL Server est installé sur un autre serveur, M-Files Server et SQL Server doivent être reliés par
une connexion de réseau haut débit. Pour savoir comment optimiser le fonctionnement de SQL Server,
reportez-vous à la documentation de Microsoft SQL Server.

Assurez-vous que l'ordinateur sur lequel est installé SQL Server a suffisamment de mémoire. Le nombre
de processeurs et la vitesse des processeurs et des disques durs ont également un impact important sur
les performances.

Avant d'utiliser Microsoft SQL Server comme moteur de base de données, consultez Exigences relatives à
Microsoft SQL Server et Moteur de base de données et stockage des données.

Important : Si votre SQL Server n’utilise pas le port par défaut, 1433, vous devez indiquer le nom
!
du serveur au format <nom serveur>,<port>.

M-Files Server stocke les données dans le coffre de la base de données associée. Certaines données
secondaires qui ne nécessitent pas de sauvegarde, comme les index de recherche, sont laissées en
dehors de la base de données.

Instructions pour les configurations spécialisées

Reportez-vous aux documents suivants dans les environnements Microsoft SQL Server spécialisés :

• Setting M-Files to Operate Without Sysadmin Role in Microsoft SQL Server

• Setting up M-Files vault databases to SQL Server AlwaysOn Availability Group

Emplacement des données de fichier

Les données de fichier peuvent être enregistrées dans la base de données Microsoft SQL Server ou un
autre emplacement tel qu'une unité de réseau.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

 M-Files | 3. Administration système | 230

• Stocker les fichiers dans la base de données du coffre

• Stocker les fichiers dans un dossier système : Avec cette option, vous pouvez définir l'emplacement
d'enregistrement des fichiers sur une unité de réseau ou à un autre emplacement. Vous pouvez définir
un compte spécifique pour le traitement des données de fichier afin de protéger celles-ci.

! Important : Si vous souhaitez utiliser une unité de réseau pour stocker les données de fichier,
vous devez utiliser le format //<serveur>/<chemin> pour indiquer l'emplacement des
données de fichier.

Remarque :

Le coffre reste en ligne et parfaitement opérationnel pendant pratiquement toute la durée de la

modification de l'emplacement des données de fichier. Le coffre est hors ligne uniquement le
temps de la mise en service du nouvel emplacement des fichiers. Si vous annulez l’opération
concernant le changement concernant l’emplacement des fichiers, vous pouvez toujours la
reprendre en sélectionnant le même emplacement que celui précédemment sélectionné pour les
fichiers.

Pour plus d'instructions, reportez-vous à la rubrique Modification de l’emplacement des fichiers de

données du coffre pour Microsoft SQL Server.

Sauvegarde des bases de données Microsoft SQL Server

L'administrateur est responsable de la sauvegarde des coffres et de leur consignation sur un espace
prévu à cet effet. La copie de sauvegarde est effectuée avec les propres outils de gestion de SQL Server
et les solutions de copie de sauvegarde proposées par des tiers. Lors de la restauration d'une copie de
sauvegarde, l'administrateur renvoie d'abord la base de données du coffre au serveur SQL, puis rattache
le coffre à M-Files l'aide de la fonction Joindre le coffre de documents.

Si vos données de fichier sont stockées dans le système de fichiers séparément de la base de données,
vous devez sauvegarder à la fois la base de données Microsoft SQL et les fichiers du système de fichiers.

Pour des instructions plus détaillées, reportez-vous à l'article de la base de connaissances de M-Files M-
Files Backup Policy.

Informations importantes

• Sauvegardez toujours en premier la base de données SQL (métadonnées), puis les données du
système de fichiers (fichiers objets) afin d’éviter des références à des fichiers objets non existants.
N'exécutez pas l'optimisation de M-Files Server après avoir sauvegardé la base de données SQL.
Sinon, les fichiers marqués comme étant à détruire seront supprimés.
• Ne sauvegardez pas un système M-Files actif avec un instantané du système de fichiers dans lequel
ses données sont stockées. Cela peut créer une sauvegarde endommagée ou inutilisable car les
opérations d'écriture dans les fichiers (en particulier dans les fichiers du gestionnaire de base de
données) peuvent être en cours et, par conséquent, incomplètes. Si vous utilisez des instantanés
de machine virtuelle (VM) complète pour les sauvegardes, assurez-vous que le logiciel de VM prend
entièrement en charge la création d'instantanés d'un système actif. Cela signifie que le logiciel peut
restaurer le système exactement dans le même état, y compris pour ce qui est de la mémoire et du
processeur.

Modification de l’emplacement des fichiers de données du coffre pour Microsoft SQL Server

Si vous utilisez Microsoft SQL Server et que vos données de fichiers du coffre sont enregistrées soit dans
la base de données du coffre, soit dans le système de fichiers, vous pourrez modifier l’emplacement des
données de fichiers du coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 231

Remarque :

Le coffre reste en ligne et parfaitement opérationnel pendant pratiquement toute la durée de la

modification de l'emplacement des données de fichier. Le coffre est hors ligne uniquement le temps
de la mise en service du nouvel emplacement des fichiers. Si vous annulez l’opération concernant
le changement concernant l’emplacement des fichiers, vous pouvez toujours la reprendre en
sélectionnant le même emplacement que celui précédemment sélectionné pour les fichiers.

Pour modifier l'emplacement des données du fichier de coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

5. Cliquez sur Propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés du Coffre s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 232

6. Ouvrez l'onglet Avancé.

7. Sous l’option Utiliser Microsoft SQL Server, cliquez sur le bouton Définir....

La boîte de dialogue Coffre - Microsoft SQL Server s’ouvre.

8. Cliquez sur le bouton Emplacement des Fichiers....

La boîte de dialogue Emplacement des Fichiers s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 233

9. Soit :

a. Si vous souhaitez changer l’emplacement des fichiers du coffre de la base de données du coffre au
système de fichiers ou d’un dossier du système de fichiers à un autre, sélectionnez l’option Stocker
les fichiers dans un dossier système, puis cliquez sur le bouton Définir....

ou

b. Si vous souhaitez changer l’emplacement des fichiers du coffre du système de fichiers à la base de
données du coffre, sélectionnez l’option Stocker les fichiers dans la base de données du coffre,
puis cliquez sur OK.

[Link] vous avez choisi l’option Stocker les fichiers dans un dossier système, réalisez les étapes
suivantes :
a) Optionnelle : Si vous changez l’emplacement des fichiers du coffre d’un dossier du système de
fichiers à un autre à l’aide de Explorateur de fichiers ou de tout autre gestionnaire de fichiers, copiez
le dossier FileData de son emplacement actuel vers son nouvel emplacement.
b) Cliquez, dans la boîte de dialogue Dossier Système, sur le bouton ... pour naviguer jusqu’au nouvel
emplacement des fichiers ou saisissez l’emplacement dans le champ de texte.

L’emplacement peut également être un chemin UNC d’un lecteur réseau.

c) Optionnelle : Cliquez sur Compte pour les fichiers... pour utiliser un compte autre que le compte
système local pour accéder aux fichiers.

Il peut se révéler nécessaire de configurer le compte, tout spécialement si les fichiers sont
situés sur un lecteur réseau auquel le compte système local ne peut pas avoir accès.
d) Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Dossier Système.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Emplacement des Fichiers et la boîte de dialogue
du gestionnaire de base de données. Cliquez pour finir sur OK pour fermer la boîte de dialogue
Propriétés du Coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 234

[Link] vous changez l’emplacement des fichiers du coffre de la base de données du coffre au système de
fichiers, ou du système de fichiers à la base de données du coffre, il vous est demandé de confirmer si
vous souhaitez modifier l’emplacement des fichiers. Cliquez sur Oui.

Les fichiers du coffre sont alors copiés sur le nouvel emplacement.

Votre coffre utilise désormais l’emplacement indiqué pour enregistrer les fichiers du coffre et y accéder.
Authentification du coffre

L’onglet Authentification de la boîte de dialogue Propriétés du Coffre comprend des paramètres relatifs
à la synchronisation et à l’authentification des utilisateurs du coffre avec Microsoft Entra ID. Cet onglet est
disponible dans la boîte de dialogue Propriétés du Coffre des coffres existants. Vous ne pouvez pas voir
cet onglet lorsque vous créez un coffre.

Synchronisation des utilisateurs

Pour obtenir des informations sur la synchronisation des utilisateurs, reportez-vous à Utilisateurs dans les
groupes Active Directory synchronisés .

Authentification de l’utilisateur

Reportez-vous aux instructions indiquées dans le tableau suivant pour configurer l'authentification de
l'utilisateur dans votre environnement :

Déploiement Instructions
M-Files Cloud et Microsoft Entra ID Setting up federated authentication dans M-Files
Manage User Guide

Pour les coffres créés dans M-Files Manage,

l'authentification Entra ID est configurée
automatiquement.

M-Files Cloud classique et Microsoft Entra ID Activation de l'authentification Microsoft Entra ID

dans le M-Files Cloud classique
Serveur in-situ et Microsoft Entra ID Configuring Vault Authentication with Microsoft
Entra ID in On-Premises Environments
N'importe quel environnement et n'importe quel Configuring OpenID Connect and OAuth 2.0 for M-
fournisseur d'identité conforme à OAuth 2.0 ou à Files Authentication
OpenID Connect

Informations additionnelles :

• Dans M-Files Cloud, reportez-vous à Configuring Vault Authentication with M-Files Login Service pour
configurer manuellement l'authentification via M-Files Login Service.
• Si vous utilisez M-Files Web ou les ajouts basés sur M-Files Web, reportez-vous également à
Configuration de OAuth 2.0 pour le nouveau M-Files Web et les ajouts basés sur le Web.
• Dans les environnements locaux, reportez-vous à l'article suivant pour plus d'informations :
Authentification Azure AD avec OAuth - quels documents suivre et quand.
 M-Files | 3. Administration système | 235

Authentification anonyme

Dans l'onglet Authentification de la boîte de dialogue Propriétés du Coffre, vous trouverez également le
paramètre Utiliser l'authentification anonyme. Celui-ci vous permet de faire en sorte que les nouveaux
utilisateurs de M-Files Web et de M-Files Mobile aient un accès en lecture seule à ce coffre sans nom
d'utilisateur ni mot de passe.

Lorsque la fonction est activée, M-Files ajoute un utilisateur anonyme au coffre. L'utilisateur n'a pas de
compte de connexion sur le serveur, mais vous pouvez l'utiliser pour définir des autorisations et l'ajouter
à des groupes d'utilisateurs. L'utilisateur anonyme est créé en tant qu'utilisateur externe. Vous pouvez
toutefois le modifier en un utilisateur interne.

! Important : Lorsque cette fonction est activée, le coffre utilise toujours l'authentification anonyme
et les identifiants personnels ne peuvent pas être utilisés avec le nouveau M-Files Web et M-Files
Mobile.

Conditions préalables à la configuration de la fonction :

• Vous devez avoir une licence External Connector.

• Vous devez être un administrateur système ou avoir le contrôle total du coffre.
• Dans les environnements locaux et les environnements cloud autogérés, vous devez configurer des
mappages entre les connexions entrantes et vos coffres.

Remarques :

• M-Files Desktop et le M-Files Web classique n'utilisent pas ce paramètre. Pour configurer
l'authentification anonyme pour le M-Files Web classique, reportez-vous à Optionnel : Modification des
paramètres de publication.
• L'utilisateur anonyme ne diminue pas le nombre de vos licences en lecture seule.

Dans ce chapitre

• Activation de l'authentification Microsoft Entra ID dans le M-Files Cloud classique

Activation de l'authentification Microsoft Entra ID dans le M-Files Cloud classique

Informations importantes

• Dans le M-Files Cloud classique, suivez les instructions suivantes pour configurer tous les clients M-
Files pour qu'ils utilisent l'authentification Microsoft Entra ID.

• Avant de configurer cette fonction, déconnectez-vous de tous les comptes Entra ID qui ne sont pas
utilisés pour la connexion à M-Files.
• Dans le nouveau M-Files Cloud et dans un environnement local, ne suivez pas les instructions fournies
ici.

• Dans le nouveau M-Files Cloud, Entra ID est automatiquement configuré pour les coffres créés dans
M-Files Cloud. Si le coffre a été migré depuis le M-Files Cloud classique, une configuration manuelle
n'est généralement pas nécessaire. Pour plus d'informations, reportez-vous à Setting up federated
authentication dans M-Files Manage User Guide. Si le coffre a été migré depuis un environnement
local, reportez-vous à Exigences relatives à M-Files Cloud.
• Dans un environnement local, cette configuration active l'authentification Entra ID uniquement pour
M-Files Desktop. Au lieu de cela, reportez-vous à Configuring Vault Authentication with Microsoft
Entra ID in On-Premises Environments pour voir un exemple de configuration et à Configuring
OpenID Connect and OAuth 2.0 for M-Files Authentication pour plus d'informations.
 M-Files | 3. Administration système | 236

Pour activer l'authentification Entra ID pour un coffre M-Files Cloud :

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur le coffre et sélectionnez Propriétés.

3. Ouvrez l'onglet Authentification.

4. Activez Utiliser Azure AD pour l'authentification.

5. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Option Description
Demander à chaque utilisateur son Sélectionnez cette option pour permettre aux
acceptation lors du premier accès à un coffre utilisateurs du coffre de décider s’ils souhaitent
que les applications puissent accéder à leurs
identifiants dans Microsoft Entra ID. Avec cette
option, Entra ID affiche une invite lorsque
l’utilisateur se connecte au coffre pour la première
fois. Cette invite permet à l'utilisateur de donner
les autorisations nécessaires aux applications.
Accepter à la place de tous les utilisateurs
du répertoire (nécessite les droits Sélectionnez cette option pour donner aux
d'administrateur Microsoft Entra) applications, pour le compte de tous les
utilisateurs du coffre, la possibilité d'accéder à
leurs identifiants dans Microsoft Entra ID. Seul
un administrateur global Microsoft Entra peut
donner son acceptation pour le compte d’autres
utilisateurs.

Lorsque vous cliquez sur OK ou Appliquer, M-

Files affiche une invite de connexion. Saisissez
les identifiants pour le compte Entra ID utilisé
pour la connexion à M-Files.

Les identifiants utilisateur doivent avoir accès au domaine Entra ID que vous souhaitez utiliser
pour la synchronisation des utilisateurs.

6. Optionnelle : Dans un environnement local, effectuez la configuration en suivant les instructions figurant
dans Configuration des mappages entre les connexions entrantes et les coffres.

7. Configurez la synchronisation des utilisateurs dans Entra ID.

Consultez Synchronizing Users from Microsoft Entra ID to M-Files with SCIM.

Copier un coffre

Vous pouvez utiliser l’opération Copie du Coffre pour créer une copie d’un coffre. Vous pouvez copier le
coffre entier ou sélectionner les composants de données à copier.
 M-Files | 3. Administration système | 237

Remarque : L'opération Copie du Coffre copie d'abord le coffre entier puis supprime les
composants de données qui n'ont pas été sélectionnés. Cette opération peut prendre du temps
pour les grands coffres.

Il est possible de copier la structure d'un coffre sans les éléments qu'il contient dans un nouveau coffre.
Pour cette opération, vous pouvez par exemple utiliser le coffre démo inclus dans l'installation M-Files.
Pour copier la structure d'un grand coffre, nous recommandons d'exporter la structure. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Exportation du Contenu.

Pour copier un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

4. Cliquez sur Opérations > Copie du Coffre.

La boîte de dialogue Copie du Coffre s’ouvre.

5. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour la copie du coffre.

6. Cliquez sur Définir pour définir l’emplacement des données du coffre sur le serveur sur lequel est
enregistrée la copie.

La boîte de dialogue Coffre s’ouvre.

7. Cliquez sur le bouton ... pour rechercher l’emplacement des données du coffre.

8. Optionnelle : Pour définir un autre emplacement pour les fichiers :

a) Cliquez sur Avancé.

La boîte de dialogue Avancé s’ouvre.

b) Cochez la case Emplacement différent pour les fichiers.

c) Cliquez sur le bouton ... pour rechercher l'emplacement des fichiers du coffre.
d) Pour définir un autre compte pour la copie des fichiers, cliquez sur Compte pour les fichiers.
e) Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Avancé.

9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Coffre.

[Link] la rubrique Données à copier, sélectionnez les composants de coffre que vous souhaitez copier.

Cliquez sur Tout pour sélectionner tous les composants ou sur Structure Seule pour
sélectionner uniquement les composants de la structure du coffre.

Si la case Documents et autres Objets est cochée, vous pouvez exclure les fichiers de la
copie du coffre à des fins de dépannage. Cliquez sur Avancé et cochez la case Exclure les
fichiers de la copie de coffre.

[Link] sur OK pour copier le coffre.

Attacher un coffre

Un coffre peut être détaché de M-Files Server (voir Détacher un coffre), auquel cas toutes les données
contenues dans le coffre sont conservées dans un dossier sur un lecteur, mais le coffre n'est pas
 M-Files | 3. Administration système | 238

enregistré sur le serveur. Si vous connaissez le nom du coffre et souhaitez recommencer à l’utiliser, vous
pouvez joindre le coffre à M-Files Server à l’aide de M-Files Admin.

Illustration 28 : Si le coffre est détaché du serveur, il n’apparaît pas dans la liste des coffres disponibles dans M-Files Admin et les
utilisateurs ne peuvent y accéder, mais toutes les données stockées dans le coffre restent intactes. Vous pouvez, par exemple,
déplacer un coffre détaché vers un autre server et le remettre en service en l’attachant au nouveau serveur.

Si, en raison d’un manque d’espace par exemple, il faut déplacer un coffre d’un serveur à un autre, cela
est possible grâce aux fonctions Détacher et Attacher : détachez simplement le coffre du serveur A,
copiez les données du coffre sur le serveur B et attachez le coffre au serveur B.

Réalisez les étapes suivantes pour attacher un nouveau coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Sélectionnez Coffres.

4. Dans le volet de commandes, cliquez sur Attacher un Coffre.

La boîte de dialogue Attacher un Coffre s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 239

5. Dans le champ Nom, saisissez le nom du coffre détaché.

Vous pouvez rechercher le nom du coffre détaché sur le serveur dans le dossier C:
\<répertoire d'installation M-Files>\Coffres serveur.

6. Sélectionnez soit :

a. Attacher avec l'identité d'origine : sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser
l’identification du coffre existante.

ou

b. Attacher comme nouveau coffre (nouvelle identité) : choisissez cette option si vous voulez créer
une nouvelle ID unique pour le coffre.

L’identité du coffre sert à établir les connexions des coffres au serveur.

 M-Files | 3. Administration système | 240

7. Optionnelle : Dans l’onglet Avancé, vous pouvez sélectionner et configurer le gestionnaire de base de
données pour enregistrer les données du coffre.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Utiliser Firebird comme moteur de base
de données et Utiliser Microsoft SQL Server comme moteur de base de données.

8. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Options pour Attacher un Coffre s'ouvre.

9. Sélectionnez les fonctions à désactiver dans le coffre attaché :

• Types d'objets externes et listes de valeurs : Connexions à des bases de données externes
pour les types d’objets et les listes de valeurs
• Connexions à des sources externes
• Rapports et ensembles de données d'exportation de métadonnées
• Tâches planifiées d'exportation et d'importation
• Synchronisation des groupes d'utilisateurs Active Directory
• Gestionnaires d'événements
• Applications pour coffre
• Index de recherche en texte intégral à distance : Index de recherche non utilisés par
dtSearch
• Connexion anonyme

Si vous ne savez pas quelles fonctionnalités désactiver, n’effectuez aucune modification.

Modifiez le paramètre Ignorer les options de coffre listées ci-dessous pour un coffre en
mode Multi-server mode déjà attaché à au moins un serveur uniquement si vous avez une
bonne raison de le faire. Si le coffre ne fait pas partie d'une configuration Multi-server mode, ce
paramètre n'a aucun effet même lorsqu'il est activé.

[Link] sur Désactiver la sélection.

Une boîte de dialogue qui liste les différentes fonctionnalités qui vont être utilisées dans le coffre
attaché s’affiche.

[Link] la boîte de dialogue Attacher un Coffre, cliquez sur Attacher.

Le coffre sélectionné est attaché à M-Files Server et il est de nouveau possible d’y accéder.
Les utilisateurs du coffre doivent y ajouter une connexion dans les paramètres de M-Files Desktop.
Consultez Ajouter une connexion à un coffre pour obtenir les instructions.
Détacher un coffre

Vous pouvez détacher un coffre d'une connexion au serveur M-Files, auquel cas les données du coffre ne
sont pas détruites mais conservées sur le disque dur du serveur. Vous pouvez restaurer ultérieurement la
connexion au serveur avec l'opération Attacher un Coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 241

Illustration 29 : Si le coffre est détaché du serveur, il n’apparaît pas dans la liste des coffres disponibles dans M-Files Admin et les
utilisateurs ne peuvent y accéder, mais toutes les données stockées dans le coffre restent intactes. Vous pouvez, par exemple,
déplacer un coffre détaché vers un autre server et le remettre en service en l’attachant au nouveau serveur.

Réalisez les étapes suivantes pour détacher un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Coffres.

4. Sélectionnez un coffre que vous souhaitez détacher et cliquez sur Détacher sur le volet de
commandes.

5. Cliquez sur Oui dans l’invite de commande afin de confirmer votre action.

Le document sélectionné est détaché de M-Files Server.

Sauvegarder un coffre

La fonction de sauvegarde de coffre peut être utilisée pour la sauvegarde d'un coffre local ou pour la
planification d’une tâche de sauvegarde de coffre récurrente. Pour davantage d'informations sur les tâches
planifiées, veuillez vous reporter à la section Nouvelles tâches planifiées de sauvegarde.

Informations importantes

• Par défaut, les coffres M-Files Cloud sont sauvegardés chaque jour. Dans M-Files Cloud, il n'est pas
nécessaire de planifier d'autres tâches de sauvegarde de coffre.
• Il est très important de créer également régulièrement des sauvegardes de la base de données
principale, et pas seulement des sauvegardes de coffre.
• Vous ne pouvez restaurer la sauvegarde que sur un serveur dont la version de M-Files Server est
identique ou supérieure à la version existant sur le serveur utilisé pour créer la sauvegarde. Si vous
restaurez la sauvegarde sur un serveur ayant une version plus ancienne, reportez-vous à Mise à jour
des coffres.
 M-Files | 3. Administration système | 242

• Si vous utilisez Microsoft SQL Server comme gestionnaire de base de données de votre coffre,
consultez Sauvegarde des bases de données Microsoft SQL Server pour obtenir des instructions sur la
sauvegarde et la restauration des données de votre coffre.
• Ne sauvegardez pas un système M-Files actif avec un instantané du système de fichiers dans lequel
ses données sont stockées. Cela peut créer une sauvegarde endommagée ou inutilisable car les
opérations d'écriture dans les fichiers (en particulier dans les fichiers du gestionnaire de base de
données) peuvent être en cours et, par conséquent, incomplètes. Si vous utilisez des instantanés
de machine virtuelle (VM) complète pour les sauvegardes, assurez-vous que le logiciel de VM prend
entièrement en charge la création d'instantanés d'un système actif. Cela signifie que le logiciel peut
restaurer le système exactement dans le même état, y compris pour ce qui est de la mémoire et du
processeur.

Il est également important de noter que M-Files enregistre, sur le disque dur du serveur, un ensemble de
données secondaires spécifiques au coffre qui n’est pas inclus dans la sauvegarde du coffre. Ce dernier
est en revanche recréé une fois la sauvegarde du coffre recréée. Cette donnée inclut les restitutions en
PDF pour la surbrillance et l’aperçu, les vignettes et, le plus important, l’index de recherche du coffre.
Dans la mesure où la reconstruction d’un index de recherche d’un grand coffre peut prendre un certain
temps, vous devriez toujours penser à sauvegarder et restaurer également l’index de recherche. Consultez
Sauvegarder et restaurer l’index de recherche du coffre pour obtenir les instructions.

Réalisez les étapes suivantes pour sauvegarder un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

4. Cliquez sur Opérations > Sauvegarder.

La boîte de dialogue Sauvegarde du Coffre s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 243

5. À l’aide du menu déroulant Type de sauvegarde, sélectionnez Sauvegarde Complète ou Sauvegarde

Différentielle.

La sauvegarde complète est la plus parfaite copie qui puisse être faite avec M-Files. Elle
contient entre autres l'historique de tous les documents. Vous ne pouvez pas effectuer une
sauvegarde différentielle si vous n'avez pas effectué auparavant une sauvegarde complète. Une
sauvegarde différentielle contient toutes les données qui ont été modifiées après la dernière
sauvegarde complète.

6. Cliquez sur le bouton ... pour sélectionner la destination du fichier de sauvegarde M-Files (MFB).
 M-Files | 3. Administration système | 244

7. Optionnelle : Cliquez sur Compte... pour exécuter la tâche avec un compte autre que le compte
système local. Si l'emplacement du fichier se trouve sur un lecteur réseau auquel le compte système
local ne peut pas accéder, vous devrez définir un autre compte. Dans la boîte de dialogue Compte :
a) Sélectionnez Ce compte.
b) Dans Ce compte, saisissez le nom du compte d’utilisateur.
c) Dans Mot de passe et Confirmer, saisissez le mot de passe du compte d’utilisateur.
d) Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition du Compte.

8. Optionnelle : Si vous souhaitez diviser la sauvegarde du coffre en plusieurs fichiers, cochez la case
Diviser en plusieurs fichiers et configurez la taille limite du fichier.

Le nom des fichiers de sauvegarde ne doit pas être modifié. Il pourrait ne plus être identifié à la
suite d’une opération de sauvegarde ultérieure.

9. Optionnelle : Cochez la case Ecraser les fichiers existants si vous souhaitez que vos nouveaux
fichiers de sauvegarde remplacent tout autre fichier existant du même nom.

10.Sélectionnez soit :

a. Lancer immédiatement pour démarrer tout de suite la tâche de sauvegarde.

ou

b. Ajouter aux tâches planifiées et cliquez sur le bouton ... pour planifier la tâche de sauvegarde en
tant que tâche récurrente.

Remarque : Pour davantage d'informations sur les tâches planifiées, veuillez vous reporter
à Tâches Planifiées.

[Link] sur OK pour lancer le processus de sauvegarde ou pour ajouter la tâche planifiée à la liste des
Tâches Planifiées.

La sauvegarde devrait maintenant être exécutée ou ajoutée à la liste de Tâches Planifiées, en fonction du
choix que vous avez effectué sous l’intitulé Planification de la boîte de dialogue.
Restaurer un coffre

Si un coffre est détruit ou si les données d'un coffre sont corrompues, vous pouvez restaurer une version
saine du coffre à partir d'une sauvegarde. Pour plus d'informations sur la création des sauvegardes,
reportez-vous à Sauvegarder un coffre et à Nouvelles tâches planifiées de sauvegarde. Si vous utilisez
Microsoft SQL Server comme gestionnaire de base de données de votre coffre, consultez Sauvegarde des
bases de données Microsoft SQL Server pour obtenir des instructions sur la sauvegarde et la restauration
des données de votre coffre.

Pour restaurer un coffre M-Files Cloud, contactez notre service clientèle via M-Files Support Portal ou
votre revendeur M-Files.

Remarque : Vous ne pouvez restaurer la sauvegarde que sur un serveur dont la version de M-
Files Server est identique ou supérieure à la version existant sur le serveur utilisé pour créer la
sauvegarde. Si vous restaurez la sauvegarde sur un serveur ayant une version plus ancienne,
reportez-vous à Mise à jour des coffres.
 M-Files | 3. Administration système | 245

Illustration 30 : Vous pouvez restaurer la sauvegarde d’un coffre à l’aide de M-Files Admin.

Effectuez les étapes suivantes pour restaurer un coffre à partir d’un fichier de sauvegarde :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Coffres.

4. Dans le volet de commandes, cliquez sur Restauration d'un Coffre.

La boîte de dialogue Restauration d'un Coffre s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 246

5. Dans le champ Sauvegarde complète, spécifiez l’emplacement du fichier de sauvegarde sur le

serveur depuis lequel la sauvegarde complète doit être restaurée.

6. Optionnelle : Dans le champ Sauvegarde différentielle (optionnel), spécifiez l’emplacement du fichier

de sauvegarde différentielle pour restaurer une sauvegarde différentielle sur la sauvegarde complète.
 M-Files | 3. Administration système | 247

7. Sélectionnez soit :

a. Restaurer le coffre en utilisant l'identité d'origine : sélectionnez cette option pour utiliser
l’identification du coffre existante.

ou

b. Restaurer comme nouveau coffre (nouvelle identité) : sélectionnez cette option pour générer un
nouvel ID unique et pour assigner un nouveau nom au coffre devant être restauré.

L’identité sert à établir les connexions des coffres au serveur. Le nom du coffre peut être modifié
sur le serveur et la connexion aux coffres peut avoir n’importe quel nom sur le logiciel client de
l’utilisateur final.

8. Dans le champ Emplacement des données du coffre sur le serveur, indiquez l’emplacement où les
données du coffre sont enregistrées.

9. Optionnelle : Cliquez sur Avancé... si vous souhaitez définir un emplacement différent pour les fichiers.

[Link] : Cochez la case Ecraser les fichiers existants si vous souhaitez écraser les fichiers
existants dans les emplacements des métadonnées et fichiers sélectionnés.

[Link] sur OK.

La boîte de dialogue Options pour Attacher un Coffre s'ouvre.

12.Sélectionnez les fonctions à désactiver dans le coffre attaché :

• Types d'objets externes et listes de valeurs : Connexions à des bases de données externes
pour les types d’objets et les listes de valeurs
• Connexions à des sources externes
• Rapports et ensembles de données d'exportation de métadonnées
• Tâches planifiées d'exportation et d'importation
• Synchronisation des groupes d'utilisateurs Active Directory
• Gestionnaires d'événements
• Applications pour coffre
• Index de recherche en texte intégral à distance : Index de recherche non utilisés par
dtSearch
• Connexion anonyme

Si vous ne savez pas quelles fonctionnalités désactiver, n’effectuez aucune modification.

Modifiez le paramètre Ignorer les options de coffre listées ci-dessous pour un coffre en
mode Multi-server mode déjà attaché à au moins un serveur uniquement si vous avez une
bonne raison de le faire. Si le coffre ne fait pas partie d'une configuration Multi-server mode, ce
paramètre n'a aucun effet même lorsqu'il est activé.

[Link] la boîte de dialogue Attacher un Coffre, cliquez sur Attacher.

Un coffre est restauré à partir du fichier de sauvegarde sélectionné.

Les utilisateurs du coffre de documents doivent y ajouter une connexion dans les paramètres de M-Files
Desktop. Consultez Ajouter une connexion à un coffre pour obtenir les instructions.
Création d'un index de recherche

Vous devez créer un nouvel index de recherche pour un coffre lorsque, par exemple, vous mettez un
nouveau moteur de recherche en service. Cette page vous indique comme créer un index de recherche
 M-Files | 3. Administration système | 248

dans une installation locale lorsque votre moteur de recherche est Smart Search ou Micro Focus IDOL. Si
vous utilisez M-Files Cloud, contactez notre service clientèle via M-Files Support Portal ou votre revendeur
M-Files.

Seul un administrateur système peut créer un index de recherche.

Pour obtenir des instructions sur la création d'un index de recherche lorsque votre moteur de recherche est
dtSearch, reportez-vous à Rebuilding the dtSearch Full-Text Search Index.

Remarque : La version 1.2 du protocole TLS est obligatoire pour Smart Search.

Pour créer un index de recherche lorsque votre moteur de recherche est Smart Search ou Micro Focus
IDOL :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Search > Indexes.

3. Cliquez sur Add Index.

4. Déployez l'index créé.

5. Donnez un nom à l'index.

Le nom doit être unique. La longueur des noms d'index Smart Search doit être de 34 caractères
maximum. Les noms d'index pour Micro Focus IDOL n'ont pas de limite de caractères, mais
nous vous recommandons d'utiliser des noms aussi courts que possible.

6. Modifiez les paramètres restants lorsque nécessaire.

a. Si vous utilisez le type de service par défaut, Smart Search, renseignez Application ID et API Key
sous Smart Search Options.

Pour obtenir l'ID d'application et la clé API, contactez licensing@[Link] et incluez l'ID du coffre
dans la demande. Indiquez également l'emplacement de l'index de recherche que vous utiliserez,
par exemple les États-Unis ou l'Union européenne. Si vos données doivent être dans un pays
donné, contactez notre service clientèle via M-Files Support Portal ou votre revendeur M-Files pour
vous assurer que l'emplacement est disponible.

ou

b. Définissez les paramètres Micro Focus IDOL en suivant les instructions figurant dans Installing
Micro Focus IDOL 12 for M-Files.

7. Pour utiliser l'index de recherche comme index actif, indiquez le nom de l'index de recherche
nouvellement créé dans le champ Search > Active Combined Index.
 M-Files | 3. Administration système | 249

8. Dans le nouvel index de recherche, définissez Enabled sur Yes.

9. Cliquez sur Save.

[Link]émarrez le coffre.

[Link]-vous que l'indexation est effectuée avec quelques recherches plein texte dans M-Files
Desktop.

[Link] vous êtes sûr que le nouvel index fonctionne correctement, désactivez l'index précédemment
utilisé.
a) Dans Advanced Vault Settings , rendez-vous dans Configuration > Search > Indexes > <nom
de l'index>.
b) Définissez Enabled sur No.

Avec le nouvel index de recherche, vous pouvez utiliser les facettes de recherche. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Configuration des facettes de recherche.
Sauvegarder et restaurer l’index de recherche du coffre

Étant donné que l’index de recherche du coffre ne fait pas partie d’une sauvegarde de coffre et que la
nouvelle création d’un index pour un coffre volumineux peut prendre un certain temps, vous devriez
toujours envisager de sauvegarder l’index de recherche lors de la sauvegarde du coffre. Cette section
fournit des instructions sur la sauvegarde et la restauration de l’index de recherche de votre coffre.

Sauvegarder et restaurer l’index de recherche du coffre (dtSearch)

Si vous utilisez dtSearch comme moteur de recherche, effectuez les étapes suivantes pour sauvegarder
l’index de recherche du coffre :

1. Copiez le dossier Indexes de l’emplacement des données du coffre au serveur (par exemple C:
\Program Files\M-Files\Server Vaults\<nom du coffre>\Indexes).

2. Stockez le dossier copié sur un emplacement sûr.

L’index lui-même enregistre son étape et la sauvegarde de votre index n’a pas besoin d’être
aussi récente que la sauvegarde du coffre.

Une fois en possession de la sauvegarde de votre index de recherche, effectuez les étapes suivantes pour
restaurer l’index de recherche sauvegardé :

3. Mettez le coffre hors ligne.

Consultez Mettre un coffre hors ligne pour obtenir les instructions.

4. Supprimez le dossier Indexes et remplacez-le par la sauvegarde.

5. Remettez le coffre en ligne.

Consultez Mise en ligne d’un coffre pour obtenir les instructions.

L’indexation commence à rattraper son retard jusqu’à ce que l’index de recherche soit complètement à
jour.
Sauvegarder et restaurer l’index de recherche du coffre (IDOL)

Si vous utilisez Micro Focus IDOL version 12 comme moteur de recherche, effectuez les étapes suivantes
pour sauvegarder l’index de recherche du coffre :
 M-Files | 3. Administration système | 250

1. Utilisez le gestionnaire de tâches de Windows pour interrompre le service MFIndexingManager.

Une fois le service d’indexation arrêté, aucun nouveau matériau n’est ajouté à l’index.

Remarque : Dans la mise à jour M-Files mai 2020 ou ultérieure, M-Files Server migre
les fichiers index vers IDOL et supprime les fichiers index de M-Files Server. Si vous
utilisez la mise à jour M-Files mai 2020 ou ultérieure, vous n’avez pas besoin d’effectuer
l’étape suivante.

2. Copiez les fichiers index existants [Link] et [Link] ou [Link] (en cas
de référentiel externe) et enregistrez les fichiers copiés sur un emplacement sûr.

L’emplacement habituel des fichiers journaux correspond aux dossiers FileData et MetaData
sous C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<nom du coffre>\Indexes
\Combined\M-Files.

3. Patientez jusqu’à ce que toutes les files d’attente d’indexation de chaque moteur de contenu soient
vides.

Les files d’attente sont nulles si les dossiers de la file d’attente d’indexation d’IDOL sont vides.
L’emplacement d’une file d’attente d’indexation IDOL est, par exemple, E:\IDOL12\data
\PROD1-content-12000\index\status.

4. Ouvrez un navigateur sur le serveur frontal IDOL.

Remarque : Si vous avez déjà des fichiers de sauvegarde créés par la commande
DREEXPORT et que vous ne les avez pas supprimés, veuillez renommer les fichiers de
sauvegarde car le processus n’effectue pas d’écrasement.

Remarque : Vous devez effectuer l’étape suivante sur chaque moteur d’arrière-plan et
sur le moteur de contenu de l’index journalier.

5. Dans la barre d’adresse du navigateur, saisissez la commande [Link] IP du moteur

de contenu>:<numéro d’indexation du moteur de contenu>/DREEXPORTIDX?
FileName=<chemin d’accès optionnel et nom du fichier de sauvegarde>.

Exemple : [Link]

La commande génère un fichier nommé <nom du fichier>-[Link] dans le dossier du

moteur de contenu, par exemple dans E:\IDOL12\data\PROD1-content-12000\index.
Le fichier comprend toutes les données d’index, jusqu’au dernier lot d’indexation complet.

6. Démarrez le service MFIndexingManager.

7. Copiez les fichiers de sauvegarde des moteurs de contenu de <répertoire ou disque

d’installation IDOL>\<moteur de contenu>\bin\single<plage de ports du moteur
de contenu>\content vers un emplacement sûr.

Une fois la sauvegarde de votre index de recherche en place, vous pouvez entamer le processus de
restauration. Par défaut, le processus de restauration utilise les mêmes dossiers que la sauvegarde.
Effectuez les étapes suivantes pour rétablir l’index de recherche sauvegardé :

8. Utilisez le gestionnaire de tâches de Windows pour interrompre le service MFIndexingManager.

Une fois le service d’indexation arrêté, aucun nouveau matériau n’est ajouté à l’index.
 M-Files | 3. Administration système | 251

9. Patientez jusqu’à ce que toutes les files d’attente d’indexation de chaque moteur de contenu soient
vides.

Les files d’attente sont nulles si les dossiers de la file d’attente d’indexation d’IDOL sont vides.
L’emplacement d’une file d’attente d’indexation IDOL est, par exemple, E:\IDOL12\data
\PROD1-content-12000\index\status.

[Link] un navigateur sur le serveur frontal IDOL.

Remarque : Vous devez effectuer l’étape suivante sur chaque moteur d’arrière-plan et
sur le moteur de contenu de l’index journalier.

[Link] vue d’effacer tout l’index, saisissez la commande [Link] IP du moteur de

contenu>:<port d’indexation DIH/DAH>/DREINITIAL? dans la barre d’adresse du
navigateur.

Remarque : Vous devez effectuer l’étape suivante sur chaque moteur d’arrière-plan et
sur le moteur de contenu de l’index journalier.

[Link] l’index de la sauvegarde correspondante en saisissant la commande [Link]

IP du moteur de contenu>:<port d’indexation du moteur de contenu>/
DREADD?<chemin d’accès optionnel du fichier de sauvegarde et nom du
fichier>-[Link].

Exemple : [Link]

13.Vérifiez le nombre de documents avec MFAutonomyConsole à l’aide de l’action getstatus plutôt que
les moteurs DIH et DAH.

Remarque : Si la sauvegarde date d’avant la mise à jour de M-Files mai 2020, vous
avez, en sus de l’index IDOL, les fichiers d’index. Dans ce cas, effectuez l’étape
suivante. Si la sauvegarde date d’après la mise à jour de M-Files mai 2020, vous n’avez
pas à effectuer l’étape suivante.

14.Écrasez les fichiers d’index [Link] et [Link] ou [Link] (en cas de

référentiel externe) avec les fichiers de sauvegarde.

L’emplacement habituel des fichiers journaux correspond aux dossiers FileData et MetaData
sous C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<nom du coffre>\Indexes
\Combined\M-Files.

15.Démarrez le service MFIndexingManager.

Vous pouvez lancer plusieurs sauvegardes et restaurations en simultané à l’aide d’un script PowerShell
dans les moteurs d’arrière-plan et le moteur d’engin de contenu d’index journalier.

Exemple d’un script de sauvegarde :

$navOpenInBackgroundTab = 0x1000;
$ie = new-object -com [Link]
$ie.Navigate2("[Link]
# backup from Daily

$ie.Navigate2("[Link]
$navOpenInBackgroundTab);
# backup from backend server 1, engine 10001
 M-Files | 3. Administration système | 252

$ie.Navigate2("[Link]
$navOpenInBackgroundTab);
# backup from backend server 2, engine 20001
$[Link] = $true;

Exemple d’un script de restauration :

$navOpenInBackgroundTab = 0x1000;
$ie = new-object -com [Link]
#$ie.Navigate2("[Link] [Link] ");
# restore Daily

$ie.Navigate2("[Link]
$navOpenInBackgroundTab);
#restore backend server 1, engine 10001

$ie.Navigate2("[Link]
$navOpenInBackgroundTab);
# restore backend server 2, engine 20001
$[Link] = $true;

Destruction d'un coffre

La commande Détruire peut être utilisée pour détruire définitivement toutes les données d'un coffre.

Remarque : Vous ne pouvez pas détruire les coffres M-Files Cloud.

! Avertissement : Si vous détruisez un coffre, les opérations suivantes sont effectuées :

• Tous les fichiers du coffre sur le serveur de M-Files sont définitivement supprimés.
• La base de données du coffre est définitivement supprimée.

Pour détruire un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Coffres.

4. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le coffre que vous souhaitez détruire, puis sélectionnez
Opérations > Détruire dans le menu contextuel.

Il vous est demandé si vous êtes sûr de vouloir détruire le coffre sélectionné.

5. Cliquez sur Oui sur l’invite de commande.

Le coffre sélectionné, dont ses fichiers et sa base de données, est supprimé définitivement et les
utilisateurs ne peuvent plus y accéder.

Remarque : Naturellement, la commande Détruire n'affecte pas les sauvegardes situées sur le
disque dur. Le coffre peut donc être restauré si des sauvegardes ont été effectuées.
 M-Files | 3. Administration système | 253

Mise à jour des coffres

Si la structure de la base de données interne d'un coffre évolue, ce qui est fréquent lors de la mise à
jour d'un logiciel, le coffre doit être mis à jour. Pendant la mise à jour d'un logiciel, cela est effectué
automatiquement pour tous les coffres qui se trouvent dans l'état en ligne. Si le coffre est hors ligne
pendant la mise à jour d'un logiciel, il ne peut être utilisé qu'après avoir effectué sa mise à jour
manuellement. Pour ce faire, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un coffre de M-Files Admin et
sélectionnez Opérations > Mettre à Jour dans le menu contextuel.

Informations importantes

• La mise à jour d'un coffre le rend incompatible avec les versions précédentes de M-Files Server.
• Si vous avez récemment effectué l'opération Vérifier et Réparer (Rapide) et que des problèmes ont été
détectés, assurez-vous que ceux-ci sont résolus avant de procéder à la mise à jour du coffre.

Migration de la base de données du coffre vers Microsoft SQL Server

Dans M-Files Cloud, les coffres utilisent Microsoft Azure SQL Database comme moteur de base de
données par défaut.

Dans un environnement local, M-Files utilise Firebird comme moteur de base de données de coffres par
défaut. Pour les coffres contenant plusieurs centaines de milliers d'objets, nous vous recommandons
d'utiliser Microsoft SQL Server. Si un coffre utilise Firebird mais que le nombre d'objets dans le coffre
augmente considérablement, il peut être avantageux d'utiliser le coffre Microsoft SQL Server comme
moteur de base de données à la place. Vous pouvez migrer la base de données de votre coffre de Firebird
vers Microsoft SQL Server via M-Files Admin.

Remarque : Vous ne pouvez migrer la base de données du coffre que de Firebird vers Microsoft
SQL Server. Les migrations de Microsoft SQL Server vers Firebird ne sont pas prises en charge.

Avant de commencer, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

• Votre coffre utilise Firebird comme moteur de base de données.

• Vous avez une connexion Microsoft SQL Server.
• Reportez-vous à Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après la création ou la migration
d'un coffre pour obtenir une liste des tâches que nous recommandons d'effectuer lors de la migration
d'un coffre.

Après la migration, l'emplacement des données du fichier est le même qu'avec Firebird. Si vous souhaitez
modifier l'emplacement des données du fichier avant ou après la migration, procédez comme suit :

1. Mettre le coffre hors ligne.

2. Déplacement des données de fichier vers un emplacement différent.
3. Spécifier l'emplacement des données du fichier de coffre.
4. Remettre le coffre en ligne.

Pour migrer la base de données du coffre de Firebird vers Microsoft SQL Server :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

4. Cliquez sur Opérations > Mettre Hors-ligne.

 M-Files | 3. Administration système | 254

5. Cliquez sur Oui pour confirmer que vous souhaitez mettre le coffre hors ligne.

6. Optionnelle : À ce stade, il est recommandé de sauvegarder le coffre.

Consultez Sauvegarder un coffre pour obtenir des instructions sur la façon de sauvegarder le
coffre.

7. Dans la partie gauche de l’arborescence, cliquez de nouveau, à l’aide du menu bouton droit, sur le
coffre et sélectionnez Opérations > Migrer vers Microsoft SQL Server dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Coffre - Microsoft SQL Server s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 255

8. Dans Nom du serveur, saisissez l'adresse de connexion à votre Microsoft SQL Server, par exemple
[Link].

9. Dans Base de données, saisissez le nom de la base de données à créer pour le coffre.

Il est conseillé d’utiliser le même nom que celui que possède le coffre sur M-Files Server.
 M-Files | 3. Administration système | 256

[Link] les rubriques Authentification Administrateur et Authentification utilisateur basique,

renseignez les identifiants de l’une des deux façons suivantes :
Option Étapes
Saisissez les identifiants
d’une connexion qui a le a. Dans la rubrique Authentification Administrateur, insérez les
rôle serveur sysadmin identifiants d’une connexion ayant le rôle serveur sysadmin sur
sur votre Microsoft SQL votre Microsoft SQL Server.
Server, en donnant à b. Dans la rubrique Authentification utilisateur basique,
M-Files Server le droit sélectionnez l’option Utiliser une authentification générée
d’effectuer les opérations automatiquement.
en rapport avec la
migration nécessaire.
Créez manuellement les
comptes de connexion a. En utilisant Microsoft SQL Server Management Studio, créez une
et la base de données base de données vide pour le coffre.
Microsoft SQL Server b. Toujours dans Microsoft SQL Server Management Studio, créez
(sans le rôle serveur deux comptes de connexion sans le rôle serveur sysadmin, par
sysadmin) et utilisez les exemple Utilisateur A et Utilisateur B.
identifiants non sysadmin c. De retour dans M-Files Admin et dans la boîte de dialogue
pour M-Files Server. Coffre - Microsoft SQL Server, saisissez les identifiants
de l’utilisateur A dans la rubrique Authentification
Administrateur.
d. Dans la rubrique Authentification utilisateur basique,
sélectionnez tout d’abord l’option Utiliser une authentification
existante, puis saisissez les identifiants de l’utilisateur B.

La méthode la plus simple consiste à sélectionner la première option et à laisser M-Files Server
réaliser toutes les modifications nécessaires sur votre Microsoft SQL Server. Cependant,
dans certains cas, les administrateurs système peuvent avoir besoin de refuser les identifiants
sysadmin de Microsoft SQL Server dans M-Files Server. Dans de pareils cas, la base de
données du coffre et les comptes de connexion de Microsoft SQL Server doivent être créés
manuellement (deuxième option). Pour des informations détaillées, veuillez vous reporter au
document How to Configure M-Files to Operate Without Sysadmin Role in MS SQL Server.

M-Files Server utilise l’authentification utilisateur basique pour quasiment toutes les opérations
de coffre, et les authentifications administrateur (en sus de la création de la base de donnée et
des comptes de connexion) pour certaines des opérations de maintenance.

[Link] : Cliquez sur Tester la Connexion pour tester la connexion à votre Microsoft SQL Server.

[Link] sur OK.

Une fenêtre d'avertissement s'ouvre, vous indiquant que l'opération ne peut pas être annulée.

[Link] sur Oui pour fermer la boîte d'avertissement et lancer la migration.

[Link] fois la migration terminée, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur le coffre dans l'arborescence
de gauche.

[Link] sur Opérations > Mettre En-ligne.

Une fois le processus de migration terminé, la base de données de votre coffre M-Files est située sur le
Microsoft SQL Server que vous avez indiqué.
 M-Files | 3. Administration système | 257

Après avoir migré la base de données du coffre vers Microsoft SQL Server, vous devez créer une tâche de
sauvegarde pour la base de données dans Microsoft SQL Server Management Studio. Pour plus de détails
et de recommandations, reportez-vous à la politique de sauvegarde de M-Files.

Dans ce chapitre

• Migration de la base de données du coffre d’un Microsoft SQL Server à un autre

Migration de la base de données du coffre d’un Microsoft SQL Server à un autre

Lors de la migration d’un Microsoft SQL Server à un autre, le nouveau Microsoft SQL Server doit
fonctionner avec la même version ou avec une version plus récente de Microsoft SQL Server ; de même,
l’édition de Microsoft SQL Server (Enterprise ou Standard) doit être la même ou être ultérieure à celle de
l’ancien Microsoft SQL Server.

En d’autres termes, ne migrez pas des bases de données de coffre de Microsoft SQL Server à une version
ou édition antérieure de Microsoft SQL Server.

Reportez-vous également à Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après la création ou la

migration d'un coffre pour obtenir une liste des tâches que nous recommandons d'effectuer lors de la
création d'un coffre.

Pour migrer une base de données de coffre d’un Microsoft SQL Server à un autre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

4. Cliquez sur Opérations > Mettre Hors-ligne.

5. Ouvrez Microsoft SQL Server Management Studio et effectuez une sauvegarde complète de la base de
données du coffre.

6. Restaurez la base de données vers le nouveau Microsoft SQL Server en tant que nouvelle base de
données.

7. Dans M-Files Admin, cliquez, à l'aide du menu bouton droit de la souris, sur le coffre et sélectionnez
Propriétés dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Propriétés du Coffre s’ouvre.

8. Ouvrez l'onglet Avancé.

9. Sous l’option Microsoft SQL Server, cliquez sur le bouton Définir....

La boîte de dialogue Coffre - Microsoft SQL Server s’ouvre.

[Link] le champ Nom du serveur, définissez le nom du nouveau Microsoft SQL Server.

[Link] le champ Base de données, définissez le nom de la nouvelle base de données.

[Link] les rubriques Authentification Administrateur et Authentification utilisateur basique,

définissez les nouveaux paramètres d’authentification.
 M-Files | 3. Administration système | 258

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Coffre - Microsoft SQL Server, puis cliquez sur OK
pour fermer la boîte de dialogue Propriétés du Coffre.

[Link] l'arborescence de gauche, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur le coffre.

[Link] sur Opérations > Mettre En-ligne.

À partir de ce point, le serveur M-Files va accéder à la base de données du coffre à partir du nouveau
Microsoft SQL Server.
Après avoir migré la base de données du coffre vers le nouveau Microsoft SQL Server, vous devez créer
une tâche de sauvegarde pour la nouvelle base de données dans Microsoft SQL Server Management
Studio sur le nouveau Microsoft SQL Server. Pour plus de détails et de recommandations, reportez-vous à
la politique de sauvegarde de M-Files.
Redémarrage d'un coffre

L'opération de redémarrage met le coffre hors ligne et le remet en ligne en une seule opération. Vous
évitez ainsi le risque de laisser accidentellement le coffre hors ligne. Lorsqu'un coffre est hors ligne, toutes
les sessions utilisateur ouvertes, le cas échéant, sont fermées. Les utilisateurs ne peuvent pas publier des
objets ou se connecter à un coffre tant que celui-ci n'est pas de nouveau en ligne.

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un coffre qui est en ligne.

4. Sélectionnez Opérations > Redémarrer.

5. Cliquez sur Oui à l'invite.

Mettre un coffre hors ligne et mettre un coffre en ligne

Lorsque vous mettez un coffre hors ligne, M-Files ferme le coffre. Cette opération ferme également toutes
les sessions utilisateur ouvertes le cas échéant. Les utilisateurs ne peuvent pas se connecter à un coffre
qui a été mis hors ligne tant qu’il n’a pas été remis en ligne.
 M-Files | 3. Administration système | 259

Illustration 31 : Si un coffre est mis hors ligne, tous les utilisateurs du coffre sont alors déconnectés. Si un utilisateur verrouille un
document pour son édition et apporte des modifications au contenu tandis que l’administrateur du coffre met le coffre hors ligne,
l’utilisateur ne sera pas en mesure de publier le document tant que le coffre ne sera pas remis en ligne. Il n’est par conséquent pas
recommandé d’exécuter des opérations non planifiées nécessitant la mise hors ligne du coffre.

Mettre un coffre hors ligne

Pour mettre un coffre hors ligne :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un coffre qui est en ligne.

4. Sélectionnez Opérations > Mettre Hors-ligne.

Mise en ligne d’un coffre

Pour mettre en ligne un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un coffre qui est hors ligne.
 M-Files | 3. Administration système | 260

4. Cliquez sur Opérations > Mettre En-ligne.

Se connecter à un coffre et s’en déconnecter dans M-Files Admin

Pour se déconnecter d’un coffre côté serveur, sélectionnez le coffre grâce à l’arborescence de gauche
dans M-Files Admin, puis sélectionnez Action > Se Déconnecter dans la barre de menu.

Une fois déconnecté du coffre, le nom de cette commande passe à Se Connecter, ce qui vous permet de
vous reconnecter.

Maintenance du coffre

La maintenance régulière des coffres garantit de hautes performances, y compris pour les coffres
contenant un grand nombre d’objets.

La plupart des informations de cette page s'appliquent uniquement aux environnements locaux. Le service
M-Files Cloud comprend la maintenance régulière des coffres. Dans M-Files Cloud, les administrateurs du
client peuvent uniquement voir et effectuer les opérations de M-Files Admin qui ne sont pas incluses dans
le service.

Dans un environnement local, le sous-menu Maintenance d'un coffre dans M-Files Admin contient les
commandes permettant, par exemple, de vérifier et d'optimiser l'intégrité de la structure de la base de
données interne. Il est également important de vérifier régulièrement l’intégrité de votre coffre et des
sauvegardes de la base de données principale.

L'article de la FAQ Pourquoi mon M-Files n’est pas aussi rapide que d’habitude ? pourra vous être utile.
Celui-ci répertorie de nombreux problèmes fréquemment rencontrés et susceptibles de ralentir le système.

! Important : M-Files procède à la maintenance continue de la base de données pendant son

utilisation, en particulier avec le processus d'optimisation approfondi. Si vous utilisez Microsoft
SQL Server, n'utilisez aucune opération de maintenance avec Microsoft SQL Server Management
Studio. Dans le meilleur des cas, celles-ci n'ont aucun effet, mais elles peuvent avoir des effets
négatifs sur les performances de votre système M-Files. Avec certaines éditions de Microsoft SQL
Server, l'utilisation manuelle des opérations de maintenance peut même empêcher l'utilisation de
M-Files pendant l'opération.

Recommandations de maintenance pour les coffres M-Files Cloud

Récapitulatif des opérations de maintenance recommandées :

• Utilisez l’opération Rafraîchir les Vignettes uniquement si les vignettes ne fonctionnent pas
correctement.
• Reconstruisez l'index de la recherche plein-texte uniquement si vous pensez que l’index de recherche
est corrompu ou si les opérations de recherche sont beaucoup plus lentes que d’habitude.
• Archivez les journaux d'événements M-Files au moins une fois par an.

Recommandations de maintenance pour les coffres in-situ

Récapitulatif des opérations de maintenance recommandées :

• Utilisez l’opération Rafraîchir les Vignettes uniquement si les vignettes ne fonctionnent pas
correctement.
• Reconstruisez l'index de la recherche plein-texte uniquement si vous pensez que l’index de recherche
est corrompu ou si les opérations de recherche sont beaucoup plus lentes que d’habitude.
• Utilisez l'opération Vérifier et Réparer (Rapide) deux fois par an pour tous les référentiels.
 M-Files | 3. Administration système | 261

• Nettoyez les coffres au moins une fois par an.

• Archivez les journaux d'événements M-Files au moins une fois par an.
• Vérifiez l’intégrité de vos sauvegardes de la base de données principale au moins deux à quatre fois
par an.

• Reportez-vous à M-Files Backup Policy pour obtenir des instructions supplémentaires et connaître
les meilleures pratiques en matière de sauvegarde.
• Vérifiez l’intégrité de vos sauvegardes de coffre au moins deux à quatre fois par an.

• Si vous utilisez Microsoft SQL Server, reportez-vous aux instructions figurant dans la documentation
relative aux outils de sauvegarde que vous utilisez pour la création des sauvegardes.
• Si vous utilisez la base de données Firebird SQL, reportez-vous aux instructions figurant dans
Sauvegarder un coffre et Restaurer un coffre.
• Lorsque vous restaurez les coffres de test, veillez à ne pas écraser accidentellement le coffre de
production. Par ailleurs, lorsque vous restaurez un coffre avec un nouvel ID, veillez à ne pas laisser
le coffre restauré utiliser des connexions externes lorsqu'on vous le demande. Cela pourrait poser
des problèmes si le coffre de production utilise les mêmes connexions. Enfin, veuillez noter que le
coffre restauré peut entraîner, par exemple, l'exécution de scripts et l'envoi d'e-mails d'affectation.
• Reportez-vous à M-Files Backup Policy pour obtenir des instructions supplémentaires et connaître
les meilleures pratiques en matière de sauvegarde.

Reportez-vous au tableau figurant dans Comment effectuer la maintenance de la machine serveur de M-

Files ? pour voir un calendrier de maintenance recommandé.

Reportez-vous à Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après la création ou la migration d'un
coffre pour obtenir une liste des tâches que nous recommandons d'effectuer lors des opérations indiquées
dans cette section.

Optimisation de la base de données

Le but de l’opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) est d’améliorer les performances de
la base de données du coffre. Cette opération défragmente les index, actualise les statistiques de base de
données et comprime l’index de recherche plein texte.

Par défaut, M-Files exécute l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) une fois par
semaine. Pour modifier le calendrier par défaut ou indiquer un délai pour l'optimisation, reportez-vous à
Optimisation planifiée.

Vous n'avez normalement pas à effectuer cette opération vous-même. Si toutefois le coffre fonctionne
de façon anormalement lente, il peut être nécessaire de le faire. Cela peut arriver après qu'un grand
nombre d'objets a été importé dans le coffre, par exemple si le nombre d’objets d'un coffre utilisant Firebird
augmente rapidement de 0 à 10 000 objets.

Vous pouvez d'abord exécuter cette opération en mode rapide, mais nous recommandons d’utiliser le
mode approfondi dans la plupart des cas. Consultez Optimisation manuelle pour obtenir les instructions.

Les tâches suivantes sont réalisées lorsque vous exécutez l'opération Optimiser la Base de Données
(Rapide) :

1. Reconstruction de l'index des métadonnées

2. Recalcul du score des objets
3. Purge des journaux de modification des types d'objets
4. Mise à jour des statistiques des objets de la base de données
 M-Files | 3. Administration système | 262

Reportez-vous à Ordre des tâches dans l'optimisation approfondie pour voir la liste des tâches effectuées
pendant l'opération approfondie.

Mise à jour de l'état de cryptage des fichiers existants

La sélection du paramètre Activer le chiffrement des données au repos dans l'onglet Avancé
de la boîte de dialogue Propriétés du Coffre a un effet sur le fonctionnement de l'opération
Actualiser·l'Etat·de·Chiffrement·des·Fichiers·Existants :

• Si l’option Activer le chiffrement des données au repos est sélectionnée, tous les fichiers du coffre
qui n'étaient pas chiffrés sont désormais chiffrés.
• Si l'option Activer le chiffrement des données au repos n'est pas sélectionnée, le chiffrement de tous
les fichiers chiffrés du coffre est supprimé.

Après avoir exécuté l'opération Actualiser·l'Etat·de·Chiffrement·des·Fichiers·Existants, vous devez

exécuter manuellement l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) pour supprimer les
anciennes données de fichiers du coffre. Si l'option Supprimer les fichiers des objets détruits est
disponible, sélectionnez-la.

Reconstruction de l'index de la recherche plein-texte

Cette opération ne doit être effectuée que si vous pensez que l’index de recherche est corrompu ou si
les opérations de recherche sont beaucoup plus lentes que d’habitude. Pour savoir comment procéder,
reportez-vous à Gestion de l'indexation des coffres.

La meilleure pratique consiste à créer un index en double en arrière-plan. Veuillez contactez notre service
clientèle via M-Files Support Portal ou votre revendeur M-Files pour obtenir de l'aide.

Veuillez prendre note des informations importantes suivantes avant de commencer l'opération :

• Cette opération reconstruit entièrement l’index de recherche plein-texte et peut prendre énormément
de temps. Par exemple, avec les coffres contenant un million, plusieurs millions, voire des dizaines de
millions de documents, l'indexation peut prendre des jours voire des semaines. De nombreux facteurs,
tels que l'indexeur utilisé, les ressources matérielles et le type de données contenues dans le coffre,
peuvent avoir un effet considérable sur la vitesse d'indexation.
• Pendant le processus de reconstruction, il est possible d'utiliser les opérations de recherche mais
les résultats de recherche peuvent être limités du fait que l'index de recherche n'est pas complet.
Pour savoir comment procéder pour que la recherche fonctionne normalement pendant le processus,
reportez-vous à Rebuilding the dtSearch Full-Text Search Index.

Rafraîchissement des vignettes

Vous pouvez réinitialiser le cache des vignettes pour le coffre si vous utilisez la vue vignette dans M-Files
Desktop et si les images ne fonctionnent pas correctement. Cela peut arriver, par exemple, après avoir
installé un logiciel capable d’afficher des vignettes qui ne pouvaient pas être affichées précédemment.

Nettoyage des coffres

Lorsque vous nettoyez les coffres, vous libérez de l'espace disque pour de nouveaux objets.

Pour nettoyer un coffre :

 M-Files | 3. Administration système | 263

1. Dans M-Files Admin, exportez le contenu que vous souhaitez supprimer du coffre.

Exemple de filtre :

• Onglet Etat : Supprimé défini sur Non

• Onglet Propriétés : Propriété Créé avec l'opérateur <= et la valeur définie sur une date
2. Dans M-Files Desktop, supprimez les objets que vous avez déjà exportés et activez Détruire
définitivement.

Remarque : Lorsque vous recherchez les objets à supprimer et à détruire, utilisez les mêmes
filtres qu'à l'étape 1. Vous serez ainsi assuré de ne détruire que le contenu que vous avez
exporté.
3. Dans M-Files Admin, optimisez manuellement la base de données.

Activez Supprimer les fichiers des objets détruits.

Remarque : L'optimisation automatique planifiée ne supprime pas les fichiers détruits.

Dans ce chapitre

• Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après la création ou la migration d'un coffre
• Ordre des tâches dans l'optimisation approfondie
• Maintenance nocturne

Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après la création ou la migration d'un coffre

Cette section fournit aux administrateurs de M-Files des informations essentielles relatives aux tâches
importantes à réaliser lors des opérations suivantes :

• Installation de M-Files
• Création d'un coffre
• Migration d'un coffre (vers un nouvel emplacement ou un nouveau fournisseur de base de données)

Pour réduire le risque de perte de données, veillez à prendre connaissance des informations fournies ici et
à suivre scrupuleusement les conseils.

Lorsque vous installez M-Files :

• Veillez à ce que les exclusions d'antivirus nécessaires soient en place. Voir M-Files et la détection de
virus.
• Dans le cas d'un système de production, mettez en œuvre et testez une politique de sauvegarde pour
la base de données principale. Consultez M-Files Backup Policy.
• Assurez-vous que les arrêts et les redémarrages ne sont pas forcés. Consultez Do not force a
shutdown of an M-Files/SQL Server process or computer.

Après la création ou la migration d'un coffre :

• Lorsque vous modifiez le moteur de base de données de Firebird à Microsoft SQL Server ou que vous
créez un coffre utilisant Microsoft SQL Server, assurez-vous que sa limite de mémoire est définie
correctement. Voir Modification de la limite de mémoire pour une instance Microsoft SQL Server.
• Dans le cas d'un système de production, mettez en œuvre et testez une politique de sauvegarde pour
le contenu du coffre. Consultez M-Files Backup Policy.
 M-Files | 3. Administration système | 264

• Veillez à ce que les exclusions de l'antivirus incluent les données du coffre (données des fichiers,
métadonnées et index). Cela est particulièrement important si vous n'utilisez pas les chemins par défaut
pour celles-ci. Voir M-Files et la détection de virus.

De manière régulière :

• Surveillez la taille de vos coffres Firebird et envisagez de modifier le moteur de base de données et de
passer à Microsoft SQL Server conformément aux directives suivantes : Utiliser Firebird comme moteur
de base de données.
• Prenez connaissance de la configuration requise et assurez-vous que le système répond à ces
exigences pendant toute sa durée de vie. Lorsque la taille des coffres augmente, les exigences
changent. Voir Configuration requise et détails techniques.
• Ne procédez pas à l'exécution manuelle des tâches d'optimisation de la base de données pour
Microsoft SQL Server car M-Files se charge de ces tâches. Reportez-vous à Maintenance SQL
manuelle.
• Utilisez l'opération Vérifier et Réparer (Rapide). Voir Utilisation de Vérifier et Réparer.
• Pour nettoyer les fichiers des objets détruits, procédez à une exécution manuelle du processus
Optimiser la Base de Données (Approfondi). Voir Optimisation manuelle.
• Si le coffre utilise dtSearch comme moteur de recherche, reconstruisez les index. Consultez Rebuilding
the dtSearch Full-Text Search Index.

• Si la taille du coffre augmente et atteint environ un million d'objets, passez à un moteur de recherche
plus évolutif. Par exemple, Smart Search.

Ordre des tâches dans l'optimisation approfondie

L'ordre et le nombre de tâches effectuées pendant l'opération Optimiser la Base de Données

(Approfondi) varient selon le contexte. Cette page indique la liste des tâches effectuées dans les
contextes les plus courants.

Optimisation manuelle avec Firebird

1. Mise hors ligne du coffre

2. Effacement de la table d'indexation rapide
3. Réinitialisation des tables d'aide
4. Suppression du contenu des fichiers temporaires
5. Réinitialisation du générateur d'ID pour les téléchargements de fichiers
6. Modification du fuseau horaire local du coffre
7. Reconstruction de l'index des métadonnées
8. Recalcul du score des objets
9. Suppression des listes de contrôle d'accès inutilisées
[Link] des anciens enregistrements des journaux de modification des types d'objets
[Link] de la compatibilité des vues avec la recherche plein texte
[Link] à niveau de la base de données du coffre pour améliorer les performances
[Link] de la base de données du coffre
[Link] de la mémoire de processus
[Link] des métadonnées
[Link] des métadonnées
[Link] en ligne du coffre
[Link] des index de recherche plein texte
 M-Files | 3. Administration système | 265

Optimisation manuelle avec Microsoft SQL Server (« Supprimer les fichiers des objets détruits »
non activé)

1. Effacement de la table d'indexation rapide

2. Réinitialisation des tables d'aide
3. Suppression du contenu des fichiers temporaires
4. Réinitialisation du générateur d'ID pour les téléchargements de fichiers
5. Modification du fuseau horaire local du coffre
6. Reconstruction de l'index des métadonnées
7. Recalcul du score des objets
8. Mise hors ligne du coffre

• Cette étape n'est exécutée que si dtSearch est utilisé comme moteur de recherche.
9. Mise en ligne du coffre

• Cette étape n'est exécutée que si dtSearch est utilisé comme moteur de recherche.
[Link] des listes de contrôle d'accès inutilisées
[Link] des anciens enregistrements des journaux de modification des types d'objets
[Link] de la compatibilité des vues avec la recherche plein texte
[Link] à niveau de la base de données du coffre pour améliorer les performances
[Link] de la base de données du coffre
[Link] de l'indexation de la base de données
[Link] à jour des statistiques des objets de la base de données
[Link] de la mémoire de processus
[Link] des index de recherche plein texte

Optimisation manuelle avec Microsoft SQL Server (« Supprimer les fichiers des objets détruits »
activé)

1. Mise hors ligne du coffre

2. Effacement de la table d'indexation rapide
3. Réinitialisation des tables d'aide
4. Suppression du contenu des fichiers temporaires
5. Réinitialisation du générateur d'ID pour les téléchargements de fichiers
6. Modification du fuseau horaire local du coffre
7. Reconstruction de l'index des métadonnées
8. Recalcul du score des objets
9. Suppression des listes de contrôle d'accès inutilisées
[Link] des anciens enregistrements des journaux de modification des types d'objets
[Link] de la compatibilité des vues avec la recherche plein texte
[Link] à niveau de la base de données du coffre pour améliorer les performances
[Link] de la base de données du coffre
[Link] de l'indexation de la base de données
[Link] à jour des statistiques des objets de la base de données
[Link] de la mémoire de processus
[Link] en ligne du coffre
[Link] des index de recherche plein texte

Optimisation planifiée avec Firebird

1. Mise hors ligne du coffre

 M-Files | 3. Administration système | 266

2. Effacement de la table d'indexation rapide

3. Réinitialisation des tables d'aide
4. Suppression du contenu des fichiers temporaires
5. Réinitialisation du générateur d'ID pour les téléchargements de fichiers
6. Reconstruction de l'index des métadonnées
7. Recalcul du score des objets
8. Suppression des listes de contrôle d'accès inutilisées
9. Suppression des anciens enregistrements des journaux de modification des types d'objets
[Link] de la compatibilité des vues avec la recherche plein texte
[Link] à niveau de la base de données du coffre pour améliorer les performances
[Link] de la base de données du coffre
[Link] de la mémoire de processus
[Link] des métadonnées
[Link] des métadonnées
[Link] en ligne du coffre
[Link] des index de recherche plein texte

Optimisation planifiée avec Microsoft SQL Server

1. Effacement de la table d'indexation rapide

2. Réinitialisation des tables d'aide
3. Suppression du contenu des fichiers temporaires
4. Réinitialisation du générateur d'ID pour les téléchargements de fichiers
5. Reconstruction de l'index des métadonnées
6. Recalcul du score des objets
7. Mise hors ligne du coffre

• Cette étape n'est exécutée que si dtSearch est utilisé comme moteur de recherche.
8. Mise en ligne du coffre

• Cette étape n'est exécutée que si dtSearch est utilisé comme moteur de recherche.
9. Suppression des listes de contrôle d'accès inutilisées
[Link] des anciens enregistrements des journaux de modification des types d'objets
[Link] de la compatibilité des vues avec la recherche plein texte
[Link] à niveau de la base de données du coffre pour améliorer les performances
[Link] de la base de données du coffre
[Link] de l'indexation de la base de données
[Link] à jour des statistiques des objets de la base de données
[Link] de la mémoire de processus
[Link] des index de recherche plein texte

Maintenance nocturne

La maintenance nocturne est une opération de M-Files qui effectue d'importantes tâches de maintenance
destinées à préserver la santé de votre coffre. Par défaut, M-Files démarre la maintenance nocturne
chaque nuit à 4 h 30, heure du serveur. Le nombre de tâches réalisées pendant la maintenance nocturne
varie selon le contexte. Vous pouvez par ailleurs contrôler les opérations incluses dans la maintenance
nocturne d'un coffre.

La maintenance nocturne effectue par exemple les tâches suivantes pour tous les coffres pour lesquels
elle est activée :
 M-Files | 3. Administration système | 267

• Effectue l'opération d'actualisation complète pour tous les types d'objets externes
• Supprime les anciens ID de reconnexion
• Démarre la maintenance nocturne pour les index de recherche plein texte

Si le coffre utilise Microsoft SQL Server comme moteur de base de données, la maintenance nocturne
effectue également les tâches suivantes :

• Met à jour les statistiques de base de données depuis Microsoft SQL Server et démarre l'optimisation
de la base de données SQL Server
• Supprime les tâches de serveur obsolètes
• Arrête les requêtes SQL qui n'ont pas été achevées dans le temps imparti indiqué dans le paramètre de
maintenance nocturne Time Limit for SQL Queries

Vous pouvez configurer la maintenance nocturne de façon à ce qu'elle effectue également les tâches
suivantes :

• Exécution des transitions d'étape de workflow automatiques

• Pour activer cette tâche, définissez le paramètre de maintenance nocturne Run Automatic State
Changes During Maintenance sur Yes.
• Synchronisation des groupes d'utilisateurs Microsoft Entra ID et des groupes d'utilisateurs de
référentiels externes

• Pour activer cette tâche, définissez le paramètre de maintenance nocturne Run User Group
Synchronization Only During Nightly Maintenance sur Yes.

Modification des paramètres de maintenance nocturne

Vous pouvez contrôler le moment et la façon dont M-Files effectue la maintenance nocturne d'un coffre.

Recommandations :

• Dans les environnements de production, ne désactivez pas la maintenance nocturne.

• Définissez la maintenance nocturne de telle sorte qu'elle soit effectuée lorsque le coffre n'est pas
utilisé. Sinon, cela pourrait entraîner des problèmes de performance. Par défaut, la maintenance
nocturne commence à 4 h 30 heure du serveur.
• Si vous avez de grands groupes d'utilisateurs Microsoft Entra ID, activez Run User Group
Synchronization Only During Nightly Maintenance pour que la synchronisation s'effectue en dehors
des heures de travail. Sinon, la synchronisation pourrait avoir un impact négatif sur les performances
du système.
• Activez l'un des deux paramètres suivants :

• Run Automatic State Changes During Maintenance

• Run Automatic State Changes in the Background

Pour ouvrir les paramètres de maintenance nocturne d'un coffre :

 M-Files | 3. Administration système | 268

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Database > Nightly maintenance.

Pour davantage d'informations, sélectionnez un paramètre et consultez l'onglet Info.

Langues et Traductions

La langue de l’interface utilisateur de M-Files est fonction de trois facteurs :

• Langue du logiciel M-Files

• Langue du coffre :
• Langue d’affichage Windows

Vous pouvez passer à n'importe quelle langue du logiciel à l'aide du paramètre langue. Pour obtenir des
instructions sur la façon de traduire la structure des métadonnées du coffre dans la langue de votre choix,
consultez la rubrique Traduction de la structure des métadonnées.

La modification de la langue d’affichage Windows dépend de la version de votre Windows. Par exemple,
sur Windows 10, vous pouvez modifier la langue d’affichage dans le menuPanneau de configuration >
Langue.

Remarque : Le M-Files Web classique nécessite plusieurs conditions préalables pour une
expérience utilisateur totalement localisée. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter
à cette note. Le nouveau M-Files Web utilise votre paramètre de langue du navigateur pour
sélectionner la langue de l'interface utilisateur.

Changement de la langue du logiciel

Le logiciel M-Files peut être utilisé dans différentes langues. Le changement de langue est facile
et la modification peut aussi être effectuée pendant l'utilisation. Vous pouvez ouvrir la boîte de
dialogue Changement de Langue en cliquant sur l'icône M-Files sur la zone de notification Windows
et en sélectionnant Paramètres > Changer la Langue. Le logiciel M-Files propose ces langues
automatiquement.

Si par exemple, le français est sélectionné comme langue du logiciel, les options suivantes s'affichent
en français : Verrouiller, Publier et workflow. Si le finnois avait été sélectionné, les mêmes options
apparaîtraient en finnois : Varaa muokattavaksi, Palauta muokkauksesta et Työnkulku.

Des versions de langues supplémentaires sont disponibles sur accord séparé avec M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 269

Traduction de la structure des métadonnées

La structure des métadonnées du coffre peut être traduite en plusieurs langues. La structure des
métadonnées du coffre se rapporte aux types d'objets du coffre, classes, définitions de propriétés, listes
de valeurs et workflow, etc. Les titres de classe du document tels que Proposition, Commande et Contrat
peuvent alors être traduits dans les langues souhaitées.

L'entreprise peut traduire la structure des métadonnées de manière indépendante ou la faire traduire
par un tiers. La gestion du matériel de traduction est simple : l'administrateur peut exporter le matériel
de traduction au format de fichier XML. Les supports peuvent ensuite être traduits en interne ou par une
agence de traduction professionnelle. Le processus de traduction lui-même ne dépend pas de M-Files
Admin ni de ses autorisations.

La traduction de la structure des métadonnées peut être particulièrement avantageuse pour les entreprises
opérant dans plusieurs pays ou les entreprises ayant plusieurs langues en interne. Ceci permet à chaque
utilisateur d'ajouter des documents et d'autres objets à l'aide de la structure des métadonnées dans sa
langue. La structure des métadonnées à plusieurs langues peut également être utile si l'entreprise utilise
plusieurs langues pour des raisons autres qu'un contexte géographique.

Consultez Structure de métadonnées à plusieurs langues pour recevoir de plus amples informations sur la
façon de créer une version localisée de la structure des métadonnées de votre coffre.

Astuce : Si votre administrateur système M-Files a autorisé les titres d'objet traduits, vous pouvez
utiliser ceux-ci dans les recherches. Les titres d'objet traduits sont également affichés dans la zone
de titre de la fiche de métadonnées, dans la zone de liste, dans les notifications et dans les listes
de valeurs.

Différentes langues pour le logiciel et la structure des métadonnées

Parallèlement aux commandes M-Files, des métadonnées spécifiques des coffres peuvent être
sélectionnées et modifiées dans une langue spécifiée par l'utilisateur si la structure des métadonnées a
aussi été traduite. Si la structure des métadonnées n'a pas été traduite dans les langues requises, il peut
être difficile pour l'utilisateur de comprendre pourquoi certaines informations s'affichent dans différentes
langues. Seuls les utilisateurs avec des droits d'administration peuvent afficher et modifier le contenu de la
structure des métadonnées.

Par exemple, le type de classe Proposition, le type d'objet Client et la définition de propriété Date du
document appartiennent à la structure des métadonnées. Si l'utilisateur a sélectionné le finnois comme
langue du logiciel mais la structure des métadonnées n'a pas été traduite en finnois, l'utilisateur verra ces
options en français uniquement car elles ont été ajoutées à la structure des métadonnées et intitulées en
français.

Ainsi, par exemple, lors de la création d'un nouveau document, certaines informations de la carte des
métadonnées apparaîtront en finnois (Lisää ominaisuus, Avaa muokattavaksi et Luo) et d'autres en anglais
(Proposition, Client et Projet). La raison vient du fait que certains textes, comme Luo, font partie du logiciel
M-Files qui a déjà été traduit en finnois, mais le concept de Proposition de la structure de métadonnées n'a
pas encore été traduit.

Dans ce chapitre

• Structure de métadonnées à plusieurs langues

• Sélectionner la langue du logiciel et du coffre
• Activation des titres d’objet traduisibles
 M-Files | 3. Administration système | 270

Structure de métadonnées à plusieurs langues

La structure des métadonnées est toujours spécifique au coffre et le coffre peut avoir une structure de
métadonnées à plusieurs langues. Par exemple, les éléments suivants de la structure des métadonnées
peuvent être traduits :

• noms de classes et groupes de classes

• noms des types d'objets
• noms et valeurs des listes de valeurs (par ex. types de réunions)
• noms des définitions de propriétés
• noms des groupes d'utilisateurs et listes de contrôle d'accès
• noms des workflow et leurs étapes
• noms des vues

De même, le paramètre par défaut des listes de valeurs est que les contenus de la liste de valeurs ne sont
pas traduits. Si vous souhaitez traduire le contenu de la liste de valeurs (soit les valeurs réelles), veuillez
effectuer les étapes suivantes :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Listes de Valeurs.

La liste Listes de valeurs s’ouvre dans le volet droit.

6. Double-cliquez sur la liste de valeurs que vous souhaitez éditer.

La boîte de dialogue Propriétés de la Liste de valeurs s’ouvre.

7. Ouvrez l'onglet Avancé.

8. Cochez l’option Le contenu de cette liste de valeurs peut être traduit.

9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la Liste de valeurs.

Le contenu de la liste de valeurs sélectionnée peut maintenant être traduit.

Dans ce chapitre

• Traduction de la structure des métadonnées

Traduction de la structure des métadonnées

Avec la boîte de dialogue Langues et Traductions, vous pouvez exporter le contenu à traduire de
la structure de métadonnées et traduire la structure exportée dans Excel, Word ou un programme de
traduction professionnel comme SDL Trados ou SDL Passolo.

Afin de traduire la structure de métadonnées du coffre, suivez les étapes indiquées ci-dessous.

Tout d’abord, vous devez ouvrir la boîte de dialogueLangues et Traductions.

 M-Files | 3. Administration système | 271

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Sélectionnez le coffre souhaité.

4. Ouvrez le menu Action et sélectionnez Langues et Traductions.

La boîte de dialogue Langues et Traductions du coffre sélectionné s’affiche.

Ensuite, ajoutez votre langue à la liste et exportez la liste de termes dans un fichier XML ou XLIFF.

5. Cliquez sur le bouton Ajouter....

La boîte de dialogue Langue s’ouvre.

6. Dans le champ Nom, saisissez la langue.

7. Optionnelle : Dans le champ Code, saisissez le code de votre choix pour la langue.

Il peut s’agir, par exemple, d’un code ISO 639-1.

8. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Langue.

9. Sélectionnez la langue récemment ajoutée depuis la liste.

 M-Files | 3. Administration système | 272

[Link] sur le bouton Exporter....

La boîte de dialogue Exportation de Textes s’ouvre.

11.Définissez les paramètres pour votre exportation de langue.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Ajouter et exporter des langues.

12.Définissez l’emplacement de votre fichier d’exportation et cliquez sur Enregistrer.

Le fichier d’exportation est sauvegardé comme fichier XML ou XLIFF à l’emplacement indiqué.

Une fois que l’exportation est terminée, vous pouvez commencer à travailler sur la traduction actuelle.

[Link] le fichier exporté dans le logiciel de votre choix et ajoutez les traductions.

Vous trouverez des instructions pour terminer le processus avec Microsoft Excel dans Traduire
dans Microsoft Excel.

L’étape finale est d’importer la traduction complète à nouveau dans M-Files.

[Link] dans M-Files Admin et répétez les étapes de 2 à 4 pour ouvrir la boîte de dialogue Langues
et Traductions.

[Link] sur le bouton Importer....

16.Sélectionnez la langue cible et cliquez sur Ouvrir.

[Link] si vous souhaitez importer tous les textes ou juste les textes que vous avez marqués
comme traduits.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Importer des traductions.

[Link] sur OK.

[Link] fois que l’importation est terminée, cliquez sur Fermer afin de fermer la boîte de dialogue Langues
et Traductions.

Les traductions pour la langue récemment ajoutée ont été importées dans M-Files et vous pouvez
sélectionner la langue du coffre dans M-Files Desktop.

Dans ce chapitre

• Ajouter et exporter des langues

• Traduire dans Microsoft Excel
• Importer des traductions

Ajouter et exporter des langues

La commande Exporter de la fenêtre Langues et traductions peut être utilisée pour spécifier la langue cible
de la traduction et le format du support à traduire :
 M-Files | 3. Administration système | 273

Illustration 32 : La fenêtre "Exporter des segments".

Langues

Cochez les langues source et cible. Notez que vous pouvez traduire la structure des métadonnées dans
une langue à la fois.

Si vous travaillez avec Excel, la langue source et la langue cible doivent être toutes les deux exportées.
Les segments de la langue source, c'est-à-dire les mots à traduire, sont dans leur colonne spécifique et les
traductions dans la langue source sont ajoutées dans une colonne qui leur est propre.

Vous pouvez également exporter uniquement la langue source. Si vous utilisez une agence de traduction
ou un logiciel de traduction séparé pour la traduction, vous devez déterminer le format requis pour le
support de traduction.

Segments

Lorsque vous commencez le processus de traduction pour la première fois, sélectionnez Exporter toutes
les chaînes. Un segment est un concept ou un attribut spécifique dans la structure des métadonnées,
 M-Files | 3. Administration système | 274

c'est-à-dire un ou des mot(s) à traduire. Chaque langue a ses propres chaînes, c'est-à-dire un vocabulaire
spécifique pour la structure des métadonnées.

Vous pouvez utiliser ultérieurement l'option Exporter seulement les textes non marqués comme traduits
afin d'exporter uniquement les nouveaux segments ou les segments modifiés.

Format de fichier

Les formats de fichier disponibles sont XML simple et XLIFF.

Sélectionnez XML simple si vous souhaitez traduire les segments dans Microsoft Word ou Excel.
Sélectionnez XLIFF si vous souhaitez utiliser un outil de traduction professionnel comme SDL Trados ou
SDL Passolo.

Traduire dans Microsoft Excel

La traduction de la structure des métadonnées dans la langue cible dans Excel est simple. Ouvrez
simplement le fichier XML dans Excel : Sélectionnez les paramètres par défaut En tant que tableau XML
et Excel va créer un schéma basé sur les données de la source XML.

Identifiant est l'identifiant du concept, c'est-à-dire le mot ou la phrase à traduire. Par exemple, un identifiant
commençant par PropertyDef indique qu'il s'agit d'un nom de définition de propriété. ObjectType est
un nom de type d'objet et UserGroup est un nom de groupe d'utilisateurs. M-Files crée ces identifiants
automatiquement. Le traducteur n'a pas besoin de se préoccuper de ces identifiants en tant que tels, bien
qu'ils puissent être des pointeurs utiles lors du choix d'une traduction adaptée. Pour en savoir plus sur la
façon dont les identifiants sont désignés, consultez Convention de désignation des identifiants.

La colonne source contient les concepts à traduire. Ajoutez la traduction dans la colonne cible et modifiez
0 dans la colonne traduit en 1. Cela indique à M-Files que la chaîne a été traduite.

Convention de désignation des identifiants

Les identifiants sont formés comme suit : TableID_ResourceID1_ResourceID2_StringID.

• TableID (ID de tableau) : identifie le type d’élément structurel des métadonnées en question.

• PropertyDef
• ObjectType
• Item (se référant à tout élément de la liste des valeurs traduisible)
• NamedACL
• View
• Language
• ResourceID1 (ID de ressource 1) : numéro ID de l’élément des métadonnées en question. Par
exemple, le type d’objet Document possède l’identifiant ObjectType_0_0_Name, où ObjectType est
l’ID de tableau et le premier 0, l’ID de ressource 1. L’ID de ressource 2 est toujours 0 pour les éléments
autres que Item.
• ResourceID2 (ID de ressource 2) : numéro ID de l’élément en question. Par exemple, le workflow
Traitement des demandes de tâches dans le coffre démo de M-Files possède l’identifiant
Item_7_105_Nom, où Item est l’ID de tableau, 7 l’ID de ressource 1 et 105 l’ID de ressource 2 qui
identifie l’élément dans la liste des valeurs Workflow.
• StringID (ID de chaîne) (Name ou NamePlural) : partie de l’identifiant qui indique si la traduction doit
être au singulier ou au pluriel.

Importer des traductions

 M-Files | 3. Administration système | 275

Lorsque vous traduisez dans Microsoft Excel, le segment peut être marqué comme traduit en modifiant
la valeur de la cellule de la colonne Traduit, de 0 à 1. Néanmoins, si l'option Importer tous les textes est
sélectionnée lors de la réimportation de la traduction dans M-Files, tous les segments sont importés dans
M-Files, quelle que soit la valeur contenue dans la colonne Traduit.

Remarque : Si la colonne Destination est laissée vide et que la valeur de la colonne Traduit est
configurée sur 1, M-Files utilise la chaîne de langue d’origine pour traduction.

Si vous souhaitez uniquement importer les segments marqués comme traduits, sélectionnez l'option
Importer uniquement les segments marqués comme traduits. Ainsi, seuls les segments avec une valeur
de 1 dans la colonne Traduit sont alors importés dans M-Files. Par exemple, si de nouveaux ajouts sont
effectués à la langue source ultérieurement, cette sélection peut être utilisée pour importer uniquement les
traductions des nouveaux ajouts à M-Files.

Si des changements sont apportés à la langue source, ces données de version se trouvent dans la
colonne version source du fichier XML exporté : lorsque les modifications sont effectuées dans le segment
en langue source, la valeur de la cellule de ce segment augmente toujours de un. La traduction dans la
langue cible doit alors être contrôlée et modifiée en fonction des modifications de la langue source.

Ainsi, si les valeurs des segments traduits dans la colonne Traduit ont été précédemment mis à jour avec
la valeur 1, elles sont réinitialisées à 0 si la langue source de ces segments est modifiée. C'est pourquoi
il est recommandé de demander au traducteur de marquer les traductions traduites et acceptées comme
traduites, après quoi la valeur 1 indique que les traductions en langue cible sont à jour.

Pour réimporter la traduction d'Microsoft Excel vers M-Files, enregistrez le fichier XML traduit dans
Microsoft Excel au format Données XML. Vous pouvez ensuite importer le fichier vers M-Files avec la
commande Importer de la boîte de dialogue Langues et traductions. C'est tout à fait normal que le fichier
ait des noms différents lors de l'importation et de l'exportation.

L'importation d'une traduction dans M-Files est simple. Il suffit de sélectionner la langue cible appropriée et
d'indiquer si vous voulez importer tous les segments ou bien seulement marqués comme traduits.

Après l'importation, M-Files vous demande si vous souhaitez reconstruire l'index de la recherche plein
texte pour les métadonnées. Les traductions modifiées ne seront prises en compte dans les recherches
qu'après reconstruction de l'indexation. Ceci peut prendre plusieurs minutes ou même plusieurs heures en
fonction du nombre d'objets dans le coffre.

Sélectionner la langue du logiciel et du coffre

Vous pouvez changer la langue du logiciel et la langue du coffre dans M-Files Desktop. Le langage du
logiciel est utilisé dans les textes et les étiquettes que vous voyez dans les documents suivants M-Files.
Par exemple, les textes des boutons, les titres des boîtes de dialogue et les messages d'avertissement. Le
langage du coffre est utilisé comme langage de la structure des métadonnées, qui est toujours spécifique à
un coffre.

Pour modifier la langue du logiciel et du coffre :

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur votre nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit.

2. Cliquez sur Paramètres utilisateur > Changer la Langue.

La boîte de dialogue Changement de Langue s’ouvre.

3. Servez-vous du menu déroulant Langue du logiciel pour modifier la langue de l’interface utilisateur de
M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 276

4. Servez-vous du menu déroulant Langue du coffre pour modifier la langue du coffre actuel.

La langue du coffre peut être choisie parmi celles dans lesquelles le coffre a été traduit.

5. Cliquez sur OK pour modifier les langues et fermez la boîte de dialogue Changer la Langue.

La langue de l’interface utilisateur de M-Files et la langue du coffre actuel sont modifiées en conséquence.

Si 1) la langue d'installation du logiciel, 2) la langue du coffre et 3) la langue de l'écran Windows sont les
mêmes, toutes les commandes de M-Files ainsi que la structure des métadonnées du coffre sont affichées
dans cette langue.

Remarque : Si vous souhaitez créer un nouveau coffre dans une langue autre que la langue
du logiciel actuellement sélectionnée, vous devez tout d’abord, avant de créer le coffre, modifier
la langue du logiciel et redémarrer le service M-Files Server avec le gestionnaire des tâches
Windows.

Remarque : Si l'utilisateur ajoute une nouvelle valeur à la liste de valeurs, la nouvelle valeur
(concept) est ajoutée à la structure des métadonnées d'origine, c'est-à-dire le contenu dans la
langue source, quelle que soit la langue du coffre de l'utilisateur. Par exemple, un utilisateur ayant
le finnois comme langue du coffre peut ajouter une nouvelle valeur LVI-piirustus à la liste de valeurs
Types de dessins/Piirustustyypit. Si la langue source était le français, la nouvelle valeur finnoise
"LVI-piirustus" est affichée avec les valeurs françaises : « Architecture, LVI-piirustus, Mécanique,
Services », etc. Le nom de cette valeur peut être modifié en Propriétés de la liste de valeurs pour
correspondre à la langue source, après quoi il peut de nouveau être traduit en finnois. Les vues
communes peuvent être nommées de la même manière en fonction du texte ajouté par l'utilisateur,
quelle que soit la langue source.

Remarque : Si la structure des métadonnées est traduite dans plusieurs langues, la langue du
logiciel ou du coffre sélectionnée par l'utilisateur n'affecte pas les résultats de la recherche. Par
exemple, si l'utilisateur a sélectionné le finnois comme langue et a ajouté un document pour classer
Hinnasto, le document en question est inclus dans les résultats de la recherche lorsque vous
utilisez le critère de recherche Liste de prix. Néanmoins, les concepts Liste de prix et Hinnasto
doivent être des traductions l'un de l'autre, c'est-à-dire différentes traductions du même concept.

Changement de la langue du coffre par défaut spécifique à l’utilisateur

Les administrateurs peuvent également changer la langue par défaut d’un coffre d’un utilisateur spécifique.
La langue par défaut sélectionnée peut être l’une des langues du coffre. Si ni l'utilisateur ni l'administrateur
ne modifient la langue du coffre, M-Files utilisera la langue source du coffre comme langue par défaut.

Réalisez les étapes suivantes pour modifier la langue du coffre par défaut pour un utilisateur spécifique :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Utilisateurs.

La liste Utilisateurs s’ouvre dans le volet droit.

 M-Files | 3. Administration système | 277

6. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’utilisateur dont vous souhaitez modifier la langue de coffre
par défaut et sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue des Propriétés de l’Utilisateur est ouverte.

7. Utilisez le menu déroulant Langue du coffre pour modifier la langue du coffre par défaut de l’utilisateur
sélectionné.

8. Cliquez sur OK afin de sauvegarder vos modifications et de fermer la boîte de dialogue Propriétés de
l’Utilisateur.

La langue par défaut du coffre sélectionné est modifiée pour l’utilisateur sélectionné.
Activation des titres d’objet traduisibles
Afin de pouvoir utiliser des titres d’objet traduisibles, vous devez avoir ajouté les langues souhaitées
comme langues du coffre dans la boîte de dialogue Langues et Traductions. Il n’est toutefois pas demandé
de traduire la structure des métadonnées dans ces langues.

Remarque : Cette fonction n’est pas compatible avec les ajouts de M-Files tels que M-Files Add-in
for Teams and SharePoint Online.

La configuration du titre d’objet traduisible vous permet de donner des titres d’objet dans plusieurs
langues. Si un objet a des titres en plusieurs langues, les noms traduits peuvent servir de critères de
recherche. Vous pouvez rechercher et trouver des documents et autres objets dans votre propre langue,
peu importe la langue originale de l’objet. La version de la langue qui correspondant à la langue du
coffre dans la boîte de dialogue Changement de Langue est utilisée dans la zone de titre de la fiche de
métadonnées, dans la liste ainsi que dans les notifications et listes de valeurs.

En vue d’activer les titres d’objet traduisibles, réalisez les étapes suivantes :

1. Vérifiez que les langues souhaitées avec leur code sont listées dans la boîte de dialogue Langues et
Traductions.

Si une langue ou un code ne se trouve pas dans la liste, ajoutez-le conformément aux
instructions de Traduction de la structure des métadonnées. Inscrivez les codes de langue.

2. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

3. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

4. Cliquez sur Définitions de Propriétés.

La boîte de dialogue Définitions de Propriétés s’ouvre.

5. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Définition de Propriété pour créer des définitions
de propriétés pour les langues souhaitées du titre de l'objet.

Remarque : Le type de donnée des définitions de propriétés doit être Texte.

 M-Files | 3. Administration système | 278

Pour obtenir des instructions sur la création des définitions de propriétés, reportez-vous à
Création d’une Nouvelle définition de propriété.

Si vous souhaitez permettre l’ajout d’un titre finnois pour un objet, vous pouvez créer une
définition de propriété dénommée Title in Finnish.

6. Sélectionnez Configurations et déployez Advanced Vault Settings.

7. Déployez le nœud Configuration et sélectionnez Translatable Object Titles.

8. Définissez les paramètres conformément aux informations du tableau suivant.

Nom du paramètre Description Exemple de valeur

Object Types Using Définissez les types Document
Translated Titles d’objet qui peuvent utiliser
les propriétés de titres
traduisibles.
Translated Title Properties Indiquez les définitions de
propriétés qui sont utilisées Language Code: fi
comme titre de langue
alternative, chacune avec Title Property: Title in
son code correspondant. Finnish
Utilisez les codes de langue
présentés dans la boîte
de dialogue Langues et
Traductions.

9. Cliquez sur Save.

Vous pouvez désormais saisir les titres traduits pour les objets du type indiqué. Après avoir ajouté les
propriétés aux métadonnées d’un objet et saisi les noms traduits, le titre s’affiche, conformément à la
langue du coffre sélectionnée, dans la zone de titre de la fiche de métadonnées, dans la liste ainsi que
dans les notifications et les listes de valeurs. Les titres d’objet traduits ne concernent pas les raccourcis
épinglés ou les notifications envoyées à plusieurs destinataires ou à des destinataires inconnus.

Remarque : Après avoir enregistré les modifications et redémarré M-Files Server, les utilisateurs
finaux doivent se déconnecter du coffre et s’y reconnecter pour pouvoir utiliser des titres d’objet
traduisibles. Pour déconnecter tous les utilisateurs d'un coffre, redémarrez le coffre. La mise hors
ligne d’un coffre doit toutefois toujours être réalisée de manière contrôlée et les utilisateurs du
coffre doivent en être informés à l’avance.

Astuce : Vous pouvez utiliser les règles de configuration de la fiche de métadonnées pour afficher
les titres d’objet traduits après la propriété Nom ou Titre actuelle.

Connexions aux Sources Externes

M-Files propose des méthodes flexibles pour la présentation des informations ainsi que pour le transfert
depuis des sources externes. Par exemple, des bases de données sont requises pour prendre en charge
les connexions OLE DB ou Open Database Connectivity (ODBC). La connexion à la base de données peut
être en lecture seule ou lecture-écriture. Avec une connexion en lecture seule, M-Files vous pouvez lire
une base de données externe, mais vous ne pouvez pas saisir de nouvelles données avec M-Files. Avec
une connexion en lecture-écriture, les modifications et les ajouts effectués dans M-Files sont enregistrés
dans la base de données externe.
 M-Files | 3. Administration système | 279

Un bon exemple de connexion à une base de données externe est celui de la connexion entre M-Files
et une base de données Clients externe. Plusieurs organisations possèdent déjà une grande base
de données clientèle comportant des tables renseignées avec les informations relatives aux clients.
Lorsqu'un utilisateur crée une nouvelle proposition dans M-Files, il est normal que les informations
existantes relatives au client soient également renseignées. M-Files peut être configuré en vue d’importer
les informations sur les clients depuis une base de données externe. Il est ensuite possible d'accéder
directement aux informations, par exemple, depuis la fiche de métadonnées, lorsqu'un nouveau document
est créé.

Vous pouvez aussi importer et lier des fichiers existants depuis des objets externes. Cela facilite et
accélère le déploiement de M-Files, car tous les fichiers existants sont accessibles avec M-Files sans
nécessiter de transfert fastidieux. Si vous accédez aux fichiers avec M-Files, il convient de les enrichir
simultanément avec des métadonnées. De plus, un historique des versions est notamment créé dans
M-Files. Une modification simultanée est évitée et, grâce aux tâches programmées de M-Files, les
sauvegardes sont faciles à gérer. L'ajout de métadonnées vous permet également de mieux tirer parti des
possibilités de recherche de M-Files.

! Avertissement : Le fait d'avoir un grand nombre de connexions à des sources externes avec des
intervalles de synchronisation courts peut entraîner des problèmes de performance.

Dans ce chapitre

• Source externe de fichiers

• Sources de scanner
• Messageries

Source externe de fichiers

Vous pouvez importer ou associer des fichiers à partir de sources externes à M-Files. À l'aide d'un lien
entre un dossier d'une unité du réseau et un coffre M-Files, vous pouvez modifier les fichiers à la fois dans
M-Files et sur l’unité du réseau. Si vous souhaitez effectuer des modifications uniquement dans M-Files,
vous pouvez importer les fichiers dans le coffre.

Vous pouvez également utiliser des connecteurs de référentiel externes pour importer du contenu dans
votre coffre. Voir Connecteurs. Assurez-vous de ne pas utiliser les deux fonctionnalités pour importer le
même contenu.

Dans M-Files Cloud, cette fonctionnalité est uniquement prise en charge pour les partages de fichiers
Azure. Dans un environnement M-Files Cloud partagé, contactez notre service clientèle via M-Files
Support Portal ou votre revendeur M-Files si vous souhaitez connecter votre coffre sur le cloud à un
partage de fichier Azure. Celui-ci pourra également vous fournir des informations sur les autres possibilités
de liaison et d'importation de fichiers.

! Avertissement : Le fait d'avoir un grand nombre de connexions à des sources externes avec des
intervalles de synchronisation courts peut entraîner des problèmes de performance.

Dans ce chapitre

• Création d’une Nouvelle Connexion à une Source Externe

• Définition des métadonnées pour une source de fichier externe
• PDF indexé
• Suppression d’une Connexion à une Source Externe
 M-Files | 3. Administration système | 280

Création d’une Nouvelle Connexion à une Source Externe

Avant de commencer, consultez cette note si vous prévoyez d'utiliser l'option Lier les fichiers et de
conserver les fichiers originaux dans l'emplacement externe. Vous pouvez également utiliser des
connecteurs de référentiel externes pour importer du contenu dans votre coffre. Voir Connecteurs.
Assurez-vous de ne pas utiliser les deux fonctionnalités pour importer le même contenu.

Veuillez suivre les instructions pour définir une nouvelle connexion à une source externe.

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Connexions aux Sources Externes, puis sélectionnez Fichiers.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Source de Fichiers pour commencer la création
d'une nouvelle connexion à une source externe.

La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 281

7. Dans le champ Description, donnez une description de la nouvelle connexion. Vous pouvez, par
exemple, décrire la source externe pour laquelle la connexion est utilisée.
 M-Files | 3. Administration système | 282

8. Dans le champ Chemin depuis le serveur, saisissez le chemin menant à l’emplacement externe que
vous souhaitez connecter à M-Files. L’emplacement peut, par exemple, être l’unité de réseau d’un
scanner.

Le chemin doit être spécifié du point de vue du serveur M-Files.

9. Optionnelle : Cochez la case Inclure les sous-dossiers si vous souhaitez inclure, dans la connexion,
toute la structure hiérarchique des dossiers du chemin indiqué.

[Link] sur Compte... pour indiquer un compte dans M-Files à utiliser dans le traitement des fichiers à
partir d’un emplacement externe.

Par défaut, M-Files utilise l’identité du serveur (Compte Système Local) pour compte.

[Link] : Cliquez sur Filtres... pour définir les fichiers à traiter.

a) Dans le champ Inclure les fichiers qui correspondent à l'un des filtres suivants, saisissez le ou
les filtres qui doivent être inclus par le biais de cette connexion.
b) Dans le champ Exclure les fichiers qui correspondent à l'un des filtres suivants, saisissez le ou
les filtres qui doivent être exclus de cette connexion.

Par défaut, tous les fichiers sont inclus, à l’exception des fichiers BAK et TMP.

Vous pouvez utiliser les caractères génériques pour définir un filtre (par exemple, *.* ou
*.docx). Plusieurs fichiers sont séparés par des points-virgules (;).

12.Sélectionnez soit :

a. Lier des fichiers : Sélectionnez cette option si vous souhaitez modifier les fichiers de la source
externe aussi bien dans M-Files qu’en externe. Les modifications effectuées dans M-Files sont
également visibles par les utilisateurs externes et les modifications effectuées à l'extérieur de M-
Files sont également visibles dans M-Files.

Remarque : M-Files va stocker un historique des versions des documents liés de sorte que
toutes les versions modifiées dans M-Files ainsi que chaque première version antérieure
modifiée à l’extérieur de M-Files avant la création d’une nouvelle version dans M-Files vont
être disponibles pour une utilisation ultérieure.

! Important : Si les groupes d’utilisateurs du M-Files Tous les utilisateurs internes ou Tous
les utilisateurs internes et externes ne possèdent pas l’accès de modification pertinent sur
un document lié, le document est supprimé de la source de fichier externe s’il est ajouté
à M-Files. Si tel est le cas, vous pouvez copier de nouveau à tout moment le fichier à
l’emplacement externe en ajoutant tout simplement l’accès de modification soit au groupe
d’utilisateurs Tous les utilisateurs internes soit au groupe d’utilisateurs Tous les utilisateurs
internes et externes (se reporter à Autorisations des objets).

Un tel comportement peut être évité à l’aide d’un paramètre de registre. Consultez Empêcher
des documents liés d’être supprimés pour obtenir les instructions.
 M-Files | 3. Administration système | 283

ou

b. Importer des Fichiers : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les fichiers de la source
externe soient copiés dans M-Files. La modification des documents importés dans M-Files n’auront
aucune conséquence sur les fichiers originaux.

Vous pouvez également cocher la case Supprimer le fichier source après importation si vous
souhaitez que les fichiers source soient supprimés une fois importés dans M-Files. Cette option peut
se révéler utile, par exemple, lors de l’importation de documents scannés dans M-Files.

[Link] : Sélectionnez la case Conserver la structure de dossier et saisissez, dans le champ

Dossier de destination, un dossier de destination pour les fichiers externes si vous souhaitez
conserver la structure de dossier originale de la source externe dans M-Files, à l’aide de dossiers
traditionnels.

Vous pouvez cliquer sur ► (triangle pointant vers la droite) pour actualiser la liste des dossiers
traditionnels ou ajouter un nouveau dossier traditionnel au coffre.

[Link] : Sélectionnez la case Vérifier les fichiers nouveaux et supprimés à la source si vous
souhaitez que M-Files vérifie automatiquement le dossier source à des intervalles prédéfinis et se mette
à jour par lui-même en fonction des fichiers et dossiers nouveaux et supprimés. L’activation de cette
option rend toute modification effectuée dans le dossier source automatiquement visible dans M-Files
également.
a) Dans le champ Périodicité de vérification, saisissez l’intervalle en secondes entre les contrôles
automatiques du dossier source afin de définir à quelle fréquence vous souhaitez que M-Files vérifie
les modifications effectuées dans le dossier source.

! Avertissement : Des intervalles de synchronisation courts peuvent entraîner

des problèmes de performance s'il y a de nombreuses connexions à des sources
externes.

[Link] : Vous pouvez cliquer sur Rafraîchir pour vous connecter immédiatement à la source
externe.

Cliquez sur Etat d'Actualisation... pour afficher les informations supplémentaires concernant le
processus d’actualisation de la source externe.

[Link] : Dans l’onglet Métadonnées définissez les métadonnées à ajouter pour les objets créés
en externe.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Définition des métadonnées pour une
source de fichier externe.

[Link] : Un alias pour la nouvelle connexion peut être spécifié dans l'onglet Avancé.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de

métadonnées.

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le
champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe
prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault
Settings.

[Link] sur OK.

 M-Files | 3. Administration système | 284

La nouvelle connexion à une source externe est créée et ajoutée à la liste Fichiers. Les fichiers sont
ajoutés depuis la source externe à M-Files sur la base des paramètres que vous avez définis pour la
connexion.
Définition des métadonnées pour une source de fichier externe

Pour définir automatiquement les métadonnées pour les documents qui ont été créés en externe :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez l'option Connexions à des sources externes et cliquez sur Sources de fichiers.

6. Dans la liste Fichiers, double-cliquez sur le fichier que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.

7. Cliquez sur Métadonnées.

L’onglet Métadonnées s’ouvre.

8. Dans Type d'Objet, sélectionnez le type d’objet que possèdent les objets externes lorsqu’ils sont
importés vers ou associés à M-Files.

Le paramètre Les objets de ce type peuvent avoir des fichiers doit être activé pour le type
d'objet sélectionné.

9. Cliquez sur Ajouter... pour définir une nouvelle propriété et valeur à ajouter automatiquement aux
objets créés à partir de fichiers externes ou sélectionnez l’une des propriétés existantes et cliquez sur
Editer... pour la modifier.

La boîte de dialogue Définition de la Propriété s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 285

[Link] le menu déroulant Propriété pour sélectionner la propriété pour laquelle vous souhaitez définir
une valeur.

[Link] la boîte de dialogue Définition de la Propriété, sélectionnez l’une des options suivantes :

a. Utiliser une valeur fixe : Utilisez cette option pour définir une valeur de propriété fixe.

ou

b. Lire les données depuis un fichier XML produit par HP DSS : Utilisez cette option si vous
souhaitez obtenir une valeur de propriété à partir de métadonnées fournies par l’utilisateur si un
document est scanné et lu par reconnaissance optique des caractères à l’aide de HP DSS.

ou

c. Lire les données depuis un fichier XML : Utilisez cette option pour lire une valeur de propriété
depuis un fichier XML à l’aide d’une expression XPath. Le nom du fichier XML doit correspondre au
nom du fichier à importer. Par exemple, lorsque le nom du fichier est [Link], le fichier XML
doit être nommé [Link].

Imaginons par exemple que vous avez le fichier XML suivant :

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

 M-Files | 3. Administration système | 286

<document>
<name>Le nom du document</name>
<keywords>Mots-clés dans un fichier XML</keywords>
</document>

Maintenant, afin de pouvoir utiliser le texte se trouvant à l'intérieur de l'élément keywords du fichier
XML en tant que valeur de la propriété sélectionnée, vous devrez saisir document/keywords
dans le champ Lire les données depuis un fichier XML, et vous obtiendrez alors Mots-clés
dans un fichier XML en tant que valeur de propriété. La chaîne document/keywords est une
simple expression XPath qui sélectionne tous les éléments keywords qui sont affiliés à l’élément
document.

XPath est une syntaxe standard du groupe W3C permettant de définir l'emplacement des données
dans les documents XML. Pour en savoir plus sur la syntaxe XPath, veuillez consulter le W3Schools
XPath Tutorial.

Remarque : Si le fichier XML file utilise des espaces de nommage, vous devez les prendre
en compte dans l’expression XPath. Vous pouvez utiliser les préfixes de l’espace de
nommage dans l’expression. Veuillez toutefois noter que l’espace de nommage par défaut
n’a pas de préfixe. La sélection à partir de l’espace de nommage par défaut est possible, par
exemple, si l’on utilise la fonction XPath namespace-uri() ou local-name(), voire les
deux, dans l’expression. Il n’est pas possible d’avoir plusieurs espaces de nommage avec le
même préfixe.

Par exemple :

mynamespace:document/keywords

ou

//*[namespace-uri()='[Link] and local-

name()='document']/[namespace-uri()='[Link] and
local-name()='keywords']

ou

d. Utiliser une source de valeur OCR : Cliquez sur Définir... pour définir une zone dans un document
scanné à partir duquel capturer la valeur de propriété. Pour des instructions détaillées, consultez
Définir une source de valeur OCR.

ou

e. Lire depuis les propriétés du fichier importé : Utilisez cette option pour renseigner la valeur de
propriété à l’aide d’une valeur de propriété du fichier Microsoft Windows. Utilisez le menu déroulant
Propriété du fichier pour sélectionner la propriété appropriée du fichier. Les types de données
acceptés pour les propriétés du fichier sont les suivantes :

• Nom : Texte, Texte (multi-ligne)

• Répertoire : Texte, Texte (multi-ligne)
• Extension : Texte, Texte (multi-ligne), Choisir dans la liste
• Créé par : Horodateur
• Modifié le : Horodateur
• Dernier accès : Horodateur
• Lecture seule : Booléen (oui/non)
• Masqué : Booléen (oui/non)
• Archivage : Booléen (oui/non)
 M-Files | 3. Administration système | 287

[Link] la propriété sélectionnée est du type de donnée Choisir dans la liste et que vous avez choisi Lire
les données depuis un fichier XML produit par HP DSS, Lire les données depuis un fichier XML
ou Utiliser une source de valeur OCR lors de l’étape précédente, dans la rubrique Conversion en
élément de liste de valeurs, sélectionnez :

a. Utiliser la valeur lue comme identifiant de l'élément : Sélectionnez cette option si vous souhaitez
utiliser la valeur capturée en tant qu’identifiant de l’élément de liste avec un nom défini à part.

ou

b. Utiliser la valeur lue comme nom de l'élément : Sélectionnez cette option si vous souhaitez
vous servir de la valeur capturée pour nom de l’élément de la liste de valeurs. Vous pouvez cocher
la case Créer un nouvel élément si aucune correspondance n'est trouvée si vous souhaitez
ajouter un nouvel élément de liste lorsqu’une nouvelle valeur est capturée.

[Link] sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition de la Propriété.

[Link] le menu déroulant Autorisations en vue de configurer les autorisation des nouveaux objets
créés via la source externe.

Vous pouvez cliquer sur le bouton ... pour affiner les paramètres d’autorisation.

[Link] : Cochez la case Lire les données depuis un fichier XML si vos valeurs de propriété
doivent être lues à partir d’un fichier XML. Cochez également la case Supprimer le fichier XML après
usage si vous souhaitez que le fichier XML soit supprimé une fois que les métadonnées ont été lues.

Le nom du fichier XML doit correspondre au nom du fichier à importer. Par exemple, lorsque le
nom du fichier est [Link], le fichier XML doit être nommé [Link]. Les formats
XML compatibles sont :

• Fichiers XML standard

• Fichiers XML générés par le logiciel HP Digital Sending Software (HP-DSS)

[Link] sur OK pour terminer la définition des métadonnées.

Les métadonnées que vous avez spécifiées sont affectées aux nouveaux objets créés par cette source
externe.

Dans ce chapitre

• Définir une source de valeur OCR

Définir une source de valeur OCR

Vous pouvez extraire du texte ou des codes-barres à partir d’un document numérisé à l’aide de la
reconnaissance optique de caractères (OCR) et vous en servir en tant que valeurs de propriétés
automatiques pour les fichiers importés à partir d’une source externe, un scanner dans le cas présent. La
source de valeur OCR est une zone définie sur une page numérisée. Pour de plus amples renseignements
sur la façon de définir les différentes propriétés pour les objets importés à partir de sources de fichiers
externes, consultez Définition des métadonnées pour une source de fichier externe.

Vous pouvez utiliser la reconnaissance optique de caractères avec les formats de fichier suivants :

• TIF
• TIFF
• JPG
 M-Files | 3. Administration système | 288

• JPEG
• BMP
• PNG
• PDF

Les fichiers TIFF utilisant un canal alpha ou une compression JPEG ne sont pas pris en charge.

L'utilisation de la source de valeur OCR est uniquement possible dans le cas de l'utilisation d'une source
externe. La source de valeur OCR ne peut pas être définie dans M-Files Desktop.

Remarque : Vous pouvez utiliser la source de valeur OCR sans cocher l’option Utiliser l'OCR
pour la recherche plein texte dans les documents numérisés dans l'onglet PDF indexé.

Effectuez les étapes suivantes pour définir une source de valeur OCR :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Connexions aux Sources Externes.

6. Cliquez sur Fichiers.

7. Dans la liste Fichiers, double-cliquez sur le fichier que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 289

8. Cliquez sur l’onglet Métadonnées.

L’onglet Métadonnées s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 290

9. Cliquez sur Ajouter... pour définir une nouvelle propriété et valeur à ajouter automatiquement aux
objets créés à partir de fichiers externes ou sélectionnez l’une des propriétés existantes et cliquez sur
Editer... pour modifier la propriété existante.

La boîte de dialogue Définition de la Propriété s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 291

10.Sélectionnez l’option Utiliser une source de valeur OCR et cliquez sur le bouton Définir....

La boîte de dialogue Définition d'une source de valeur OCR s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 292

[Link] la rubrique Type de zone sélectionnez :

a. Texte : Sélectionnez cette option si la zone OCR comporte du texte.

ou

b. Code-barres : Sélectionnez cette option si la zone OCR comporte un code-barres.

Remarque : Pour les types de codes-barres compatibles, consultez Types de codes-barres

compatibles.

[Link] la rubrique Position de la zone, définissez une zone à partir de laquelle extraire une valeur pour
la propriété sélectionnée. Les caractères peuvent inclure de nombreuses lettres, chiffres ou caractères
 M-Files | 3. Administration système | 293

de ponctuation. Par exemple, un numéro de facture affiché sur une page peut être ajouté comme la
valeur de la propriété Numéro de facture du document numérisé.

Un exemple de définition de zone :

Si vous capturez un code-barres et qu'il y a seulement un code-barres à reconnaître dans la

page, vous pouvez spécifier toute la page en tant que zone. Si plusieurs codes-barres sont
présents, limitez la zone de telle sorte qu'elle contienne seulement le code-barres souhaité. S'il
s'agit de codes de type QR, vous devez spécifier une zone plus grande que le code-barres. Si
la zone spécifiée contient plusieurs codes-barres, tous sont considérés comme une valeur de
propriété.

a) Dans le champ Page, saisissez le numéro de page du document numérisé que vous souhaitez
utiliser en tant que source de valeur OCR.
b) À l’aide de l’option Unité, sélectionnez l’unité appropriée pour définir la position de la zone.
c) Dans le champ Gauche, saisissez la position du coin gauche de la zone OCR. Le coin gauche du
document numérisé est considéré comme "0".
d) Dans le champ Droit, saisissez la position du coin droit de la zone OCR.
e) Dans le champ Supérieur, saisissez la position du coin supérieur de la zone OCR. Le coin
supérieur du document numérisé est considéré comme "0".
f) Dans le champ Inférieur, saisissez la position du coin inférieur de la zone OCR.

13.À l’aide des menus déroulants Langue principale et Langue secondaire, sélectionnez les langues
principale et secondaire des documents numérisés afin d’améliorer la qualité des résultats de
reconnaissance. La liste des langues secondaires ne contient que les langues qui peuvent être utilisées
avec la langue principale sélectionnée.

Bien que le moteur OCR reconnaisse automatiquement toutes les langues occidentales et
les caractères cyrilliques, le choix d'une langue améliore souvent la qualité des résultats de
la reconnaissance de texte. Dans les cas ambigus, un problème de reconnaissance peut être
 M-Files | 3. Administration système | 294

résolu par un facteur spécifique de la langue, comme la reconnaissance de la lettre 'Ä' en

finnois. La liste des langues secondaires ne contient que les langues qui peuvent être utilisées
avec la langue principale sélectionnée.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition d'une source de valeur OCR.

[Link] retour dans la boîte de dialogue Définition de la Propriété, sélectionnez :

a. Utiliser la valeur lue comme identifiant de l'élément : Sélectionnez cette option si vous souhaitez
utiliser la valeur capturée en tant qu’identifiant de l’élément de liste avec un nom défini à part.

ou

b. Utiliser la valeur lue comme nom de l'élément : Sélectionnez cette option si vous souhaitez
vous servir de la valeur capturée pour nom de l’élément de la liste de valeurs. Vous pouvez cocher
la case Créer un nouvel élément si aucune correspondance n'est trouvée si vous souhaitez
ajouter un nouvel élément de liste lorsqu’une nouvelle valeur est capturée.

[Link] sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition de la Propriété.

La zone que vous venez de définir est utilisée pour extraire automatiquement une valeur pour la propriété
sélectionnée à l’aide d’OCR dès qu’un nouvel objet est créé par le biais de la source de fichier externe
sélectionnée.

Pour s'assurer que la zone spécifiée est correctement positionnée, dans la plupart des cas, le document à
numériser doit être placé à la main sur la vitre du scanner.

Dans certains cas, l’OCR peut proposer un résultat de reconnaissance du texte incorrect. Par exemple,
en fonction du type et de la taille de la police, le chiffre 1 peut être interprété comme la lettre I. Pour
s'assurer que les caractères sont correctement ajoutés aux métadonnées, vous pouvez vérifier les
valeurs de propriété à l'aide de gestionnaires d'événements et de VBScript. Vous pouvez ensuite utiliser
VBScript pour vérifier, par exemple, que tous les caractères ajoutés sont des nombres. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Gestionnaires d'événements.

Types de codes-barres compatibles

Le module OCR M-Files est compatible avec les types de codes-barres suivants :

• Code QR
• Data Matrix
• Aztec Code
• EAN-13
• EAN-8
• EAN-5
• EAN-2
• MSI Plessley
• MSI Pharma
• UPC-A
• UPC-E
• Codabar
• Interleaved 2 of 5
• Discrete 2 of 5
• Code 39
• Code 39 Extended
• Code 39 HIBC
 M-Files | 3. Administration système | 295

• Code 93
• Code 128
• PDF 417
• Postnet
• Postnet 32
• Postnet 52
• Postnet 62
• Patchcode
• UCC-128
• UPCE Extended
• IATA 2 of 5
• Datalogic 2 of 5
• Reverse 2 of 5
• Code 39 (out-of-spec)
• Code 128 (out-of-spec)
• Codabar (out-of-spec)

PDF indexé

M-Files peut convertir des images importées à partir de sources de fichiers externes dans des PDF
indexés à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cela rend possible la recherche plein
texte de documents numérisés. Après conversion vous pouvez retrouver le document PDF en recherchant
le contenu du document actuel.

Vous pouvez utiliser la reconnaissance optique de caractères avec les formats de fichier suivants :

• TIF
• TIFF
• JPG
• JPEG
• BMP
• PNG
• PDF

Les fichiers TIFF utilisant un canal alpha ou une compression JPEG ne sont pas pris en charge.

Remarque : La conversion du fichier en PDF indexé n'affecte pas l'apparence extérieure du

document lors de son affichage. Les utilisateurs voient toujours l'image numérisée d'origine. M-Files
stocke les résultats de reconnaissance de texte automatique dans le fichier PDF sous forme de
texte invisible, utilisable ensuite pour la recherche du fichier. Les éventuelles inexactitudes de la
reconnaissance de texte n'affectent pas l'apparence du document numérisé lorsqu'il est affiché à
l'écran ou imprimé.

Réalisez les étapes suivantes pour convertir les images d’une source de fichiers externe en PDF indexés :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Connexions aux Sources Externes.

 M-Files | 3. Administration système | 296

6. Cliquez sur Fichiers.

7. Dans la liste Fichiers, double-cliquez sur le fichier que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.

8. Cliquez sur l’onglet PDF indexé.

L’onglet PDF indexé s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 297

9. Cochez la case Utiliser l'OCR pour la recherche plein texte dans les documents numérisés.

10.À l’aide des menus déroulants Langue principale et Langue secondaire, sélectionnez les langues
principale et secondaire des documents numérisés afin d’améliorer la qualité des résultats de
 M-Files | 3. Administration système | 298

reconnaissance. La liste des langues secondaires ne contient que les langues qui peuvent être utilisées
avec la langue principale sélectionnée.

Bien que le moteur OCR reconnaisse automatiquement toutes les langues occidentales et
les caractères cyrilliques, le choix d'une langue améliore souvent la qualité des résultats de
la reconnaissance de texte. Dans les cas ambigus, un problème de reconnaissance peut être
résolu par un facteur spécifique de la langue, comme la reconnaissance de la lettre 'Ä' en
finnois. La liste des langues secondaires ne contient que les langues qui peuvent être utilisées
avec la langue principale sélectionnée.

[Link] : Cochez la case Utiliser hyper-compression pour réduire la taille des fichiers PDF si
vous souhaitez réduire la taille des fichiers des PDF indexés créés par le biais de cette connexion.

[Link] : Cochez la case Convertir en format PDF/A-1b si vous souhaitez que les documents
PDF convertis soient conformes à la norme ISO 19005-1:2005 pour la conservation sur le long terme
des documents électroniques.

PDF/A-1b est un format plus restreint par rapport au format PDF standard ; ainsi, la taille des
documents convertis au format PDF/A est souvent plus volumineuse que celle des fichiers
convertis au format PDF standard. De plus, pendant l'exportation au format PDF/A, certains
paramètres avancés d'aspect peuvent être omis. Vous devriez utiliser la conversion au format
PDF/A seulement lorsque c'est vraiment nécessaire, pour des conditions de conservation à long
terme, par exemple.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue des Propriétés de Connexion.

Les documents numérisés avec cette connexion sont convertis en PDF indexés dans la mesure où ils
se trouvent dans le format de fichier applicable. Après avoir été importés dans M-Files (ou y avoir été
associés),vous pouvez les trouver en recherchant leur contenu.

Remarque : La reconnaissance de texte peut également être effectuée dans M-Files Desktop.
Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Numérisation et reconnaissance de texte
(OCR). Pour utiliser la reconnaissance de texte avec des sources externes via M-Files Admin
uniquement, cette limitation peut être configurée en modifiant les paramètres du registre. Les
paramètres de registre peuvent aussi être utilisés pour définir d'autres limitations. Pour plus
d'informations sur les paramètres de registre, contactez notre service clientèle via M-Files Support
Portal ou votre revendeur M-Files.

Suppression d’une Connexion à une Source Externe

Réalisez les étapes suivantes pour supprimer une connexion à une source externe :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Connexions aux Sources Externes, puis sélectionnez Fichiers.

6. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la connexion à supprimer, puis sélectionnez Supprimer
dans le menu contextuel.

7. Cliquez sur Oui dans l’invite de commande afin de confirmer la suppression.

 M-Files | 3. Administration système | 299

8. Optionnelle : Si le type de connexion que vous êtes sur le point de supprimer est Liaison, vous devez
choisir entre les options suivantes :

a. Importer les Fichiers Liés : Les documents obtenus via la connexion sont importés dans M-
Files, mais la liaison entre les documents dans M-Files et les fichiers du système de fichiers va
être désactivée. Lorsque vous sélectionnez cette option, la connexion importe les fichiers à partir
de la source de fichiers et une fois l'importation terminée, vous pouvez supprimer la connexion.
Les fichiers du système de fichiers et les documents présents dans M-Files vont continuer leur vie
chacun de leur côté, indépendamment les uns des autres.

ou

b. Détruire les Documents : Les documents ajoutés à M-Files via la connexion sont détruits dans M-
Files, mais les fichiers précédemment liés restent dans le système de fichiers. Le dossier externe ne
va plus être lié à M-Files et les fichiers préalablement ajoutés à M-Files via cette connexion ne sont
disponibles qu’à l’emplacement externe.

ou

c. Annuler : cette option annule l’opération.

La connexion sélectionnée est supprimée et les fichiers ne sont plus importés ou liés à partir de
l’emplacement du système de fichiers sélectionné à M-Files.
Sources de scanner

Avec une connexion à un scanner, vous pouvez enregistrer des documents papier au format numérique
dans le coffre. Cela permet d'utiliser les capacités de recherche de M-Files avec les documents papier
numérisés.

Lors de l'utilisation de sources externes, M-Files ne communique pas directement avec les scanners mais
utilise une connexion externe pour lire le fichier produit par le scanner, par exemple à partir de l'unité de
réseau du scanner. La connexion est configurée dans M-Files Admin à la rubrique Source externe de
fichiers.

Ces connexions peuvent être mises à profit, par exemple, avec des appareils tels que la série Hewlett-
Packard MFP qui utilise le logiciel HP Digital Sending Software (DSS). Dans ce cas, l'appareil est connecté
directement au réseau local et l'utilisateur numérise les documents papier.

Il est aussi possible de saisir les métadonnées avec l'écran tactile de ce type de scanner. Le fichier
numérisé et les métadonnées sont envoyés au logiciel DSS qui effectue une reconnaissance optique des
caractères (OCR) sur le fichier. L'image numérisée et le texte reconnu sont combinés dans un fichier PDF.
Le fichier PDF ainsi qu'un fichier de métadonnées XML sont enregistrés dans un dossier contrôlé par M-
Files avec une configuration d'emplacement externe. Lors de la détection de nouveaux fichiers, M-Files
transfère les fichiers vers le coffre sous forme de documents avec des métadonnées.

Pour obtenir des instructions sur la façon d’utiliser le scanner en tant que source externe de M-Files,
veuillez consulter Création d’une Nouvelle Connexion à une Source Externe.

Remarque : La reconnaissance de texte peut également être effectuée avec le module OCR
M-Files. Vous pouvez aussi numériser avec un scanner directement connecté en local à votre
ordinateur. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Numérisation et reconnaissance
de texte (OCR).

Messageries

Vous pouvez utiliser des messageries externes pour enregistrer, gérer et partager les e-mails importants
et pour vous assurer que les informations importantes ne se perdent pas dans les boîtes de messagerie.
 M-Files | 3. Administration système | 300

Vous pouvez par exemple définir un compte d'archivage dédié pour importer tous les e-mails reçus
dans le coffre puis les supprimer du serveur de messagerie. Dans le coffre, vous pouvez gérer les
messages importés à l'aide des fonctions M-Files. Les cas d'utilisation incluent notamment la gestion
des commandes ou l'archivage des offres expédiées. Vous pouvez utiliser les champs Cc et Bcc pour
enregistrer également les e-mails envoyés dans le coffre, par exemple les propositions et les confirmations
de commande. Afin d'éviter les e-mails indésirables, vous pouvez configurer le compte de messagerie afin
qu'il n'accepte que les e-mails provenant d'utilisateurs faisant partie de votre organisation.

! Avertissement : Le fait d'avoir un grand nombre de connexions à des sources externes avec
des intervalles de synchronisation courts peut entraîner des problèmes de performance ainsi que
d'autres problèmes. Une solution consiste à définir une limite pour les mises à jour simultanées
des messageries. Pour ce faire, configurez le paramètre Maximum Number of Simultaneous
Updates dans la section Connections to External Sources > Mail Sources Common de
Advanced Vault Settings.

Dans ce chapitre

• Connexion à une nouvelle source de messagerie

• Définition de métadonnées automatiques pour une source de messagerie

Connexion à une nouvelle source de messagerie

Pour vous connecter à une nouvelle source de messagerie :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Connexions aux Sources Externes et sélectionnez Messageries.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Source de Messagerie.

La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.

7. Dans Description, saisissez une description pour la nouvelle connexion.

8. Dans Type de service, sélectionnez l'une des options suivantes :

• Service POP3 générique : Utilisez le protocole POP3 pour vous connecter à un service de
messagerie non indiqué ici.
• Service IMAP4 générique : Utilisez le protocole IMAP4 pour vous connecter à un service de
messagerie non indiqué ici.
• Microsoft Exhange Online: Connectez-vous à Microsoft Exchange Online.

Reportez-vous au document suivant pour savoir comment configurer une application OAuth
dans le portail Azure : Azure Portal Configuration for Microsoft Exchange Online as External
Mail Source. Vous aurez besoin des détails relatifs à l'application à l'étape 9.

Remarque : Les connexions Microsoft Exchange Online ne peuvent pas être

configurées ou modifiées avec Microsoft Windows Server 2016. Vous pouvez
effectuer la configuration et les modifications à distance avec un système
d’exploitation Microsoft Windows pris en charge.
 M-Files | 3. Administration système | 301

• Google Mail (IMAP4): Connectez-vous à Google Mail avec le protocole IMAP4.

9. Dans la section Configuration, saisissez les informations nécessaires pour votre type de service.
Reportez-vous aux informations figurant dans le tableau.

Service Nom du paramètre Description

Service POP3 Serveur Adresse IP ou nom de domaine du serveur de
générique messagerie.
Utiliser une connexion
cryptée (SSL/TLS) Indique si la connexion au serveur est cryptée.
Dans la plupart des cas, une connexion cryptée
est nécessaire.

Remarque : Le serveur M-Files et le

serveur de messagerie doivent utiliser
TLS (Transport Layer Security) 1.2 ou
une version ultérieure.

Numéro de port Point de terminaison de communication du

serveur de messagerie.
Nom d'utilisateur Nom d'utilisateur utilisé pour accéder au serveur
de messagerie.
Mot de passe Mot de passe de l'utilisateur.
Service IMAP4 Serveur Adresse IP ou nom de domaine du serveur de
générique messagerie.
Utiliser une connexion
cryptée (SSL/TLS) Indique si la connexion au serveur est cryptée.
Dans la plupart des cas, une connexion cryptée
est nécessaire.

Remarque : Le serveur M-Files et le

serveur de messagerie doivent utiliser
TLS (Transport Layer Security) 1.2 ou
une version ultérieure.

Numéro de port Point de terminaison de communication du

serveur de messagerie.
Dossier Dossier à partir duquel M-Files lit et importe les
messages dans le coffre.
Nom d'utilisateur Nom d'utilisateur utilisé pour accéder au serveur
de messagerie.
Mot de passe Mot de passe de l'utilisateur.
Microsoft ID locataire ID locataire (également appelé ID répertoire) de
Exchange Online votre application Azure Active Directory.

Par exemple : 00112233-4455-6677-8899-

aabbccddeeff
 M-Files | 3. Administration système | 302

Service Nom du paramètre Description

ID client ID client (également appelé ID application) de
votre application Azure Active Directory.

Par exemple : 00112233-4455-6677-8899-

aabbccddeeff

Secret client Clé secrète client de votre application Azure

Active Directory.

Par exemple :
[Link]-84

Dossier Adresse e-mail et dossier à partir desquels M-

Files lit et importe les messages dans le coffre.
Par exemple : mail@[Link]/Inbox ou
mail@[Link]/Important/Sales.
Proxy HTTP Paramètre facultatif. Saisissez l'adresse et
le port du serveur pour que les demandes
d'authentification et de messagerie
utilisent un serveur proxy. Par exemple :
[Link]:8080. Le serveur proxy doit
prendre en charge le protocole SSL.
Google Mail ID client ID client de votre application OAuth. Pour plus
(IMAP4) d'informations, reportez-vous à la section Google
Cloud Platform Configuration for Gmail as
External Mail Source.
Secret client Clé secrète client de votre application OAuth.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la
section Google Cloud Platform Configuration for
Gmail as External Mail Source.
Dossier Dossier à partir duquel M-Files lit et importe les
messages dans le coffre.
Proxy HTTP Paramètre facultatif. Saisissez l'adresse et
le port du serveur pour que les demandes
d'authentification et de messagerie
utilisent un serveur proxy. Par exemple :
[Link]:8080. Le serveur proxy doit
prendre en charge le protocole SSL.

[Link] : Dans la rubrique Action, sélectionnez les options appropriées :

Sélectionnez l’option... Si vous souhaitez...
Inclure les pièces Importer des pièces jointes avec les e-mails.
jointes
Importer uniquement Importer uniquement les e-mails qui ont des pièces jointes.
les messages qui ont
des pièces jointes
Supprimer les Supprimer automatiquement les messages du serveur de messagerie
messages du serveur une fois ces derniers importés dans M-Files. Assurez-vous que les
 M-Files | 3. Administration système | 303

Sélectionnez l’option... Si vous souhaitez...

de messagerie après informations uniquement prises en charge par le serveur de messagerie
l'importation ne sont pas perdues.
Supprimer les pièces Supprimer les pièces jointes du serveur de messagerie une fois que les e-
jointes du serveur mails ont été importés dans M-Files. Cette option n'est disponible que si le
de messagerie après type de service sélectionné est Service POP3 générique et que l’option
l'importation Inclure les pièces jointes est cochée.
Enregistrer au format Enregistrer les e-mails dans M-Files au format de message Outlook
de message Outlook (MSG). Les pièces jointes sont stockées dans le fichier MSG et les
(*.msg) messages apparaissent dans M-Files sous forme de documents mono-
fichier (consultez Documents mono-fichier et multi-fichiers).

Remarque : Cette fonction requiert l’installation de Microsoft

Exchange Server ou d’un client MAPI 32 bits sur le serveur M-
Files.

Si vous souhaitez enregistrer les e-mails en tant que fichiers EML

conformes à RFC 822, configurez le paramètre de registre suivant sur le
serveur M-Files.

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files
\<version>\Server\MFServer\Vaults\<ID du
coffre>\ MailSources\<nom de la source e-
mail externe>
Nom de la StoreEmailInRawEmlFormat
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Lorsque cette option est activée, M-Files enregistre les
nouveaux e-mails en tant que fichiers EML.
Valeur par 0 Désactivée
défaut
Valeurs 1 Activé
valables
0 Désactivé

Ce paramètre de registre prime sur l’option du format de stockage

sélectionnée. Pour que les modifications s'appliquent, vous devez
redémarrer le service M-Files Server.

Pièces jointes séparées Enregistrez les pièces jointes à part du corps du message. Cette option
du message ne peut être activée que si l’option Enregistrer au format de message
Outlook (*.msg) est cochée. Le message sans ses pièces jointes est
enregistré au format MSG, et toutes les pièces jointes sont enregistrées
avec le fichier MSG dans leur format original. Si le message contient des
pièces jointes, le message et ses pièces jointes sont affichés dans M-Files
en tant que document multi-fichier.
 M-Files | 3. Administration système | 304

[Link] : Cochez la case Vérifier les fichiers nouveaux et supprimés à la source pour permettre
à M-Files de se synchroniser avec le serveur de messagerie à des intervalles prédéfinis.
a) Dans Périodicité de vérification, saisissez l’intervalle en secondes entre les synchronisations.

! Avertissement : Des intervalles de synchronisation courts peuvent entraîner

des problèmes de performance s'il y a de nombreuses connexions à des sources
externes.

[Link] : Cliquez sur Actualiser pour synchroniser immédiatement le coffre avec le serveur de
messagerie.

Cliquez sur Etat d'Actualisation... pour voir l’état actuel du processus d’actualisation.

[Link] : Dans l'onglet Métadonnées , spécifiez les propriétés des nouveaux objets créés via cette
connexion.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Définition de métadonnées

automatiques pour une source de messagerie.

[Link] : Dans l’onglet Avancé, définissez un alias pour cette connexion.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de

métadonnées.

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le
champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe
prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault
Settings.

[Link] sur OK.

Cela verrouille le paramètre Type de service. Créez une nouvelle connexion pour modifier le
type de service.

Les e-mails sont importés dans M-Files à partir de la source de messagerie avec les paramètres indiqués.
Vous pouvez modifier de manière facultative les paramètres avancés pour une source de messagerie
Microsoft Exchange Online ou Google Mail dans la Connections to External Sources > Mail Sources
Common section des Advanced Vault Settings.
Définition de métadonnées automatiques pour une source de messagerie

Vous pouvez définir des métadonnées automatiques pour de nouveaux objets créés à partir d’une
messagerie externe. Vous pouvez utiliser des valeurs de propriétés fixes ou extraire des valeurs de
propriétés des messages électroniques importés.

Réalisez les étapes suivantes pour définir les métadonnées automatiques pour les objets créés à partir
d’une messagerie externe :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 305

5. Déployez Connexions aux Sources Externes, puis sélectionnez Messageries.

6. Dans la liste Messageries, double-cliquez sur la source que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.

M-Files | 3. Administration système | 306
 M-Files | 3. Administration système | 307

7. Cliquez sur l’onglet Métadonnées.

L’onglet Métadonnées s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 308

8. Utilisez le menu déroulant Type d'Objet pour sélectionner le type d’objet pour les nouveaux objets
créés par le biais de cette connexion.

9. Utilisez le menu déroulant Autorisations pour sélectionner les autorisations pour les nouveaux objets
créés par le biais de cette connexion.

Vous pouvez cliquer sur le bouton ... pour affiner les paramètres d’autorisation.

[Link] la rubrique Propriétés, cliquez sur Ajouter... pour ajouter une nouvelle propriété automatique
pour les objets créés par le biais de cette connexion ou sélectionnez l’une des propriétés existantes et
cliquez sur Éditer... pour la modifier.

La boîte de dialogue Définition de la Propriété s’ouvre.

11.Sélectionnez soit :

a. Utiliser une valeur fixe : Utilisez cette option pour ajouter une valeur fixe à la propriété
sélectionnée.

ou

b. Lire depuis le message email : Utilisez cette option pour extraire une valeur du message email
pour la propriété sélectionnée.

Remarque : Si vous sélectionnez le champ Date comme source de la valeur de propriété, le

type de donnée de la propriété doit être Heure. Il n’est pas recommandé de sélectionner une
propriété de type de donnée Horodateur pour le champ Date, car les valeurs Horodateur
sont ajustées selon les paramètres de fuseaux horaires sur les ordinateurs clients.
 M-Files | 3. Administration système | 309

[Link] la propriété sélectionnée est du type de donnée Choisir dans la liste, sélectionnez, dans la rubrique
Conversion en élément de liste de valeurs :

a. Utiliser la valeur lue comme identifiant de l'élément : Sélectionnez cette option si vous souhaitez
utiliser la valeur extraite en tant qu’identifiant de l’élément de liste avec un nom défini à part.

ou

b. Utiliser la valeur lue comme nom de l'élément : Sélectionnez cette option si vous souhaitez
utiliser la valeur extraite en tant que nom de l’élément de la liste de valeurs. Vous pouvez cocher
la case Créer un nouvel élément si aucune correspondance n'est trouvée si vous souhaitez
ajouter un nouvel élément de liste lorsqu’une nouvelle valeur est extraite.

[Link] sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition de la Propriété.

Des propriétés automatiques sont assignées aux messages électroniques importés dans M-Files par le
biais de cette connexion, en fonction des paramètres que vous avez définis.

Paramètres d'intégration du client e-mail

Vous pouvez indiquer des messages devant être automatiquement associés aux contacts et clients dans
M-Files. M-Files effectue cette opération en se basant sur les informations d'expéditeur et de destinataire
lorsque les messages sont enregistrés dans votre coffre dans Microsoft Outlook. Consultez Associer des
messages et des contacts pour obtenir une introduction sur cette fonctionnalité.

Pour plus d'informations sur la prise en charge de cette fonctionnalité dans différents clients M-Files, se
référer à M-Files Feature Comparison.

Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres d'Intégration du Client email :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
3. Déployez Coffres.
4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un coffre et sélectionnez Paramètres d’intégration du
client e-mail.

Contacts

M-Files recherchera une concordance avec l’adresse e-mail d'un contact. M-Files associera le message
au contact Matt Bay si les propriétés de l'objet contact partagent la même adresse e-mail que le message
([Link]@[Link]).

Clients

Si vous avez spécifié des informations de client dans les paramètres d'intégration d'e-mail :

1. M-Files recherchera des correspondances avec le client par le biais des informations du contact (le
type d'objet Client doit être le parent du type d'objet Contact) : M-Files associera le message au
client ESTT si Matt Bay est le contact de ESTT.
2. M-Files recherchera des similitudes entre le nom de domaine de l’adresse e-mail et les propriétés
du client : M-Files associera le message au client ESTT en fonction du domaine de l'adresse e-mail,
[Link]@[Link] ou [Link]@[Link], si le domaine [Link] se trouve dans les propriétés
du client. Le message ne sera associé à aucun contact, sauf si une correspondance totale est décelée
avec les informations du contact.
 M-Files | 3. Administration système | 310

Paramètres Avancés

Dans l'onglet Avancé, vous pouvez spécifier d'autres associations entre les informations d'e-mail et les
métadonnées M-Files. M-Files renseigne automatiquement la fiche de métadonnées conformément aux
correspondances définies.

Remarque : Ces paramètres sont utilisés dans ces situations :

• Vous faites glisser-déposez l'e-mail depuis Microsoft Outlook vers M-Files.

• Vous sélectionnez Enregistrer dans M-Files depuis le ruban Microsoft Outlook.

Vous pouvez sélectionner une classe par défaut pour tous les e-mails qui sont enregistrés dans M-Files
avec Microsoft Outlook. Si vous utilisez l'intégration Microsoft Outlook standard, indiquez la classe par
défaut ici. Si vous utilisez M-Files for Outlook, l'utilisateur sélectionne la classe par défaut dans les options
du complément dans Microsoft Outlook. En d'autres termes, M-Files for Outlook n'utilise pas la classe d'e-
mail par défaut qui est indiquée dans Paramètres d'Intégration du Client email.

Avec les autres options de l'onglet Avancé, vous pouvez définir une propriété de métadonnée appropriée
pour la valeur de chaque champ d'en-tête d'e-mail.

Par exemple, si vous souhaitez que M-Files insère automatiquement les informations du champ De dans
une certaine propriété de la fiche de métadonnées de l'objet d'e-mail, sélectionnez la propriété appropriée
dans le menu déroulant.

Types de données acceptés

Il existe des limitations pour les types de données des propriétés qui sont assignées aux métadonnées
des objets avec ces paramètres. Vous pouvez voir les types de données acceptés dans le tableau. Vous
devez également autoriser l'utilisation des propriétés avec le type d’objet Document (ou avec tous les
types d’objet).

Champ d'en-tête d'e- Types de données acceptés

mail
À
• Texte (multi-ligne)

De
• Texte
• Texte (multi-ligne)

Cc
• Texte (multi-ligne)

Objet
• Texte
• Texte (multi-ligne)

Reçu
• Horodateur

Envoyé
• Horodateur
 M-Files | 3. Administration système | 311

Champ d'en-tête d'e- Types de données acceptés

mail
Importance
• Texte
• Texte (multi-ligne)

Diffusion
• Texte
• Texte (multi-ligne)

M-Files for Outlook

Si vous utilisez M-Files for Outlook, spécifiez les paramètres dans l'onglet M-Files for Outlook. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section Configuring M-Files for Outlook.

Réplication de Contenu et Archivage

La réplication de contenu et l’archivage permettent de synchroniser des objets entre les coffres. Cela
permet de garantir que les données sont bien mises à jour entre les différents coffres spécifiés. La
réplication et l’archivage peuvent être effectués à l’aide des opérations d’exportation et d’importation
disponibles dans M-Files Admin.

Illustration 33 : Les fonctions de réplication de M-Files Admin.

Remarque : Pour accéder à ces paramètres, vous devez vous connecter au serveur avec un
compte de connexion ayant le rôle serveur Administration système. Les utilisateurs de coffre ayant
les droits Contrôle total du coffre sont autorisés à gérer les tâches de réplication basées sur le
stockage Cloud.

Façons d’utiliser la réplication de contenu et l’archivage

Avec la réplication de contenu et l'archivage, vous pouvez, entre autres :

• archiver des données d'un coffre activement utilisé vers un coffre d'archives ;
• Archiver des données pour une conservation à long terme au format XML ou PDF/A, conformément
aux normes.
• Collecter des données de plusieurs coffres M-Files dans un coffre unique et centralisé.
• Utiliser des coffres spécifiques pour chacune des opérations de l'entreprise.
• Publiez certains documents pour les groupes d’intérêt, tels que les partenaires, les clients ou les sous-
traitants.
• Exécuter des sauvegardes.
• Restaurer le système après une erreur de fiabilité (comme une restauration des données).
 M-Files | 3. Administration système | 312

Illustration 34 : Vous pouvez, par exemple, répliquer des documents d’un coffre de production dans un coffre de publication
conformément aux valeurs des propriétés données des documents. Ainsi, un document peut être répliqué dans un coffre de
publication si la propriété Publié est configurée sur Oui.

Pour une présentation plus détaillée de la réplication et de l'archivage, consultez Guide d'utilisation de la
réplication et de l'archivage M-Files.

Remarques importantes

• Pour l'association et la synchronisation des objets et de leurs métadonnées entre des coffres distincts,
les définitions des métadonnées doivent également pouvoir être associées entre les coffres. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de métadonnées.
• Il est conseillé de vérifier les autorisations des objets confidentiels importés dans le coffre de
destination une fois l’opération d’importation terminée, tout spécialement si les coffres d’origine et de
destination ont des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs différents.
• Si M-Files est installé sur plusieurs serveurs, chaque serveur doit disposer de sa propre licence.
• Toutes les instances M-Files Server d’une installation de réplication doivent avoir le même numéro de
build. Par exemple, 12628 dans 23.5.12628.4.
• Une réplication bidirectionnelle de la structure des métadonnées est fortement déconseillée étant
donné que la structure du coffre cible est toujours écrasée avec la structure du pack de contenu,
même si la structure des métadonnées du coffre est plus récente que celle du pack de contenu. Si
une réplication bidirectionnelle de la structure des métadonnées est activée, elle peut ainsi écraser les
modifications effectuées sur la structure des métadonnées de l’un des coffres dans le mécanisme de
réplication.

Exception à la recommandation ci-dessus : les éléments de la liste de valeurs, puisqu’ils sont fournis
avec des informations horodatées pour indiquer quand ils ont été créés ou modifiés. Par conséquent,
le fait de répliquer les éléments de la liste de valeurs ne présente pas les mêmes inconvénients que
la réplication des autres éléments de la structure des métadonnées étant donné que les horodatages
de la liste de valeurs garantissent que les éléments de la liste de valeurs les plus récents sont toujours
conservés pendant la réplication.
• La réplication d’un coffre à un autre n’est pas prise en charge si les coffres ont la même ID de coffre.
Deux coffres ne doivent jamais partager la même ID de coffre. Une telle situation peut se présenter si,
par exemple, une copie ou une sauvegarde d’un coffre est associée à un autre serveur utilisant l’ID
originale du coffre.
• Il est fortement déconseillé de compresser des packs de contenu M-Files à l’aide du format d’archivage
ZIP. Les archives ZIP ne définissent pas le codage des caractères qui est utilisé pour les noms de
fichiers stockés dans les archives. Il n’est donc pas forcément possible d’importer des packs de
contenu qui ont été compressés à l’aide de ZIP dans des systèmes utilisant des paramètres de langue
de système et de page de code différents du système à partir duquel le pack de contenu a été exporté.
Si vous souhaitez compresser le pack de contenu, il est recommandé d’utiliser un format qui conserve
les informations de codage des caractères des noms de fichiers, comme 7Z.
 M-Files | 3. Administration système | 313

Dans ce chapitre

• Exportation du Contenu
• Importation du Contenu
• Exportation et Importation Planifiée
• Archivage des Anciennes Versions

Exportation du Contenu

Vous pouvez utiliser l'exportation de contenu pour l'archivage de contenu à long terme, pour la
synchronisation de données entre plusieurs coffres ou bien pour libérer de l'espace disque sur le serveur.

Réalisez les étapes suivantes pour exporter un contenu :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Réplication de Contenu et Archivage.

Les caractéristiques de réplication de contenu et archivage sont affichées dans le volet droit.

6. Cliquez sur le bouton Exporter....

Pour obtenir des renseignements sur la création d’une opération d’exportation récurrente,
consultez Définir une tâche d’exportation.

La boîte de dialogue Exportation du Contenu s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 314

7. Dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu, définissez l’emplacement du pack de contenu.

a) Cliquez sur le bouton ... afin de définir un dossier local temporaire pour le pack de contenu.
b) Optionnelle : Cliquez sur Compte... afin de définir le compte d’utilisateur à utiliser pour sauvegarder
le pack de contenu pour le dossier local sélectionné.

Vous devez utiliser un compte d’utilisateur avec des autorisations écrites pour le dossier local
sélectionné.

8. Optionnelle : Toujours dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu, activez l’option Utiliser la
réplication via le stockage Cloud afin d’exporter vers un emplacement de stockage en ligne.
a) Dans le champ Chaîne de connexion, saisissez la chaîne de connexion fournie pour vous
connecter au stockage en ligne.

Si vous ne possédez pas encore de chaîne de connexion, cliquez sur Obtenir ou

Demander. La fonctionnalité est différente dans différents environnements M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 315

Option Description
Obtenir La chaîne de connexion est automatiquement remplie.
Demander Un message électronique adressé au support client M-Files est ouvert.
Supprimez les emplacements indésirables de la ligne Preferred
location et envoyez l'e-mail.
b) Dans le champ Dossier spécifié par l'utilisateur, saisissez un emplacement de dossier dans le
stockage en ligne qui sera utilisé pour exporter depuis un coffre et importer depuis un autre.
c) Dans le champ Mot de passe de chiffrement, saisissez le mot de passe de votre choix qui sera
utilisé pour chiffrer les packs de contenu. Le même mot de passe doit être utilisé pour exporter et
importer les mêmes packs.

9. Optionnelle : Dans le champ ID de configuration, vous pouvez saisir toute chaîne de caractères
identifiant cette tâche de réplication.

M-Files crée automatiquement un ID numérique pour chaque tâche de réplication programmée.

Vous pouvez saisir un ID supplémentaire pour la tâche dans le champ ID de configuration. L’ID
de configuration peut être n'importe quelle chaîne de caractères. S’il est impossible de trouver
un ID de configuration lors du traitement des tâches, M-Files utilise l’ID de la tâche.

[Link] l'onglet Objets et fichiers, sélectionnez Exporter des objets et des fichiers et Exporter des
objets existants.

Pour obtenir plus de renseignements sur les options de cet onglet, consultez Exporter les objets
et fichiers.

Remarque :

Lorsque l’option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération

est cochée, seuls les nouveaux objets et contenus ayant fait l'objet de modifications
liées ou non aux versions depuis la date et heure indiquées sont exportés. Si vous
exportez également des éléments de structure de métadonnées, les éléments ne sont
pas exportés sauf si des modifications ont été apportées aux fichiers ou aux objets.

Si vous souhaitez exporter des éléments de structure de métadonnées que des

modifications aient ou non été apportées aux objets ou aux fichiers, effectuez l'une des
opérations suivantes :

• Exportez la structure des métadonnées séparément.

• Désactivez l'option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière
opération. Si toutefois vous ne limitez pas l'étendue de l’exportation d’une façon ou
d’une autre, la tâche d’exportation peut prendre beaucoup de temps.

[Link] : Pour définir les conditions que les objets doivent remplir pour être exportés, sélectionnez
Utiliser un filtre de recherche et cliquez sur le bouton Définir.
a) Dans la boîte de dialogue Définition du Filtre, définissez les conditions que les objets doivent
respecter afin d’être exportés et cliquez sur OK une fois que vous avez défini toutes les conditions
nécessaires.

[Link] sur l’onglet Structure.

L’onglet Structure s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 316

[Link] l’option Exporter la structure et :

a. Cochez l’option Tous les Eléments pour exporter tous les éléments de structure de métadonnées.

ou

b. Cochez les éléments de structure de métadonnées individuels dans la liste afin de définir
individuellement les éléments à exporter.

Pour obtenir plus de renseignements sur les options de cet onglet, consultez Exporter la
structure.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Exportation du Contenu et commencer l’exportation.

Remarque : Assurez-vous que l'opération d'exportation est terminée avant d'effectuer

toute action dans le coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 317

Une fois l’exportation terminée, vous pouvez utiliser le pack d’exportation pour importer le contenu exporté
vers un autre coffre. Voir Importation du Contenu.

Dans ce chapitre

• Emplacement du Pack de Contenu

• Exporter les objets et fichiers
• Exporter la structure

Emplacement du Pack de Contenu

Dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu de la boîte de dialogue Exportation du Contenu,

vous pouvez modifier l’emplacement du pack de contenu. M-Files nomme automatiquement les fichiers
conformément à l’ID du coffre et à l’horodatage, pour que vous puissiez trouver ultérieurement le pack de
contenu sans problème.

Vous pouvez également modifier le compte utilisateur à utiliser. L'utilisateur doit disposer des droits
nécessaires pour accéder à l'emplacement de sauvegarde spécifié pour que l'exportation puisse se
dérouler parfaitement. La sélection par défaut est Compte Système Local.

M-Files crée automatiquement un ID numérique pour chaque tâche de réplication programmée.

Vous pouvez saisir un ID supplémentaire pour la tâche dans le champ ID de configuration. L’ID de
configuration peut être n'importe quelle chaîne de caractères. S’il est impossible de trouver un ID de
configuration lors du traitement des tâches, M-Files utilise l’ID de la tâche.

Utiliser la réplication via le stockage Cloud

Vous pouvez également utiliser la réplication via un emplacement de stockage Cloud. Une fois exportés,
les paquets de réplication sont cryptés localement à l'aide de l'algorithme AES-256 et sont ensuite
téléchargés sur l'emplacement de stockage Cloud. Une fois importés, les paquets de réplication sont
téléchargés depuis l'emplacement de stockage Cloud et ensuite décryptés localement. Cette fonctionnalité
peut être utile si vous répliquez des données entre différents emplacements et que vous voulez être
parfaitement sûrs que seules les personnes appropriées ont accès à ces données.

Chaîne de connexion

Cliquez sur Obtenir pour mettre à jour la chaîne de connexion pour l'emplacement de stockage Cloud.
Utilisez la même chaîne pour l'exportation et l'importation. S'il n'y a pas de bouton Obtenir, cliquez sur
Demander pour envoyer un e-mail à notre service clientèle et attendez qu'il vous envoie la chaîne de
connexion.

Dossier spécifié par l'utilisateur

Le nom du dossier est unique pour chaque paire d'importation-exportation. Par exemple, la réplication
depuis le coffre principal vers un coffre secondaire pourrait être appelée "MasterOut" et la réplication
depuis le coffre secondaire vers le coffre principal "MasterIn".

Mot de passe de chiffrement

Le mot de passe de réplication est utilisé pour crypter les paquets de réplication. Le mot de passe peut
être choisi à votre convenance. Veuillez vous assurer que vous utilisez le même mot de passe à la fois
pour l'exportation et l'importation.
 M-Files | 3. Administration système | 318

Exporter les objets et fichiers

L'onglet Objets et fichiers vous permet de modifier les paramètres d'exportation du contenu des objets et
fichiers.

! Important : Lorsque vous exportez des objets, assurez-vous que le coffre cible ne fait pas
référence aux mêmes référentiels externes que le coffre source. Les coffres qui font référence aux
mêmes référentiels peuvent provoquer des doublons d'objets dans le coffre cible.

Exporter des objets existants

Utiliser un filtre

Vous pouvez spécifier les objets existants à exporter en utilisant un filtre. Par exemple, vous pouvez
exporter certains objets selon le type ou la propriété. En particulier, pour publier certains documents
tels que les brochures ou les communiqués de presse pour des groupes, vous pouvez utiliser le filtre de
recherche lorsque la condition d'une classe ou propriété est satisfaite.

Si un objet précédemment exporté ne fait plus partie du lot d'exportation, le marquer pour
destruction dans le coffre de destination

En activant ce paramètre, tous les objets qui ont été inclus dans un jeu précédent d'exportation, mais
qui ne sont pas dans le jeu actuel, seront supprimés dans le coffre cible lors de l'importation. Si vous
souhaitez supprimer, par exemple, certaines listes de prix d'un coffre conçu pour une utilisation en
partenariat, il vous suffit de vous assurer que ce paramètre a été activé et qu'elles ne rentrent pas dans les
critères du jeu d'exportation.

Remarque : Le paramètre repose sur les tâches et s'applique uniquement aux tâches
d'exportation et d'importation planifiées.

Remarque : Le paramètre Ne pas importer la destruction des objets dans les propriétés de la
tâche d'importation, outrepasse ce paramètre.

Inclure les dernières versions uniquement

Vous pouvez choisir d'exporter uniquement les dernières versions des objets sélectionnés pour
l'archivage. Les anciennes versions des objets sélectionnés ne seront pas archivées.

Enregistrer aussi les fichiers au format PDF/A-1b

Vous pouvez spécifier d'enregistrer également les fichiers au format PDF/A-1b pendant leur archivage. Le
format PDF/A-1b est conforme avec le standard ISO 19005-1:2005 pour la conservation à long terme des
documents électroniques.

L'enregistrement au format PDF/A-1b est possible avec les fichiers Office et PDF standard. Les fichiers au
format PDF/A-1b ne sont pas importés. L'enregistrement au format PDF/A-1b ralentit, dans une certaine
mesure, l'exportation.

Annuler le Marquage pour Archivage

Si vous avez opté pour l'exportation des objets avec la propriété Marqué pour archivage vous pouvez
spécifier l'effacement de la propriété après l'exportation du contenu. Si ce paramètre est activé, les objets
exportés ne sont plus préparés pour l'archivage.

Après l’opération, détruire les objets exportés

 M-Files | 3. Administration système | 319

Vous pouvez spécifier la destruction des objets exportés après l'exportation. Si vous avez sélectionné
l'exportation des dernières versions seulement, vous ne pouvez pas choisir ce paramètre.

Exporter les objets migrés en tant qu'objets internes

Lorsque cette option est activée, les objets des référentiels externes sont exportés sans leur identifiant
de référentiel externe. Il peut être utile d'activer cette option si les identifiants de référentiels externes
contiennent des données sensibles. Par exemple, les noms des clients.

Exporter les informations des objets et versions d’objets détruits

Vous pouvez choisir d'exporter les informations des objets et versions d’objets détruits seulement au lieu
des objets existants. Ceci a été conçu, en particulier, pour effacer les objets détruits du coffre.

Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération

Vous pouvez choisir d'exporter uniquement les modifications effectuées depuis la dernière exportation.
Seuls les nouveaux objets et contenus ayant des modifications liées ou non aux versions sont alors
exportés. Par conséquent, les objets dont l'horodatage Dernière modification n'a pas changé peuvent
eux aussi être inclus dans la tâche d'exportation.

Par exemple, les modifications de contenu suivantes sont incluses dans la tâche d'exportation lorsque
l'option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération est sélectionnée :

• Objet créé
• Contenu de fichier modifié
• Métadonnées d’objet modifiées
• Objet supprimé
• Objet restauré
• Objet verrouillé
• Verrouillage annulé
• Conflit résolu
• Étiquette de version d'objet modifiée
• Commentaire ajouté pour la version d'objet
• Nouvelle version d'objet importée dans le coffre

Par défaut, M-Files donne la date de la dernière exportation (ou de la dernière importation des objets
exportés vers le coffre d'origine avec un horodatage plus ancien que l'exportation précédente).

Remarque :

Lorsque l’option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération est
cochée, seuls les nouveaux objets et contenus ayant fait l'objet de modifications liées ou non aux
versions depuis la date et heure indiquées sont exportés. Si vous exportez également des éléments
de structure de métadonnées, les éléments ne sont pas exportés sauf si des modifications ont été
apportées aux fichiers ou aux objets.

Si vous souhaitez exporter des éléments de structure de métadonnées que des modifications aient
ou non été apportées aux objets ou aux fichiers, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Exportez la structure des métadonnées séparément.

• Désactivez l'option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération.
Si toutefois vous ne limitez pas l'étendue de l’exportation d’une façon ou d’une autre, la tâche
d’exportation peut prendre beaucoup de temps.
 M-Files | 3. Administration système | 320

Aperçu

Cliquez sur le bouto Aperçu pour afficher le nombre d'objets affectés par le processus d'exportation.

Exporter la structure

L'onglet Structure vous permet de sélectionner les parties de la structure des métadonnées que vous
souhaitez exporter.

Illustration 35 : Onglet Structure de la boîte de dialogue Exportation du Contenu

Exporter la structure

Vous pouvez sélectionner les éléments de la structure des métadonnées du coffre sélectionné à exporter
ou sélectionner tous les éléments à l'aide de l'option Tous les éléments.
 M-Files | 3. Administration système | 321

Remarques importantes

• Par défaut, les éléments intégrés sont toujours créés dans M-Files. Ils incluent, par exemple,
les définitions de propriété Nom ou titre, Créé par et Mots-clés. En plus de ces définitions, les
administrateurs peuvent créer des éléments définis par l'utilisateur.
• Il est conseillé d’utiliser des alias ou des GUID (identificateurs globaux uniques) dans les gestionnaires
d’événements et dans les configurations des fiches de métadonnées. Cela s'explique par le fait que
ceux-ci sont exportés tels quels et que les ID des éléments de métadonnées peuvent différer entre les
coffres d’origine et les coffres de destination.
• Les configurations des fiches de métadonnées importées sont visibles dans le coffre de destination
après le redémarrage de M-Files Admin ou l'exécution d'une actualisation forcée (Ctrl + F5) dans
l’éditeur des configurations.

Exporter le contenu des listes de valeurs sélectionnées

En cochant la case Exporter le contenu des listes de valeurs sélectionnées, vous pouvez choisir d'exporter
tout le contenu des listes de valeurs.

Remarque : Toutes les valeurs supprimées sont également répliquées. Cela signifie que les
valeurs dans le coffre de destination peuvent être supprimées via une importation de la structure
des métadonnées. Les valeurs ne sont pas totalement supprimées : elles sont simplement
marquées comme supprimées. Ceci vous donne la possibilité de rechercher et de réactiver une
valeur supprimée dans le coffre d'origine ou cible avec M-Files Admin.

Sélectionner OK permet de créer un paquet d'exportation des métadonnées sélectionnées dans

l'emplacement spécifié dans l'onglet Emplacement du Pack de Contenu.

Exporter les paramètres d’affichage personnalisés des vues sélectionnées

En cochant la case Exporter les paramètres d’affichage personnalisés des vues sélectionnées,
vous pouvez choisir d’inclure des paramètres d’affichage personnalisé des utilisateurs dans le pack
d’exportation.

Remarque : L’exportation d’une vue comprend toujours les paramètres d’affichage partagés de la
vue.

Importation du Contenu

Après avoir créé un pack d'exportation, vous pouvez importer son contenu dans un coffre. Vous pouvez
utiliser la commande Importation de Contenu si vous avez besoin d’importer des données vers un
autre coffre pour, entre autres, la réplication, la publication, l'archivage ou la sauvegarde. Les objets et
leurs métadonnées sont importés et synchronisés avec ceux du coffre de destination. M-Files importe
toujours des versions qui sont nouvelles ou qui ont été modifiées par rapport aux versions qui se trouvent
actuellement dans le coffre de destination.

Réalisez les étapes suivantes pour importer un pack de contenu :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 322

5. Cliquez sur Réplication de Contenu et Archivage.

Les caractéristiques de réplication de contenu et archivage sont affichées dans le volet droit.

6. Cliquez sur le bouton Importer....

Pour obtenir des renseignements sur la création d’une opération d’importation récurrente,
consultez Définir une importation planifiée.

La boîte de dialogue Importation de Contenu s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 323

7. Dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu, définissez l’emplacement du pack de contenu.

a) Optionnelle : Activez Importer plusieurs packs de contenu si vous souhaitez importer plusieurs
packs depuis l’emplacement sélectionné.
b) Cliquez sur le bouton ... afin de définir l’emplacement des packs de contenu à importer.
c) Optionnelle : Cliquez sur Compte... afin de définir le compte d’utilisateur à utiliser pour récupérer le
pack de contenu depuis le dossier local sélectionné.

Vous devez utiliser un compte d’utilisateur avec des autorisations écrites pour le dossier
sélectionné.

8. Optionnelle : Toujours dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu, activez l’option Utiliser la
réplication via le stockage Cloud afin d’importer depuis un emplacement de stockage en ligne.
a) Dans le champ Chaîne de connexion, saisissez la chaîne de connexion fournie pour vous
connecter au stockage en ligne.

Si vous ne possédez pas encore de chaîne de connexion, cliquez sur Obtenir ou

Demander. La fonctionnalité est différente dans différents environnements M-Files.

Option Description
Obtenir La chaîne de connexion est automatiquement remplie.
Demander Un message électronique adressé au support client M-Files est ouvert.
Supprimez les emplacements indésirables de la ligne Preferred
location et envoyez l'e-mail.
b) Dans le champ Dossier spécifié par l'utilisateur, saisissez un emplacement de dossier dans le
stockage en ligne qui sera utilisé pour importer à un coffre et exporter depuis un autre.
c) Dans le champ Mot de passe de chiffrement, saisissez le mot de passe de votre choix qui sera
utilisé pour chiffrer les packs de contenu. Le même mot de passe doit être utilisé pour exporter et
importer les mêmes packs.

9. Optionnelle : Sélectionnez Supprimer le pack de contenu après importation si vous souhaitez

supprimer le pack de contenu une fois l’opération terminée.

Utilisez cette option uniquement si vous importez le pack de contenu dans un seul coffre. Sinon,
le pack de contenu est supprimé avant d'être importé dans tous les coffres.

[Link] : Dans le champ ID de configuration, vous pouvez saisir toute chaîne de caractères
identifiant cette tâche de réplication.

M-Files crée automatiquement un ID numérique pour chaque tâche de réplication programmée.

Vous pouvez saisir un ID supplémentaire pour la tâche dans le champ ID de configuration. L’ID
de configuration peut être n'importe quelle chaîne de caractères. S’il est impossible de trouver
un ID de configuration lors du traitement des tâches, M-Files utilise l’ID de la tâche.

[Link] l’onglet Objets et Fichiers, vous pouvez spécifier comment les objets et fichiers seront importés.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Importer des objets et fichiers.

[Link] l’onglet Structure, vous pouvez spécifier comment la structure de métadonnées sera importée.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Importer la structure.

 M-Files | 3. Administration système | 324

[Link] l’onglet Autorisations, vous pouvez spécifier la configuration d'autorisation pour les objets
importés.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Autorisations (Importation de Contenu).

[Link] sur OK pour lancer l’opération d’importation.

Un résumé du contenu du pack à importer s’ouvre.

! Important : Il faut savoir que l’exportation et l’importation d’objets ayant des relations
avec d’autres objets peuvent parfois créer des conflits. Si le conflit ne peut pas être
résolu automatiquement, certains des objets sélectionnés pourraient ne pas être
répliqués. Le rapport sommaire d’importation doit être relu attentivement avant de
procéder à l’opération d’importation.

Dans ce chapitre

• Emplacement du Pack de Contenu

• Importer des objets et fichiers
• Importer la structure
• Autorisations (Importation de Contenu)
• Rapport sommaire d’importation

Emplacement du Pack de Contenu

L'onglet Emplacement du Pack de Contenu affiche les options associées au pack contenant les objets,
les fichiers et la structure des métadonnées à importer. Consultez les paramètres correspondants dans
Exportation du Contenu pour l'importation du pack de contenu dans le coffre sélectionné.

L'emplacement doit être identique à celui du pack de contenu exporté du coffre d'origine, c'est-à-dire que
M-Files doit pouvoir retrouver les données exportées afin d'effectuer l'importation. L'emplacement peut être
différent, mais, dans ce cas, il faut exécuter un transfert de données séparé entre les emplacements.

Remarque : Le pack exporté peut contenir différents fichiers marqueurs. M-Files importe
uniquement des packs de contenu présentant le fichier marqueur Prêt et non le fichier marqueur
Importé pour le coffre de destination.
 M-Files | 3. Administration système | 325

Illustration 36 : Onglet Emplacement du Pack de Contenu de la boîte de dialogue Importation de Contenu

Vous pouvez également importer plusieurs packs à la fois en cochant la case Importer plusieurs packs
de contenu. Cela vous permet de sélectionner un dossier au lieu d'un fichier simple.

Le pack de contenu sera automatiquement supprimé après l'importation si l'option Supprimer le pack
de contenu après importation est activée. Utilisez cette option uniquement si vous importez le pack de
contenu dans un seul coffre. Sinon, le pack de contenu est supprimé avant d'être importé dans tous les
coffres.

M-Files crée automatiquement un ID numérique pour chaque tâche de réplication programmée.

Vous pouvez saisir un ID supplémentaire pour la tâche dans le champ ID de configuration. L’ID de
configuration peut être n'importe quelle chaîne de caractères. S’il est impossible de trouver un ID de
configuration lors du traitement des tâches, M-Files utilise l’ID de la tâche.
 M-Files | 3. Administration système | 326

Utiliser la réplication via le stockage Cloud

Vous pouvez également utiliser la réplication via un emplacement de stockage Cloud. Une fois exportés,
les paquets de réplication sont cryptés localement à l'aide de l'algorithme AES-256 et sont ensuite
téléchargés sur l'emplacement de stockage Cloud. Une fois importés, les paquets de réplication sont
téléchargés depuis l'emplacement de stockage Cloud et ensuite décryptés localement. Cette fonctionnalité
peut être utile si vous répliquez des données entre différents emplacements et que vous voulez être
parfaitement sûrs que seules les personnes appropriées ont accès à ces données.

Chaîne de connexion

La chaîne de connexion contient des informations sur l'emplacement de stockage. Veuillez vous assurer
que vous utilisez la même chaîne à la fois pour l'exportation et l'importation (cf. Emplacement du Pack de
Contenu).

Gérer la réplication

Cliquez sur Gérer la réplication... pour ouvrir une boîte de dialogue répertoriant les packs importés qui
sont en file d'attente. Cela vous permet de supprimer facilement tout pack erroné susceptible de bloquer la
file d'attente.

Dossier spécifié par l'utilisateur

Le nom du dossier est unique pour chaque paire d'importation-exportation. Par exemple, la réplication
depuis le coffre principal vers un coffre secondaire pourrait être appelée MasterOut et la réplication
depuis le coffre secondaire vers le coffre principal MasterIn.

Mot de passe de chiffrement

Le mot de passe de réplication est utilisé pour crypter les paquets de réplication. Le mot de passe peut
être choisi à votre convenance. Veuillez vous assurer que vous utilisez le même mot de passe à la fois
pour l'exportation et l'importation.

Importer des objets et fichiers

L'onglet Objets et fichiers vous permet de modifier les paramètres associés à l'importation du contenu
des objets et fichiers.
 M-Files | 3. Administration système | 327

Illustration 37 : Onglet Objets et Fichiers de la boîte de dialogue Importation de Contenu

 M-Files | 3. Administration système | 328

Importer l’état de verrouillage/publication des objets

Si les objets sont verrouillés dans le coffre à partir duquel vous exportez, vous pouvez importer aussi
le verrouillage dans le coffre de destination. L'objet est alors également verrouillé dans le coffre de
destination, ce qui empêche les autres utilisateurs de l'éditer. Ceci réduit les conflits qui sont provoqués
par l'édition simultanée dans plusieurs coffres.

Utiliser le nom d'un élément importé comme alias si aucun autre alias n'est disponible

Étant donné que seules les définitions de métadonnées intégrées GUID et « ID+nom » correspondantes
sont automatiquement associées, d'autres définitions de métadonnées doivent être associées à l'aide
d'autre alias. Toutefois, il se peut que les définitions d'alias nécessaires n'aient pas été créées dans le
coffre d'origine. Dans ce cas, l'exportation de données peut être facilitée via ce paramètre. Une fois cette
option sélectionnée, l'alias doit juste être défini dans le coffre cible tant qu'il est en ligne avec le nom du
coffre d'origine des éléments.

Par exemple, il se peut que vous souhaitiez importer des objets du type Projet mais que vous n'ayez
pas défini un alias pour le type d'objet Projet dans le coffre d'origine. En sélectionnant cette option et en
ajoutant, dans le coffre de destination, un alias correspondant au nom du coffre d'origine pour le type
d'objet « projet » (dans ce cas, l'alias est « Projet »), vous obtiendrez alors les définitions nécessaires à
l'importation.

Remarque : Vous devez utiliser des noms de la langue par défaut issus du coffre d'origine en
guise d'alias pour les définitions de métadonnées dans le coffre de destination afin de pouvoir
associer les définitions de métadonnées.

Remarque : Ce paramètre est uniquement valide lorsque la définition de métadonnées en

question (type d'objet, définition de propriété, liste de valeur, ou autre définition similaire) n'a aucun
alias défini dans le coffre d'origine.

Ne pas importer la destruction des objets

Sélectionnez cette option si :

• Vous ne souhaitez pas détruire dans le coffre de destination les objets que vous avez détruits dans
le coffre d'origine. Par exemple, si vous utilisez le coffre de destination pour l'archivage des objets
détruits, sélectionnez ce paramètre.
• Vous ne souhaitez pas détruire les objets ne faisant plus partie de l'ensemble d'exportation. Veuillez
noter que ce paramètre annule le paramètre d'exportation Si un objet précédemment exporté ne fait
plus partie du lot d'exportation, le marquer pour destruction dans le coffre de destination.

Importer la structure

Dans l'onglet Structure, vous pouvez voir quelles fonctions sont définies de manière à être désactivées
dans la structure importée. Par défaut, les connexions externes et les scripts nouveaux et modifiés sont
désactivés. Pour effacer ces sélections, vous devez disposer des autorisations d'administrateur système.

Scripts nouveaux et modifiés à désactiver

Dans un environnement M-Files Cloud partagé, les utilisateurs disposant des droits d’administration
Contrôle total du coffre peuvent modifier le comportement à l’importation des scripts nouveaux et
modifiés qui sont définis de manière à être désactivés. Par défaut, les scripts sélectionnés sont désactivés
uniquement s'ils ne sont pas signés. Les scripts non signés n'ont pas été validés par M-Files. Dans
Scripts nouveaux et modifiés à désactiver, sélectionnez Toujours désactiver afin que tous les scripts
nouveaux et modifiés soient désactivés, y compris les scripts signés.
 M-Files | 3. Administration système | 329

Vues

Dans l’importation unique, le paramètre Importer les vues dont la date et l’heure de la dernière
modification sont plus anciennes est disponible. Activez ce paramètre pour importer des vues dont la
vue correspondante dans le coffre cible a été modifiée après la vue du pack d’importation.

Lorsque vous cliquez sur OK, M-Files crée un rapport indiquant toutes les modifications apportées à la
structure du coffre de destination.

Autorisations (Importation de Contenu)

L'onglet Autorisations de la boîte de dialogue d'importation vous permet de modifier les paramètres
d'autorisation du contenu à importer.

Effectuez les étapes suivantes pour modifier les autorisations :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Réplication de Contenu et Archivage.

Les caractéristiques de réplication de contenu et archivage sont affichées dans le volet droit.

6. Soit :

a. Cliquez sur Importer... si vous souhaitez modifier les autorisations d’un seul pack d’importation.

ou

b. Cliquez sur l’élément du volet de commandes Nouvelle Tâche d'Importation... si vous souhaitez
modifier les autorisations d’une tâche d’importation récurrente.

Selon votre choix, c’est soit la boîte de dialogue Importation de Contenu soit la boîte de
dialogue Propriétés de la Planification de Tâche qui s’ouvre.

7. Sélectionnez l’onglet Autorisations.

L’onglet Autorisations de la boîte de dialogue Importation de Contenu ou de la boîte de

dialogue Propriétés de la Planification de Tâche s’ouvre.
M-Files | 3. Administration système | 330
 M-Files | 3. Administration système | 331

8. Dans la rubrique Autorisations des objets importés, sélectionnez l’une des options suivantes :
Option Description
Utiliser les autorisations depuis le pack de Sélectionnez cette option si vous souhaitez que
contenu les objets importés aient les mêmes autorisations
que les objets du coffre d’origine.
Utiliser les autorisations par défaut des types Sélectionnez cette option pour que les objets
d'objet importés utilisent les autorisations par défaut
spécifiées dans la boîte de dialogue des
propriétés de chaque type d'objet.
Spécifier les autorisations pour les versions Sélectionnez cette option si vous souhaitez définir
importées manuellement les paramètres d’autorisation qui
sont appliqués à tous les objets importés.

9. Optionnelle : Cochez ou décochez la case Activer les définitions d'autorisations automatiques

nouvelles et modifiées.

Si le pack de contenu contient des définitions d'autorisations automatiques nouvelles ou

modifiées, l'importation du pack de contenu avec cette option cochée permet d'activer toutes
les autorisations automatiques déclenchées par les définitions importées dans le coffre de
destination. L'importation du pack de contenu avec cette option décochée permet toujours
d'importer les définitions d'autorisations automatiques dans le coffre de destination, mais cela
n'entraîne pas l'activation de nouvelles autorisations automatiques.

[Link] : Cochez ou décochez la case Ignorer les définitions d'autorisations automatiques des
objets importés.

Lorsque cette option est cochée, le processus d'importation peut ignorer les définitions
d'autorisations automatiques pour tous les objets importés dans le pack de contenu. Vous
pouvez ainsi choisir de conserver les autorisations automatiques de tous les objets dans
le coffre de destination en n'apportant aucune modification aux définitions d'autorisations
automatiques depuis les objets dans le pack de contenu importé.

[Link] sur OK afin de fermer la boîte de dialogue.

Rapport sommaire d’importation

Avant de valider toute modification apportée au coffre de destination, M-Files présente un récapitulatif
détaillé du pack de contenu à importer. Il est vivement recommandé de consulter attentivement le rapport
sommaire détaillant les résultats de l'importation du contenu.
 M-Files | 3. Administration système | 332

Illustration 38 : Rapport résumé du contenu à importer.

Il est très important de veiller à ce qu'aucune duplication d'élément de structure ne soit générée de
manière non intentionnelle et que toutes les modifications apportées à la structure de métadonnées du
coffre de destination soient comme initialement prévu. En cas de mises en correspondance incorrectes, le
processus doit être annulé et les noms et/ou alias des éléments du coffre de destination ou source doivent
être modifiés en conséquence.

Exportation et Importation Planifiée

Des exportations et importations planifiées doivent être définies pour les coffres pour les maintenir à jour
les uns les autres et en interaction. Avec l'exportation et l'importation planifiées, vous pouvez synchroniser
les objets et leurs métadonnées entre les coffres.

Remarque : L'option de planification En cas d’inaction n’est pas compatible avec M-Files.

Remarque : Il est recommandé de lire attentivement la section Interaction entre plusieurs coffres
avant de définir toute tâche d’exportation et d’importation.

Exportation planifiée

Définissez l'exportation planifiée dans le coffre d'origine où vous pourrez enregistrer le contenu à exporter
régulièrement. Des paramètres identiques à ceux d'une exportation individuelle sont disponibles. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Exportation du contenu. Les données
exportées peuvent être importées dans un autre coffre pour publication, réplication, archivage ou
sauvegarde.
 M-Files | 3. Administration système | 333

Importation planifiée

Lorsque vous voulez importer le contenu d'un autre coffre à des fins de synchronisation ou d'autres
utilisations, vous devez définir l'importation planifiée vers le coffre de destination. Des paramètres
identiques à ceux d'une importation individuelle sont disponibles. Pour davantage d'informations, veuillez
vous reporter à la section Importation de contenu.

La planification d'une tâche d'exportation ou d'importation fonctionne de la même manière que des tâches
de planification du tableau de configuration Windows.

Remarque : outre l'exportation et l'importation du contenu, vous devez pouvoir associer les
définitions de métadonnées pour l'interaction entre les coffres séparés ; la synchronisation est
ainsi possible via l'archivage. Pour plus d'informations, reportez-vous à Interaction entre plusieurs
coffres.

Dans ce chapitre

• Définir une tâche d’exportation

• Définir une importation planifiée

Définir une tâche d’exportation

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Réplication de Contenu et Archivage.

Les caractéristiques de réplication de contenu et archivage sont affichées dans le volet droit.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Tâche d'Exportation.

La boîte de dialogue Propriétés de la Planification de Tâche s’ouvre.

7. Dans le champ Description, saisissez le nom de la planification de tâche d’exportation.

8. Pour définir une planification pour cette tâche :

a) Cliquez sur Calendrier.

La boîte de dialogue Planification s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 334

b) Spécifiez le calendrier avec les options disponibles.

L'option de planification En cas d’inaction n’est pas compatible avec M-Files.

c) Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Planification.

9. Dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu, définissez l’emplacement du pack de contenu.

a) Cliquez sur le bouton ... afin de définir un dossier local temporaire pour le pack de contenu.
b) Optionnelle : Cliquez sur Compte... afin de définir le compte d’utilisateur à utiliser pour sauvegarder
le pack de contenu pour le dossier local sélectionné.

Vous devez utiliser un compte d’utilisateur avec des autorisations écrites pour le dossier local
sélectionné.

[Link] : Toujours dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu, activez l’option Utiliser la
réplication via le stockage Cloud afin d’exporter vers un emplacement de stockage en ligne.
a) Dans le champ Chaîne de connexion, saisissez la chaîne de connexion fournie pour vous
connecter au stockage en ligne.

Si vous ne possédez pas encore de chaîne de connexion, cliquez sur Obtenir ou

Demander. La fonctionnalité est différente dans différents environnements M-Files.

Option Description
Obtenir La chaîne de connexion est automatiquement remplie.
 M-Files | 3. Administration système | 335

Option Description
Demander Un message électronique adressé au support client M-Files est ouvert.
Supprimez les emplacements indésirables de la ligne Preferred
location et envoyez l'e-mail.
b) Dans le champ Dossier spécifié par l'utilisateur, saisissez un emplacement de dossier dans le
stockage en ligne qui sera utilisé pour exporter depuis un coffre et importer depuis un autre.
c) Dans le champ Mot de passe de chiffrement, saisissez le mot de passe de votre choix qui sera
utilisé pour chiffrer les packs de contenu. Le même mot de passe doit être utilisé pour exporter et
importer les mêmes packs.

[Link] : Dans le champ ID de configuration, vous pouvez saisir toute chaîne de caractères
identifiant cette tâche de réplication.

M-Files crée automatiquement un ID numérique pour chaque tâche de réplication programmée.

Vous pouvez saisir un ID supplémentaire pour la tâche dans le champ ID de configuration. L’ID
de configuration peut être n'importe quelle chaîne de caractères. S’il est impossible de trouver
un ID de configuration lors du traitement des tâches, M-Files utilise l’ID de la tâche.

[Link] l'onglet Objets et fichiers, sélectionnez Exporter des objets et fichiers et Exporter des objets
existants.

Pour obtenir plus de renseignements sur les options de cet onglet, consultez Exporter les objets
et fichiers.

Remarque :

Lorsque l’option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération

est cochée, seuls les nouveaux objets et contenus ayant fait l'objet de modifications
liées ou non aux versions depuis la date et heure indiquées sont exportés. Si vous
exportez également des éléments de structure de métadonnées, les éléments ne sont
pas exportés sauf si des modifications ont été apportées aux fichiers ou aux objets.

Si vous souhaitez exporter des éléments de structure de métadonnées que des

modifications aient ou non été apportées aux objets ou aux fichiers, effectuez l'une des
opérations suivantes :

• Exportez la structure des métadonnées séparément.

• Désactivez l'option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière
opération. Si toutefois vous ne limitez pas l'étendue de l’exportation d’une façon ou
d’une autre, la tâche d’exportation peut prendre beaucoup de temps.

[Link] : Pour définir les conditions que les objets doivent remplir pour être exportés, sélectionnez
Utiliser un filtre de recherche et cliquez sur le bouton Définir.
a) Dans la boîte de dialogue Définition du Filtre, définissez les conditions que les objets doivent
respecter afin d’être exportés et cliquez sur OK une fois que vous avez défini toutes les conditions
nécessaires.

[Link] l’onglet Structure, activez l’option Exporter la structure et soit :

a. Cochez l’option Tous les Eléments pour exporter tous les éléments de structure de métadonnées.

ou

b. Cochez les éléments de structure de métadonnées individuels dans la liste afin de définir
individuellement les éléments à exporter.
 M-Files | 3. Administration système | 336

[Link] sur OK afin de sauvegarder la tâche d’exportation planifiée et fermer la boîte de dialogue
Propriétés de la Planification de Tâche.

La tâche d’exportation planifiée que vous venez de définir est ajoutée à la liste Exportation et
Importation Planifiée et sera gérée conformément à la planification définie.
Définir une importation planifiée

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Réplication de Contenu et Archivage.

Les caractéristiques de réplication de contenu et archivage sont affichées dans le volet droit.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Tâche d'Importation.

La boîte de dialogue Propriétés de la Planification de Tâche s’ouvre.

7. Dans le champ Description, saisissez le nom de la planification de tâche d’importation.

8. Pour définir une planification pour cette tâche :

a) Cliquez sur Calendrier.

La boîte de dialogue Planification s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 337

b) Spécifiez le calendrier avec les options disponibles.

L'option de planification En cas d’inaction n’est pas compatible avec M-Files.

c) Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Planification.

9. Dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu, définissez l’emplacement du pack de contenu.

a) Optionnelle : Activez Importer plusieurs packs de contenu si vous souhaitez importer plusieurs
packs depuis l’emplacement sélectionné.
b) Cliquez sur le bouton ... afin de définir l’emplacement des packs de contenu à importer.
c) Optionnelle : Cliquez sur Compte... afin de définir le compte d’utilisateur à utiliser pour récupérer le
pack de contenu depuis le dossier local sélectionné.

Vous devez utiliser un compte d’utilisateur avec des autorisations écrites pour le dossier
sélectionné.

[Link] : Toujours dans l’onglet Emplacement du Pack de Contenu, activez l’option Utiliser la
réplication via le stockage Cloud afin d’importer depuis un emplacement de stockage en ligne.
a) Dans le champ Chaîne de connexion, saisissez la chaîne de connexion fournie pour vous
connecter au stockage en ligne.

Si vous ne possédez pas encore de chaîne de connexion, cliquez sur Obtenir ou

Demander. La fonctionnalité est différente dans différents environnements M-Files.

Option Description
Obtenir La chaîne de connexion est automatiquement remplie.
 M-Files | 3. Administration système | 338

Option Description
Demander Un message électronique adressé au support client M-Files est ouvert.
Supprimez les emplacements indésirables de la ligne Preferred
location et envoyez l'e-mail.
b) Dans le champ Dossier spécifié par l'utilisateur, saisissez un emplacement de dossier dans le
stockage en ligne qui sera utilisé pour importer à un coffre et exporter depuis un autre.
c) Dans le champ Mot de passe de chiffrement, saisissez le mot de passe de votre choix qui sera
utilisé pour chiffrer les packs de contenu. Le même mot de passe doit être utilisé pour exporter et
importer les mêmes packs.

[Link] : Sélectionnez Supprimer le pack de contenu après importation si vous souhaitez

supprimer le pack de contenu une fois l’opération terminée.

Utilisez cette option uniquement si vous importez le pack de contenu dans un seul coffre. Sinon,
le pack de contenu est supprimé avant d'être importé dans tous les coffres.

[Link] : Dans le champ ID de configuration, vous pouvez saisir toute chaîne de caractères
identifiant cette tâche de réplication.

M-Files crée automatiquement un ID numérique pour chaque tâche de réplication programmée.

Vous pouvez saisir un ID supplémentaire pour la tâche dans le champ ID de configuration. L’ID
de configuration peut être n'importe quelle chaîne de caractères. S’il est impossible de trouver
un ID de configuration lors du traitement des tâches, M-Files utilise l’ID de la tâche.

[Link] l’onglet Objets et Fichiers, vous pouvez spécifier comment les objets et fichiers seront importés.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Importer des objets et fichiers.

[Link] l’onglet Structure, vous pouvez spécifier comment la structure de métadonnées sera importée.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Importer la structure.

[Link] l’onglet Autorisations, vous pouvez spécifier la configuration d'autorisation pour les objets
importés.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Autorisations (Importation de Contenu).

[Link] sur OK afin de sauvegarder la tâche d’importation planifiée et fermer la boîte de dialogue
Propriétés de la Planification de Tâche.

La tâche d’importation planifiée que vous venez de définir est ajoutée à la liste Exportation et
Importation Planifiée et sera gérée conformément à la planification définie.
Archivage des Anciennes Versions

Vous pouvez archiver d’anciennes versions de documents dont vous n’avez plus besoin. Si vous archivez
d’anciennes versions, les versions sélectionnées des documents sont transférées depuis le coffre vers le
fichier d'archive.

Réalisez les étapes suivantes pour archiver les anciennes versions des documents :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.
 M-Files | 3. Administration système | 339

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Réplication de Contenu et Archivage.

6. Dans la barre de menu, cliquez sur Action > Archiver des Anciennes Versions.

Vous pouvez également cliquer, à l’aide du menu bouton droit, sur une zone vide de la liste
Exportation et Importation Planifiée et sélectionner Archiver des Anciennes Versions.

La boîte de dialogue Archiver des Anciennes Versions s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 340

7. Sélectionnez soit :

a. Tous les documents : Sélectionnez cette option si vous souhaitez archiver les anciennes versions
de tous les documents.
 M-Files | 3. Administration système | 341

ou

b. Documents marqués pour archivage : Sélectionnez cette option si vous souhaitez archiver
d’anciennes versions de documents que vous avez marqués pour l’archivage.

Remarque : Vous pouvez marquer un document pour l’archivage dans M-Files Desktop en
cliquant, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et en sélectionnant Archivage >
Marquer pour Archivage dans le menu contextuel. Pour davantage d'informations, veuillez
vous reporter à Archivage de contenu.

8. Sélectionnez les conditions (vous pouvez sélectionner toutes celles qui s’appliquent) en limitant le
nombre d’anciennes versions à archiver :

Vous pouvez cliquer sur Aperçu pour voir le nombre d’anciennes versions à archiver avec les
paramètres sélectionnés.

Option Description
Publiés avant Sélectionnez cette option pour archiver les
anciennes versions qui ont été publiées avant la
date donnée.
Au moins <numéro> versions antérieures à la Sélectionnez cette option pour archiver les
version actuelle anciennes versions qui sont d’un certain nombre
de versions antérieures à la version actuelle.
Au moins <numéro> jours plus ancienne que Sélectionnez cette option pour archiver les
la version actuelle versions qui sont d’un certain nombre de jours
plus anciennes que la version actuelle.
Pas d'étiquette de version Sélectionnez cette option pour exclure des
versions qui ont une étiquette de version des
archives.

9. Dans la rubrique Emplacement du pack de contenu, cliquez sur le bouton ... pour sélectionner
l’emplacement où enregistrer les archives.

[Link] : Cliquez sur Compte... pour exécuter la tâche avec un compte autre que le compte
système local. Si l'emplacement du fichier se trouve sur un lecteur réseau auquel le compte système
local ne peut pas accéder, vous devrez définir un autre compte. Dans la boîte de dialogue Compte :
a) Sélectionnez Ce compte.
b) Dans Ce compte, saisissez le nom du compte d’utilisateur.
c) Dans Mot de passe et Confirmer, saisissez le mot de passe du compte d’utilisateur.
d) Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition du Compte.

[Link] sur OK afin de sauvegarder vos modifications et de fermer la boîte de dialogue Archivage des
Anciennes Versions.

Les anciennes versions de document sélectionnées sont archivées à l’emplacement que vous avez
spécifié.

Vous pouvez restaurer le contenu archivé dans le coffre à l'aide de la commande Réplication de Contenu
et Archivage.

Remarque : Si vous avez archivé des documents dans des versions de M-Files antérieures à
la version 9.0, veuillez noter que vous ne pouvez pas restaurer les fichiers d'archive au format
.MFA vers un coffre où la version 9.0 (ou version plus récente) est installée. Si vous souhaitez
 M-Files | 3. Administration système | 342

restaurer un fichier d'archive au format .MFA, vous devez utiliser un coffre où la version 8.0, ou une
version ultérieure, est déjà installée. Ensuite, vous pouvez mettre à niveau le coffre et procéder à
un archivage compatible avec la version 9.0 ou une version plus récente.

Observateur d'événements du coffre

L'observateur d'événements du coffre enregistre les événements du coffre, par exemple, les créations
d'objets et les connexions d'utilisateur. Lorsque l'observateur d'événements est activé, vous pouvez
contrôler les événements du coffre et utiliser les critères de filtrage ou l'ordre de tri pour n'afficher que les
événements qui vous intéressent. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Configuration de
l'observateur d'événements du coffre et Utilisation de l'observateur d'événements du coffre.

Remarque : L'observateur d'événements doit être activé pour que des notifications puissent
être envoyées. Pour obtenir des informations sur les notifications, reportez-vous à Modifier des
paramètres de notification dans M-Files Admin.

Les composants suivants déterminent quels types d'événements sont enregistrés :

• Le paramètre Event types to include

• Le module Electronic Signatures and Advanced Logging qui ajoute les types d'événements à
l'observateur d'événements et vous permet d'activer les fonctionnalités suivantes de l'observateur
d'événements :

• User Action Log

• Fonctionnalités Avancées de l'Observateur d'Evénements

Pour obtenir une liste de tous les types d'événements, reportez-vous à Types d'événements.

Le module Electronic Signatures and Advanced Logging

Certains types d'événements sont uniquement enregistrés si vous avez acheté et activé le module
Electronic Signatures and Advanced Logging. Pour obtenir une liste de ces types d'événements,
reportez-vous à Types d'événements. Ce module vous permet également d'utiliser User Action Log, les
Fonctionnalités Avancées de l'Observateur d'Evénements et les signatures électroniques.

Pour activer le module Electronic Signatures and Advanced Logging, reportez-vous à Activation.

Dans ce chapitre

• Types d'événements
• Configuration de l'observateur d'événements du coffre
• Utilisation de l'observateur d'événements du coffre
• User Action Log

Types d'événements

Le tableau de cette page contient les types d'événements standard et indique quels sont les types
d'événements appartenant uniquement au module Electronic Signatures and Advanced Logging.
Consultez les types d'événements que User Action Log ajoute à l'observateur d'événements dans Types
d'événements avec la fonction User Action Log.

Vous pouvez utiliser les flèches des en-têtes du tableau pour trier les informations et le champ de
recherche pour filtrer le contenu du tableau.
 M-Files | 3. Administration système | 343

Nom du type d'événement Type d'événement standard Inclus avec Electronic

Signatures and
Advanced Logging
Sauvegarde démarrée ✔ ✔
Sauvegarde terminée ✔ ✔
Publication ✔ ✔
Verrouillage ✔ ✔
Demande de publication ✔ ✔
Conflit résolu ✔ ✔
Objet en conflit restauré en ✔ ✔
tant que nouvelle version
Modifications en ✔ ✔
conflit abandonnées
Événement personnalisé ✔ ✔
Document ou objet modifié ✔ ✔
Document ou objet supprimé ✔ ✔
Document ou objet détruit ✔ ✔
Coffre créé ✔ ✔
Coffre créé par copie ✔ ✔
d'un autre coffre
Evénements effacés ✔ ✔
Evénements exportés ✔ ✔
Observateur ✔ ✔
d'événements désactivé
Observateur d'événements activé ✔ ✔
Fichier téléchargé ✔ ✔
Fichier téléchargé ✔ ✔
depuis un lien public
Demande de forme libre ✔ ✔
Identification ✔ ✔
Déconnexion ✔ ✔
Nouveau document ou objet ✔ ✔
Objet restauré ✔ ✔
Une version d'un document ✔ ✔
ou objet a été détruite
Opération refusée ✔ ✔
(licence incompatible)
Accès au lien public ✔ ✔
 M-Files | 3. Administration système | 344

Nom du type d'événement Type d'événement standard Inclus avec Electronic

Signatures and
Advanced Logging
Lien public créé ✔ ✔
Lien public supprimé ✔ ✔
Restauration de la ✔ ✔
sauvegarde effectuée
Version réhabilitée ✔ ✔
L'étape d'un document ✔ ✔
ou objet a été modifiée
Annuler les modifications ✔ ✔
(déverrouiller)
Groupe d'utilisateurs créé ✔ ✔
Groupe d'utilisateurs supprimé ✔ ✔
Groupe d'utilisateurs modifié ✔ ✔
Membre de groupe ✔ ✔
d'utilisateurs ajouté
Membre de groupe ✔ ✔
d'utilisateurs supprimé
Utilisateur créé ✔ ✔
Utilisateur supprimé ✔ ✔
Utilisateur modifié ✔ ✔
Paramètres espace ✔ ✔
de stockage modifiés
Variable de coffre modifiée ✔ ✔
Application installée ✘ ✔
Application désactivée ✘ ✔
Application activée ✘ ✔
Application désinstallée ✘ ✔
Licence d'application modifiée ✘ ✔
Classe créée ✘ ✔
Classe modifiée ✘ ✔
Classe supprimée ✘ ✔
Vue commune créée ✘ ✔
Vue commune modifiée ✘ ✔
Vue commune supprimée ✘ ✔
Pack de contenu exporté ✘ ✔
 M-Files | 3. Administration système | 345

Nom du type d'événement Type d'événement standard Inclus avec Electronic

Signatures and
Advanced Logging
Import du pack de ✘ ✔
contenu démarré
Import du pack de ✘ ✔
contenu terminé
Gestionnaire d'événement créé ✘ ✔
Gestionnaire ✘ ✔
d'événement modifié
Gestionnaire ✘ ✔
d'événement supprimé
Gestionnaire ✘ ✔
d'événement modifié
Liste de contrôle d'accès créée ✘ ✔
Liste de contrôle d'accès modifiée ✘ ✔
Liste de contrôle ✘ ✔
d'accès supprimée
Type d'objet créé ✘ ✔
Type d'objet modifié ✘ ✔
Type d'objet supprimé ✘ ✔
Propriété créée ✘ ✔
Propriété modifiée ✘ ✔
Définition de propriété supprimée ✘ ✔
Etape créée ✘ ✔
Etape modifiée ✘ ✔
Etape supprimée ✘ ✔
Transition d'étape créée ✘ ✔
Transition d'étape modifiée ✘ ✔
Transition d'étape supprimée ✘ ✔
Liste de valeurs créée ✘ ✔
Liste de valeurs modifiée ✘ ✔
Liste de valeurs supprimée ✘ ✔
Elément de liste créé ✘ ✔
Elément de liste modifié ✘ ✔
Elément de liste supprimé ✘ ✔
Elément de liste restauré ✘ ✔
 M-Files | 3. Administration système | 346

Nom du type d'événement Type d'événement standard Inclus avec Electronic

Signatures and
Advanced Logging
Workflow créé ✘ ✔
Workflow modifié ✘ ✔
Workflow supprimé ✘ ✔

Configuration de l'observateur d'événements du coffre

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Event Log.

3. Indiquez les paramètres.

Reportez-vous aux informations figurant dans le tableau. Pour davantage d'informations,

sélectionnez un paramètre et consultez l'onglet Info.

Nom du Description
paramètre
Enabled Ce paramètre indique si les événements sont enregistrés dans
l'observateur d'événements du coffre.

Remarque : Vous ne pouvez pas désactiver l'observateur

d'événements à l'aide de ce paramètre si Fonctionnalités Avancées
de l'Observateur d'Evénements est activé.

Remarque : L'observateur d'événements doit être activé pour

que des notifications puissent être envoyées. Pour obtenir des
informations sur les notifications, reportez-vous à Modifier des
paramètres de notification dans M-Files Admin.
 M-Files | 3. Administration système | 347

Nom du Description
paramètre
Event Types to Les paramètres figurant dans cette section indiquent quels types
Include d'événements sont inclus dans l'observateur d'événements du coffre. Les
types d'événements définis sur No ne sont pas enregistrés et ne sont donc
pas inclus dans les exportations de l'observateur d'événements.

! Avertissement : Certains types d'événements sont nécessaires

pour permettre à d'autres fonctions M-Files de fonctionner
correctement. Ne désactivez pas des types d'événements si vous
n'en connaissez pas les effets.

Remarque : Si Fonctionnalités Avancées de l'Observateur

d'Evénements est activé, ces paramètres n'ont aucun effet. Au lieu
de cela, tous les types d'événements sont enregistrés.

Maximum M-Files Server supprime les événements les plus anciens lorsque le
Number of nombre d'événements est proche de la valeur spécifiée ici sauf si le
Events module Electronic Signatures and Advanced Logging et les Fonctionnalités
Avancées de l'Observateur d'Evénements sont utilisés.

Par défaut, le nombre maximum d'événements est 10 000.

User Action Log Cette section contient des paramètres relatifs à User Action Log. Pour
utiliser cette fonction, le module Electronic Signatures and Advanced
Logging doit être actif sur le serveur M-Files.

Définissez Enabled sur Yes et indiquez dans Event Settings les

paramètres nécessaires pour utiliser User Action Log.

4. Cliquez sur Save.

Vos modifications sont enregistrées. Si vous avez activé User Action Log, M-Files commence à
enregistrer les événements pour les utilisateurs du coffre qui se sont déconnectés puis reconnectés.
Pour déconnecter tous les utilisateurs d'un coffre, redémarrez le coffre. La mise hors ligne d’un coffre doit
toutefois toujours être réalisée de manière contrôlée et les utilisateurs du coffre doivent en être informés à
l’avance.
Utilisation de l'observateur d'événements du coffre

Cette rubrique vous indique quelles fonctions sont disponibles dans l'observateur d'événements du coffre
et comment les utiliser. Pour ouvrir l'observateur d'événements, dans M-Files Admin, accédez à un coffre
puis sélectionnez Observateur d'Evénements.

Cliquez sur les différentes parties de la capture d'écran ci-dessous pour afficher une description des zones
de l'interface utilisateur.
 M-Files | 3. Administration système | 348

1. Volet de commandes
2. Volet supérieur
3. Liste d'événements
4. Observateur d'événements du coffre

Volet de commandes

En haut du volet de commandes, vous pouvez voir l'état de l'observateur d'événements du coffre.

• Observateur d'événements activé : Les types d'événements standard sont enregistrés.

• Enregistrement avancé des événements : Le module Electronic Signatures and Advanced Logging
est actif.
• Enregistrement partiel des événements : Certains types d'événements ne sont pas enregistrés car ils
sont désactivés dans Event Types to Include.
• Observateur d'événements désactivé : Aucun type d'événement n'est enregistré.

Cliquez sur... Pour...

Ouvrir les paramètres Accéder aux paramètres Event Log dans la section Advanced Vault
Settings de M-Files Admin.

Effectuez cette opération pour vérifier quels types d'événements sont inclus
dans l'observateur d'événements.
 M-Files | 3. Administration système | 349

Cliquez sur... Pour...

Vue filtrée Spécifier les critères de filtrage ou sélectionner une vue filtrée afin de
n'afficher que certains événements. Vous pouvez filtrer les événements par
type d'objet, par type d'événement, par utilisateur ou par intervalle de temps,
par exemple.

Vous pouvez enregistrer les critères de filtrage fréquemment utilisés dans

Mes vues filtrées. Cela est utile si vous utilisez souvent les mêmes critères
lorsque vous examinez l'observateur d'événements du coffre. Pour ce faire,
saisissez les critères de filtrage et clique sur Enregistrer sous. Saisissez un
nom pour la vue filtrée, sélectionnez si vous souhaitez l'utiliser comme vue par
défaut, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour utiliser une vue filtrée, cliquez sur Mes vues filtrées, sélectionnez une
vue filtrée dans la liste, puis cliquez sur Appliquer > Fermer. Dans la boîte de
dialogue Vue filtrée, cliquez sur OK.

Dans Mes vues filtrées, sélectionnez une vue puis cliquez sur Utiliser
comme vue par défaut pour définir une vue filtrée qui sera appliquée par
défaut lorsque vous ouvrirez l'observateur d'événements du coffre.

Afficher les filtres de Afficher ou désactiver les filtres de colonne. Avec les filtres de colonne, vous
colonne pouvez saisir un texte de filtrage pour une colonne afin de n'afficher que
certains événements.
Désactiver les filtres
de colonne

Exportation Exporter et archiver tous les événements ou les événements sélectionnés

au format XML. Pour plus d’informations sur l’archivage, voir Archivage des
journaux des événements de M-Files.

Après l'exportation, vous pouvez choisir de supprimer les événements

exportés de l'observateur d'événements.

Supprimer les Supprimer les événements dans la page ouverte. Si vous avez filtré les
événements X–XXXX événements, des événements qui ne sont pas affichés sont également
supprimés.

Dans la boîte de dialogue de confirmation, vous pouvez choisir d'exporter les

événements avant qu'ils soient supprimés.

Supprimer tous les Pour supprimer tous les événements.

Evénements
Dans la boîte de dialogue de confirmation, vous pouvez choisir d'exporter les
événements avant qu'ils soient supprimés.

Volet supérieur

Vous pouvez voir ici les identifiants d'événements qui sont affichés et modifier la page et le nombre
d'événements affichés par page.
 M-Files | 3. Administration système | 350

Liste d'événements

Pour afficher plus d'informations relatives à un événement, double-cliquez dessus pour ouvrir la boîte de
dialogue Détail des Evénements.

Remarque : Certains détails relatifs aux événements ne sont disponibles que si le module
Electronic Signatures and Advanced Logging est actif sur le serveur M-Files.

User Action Log

La fonction User Action Log donne une plus grande visibilité sur les actions que les utilisateurs de M-Files
Desktop effectuent dans un coffre. Elle permet d'inclure dans l'observateur d'événements du coffre les
types d'événements supplémentaires listés dans le tableau ci-dessous. Pour activer la fonction, reportez-
vous à Configuration de l'observateur d'événements du coffre.

Remarques importantes

• Pour utiliser cette fonction, le module Electronic Signatures and Advanced Logging doit être actif sur le
serveur M-Files.
• Les actions effectuées dans des clients personnalisés basés sur M-Files Web, M-Files Mobile ou M-
Files API ne sont pas enregistrées.
• Les actions effectuées en mode hors ligne ne sont pas enregistrées.
• L’utilisation de cette fonction augmente considérablement la taille du journal de coffre.

Types d'événements avec la fonction User Action Log

Type événement Description

Dialogue Membres de Un événement de ce type est enregistré lorsque la boîte de dialogue
Collection ouvert Membres de Collection s’ouvre dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a ouvert la boîte de dialogue

• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet

Colonne insérée Un événement de ce type est enregistré lorsque une colonne est ajoutée
à la liste dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a effectué la modification

• L’horodatage de l’événement
• La colonne qui a été ajoutée
 M-Files | 3. Administration système | 351

Type événement Description

Colonne supprimée Un événement de ce type est enregistré lorsque une colonne est
supprimée d’une liste dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a effectué la modification

• L’horodatage de l’événement
• La colonne qui a été supprimée

Paramètres colonne modifiés Les colonnes Un événement de ce type est enregistré lorsque sont
ajoutées ou supprimées via la boîte de dialogue Choisir les Colonnes
dans le M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a effectué la modification

• L’horodatage de l’événement
• Les colonnes visibles par l'utilisateur après la modification

Données exportées les données Un événement de ce type est enregistré lorsque sont
exportées à partir du coffre.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a effectué l'opération

d'exportation
• L’horodatage de l’événement
• Les paramètres d'exportation et le nombre d'objets exportés
• Le nom et l'ID des objets exportés

• Ce comportement doit être activé dans Advanced Vault Settings.

Fichier ouvert Un fichier Un événement de ce type est enregistré lorsque est ouvert
dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a ouvert le fichier

• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet

Fichier ouvert pour la Un événement de ce type est enregistré lorsque un utilisateur compare
comparaison de documents le contenu de documents dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a comparé le contenu de

documents
• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l'ID du document comparé
 M-Files | 3. Administration système | 352

Type événement Description

Fiche de métadonnées Un événement de ce type est enregistré lorsque la fiche de
ouverte métadonnées s'affiche dans le volet de droite ou dans une nouvelle
fenêtre pour un objet.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l’utilisateur qui a ouvert la fiche de métadonnées

• L’horodatage de l’événement
• Les ID de propriété, le nom et l’ID de l’objet

Les ID de propriété ne s’affichent que si vous avez activé ce

comportement au moyen des paramètres de cette fonction.

Objet copié dans le presse- Un événement de ce type est enregistré lorsque un objet est copié dans
papier le presse-papier Windows dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a copié l'objet

• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet

Si des objets multiples sont copiés, tous les éléments sont enregistrés
séparément.

Objet glissé depuis M-Files Un événement de ce type est enregistré lorsque un objet est glissé et
déposé depuis M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a exporté l'objet

• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet

Si des objets multiples sont exportés, tous les éléments sont enregistrés.

Historique de l'objet ouvert La boîte de dialogue Historique Un événement de ce type est enregistré
lorsque s’ouvre dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a ouvert la boîte de dialogue

• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet
 M-Files | 3. Administration système | 353

Type événement Description

Liste d'objets invoquée Un événement de ce type est enregistré lorsque une recherche est
effectuée dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a invoqué la liste

• L’horodatage de l’événement
• Les termes de recherche et les critères de recherche

Liste d'objets demandée au Un événement de ce type est enregistré lorsque une recherche est
serveur effectuée dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a demandé la liste

• L’horodatage de l’événement
• Les termes de recherche et les critères de recherche

Pour que M-Files commence à enregistrer des événements de ce type,

vous devez redémarrer le coffre après avoir activé la fonction.

Relations des objets ouverte Un événement de ce type est enregistré lorsque les relations d’un objet
sont parcourues dans la zone de liste M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a parcouru les relations

• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet

Objet ou objets marqués Un événement de ce type est enregistré lorsque M-Files Desktop est
pour être disponibles hors utilisé pour marquer un objet comme étant disponible en mode hors
connexion ligne.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a marqué l'objet comme étant

disponible hors ligne
• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet

Onglet de prévisualisation Un événement de ce type est enregistré lorsque l’onglet Aperçu s’affiche
ouvert pour un objet document ou un objet non-document contenant un ou
plusieurs fichiers.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l’utilisateur qui a ouvert le volet d’aperçu

• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID du document (sinon, le nom du fichier et le nom et l’ID
de l’objet comportant le fichier)
 M-Files | 3. Administration système | 354

Type événement Description

Dialogue Relations ouvert Un événement de ce type est enregistré lorsque la boîte de dialogue
Relations s’ouvre dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a ouvert la boîte de dialogue

• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet

Recherche lancée Un événement de ce type est enregistré lorsque une recherche est
effectuée dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a effectué la recherche

• Les termes de recherche
• L’horodatage de l’événement
• Les colonnes affichées dans la zone de liste

Affichage ou dossier marqué Un événement de ce type est enregistré lorsque M-Files Desktop est
pour être disponible hors ligne utilisé pour marquer une vue ou un dossier comme étant disponible en
mode hors ligne.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l'utilisateur qui a marqué la vue ou le niveau de

classement comme étant disponible hors ligne
• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet

Vue ou dossier ouvert(e) Un événement de ce type est enregistré lorsque une vue ou un niveau
de classement s’ouvre dans M-Files Desktop.

L'entrée contient ces détails :

• Nom et identifiant de l’utilisateur qui a ouvert la vue ou le niveau de

classement
• L’horodatage de l’événement
• Le nom et l’ID de l’objet
• Les colonnes affichées dans la zone de liste

Optimisation planifiée

Dans la section Optimisation planifiée, vous pouvez contrôler et surveiller l’optimisation automatique
planifiée. Cela peut être utile, par exemple, pour voir l’état de la tâche d’optimisation ou la dernière fois que
la tâche a été exécutée dans le coffre.

Le but de l’opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) est d’améliorer les performances
de la base de données du coffre. Cette opération défragmente les index, actualise les statistiques de
base de données et comprime l’index de recherche plein texte. Pour plus d’informations, reportez-vous à
Optimisation de la base de données.
 M-Files | 3. Administration système | 355

Pour ouvrir la section Optimisation planifiée :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
3. Déployez Coffres.
4. Déployez un coffre.
5. Sélectionnez Optimisation planifiée.

Remarque : La section est disponible en mode hors ligne uniquement lorsque l’optimisation est en
cours.

Sélectionnez la tâche Optimiser la base de données (Approfondi) pour afficher ces options dans le volet
de commandes : Démarrer la tâche, Arrêter la tâche et Propriétés.

Modification de la tâche d’optimisation planifiée

1. Dans la section Optimisation planifiée, double-cliquez sur la tâche Optimiser la base de données
(Approfondi).

La boîte de dialogue Propriétés de la Planification de Tâche s’ouvre.

2. Optionnelle : Modifiez la description.

3. Optionnelle : Pour modifier le calendrier :

a) Cliquez sur Calendrier.

La boîte de dialogue Planification s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 356

b) Spécifiez le calendrier avec les options disponibles.

L'option de planification En cas d’inaction n’est pas compatible avec M-Files.

c) Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Planification.

4. Optionnelle : Dans la section Annulation automatique, indiquez un délai pour la tâche planifiée afin
d'améliorer les performances du système.

5. Cliquez sur OK.

Contrôle des tâches d'arrière-plan

M-Files Server effectue plusieurs tâches pour votre coffre en arrière-plan. Vous pouvez contrôler la
progression de ces opérations dans M-Files Admin.

Les tâches d'arrière-plan sont des processus complexes et chronophages qui sont traités en arrière-
plan de façon à pouvoir être exécutés parallèlement à d’autres tâches de M-Files Server, sans paralyser
d’autres processus en cours ou interférer avec eux.

Réalisez les étapes suivantes pour contrôler les tâches d'arrière-plan dans votre coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.
 M-Files | 3. Administration système | 357

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Tâches d'arrière-plan.

La vue Tâches d'arrière-plan s’ouvre.

Vous pouvez consulter les tâches d'arrière-plan en les parcourant page par page à l'aide des flèches.

Si la liste comporte un grand nombre d’éléments, vous pourriez avoir envie de la filtrer. Pour filtrer la vue,
ouvrez le menu Vue et cliquez sur Filtre. Saisissez un texte de votre choix pour filtrer le contenu de la
colonne.

Les tâches d'arrière-plan qui sont actuellement en cours sont listées dans la vue Tâches d'arrière-plan.
Vous pouvez cliquer sur Rafraîchir dans le volet de commandes pour actualiser la vue.

Gestion de l'indexation des coffres

Vous pouvez utiliser M-Files Admin pour gérer l'indexation des coffres. Cela peut être utile, par exemple,
lorsque vous souhaitez effectuer l'une des opérations suivantes :

• Commencer le processus de réindexation et surveiller l'état de la reconstruction de l'index.

• Vous assurer que l'indexation du coffre est terminée.
• Voir quand le dernier objet du processus d'indexation a été traité.

La section Gestion des index dans M-Files Admin divise les index en trois catégories : Active Index,
Used for Indexing et Disabled.

Catégorie Description Opérations disponibles

d'index
Active Index
• Les index actifs sont utilisés pour les • Reindex (uniquement Micro Focus IDOL
recherches dans le coffre. et Smart Search)
• Delete and Reindex
• dtSearch utilise deux index actifs :
l'index des métadonnées et l'index
des données de fichiers.
• Micro Focus IDOL et Smart Search
utilisent un seul index actif.
• Les index actifs sont toujours activés.
• Les index actifs ne peuvent pas être
désactivés.
• Les configurations d'index actifs ne
peuvent pas être supprimées.
• Pour définir un nouvel index actif,
sélectionnez un index dans la catégorie
Used for Indexing puis cliquez sur Set
as Active.
 M-Files | 3. Administration système | 358

Catégorie Description Opérations disponibles

d'index
Used for Les index Used for Indexing sont activés
Indexing pour l'indexation mais ne sont pas actifs. En • Reindex (uniquement Micro Focus IDOL
d'autres termes, ils ne sont pas utilisés pour et Smart Search)
les recherches dans le coffre. • Delete and Reindex
• Disable
• Set as Active
• Remove Configuration (non disponible
pour les index par défaut)

Disabled Les index désactivés ne sont pas indexés ni

utilisés pour les recherches dans le coffre. • Enable
• Set as Active
• Remove Configuration (non disponible
pour les index par défaut)

Pour une description des opérations, reportez-vous à ce tableau.

Lorsqu'un processus de reconstruction d'index est en cours, une icône de notification bleue ( ) s'affiche
en regard du nom de l'index. Lorsqu'il est nécessaire de reconstruire un index, une icône de notification

jaune ( ) s'affiche.

De plus amples informations techniques relatives à cette fonction sont disponibles dans Index
Management in M-Files Admin.

Affichage des informations d'indexation

Pour voir les informations relatives au statut d'indexation :

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Cliquez sur Gestion des index.

3. Dans le volet de commandes, cliquez sur le nom de l'index.

4. Dans l'onglet Status, déployez un scénario d'indexation.

Par exemple, Reindexing ou New or Modified.

Les informations de statut d'indexation s'affichent.

Pour obtenir une description d'un élément d'information, cliquez sur l'icône d'information ( ).
Utilisation des opérations d'indexation avec la gestion des index

Pour utiliser les opérations dans Gestion des index :

 M-Files | 3. Administration système | 359

1. Sélectionnez un index dans la zone de navigation de gauche.

2. Dans le coin supérieur droit de l'interface utilisateur, sélectionnez l'une des commandes disponibles
pour l'index.

Le tableau ci-après contient une description de toutes les commandes disponibles. La

disponibilité des opérations dépend de l'état de l'index, du moteur de recherche utilisé par le
coffre et de vos droits utilisateur.

CommandeDescription Droits
d'accès
nécessaires
Set as Les index actifs sont utilisés pour les recherches dans le coffre. Avec Administrateur
Active Micro Focus IDOL et Smart Search, un seul index peut être actif à la système
fois. Avec dtSearch, un index de métadonnées et un index de données
de fichiers sont actifs en même temps.
Activer Les index activés sont mis à jour avec les modifications apportées aux Administrateur
données du coffre. En d'autres termes, ils sont indexés. système
Disable Les index désactivés ne sont pas mis à jour avec les modifications Administrateur
apportées aux données du coffre. En d'autres termes, ils ne sont pas système
indexés.
Delete Administrateur
and ! Important : Le processus peut prendre énormément de système
Reindex temps. Avec les coffres contenant un million, plusieurs ou
millions, voire des dizaines de millions de documents, administrateur
l'indexation peut prendre des jours voire des semaines. De du coffre
nombreux facteurs affectent la vitesse d'indexation. Par
exemple, l'indexeur utilisé, les ressources matérielles et le
type de données présentes dans le coffre.

Cette opération supprime l'index sélectionné puis le construit à

partir de zéro. L'opération est disponible pour tous les moteurs de
recherche. Si vous utilisez dtSearch, nous vous recommandons de
vous reporter également à Rebuilding the dtSearch Full-Text Search
Index.
 M-Files | 3. Administration système | 360

CommandeDescription Droits
d'accès
nécessaires
Reindex Administrateur
! Important : Le processus peut prendre énormément de système
temps. Avec les coffres contenant un million, plusieurs ou
millions, voire des dizaines de millions de documents, administrateur
l'indexation peut prendre des jours voire des semaines. De du coffre
nombreux facteurs affectent la vitesse d'indexation. Par
exemple, l'indexeur utilisé, les ressources matérielles et le
type de données présentes dans le coffre.

Cette opération est disponible uniquement pour Micro Focus IDOL et

Smart Search.

Micro Focus IDOL :

• Les horodatages sont supprimés.

• Les objets sont complètement réindexés (données de fichiers et
métadonnées) en plus des anciennes données.
• L'index n'est pas supprimé. Par conséquent, d'anciens contenus
superflus peuvent rester dans l'index.
• Les informations de reconstruction sont écrites à partir de rien (se
produit lorsque l'horodatage est zéro).

Smart Search :

• Les horodatages sont supprimés.

• Seules les métadonnées sont réindexées pour le coffre. Les
référentiels externes sont toujours complètement réindexés
(données de fichiers et métadonnées).
• L'index n'est pas supprimé. Par conséquent, d'anciens contenus
superflus peuvent rester dans l'index.
• Les informations de reconstruction sont écrites à partir de rien (se
produit lorsque l'horodatage est zéro).
• Si quelque chose n'a pas été indexé correctement auparavant,
seules les métadonnées sont indexées.

Remove Cette opération supprime uniquement la configuration. Les données Administrateur

Configuration
d'index doivent être supprimées séparément. système

Mesure des performances du coffre

Vous pouvez utiliser M-Files Admin pour évaluer les performances d’un coffre spécifique afin de détecter
des problèmes ou des éléments critiques quant aux performances du coffre. Les tests de performances
mesurent le temps de réponse de la base de données serveur du coffre ainsi que le temps nécessaire à
l’ajout de 100 000 lignes dans la base de données du coffre.

Effectuez les étapes suivantes pour mesurer les performances du coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

 M-Files | 3. Administration système | 361

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Performances.

La vue Performances s’ouvre dans le volet droit.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Démarrer les Tests.

Vous pouvez arrêter le test à tout moment en cliquant sur Interrompre les tests dans le volet
de commandes.

Le temps de réponse de la base de données serveur ainsi que la vitesse d’ajout dans la base de
données sont mesurés.

Les résultats des test sont affichés dans la colonne Durée. S’il n’y a pas de remarques dans la colonne
Remarques, votre coffre devrait fonctionner de manière optimale.

Si un ou plusieurs tests ont duré plus longtemps que prévu, une remarque apparaît dans la colonne
Remarques. Si le temps de réponse de la base de données serveur a duré plus longtemps que prévu,
cela peut indiquer une connexion réseau lente ou un trafic de réseau dense. Si le test de la vitesse d’ajout
dans la base de données a duré plus longtemps que prévu, votre matériel de serveur peut être insuffisant
ou il peut y avoir une forte charge du serveur.

Remarque : Les tests sur les performances du coffre ont des délais prédéfinis. Le délai par défaut
du test correspondant au temps de réponse du réseau est de 1 500 microsecondes et celui du test
de vitesse pour l’insertion dans la base de données est de 6 000 millisecondes. Pour davantage
d’informations sur la modification des seuils par défaut, consultez Paramètres pour la mesure des
performances du coffre.

Interaction entre plusieurs coffres

M-Files permet une interaction à plusieurs niveaux entre plusieurs coffres. L’interaction vous permet, par
exemple, d’effectuer les points suivants :

• archiver des données d'un coffre activement utilisé vers un coffre d'archives ;
• sauvegarder des données du coffre de votre serveur vers le coffre du service cloud afin que les
utilisateurs puissent immédiatement se connecter à celui-ci s'ils rencontrent des problèmes avec le
coffre sur votre serveur ;
• Centraliser les données de plusieurs coffres M-Files dans un seul coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 362

• utiliser plusieurs coffres, en séparant les diverses fonctions de votre entreprise pour que le contenu,
les structures de métadonnées et les autorisations des coffres soient personnalisés et satisfassent aux
besoins de différentes opérations et unités fonctionnelles ;
• Publiez des documents avec un coffre séparé pour les groupes d'intérêt.
• créer des relations entre les objets de différents coffres pour que les objets des autres coffres puissent
être retrouvés en fonction des activités de l'entreprise.

Vous pouvez partager efficacement des documents et d'autres objets entre des coffres distincts via
l'interaction. Vous pouvez, par exemple, partager certains documents du coffre de l'entreprise dans
un coffre de publication. Vous pouvez alors facilement mettre à la disposition de vos clients et autres
partenaires des listes de prix, des descriptions de produit, des brochures et d'autres supports à jour de ce
coffre de publication à tout moment, et sans aucune copie manuelle ni aucune information périmée.

Remarque : Si M-Files est installé sur plusieurs serveurs, chaque serveur doit disposer de sa
propre licence. Par exemple, si vous voulez répliquer des informations entre des coffres sur des
serveurs séparés, des licences individuelles doivent être installées sur tous les serveurs.

Paramètres requis pour l'interaction

Associations des définitions de métadonnées

Afin que vous puissiez associer et synchroniser des métadonnées entre les coffres, les définitions de
métadonnées doivent également pouvoir être associées entre les coffres. Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à la section Association des définitions de métadonnées.

Synchronisation des objets et des valeurs entre les coffres

Outre les associations de métadonnées, les objets et les valeurs doivent être mis à jour ou synchronisés
régulièrement pour que le contenu soit à jour dans tous les coffres. La synchronisation des données entre
les coffres est réalisée par réplication des contenus, en exportant les données du coffre d'origine et en les
important dans un autre coffre.

La synchronisation de ce contenu peut être exécutée grâce aux opérations planifiées d'exportation et
d'importation. Le contenu peut être synchronisé toutes les 15 minutes par exemple. Les données du coffre
de destination sont toujours à jour grâce à cette approche. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter à la section Réplication de Contenu et Archivage.

Une synchronisation bidirectionnelle est possible entre les coffres mais la synchronisation est également
réalisable entre plusieurs coffres individuels. Pour définir l'exportation, vous pouvez utiliser un filtre pour
exporter et publier certains documents seulement ou d'autres objets vers le coffre de destination.

Dans ce chapitre

• Association des définitions de métadonnées

• Synchronisation des objets et de leurs valeurs entre les coffres

Association des définitions de métadonnées

Les définitions de métadonnées doivent pouvoir être associées entre les différents coffres afin de pouvoir
associer et synchroniser les objets et leurs métadonnées entre les différents coffres.

Les associations entre les définitions de métadonnées peuvent être faites de plusieurs manières selon
l'usage des coffres. Certaines définitions de métadonnées sont toujours automatiquement associées.
Quelques-unes sont automatiquement associées selon la structure du coffre mais il faut l'effectuer
manuellement pour certaines avec les alias.
 M-Files | 3. Administration système | 363

Objet du coffre / Associations de métadonnées

Les associations entre les métadonnées peuvent être créées de plusieurs manières selon l'usage des
coffres. Le coffre de destination peut être utilisé pour l'archivage, la réplication, les sauvegardes et la
publication. De ce fait, vous devez réfléchir à la meilleure implémentation pour la création du coffre
souhaité avant sa création proprement dite, s'il va être utilisé en tant que coffre de destination.

Si l'association et la synchronisation sont effectuées entre deux ou plusieurs coffres existants, vérifiez
l'association des définitions de métadonnées et définissez l'exportation et l'importation planifiées entre les
coffres.

Copie parfaite (réplication, archivage et sauvegarde par exemple)

Si vous voulez que les coffres soient des copies parfaites (complètes) l'une de l'autre en termes de
métadonnées et de contenus, vous devez d'abord créer un coffre de destination en sauvegardant ou
en copiant le coffre concerné, et définir ensuite l'exportation et l'importation. Ainsi, les définitions de
métadonnées correspondent automatiquement aux noms et identifiants, et il est inutile de réaliser une
définition séparée des alias.

Remarque : Les définitions de métadonnées créées après l'établissement du coffre doivent être
manuellement associées entre les coffres via l'utilisation d'alias.

Partiellement la même structure de métadonnées et partiellement les mêmes contenus (des coffres
conçus pour différentes utilisations dans l'entreprise par exemple)

Si vous voulez que les métadonnées correspondent en grande partie les unes aux autres entre les coffres,
vous devez d'abord penser à créer la structure de métadonnées du coffre de destination via l'exportation
de la structure de métadonnées (voir Exporter la structure) et ensuite définir l'exportation et l'importation.
Vous devez ensuite vérifier que la structure de métadonnées dans le coffre de destination correspond à
son utilisation.

Remarque : Les métadonnées créées après l'établissement du coffre doivent être manuellement
associées entre les coffres via l'utilisation d'alias.

Différentes structures de métadonnées mais partiellement le même contenu (publication de

certains objets d'un coffre dans un autre par exemple)

Si vous voulez publier seulement certains objets et métadonnées dans le coffre dit "de publication", vous
devez créer la structure de métadonnées du coffre de publication séparément de celle du coffre d'origine.

Dans ce cas, les alias doivent alors être définis pour toutes les autres structures de métadonnées hormis
celles intégrées pour que les métadonnées puissent être associées lorsque la synchronisation est
exécutée.

Association de métadonnées

Par défaut, M-Files associe les métadonnées à l'aide des méthodes suivantes (par ordre de pertinence) :

1. Les définitions de métadonnées intégrées sont toujours associées automatiquement,

indépendamment du mode de création des structures de métadonnées du coffre ou des méthodes
choisies pour l'association. Ces définitions de métadonnées peuvent être Nom ou Titre, Créé par,
Dernière modification par, Mots-clés, etc. Vous voudriez peut-être en cacher quelques-unes pour la
publication. vous ne voulez pas afficher le créateur du document dans le coffre de publication, par
exemple. Vous pouvez modifier les métadonnées intégrées pour les adapter à l'opération de publication
à l'aide des paramètres et des autorisations du registre.
 M-Files | 3. Administration système | 364

2. Un GUID (identifiant global unique) a été attribué à tous les éléments. Lorsqu'une correspondance
GUID est établie dans les coffres, les définitions de métadonnées sont toujours automatiquement mises
en correspondance.
3. Si les alias correspondent entre les coffres, l'association des définitions de métadonnées est toujours
réalisée. L'alias doit être défini manuellement dans chaque coffre pour la définition de métadonnée en
question. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Alias pour l'association de
métadonnées entre les coffres.
4. Si l'identifiant et le nom de la définition de métadonnées correspondent tous les deux,
l'association de la métadonnée est effectuée automatiquement. Ce paramètre par défaut peut être
modifié dans les paramètres du registre. Veuillez noter que lorsque l'association est réalisée avec le
nom, les noms conformes aux langues par défaut des coffres sont utilisés. Veuillez noter également
que si les structures de métadonnées ont été créées séparément dans différents coffres, les identifiants
sont différents et l'association doit être effectuée par les alias.
5. Vous pouvez également utiliser le nom de la définition de métadonnées importée comme alias
si aucun autre alias n'est disponible. Dans ce cas, l'alias doit être uniquement défini dans le coffre de
destination en utilisant le nom de la définition de métadonnées dans le coffre d'origine. Pour davantage
d'informations, reportez-vous à Utiliser le nom d'un élément importé comme alias si aucun autre alias
n'est disponible sous Importation du Contenu.
6. Si, outre celles précitées, vous voulez établir des associations avec le nom seulement, vous pouvez
inclure cette définition dans les paramètres du registre. Ensuite, le nom de la définition de métadonnée
–telle que Numéro de téléphone –doit être identique dans tous les coffres. Lorsque les paramètres par
défaut sont utilisés, le nom seul n'est pas suffisant pour associer les métadonnées. Veuillez noter que
lorsque l'association est réalisée via le nom, les noms conformes aux langues par défaut des coffres
sont utilisés.

Alias pour l'association de métadonnées entre les coffres

Comme les définitions de métadonnées intégrées et celles qui correspondent aux GUID ou aux identifiants
et aux noms sont les seules à être automatiquement associées, l'association des autres définitions de
métadonnées doit être réalisée via l'utilisation d'alias.

Les alias peuvent être utilisés pour identifier des métadonnées sémantiquement équivalentes. Par
exemple, lors de l'importation d'objets d'un autre coffre, leurs propriétés Date et Description peuvent être
mises en correspondance avec les propriétés équivalentes du coffre de destination via les alias, même si
les ID et/ou noms internes des propriétés sont différents. Ainsi, les alias se réfèrent à des métadonnées
sémantiquement équivalentes dans différents coffres. En d'autres termes, l'alias est un identifiant
commun pour la même définition de métadonnées entre plusieurs coffres.

L'alias est défini comme étant un identifiant commun avec le même nom dans les coffres d'origine et de
destination.

Pour définir un alias, vous pouvez utiliser plusieurs standards d'archive et de type de données externes
tels que SÄHKE2, MoReq2 et Dublin Core.

Vérifiez que les définitions de toutes les définitions de métadonnées souhaitées sont suffisantes afin
d'exécuter l'association. Veuillez vérifier ce qui suit : les types d'objet, les listes de valeurs, les définitions
de propriété, les classes et les groupes de classes, les workflow et les étapes de workflow, les groupes
d'utilisateurs et les listes de contrôle d'accès nominatives. Vous trouverez l'onglet Avancé dans les
propriétés de ces définitions de métadonnées et vous pourrez y définir les alias des définitions de
métadonnées.

Par exemple, le coffre d'origine possède la définition de propriété Numéro de téléphone dont
l'identifiant spécifique au coffre est 1001. La définition de propriété sémantiquement équivalente figure
également dans le coffre de destination, mais l'identifiant spécifique au coffre est 1005 ; le nom peut être
identique (Numéro de téléphone) ou différent (Téléphone et Numéro de tél par exemple) dans la
langue par défaut. Si vous voulez les associer, vous devez définir un alias commun pour cette définition
 M-Files | 3. Administration système | 365

de propriété dans les deux coffres. L’alias peut être tout ce que vous souhaitez, par exemple Telephone
number ou [Link]. En revanche, il ne peut contenir ni points ni espaces.

L'alias n'est pas montré aux utilisateurs de M-Files Desktop, c'est-à-dire que les utilisateurs voient le nom
de la définition de propriété spécifique au coffre comme auparavant.

Remarque : Si plusieurs définitions de métadonnées ont le même alias dans le coffre de

destination, leur association est contournée et les données ne seront pas importées dans le coffre
de destination.

Désigner des alias pour les définitions de métadonnées

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique) et sélectionnez le type de définition de

métadonnées, par exemple Définitions de propriétés, auquel vous souhaitez affecter un ou plusieurs
alias.

La liste de définitions de métadonnées est ouverte dans le panneau droit.

6. Depuis la liste, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le cas auquel vous souhaitez assigner un
alias et sélectionnez Propriétés depuis le menu contextuel.

La boîte de dialogue des Propriétés pour la définition de métadonnées sélectionnées est

ouverte.

7. Rendez-vous dans l’onglet Avancé.

8. Dans le champ des Alias, saisissez le nom de l’alias pour la définition de métadonnées sélectionnée.

Utilisez les mêmes alias pour les métadonnées équivalentes d’un point de vue sémantique aussi
bien dans le coffre source que dans le coffre de destination.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

9. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue des Propriétés.

L’alias est affiché dans la colonne des Alias du listage des définitions des métadonnées.
Comptes de Connexion

Selon l'utilisation du coffre de destination, ses utilisateurs peuvent être les mêmes ou entièrement
différents de ceux du coffre d'origine. Si vous voulez accorder certaines autorisations d'utilisateur pour
les deux coffres, synchroniser les métadonnées pour la liste de valeurs Utilisateurs ou encore effectuer
les deux, vous devez créer des comptes d'utilisateur avec les mêmes noms pour ces utilisateurs dans les
deux coffres. Les comptes d'utilisateur ne sont pas automatiquement synchronisés entre les coffres.

Objets associés dans des coffres distincts

L'interaction entre plusieurs coffres permet la création de relations entre les objets de divers coffres. Les
objets ne sont pas exportés d'un coffre à un autre, mais une relation est créée par référence à un objet
dans un autre coffre, c'est-à-dire qu'un lien est créé vers l'objet original. Les types d'objet doivent pouvoir
 M-Files | 3. Administration système | 366

être associés, mais leur synchronisation (réplication du contenu) n'est pas nécessaire, car les objets
ne sont pas transférés d'un coffre à un autre. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à
Relations entre les objets dans des coffres distincts.

Synchronisation des objets et de leurs valeurs entre les coffres

Cette section fournit des informations supplémentaires sur la synchronisation des objets et leurs valeurs.
Nous vous recommandons de lire cette rubrique avant de spécifier les tâches de synchronisation. La
synchronisation s'effectue avec Réplication de Contenu et Archivage.

Synchronisation des objets

Lorsque les structures de métadonnées des coffres ont été définies selon vos besoins et que les
définitions de métadonnées requises peuvent leur être associées, la synchronisation réelle des objets et
des valeurs peut être exécutée entre les coffres. La synchronisation des données entre les coffres est
exécutée par réplication du contenu. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section
Réplication de Contenu et Archivage et Replication and Archiving User's Guide.

Remarque : seules les valeurs ayant un type d'objet intégré sont automatiquement synchronisées.
Pour les autres types d'objet, l'alias ou la combinaison de l'identifiant et du nom doivent
correspondre pour que les objets de ce type d'objet soient importés vers le coffre de destination
pendant l'importation. Vous devez vérifier que ces définitions sont en ordre. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de métadonnées.

Conflits et résolutions

Si les utilisateurs modifient simultanément un objet dans plusieurs coffres, un conflit peut se produire
pendant la synchronisation des données entre les coffres. Par exemple, du coffre d'origine A vers le coffre
de destination B. Lorsque M-Files détecte un conflit, il crée un objet en conflit.

Si la résolution automatique des conflits est activée, M-Files résout automatiquement les conflits. Pour
obtenir des instructions relatives à la configuration de la résolution automatique des conflits, veuillez vous
reporter à Configuring Automatic Resolution of Replication Conflicts dans la base de connaissances de
M-Files. Pour restaurer une version d'objet abandonnée, reportez-vous à Affichage et restauration des
versions d'objet abandonnées.

Les conflits non résolus sont indiqués dans les relations des objets. Dans la zone de liste, déployez un
objet à l'aide du bouton flèche. Si l'objet a des conflits non résolus, ceux-ci apparaissent sous le nœud
Conflits.

Pour voir tous les objets en conflit du coffre, rendez-vous dans la vue Conflits. Cette vue est masquée par
défaut. Pour savoir comment afficher des vues masquées, reportez-vous à Utiliser les commandes Purger
la Vue, Masquer la Vue et Afficher les Vues.

Dans la résolution manuelle des conflits, vous décidez de la version d'objet que vous souhaitez conserver.
Pour résoudre un conflit, vous devez disposer des droits d'édition de l'objet et de l'objet en conflit dans
le même coffre. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'objet en conflit et cliquez sur Résolution de
Conflit : Conserver ces Modifications pour remplacer les modifications locales par le contenu de l'objet
en conflit ou Résolution de Conflit : Abandonner ces Modifications pour conserver la version locale.

Si une synchronisation bidirectionnelle (réplication des contenus) est utilisée, vous devez résoudre le
conflit dans les deux coffres.
 M-Files | 3. Administration système | 367

Publication d'objets sélectionnés d'un coffre à un autre

Si vous voulez publier seulement certains objets d'un coffre via un autre, vous pouvez le faire grâce au
filtre de recherche pendant la définition de l'exportation du contenu. Vous devez également vérifier que les
types d'objet des objets publiés peuvent être associés soit automatiquement, soit via les alias.

Synchronisation des valeurs de métadonnées

Valeurs des listes de valeurs

Lorsque les structures de métadonnées des coffres ont été définies selon vos besoins et que les
définitions de métadonnées requises peuvent être associées, la synchronisation réelle des objets et de
leurs valeurs peut être exécutée entre les coffres. La synchronisation de données entre différents coffres
est exécutée par réplication des contenus.

Cependant, vous devez noter que si la valeur n'existe pas dans le coffre de destination ou si vous ne
pouvez pas la créer en tant que valeur normale d'une liste de valeurs pendant l'importation (dans le cas
de valeurs intégrées comme les classes, les flux de travail et les utilisateurs par exemple), le nom de la
valeur est affiché dans les métadonnées selon le format "Nom de valeur XYZ (supprimé)". Autrement dit,
si la valeur n'existe pas dans la structure de métadonnées du coffre de destination après l'importation, elle
s'affiche en tant que valeur "Nom de valeur XYZ (supprimé)".

Remarque : les autorisations par défaut des valeurs importées deviennent les autorisations par
défaut du coffre de destination pour les nouvelles valeurs définies dans les listes de valeur. Ceci
signifie que le nom de la valeur peut être affiché indépendamment des autorisations dans le coffre
d'origine. Par exemple, le nom du créateur du document peut être affiché dans les métadonnées du
document publié via la valeur « Créé par : Utilisateur XYZ (supprimé) ». Le cas échéant, vérifiez les
autorisations et l'association des définitions de métadonnées si vous ne voulez pas afficher cette
information dans l'autre coffre.

Objets associés

Les métadonnées d'objet contiennent des informations sur d'autres objets associés. Par exemple, un
document peut être associé à un projet ou à un client.

Lorsque les objets sont exportés dans un autre coffre, vous ne souhaitez peut-être pas exporter leurs
objets associés dans le coffre de destination. Par exemple, vous exportez des documents mais pas
des projets, ni des clients, dans le coffre de destination (vous publiez notamment des listes des prix et
des brochures, mais aucune information sur les clients). L'objet associé est ensuite affiché en tant que
raccourci dans les métadonnées de l'objet, ou quelquefois avec la valeur "Nom de valeur XYZ (supprimé)".
L'objet fait référence au coffre d'origine et n'a pas été importé en tant que véritable objet dans le coffre
de destination. Pour plus d'informations, reportez-vous à Relations entre objets dans des coffres séparés
sous Relations des objets.

Remarque : les autorisations par défaut des objets associés sont celles par défaut du coffre
de destination pour les nouveaux objets, définies par type d'objet pendant l'importation. Ceci
signifie que le nom de l'objet associé est affiché dans les métadonnées de l'objet importé / publié
indépendamment des autorisations dans le coffre d'origine. Par exemple, le nom du client ou
du projet peut être affiché dans les métadonnées du document publié en tant que raccourci ou
en tant que valeur "Nom de valeur XYZ (supprimé). Le cas échéant, vérifiez les autorisations et
l'association des définitions de métadonnées si vous ne voulez pas afficher cette information dans
l'autre coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 368

3.2. Configurer M-Files

Cette rubrique donne des conseils sur la façon de personnaliser le système pour qu’il fonctionne et se
comporte conformément aux exigences de votre organisation. En sus des instructions sur la modification
de la structure des métadonnées de votre coffre, les thèmes de cette rubrique abordent l’ajout et l’édition
des workflow, l’installation et l’utilisation des applications pour coffres, l’édition des paramètres de
notification ainsi que l’emploi des gestionnaires d’événement et des scripts.

Dans ce chapitre

• Éditer la structure des métadonnées

• Gérer des utilisateurs et groupes d’utilisateurs
• Configurer les workflows
• Listes de Contrôle d'accès
• Installer et gérer des applications pour coffre
• Utilisation de l’éditeur de configurations
• Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin
• Paramétrage de l’accès Web et Mobile dans M-Files
• Publication du contenu du coffre avec M-Files Web classique
• Exportation de Données et Rapports
• Gestionnaires d'événements et scripts
• Intelligent Metadata Layer
• Personnalisation du serveur et comportement du coffre

3.2.1. Éditer la structure des métadonnées

M-Files Admin vous permet de modifier les éléments des métadonnées du coffre, tels que types d'objet,
listes de valeurs, définitions de propriétés et classes. Les classes peuvent être réparties en groupes de
classes. Les métadonnées des documents et objets sont utilisées presque partout dans M-Files, comme,
par exemple, dans les vues et les fonctions de recherche ; c'est pourquoi la structure des métadonnées
doit être planifiée avec soin.
 M-Files | 3. Administration système | 369

Illustration 39 : La structure des métadonnées du coffre se compose de types d’objet, de groupes de classes, de classes, de
définitions de propriétés et de listes de valeurs. L’exemple ci-dessus illustre la hiérarchie de la structure des métadonnées qui
contient les types d’objet Client et Document et plusieurs classes pour les deux types d’objet.

Vous pouvez naviguer dans la structure des métadonnées du coffre et l’éditer soit sous la forme d'une vue
hiérarchique soit sous la forme d’une vue classique.

Effectuez les étapes suivantes pour naviguer dans la structure des métadonnées de votre coffre et l’éditer :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Hiérarchique) ou Structure des Métadonnées (Vue
Classique).

Dans les rubriques Structure des Métadonnées (Vue Hiérarchique) et Structure des Métadonnées
(Vue Classique), vous pouvez créer de nouveaux éléments de métadonnées, tels que les types d’objet,
 M-Files | 3. Administration système | 370

pour la structure des métadonnées du coffre ou modifier ceux déjà présents. Consultez les sous-
thèmes de cette rubrique pour obtenir davantage d’informations sur les différents types d’éléments de
métadonnées et sur la façon de les définir.

Dans ce chapitre

• Types d'Objet
• Listes de Valeurs
• Définitions de Propriétés
• Classes
• Groupes de classes

Types d'Objet

M-Files utilise des types d’objets pour spécifier les objets stockés. Les types d’objets prédéfinis sont
document, collection de documents et partage. Vous pouvez également spécifier d’autres types d’objets,
par exemple, client, contact ou projet.

Remarque : Actuellement, vous ne pouvez utiliser le type d’objet partage qu’avec l’intégration M-
Files for Microsoft Teams. Pour plus d’informations sur le type d’objet partage, reportez-vous à la
section 1.5 dans Configuration et utilisation de M-Files pour Microsoft Teams.

Outre la gestion des versions, M-Files assure le classement au sein de vues dynamiques, la protection
contre les modifications simultanées, une gestion des droits simple et de riches possibilités de recherche
des objets.

La fiche de métadonnées est fournie à la fois pour les documents et pour les autres types d'objets. Les
autres types d'objets se distinguent des documents par le fait qu'ils ne contiennent pas de fichiers alors
que les documents se basent toujours sur au moins un fichier (comme un fichier Word).

Dans ce chapitre

• Création d’un nouveau type d'objet

• Propriétés de Type d'Objet avancées
• Autorisations pour les types d’objet
• Connexions à des bases de données externes pour les Types d'Objet

Création d’un nouveau type d'objet

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

6. Cliquez sur Types d'Objet.

7. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouveau Type d'Objet.

La boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet s'ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 371

8. Dans le champ Nom (singulier), indiquez, au singulier, un nom pour le type d’objet.

9. Dans le champ Nom (pluriel), indiquez le même nom, mais au pluriel.

 M-Files | 3. Administration système | 372

[Link] : Pour modifier l'icône du type d'objet, cliquez sur Modifier l’Icône.
a) Sélectionnez une icône dans la liste ou cliquez sur Explorer pour rechercher un fichier d'icône
différent.
b) Cliquez sur OK.

Si vous souhaitez restaurer l’icône par défaut, cliquez sur Par Défaut.

[Link] : Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent créer des objets de ce type dans M-Files,
cochez la case Les utilisateurs peuvent créer des objets de ce type.
a) Si vous souhaitez que le type d’objet apparaisse sous le menu Créer dans la zone supérieure
et le volet de commandes, sélectionnez Afficher la commande de création dans le volet des
commandes.

[Link] : Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent ajouter des fichiers dans les objets de ce
type, sélectionnez Les objets de ce type peuvent avoir des fichiers.

[Link] : Dans la liste Types d'objets dans le menu 'Afficher les Relations' du volet des
commandes, sélectionnez les types d'objets que les utilisateurs pourront afficher en cliquant, à l'aide
du menu bouton droit, sur un objet de ce type et sélectionnez Afficher les Relations dans M-Files.

Ce paramètre ne concerne pas les objets en relation affichés dans la liste (résultats de
recherche ou vue) sous l’objet principal.

[Link] le menu déroulant Autorisations par défaut pour les nouveaux objets, sélectionnez les
autorisations par défaut pour les nouveaux objets de ce type.

Pour ajuster des paramètres d'autorisation, cliquez sur le bouton ....

[Link] : Cochez la case

Autoriser·ce·type·d'objet·à·être·utilisé·comme·niveau·de·regroupement·dans·les·vues pour que
les utilisateurs puissent utiliser ce type d'objet pour définir un niveau de regroupement dans une vue.

[Link] : Pour définir une hiérarchie pour un type d’objet, des autorisations automatiques, un index
de recherche individuel des métadonnées ou encore des alias pour le type d’objet, cliquez sur l'onglet
Avancé.

Pour plus d'instructions, reportez-vous à la rubrique Propriétés de Type d'Objet avancées.

[Link] : Pour affiner les autorisations pour le nouveau type d'objet, cliquez sur l'onglet
Autorisations.

Pour plus d'instructions, reportez-vous à la rubrique Autorisations pour les types d’objet.

[Link] : Pour utiliser une base de données externe comme source des objets pour le
nouveau type d’objet, définissez la connexion à la base de données externe dans l’onglet
Connexion·à·une·Base·de·Données·Externe.

Pour plus d'instructions, reportez-vous à la rubrique Connexions à des bases de données

externes pour les Types d'Objet.

[Link] sur OK.

Vous pouvez voir le type d'objet que vous venez de créer dans la liste Types·d'Objet. Vous pouvez
maintenant créer des objets de ce type dans M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 373

Propriétés de Type d'Objet avancées

Dans l’onglet Avancé de la boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet, vous pouvez effectuer les
opérations suivantes pour le type d’objet sélectionné :

• Définir une hiérarchie du type d'objet

• Définir des autorisations automatiques
• Activer un index de recherche des métadonnées indépendant
• Définir des alias

Définir une hiérarchie du type d'objet

Les types d'objets peuvent avoir des relations hiérarchiques. Par exemple, la relation entre une entreprise
cliente et le contact peut être définie de telle manière que le type d'objet Contact soit un sous-type du type
d'objet Client. La liste de valeurs du type d'objet Client affiche aussi les contacts filtrés par client.

Remarque : Vous ne pouvez pas définir de hiérarchie interne pour un type d'objet.

Pour définir une hiérarchie du type d'objet :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Propriétés de type
d'objet pour le type d'objet que vous souhaitez modifier.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Types d'Objet.

La liste Types d’objet s’ouvre dans le volet droit.

f) Double-cliquez sur le type d’objet que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet s'ouvre.

g) Cliquez sur l'onglet Avancé.

2. Effectuez l'une des opérations suivantes ou les deux :

Si vous souhaitez Effectuez la tâche suivante
Définir des sous-types pour ce type d’objet Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez
les types d’objets à ajouter aux sous-types de ce
type d’objet et cliquez sur Ajouter.

Remarque : Vous pouvez sélectionner

plus d’un élément à la fois. Maintenez la
touche Ctrl enfoncée pour sélectionner
plusieurs éléments individuels ou
maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la
liste.

Remarque : Pour supprimer un sous-

type, cliquez sur Supprimer.
 M-Files | 3. Administration système | 374

Si vous souhaitez Effectuez la tâche suivante

Définir ce type d’objet comme sous-type d’un Cochez la case Ce type d'objet est un sous-
autre type d’objet type du type d'objet suivant et sélectionnez le
type d’objet dans le menu déroulant.

3. Cliquez sur OK.

Une hiérarchie de type d’objet est créée entre les types d’objet sélectionnés. Dans M-Files, lorsque
vous créez un nouvel objet que vous avez défini comme sous-type d’un autre type d’objet, vous devrez
sélectionner un objet propriétaire pour cela. Ainsi une relation est-elle créée entre le propriétaire et le sous-
objet lorsque le nouvel objet est créé.
Définir des autorisations automatiques pour un type d’objet

Un objet reçoit des autorisations automatiques lorsqu'une valeur présentant des autorisations
automatiques spécifiées est ajoutée aux métadonnées de l'objet. Vous pouvez définir des autorisations
automatiques pour un type d’objet de sorte que, si un objet du type sélectionné est référencé dans les
métadonnées d’un autre objet, l’objet hérite des autorisations de l’objet auquel il fait référence.

Remarque : Les paramètres de l’autorisation automatique spécifiques à l’élément d’une liste de

valeurs sont toujours prioritaires sur les paramètres définis au niveau de la liste de valeurs et du
type d'objet. Pour davantage d'informations sur les autorisations automatiques pour les éléments
d’une liste de valeurs, veuillez vous reporter à Autorisations automatiques pour les éléments de
listes de valeurs.

Remarque : Micro Focus IDOL et Smart Search : Si plus de quatre sources ACL automatiques
contrôlent les autorisations d'un objet, seuls les administrateurs peuvent le voir dans les résultats
de recherche.

Pour définir les autorisations automatiques pour un type d’objet :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Propriétés de type
d'objet pour le type d'objet que vous souhaitez modifier.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Types d'Objet.

La liste Types d’objet s’ouvre dans le volet droit.

f) Double-cliquez sur le type d’objet que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet s'ouvre.

g) Cliquez sur l'onglet Avancé.

2. Cliquez sur le bouton Définir situé à côté de Autorisations automatiques par défaut de ce type
d'objet.

La boîte de dialogue Autorisations automatiques s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 375

3. Cochez la case Restreindre les autorisations des objets faisant référence à cette valeur pour
activer les autorisations automatiques pour le type d’objet sélectionné.

4. Effectuez l’une des actions suivantes :

Si vous souhaitez Effectuez la tâche suivante

Utiliser les autorisations de l’objet définies Cochez la case Utiliser les autorisations
dans la fiche de métadonnées comme propres de l'objet.
autorisations automatiques

Utiliser une liste de contrôle d’accès Cochez la case Utiliser la liste de contrôle
prédéfinie comme autorisations automatiques d'accès, puis sélectionnez une liste de contrôle
d’accès prédéfinie dans le menu déroulant.
 M-Files | 3. Administration système | 376

Si vous souhaitez Effectuez la tâche suivante

Utiliser des paramètres d’autorisation Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez
personnalisés comme autorisations les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs à ajouter
automatiques aux paramètres d’autorisation personnalisés.
Cliquez enfin sur Ajouter.

Remarque : Vous pouvez sélectionner

plus d’un élément à la fois. Maintenez la
touche Ctrl enfoncée pour sélectionner
plusieurs éléments individuels ou
maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la
liste.

Remarque : Pour supprimer un

utilisateur ou un groupe d'utilisateurs des
paramètres, cliquez sur Supprimer.

Sélectionnez un utilisateur ou un groupe dans

la liste Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs
et octroyez des autorisations dans la liste
Autorisations à l'aide des cases Autoriser et
Refuser.

5. Optionnelle : Cochez la case Autoriser les utilisateurs à désactiver ces restrictions si vous
souhaitez que les utilisateurs du coffre puissent désactiver les autorisations automatiques octroyées
par ces paramètres.

6. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Autorisations automatiques.

7. De retour dans la boîte de dialogue Propriétés de Type d’Objet, cliquez sur Appliquer ou OK.

Des autorisations automatiques sont à présent définies pour le type d’objet sélectionné. Désormais, si
un objet de ce type est référencé dans les métadonnées d’un autre objet, l’objet concerné hérite des
autorisations de l’objet auquel des autorisations automatiques sont apposées.
Utilisation d’un index de recherche de métadonnées spécifique pour un type d’objet

Vous pouvez activer l’option Utiliser un index de recherche de métadonnées séparé pour ce type
d’objet pour les types d’objet essentiels fréquemment utilisés et que l’on trouve en grand nombre dans le
coffre.

Étant donné que ces types d’objet varient d’une organisation à l’autre, cette option est désactivée par
défaut. Dans la gestion de documents, par exemple, le type d’objet Document est naturellement le type
d'objet le plus important. Cependant, dans la gestion de relation client, les types d’objet les plus importants
sont généralement différents, comme Client, Projet et Personne de contact.

Si vous sélectionnez cette option, M-Files utilise une structure de recherche séparée pour les objets du
type d’objet sélectionné. Cela améliore la vitesse de recherche pour les objets du type d’objet sélectionné
et pour les autres objets - tout particulièrement si le coffre contient un grand nombre d’objets représentant
ce type d’objet clé.

Remarque : Activer cette option peut prendre du temps, de deux minutes à quelques heures.
Le coffre est également mis hors ligne pendant la durée de cette opération et les utilisateurs ne
peuvent pas y accéder.
 M-Files | 3. Administration système | 377

Pour activer un index de recherche de métadonnées spécifique pour un type d’objet :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Propriétés de type
d'objet pour le type d'objet que vous souhaitez modifier.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Types d'Objet.

La liste Types d’objet s’ouvre dans le volet droit.

f) Double-cliquez sur le type d’objet que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet s'ouvre.

g) Cliquez sur l'onglet Avancé.

2. Cochez la case Utiliser un index de recherche de métadonnées spécifique pour ce type d'objet.

3. Cliquez sur OK.

M-Files utilise désormais un index de recherche spécifique pour les objets du type sélectionné.
Définition d’alias pour un type d’objet

Les alias peuvent être utilisés pour identifier des métadonnées sémantiquement équivalentes. Par
exemple, lors de l'importation d'objets d'un autre coffre, leurs propriétés Date et Description peuvent être
mises en correspondance avec les propriétés équivalentes du coffre de destination via les alias, même
si les ID internes des propriétés, les noms ou les deux sont différents. C'est-à-dire que les alias font
référence à des métadonnées sémantiquement équivalentes dans des coffres différents ; autrement dit, un
alias est un identifiant commun à la définition d'une même métadonnée entre plusieurs coffres.

L'alias est défini comme étant un identifiant commun avec le même nom dans les coffres d'origine et de
destination.

Lorsque vous définissez l'alias, vous pouvez utiliser plusieurs standards d'archive et de type de données
externes tels que SÄHKE2, MoReq2 et Dublin Core.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de métadonnées.

Pour définir des alias pour un type d'objet :

 M-Files | 3. Administration système | 378

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Propriétés de type
d'objet pour le type d'objet que vous souhaitez modifier.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Types d'Objet.

La liste Types d’objet s’ouvre dans le volet droit.

f) Double-cliquez sur le type d’objet que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet s'ouvre.

g) Cliquez sur l'onglet Avancé.

2. Dans le champ Alias, saisissez les alias pour le type d’objet sélectionné.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

[Link]; [Link]

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le
champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe
prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault
Settings.

3. Cliquez sur OK.

Autorisations pour les types d’objet

Le droit de voir et créer des objets de ce type peut être défini depuis l'onglet Autorisations.

Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de voir le nom du type de l'objet, celui-ci n'est pas accessible dans
M-Files Desktop pour l'utilisateur non autorisé (par exemple, lorsque vous créez un nouvel objet ou bien
effectuez une recherche). Même si le nom de type du type d'objet est invisible, l'utilisateur peut voir les
objets eux-mêmes, par exemple dans les vues ou dans les résultats de recherche.

Si vous ne pouvez pas voir le nom du type de l'objet, vous n'avez pas non plus l'autorisation de créer des
objets de ce type. Cependant, l'utilisateur peut avoir l'autorisation de voir le nom du type d'objet sans avoir
l'autorisation de créer de nouveaux objets de ce type.

Modification des autorisations

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur un nœud contenant les éléments que vous souhaitez modifier.

Les paramètres d'autorisation sont disponibles pour les éléments suivants :

 M-Files | 3. Administration système | 379

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Types d'objets
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Listes de valeurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Définitions de propriétés
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Classes
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Groupes de classes
• Workflows
• Listes de contrôle d'accès

6. Sélectionnez un élément dans la zone de liste.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et cliquez sur Propriétés.

8. Ouvrez Autorisations.

9. Dans Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont

vous souhaitez modifier les autorisations.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter.

[Link]écifiez les autorisations pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.

Autoriser : Activez ce paramètre pour donner explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Refuser : Activez ce paramètre pour refuser explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Le paramètre Refuser est normalement utilisé pour spécifier une exception à un paramètre
Autoriser. Par exemple, si John Doe fait partie du groupe Responsables RH, vous pouvez
définir Autoriser pour le groupe et Refuser pour John Doe.

Vous pouvez également laisser les deux paramètres non sélectionnés.

11.Répétez les étapes 9 et 10 pour les autres autorisations.

[Link] sur OK.

Connexions à des bases de données externes pour les Types d'Objet

Vous pouvez configurer M-Files pour mettre à jour des types d'objet vers et depuis une base de données
externe. Les objets qui utilisent une connexion à une base de données externe peuvent également
contenir des propriétés qui ne sont pas synchronisées avec la base de données externe.

Cette rubrique vous indique comment définir les types d'objet pour utiliser une connexion d'application
à une base de données externe. Pour utiliser une connexion à la base de données selon l'ancienne
méthode, consultez la rubrique Utilisation de la connexion à la base de données selon l'ancienne méthode
pour les Types d'Objet.

Conditions préalables

Prenez note des informations importantes suivantes avant de commencer la configuration :

 M-Files | 3. Administration système | 380

• Avant de configurer une connexion d'application à une base de données externe, vous devez avoir un
connecteur de type d'objet externe installé et activé.

• Le connecteur doit prendre en charge la connexion d'application. Vous pouvez utiliser M-Files OLE
DB External Object Type Connector, qui est normalement installé pour le coffre mais désactivé.

• Une licence n'est pas nécessaire pour utiliser le connecteur.

• Pour obtenir des instructions sur l'ajout de connecteurs et la gestion des applications de coffre,
consultez les rubriques Ajout d’un connecteur et Installer et gérer des applications pour coffre.
• Si vous utilisez le service Ground Link, le connecteur doit être activé sur le proxy Ground Link.
Consultez Configuration des types d'objets externes via Ground Link pour obtenir les instructions. Si
vous utilisez un service local, le connecteur doit être activé dans le coffre.
• Si vous utilisez la réplication et la connexion d'application à un service de base de données externe,
vous devez configurer la connexion séparément pour chaque coffre du mécanisme de réplication.
Assurez-vous que les modifications de configuration nécessaires sont également apportées à chaque
coffre. Nous vous recommandons également de lire la section Replication of External Objects du
document Replication and Archiving - User's Guide.
• Il est impossible d'inclure la configuration pour External Object Type Connector dans les paquets de
réplication.

Pour utiliser une connexion à une base de données externe et ouvrir la configuration du service :

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

3. Cliquez sur Types d'Objet.

La liste de type d'objet s’ouvre dans le volet droit.

4. Dans la liste du volet droit, double-cliquez sur le type d'objet.

La boîte de dialogue Propriétés de type d'objet s'ouvre.

5. Rendez-vous dans l'onglet Connexion à une Base de Données Externe et cochez l'option
Utiliser·une·connexion·à·une·base·de·données·externe·pour·synchroniser·et·modifier·des·objets·se·trouvant·d

6. Sélectionnez Connexion·créée·via·une·application.

7. Dans Service, sélectionnez le service.

Option Description
M-Files OLE DB dans le coffre <nom du Sélectionnez cette option pour utiliser le service
coffre> local.
 M-Files | 3. Administration système | 381

Option Description
M-Files OLE DB depuis le proxy Ground Sélectionnez cette option pour établir la
Link <nom du proxy Ground Link> connexion avec un service distant par
l'intermédiaire de Ground Link.

Les services qui ont le suffixe (OK) ont une configuration pour le type d'objet.

Des informations relatives à la configuration du service et aux éventuelles erreurs s'affichent.

8. Cliquez sur Configurer.

La boîte de dialogue External Object Type Connector s’ouvre.

Pour spécifier les paramètres de connexion et obtenir les colonnes source :

9. Déployez Service-Specific Settings > Connection to External Database.

[Link] Provider, sélectionnez le fournisseur pour la connexion à la base de données externe.

Microsoft OLE DB Driver for SQL Server.

Remarque : La liste des fournisseurs indique tous les fournisseurs disponibles sur
le serveur qui exécute le connecteur de type d'objet externe. Elle peut donc inclure
des fournisseurs qui ne peuvent pas être utilisés dans les connexions à des bases de
données externes.

La syntaxe de la chaîne de connexion est différente pour chaque fournisseur Object Linking
and Embedding Database (OLE DB) utilisé pour l'établissement de la connexion à la base
de données externe. Si Open Database Connectivity (ODBC) est nécessaire pour créer la
connexion, il faut accéder au stock de données via OLE DB et ODBC. Pour obtenir une liste des
fournisseurs recommandés, consultez Recommandations du fournisseur pour les connexions
aux bases de données externes.

[Link] : Si vous avez sélectionné Custom provider (manual configuration), dans Custom
provider, indiquez le fournisseur.

[Link] Connection to External Database, exécutez l'une des étapes suivantes :

Option Description
Indiquez les autres paramètres.
Les valeurs correctes sont différentes pour
chaque fournisseur et base de données externe.

Pour davantage d'informations, sélectionnez un

paramètre et consultez l'onglet Info.

Dans Advanced Options, saisissez la chaîne Utilisez cette option s'il est impossible d'utiliser
de connexion. les autres paramètres avec le fournisseur
sélectionné. Lorsque vous saisissez la chaîne de
connexion, assurez-vous que toutes les valeurs
sont correctement encadrées et que la chaîne de
connexion a le formatage nécessaire.
 M-Files | 3. Administration système | 382

[Link] : Dans Optional SELECT Statements, définissez les paramètres.

Remarque : La connexion d'application ne prend pas en charge les paramètres

Connections to External Databases de la section Advanced Vault Settings de M-
Files Admin. Pour utiliser les paramètres suivants, définissez-les ici.

[Link] Service-Specific Settings, dans SELECT Statement, saisissez l'expression SELECT permettant
d'obtenir les colonnes sources depuis la base de données externe.

Exemples d'expressions SELECT :

SELECT CustomerNumber, CustomerName FROM Customer

SELECT ID, Name + ' ' + Department FROM Company

SELECT ID, Name, CustomerID FROM Contacts

SELECT * FROM Customer

Astuce : Vous pouvez saisir une expression à plusieurs lignes.

[Link] sur Save.

[Link] : Pour configurer un service à distance :

a) Cliquez sur Apply.

La boîte de dialogue Enter Password s’ouvre.

b) Saisissez le mot de passe qui est défini dans la configuration du proxy Ground Link.
c) Cliquez sur OK.

[Link] authentifier l'utilisateur commun, ouvrez l'onglet Dashboard et cliquez sur Authenticate.

La boîte de dialogue Log In s’ouvre.

[Link] les informations d'identification de l'utilisateur commun et cliquez sur Log In.

Remarque : Le pilote ODBC ne prend pas en charge tous les caractères spéciaux. Si
votre connexion utilise ODBC , les valeurs contenant des caractères spéciaux doivent
être placées entre accolades. Le format correct est {nom d'utilisateur ou mot
de passe}.

[Link] la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur OK.

[Link] sur Save pour obtenir les colonnes sources.

a) Optionnelle : Pour configurer un service distant, répétez l'étape 16.

Remarque : Vous ne pouvez pas enregistrer la configuration s'il n'y a pas de

modifications.

La boîte de dialogue se ferme et la configuration est actualisée. Dans l'onglet Configuration,

la section Column Mappings affiche les colonnes source que votre expression SELECT a
renvoyées depuis la base de données externe.

Pour mettre en correspondance les colonnes source avec les propriétés M-Files :

[Link] l'onglet Configuration, allez à Column Mappings et déployez un nœud de colonne source.
 M-Files | 3. Administration système | 383

[Link] Mapping Type, indiquez comment la colonne source est mise en correspondance avec M-Files.
Exécutez l'une des étapes suivantes :

a. Pour mettre en correspondance une colonne source en tant qu'ID externe, sélectionnez Object ID.

ou

b. Pour mettre en correspondance la colonne source avec une propriété M-Files, sélectionnez
Property. Dans Target Property, sélectionnez la propriété M-Files.

Remarque : Si vous souhaitez mettre en correspondance plusieurs valeurs avec une

propriété du type de donnée Choisir dans la liste (sélection multiple), les valeurs
doivent être enregistrées sur leur propre ligne dans la base de données externe. Par
exemple, si vous souhaitez mettre en correspondance plusieurs valeurs avec la propriété
Industry, les valeurs doivent être enregistrées de la façon suivante :

ID Customer City Industry Active

name
ABC-123 ESTT New York 100 1
Corporation
ABC-123 ESTT New York 101 1
Corporation
ABC-123 ESTT New York 108 1
Corporation

Dans ce cas, les données ne peuvent toutefois qu’être lues à partir de la base de
données externe, et non pas enregistrées dans la base de données externe.

[Link] : Si le Mapping Type est Property, indiquez les paramètres Use in Update Operation et
Use in Insert Operation et définissez les expressions associées.
Si vous souhaitez... Réalisez les étapes suivantes :
Autoriser l'accès en lecture Définissez les paramètres Use in Update Operation et Use in
seule Insert Operation sur No. N'indiquez pas les expressions dans ce
tableau.
Permettre aux utilisateurs
d’actualiser les informations, a. Définissez le paramètre Use in Update Operation sur Yes.
mais pas de les créer ni de les b. Sous Service-Specific Settings, dans UPDATE statement,
supprimer saisissez l'expression UPDATE.

Permettre aux utilisateurs

d’actualiser, de créer et de a. Définissez les paramètres Use in Update Operation et Use in
supprimer les informations Insert Operation sur Yes.
 M-Files | 3. Administration système | 384

Si vous souhaitez... Réalisez les étapes suivantes :

b. Sous Service-Specific Settings, saisissez les quatre
expressions dans ce tableau.

Expression Définition Exemples

UPDATE Lorsque vous modifiez un objet
dans M-Files, M-Files Server modifie UPDATE Customers SET
l'enregistrement correspondant dans CustomerName = ? WHERE
la base de données externe à l'aide CustomerID = ?
de l'expression UPDATE. Utilisez un
point d'interrogation (?) pour indiquer UPDATE Contact SET Name
les champs à mettre à jour. = ?, CustomerID = ? WHERE
ContactID = ?

INSERT INTO Lorsque vous créez un nouvel objet

dans M-Files, M-Files Server ajoute INSERT INTO
un enregistrement correspondant Customers( CustomerName )
dans la base de données externe à VALUES( ? )
l'aide de l'expression INSERT INTO.
Utilisez un point d'interrogation (?) INSERT INTO
pour indiquer la valeur de chaque ContactPersons( Name,
champ. CustomerID )
VALUES( ?, ? )
Remarque : La saisie de
l'expression INSERT INTO
dans M-Files ne définit pas
de valeur pour la colonne ID.
La base de données externe
doit être configurée pour
fournir automatiquement
un ID pour les nouveaux
enregistrements. Dans
les bases de données
SQL Server, par exemple,
configurez le type de la
colonne ID en tant qu’identité.
Si la base de données
externe ne peut créer de
nouveaux ID, l'expression
INSERT INTO ne peut pas
être utilisée.

Get ID SELECT Une fois qu’un nouvel enregistrement

a été créé avec l’expression INSERT SELECT MAX( CustomerID )
INTO, M-Files Server obtient FROM Customer
l’identifiant de l’enregistrement qui
vient d’être créé à l’aide de cette
expression SELECT.
 M-Files | 3. Administration système | 385

Expression Définition Exemples

DELETE Lorsque vous supprimez un
objet dans M-Files, M-Files DELETE FROM Customers
Server supprime l'enregistrement WHERE CustomerID = ?
correspondant de la base de
données externe à l'aide de DELETE FROM Contacts
l'expression DELETE. Utilisez WHERE ContactID = ?
un point d'interrogation (?) pour
l'identifiant de l'enregistrement à
supprimer.

24.Répétez les étapes de 21 à 23 pour toutes les colonnes sources nécessaires.

Pour utiliser la configuration :

[Link] General Settings, définissez Enabled sur Yes.

Astuce : Vous pouvez également activer et désactiver la connexion à la base

de données externe à l'aide de la case à cocher Désactivée située dans l'onglet
Connexion à une Base de Données Externe de la boîte de dialogue Propriétés de
type d'objet.

Si la connexion est désactivée, les informations entre le coffre et la base de données

externe ne sont pas synchronisées.

[Link] : Pour configurer un service à distance :

a) Cliquez sur Apply.

La boîte de dialogue Enter Password s’ouvre.

b) Saisissez le mot de passe qui est défini dans la configuration du proxy Ground Link.
c) Cliquez sur OK.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de type d'objet.

Le type d'objet est maintenant mis à jour vers et depuis la base de données externe.

Dans ce chapitre

• Utilisation de la connexion à la base de données selon l'ancienne méthode pour les Types d'Objet
• Actualisation des Types d'Objet externes
• Recommandations du fournisseur pour les connexions aux bases de données externes

Utilisation de la connexion à la base de données selon l'ancienne méthode pour les Types d'Objet

Avant de commencer, prenez note des informations suivantes :

• Dans les expressions SELECT FROM, les colonnes sont sélectionnées par ordre d'apparition. Il n'y a
aucun lien entre les noms de colonnes et de propriétés, ce qui explique pourquoi l'ordre doit être le
même dans les expressions SELECT FROM et INSERT INTO. Par ailleurs, les colonnes non utilisées
dans l'expression INSERT INTO doivent toujours être répertoriées en dernier dans l'expression
SELECT FROM.
• Dans l'expression SELECT utilisée pour obtenir l'identifiant des enregistrements, WHERE doit faire
référence à la première colonne de l'expression SELECT FROM.
 M-Files | 3. Administration système | 386

1. Suivez les étapes de 1 à 5 dans Connexions à des bases de données externes pour les Types d'Objet.

2. Dans M-Files Admin, dans l'onglet Connexion à une Base de Données Externe de la boîte de
dialogue Propriétés de type d'objet, sélectionnez Connexion à la base de données selon
l'ancienne méthode.

3. Cliquez sur Configurer.

La boîte de dialogue Configure Connection to External Database s'ouvre.

4. Cliquez sur le bouton Définir situé à côté du champ Chaîne de connexion OLE DB (depuis le
serveur).

La syntaxe de la chaîne de connexion est différente pour chaque fournisseur Object Linking
and Embedding Database (OLE DB) utilisé pour l'établissement de la connexion à la base
de données externe. Si Open Database Connectivity (ODBC) est nécessaire pour créer la
connexion, il faut accéder au stock de données via OLE DB et ODBC. Pour obtenir une liste des
fournisseurs recommandés, consultez Recommandations du fournisseur pour les connexions
aux bases de données externes.

Remarque : M-Files Admin affiche uniquement les fournisseurs OLE DB disponibles

sur l'ordinateur exécutant M-Files Admin. Si votre M-Files Server se trouve sur un hôte
différent, assurez-vous que la chaîne de connexion OLE DB sélectionnée fonctionne
également depuis l’ordinateur exécutant M-Files Server.

La boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données s’ouvre.

5. Dans l’onglet Fournisseur, sélectionnez Microsoft OLE DB Driver for SQL Server dans la liste et
cliquez sur Suivant >>.

Les autres fournisseurs peuvent avoir des options différentes dans les onglets Connexion et
Avancé. L’onglet Tout comporte toutes les propriétés de connexion disponibles sous la forme
d’un tableau de valeurs.

Remarque : Nous ne recommandons pas l’utilisation des moteurs de base de données

Microsoft Access redistribuables pour importer les listes de valeurs ou les types d’objet
provenant d’un fichier Excel.

L'onglet Connexion de la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données s'ouvre.

6. Dans le champ Sélectionnez ou tapez un nom de serveur, saisissez le nom de votre Microsoft SQL
Server.

7. Dans la section Entrez les informations pour la connexion au serveur, sélectionnez :

a. Authentification Windows : Sélectionnez cette option pour utiliser un compte Microsoft Windows
pour la connexion. Dans ce cas, la connexion utilise les identifiants utilisés pour l’exécution du
service M-Files Server.
 M-Files | 3. Administration système | 387

ou

b. Authentification SQL Server : Sélectionnez cette option pour utiliser une connexion Microsoft SQL
Server. Saisissez les identifiants dans les champs Nom d’utilisateur et Mot de passe, puis cochez
la case Autoriser l’enregistrement du mot de passe.

Remarque : Le pilote ODBC ne prend pas en charge tous les caractères spéciaux. Si
votre connexion utilise ODBC , les valeurs contenant des caractères spéciaux doivent
être placées entre accolades. Le format correct est {nom d'utilisateur ou mot
de passe}.

8. Pour la section Sélectionnez la base de données, effectuez l'une des étapes suivantes :

a. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la base de données sur le serveur indiqué.

ou

b. Saisissez un nom pour la base de données dans le champ Joindre un fichier de base de données
comme un nom de base de données, puis cliquez sur le bouton ... pour sélectionner un fichier de
base de données (MDF) Microsoft SQL Server.

9. Optionnelle : Cliquez sur Tester la connexion pour vous assurer que votre connexion à la base de
données fonctionne correctement.

[Link] : Dans l’onglet Propriétés avancées, fixez une période de temporisation pour la connexion
à la base de données.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données.

La chaîne de connexion est ajoutée au champ Chaîne de connexion OLE DB (depuis le

serveur).

[Link] la boîte de dialogue Configurer·la·connexion·à·la·base·de·données·externe, dans le champ

Expression SELECT, entrez l'expression SELECT permettant d'obtenir les colonnes sources depuis la
base de données externe.

Exemples d'expressions SELECT :

SELECT CustomerNumber, CustomerName FROM Customer

SELECT ID, Name + ' ' + Department FROM Company

SELECT ID, Name, CustomerID FROM Contacts

SELECT * FROM Customer

[Link] sur Actualiser les Colonnes pour obtenir les colonnes sources.

La liste Colonnes affiche les correspondances entre les colonnes récupérées depuis la base de
données externe (Colonne Source) et les propriétés M-Files (Propriété de destination).

[Link] en correspondance les propriétés de la Colonne Source avec les propriétés de votre coffre M-
Files (listées dans la colonne Propriété de destination).

Remarque : Si vous souhaitez mettre en correspondance plusieurs valeurs avec une

propriété du type de donnée Choisir dans la liste (sélection multiple), les valeurs
doivent être enregistrées sur leur propre ligne dans la base de données externe. Par
 M-Files | 3. Administration système | 388

exemple, si vous souhaitez mettre en correspondance plusieurs valeurs avec la propriété

Industry, les valeurs doivent être enregistrées de la façon suivante :

ID Customer City Industry Active

name
ABC-123 ESTT New York 100 1
Corporation
ABC-123 ESTT New York 101 1
Corporation
ABC-123 ESTT New York 108 1
Corporation

Dans ce cas, les données ne peuvent toutefois qu’être lues à partir de la base de
données externe, et non pas enregistrées dans la base de données externe.

[Link] les cases dans les colonnes Actualiser et Ajout et définissez les quatre expressions sous la
liste Colonnes.
Si vous souhaitez... Réalisez les étapes suivantes :
Autoriser l'accès en lecture Ne cochez pas les cases et laissez les expressions vides.
seule
Permettre aux utilisateurs
d’actualiser les informations, a. Cochez les cases dans la colonne Actualiser pour les
mais pas de les créer ni de les propriétés nécessaires.
supprimer b. Cliquez sur le bouton Par défaut qui se trouve à côté du champ
d'expression UPDATE. Vous pouvez également saisir vos
expressions dans les champs.

Permettre aux utilisateurs

d’actualiser, de créer et de a. Cochez les cases dans les colonnes Actualiser et Ajout pour
supprimer les informations les propriétés nécessaires.
b. Cliquez sur le bouton Par défaut qui se trouve à côté des
champs d'expression UPDATE, INSERT INTO, SELECT et
DELETE. Vous pouvez également saisir vos expressions dans
les champs.

Le tableau ci-dessous explique l’emploi des quatre expressions susmentionnées.

Expression Définition Exemples

UPDATE Lorsque vous modifiez un objet
dans M-Files, M-Files Server modifie UPDATE Customers SET
l'enregistrement correspondant dans CustomerName = ? WHERE
la base de données externe à l'aide CustomerID = ?
de l'expression UPDATE. Utilisez un
point d'interrogation (?) pour indiquer UPDATE Contact SET Name
les champs à mettre à jour. = ?, CustomerID = ? WHERE
ContactID = ?
 M-Files | 3. Administration système | 389

Expression Définition Exemples

INSERT INTO Lorsque vous créez un nouvel objet
dans M-Files, M-Files Server ajoute INSERT INTO
un enregistrement correspondant Customers( CustomerName )
dans la base de données externe à VALUES( ? )
l'aide de l'expression INSERT INTO.
Utilisez un point d'interrogation (?) INSERT INTO
pour indiquer la valeur de chaque ContactPersons( Name,
champ. CustomerID )
VALUES( ?, ? )
Remarque : La saisie de
l'expression INSERT INTO
dans M-Files ne définit pas
de valeur pour la colonne ID.
La base de données externe
doit être configurée pour
fournir automatiquement
un ID pour les nouveaux
enregistrements. Dans
les bases de données
SQL Server, par exemple,
configurez le type de la
colonne ID en tant qu’identité.
Si la base de données
externe ne peut créer de
nouveaux ID, l'expression
INSERT INTO ne peut pas
être utilisée.

SELECT Une fois qu’un nouvel enregistrement

a été créé avec l’expression INSERT SELECT MAX( CustomerID )
INTO, M-Files Server obtient FROM Customer
l’identifiant de l’enregistrement qui
vient d’être créé à l’aide de cette
expression SELECT.
DELETE Lorsque vous supprimez un
objet dans M-Files, M-Files DELETE FROM Customers
Server supprime l'enregistrement WHERE CustomerID = ?
correspondant de la base de
données externe à l'aide de DELETE FROM Contacts
l'expression DELETE. Utilisez WHERE ContactID = ?
un point d'interrogation (?) pour
l'identifiant de l'enregistrement à
supprimer.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue

Configurer·la·connexion·à·la·base·de·données·externe.

[Link] : Cochez la case Désactivée si vous souhaitez désactiver provisoirement la connexion à la

base de données externe.

Si la connexion est désactivée, les informations entre le coffre et la base de données externe ne
sont pas synchronisées.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de type d'objet.

 M-Files | 3. Administration système | 390

Le type d'objet est maintenant mis à jour vers et depuis la base de données externe.
Actualisation des Types d'Objet externes

Il existe deux types d’opérations d’actualisation pour les types d'objet externes :

• actualisation complète
• actualisation rapide

Une actualisation complète détecte de nouveaux éléments, compare et met à jour des éléments existants
et supprime les éléments ayant disparu de la base de données externe. Par défaut, une actualisation
rapide ne détecte que les nouveaux éléments de la base de données externe. Elle ne permet pas
de comparer des éléments existants. Elle ne permet pas non plus de supprimer des éléments ; leur
suppression impliquerait une actualisation complète.

L’actualisation rapide est sensiblement plus rapide que l’actualisation complète. À titre indicatif,
l’actualisation complète de 120 000 éléments prend environ deux minutes tandis que l’actualisation rapide
est terminée au bout de sept secondes. Pour des listes de valeurs simples, les données d’actualisation
sont rapides même en cas de grands volumes de données et, par conséquent, une actualisation complète
est toujours exécutée. Cela permet de garantir d’avoir des données toujours à jour.

Actualisation manuelle des types d'objet externes

Les types d’objets externes peuvent être actualisés dans M-Files Desktop en appuyant sur la touche Alt
et en sélectionnant Paramètres > Actualiser les Objets Externes, puis en sélectionnant un type d’objet
externe compatible dans le sous-menu. Vous pouvez choisir entre Actualisation Rapide et Actualisation
Complète.

Si vous essayez d'actualiser un(e) type d'objet externe en même temps que M-Files Server, l'opération
que vous avez lancée commence après celle lancée par M-Files Server.

Actualisation des types d'objet externes avec M-Files Admin

Pour lancer ou arrêter l'opération d'actualisation complète d'un type d'objet externe dans M-Files
Admin, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le type d'objet dans Structure des métadonnées
(vue classique) et cliquez sur Actualiser maintenant. Cette opération permet d'obtenir les données
actualisées des colonnes à partir de la base de données externe.

L'opération d'actualisation complète est également lancée lorsque vous éditez les définitions type d'objet
dans M-Files Admin. Si vous mettez à jour la définition du(de la) type d'objet avant que l'opération
d'actualisation précédente soit terminée, M-Files relance l'opération.

Actualisation automatique et options de configuration

L’actualisation rapide démarre automatiquement si une type d'objet externe est requise par un client
(par exemple, la fiche de métadonnées comportant une propriété qui utilise une type d'objet externe est
affichée) et si la dernière actualisation a été réalisée il y a plus de 15 minutes.

Une actualisation complète est lancée pour tous les types d’objets externes tous les jours à 4 h 30 du
matin. Cette opération est réalisée dans le cadre de la routine de maintenance nocturne.

Une actualisation complète est automatiquement déclenchée en lieu et place d’une actualisation rapide si
une type d'objet externe est requise par le client et qu’une actualisation complète n’a pas été réalisée au
cours des dernières 25 heures.
 M-Files | 3. Administration système | 391

Pour en savoir plus sur les options de configuration disponibles pour l’actualisation automatique des types
d'objet externes, se reporter au document Default Refresh Logic and Configuration Options for External
Value Lists and Object Types.

Valeurs de propriétés automatiques ignorées pendant l'actualisation

Lorsque M-Files met à jour les objets vers et depuis une base de données externe, il compare les
propriétés des objets dans la base de données externe à celles dans le coffre. Si M-Files trouve des
différences au niveau des propriétés, il met à jour les objets. Pendant la comparaison, les propriétés ayant
une valeur calculée automatiquement sont ignorées, ce qui génère les scénarios suivants :

• Si toutes les valeurs de propriétés de l'objet à mettre à jour vers ou depuis une base de données
externe sont définies comme ayant une valeur calculée automatiquement dans M-Files, l'objet n'est pas
mis à jour.
• Si l'actualisation crée un objet dans M-Files, toutes les valeurs de propriétés de l'objet prennent les
valeurs de la base de données externe. Cela inclut les propriétés définies comme ayant une valeur
calculée automatiquement.
• Si l'actualisation met à jour les propriétés de l'objet dans M-Files, toutes les valeurs de propriétés de
l'objet à mettre à jour prennent les valeurs de la base de données externe. Cela inclut les propriétés
définies comme ayant une valeur calculée automatiquement.

Recommandations du fournisseur pour les connexions aux bases de données externes

Le tableau ci-dessous présente les fournisseurs OLE DB recommandés pour une connexion à une base
de données externe (consultez Connexions à des bases de données externes pour les Types d'Objet).

Base de Fournisseur
données

Microsoft Microsoft OLE DB Driver for SQL Server (MSOLEDBSQL)

SQL
Server Remarque : Pour ce qui suit, il n’est pas recommandé de faire appel à des
fournisseurs obsolètes, dépassés :

• Microsoft OLE DB Provider for SQL Server (SQLOLEDB)

• SQL Server Native Client OLE DB Provider (SQLNCLI)

MySQL Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers (MySQL Connector/ODBC).

• Utilisez l'outil d'administration Source de données (ODBC) pour configurer une nouvelle
source de données du système.
• Sélectionnez MySQL Connector/ODBC comme pilote ODBC.
• Définissez la source de données.
• Sous Propriétés lecteur, cochez Désactiver transactions.

Dans les paramètres de connexion, sélectionnez le fournisseur Microsoft OLE DB pour

pilotes ODBC comme fournisseur et la source de données que vous avez définie comme
source de données. La collection par défaut dans les paramètres de connexion reste vide.
Définissez ainsi uniquement la base de données dans les paramètres du pilote.

Vous pouvez également utiliser le fournisseur [Link] avec MySQL.

 M-Files | 3. Administration système | 392

Listes de Valeurs

Une liste de valeurs contient diverses valeurs, comme des noms de ville. La même liste de valeurs peut
être utilisée dans plusieurs propriétés différentes.

Une liste de valeurs est l’un des types de données de M-Files. La création et l'utilisation de listes de
valeurs simplifie et accélère considérablement la saisie des métadonnées pour un document. Dans de
nombreux cas, sélectionner une valeur dans une liste est plus judicieux que de la saisir à chaque fois. Par
contre, toutes les valeurs ne se prêtent pas à une saisie via une liste de valeurs, par exemple le titre de
l'objet.

Illustration 40 : Les listes de valeur peuvent servir à stocker et sélectionner les valeurs prédéfinies pour les propriétés de
métadonnées. Plusieurs propriétés différentes peuvent être basées sur la même liste de valeurs.

Effectuez les étapes ci-dessous pour visualiser les listes de valeurs de votre coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Listes de Valeurs.

Vous devriez maintenant être en mesure de voir les listes de valeurs disponibles dans la liste de droite.
Afin d’afficher également les listes de valeurs prédéfinies, cliquez sur Afficher Toutes les Listes de
Valeurs dans le volet de commandes.
 M-Files | 3. Administration système | 393

Dans ce chapitre

• Nouvelle Liste de valeurs

• Contenu de la liste de valeurs (valeurs individuelles)
• Propriétés de la liste de valeurs avancées
• Autorisations des listes de valeurs
• Connexions à des bases de données externes pour les Listes de valeurs

Nouvelle Liste de valeurs

Une liste de valeurs peut être interne ou externe.

Le contenu d'une liste de valeurs interne est stocké dans la base de données du coffre. Cela signifie que
la liste peut être utilisée uniquement en accédant au coffre. En revanche, une liste de valeurs externe peut
être mise à jour depuis une base de données externe. Dans ce cas, vous devez définir de quelle manière
le serveur M-Files récupère le contenu de la liste de valeurs depuis les autres bases de données. Par
exemple, une base de données Employés hébergée sur un autre serveur peut être connectée aux listes de
valeurs de M-Files en définissant les paramètres de connexion. Voir Connexions à des bases de données
externes pour les Listes de valeurs.

Création d’une Nouvelle Liste de valeurs

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Listes de Valeurs.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Liste de valeurs.

La boîte de dialogue Propriétés de la Liste de valeurs s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 394

7. Dans les champs Nom (singulier) et Nom (pluriel), saisissez le nom de la nouvelle liste de valeurs au
singulier (par exemple, Client) et au pluriel (par exemple, Clients) respectivement.

8. Optionnelle : Cochez la case Autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs si vous
souhaitez autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs à la liste.

9. À partir du menu déroulant Autorisations par défaut pour de nouvelles valeurs, sélectionnez les
autorisations par défaut pour les nouvelles valeurs de cette liste.
 M-Files | 3. Administration système | 395

[Link] : Cochez la case Autoriser cette liste de valeurs à être utilisée comme niveau de
regroupement dans les vues pour permettre à cette liste de valeurs d’être utilisée comme niveau de
regroupement au sein d’une vue.

[Link] : Dans l’onglet Avancé, établissez les relations hiérarchiques pour la liste de valeurs.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Propriétés de la liste de valeurs

avancées.

[Link] : Dans l’onglet Autorisations, vous pouvez préciser les utilisateurs pouvant voir cette liste
de valeurs ou y ajouter de nouvelles valeurs.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Autorisations des listes de valeurs.

[Link] : Dans Connexion à une Base de Données Externe, configurez la connexion à une base
de données externe pour l’importation du contenu de la liste de valeurs à partir d’une source de base
de données externe.

Pour de plus amples instructions, Connexions à des bases de données externes pour les Listes
de valeurs.

[Link] sur OK pour terminer de créer la liste de valeurs.

La nouvelle liste de valeurs est ajoutée à la liste Listes de valeurs.

Convertir une liste de valeurs en un type d’objet

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Listes de Valeurs.

6. Depuis la liste Listes de valeurs, sélectionnez la liste de valeurs que vous souhaitez convertir en un
type d’objet.

7. Dans le volet de commandes, cliquez sur Convertir en Type d'Objet.

La boîte de dialogue Convertir en Type d’Objet apparaît.

8. Il vous sera demandé de confirmer que vous souhaitez convertir la liste de valeurs sélectionnée en un
type d’objet. Cliquez sur Oui.

Une fois que vous cliquez sur Oui, vous ne pouvez pas annuler la conversion.

La liste de valeurs sélectionnée est convertie en un type d’objet et retirée de la liste des Listes de valeurs
et ajoutée à la liste des Types d’objets.
Contenu de la liste de valeurs (valeurs individuelles)

Vous pouvez créer de nouveaux éléments dans la liste de valeurs ainsi que de nouveaux sous-éléments
pour les valeurs hiérarchiques internes. Vous pouvez aussi définir des relations hiérarchiques entre les
éléments de la liste de valeurs (cf. Définir une relation hiérarchique entre les listes de valeurs). Vous
pouvez de plus définir des autorisations spécifiques ainsi que des autorisations par défaut pour les objets
utilisant l'élément.
 M-Files | 3. Administration système | 396

Illustration 41 : La liste des valeurs "Contacts" utilisée comme une sous-liste de la liste des valeurs "Clients".

Autorisations

En sélectionnant un élément de la liste de valeurs et en cliquant sur le bouton Autorisations..., vous

pouvez définir les utilisateurs qui peuvent voir cet élément de la liste de valeurs. Ainsi, vous pouvez
restreindre la visibilité d'une valeur d'une liste de valeurs à un groupe d'utilisateurs spécifique.
 M-Files | 3. Administration système | 397

Autorisations automatiques

Un objet reçoit des autorisations automatiques lorsqu'une valeur présentant des autorisations
automatiques spécifiées est ajoutée aux métadonnées de l'objet.

Vous pouvez activer les autorisations automatiques par valeur, liste de valeur, type d’objet ou classe
en cliquant sur Autorisations... dans la boîte de dialogue Contenu de la Liste de valeurs, puis en
sélectionnant l’onglet Autorisations automatiques. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter
à Autorisations automatiques pour les éléments de listes de valeurs.

Dans ce chapitre

• Ajout de valeurs à une liste de valeurs

• Autorisations automatiques pour les éléments de listes de valeurs

Ajout de valeurs à une liste de valeurs

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

6. Cliquez sur Listes de Valeurs.

La liste Listes de valeurs s’ouvre dans le volet droit.

7. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la liste de valeurs à laquelle vous souhaitez ajouter des
valeurs individuelles, puis sélectionnez Contenu depuis le menu contextuel.

La boîte de dialogue Contenu de la liste de valeurs s’ouvre.

8. Cliquez sur le bouton Nouvel Elément.

Une nouvelle valeur intitulée Nouvel Elément est ajoutée à la liste de valeurs sélectionnée.

9. Saisissez un nom approprié pour la nouvelle valeur.

Vous pouvez renommer les valeurs existantes en sélectionnant une valeur de la liste et en
cliquant sur le bouton Renommer.

[Link] : Cliquez sur Autorisations pour indiquer quels utilisateurs peuvent voir cet élément de la
liste de valeurs.

Pour des instructions détaillées, consultez Autorisations des listes de valeurs et Autorisations
automatiques pour les éléments de listes de valeurs.

[Link] : Cliquez sur Modifier l’Icône afin de modifier l’icône de l’élément de la liste de valeurs.

En plus de pouvoir ajouter des icônes pour les types d'objet, vous pouvez ajouter, modifier et
retirer des icônes pour les éléments de la liste de valeurs. Cela permet de rendre l'interface
utilisateur M-Files encore plus conviviale. Des icônes spécifiques peuvent être attribuées, par
 M-Files | 3. Administration système | 398

ex., aux étapes de workflow et aux types de réunion. Étant donné que les étapes de workflow
peuvent être modifiées directement à l'aide des raccourcis du volet de commandes ou de la
fiche de métadonnées, des icônes peuvent être utilisées afin de mieux distinguer visuellement
les différentes étapes. Pour plus d'instructions, reportez-vous à la rubrique Changer l’icône
d’une valeur de la liste de valeurs.

[Link] : Réitérez les étapes allant de 6 à 9 pour ajouter une autre valeur.

[Link] sur Fermer après avoir terminé.

Les nouvelles valeurs sont ajoutées à la liste de valeurs sélectionnée.

Changer l’icône d’une valeur de la liste de valeurs

En plus de pouvoir ajouter des icônes pour les types d'objet, vous pouvez ajouter, modifier et retirer des
icônes pour les éléments de la liste de valeurs. Cela permet de rendre l'interface utilisateur M-Files encore
plus conviviale.

Des icônes spécifiques peuvent être attribuées, par ex., aux étapes de workflow et aux types de réunion.
Étant donné que les étapes de workflow peuvent être modifiées directement à l'aide des raccourcis du
volet de commandes ou de la fiche de métadonnées, des icônes peuvent être utilisées afin de mieux
distinguer visuellement les différentes étapes.

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Listes de Valeurs.

La liste Listes de valeurs s’ouvre dans le volet droit.

6. Optionnelle : Pour afficher les listes de valeurs prédéfinies, cliquez sur Afficher Toutes les Listes de
Valeurs.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur une liste de valeurs que vous souhaitez modifier et
sélectionnez Contenu dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Contenu de la liste de valeurs s’ouvre.

8. Sélectionnez une valeur dans la liste et cliquez sur le bouton Changer l'Icône.

La boîte de dialogue Changer l’Icône est ouverte.

9. Soit :

a. Sélectionnez une icône dans la liste des icônes.

ou

b. Cliquez sur Explorer afin de rechercher un fichier d’icône différent, puis sélectionnez une icône
dans la liste des icônes.

[Link] sur OK pour changer l’icône et fermer la boîte de dialogue Changer l’Icône.
 M-Files | 3. Administration système | 399

11.Répétez les étapes de 6 à 8 afin de modifier l’icône pour une autre valeur.

[Link] sur Fermer lorsque vous avez terminé afin de fermer la boîte de dialogue du Contenu de la
liste des valeurs.

Autorisations automatiques pour les éléments de listes de valeurs

Vous pouvez utiliser les paramètres d’autorisations automatiques pour accorder des autorisations à
un objet si l’objet a une valeur de propriété, un type d’objet ou une classe qui utilise des autorisations
automatiques. L'objet reçoit des autorisations automatiques lorsqu'une valeur présentant des autorisations
automatiques spécifiées est ajoutée aux métadonnées de l’objet.

Remarque : Micro Focus IDOL et Smart Search : Si plus de quatre sources ACL automatiques
contrôlent les autorisations d'un objet, seuls les administrateurs peuvent le voir dans les résultats
de recherche.
 M-Files | 3. Administration système | 400

Illustration 42 : La fenêtre "Autorisations automatiques" pour un élément d'une liste de valeurs.

Dans l'exemple ci-dessus, des autorisations automatiques ont été activées. L'accès en lecture seule a été
concédé à tous les utilisateurs et l'accès distinct a été concédé aux chefs de projet.
 M-Files | 3. Administration système | 401

Restreindre les autorisations des objets faisant référence à cette valeur

Activez la commande Restreindre les autorisations des objets faisant référence à cette valeur lorsque vous
souhaitez activer les autorisations automatiques.

Utiliser les autorisations propres de la valeur

Vous pouvez utiliser les autorisations d’une valeur ou d’un objet, comme un projet, en tant qu'autorisations
automatiques.

Dans ce cas de figure, par exemple, un plan de projet hérite des autorisations du projet qui est ajouté en
tant que valeur aux métadonnées du plan de projet. Par exemple, l’utilisateur a défini les autorisations
du projet Projet de maison Refuge autorisant l'accès uniquement au chef de projet et au groupe affecté
au projet. Une fois ce projet ajouté aux métadonnées d’un plan de projet, le plan bénéficie des mêmes
autorisations.

Remarque : Les autorisations automatiques ne sont pas héritées indirectement. Par exemple,
nous pouvons avoir un objet "Hugh Brent" qui hérite des autorisations automatiques de la propriété
« Recherche entreprise". Ces autorisations ne sont plus héritées de l’objet "Développement
Application CRM" qui a "Hugh Brent" comme l’une de ses valeurs de propriété.

Nom

Attribuez un nom le plus descriptif possible à l'ensemble d'autorisations automatiques : cette information
sera affichée par le logiciel client.

Spécifier des autorisations

Vous pouvez ensuite spécifier les autorisations automatiques s'activant toujours automatiquement pour
l'objet lorsqu'une valeur, une classe ou un objet utilisant des autorisations automatiques est ajouté aux
métadonnées de l'objet.

Pour davantage d'informations sur les autorisations, veuillez vous reporter à Autorisations des objets.
Veuillez également vous reporter aux spécifications des pseudo-utilisateurs dans Pseudo-utilisateurs.

Remarque : si vous n'autorisez pas explicitement des autorisations, l'utilisation de ce type de

valeur ou d'objet restreindra toutes les autorisations pour l'objet final.

Autoriser les utilisateurs à désactiver ces restrictions

Vous pouvez également spécifier si oui ou non les utilisateurs sont autorisés à désactiver les restrictions
d'autorisation automatique créées avec cette valeur, de sorte que les utilisateurs puissent supprimer les
autorisations automatiques prédéfinies si besoin.

Remarques sur l’emploi des autorisations automatiques

La valeur spécifiée fournissant des autorisations automatiques doit être sélectionnée sur la fiche de
métadonnées pour la définition de propriétés explicite présentant des autorisations automatiques activées.
Voir Vérifier quelles propriétés possèdent des autorisations automatiques activées.

Remarque : Les paramètres spécifiques à la valeur sont toujours prioritaires sur les paramètres
définis au niveau de la liste de valeurs et du type d'objet.

Activer les autorisations automatiques pour un élément d'une liste de valeurs

 M-Files | 3. Administration système | 402

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Listes de Valeurs.

La liste Listes de valeurs s’ouvre dans le volet droit.

6. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la liste de valeurs que vous souhaitez modifier et
sélectionnez Contenu... depuis le menu contextuel.

La boîte de dialogue Contenu de la liste de valeurs s’ouvre.

7. Sélectionnez l’objet de la liste de valeurs que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton
Autorisations....

La boîte de dialogue Autorisations s’ouvre.

8. Dans l’onglet Autorisations automatiques, cochez la case Restreindre les autorisations des objets
faisant référence à cette case de valeur.

9. Effectuez l’une des actions suivantes :

Si vous souhaitez Effectuez l’action suivante
Utiliser les autorisations existantes de la Cochez la case Utiliser les autorisations
valeur comme autorisations automatiques propres de la valeur.
Utiliser une liste de contrôle d’accès existante Cochez la case Utiliser la liste de contrôle
comme autorisations automatiques d'accès puis, dans le menu déroulant,
sélectionnez une liste de contrôle d’accès avec un
nom.
Définir de nouvelles autorisations à utiliser Dans le champ Nom, saisissez un nom pour les
comme autorisations automatiques autorisations, cliquez sur Ajouter... afin d'ajouter
des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs
concernés par ces autorisations et cochez la case
appropriée Autoriser ou Refuser dans la liste
Autorisations.

[Link] : Cochez la case Autoriser les utilisateurs à désactiver ces restrictions si vous
souhaitez permettre aux utilisateurs de désactiver les autorisations configurées automatiquement et
utiliser des autorisations personnalisées à la place.

[Link] sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Autorisations.

[Link] sur Fermer afin de fermer la boîte de dialogue Contenu de la liste des valeurs.

Des autorisations automatiques sont à présent définies pour la valeur sélectionnée. Lorsque cette valeur
est ajoutée aux métadonnées d’un objet, l’objet reçoit les autorisations automatiques définies pour la
valeur.
Vérifier quelles propriétés possèdent des autorisations automatiques activées

1. Ouvrez M-Files Admin.

 M-Files | 3. Administration système | 403

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

6. Sélectionnez Définitions de Propriétés.

Vous pouvez voir quelles propriétés possèdent des autorisations automatiques activées dans la colonne
Autorisations automatiques dans la zone de listage.
Propriétés de la liste de valeurs avancées
Hiérarchie de la liste de valeurs

Les listes de valeurs peuvent avoir deux types de relations hiérarchiques :

• Hiérarchies internes au sein de listes de valeurs individuelles

• Hiérarchies entre des listes de valeurs séparées
 M-Files | 3. Administration système | 404

Illustration 43 : Diverses relations hiérarchiques peuvent être définies dans les paramètres avancés.

Définir une hiérarchie interne pour une liste de valeurs

Une liste de valeurs peut être hiérarchique vis-à-vis d'elle-même, c'est-à-dire qu'elle peut contenir des
éléments et des sous-éléments internes à la liste. Un élément parent rassemble les sous-éléments
associés. Vous pouvez ainsi créer, par exemple, une liste de valeurs contenant tous les types de dessins
sous forme hiérarchique. L'objet parent peut être par exemple un plan d'implantation, avec des plans
 M-Files | 3. Administration système | 405

d'implantation à différentes échelles comme sous-objets. Tous les éléments d'une liste de valeurs
hiérarchique représentent le même concept, et ce quel que soit leur niveau hiérarchique interne (par
exemple, l'élément parent Plan d'implantation et ses sous-éléments Plan d'implantation 1:100 et Plan
d'implantation 1:50).

Suivez les étapes suivantes afin de définir une hiérarchie interne pour une liste de valeurs :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Listes de Valeurs.

La liste Listes de valeurs s’ouvre dans le volet droit.

6. Double-cliquez sur la liste de valeurs que vous souhaitez éditer.

La boîte de dialogue Propriétés de la Liste de valeurs s’ouvre.

7. Ouvrez l’onglet Avancé et cochez la case Cette liste de valeurs est une sous-liste de la liste
suivante.

8. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option Même liste (définit une liste de valeurs avec
hiérarchie interne).

9. Cliquez sur le bouton Contenu....

La boîte de dialogue Contenu de la liste de valeurs s’ouvre.

10.Sélectionnez un élément dans la liste pour laquelle vous souhaitez créer un sous-élément et cliquez sur
Nouveau sous-élément.

[Link] un nom approprié pour le nouvel élément.

Vous pouvez également renommer l’élément plus tard en sélectionnant l’objet dans la liste et en
cliquant sur Renommer.

[Link] : Si vous souhaitez créer des sous-éléments additionnels, répétez les étapes 10 et 11.

[Link] sur Fermer après avoir terminé.

Les éléments de listes de valeurs que vous venez de créer sont ajoutés à titre de sous-éléments de la
liste de valeur propriétaire sélectionnée. Lorsque vous assignez une valeur à une propriété depuis la liste
de valeurs mentionnée ci-dessus, vous pouvez sélectionner un sous-élément en cliquant sur la flèche
inférieure à côté d’un élément de liste de valeurs afin de développer ses sous-éléments.
Définir une relation hiérarchique entre les listes de valeurs

Si un élément principal et les sous-éléments représentent différents concepts, comme des pays et leurs
villes, des listes de valeurs séparées doivent être créées pour les objets et les listes de valeurs doivent
être définies comme deux listes de valeurs organisées de manière hiérarchique. Dans ce cas, l’élément
dans la liste de valeurs Pays (nom de pays) est la valeur propriétaire des objets de la liste de valeurs
Villes. La liste de valeurs Pays est alors la liste de niveau le plus haut et la liste Villes est sa sous-liste.
 M-Files | 3. Administration système | 406

Suivez les étapes suivantes afin de définir une relation hiérarchique entre deux listes de valeurs :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Listes de Valeurs.

La liste Listes de valeurs s’ouvre dans le volet droit.

6. Double-cliquez sur la liste de valeurs que vous souhaitez définir comme sous-liste d’une liste de plus
haut niveau.

Assurez-vous que la définition de propriété avec cette liste de valeurs utilise un filtre
automatique. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Définitions de Propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés de la Liste de valeurs s’ouvre.

7. Ouvrez l’onglet Avancé et cochez la case Cette liste de valeurs est une sous-liste de la liste
suivante.

8. Dans le menu déroulant, sélectionnez la liste de valeurs que vous souhaitez configurer comme
propriétaire de cette liste de valeurs.

9. Cliquez sur OK afin de sauvegarder vos modifications et fermer la boîte de dialogue Propriétés de la
Liste de valeurs.

[Link] la liste Listes de valeurs, trouvez la liste de valeurs que vous avez configurée comme
propriétaire de la liste de valeurs précédente, cliquez dessus à l’aide du menu bouton droit et
sélectionnez Contenu... depuis le menu contextuel.

La boîte de dialogue Contenu de la liste de valeurs s’ouvre.

[Link] la liste supérieure, sélectionnez l’élément propriétaire pour lequel vous souhaitez ajouter un sous-
élément.

12.À côté de la liste inférieure, cliquez sur Nouvel Elément.

Un élément de la nouvelle liste de valeurs est ajouté à la liste inférieure.

[Link] un nom approprié pour le nouveau sous-élément.

Vous pouvez également renommer l’élément plus tard en sélectionnant l’objet dans la liste et en
cliquant sur Renommer.

[Link] : Si vous souhaitez créer des sous-éléments additionnels, répétez les étapes de 11 à 13.

[Link] sur Fermer lorsque vous êtes prêt à sauvegarder vos modifications afin de fermer la boîte de
dialogue Contenu de la Liste de valeurs.

La liste de valeurs sélectionnée est définie comme une sous-liste de la liste de valeurs propriétaire
sélectionnée. Lorsque vous assignez une valeur à une propriété depuis la liste de valeurs propriétaire dans
M-Files, vous pouvez ensuite assigner n’importe quelle sous-valeur associée depuis la sous-liste.
 M-Files | 3. Administration système | 407

Autorisations automatiques par défaut

Vous pouvez activer les autorisations automatiques par valeur, liste de valeurs, type d'objet ou classe.
Vous pouvez spécifier les autorisations automatiques pour chaque liste de valeurs de la même manière
que pour chaque valeur. Les autorisations automatiques sont jointes à un objet lorsqu'une valeur
présentant des autorisations automatiques est ajoutée pour l'objet.

Remarque : Les paramètres spécifiques à la valeur sont toujours prioritaires sur les paramètres
définis au niveau de la liste de valeurs et du type d'objet.

Le contenu de cette liste de valeurs peut être traduit

Activez cette option pour permettre aux contenus de la liste de valeur sélectionnée d’être traduits en
différentes langues. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Langues et Traductions.

Alias de la liste de valeurs

Vous pouvez définir un alias pour la liste de valeurs à l’aide du champ Alias. Pour plus d'informations,
reportez-vous à Association des définitions de métadonnées. Utilisez des points-virgules (;) pour séparer
plusieurs alias.

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le champ
Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe prédéfini>.<nom>.
Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault Settings.

Autorisations des listes de valeurs

Le droit de voir cette liste de valeurs et de créer de nouveaux éléments dans la liste peut être défini dans
l'onglet Autorisations.

Si l'utilisateur n'est pas autorisé à voir le nom de la liste de valeurs, celle-ci n'est pas accessible dans M-
Files (par exemple, lorsque vous effectuez une nouvelle recherche).

Si l'utilisateur ne peut pas voir la liste de valeurs, l'utilisateur n'a pas non plus l'autorisation de créer
des objets pour les ajouter. Cependant, l'utilisateur peut avoir l'autorisation de voir la liste sans avoir
l'autorisation de créer de nouveaux objets.

Modification des autorisations

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur un nœud contenant les éléments que vous souhaitez modifier.

Les paramètres d'autorisation sont disponibles pour les éléments suivants :

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Types d'objets
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Listes de valeurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Définitions de propriétés
 M-Files | 3. Administration système | 408

• Structure des métadonnées (Vue classique) > Classes

• Structure des métadonnées (Vue classique) > Groupes de classes
• Workflows
• Listes de contrôle d'accès

6. Sélectionnez un élément dans la zone de liste.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et cliquez sur Propriétés.

8. Ouvrez Autorisations.

9. Dans Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont

vous souhaitez modifier les autorisations.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter.

[Link]écifiez les autorisations pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.

Autoriser : Activez ce paramètre pour donner explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Refuser : Activez ce paramètre pour refuser explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Le paramètre Refuser est normalement utilisé pour spécifier une exception à un paramètre
Autoriser. Par exemple, si John Doe fait partie du groupe Responsables RH, vous pouvez
définir Autoriser pour le groupe et Refuser pour John Doe.

Vous pouvez également laisser les deux paramètres non sélectionnés.

11.Répétez les étapes 9 et 10 pour les autres autorisations.

[Link] sur OK.

Connexions à des bases de données externes pour les Listes de valeurs

Vous pouvez configurer M-Files pour mettre à jour des listes de valeurs vers et depuis une base de
données externe.

Cette rubrique vous indique comment définir les listes de valeurs pour utiliser une connexion d'application
à une base de données externe. Pour utiliser une connexion à la base de données selon l'ancienne
méthode, consultez la rubrique Utilisation de la connexion à la base de données selon l'ancienne méthode
pour les Listes de valeurs.

Conditions préalables

Prenez note des informations importantes suivantes avant de commencer la configuration :

 M-Files | 3. Administration système | 409

• Avant de configurer une connexion d'application à une base de données externe, vous devez avoir un
connecteur de type d'objet externe installé et activé.

• Le connecteur doit prendre en charge la connexion d'application. Vous pouvez utiliser M-Files OLE
DB External Object Type Connector, qui est normalement installé pour le coffre mais désactivé.

• Une licence n'est pas nécessaire pour utiliser le connecteur.

• Pour obtenir des instructions sur l'ajout de connecteurs et la gestion des applications de coffre,
consultez les rubriques Ajout d’un connecteur et Installer et gérer des applications pour coffre.
• Si vous utilisez le service Ground Link, le connecteur doit être activé sur le proxy Ground Link.
Consultez Configuration des types d'objets externes via Ground Link pour obtenir les instructions. Si
vous utilisez un service local, le connecteur doit être activé dans le coffre.
• Si vous utilisez la réplication et la connexion d'application à un service de base de données externe,
vous devez configurer la connexion séparément pour chaque coffre du mécanisme de réplication.
Assurez-vous que les modifications de configuration nécessaires sont également apportées à chaque
coffre. Nous vous recommandons également de lire la section Replication of External Objects du
document Replication and Archiving - User's Guide.
• Il est impossible d'inclure la configuration pour External Object Type Connector dans les paquets de
réplication.

Pour utiliser une connexion à une base de données externe et ouvrir la configuration du service :

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

3. Cliquez sur Listes de valeurs.

La liste de liste de valeurs s’ouvre dans le volet droit.

4. Dans la liste du volet droit, double-cliquez sur le liste de valeurs.

La boîte de dialogue Propriétés de la Liste de valeurs s'ouvre.

5. Rendez-vous dans l'onglet Connexion à une Base de Données Externe et cochez l'option
Utiliser·une·connexion·à·une·base·de·données·externe·pour·synchroniser·et·modifier·des·objets·se·trouvant·d

6. Sélectionnez Connexion·créée·via·une·application.

7. Dans Service, sélectionnez le service.

Option Description
M-Files OLE DB dans le coffre <nom du Sélectionnez cette option pour utiliser le service
coffre> local.
 M-Files | 3. Administration système | 410

Option Description
M-Files OLE DB depuis le proxy Ground Sélectionnez cette option pour établir la
Link <nom du proxy Ground Link> connexion avec un service distant par
l'intermédiaire de Ground Link.

Les services qui ont le suffixe (OK) ont une configuration pour le liste de valeurs.

Des informations relatives à la configuration du service et aux éventuelles erreurs s'affichent.

8. Cliquez sur Configurer.

La boîte de dialogue External Object Type Connector s’ouvre.

Pour spécifier les paramètres de connexion et obtenir les colonnes source :

9. Déployez Service-Specific Settings > Connection to External Database.

[Link] Provider, sélectionnez le fournisseur pour la connexion à la base de données externe.

Microsoft OLE DB Driver for SQL Server.

Remarque : La liste des fournisseurs indique tous les fournisseurs disponibles sur
le serveur qui exécute le connecteur de type d'objet externe. Elle peut donc inclure
des fournisseurs qui ne peuvent pas être utilisés dans les connexions à des bases de
données externes.

La syntaxe de la chaîne de connexion est différente pour chaque fournisseur Object Linking
and Embedding Database (OLE DB) utilisé pour l'établissement de la connexion à la base
de données externe. Si Open Database Connectivity (ODBC) est nécessaire pour créer la
connexion, il faut accéder au stock de données via OLE DB et ODBC. Pour obtenir une liste des
fournisseurs recommandés, consultez Recommandations du fournisseur pour les connexions
aux bases de données externes.

[Link] : Si vous avez sélectionné Custom provider (manual configuration), dans Custom
provider, indiquez le fournisseur.

[Link] Connection to External Database, exécutez l'une des étapes suivantes :

Option Description
Indiquez les autres paramètres.
Les valeurs correctes sont différentes pour
chaque fournisseur et base de données externe.

Pour davantage d'informations, sélectionnez un

paramètre et consultez l'onglet Info.

Dans Advanced Options, saisissez la chaîne Utilisez cette option s'il est impossible d'utiliser
de connexion. les autres paramètres avec le fournisseur
sélectionné. Lorsque vous saisissez la chaîne de
connexion, assurez-vous que toutes les valeurs
sont correctement encadrées et que la chaîne de
connexion a le formatage nécessaire.
 M-Files | 3. Administration système | 411

[Link] : Dans Optional SELECT Statements, définissez les paramètres.

Remarque : La connexion d'application ne prend pas en charge les paramètres

Connections to External Databases de la section Advanced Vault Settings de M-
Files Admin. Pour utiliser les paramètres suivants, définissez-les ici.

[Link] Service-Specific Settings, dans SELECT Statement, saisissez l'expression SELECT permettant
d'obtenir les colonnes sources depuis la base de données externe.

Exemples d'expressions SELECT :

SELECT CustomerNumber, CustomerName FROM Customer

SELECT ID, Name + ' ' + Department FROM Company

SELECT ID, Name, CustomerID FROM Contacts

SELECT * FROM Customer

Astuce : Vous pouvez saisir une expression à plusieurs lignes.

[Link] sur Save.

[Link] : Pour configurer un service à distance :

a) Cliquez sur Apply.

La boîte de dialogue Enter Password s’ouvre.

b) Saisissez le mot de passe qui est défini dans la configuration du proxy Ground Link.
c) Cliquez sur OK.

[Link] authentifier l'utilisateur commun, ouvrez l'onglet Dashboard et cliquez sur Authenticate.

La boîte de dialogue Log In s’ouvre.

[Link] les informations d'identification de l'utilisateur commun et cliquez sur Log In.

Remarque : Le pilote ODBC ne prend pas en charge tous les caractères spéciaux. Si
votre connexion utilise ODBC , les valeurs contenant des caractères spéciaux doivent
être placées entre accolades. Le format correct est {nom d'utilisateur ou mot
de passe}.

[Link] la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur OK.

[Link] sur Save pour obtenir les colonnes sources.

a) Optionnelle : Pour configurer un service distant, répétez l'étape 16.

Remarque : Vous ne pouvez pas enregistrer la configuration s'il n'y a pas de

modifications.

La boîte de dialogue se ferme et la configuration est actualisée. Dans l'onglet Configuration,

la section Column Mappings affiche les colonnes source que votre expression SELECT a
renvoyées depuis la base de données externe.

Pour mettre en correspondance les colonnes source avec les propriétés M-Files :

[Link] l'onglet Configuration, allez à Column Mappings et déployez un nœud de colonne source.
 M-Files | 3. Administration système | 412

[Link] Mapping Type, indiquez comment la colonne source est mise en correspondance avec M-Files.

• Pour mettre en correspondance une colonne source en tant qu'ID externe, sélectionnez
Object ID.
• Pour mettre en correspondance la colonne source en tant que nom de l'élément de la liste de
valeurs, sélectionnez Name or Title.
• Pour mettre en correspondance la colonne source en tant qu'ID de l'élément de la liste de
valeurs propriétaire, sélectionnez Owner.
• Pour mettre en correspondance la colonne source en tant qu'ID de l'élément parent de la
liste de valeurs, sélectionnez Parent.

Pour davantage d'informations sur la hiérarchie de la liste de valeurs, veuillez vous reporter à
Hiérarchie de la liste de valeurs.

[Link] : Si le Mapping Type est Name or Title, indiquez le paramètre Use in Insert Operation et
définissez les expressions associées.
Si vous souhaitez... Réalisez les étapes suivantes :
Autoriser l'accès en lecture Définissez le paramètre Use in Insert Operation sur No.
seule N'indiquez pas les expressions dans ce tableau.
Permettre aux utilisateurs de
créer des informations, mais a. Définissez le paramètre Use in Insert Operation sur Yes.
pas de les mettre à jour ni de b. Sous Service-Specific Settings, dans INSERT INTO
les supprimer statement, saisissez les deux expressions dans ce tableau.

Expression Définition Exemples

UPDATE Lorsque vous modifiez un objet
dans M-Files, M-Files Server modifie UPDATE Customers SET
l'enregistrement correspondant dans CustomerName = ? WHERE
la base de données externe à l'aide CustomerID = ?
de l'expression UPDATE. Utilisez un
point d'interrogation (?) pour indiquer UPDATE Contact SET Name
les champs à mettre à jour. = ?, CustomerID = ? WHERE
ContactID = ?
 M-Files | 3. Administration système | 413

Expression Définition Exemples

INSERT INTO Lorsque vous créez un nouvel
élément de la liste de valeurs dans INSERT INTO
M-Files, M-Files Server ajoute Customers( CustomerName )
l’enregistrement correspondant VALUES( ? )
dans la base de données externe à
l'aide de l'expression INSERT INTO. INSERT INTO
Utilisez un point d'interrogation (?) ContactPersons( Name,
pour indiquer la valeur de chaque CustomerID )
champ. VALUES( ?, ? )

Remarque : L'expression
INSERT INTO dans M-
Files ne définit pas de
valeur d'identifiant pour les
champs. La base de données
doit être configurée pour
fournir automatiquement
un identifiant aux nouveaux
enregistrements. Dans des
bases de données Microsoft
SQL Server par exemple,
configurez le type de la
colonne ID en tant qu’identité.
Si la base de données
externe ne peut créer de
nouveaux ID, l'expression
INSERT INTO ne peut pas
être utilisée.

Get ID SELECT Une fois qu’un nouvel enregistrement

a été créé avec l’expression INSERT SELECT MAX( CustomerID )
INTO, M-Files Server obtient FROM Customer
l’identifiant de l’enregistrement qui
vient d’être créé à l’aide de cette
expression SELECT.
DELETE Lorsque vous supprimez un
objet dans M-Files, M-Files DELETE FROM Customers
Server supprime l'enregistrement WHERE CustomerID = ?
correspondant de la base de
données externe à l'aide de DELETE FROM Contacts
l'expression DELETE. Utilisez WHERE ContactID = ?
un point d'interrogation (?) pour
l'identifiant de l'enregistrement à
supprimer.

24.Répétez les étapes de 21 à 23 pour toutes les colonnes sources nécessaires.

Pour utiliser la configuration :

[Link] General Settings, définissez Enabled sur Yes.

Astuce : Vous pouvez également activer et désactiver la connexion à la base

de données externe à l'aide de la case à cocher Désactivée située dans l'onglet
 M-Files | 3. Administration système | 414

Connexion à une Base de Données Externe de la boîte de dialogue Propriétés de la

Liste de valeurs.

Si la connexion est désactivée, les informations entre le coffre et la base de données

externe ne sont pas synchronisées.

[Link] : Pour configurer un service à distance :

a) Cliquez sur Apply.

La boîte de dialogue Enter Password s’ouvre.

b) Saisissez le mot de passe qui est défini dans la configuration du proxy Ground Link.
c) Cliquez sur OK.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la Liste de valeurs.

Le liste de valeurs est maintenant mis à jour vers et depuis la base de données externe.

Dans ce chapitre

• Utilisation de la connexion à la base de données selon l'ancienne méthode pour les Listes de valeurs
• Actualisation des Listes de valeurs externes
• Recommandations du fournisseur pour les connexions aux bases de données externes

Utilisation de la connexion à la base de données selon l'ancienne méthode pour les Listes de valeurs

Avant de commencer, prenez note des informations suivantes :

• Dans les expressions SELECT FROM, les colonnes sont sélectionnées par ordre d'apparition. Il n'y a
aucun lien entre les noms de colonnes et de propriétés, ce qui explique pourquoi l'ordre doit être le
même dans les expressions SELECT FROM et INSERT INTO. Par ailleurs, les colonnes non utilisées
dans l'expression INSERT INTO doivent toujours être répertoriées en dernier dans l'expression
SELECT FROM.
• Dans l'expression SELECT utilisée pour obtenir l'identifiant des enregistrements, WHERE doit faire
référence à la première colonne de l'expression SELECT FROM.

1. Suivez les étapes de 1 à 5 dans Connexions à des bases de données externes pour les Types d'Objet.

2. Dans M-Files Admin, dans l'onglet Connexion à une Base de Données Externe de la boîte de
dialogue Propriétés de la Liste de valeurs, sélectionnez Connexion à la base de données selon
l'ancienne méthode.

3. Cliquez sur Configurer.

La boîte de dialogue Configure Connection to External Database s'ouvre.

4. Cliquez sur le bouton Définir situé à côté du champ Chaîne de connexion OLE DB (depuis le
serveur).

La syntaxe de la chaîne de connexion est différente pour chaque fournisseur Object Linking
and Embedding Database (OLE DB) utilisé pour l'établissement de la connexion à la base
de données externe. Si Open Database Connectivity (ODBC) est nécessaire pour créer la
connexion, il faut accéder au stock de données via OLE DB et ODBC. Pour obtenir une liste des
 M-Files | 3. Administration système | 415

fournisseurs recommandés, consultez Recommandations du fournisseur pour les connexions

aux bases de données externes.

Remarque : M-Files Admin affiche uniquement les fournisseurs OLE DB disponibles

sur l'ordinateur exécutant M-Files Admin. Si votre M-Files Server se trouve sur un hôte
différent, assurez-vous que la chaîne de connexion OLE DB sélectionnée fonctionne
également depuis l’ordinateur exécutant M-Files Server.

La boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données s’ouvre.

5. Dans l’onglet Fournisseur, sélectionnez Microsoft OLE DB Driver for SQL Server dans la liste et
cliquez sur Suivant >>.

Les autres fournisseurs peuvent avoir des options différentes dans les onglets Connexion et
Avancé. L’onglet Tout comporte toutes les propriétés de connexion disponibles sous la forme
d’un tableau de valeurs.

Remarque : Nous ne recommandons pas l’utilisation des moteurs de base de données

Microsoft Access redistribuables pour importer les listes de valeurs ou les types d’objet
provenant d’un fichier Excel.

L'onglet Connexion de la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données s'ouvre.

6. Dans le champ Sélectionnez ou tapez un nom de serveur, saisissez le nom de votre Microsoft SQL
Server.

7. Dans la section Entrez les informations pour la connexion au serveur, sélectionnez :

a. Authentification Windows : Sélectionnez cette option pour utiliser un compte Microsoft Windows
pour la connexion. Dans ce cas, la connexion utilise les identifiants utilisés pour l’exécution du
service M-Files Server.

ou

b. Authentification SQL Server : Sélectionnez cette option pour utiliser une connexion Microsoft SQL
Server. Saisissez les identifiants dans les champs Nom d’utilisateur et Mot de passe, puis cochez
la case Autoriser l’enregistrement du mot de passe.

Remarque : Le pilote ODBC ne prend pas en charge tous les caractères spéciaux. Si
votre connexion utilise ODBC , les valeurs contenant des caractères spéciaux doivent
être placées entre accolades. Le format correct est {nom d'utilisateur ou mot
de passe}.

8. Pour la section Sélectionnez la base de données, effectuez l'une des étapes suivantes :

a. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la base de données sur le serveur indiqué.

ou

b. Saisissez un nom pour la base de données dans le champ Joindre un fichier de base de données
comme un nom de base de données, puis cliquez sur le bouton ... pour sélectionner un fichier de
base de données (MDF) Microsoft SQL Server.

9. Optionnelle : Cliquez sur Tester la connexion pour vous assurer que votre connexion à la base de
données fonctionne correctement.
 M-Files | 3. Administration système | 416

[Link] : Dans l’onglet Propriétés avancées, fixez une période de temporisation pour la connexion
à la base de données.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données.

La chaîne de connexion est ajoutée au champ Chaîne de connexion OLE DB (depuis le

serveur).

[Link] la boîte de dialogue Configurer·la·connexion·à·la·base·de·données·externe, dans le champ

Expression SELECT, entrez l'expression SELECT permettant d'obtenir les colonnes sources depuis la
base de données externe.

Exemples d'expressions SELECT :

SELECT CustomerNumber, CustomerName FROM Customer

SELECT ID, Name + ' ' + Department FROM Company

SELECT ID, Name, CustomerID FROM Contacts

SELECT * FROM Customer

[Link] sur Actualiser les Colonnes pour obtenir les colonnes sources.

La liste Colonnes affiche les correspondances entre les colonnes récupérées depuis la base de
données externe (Colonne Source) et les propriétés M-Files (Propriété de destination).

[Link] en correspondance les propriétés de la Colonne Source avec les propriétés de votre coffre M-
Files (listées dans la colonne Propriété de destination).

Remarque : Si vous souhaitez mettre en correspondance plusieurs valeurs avec une

propriété du type de donnée Choisir dans la liste (sélection multiple), les valeurs
doivent être enregistrées sur leur propre ligne dans la base de données externe. Par
exemple, si vous souhaitez mettre en correspondance plusieurs valeurs avec la propriété
Industry, les valeurs doivent être enregistrées de la façon suivante :

ID Customer City Industry Active

name
ABC-123 ESTT New York 100 1
Corporation
ABC-123 ESTT New York 101 1
Corporation
ABC-123 ESTT New York 108 1
Corporation

Dans ce cas, les données ne peuvent toutefois qu’être lues à partir de la base de
données externe, et non pas enregistrées dans la base de données externe.

[Link] les cases dans la colonne Ajout et définissez les deux expressions sous la liste Colonnes.
Si vous souhaitez... Réalisez les étapes suivantes :
Autoriser l'accès en lecture Ne cochez pas les cases et laissez les expressions vides.
seule
Permettre aux utilisateurs de
créer des informations, mais a. Cochez les cases dans la colonne Ajout pour les propriétés
nécessaires.
 M-Files | 3. Administration système | 417

Si vous souhaitez... Réalisez les étapes suivantes :

pas de les mettre à jour ni de b. Cliquez sur le bouton Par défaut qui se trouve à côté des
les supprimer champs d’expression INSERT INTO et SELECT. Vous pouvez
également saisir vos expressions dans les champs.

Le tableau ci-dessous explique l’emploi des deux expressions susmentionnées.

Expression Définition Exemples

INSERT INTO Lorsque vous créez un nouvel
élément de la liste de valeurs dans INSERT INTO
M-Files, M-Files Server ajoute Customers( CustomerName )
l’enregistrement correspondant VALUES( ? )
dans la base de données externe à
l'aide de l'expression INSERT INTO. INSERT INTO
Utilisez un point d'interrogation (?) ContactPersons( Name,
pour indiquer la valeur de chaque CustomerID )
champ. VALUES( ?, ? )

Remarque : L'expression
INSERT INTO dans M-
Files ne définit pas de
valeur d'identifiant pour les
champs. La base de données
doit être configurée pour
fournir automatiquement
un identifiant aux nouveaux
enregistrements. Dans des
bases de données Microsoft
SQL Server par exemple,
configurez le type de la
colonne ID en tant qu’identité.
Si la base de données
externe ne peut créer de
nouveaux ID, l'expression
INSERT INTO ne peut pas
être utilisée.

SELECT Une fois qu’un nouvel enregistrement Une fois qu’un nouvel
a été créé avec l’expression INSERT enregistrement a été créé avec
INTO, M-Files Server obtient l’expression INSERT INTO, M-
l’identifiant de l’enregistrement qui Files Server obtient l’identifiant de
vient d’être créé à l’aide de cette l’enregistrement qui vient d’être
expression SELECT. créé à l’aide de cette expression
SELECT.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue

Configurer·la·connexion·à·la·base·de·données·externe.

[Link] : Cochez la case Désactivée si vous souhaitez désactiver provisoirement la connexion à la

base de données externe.

Si la connexion est désactivée, les informations entre le coffre et la base de données externe ne
sont pas synchronisées.
 M-Files | 3. Administration système | 418

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de type d'objet.

Le type d'objet est maintenant mis à jour vers et depuis la base de données externe.
Actualisation des Listes de valeurs externes

Il existe deux types d’opérations d’actualisation pour les listes de valeurs externes :

• actualisation complète
• actualisation rapide

Une actualisation complète détecte de nouveaux éléments, compare et met à jour des éléments existants
et supprime les éléments ayant disparu de la base de données externe. Par défaut, une actualisation
rapide ne détecte que les nouveaux éléments de la base de données externe. Elle ne permet pas
de comparer des éléments existants. Elle ne permet pas non plus de supprimer des éléments ; leur
suppression impliquerait une actualisation complète.

L’actualisation rapide est sensiblement plus rapide que l’actualisation complète. À titre indicatif,
l’actualisation complète de 120 000 éléments prend environ deux minutes tandis que l’actualisation rapide
est terminée au bout de sept secondes. Pour des listes de valeurs simples, les données d’actualisation
sont rapides même en cas de grands volumes de données et, par conséquent, une actualisation complète
est toujours exécutée. Cela permet de garantir d’avoir des données toujours à jour.

Actualisation manuelle des listes de valeurs externes

Les listes de valeurs externes peuvent être actualisées manuellement avec la fiche de métadonnées dans
le M-Files Desktop et le M-Files Web classique. Sélectionnez une propriété qui utilise une liste de valeurs

externes et cliquez sur l'icône Actualiser ( ).

Si vous essayez d'actualiser un(e) liste de valeurs externe en même temps que M-Files Server, l'opération
que vous avez lancée commence après celle lancée par M-Files Server.

Actualisation des listes de valeurs externes avec M-Files Admin

Pour lancer ou arrêter l'opération d'actualisation complète d'un liste de valeurs externe dans M-Files
Admin, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le liste de valeurs dans Structure des métadonnées
(vue classique) et cliquez sur Actualiser maintenant. Cette opération permet d'obtenir les données
actualisées des colonnes à partir de la base de données externe.

L'opération d'actualisation complète est également lancée lorsque vous éditez les définitions liste de
valeurs dans M-Files Admin. Si vous mettez à jour la définition du(de la) liste de valeurs avant que
l'opération d'actualisation précédente soit terminée, M-Files relance l'opération.

Actualisation automatique et options de configuration

L’actualisation rapide démarre automatiquement si une liste de valeurs externe est requise par un client
(par exemple, la fiche de métadonnées comportant une propriété qui utilise une liste de valeurs externe est
affichée) et si la dernière actualisation a été réalisée il y a plus de 15 minutes.

Une actualisation complète est automatiquement déclenchée en lieu et place d’une actualisation rapide si
une liste de valeurs externe est requise par le client et qu’une actualisation complète n’a pas été réalisée
au cours des dernières 25 heures.
 M-Files | 3. Administration système | 419

Pour en savoir plus sur les options de configuration disponibles pour l’actualisation automatique des listes
de valeurs externes, se reporter au document Default Refresh Logic and Configuration Options for External
Value Lists and Object Types.

Valeurs de propriétés automatiques ignorées pendant l'actualisation

Lorsque M-Files met à jour les objets vers et depuis une base de données externe, il compare les
propriétés des objets dans la base de données externe à celles dans le coffre. Si M-Files trouve des
différences au niveau des propriétés, il met à jour les objets. Pendant la comparaison, les propriétés ayant
une valeur calculée automatiquement sont ignorées, ce qui génère les scénarios suivants :

• Si toutes les valeurs de propriétés de l'objet à mettre à jour vers ou depuis une base de données
externe sont définies comme ayant une valeur calculée automatiquement dans M-Files, l'objet n'est pas
mis à jour.
• Si l'actualisation crée un objet dans M-Files, toutes les valeurs de propriétés de l'objet prennent les
valeurs de la base de données externe. Cela inclut les propriétés définies comme ayant une valeur
calculée automatiquement.
• Si l'actualisation met à jour les propriétés de l'objet dans M-Files, toutes les valeurs de propriétés de
l'objet à mettre à jour prennent les valeurs de la base de données externe. Cela inclut les propriétés
définies comme ayant une valeur calculée automatiquement.

Recommandations du fournisseur pour les connexions aux bases de données externes

Le tableau ci-dessous présente les fournisseurs OLE DB recommandés pour une connexion à une base
de données externe (consultez Connexions à des bases de données externes pour les Listes de valeurs).

Base de Fournisseur
données

Microsoft Microsoft OLE DB Driver for SQL Server (MSOLEDBSQL)

SQL
Server Remarque : Pour ce qui suit, il n’est pas recommandé de faire appel à des
fournisseurs obsolètes, dépassés :

• Microsoft OLE DB Provider for SQL Server (SQLOLEDB)

• SQL Server Native Client OLE DB Provider (SQLNCLI)

MySQL Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers (MySQL Connector/ODBC).

• Utilisez l'outil d'administration Source de données (ODBC) pour configurer une nouvelle
source de données du système.
• Sélectionnez MySQL Connector/ODBC comme pilote ODBC.
• Définissez la source de données.
• Sous Propriétés lecteur, cochez Désactiver transactions.

Dans les paramètres de connexion, sélectionnez le fournisseur Microsoft OLE DB pour

pilotes ODBC comme fournisseur et la source de données que vous avez définie comme
source de données. La collection par défaut dans les paramètres de connexion reste vide.
Définissez ainsi uniquement la base de données dans les paramètres du pilote.

Vous pouvez également utiliser le fournisseur [Link] avec MySQL.

 M-Files | 3. Administration système | 420

Définitions de Propriétés

Les définitions de propriétés sont utilisées pour déterminer les propriétés associées aux classes de
documents. Une définition de propriété indique le nom de la propriété (qui doit bien sûr être le plus
descriptif possible) et le type de données, qui détermine le type de données saisies (en rapport avec la
propriété).

Différentes propriétés peuvent être associées pour créer des classes (veuillez vous reporter à Classes).
Par exemple, Contrat d'embauche est une classe de document à laquelle sont associées les propriétés
Titre, Date du document , Employé, Mots-clés et Description.

Les définitions de propriétés sont utilisées pour déterminer les métadonnées dans la fiche de
métadonnées. Les propriétés associées à la classe de document s'affichent dans la fiche de métadonnées
après sélection d'une classe.

Dans ce chapitre

• Nouvelle Définition de Propriété

• Valeurs automatiques de définition de propriétés
• Validation automatique des valeurs de propriété
• Définitions de propriété prédéfinies
• Autorisations des définitions de propriété
• Valeurs de propriétés hiérarchiques

Nouvelle Définition de Propriété

Lors de la création d'une nouvelle propriété, vous devez spécifier le type de données après avoir attribué
un nom à la propriété. Par exemple, si vous créez une propriété avec le nom Date du document, le type
de données doit logiquement être Date.

Types de données de la définition de propriété

Texte Texte libre, par exemple, un intitulé.

Ce type de propriété accepte un maximum de 100 caractères saisis dans

l'interface utilisateur. Plus de caractères peuvent être saisis dans le M-Files API
mais les valeurs de plus de 100 caractères seront coupées et la valeur complète
sera perdue.

Texte (multi-ligne) Tout texte saisi. Le texte peut comprendre plusieurs lignes.

Ce type de propriété accepte un maximum de 10 000 caractères saisis dans

l'interface utilisateur. Plus de caractères peuvent être saisis dans le M-Files API,
mais cela peut entraîner un affichage incomplet de la valeur, ainsi que d'autres
comportements indésirables dans l'interface utilisateur. Par exemple, une
tentative d'insertion de valeurs de propriété contenant plus de 10 000 caractères
dans un document Microsoft Office provoque une erreur.

Choisir dans la liste Vous pouvez sélectionner une valeur dans la liste de valeurs.
 M-Files | 3. Administration système | 421

Choisir dans la liste Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs dans la liste de valeurs.
(sélection multiple)

Date Vous pouvez sélectionner une date. Par défaut, M-Files propose la date du jour.

Heure Vous pouvez saisir une heure.

Horodateur Vous pouvez sélectionner une date et une heure.

Nombre (entier) Vous pouvez saisir un nombre entier.

La valeur peut être toute valeur comprise entre -2 147 483 648 et 2 147 483 647.

Nombre (réel) Vous pouvez saisir un nombre réel.

308 308
La valeur peut être toute valeur comprise entre -1,79 x 10 et 1,79 x 10 .
Vous pouvez saisir la valeur dans le format XEY, où X est le numéro à multiplier,
E représente le numéro de base 10 et Y est l’exposant. Par exemple, le fait de
saisir -12E3 donnerait pour résultat la valeur -12,000.

Remarque : Ce type de données peut présenter une plage de nombres

plus large que Nombre (entier), mais au détriment de la précision.
Par conséquent, Nombre (réel) ne devrait pas être utilisé si la valeur
du nombre doit être extrêmement précise, comme c’est le cas pour
les valeurs faisant référence à de l’argent. Dans de tels cas, il est
recommandé d’utiliser Nombre (entier) comme type de données.

Booléen (oui/non) Vous pouvez spécifier la valeur Boolean oui ou non pour la variable souhaitée.

Le type de données indique le type de la propriété. Par exemple, si vous créez une nouvelle propriété
nommée Confidentiel et spécifiez son type de données comme étant Boolean (oui/non), vous devez
sélectionner oui ou non lorsque vous renseignez le champ Confidentiel dans la fiche de métadonnées.
Cela s'applique uniquement si la propriété Confidentiel a été associée à la classe de document (Rapport,
Notes de réunion, Agenda, etc.) auquel le document créé appartient.

Après avoir créé cette propriété, vous pouvez définir une nouvelle vue qui affiche les documents sur la
base de leur confidentialité. Vous pouvez regrouper les documents dans les dossiers de propriété Oui et
Non à l'aide de la hiérarchie de la vue.

Les listes de valeurs peuvent être utilisées judicieusement pour la définition des propriétés. Par exemple,
la liste de valeurs Clients est utilisée par plusieurs définitions de propriétés dans le coffre démo M-Files.

Lorsque vous spécifiez, par exemple, l'Auteur (entreprise), les options sont récupérées depuis la liste de
valeurs Clients, à laquelle vous pouvez facilement ajouter de nouvelles valeurs (clients). Ainsi, il n'est pas
nécessaire de saisir à nouveau le nom de la société, car la liste existante peut être utilisée à la place. Les
listes de valeurs réduisent considérablement les erreurs de saisie et améliorent la productivité personnelle.
 M-Files | 3. Administration système | 422

Préfiltrage des propriétés

Vous pouvez spécifier le préfiltrage des définitions de propriété pour afficher un sous-ensemble des objets.
Ainsi, la liste des objets à afficher peut être limitée par certains critères. L'utilisateur peut alors retrouver
plus rapidement l'objet souhaité en ajoutant, par exemple, un client dans la fiche de métadonnées.

Le préfiltrage peut être, par exemple, utilisé pour séparer :

• les clients en clients potentiels et courants

• les clients en acheteurs et fournisseurs
• les clients en personnes et entreprises
• les projets en projets internes et externes
• les projets en projets en cours et passés

La classe client peut également être utilisée comme préfiltre de la liste de clients. De même, la classe
projet peut être utilisée comme préfiltre de la liste de projets.

Filtrer avec

Vous pouvez faire en sorte que les valeurs d'une propriété basée sur une liste de valeurs soient filtrées
à l'aide d'une autre propriété. Les valeurs seront alors filtrées de manière dynamique à l'aide des choix
effectués par l'utilisateur dans la fiche de métadonnées.

Exemple: L'utilisateur ajoute les propriétés Client et Contact dans la fiche de métadonnées. La valeur
que l'utilisateur sélectionne pour Client détermine les valeurs disponibles pour Contact, celles-ci étant
limitées aux contacts du client sélectionné. La propriété Client utilise la liste de valeurs Clients et la
propriété Contact, la liste de valeurs Contacts. La liste de valeurs Contacts est définie pour être filtrée par
la propriété Client.

Vous pouvez également sélectionner un filtre automatique pour laisser M-Files utiliser le meilleur filtre pour
la propriété. Par exemple, le filtrage bidirectionnel entre les codes postaux et les villes peut être utilisé de
manière pratique : Dans la fiche de métadonnées, vous pouvez d'abord sélectionner un code postal, puis
M-Files sélectionne automatiquement une ville appropriée de la liste. Si vous sélectionnez d'abord la ville,
M-Files filtre automatiquement les codes postaux disponibles en fonction de la ville.

Afficher uniquement les valeurs filtrées dans la fiche de métadonnées

Activez ce paramètre afin de vous assurer que la liste de valeurs dans la fiche de métadonnées est filtrée
strictement à l'aide de la propriété sélectionnée dans Filtrer avec. Sinon, la liste pourrait également
contenir des valeurs filtrées à l'aide d'autres propriétés qui 1) sont dans les métadonnées de l'objet et qui
2) affichent des valeurs de la même liste.

Exemple: La propriété Chef de projet affiche les valeurs de la liste de valeurs Employés et est filtrée à
l'aide de la propriété Projet externe. Un objet Projet contient une valeur pour les propriétés Chef de projet,
Projet externe et Projet interne. Si ce paramètre est activé, seuls les chefs de projet de projets externes
peuvent être sélectionnés pour la propriété Chef de projet. Sinon, les chefs de projet de projets externes et
internes peuvent être sélectionnés.

Trier les valeurs dans la liste dans l'ordre suivant

Vous pouvez déterminer si oui ou non vous souhaitez que la liste de valeurs utilisée pour la définition de
propriété soit ascendante ou descendante.
 M-Files | 3. Administration système | 423

Permettre d'utiliser cette propriété avec les types d'objet suivants

Vous pouvez également limiter l'utilisation de cette fonction à un seul type d'objet.

Activer les autorisations automatiques via cette propriété

Pour utiliser les autorisations automatiques par le biais d'une propriété, il faut également l'autoriser
dans les propriétés de la définition de propriété. Pour la définition de propriété Classe, les autorisations
automatiques sont actives par défaut.

Après avoir ajouté des autorisations automatiques à une valeur, à une liste de valeurs ou à un type d'objet,
M-Files affichera les définitions de propriétés dans lesquelles les autorisations automatiques sont activées
ainsi que les définitions de propriétés dans lesquelles les autorisations automatiques sont désactivées.
Assurez-vous que les autorisations automatiques sont activées pour la définition de propriétés souhaitée.

Veuillez noter que la valeur spécifiée doit être sélectionnée pour la définition de propriétés explicite
présentant des autorisations automatiques activées.

Autoriser cette propriété à être utilisée comme niveau de regroupement dans les vues

Activez cette option pour permettre à la propriété d’être utilisée pour définir un niveau de regroupement
au sein d’une vue. Il est conseillé de désactiver cette option pour les propriétés pouvant comporter des
informations classifiées.

Autoriser la recherche d'objets via cette propriété

Si vous désactivez cette option, les recherches basées sur les valeurs de la propriété sélectionnée
ne génèrent aucun résultat. La propriété peut toutefois encore apparaître dans la liste des conditions
de propriétés supplémentaires. Si vous activez cette option et que vous utilisez la sous-option Ne pas
chercher parmi les versions d'objets, les utilisateurs ne peuvent rechercher que les dernières versions
des objets sur la base des valeurs de cette propriété.

Si vous pensez que la propriété est un critère de recherche pertinent, cette option devrait être cochée.
Dans le cas contraire, mieux vaut la laisser décochée pour que la recherche soit effectuée de façon
optimale.

Alias (onglet Avancé)

Dans l'onglet Avancé, vous pouvez spécifier un alias pour la définition de propriété. Pour plus
d'informations, reportez-vous à Association des définitions de métadonnées. Utilisez des points-virgules (;)
pour séparer plusieurs alias.

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le champ
Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe prédéfini>.<nom>.
Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault Settings.

Création d’une Nouvelle définition de propriété

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 424

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Définitions de propriétés.

La liste des définitions de propriétés s’ouvre dans le volet de droite.

6. Cliquez sur Nouvelle Définition de Propriété... dans le volet de tâches.

La boîte de dialogue Propriétés de la Propriété s’ouvre.

7. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour la nouvelle définition de propriété.

Le nom va s’afficher sur la fiche de métadonnées si vous ajoutez cette propriété à la fiche de
métadonnées.

8. Utilisez le menu déroulant Type de Donnée pour sélectionner le type de donnée pour la nouvelle
définition de propriété.

Pour obtenir plus de renseignements sur les types de données, consultez Types de données de
la définition de propriété.

9. Optionnelle : Si vous avez choisi Texte ou Texte (multi-ligne) comme type de donnée, sélectionnez, à
l’aide du menu déroulant Contenu, un type de contenu pour le type de donnée texte.

[Link] : Si vous avez sélectionné Choisir dans la liste ou Choisir dans la liste (sélection
multiple) comme type de données, effectuez les étapes allant de 10.a à 10.e :
a) Dans Liste de valeurs, sélectionnez la liste de valeurs à partir de laquelle une valeur doit être
choisie pour la propriété.

Vous pouvez également cliquer sur Filtre et définir les conditions de filtrage des valeurs
disponibles dans la liste de valeurs.
b) Optionnelle : Dans Filtrer avec, vous pouvez sélectionner la propriété en fonction de laquelle les
valeurs disponibles sont filtrées. Si vous ne souhaitez pas filtrer les valeurs, sélectionnez (aucun
filtre).

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Filtrer avec.

c) Optionnelle : Activez Afficher uniquement les valeurs filtrées dans la fiche de métadonnées afin
de vous assurer que la liste de valeurs dans la fiche de métadonnées est filtrée strictement à l'aide
de la propriété sélectionnée dans Filtrer avec. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter
à Afficher uniquement les valeurs filtrées dans la fiche de métadonnées.
d) Optionnelle : Utilisez le menu déroulant Trier les valeurs dans la liste dans l'ordre suivant pour
sélectionner l’ordre de tri des valeurs.
e) Optionnelle : Activez l'option Activer les autorisations automatiques via cette propriété pour
permettre les autorisations automatiques pour cette propriété.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Autorisations automatiques pour les
éléments de listes de valeurs.

[Link] le menu déroulant Permettre d'utiliser cette propriété avec les types d'objet suivants
pour sélectionner le type d’objet avec lequel cette propriété est utilisée ou sélectionnez l’option Tous
les types d'objet si vous ne souhaitez pas restreindre l’emploi de cette propriété à un type d’objet
spécifique.
 M-Files | 3. Administration système | 425

[Link] : Cochez la case Autoriser cette propriété à être utilisée comme niveau de
regroupement dans les vues pour permettre à cette propriété d’être utilisée comme niveau de
regroupement au sein d’une vue.

Il est conseillé de désactiver cette option pour les propriétés pouvant comporter des informations
classifiées.

[Link] : Cochez la case Autoriser la recherche d'objets via cette propriété pour permettre
aux valeurs de cette propriété d’être utilisées comme critère de recherche pour les objets et versions
d’objet.
a) Optionnelle : Cochez la case Ne pas chercher parmi les versions d'objets pour permettre aux
valeurs de cette propriété d’être utilisées comme critère de recherche pour les toutes dernières
versions d’objet uniquement.

La nouvelle définition de propriété que vous venez de définir est ajoutée à la liste Définitions de
propriétés et la propriété peut être ajoutée aux métadonnées des objets dans M-Files.
Valeurs automatiques de définition de propriétés

Une valeur automatique peut être affectée à une propriété. Par exemple, les factures peuvent être
numérotées de manière séquentielle. Une valeur automatique peut également contenir du texte, par
exemple dans le cas d'une concaténation de propriétés. Par exemple, les propriétés Proposition/Mach20A/
ESTT Corporation peuvent être utilisées pour générer automatiquement l'intitulé des propositions au
format Classe/Produit/Client.

Les valeurs automatiques accroissent les possibilités de classement et de recherche des documents et de
l'information. De plus, l'utilisation des valeurs automatiques permet une dénomination plus cohérente des
documents et des objets, et évite ainsi toute saisie manuelle répétée.

Les valeurs automatiques sont particulièrement utiles pour nommer les objets (pour davantage
d'informations, veuillez consulter la section Nouvelle Classe) et pour insérer automatiquement des
données dans le contenu des documents (pour davantage d'informations, veuillez consulter la section
Ajouter M-Files Propriété).

! Avertissement : Les erreurs d'exécution de VBScript peuvent empêcher la création de nouvelles

versions d'objets. Elles peuvent également empêcher la synchronisation des types d'objets
externes. Cela empêche les mises à jour d'autres objets du même type. Les erreurs d'exécution de
VBScript sont enregistrées dans le journal des événements Windows.

Numéros et valeurs automatiques

Un numéro automatique ou une valeur automatique peuvent être attribués à une propriété.

Les numéros automatiques sont calculés une seule fois et ne sont pas recalculés ensuite. Cela est utile,
par exemple, pour différents processus internes de l'entreprise et pour l'archivage des données.

Une valeur automatique est toujours calculée lorsqu'une nouvelle version d'objet est créée. Elle peut
contenir d'autres propriétés, généralement en concaténant deux ou plusieurs propriétés. Par exemple, si
un nom de document (valeur automatique) est défini comme Classe (Client), le nom du document peut
obtenir la valeur Proposition (ESTT).. Si la valeur automatique est créée avec la classe et le nom de client
(Proposition (Client A)), la valeur automatique devient (Proposition (Client B)) quand un autre client est
sélectionné.
 M-Files | 3. Administration système | 426

Illustration 44 : Définition des propriétés avec numérotation automatique.

L'exemple ci-dessus illustre une propriété avec numérotation automatique par incréments de numéro
entier simple (incrément : 1). La dernière valeur utilisée est définie sur 1 000. Pour cette raison, l'objet
suivant qui utilisera cette propriété sera numéroté 1 001. La valeur d'ordre de calcul est 100 (voir Ordre de
calcul ci-dessous).

Numérotation automatique simple

Génère une valeur numérique d'incrémentation. L'incrément peut aussi être spécifié dans le champ
(Incrément). La valeur par défaut est un (1).
 M-Files | 3. Administration système | 427

Numérotation automatique personnalisée (VBScript)

Génère un numéro automatique pouvant contenir des lettres, des chiffres ou les deux à la fois. La
génération d'un numéro automatique personnalisé est spécifiée avec l’API M-Files et des propriétés
communes de VBScript.

Les variables M-Files suivantes peuvent être utilisées dans ce script : PropertyDef, Output,
LastUsed, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo,
PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache,
MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID,
ParentTransactionID. Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la
section Variables VBScript disponibles.

La valeur personnalisée souhaitée est assignée à la variable Output, par exemple Output = "Valeur
automatique". Pour en savoir plus sur la définition de la numérotation automatique personnalisée,
consultez Spécification d’une valeur de propriété automatique à l’aide de VBScript.

Concaténation simple de propriétés

Concatène les propriétés sélectionnées (par ex. Proposition/Dispositif/Client). N'importe quel caractère
ou texte peut être inséré entre les propriétés sélectionnées. Par exemple : Proposition : Client (Projet) ou
Proposition, Client, Projet.

Une liste de variables disponibles peut être ouverte au moment de spécifier une valeur automatique pour
une propriété. Le bouton Ajouter une variable… permet d'ouvrir la liste de définitions de propriétés et
d'autres variables disponibles.

Vous pouvez sinon ajouter manuellement les variables dans le champ. Elles peuvent être utilisées en
les encadrant avec le caractère %. Par exemple, %PROPERTY_23% (%PROPERTY_21%) pourrait donner
"John Smith (09/25/2016 12:39 PM)", en supposant que 23 est l’identifiant de la propriété Modifié par et 21
l’identifiant de la propriété d’horodatage Modifié le.

Hormis l’ID, vous pouvez également ajouter les variables à l’aide d’alias. En vue de définir une variable
d’alias, utilisez la syntaxe %PROPERTY_{[Link]}%. Pour davantage
d'informations sur la façon de définir les alias, veuillez vous reporter à Désigner des alias pour les
définitions de métadonnées.

Variables indirectes

Les variables indirectes sont des métadonnées indirectement associées à un objet. Par exemple, lorsqu'un
contrat est associé à un objet Client, le pays du client constitue alors une métadonnée indirecte pour le
document.

Pour spécifier le pays du client en tant que variable indirecte, la syntaxe

%PROPERTY_1079.PROPERTY_1090% est utilisée, 1079 représentant l'identifiant de définition de propriété
pour Client et 1090 représentant l'identifiant de définition de propriété pour Pays.

Vous pouvez sinon ajouter des variables indirectes à l’aide d’alias. Dans l’exemple précédent, la syntaxe
avec alias serait %PROPERTY_{[Link]}.PROPERTY_{[Link]}%, où [Link] est
l’alias pour la définition de la propriété Client et [Link] est l’alias pour la définition de la propriété
Pays.

Valeur calculée (VBScript)

La définition d'une valeur automatique peut être effectuée de manière plus détaillée avec l'API M-Files et
les propriétés communes de VBScript.
 M-Files | 3. Administration système | 428

Les variables M-Files peuvent être utilisées dans ce script : PropertyDef, Output, ObjVer,
DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo, PropertyValues,
VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache, MFScriptCancel,
GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID,
ParentTransactionID. Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la
section Variables VBScript disponibles.

La valeur personnalisée est assignée à la variable Output, par exemple Output = "Valeur
automatique". Pour en savoir plus sur la définition des valeurs calculées, consultez Spécification d’une
valeur de propriété automatique à l’aide de VBScript.

Dernière valeur utilisée

Valeur de démarrage pour la numérotation séquentielle ou les valeurs. La valeur par défaut est zéro (0). La
valeur peut être modifiée ; par exemple la numérotation séquentielle peut démarrer à 3 000.

Ordre de calcul

L'ordre de calcul détermine l'ordre dans lequel les valeurs automatiques sont calculées (de la plus petite à
la plus grande). Ceci est particulièrement important lorsque plusieurs valeurs automatiques sont utilisées,
et que leurs combinaisons génèrent de nouvelles valeurs automatiques.

Par exemple, l'ordre de calcul est essentiel si le nom d'un objet est une valeur de propriété automatique
constituée de deux autres valeurs automatiques. Ces deux valeurs automatiques doivent être calculées
d'abord et leur valeur concaténée ensuite.

Les valeurs elles-mêmes ne changent rien, excepté le fait que l'ordre de calcul va du plus petit au plus
grand. Les valeurs d'ordre de calcul des différentes propriétés peuvent être, par exemple, 10, 12, 17 et 20.
La propriété avec le numéro d'ordre de calcul 10 est donc calculée en premier, suivie de la propriété ayant
le numéro d'ordre de calcul 12, et ainsi de suite.

Recalculer

La commande Recalculer est disponible dans le volet de commandes de M-Files Admin (ou en cliquant,
à l'aide du menu bouton droit, sur une propriété de la liste Définitions de Propriétés et en sélectionnant
Recalculer) lorsqu'une propriété ayant une valeur automatique est sélectionnée. Vous pouvez choisir de
recalculer des valeurs vides ou de recalculer toutes les valeurs.

Recalculer les valeurs vides

Calcule la valeur des propriétés qui n'ont pas été encore calculées. C'est l'option par défaut pour les
valeurs automatiques. Les modifications de configuration s'appliquent uniquement aux nouvelles valeurs.
Par exemple, si vous modifiez le champ Dernière valeur utilisée, seuls les nouveaux objets appliqueront
la nouvelle valeur. Les anciennes valeurs seront préservées ; une fois attribuée, une valeur ne change
pas.

Recalcul de Toutes les Valeurs

Recalcule les valeurs automatiques de toutes les propriétés. Recalculer toutes les valeurs recalcule
également les valeurs précédemment définies. Par exemple, si la numérotation séquentielle est utilisée et
que la Dernière valeur utilisée est modifiée, cette commande renumérote tous les objets existants.
 M-Files | 3. Administration système | 429

Nommer un modèle sans utiliser les valeurs automatiques

Les modèles de documents se comportent différemment en cas d'utilisation de valeurs automatiques. Les
métadonnées des modèles n'appliquent pas le calcul automatique des valeurs. Les valeurs d'une propriété
automatique se comportent comme si elles n'étaient pas automatiques. Leurs valeurs peuvent être définies
normalement et le serveur ne calcule pas de valeur automatique pour la propriété.

Par exemple, les objets dans la classe Proposition peuvent utiliser des valeurs automatiques dans leur
intitulé (telles que <numéro> de proposition - <nom de client>). Cependant, il est recommandé de nommer
les modèles de la classe Proposition de manière à les identifier facilement comme modèles ; l'usage
de valeurs automatiques pour l'intitulé est pertinent pour les vraies propositions, pas pour les modèles.
Le modèle peut ainsi s'appeler Modèle de proposition alors que les vraies propositions sont créées en
étant basées sur le modèle et auront un intitulé généré à partir de valeurs automatiques, par exemple
Proposition 35 - ESTT.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Utilisation des modèles et Nouvelle
Classe.

Dans ce chapitre

• Une valeur automatique peut être affectée à une propriété.

• Spécification d’une valeur de propriété automatique à l’aide de VBScript

Une valeur automatique peut être affectée à une propriété.

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Définitions de propriétés.

La liste des définitions de propriétés s’ouvre dans le volet de droite.

6. Double-cliquez sur la définition de propriété que vous souhaitez éditer.

La boîte de dialogue Propriétés de la Propriété s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 430

7. Rendez-vous dans l’onglet Valeurs Automatiques et sélectionnez soit :

Si vous souhaitez Effectuez l’action suivante
Spécifier une numérotation croissante Sélectionnez l’option Numérotation automatique
automatique pour une propriété. simple et spécifiez la taille de l’incrément
pour chaque nouvelle valeur dans le champ
Incrément.
Définissez une numérotation automatique Sélectionnez l’option Numérotation automatique
personnalisée de propriété à l’aide de personnalisée (VbScript)) et cliquez sur
VBScript. Éditer le Code... afin d’ajouter le code pour une
numérotation automatique.
 M-Files | 3. Administration système | 431

Si vous souhaitez Effectuez l’action suivante

Remarque : Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à
Spécification d’une valeur de propriété
automatique à l’aide de VBScript.

Définissez une combinaison de texte et Sélectionnez l’option Concaténation simple de

de balises de propriété comme valeur de propriétés et saisissez la combinaison de texte
propriété automatique. et de balises de propriété dans le champ du texte.
Vous pouvez ajouter des balises de propriété en
cliquant sur le bouton Ajouter une Balise....

Remarque : Pour davantage

d'informations sur les balises, veuillez
vous reporter à Concaténation simple de
propriétés.

Définissez une valeur calculée Sélectionnez l’option Valeur calculée (VbScript)

automatiquement pour une propriété à l’aide et cliquez sur Éditer le Code... afin d’ajouter le
de VBScript. code pour calculer la valeur de propriété.

Remarque : Pour davantage

d'informations, veuillez vous reporter à
Spécification d’une valeur de propriété
automatique à l’aide de VBScript.

8. Optionnelle : Dans le champ Dernière valeur utilisée, saisissez la valeur de démarrage pour la
numérotation automatique si vous souhaitez utiliser d’autres valeurs que le zéro (0) par défaut.

9. Dans le champ Ordre de calcul, saisissez le numéro déterminant l’ordre dans lequel cette valeur
automatique est calculée par rapport à d’autres valeurs automatiques. Plus le nombre est petit, plus
l’ordre de calcul s’effectue tôt.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Ordre de calcul.

[Link] sur OK afin de sauvegarder vos modifications et fermer la boîte de dialogue Propriétés de la
Propriété.

La propriété sélectionnée possède une valeur automatique à présent. Lorsque vous ajoutez cette propriété
à la fiche de métadonnées, la valeur est calculée et générée automatiquement.
Spécification d’une valeur de propriété automatique à l’aide de VBScript

La création de valeurs automatiques personnalisées et de valeurs calculées peut être programmée avec
les propriétés communes de M-Files API et VBScript (« Microsoft Visual Basic Scripting Edition »). Cette
rubrique donne des instructions sur la manière d'utiliser VBScript avec des valeurs automatiques. Pour le
guide utilisateur et la référence de langue VBScript, consultez l’article VBScript MSDN.

Le code VBScript d’une valeur calculée est exécuté à chaque fois qu’une valeur de propriété est modifiée.
Le code VBScript sert au calcul d’une valeur automatique. Après quoi, le résultat du calcul doit être
assigné à une variable dénommée Output. Cette valeur est stockée comme valeur de la propriété dans les
métadonnées de l'objet.

Le code VBScript le plus simple pour générer une valeur automatique ressemble donc à ceci :
 M-Files | 3. Administration système | 432

Output = "Valeur automatique"

Habituellement, une valeur automatique utilise d'autres propriétés d'objet, par exemple, en les
concaténant. Le code VBScript peut utiliser les valeurs des propriétés et les informations de base du
même ou d'un autre objet avec ces variables VBScript :

• CurrentUserID • ObjVer • PropertyValues

• DisplayID • Output • Vault
• LastUsed • PropertyDef • VaultSharedVariables
• MFScriptCancel

Pour la description des variables, consultez Variables VBScript disponibles.

Remarque : Certaines définitions de propriétés ne s’affichent pas lors de l’utilisation de la variable

PropertyValues dans les scripts (se reporter à Définitions de propriétés non affichées pour les
scripts).

Réalisez les étapes suivantes pour utiliser VBScript pour le calcul d’une valeur automatique d’une
propriété :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Définitions de propriétés.

La liste des définitions de propriétés s’ouvre dans le volet de droite.

6. Double-cliquez sur la définition de propriété que vous souhaitez éditer.

La boîte de dialogue Propriétés de la Propriété s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 433

7. Rendez-vous sur l’onglet Valeurs Automatiques.

L’onglet Valeurs Automatiques s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 434

8. Sélectionnez soit :

a. Numérotation automatique personnalisée (VBScript) : Sélectionnez cette option si vous

souhaitez définir la numérotation automatique à l’aide de VBScript.

ou

b. Valeur calculée (VBScript) : Sélectionnez cette option si vous souhaitez définir tout autre type de
valeur automatique à l’aide de VBScript.
 M-Files | 3. Administration système | 435

9. Cliquez sur Éditer le code.

La fenêtre Edition du Code VBScript s’ouvre.

[Link]écifiez le code VBScript pour le calcul de la valeur automatique. Consultez Spécification d’une valeur
de propriété automatique à l’aide de VBScript pour obtenir les instructions.

Le code suivant génère une valeur automatique pour la propriété "Intitulé de proposition" en
utilisant le numéro de proposition et les informations client dans les métadonnées de l'objet.
L'identifiant de la propriété Numéro de proposition est 1156 et l'identifiant de la propriété Client
est 1288. Si un document a le numéro de proposition 5577 et le client est ESTT, le code ci-
dessous génère la chaîne de caractères suivante pour l'intitulé de la proposition : "Proposal
#5577 / ESTT".

Option Explicit

' Get proposal number.

Dim szNumber
szNumber = [Link]( 1156
).[Link]

' Get customer.

Dim szCustomer
szCustomer = [Link]( 1288
).[Link]

' Create proposal title.

Dim szName
szName = "Proposal #" & szNumber & " / " & szCustomer
 M-Files | 3. Administration système | 436

' Set result.

Output = szName

[Link] la fenêtre Edition du Code VbScript une fois que vous avez fini.

[Link] retour dans la boîte de dialogue Propriétés de la Propriété, cliquez sur OK afin de sauvegarder
vos modifications et fermer la boîte de dialogue Propriétés de la Propriété.

La propriété sélectionnée dispose désormais d’une valeur automatique qui est calculée par le code
VBScript que vous avez spécifié.
Validation automatique des valeurs de propriété

Dans l’onglet Validation de la boîte de dialogue Propriétés de la Propriété, vous pouvez définir les
critères que les valeurs d’une propriété spécifique doivent remplir. Par exemple, grâce à la validation, vous
pouvez garantir que la valeur de propriété contient un certain nombre de caractères. Ainsi, vous pouvez
vérifier que le numéro de téléphone du client ou le numéro de facture est correctement ajouté à la fiche de
métadonnées. Par exemple, vous pouvez aussi valider le fait que la valeur puisse être acceptée en relation
avec d'autres propriétés ou que la valeur n'est pas vide.

La validation est spécifiée à l'aide de variables, de propriétés communes de VBScript et

de M-Files API. Les variables suivantes M-Files peuvent servir à valider les valeurs de
propriété : PropertyDef, PropertyValue, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID,
CurrentUserSessionInfo, VaultSharedVariables, SavepointVariables,
TransactionCache, MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID,
CurrentTransactionID, ParentTransactionID. Pour davantage d'informations sur les variables,
veuillez vous reporter à la section Variables VBScript disponibles.

Par défaut, la validation est considérée comme réussie. Les valeurs non valides sont ainsi détectées à
l’aide d’expressions conditionnelles. Si l’une des conditions indiquées dans la validation était remplie,
une erreur devrait apparaître, en incitant l’utilisateur à corriger la valeur non valide (par exemple,
[Link] MFScriptCancel, "La propriété doit avoir une valeur d’au moins 10
caractères.").

Effectuez les étapes suivantes pour ajouter une validation des valeurs pour une propriété :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

6. Cliquez sur Définitions de Propriétés.

7. Soit :

a. Dans la liste Définitions de Propriétés, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la propriété
dont vous souhaitez valider les valeurs automatiquement et sélectionnez Propriétés dans le menu
contextuel.
 M-Files | 3. Administration système | 437

ou

b. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Définition de Propriété pour créer une nouvelle
définition de propriété avec validation automatique des valeurs.

La boîte de dialogue Propriétés de la Propriété s’ouvre.

8. Rendez-vous sur l’onglet Validation.

L’onglet Validation s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 438

9. Sélectionnez l’option Validation VbScript et cliquez sur le bouton Editer le Code....

La fenêtre Edition du Code VBScript s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 439

[Link] la fenêtre Edition du Code VbScript, saisissez le code VBScript pour valider les valeurs de cette
propriété.

Si les valeurs de cette propriété doivent avoir au moins 10 caractères, vous pouvez vous servir
du code suivant :

Option Explicit

Dim propertyName, value

propertyName = [Link]

value = [Link]

If Len(value) < 10 Then

[Link] MFScriptCancel, "The property """ & propertyName & """

doivent avoir une valeur d'au moins 10 caractères."

End If

Remarque : La documentation M-Files API est disponible en ligne : M-Files API. Pour
plus d’informations sur l’emploi de VBScript dans M-Files, consultez le tutoriel Comment
écrire le code VBScript code pour M-Files ?.

[Link] la fenêtre Edition du Code VbScript, puis cliquez sur Appliquer dans la boîte de dialogue
Propriétés de la Propriété afin d’enregistrer les modifications.

Les valeurs saisies pour la propriété sélectionnée sont désormais automatiquement validées. Lors de la
saisie d’une valeur de propriété sur la fiche de métadonnées, la valeur est validée et, si elle ne remplit pas
 M-Files | 3. Administration système | 440

les critères indiqués, l’action spécifiée dans le script de validation est exécutée (par exemple, affichage
d’une message d’erreur).
Définitions de propriété prédéfinies

Le tableau suivant énumère les descriptions des définitions de propriété prédéfinies incluses dans la
structure de métadonnées de chaque mise en œuvre de coffre. Ces définitions de propriété sont des
éléments essentiels de chaque structure des métadonnées de coffre, c’est pourquoi la modification de ces
définitions est restreinte par nature.

Définition de propriété Type de donnée Description

prédéfinie
Accédés par moi Horodateur La dernière fois que l’utilisateur
actuel a accédé à l’objet.
Classes supplémentaires Choisir dans la liste Une liste des classes
« Classes » (sélection multiple) additionnelles pour l’objet.
Affectées à Choisir dans la liste Une liste des utilisateurs
« Utilisateurs » (sélection auxquels une tâche a été
multiple) assignée.
Tâche Choisir depuis la liste Une tâche liée à l’objet
« Tâches » (sélection multiple) sélectionné.
Description Texte (multi-ligne) La description de l’affectation
pour une tâche.
Classe Choisir dans la liste « Classes » La classe de l'objet.
Groupes de classes Choisir dans la liste « Groupe de Le groupe de classes de l’objet.
Classes » (sélection multiple)
Membres de collection Choisir depuis la Une liste de collection de
(collections de documents) liste « Collections de documents appartenant à la
documents » (sélection multiple) collection de documents.
Membres de collection Choisir depuis la liste Une liste de documents
(documents) « Documents » (sélection appartenant à la collection de
multiple) documents.
Commentaire Texte (multi-ligne) Commentaire pour un objet.
Terminé Booléen (oui/non) Indique si la tâche est terminée.
Conflit résolu Horodateur Le conflit de date et heure a été
résolu pour la dernière fois en
faveur de l’objet sélectionné.
Version en conflit Nombre (entier)
Indique la version d'objet en
conflit.

Lorsque M-Files détecte un conflit

dans le coffre, M-Files crée un
objet en conflit et lui ajoute cette
propriété. L'objet en conflit est
automatiquement supprimé une
fois le conflit résolu.
 M-Files | 3. Administration système | 441

Définition de propriété Type de donnée Description

prédéfinie
Créé le Horodateur Date et heure de la création d’un
objet.
Créé par Choisir dans la liste Identifie l’utilisateur ayant créé
« Utilisateurs » l’objet dans M-Files ou importé
l’objet dans M-Files.
Créé depuis une source externe Choisir depuis la liste « Sources La source externe depuis laquelle
externes » l’objet a été importé.
Échéance Date L’échéance pour la tâche
actuelle.
Supprimé Horodateur La date et l’heure de suppression
de l’objet.
Supprimé par Choisir dans la liste Identifie l’utilisateur ayant
« Utilisateurs » supprimé l’objet.
État de suppression modifié Horodateur La date et l’heure à laquelle
l’objet a été supprimé ou restauré
pour la dernière fois.
Document Choisir depuis la liste Un document lié à l’objet
« Documents » (sélection sélectionné.
multiple)
Collection de documents Choisir depuis la Une collection de documents liée
liste « Collections de à l’objet sélectionné.
documents » (sélection multiple)
Vue préférée Nombre (entier) Le numéro d’identification de la
vue Préférés où l’objet est affiché.
Est un modèle Booléen (oui/non) Une propriété booléenne identifie
si l’objet est un modèle.
Modifié le Horodateur Date et heure de la dernière
modification d’un objet.
Modifié par Choisir dans la liste Identifie l’utilisateur ayant modifié
« Utilisateurs » l’objet pour la dernière fois.
Marquée comme terminée par Choisir dans la liste Une liste des utilisateurs ayant
« Utilisateurs » (sélection terminé la tâche actuelle.
multiple)
Refusé par Choisir dans la liste Une liste des utilisateurs ayant
« Utilisateurs » (sélection rejeté la tâche actuelle.
multiple)
Marqué pour archivage Booléen (oui/non) Une propriété booléenne identifie
si l’objet est marqué pour
archivage.
ID du message Texte La valeur de l’ID du message
d’un e-mail extrait de l’en-tête
d’Internet.
 M-Files | 3. Administration système | 442

Définition de propriété Type de donnée Description

prédéfinie
Contrôlé par Choisir dans la liste Une liste des utilisateurs
« Utilisateurs » (sélection contrôlant la tâche actuelle.
multiple)
Transité vers l'étape courante le Horodateur La date et l’heure à laquelle
l’objet a été transité vers son
étape courante.
Nom ou Titre Texte Le nom du titre de l’objet actuel.

Astuce : Si votre
administrateur système
M-Files a autorisé les
titres d'objet traduits, vous
pouvez utiliser ceux-ci
dans les recherches. Les
titres d'objet traduits sont
également affichés dans
la zone de titre de la fiche
de métadonnées, dans
la zone de liste, dans les
notifications et dans les
listes de valeurs.

Modification d'objet Horodateur La date et l’heure de la dernière

modification de l’objet.
Chemin original (1/3) Texte L’emplacement depuis lequel
l’objet a été importé dans M-Files.
Chemin original (2/3) Texte L’emplacement depuis lequel
l’objet a été importé dans M-Files
(suite).
Chemin original (3/3) Texte L’emplacement depuis lequel
l’objet a été importé dans M-Files
(suite).
Propriétaire (Tâche) Choisir depuis la liste « Tâches » Valeur de la propriété de l'objet
sélectionné.
Propriétaire (Groupe de classes) Choisir dans la liste « Groupes de Valeur de la propriété de l'objet
classes » sélectionné.
Propriétaire (Classe) Choisir dans la liste « Classes » Valeur de la propriété de l'objet
sélectionné.
Propriétaire (Collection de Choisir depuis la liste Valeur de la propriété de l'objet
documents) « Collections de documents » sélectionné.
Propriétaire (Document) Choisir depuis la liste Valeur de la propriété de l'objet
« Documents » sélectionné.
Propriétaire (source externe) Choisir depuis la liste « Sources Valeur de la propriété de l'objet
externes » sélectionné.
Propriétaire (Rapport) Choisir dans la liste « Rapports » Valeur de la propriété de l'objet
sélectionné.
 M-Files | 3. Administration système | 443

Définition de propriété Type de donnée Description

prédéfinie
Propriétaire (Transition d'étape) Choisir dans la liste « Transitions Valeur de la propriété de l'objet
d'étape » sélectionné.
Propriétaire (Étape) Choisir dans la liste « Étapes » Valeur de la propriété de l'objet
sélectionné.
Propriétaire (Dossier traditionnel) Choisir dans la liste « Dossiers Valeur de la propriété de l'objet
traditionnels » sélectionné.
Propriétaire (Groupe Choisir dans la liste « Groupes Valeur de la propriété de l'objet
d'utilisateurs) d’utilisateurs » sélectionné.
Propriétaire (Utilisateur) Choisir dans la liste Valeur de la propriété de l'objet
« Utilisateurs » sélectionné.
Propriétaire (Étiquette de version) Choisir dans la liste « Étiquettes Valeur de la propriété de l'objet
de version » sélectionné.
Propriétaire (Workflow) Choisir dans la liste « Workflow » Valeur de la propriété de l'objet
sélectionné.
Autorisations modifiées Horodateur La date et l’heure lorsque les
permissions de l’objet ont été
modifiées la dernière fois.
Référence Choisir depuis la liste Une liste des documents
« Documents » (sélection référencés.
multiple)
ID du coffre distant Texte
Répondre à Choisir depuis la liste
« Documents » (sélection
multiple)
Répondre (ID) Texte
Rapport Choisir dans la liste « Rapports » Un rapport lié à l’objet
sélection multiple) sélectionné.
Emplacement de rapport Nombre (entier) Indique l’emplacement du rapport
sélectionné.
URL de rapport Texte Indique l’URL du rapport
sélectionné.
Fichiers partagés Texte (multi-ligne) Les chemins de localisation
partagés des fichiers partagés de
l’objet sélectionné.
Manifestation de signature Texte (multi-ligne) Manifestation de signature
électronique de la tâche
sélectionnée.
Mono-fichier Booléen (oui/non) Une propriété booléenne identifie
si l’objet est un objet de fichier
unique.
Taille sur le serveur (toutes Nombre (entier) La taille totale de toutes les
versions) versions de l’objet sélectionné.
 M-Files | 3. Administration système | 444

Définition de propriété Type de donnée Description

prédéfinie
Taille sur le serveur (cette Nombre (entier) La taille de la version de l'objet
version) sélectionné.
Étape Choisir dans la liste « Étapes » L’étape de workflow de l’objet.
Transition d'étape Choisir dans la liste « Transitions La transition d’étape de workflow
d'étape » de l’objet.
État modifié Horodateur La date et l’heure de la dernière
modification d’étape de l’objet.
Dossier traditionnel Choisir dans la liste « Dossiers Un dossier traditionnel contient la
traditionnels » (sélection multiple) version de l’objet sélectionné.
Commentaire de version modifié Horodateur La date et l’heure de la dernière
modification du commentaire de
la version de l’objet.
Étiquette de version Choisir dans la liste « Étiquettes L’étiquette de version pour l’objet.
de version » (sélection multiple)
Étiquette de version modifiée Horodateur La date et l’heure de la dernière
modification de l’étiquette de
version de la version de l’objet.
Workflow Choisir dans la liste « Workflow » Le workflow de l’objet
sélectionné.
Tâches de Workflow Choisir depuis la liste Une propriété qui indique la tâche
« Tâches » (sélection multiple) liée au workflow de l’objet.

Autorisations des définitions de propriété

Le droit de voir et modifier la propriété dans les métadonnées de l'objet peut être défini depuis l'onglet
Autorisations.

Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation nécessaire pour voir la propriété, celle-ci n'est pas accessible dans
M-Files (par exemple, lorsque vous effectuez une nouvelle recherche ou lorsque Autres Propriétés est
sélectionné).

Si l'utilisateur ne peut pas voir la propriété, il n'a pas non plus le droit de la modifier. Cependant, l'utilisateur
peut avoir l'autorisation de voir la propriété sans avoir l'autorisation de la modifier. Dans ce cas, la
modification se rapporte à la capacité de l'utilisateur de modifier la propriété dans les métadonnées de
l'objet de toutes les manières possibles : modifier sa valeur ou ajouter ou supprimer la propriété.

Modification des autorisations

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 445

5. Cliquez sur un nœud contenant les éléments que vous souhaitez modifier.

Les paramètres d'autorisation sont disponibles pour les éléments suivants :

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Types d'objets
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Listes de valeurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Définitions de propriétés
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Classes
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Groupes de classes
• Workflows
• Listes de contrôle d'accès

6. Sélectionnez un élément dans la zone de liste.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et cliquez sur Propriétés.

8. Ouvrez Autorisations.

9. Dans Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont

vous souhaitez modifier les autorisations.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter.

[Link]écifiez les autorisations pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.

Autoriser : Activez ce paramètre pour donner explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Refuser : Activez ce paramètre pour refuser explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Le paramètre Refuser est normalement utilisé pour spécifier une exception à un paramètre
Autoriser. Par exemple, si John Doe fait partie du groupe Responsables RH, vous pouvez
définir Autoriser pour le groupe et Refuser pour John Doe.

Vous pouvez également laisser les deux paramètres non sélectionnés.

11.Répétez les étapes 9 et 10 pour les autres autorisations.

[Link] sur OK.

Valeurs de propriétés hiérarchiques

Au lieu d’avoir un champ de sélection des valeurs de propriétés présentant une simple liste de valeurs,
vous pouvez le configurer pour qu’il affiche une liste classée de manière hiérarchique, qui peut être
élaborée soit avec les listes de valeurs de meilleur niveau soit avec des types d’objet réels. Cette section
explique comment configurer le champ de sélection de la valeur de propriété pour présenter une hiérarchie
reposant sur un type d’objet. Si vous souhaitez plutôt définir et utiliser des listes de valeurs hiérarchiques,
reportez-vous à Hiérarchie de la liste de valeurs.

Astuce : Les valeurs d’une liste de valeurs reposant sur un type d’objet se composent des objets
réels de votre coffre tandis qu’une simple liste de valeurs ne contient que des éléments ajoutés
manuellement à la liste par les utilisateurs avec M-Files Admin ou dans les clients de M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 446

Avant de pouvoir configurer une hiérarchie pour qu’elle soit utilisée par une propriété, vous devez bien
entendu en avoir une disponible pour vous. Pour pouvoir commencer, reportez-vous à l’exemple de
Création d’une hiérarchie reposant sur un objet. Après avoir fini de créer la hiérarchie, vous pouvez la
mettre en service comme expliqué dans Définition des propriétés hiérarchiques.

Remarque : Cette fonction est uniquement disponible pour M-Files Desktop.

Dans ce chapitre

• Création d’une hiérarchie reposant sur un objet

• Définition des propriétés hiérarchiques

Création d’une hiérarchie reposant sur un objet

Cet exemple décrit le cas d’une entreprise de construction qui souhaite utiliser une seule liste de valeurs
ordonnée hiérarchiquement pour trois propriétés différentes se rapportant à l’emplacement d’un site de
construction. Il est souhaité que la liste de valeurs hiérarchique repose sur des objets réels du coffre.

Pour créer la structure des métadonnées requise et les objets adaptés à ce genre de cas, veuillez suivre
les étapes indiquées ci-dessous. Le nom des éléments de structure n’est fourni qu’à titre d’exemple ; vous
pouvez donc désigner ces derniers à votre guise.

Tout d’abord, ouvrez M-Files Admin et créez les éléments de la structure des métadonnées requis en
fonction des instructions ci-dessous.

1. Créez un type d’objet avec les noms Area (singulier) et Areas (pluriel).

Pour plus d’instructions sur la création des types d’objet, veuillez consulter Création d’un
nouveau type d'objet.

2. Créez quatre définitions de propriétés dont le nom est listé ci-dessous. Toutes devraient appartenir au
type de donnée Choose from list et devraient présenter des valeurs de la liste Areas, qui se compose
essentiellement des différents objets Area de votre coffre.

• Belongs to area
• Construction site continent
• Construction site country
• Construction site city

Pour obtenir des instructions sur la création des définitions de propriétés, reportez-vous à
Création d’une Nouvelle définition de propriété.

Astuce : Vous pouvez en option configurer les filtres suivants pour les propriétés de
continent et de pays si vous souhaitez que la propriété continent ne présente que des
continents et que la propriété pays masque des villes de la liste :

• Construction site continent: Class = Continent

• Construction site country: Class != City

3. Créez les trois classes suivantes :

• Continent
• Country
• City
 M-Files | 3. Administration système | 447

Pour valeur de la configuration Type d'Objet de chacune d’entre elles, sélectionnez Area.

Dans la section Propriétés, ajoutez la propriété Belongs to area pour les trois classes. La
propriété est de la sorte automatiquement ajoutée à la fiche de métadonnées lors de la création
ultérieure de ces objets.

Pour obtenir des instructions plus détaillées sur la création des classes, reportez-vous à Créer
une nouvelle classe.

Ensuite, ouvrez M-Files Desktop et créez une hiérarchie d’objets continent, pays et ville à l’aide des
éléments de structure des métadonnées qui viennent d’être créés.

4. Créez un ensemble de continents :

a) Cliquez sur le bouton Créer situé dans la zone supérieure et sélectionnez Area.
b) Dans le champ Class, saisissez Continent.
c) Dans le champ Name or title, saisissez le nom du continent, comme Asia.
d) Laissez la valeur du champ Belongs to area vide étant donné qu’il s’agit d’un objet principal.

L’objet principal doit également disposer de cette propriété car elle définit qu’il appartient à la
même hiérarchie que ses objets descendants (dans l’exemple présent, pays et villes).
e) Cliquez sur Créer après avoir terminé.
f) Répétez ces étapes pour le nombre d’objets de cette classe dont vous avez besoin.

5. Créez un ensemble de pays :

a) Cliquez sur le bouton Créer situé dans la zone supérieure et sélectionnez Area.
b) Dans le champ Class, saisissez Country.
c) Dans le champ Name or title, saisissez le nom du pays, comme India.
d) Dans le champ Belongs to area, saisissez le nom du continent dans lequel se trouve ce pays,
comme Asia.
e) Cliquez sur Créer après avoir terminé.
f) Répétez ces étapes pour le nombre d’objets de cette classe dont vous avez besoin.

6. Créez un ensemble de villes :

a) Cliquez sur le bouton Créer situé dans la zone supérieure et sélectionnez Area.
b) Dans le champ Class, saisissez City.
c) Dans le champ Name or title, saisissez le nom de la ville, comme Mumbai.
d) Dans le champ Belongs to area, saisissez le nom du pays dans lequel se trouve cette ville, comme
India.
e) Cliquez sur Créer après avoir terminé.
f) Répétez ces étapes pour le nombre d’objets de cette classe dont vous avez besoin.

Rouvrez enfin M-Files Admin et, en suivant les instructions de Définition des propriétés hiérarchiques,
déterminez les définitions de propriétés Construction site continent, Construction site country et
 M-Files | 3. Administration système | 448

Construction site city pour utiliser la hiérarchie Belongs to area. La configuration devrait s’assimiler à
celle présentée ci-dessous.

• Hierarchies

• Construction site continent

• Hierarchy Name = Construction site continent

• Target Property = Construction site continent
• Hierarchy Property = Belongs to area
• Construction site country

• Hierarchy Name = Construction site country

• Target Property = Construction site country
• Hierarchy Property = Belongs to area
• Construction site city

• Hierarchy Name = Construction site city

• Target Property = Construction site city
• Hierarchy Property = Belongs to area

7. Cliquez sur Save et fermez M-Files Admin après avoir terminé.

Désormais, en ajoutant les propriétés Construction site continent, Construction site country et
Construction site city aux métadonnées d’un objet, elles présentent toutes la même liste hiérarchique
des zones que vous pouvez utiliser pour sélectionner l’emplacement du site de construction.

Illustration 45 : Exemple d’une liste de valeurs hiérarchique reposant sur un objet.

 M-Files | 3. Administration système | 449

Définition des propriétés hiérarchiques

Pour configurer une propriété de votre choix et faire en sorte qu’elle utilise une hiérarchie reposant sur un
objet, effectuez les étapes suivantes :

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Sélectionnez Configurations et déployez Advanced Vault Settings.

3. Déployez le nœud Configuration et sélectionnez Real Object Type Hierarchies.

4. Sélectionnez Hierarchies > Add Hierarchy.

5. Déployez le nœud qui vient d’être créé et définissez les valeurs conformément aux informations du
tableau ci-dessous.

Nom du Description Exemple de

paramètre valeur
Hierarchy Name Nom de la définition de cette hiérarchie. Le nom ne Construction site
s’affiche que dans l’éditeur des configurations. continent
Target Property Propriété qui utilise la hiérarchie de la liste de valeurs Construction site
définie dans le paramètre Hierarchy Property. Il continent
peut s’agir de la même que Hierarchy Property. La
propriété doit correspondre au type de donnée Choisir
dans la liste ou Choisir dans la liste (sélection
multiple).
Hierarchy Indique la hiérarchie de la liste de valeurs reposant sur Belongs to area
Property un type d’objet réel à utiliser. La propriété sélectionnée
ici est automatiquement définie comme hiérarchique
également. La propriété doit correspondre au type de
donnée Choisir dans la liste.

6. Cliquez sur Save.

Lorsque la propriété définie dans le paramètre Target Property est ajoutée aux métadonnées d’objet, le
menu déroulant de sélection de la valeur présente une liste de valeurs classée hiérarchiquement reposant
sur la propriété définie dans le paramètre Hierarchy Property. Par exemple, reportez-vous à Création
d’une hiérarchie reposant sur un objet.

Remarque : Une fois les modifications enregistrées et M-Files Server redémarré, les utilisateurs
finaux doivent se déconnecter du coffre et s’y reconnecter pour pouvoir utiliser ces types de listes.
Pour déconnecter tous les utilisateurs d'un coffre, redémarrez le coffre. La mise hors ligne d’un
coffre doit toutefois toujours être réalisée de manière contrôlée et les utilisateurs du coffre doivent
en être informés à l’avance.

Classes

Une classe est un élément de structure de métadonnées conçu pour aider à classer les objets, à améliorer
la cohérence et à faciliter l'ajout de métadonnées d'objet par les utilisateurs. Vous pouvez créer des
classes et spécifier des propriétés pour chaque classe dans M-Files Admin. Lorsque vous sélectionnez
 M-Files | 3. Administration système | 450

la classe dans le client, M-Files affiche dans la fiche de métadonnées les propriétés que l'administrateur
système a spécifiées pour la classe.

Dans ce chapitre

• Nouvelle Classe
• Autorisations et autorisations automatiques

Nouvelle Classe

Pour créer une nouvelle classe dans M-Files Admin, accédez à un coffre dans l'arborescence de gauche
puis déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique) > Classes. Dans le volet de commandes,
cliquez sur Nouvelle Classe.
 M-Files | 3. Administration système | 451

Illustration 46 : La boîte de dialogue Propriétés d'une nouvelle classe "Facture d'achat".

Dans cette boîte de dialogue Propriétés de la Classe, vous pouvez ajouter de nouvelles propriétés à
l'aide du bouton Ajouter. Si la case Requis est activée pour la propriété, les utilisateurs doivent donner
une valeur à la propriété lorsqu'ils créent un objet de cette classe. Les paramètres indiqués dans cet
exemple permettent de s'assurer qu'un Nom ou Titre et qu'une Date du document sont donnés pour tous
les objets Facture d'achat.
 M-Files | 3. Administration système | 452

Les propriétés d'une classe peuvent être une combinaison de propriétés M-Files normales et de propriétés
lues depuis une base de données externe. Assurez-vous cependant que la connexion à la base de
données externe est activée avant d'ajouter des propriétés internes à une classe.

Définir comme nom

N'importe quelle propriété de la classe peut être définie pour indiquer le nom de l'objet. Ceci permet de
gérer de manière plus cohérente la dénomination des objets d'une classe. Cette propriété peut être très
utile lorsque vous travaillez avec des valeurs automatiques (voir Valeurs automatiques de définition de
propriétés). La valeur automatique de la propriété peut par exemple être définie pour être le nom du
document de proposition.

Remarque : les modèles n'appliquent pas les valeurs automatiques.

La commande Mise à jour des noms (se trouvant sur le M-Files Adminvolet de commandes pour une
classe) peut être utilisée pour mettre à jour les noms de tous les objets existants de la classe afin d'être
conformes à la nouvelle définition.

Flux de travail par défaut pour les nouveaux objets

Vous pouvez définir un flux de travail par défaut pour de nouveaux objets de cette classe. Par exemple,
toutes les factures peuvent être définies comme devant appliquer le flux de travail traitement des
factures.

Forcer ce flux de travail pour les nouveaux objets

Si un flux de travail spécifique est forcé pour les nouveaux objets de la classe, le flux de travail ne peut
être ni supprimé ni modifié. Par exemple, le flux de travail Approbation de la facture d'achat peut être
spécifié comme obligatoire pour un nouveau document créé dans la classe Facture d'achat.

Modèles

Vous pouvez définir des modèles à utiliser lors de la création de nouveaux objets de cette classe. Pour
spécifier un document ou un autre objet comme modèle, ajoutez la propriété Est un modèle et spécifiez
Oui. Les modèles sont spécifiques aux classes. Vous pouvez spécifier que le modèle fait partie de
plusieurs classes en indiquant plusieurs classes pour l'objet utilisé comme modèle, avec la fonction de
propriété Classes supplémentaires.

Alias (onglet Avancé)

Dans l'onglet Avancé, vous pouvez définir un alias pour la classe. Pour davantage d'informations, veuillez
vous reporter à Association des définitions de métadonnées.

Créer une nouvelle classe

Suivez les étapes ci-dessous pour créer une nouvelle classe pour votre coffre M-Files.

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 453

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique), puis sélectionnez Classes.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Classe.

La boîte de dialogue Propriétés de classe pour une nouvelle classe s’ouvre.

7. Dans le champ Nom, tapez un nom descriptif pour la nouvelle classe.

8. Avec le menu déroulant Type d’objet, sélectionnez le type d’objet auquel associer la classe.

La classe peut uniquement être sélectionnée pour des objets de ce type.

9. Optionnelle : Avec le tableau Propriétés, définissez quelles propriétés seront automatiquement

ajoutées à la fiche de métadonnées lorsque cette classe est sélectionnée.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Nouvelle Classe.

[Link] : Avec le menu déroulant Workflow par défaut pour les nouveaux objets, précisez le
workflow par défaut à associer à la classe.

Activez Imposer ce workflow aux nouveaux objets afin que le workflow sélectionné soit utilisé
pour tous les nouveaux objets avec cette classe.

[Link] : Dans l’onglet Autorisations, vous pouvez préciser les utilisateurs pouvant voir cette
classe ou y joindre des objets.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Autorisations et autorisations

automatiques.

[Link] : Dans l’onglet Autorisations automatiques, vous pouvez préciser si les objets de cette
classe reçoivent ou non des autorisations automatiques.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Autorisations et autorisations

automatiques.

[Link] : Dans l’onglet Avancé, vous pouvez définir des alias pour la classe dans le champ Alias.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Alias pour l'association de métadonnées
entre les coffres.

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le
champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe
prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault
Settings.

[Link] sur OK.

La nouvelle classe est ajoutée à la liste des classes dans M-Files Admin et peut être sélectionnée pour des
objets dans M-Files Desktop.
Classe d'affectation

Si vous créez une nouvelle classe avec le type d’objet Tâches, un onglet supplémentaire apparaît sur la
fenêtre Propriétés de la Classe, à savoir l’onglet Détails de Tâche. Cela vous permet de sélectionner
 M-Files | 3. Administration système | 454

le type d'affectation ainsi que certaines conditions associées à la réalisation ou à l'approbation de

l'affectation.

Types de tâche

Il existe deux types d'affectation : affectations de tâches et affectations d'approbation. Les cessionnaires
des affectations de tâches cochent tout simplement l'affectation comme terminée après avoir correctement
effectué leur tâche. Quant aux cessionnaires des affectations d'approbation, ils disposent de plus de
possibilités en ce qui concerne le processus d'approbation actuel : ils peuvent utiliser l’affectation pour
l’approbation ou le rejet d’un objet cible.

Dans les deux cas, vous pouvez configurer la réalisation de l'affectation ; une action pourra être ainsi
requise auprès de tout concessionnaire ou non. Vous avez également la possibilité de solliciter une
signature électronique.

Autorisations et autorisations automatiques

Autorisations

Dans l'onglet Autorisations, vous pouvez indiquer qui peut voir cette classe et définir la classe pour les
objets. Les administrateurs système et coffre peuvent toujours voir toutes les classes et les définir pour les
objets.

Autorisations automatiques

Un objet reçoit des autorisations automatiques lorsqu'une classe présentant des autorisations
automatiques spécifiées est ajoutée aux métadonnées de l’objet.

Vous pouvez activer les autorisations automatiques par valeur, liste de valeurs, type d'objet ou classe.
Vous pouvez spécifier les autorisations automatiques pour chaque classe de la même manière que
pour chaque valeur. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Activer les autorisations
automatiques pour un élément d'une liste de valeurs.

Remarque : Micro Focus IDOL et Smart Search : Si plus de quatre sources ACL automatiques
contrôlent les autorisations d'un objet, seuls les administrateurs peuvent le voir dans les résultats
de recherche.

Modification des autorisations

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur un nœud contenant les éléments que vous souhaitez modifier.

Les paramètres d'autorisation sont disponibles pour les éléments suivants :

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Types d'objets
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Listes de valeurs
 M-Files | 3. Administration système | 455

• Structure des métadonnées (Vue classique) > Définitions de propriétés

• Structure des métadonnées (Vue classique) > Classes
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Groupes de classes
• Workflows
• Listes de contrôle d'accès

6. Sélectionnez un élément dans la zone de liste.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et cliquez sur Propriétés.

8. Ouvrez Autorisations.

9. Dans Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont

vous souhaitez modifier les autorisations.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter.

[Link]écifiez les autorisations pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.

Autoriser : Activez ce paramètre pour donner explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Refuser : Activez ce paramètre pour refuser explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Le paramètre Refuser est normalement utilisé pour spécifier une exception à un paramètre
Autoriser. Par exemple, si John Doe fait partie du groupe Responsables RH, vous pouvez
définir Autoriser pour le groupe et Refuser pour John Doe.

Vous pouvez également laisser les deux paramètres non sélectionnés.

11.Répétez les étapes 9 et 10 pour les autres autorisations.

[Link] sur OK.

Groupes de classes

Vous pouvez créer des groupes de classes en vue de combiner les classes de documents en catégories.
Cela facilite la sélection d'une classe lors de la création de documents. Vous ne pouvez créer des groupes
de classes que pour le type d’objet Document.

Pour créer un groupe de classe :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Hiérarchique).

6. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur Document et sélectionnez Nouveau Groupe de Classes.
 M-Files | 3. Administration système | 456

7. Dans Nom, saisissez un nom pour le groupe.

Le nom peut être, par exemple, 4. Réunions pour un groupe de classes comportant des
classes pour les documents associés aux réunions, comme Mémo, Note de Réunion ou
Agenda. Les groupes de classes sont affichés par ordre alphabétique dans le menu déroulant
de sélection de classe. Vous pouvez utiliser les chiffres figurant au début des noms de groupes
pour modifier l'ordre de la liste.

8. Cliquez sur Ajouter pour ajouter une classe au nouveau groupe.

9. Optionnelle : Pour créer une classe et l’ajouter au groupe de classes, cliquez sur Nouvelle Classe.

Consultez Créer une nouvelle classe pour obtenir les instructions.

10.Sélectionnez les classes que vous souhaitez ajouter au nouveau groupe de classes, puis cliquez sur
Ajouter.

Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche Ctrl enfoncée
pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la liste.

[Link] : Dans Membres, vous pouvez sélectionner une classe et cliquer sur le bouton ↑ ou ↓ pour
réorganiser les classes.

Cette action modifie l'ordre d'affichage des classes dans le menu déroulant de sélection de
classe.

[Link] : Dans Membres, sélectionnez une classe et cliquez sur Editer pour modifier ses
propriétés.

Pour plus d’informations sur les propriétés de la classe, se reporter à Nouvelle Classe.

[Link] : Pour supprimer une classe du groupe de classes, sélectionnez, dans la liste Membres, le
groupe à supprimer et cliquez sur Supprimer.

Cette opération ne fait que supprimer la classe du groupe de classes. Cela ne supprime pas la
classe elle-même.

[Link] : Sélectionnez une ou plusieurs classes et cliquez sur Ajout de propriétés pour ajouter
une ou plusieurs propriétés aux classes sélectionnées.

Pour modifier l'ordre des propriétés ajoutées, vous devez modifier séparément chaque classe.

[Link] : Ouvrez l'onglet Autorisations pour indiquer quels utilisateurs peuvent voir le nouveau
groupe de classes.

Consultez Modification des autorisations pour obtenir les instructions.

[Link] sur OK pour créer le groupe de classes.

Dans ce chapitre

• Modification des autorisations

 M-Files | 3. Administration système | 457

Modification des autorisations

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur un nœud contenant les éléments que vous souhaitez modifier.

Les paramètres d'autorisation sont disponibles pour les éléments suivants :

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Types d'objets
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Listes de valeurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Définitions de propriétés
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Classes
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Groupes de classes
• Workflows
• Listes de contrôle d'accès

6. Sélectionnez un élément dans la zone de liste.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et cliquez sur Propriétés.

8. Ouvrez Autorisations.

9. Dans Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont

vous souhaitez modifier les autorisations.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter.

[Link]écifiez les autorisations pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.

Autoriser : Activez ce paramètre pour donner explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Refuser : Activez ce paramètre pour refuser explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Le paramètre Refuser est normalement utilisé pour spécifier une exception à un paramètre
Autoriser. Par exemple, si John Doe fait partie du groupe Responsables RH, vous pouvez
définir Autoriser pour le groupe et Refuser pour John Doe.

Vous pouvez également laisser les deux paramètres non sélectionnés.

11.Répétez les étapes 9 et 10 pour les autres autorisations.

[Link] sur OK.

3.2.2. Gérer des utilisateurs et groupes d’utilisateurs

Cette rubrique aborde la gestion des utilisateurs et groupes d'utilisateurs de coffre dans M-Files Admin.
 M-Files | 3. Administration système | 458

Dans ce chapitre

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
• Utilisateurs du référentiel externe
• Groupes d'utilisateurs du référentiel externe

Utilisateurs

Vous pouvez, dans le nœud Utilisateurs d’un coffre de M-Files Admin, ajouter des utilisateurs au coffre,
en attribuant donc un nom à l'utilisateur et en spécifiant les autorisations de l'utilisateur. Chaque objet
d'utilisateur est basé sur un compte de connexion au serveur (reportez-vous à Comptes de Connexion).

M-Files attribue à chaque utilisateur un identifiant unique que l'on peut retrouver grâce aux propriétés de
l'utilisateur dans M-Files Admin.

Suppression d'utilisateurs

Normalement, les utilisateurs ne devraient pas être supprimés du coffre étant donné qu’ils comportent de
très nombreuses informations qui pourraient se révéler nécessaires ultérieurement. Les objets utilisateurs
possèdent, entre autres, des préférences concernant l’interface utilisateur, des informations sur les objets
favoris de l’utilisateur et les enregistrements sur les notifications associées à l’utilisateur. M-Files Admin
ne permet pas l’annulation de l’opération de suppression ; elle ne doit donc être effectuée que si vous
êtes absolument sûr de ne plus avoir besoin de ces informations sur l’utilisateur. Vous pouvez, comme
alternative, décider de désactiver l’utilisateur. Pour plus de précisions sur les utilisateurs désactivés,
rendez-vous sur Créer un utilisateur et recherchez désactivés à l'étape 9.

Dans ce chapitre

• Créer un utilisateur
• Importation d'utilisateurs
• Autorisations des utilisateurs du coffre
• Activation ou désactivation de nombreux utilisateurs

Créer un utilisateur

Création d'un utilisateur dans M-Files Cloud

Dans M-Files Cloud, vous pouvez créer un utilisateur dans M-Files Manage. Pour savoir comment
procéder, reportez-vous à Creating Users dans le guide utilisateur M-Files Manage.

Création d'un utilisateur dans d'autres environnements M-Files

Pour créer un utilisateur dans un coffre sélectionné :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 459

5. Cliquez sur Utilisateurs.

Astuce : Si la liste comporte un grand nombre d’éléments, vous pourriez avoir envie de
la filtrer. Pour filtrer la vue, ouvrez le menu Vue et cliquez sur Filtre. Saisissez un texte
de votre choix pour filtrer le contenu de la colonne.

6. Cliquez sur Nouvel Utilisateur dans le volet de commandes.

La boîte de dialogue Nouvel Utilisateur s’ouvre.

7. Utilisez le menu déroulant Compte de Connexion pour sélectionner un compte pour l’utilisateur ou
sélectionnez Nouveau Compte de Connexion... dans le même menu déroulant pour créer un nouveau
compte de connexion pour l'utilisateur.

Pour plus d’instructions sur la création d’un nouveau compte de connexion, veuillez consulter
Créer un compte de connexion.

Le champ Nom complet est mis à jour avec les données concernant le nom complet du compte
de connexion sélectionné.

8. Utilisez le menu déroulant Langue du coffre pour sélectionner la langue du coffre par défaut pour
l’utilisateur dans la liste des langues disponibles.

Pour obtenir des instructions sur l’ajout d’une nouvelle langue de coffre, consultez Langues et
Traductions.

9. Configurez les propriétés et les droits d’administration du nouvel utilisateur dans le coffre sélectionné
en cochant ou en décochant les cases pertinentes :
Option Description
Utilisateur externe
Les utilisateurs peuvent être regroupés en utilisateurs externes et
utilisateurs internes. Un utilisateur peut être défini comme utilisateur
externe en cochant l'option Utilisateur externe. Les utilisateurs externes
ne peuvent pas consulter ou accéder aux documents autres que ceux
spécifiquement marqués pour eux. Par défaut, ils n'ont la permission de
ne voir aucun document. Par exemple, vous pouvez définir vos clients
comme utilisateurs externes et leur donner accès aux documents du
coffre spécifiquement pour les clients.

Comme indiqué précédemment, les utilisateurs externes n'ont, par défaut,

aucun droit d'accès aux documents. Pour partager un document avec un
utilisateur externe, les droits d'accès doivent être explicitement définis au
niveau des autorisations du document.

Remarque : Les autorisations des objets sont mises à jour en

tant que tâche d’arrière-plan asynchrone. Les autorisations des
objets peuvent être mises à jour si, par exemple, une liste de
contrôle d’accès, un utilisateur, un groupe d’utilisateurs ou la
valeur d’un pseudo-utilisateur (comme un chef de projet) sont
modifiés. Vous pouvez contrôler la progression de la tâche dans
M-Files Admin, dans la rubrique Tâches d'arrière-plan. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Contrôle des
tâches d'arrière-plan.
 M-Files | 3. Administration système | 460

Option Description
Compte utilisateur
désactivé Lorsque le compte est désactivé, l'utilisateur ne peut pas accéder au
coffre. La connexion au coffre est désactivée, mais les informations
relatives à l'utilisateur sont conservées. Le compte peut facilement être
réactivé en décochant la case en cas de besoin. Par exemple, pour des
raisons de sécurité, vous pourriez désactiver un compte employé pendant
ses congés.

L'utilisateur ne peut pas

créer de document ou L'utilisateur ne peut pas créer de documents ou d'objets dans le coffre
d'objet mais peut, par exemple, les consulter s'il en a l'autorisation.

L'utilisateur ne peut pas

créer ou modifier de L'utilisateur ne peut pas créer de dossier traditionnel ou modifier des
dossier traditionnel dossiers traditionnels existants dans le coffre.

L'utilisateur ne peut L'utilisateur ne peut pas créer ou modifier de vue privée ou de règle de
créer/modifier de vue notification privée. Les vues et les règles de notification privées ne sont
privée ou de règle de visibles que par l'utilisateur qui les a créées alors que les vues et les
notification règles de notification communes sont visibles par tous les utilisateurs du
coffre.
Contrôle total du coffre
Cette option donne à l’utilisateur tous les droits d'administration du coffre.

Voir et lire tous les

objets (y compris les Quelles que soient les autorisations accordées pour un document ou
objets supprimés) un objet, un utilisateur ayant ces droits peut voir et lire tous les objets, y
compris ceux qui ont été supprimés.

Afficher et récupérer les

objets supprimés L’utilisateur est autorisé à restaurer les documents et autres objets
marqués comme supprimés.

Détruire les objets

L’utilisateur est autorisé à détruire définitivement les objets.

Forcer le déverrouillage
(annuler les Ce droit permet d'annuler le verrouillage effectué par un autre utilisateur.
modifications) Par exemple, si un utilisateur a oublié de publier un document que
d'autres doivent pouvoir modifier, tout utilisateur disposant de ce droit
peut publier le document. Dans ce cas, les modifications apportées
au document pendant le verrouillage ne seront pas enregistrées sur le
serveur.

Modifier les
autorisations pour tous L’utilisateur peut modifier les autorisations de n’importe quel objet qu’il
les objets a le droit de voir. Vous pouvez modifier les droits pour un objet, par
ex. supprimer l'autorisation d'écrire sur un document pour les autres
utilisateurs.
 M-Files | 3. Administration système | 461

Option Description
Remarque : L’utilisateur doté de cette autorisation peut obtenir
des droits de modification pour les documents qu’il ne devrait
normalement que pouvoir lire.

Modifier la structure des

métadonnées L'utilisateur est autorisé à modifier les métadonnées d'un coffre, comme
ajouter de nouvelles classes de document ou listes de valeurs. Par
exemple, si vous voulez modifier la classe de document Facture de
manière à ce que la propriété Projet soit renseignée pour chaque facture,
vous pouvez effectuer la modification si vous y êtes autorisé. Même si
l'utilisateur n'en a pas l'autorisation, il peut ajouter de nouveaux champs
de métadonnées aux objets à l'aide de la fiche de métadonnées.

Remarque : À l’aide de cette autorisation, les utilisateurs

peuvent avoir le droit de visualiser les éléments de la structure
des métadonnées et d’autres informations sur le coffre qu’ils ne
seraient sinon pas censés visualiser, comme les listes de valeurs,
les types d’objets et les listes de contrôle d’accès.

Gérer les workflow

Cette autorisation permet à l'utilisateur de créer, éditer et supprimer des
workflows dans M-Files Admin.

Gérer les comptes

utilisateurs L’utilisateur est autorisé à gérer des comptes de connexion dans le coffre
sélectionné. Avec cette autorisation, vous pouvez par exemple ajouter ou
supprimer des utilisateurs du coffre.

Gérer les vues

partagées et les règles Avec cette autorisation, vous pouvez créer des vues visibles par tous
de notification les utilisateurs du coffre. Vous pouvez également définir des règles
de notification partagées. Vous pouvez créer des règles de vues et de
notifications partagées dans M-Files Desktop.

Remarque : Pour plus de renseignements sur les vues

partagées, consultez Utiliser les vues. Pour plus de
renseignements sur les règles de notification communes,
consultez Modifier des paramètres de notification dans M-Files
Desktop.
 M-Files | 3. Administration système | 462

[Link] : Dans l'onglet Autorisations, spécifiez les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui
peuvent voir cet utilisateur.

L'administrateur système et tous les utilisateurs ayant le contrôle total du coffre voient tous les
utilisateurs du coffre.

a) Dans la liste Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe

d'utilisateurs pour lequel vous souhaitez configurer les autorisations lui permettant de voir cet
utilisateur.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne se trouvent pas dans la liste, cliquez sur

Ajouter... pour ajouter l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs à la liste Utilisateurs et
Groupes d’utilisateurs.
b) Cochez soit la case Autoriser soit la case Refuser afin de modifier les autorisations de l’utilisateur
sélectionné.

[Link] sur OK après avoir terminé.

Un nouvel utilisateur est créé ; on peut le voir dans la liste Utilisateurs. Le nouvel utilisateur peut
désormais accéder au coffre sélectionné avec les autorisations que vous avez définies.

Remarque : Vous pouvez également importer des utilisateurs de domaines dans M-Files.
Consultez Importation d'utilisateurs pour obtenir les instructions.

Importation d'utilisateurs

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Utilisateurs.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Importer des Utilisateurs.

La fenêtre Importer des Utilisateurs s’ouvre.

7. Sélectionnez soit :

a. Choisir dans la liste pour sélectionner le groupe d’utilisateurs à l’aide des menus déroulants. Dans
Domaine, sélectionnez le domaine souhaité. Dans Unité organisationnelle, sélectionnez l’unité
organisationnelle souhaitée au sein de ce domaine. Enfin, dans Groupe d'utilisateurs, sélectionnez
le groupe d’utilisateurs que vous souhaitez importer.

ou

b. Saisir le nom. Cette option est particulièrement utile si vous avez tant de groupes d’utilisateurs
qu’il se révèle difficile d’effectuer une recherche pour trouver le bon. Saisissez le nom du groupe
d’utilisateurs au format <domaine>\<groupe d’utilisateurs> et cliquez sur Afficher.

La zone de liste de la boîte de dialogue est renseignée avec les membres du groupe
d’utilisateurs sélectionné.
 M-Files | 3. Administration système | 463

8. Optionnelle : Cochez l’option Inclure les utilisateurs de groupes imbriqués pour pouvoir importer les
comptes de connexion à partir de groupes imbriqués au sein du groupe d’utilisateurs sélectionné.

La zone de liste de la boîte de dialogue comporte les membres du groupe d’utilisateurs

sélectionné ainsi que les membres de tout groupe d’utilisateurs imbriqué au sein du groupe
d’utilisateurs sélectionné.

9. Sélectionnez l’utilisateur à importer en cliquant sur son nom d’utilisateur dans la liste.

Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche Ctrl enfoncée
pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la liste.

10.À l’aide du menu déroulant Type de licence des nouveaux comptes, sélectionnez le type de licence
des comptes de connexion qui sont créés pour les utilisateurs à importer.

Pour davantage d'informations sur les types de licences, veuillez vous reporter à la section Type
de licence.

[Link] sur OK pour importer les utilisateurs sélectionnés.

Les utilisateurs sont importés dans le coffre sélectionné et ajoutés à la liste Utilisateurs.
Autorisations des utilisateurs du coffre

L'onglet Autorisations vous permet de spécifier qui est autorisé à voir cet utilisateur.

Remarque : L'administrateur système et tous les utilisateurs ayant le contrôle total du coffre voient
tous les utilisateurs du coffre.

Modification des autorisations

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur un nœud contenant les éléments que vous souhaitez modifier.

Les paramètres d'autorisation sont disponibles pour les éléments suivants :

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Types d'objets
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Listes de valeurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Définitions de propriétés
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Classes
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Groupes de classes
• Workflows
• Listes de contrôle d'accès

6. Sélectionnez un élément dans la zone de liste.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et cliquez sur Propriétés.
 M-Files | 3. Administration système | 464

8. Ouvrez Autorisations.

9. Dans Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont

vous souhaitez modifier les autorisations.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter.

[Link]écifiez les autorisations pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.

Autoriser : Activez ce paramètre pour donner explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Refuser : Activez ce paramètre pour refuser explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Le paramètre Refuser est normalement utilisé pour spécifier une exception à un paramètre
Autoriser. Par exemple, si John Doe fait partie du groupe Responsables RH, vous pouvez
définir Autoriser pour le groupe et Refuser pour John Doe.

Vous pouvez également laisser les deux paramètres non sélectionnés.

11.Répétez les étapes 9 et 10 pour les autres autorisations.

[Link] sur OK.

Activation ou désactivation de nombreux utilisateurs

Vous pouvez activer et désactiver simultanément de nombreux utilisateurs. Cela est particulièrement utile
si vous avez beaucoup d'utilisateurs. Vous pouvez également supprimer de nombreux utilisateurs à la fois,
mais la suppression des utilisateurs n'est pas recommandée.

Pour activer ou désactiver de nombreux utilisateurs :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Utilisateurs.

4. Dans la liste des utilisateurs, effectuez l'une des étapes suivantes :

a. Pour sélectionner une plage d'utilisateurs, cliquez sur le premier utilisateur, maintenez la touche ⇧
Maj enfoncée, puis cliquez sur le dernier utilisateur.

ou

b. Pour sélectionner de nombreux utilisateurs individuels, cliquez sur le premier utilisateur, maintenez
la touche Ctrl enfoncée, puis sélectionnez les autres utilisateurs.

5. Dans le volet de commandes, sélectionnez Activer ou Désactiver.

6. Si vous avez sélectionné Désactiver, cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue qui s'ouvre pour
confirmer l'opération.
 M-Files | 3. Administration système | 465

Groupes d'utilisateurs

Vous pouvez créer, modifier, supprimer et importer des groupes d'utilisateurs dans votre coffre. La création
de groupes d'utilisateurs facilite la définition d'autorisations pour les documents. Vous pouvez associer des
utilisateurs dans des groupes d'utilisateurs avec une certaine fonction commune, comme leur poste dans
l'organisation (direction, recherche et développement, etc.)

Illustration 47 : Les groupes d’utilisateurs simplifient la gestion des droits d’accès.

Vous pouvez gérer les groupes d’utilisateurs de votre coffre en réalisant les étapes suivantes :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Groupes d'utilisateurs.

Dans ce chapitre

• Créer un groupe d’utilisateurs

• Importation de groupes d'utilisateurs
• Autorisations des groupes d’utilisateurs

Créer un groupe d’utilisateurs

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

 M-Files | 3. Administration système | 466

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Groupes d'utilisateurs.

Astuce : Si la liste comporte un grand nombre d’éléments, vous pourriez avoir envie de
la filtrer. Pour filtrer la vue, ouvrez le menu Vue et cliquez sur Filtre. Saisissez un texte
de votre choix pour filtrer le contenu de la colonne.

6. Cliquez sur Nouveau Groupe d'Utilisateurs... dans le volet de tâches.

La boîte de dialogue Propriétés du groupe d’utilisateurs s’ouvre.

7. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour le nouveau groupe d’utilisateurs.

8. Cliquez sur Ajouter... afin d’ajouter des utilisateurs à ce groupe.

La boîte de dialogue Sélection des Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs s’ouvre.

9. Sélectionnez les utilisateurs à ajouter au groupe d’utilisateurs et cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche Ctrl enfoncée
pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la liste.

[Link] : Activez Membres du groupe synchronisés depuis le domaine et cliquez sur Définir...
si vous souhaitez récupérer les utilisateurs depuis un domaine.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Importation de groupes d'utilisateurs.

[Link] : Dans l’onglet Avancé, vous pouvez définir un alias pour le groupe d’utilisateurs.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de

métadonnées.

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le
champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe
prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault
Settings.

[Link] sur OK pour terminer de créer le groupe d’utilisateurs.

Le groupe d’utilisateurs que vous venez de créer est ajouté à la liste Groupes d’utilisateurs.

Remarque : Les autorisations des objets sont mises à jour en tant que tâche d’arrière-plan
asynchrone. Les autorisations des objets peuvent être mises à jour si, par exemple, une liste de
contrôle d’accès, un utilisateur, un groupe d’utilisateurs ou la valeur d’un pseudo-utilisateur (comme
un chef de projet) sont modifiés. Vous pouvez contrôler la progression de la tâche dans M-Files
Admin, dans la rubrique Tâches d'arrière-plan. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter à Contrôle des tâches d'arrière-plan.
 M-Files | 3. Administration système | 467

Importation de groupes d'utilisateurs

Les groupes d'utilisateurs peuvent être importés depuis un domaine ou une unité d'organisation. Cela
rend l’importation des groupes d’utilisateurs dans M-Files plus rapide et plus simple. M-Files peut vérifier
périodiquement les nouveaux membres d’un groupe d’utilisateurs ou ceux qui ont été supprimés.

Illustration 48 : Les groupes d’utilisateurs peuvent être importés dans le coffre à partir du domaine, ce qui permet d’utiliser les
groupes d’utilisateurs existant dans le domaine pour définir les autorisations concernant le contenu du coffre.

Réalisez les étapes suivantes pour importer des groupes d’utilisateurs :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Groupes d'utilisateurs puis sur Importer des Groupes d'Utilisateurs dans le volet de
commandes.

La fenêtre Importer des Groupes d'Utilisateurs s’ouvre.

6. Sélectionnez soit :

a. Choisir dans la liste pour sélectionner le groupe d’utilisateurs à l’aide des menus déroulants. Dans
Domaine, sélectionnez le domaine souhaité. Dans Unité organisationnelle, sélectionnez l’unité
organisationnelle souhaitée au sein de ce domaine. Enfin, dans Groupe d'utilisateurs, sélectionnez
le groupe d’utilisateurs que vous souhaitez importer.
 M-Files | 3. Administration système | 468

ou

b. Saisir le nom. Cette option est particulièrement utile si vous avez tant de groupes d’utilisateurs
qu’il se révèle difficile d’effectuer une recherche pour trouver le bon. Saisissez le nom du groupe
d’utilisateurs au format <domaine>\<groupe d’utilisateurs> et cliquez sur Afficher.

La zone de liste de la boîte de dialogue est renseignée avec les membres du groupe
d’utilisateurs sélectionné.

7. Optionnelle : Cochez l’option Inclure les utilisateurs de groupes imbriqués pour pouvoir importer les
comptes de connexion à partir de groupes imbriqués au sein du groupe d’utilisateurs sélectionné.

La zone de liste de la boîte de dialogue comporte les membres du groupe d’utilisateurs

sélectionné ainsi que les membres de tout groupe d’utilisateurs imbriqué au sein du groupe
d’utilisateurs sélectionné.

8. À l’aide du menu déroulant Type de licence des nouveaux comptes, sélectionnez le type de licence
des comptes des utilisateurs à importer.

Pour davantage d'informations sur les types de licences, veuillez vous reporter à la section Type
de licence.

9. Optionnelle : Cochez la case Vérifier les comptes nouveaux et supprimés toutes les 15
minutes si vous souhaitez mettre à jour le groupe d’utilisateurs et importer de nouveaux utilisateurs
automatiquement s’ils sont ajoutés au groupe.

[Link] sur OK pour importer le groupe d’utilisateurs sélectionné.

Le groupe d’utilisateurs sélectionné est importé dans le coffre sélectionné et est ajouté à la liste Groupe
d'utilisateurs. De plus, de nouveaux comptes de connexion sont créés pour les nouveaux utilisateurs.

Dans ce chapitre

• Définir, éditer ou désactiver les paramètres d’importation des groupes d’utilisateurs existants
• Utilisateurs dans les groupes Active Directory synchronisés

Définir, éditer ou désactiver les paramètres d’importation des groupes d’utilisateurs existants

Vous pouvez également importer des utilisateurs dans les groupes d’utilisateurs existants M-Files.

Ou vous pouvez éditer les paramètres de synchronisation des groupes d’utilisateurs importés
précédemment. Par exemple, si le groupe d'utilisateurs du domaine change (il est par exemple renommé
ou le groupe est modifié), le groupe d'utilisateurs M-Files importé auparavant peut être fusionné avec le
nouveau groupe d'utilisateurs du domaine. Ceci préserve l'identité du groupe d'utilisateurs de M-Files
quelles que soient les modifications du groupe d'utilisateurs du domaine et les autorisations associées
peuvent rester les mêmes.

Si vous ne désirez plus importer des utilisateurs dans un groupe d’utilisateurs spécifique, vous pouvez
également purement et simplement désactiver la synchronisation de groupe d’utilisateurs.

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 469

5. Cliquez sur Groupes d’utilisateurs puis, dans la liste Groupes d’utilisateurs, double-cliquez sur le
groupe d’utilisateurs que vous souhaitez modifier.

La boîte de dialogue Propriétés du groupe d’utilisateurs s’ouvre.

6. Soit :
Si vous souhaitez Effectuez l’action suivante
Importer des utilisateurs dans un groupe Cochez la case Membres du groupe
d’utilisateurs existant synchronisés depuis le domaine, cliquez
sur le bouton Définir..., puis définissez les
configurations d’importation dans la boîte de
dialogue qui s’ouvre. Consultez Importation
de groupes d'utilisateurs pour des instructions
spécifiques sur les configurations d’importation.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK.
Éditer les configurations d’importation d’un Cliquez sur Définir... et modifiez les
groupe d’utilisateurs précédemment importé configurations dans la boîte de dialogue qui
s’ouvre. Consultez Importation de groupes
d'utilisateurs pour des instructions spécifiques
sur les configurations d’importation. Une fois que
vous avez terminé, cliquez sur OK.
Désactiver la synchronisation de groupe Décochez la case Membres du groupe
d’utilisateurs pour un groupe d’utilisateurs synchronisés depuis le domaine.

7. Cliquez sur OK afin de sauvegarder vos modifications et fermer la boîte de dialogue Propriétés du
groupe d’utilisateurs.

Utilisateurs dans les groupes Active Directory synchronisés

Synchronisation des utilisateurs

Approvisionnement des utilisateurs au niveau de l'abonnement

Dans M-Files Cloud, l'approvisionnement des utilisateurs à l'aide de M-Files Manage est la méthode
recommandée pour synchroniser les groupes d'utilisateurs avec Microsoft Entra ID. L'approvisionnement
des utilisateurs utilise le protocole SCIM. Par conséquent, la gestion des groupes d'utilisateurs s'effectue
dans Entra ID et Entra ID transmet les utilisateurs à M-Files. Ce processus crée les utilisateurs au niveau
de l'abonnement M-Files, ce qui vous permet de lier facilement un groupe d'utilisateurs Entra ID à de
nombreux coffres.

Cette méthode est uniquement disponible dans M-Files Cloud. Pour utiliser cette méthode, vous devez
disposer d'une licence Microsoft Entra ID Premium. Pour obtenir plus d'informations ainsi que des
instructions relatives à la configuration, reportez-vous à M-Files Manage User Guide.

Synchronisation des utilisateurs au niveau des coffres

Il existe deux méthodes pour configurer la synchronisation des utilisateurs avec Entra ID au niveau des
coffres. Dans les deux méthodes, la gestion des groupes d'utilisateurs s'effectue dans Entra ID, mais elles
diffèrent dans la façon dont les utilisateurs sont amenés dans M-Files. Avec la méthode SCIM, Entra ID
transmet les utilisateurs à M-Files. Avec la méthode plugin, vous spécifiez les groupes d'utilisateurs dans
M-Files Admin et M-Files récupère périodiquement les utilisateurs depuis Entra ID.
 M-Files | 3. Administration système | 470

• Synchronizing Users from Microsoft Entra ID to M-Files with SCIM

• Pour utiliser cette méthode, vous devez disposer d'une licence Microsoft Entra ID Premium.
• Dans un environnement local, cette méthode vous permet d’utiliser l’authentification Entra ID
uniquement pour M-Files Desktop. Dans un environnement local, utilisez plutôt la méthode plugin.
• Configuring Azure Active Directory Synchronization Plugin

• Il s'agit de la méthode recommandée pour la synchronisation des utilisateurs depuis Entra ID dans
les environnements locaux.

En plus du plugin de synchronisation Azure AD, vous pouvez également utiliser le plugin de
synchronisation de groupes d'utilisateurs Okta. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à Configuring
Okta User Group Synchronization Plugin.

Paramètres facultatifs pour l'importation Active Directory à l'aide de la méthode plugin

Après avoir configuré le plugin de synchronisation, vous pouvez ajuster le comportement de la

synchronisation des groupes d'utilisateurs à l'aide des paramètres d'importation Active Directory (AD).
Cela est particulièrement utile dans les environnements ayant de grands coffres et groupes AD.

Pour ouvrir les paramètres, dans la section Advanced Vault Settings de M-Files Admin, accédez à User
Groups > Active Directory Importing.

Recommandations :

• Si le serveur M-Files a de nombreux coffres, nous vous recommandons de configurer la

synchronisation de manière à ce qu'elle commence à une heure différente dans chaque coffre
afin d'améliorer les performances du système. Pour ce faire, modifiez le paramètre Start Time of
First Import pour chaque coffre de manière à indiquer différentes heures de début de la première
importation après le démarrage du serveur.

Informations importantes

Synchronisation des modifications des membres des groupes AD

Reportez-vous au tableau pour savoir ce qui se produit dans M-Files lors de la modification des membres
des groupes AD synchronisés.

Modification Effets
Utilisateurs ajoutés aux
groupes AD synchronisés • Les utilisateurs sont ajoutés en tant qu’utilisateurs de coffre au coffre
avec M-Files contenant le groupe d’utilisateurs.
• Si les utilisateurs ajoutés n’ont pas encore de comptes de connexion
M-Files, les nouveaux comptes de connexion sont automatiquement
créés pour les utilisateurs et la licence spécifiée dans les paramètres
de synchronisation s’applique aux nouveaux comptes de connexion.
• Aucun changement n’est effectué aux comptes de connexion M-
Files existants. Par exemple, si des licences concurrentes ont été
affectées aux utilisateurs et que ceux-ci sont ajoutés à un groupe ayant
des licences nominatives, les utilisateurs conservent leurs licences
concurrentes.
 M-Files | 3. Administration système | 471

Modification Effets
Utilisateurs supprimés
de tous les groupes AD • Les utilisateurs sont supprimés du groupe d'utilisateurs dans M-Files.
synchronisés avec M-Files Ils perdent toutes les autorisations qui leur avaient été accordées du
fait de leur appartenance au groupe.
• Les comptes utilisateurs restent dans M-Files mais sont désactivés.
• Les comptes de connexion restent actifs. Ils conservent les licences qui
leur sont affectées.

Remarque : Les utilisateurs ne sont pas automatiquement

désactivés s’ils sont membres d’au moins un groupe AD
synchronisé.

Désactivation et suppression des utilisateurs synchronisés dans M-Files

Reportez-vous au tableau pour savoir ce qui se produit si vous désactivez ou supprimez des utilisateurs
synchronisés dans le coffre.

Modification Effets
Utilisateurs synchronisés Par défaut, les utilisateurs restent désactivés. Pour réactiver les
désactivés dans M-Files utilisateurs, ceux-ci doivent être activés dans M-Files.

Si vous utilisez un plugin de synchronisation, vous pouvez modifier

le comportement par défaut. Pour ce faire, accédez aux paramètres
Active Directory Importing et définissez Enable Disabled Users from
Imported Groups sur Yes.

Utilisateurs synchronisés La synchronisation du groupe AD ne recrée pas les utilisateurs supprimés

supprimés dans M-Files dans le coffre.

Autorisations des groupes d’utilisateurs

L'onglet Autorisations vous permet de spécifier qui est autorisé à voir ce groupe d'utilisateurs.

Remarque : L'administrateur système et tous les utilisateurs ayant le contrôle total du coffre voient
tous les groupes d'utilisateurs du coffre.

Modification des autorisations

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur un nœud contenant les éléments que vous souhaitez modifier.

Les paramètres d'autorisation sont disponibles pour les éléments suivants :

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
 M-Files | 3. Administration système | 472

• Structure des métadonnées (Vue classique) > Types d'objets

• Structure des métadonnées (Vue classique) > Listes de valeurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Définitions de propriétés
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Classes
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Groupes de classes
• Workflows
• Listes de contrôle d'accès

6. Sélectionnez un élément dans la zone de liste.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et cliquez sur Propriétés.

8. Ouvrez Autorisations.

9. Dans Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont

vous souhaitez modifier les autorisations.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter.

[Link]écifiez les autorisations pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.

Autoriser : Activez ce paramètre pour donner explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Refuser : Activez ce paramètre pour refuser explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Le paramètre Refuser est normalement utilisé pour spécifier une exception à un paramètre
Autoriser. Par exemple, si John Doe fait partie du groupe Responsables RH, vous pouvez
définir Autoriser pour le groupe et Refuser pour John Doe.

Vous pouvez également laisser les deux paramètres non sélectionnés.

11.Répétez les étapes 9 et 10 pour les autres autorisations.

[Link] sur OK.

Utilisateurs du référentiel externe

Si vous connectez un coffre à un référentiel externe à l’aide de la technologie Intelligent Metadata Layer,
les utilisateurs du référentiel externe sont importés dans M-Files Server.

La vue Utilisateurs du référentiel externe dans M-Files Admin vous permet de gérer et d’affiner des
associations entre les utilisateurs M-Files et les utilisateurs du référentiel externe. Si vous associez un
utilisateur M-Files à un utilisateur du référentiel externe, l’utilisateur M-Files hérite des droits d’accès de
l’utilisateur du référentiel externe. Vous pouvez ainsi préciser les droits d’accès d’un utilisateur M-Files
pour un contenu de référentiel externe.
 M-Files | 3. Administration système | 473

Illustration 49 : Pour affiner les droits d'accès au contenu du référentiel externe, vous devez mapper les utilisateurs du référentiel
externe avec les utilisateurs M-Files dans M-Files Admin.

Selon la configuration de votre connecteur, les associations automatiques entre les utilisateurs M-Files
et les utilisateurs du référentiel externe doivent être établies dans les connexions du référentiel externe.
Consultez Automatic Association pour plus de renseignements.

Pour davantage d'informations sur Intelligent Metadata Layer, veuillez vous reporter à Intelligent Metadata
Layer.

Remarque : Utilisateurs du référentiel externe n’est visible que si le coffre sélectionné a une ou
plusieurs connexions au référentiel externe actives.

Effectuez les étapes suivantes pour associer un utilisateur M-Files à un utilisateur du référentiel externe :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Utilisateurs de Référentiels Externes.

Astuce : Si la liste comporte un grand nombre d’éléments, vous pourriez avoir envie de
la filtrer. Pour filtrer la vue, ouvrez le menu Vue et cliquez sur Filtre. Saisissez un texte
de votre choix pour filtrer le contenu de la colonne.

6. Double-cliquez sur un utilisateur du référentiel externe.

La boîte de dialogue Propriétés de l’Utilisateur s'ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 474

7. Pour associer un utilisateur M-Files à l’utilisateur du référentiel externe sélectionné, cliquez sur le
bouton Ajouter....

La boîte de dialogue Sélectionner des Utilisateurs est ouverte.

 M-Files | 3. Administration système | 475

8. Sélectionnez l’utilisateur ou les utilisateurs M-Files que vous souhaitez associer à l’utilisateur du
référentiel externe sélectionné, puis cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche Ctrl enfoncée
pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la liste.

9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de l'Utilisateur.

L’utilisateur M-Files sélectionné est maintenant associé à l’utilisateur du référentiel externe sélectionné et
l’utilisateur M-Files détient les mêmes droits d’accès au contenu du référentiel externe que l’utilisateur du
référentiel externe si l’utilisateur M-Files accède au référentiel externe avec M-Files.

Groupes d'utilisateurs du référentiel externe

Si vous connectez un coffre à un référentiel externe à l’aide de la technologie Intelligent Metadata Layer,
tous les groupes d’utilisateurs du référentiel externe ou certains d’entre eux sont importés dans M-Files
Server, en fonction de la configuration de votre connecteur.

La vue Groupes d’utilisateurs du référentiel externe dans M-Files Admin vous permet de gérer
et d’affiner des associations entre les utilisateurs M-Files ou les groupes d’utilisateurs M-Files et les
utilisateurs du référentiel externe ou les groupes d’utilisateurs du référentiel externe. Si vous associez un
utilisateur ou un groupe d’utilisateurs M-Files à un groupe d’utilisateurs du référentiel externe, l’utilisateur
ou le groupe d’utilisateurs M-Files hérite des droits d’accès du groupe d’utilisateurs du référentiel externe.
Vous pouvez ainsi préciser les droits d’accès d’un utilisateur M-Files pour un contenu de référentiel
externe.

Illustration 50 : Pour affiner les droits d'accès du contenu du référentiel externe, vous devez mapper les groupes d'utilisateurs du
référentiel externe avec les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs M-Files dans M-Files Admin.

Selon la configuration de votre connecteur, les associations automatiques entre les utilisateurs M-Files ou
les groupes d’utilisateurs M-Files et les utilisateurs du référentiel externe ou les groupes d’utilisateurs du
référentiel externe doivent être établies dans les connexions du référentiel externe. Consultez Automatic
Association pour plus de renseignements.
 M-Files | 3. Administration système | 476

Pour davantage d'informations sur Intelligent Metadata Layer, veuillez vous reporter à Intelligent Metadata
Layer.

Remarque : Groupes d’utilisateurs du référentiel externe n’est visible que si le coffre

sélectionné a une ou plusieurs connexions au référentiel externe actives.

Effectuez les étapes suivantes pour associer un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs M-Files à un groupe
d’utilisateurs du référentiel externe :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Groupes d'Utilisateurs de Référentiels Externes.

Astuce : Si la liste comporte un grand nombre d’éléments, vous pourriez avoir envie de
la filtrer. Pour filtrer la vue, ouvrez le menu Vue et cliquez sur Filtre. Saisissez un texte
de votre choix pour filtrer le contenu de la colonne.

6. Dans le volet de commandes, double-cliquez sur un groupe d'utilisateurs du référentiel externe.

La boîte de dialogue Propriétés du groupe d’utilisateurs s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 477

7. Pour associer un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs M-Files au groupe d’utilisateurs du référentiel

externe sélectionné, cliquez sur le bouton Ajouter....

La boîte de dialogue Sélection des Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs s’ouvre.

8. Sélectionnez l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs M-Files que vous souhaitez associer au groupe
d’utilisateurs du référentiel externe sélectionné, puis cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche Ctrl enfoncée
pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche ⇧ Maj enfoncée pour
sélectionner des éléments adjacents de la liste.
 M-Files | 3. Administration système | 478

9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés du Groupe d'Utilisateurs.

L’utilisateur ou groupe d’utilisateurs M-Files sélectionné est maintenant associé au groupe d’utilisateurs du
référentiel externe sélectionné et l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs M-Files détient les mêmes droits
d’accès au contenu du référentiel externe que le groupe d’utilisateurs du référentiel externe si l’utilisateur
M-Files associé accède au référentiel externe avec M-Files.

3.2.3. Configurer les workflows

M-Files s'intègre facilement aux processus administratifs et opérationnels de l'organisation. Les workflows
vous permettent d'automatiser les tâches routinières de votre organisation et d'affecter les tâches aux
bonnes personnes et au bon moment. Les utilisateurs reçoivent des notifications électroniques concernant
les tâches, et les responsables peuvent contrôler l'avancement des tâches et approuver celles qui ont été
terminées.

Vous pouvez par exemple utiliser les workflows pour faire circuler les factures d'achat. Les étapes du
workflow peuvent alors inclure :

• En attente d'approbation
• Autorisée
• Refusée
• Payée

Vous pouvez sélectionner qui est autorisé à transférer l'objet d'une étape à une autre et qui est
responsable de la tâche suivante du workflow. Par exemple, seul un membre de l'équipe de direction peut
donner son approbation pour effectuer les paiements.

Lorsque la facture est à l'étape Approuvée, le service de comptabilité est automatiquement informé qu'une
nouvelle facture est en attente de paiement. Une fois la facture réglée, elle passe à l'étape Payée.

Illustration 51 : Les workflows simplifient les tâches routinières de l’entreprise. Par exemple, le traitement des factures d'achat.

Outil de conception de workflow graphique

M-Files Admin inclut une interface utilisateur graphique pour la gestion des workflows. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Outil de conception de workflow graphique.

Dans ce chapitre

• Outil de conception de workflow graphique

• Créer et éditer des workflows
 M-Files | 3. Administration système | 479

Outil de conception de workflow graphique

Vous pouvez utiliser l’outil de conception de workflow graphique dans M-Files Admin pour créer et
modifier des workflows. Ouvrez M-Files Admin, sélectionnez la connexion au coffre puis le coffre dans
l'arborescence de gauche. Cliquez enfin sur Workflow.

Remarque : Installez Internet Explorer 9 ou une version ultérieure sur l'ordinateur pour que l'outil
de conception fonctionne.

Espace de travail

La fenêtre Flux de travail comprend deux sections :

• La section supérieure affiche les workflows disponibles et les commandes du volet de commandes
Nouveau Workflow, Créer une Copie, Supprimer et Propriétés.
• La section inférieure affiche l'outil de conception de workflow graphique. Reportez-vous à Utiliser l'outil
de conception et à Commandes du volet de tâches pour obtenir des explications sur les commandes du
volet de commandes relatives à l'outil de conception.

Illustration 52 : L’outil de conception de workflow graphique dans M-Files Admin.

Les commandes Enregistrer et Abandonner sont situées dans le coin supérieur droit de l'espace de
travail, sur la barre de titre du workflow sélectionné. La commande Enregistrer permet d'enregistrer toutes
les modifications apportées au workflow. Cela inclut la disposition de votre représentation graphique.

Pour modifier les proportions de l'espace de travail, faites glisser la barre de titre du workflow vers le haut
ou vers le bas.

Utiliser l'outil de conception

Vous pouvez utiliser le volet de commandes, la zone de l'outil de conception graphique et les menus
contextuels.

Créer de nouvelles étapes

Pour créer de nouvelles étapes, cliquez sur Nouvelle Etape dans le volet de commandes ou cliquez, à
l'aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la trame. La boîte de dialogue permettant de créer une
nouvelle étape de workflow s'ouvre.

Remarque : Si une classe a un workflow par défaut et qu’un nouvel objet est créé dans la classe,
la première étape est automatiquement choisie uniquement si la première étape est la première de
 M-Files | 3. Administration système | 480

la liste Étapes de la boîte de dialogue Propriétés du Workflow. L’ordre des étapes de la liste a
priorité sur l’ordre des étapes de l’outil de conception de workflow graphique.

Éditer des étapes

Pour modifier des étapes dans la boîte de dialogue des propriétés, effectuez l'une des opérations
suivantes :

• Double-cliquez sur l'étape.

• Sélectionnez l'étape puis cliquez sur Editer Etape dans le volet de commandes.
• Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'étape puis sélectionnez Editer dans le menu contextuel.

Supprimer des étapes

Pour supprimer des étapes, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Sélectionnez l'étape puis appuyez sur la touche Suppr.

• Sélectionnez l'étape puis cliquez sur Supprimer Etape dans le volet de commandes.
• Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'étape puis sélectionnez Supprimer dans le menu
contextuel.

Modifier la disposition

Faites glisser et déposez les étapes de workflow pour les déplacer sur la trame.

Connecteurs (transitions d'étape)

Les connecteurs à flèche situés entre les étapes indiquent les transitions d'étape du workflow. Pour ajouter
des connecteurs entre les étapes, déplacez le curseur sur le bord du rectangle d'une étape et utilisez la
fonction glisser-déposer. Le rectangle de l'étape a des bords verts et le curseur prend la forme d'une croix
(+) lorsqu'un connecteur peut être ajouté.

Illustration 53 : Transition d'étape passant de Test à Publié.

Il arrive que les connecteurs se chevauchent entre eux ou avec les rectangles des étapes. Modifiez la
forme du connecteur pour rendre la disposition plus lisible. Sélectionnez un connecteur et utilisez les deux
poignées pour en modifier la forme.

Vous pouvez modifier ou supprimer la transition d'étape sélectionnée depuis le menu contextuel
associé et redresser le connecteur. Double-cliquez sur le connecteur pour ouvrir la boîte de dialogue des
propriétés pour la transition.

Déplacement et zoom de la trame

Utilisez la molette de la souris pour effectuer un zoom avant ou arrière ou pour déplacer la trame. Cliquez,
à l'aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la trame pour réinitialiser le niveau de zoom.
 M-Files | 3. Administration système | 481

Commandes du volet de tâches

Les étapes et les transitions d'étape peuvent avoir des commandes du volet de commandes qui sont
spécifiques au contexte, par exemple Editer Etape et Redresser. Le tableau ci-dessous indique les
actions qui sont communes à l'outil de conception et à l'ensemble de votre workflow :

Cliquez sur... Pour effectuer cette opération...

Remise en Forme Organiser les composants du workflow selon un positionnement par défaut.
Afficher la Grille et Afficher ou masquer la grille en arrière-plan.
Masquer la Grille
Imprimer Imprimer une copier papier du workflow.

Remarque : La fonction Imprimer utilise les paramètres de

Configuration page d'Internet Explorer pour l'en-tête et le pied de
page. Définissez les paramètres de l'en-tête et du pied de page sur
vide si vous ne voulez pas qu'ils apparaissent dans l'impression. Pour
ouvrir la boîte de dialogue Mise en page, par exemple avec Internet
Explorer 10, cliquez sur le bouton des outils dans le coin supérieur droit
du navigateur puis sélectionnez Imprimer > Mise en page.

Exporter l'Image Exporter le workflow sous la forme d'un fichier PNG. Lorsque vous cliquez sur
Exporter l'Image, la boîte de dialogue d'enregistrement Windows habituelle
pour les fichiers image s'ouvre.

Info-bulles

Déplacez le curseur sur les rectangles des étapes et sur les connecteurs pour voir les éventuelles info-
bulles.

Les info-bulles peuvent contenir le titre de l'élément, la description ainsi que des informations sur les
conditions de transition d'étape et des actions spécifiques.

Créer et éditer des workflows

Vous pouvez automatiser les processus de votre entreprise à l'aide de workflows. Pour créer un workflow,
cliquez sur Workflow dans l'arborescence de gauche de M-Files Admin, puis sélectionnez Nouveau
Workflow dans le volet de commandes.

Dans ce chapitre

• Créer un nouveau workflow

• Étapes de workflow
• Transitions d'étapes du workflow

Créer un nouveau workflow

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 482

5. Sélectionnez Workflow.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouveau Workflow.

La boîte de dialogue Propriétés du Workflow s'ouvre.

7. Dans Nom, saisissez un nom pour le workflow.

8. Optionnelle : Dans Description, saisissez une description.

9. Optionnelle : Cliquez sur Ajouter... afin d’ajouter des étapes au workflow.

Vous pouvez également ajouter des étapes à l'aide de la commande Nouvelle étape de l'outil
de conception de workflow graphique. Utilisez les flèches pour modifier l'ordre des étapes.

Remarque : Si une classe a un workflow par défaut et qu’un nouvel objet est créé
dans la classe, la première étape est automatiquement choisie uniquement si la
première étape est la première de la liste Étapes de la boîte de dialogue Propriétés
du Workflow. L’ordre des étapes de la liste a priorité sur l’ordre des étapes de l’outil de
conception de workflow graphique.

[Link] : Dans Permettre l'utilisation avec les classes suivantes, sélectionnez une classe si
vous souhaitez autoriser les utilisateurs à sélectionner ce workflow uniquement pour les objets de cette
classe.

[Link] : Dans l'onglet Autorisations, sélectionnez les utilisateurs autorisés à visualiser le

workflow.

[Link] : Dans l’onglet Avancé, saisissez un alias pour le workflow.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le
champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe
prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault
Settings.

[Link] sur OK.

Le nouveau workflow est ajouté à la liste Workflow. Pour y ajouter des étapes de workflow et des
transitions d’étape, sélectionnez le workflow dans la liste et utilisez les outils du volet Outils.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Ajouter des étapes à un workflow et Ajouter des
transitions d’étape à un Workflow.

Étapes de workflow

Les étapes de workflow servent à diviser les workflows en étapes plus petites. Vous pouvez créer
une nouvelle étape de workflow en double-cliquant sur la trame du Outil de conception de workflow
graphique ou en cliquant sur le bouton Ajouter... de l’onglet Général de la boîte de dialogue Propriétés
du Workflow (consultez Créer et éditer des workflows).

Les étapes individuelles permettent une grande variété de réglages. L'onglet Général contient le nom et la
description de l'étape. La boîte de dialogue des propriétés pour une étape de workflow inclut également les
onglets Conditions, Actions et Avancé. L'onglet Avancé vous permet d'affecter un alias pour l'étape. Si
vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le champ Alias de
l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe prédéfini>.<nom>. Configurez
 M-Files | 3. Administration système | 483

des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault Settings. Pour davantage d'informations sur
les alias, veuillez vous reporter à Association des définitions de métadonnées.

Dans ce chapitre

• Ajouter des étapes à un workflow

• Conditions de l’étape de workflow
• Actions de l’étape de workflow

Ajouter des étapes à un workflow

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Workflow.

6. Sélectionnez un workflow depuis la liste des Workflow, puis cliquez sur Nouvelle Etape dans le
panneau Outils.

La boîte de dialogue des Propriétés d’Etape s’ouvre.

7. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour l’étape de workflow et dans le champ Description,
saisissez une description optionnelle pour l’étape.

8. Optionnelle : Dans le tableau Conditions, précisez les conditions d’entrée et de sortie qui doivent être
remplies avant qu’un objet ne soit introduit ou retiré de cette étape.

Pour davantage d'informations sur la définition des conditions d’étape de workflow, consultez
Conditions de l’étape de workflow.

9. Optionnelle : Dans le tableau Actions, précisez les actions effectuées lorsqu’un objet est déplacé dans
cette étape.

Pour davantage d'informations sur la définition des actions d’étape de workflow, consultez
Actions de l’étape de workflow.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue des Propriétés d’Etape.

[Link] sur Enregistrer afin de sauvegarder vos modifications.

La nouvelle étape que vous venez de définir est ajoutée au workflow. Vous pouvez consulter l’étape dans
l’outil de conception de workflow graphique.

• Pour plus d’instructions sur l’ajout de transitions d’étapes entre les étapes d’un workflow, veuillez
consulter Ajouter des transitions d’étape à un Workflow.
• Pour modifier les icônes des étapes du workflow, ouvrez Structure des Métadonnées (Vue
Classique) > Listes de Valeurs. Cliquez ensuite sur Afficher Toutes les Listes de Valeurs, double-
cliquez sur Workflows puis cliquez finalement sur Contenu. Sélectionnez le workflow et l'étape et
cliquez sur Changer l'Icône. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Changer l’icône
d’une valeur de la liste de valeurs.
• Pour plus d’instructions sur la création d’un nouveau workflow, veuillez consulter Créer un nouveau
workflow.
 M-Files | 3. Administration système | 484

Conditions de l’étape de workflow

Dans l'onglet Conditions, vous pouvez spécifier différentes conditions préalables et conditions de sortie
pour les transitions d'étapes. Par exemple, vous pouvez définir des propriétés spécifiques ou les valeurs
qu'un document doit avoir avant de pouvoir passer à cette étape. Les conditions peuvent également
spécifier par exemple que les documents de base liés au projet (document de spécification, configuration
et instructions d'agenda du projet, etc.) doivent être à un certain niveau avant de pouvoir passer au niveau
suivant.

Les conditions peuvent être spécifiées plus en détail à l'aide de variables, de propriétés communes de
VBScript et M-Files API. Les variables suivantes peuvent être utilisées dans des conditions avancées :
VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer,
PropertyValues, StateID, PropertyDef, SavepointVariables, TransactionCache et
GetExtensionObject. Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la
section Variables VBScript disponibles.

Remarque : La documentation M-Files API est disponible en ligne : M-Files API. Pour plus
d’informations sur l’emploi de VBScript dans M-Files, consultez le tutoriel Comment écrire le code
VBScript code pour M-Files ?.
 M-Files | 3. Administration système | 485

Illustration 54 : Onglet Conditions des propriétés d'étape de workflow

 M-Files | 3. Administration système | 486

Conditions d'entrée

Les conditions d'étape préalables spécifient les propriétés d'objet requises pour que l'objet passe à cette
étape.

Vous pouvez par exemple spécifier que l'information Approuvé par doit être saisie avant que le document
puisse passer à l'étape Approuvé.

Conditions de sortie

Les conditions de sortie d'étape spécifient les propriétés d'objet requises pour que l'objet quitte cette
étape.

Vous pouvez par exemple spécifier que l'information Centre de coûts dans une facture d'achat doit être
saisie avant que le document puisse être déplacé de l'étape En attente de la définition du centre de coûts.

Actions de l’étape de workflow

Dans l'onglet Actions, vous pouvez spécifier différentes opérations à effectuer lorsque l'objet est déplacé
vers une étape de workflow.
M-Files | 3. Administration système | 487
 M-Files | 3. Administration système | 488

1. Appliquer des autorisations, Supprimer et Marquer pour archivage

2. Envoyer des notifications et Modifier des propriétés
3. Convertir en PDF
4. Exécuter un script
5. Affecter des tâches
6. Créer des tâches séparées

Les actions se font dans cet ordre :

1. Marquer pour archivage

2. Affecter des tâches
3. Créer des tâches séparées
4. Envoyer des notifications
5. Modifier des propriétés
6. Convertir en PDF
7. Appliquer des autorisations
8. Exécuter un script
9. Supprimer

Dans ce chapitre

• Appliquer des autorisations, Supprimer et Marquer pour archivage

• Envoyer des notifications et Modifier des propriétés
• Convertir en PDF
• Exécuter un script
• Affecter des tâches
• Créer des tâches séparées

Appliquer des autorisations, Supprimer et Marquer pour archivage

Vous pouvez définir de nouvelles autorisations à définir, les objets à supprimer, et/ou l'archivage à réaliser
résultant de transition d'étape. Plusieurs options d'actions peuvent être sélectionnées en même temps.

Ne pas utiliser d'autorisations automatiques

Suite à la transition d'étape, l'objet contourne les autorisations automatiques qui s'appliqueraient
normalement à l'objet et les permissions effectives pour la version d'objet sont configurées avec la
fonctionnalité Définir autorisations.

Ignorer les autorisations de la dernière version verrouillée pour cette version

Les autorisations des objets sont spécifiques à la version dans M-Files. Pour accéder à la version d'objet
la plus récente, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture. Pour accéder à n'importe quelle
version antérieure, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture à cette version spécifique
et à la version la plus récente actuellement. En cochant cette case, vous ignorez les autorisations de
la dernière version publiée et vous donnez aux utilisateurs l'accès aux versions antérieures de l'objet,
pour lequel ils disposent au minimum de droits d'accès en lecture, sans tenir compte des paramètres
d'autorisation de la version la plus récente.

Cette fonction nécessite un exemple : Supposons que vous ayons une SOP et un flux de travail SOP
avec les étapes Brouillon, En attente d'approbation et Approuvé. Les trois étapes ont des autorisations
différentes puisqu'un brouillon s'affiche uniquement à l'attention de l'utilisateur qui a créé le document et
qu'un document approuvé est présenté à tous les utilisateurs.
 M-Files | 3. Administration système | 489

Le document en est désormais à la version 3 et dans l'étape Approuvé (et donc visible et accessible
par tous les utilisateurs). Étant donné que des modifications doivent être effectuées, il retourne à l'étape
Brouillon et les autorisations sont modifiées pour que seul l'auteur du document puisse le voir. Si la case
Ignorer les autorisations de la dernière version publiée, pour cette version était active au moment
de la création de la nouvelle version, tous les utilisateurs continueront à avoir accès à la version 3 du
document, mais pas à la plus récente. Néanmoins, si la case n'était pas active, seul l'auteur du document
serait en mesure de voir la version 3 du document.

Remarque : Même si l’option Ignorer les autorisations de la dernière version publiée, pour
cette version était cochée, le document ne serait toujours pas visible dans les recherches et les
vues si l’option Prendre en compte toutes les versions n’est pas activée.

Envoyer des notifications et Modifier des propriétés

Envoyer des notifications

Pour envoyer une notification, définissez d'abord les utilisateurs et groupes d'utilisateurs destinataires.
Ensuite, spécifiez le sujet et le message. Vous pouvez également spécifier l'utilisateur depuis les
métadonnées ou les transitions d'étape.

Le bouton Ajouter une variable peut être utilisé pour insérer des valeurs des métadonnées d'objet dans
le sujet ou le contenu du message (consultez également les descriptions des variables dans Personnaliser
les notifications).

Modifier des propriétés

Vous pouvez spécifier différentes propriétés d'objets et valeurs à ajouter ou modifier quand l'étape d'un
objet est modifiée. Par exemple, vous pouvez définir que l'étiquette de version Diffusé soit affectée à un
dessin quand celui-ci passe à l'étape Approuvé.

Avec les propriétés de type de donnée Date, Heure et Horodatage, vous pouvez paramétrer M-Files pour
utiliser la valeur temporelle de la transition d'étape comme valeur de la propriété.

Convertir en PDF

Les fichiers de l'objet peuvent être automatiquement convertis en PDF sur le serveur lorsque l'objet
change d'étape. La conversion au format PDF sur le serveur est réalisable pour les fichiers de formats
sources Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Visio, sans oublier les
fichiers RTF et OpenOffice.

Lors de la conversion, M-Files met à jour les champs de propriété de M-Files dans les documents
Microsoft Word et Microsoft Excel avec les métadonnées actuelles de l'objet.

Astuce : Si vous rencontrez des problèmes avec le contenu non anglais, vous pouvez essayer
d'activer l'option Advanced Vault Settings PDF Conversion > Word Files > Extended Language
Support.

Paramètres de conversion

Lorsque vous activez la commande Convertir en PDF de l'onglet Actions, M-Files convertit
automatiquement les fichiers dans un document mono-fichier ou multi-fichier au format PDF lorsque l'étape
de l'objet change. Vous pouvez définir des paramètres avancés pour la conversion.

Stocker chaque fichier PDF &séparément et en relation avec le fichier original : Si vous voulez garder
le fichier dans son format d'origine, choisissez de stocker le fichier PDF près du fichier original. Le fichier
 M-Files | 3. Administration système | 490

PDF ne remplace alors pas le fichier d'origine. Le fichier PDF est créé avec le même nom que le fichier
original. Si cette commande est appliquée à un document mono-fichier, M-Files le transforme en document
multi-fichier pendant la création du fichier PDF.

Recaser les fichiers PDF existants : S'il y a déjà des fichiers PDF avec ce nom dans le document multi-
fichier, sélectionnez cette option si vous voulez remplacer les fichiers PDF de même nom existants par
les versions créées par cette action. Si cette option n'est pas sélectionnée et que le document multi-fichier
possède déjà un fichier PDF de même nom, M-Files vous avertira d'une erreur et le fichier PDF ne sera
pas créé.

Convertir en PDF/A-1b : Sélectionnez stockage au format PDF/A-1b si vous voulez respecter la norme
ISO 19005-1:2005 pour la conservation à long terme des documents électroniques. PDF/A-1b est un
format plus restreint par rapport au format PDF standard ; ainsi, les fichiers convertis au format PDF/A sont
souvent plus volumineux que ceux convertis au format PDF standard. De plus, pendant l'exportation au
format PDF/A, certains paramètres avancés d'aspect peuvent être omis. Vous devriez utiliser la conversion
au format PDF/A seulement lorsque c'est vraiment nécessaire, pour des conditions de conservation à long
terme, par exemple.

Interdit la transition d'étape si l'objet contient des fichiers de format non convertible : Sélectionnez
ceci si vous voulez éviter la transition d'étape dans le cas de fichiers dont les formats ne peuvent pas être
exportés en PDF (des fichiers ZIP par exemple). Un message d'erreur est affiché et la transition d'étape
est évitée.

Exécuter un script

Les opérations peuvent être spécifiées plus en détail à l'aide de variables, de propriétés communes de
VBScript et M-Files API. Par exemple, vous pouvez définir des nombres consécutifs pour différentes
versions de publication ou ajouter la date d'envoi d'un document quand il passe à l'étape Envoyé.

Les variables suivantes peuvent être utilisées dans ce script : VaultSharedVariables,

MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues, StateID,
SavepointVariables, TransactionCache, PropertyDef et GetExtensionObject. Pour
davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la section Variables VBScript
disponibles.

Remarque : La documentation M-Files API est disponible en ligne : M-Files API. Pour plus
d’informations sur l’emploi de VBScript dans M-Files, consultez le tutoriel Comment écrire le code
VBScript code pour M-Files ?.

Affecter des tâches

Les affectations constituent une partie importante des flux de travail. Elles transfèrent automatiquement les
informations et la responsabilité de la tâche à la bonne personne pendant une transition d'étape. M-Files
propose deux types d’affectation à utiliser avec des workflow.

En sélectionnant Affectation aux Utilisateurs, vous pouvez créer une affectation n'aboutissant pas à un
objet séparé. L'affectation créée avec cette option bascule à l'étape "Terminé" lorsqu'une des personnes à
qui la tâche a été affectée modifie l'étape du document dans le flux de travail (en déplaçant généralement
l'objet à l'étape suivante).
 M-Files | 3. Administration système | 491

Illustration 55 : Définissez la tâche dans la boîte de dialogue Affectations.

Dans les propriétés de l'objet, vous pouvez voir à qui elle a été affectée (affecté à), à condition que
l'objet soit dans une étape associée à une affectation. La personne à qui la tâche a été affectée peut
modifier l'étape à l'aide des commandes du volet de commandes, de la fiche de métadonnées ou du menu
contextuel.

Remarque : Si un utilisateur crée l'affectation, seuls cet utilisateur et les utilisateurs disposant
d'un contrôle total du coffre peuvent modifier la valeur de propriété Affecté à. En revanche, si
l'affectation est créée par un workflow, seuls les utilisateurs disposant d'un contrôle total du coffre
peuvent modifier la valeur de propriété.
 M-Files | 3. Administration système | 492

Créer des tâches séparées

Il est également possible de créer des affectations séparées une fois que le workflow de l'objet a atteint
un état déterminé. Pour créer de telles affectations, activez Créer des tâches séparées et cliquez sur
Ajouter dans l’onglet Actions de la fenêtre Propriétés d'étape.

Si vous voulez, une fois les affectations séparées terminées, que l'état du workflow change
automatiquement, vous devez le définir dans les options Changement d'étape de la transition d'étape.

Ajouter et supprimer des utilisateurs

Vous pouvez gérer les personnes responsables de la tâche avec les boutons Ajouter... et Supprimer
dans la boîte de dialogue Affecter à l'utilisateur et la boîte de dialogue Créer une affectation séparée.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs avec la liste Utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, ou sur la base
de métadonnées ou d'une transition d'étape. Par exemple, une personne ayant été spécifiée dans la
propriété Approuvé par dans les métadonnées de l'objet peut automatiquement être spécifiée comme
la personne à qui la tâche est affectée. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Pseudo-
utilisateurs et Autorisations dans Autorisations des transitions d’étape de Workflow.

Illustration 56 : Sélectionner un utilisateur basé sur une transition d'étape antérieure.

Contrôle

Dans la zone de Contrôle (Actions > Affecter une tâche séparée > Contrôle), vous pouvez définir les
utilisateurs que vous souhaitez aviser à chaque fois qu'une tâche a été terminée. La personne effectuant
l'affectation est automatiquement ajoutée à la liste des personnes assurant le contrôle des affectations.

Des icônes distinctes sont présentes pour les objets d'affectation terminée et non terminée, facilitant ainsi
la distinction entre les affectations terminées et les affectations non terminées.
 M-Files | 3. Administration système | 493

Classe d'affectation

La classe d'affectation détermine le type de tâche et les conditions d'exécution de l'affectation. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Classe d'affectation.

Description

Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La notification de l'affectation par e-mail
affiche la description à la personne à laquelle est affectée la tâche. Des modèles de notification pris en
charge par M-Files peuvent également être inclus dans la description. Pour de plus amples informations
sur les modèles de notification et les variables, consultez Modifier des paramètres de notification dans M-
Files Admin.

Échéance

Éventuellement, vous pouvez spécifier une échéance pour l'affectation. Un rappel automatique est envoyé
si l'affectation n'a pas été marquée comme terminée et que l'échéance approche. Le rappel est envoyé
avec une règle de notification commune qui peut être supprimée par l'administrateur le cas échéant.

Astuce : La date d'échéance est utile pour créer des vues. Vous pouvez créer une vue pour
afficher les affectations dont la date limite est proche. Pour davantage d'informations sur les vues,
veuillez vous reporter à la section Créer une vue.

Créer une étape de workflow avec une tâche séparée

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Workflow.

6. Sélectionnez le workflow que vous souhaitez modifier depuis la liste Workflow.

Le workflow s’ouvre dans l’outil de conception de workflow graphique.

7. Dans l’outil de conception de workflow graphique, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’étape de
workflow à laquelle vous souhaitez ajouter une tâche séparée et sélectionnez Éditer.

La boîte de dialogue des Propriétés d’Etape s’ouvre.

8. Dans l’onglet Actions, cochez Créer des tâches séparées et cliquez sur le bouton Ajouter....

La boîte de dialogue Affecter une tâche séparée s’ouvre.

9. Cliquez sur Ajouter... afin d’ajouter le ou les utilisateurs auxquels la tâche séparée est affectée.

[Link] : Cliquez sur Contrôle... pour ajouter le ou les utilisateurs qui recevront une notification
lorsque cette tâche sera terminée, acceptée ou rejetée.

[Link] le menu déroulant Sélectionner la classe de tâche, sélectionnez la classe de tâche pour la
tâche séparée.
 M-Files | 3. Administration système | 494

[Link] le champ Titre, saisissez un titre pour la tâche et dans le champ Description de l’affectation,
saisissez une description optionnelle pour la tâche.

En cliquant sur le bouton Ajouter une Balise..., vous pouvez ajouter des balises pour les
propriétés de métadonnées dans les champs Titre et Description.

[Link] : Cochez la case Échéance et sélectionnez le nombre de jours pour définir une échéance
pour la tâche séparée.

[Link] sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Affecter une Tâche Séparée.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue des Propriétés d’Etape.

[Link] sur Enregistrer afin de sauvegarder vos modifications.

La tâche séparée est ajoutée à l’étape de workflow. Lorsqu’une tâche avec le workflow mentionné ci-
dessus est déplacée dans l’étape mentionnée ci-dessus, la tâche séparée est créée et ajoutée en tant que
tâche reliée sous la tâche primaire.
Transitions d'étapes du workflow

Les transitions d'étape du workflow servent à se déplacer d'une étape du workflow à une autre. Les
transitions peuvent être initiées manuellement par les utilisateurs ou changées automatiquement par M-
Files Server. Cela peut également être configuré pour requérir une Signatures électroniques.

L'onglet Général

L’onglet Général contient le nom de transition d'étape ainsi qu'une description facultative de la transition
d’étape.

L’onglet Signature Electronique

L’onglet Signature Electronique vous permet d’activer la signature électronique pour une transition
d’étape. Si elle est activée, la signature électronique doit être signée par l’utilisateur avant que la
transition d’étape ne soit effectuée. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Signatures
électroniques.

L’onglet Changement d'étape

Dans l’onglet Changement d'étape, vous pouvez définir des conditions pour des transitions d’étape
automatiques. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Changement d'étape.

L'onglet Avancé

Dans l’onglet Avancé, vous pouvez définir un alias pour la transition d’étape. Pour plus d'informations sur
l'utilisation des alias, reportez-vous à Association des définitions de métadonnées. Utilisez des points-
virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

Dans ce chapitre

• Ajouter des transitions d’étape à un Workflow

• Transitions d'étapes parallèles
• Autorisations des transitions d’étape de Workflow
• Signatures électroniques
• Changement d'étape
 M-Files | 3. Administration système | 495

Ajouter des transitions d’étape à un Workflow

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Workflow.

6. Sélectionnez le workflow que vous souhaitez modifier depuis la liste Workflow.

Le workflow s’ouvre dans l’outil de conception de workflow graphique.

7. Dans l’outil de conception de workflow graphique, placez votre curseur sur le rebord de l’étape à partir
de laquelle vous souhaitez créer une transition d’étape de manière à ce que le curseur se transforme
en réticule de visée.

8. En maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, dessinez une transition d’étape en déplaçant le
curseur de la souris depuis l’étape sélectionnée jusqu’à l’autre étape.

9. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la flèche de transition d’étape que vous venez de créer et
sélectionnez Modifier depuis le menu contextuel.

La boîte de dialogue de Transition d’étape est ouverte.

[Link] le champ Nom, saisissez un nom pour la transition d’étape et dans le champ Description,
saisissez une description optionnelle pour la transition.

[Link] : Dans le tableau Signature Electronique, vous pouvez définir une signature électronique
qui doit être fournie avant de terminer cette transition d’étape.

Pour plus d’informations sur les signatures électroniques, veuillez consulter Signatures
électroniques.

[Link] : Dans le tableau Changement d’étape, vous pouvez définir une condition qui modifie cette
transition d’étape une fois que la condition est remplie.

Pour davantage d'informations sur le changement d’étape, veuillez vous reporter à la section
Changement d'étape.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue de la Transition d’étape.

[Link] sur Enregistrer afin de sauvegarder vos modifications.

La transition d’étape est ajoutée au workflow entre les étapes de workflow sélectionnées. Cela se
manifeste par la flèche entre les étapes dans l’outil de conception de workflow graphique.

• Pour plus d’instructions sur l’ajout d’étapes à un workflow, veuillez consulter Ajouter des étapes à un
workflow.
• Pour plus d’instructions sur la création d’un nouveau workflow, veuillez consulter Créer un nouveau
workflow.
 M-Files | 3. Administration système | 496

Transitions d'étapes parallèles

Vous pouvez définir plusieurs transitions d'étapes du workflow entre deux étapes. Cela se révèle utile
lorsque, par exemple, vous avez besoin de définir des transitions automatiques multiples s'appuyant sur
différents critères. Pour davantage d’informations sur la création de transitions d’étapes, consultez Ajouter
des transitions d’étape à un Workflow.

Exemple : Créer un workflow avec une transition d’étape parallèle

L’objectif de cet exemple est de modifier un workflow existant d’un coffre démo (comme Réviser les
dessins) pour qu’il soit automatiquement déplacé vers l’étape Rejeté si personne ne le fait passer à l’étape
Approuvé (ou Rejeté) sous 10 jours à compter de la transition à l’étape Liste d’autorisation.

Illustration 57 : Le workflow passe automatiquement à l’étape Refusé si personne ne le fait passer à l’étape Approuvé.

Pour modifier le workflow, effectuez les étapes suivantes :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Workflow.

6. Dans la liste Workflow, sélectionnez l’un des workflow existants, comme Réviser les dessins.

Le workflow est présenté sur un diagramme dans l'outil de conception du workflow graphique
sous la liste Workflow.

7. Cliquez sur Nouvelle Etape dans le volet Outils afin de créer une nouvelle étape pour le workflow.

Si vous avez déjà une étape s'intitulant Rejetée dans votre workflow, vous pouvez sauter cette
étape et la suivante et passer à l'étape 8.

La fenêtre Propriétés d’Etape s’ouvre.

8. Saisissez le nom Rejetée dans le champ Nom et cliquez sur OK afin de fermer la fenêtre Propriétés
d'Etape.

9. Dans l'outil de conception du workflow, placez votre curseur sur le bord de l'étape Listée pour
approbation (ou toute autre étape intermédiaire si votre workflow n'a pas l'étape Listée pour
approbation) de façon à ce que votre curseur devienne un pointeur en croix.

[Link] le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser le pointeur en croix jusqu'à l'étape
Rejetée pour dessiner une transition d'étape entre les étapes Listée pour approbation et Rejetée.
 M-Files | 3. Administration système | 497

11.Répétez l'étape 8 pour dessiner une autre transition d'étape entre les étapes Listée pour approbation et
Rejetée.

[Link], à l’aide du menu bouton droit, sur l’une des flèches de connecteur de la transition d’étape et
sélectionnez Éditer.

Si vous ne voyez qu'une flèche de connecteur entre les étapes, c'est que les connecteurs sont
probablement les uns au-dessus des autres. Cliquez sur le connecteur le plus haut pour le
sélectionner et cliquez sur les poignées et faites les glisser pour reformer le connecteur.

[Link]-vous dans l’onglet Changement d'étape, sélectionnez l’option Changer d'étape après et
saisissez 10 dans le champ jours.

[Link] sur OK pour fermer la fenêtre Propriétés d’Etape.

[Link] sur Enregistrer en haut à droite de l'outil de conception du workflow graphique pour enregistrer
les modifications apportées au workflow.

Vous devriez maintenant avoir un workflow avec deux transitions d’étapes parallèles depuis l’étape Liste
d’autorisation à l’étape Rejeté : une initiée par les utilisateurs et l’autre initiée automatiquement au bout de
10 jours, si elle n’est pas initiée par les utilisateurs dans les 10 jours.
Autorisations des transitions d’étape de Workflow

Vous pouvez accéder aux autorisations de transition d'étape en ajoutant et sélectionnant une transition
d'étape, en cliquant sur le bouton Editer Transition..., puis en sélectionnant l'onglet Autorisations.

Autorisations

Sur l'onglet Autorisations, vous pouvez spécifier quels utilisateurs sont autorisés à effectuer une
transition d'étape explicite.
 M-Files | 3. Administration système | 498

Illustration 58 : Définissez les autorisations de changement d'étape via les transitions d'étape.

La boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs sous le bouton
Ajouter... comprend également les options Utilisateur depuis les métadonnées et Utilisateur depuis la
transition d'étape.

Utilisateur depuis les métadonnées

Vous pouvez également utiliser des pseudo-utilisateurs dans les transitions d'étape. Par exemple, vous
pouvez spécifier que les factures doivent être acceptées uniquement par le chef de projet du projet lié à la
facture. En d'autres termes, vous pouvez spécifier les utilisateurs par le biais des métadonnées. Ensuite,
 M-Files | 3. Administration système | 499

le droit d'exécution des transitions d'étape n'est pas lié à une personne en particulier, mais il est déterminé
dynamiquement, en se basant sur les métadonnées de l'objet.

Utilisateur depuis une transition d'étape

Vous pouvez aussi sélectionner les utilisateurs en se basant sur les transitions d'étape précédentes. Vous
pouvez spécifier que seul l'utilisateur ayant déplacé le document à l'étape Approuvé a le droit de le faire
passer à l'étape Approbation annulée de l'étape Approuvé.

Signatures électroniques

Les fonctionnalités de signature électronique proposées par le module Electronic Signatures and
Advanced Logging enrichissent les workflows de M-Files : la transition d’étape peut être certifiée à l’aide
des identifiants d'utilisateur. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques pour certifier, par exemple,
l'approbation des documents.

Si vous avez indiqué une signature électronique pour la transition d'étape, la signature sera toujours
requise de la part de l'utilisateur avant le changement d'étape. L'étape change lorsque l'objet est
publié. Le changement d'étape avec une signature ne peut être effectué qu'objet par objet. Seuls les
utilisateurs utilisant l'authentification Windows peuvent effectuer des changements d'étape nécessitant
une signature électronique. L'utilisateur ajoute une signature électronique à la transition d'étape lorsqu'il
saisit ses données d'identification et se connecte. La signature électronique ne fait pas référence à une
« empreinte » électronique. La signature électronique exige toujours de l'utilisateur qu'il saisisse ses
données d'identification et qu'il se connecte.

Illustration 59 : Vous pouvez demander aux utilisateurs de fournir leur signature électronique avant d’effectuer une transition d’étape
spécifique dans un workflow.

Le module Electronic Signatures and Advanced Logging est disponible à un tarif spécifique. Ce module
comprend des extensions d'observateur d'événements et la fonction de signature électronique. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Signature Electronique et conformité.

Signature électronique pour les transitions d'étape de flux de travail

Pour incorporer une signature électronique avec une transition d'étape de workflow :

1. Sélectionnez une transition dans Outil de conception de workflow graphique.

2. Dans le volet de commandes, cliquez sur Editer Transition.
3. Déplacez-vous jusqu’à l’onglet Signature Electronique.
 M-Files | 3. Administration système | 500

Illustration 60 : L'onglet Signature Electronique pour une transition d'étape.

Sélectionnez Une·signature·électronique·est·requise·pour·cette·action pour modifier les options.

Signification de signature

Les options Signification de signature vous permettent soit de sélectionner un couple motif-signification
de signature prédéfini soit de définir plusieurs significations parmi lesquelles le signataire choisira.
Le motif de la signature est un court titre descriptif de la signature tel que Approbation du document
d'instructions ou Approbation de la facture. La signification de la signature est une description qui indique
au signataire ce qui va être approuvé. Le nombre de caractères maximal est 500 et vous pouvez utiliser
 M-Files | 3. Administration système | 501

des variables. Les variables sont listées dans Variables des champs Signification de signature, Motif et
Autres Informations.

Exemples

Si vous avez saisi "Signé par %SIGNED_BY%" dans la Signification de signature, la description de
signature que verra réellement l’utilisateur sera, par exemple, Signé par Alex Kramer.

Si vous souhaitez afficher le nom de l’utilisateur suppléant, utilisez la variable

%SIGNED_BY_WITH_PROXY%. Si vous avez saisi "Signé par %SIGNED_BY_WITH_PROXY%" dans
la Signification de signature et qu’Alex Kramer signe, la description de signature sera Signé par Alex
Kramer. Si le signataire est un utilisateur suppléant d’Alex, la description de signature sera Signé par Andy
Nash, au nom d’Alex Kramer.

Sur l’image, l’utilisateur a défini la signification de signature suivante : « En faisant passer le plan de l’état
%SIGNED_FROM_STATE% à l’état %SIGNED_TO_STATE%, je confirme que le plan est prêt à être livré
au client. »

Illustration 61 : Signification de signature affichée sur une invite de signature électronique

Métadonnées de signature

Vous pouvez configurer la signature électronique de manière à demander au signataire d'ajouter une
valeur pour une propriété de métadonnée sélectionnée, telle qu'un Commentaire. Le texte est enregistré
sous un objet de signature séparé (voir Créer un objet de signature séparé) ou sous l'objet avec le
workflow. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans la zone de texte Autres
Informations. Dans Autres Informations, vous pouvez utiliser des variables (listées dans Variables des
champs Signification de signature, Motif et Autres Informations).

Créer un objet de signature séparé

Choisissez cette option si vous voulez créer un nouvel objet pour la signature. L'objet de signature est
alors automatiquement en relation avec l'objet dans lequel la transition d'étape est utilisée.
 M-Files | 3. Administration système | 502

Remarque : M-Files peut créer les objets de signature uniquement lorsque vous configurez
certaines définitions de métadonnées. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à
Définitions de métadonnées pour un objet de signature électronique.

Identification

L'identification est un texte libre. Vous pouvez, par exemple, définir Approbation de la facture d'achat en
tant qu'identification. Lors de la création de l'objet de signature, l'identification devient une partie intégrante
des métadonnées de l'objet. La propriété Identification peut être utilisée, par exemple, dans les scripts des
fonctions de transition d'étape ou dans les recherches afin d'individualiser un certain type de signature.

Enregistrer la manifestation de signature comme texte dans une propriété

Sélectionnez la propriété à laquelle vous souhaitez associer la signature. Le contenu indiqué de la

signature apparaît alors comme valeur de propriété dans les métadonnées de l'objet. La propriété par
défaut est Manifestation de signature. Le contenu de la propriété de la signature comprend le motif, la
signification, et toute information additionnelle sur la signature.

Remarque : Si vous utilisez la même propriété pour les signatures de toutes les transitions d'étape
dans le flux de travail, comme la propriété par défaut Manifestation de signature, vous pouvez voir
uniquement la toute dernière manifestation de signature dans les métadonnées de la toute dernière
version de l'objet. Vous trouverez d'autres signatures avec leur contenu (manifestations) dans
l'historique des versions de l'objet concerné.

Vous pouvez également créer votre propre définition de propriété distincte pour chaque signature de la
transition d'étape concernée dans le flux de travail. Vous pouvez ensuite voir toutes les propriétés créées
et leur contenu de signature (manifestations) dans les métadonnées de la toute dernière version de l'objet.

Remarque : Si vous créez d'abord une propriété dans le champ Définitions de propriété, veuillez
spécifier ses autorisations de telle sorte que les utilisateurs puissent voir la propriété utilisée dans
les signatures sans pouvoir la modifier.

Variables des champs Signification de signature, Motif et Autres Informations

Les variables disponibles pour utilisation avec les champs Signification de signature, Motif et Autres
Informations sont listées dans ce tableau.

Variable Description
%SIGNED_AT_UTC% L'heure UTC au moment de la signature. Vous pouvez
utiliser cette variable uniquement avec le champ Autres
Informations.
%SIGNED_AT_LOCAL% L'heure sur l'ordinateur client au moment de la signature.
Vous pouvez utiliser cette variable uniquement avec le
champ Autres Informations.
%SIGNED_AT% L'heure sur l'ordinateur serveur au moment de la
signature. Vous pouvez utiliser cette variable uniquement
avec le champ Autres Informations.
%SIGNED_BY% Le nom du signataire.
%SIGNED_FROM_STATE% L'étape d'origine.
%SIGNED_TO_STATE% L'étape de destination.
 M-Files | 3. Administration système | 503

Variable Description
%SIGNED_FOR_STATETRANSITION% Le titre de la transition d'étape pour laquelle la signature
électronique est nécessaire.
%SIGNED_BY_WITH_PROXY% Affiche le nom du signataire et de l'utilisateur
pour le compte duquel une affectation est signée
électroniquement. Par exemple : « Preston Present, de la
part d'Abraham Absent ». Reportez-vous aux exemples
d’utilisation.

Dans ce chapitre

• Définitions de métadonnées pour un objet de signature électronique

• Insertion de la propriété de la signature sur les documents Microsoft Office

Définitions de métadonnées pour un objet de signature électronique

Pour que des objets de signature automatiques puissent être créés dans M-Files, des alias doivent être
créés pour le nouveau type d'objet ainsi que pour les définitions de propriété requises. Les alias servent
à créer des objets au moment de la signature. Si vous utilisez M-Files Compliance Kit, ces définitions
devraient déjà être disponibles. Sinon, vous devez créer les définitions de métadonnées ci-après afin
d'activer les objets de signature séparés.

Type d'Objet

Créez un nouveau type d'objet et nommez-le, le type d'objet Signature par exemple. Dans les paramètres
avancés, spécifiez l'alias du type d'objet :

[Link]

Définitions de propriété requises pour l'objet de signature

Lorsque vous avez créé le nouveau type d'objet, M-Files crée automatiquement la définition de propriété
équivalente. Sélectionnez cette définition de propriété dans les définitions de propriété et ajoutez l'alias
suivant :

[Link]

De plus, ajoutez les définitions de propriétés listées ci-dessous :

Nom de propriété Alias Type de Description

suggéré donnée
Identifier [Link] Texte La propriété de l'identification est
entifier ajoutée à la signature électronique lors
de la création de l'objet de signature
électronique. La valeur de la propriété
de l'identification est indiquée dans les
paramètres de signature électronique
dans M-Files Admin.
Motif de signature [Link] Texte Court titre descriptif de la signature.
[Link]
 M-Files | 3. Administration système | 504

Nom de propriété Alias Type de Description

suggéré donnée
Signification de [Link] Texte Description permettant au signataire de
signature [Link] (multi- comprendre ce qui est approuvé.
ligne)
Signataire [Link] Choisir Utilisateur du coffre signant de manière
gner dans électronique la transition d'étape.
la liste
« Utilisateurs »
Utilisateur M- Choisir L'utilisateur du coffre dont l'identité
[Link] dans est associée à la signature sert à faire
la liste passer une affectation vers une étape
« Utilisateurs
finale
» telle que Terminée, Acceptée ou
Rejetée.

Vous pouvez nommer librement les définitions de propriété requises mentionnées ci-dessus, mais
vous devez utiliser des noms aussi descriptifs que possible car ces informations figureront dans les
métadonnées de l'objet de signature.

Définitions de propriété optionnelles pour l'objet de signature

Vous pouvez également créer diverses définitions de propriété optionnelles pour l'objet de signature.
Par exemple, vous pouvez vouloir créer une nouvelle définition de propriété pour les informations
supplémentaires de signature avec le type de données Texte (multi-ligne) et ajouter l'alias suivant :

[Link]

Les autres propriétés optionnelles sont listées ci-après :

Alias Type de donnée Description

[Link] Texte Comporte le nom complet du signataire.
.Name
[Link] Texte Comporte le nom de compte M-Files du
ount signataire.
[Link] Texte L'heure locale de la signature en tant que
tampText texte, informations sur le fuseau horaire y
compris.
[Link] Texte L'heure UTC de la signature en tant que
mpText texte, informations sur le fuseau horaire y
compris.
[Link] Horodateur L'horodatage UTC de la signature.
mp
[Link] Date La date de la signature en heure locale
(serveur).
[Link] Choisir dans la liste L'étape de workflow avant la transition
« Étapes » d'étape. Disponible uniquement lors de la
signature de transitions d'étape.
 M-Files | 3. Administration système | 505

Alias Type de donnée Description

[Link] Choisir dans la liste L'étape de workflow après la transition
« Étapes » d'étape. Disponible uniquement lors de la
signature de transitions d'étape.
[Link] Choisir dans la La transition d'étape de workflow qui a été
ition liste « Transitions réalisée. Disponible uniquement lors de la
d'étape » signature de transitions d'étape.

Objets de signature exécutés, vides et invalides et comment les utiliser

Vous pouvez également créer des objets de signature dits "vides" et les utiliser afin de déterminer quelles
sont les signatures n'ayant pas encore été signées et quelles sont les signatures ayant déjà été exécutées.
Vous pouvez utiliser ces objets de signature vides, exécutés et invalides en créant différentes classes pour
le type d'objet de signature.

Voici les alias qui, une fois spécifiés pour les classes du type d'objet de Signature, sont utilisés par M-Files
à diverses phases de la signature électronique :

[Link]

[Link]

[Link]

Autorisations

Les définitions de métadonnées (type d'objet et définitions de propriété) créées pour l'objet de signature
automatique doivent être protégées ; la création manuelle d'objets de signature ou la modification de leurs
métadonnées doit être impossible. La définition de propriété qui lie l'objet signé à la signature doit aussi
être protégée. Si vous utilisez M-Files Compliance Kit, ces définitions sont déjà disponibles.

Objet de signature séparé

Lorsque vous avez fini de créer les définitions requises et défini la création d'un objet séparé pour la
signature, l'objet sera automatiquement créé après avoir signé.

Le nom de l'objet de signature est créé automatiquement pour le motif de la signature, le signataire et
l'horodatage.

D'autres métadonnées pour l'objet de signature sont créées automatiquement selon les définitions de la
signature.

Insertion de la propriété de la signature sur les documents Microsoft Office

Le contenu d'une propriété de signature peut être ajouté dans un document Microsoft Word, Microsoft
Excel ou Microsoft PowerPoint de la même manière que les autres propriétés M-Files.

Lorsque l'utilisateur sélectionne la propriété ajoutée dans la liste, le nom de propriété, tel que le nom de la
propriété prédéfinie Manifestation de signature, s'affiche. C'est pourquoi il est recommandé de définir un
nom de propriété le moins équivoque possible.

Lorsque la propriété est sélectionnée, M-Files ajoute automatiquement le contenu au document. Vous
devriez toujours garder cela à l'esprit en définissant le motif et la signification de la signature.
 M-Files | 3. Administration système | 506

Illustration 62 : Le contenu de la signature (manifestation) peut être ajouté aux documents Microsoft Office à l'aide de la commande
Insérer une Propriété.

Remarque : Si la signature est insérée dans le document Microsoft Office et que vous souhaitez
annuler la transition d'étape, vous devez l'annuler manuellement en retirant la valeur de propriété
(manifestation de signature) ou la propriété elle-même, pour que l'annulation puisse s'appliquer
au document. Dans la plupart des cas, la réhabilitation de ce type de transition d'étape à l'étape
précédente nécessite des droits d'administration système.

Changement d'étape

Dans l'onglet Changement d'étape, vous pouvez définir un déclencheur pour qu'il lance automatiquement
une transition d'étape lorsque certaines conditions sont remplies. Vous pouvez par exemple définir une
transition d'étape pour qu'elle ait lieu lorsque toutes les affectations de l'étape de workflow actuelle sont
terminées ou approuvées.

Illustration 63 : Une transition d’étape automatique d’un objet peut par exemple avoir lieu sur la base des valeurs de propriétés de
l’objet.

Le serveur effectue les transitions d'étape automatiques. Les autorisations des utilisateurs sont
ignorées. Cela signifie que vous pouvez utiliser les autorisations pour empêcher les utilisateurs de
lancer manuellement une transition d'étape. M-Files Server effectue la transition d'étape lorsque tous les
cessionnaires ont terminé leur tâche.

Emploi de plusieurs critères pour la transition automatique

Vous pouvez définir une transition d'étape automatique pour qu'elle se produise lorsqu'un objet remplit
certaines conditions. Vous pouvez par exemple définir que l'objet passera à l'étape suivante lorsqu'un
 M-Files | 3. Administration système | 507

utilisateur lui donnera une certaine propriété ou valeur de propriété. Par exemple, dans le workflow de
processus de message, vous pouvez définir que lorsqu'un utilisateur ajoutera une date dans le champ
Envoyé du document, le document passera automatiquement à l'étape Envoyé.

Vous pouvez également définir qu'un changement d'étape se produira après que les utilisateurs auront
terminé, approuvé ou rejeté toutes les affectations séparées. Vous pouvez également indiquer des critères
personnalisés pour le changement d'étape. Pour davantage d'informations sur la configuration des filtres,
consultez Conditions basées sur l’état, Conditions basées sur des propriétés, Conditions basées sur les
informations des fichiers et Conditions basées sur les autorisations.

Emploi d'un script défini par l'utilisateur pour la transition automatique

Vous pouvez aussi rédiger un script permettant de déclencher les transitions d'étape. Cela vous permet
d'indiquer les conditions de la transition plus en détail à l'aide de variables, de fonctions génériques de
VBScript et de l'API M-Files. Par exemple, vous pouvez définir plusieurs transitions d'étape liées aux
propriétés et aux valeurs de propriétés à la fois.

Dans ce script, vous pouvez utiliser ces variables M-Files : StateID, StateTransitionID,
AllowStateTransition, NextStateID, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID,
CurrentUserSessionInfo, PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables,
TransactionCache, MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID,
CurrentTransactionID, ParentTransactionID. Pour davantage d'informations sur les variables,
veuillez vous reporter à la section Variables VBScript disponibles.

Remarque : La documentation M-Files API est disponible en ligne : M-Files API. Pour plus
d’informations sur l’emploi de VBScript dans M-Files, consultez le tutoriel Comment écrire le code
VBScript code pour M-Files ?.

Priorité d'évaluation

Avec la priorité d'évaluation, vous pouvez définir la priorité des transitions d'étapes parallèles sur M-Files
Server. La priorité est classée du numéro le moins élevé au numéro le plus élevé. Zéro (0) représente la
priorité la plus élevée.

Définition de coffres pour les transitions d'étapes

Vous pouvez définir dans quels coffres la transition d'étape doit avoir lieu. Saisissez les ID (GUID) des
coffres en les séparant par des points-virgules (;).

Évaluation des critères de déclenchement

M-Files évalue le déclencheur de transition d'étape toutes les 60 minutes et chaque fois que l'objet est
modifié.

3.2.4. Listes de Contrôle d'accès

Une liste de contrôle d’accès est une liste d’autorisations qui peut être attachée à un objet. Il s’agit d’une
liste d’un ou plusieurs sujets (utilisateurs, groupes d’utilisateurs ou pseudo-utilisateurs) et d’opérations
(supprimer, éditer, lire ou modifier les permissions) qui sont soit autorisées soit refusées à ces sujets en
particuliers. Les listes de contrôle d'accès permettent de gérer les autorisations de M-Files de manière
rapide et aisée.

Astuce :
 M-Files | 3. Administration système | 508

La meilleure pratique consiste à spécifier des droits d’accès dans les listes de contrôle d’accès par
le biais des groupes d’utilisateurs plutôt que par le biais d’utilisateurs individuels.

Le fait d’effectuer des modifications concernant les listes de contrôle d’accès dans les grands
coffres peut se révéler très lent et peut donc parfois entraîner des conflits de verrouillage. C’est
pourquoi il est recommandé d’effectuer les modifications sur les listes de contrôle d’accès et, à leur
tour, sur les autorisations d’objet pendant les heures creuses, lorsque l’accès des utilisateurs au
coffre est limité.

Dans ce chapitre

• Créer une nouvelle liste de contrôle d'accès

• Modifier des listes de contrôle d'accès
• Autorisations de la liste de contrôle d'accès

Créer une nouvelle liste de contrôle d'accès

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Listes de Contrôle d'Accès.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Liste de Contrôle d'accès.

Astuce : Vous pouvez également utiliser une liste de contrôle d'accès existante
comme modèle. Pour ce faire, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'une des listes
existantes dans la zone de liste et sélectionnez Créer une copie.

7. Dans le champ Nom, saisissez un nom descriptif pour la liste de contrôle d'accès.

Il est recommandé de nommer la liste de contrôle d'accès en fonction des membres de la

liste et des autorisations qui leur sont octroyées, comme Visible par la direction de l’entreprise
uniquement.

8. Cliquez sur Ajouter pour ajouter des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs à cette liste de contrôle
d'accès.

La boîte de dialogue Sélection des Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs s’ouvre.

9. Sélectionnez l'une des options suivantes :

a. L’option Utilisateurs ou groupes d'utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs ou groupes

d’utilisateurs que vous souhaitez ajouter à cette liste de contrôle d'accès.

Astuce :

La meilleure pratique consiste à spécifier des droits d’accès dans les listes de contrôle
d’accès par le biais des groupes d’utilisateurs plutôt que par le biais d’utilisateurs individuels.

Le fait d’effectuer des modifications concernant les listes de contrôle d’accès dans les grands
coffres peut se révéler très lent et peut donc parfois entraîner des conflits de verrouillage.
C’est pourquoi il est recommandé d’effectuer les modifications sur les listes de contrôle
 M-Files | 3. Administration système | 509

d’accès et, à leur tour, sur les autorisations d’objet pendant les heures creuses, lorsque
l’accès des utilisateurs au coffre est limité.

Astuce : Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche Ctrl
enfoncée pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche ⇧ Maj
enfoncée pour sélectionner des éléments adjacents de la liste.

ou

b. L’option Utilisateur depuis les métadonnées et utilisez le menu déroulant pour sélectionner
la propriété comportant les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs sur la base des autorisations
octroyées. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Pseudo-utilisateurs.

[Link] sur Ajouter afin d’ajouter les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs à la liste de contrôle d’accès
et de fermer la boîte de dialogue Sélection des Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs.

[Link] retour dans la boîte de dialogue Propriétés de la Liste de Contrôle d'Accès, sélectionnez, dans la
liste Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont vous souhaitez
ajuster les autorisations.

12.Sélectionnez l’autorisation que vous souhaitez ajuster et cochez :

a. La case Autoriser si vous souhaitez donner l’autorisation sélectionnée à l’utilisateur ou au groupe

d’utilisateurs.

ou

b. La case Refuser si vous ne souhaitez pas donner l’autorisation sélectionnée à l’utilisateur ou au

groupe d’utilisateurs.

Astuce : Pour des performances optimales dans de grands coffres, les listes de contrôle
d’accès ne devraient être utilisées que pour habiliter des droits d’accès plutôt que pour les
rejeter explicitement.

[Link] vous souhaitez ajuster d'autres autorisations, veuillez effectuer de nouveau les étapes 11 et 12.

[Link] : Dans l'onglet Autorisations, vous pouvez indiquer quels utilisateurs peuvent voir cette
liste de contrôle d'accès.

[Link] : Dans l'onglet Avancé, vous pouvez spécifier un alias pour la liste de contrôle d'accès
nominative.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de

métadonnées.
 M-Files | 3. Administration système | 510

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le
champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe
prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault
Settings.

[Link] sur OK.

La nouvelle liste de contrôle d'accès comprenant un ensemble d’autorisations peut désormais être liée à
un objet à l’aide du contrôle d'autorisation sur la fiche de métadonnées.

Modifier des listes de contrôle d'accès

Lorsque vous modifiez la liste de contrôle d’accès, les autorisations modifiées s’appliquent soit aux
nouveaux objets et aux objets existants auxquels la liste de contrôle d’accès est déjà attachée soit
uniquement aux nouveaux objets, selon votre choix.

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Listes de Contrôle d'Accès.

La liste des listes de contrôle d’accès dans le coffre sélectionné s’ouvre dans le volet de droite.

6. Dans la liste Listes de Contrôle d'Accès, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’objet que vous
souhaitez modifier et sélectionnez Propriétés depuis le menu contextuel.

La boîte de dialogue Propriétés de la Liste de Contrôle d'Accès s’ouvre.

7. Optionnelle : Dans le tableau Général, cliquez sur Ajouter... si vous souhaitez ajouter un nouvel
utilisateur ou groupe d’utilisateurs à cette liste de contrôle d’accès.
a) Sélectionnez l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs que vous souhaitez ajouter à la liste de contrôle
d’accès.

Astuce :

La meilleure pratique consiste à spécifier des droits d’accès dans les listes de
contrôle d’accès par le biais des groupes d’utilisateurs plutôt que par le biais
d’utilisateurs individuels.

Le fait d’effectuer des modifications concernant les listes de contrôle d’accès dans
les grands coffres peut se révéler très lent et peut donc parfois entraîner des conflits
de verrouillage. C’est pourquoi il est recommandé d’effectuer les modifications sur
les listes de contrôle d’accès et, à leur tour, sur les autorisations d’objet pendant les
heures creuses, lorsque l’accès des utilisateurs au coffre est limité.

Astuce : Vous pouvez sélectionner plus d’un élément à la fois. Maintenez la touche
Ctrl enfoncée pour sélectionner plusieurs éléments individuels ou maintenez la touche
⇧ Maj enfoncée pour sélectionner des éléments adjacents de la liste.
a) Optionnelle : Sélectionnez l’option Utilisateur depuis les métadonnées si vous souhaitez ajouter
des utilisateurs basés sur les propriétés des métadonnées à la liste de contrôle d’accès. Utilisez le
 M-Files | 3. Administration système | 511

menu déroulant pour sélectionner la propriété souhaitée. Pour davantage d'informations, veuillez
vous reporter à Pseudo-utilisateurs.
b) Cliquez sur Ajouter pour ajouter des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs à la liste de contrôle
d'accès.

8. Sélectionnez l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs pour lequel vous souhaitez ajuster les permissions
dans la liste Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs.

9. En fonction de votre choix, cliquez soit sur l’option Autoriser soit sur l’option Refuser pour les
opérations désirées.

[Link] sur OK une fois que vous avez terminé afin de fermer la boîte de dialogue Propriétés de la
Liste de Contrôle d'Accès.

[Link] : Si le contrôle d’accès sélectionné est déjà utilisé dans les autorisations d’un ou de
plusieurs objets, la boîte de dialogue Confirmer la mise à jour s’ouvre.

a. Cliquez sur Modifier les Autorisations des Objets si vous souhaitez appliquer vos changements
aux autorisations des objets existants qui utilisent la liste de contrôle d’accès sélectionnée pour leurs
autorisations.

Remarque : Les autorisations des objets sont mises à jour en tant que tâche d’arrière-plan
asynchrone. Les autorisations des objets peuvent être mises à jour si, par exemple, une
liste de contrôle d’accès, un utilisateur, un groupe d’utilisateurs ou la valeur d’un pseudo-
utilisateur (comme un chef de projet) sont modifiés. Vous pouvez contrôler la progression
de la tâche dans M-Files Admin, dans la rubrique Tâches d'arrière-plan. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Contrôle des tâches d'arrière-plan.

ou

b. Cliquez sur Préserver les autorisations d’objet si vous ne souhaitez pas appliquer vos
changements aux autorisations des objets existants qui utilisent la liste de contrôle d’accès pour
leurs autorisations.

Les changements que vous avez effectués sur la liste de contrôle d’accès sont sauvegardés et appliqués,
selon votre choix, aux objets nouveaux et existants qui utilisent la liste de contrôle d’accès sélectionnée ou
uniquement aux nouveaux objets.

Autorisations de la liste de contrôle d'accès

Le droit de voir la liste de contrôle d'accès sélectionnée peut être défini dans l'onglet Autorisations. La
liste sélectionnée peut être rendue invisible à certains utilisateurs.

Remarque : L'administrateur système et tous les utilisateurs ayant le contrôle total du coffre voient
toutes les listes de contrôle d'accès nominatives.

Modification des autorisations

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 512

5. Cliquez sur un nœud contenant les éléments que vous souhaitez modifier.

Les paramètres d'autorisation sont disponibles pour les éléments suivants :

• Utilisateurs
• Groupes d'utilisateurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Types d'objets
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Listes de valeurs
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Définitions de propriétés
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Classes
• Structure des métadonnées (Vue classique) > Groupes de classes
• Workflows
• Listes de contrôle d'accès

6. Sélectionnez un élément dans la zone de liste.

7. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'élément et cliquez sur Propriétés.

8. Ouvrez Autorisations.

9. Dans Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dont

vous souhaitez modifier les autorisations.

Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter.

[Link]écifiez les autorisations pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.

Autoriser : Activez ce paramètre pour donner explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Refuser : Activez ce paramètre pour refuser explicitement l'autorisation à l'utilisateur ou au

groupe d'utilisateurs sélectionné.

Le paramètre Refuser est normalement utilisé pour spécifier une exception à un paramètre
Autoriser. Par exemple, si John Doe fait partie du groupe Responsables RH, vous pouvez
définir Autoriser pour le groupe et Refuser pour John Doe.

Vous pouvez également laisser les deux paramètres non sélectionnés.

11.Répétez les étapes 9 et 10 pour les autres autorisations.

[Link] sur OK.

3.2.5. Installer et gérer des applications pour coffre

Vous pouvez gérer des applications cliente et serveur spécifiques au coffre dans M-Files Admin. Ces
applications vous permettent de modifier et d’étendre le comportement de votre M-Files Desktop et de
votre M-Files Server. Vous pouvez ainsi choisir de donner la priorité aux fonctions qui sont essentielles
pour l'efficacité de votre organisation.

L'application peut être soit une application cliente soit une application serveur :

• Les applications clientes s'exécutent sur les ordinateurs clients M-Files et affectent le comportement de
M-Files Desktop et du M-Files Web classique.
• Les applications serveurs s'exécutent sur l'ordinateur du serveur M-Files et peuvent affecter le
comportement du serveur M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 513

La création d’applications requiert des connaissances avancées en programmation. Les instructions de

programmation sont disponibles auprès du service technique de M-Files à un tarif spécifique. Pour plus de
documentation et d'applications démo, reportez-vous à M-Files Developer Portal.

Informations importantes

• La taille maximale des fichiers extraits d'une application cliente est de 10 Mo.
• Un coffre peut avoir un maximum de 100 applications.
• Le format de fichier d'une application pour coffre à installer doit être MFAPPX. Si l'application pour
coffre vous a été fournie dans un autre format, veuillez contacter le fournisseur.
• Les applications signées ont été validées par M-Files.

• Dans un environnement M-Files Cloud partagé, les administrateurs de coffre ne peuvent installer
que des applications signées. Pour plus d'informations sur l'installation des applications pour coffre
dans M-Files Cloud, reportez-vous à Who can install vault applications in M-Files Cloud? dans M-
Files Support Portal.
• Pour installer une application signée dans un environnement local, la machine serveur doit utiliser la
mise à jour M-Files de juin 2022 ou une mise à jour ultérieure. Par ailleurs, le système d'exploitation
du serveur doit avoir les derniers certificats de l'autorité de certification (CA) racine. Si vous ne
pouvez pas installer l'application signée, essayez d'installer une version non signée de l'application
si une telle version est disponible.

Pour gérer les applications d'un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Effectuez l'une des opérations suivantes :

a. Déployez Coffres, puis cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

ou

b. Déployez Proxies Ground Link, puis cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un proxy Ground
Link pour configurer le connecteur sur Ground Link.

4. Sélectionnez Applications.

La boîte de dialogue Applications s’ouvre.

5. Effectuez une ou plusieurs des opérations indiquées ici. Notez que, dans la plupart des cas, il est
nécessaire de redémarrer le coffre pour que les modifications entrent en vigueur. La mise hors ligne
d’un coffre devrait toujours être réalisée de manière contrôlée et les utilisateurs de coffre devraient en
être informés à l’avance.
Si vous souhaitez... Réalisez les étapes suivantes :
Installer une nouvelle application
! Avertissement : N'installez pas
d'applications à partir de sources non
fiables.

a. Cliquez sur le bouton Installation.

b. Recherchez le pack d’application et cliquez sur
Ouvrir.
 M-Files | 3. Administration système | 514

Si vous souhaitez... Réalisez les étapes suivantes :

c. Cliquez sur Oui pour redémarrer le coffre.

Désinstaller une application

a. Sélectionnez l’application que vous souhaitez
désinstaller dans la liste des applications.
b. Cliquez sur Désinstallation.
c. Cliquez sur Oui pour confirmer la
désinstallation de l’application.
d. Cliquez sur Oui pour redémarrer le coffre.

Exporter une application

a. Sélectionnez l’application que vous souhaitez
exporter dans la liste des applications.
b. Cliquez sur le bouton Exportation.
c. Sélectionnez l’emplacement et le nom du
fichier du pack d’exportation et cliquez sur
Enregistrer.

Désactiver une application et la désinstaller

pour tous les utilisateurs a. Sélectionnez l’application que vous souhaitez
désactiver dans la liste des applications.
b. Cliquez sur Désactiver.
c. Cliquez sur Oui pour confirmer la
désinstallation de l’application.
d. Cliquez sur Oui pour redémarrer le coffre.

Activer une application désactivée

a. Sélectionnez l’application désactivée dans la
liste des applications.
b. Cliquez sur Activer.
c. Cliquez sur Oui pour redémarrer le coffre.

Consulter l’état de la licence ou bien installer

ou modifier la licence d’une application a. Sélectionnez l’application dans la liste des
applications.
b. Cliquez sur le bouton Licence pour ouvrir
la boîte de dialogue Gestion de Licence
d'Applications et voir l’état de la licence et les
informations de l’application sélectionnée.

Remarque : Dans M-Files Cloud,

vous obtenez automatiquement
la licence pour les modules M-
Files complémentaires officiels. Si
nécessaire, cliquez sur Rafraîchir
pour activer la licence.
c. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Installer
Licence, recherchez le fichier de licence, puis
cliquez sur Ouvrir.

6. Cliquez sur Fermer après avoir terminé.

 M-Files | 3. Administration système | 515

Les modifications que vous avez apportées au coffre sélectionné devraient maintenant être effectives.
Pour plus d'informations sur l'activation des applications dans M-Files Desktop, reportez-vous à Gérer des
applications pour coffre dans M-Files Desktop.

3.2.6. Utilisation de l’éditeur de configurations

L’éditeur de configurations dans M-Files Admin vous permet de définir les configurations des
caractéristiques suivantes dans le coffre :

• paramètres du coffre avancés

• données de coffre personnalisées
• fiche de métadonnées
• authentification fédérée
• services intelligents
• connecteurs externes
• applications de coffre

Remarque : L’éditeur des configurations n’est disponible qu’en anglais. L’éditeur nécessite
l’installation de Internet Explorer 9 ou version ultérieure.

Remarque : Vous devez être en possession du droit d’administration Contrôle total du coffre
pour pouvoir utiliser l’éditeur de configurations. Pour davantage d'informations, veuillez vous
reporter à Utilisateurs.
 M-Files | 3. Administration système | 516

Les configurations de l’éditeur sont hiérarchiques. Vous pouvez sélectionner les sous-rubriques d’une
configuration dans la zone de navigation grise et l’étendue de la configuration qui apparaît dans l’onglet
Configuration ou Advanced change en conséquence.

Les configurations sont définies dans l’onglet Configuration. Elles peuvent se composer de groupes de
configuration et de sous-groupes et de clés de configurations et de sous-clés. Les sous-éléments d’un
groupe ou d’une touche peuvent être élargis ou réduits en cliquant sur l’icône de la flèche ( ou ) située
à côté de la clé de configuration.

L’onglet Info vous fournit des informations sur l’emploi et l’objectif de la clé de configuration actuellement
sélectionnée :
 M-Files | 3. Administration système | 517

Vous pouvez également passer le curseur de la souris sur l’icône d’information ( ) située à côté de la clé
de configuration pour voir la même information.

Vous pouvez laisser un commentaire sur un paramètre en en sélectionnant un et en rédigeant votre

commentaire dans l’onglet Comment en bas du volet Configurations :

Le fait de commenter un paramètre peut se révéler utile si, par exemple, vous souhaitez informer d’autres
administrateurs sur l’utilité de l’utilisation d’un certain paramètre.

Si votre configuration présente des erreurs, ces dernières sont indiquées dans l’onglet Local ou Server en
bas du volet Configurations.

L’onglet Dashboard vous fournit des informations sur la catégorie de configuration sélectionnée. Il peut
également comporter un aperçu et l’état de vos configurations actuelles dans la catégorie sélectionnée.

Les configurations sont sélectionnées au format JSON. Vous pouvez contrôler, modifier ainsi que copier et
coller les configurations au format JSON brut dans l’onglet Advanced.

Dans ce chapitre

• Ajout ou modification de configurations

• Ajout de traductions aux valeurs de configuration
• Exportation de configurations
• Importation de configurations
• Advanced Vault Settings
• Configuration de données de coffre personnalisées
• Configuration de la fiche de métadonnées

Ajout ou modification de configurations

Effectuez les étapes suivantes pour ajouter ou modifier des configurations dans un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Configurations.
 M-Files | 3. Administration système | 518

6. Dans la zone de navigation grise, déployez la catégorie de configuration souhaitée :

7. Dans la zone de navigation grise, localisez et sélectionnez la clé de configuration que vous souhaitez
modifier en déployant l’arborescence de configuration et en naviguant dedans :

8. Dans le volet de droite :

a. Modifiez la valeur existante.

ou

b. Cliquez sur le bouton Add approprié pour ajouter une nouvelle valeur ou sous-valeur de
configuration.
 M-Files | 3. Administration système | 519

ou

c. Ouvrez l’onglet Dashboard et cliquez sur le bouton Add approprié pour ajouter une nouvelle
configuration.

Les champs de configuration surlignés en rouge sont des champs obligatoires qui doivent
comporter une valeur.

Si une valeur de configuration requiert une référence à un élément de la structure des

métadonnées du coffre, vous pouvez saisir les premières lettres du nom de l’élément dans le
champ de configuration et l’éditeur proposera ensuite les valeurs appropriées. En sélectionnant
un élément parmi les suggestions disponibles, l’éditeur résout automatiquement la référence à
l’aide de l’alias ou de l’ID de l’élément. Vous pouvez modifier le type de référence en cliquant sur
la valeur se trouvant à droite du signe égal et en enfonçant la touche flèche :

9. Après avoir fini, cliquez sur le bouton Save.

Vos configurations sont sauvegardées et sont désormais opérationnelles.

Ajout de traductions aux valeurs de configuration

Vous pouvez ajouter des traductions à certaines valeurs de configuration.

Si, par exemple, vous configurez la description d’une fiche de métadonnées pour un certain type d’objet,
vous pouvez ajouter des traductions au texte utilisé dans la description de façon à ce que l’utilisateur du
coffre avec les paramètres de langue adéquats puisse voir la description de la fiche de métadonnées dans
la bonne langue.

Effectuez les étapes suivantes pour ajouter des traductions à la valeur de configuration :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Configurations.

6. Dans la zone de navigation grise, déployez la catégorie de configuration que vous souhaitez éditer et
localisez ensuite la clé de configuration pour laquelle vous souhaitez ajouter des traductions.

Les touches pour lesquelles vous pouvez ajouter des traductions peuvent être identifiées à l’aide
de l’icône d'engrenage ( ) qui apparaît dans le champ de valeur.

7. Cliquez sur l'icône d'engrenage ( ) située à droite du champ de valeur de la configuration.

La boîte de dialogue Translate Content s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 520

8. Utilisez le menu déroulant Default language pour sélectionner la langue par défaut.

La traduction de la langue par défaut est utilisée si la traduction requise n’est pas disponible.

9. Utilisez le menu déroulant Language pour sélectionner la langue de la valeur.

[Link] la valeur dans le champ texte de la valeur sélectionnée.

[Link] sur Add translation pour ajouter une traduction.

[Link] de nouveau les étapes 9 et 10.

[Link] sur OK après avoir terminé.

[Link] sur Save dans l’éditeur des configurations afin d’enregistrer vos modifications.

Exportation de configurations

Vous pouvez exporter des configurations spécifiques au coffre vers un fichier et utiliser le fichier
d’exportation pour importer des configurations, par exemple, dans un autre serveur.
 M-Files | 3. Administration système | 521

Réalisez les étapes suivantes pour exporter des configurations :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Configurations.

6. Dans la zone de navigation grise, déployez les configurations que vous souhaitez exporter.

7. Dans la zone de navigation grise, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le nœud de configuration
et sélectionnez Export to File... du menu contextuel.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’ouvre.

8. Indiquez un emplacement et un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Une boîte de dialogue de confirmation apparaît une fois que l’exportation est terminée.

9. Cliquez sur OK.

Les configurations sont exportées vers l’emplacement indiqué.

Importation de configurations

Vous pouvez importer des configurations spécifiques au coffre à partir d’un fichier d’exportation de la
configuration. Vous pouvez de la sorte, par exemple, importer des configurations d’un serveur M-Files à un
autre.

Effectuez les étapes suivantes pour importer des configurations depuis un fichier d’exportation de la
configuration :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Configurations.

6. Dans la zone de navigation grise, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur une catégorie de
configuration et sélectionnez Import from File... du menu contextuel.

La boîte de dialogue Ouvrir s’ouvre.

7. Localisez et sélectionnez le fichier d’exportation de la configuration, puis cliquez sur Ouvrir.

Une boîte de dialogue de confirmation apparaît une fois que l’importation est terminée.

8. Cliquez sur OK.

 M-Files | 3. Administration système | 522

9. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la catégorie et sélectionnez Save All dans le menu
contextuel pour enregistrer les configurations importées.

Les configurations sélectionnées sont importées dans le serveur.

Advanced Vault Settings

Les paramètres de la section Advanced Vault Settings de l’éditeur de configurations de M-Files

Admin vous permettent de contrôler le fonctionnement du coffre. Ces paramètres étaient préalablement
disponibles en tant que paramètres de registre Microsoft Windows. Les paramètres ajoutés avec la
rubrique Advanced Vault Settings sont inclus dans les sauvegardes de coffre.

Dans la rubrique Advanced Vault Settings, l’administration système peut configurer toutes les
fonctionnalités listées dans le tableau ci-dessous. Le tableau offre un aperçu des paramètres qu’un
utilisateur en possession des droits administratifs Contrôle total du coffre peut régler.

Configuration Administration coffre

Tâches Autorisée
Alias automatiques Autorisée
Tâches d'arrière-plan Non autorisée
Client Partiellement autorisée

Remarque : Définissez le paramètre

Manage Client Settings Centrally sur Yes
uniquement après avoir lu la description
indiquée dans l'onglet Info de M-Files
Admin.

Connexions à des bases de données externes Partiellement autorisée

Connexions aux sources externes Partiellement autorisée
Réplication de contenu et archivage Partiellement autorisée
Base de données Partiellement autorisée
Comparaison de documents Autorisé
Détection des doublons Autorisé
Observateur d'événements Partiellement autorisée
Référentiels externes Non autorisée
Opérations de fichiers Autorisée
Aperçus des fichiers Non autorisée
Ground Link Partiellement autorisée
Paramètres des ajouts de M-Files Autorisé
Documents multi-fichier Autorisé
Notifications Partiellement autorisée
conversion PDF Partiellement autorisée
Performances Non autorisée
 M-Files | 3. Administration système | 523

Configuration Administration coffre

Hiérarchies des types d’objet réel Partiellement autorisée
Exportation de données et rapports Non autorisée
Numérisation et OCR Non autorisée
Scriptage Non autorisée
Rechercher Partiellement autorisée
Sécurité Non autorisée
Vignettes Partiellement autorisée
Titres d’objet traduisibles Autorisé
Groupes d'utilisateurs Autorisée
Vues Autorisé

Remarque : Certains des paramètres de la section Advanced Vault Settings sont réservés à
la configuration avancée et à la personnalisation. Nous vous recommandons donc de ne modifier
aucun des paramètres à moins de savoir parfaitement ce que vous faites.

Configuration de Advanced Vault Settings

Pour configurer les paramètres de coffre :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez la section que vous souhaitez éditer, puis éditez les paramètres que vous voulez modifier.

Pour davantage d'informations, sélectionnez un paramètre et consultez l'onglet Info.

Astuce : Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un nœud de configuration pour faire
apparaître un menu contextuel avec des options supplémentaires telles que Move Up,
Move Down et Make Copy.

3. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Save pour enregistrer les paramètres du coffre.

4. Optionnelle : Certains paramètres nécessitent le redémarrage du coffre pour que les modifications
entrent en vigueur. Consultez Redémarrage d'un coffre pour obtenir les instructions.

Exemple : Exclusion des objets Employé dans les recherches de métadonnées

Pour configurer votre gestionnaire de recherche de coffres de sorte que les objets Employé ne soient pas
inclus dans les recherches de métadonnées :
 M-Files | 3. Administration système | 524

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Search > Excluded Object Types > Metadata-Based Searches.

3. Cliquez sur Add Object Type.

4. Dans le champ Object Type, appuyez sur la touche flèche vers le bas ↓, puis sélectionnez Employé.

5. Cliquez sur Save pour enregistrer vos paramètres.

Après avoir enregistré le paramètre, les objets Employé ne sont plus inclus dans les recherches de
métadonnées du coffre sélectionné.

Configuration de données de coffre personnalisées

La rubrique Custom Vault Data dans l’éditeur de configurations de M-Files Admin vous permet d’ajouter
et de modifier des données de coffre personnalisées pour influencer les fonctionnalités du coffre. Le type
de données de coffre personnalisées le plus commun correspond aux paramètres du coffre personnalisés
qui vous permettent d’ajouter des fonctionnalités personnalisées au coffre. Les lots de données de coffre
personnalisées sont enregistrés dans des espaces de nommage spécifiques.

Remarque : La section de l’éditeur de configurations est destinée uniquement à une configuration

avancée et à la personnalisation. Nous vous recommandons donc de n’ajouter aucune donnée de
coffre personnalisée à moins de savoir parfaitement ce que vous faites.

Enregistrement d’un espace de nommage

Pour pouvoir commencer à modifier les données de coffre personnalisées, vous devez tout d’abord
enregistrer un espace de nommage pour un nouveau lot de données de coffre personnalisées. Effectuez
les étapes suivantes pour enregistrer un espace de nommage :
 M-Files | 3. Administration système | 525

1. Dans M-Files Admin, accédez à la rubrique sur les données de coffre personnalisées.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, déployez Custom Vault Data.

2. Sélectionnez Namespace Registry > Configuration.

3. Déployez le nœud Namespaces, cliquez sur Add Namespace et déployez le nœud de l’espace de
nommage qui vient d’être ajouté.

4. Dans le champ Group, saisissez un nom interne de votre choix pour le groupe qui utilise l’espace de
nommage que vous êtes sur le point d’enregistrer.

5. Utilisez le menu déroulant Storage Type pour sélectionner le type de stockage que l’espace de
nommage utilise.

6. Dans le champ Namespace, saisissez l’espace de nommage que vous êtes sur le point d’enregistrer
et, dans le champ Namespace Label, saisissez une étiquette personnalisée pour l’espace de
nommage affiché dans la configuration Custom Vault Data.

7. Dans le champ Namespace Description, saisissez une description sur l’objectif de l’espace de
nommage.

8. Cliquez sur Save pour enregistrer votre configuration.

Ajout de valeurs nommées

Après avoir enregistré un espace de nommage, vous pouvez ajouter des valeurs nommées dans ledit
espace de nommage. Effectuez les étapes suivantes en vue d’ajouter des valeurs nommées :
 M-Files | 3. Administration système | 526

1. Dans M-Files Admin, accédez à la rubrique sur les données de coffre personnalisées.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, déployez Custom Vault Data.

2. Dans la zone de navigation grise, déployez Custom Vault Data > Named Values, puis un groupe que
vous avez enregistré dans Enregistrement d’un espace de nommage. Sélectionnez pour finir l’espace
de nommage du groupe.

3. Ouvrez l'onglet Configuration.

4. Cliquez sur Add Named Value, puis déployez le nœud de la valeur nommée qui vient d’être créée.

5. Dans le champ Name, saisissez la partie nom de la valeur nommée.

Le nom ne peut comporter que des lettres, des chiffres, des tirets bas, des traits d’union et des
points.

6. Dans le champ Value, saisissez la partie valeur de la valeur nommée.

7. Effectuez de nouveau les étapes de 4 à 6 pour ajouter de nouvelles paires de valeurs nommées à
l’espace de nommage indiqué.

8. Cliquez sur Save pour enregistrer votre configuration.

Exemple : Désactivation du tri des résultats de recherche selon leur pertinence

Par défaut, M-Files trie les résultats de recherche en fonction de leur pertinence. Pour davantage
d’informations sur la façon de déterminer la pertinence du document par rapport au terme de recherche,
consultez Tri des résultats de la recherche.

Ce comportement peut être évité pour que les résultats de recherche soient plutôt triés en fonction des
préférences de l’utilisateur. Réalisez les modifications suivantes sur l’ordinateur M-Files Server afin que les
résultats de recherche ne soient pas automatiquement triés selon leur pertinence :
 M-Files | 3. Administration système | 527

1. Dans M-Files Admin, accédez à la rubrique sur les données de coffre personnalisées.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, déployez Custom Vault Data.

2. Sélectionnez Namespace Registry > Configuration.

3. Déployez le nœud Namespaces, cliquez sur Add Namespace et déployez le nœud de l’espace de
nommage qui vient d’être ajouté.

4. Dans le champ Group, saisissez Résultat de Recherche.

5. Utilisez le menu déroulant de Storage Type pour sélectionner le stockage de MFConfigurationValue.

6. Saisissez, dans le champ Namespace, la valeur suivante : M-

[Link]

7. Dans le champ Namespace Label, saisissez Résultat de Recherche.

8. Dans le champ Namespace Description, saisissez par exemple Paramètres associés aux
résultats de la recherche.

9. Cliquez sur Save pour enregistrer les paramètres de l’espace de nommage.

[Link] la zone de navigation grise, sélectionnez Named Values > Résultats de Recherche > Résultats
de Recherche > Configuration.

[Link] sur Add Named Value, puis déployez le nœud de la valeur nommée qui vient d’être créée.

[Link], dans le champ Name, la valeur suivante : RememberSearchResultsSortingCriteria

[Link], dans le champ Value, la valeur suivante : true

[Link] sur Save pour enregistrer la configuration.

M-Files ne force plus le tri des résultats de recherche selon leur pertinence. Par conséquent, les
utilisateurs peuvent modifier la colonne en fonction de laquelle les résultats de recherche sont triés et les
préférences de l’utilisateur sont conservées lors des recherches ultérieures.
 M-Files | 3. Administration système | 528

Configuration de la fiche de métadonnées

Vous pouvez utiliser l’éditeur des configurations dans M-Files Admin pour modifier le comportement et
l’apparence de la fiche de métadonnées. Pour obtenir des instructions sur la façon d’utiliser l’éditeur de
configurations, consultez Utilisation de l’éditeur de configurations.

Les configurations des fiches de métadonnées permettent :

• D'ajouter un en-tête supplémentaire, avec texte et image, pour un certain type d'objet ou pour une
classe,
• D'ajouter des infos-bulles et des champs de description pour des propriétés individuelles,
• De créer des groupes de propriétés déformables,
• De contrôler l'ordre dans lequel les propriétés et les groupes s'affichent sur la fiche de métadonnées,
• D'affecter des valeurs par défaut pour les propriétés,
• De gérer automatiquement les propriétés (obligatoires et optionnelles) ajoutées en fonction, par
exemple, du type d'objet et de la classe,
• De masquer les propriétés dans la fiche de métadonnées.

Informations importantes à connaître avant d'utiliser les configurations de fiches de métadonnées

• Utilisez toujours les autorisations de définition de propriété pour protéger les informations sensibles.
Les règles de configuration des fiches de métadonnées peuvent être utilisées pour masquer les valeurs
de propriété dans l'affichage, mais celles-ci restent disponibles pour les applications clientes. Les
autorisations de définition de propriété, à leur tour, garantissent que les valeurs de propriété ne sont
pas envoyées du serveur à l'application cliente d'un utilisateur non autorisé.
• N'utilisez pas les configurations des fiches de métadonnées pour imposer de véritables restrictions
quant aux modifications des métadonnées étant donné que les configurations ne sont effectives qu’au
niveau de l’interface utilisateur. Par exemple, vous pouvez modifier l’étape de workflow d’un objet à
l’aide de la commande Changer d'étape sans avoir à ajouter une valeur de propriété requise imposée
par une règle de configuration. Au lieu de cela, utilisez les conditions d'entrée ou conditions de sortie
de l'étape de workflow pour vous assurer que certaines valeurs de propriété sont renseignées avant la
réalisation des transitions d'étape.

Pour plus d'informations sur la prise en charge de cette fonctionnalité dans différents clients M-Files, se
référer à M-Files Feature Comparison.
 M-Files | 3. Administration système | 529

Illustration 64 : Configurations de la fiche de métadonnées dans l’éditeur de configurations.

On peut trouver les configurations de la fiche de métadonnées dans la rubrique Metadata Card de l’éditeur
de configurations.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des règles en cliquant sur le bouton Add Rule de la rubrique Rules.
Les règles sont hiérarchiques, ce qui implique que vous pouvez ajouter des règles subordonnées dans
la rubrique Sub-Rules pour de plus amples spécifications sur les règles principales (ou toute règle
prioritaire).

Le champ Name doit contenir un nom descriptif de la règle. Le nom n'est visible que sur l'éditeur de règle.

La rubrique Filter définit la portée de la règle. Vous souhaitez peut-être, par exemple, appliquer une
configuration de la fiche de métadonnées d’objets d’une certaine classe uniquement.

La rubrique Behavior sert à indiquer ce qui se passe lorsque la condition définie ci-dessus est remplie. Par
exemple, si la classe de l'objet est Client, vous pouvez ajouter les groupes de propriétés Informations de
contact, Souscription et Employé responsable à la fiche de métadonnées.

La liste des règles hiérarchiques est évaluée de haut en bas. Plus une règle est importante, plus elle est
évaluée tôt. Vous pouvez modifier l’ordre d’évaluation en cliquant, à l’aide du menu bouton droit, sur une
règle, et en sélectionnant l’une des options suivantes :

• Move Up pour mettre la règle plus haut dans la liste

 M-Files | 3. Administration système | 530

• Move to Top pour déplacer la règle en haut de la liste

• Move Down pour mettre la règle plus bas dans la liste
• Move to Bottom pour déplacer la règle en bas de la liste

Remarque : Si une règle devient effective, elle écrase toujours tout comportement des règles
qui sont préalablement entrées en vigueur se chevauchant. En d’autres termes, une règle écrase
toujours tout comportement qui se chevauche d’autres règles se trouvant à un échelon supérieur
dans la liste des règles hiérarchiques.

Pour plus d'informations sur la définition de la condition et du comportement d’une règle, reportez-vous à
Configuring the M-Files Metadata Card.

3.2.7. Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin

M-Files peut être configuré pour envoyer des notifications par e-mail sur les actions liées aux objets. Les
utilisateurs peuvent également créer de nouvelles règles de notification dans M-Files Desktop (consultez
Modifier des paramètres de notification dans M-Files Desktop et Bandeau des options de la fiche de
métadonnées).

Les notifications par e-mail contiennent un lien vers l'objet associé. Par défaut, le lien est dans le nouveau
format de lien de M-Files. Pour utiliser le format de lien classique, allez dans Advanced Vault Settings >
Configuration > Notifications dans M-Files Admin et définissez Use Classic Link Formatting sur Yes.
Pour plus d'informations sur les liens utilisés dans M-Files, reportez-vous à Configuration des liens de M-
Files et à Propriétés URL de M-Files dans le Portail de support client de M-Files.

Remarque : Dans M-Files Cloud, les notifications par e-mail sont automatiquement activées.

Pour que les notifications puissent être envoyées, les fonctions suivantes doivent être activées :

• Observateur d'événements
• Notifications des coffres
• Notifications de M-Files Desktop

Si vous utilisez Microsoft Exchange Online, vous devez également configurer une application OAuth dans
Microsoft Azure Portal et avoir les détails indiqués dans le document Configuration du portail Azure pour
les notifications M-Files avec Microsoft Exchange Online.

Pour activer les notifications par e-mail dans un environnement local, procédez comme suit sur l'ordinateur
du serveur M-Files :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l’arborescence de gauche, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur une connexion à votre
serveur M-Files.

3. Sélectionnez Configurer les notifications.

4. Sélectionnez Activer les notifications.

5. Dans Type de service, sélectionnez Serveur SMTP ou Microsoft Exchange Online.

6. Saisissez les informations de connexion pour le type de service sélectionné.

Le tableau fourni ici contient les descriptions des paramètres des deux types de service.
 M-Files | 3. Administration système | 531

Type de Nom du paramètre Description

service
Serveur Serveur SMTP L’adresse du serveur SMTP qui envoie les messages
SMTP électroniques de notification.
Utiliser une Activez ce paramètre si le serveur SMTP est crypté.
connexion
cryptée (SSL/TLS)
Port du serveur Le numéro de port pour la connexion au serveur SMTP.
SMTP Les ports par défaut sont 25 (sans cryptage), et 587 (avec
cryptage), mais vous pouvez changer le numéro de port pour,
par exemple, 465.
Le serveur SMTP Activez ce paramètre si l’expéditeur de la notification doit être
nécessite une authentifié sur le serveur SMTP. Saisissez ensuite le nom
authentification et le mot de passe du compte de l’expéditeur dans Nom du
compte et Mot de passe.
Adresse e-mail de L’adresse e-mail de l’expéditeur à afficher dans les
l’expéditeur notifications.
Nom d’affichage Le nom de l’expéditeur à afficher dans le champ « De » des
de l’expéditeur notifications.
Microsoft ID locataire ID locataire (également appelé ID répertoire) de votre
Exchange application Azure Active Directory.
Online
Par exemple : 00112233-4455-6677-8899-
aabbccddeeff

ID client ID client (également appelé ID application) de votre application

Azure Active Directory.

Par exemple : 00112233-4455-6677-8899-

aabbccddeeff

Secret client Clé secrète client de votre application Azure Active Directory.

Par exemple : [Link]-84

Proxy HTTP Paramètre facultatif. Saisissez l'adresse et le port du

serveur pour que les demandes d'authentification et de
messagerie utilisent un serveur proxy. Par exemple :
[Link]:8080. Le serveur proxy doit prendre en
charge le protocole SSL.
Adresse e-mail de L’adresse e-mail de l’expéditeur à afficher dans les
l’expéditeur notifications.
Délai d’attente de Si l’expéditeur ne peut pas être authentifié dans le délai
l’authentification indiqué dans ce paramètre, l’authentification est annulée et la
en secondes notification n’est pas envoyée.
Délai d’attente Si le service de messagerie ne répond pas dans le délai
du service de indiqué ici, le processus est annulé et la notification n’est pas
messagerie en envoyée.
secondes
 M-Files | 3. Administration système | 532

7. Dans Message récapitulatif, sélectionnez l’heure à laquelle le message récapitulatif quotidien doit être
émis.

M-Files les utilisateurs peuvent choisir de recevoir leurs notifications sous forme de messages
individuels ou sous forme de message de synthèse quotidien. Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à Modifier des paramètres de notification dans M-Files Desktop.

8. Cliquez sur OK afin de sauvegarder vos modifications et de fermer la boîte de dialogue Configurer les
Notifications.

Les notifications sont désormais activées sur le serveur M-Files.

• Assurez-vous que les notifications sont activées dans le coffre : dans Advanced Vault Settings dans
M-Files Admin, allez dans Notifications et assurez-vous que Enable Vault Notifications est défini sur
Yes (valeur par défaut).
• Les utilisateurs doivent activer les notifications dans M-Files Desktop pour pouvoir recevoir des
notifications. Voir Modifier des paramètres de notification dans M-Files Desktop.
• L'administrateur et les utilisateurs peuvent également créer des règles de notification. Voir Modifier des
paramètres de notification dans M-Files Desktop.
• Vous pouvez personnaliser vos messages de notification. Voir Personnaliser les notifications.

Dans ce chapitre

• Personnaliser les notifications

• Configuration des notifications push pour les applis de M-Files Mobile

Personnaliser les notifications

M-Files utilise des modèles personnalisables pour les notifications par e-mail, que vous pouvez
modifier afin de les adapter aux exigences de votre organisation. Vous pouvez, par exemple, modifier
les informations fournies ainsi que les notifications concernant les objets nouveaux ou modifiés, les
attributions, etc.

Veuillez suivre les instructions de cette section pour accéder aux modèles de notification et les éditer dans
M-Files Admin.

Accès à la configuration du modèle de notification

Pour accéder à la configuration du modèle de notification :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Notifications > Notification Templates.

 M-Files | 3. Administration système | 533

La liste des modèles de notification disponibles dans ce coffre s’affiche dans l’éditeur des configurations.
Les modèles sont divisés en deux sections : Email Templates et Push Notification Templates. Ces
derniers servent aux applications mobiles de M-Files.

Si la liste ne comprend pas au moins un modèle intitulé Default, essayez de redémarrer le coffre et
M-Files Admin. La mise hors ligne d’un coffre devrait toujours être réalisée de manière contrôlée et les
utilisateurs de coffre devraient en être informés à l’avance.

Édition ou ajout d’un modèle de notification

Pour éditer un modèle de notification existant ou pour en ajouter un nouveau :

1. Sous Advanced Vault Settings > Notifications > Notification Templates, dans la zone de la liste de
l’éditeur de configurations, soit :

a. Déployez une règle de modèle existante que vous souhaitez éditer.

ou

b. Cliquez sur Add Rule pour ajouter une nouvelle règle de modèle et déployez le nœud qui vient
d’être créé.

2. Dans Rule, sélectionnez la règle de notification à laquelle vous souhaitez que ce modèle s’applique.

3. Déployez le nœud Template Sections.

4. Soit :

a. Développez un nœud de section existant en vue d’éditer une section ajoutée antérieurement.

ou

b. Cliquez sur Add Section pour ajouter une nouvelle section et déployez le nœud qui vient d’être
créé.

Pour toute section que votre modèle n’inclut pas, le serveur M-Files utilise les sections
correspondantes du modèle Default spécial. S’il est impossible de trouver le modèle
Default, le serveur M-Files utilise les sections correspondantes du modèle de secours situé
dans le répertoire d’installation.

5. Dans Template Section, sélectionnez la section que vous souhaiteriez modifier.

Astuce : En survolant, avec le curseur de la souris, le nom des sections du menu

déroulant, une brève description de chaque section apparaît.

6. Cliquez sur l’icône d'engrenage ( ) dans le champ de valeur du paramètre Template Entry.

La boîte de dialogue Placeholder Editor s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 534

7. Dans la zone de texte, saisissez le contenu de la rubrique.

Utilisez le bouton Insert Placeholder pour ajouter une référence mise à jour dynamiquement
dans votre contenu. Le fait de cliquer sur le bouton permet d’ajouter un ensemble d’accolades
dans la zone de texte. Vous pouvez soit commencer à taper le nom de la variable soit appuyer
sur la flèche vers le bas pour afficher une liste des variables disponibles, comme le titre ou la
classe de l’objet ayant déclenché la notification. Certaines variables ne fonctionnent toutefois
qu’avec des sections spécifiques.

8. Après avoir édité le contenu du modèle, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Placeholder
Editor.

9. Optionnelle : Répétez les étapes allant de 4 à 8 pour éditer ou ajouter autant de sections que
nécessaire.

[Link] sur Save après avoir terminé vos modifications.

Variables pour les modèles de notification

En plus des propriétés d’objet telles que le titre ou la classe de l'objet, vous pouvez utiliser un ensemble de
variables spéciales dans vos notifications. Ces variables sont décrites dans le tableau suivant.

Variable Description
All referred objects() Tous les objets concernés dans les propriétés d’objet.
Caused by() Le nom de l'utilisateur qui provoque l'événement.
Caused by account() Le nom du compte de l'utilisateur qui provoque l'événement.
EventID() L'ID de l'événement.
 M-Files | 3. Administration système | 535

Variable Description
FileName() Le nom du fichier.
ID() L'ID (externe) de l'objet.
InternalID() L'ID (interne) de l'objet. L'ID interne est toujours spécifique à chaque
objet d'un seul type d'objet et au sein d'un seul coffre.
NameAndLinks() Un fragment de texte au format texte en clair comportant des URL
pointant vers l’objet pour M-Files Desktop, M-Files Web et M-Files
Mobile. Dans M-Files Desktop, vous pouvez créer ce type de lien dans
la boîte de dialogue Obtenir l'Hyperlien.
NameAndLinksHtml() Un hyperlien au format HTML comportant des URL pointant vers l’objet
pour M-Files Desktop, M-Files Web et M-Files Mobile. Dans M-Files
Desktop, vous pouvez créer ce type de lien dans la boîte de dialogue
Obtenir l'Hyperlien.
NameWithHtmlLink() Un lien M-Files qui ouvre une page web dans laquelle l'utilisateur peut
sélectionner le client dans lequel ouvrir la cible du lien.
NameAndSeparateLink() La même variable que NameWithHtmlLink() sauf que le nom et l'URL
sont affichés sous forme de fragments de texte clair distincts.
Notification rule name() Le nom de la règle de notification qui provoque l'événement.
ObjTitle() Le nom ou le titre de l'objet.
ObjType() Le type d'objet.
OldProperty( Undefined ) L'ancienne valeur de la propriété spécifiée de l'objet. Undefined est
remplacé par la propriété dont l'ancienne valeur doit être affichée par
cette variable dans la notification.

Après avoir sélectionné cette variable, ouvrez l'onglet References et

sélectionnez la valeur souhaitée via le menu déroulant dans la colonne
Item.

Rolled back to version() La version réhabilitée de l'objet.

Timestamp() L'heure à laquelle l'événement s'est produit.
URL() Une URL indiquant la dernière version de l'objet dans M-Files Desktop.
UrlToLatestClassicWeb() Une URL indiquant la dernière version de l'objet dans le M-Files Web
classique.
UrlToLatestMobile() Une URL indiquant la dernière version de l'objet dans M-Files Mobile.
UrlToLatestWeb() Une URL indiquant la dernière version de l'objet dans M-Files Web.
UrlToVersion() Une URL indiquant la version spécifique de l'objet dans M-Files
Desktop.
UrlToVersionClassicWeb() Une URL indiquant la version spécifique de l'objet dans le M-Files Web
classique.
UrlToVersionMobile() Une URL indiquant la version spécifique de l'objet dans M-Files Mobile.
UrlToVersionWeb() Une URL indiquant la version spécifique de l'objet dans M-Files Web.
 M-Files | 3. Administration système | 536

Variable Description
UserCausedState( Und L’utilisateur qui a déplacé l’objet vers une étape spécifique. Undefined
efined ) est remplacé par l'étape de destination.

Après avoir sélectionné cette variable, ouvrez l'onglet References et

sélectionnez la valeur souhaitée via le menu déroulant dans la colonne
Item.

VaultGuid() L'identifiant unique (GUID) du coffre.

VaultName() Le nom du coffre.
Version() La version de l’objet.

Configuration des notifications push pour les applis de M-Files Mobile

Les notifications push permettent d’envoyer des notifications de M-Files Server aux dispositifs iOS et
Android sur lesquels l’appli mobile de M-Files est installée. Les notifications push sont envoyées pour les
mêmes événements que les notifications mail, à l’exception des messages résumés. Une fois activées,
vous recevrez une notification push, par exemple, lorsqu’une nouvelle tâche vous est affectée. Vous
pouvez également créer des règles de notification personnalisées avec M-Files Desktop (se reporter à
Modifier des paramètres de notification dans M-Files Desktop).

Pour activer les notifications push

• Dans un environnement in situ ou dans votre propre environnement cloud, veuillez suivre les
instructions fournies dans les rubriques Création d’un concentrateur de notification dans Azure,
Configuration d’un concentrateur de notification Azure pour les notifications push et enfin Activation de
notifications push dans les coffres M-Files.
• Dans M-Files Cloud, veuillez simplement suivre les étapes de 9 à 16 dans Activation de notifications
push dans les coffres M-Files. Aucun autre changement n’est requis.
• Les utilisateurs de coffre doivent activer les notifications push sur leurs dispositifs iOS ou Android. Ils
recevront des notifications push s’ils sont connectés à un coffre où les notifications push sont activées.
Veuillez noter que les utilisateurs de coffre n’ont pas besoin de laisser l’application M-Files en exécution
pour recevoir les notifications push d’un coffre. Dans la mesure où ils sont connectés au coffre, ils sont
sûrs de recevoir les notifications push.

Avant de commencer, veuillez noter que les notifications doivent être activées sur le serveur de M-Files (se
reporter à Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin).

Création d’un concentrateur de notification dans Azure

Les notifications push M-Files utilisent les concentrateurs de notification d’Azure pour transmettre des
notifications (se reporter à Microsoft Azure Notification Hubs). Vous devez donc avoir un abonnement de
Microsoft Azure valide avant de pouvoir poursuivre. Rendez-vous sur [Link] pour
vous abonner si ce n’est pas déjà le cas.

Réalisez les étapes suivantes pour créer un nouveau concentrateur de notification dans Azure :

1. Connectez-vous au portail d’Azure.

2. Sélectionnez Créer une ressource > Mobile > Notification Hub.

3. Saisissez, dans le champ Notification Hub, un nom unique.

 M-Files | 3. Administration système | 537

4. Dans le champ Créer un nouvel espace de nommage, saisissez un nom pour l’espace de nommage.

Si vous ne disposez pas encore d’un espace de nommage pour le bus de service, vous pouvez
utiliser celui par défaut. Il est automatiquement créé à partir du nom du concentrateur, dans la
mesure où le nom de l’espace de nommage est disponible.

Si vous disposez déjà d’un espace de nommage dans lequel vous souhaitez créer le
concentrateur, cliquez sur le lien Sélectionner existant, puis Créer.

5. Sélectionnez votre Emplacement, Groupe de ressources et Abonnement.

6. Sélectionnez une fourchette de prix adaptée (pour de plus amples renseignements, se reporter à
Notification Hubs pricing).

Configuration d’un concentrateur de notification Azure pour les notifications push

Après avoir créé un concentrateur de notification Azure, ce dernier doit être configuré pour plusieurs
plateformes mobiles. Vous pouvez trouver les paramètres des services de notification disponibles en
réalisant ces étapes :

1. Connectez-vous au portail d’Azure.

2. Sélectionnez Tous les services.

3. Dans Mobile, sélectionnez Notification Hubs.

4. Sélectionnez, dans la liste des concentrateurs de notification, celui que vous avez créé conformément
aux instructions de Création d’un concentrateur de notification dans Azure.

5. Dans Paramètres, effectuez l’une des options suivantes, ou bien même les deux :

a. Entrez dans la configuration iOS dans Apple (APNS). Vous pouvez demander les paramètres de
configuration à notre service clientèle dans M-Files Support Portal ou à votre revendeur M-Files.

ou

b. Accédez à la configuration Android dans Google (GCM). Vous pouvez demander les paramètres de
configuration à notre service clientèle dans M-Files Support Portal ou à votre revendeur M-Files

Activation de notifications push dans les coffres M-Files

Après avoir créé un concentrateur de notification et l’avoir configuré pour les notifications push, vous devez
activer les notifications push pour les coffres M-Files où vous souhaitez qu’elles soient utilisées tout en
établissant la connexion entre M-Files et le concentrateur de notification d’Azure. Vous pouvez stocker les
paramètres de connexion dans le registre Windows du serveur de M-Files ou les définir séparément pour
chaque coffre dans M-Files Admin, ou les deux. Les paramètres au niveau du serveur ne sont pas utilisés
dans les coffres pour lesquels les paramètres de connexion ont été spécifiés avec M-Files Admin.

Vous devez tout d’abord localiser les détails de connexion dans les paramètres de votre concentrateur de
notification :

1. Connectez-vous au portail d’Azure.

2. Sélectionnez Tous les services.

3. Dans Mobile, sélectionnez Notification Hubs.

 M-Files | 3. Administration système | 538

4. Sélectionnez, dans la liste des concentrateurs de notification, celui que vous avez créé conformément
aux instructions de Création d’un concentrateur de notification dans Azure.

Si vous souhaitez stocker les détails de connexion dans le registre Windows du serveur, effectuez les
étapes suivantes :

5. Optionnelle : Sélectionnez Propriétés dans les paramètres du concentrateur de notification.

6. Optionnelle : Copiez la valeur du champ Nom et saisissez-la en tant que valeur de la clé de registre
suivante sur le serveur de M-Files :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\MFServer
Nom de la AzureNotificationHubName
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description Nom du concentrateur de notification d’Azure à utiliser pour la transmission des
notifications.
Valeur <nom du concentrateur de notification>

7. Optionnelle : Sélectionnez Access Policies dans les paramètres du concentrateur de notification.

8. Optionnelle : Copiez la valeur du champ DefaultFullSharedAccessSignature et saisissez-la en tant

que valeur de la clé de registre Windows suivante sur le serveur de M-Files :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\MFServer
Nom de la AzureNotificationHubConnectionString
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description Chaîne de connexion du concentrateur de notification d’Azure.
Valeur <chaîne de connexion du concentrateur de notification>

Pour activer les notifications push dans un coffre :

9. Ouvrez M-Files Admin.

[Link] l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

11.Déployez Coffres.

12.Déployez un coffre.

13.Sélectionnez Configurations.

[Link] le volet de commandes, sélectionnez Advanced Vault Settings.

15.Déployez Notifications et sélectionnez Push Notifications.

16.Définissez la valeur du paramètre Enabled sur Yes.

 M-Files | 3. Administration système | 539

Si les détails de connexion n’ont pas été stockés dans le registre Windows du serveur ou si vous souhaitez
outrepasser les paramètres serveur en fonction du coffre, effectuez ce qui suit :

[Link] : Saisissez le nom du concentrateur de notification et la chaîne de connexion en tant que

valeur des paramètres Notification Hub Name et Connection String respectivement.

Pour obtenir la valeur de Notification Hub Name, ouvrez les paramètres de votre concentrateur
de notification (voir les étapes de 1 à 4), sélectionnez Propriétés, puis saisissez la valeur Nom
de votre configuration.

Pour obtenir la valeur de Connection String, ouvrez les paramètres de votre concentrateur de
notification (voir les étapes de 1 à 4), sélectionnez Access Policies, puis saisissez la valeur
DefaultFullSharedAccessSignature de votre configuration.

[Link] sur Save afin de sauvegarder vos modifications une fois ces dernières terminées.

Mettez fin au processus en effectuant soit l’étape 19 soit les étapes 20 et 21, en fonction de l’endroit où
sont enregistrés les paramètres de connexion. Veuillez noter que le redémarrage du coffre ou du serveur
doit toujours être effectué de manière contrôlée ; les utilisateurs doivent à cet effet en être informés à
l’avance de sorte qu’aucun travail ne soit perdu.

[Link] vous avez enregistré les détails de connexion dans le coffre (cf. étape 17), redémarrez le coffre.

Dans ce cas, vous pouvez ignorer les étapes 20 et 21.

[Link] les paramètres de connexion sont enregistrés sur le serveur (cf. étapes de 5 à 8), redémarrez le
service MFServer comme indiqué à l’étape 21.

[Link] le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Votre coffre est maintenant paramétré et peut envoyer des notifications push aux utilisateurs du coffre.
Répétez le processus pour le nombre de coffres nécessaire.

3.2.8. Paramétrage de l’accès Web et Mobile dans M-Files

Cette section vous indique comment configurer les deux versions de M-Files Web, les services Microsoft
Office pour le web pour M-Files Web, M-Files Mobile et l'M-Files REST API.

Dans M-Files Cloud, tous les clients et services sont normalement déjà activés. Vous pouvez toutefois
utiliser Advanced Vault Settings (AVS) pour modifier le client par défaut et définir les liens du M-Files Web
classique de manière à ce qu'ils soient toujours redirigés vers M-Files Web. Les paramètres d'AVS se
trouvent dans la section Configuration > Client > Web.

Les configurations disponibles sont les suivantes :

M-Files MS Office M-Files REST API M-Files

Web pour M- Web Mobile
Files Web classique
 M-Files | 3. Administration système | 540

Les deux clients web et M-Files ✓ ✓* ✓ ✓ ✓

Mobile
M-Files Web ✓ ✓* # # #**
M-Files Web classique et M-Files # # ✓ ✓ ✓
Mobile

*) Si vous n'utilisez pas M-Files Cloud, vous devez configurer Microsoft Office pour le Web séparément.
Voir Configuration de Microsoft Office pour le web.

**) Si vous ne souhaitez pas configurer le M-Files Web classique pour les applications mobiles, vous
pouvez configurer M-Files Mobile pour qu'il utilise gRPC. Consultez Setting Up M-Files to Use gRPC.

Informations importantes

• Si M-Files Web a été précédemment configuré sur le serveur en suivant les instructions figurant dans
Setting Up the Backend for the New M-Files Web and Web-Based Add-Ins : Nous vous recommandons
de supprimer l'ancienne configuration avant de configurer M-Files Web en suivant les instructions
indiquées ici.

• Vous pouvez également continuer à utiliser l'ancienne configuration. Elle active les fonctionnalités
de base mais les fonctions qui ont été ajoutées au produit après le lancement de l'assistant de
configuration ne sont pas disponibles.
• Les composants de la section Activer les composants Internet Information Services (IIS) doivent être
activés sur le serveur M-Files Web.
• Si vous obtenez une erreur lors de la configuration, quittez l'assistant, corrigez le problème dans
le Gestionnaire IIS et redémarrez l'assistant. Il peut s'agir du fait, par exemple, qu'un site web
nouvellement créé ne peut pas démarrer car le numéro de port est déjà utilisé.
• Vous devez configurer la liaison IIS pour le site web auquel accèdent les utilisateurs. Cela est
obligatoire pour les connexions HTTPS.

• L'utilisation de certificats auto-signés avec des liaisons de site IIS peut arrêter le M-Files Web
classique et l'API REST, en particulier dans les configurations de proxy.
• Une fois les deux clients web configurés, il existe un trafic HTTP(S) sortant en provenance du serveur
applicatif M-Files vers l'adresse de liaison du site indiquée lors de la configuration. Assurez-vous que
les en-têtes HTTP personnalisés ne sont pas enlevés ou supprimés entre les serveurs et que le trafic
est autorisé entre eux.
• Une fois M-Files Web configuré, il existe un trafic HTTP entre le site IIS et le serveur M-Files. Le trafic
M-Files Web utilise le port 7767 et les services Office pour le web utilisent le port 7768.
• Une fois les paramètres enregistrés dans M-Files Admin, ils sont déplacés, et non copiés, vers les
paramètres Internet Information Services du serveur.
• Après la configuration, assurez-vous de ne pas avoir dans IIS d'anciens sites web ou applications
vnext ou wopi provenant d'anciennes installations ou configurations.
• Vous pouvez utiliser Advanced Vault Settings pour désactiver le M-Files Web classique et configurer
les liens du M-Files Web classique pour qu'ils soient automatiquement redirigés vers M-Files Web. Le
paramètre est Configuration > Client > Web > Disable Classic M-Files Web and Redirect Links to
M-Files Web.

• Le paramètre ne s'applique pas aux liens de réinitialisation de mot de passe et aux URL créés à
l'aide de la fonctionnalité Partager Lien Public.
• Le paramètre est uniquement utilisé pour les environnements M-Files Cloud multilocataires. Pour
obtenir des instructions concernant les environnements locaux, reportez-vous à Activation ou
désactivation du M-Files Web classique sur les serveurs in-situ.
 M-Files | 3. Administration système | 541

• Les utilisateurs de M-Files Mobile peuvent utiliser un QR code pour accéder facilement au coffre.

• Sinon, les administrateurs peuvent créer des liens de connexion pour les utilisateurs de M-Files
Mobile. Une fois que l'utilisateur s'est connecté, les informations de connexion au coffre sont
enregistrées sur l’appareil. Pour obtenir des informations détaillées et des exemples, reportez-vous
à M-Files URL Properties.
• Pour activer les notifications push pour M-Files Mobile, reportez-vous à Configuration des notifications
push pour les applis de M-Files Mobile.

Dépannage

Si vous avez configuré le M-Files Web classique et M-Files Web et que le M-Files Web classique signale
des erreurs 404, reportez-vous à cet article.

Dans ce chapitre

• Activer les composants Internet Information Services (IIS)

• Utilisation de la boîte de dialogue Configurer l'utilisation Web et Mobile
• Utilisation de la configuration proxy avec M-Files Web

Activer les composants Internet Information Services (IIS)

Les composants Internet Information Services (IIS) répertoriés sur cette page doivent être activés sur le
serveur M-Files Web pour pouvoir configurer l’accès Web et Mobile.

Remarque : Si vous utilisez M-Files Web (au lieu du M-Files Web classique), les modules IIS URL
Rewrite et Application Request Routing doivent également être installés sur le serveur IIS.

Vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre pour activer les fonctions avec Microsoft Windows
Server 2019. Reportez-vous aux instructions Microsoft Windows pour les autres versions de système
d'exploitation.

1. Ouvrez Gestionnaire de serveur.

2. Dans la vue Tableau de bord, cliquez sur Ajouter des rôles et fonctionnalités.

3. Dans Avant de commencer, cliquez sur Suivant.

4. Dans Type d'installation, sélectionnez Installation basée sur un rôle ou une fonctionnalité puis
cliquez sur Suivant.

5. Dans Sélectionner le serveur, sélectionnez votre serveur puis cliquez sur Suivant.

6. Dans Rôles de serveur, activez les rôles répertoriés ici.

Chemin Nom de rôle

Serveur web (IIS) > Serveur web > Document par défaut
Fonctionnalités HTTP communes
Exploration des répertoires
Erreurs HTTP
Contenu statique
Redirection HTTP
 M-Files | 3. Administration système | 542

Chemin Nom de rôle

Serveur web (IIS) > Serveur web > Tous les rôles
Performances
Serveur web (IIS) > Serveur web > Filtrage des demandes
Sécurité
Authentification de base
Authentification Windows
Serveur web (IIS) > Serveur web > Tous les rôles
Développement d'applications
Serveur web (IIS) > Outils de Tous les rôles
gestion

7. Dans Fonctionnalités, activez les fonctionnalités répertoriées ici.

• Fonctionnalités .NET Framework 4.7 > .NET Framework 4.7

• Fonctionnalités .NET Framework 4.7 > [Link] 4.7
• IIS Hostable Web Core

8. Cliquez sur Suivant.

9. Cliquez sur Installer.

[Link] l'installation est terminée, cliquez sur Fermer.

Les composants IIS nécessaires sont maintenant installés. Vous pouvez ensuite activer l'accès Web et
Mobile sur l'ordinateur serveur sélectionné.

Utilisation de la boîte de dialogue Configurer l'utilisation Web et Mobile

Cette rubrique vous indique comment configurer les clients Web et mobiles ainsi que REST API à l'aide de
la boîte de dialogue Configurer l'utilisation Web et Mobile.

Dans ce chapitre

• Configurer M-Files Web

• Configuration du M-Files Web classique et de M-Files Mobile
• Configuration des deux clients web et de M-Files Mobile
• Modification du client web par défaut
• Activation ou désactivation du M-Files Web classique sur les serveurs in-situ

Configurer M-Files Web

Les étapes ci-après vous indiquent comment activer les clients et services suivants :

• M-Files Web
• Services Microsoft Office pour le web pour M-Files Web

Le M-Files Web classique, M-Files REST API et M-Files Mobile ne sont pas activés. Si vous ne souhaitez
pas configurer le M-Files Web classique pour les applications mobiles, vous pouvez configurer M-Files
Mobile pour qu'il utilise gRPC. Consultez Setting Up M-Files to Use gRPC.

Assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

 M-Files | 3. Administration système | 543

• Le serveur utilise la mise à jour M-Files October '22 ou une version ultérieure.

• Si le serveur utilise une version plus ancienne, nous vous recommandons de procéder à la mise
à niveau vers une version plus récente. Vous pouvez également vous reporter à Setting Up the
Backend for the New M-Files Web and Web-Based Add-Ins.
• Le serveur utilise IIS (Internet Information Services) et Microsoft .NET Framework (pas .NET) 4.7.2,
4.8.x ou version ultérieure.
• Vous êtes un administrateur système de M-Files sur le serveur.
• Les modules IIS URL Rewrite et Application Request Routing sont installés sur le serveur IIS.
• Vous avez configuré la liaison IIS pour le site web auquel les utilisateurs accèdent à l'aide d'un nom
DNS, par exemple [Link]

• Si vous souhaitez créer un nouveau site web pour M-Files Web, procédez à la configuration de la
liaison après avoir enregistré vos modifications dans M-Files Admin.

Remarques importantes :

• Si M-Files Web a été précédemment configuré sur le serveur en suivant les instructions figurant dans
Setting Up the Backend for the New M-Files Web and Web-Based Add-Ins : Nous vous recommandons
de supprimer l'ancienne configuration avant de configurer M-Files Web en suivant les instructions
indiquées ici.
• Si vous obtenez une erreur lors de la configuration, quittez l'assistant, corrigez le problème dans
le Gestionnaire IIS et redémarrez l'assistant. Il peut s'agir du fait, par exemple, qu'un site web
nouvellement créé ne peut pas démarrer car le numéro de port est déjà utilisé.

Effectuez les opérations suivantes :

1. Ouvrez M-Files Admin sur le serveur.

! Important : Si IIS et M-Files se trouvent sur des serveurs distincts, reportez-vous à

Utilisation de la configuration proxy avec M-Files Web au lieu des instructions fournies
ici.

2. Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez une connexion de serveur.

3. Cliquez sur Configurer l'utilisation Web et Mobile > Configurer M-Files Web > Suivant.

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Option Résultat et instructions
Utiliser un site Web
existant Utilisez un site Internet Information Services existant pour M-Files Web.

Dans le menu déroulant, sélectionnez l'un des sites disponibles.

Créer un nouveau site

Web Créez un nouveau site web Internet Information Services pour M-Files
Web.

Saisissez le nom et le port TCP du site. Assurez-vous que le numéro

de port indiqué n'est pas déjà utilisé.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette option qu'avec un

système d'exploitation de serveur.
 M-Files | 3. Administration système | 544

Option Résultat et instructions

Créer un nouveau
répertoire virtuel Ajoutez un nouveau répertoire virtuel au site web Internet Information
Services sélectionné et utilisez le répertoire pour M-Files Web.

Sélectionnez un site disponible et saisissez un nom pour le répertoire

virtuel.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette option qu'avec un

système d'exploitation de serveur.

5. Sélectionnez Enregistrer.

6. Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés Avancées du Coffre de documents et ajoutez l'URL (ou les URL)
de M-Files Web selon les liaisons IIS.

7. Attendez 20 à 30 secondes puis saisissez l'adresse de votre site web dans un navigateur et vérifiez que
le (ou les) client(s) s'ouvre(nt) correctement.

Configuration du M-Files Web classique et de M-Files Mobile

Les étapes ci-après vous indiquent comment activer les clients et services suivants :

• M-Files Web classique

• M-Files REST API
• M-Files Mobile

• Le protocole de connexion par défaut est HTTPS. Pour configurer M-Files Mobile pour qu'il utilise
gRPC, reportez-vous à Setting Up M-Files to Use gRPC.

M-Files Web et les services Microsoft Office pour le web pour M-Files Web ne sont pas activés.

Assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

• Le serveur utilise IIS (Internet Information Services) et Microsoft .NET Framework (pas .NET) 4.7.2,
4.8.x ou version ultérieure.
• Vous êtes un administrateur système de M-Files sur le serveur.
• Vous avez configuré la liaison IIS pour le site web auquel les utilisateurs accèdent à l'aide d'un nom
DNS, par exemple [Link]

• Si vous souhaitez créer un nouveau site web pour M-Files Web, procédez à la configuration de la
liaison après avoir enregistré vos modifications dans M-Files Admin.

Remarques importantes :

• Si vous obtenez une erreur lors de la configuration, quittez l'assistant, corrigez le problème dans
le Gestionnaire IIS et redémarrez l'assistant. Il peut s'agir du fait, par exemple, qu'un site web
nouvellement créé ne peut pas démarrer car le numéro de port est déjà utilisé.

Effectuez les opérations suivantes :

 M-Files | 3. Administration système | 545

1. Ouvrez M-Files Admin sur le serveur.

! Important : Si IIS et M-Files se trouvent sur des serveurs distincts, reportez-vous à

Configuration du M-Files Web classique sur un ordinateur serveur distinct au lieu des
instructions fournies ici.

2. Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez une connexion de serveur.

3. Cliquez sur Configurer l'utilisation Web et Mobile > Configurer le M-Files Web classique (et
REST) et M-Files Mobile > Suivant.

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Option Résultat et instructions
Utiliser un site Web
existant Utilisez un site Internet Information Services existant pour M-Files Web.

Dans le menu déroulant, sélectionnez l'un des sites disponibles.

Créer un nouveau site

Web Créez un nouveau site web Internet Information Services pour M-Files
Web.

Saisissez le nom et le port TCP du site. Assurez-vous que le numéro

de port indiqué n'est pas déjà utilisé.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette option qu'avec un

système d'exploitation de serveur.

Créer un nouveau
répertoire virtuel Ajoutez un nouveau répertoire virtuel au site web Internet Information
Services sélectionné et utilisez le répertoire pour M-Files Web.

Sélectionnez un site disponible et saisissez un nom pour le répertoire

virtuel.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette option qu'avec un

système d'exploitation de serveur.

5. Sélectionnez Enregistrer.

6. Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés Avancées du Coffre de documents et ajoutez l'URL (ou les URL)
de M-Files Web selon les liaisons IIS.

7. Attendez 20 à 30 secondes puis saisissez l'adresse de votre site web dans un navigateur et vérifiez que
le (ou les) client(s) s'ouvre(nt) correctement.

Configuration des deux clients web et de M-Files Mobile

Les étapes ci-après vous indiquent comment activer les clients et services suivants :

• M-Files Web
• Services Microsoft Office pour le web pour M-Files Web
• M-Files Web classique
• M-Files REST API
 M-Files | 3. Administration système | 546

• M-Files Mobile

• Le protocole de connexion par défaut est HTTPS. Pour configurer M-Files Mobile pour qu'il utilise
gRPC, reportez-vous à Setting Up M-Files to Use gRPC.

Assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

• Le serveur utilise la mise à jour M-Files October '22 ou une version ultérieure.

• Si le serveur utilise une version plus ancienne, nous vous recommandons de procéder à la
mise à niveau vers une version plus récente. Vous pouvez également vous reporter à Setting
Up the Backend for the New M-Files Web and Web-Based Add-Ins. Reportez-vous au guide
utilisateur 2018 de M-Files pour savoir comment configurer le M-Files Web classique.
• Le serveur utilise IIS (Internet Information Services) et Microsoft .NET Framework (pas .NET) 4.7.2,
4.8.x ou version ultérieure.
• Vous êtes un administrateur système de M-Files sur le serveur.
• Les modules IIS URL Rewrite et Application Request Routing sont installés sur le serveur IIS.
• Vous avez configuré la liaison IIS pour le site web auquel les utilisateurs accèdent à l'aide d'un nom
DNS, par exemple [Link]

• Si vous souhaitez créer un nouveau site web pour M-Files Web, procédez à la configuration de la
liaison après avoir enregistré vos modifications dans M-Files Admin.

Remarques importantes :

• Si M-Files Web a été précédemment configuré sur le serveur en suivant les instructions figurant dans
Setting Up the Backend for the New M-Files Web and Web-Based Add-Ins : Nous vous recommandons
de supprimer l'ancienne configuration avant de configurer M-Files Web en suivant les instructions
indiquées ici.
• Si vous obtenez une erreur lors de la configuration, quittez l'assistant, corrigez le problème dans
le Gestionnaire IIS et redémarrez l'assistant. Il peut s'agir du fait, par exemple, qu'un site web
nouvellement créé ne peut pas démarrer car le numéro de port est déjà utilisé.

Effectuez les opérations suivantes :

1. Ouvrez M-Files Admin sur le serveur.

! Important : Si IIS et M-Files se trouvent sur des serveurs distincts, reportez-vous à

Utilisation de la configuration proxy avec M-Files Web au lieu des instructions fournies
ici.

2. Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez une connexion de serveur.

3. Sélectionnez Configurer l'utilisation Web et Mobile.

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Option Description
Configurer M-Files Web, le M-Files Web Cette option configure tous les clients indiqués.
classique (activé), M-Files REST API et M-Files
Mobile
Configurer M-Files Web, le M-Files Web Cette option configure tous les clients indiqués
classique (désactivé), M-Files REST API et M- mais désactive le M-Files Web classique. Tous
Files Mobile les liens qui renvoient vers le M-Files Web
 M-Files | 3. Administration système | 547

Option Description
classique sont automatiquement redirigés vers M-
Files Web.

Après sa configuration, vous pouvez activer ou désactiver le M-Files Web classique. Voir
Activation ou désactivation du M-Files Web classique sur les serveurs in-situ.

5. Sélectionnez Suivant.

6. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Option Résultat et instructions
Utiliser un site Web
existant Utilisez un site Internet Information Services existant pour M-Files Web.

Dans le menu déroulant, sélectionnez l'un des sites disponibles.

Créer un nouveau site

Web Créez un nouveau site web Internet Information Services pour M-Files
Web.

Saisissez le nom et le port TCP du site. Assurez-vous que le numéro

de port indiqué n'est pas déjà utilisé.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette option qu'avec un

système d'exploitation de serveur.

Créer un nouveau
répertoire virtuel Ajoutez un nouveau répertoire virtuel au site web Internet Information
Services sélectionné et utilisez le répertoire pour M-Files Web.

Sélectionnez un site disponible et saisissez un nom pour le répertoire

virtuel.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette option qu'avec un

système d'exploitation de serveur.

7. Dans Adresse de liaison du site, saisissez une liaison de site que le serveur applicatif M-Files peut
utiliser pour atteindre l'ordinateur serveur proxy IIS.

Il n'est pas nécessaire d'utiliser HTTPS ou le port 443. Vous pouvez également utiliser HTTP
et tout autre port ou liaison disponible sur le serveur IIS. Par exemple, si le proxy IIS utilise un
certificat auto-signé pour la liaison de site web, vous devez utiliser HTTP car M-Files ne prend
pas en charge les certificats auto-signés dans ce contexte.

Si vous avez de nombreux coffres ou de nombreux noms DNS pour les sites IIS, nous vous
recommandons d'utiliser l'adresse IP du serveur IIS comme adresse de liaison de site. Il peut
être nécessaire de créer à cette fin une liaison appropriée sur le site IIS. Par exemple, la liaison
[Link] autorise normalement n'importe quel trafic entrant pour l'IP du
serveur IIS.
 M-Files | 3. Administration système | 548

Pour un répertoire virtuel, incluez également le nom du répertoire. Reportez-vous au tableau et

à cet article pour voir des exemples et obtenir plus d'informations.

Exemple Adresse de liaison Port Nom du répertoire

du site
[Link]
[Link] 80 -
[Link]
[Link] 8800 M-Files
M-Files

8. Optionnelle : Si IIS et le serveur M-Files se trouvent sur des serveurs distincts, activez Utiliser
la configuration de serveur proxy et saisissez l'adresse du serveur applicatif pour utiliser un
environnement proxy.

Pour savoir comment configurer le serveur proxy et l'adresse de liaison du site, reportez-vous à
Utilisation de la configuration proxy avec M-Files Web.

9. Sélectionnez Suivant ou Enregistrer.

L'option disponible change en fonction de la sélection que vous avez effectuée à l'étape 4. Vous
pouvez par ailleurs sauter les étapes 10 et 11 si vous avez choisi de désactiver le M-Files Web
classique.

[Link] : Activez Utiliser M-Files Web comme client web par défaut sur ce serveur.

Avant de continuer, lisez attentivement les informations figurant sur la page.

Si ce paramètre n'est pas activé, le M-Files Web classique est utilisé comme client par défaut.
Ce paramètre vous permet également de contrôler le client web par défaut pour un coffre
spécifique. Voir Modification du client web par défaut pour un coffre spécifique.

Si vous utilisez l'authentification basée sur OAuth dans le coffre, le paramètre de client web par
défaut peut avoir un effet sur les paramètres de point de terminaison de votre configuration.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Setting Up OAuth 2.0 for the New M-Files
Web and Web-Based Add-Ins.

11.Sélectionnez Enregistrer.

[Link] la boîte de dialogue Propriétés Avancées du Coffre de documents et ajoutez l'URL (ou les URL)
de M-Files Web selon les liaisons IIS.

[Link] 20 à 30 secondes puis saisissez l'adresse de votre site web dans un navigateur et vérifiez que
le (ou les) client(s) s'ouvre(nt) correctement.

Les utilisateurs peuvent désormais ouvrir les clients web avec les adresses indiquées ici.

M-Files Web configuré comme client par défaut :

Client Adresse Exemple

M-Files Web <adresse du serveur> [Link]
M-Files Web <adresse du serveur>/ [Link]
classique [Link] [Link]
 M-Files | 3. Administration système | 549

Client Adresse Exemple

Point de <adresse du serveur>/REST [Link]
terminaison de
l'API REST

M-Files Web classique activé configuré comme client par défaut :

Client Adresse Exemple

M-Files Web <adresse du serveur>/vnext [Link]
M-Files Web <adresse du serveur> [Link]
classique
Point de <adresse du serveur>/REST [Link]
terminaison de
l'API REST

Modification du client web par défaut

Dans les environnements dans lesquels vous utilisez les deux versions de M-Files Web, vous pouvez
sélectionner le client web par défaut pour tous les coffres situés sur le serveur ou pour chaque coffre.

Remarque : Si vous utilisez l'authentification basée sur OAuth dans le coffre, le paramètre de
client web par défaut peut avoir un effet sur les paramètres de point de terminaison de votre
configuration. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Setting Up OAuth 2.0 for the New
M-Files Web and Web-Based Add-Ins.

Modification du client web par défaut pour un serveur spécifique

Les étapes ci-après vous permettent de modifier les paramètres de client web par défaut collectivement
pour tous les coffres situés sur le serveur. Pour accéder à ces paramètres, vous devez disposer des
autorisations d'administrateur système M-Files sur le serveur.

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez une connexion de serveur.

Si vous utilisez une configuration de proxy IIS (Internet Information Services), connectez-vous
au serveur M-Files sur l'ordinateur proxy plutôt que sur le serveur applicatif M-Files.

3. Sélectionnez Configurer l'utilisation Web et Mobile > Modifier le client web par défaut sur ce
serveur > Suivant.

4. Activez ou désactivez Utiliser M-Files Web comme client web par défaut sur ce serveur.

Avant de continuer, lisez attentivement les informations figurant sur la page.

5. Sélectionnez Enregistrer.

6. Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés Avancées du Coffre de documents et ajoutez l'URL (ou les URL)
de M-Files Web selon les liaisons IIS.

Voir ce tableau pour plus d'informations.

 M-Files | 3. Administration système | 550

7. Attendez 20 à 30 secondes puis saisissez l'adresse de votre site web dans un navigateur et vérifiez que
le (ou les) client(s) s'ouvre(nt) correctement.

Si vous utilisez de nombreux sites Internet pour accéder à M-Files Web et s'ils s'exécutent sur le même
serveur IIS, les sites ont le même client par défaut. Si vous avez de nombreux serveurs IIS utilisés comme
proxys sur des ordinateurs distincts du serveur applicatif M-Files, chaque serveur peut avoir son propre
client par défaut.
Modification du client web par défaut pour un coffre spécifique

Avant de commencer, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

• Le nouveau M-Files Web n'est pas défini comme client par défaut sur le serveur.

• Voir Vérification des informations relatives à la configuration Web actuelle pour savoir comment
afficher les informations relatives au client par défaut.
• Si vous avez une configuration locale dans laquelle vous avez accès aux paramètres du serveur,
configurez les mappages entre les connexions entrantes et les coffres.

• Si vous utilisez M-Files Cloud, il n'est pas nécessaire de configurer les mappages.
• Sans noms DNS spécifiques aux coffres (tous les coffres sont accessibles avec la même adresse),
vous ne pouvez pas modifier le client par défaut pour chaque coffre.

Pour modifier les paramètres de client web par défaut séparément pour un coffre :

1. Dans la section Advanced Vault Settings de M-Files Admin, accédez à Client > Web.

Le paramètre Manage Client Settings Centrally doit être défini sur Yes. Avant de le définir sur
Yes, lisez la description correspondante dans l'onglet Info.

2. Sélectionnez une valeur pour Use as Default Web Client.

Utilisez la valeur Yes pour M-Files Web et la valeur No pour le M-Files Web classique.

3. Cliquez sur Save.

4. Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés Avancées du Coffre de documents et ajoutez l'URL (ou les URL)
de M-Files Web selon les liaisons IIS.

5. Attendez 20 à 30 secondes puis saisissez l'adresse de votre coffre dans un navigateur et vérifiez que le
client sélectionné s'ouvre correctement.

Les utilisateurs peuvent désormais ouvrir les clients web avec les adresses indiquées ici.

M-Files Web configuré comme client par défaut :

Client Adresse Exemple

M-Files Web <adresse du serveur> [Link]
M-Files Web <adresse du serveur>/ [Link]
classique [Link] [Link]
Point de <adresse du serveur>/REST [Link]
terminaison de
l'API REST

M-Files Web classique activé configuré comme client par défaut :

 M-Files | 3. Administration système | 551

Client Adresse Exemple

M-Files Web <adresse du serveur>/vnext [Link]
M-Files Web <adresse du serveur> [Link]
classique
Point de <adresse du serveur>/REST [Link]
terminaison de
l'API REST

Vérification des informations relatives à la configuration Web actuelle

Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Configurer l'utilisation Web et Mobile pour afficher les
informations relatives à votre configuration actuelle. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Annuler afin
de ne pas enregistrer de modifications indésirables.

Informations relatives à la configuration actuelle disponibles dans la boîte de dialogue :

Section Informations disponibles

Section Si l'option de modification du client par défaut est disponible, les deux clients web
« Sélectionnez sont activés.
l'opération que
vous souhaitez
effectuer »
Détails de la
connexion M-Files • Adresse de liaison du site
Web • État activé ou désactivé de la configuration de proxy
• Adresse du serveur applicatif

Sélection du client
web par défaut • État activé ou désactivé du paramètre Utiliser M-Files Web comme client web
par défaut sur ce serveur

• Si ce paramètre est désactivé, le M-Files Web classique est le client par

défaut au niveau du serveur.
• Si ce paramètre est activé, vous ne pouvez pas modifier le client par défaut au
niveau du coffre.
• Cette étape n'est disponible que si vous avez précédemment activé les deux
clients web.
• Pour afficher les informations relatives au paramètre de client par défaut,
sélectionnez l'option Configurer M-Files Web, le M-Files Web classique
(et REST) et M-Files Mobile ou Modifier le client web par défaut sur ce
serveur.

Informations relatives à la configuration actuelle non disponibles dans la boîte de dialogue :

Section Informations non disponibles

Section État activé ou désactivé des services lorsque les deux clients web ne sont pas
« Sélectionnez activés. Vous trouverez ces informations dans IIS.
l'opération que
vous souhaitez
effectuer »
 M-Files | 3. Administration système | 552

Section Informations non disponibles

Détails de la Site web utilisé pour configurer l'accès à M-Files Web. Vous pouvez trouver ces
connexion M-Files informations dans IIS.
Web

Activation ou désactivation du M-Files Web classique sur les serveurs in-situ

Cette page vous indique comment activer ou désactiver le client M-Files Web classique sur un serveur in-
situ. Lorsqu'il est désactivé, tous les liens du M-Files Web classique sont automatiquement redirigés vers
M-Files Web.

Si vous utilisez M-Files Cloud, utilisez l'option Advanced Vault Settings (AVS) Configuration > Client >
Web > Disable Classic M-Files Web and Redirect Links to M-Files Web. L'option AVS modifie le client
par défaut pour le coffre, pas le serveur.

Pour activer ou désactiver le M-Files Web classique sur un serveur in-situ :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez une connexion de serveur.

3. Sélectionnez Configurer l'utilisation Web et Mobile.

4. Sélectionnez Activer ou désactiver le M-Files Web classique sur ce serveur.

Cette option n'est pas disponible si le M-Files Web classique n'a pas été configuré.

5. Activez ou désactivez Utiliser le M-Files Web classique sur ce serveur.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Utilisation de la configuration proxy avec M-Files Web

Ces instructions vous indiquent comment configurer un environnement de serveur applicatif proxy. Dans
cette configuration, il y a un serveur proxy distinct pour IIS (Internet Information Services) et un autre
serveur pour l'application M-Files.

Configuration du serveur applicatif

Si vous n'utilisez pas de noms DNS distincts pour vos coffres (tous les coffres sont accessibles avec la
même adresse), vous pouvez ignorer cette rubrique.

Pour configurer le serveur sur lequel M-Files est installé :

1. Utilisez Éditeur du Registre pour ajouter le paramètre de registre suivant :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\Common
Nom de la VaultDNSConfig
valeur
Type de REG_MULTI_SZ
valeur
 M-Files | 3. Administration système | 553

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\Common
Valeur [Link] du serveur proxy>={<ID du coffre à
utiliser>}

Par exemple : https://

[Link]={F565EDFE-939E-4507-B078-
D06902888C98}

Description Ajoute un mappage entre le coffre et le serveur proxy.

2. Ajoutez la clé de registre suivante pour permettre à chaque coffre de contrôler le client web par défaut :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\Common
Nom de la NewWebAsDefault
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Valeur False
Description Le nouveau Web n'est pas le client par défaut pour ce serveur. Chaque coffre
peut contrôler le client web par défaut.

3. Redémarrez le service M-Files Server.

4. Optionnelle : Configurez M-Files Web comme client par défaut pour le coffre (voir Modification du client
web par défaut pour un coffre spécifique).

5. Redémarrez le service M-Files Server sur le serveur proxy.

Configuration du serveur proxy

Remarque : Si vous souhaitez configurer uniquement le M-Files Web classique, seule la première
étape est nécessaire.

Pour configurer le serveur proxy :

1. Configurez le serveur proxy en suivant les instructions indiquées dans Configuring the Classic M-Files
Web on a Separate Server Computer.

Lors de la configuration, prenez note des informations suivantes :

• M-Files Server doit être de la même version que celle installée sur le serveur applicatif.
• Aucun coffre ne peut être rattaché à l'installation de M-Files Server sur le serveur proxy.
• Si vous avez de nombreux coffres avec des noms DNS distincts, le site IIS sur le serveur
proxy doit répondre publiquement à tous ces coffres. En d'autres termes, le site IIS doit
disposer des liaisons nécessaires.

2. Utilisez M-Files Admin pour vous connecter à M-Files Server sur l'ordinateur proxy.
 M-Files | 3. Administration système | 554

3. Configurez M-Files Web en suivant les instructions figurant dans Configurer M-Files Web ou
Configuration des deux clients web et de M-Files Mobile.

Pendant la configuration, prenez note des sous-étapes suivantes :

a) Assurez-vous que l'adresse du site indiquée dans la boîte de dialogue Configurer l'utilisation Web
et Mobile est identique à celle utilisée à l'étape 1 de la section Configuration du serveur applicatif.

Il s'agit également de l'adresse avec laquelle les utilisateurs se connectent au client M-Files
Web.
b) Activez Utiliser la configuration de serveur proxy.
c) Dans Adresse de liaison du site, saisissez une liaison de site que le serveur applicatif M-Files peut
utiliser pour atteindre l'ordinateur serveur proxy IIS.

Il n'est pas nécessaire d'utiliser HTTPS ou le port 443. Vous pouvez également utiliser HTTP
et tout autre port ou liaison disponible sur le serveur IIS. Par exemple, si le proxy IIS utilise
un certificat auto-signé pour la liaison de site web, vous devez utiliser HTTP car M-Files ne
prend pas en charge les certificats auto-signés dans ce contexte.

Si vous avez de nombreux coffres ou de nombreux noms DNS pour les sites IIS, nous vous
recommandons d'utiliser l'adresse IP du serveur IIS comme adresse de liaison de site. Il peut
être nécessaire de créer à cette fin une liaison appropriée sur le site IIS.

Exemple : L'adresse IP privée du serveur IIS est [Link]. Vous avez lié le port 8080
à cette adresse et n'avez pas limité la liaison à une adresse IP spécifique. Définissez
[Link] comme l'adresse de liaison du site.
d) Dans Adresse du serveur d'applications, saisissez l'adresse du serveur sur lequel M-Files est
installé.

Par exemple : [Link] ou

[Link] où vous pouvez remplacer l'adresse IP par l'adresse
IP réelle de l'ordinateur serveur M-Files. Utilisez toujours le protocole HTTP pour cette
connexion. Si vous avez modifié le port web gRPC pour le serveur M-Files, utilisez ce port à
la place. Pour plus d'informations sur gRPC dans M-Files, reportez-vous à Configuration de
M-Files pour l'utilisation de gRPC.

4. Utilisez M-Files Admin pour vous connecter à M-Files Server sur le serveur applicatif.

5. Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés Avancées du Coffre de documents et ajoutez l'URL (ou les URL)
de M-Files Web selon les liaisons IIS.

6. Attendez 20 à 30 secondes puis saisissez l'adresse de votre site web proxy (https://
[Link] dans cet exemple) dans un navigateur et assurez-vous que M-Files
Web s'ouvre correctement.

3.2.9. Publication du contenu du coffre avec M-Files Web classique

Normalement, vous devez avoir un nom d’utilisateur et un mot de passe pour utiliser un coffre avec M-Files
Web. Vous pouvez toutefois utiliser M-Files Web pour publier des documents accessibles à des personnes
qui n’utilisent pas M-Files. Les utilisateurs peuvent accéder à ce type de coffre sans identifiants et ils ont
un accès en lecture au contenu. Vous pouvez, par exemple, partager sur votre site Web une liste de prix
qui est enregistrée dans M-Files et qui est toujours à jour.

Si vous utilisez le M-Files Web classique, suivez les étapes indiquées dans les sous-sections. Avant
de commencer, assurez-vous que M-Files Web est correctement configuré et que vous avez la Licence
External Connector.
 M-Files | 3. Administration système | 555

Nouveau M-Files Web et M-Files Mobile

Si vous utilisez le nouveau M-Files Web ou M-Files Mobile, activez la fonction Authentification anonyme.
Vous n'avez pas besoin de suivre les autres étapes de cette section.

Dans ce chapitre

• Créer un compte de connexion pour la publication

• Ajout du compte de connexion en tant qu'utilisateur au coffre de publication
• Attribuer des autorisations de lecture à l'utilisateur du coffre de publication
• Autoriser le compte de connexion à se connecter automatiquement
• Création de liens Web directs
• Optionnel : Modification des paramètres de publication

Créer un compte de connexion pour la publication

Remarque : Ces instructions ne concernent que M-Files Web classique.

Vous devez tout d’abord créer un compte de connexion qui sera utilisé pour se connecter
automatiquement à un coffre spécifique :

1. Ouvrez M-Files Admin sur le serveur M-Files utilisé pour publier le contenu.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Comptes de Connexion.

4. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouveau Compte de Connexion.

La boîte de dialogue Nouveau Compte de Connexion s’ouvre.

5. Dans Nom d’utilisateur, saisissez un nom d'utilisateur.

Par exemple, Publication.

6. Dans Authentification, sélectionnez Authentification M-Files

7. Dans Mot de passe, saisissez un mot de passe.

8. Dans Confirmation du mot de passe, saisissez le même mot de passe.

9. Dans Type de licence, sélectionnez une licence.

Pour obtenir des renseignements sur les types de licences, veuillez vous reporter à la section
Type de licence.

[Link] sur OK.

Le compte de connexion créé est ajouté à la liste Comptes de Connexion.

Pour plus d'informations sur l'étape suivante, voir Ajout du compte de connexion en tant qu'utilisateur au
coffre de publication.
 M-Files | 3. Administration système | 556

Ajout du compte de connexion en tant qu'utilisateur au coffre de publication

Remarque : Ces instructions ne concernent que M-Files Web classique.

Ensuite, ajoutez le compte de connexion créé en tant qu'utilisateur au coffre de publication :

1. Ouvrez M-Files Admin sur le serveur M-Files utilisé pour publier le contenu.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Utilisateurs.

6. Cliquez sur Nouvel Utilisateur dans le volet de commandes.

La boîte de dialogue Nouvel Utilisateur s’ouvre.

7. Dans le menu Compte de connexion, sélectionnez le compte de connexion que vous avez créé.

8. Activez Utilisateur externe.

9. Optionnelle : Activez L'utilisateur ne peut pas créer de documents ou d'autres objets.

[Link] : Activez L'utilisateur ne peut pas créer ou modifier de dossier traditionnel.

[Link] : Activez L'utilisateur ne peut créer/modifier de vue privée ou de règle de notification.

[Link] sur OK.

Cet utilisateur est ajouté à la liste Utilisateurs.

Pour plus d'informations sur l'étape suivante, voir Attribuer des autorisations de lecture à l'utilisateur du
coffre de publication.

Attribuer des autorisations de lecture à l'utilisateur du coffre de publication

Remarque : Ces instructions ne concernent que M-Files Web classique.

Troisièmement, accorder à l'utilisateur des autorisations de lecture sur les documents publiés :

1. Ouvrez M-Files Admin sur le serveur M-Files utilisé pour publier le contenu.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Cliquez sur Listes de Contrôle d'Accès.

6. Effectuez l'une des opérations suivantes :

a. Cliquez sur Nouvelle Liste de Contrôle d'Accès pour créer une liste de contrôle d'accès nommée
pour l'utilisateur.
 M-Files | 3. Administration système | 557

ou

b. Double-cliquez sur une liste de contrôle d’accès existante dans la liste Listes de Contrôle d'Accès
afin de modifier les autorisations pour l'utilisateur.

7. Si vous avez commencé à créer une liste de contrôle d'accès nommée, dans Nom, saisissez un nom
pour la liste.

8. Cliquez sur Ajouter.

9. Dans la liste Utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur.

[Link] sur Ajouter.

11.Sélectionnez l'utilisateur et spécifiez ces autorisations :

Autorisation Autoriser/Refuser
Modifier les autorisations Refuser
Supprimer Refuser
Édition Refuser
Lire Autoriser

[Link] : Effectuez cette étape si, sur votre liste de contrôle d’accès, toutes les autorisations sont
déjà configurées sur Autoriser pour le groupe d’utilisateurs Tous les utilisateurs internes. Sinon,
passez cette étape.
a) Cliquez sur Ajouter.
b) Sélectionnez Tous les utilisateurs internes et cliquez sur Ajouter.
c) Dans la liste Utilisateurs et groupes d'utilisateurs, sélectionnez Tous les utilisateurs internes.
d) Dans la section Autorisations, configurez l'autorisation Tous sur Autoriser.

[Link] sur OK.

14.Définissez la liste de contrôle d'accès nommée sur tous les documents auxquels vous souhaitez
accéder sans identifiants.

Pour plus d'informations sur l'étape suivante, voir Autoriser le compte de connexion à se connecter
automatiquement.

Autoriser le compte de connexion à se connecter automatiquement

Remarque : Ces instructions ne concernent que M-Files Web classique.

Enfin, configurez M-Files pour vous connecter au classique M-Files Web automatiquement :

1. Sur le serveur M-Files, utilisez Éditeur du Registre pour créer cette clé de registre, où <version> est
le numéro de version de M-Files (par exemple 11.1.4310.92) et <ID site Web> est un identifiant
unique affecté au site M-Files Web par les services Internet Information Services (IIS) :

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA\Sites
\<ID site Web>\

• S'il n'y a qu'un seul site Web, l'identifiant du site est généralement 1.
• Si le site M-Files Web est exécuté dans le répertoire virtuel du site Web, ajoutez deux points
(:) et le nom du répertoire virtuel à l'identifiant du site. Par exemple, si l'application est dans le
 M-Files | 3. Administration système | 558

répertoire virtuel M-Files Web à l'intérieur de cet unique site Web, l'identifiant du site Web est
1:MFWA.
• Le logiciel du serveur IIS dans Windows 2003 affiche l'identifiant dans une colonne.

2. Spécifiez les valeurs de clé de registre à utiliser pour la connexion automatique. Ce tableau présente
les valeurs disponibles :

Valeur Type Description

Domain REG_SZ Si le mode d'authentification utilisé est Authentification
Windows, spécifiez le domaine dans cette valeur.
Password REG_SZ Le mot de passe de connexion.
UserName REG_SZ Le nom du compte de connexion.
Vault REG_SZ Identifiant du coffre. La valeur peut, par exemple, être
{A8DCB561-913F-4318-A276-E7E171EAFBE6}.
Cette valeur est affichée dans la fenêtre Propriétés du
coffre de documents d'un coffre dans M-Files Admin.
WindowsUser REG_DWORD Spécifie le mode d'authentification. False est
pour l'authentification M-Files et True est pour
l'authentification Microsoft Windows.

3. Fermez Éditeur du Registre.

4. Utilisez le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Le compte de connexion sélectionné peut maintenant être utilisé pour se connecter automatiquement au
classique M-Files Web, et le compte peut être utilisé pour accéder aux documents publiés sans saisir de
nom d’utilisateur et de mot de passe.

Création de liens Web directs

Remarque : Ces instructions ne concernent que M-Files Web classique.

Lorsque la connexion automatique est activée, vous pouvez créer des liens Web directs entre, par
exemple, le site Web de la société et des documents. Vous pouvez attribuer à la page d'ouverture,
[Link] , ces paramètres :

Paramètre Description
objtype L'ID du type d'objet du document qui contient le fichier à ouvrir. Ce paramètre
est requis. Pour voir la liste des ID de type d’objet, terminez les quatre premières
étapes de la tâche Création d’un nouveau type d'objet.
docid L'ID du document qui contient le fichier à ouvrir. Ce paramètre est requis.
docver La version du document qui contient le fichier à ouvrir. Si ce paramètre n'est pas
spécifié, le lien pointe toujours vers la dernière version du document.
 M-Files | 3. Administration système | 559

Paramètre Description
fileid L'ID du fichier à ouvrir. Ce paramètre n'est requis que si le document contenant le
fichier est un document multi-fichier.
filever Le numéro de version du fichier.
showopendialog Spécifie si le navigateur affiche une boîte de dialogue d'ouverture. Par défaut, la
valeur est 1 et la boîte de dialogue s'affiche. Si la valeur est définie sur 0, la boîte
de dialogue ne s'affiche pas.

Voici quelques exemples :

• [Link]
• [Link]
• [Link]
• [Link]

Remplacez <server> par l’adresse web de votre propre serveur.

Optionnel : Modification des paramètres de publication

Remarque : Ces instructions ne concernent que M-Files Web classique.

Lorsque des documents sont publiés en ligne, il est généralement judicieux de masquer certaines des
propriétés de l’objet. Par exemple, si l’utilisateur ne dispose que d’un accès en lecture seule, il n’est pas
nécessaire d’afficher les fonctions de modification. Avec les paramètres de publication, les utilisateurs
peuvent bénéficier de fonctions appropriées et suffisantes facilitant et simplifiant l'accès et le traitement
des informations publiées.

Ouverture des paramètres de publication

Vous pouvez spécifier différents paramètres de publication en utilisant un site de configuration distinct.

Connectez-vous à la page de configuration en utilisant <URL M-Files Web de votre

entreprise>/[Link]. Par exemple, [Link]
[Link].

Remarque : Vous devez être un administrateur système pour pouvoir modifier les paramètres de
publication.

Paramètres Généraux

Dans les paramètres généraux, vous pouvez effectuer des sélections utilisées pour le site de configuration
ainsi que tous les coffres du site.
 M-Files | 3. Administration système | 560

Illustration 65 : Site de configuration des paramètres de publication.

Restreindre l'accès aux pages de configuration

Vous pouvez spécifier le site de configuration accessible uniquement pour une certaine plage d'adresses
IP. L'accès au site de configuration n'est autorisé pour les connexions qu'au niveau interne dans
l'entreprise.

Options d'affichage

Titre de page : Vous pouvez nommer librement la page du site web que vous proposez. Le titre par défaut
est M-Files Web.

Langue : Par défaut, M-Files utilise l'option Automatique en tant que sélection de langues. Cela signifie
que la langue de M-Files Web classique est déterminée par la langue des paramètres du navigateur de
l’utilisateur. Si la langue des paramètres du navigateur n'est pas supportée par M-Files, celle installée sur
M-Files sera utilisée.

Sinon, vous pouvez définir une langue spécifique comme langue de M-Files Web classique. Par exemple,
si les instructions de votre entreprise se rapportent à des commandes en anglais ou si les utilisateurs
travaillent dans différentes langues, vous pouvez définir l’anglais comme la langue de M-Files Web
classique. Vous pouvez faire votre choix parmi toutes les langues supportées par M-Files.

Remarque :

Cela s’applique à la langue de l’interface utilisateur uniquement. Pour obtenir une expérience
complète de M-Files Web classique dans la langue définie par un utilisateur spécifique, quatre
conditions préalables doivent être remplies :

• Le coffre a été localisé dans la langue de destination.

• La langue du coffre a été configurée pour l’utilisateur du coffre.
• Le paramètre de la langue a été configuré sur Automatique comme il a décrit plus tôt.
• Les paramètres des préférences en matière de langue du navigateur de l’utilisateur ont été
configurés sur la langue souhaitée. Pour plus d'informations, consultez cet article W3C.
 M-Files | 3. Administration système | 561

Windows SSO

Avec l’authentification Windows activée, M-Files Web classique peut utiliser automatiquement les
identifiants de connexion Windows de l’utilisateur. L’administrateur peut configurer les paramètres
d’authentification intégrée (SSO) de sorte que les identifiants de connexion ne soient plus demandés
lorsque les utilisateurs naviguent dans M-Files Web classique.

Remarque : Pour des raisons de sécurité, l’authentification fédérée est recommandée. Pour
davantage d'informations, veuillez vous reporter à Authentification de l’utilisateur.

L'authentification automatique est désactivée par défaut mais peut être activée en réglant la valeur
d’authentification intégrée (SSO) sur Utiliser automatiquement. Sinon, le choix d'utiliser l’authentification
intégrée (SSO) peut être proposé sur la page de connexion en sélectionnant Afficher la page
d'authentification.

Forcer la connexion de l’utilisateur M-Files

Sélectionnez ce paramètre si vous ne souhaitez pas afficher l'option de connexion Windows pour les
utilisateurs. Ainsi, l'utilisateur n'a plus à se soucier de devoir choisir l'option de connexion appropriée et M-
Files suggère la connexion en tant qu'utilisateur M-Files. Pour préserver la protection des données, il est
recommandé de désactiver la connexion Windows dans certains cas.

Remarque : Cela n'empêche pas pour autant la connexion au site de configuration via votre
compte utilisateur Windows.

Connexion automatique

Sélectionnez Connexion automatique et saisissez les données d’authentification si vous ne souhaitez

pas demander aux utilisateurs de saisir leur ID utilisateur pour M-Files Web classique. Cela signifie qu'un
utilisateur ne peut accéder aux coffres du site que si l'identifiant utilisateur l'y autorise.

Authentification (utilisateur, mot de passe et domaine) : Si la connexion automatique est activée, il s'agit
des informations d'authentification que M-Files utilise pour la connexion automatique. Si vous souhaitez
que M-Files propose aux utilisateurs des identifiants spécifiques par défaut, enregistrez les identifiants par
défaut dans les informations d'authentification et désactivez la connexion automatique. L’utilisateur peut
toujours utiliser d’autres identifiants, en octroyant éventuellement un accès au web plus étendu.

Coffre : Vous pouvez également spécifier le coffre auquel l'utilisateur est connecté. Si le coffre n’est pas
précisé, les utilisateurs peuvent voir tous les coffres auxquels on peut avoir accès avec les identifiants.

Paramètres spécifiques au coffre

Dans les paramètres spécifiques au coffre, vous pouvez indiquer, par exemple :

• Si oui ou non l’utilisation du coffre doit être disponible avec M-Files Web classique
• La vue par défaut spécifique au coffre
• La configuration de l'interface utilisateur du coffre

Autoriser l'accès à ce coffre

À sélectionner si vous souhaitez que le coffre soit accessible avec M-Files Web classique.

Remarque : Pour qu'un coffre puisse être utilisé, l'utilisateur doit toujours disposer des
autorisations pour ce coffre.

Vue par défaut

 M-Files | 3. Administration système | 562

Vous pouvez spécifier quelle vue doit être ouverte par défaut. La vue accueil s'ouvre par défaut.

Mise en Page

Vous pouvez sélectionner les éléments de mise en page à afficher dans le coffre. Vous pouvez par
exemple masquer le volet de commandes ou afficher uniquement la zone de liste.

Microsoft Office pour l’éditeur web

Pour configurer Microsoft Office pour l’éditeur web, voir Enabling Microsoft Office for the Web Services for
M-Files.

Interdit la navigation en dehors de la vue par défaut

Vous pouvez empêcher la navigation au-delà de la vue par défaut en optant pour Empêcher la navigation
en dehors de la vue par défaut. Dans ce cas, la navigation n'est pas possible même en utilisant le chemin
de navigation.

Critères et paramètres de recherche par défaut

Vous pouvez choisir de garder les derniers critères et paramètres de recherche sélectionnés par les
utilisateurs ou d'utiliser un critère et paramètre spécifiques. Des options identiques à celles de M-Files
Desktop sont disponibles.

Navigation dans le coffre

Vous pouvez afficher ou masquer le menu supérieur (Nouveau, Opérations et Paramètres) et/ou le chemin
de navigation.

Remarque : Lorsque M-Files Web classique s’affiche dans le mode « Liste uniquement », les
métadonnées de l’objet et les fonctions de recherche sont masquées pour les utilisateurs. Les
utilisateurs sont ainsi uniquement autorisés à consulter et modifier les objets affichés dans la liste
conformément à leurs autorisations.

Commandes du coffre

Ces paramètres vous permettent de contrôler les fonctions qui sont disponibles pour les utilisateurs du
coffre.

• Enregistrer les paramètres de vue. Si de nombreux utilisateurs ont le même identifiant utilisateur (par
exemple, lors d'une connexion automatique), il est recommandé d'empêcher l'enregistrement des
paramètres de colonne.

• Raccourcis du workflow dans la fiche de propriétés.

• Confirmation de déconnexion. Si les utilisateurs de M-Files Web classique disposent d’un accès en
lecture seule sans aucune autorisation de modification, l’affichage de la boîte de dialogue Verrouiller
n’est pas nécessaire.

• Propriétés masquées. Certaines propriétés peuvent être masquées pour les utilisateurs externes. Dans
certains cas, l'information (masquée) s'affiche alors dans le volet des propriétés ou sur la fiche des
métadonnées. Il est recommandé de masquer cette information (masquée).
• Message de transition d'étape.

• Enregistrer les termes de recherche.

• Menu contextuel.
 M-Files | 3. Administration système | 563

• Recherche Avancée.
• Recherche dans le volet droit. Si cette option est activée, les fonctions de recherche peuvent être mises
dans le volet de droite.

Opérations du Volet de commandes

Les options figurant dans les paramètres du volet de commandes vous permettent de choisir les liens à
afficher dans le volet de commandes.

Remarque : Si vous masquez les commandes Nouveau, les utilisateurs ne peuvent pas créer de
nouveaux objets. Si les commandes Afficher et Modifier sont masquées, elles ne sont pas non
plus accessibles via le menu contextuel.

Dans ce chapitre

• Exemple : Modification de l’apparence du M-Files Web classique

Exemple : Modification de l’apparence du M-Files Web classique

1. Ouvrez la page de configuration M-Files Web en saisissant l’URL [Link] domaine M-Files
Web>/[Link] dans votre navigateur web, puis saisissez vos identifiants si vous
n’êtes pas déjà connecté.

Si vous êtes déjà connecté, vous serez redirigé directement vers la page de configuration.
Autrement, la page de configuration s’ouvrira après l’écran de connexion.

2. Dans l'arborescence de gauche, sous Paramètres spécifiques au coffre, déployez les paramètres
supplémentaires du coffre que vous souhaitez modifier en cliquant sur la flèche située devant l'icône du
coffre.

3. Cliquez sur un dossier du coffre sélectionné pour sélectionner la catégorie que vous souhaitez
modifier :

a. Sélectionnez le dossier Paramètres pour afficher ou masquer les commandes de l’interface

utilisateur M-Files Web.

ou

b. Sélectionnez le dossier Volet de commandes pour afficher ou masquer les éléments du volet de
commandes de M-Files Web.

4. Sélectionnez le bouton Afficher ou Autoriser pour les éléments que vous souhaitez activer.

Si vous souhaitez afficher le bouton Déconnexion dans le volet de commandes, accédez aux
paramètres Volet de commandes et sélectionnez Afficher pour l'option Déconnexion.

5. Sélectionnez le bouton Masquer ou Refuser pour les éléments que vous souhaitez désactiver.

3.2.10. Exportation de Données et Rapports

L'enregistrement et la protection des données sont importants. Les données enregistrées doivent
également pouvoir être disponibles pour analyse. En plus de pouvoir enregistrer de nombreux types de
données dans M-Files, vous pouvez les utiliser pour créer divers rapports.

Les rapports peuvent être utilisés pour collecter des informations sur, par exemple, le traitement
des ventes, les projets terminés, la taille de la base de propositions, les volumes de commandes, la
participation aux formations et les ventes de chaque commercial détaillées par le client. Les rapports
 M-Files | 3. Administration système | 564

graphiques rendent l'analyse des données rapide et facile. Dans le monde réel, les rapports peuvent être
générés à partir de n'importe quelle métadonnée.

Mise à jour du code de licence pour l'établissement de rapports

Le module d'établissement de rapports est un produit complémentaire de M-Files disponible à un tarif

spécifique. Il peut être activé avec le code de licence qui l'accompagne. Le module d'établissement de
rapports permet d'exporter des données de M-Files pour créer des rapports et les afficher dans l'interface
utilisateur M-Files.

Pour pouvoir activer le module d'établissement de rapports, le code de licence doit être activé dans votre
système. La licence fonctionne par abonnement. Activez ou mettez à jour le code de licence dans M-Files
Admin (pour obtenir davantage d'informations, se rapporter à Gérer des licences du serveur). Dans M-
Files Cloud, le module d'établissement de rapports est automatiquement activé s'il est inclus dans votre
abonnement.

Pour découvrir comment M-Files peut soutenir votre activité grâce aux rapports M-Files, veuillez nous
contacter à l'adresse sales@[Link].

Base de données de création de rapports

Les données de rapport sont exportées du coffre vers une base de données de création de rapports
externe. Dans M-Files Cloud, la base de données de création de rapports est disponible à un tarif
spécifique.
 M-Files | 3. Administration système | 565

Classe et type d'objet rapport

Pour afficher les rapports, M-Files dispose d'un type d'objet et d'une nouvelle classe prédéfinis pour les
rapports. Par défaut, le type d'objet Rapport est invisible aux utilisateurs. Fournissez les droits d'accès
requis pour le type d'objet Rapport de sorte que les rapports réels puissent être créés dans le logiciel
client.

Dans ce chapitre

• Créer un Lot de Données

• Spécification de l’Identité d'Accès aux Rapports
• Création de rapports et logiciel requis
• Créer un objet rapport pour un rapport
• Exportation d’un rapport

Créer un Lot de Données

Avec M-Files Reporting Data Services, vous pouvez exporter des données de M-Files vers des bases
de données externes (SQL Server). Vous pouvez sélectionner les données à exporter, définir des
exportations de données et générer des rapports sur le lot de données exportées. M-Files Reporting Data
Services est installé lorsque vous installez M-Files Server.

Avant de créer un lot de données, nous vous recommandons de créer une nouvelle base de données cible
vers laquelle le nouveau lot de données sera exporté.

Pour créer un lot de données :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Exportation de Données et Rapports, puis cliquez sur Nouveau Lot de Données dans
le volet de commandes.

La boîte de dialogue Propriétés du Lot de Données s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 566

6. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour le nouveau lot de données.

7. Dans la rubrique Données à exporter, cliquez sur Objets... afin de sélectionner les objets à exporter.

La boîte de dialogue Ajouter des Objets au Lot de Données s’ouvre.

8. Utilisez le menu déroulant Objets à Exporter pour sélectionner les objets à exporter sur la base du
type d’objet.

Vous pouvez cliquer sur Objets filtrés... pour affiner les objets sélectionnés en indiquant les
conditions des propriétés que les objets doivent remplir pour être exportés. Pour obtenir plus de
renseignements sur le filtrage des objets par propriétés, consultez Conditions basées sur des
propriétés.
 M-Files | 3. Administration système | 567

9. Optionnelle : Sélectionnez l’objet que vous venez d’ajouter à la rubrique Données à exporter et cliquez
sur Ajouter propriété... pour ajouter au type d’objet sélectionné une propriété que vous souhaitez
exporter.
a) Utilisez le menu déroulant Propriété à Exporter pour sélectionner la propriété à exporter.
b) Rendez-vous à l'onglet Historique et Anciennes Valeurs.

Dans l’onglet Historique et Anciennes Valeurs, vous pouvez définir si vous souhaitez
exporter l’historique des modifications et les valeurs précédentes de la propriété
sélectionnée.

L'onglet Historique et Anciennes Valeurs s’ouvre.

c) Cochez la case Exporter l'historique des modifications de cette propriété si vous souhaitez
exporter l’historique des modifications de la propriété sélectionnée.

L'historique des modifications ajoute au lot de données une entrée pour chaque modification
de la valeur de la propriété. Cela permet de répondre à des questions telles que « Quelle a
été la valeur totale de contrats conclus en août ? » en exportant l’historique des modifications
de la valeur de la propriété Fermée et en identifiant les objets pour lesquels la valeur de
ladite propriété est passée de Non à Oui en août.
d) Cochez la case Exporter les anciennes valeurs de cette métadonnée par échantillons si vous
souhaitez exporter les anciennes valeurs de la propriété sélectionnée et utilisez le menu déroulant
 M-Files | 3. Administration système | 568

Echantillonnage pour définir la fréquence d’échantillonnage (tous les jours, toutes les semaines,
tous les mois ou tous les ans).
e) Sélectionnez l’option Historique complet, Période fixe ou Date de début pour définir la taille de
l’historique pour l’historique des modifications et les anciennes valeurs de la propriété sélectionnée.

Si la fréquence d'échantillonnage est élevée (par ex., quotidienne), il est recommandé de

restreindre la durée de l'historique pour éviter d'agrandir inutilement la base de données et
d'augmenter la vitesse de la commande d'exportation.
f) Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue des Propriété à Exporter.

[Link] le champ Chaîne de connexion OLE DB, saisissez la chaîne de connexion pour se connecter à
la base de données cible ou cliquez sur Définir... pour définir la chaîne de connexion.

Remarque : Nous vous recommandons d’utiliser une base de données cible spécifique
pour chaque nouveau lot de données.

Si vous utilisez Microsoft SQL Server comme base de données cible, il est recommandé
d'utiliser Microsoft OLE DB Driver for SQL Server (MSOLEDBSQL) comme fournisseur de
données et d'utiliser Simple ou Bulk-logged (temporaire) comme paramètre du mode de
récupération dans la base de données cible. Cette opération vous permettra d’améliorer
considérablement la vitesse et les performances d’exportation des lots de données.

Pour obtenir plus de renseignements sur les chaînes de connexion à la base de données,
consultez Connexions à des bases de données externes pour les Types d'Objet.

[Link]-vous dans l'onglet Avancé.

L’onglet Avancé s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 569

12.Sélectionnez, dans le menu déroulant Utiliser l'identité de cet utilisateur pour lire les données,
l’utilisateur dont vous souhaitez utiliser l’identité pour transférer des données de M-Files aux services
d’établissement des rapports.

L'utilisateur le plus approprié est un utilisateur "régulier" ne disposant d'aucun droit étendu.
Si vous utilisez, par exemple, votre propre identité d'utilisateur associée à des droits
d'administration système, les données que vous souhaitez préserver de l'ensemble des
utilisateurs risquent alors de se retrouver dans les rapports affichés par le logiciel client.

Si la structure des métadonnées du coffre est traduite en plusieurs langues, la langue des
métadonnées du lot de données exportées dépend des paramètres de la langue du coffre de
l’utilisateur dont l’identité sert à la lecture des données.

Si le module Electronic Signatures and Advanced Logging est en service, vous devez
sélectionner (M-Files Server) comme utilisateur.

[Link] : cochez la case Planifier l'export des données et cliquez sur Planifier... si vous
souhaitez planifier l’exportation des données.

Il est recommandé de planifier l'exportation de données à effectuer une fois par jour / semaine /
mois. Les rapports sont mis à jour simultanément. Si vous ne sélectionnez pas la planification,
les données ne seront pas mises à jour après l'exportation. Vous pouvez également créer
 M-Files | 3. Administration système | 570

un lien de mise à jour distinct dans les services d'établissement de rapports de sorte que
l'utilisateur puisse mettre à jour le rapport dans le logiciel client le cas échéant. Pour plus
d'informations, contactez notre service clientèle via M-Files Support Portal ou votre revendeur
M-Files.

[Link] : Dans l’onglet Avancé, vous pouvez définir un alias pour le lot de données.

Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.

Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le
champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe
prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault
Settings.

[Link] : Cliquez sur Exporter pour exporter immédiatement les données.

Vous pouvez cliquer sur la vue Etat de l'Exportation... pour consulter l’état du processus
d’exportation lorsque l’exportation est en cours.

[Link] sur OK pour terminer de créer le nouveau lot de données.

Le lot de données que vous venez de définir est ajouté à la liste Exportation de Données et Rapports.
Le lot de données est exporté soit automatiquement de manière planifiée soit manuellement, en fonction
des paramètres que vous avez définis.
Étant donné que vous avez créé un lot de données, vous pouvez l’utiliser pour créer un rapport (consultez
Création de rapports et logiciel requis), puis créez un objet rapport dans M-Files pour lire le rapport
(consultez Créer un objet rapport pour un rapport).

Spécification de l’Identité d'Accès aux Rapports

L'identité d'accès aux rapports correspond à l'identité utilisée lors du transfert des rapports issus des
services d'établissement de rapports dans M-Files Desktop et lors de leur lecture.

Réalisez ces étapes pour spécifier l’identité d’accès aux rapports :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Exportation de Données et Rapports, puis cliquez sur Identité d'Accès aux Rapports
dans le volet de commandes.

La boîte de dialogue Identité d'Accès aux Rapports s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 571

6. Sélectionnez soit :

a. Identité d’utilisateur Windows : Sélectionnez cette option pour accéder aux rapports avec le
compte utilisateur Windows. Il s'agit de l'option recommandée dans un environnement du domaine
Windows.

ou

b. Identité spécifique : Afin de définir une identité spécifique pour accéder aux rapports, sélectionnez
cette option et saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’identité dans les champs
Utilisateur et Mot de passe. L'identité peut correspondre à un compte Windows local, à un compte
de domaine ou à un quelconque autre compte reconnu par le service d'établissement de rapports.
Le compte d’établissement des rapports à spécifier ne devrait avoir que des autorisations d’accès
limité aux services d’établissement des rapports. Cochez la case Le compte spécifié est un
compte externe (ex: Microsoft Azure SQL Reporting) si le compte spécifié est un compte
externe.

7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Spécifier l'Identité d'Accès aux Rapports.
 M-Files | 3. Administration système | 572

L'identité d'accès aux rapports que vous avez spécifiée sert maintenant au transfert des rapports issus des
services d'établissement de rapports dans M-Files Desktop et lors de leur lecture.

Création de rapports et logiciel requis

Les rapports exportés de M-Files vers une base de données externe utilisent l'infrastructure Microsoft SQL
Server Reporting Services, qui doit être configurée correctement.

Lorsque des rapports sont créés pour M-Files, le système SQL Server Reporting Services contacte la base
de données d'exportation pour générer les rapports lorsque M-Files Desktop en a besoin.

Microsoft SQL Server Reporting Services peut être installé avec le package SQL Server (Microsoft SQL
Server 2012 ou version ultérieure).

Les versions SQL Server Express gratuites peuvent également être utilisées pour l'établissement
de rapports. Pour utiliser SQL Server Express, vous devez utiliser l'édition SQL Server Express with
Advanced Services. Cette édition contient le module de services d'établissement de rapports nécessaire.
Téléchargez-la depuis le site web de Microsoft à l'adresse suivante : [Link]
server/sql-server-editions-express.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à [Link]

[Link] (SQL Server Books Online).

Pour la planification des rapports, vous devez utiliser Business Intelligence Development Studio ou
l'outil Report Builder, qui est plus simple. La personne en charge de la planification doit bénéficier d'une
expérience et de compétences en matière de création de rapports. Contactez notre personnel des services
de conseil pour obtenir de l'aide concernant la planification des rapports (sales@[Link]).

Pour obtenir des instructions sur l'installation des services d'établissement de rapports de Microsoft,
consultez les pages web de Microsoft ou contactez notre service clientèle via M-Files Support Portal ou
votre revendeur M-Files.

Remarque : Des instructions sur la planification et la création de rapports et sur l'utilisation de

logiciels tiers sont disponibles auprès des services de conseil M-Files moyennant des frais.

Créer un objet rapport pour un rapport

Lorsqu'un rapport a été créé (pour plus de renseignements, consultez Création de rapports et logiciel
requis), il peut être récupéré pour utilisation dans M-Files Desktop.

Pour l’affichage des rapports, Microsoft .NET Framework (pas .NET) 4.7.2, 4.8.x ou version ultérieure
(ou la version Client Profile la plus récente disponible) est requis. Si le poste client ne dispose pas d’une
version adéquate de .NET Framework, le rapport ne s’affiche pas et il est demandé à l’utilisateur d’installer
la bonne infrastructure logicielle. Vous pouvez télécharger la version .NET Framework la plus récente
depuis le Centre de téléchargement Microsoft.

Réalisez ces étapes pour créer un objet rapport :

1. Dans M-Files, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la liste et sélectionnez Créer > Rapport...
dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Nouveau rapport s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 573

2. Dans le champ Nom ou Titre, saisissez un nom décrivant le rapport.

Si le rapport est utilisé pour calculer les revenus de l’exercice, le titre de l’objet rapport pourrait
être Revenus annuels.

3. Dans le champ URL de rapport, saisissez une adresse URL qui sera utilisée pour récupérer le
rapport issu des services d'établissement de rapports dans M-Files. L’URL doit avoir la forme suivante
[Link]

La même URL peut être utilisée pour récupérer le rapport dans le navigateur. Veuillez toutefois
noter que cette adresse ne s'affichera pas dans la zone d'adresse du navigateur après
l'ouverture du rapport. Pour plus d'informations, contactez notre service clientèle via M-Files
Support Portal ou votre revendeur M-Files.

4. Optionnelle : Afin de définir l’emplacement du rapport dans l’interface utilisateur M-Files, cliquez
sur Ajouter propriété et sélectionnez Emplacement de rapport dans le menu déroulant, puis
sélectionnez une valeur appropriée pour Emplacement de rapport à l’aide du menu déroulant.

5. Cliquez sur Créer afin de créer l’objet rapport.

L’objet rapport que vous avez créé est ajouté au coffre. Vous pouvez visualiser le rapport en sélectionnant
l’objet dans M-Files.
Vous pouvez lier un objet rapport à une vue spécifique. Consultez Annexation d’un objet de rapport à une
vue pour obtenir les instructions.
Annexation d’un objet de rapport à une vue

Vous pouvez annexer un objet de rapport à une vue spécifique telle que Ventes par client ou Propositions
par commercial. Suivez les étapes suivantes pour annexer un objet de rapport à une vue :

1. Dans M-Files, naviguez jusqu’à la vue à laquelle vous souhaitez annexer un objet de rapport.

2. Optionnelle : Si vous souhaitez que vos paramètres soient appliqués à tous les utilisateurs,cliquez,
à l’aide du menu bouton droit, sur une zone vide de la vue et sélectionnez Propriétés dans le menu
contextuel.
a) Dans la boîte de dialogue Propriétés, cochez la case Partagée avec tous les utilisateurs si ce
n’est pas déjà fait.
b) Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue des Propriétés.

3. Appuyez sur Alt et sélectionnez l’une des options suivantes du menu contextuel :

a. Vue > Rapports > Attacher un Rapport à la Vue (plein écran)... : Sélectionnez cette option si
vous souhaitez que le rapport s’affiche en mode plein écran, en couvrant de la sorte la liste et le
volet droit.

ou

b. Vue > Rapports > Attacher un Rapport à la Vue (à droite)... : Sélectionnez cette option si vous
souhaitez que le rapport s’affiche sur le volet droit.

ou

c. Vue > Rapports > Attacher un Rapport à la Vue (en bas)... : Sélectionnez cette option si vous
souhaitez que le rapport s’affiche en bas de la liste.

La boîte de dialogue Sélection du Rapport s’ouvre.

4. Sélectionnez l’objet de rapport que vous souhaiter annexer à la vue sélectionnée et cliquez sur Ouvrir.
 M-Files | 3. Administration système | 574

Le rapport sélectionné est annexé à la vue sélectionnée. Le rapport s’affiche automatiquement si vous
naviguez jusqu’à la vue.
Association de l'objet du rapport à d'autres objets

Vous pouvez associer l'objet Rapport à d'autres objets, comme Clients. Vous pouvez afficher les données
du rapport par client en sélectionnant un client dans la liste si vous l’avez indiqué de la sorte dans les
paramètres des services d’établissement de rapports (consultez Création de rapports et logiciel requis).
Ensuite, M-Files affichera les données (par ex., ventes par mois) uniquement pour ce client spécifique
dans le rapport. En sélectionnant un autre client, le rapport sera mis à jour en intégrant les données
associées à ce deuxième client.

Mise à jour du rapport

Les données dans le rapport sont basées sur les dernières données provenant de M-Files vers le service
d'établissement de rapports. Les données peuvent être exportées soit manuellement soit sur une base
planifiée. Si un lien de mise à jour distinct a été créé pour ce rapport dans les services d'établissement de
rapports, le rapport peut être mis à jour avec M-Files Desktop à tout moment, selon les besoins. Pour plus
d'informations, contactez notre service clientèle via M-Files Support Portal ou votre revendeur M-Files.

Exportation d’un rapport

Dès qu’un rapport peut être lu dans M-Files, il peut également être exporté dans plusieurs formats de
fichier. Les formats compatibles sont :

• Fichier XML avec données de rapport

• CSV (séparé par des virgules)
• PDF
• MHTML (archive Web)
• Feuille de calcul Excel.
• Fichier TIFF
• Document Word

Remarque : Le rapport exporté est statique et ne peut pas être modifié dans d'autres applications.

Réalisez les étapes suivantes pour exporter un rapport :

1. Dans M-Files, localisez le rapport que vous souhaitez exporter soit à l’aide de la recherche soit à l’aide
des vues.

2. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le rapport qui s’affiche et sélectionnez Exporter, puis
sélectionnez un format de fichier approprié dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’ouvre.

3. Sélectionnez un répertoire adéquat et saisissez un nom de fichier approprié dans le champ Nom du
fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Le rapport est exporté dans le format de fichier sélectionné.

3.2.11. Gestionnaires d'événements et scripts

Cette rubrique explique comment créer de nouveaux gestionnaires d’événements et comment utiliser des
scripts dans M-Files. L’article FAQ Comment écrire le code VBScript code pour M-Files ? peut également
vous être utile.
 M-Files | 3. Administration système | 575

Remarque : Dans un environnement M-Files Cloud partagé, vous pouvez uniquement installer du
code personnalisé validé par M-Files.

Dans ce chapitre

• Gestionnaires d'événements
• Variables VBScript disponibles
• Exécution de l’ordre des scripts

Gestionnaires d'événements

À l’aide des gestionnaires d’événements, vous pouvez définir différentes opérations qui sont exécutées si
certains événements se produisent, par exemple, après la modification d’un objet ou avant qu’un nouvel
élément de liste de valeurs ne soit créé, etc. Les opérations sont spécifiées à l'aide de variables, de
propriétés communes de VBScript et M-Files API.

Exemples d’emploi de gestionnaires d'événements :

• Les autorisations d'objet peuvent être configurées pour changer automatiquement quand les propriétés
de l'objet sont modifiées.
• Certains documents de base peuvent être ajoutés à chaque nouveau projet avec un modèle de projet
prédéfini.
• Les documents Word indiqués peuvent toujours être enregistrés sous PDF. Ainsi quand un fichier Word
est publié, il est enregistré au format PDF aussi dans le serveur.
• Les données liées aux photos, comme la date et la taille de l'image, peuvent être ajoutées
automatiquement aux métadonnées du document photo.
• Si l'utilisateur ajoute une nouvelle valeur à la liste de valeurs, le gestionnaire d'événements peut être
utilisé pour vérifier que la valeur ajoutée est correctement saisie.
• La connexion à M-Files peut être empêchée en dehors des heures de travail, par exemple la nuit et le
week-end.
• Il est possible de surveiller le téléchargement de certains fichiers, d'empêcher le téléchargement
de quantités importantes de fichiers ou d'envoyer une alarme de téléchargements suspects à
l'administrateur.

Remarque : La documentation M-Files API est disponible en ligne : M-Files API. Pour plus
d’informations sur l’emploi de VBScript dans M-Files, consultez le tutoriel Comment écrire le code
VBScript code pour M-Files ?.

Réalisez les étapes suivantes pour créer un nouveau gestionnaire d'événements :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

4. Cliquez sur Gestionnaires d'événement.

La boîte de dialogue Gestionnaires d'événement s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 576

5. Cliquez sur le bouton Ajouter un Gestionnaire....

La boîte de dialogue Ajout d'un Gestionnaire d'Evénement s’ouvre.

6. Utilisez le menu déroulant Evénement pour sélectionner l’événement pour lequel vous souhaitez créer
un gestionnaire d’événements.

Si vous souhaitez créer un gestionnaire d’événements qui est invoqué lorsqu’un nouvel objet est
sur le point d’être créé, sélectionnez l’événement BeforeCreateNewObjectFinalize.

Pour obtenir la liste des événements disponibles et leurs descriptions, consultez Gestionnaires
d'événements disponibles
 M-Files | 3. Administration système | 577

7. Dans le champ Nom, saisissez un nom descriptif pour le nouveau gestionnaire d’événements et cliquez
sur OK pour fermer la boîte de dialogue Ajout d'un Gestionnaire d'Evénement.

Vérifier les titres en double.

Si vous avez plus d’un gestionnaire d’événements du même type, vous pouvez changer leur
ordre d’exécution en sélectionnant le gestionnaire d’événements dans la boîte de dialogue
Gestionnaires d'événements et en cliquant sur le bouton flèche vers le bas ou flèche vers le
haut dans le coin droit de la boîte de dialogue.

8. De retour dans la boîte de dialogue Gestionnaire d'événement, cliquez sur Editer le Code.

La fenêtre Edition du Code VBScript s’ouvre.

9. Saisissez le code devant être exécuté si le gestionnaire d’événements est invoqué, puis fermez la
fenêtre Editer VBScript.

Le code suivant de l’événement BeforeCreateNewObjectFinalize pourrait être utilisé pour

afficher un message d’erreur à l’attention de l’utilisateur s’il est sur le point de créer un
nouvel objet (c’est-à-dire que la fiche de métadonnées est renseignée avec les informations
nécessaires et que l’utilisateur clique sur le bouton Créer) et si le coffre comporte déjà un objet
possédant le même titre :

' The ID of the title property.

Dim titleProperty
titleProperty = MFBuiltInPropertyDefNameOrTitle

' Find the title property of the current object.

Dim currentTitleProp
 M-Files | 3. Administration système | 578

currentTitleProp = [Link](titleProperty)

' Get the title of the object.

Dim currentTitle
currentTitle = [Link]

' Search for objects on the basis of title.

Dim titleSearch
Set titleSearch = CreateObject("[Link]")
Dim titleExpression
Set titleExpression = CreateObject("[Link]")
[Link] titleProperty,
MFParentChildBehaviorNone, Nothing
Dim titleTypedValue
Set titleTypedValue = CreateObject("[Link]")
[Link] MFDatatypeText, currentTitle
[Link] titleExpression, MFConditionTypeEqual,
titleTypedValue
Dim SearchResults
Set SearchResults
= [Link](titleSearch, false)

' If an existing object with the same title was found, raise an
error.

If [Link] > 1 Then

[Link] MFScriptCancel, _
"The document vault already contains an object with the same
title. Please choose another title."

End if

[Link] retour dans la boîte de dialogue Gestionnaires d'événement, cliquez sur OK pour enregistrer vos
modifications et fermer la boîte de dialogue Gestionnaires d'événement.

Le nouveau gestionnaire d’événements est ajouté au coffre sélectionné et le code que vous avez défini est
exécuté dès que le gestionnaire d’événements est invoqué.

Dans ce chapitre

• Gestionnaires d'événements disponibles

Gestionnaires d'événements disponibles

Ci-dessous se trouvent les gestionnaires d'événements disponibles avec leurs variables et explications.
Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la section Variables VBScript
disponibles.

Gestionnaires d’événements du coffre

Les gestionnaires d'événements listés dans cette section sont déclenchés par différentes opérations
réalisées sur le coffre.

Remarque : Une exception au niveau du gestionnaire d’événements empêche l’opération de

déclenchement d’avoir lieu.
 M-Files | 3. Administration système | 579

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeSetProperties • ObjVer les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés quand les
AfterSetProperties • Vault valeurs de propriétés de l'objet
• CurrentUserID stocké dans le coffre sont
réinitialisées. Les propriétés
• CurrentUserSessionInfo
peuvent être inspectées
• PropertyValues pendant BeforeSetProperties
• VaultSharedVariables avant qu’elles ne soient
• SavepointVariables configurées. Cependant, il
• TransactionCache n’est pas recommandé de
• MFScriptCancel modifier les propriétés pendant
• GetExtensionObject BeforeSetProperties car elles
• MasterTransactionID pourraient être écrasées une fois
le gestionnaire d’événements
• CurrentTransactionID
exécuté. D'autre part, les
• ParentTransactionID propriétés peuvent être
modifiées lors de l’évènement
AfterSetProperties.

BeforeCreateNewObjectFinalize • ObjVer Les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés si un nouvel
AfterCreateNewObjectFinalize • Vault objet est créé dans le coffre,
• CurrentUserID peu importe si le nouvel
objet a été publié ou non.
• CurrentUserSessionInfo
Pendant l’exécution du
• PropertyValues gestionnaire d’événements
• VaultSharedVariables AfterCreateNewObjectFinalize,
• SavepointVariables l’objet peut avoir déjà été publié.
• TransactionCache C'est pourquoi les métadonnées
• MFScriptCancel ou fichiers ne peuvent plus être
• GetExtensionObject modifiés pendant l'utilisation du
• MasterTransactionID gestionnaire d'événements, et
par conséquent le gestionnaire
• CurrentTransactionID
d'événements ne convient que
• ParentTransactionID pour valider les changements.

BeforeCancelCreateObject • ObjVer les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés quand un objet
AfterCancelCreateObject • Vault qui n'a jamais été publié est
• CurrentUserID supprimé du coffre. L'exécution
a lieu par exemple quand
• CurrentUserSessionInfo
l'utilisateur exécute la commande
• VaultSharedVariables "Déverrouiller" sur l'objet ou
• SavepointVariables supprime l'objet du coffre.
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID
 M-Files | 3. Administration système | 580

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeCheckInChanges • ObjVer Les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés quand l’utilisateur
AfterCheckInChanges • Vault publie l’objet. Les gestionnaires
• CurrentUserID d’événements ne sont pas
exécutés si l’objet n’a pas
• CurrentUserSessionInfo
été modifié, auquel cas les
• VaultSharedVariables gestionnaires d’événements
• SavepointVariables BeforeCancelCheckOut et
• TransactionCache AfterCancelCheckOut sont
• MFScriptCancel exécutés. Il est toujours possible
• GetExtensionObject de modifier l'objet pendant
• MasterTransactionID BeforeCheckInChanges. Ces
• CurrentTransactionID modifications d’événements sont
également exécutées lorsque
• ParentTransactionID
l’utilisateur crée un nouvel objet
sans cocher l’option Publier
immédiatement et publie l’objet
sans effectuer de transformations
au fichier. Ces gestionnaires
d’événements ne sont pas
exécutés lorsqu’un nouvel objet
est créé avec l’option Publier
immédiatement désactivée.
Au cours de l'exécution du
gestionnaire d'événements
AfterCheckInChanges, l'objet
ne peut plus être modifié une
fois que l'objet a déjà été publié.
Par conséquent, le gestionnaire
d'événements ne convient que
pour valider les changements.

BeforeCancelCheckOut • ObjVer Les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés quand les
AfterCancelCheckOut • Vault modifications d'un objet verrouillé
• CurrentUserID sont annulées, par exemple avec
la fonction Déverrouiller. Les
• CurrentUserSessionInfo
gestionnaires d'événements sont
• VaultSharedVariables également exécutés si l'objet
• SavepointVariables est publié sans modifications.
• TransactionCache Au cours de l'exécution du
• MFScriptCancel gestionnaire d'événements
• GetExtensionObject AfterCancelCheckOut, l'objet ne
• MasterTransactionID peut pas être modifié car il n'est
• CurrentTransactionID plus verrouillé.
• ParentTransactionID
 M-Files | 3. Administration système | 581

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

AfterCancelCheckoutFinalize • ObjVer Un événement s’est déclenché

• DisplayID après l’opération d’annulation
• Vault du verrouillage, ce qui signifie
• CurrentUserID que l’objet n’est plus verrouillé.
Un script peut être utilisé
• CurrentUserSessionInfo
pour effectuer l’opération de
• VaultSharedVariables déverrouillage et d’autres
• SavepointVariables opérations d’objet avec la version
• TransactionCache objet verrouillée.
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

BeforeCheckOut • ObjVer The event handlers are executed

• DisplayID when a document vault object is
AfterCheckOut • Vault checked out. During execution
• CurrentUserID of the BeforeCheckOut event
handler, the object has not been
• CurrentUserSessionInfo
checked out, so the object cannot
• VaultSharedVariables be modified.
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

BeforeDeleteObject • ObjVer les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés quand un objet est
AfterDeleteObject • Vault marqué comme supprimé.
• CurrentUserID
• CurrentUserSessionInfo
• VaultSharedVariables
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID
 M-Files | 3. Administration système | 582

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeDestroyObject • ObjVer Les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés quand un objet est
AfterDestroyObject • Vault détruit dans le coffre.
• CurrentUserID
• CurrentUserSessionInfo
• VaultSharedVariables
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

BeforeDestroyObjectVersion • ObjVer les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés quand une version
AfterDestroyObjectVersion • Vault individuelle de l'objet est détruite
• CurrentUserID dans le coffre.
• CurrentUserSessionInfo
• VaultSharedVariables
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

BeforeSetObjectPermissions • ObjVer Les gestionnaires d'événements

• DisplayID sont exécutés quand les
AfterSetObjectPermissions • Vault autorisations de l'objet sont
• CurrentUserID modifiées.
• CurrentUserSessionInfo
• VaultSharedVariables
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• ObjectAccessControlList
 M-Files | 3. Administration système | 583

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeFileUpload • Vault Le gestionnaire d'événements

• CurrentUserID est exécuté quand l'utilisateur
• CurrentUserSessionInfo démarre le transfert de fichiers
• VaultSharedVariables vers M-Files Server.
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• FileTransferSessionID

AfterFileUpload • ObjVer Le gestionnaire d'événements

• DisplayID est exécuté quand le transfert
• Vault de fichiers vers le serveur est
• CurrentUserID terminé.
• CurrentUserSessionInfo
• VaultSharedVariables
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• FileTransferSessionID
• FileVer

BeforeFileDownload • Vault Les gestionnaires d'événements

• CurrentUserID sont exécutés quand l'utilisateur
AfterFileDownload • CurrentUserSessionInfo charge le fichier depuis M-
• VaultSharedVariables Files Server vers le cache local
de l'ordinateur du client. Si
• SavepointVariables
nécessaire, ces gestionnaires
• TransactionCache d'événements peuvent être
• MFScriptCancel utilisés pour empêcher le transfert
• GetExtensionObject de certains fichiers vers les
• MasterTransactionID ordinateurs des utilisateurs.
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• FileTransferSessionID
• ObjID
• FileVer
 M-Files | 3. Administration système | 584

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeCreateNewValueListItem • Vault les gestionnaires d'événements

• CurrentUserID sont exécutés lorsque de
AfterCreateNewValueListItem • CurrentUserSessionInfo nouvelles valeurs sont ajoutées
• VaultSharedVariables à une certaine liste de valeurs
du coffre. Ces gestionnaires
• SavepointVariables
d'événements peuvent par
• TransactionCache exemple être utilisés pour
• MFScriptCancel s'assurer que toutes les valeurs
• GetExtensionObject saisies dans la liste de valeurs
• MasterTransactionID ont la forme spécifiée souhaitée.
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• ValueListItem

BeforeLoginToVault • Vault le gestionnaire d'événements est

• VaultSharedVariables exécuté immédiatement avant
• SavepointVariables la connexion de l'utilisateur au
• TransactionCache coffre. À ce stade, l'utilisateur
a déjà été identifié dans M-
• MFScriptCancel
Files Server, le gestionnaire
• GetExtensionObject d'événements n'est donc pas
• MasterTransactionID exécuté, par exemple, si un
• CurrentTransactionID utilisateur qui tente de se
• ParentTransactionID connecter n'a pas de compte de
connexion sur le serveur.
• LoginAccount

AfterLoginToVault • Vault le gestionnaire d'événements est

• CurrentUserID exécuté quand l'utilisateur s'est
• CurrentUserSessionInfo connecté au coffre.
• VaultSharedVariables
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• LoginAccount
 M-Files | 3. Administration système | 585

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeLogoutFromVault • Vault le gestionnaire d'événements est

• CurrentUserID exécuté immédiatement avant la
• CurrentUserSessionInfo déconnexion de l'utilisateur du
• VaultSharedVariables coffre. La déconnexion ne peut
pas être interrompue avec ce
• SavepointVariables
gestionnaire d'événements. Le
• TransactionCache logiciel client ne réagit pas aux
• GetExtensionObject messages d'erreur reçus depuis
• MasterTransactionID ce gestionnaire d'événements.
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

AfterLogoutFromVault • Vault le gestionnaire d'événements

• VaultSharedVariables est exécuté quand l'utilisateur
• SavepointVariables s'est déconnecté du coffre.
• TransactionCache La déconnexion ne peut pas
être interrompue avec ce
• GetExtensionObject
gestionnaire d'événements. Le
• MasterTransactionID logiciel client ne réagit pas aux
• CurrentTransactionID messages d'erreur reçus depuis
• ParentTransactionID ce gestionnaire d'événements.

• LoggedOutUserID

Coffre répliqué :
AfterCheckInChanges • Vault Les gestionnaires d'événements
• VaultSharedVariables sont invoqués lorsque les
• SavepointVariables nouvelles versions sont importées
• TransactionCache dans l'objet existant depuis le
pack de contenu ou lorsqu'un
• MFScriptCancel
conflit entre deux objets est
• GetExtensionObject résolu en faveur de la version
• MasterTransactionID du coffre d'origine. Lorsque
• CurrentTransactionID le gestionnaire d’événements
• ParentTransactionID AfterCheckInChanges est
invoqué, l’objet a déjà été publié.
• RestoredVersions C'est pourquoi les métadonnées
• ObjVer ou fichiers ne peuvent plus être
modifiés pendant l'utilisation du
gestionnaire d'événements.
 M-Files | 3. Administration système | 586

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

Coffre répliqué :
AfterCreateNewObjectFinalize • Vault Le gestionnaire d'événements
• VaultSharedVariables est invoqué lorsqu'un nouvel
• SavepointVariables objet est importé dans le
• TransactionCache coffre depuis le pack de
contenu. Lors de l’invocation
• MFScriptCancel
du gestionnaire d’événements
• GetExtensionObject AfterCreateNewObjectFinalize,
• MasterTransactionID l’objet a déjà été publié. C'est
• CurrentTransactionID pourquoi les métadonnées ou
• ParentTransactionID fichiers ne peuvent plus être
modifiés pendant l'utilisation du
• RestoredVersions gestionnaire d'événements.
• ObjVer

VaultExtensionMethod • Vault Le gestionnaire d'événements

• CurrentUserID est explicitement invoqué par le
• CurrentUserSessionInfo client (la fameuse méthode de
• VaultSharedVariables l'extension du coffre).
• SavepointVariables
Le développeur de la méthode
• TransactionCache d'extension du coffre doit
• MFScriptCancel s'assurer que l'utilisateur peut
• GetExtensionObject être autorisé à exécuter la
• MasterTransactionID méthode. En d'autres termes, la
• CurrentTransactionID méthode doit vérifier l'identité de
• ParentTransactionID l'utilisateur appelant et mettre fin
à l'opération si celui-ci ne dispose
• Input pas des droits d’administration
• Output requis dans le coffre.

BeforeCreateLoginAccount • Vault BeforeCreateLoginAccount:

• CurrentUserID L’événement se déclenche
AfterCreateLoginAccount • CurrentUserSessionInfo avant la création d’un compte de
• VaultSharedVariables connexion de coffre dans la base
de données des coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterCreateLoginAccount:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche
• GetExtensionObject après la création d’un compte de
• MasterTransactionID connexion de coffre dans la base
• CurrentTransactionID de données des coffres.
• ParentTransactionID

• LoginAccount
 M-Files | 3. Administration système | 587

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeModifyLoginAccount • Vault BeforeModifyLoginAccount:

• CurrentUserID L’événement se déclenche avant
AfterModifyLoginAccount • CurrentUserSessionInfo la modification d’un compte de
• VaultSharedVariables connexion de coffre dans la base
de données des coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterModifyLoginAccount:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche après
• GetExtensionObject la modification d’un compte de
• MasterTransactionID connexion de coffre dans la base
• CurrentTransactionID de données des coffres.
• ParentTransactionID

• LoginAccount

BeforeRemoveLoginAccount • Vault BeforeRemoveLoginAccount:

• CurrentUserID L’événement se déclenche
AfterRemoveLoginAccount • CurrentUserSessionInfo avant le retrait d’un compte de
• VaultSharedVariables connexion de coffre de la base de
données des coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterRemoveLoginAccount:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche
• GetExtensionObject après le retrait d’un compte de
• MasterTransactionID connexion de coffre de la base de
• CurrentTransactionID données des coffres.
• ParentTransactionID

• LoginAccount

BeforeCreateUserAccount • Vault BeforeCreateUserAccount:

• CurrentUserID L’événement se déclenche
AfterCreateUserAccount • CurrentUserSessionInfo avant la création d’un compte
• VaultSharedVariables d’utilisateur dans la base de
données des coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterCreateUserAccount:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche
• GetExtensionObject après la création d’un compte
• MasterTransactionID d’utilisateur dans la base de
• CurrentTransactionID données des coffres.
• ParentTransactionID

• UserAccount
 M-Files | 3. Administration système | 588

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeModifyUserAccount • Vault BeforeModifyUserAccount:

• CurrentUserID L’événement se déclenche avant
AfterModifyUserAccount • CurrentUserSessionInfo la modification d’un compte
• VaultSharedVariables d’utilisateur dans la base de
données des coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterModifyUserAccount:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche après
• GetExtensionObject la modification d’un compte
• MasterTransactionID d’utilisateur dans la base de
• CurrentTransactionID données des coffres.
• ParentTransactionID

• UserAccount

BeforeRemoveUserAccount • Vault BeforeRemoveUserAccount:

• CurrentUserID L’événement se déclenche avant
AfterRemoveUserAccount • CurrentUserSessionInfo le retrait d’un compte d’utilisateur
• VaultSharedVariables de la base de données des
coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterRemoveUserAccount:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche après
• GetExtensionObject le retrait d’un compte d’utilisateur
• MasterTransactionID de la base de données des
• CurrentTransactionID coffres.
• ParentTransactionID

• UserAccount

BeforeCreateUserGroup • Vault BeforeCreateUserGroup:

• CurrentUserID L’événement se déclenche
AfterCreateUserGroup • CurrentUserSessionInfo avant la création d’un groupe
• VaultSharedVariables d’utilisateurs dans la base de
données des coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterCreateUserGroup:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche
• GetExtensionObject après la création d’un groupe
• MasterTransactionID d’utilisateurs dans la base de
• CurrentTransactionID données des coffres.
• ParentTransactionID

• UserGroupAdmin
 M-Files | 3. Administration système | 589

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeModifyUserGroup • Vault BeforeModifyUserGroup:

• CurrentUserID L’événement se déclenche avant
AfterModifyUserGroup • CurrentUserSessionInfo la modification d’un groupe
• VaultSharedVariables d’utilisateurs dans la base de
données des coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterModifyUserGroup:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche après
• GetExtensionObject la modification d’un groupe
• MasterTransactionID d’utilisateurs dans la base de
• CurrentTransactionID données des coffres.
• ParentTransactionID
Remarque :
• UserGroupAdmin Le gestionnaire
d’événements
AfterModifyUserGroup
n’est pas exécuté si
le groupe Tous les
utilisateurs internes est
modifié.

BeforeRemoveUserGroup • Vault BeforeRemoveUserGroup:

• CurrentUserID L’événement se déclenche avant
AfterRemoveUserGroup • CurrentUserSessionInfo le retrait d’un groupe d’utilisateurs
• VaultSharedVariables de la base de données des
coffres.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterRemoveUserGroup:
• MFScriptCancel L’événement se déclenche après
• GetExtensionObject le retrait d’un groupe d’utilisateurs
• MasterTransactionID de la base de données des
• CurrentTransactionID coffres.
• ParentTransactionID

• UserGroupAdmin

AfterBringOnline • Vault AfterBringOnline: L’événement se

• CurrentUserID déclenche une fois le coffre mis
BeforeTakeOffline • CurrentUserSessionInfo en ligne.
• VaultSharedVariables
BeforeTakeOffline: L’événement
• SavepointVariables
est exécuté avant la mise hors
• TransactionCache ligne du coffre. Une exception
• MFScriptCancel au niveau de l'un des deux
• GetExtensionObject gestionnaires d'événements
• MasterTransactionID n'empêche pas la transition en
• CurrentTransactionID ligne/hors ligne.
• ParentTransactionID
 M-Files | 3. Administration système | 590

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

AfterCheckInChangesFinalize • ObjVer L'événement se déclenche

• DisplayID lorsque l'opération de publication
• Vault et toutes les opérations suivantes
• CurrentUserID sont terminées. L'événement se
déclenche également lorsqu'un
• CurrentUserSessionInfo
objet est immédiatement publié
• VaultSharedVariables près sa création.
• SavepointVariables
• TransactionCache Si la publication de l'objet
• MFScriptCancel lance une série de transitions
• GetExtensionObject d'étapes automatiques,
• MasterTransactionID AfterCheckInChangesFinalize
• CurrentTransactionID se déclenche après la première
transition.
• ParentTransactionID

BeforeCreateView • Vault BeforeCreateView: L’événement

• CurrentUserID se déclenche avant qu’une
AfterCreateView • CurrentUserSessionInfo nouvelle vue ne soit créée dans
• VaultSharedVariables un coffre.
• SavepointVariables
AfterCreateView: L’événement se
• TransactionCache déclenche après qu’une nouvelle
• MFScriptCancel vue a été créée dans un coffre.
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• View

BeforeModifyView • Vault BeforeModifyView : l’événement

• CurrentUserID se déclenche avant que les
AfterModifyView • CurrentUserSessionInfo modifications effectuées sur une
• VaultSharedVariables vue ne soient appliquées.
• SavepointVariables
AfterModifyView: L’événement
• TransactionCache se déclenche après que les
• MFScriptCancel modifications effectuées sur une
• GetExtensionObject vue ont été appliquées.
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• View
 M-Files | 3. Administration système | 591

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeDeleteView • Vault BeforeDeleteView: L’événement

• CurrentUserID se déclenche avant qu’une vue
AfterDeleteView • CurrentUserSessionInfo qui est définie comme devant
• VaultSharedVariables être supprimée ne soit réellement
supprimée.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterDeleteView: L’événement se
• MFScriptCancel déclenche après la suppression
• GetExtensionObject d’une vue.
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• View

BeforeReturnView • Vault Le gestionnaire d’événements

• CurrentUserID se déclenche après qu’une vue
• CurrentUserSessionInfo a été retirée du coffre mais avant
• VaultSharedVariables qu’elle ne soit renvoyée au client.
Cela vous permet de modifier
• SavepointVariables
une vue, par exemple, en la
• TransactionCache filtrant avec des conditions de
• MFScriptCancel recherche dynamique, comme
• GetExtensionObject des conditions basées sur
• MasterTransactionID l’utilisateur courant.
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• View

BeforeUndeleteObject • ObjVer BeforeUndeleteObject: Le

• DisplayID gestionnaire d’événements est
AfterUndeleteObject • Vault déclenché avant qu’un objet ne
• CurrentUserID soit restauré.
• CurrentUserSessionInfo
AfterUndeleteObject: Le
• VaultSharedVariables gestionnaire d’événements est
• SavepointVariables déclenché après qu’un objet a
• TransactionCache été restauré. Un script peut être
• MFScriptCancel utilisé pour effectuer l’opération
• GetExtensionObject de déverrouillage et d’autres
• MasterTransactionID opérations d’objet avec la version
• CurrentTransactionID objet verrouillée.
• ParentTransactionID
 M-Files | 3. Administration système | 592

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

AfterUndeleteObjectFinalize • ObjVer Cet événement est déclenché

• DisplayID après que l’opération de
• Vault restauration de l’objet a été
• CurrentUserID effectuée et vous pouvez
travailler avec l’objet restauré.
• CurrentUserSessionInfo
• VaultSharedVariables
• SavepointVariables
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

BeforeModifyMFilesCredentials • Vault BeforeModifyMFilesCredentials:

• CurrentUserID Le gestionnaire d’événements est
AfterModifyMFilesCredentials • CurrentUserSessionInfo déclenché avant que le mot de
• VaultSharedVariables passe du compte de connexion
M-Files ne soit modifié.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterModifyMFilesCredentials: Le
• GetExtensionObject gestionnaire d’événements est
• MasterTransactionID déclenché après que le mot de
• CurrentTransactionID passe du compte de connexion
• ParentTransactionID M-Files a été modifié.

• ActivityID

BeforeCheckinChangesFinalize • ObjVer Le gestionnaire d’événements

• DisplayID BeforeCheckinChangesFinalize
• Vault se déclenche avant qu’un objet
• CurrentUserID ne soit publié, mais seulement
une fois que les transitions
• CurrentUserSessionInfo
d’étape et les signatures sont
• VaultSharedVariables terminées. Les modifications du
• SavepointVariables workflow ne sont pas autorisées.
• TransactionCache
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID
 M-Files | 3. Administration système | 593

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeAddUserGroupMember • ObjVer BeforeAddUserGroupMember :

• DisplayID L'événement se déclenche
AfterAddUserGroupMember • Vault avant l'appel d'API
• CurrentUserID AddMemberToUserGroup.
• CurrentUserSessionInfo
AfterAddUserGroupMember :
• VaultSharedVariables L'événement se déclenche
• SavepointVariables après l'appel d'API
• TransactionCache AddMemberToUserGroup.
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• MemberID
• GroupID

BeforeRemoveUserGroupMember • ObjVer BeforeRemoveUserGroupMember :

• DisplayID L'événement se déclenche
AfterRemoveUserGroupMember • Vault avant l'appel d'API
• CurrentUserID RemoveMemberFromUserGroup.
• CurrentUserSessionInfo
AfterRemoveUserGroupMember :
• VaultSharedVariables L'événement se déclenche
• SavepointVariables après l'appel d'API
• TransactionCache RemoveMemberFromUserGroup.
• MFScriptCancel
• GetExtensionObject
• MasterTransactionID
• CurrentTransactionID
• ParentTransactionID

• MemberID
• GroupID

Gestionnaires d’événements du serveur

Cette section liste les gestionnaires d'événements qui sont déclenchés par différentes opérations réalisées
sur le serveur. Ces opérations entraînent également l’exécution de l’événement correspondant dans tous
les coffres en ligne du serveur.

Remarque : Une exception au niveau du gestionnaire d’événements du serveur empêche

l’opération de déclenchement d’avoir lieu. Néanmoins, les exceptions au niveau du gestionnaire
d’événements du serveur n’affectent pas les opérations du serveur.
 M-Files | 3. Administration système | 594

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeRunScheduledJob • CurrentUserID le gestionnaire d'événements

• CurrentUserSessionInfo est exécuté quand l'une
AfterRunScheduledJob • GetExtensionObject des tâches planifiées du
serveur est effectuée. Ces
• MFScriptCancel gestionnaires d'événements
• ScheduledJob peuvent être utilisés pour
surveiller automatiquement
• ScheduledJobOutputInfo
l'exécution des tâches planifiées
automatiques. En cas d'erreur,
le gestionnaire d'événements
peut automatiquement envoyer
une notification électronique à
l'administrateur pour faciliter la
résolution du problème.

BeforeCreateLoginAccount • LoginAccount BeforeCreateLoginAccount: L’événement

• CurrentUserID se déclenche pour tous les
AfterCreateLoginAccount • CurrentUserSessionInfo coffres en ligne avant la création
• VaultSharedVariables d'un compte de connexion sur le
serveur.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterCreateLoginAccount: L’événement
• MFScriptCancel se déclenche pour tous les
• GetExtensionObject coffres en ligne après la création
• MasterTransactionID d'un compte de connexion sur le
• CurrentTransactionID serveur.
• ParentTransactionID

BeforeModifyLoginAccount • LoginAccount BeforeModifyLoginAccount: L’événement

• CurrentUserID se déclenche pour tous les
AfterModifyLoginAccount • CurrentUserSessionInfo coffres en ligne avant la
• VaultSharedVariables modification d'un compte de
connexion sur le serveur.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterModifyLoginAccount: L’événement
• MFScriptCancel se déclenche pour tous les
• GetExtensionObject coffres en ligne après la
• MasterTransactionID modification d'un compte de
• CurrentTransactionID connexion sur le serveur.
• ParentTransactionID
 M-Files | 3. Administration système | 595

Gestionnaire d'événements Variables Exécution

BeforeRemoveLoginAccount • LoginAccount BeforeRemoveLoginAccount: L’événement

• CurrentUserID se déclenche pour tous les
AfterRemoveLoginAccount • CurrentUserSessionInfo coffres en ligne avant le retrait
• VaultSharedVariables d'un compte de connexion sur le
serveur.
• SavepointVariables
• TransactionCache AfterRemoveLoginAccount: L’événement
• MFScriptCancel se déclenche pour tous les
• GetExtensionObject coffres en ligne après le retrait
• MasterTransactionID d'un compte de connexion sur le
• CurrentTransactionID serveur.
• ParentTransactionID

BeforeModifyMFilesCredentials • CurrentUserID BeforeModifyMFilesCredentials:

• CurrentUserSessionInfo Le gestionnaire d’événements se
AfterModifyMFilesCredentials • GetExtensionObject déclenche pour tous les coffres
en ligne avant la modification
du mot de passe du compte de
connexion M-Files.

AfterModifyMFilesCredentials:
Le gestionnaire d’événements se
déclenche pour tous les coffres
en ligne après la modification
du mot de passe du compte de
connexion M-Files.

Variables VBScript disponibles

Le code VBScript est édité dans la fenêtre Édition du code VBScript, disponible sur les boîtes de
dialogue suivantes :

• Valeurs automatiques de définition de propriétés

• Validation automatique des valeurs de propriété
• Changement d'étape
• Actions de l’étape de workflow
• Conditions de l’étape de workflow
• Gestionnaires d'événements

Les variables suivantes sont décrites dans le tableau suivant.

Remarque : La documentation M-Files API est disponible en ligne : M-Files API. Pour plus
d’informations sur l’emploi de VBScript dans M-Files, consultez le tutoriel Comment écrire le code
VBScript code pour M-Files ?.
 M-Files | 3. Administration système | 596

Variable Type de donnée Mode Application

ActivityID [Link] EntréeLa seule ID de l'opération en cours de
traitement. Peut servir à identifier les
événements qui sont causés par une
certaine opération du serveur.
AllowStateTransition Boolean Sortie Peut être utilisée pour autoriser ou refuser
une transition d'étape automatique lors de
l'exécution du script de transition d'étape
automatique.
CurrentTransactionID [Link] EntréeIdentification de la transaction. Si les
gestionnaires des événements sont
exécutés de manière récurrente (de façon à
ce que celui en cours d'exécution entraîne
l'exécution d'un autre), l'ID change à
chaque niveau de récursivité.
CurrentUserID [Link] EntréeContient l'identification de l'utilisateur qui
a effectué l'opération ayant déclenché le
script.
CurrentUserSessionInfo [Link] EntréeContient des informations sur la session de
l'utilisateur qui a provoqué l'opération.
DisplayID [Link] EntréeComporte l’ID unique de l’objet. Cet
identifiant s'affiche aux utilisateurs dans la
zone des propriétés de M-Files Desktop
lorsque l'objet est sélectionné dans la liste.
DisplayID peut contenir à la fois des
chiffres et des lettres. Souvent, DisplayID
est identique à l'ID interne de l'objet dont la
valeur peut être obtenue avec la variable
ObjVer. L'identifiant interne peut contenir
uniquement des nombres. DisplayID
et l'identifiant interne sont généralement
différents lorsque l'objet a été importé d'une
base de données externe.
FileTransferSessionID [Link] EntréeContient l'identification du transfert
de données spécifique de l'utilisateur.
L'identifiant du transfert de données
est créé quand le transfert de
données est démarré sur le serveur
et, parallèlement, le même identifiant
est donné aux gestionnaires
d’évènements BeforeFileUpload
et BeforeFileDownload. Lorsque
le transfert des données est terminé,
le même identifiant de transfert de
données est attribué aux gestionnaires
d'événements AfterFileUpload et
AfterFileDownload. Ainsi, il est
possible d'attacher les gestionnaires
d'événements du type "Avant" aux
gestionnaires d'événements du type
"Après".
 M-Files | 3. Administration système | 597

Variable Type de donnée Mode Application

FileVer [Link] EntréeContient l'identification unique complète du
fichier cible, composée de l'identification du
fichier et de la version du fichier.
GetExtensionObject (méthode) Sans Méthode pour récupérer l'objet d'extension
objet défini par l'application du coffre.

Utilisez : GetExtensionObject( <nom

objet> [, application GUID]), où
la partie [, application GUID] est
optionnelle.

Par exemple : Set CK =

GetExtensionObject("M-
[Link]",
"{0CAC5452-631F-4646-
AC95-4A06BFB8147E}")

Si l'application GUID n'a pas été spécifiée,

l'objet d'extension est recherché à partir de
toutes les applications du coffre.

GroupID [Link] EntréeL'identifiant du groupe d'utilisateurs cible.

Input [Link] EntréeUn paramètre défini par le client
pour le gestionnaire d'événements
VaultExtensionMethod.
IsCancellable [Link] EntréeGénéralement, les scripts peuvent annuler
une opération du serveur et rétablir
la transaction associée en générant
une erreur dans le script. La variable
IsCancellable indique si le script est
autorisé à le faire.

Si la valeur de la variable est false,

M-Files Server va ignorer toute erreur
générée dans le script. Si le script génère
une erreur alors que la valeur de la
variable est false, une erreur est alors
consignée dans le journal des événements
de Windows et toutes les modifications
apportées par le biais du script sont
annulées. L’opération du serveur est alors
effectuée jusqu’à ce qu’elle soit achevée.
 M-Files | 3. Administration système | 598

Variable Type de donnée Mode Application

LastUsed [Link] EntréeDisponible uniquement si un numéro
personnalisé automatique est calculé
pour une propriété. La valeur d'un numéro
automatique dépend généralement du
calcul précédent. Par exemple, pour une
numérotation séquentielle ordinaire, la
valeur automatique est incrémentée par un
à chaque fois. Quand vous configurez une
numérotation automatique personnalisée,
le résultat du calcul précédent peut être
obtenu en utilisant la variable LastUsed.

Par exemple, une numérotation

automatique simple incrémentant par un
peut être programmée avec le simple code
VBScript suivant : Output = LastUsed
+ 1

LoggedOutUserID [Link] EntréeContient l'identifiant d'utilisateur

déconnecté après la déconnexion.
LoginAccount [Link] EntréeContient les données du compte utilisateur
dans la connexion.
MasterTransactionID [Link] EntréeIdentification de la transaction. Si les
gestionnaires des événements sont
exécutés de manière récurrente (de
façon à ce que celui en cours d'exécution
entraîne l'exécution d'un autre), cette
lD de transaction est l'ID de la première
transaction.
MemberID [Link] EntréeL'identifiant du membre qui est ajouté à
un groupe d'utilisateurs ou supprimé d'un
groupe d'utilisateurs. La valeur est négative
si le membre est un groupe d'utilisateurs.
MFScriptCancel [Link] EntréeComporte le code d’erreur qui est utilisé
par les scripts pour afficher les messages
d’erreur aux utilisateurs. M-Files ajoute
couramment des informations détaillées
aux messages d’erreur ; cela peut être
évité avec le code d’erreur de la variable
MFScriptCancel.

Exemple : [Link]
MFScriptCancel, « C'est le
message d'erreur affiché à
l'utilisateur. »
 M-Files | 3. Administration système | 599

Variable Type de donnée Mode Application

NextStateID [Link] Sortie Au cours de la transition d'étape
automatique, la NextStateID variable
contient l'identifiant de l'étape pour laquelle
la transition d'étape automatique sera
effectuée. En modifiant la valeur de cette
variable, vous pouvez définir l'étape
suivante dans le script de transition d'étape
automatique. Par défaut, l'étape cible est
identique à celle définie dans l'option Étape
suivante dans l'interface utilisateur.
ObjectAccessControlList [Link] EntréeContient les autorisations actuelles de
ssControlList l'objet affiché.
ObjID [Link] EntréeIdentification de l'objet en cours de
traitement.
ObjVer [Link] EntréeContient l'identification unique complète de
la version, se composant de l'identification
du type d'objet, de l'identification interne de
l'objet et de la version de l'objet.
Output [Link] Sortie Disponible uniquement si un numéro
personnalisé automatique est calculé
pour une propriété. Lorsque le code
VBScript commence à être exécuté, la
variable Output contient la valeur courante
de la propriété calculée (sauf pour la
numérotation automatique).

Le principal objectif du code VBScript

consiste généralement à créer une
nouvelle valeur et à l’assigner à la Output
variable, qui est ensuite stockée dans
les métadonnées de l’objet. Si le code
VBScript ne fixe pas la valeur de la Output
variable, la valeur de la propriété dans les
métadonnées reste la même.

Dans les cas simples, la valeur de la

variable Output peut être définie avec une
expression simple, par exemple : Output
= 123

Si le type de donnée de la valeur en

cours de calcul est, par exemple, Choisir
dans la liste, la méthode SetValue
recommandée pour la configuration de
la valeur de la variable Output (voir
M-Files API) est, à titre d’exemple,
comme suit :[Link]
MFDatatypeLookup, 101
 M-Files | 3. Administration système | 600

Variable Type de donnée Mode Application

ParentTransactionID [Link] EntréeIdentification de la transaction. Si les
gestionnaires des événements sont
exécutés de manière récurrente (de
façon à ce que celui en cours d'exécution
entraîne l'exécution d'un autre), cette lD
de transaction est l'ID de la précédente
transaction (appel).
PropertyDef [Link] EntréeContient les informations sur la valeur
de propriété calculée, par exemple
l'identification, le nom et le type de données
de la définition de valeur de propriété.
PropertyValue [Link] EntréeContient une valeur de propriété. Chaque
valeur de propriété est stockée dans
la variable PropertyValues comme
variable de type PropertyValue.
Une certaine valeur de propriété
peut être obtenue avec la méthode
SearchForProperty.
PropertyValues [Link] EntréeComporte toutes les valeurs de propriété
de la version cible qui ont été touchées
par l’action courante. Chaque valeur de
propriété est stockée dans la variable
PropertyValues comme variable de
type PropertyValue. Une certaine valeur
de propriété peut être obtenue avec la
méthode SearchForProperty.

Remarque : Certaines définitions

de propriétés ne s’affichent pas
lors de l’utilisation de la variable
PropertyValues dans les
scripts (se reporter à Définitions de
propriétés non affichées pour les
scripts).

RestoredVersions [Link] EntréeContient les versions de l'objet exporté qui

ont été importées du pack de contenu.
SavepointVariables [Link] Entrée/Contenant pour les paires nom-valeur
Sortie optionnelles stockées pour la durée d'une
simple transaction. Le contenant retrouve
automatiquement les modifications causées
par les opérations du contenant ayant
échoué.
ScheduledJob [Link] EntréeContient une description de la tâche
planifiée en cours d'exécution.
ScheduledJobOutputInfo [Link] EntréeContient les informations du résultat de
obOutputInfo la tâche planifiée lorsque la tâche est
terminée.
 M-Files | 3. Administration système | 601

Variable Type de donnée Mode Application

StateID [Link] EntréeContient l'identifiant d'étape du workflow
pouvant être utilisé pour reconnaître l'étape
de processus dans les scripts liés aux
workflow.
StateTransitionID [Link] EntréeIdentification de la transition d'étape.
TransactionCache [Link] Entrée/Contenant pour les paires nom-valeur
Sortie optionnelles stockées pour la durée d'une
simple transaction. Le contenant conserve
toutes les modifications, même si elles ont
été causées par une opération qui a été
annulée ultérieurement en raison d'une
erreur.
UserAccount [Link] EntréeInformations sur l'utilisateur du coffre.
UserGroupAdmin [Link] EntréeInformations sur le groupe d'utilisateurs du
dmin coffre.
ValueListItem [Link] EntréeContient la valeur de la liste de valeurs
en cours de traitement par le gestionnaire
d'événements.
Vault [Link] EntréeReprésente le coffre utilisé pour exécuter le
script. Avec l'identifiant, le script peut traiter
le contenu du coffre de la même manière
qu'avec l'interface M-Files API. En cas
d'erreur, toutes les modifications apportées
au coffre à travers l'entité Vault seront
annulées.

L’utilisation de l’entité Vault avec des

scripts comporte certaines limitations. Les
scripts ne peuvent pas, avec l’entité Vault,
modifier l'étape de l'objet dans lequel le
script est exécuté. Le changement d'étape
se rapporte au verrouillage de l'objet, à la
publication de l'objet, au déverrouillage, à
la suppression et à la destruction de l'objet.
Ainsi, tous les autres objets verrouillés
dans le script doivent être publiés lors de
l'exécution du même script.
 M-Files | 3. Administration système | 602

Variable Type de donnée Mode Application

VaultSharedVariables [Link] Entrée/Collection des valeurs nommées stockées
Sortie dans la base de données du coffre. Avec la
variable, les scripts peuvent stocker leurs
propres valeurs dans la base de données
afin qu'elles soient également disponibles
pour d'autres scripts. Les types de données
autorisés pour les valeurs nommées sont
des variables entières, des booléens et des
chaînes.

Dans l'exemple suivant, la valeur 123 est

stockée comme une valeur nommée et la
valeur calculée en chiffres est alors définie
comme la valeur.

VaultSharedVariables( "Message" )
= 123

Output =
VaultSharedVariables( "Message" )

View [Link] EntréeContient la vue en cours de traitement par

le gestionnaire d'événements.

Définitions de propriétés non affichées pour les scripts

Les définitions de propriétés listées dans le tableau suivant ne s’affichent pas en utilisant la variable
PropertyValues dans les scripts :

ID Nom
24 Etat modifié
22 Mono-fichier
27 Supprimé
28 Supprimé par
33 Commentaire
29 Étiquette de version
30 Taille sur le serveur (cette version)
31 Taille sur le serveur (toutes versions)
32 Marqué pour archivage
46 Membres de collection (documents)
47 Membres de collection (collections de documents)
101 Groupes de classes
41 Description
42 Échéance
43 Contrôlé par
 M-Files | 3. Administration système | 603

ID Nom
44 Affectées à
45 Marquée comme terminée par
97 Refusé par
79 Tâches de Workflow
81 Accédés par moi
82 Vue préférée
89 Modification d'objet
90 Autorisations modifiées
91 Étiquette de version modifiée
92 Commentaire de version modifié
93 État de suppression modifié
96 Conflit résolu
105 Objet modifié pour exportation
106 Version d'objet modifiée pour exportation

Par exemple, le morceau de script suivante donne une erreur de type "Non trouvé" :

Dim DeadlineValue
DeadlineValue = [Link](42).[Link]

Astuce : Vous pouvez utiliser la méthode GetProperties pour obtenir toutes les propriétés d’un
objet spécifique.

Exécution de l’ordre des scripts

Les scripts spécifiques à l’utilisateur dans M-Files sont exécutés dans un ordre spécifique et le moment
auquel ils sont exécutés dépend de l’événement pour lequel est écrit le script. Consultez les listes ci-
dessous pour connaître l’ordre dans lequel les événements sont exécutés par défaut lorsqu'un utilisateur
réalise une action donnée dans un coffre. Veuillez noter que l’ordre exact et le nombre d’événements qui
se déclenchent après une action spécifique de l’utilisateur dépendent de la structure du coffre et des types
de scripts utilisés dans le coffre.

Exemples d'ordres d'exécution

L’utilisateur crée un objet et le contrôle immédiatement dans :

1. Validation de la valeur de propriété

2. Calcul des valeurs de propriétés automatiques
3. Événement BeforeCreateNewObjectFinalize
4. Conditions d’entrée de l’étape de workflow
5. Actions de l’étape de workflow
6. Événement BeforeCheckInChangesFinalize
7. Événement AfterCreateNewObjectFinalize
8. Événement AfterCheckInChangesFinalize
 M-Files | 3. Administration système | 604

L'utilisateur crée un objet, modifie ses valeurs de propriété et publie l'objet :

1. Validation de la valeur de propriété

2. Calcul des valeurs de propriétés automatiques
3. Événement BeforeCreateNewObjectFinalize
4. Événement AfterCreateNewObjectFinalize
5. Événement BeforeSetProperties
6. Validation de la valeur de propriété
7. Calcul des valeurs de propriétés automatiques
8. Événement AfterSetProperties
9. Événement BeforeFileUpload
10.Événement AfterFileUpload
11.Événement BeforeSetProperties
[Link] des valeurs de propriétés automatiques
13.Événement AfterSetProperties
14.Événement BeforeCheckInChanges
[Link] d’entrée de l’étape de workflow
[Link] de l’étape de workflow
17.Événement BeforeCheckinChangesFinalize
18.Événement AfterCheckInChanges
19.Événement AfterCheckInChangesFinalize

L’utilisateur modifie les valeurs de propriété et modifie l’étape de workflow d’un objet :

1. Événement BeforeCheckOut
2. Événement AfterCheckOut
3. Événement BeforeSetProperties
4. Validation de la valeur de propriété
5. Calcul des valeurs de propriétés automatiques
6. Événement AfterSetProperties
7. Événement BeforeCheckInChanges
8. Conditions de sortie de l’étape de workflow précédente
9. Conditions d’entrée de la nouvelle étape de workflow
[Link] de l’étape de workflow
11.Événement BeforeCheckinChangesFinalize
12.Événement AfterCheckInChanges
13.Événement AfterCheckInChangesFinalize
14.Événement BeforeReturnView

Si vous avez plusieurs gestionnaires d’événements du même type, vous pouvez modifier leur ordre
d’exécution en sélectionnant le gestionnaire d’événements dans la boîte de dialogue Gestionnaires
d'événements et en cliquant sur le bouton flèche vers le haut ou flèche vers le bas du côté droit de la
boîte de dialogue :
 M-Files | 3. Administration système | 605

Ordre d'exécution pour les types d'objets externes

Les opérations dans une base de données externe sont effectuées en tant qu'avant-dernière action. Par
exemple, voici l'ordre d'exécution lorsque l'utilisateur crée un objet de base de données externe et le
publie :

1. Validation de la valeur de propriété

2. Calcul des valeurs de propriétés automatiques
3. Événement BeforeCreateNewObjectFinalize
4. Conditions d’entrée de l’étape de workflow
5. Actions de l’étape de workflow
6. Événement BeforeCheckInChangesFinalize
7. Événement AfterCreateNewObjectFinalize
8. action INSERT dans la base de données externe
9. Événement AfterCheckInChangesFinalize

3.2.12. Intelligent Metadata Layer

Intelligent Metadata Layer, abrégé IML, est une approche de référentiel neutre pour la gestion des
informations intelligentes qui unifie les informations parmi les différentes sources basées sur le contexte, et
non sur le système ou le dossier où les informations sont sauvegardées.

IML permet à un utilisateur M-Files de se connecter à plusieurs référentiels externes différents, en sus
des coffres M-Files traditionnels. Au moyen d’applications de coffre spéciales connues sous le nom de
connecteurs, l’utilisateur peut naviguer et éditer le contenu se trouvant dans les sources externes au sein
de l’interface utilisateur M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 606

IML fournit automatiquement un classement et des métadonnées à vos documents à l’aide des
fameux services intelligents qui intègrent une couche d’intelligence artificielle à M-Files. Les services
intelligents sont des applications de coffre qui classent pour vous les documents en déterminant la
classe du document et en suggérant les valeurs des métadonnées en analysant le contenu du fichier
sémantiquement et visuellement.

Pour un aperçu approfondi d’IML, consultez le document Intelligent Metadata Layer.

Remarque : Pour utiliser les fonctions IML, vous avez besoin d'une licence Intelligent Metadata
Layer appropriée et vous devez également installer Microsoft .NET Framework (pas .NET) 4.7.2,
4.8.x ou version ultérieure sur le serveur M-Files.

Remarque : Certaines applications M-Files qui ont été publiées avant M-Files 2018 peuvent ne
pas être compatibles avec le contenu du référentiel externe. Avant d’utiliser IML, veillez à ce que
toutes les applications M-Files stratégiques de l’entreprise soient compatibles avec le contenu
stocké dans les référentiels externes.

Architecture d’IML

L’architecture d’IML peut être divisée en trois couches différentes : la couche de l’expérience utilisateur
unifiée en haut, la couche des métadonnées intelligentes au milieu et un processus d’arrière-plan
multiréférentiel en bas.

Expérience utilisateur unifiée

Facile et engageant Optimisé pour votre terminal Accès mobile et hors ligne

Intelligent Metadata Layer

Métadonnées et
Fontionnalités ECM de base Recherche multi-référentiel classification automatiques

Backend multi-référentiel

La couche supérieure, la couche de l’expérience utilisateur unifiée, sert à proposer une expérience
utilisateur unifiée, peu importe le référentiel utilisé. Elle permet d’afficher et d’éditer les interfaces utilisateur
M-Files Desktop, M-Files Web et M-Files Mobile connues, où que les informations se trouvent.

La couche intermédiaire, également connue sous le nom de Couche des métadonnées intelligentes,
constitue un élément central de l’architecture d’IML. Elle se compose des compétences essentielles d’une
gestion du contenu de l’entreprise, comme une interface de recherche polyvalente, des workflows, un
historique des versions, le verrouillage des documents pour l’édition et une recherche dans plusieurs
référentiels. L’approche de M-Files pour le classement des documents avec des métadonnées et la
catégorisation de contenu dans des vues basées sur des métadonnées permet de trouver des documents
 M-Files | 3. Administration système | 607

en fonction de ce qu’ils sont plutôt que d’où ils se trouvent. La recherche multiréférentielle est la version
de M-Files pour la recherche d’entreprise, ce qui permet de rechercher des documents dans divers
référentiels.

La couche intermédiaire intègre de l’intelligence artificielle dans le système M-Files. Les fameux services
intelligents proposent des ressources pour la suggestion de métadonnées automatiques et le classement
des documents en réalisant une analyse de texte et d’image sur du contenu qui est ajouté à M-Files
et en appliquant un apprentissage machine aux comportements de l’utilisateur du coffre. Les services
intelligents sont des applications de coffre qui, une fois installées, peuvent se charger de la lourde tâche
consistant à indiquer des métadonnées et à classer des documents. De plus, l’interface de programmation
de l’application IML permet aux services intelligents d’être développés par des tiers de façon à pouvoir
être préparés sur mesure pour s’adapter aux besoins et environnements spécifiques des diverses
organisations et entreprises.

Pour obtenir plus d’informations sur les services intelligents, consultez Services intelligents.

La couche inférieure, le processus d’arrière-plan multiréférentiel, sert d’interface entre M-Files et

les référentiels externes. À l’aide des applications de coffre connues sous le nom de connecteurs, les
utilisateurs de M-Files sont capables d’afficher et de modifier des contenus dans les référentiels externes
à l’aide de l’interface utilisateur M-Files. Les connecteurs établissent des connexions entre M-Files et les
référentiels externes et permettent à l’utilisateur d’afficher et d’éditer des contenus provenant de différentes
sources externes comme si l’utilisateur ne travaillait qu’avec un seul coffre.

Pour plus de renseignements sur les connecteurs, consultez Connecteurs.

Dans ce chapitre

• Services intelligents
• Connecteurs
• Connexion aux données locales à l'aide de M-Files Ground Link

Services intelligents

Les services intelligents sont des applications de coffre qui sont conçues pour analyser et classer
les documents ; ils proposent des suggestions de métadonnées basées sur le contenu du fichier, les
métadonnées existantes et même le comportement de l’utilisateur. Les services intelligents utilisent des
technologies telles que l’analyse de texte et l’apprentissage machine afin de définir et de conserver des
métadonnées de document pour l’utilisateur.

Reportez-vous à M-Files Catalog pour voir les services intelligents disponibles.

Les services intelligents peuvent fonctionner de nombreuses façons et entrent en jeu dans différentes
situations. Ils peuvent être faits sur mesure pour M-Files, ils peuvent bénéficier d’un composant tiers ou
d’une API ou peuvent être connectés à un service tiers pour effectuer une analyse de contenu pour M-
Files.

Astuce : Les développeurs peuvent créer et personnaliser leurs propres services intelligents. Pour
plus d'informations, reportez-vous à Modèle Visual Studio pour la création de services intelligents.

Les services intelligents travaillent en arrière-plan, par exemple, si l’utilisateur glisse et dépose un nouveau
document dans M-Files ou modifie une valeur de propriété spécifique sur la fiche de métadonnées. Dans
de tels cas, les services intelligents analysent le contenu des nouveaux documents et les modifications de
métadonnées et proposent des suggestions de métadonnées se basant sur les analyses qu’ils effectuent.

Si, par exemple, vous ajoutez un contrat dans M-Files, le service intelligent peut suggérer
automatiquement le contrat à utiliser en tant que classe de document et proposer des valeurs pour les
 M-Files | 3. Administration système | 608

données du client et du contact, parmi d’autres champs de métadonnées, en déduisant les informations
du contenu du fichier. Les utilisateurs peuvent ensuite ajouter les valeurs suggérées qui leur semblent
convenir. Ce type d’automatisation peut accélérer considérablement le processus consistant à ajouter des
métadonnées aux objets M-Files.

Illustration 66 : Les services intelligents vous aident à baliser des documents à l’aide de métadonnées.

Autre exemple : si une image est ajoutée dans M-Files, un service intelligent peut effectuer une analyse
visuelle d’une nouvelle image avant que l’utilisateur ne remplisse les métadonnées. L’analyse identifie
des objets, des concepts et des visages individuels ainsi que des caractéristiques faciales sur l’image
et génère une description textuelle et des étiquettes d’objet du contenu de l’image. La description et les
étiquettes sont, à leur tour, proposées en tant que suggestions de métadonnées pour les champs de
description et de mots-clés de la fiche de métadonnées. L’utilisateur peut alors ajouter toute suggestion qui
lui semble appropriée en tant que valeurs de métadonnées et peut éditer en option les valeurs ajoutées
pour préciser davantage les métadonnées.

Remarque : Les suggestions de métadonnées ne sont pas présentées aux utilisateurs disposant
d’une licence lecture seule.

Dans ce chapitre

• Ajout d’un service intelligent

• Configuration d’un service intelligent

Ajout d’un service intelligent

Effectuez les étapes suivantes pour ajouter un service intelligent au coffre sur le poste M-Files Server :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

5. Cliquez sur Applications.

La fenêtre Applications s’ouvre.

6. Cliquez sur le bouton Installation.

 M-Files | 3. Administration système | 609

7. Localisez le pack d’application enregistré sur votre poste et cliquez sur Ouvrir.

On vous demande de redémarrer le coffre.

8. Cliquez sur Oui sur l’invite de commande.

9. Si l’une de vos sessions est ouverte dans le coffre sélectionné, on vous demandera de la fermer.
Cliquez sur Oui.

Le service intelligent sélectionné est installé et doit être listé dans la fenêtre Applications. Une fois le
service intelligent correctement installé, ce dernier doit être configuré. Pour obtenir des instructions sur la
configuration du service intelligent, reportez-vous à Configuration d’un service intelligent.
Configuration d’un service intelligent

Les services intelligents sont configurés dans l’éditeur de configurations M-Files Admin. Pour obtenir des
précisions sur l’utilisation de l’éditeur, consultez Utilisation de l’éditeur de configurations.

Effectuez les étapes suivantes pour configurer un service intelligent :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Configurations.

6. Dans la zone de navigation grise, déployez Intelligence Services, puis sélectionnez le service
intelligent que vous souhaitez configurer.

7. Ouvrez l’onglet Configuration, puis déployez la rubrique General Settings et éditez la configuration le
cas échéant :

Paramètre Description
Enabled Indique si le service intelligent est activé ou non.
Suggestions Ces paramètres sont utilisés pour mapper les suggestions de
métadonnées à l’aide des propriétés de M-Files.
Maximum Processing Temps maximal en secondes pendant lequel le service intelligent
Time in Seconds attend les suggestions à traiter et générer avant d’annuler l’opération.
 M-Files | 3. Administration système | 610

8. Déployez la rubrique Service-Specific Settings et éditez la configuration le cas échéant.

Les paramètres de Service-Specific Settings varient en fonction des services intelligents.

Consultez les instructions spécifiques au service pour plus de renseignements.

9. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre configuration.

[Link]émarrez le coffre.

Vos configurations devraient maintenant être opérationnelles et le service intelligent devrait être prêt à
l’emploi.

Connecteurs

Les connecteurs établissent une connexion entre M-Files et les référentiels externes. Ils apportent des
données externes dans l’interface utilisateur de M-Files et permettent de l’afficher et de la modifier de la
même façon que les informations généralement traitées dans M-Files. En d’autres termes, les fichiers d’un
référentiel externe, tels qu’un dossier de réseau, s’affichent dans M-Files comme tout autre objet de M-
Files et ils peuvent être édités et enrichis avec des métadonnées de la même manière que toute autre
information se trouvant dans un coffre M-Files

Reportez-vous à M-Files Catalog pour voir les connecteurs disponibles.

Illustration 67 : Les connecteurs vous permettent d'intégrer M-Files avec des référentiels externes afin que vous puissiez afficher et
modifier le contenu du référentiel externe dans M-Files. En ajoutant des métadonnées, vous pouvez promouvoir des fichiers et des
dossiers dans des référentiels externes pour des objets de M-Files de sorte à pouvoir être, par exemple, organisés en vues définies
par les métadonnées.

Les objets des référentiels externes sont par défaut non gérés, mais ils peuvent être promus en objets
gérés. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Objets non gérés et gérés et Promotion
d’objets non gérés.

Dans ce chapitre

• Ajout d’un connecteur

• Configuration d’un connecteur
• Augmenter le nombre de connexions de référentiel externe autorisées
• Objets non gérés et gérés

Ajout d’un connecteur

Effectuez les étapes suivantes pour ajouter un connecteur au coffre sur le poste M-Files Server :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.
 M-Files | 3. Administration système | 611

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

5. Cliquez sur Applications.

La fenêtre Applications s’ouvre.

6. Cliquez sur le bouton Installation.

7. Localisez le pack d’application enregistré sur votre poste et cliquez sur Ouvrir.

On vous demande de redémarrer le coffre.

8. Cliquez sur Oui sur l’invite de commande.

9. Si l’une de vos sessions est ouverte dans le coffre sélectionné, on vous demandera de la fermer.
Cliquez sur Oui.

Le connecteur sélectionné est installé et doit être listé dans la fenêtre Applications. Une fois le
connecteur correctement installé, ce dernier doit être configuré. Pour obtenir des instructions sur la
configuration du connecteur, reportez-vous à Configuration d’un connecteur.
Configuration d’un connecteur

Les connecteurs sont configurés dans l’éditeur de configurations de M-Files Admin. Pour obtenir des
précisions sur l’utilisation de l’éditeur, consultez Utilisation de l’éditeur de configurations.

Effectuez les étapes suivantes pour configurer un connecteur :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Configurations.

6. Dans la zone de navigation grise, déployez External Repositories, puis sélectionnez le connecteur
que vous souhaitez configurer.
 M-Files | 3. Administration système | 612

7. Dans l’onglet Dashboard :

a. Cliquez sur Add Connection pour ajouter une nouvelle connexion.

Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter plus de connexions que celles spécifiées dans la
configuration des référentiels externes. Pour augmenter la limite, voir Augmenter le nombre
de connexions de référentiel externe autorisées.

ou

b. Sélectionnez une connexion existante et cliquez sur Configure.

8. Déployez General Settings et éditez la configuration le cas échéant :

Paramètre Description

Enabled Indique si la connexion est activée ou non.

Display Name Nom d’affichage de la connexion qui apparaît dans la zone de liste
dans Vues Externes.

Authentication Indique le type d’authentification utilisé pour se connecter au

référentiel externe. Les options disponibles sont :

• Personal
• Common
• Anonymous

Pour plus d'informations, consultez Authentification du référentiel

externe.

Permissions Ces options vous permettent d’utiliser une LCA M-Files par défaut
pour les objets du référentiel externe.
 M-Files | 3. Administration système | 613

Paramètre Description

Automatic Association Ces options vous permettent d’associer automatiquement les

utilisateurs de M-Files aux utilisateurs externes et aux groupes
d’utilisateurs. Cette rubrique se compose des options suivantes :

• Association Methods : vous permet d’indiquer des méthodes

d’association si l’authentification partagée est utilisée. Valeurs
compatibles :

• username : Forme une association si un utilisateur externe

correspond à un utilisateur de M-Files.
• User Association during Login: Permet à l’utilisateur
de M-Files d’être associé à l’utilisateur du référentiel externe si
l’utilisateur se connecte au référentiel avec M-Files. Ce paramètre
peut être utilisé si l’authentification personnelle est activée.
• User Association with User Groups during Login :
Permet aux membres du groupe du référentiel externe d’être
synchronisés dans M-Files si l’utilisateur se connecte au référentiel
à l’aide de l’authentification personnelle.
• Replicate All User Groups : Si cochée, tous les groupes
d’utilisateurs disponibles et la hiérarchie du groupe du référentiel
externe sont répliqués dans M-Files.

Mapping Ces options sont utilisées pour le mappage d’objets dans le référentiel
externe à l’aide des objets de M-Files et pour les métadonnées
externes à l’aide des propriétés de M-Files.

Vous pouvez saisir la valeur * dans le champ Type Externe d’un

mappage de type objet pour utiliser le même type d’objet pour tous les
objets externes disponibles via cette connexion.

Remarque : Les fichiers externes doivent être redirigés vers

un type d’objet M-Files dont l’option Les objets de ce type
peuvent avoir des fichiers est cochée. Pour obtenir plus de
renseignements sur les propriétés du type d’objet, consultez
Création d’un nouveau type d'objet.

Vous pouvez utiliser les paramètres de filtrage basés sur l'extension

de fichier sous les mappages de type d'objet afin de spécifier quels
objets du référentiel externe doivent être répertoriés dans M-Files. Les
extensions de fichier doivent être saisies sans le point qui précède
(par exemple : bmp), et une seule extension doit être indiquée par
champ de valeur. Les objets externes exclus ne sont pas indexés.

Search Indexing Ces options affectent la façon dont le contenu du référentiel externe
est indexé pour la recherche.

9. Déployez la rubrique Connector-Specific Settings et éditez la configuration le cas échéant.

Les paramètres de Connector-Specific Settings varient selon les connecteurs. Pour plus de
renseignements, consultez les instructions spécifiques au connecteur.
 M-Files | 3. Administration système | 614

[Link] : Dans la zone de navigation grise, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la connexion
et sélectionnez Authenticate Common User du menu contextuel pour ajouter les identifiants de
l’utilisateur commun pour accéder au référentiel.

[Link] : Dans la zone de navigation grise, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la connexion
et sélectionnez Authenticate Indexer User du menu contextuel pour ajouter les identifiants qui sont
utilisés pour indexer le contenu du référentiel.

[Link] : Dans la zone de navigation grise, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la connexion
et sélectionnez Authenticate Permissions Retriever du menu contextuel pour ajouter les identifiants
permettant de récupérer les autorisations relatives aux objets du référentiel externe.

L’option s’affiche dans le menu contextuel du connecteur uniquement si le connecteur a besoin

d’assigner un système de récupération des autorisations. Sinon, seules les options permettant
d’authentifier un utilisateur commun et un indexeur sont présentées.

[Link] sur Enregistrer pour enregistrer votre configuration.

[Link]émarrez le coffre.

Votre configuration devrait maintenant être opérationnelle. Vous pouvez contrôler l’onglet Dashboard pour
consulter l’état de la connexion du référentiel externe.

Après avoir activé une connexion au référentiel externe, le connecteur doit généralement effectuer de
nombreuses opérations pour que le contenu du référentiel externe soit entièrement accessible à partir de
M-Files. Si la quantité de contenu à indexer est importante, cela peut prendre beaucoup de temps.

Dans ce chapitre

• Authentification du référentiel externe

Authentification du référentiel externe

Les administrateurs doivent indiquer le type d’authentification à utiliser pour chaque connexion au
référentiel externe dans M-Files Admin. Le paramètre Authentication indique les identifiants qui sont
utilisés pour l’accès au référentiel externe. Les administrateurs peuvent indiquer que l’authentification
Common, Personal ou Anonymous est utilisée.

Consultez également Utilisateurs du référentiel externe et Groupes d'utilisateurs du référentiel externe

pour obtenir des instructions sur l’association d’utilisateurs et de groupes d’utilisateurs du référentiel
externe aux utilisateurs et groupes d’utilisateurs de M-Files.

Authentification anonyme

Vous devez régler le paramètre Authentication sur Anonymous pour les référentiels qui ne nécessitent
aucune authentification des utilisateurs.

Authentification partagée

L’administrateur indique les identifiants qui sont enregistrés dans la base de données du coffre M-Files
en format crypté. Ces identifiants sont utilisés pour tous les utilisateurs M-Files lorsqu’ils accèdent au
référentiel externe via M-Files.

Common est le type d’authentification recommandé dans deux cas :

 M-Files | 3. Administration système | 615

• Le référentiel externe comporte des données auxquelles peut accéder chaque utilisateur du coffre M-
Files ou un certain sous-ensemble d’utilisateurs du coffre. L’utilisation de ce type d’authentification
permet aux utilisateurs de ne pas avoir à se connecter au référentiel manuellement.
• Le référentiel externe doit être rendu accessible aux utilisateurs qui n’ont pas les identifiants du
référentiel externe. Ce peut être le cas, par exemple, si une organisation souhaite octroyer aux sous-
traitants externes un accès à un dossier réseau avec M-Files auquel ils n’auraient sinon pas accès.

• L’emploi de l’authentification partagée à cet effet peut également impliquer l’octroi d’un accès
au contenu à des utilisateurs externes via la liste de contrôle d'accès. En effet, l’authentification
partagée ne permet aux utilisateurs que d’accéder au référentiel, et non pas au contenu actuel.
Sinon, les utilisateurs du coffre devant pouvoir accéder au contenu externe peuvent être associés à
l’utilisateur externe ordinaire.

Authentification personnelle

Si le type d’authentification est configuré sur Personal, on demande à l’utilisateur de fournir ses
identifiants dans le client M-Files lorsqu’il accède au référentiel externe :

Se déconnecter d’un référentiel externe ou s’y connecter

Pour se déconnecter d’un référentiel externe qui utilise une authentification spécifique à l’utilisateur ou
pour s’y reconnecter, effectuez les étapes suivantes :

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur les initiales dans le coin supérieur droit de l’interface utilisateur.

2. Sélectionnez Référentiels Externes dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Référentiels Externes s’ouvre.

 M-Files | 3. Administration système | 616

3. Sélectionnez la connexion au référentiel externe et :

a. Cliquez sur Se Connecter pour se connecter au référentiel auquel vous n’êtes plus connecté.

ou

b. Cliquez sur Se Déconnecter pour se déconnecter du référentiel auquel vous êtes actuellement
connecté.

4. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Référentiels Externes.

Augmenter le nombre de connexions de référentiel externe autorisées

Si vous utilisez M-Files Cloud, demandez à notre service clientèle (M-Files Support Portal) ou à votre
revendeur M-Files d'augmenter le nombre maximum de connexions si nécessaire.

Pour modifier le paramètre Maximum Number of Connections, vous devez disposer des autorisations
d'administrateur système.

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez External Repositories.

3. Dans Maximum Number of Connections, spécifiez le nombre de connexions autorisées à un

référentiel externe.

4. Cliquez sur Save.

Objets non gérés et gérés

Les fichiers externes qui n'ont pas M-Files les métadonnées sont des objets non gérés dans la M-
Files terminologie. Vous pouvez les visualiser et les modifier dans M-Files, mais les modifications sont
enregistrées uniquement dans le référentiel externe, et M-Files Server ne conserve pas d'historique de
version pour ces objets.

Lorsque vous ajoutez des propriétés de métadonnées pour un objet non géré, il est promu en objet géré
dans M-Files. Les objets gérés peuvent être modifiés dans le système externe ou dans M-Files, mais M-
Files conserve uniquement un historique des versions avec modifications apportées dans M-Files. Étant
donné que le référentiel externe ne prend pas nécessairement en charge l'historique des versions, M-Files
Server enregistre toutes les versions d'objet dans M-Files et uniquement la dernière version du système
externe.

Remarque : Les objets non gérés qui sont extraits ne peuvent pas être promus. Avant de
promouvoir un objet, assurez-vous que l'objet n'est pas récupéré pour vous ou quelqu'un d'autre.
Pour plus d'informations, consultez ces instructions.
 M-Files | 3. Administration système | 617

Raisons de promouvoir des objets en objets gérés

Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités M-Files essentielles avec des objets gérés :

• Historique des versions

• Relations des objets
• Collections de documents
• Workflows
• Fonctionnalités d'attribution
• Verrouiller et publier
• Corédaction
• Convertir un document à fichier unique en documents multi-fichiers
• Commentaires relatifs aux objets
• Numérisation et reconnaissance de texte
• Annotations
• Partage d'objets à l'aide de l'option Copier le lien
• Disponibilité hors-ligne

Les objets non gérés ne font pas non plus partie des paquets de réplication.

Créer des objets avec des métadonnées

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités données ici pour créer des objets M-Files avec des métadonnées.
Veillez à n’en utiliser qu’une seule. Si vous utilisez plusieurs fonctionnalités, le même contenu sera migré
plusieurs fois vers le coffre.

• Promouvoir des objets non gérés

• Créer une connexion à une source externe
• Enregistrer les dossiers dans M-Files
• M-Files Smart Migration
• M-Files Importer

Promotion d’objets non gérés

Pour convertir un objet non géré en objet géré :

1. Dans M-Files Desktop, localisez et sélectionnez un objet non géré à l’aide de la recherche ou des vues
externes.

2. Assurez-vous que l’objet n’est pas verrouillé pour modification.

a. Si vous avez verrouillé l’objet, vous pouvez cliquer, à l’aide du menu bouton droit, sur l’objet et
sélectionner Publier ou Annuler les Modifications (Déverrouiller) dans le menu contextuel.

ou

b. Si l’objet est verrouillé par quelqu’un d’autre, consultez la fiche de métadonnées de l’objet en vue
d’identifier l’utilisateur qui a verrouillé l’objet, puis demandez à ce dernier de le publier.

3. Utilisez le menu déroulant Classe pour modifier la classe de l’objet.

4. Après avoir modifié la classe, vous pouvez enrichir l’objet à l’aide des métadonnées souhaitées.

La classe que vous sélectionnez détermine les propriétés des métadonnées par défaut de
l’objet.
 M-Files | 3. Administration système | 618

5. Cliquez sur Enregistrer afin de sauvegarder vos modifications.

L’objet sélectionné dans le référentiel externe a maintenant été promu en tant qu’objet géré.

Connexion aux données locales à l'aide de M-Files Ground Link

Avec M-Files Ground Link, vous pouvez accéder aux données locales ou aux applications
professionnelles. M-Files Ground Link vous permet d'établir une connexion sécurisée avec les référentiels
externes des réseaux privés. Un chemin réseau direct ou une migration de contenus n'est donc pas
nécessaire.

Grâce à la fonction Ground Link, vous pouvez accéder aux référentiels locaux depuis un coffre sur le cloud
de la même façon que dans un environnement local. Vous pouvez également utiliser Ground Link pour
connecter un coffre in situ à des applications professionnelles ou à des données externes. Pour effectuer
l'une de ces deux opérations, connectez un proxy Ground Link sur M-Files Server au coffre.

Illustration 68 : Un proxy Ground Link permet à un coffre de se connecter à des référentiels privés, tels que des dossiers réseau, sans
chemin réseau direct.

Dans ce chapitre

• Configuration de M-Files Ground Link

• Sauvegarde et restauration d'un proxy Ground Link
• Migration de la base de données du proxy Ground Link vers Microsoft SQL Server
• Désactivation de la connexion Ground Link
• Modification de l’emplacement d’une connexion au référentiel
• Modification de l'emplacement des services du proxy Ground Link

Configuration de M-Files Ground Link

Avant de configurer la fonction Ground Link, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont
remplies :

• Les connexions gRPC sont autorisées sur le serveur in-situ sur lequel le proxy Ground Link sera
configuré. Ce serveur sera appelé serveur proxy Ground Link dans la suite de ces instructions.

Si vous connectez le proxy Ground Link à un coffre in-situ, assurez-vous également que les conditions
préalables suivantes sont remplies :

• Les connexions gRPC sont autorisées sur le serveur M-Files.

• Le serveur M-Files dispose d'un certificat TLS valide pour le cryptage des connexions gRPC.
 M-Files | 3. Administration système | 619

Pour plus d'informations, reportez-vous au document de la base de connaissances Setting Up M-Files to

Use gRPC.

Pour configurer la fonction Ground Link, vous devez d'abord installer des connecteurs de référentiel
externe sur un proxy Ground Link. Vous devez ensuite configurer les connexions du référentiel dans le
coffre. Par la suite, vous pourrez accéder aux données locales et les modifier directement depuis le coffre.

Activation de la connexion Ground Link

Exécutez les étapes suivantes pour activer la connexion de canal pour Ground Link dans un coffre :

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Cliquez sur Configurations.

3. Dans la zone de navigation, déployez Advanced Vault Settings > Configuration.

4. Cliquez sur Ground Link.

5. Dans l'onglet Configuration, définissez Enabled sur Yes.

6. Cliquez sur Save.

7. Redémarrez le coffre pour que les paramètres entrent en vigueur.

Remarque : La mise hors ligne d’un coffre devrait toujours être réalisée de manière
contrôlée et les utilisateurs de coffre devraient en être informés à l’avance.

8. Dans la zone de navigation grise, déployez External Repositories > Ground Link puis sélectionnez
Configuration.

9. Dans l'onglet Configuration, indiquez les paramètres suivants :

Nom du paramètre Description Exemple de

valeur
Enabled Ce paramètre indique si Ground Link Yes
est activé ou non.
Remoting Shared Secrets
Service Un secret partagé permet à un proxy
Ground Link d'authentifier le coffre.
Assurez-vous que le secret partagé
est complexe et suffisamment
long. Vous pouvez indiquer un ou
plusieurs secrets partagés.

Vous devez saisir le secret partagé

lorsque vous configurez le proxy
Ground Link.
 M-Files | 3. Administration système | 620

Nom du paramètre Description Exemple de

valeur
Timeouts Les valeurs de délai d’attente
indiquent la durée en secondes
pendant laquelle les appels à
distance vont attendre une réponse.
Utilisez les valeurs par défaut.

Remarque : Ces
paramètres ne sont pas
disponibles pour les coffres
M-Files Cloud.

Keep Alive Interval Ce paramètre indique la fréquence

en secondes à laquelle le coffre 60 (valeur par
vérifie que les services Ground Link défaut)
sont connectés.

[Link] : Indiquez les autres paramètres.

Pour davantage d'informations, sélectionnez un paramètre et consultez l'onglet Info.

[Link] sur Save.

Maintenant que le coffre utilise Ground Link, vous pouvez configurer le proxy Ground Link.
Configuration d'un proxy Ground Link

Avant de commencer, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

• Votre serveur proxy Ground Link a suffisamment de ressources matérielles. Reportez-vous à la

configuration matérielle recommandée.
• M-Files Server et M-Files Admin sont installés sur le serveur proxy Ground Link. Une licence distincte
pour M-Files Server n'est toutefois pas nécessaire.
• Vous êtes connecté à M-Files Server avec un compte de connexion ayant le rôle serveur
Administrateur système. Pour créer un compte de connexion, reportez-vous à Créer un compte de
connexion.
• Votre serveur proxy Ground Link peut se connecter aux ressources locales (par exemple, un dossier de
réseau ou une base de données externe) que vous souhaitez rendre disponibles dans le coffre.

Pour configurer un proxy Ground Link sur le serveur proxy Ground Link :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez sur Proxies Ground Link.

4. Dans le volet droit, cliquez sur Nouveau proxy Ground Link.

La boîte de dialogue Nouveau proxy Ground Link s'ouvre.

5. Saisissez un nom pour le proxy Ground Link.

 M-Files | 3. Administration système | 621

6. Sélectionnez le moteur de base de données à utiliser pour le stockage des données du proxy Ground
Link.

a. Pour utiliser Firebird, sélectionnez Firebird.

ou

b. Pour utiliser Microsoft SQL Server, sélectionnez Microsoft SQL Server.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Moteur de base de données et stockage
des données.

7. Cliquez sur Définir.

La boîte de dialogue des paramètres du moteur de base de données s'ouvre.

8. Effectuez l'une des opérations suivantes :

Option Description
Dans la boîte de dialogue Proxy Ground Link -
Firebird a. Cliquez sur le bouton ... et sélectionnez
l'emplacement de destination des données du
proxy Ground Link.
b. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de
dialogue.

Dans la boîte de dialogue Proxy Ground Link - Suivez les étapes de 6 à 10 dans Migration de
Microsoft SQL Server la base de données du proxy Ground Link vers
Microsoft SQL Server.

9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Nouveau proxy Ground Link.

[Link] sur le proxy Ground Link qui vient d'être créé les connecteurs de référentiel externe que votre
coffre va utiliser.

Remarque : Si une licence d'application de coffre valide est nécessaire pour un

connecteur, la licence servira pour le coffre et pour le serveur contenant le coffre.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Installer et gérer des applications pour
coffre.

Pour accéder aux dossiers de réseau local depuis M-Files Cloud, installez M-Files Network
Folder Connector.

Le proxy Ground Link est désormais prêt à être configuré.

[Link] l'arborescence de gauche, sous Proxies Ground Link, sélectionnez le proxy Ground Link venant
d'être créé.

[Link] l'onglet Configuration, indiquez les paramètres suivants :

Nom du paramètre Description Exemple de

valeur
Enabled Ce paramètre indique si Ground Link Yes
est activé ou non.
 M-Files | 3. Administration système | 622

Nom du paramètre Description Exemple de

valeur
Password Saisissez un mot de passe que vous
utiliserez lorsque vous appliquerez
une configuration pour un service
Ground Link dans le coffre.
Channel Network Saisissez l'emplacement réseau du aa-
Address serveur auquel se connecter. [Link].m-
[Link]
Si vous connectez le proxy Ground
Link à un M-Files Cloud, saisissez le
nom DNS du coffre.

Port number Saisissez le port que le serveur 443 ou 7766

écoute. Si vous connectez le proxy
Ground Link à un coffre M-Files
Cloud, le numéro de port correct est
443.

Si vous utilisez le protocole gRPC,

utilisez le même numéro de port
que celui utilisé par votre client M-
Files pour se connecter au serveur.
Pour davantage d'informations,
veuillez vous reporter à Ajouter une
connexion à un coffre.

Vérifiez que les ports nécessaires

sont ouverts sur le coupe-feu.

Secure Ce paramètre indique si une Yes

connexion de canal sécurisée
(cryptée SSL) est utilisée. Les
connexions non sécurisées ne
sont pas recommandées dans les
environnements de production.
Vault GUID Saisissez l'ID de votre coffre. {990827D8-8AF2-4A4EB121-
4C1A8AD8ECD0}
Pour voir l'ID du coffre, cliquez, à
l'aide du menu bouton droit, sur le
coffre et sélectionnez Propriétés.
L'ID s'affiche dans le champ ID
unique de la boîte de dialogue
Propriétés du Coffre.

Shared Secret Copiez le secret partagé depuis

la configuration du coffre. La
connexion du canal ne peut pas
être établie si le secret partagé ne
correspond pas à l’un des secrets
partagés indiqués pour Ground Link.
 M-Files | 3. Administration système | 623

Nom du paramètre Description Exemple de

valeur
Reconnect Cette valeur indique la fréquence en
Interval secondes à laquelle le proxy Ground 60 (valeur par
Link essaie de se connecter lorsque défaut)
le coffre est déconnecté.
Keep Alive Cette valeur indique la fréquence en
Interval secondes à laquelle le proxy Ground 60 (valeur par
Link vérifie que la connexion au défaut)
coffre fonctionne correctement.
Timeouts Les valeurs de délai d’attente
indiquent la durée en secondes
pendant laquelle les appels à
distance vont attendre une réponse.
Utilisez les valeurs par défaut.
Multi-Server Check Ce paramètre indique si la Yes (valeur par
Compatibility Compatibility compatibilité avec le mode multi- défaut)
serveur est vérifiée.

Si vous connectez le proxy Ground

Link à un M-Files Cloud, ce
paramètre doit être défini sur Yes.

[Link] : Indiquez les autres paramètres.

Pour davantage d'informations, sélectionnez un paramètre et consultez l'onglet Info.

[Link] sur Save.

La connexion entre le coffre et le proxy Ground Link est établie. Vous pouvez ensuite configurer les
services Ground Link dans le coffre.

Vous pouvez voir l’état de la connexion du coffre dans l’onglet Dashboard.

Configuration des types d'objets externes via Ground Link

Cet exemple vous explique comment configurer M-Files OLE DB External Object Type Connector dans
un coffre en tant que service Ground Link pour mettre à jour les types d'objets vers et depuis une base
de données externe. Vous pouvez également utiliser le connecteur external object type (EOT) pour les
listes de valeurs. Pour savoir comment configurer les autres connecteurs de types d'objets externes (EOT)
M-Files disponibles, reportez-vous à Installing and Configuring M-Files Connector for Salesforce et à
Installing and Configuring M-Files Connector for Microsoft Dynamics 365 dans M-Files Support Portal.

Sur le serveur proxy Ground Link, assurez-vous que l'application M-Files OLE DB External Object Type
Connector est activée :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Proxies Ground Link.

 M-Files | 3. Administration système | 624

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un proxy Ground Link et sélectionnez Applications.

La boîte de dialogue Applications s’ouvre.

5. Dans la liste d'applications, recherchez M-Files OLE DB External Object Type Connector et assurez-
vous que son statut est Activé. Par défaut, l'application est désactivée.

Pour activer l'application :

a) Sélectionnez M-Files OLE DB External Object Type Connector.

b) Cliquez sur Activer.
c) Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Oui pour redémarrer le proxy Ground Link.

6. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Applications.

7. Dans le tableau de bord du proxy Ground Link, vérifiez que le coffre et le connecteur de type d'objet
externe (EOT) sont connectés :

•
Cloud Vault Connection affiche un cercle vert ( ).
• Dans Installed Connectors, M-Files OLE DB External Object Type Connector indique
qu'un ou plusieurs serveurs sont connectés.

Par exemple :

Remarque : Une fois l'application activée, quelques minutes peuvent être

nécessaires pour créer la connexion de serveur pour le connecteur de type d'objet
externe (EOT). Si nécessaire, cliquez sur Refresh pour mettre à jour la vue.

Créez ensuite un type d'objet utilisant le connecteur de type d'objet externe (EOT) dans le coffre :

8. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre pour lequel vous avez activé la connexion Ground Link.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

9. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

[Link] sur Types d'Objet.

[Link] le volet de commandes, cliquez sur Nouveau Type d'Objet.

La boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet s'ouvre.

[Link] les informations dans les onglets Général, Avancé et Autorisations. Consultez Création d’un
nouveau type d'objet pour obtenir les instructions.

Enfin, configurez la connexion à la base de données externe :

 M-Files | 3. Administration système | 625

[Link] la boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet, allez dans l'onglet Connexion à une Base de
Données Externe et activez l'option Utiliser une connexion à une base de données externe pour
synchroniser et modifier des objets se trouvant dans cette base.

14.Sélectionnez Connexion·créée·via·une·application.

[Link] Service, sélectionnez M-Files OLE DB depuis le proxy Ground Link <nom du
proxy Ground Link>.

[Link] sur Configurer.

[Link] M-Files demande si vous souhaitez créer le type d'objet, sélectionnez Oui.

[Link] la boîte de dialogue External Object Type Connector qui est ouverte, configurez la connexion à
la base de données externe. Consultez Connexions à des bases de données externes pour les Types
d'Objet pour obtenir les instructions.

[Link]ès avoir enregistré la configuration, effectuez les opérations suivantes pour vous assurer que la
connexion fonctionne sans erreurs :
a) Cliquez sur Test Select dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue pour tester l'expression
SELECT. Si le test est réussi, M-Files affiche un récapitulatif des mappages de propriétés. Si le test
échoue, les erreurs sont affichées à la place. Dans ce cas, modifiez la configuration puis réessayez.
b) Vérifiez qu'il n'y a pas d'erreurs dans les onglets Local et Server situés dans le coin inférieur
gauche de la boîte de dialogue. S'il y a des erreurs, utilisez les informations fournies pour les
corriger.

[Link] sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue External Object Type Connector.

[Link] la boîte de dialogue Propriétés de Type d'Objet, cliquez sur OK.

Le type d'objet est maintenant mis à jour vers et depuis la base de données externe.
Configuration de connecteurs sur Ground Link

Cet exemple vous explique comment configurer M-Files Network Folder Connector dans un coffre en
tant que service Ground Link. Pour obtenir des informations sur la prise en charge d’autres connecteurs,
contactez notre service clientèle via M-Files Support Portal ou votre revendeur M-Files.

Avant de commencer, assurez-vous que M-Files Network Folder Connector est installé sur le proxy
Ground Link qui est connecté à votre coffre.

Pour configurer une connexion à un proxy Ground Link :

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre pour lequel vous avez activé la connexion Ground Link.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Cliquez sur Configurations.

3. Dans la zone de navigation, déployez External Repositories.

4. Cliquez sur Ground Link.

Dans l’onglet Dashboard, vous voyez les proxys Ground Link raccordés et les services Ground
Link disponibles. Vérifiez que le service que vous souhaitez configurer, dans le cas présent
Network Folder, est en ligne.
 M-Files | 3. Administration système | 626

5. Dans la zone de navigation grise, déployez tout d’abord le nœud Ground Link, puis le proxy Ground
Link dont vous souhaitez utiliser le service.

6. Dans la zone de navigation grise, sélectionnez le service Ground Link, dans le cas présent Network
Folder.

7. Dans l'onglet Dashboard, sélectionnez Add Connection.

8. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'ouvre, cliquez sur OK.

9. Dans l'onglet Dashboard , cliquez sur Configure pour configurer la nouvelle connexion.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Installing and Configuring M-
Files Network Folder Connector.

[Link] sur Save.

[Link] sur Apply.

La boîte de dialogue Enter Password s’ouvre.

[Link] le mot de passe qui est défini dans la configuration du proxy Ground Link.

[Link] : Authentifiez les utilisateurs d’arrière-plan. Après avoir indiqué les identifiants, enregistrez
et appliquez de nouveau les paramètres.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Installing and Configuring M-
Files Network Folder Connector.

[Link] sur Save.

[Link] : Effectuez de nouveau les étapes de 5 à 12 pour ajouter d’autres connexions.

Vous avez désormais accès aux dossiers de réseau local à partir du coffre. Les objets des dossiers de
réseau sont affichés dans M-Files. Vous pouvez les modifier et leur donner des métadonnées de la même
façon que pour les objets stockés dans le coffre.
Sauvegarde et restauration d'un proxy Ground Link

Nous vous recommandons de sauvegarder le proxy Ground Link chaque fois que vous apportez des
modifications au proxy Ground Link ou aux connexions via Ground Link. Si un proxy Ground Link est
détruit ou que les données sont corrompues, vous pouvez restaurer le proxy Ground Link à partir d’un
fichier de sauvegarde. Le fichier de sauvegarde inclut la configuration de Ground Link ainsi que les
configurations des connecteurs.

Cette rubrique vous indique comment sauvegarder et restaurer un proxy Ground Link.

Pour savoir comment modifier l'emplacement des proxys Ground Link et des services des proxys Ground
Link avec les opérations de sauvegarde et de restauration, reportez-vous à la rubrique Modification de
l'emplacement des services du proxy Ground Link.

Sauvegarde d'un proxy Ground Link

Pour sauvegarder un proxy Ground Link :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

 M-Files | 3. Administration système | 627

3. Déployez Proxies Ground Link.

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un proxy Ground Link.

5. Cliquez sur Opérations > Sauvegarder.

La boîte de dialogue Sauvegarder proxy Ground Link s'ouvre.

6. Cliquez sur le bouton ... pour sélectionner l'emplacement de destination du fichier de sauvegarde M-
Files (MFP).

7. Optionnelle : Cliquez sur Compte... pour exécuter la tâche avec un compte autre que le compte
système local. Si l'emplacement du fichier se trouve sur un lecteur réseau auquel le compte système
local ne peut pas accéder, vous devrez définir un autre compte. Dans la boîte de dialogue Compte :
a) Sélectionnez Ce compte.
b) Dans Ce compte, saisissez le nom du compte d’utilisateur.
c) Dans Mot de passe et Confirmer, saisissez le mot de passe du compte d’utilisateur.
d) Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition du Compte.

8. Optionnelle : Cochez la case Ecraser les fichiers existants si vous souhaitez écraser le fichier
existant dans l'emplacement.

9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et démarrer la sauvegarde.

Restauration d'un proxy Ground Link

Pour restaurer un proxy Ground Link à partir d'un fichier de sauvegarde :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur Proxies Ground Link.

4. Cliquez sur Restauration du Proxy Ground Link.

La boîte de dialogue Restauration du proxy Ground Link s'ouvre.

5. Dans Sauvegarde complète, spécifiez l’emplacement du fichier de sauvegarde à partir duquel vous
souhaitez restaurer le proxy Ground Link.

6. Sélectionnez soit :

a. Restaurer le coffre en utilisant l'identité d'origine : Sélectionnez cette option pour restaurer le
proxy Ground Link avec l'identification existante. Les services du proxy Ground Link existants et
leurs connexions seront automatiquement activés.

ou

b. Restaurer comme un proxy Ground Link différent (nouvelle identité) : Sélectionnez cette option
pour restaurer le proxy Ground Link avec une nouvelle identification. Dans Nom, saisissez un nom
pour le proxy Ground Link.

Pour activer les connexions aux services du proxy Ground Link, vous devez supprimer les
connexions existantes aux services du proxy Ground Link original. Pour plus d’informations sur
la gestion des connexions, reportez-vous aux instructions relatives aux connecteurs, telles que
Installing and Configuring M-Files Network Folder Connector.
 M-Files | 3. Administration système | 628

7. Dans Emplacement des données du proxy Ground Link sur le serveur, spécifiez l'emplacement
des données du proxy Ground Link.

8. Optionnelle : Cochez la case Ecraser les fichiers existants si vous souhaitez écraser le fichier
existant dans l'emplacement.

9. Optionnelle : Si vous ne souhaitez pas désactiver provisoirement les applications de coffre, décochez la
case Désactiver les applications de l'espace de stockage (coffre).

Pour préserver la sécurité des données, il est recommandé d'activer les applications de coffre
séparément après la restauration de Ground Link.

[Link] sur OK.

Le proxy Ground Link est restauré à partir du fichier de sauvegarde.

[Link] : Activez les applications de coffre. Consultez Installer et gérer des applications pour coffre
pour obtenir les instructions.

Migration de la base de données du proxy Ground Link vers Microsoft SQL Server

Avant de commencer, assurez-vous que

• votre proxy Ground Link utilise le moteur de base de données Firebird.

• vous avez une connexion Microsoft SQL Server.
• vous avez sauvegardé le proxy Ground Link.

Vous pouvez migrer la base de données de votre proxy Ground Link de Firebird vers Microsoft SQL Server
avec M-Files Admin.

Migration de la base de données du proxy Ground Link vers Microsoft SQL Server :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Proxies Ground Link.

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un proxy Ground Link.

5. Cliquez sur Opérations > Migrer vers Microsoft SQL Server.

La boîte de dialogue Proxy Ground Link - Microsoft SQL Server s'ouvre.

6. Dans Nom du serveur, saisissez l'adresse de connexion à votre Microsoft SQL Server, par exemple
[Link].

7. Dans Base de données, saisissez un nom pour la base de données du proxy Ground Link.

Nous recommandons d’utiliser le même nom que celui que possède le proxy Ground Link sur M-
Files Server.

8. Dans les rubriques Authentification Administrateur et Authentification utilisateur basique,

saisissez les identifiants. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à ce tableau.

9. Optionnelle : Cliquez sur Tester la Connexion pour tester la connexion à votre Microsoft SQL Server.
 M-Files | 3. Administration système | 629

[Link] sur OK.

Une fenêtre d'avertissement s'ouvre, vous indiquant que l'opération ne peut pas être annulée.

[Link] sur Oui pour fermer la boîte d'avertissement et lancer la migration.

Votre proxy Ground Link utilise désormais le moteur de base de données Microsoft SQL Server. La base
de données de votre proxy Ground Link se trouve sur le Microsoft SQL Server spécifié.
Désactivation de la connexion Ground Link

Si vous souhaitez désactiver la fonction Ground Link d’un coffre, suivez les instructions ci-dessous.

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Sélectionnez Configurations et déployez Advanced Vault Settings.

3. Déployez le nœud Configuration et sélectionnez Ground Link.

4. Dans l’onglet Configuration, fixez la valeur Enabled sur No.

5. Cliquez sur Save.

6. Redémarrez le coffre pour que les paramètres entrent en vigueur.

Remarque : La mise hors ligne d’un coffre devrait toujours être réalisée de manière
contrôlée et les utilisateurs de coffre devraient en être informés à l’avance.

Modification de l’emplacement d’une connexion au référentiel

Vous pouvez déplacer une connexion au référentiel vers un proxy Ground Link connecté ou vers un autre
coffre. Cela permet de préserver l’index du référentiel et les métadonnées des objets promus.

Pour ce faire :

1. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre pour lequel vous avez activé la connexion Ground Link.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

2. Cliquez sur Configurations.

3. Dans la zone de navigation, déployez External Repositories.

4. Cliquez sur Ground Link.

Le tableau de bord Ground Link est ouvert.

5. Dans la section Manage Connections du tableau de bord, cliquez sur Migrate Connection.
 M-Files | 3. Administration système | 630

6. Dans la section Connection de la boîte de dialogue Migrate Connection, sélectionnez la connexion

que vous souhaitez déplacer.

Les champs Connection ID, Service et Location sont automatiquement remplis.

Remarque : Le service répertorié dans la boîte de dialogue doit être disponible dans le
nouvel emplacement.

7. Optionnelle : Si un mot de passe est nécessaire pour la connexion, saisissez-le.

8. Dans la section New location, sélectionnez l’emplacement vers lequel la connexion est déplacée.

9. Optionnelle : Si vous avez choisi de déplacer la connexion vers un proxy Ground Link, saisissez le mot
de passe spécifié dans la configuration du proxy Ground Link.

[Link] sur Migrate.

La connexion au référentiel est déplacée vers l’emplacement sélectionné.

Dans la section Manage Connections, il est également possible de donner un nouvel ID à une connexion
au référentiel. Cela peut être utile, par exemple, pour accéder aux objets promus après avoir supprimé et
recréé une connexion.

Modification de l'emplacement des services du proxy Ground Link

Vous pouvez sauvegarder et restaurer un proxy Ground Link pour :

• Déplacer un proxy Ground Link vers un autre serveur.

• Déplacer les services du proxy Ground Link vers un nouveau proxy Ground Link.

Cette rubrique vous indique comment effectuer ces opérations.

Remarque : D'autres cas d'utilisation peuvent avoir des effets indésirables.

Déplacement d'un proxy Ground Link vers un autre serveur

Avant de restaurer le proxy Ground Link sur le nouveau serveur, assurez-vous que le proxy Ground Link
est hors ligne.

Pour déplacer un proxy Ground Link vers un autre serveur :

1. Dans M-Files Admin, sauvegardez un proxy Ground Link.

2. Dans l'arborescence de gauche, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur le proxy Ground Link.

3. Cliquez sur Mettre Hors-ligne.

4. Restaurez le proxy Ground Link sur le nouveau serveur.

5. Optionnelle : Pour détruire le proxy Ground Link original, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur
le proxy Ground Link sur l'ancien serveur, puis sélectionnez Opérations > Détruire dans le menu
contextuel.
a) Dans la fenêtre d'avertissement qui s'ouvre, cliquez sur Oui pour fermer celle-ci et détruire le proxy
Ground Link.
 M-Files | 3. Administration système | 631

Déplacement des services du proxy Ground Link vers un nouveau proxy Ground Link

Avant d'activer le proxy Ground Link restauré, désinstallez les applications non nécessaires sur les deux
proxys Ground Link.

Pour déplacer certains services du proxy Ground Link avec toutes leurs connexions vers un nouveau proxy
Ground Link :

1. Dans M-Files Admin, désactivez un proxy Ground Link.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Proxies Ground Link et sélectionnez un proxy Ground Link.
d) Ouvrez l'onglet Configuration.
e) Définissez Enabled sur No.
f) Cliquez sur Save.

2. Sauvegardez le proxy Ground Link.

3. Activez le proxy Ground Link.

a) Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez le proxy Ground Link.
b) Ouvrez l'onglet Configuration.
c) Définissez Enabled sur Yes.
d) Cliquez sur Save.

4. Restaurez le proxy Ground Link comme un proxy Ground Link différent (nouvelle identité).

5. Sur le proxy Ground Link original, désinstallez les applications que vous souhaitez déplacer vers le
proxy Ground Link restauré.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Installer et gérer des applications pour
coffre.

6. Sur le proxy Ground Link restauré, désinstallez les applications que vous ne souhaitez pas déplacer
vers le proxy Ground Link restauré.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Installer et gérer des applications pour
coffre.

7. Activez le proxy Ground Link restauré.

a) Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez le proxy Ground Link.
b) Ouvrez l'onglet Configuration.
c) Définissez Enabled sur Yes.
d) Cliquez sur Save.

3.2.13. Personnalisation du serveur et comportement du coffre

Cette rubrique rassemble les paramètres de registre Microsoft Windows, les paramètres des valeurs
nommées M-Files et les paramètres du coffre avancés que vous pouvez appliquer au serveur M-Files afin
de personnaliser le comportement de M-Files Server et des coffres.

Remarque : Vous avez besoin de M-Files Named Value Manager pour pouvoir déployer les
paramètres des valeurs nommées. Reportez-vous au document Distributing Vault-Specific Registry
Settings from M-Files Server pour télécharger l’application ainsi que les instructions sur son emploi.
 M-Files | 3. Administration système | 632

Dans ce chapitre

• Activation de la co-rédaction
• Configuration de l'état initial du volet de commandes
• Masquage des propriétés dans M-Files Desktop
• Désactiver la boîte de dialogue de commentaires pour les affectations
• Configuration d’un type de fichier primaire pour les documents multi-fichiers
• Définition de la limite de caractères pour les propriétés insérées
• Activation des mises à jour automatiques pour les champs de métadonnées
• Configuration des liens publics
• Options de configuration pour le bouton « Envoyer et Enregistrer dans M-Files »
• Désactiver le paramètre du sens de la référence pour les niveaux de classement
• Activer les recherches floues et phonétiques
• Configuration de la recherche des synonymes
• Désactivation de la recherche pour les formes infléchies
• Désactivation du tri des résultats de recherche selon leur pertinence
• Configuration des facettes de recherche
• Configurer les mises à jour automatiques avec les paramètres de registre
• Spécifier les limites de la conversion PDF pour l'indexation et l'aperçu des fichiers
• Définition de Types de fichiers pour l'indexation
• Configuration des mappages entre les connexions entrantes et les coffres
• Spécification des paramètres régionaux spécifiques au coffre
• Empêcher des documents liés d’être supprimés
• Paramètre de registre pour une utilisabilité renforcée de Firebird
• Paramètres pour la mesure des performances du coffre
• Paramétrage des services M-Files pour l'utilisation d'un compte de service géré
• Activation de Cross-Origin Resource Sharing (CORS)
• Microsoft Authentication Library (MSAL) avec M-Files Mobile

Activation de la co-rédaction

Conditions préalables

Avant d’activer la co-rédaction, assurez-vous que :

• Le nouveau M-Files Web est configuré. Si vous utilisez M-Files Cloud, le nouveau M-Files Web est déjà
configuré. Sinon, configurez M-Files Web dans M-Files Admin.
• Vous disposez des dernières mises à jour de sécurité Microsoft dans votre environnement. Pour plus
d’informations sur les mises à jour disponibles, consultez le catalogue des mises à jour de Microsoft.

Configuration de Microsoft Office pour le web

Pour utiliser la co-rédaction, vous devez activer les outils de Microsoft Office pour le web dans vos coffres.
 M-Files | 3. Administration système | 633

Déploiement Instructions

M-Files Cloud Vous devez disposer d'un abonnement Microsoft 365 valide pour pouvoir utiliser les
services Microsoft Office pour le web.

Demandez à notre service clientèle (M-Files Support Portal) ou à votre revendeur

M-Files d'activer ces fonctions.

Serveur in-situ Reportez-vous à Enabling Microsoft Office for the Web Services for M-Files pour
déployer Office Online Server et configurez M-Files pour utiliser les services de
Microsoft Office pour le web.

Environnement Votre organisation doit être membre du Office Cloud Storage Partner Program pour
cloud autogéré pouvoir activer ces fonctionnalités.

Reportez-vous à Enabling Microsoft Office for the Web Services for M-Files pour
déployer Office Online Server et configurez M-Files pour utiliser les services de
Microsoft Office pour le web.

Configuration de l'état initial du volet de commandes

Par défaut, le volet de commandes apparaît comme réduit et peut être agrandi par l'utilisateur. Ajoutez
la clé de registre suivante sur le poste client pour indiquer si volet de commandes est affiché ou masqué
lorsque l'utilisateur ouvre M-Files Desktop. Ce paramètre doit être ajouté avant que l’utilisateur se
connecte au coffre pour la première fois.

Clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client
\MFShell<nom du coffre>
Nom de la TaskPaneInitialState
valeur
Type de valeur REG_DWORD
Description Indique si volet de commandes est masqué, affiché ou complètement désactivé
lorsque l'utilisateur ouvre M-Files Desktop.
Valeur par 1 Le volet de commandes est masqué.
défaut
Valeurs valables 0 Le volet de commandes est désactivé et l’utilisateur ne peut pas l’ouvrir.
1 Le volet de commandes est masqué mais peut être déployé par l'utilisateur.
2 Le volet de commandes est visible mais peut être masqué par l'utilisateur.

Masquage des propriétés dans M-Files Desktop

Utilisez les paramètres de cette section pour que M-Files Desktop affiche uniquement un ensemble
sélectionné de propriétés dans les emplacements suivants :

• la liste Insérer une colonne pour la zone de liste

• la liste de propriétés après que vous avez cliqué sur Ajouter propriété dans la fiche de métadonnées
• la liste de propriétés disponible dans les options de recherche
 M-Files | 3. Administration système | 634

Sélection des propriétés à afficher dans la liste Insérer une colonne

Pour sélectionner les propriétés à afficher dans la liste Insérer une colonne :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Columns > Insertable Columns.

3. Définissez Hide Default Insertable Columns sur Yes.

4. Déployez Visible Insertable Columns.

5. Cliquez sur Add Column.

6. Comme valeur du paramètre Column, sélectionnez une propriété que vous souhaitez ajouter à la liste.

7. Répétez les étapes 5 et 6 pour le nombre de propriétés nécessaire.

8. Cliquez sur Save.

Sélection des propriétés à afficher dans la liste Ajouter propriété

Pour sélectionner les propriétés à afficher dans la liste Ajouter propriété :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Properties > Visible Properties.

3. Définissez Hide All Default Properties sur Yes.

4. Déployez Property Definitions.

5. Cliquez sur Add Property definition.

6. Comme valeur du paramètre Property definition, sélectionnez une propriété que vous souhaitez
ajouter à la liste.
 M-Files | 3. Administration système | 635

7. Répétez les étapes 5 et 6 pour le nombre de propriétés nécessaire.

8. Cliquez sur Save.

Sélection des propriétés à afficher pour les options de recherche

Pour sélectionner les propriétés à afficher pour les options de recherche :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Search > Advanced Search Properties.

3. Définissez Hide All Default Properties sur Yes.

4. Déployez Property Definitions.

5. Cliquez sur Add Property Definition.

6. Comme valeur du paramètre Property Definition, sélectionnez une propriété que vous souhaitez
ajouter à la liste.

7. Répétez les étapes 5 et 6 pour le nombre de propriétés nécessaire.

8. Cliquez sur Add Value List.

9. Comme valeur du paramètre Value List, sélectionnez une liste de valeurs que vous souhaitez ajouter à
la liste.

10.Répétez les étapes 8 et 9 pour le nombre de listes de valeurs nécessaires.

[Link] : Modifiez la valeur du paramètre Checked out / Checked out to si vous souhaitez
masquer les propriétés Verrouillé, Verrouillé par, ou les deux dans la liste.

[Link] sur Save.

Désactiver la boîte de dialogue de commentaires pour les affectations

Lorsque vous marquez une tâche (affectation) comme terminée, M-Files Desktop affiche la boîte de
dialogue de commentaires. Vous pouvez modifier ce comportement en suivant les instructions indiquées
ici.
 M-Files | 3. Administration système | 636

Désactiver la boîte de dialogue de commentaires pour les affectations dans Advanced Vault
Settings

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Client > Desktop > Assignments.

Le paramètre Manage Client Settings Centrally doit être défini sur Yes. Avant de le définir sur
Yes, lisez la description correspondante dans l'onglet Info.

3. Modifiez le comportement à l'aide du paramètre Show Mark Complete Dialog.

Pour obtenir des informations sur les options, reportez-vous à la description du paramètre dans
l'onglet Info.

Désactiver la boîte de dialogue de commentaires pour les affectations avec Custom Vault Data

Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser cette méthode si Manage Client Settings Centrally est
défini sur Yes.

1. Dans M-Files Admin, accédez à la rubrique sur les données de coffre personnalisées.
a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, déployez Custom Vault Data.

2. Sélectionnez Namespace Registry > Configuration.

3. Déployez le nœud Namespaces, cliquez sur Add Namespace et déployez le nœud de l’espace de
nommage qui vient d’être ajouté.
 M-Files | 3. Administration système | 637

4. Dans le champ Group, saisissez un nom de groupe approprié, comme Assignments.

5. Utilisez le menu déroulant de Storage Type pour sélectionner le stockage de MFConfigurationValue.

6. Dans le champ Namespace, saisissez la valeur suivante : [Link]

7. Dans le champ Namespace Label, saisissez une étiquette appropriée, comme Assignments.

8. Dans le champ Namespace Description, saisissez par exemple Settings related to

assignments.

9. Cliquez sur Save pour enregistrer les paramètres de l’espace de nommage.

[Link] la zone de navigation grise, déployez Named Values.

11.Déployez le groupe de l’espace de nommage que vous venez de créer, puis sélectionnez le nœud de
l'espace de nommage et enfin le nœud Configuration.

[Link] sur Add Named Value, puis déployez le nœud de la valeur nommée qui vient d’être créée.

[Link] le champ Name, saisissez la valeur ShowMarkCompleteUI.

[Link] le champ Value, saisissez une configuration similaire à l'exemple ci-dessous.

{
"MFShell":{
"ShowMarkCompleteUI":<X>
}
}

Modifiez la valeur de <X> selon le comportement souhaité de l'interface utilisateur :

Valeur de Description
<X>
0 La boîte de dialogue de commentaires ne s'affiche pas.
1 La boîte de dialogue de commentaires s'affiche. Il s'agit du comportement par
défaut.
2 La boîte de dialogue de commentaires s'affiche pour les tâches lorsque celles-ci
sont marquées comme terminées dans le volet de commandes.
3 La boîte de dialogue de commentaires s'affiche pour les tâches lorsque celles-ci
sont marquées comme terminées avec la fiche de métadonnées.

[Link] sur Save pour enregistrer la configuration.

Le nouveau comportement est activé pour les utilisateurs dès qu’ils se déconnectent du coffre et s’y
reconnectent. Pour déconnecter tous les utilisateurs d'un coffre, redémarrez le coffre. La mise hors ligne
d’un coffre doit toutefois toujours être réalisée de manière contrôlée et les utilisateurs du coffre doivent en
être informés à l’avance.

Configuration d’un type de fichier primaire pour les documents multi-fichiers

Vous pouvez configurer le type de fichier de votre choix en tant que type de fichier primaire pour les
documents multi-fichiers du coffre. Ceci a ces effets :

• L’icône du type de fichier indiqué apparaît comme icône du document multi-fichier.

 M-Files | 3. Administration système | 638

• Le Aperçu des documents affiche l'aperçu du fichier primaire en cas de sélection du document multi-
fichier.
• En double-cliquant sur l’objet, l’action par défaut du type de fichier primaire est exécutée.

Remarque : Cette fonction n’est prise en charge que dans M-Files Desktop. Les boîtes de
dialogue Windows ordinaires comme Ouvrir ou Enregistrer sous ne sont pas concernées par les
paramètres du type de fichier primaire.

Pour définir un type de fichier primaire à utiliser dans un coffre, procédez aux étapes suivantes sur
l'ordinateur serveur M-Files :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Multi-File Documents et sélectionnez Primary Files.

3. Cliquez sur Add Document Class.

4. Déployez le nœud qui vient d’être créé et sélectionnez une valeur de classe pour le paramètre
Document Class.

Cette valeur détermine la classe d’objet à laquelle le paramètre s’applique.

5. Déployez File Name Filters et cliquez sur Add Filter.

Ces paramètres de filtrage définissent le type de fichier primaire correspondant à la classe

sélectionnée.

6. Déployez le nœud qui vient d’être créé et indiquez une valeur de classe pour le paramètre Filter.

La valeur peut inclure un caractère générique, par exemple : order-?.txt ou *.pdf.

Ne saisissez qu’une seule valeur pour chaque nœud de paramétrage. Vous pouvez néanmoins
ajouter autant de nœuds de paramétrage disposant de la commande Add Filter que vous
voulez.

Les valeurs de filtrage sont évaluées de haut en bas. Vous pouvez déplacer un paramètre vers
le haut ou vers le bas en cliquant dessus à l’aide du menu bouton droit (niveau du nœud sous
File Name Filters) et en sélectionnant Move Up ou Move Down dans le menu contextuel.

7. Cliquez sur Save après avoir terminé vos modifications.

8. Redémarrez le coffre pour que les paramètres entrent en vigueur.

Remarque : La mise hors ligne d’un coffre devrait toujours être réalisée de manière
contrôlée et les utilisateurs de coffre devraient en être informés à l’avance.
 M-Files | 3. Administration système | 639

Les documents multi-fichiers de la classe sélectionnée stockés dans ce coffre et tout référentiel externe
connecté utilisent maintenant le type de fichier indiqué comme fichier primaire et se comportent comme
décrit en début de section. Si le document comporte plus d’un fichier correspondant aux conditions de
filtrage, le fichier ayant été ajouté en premier sert de fichier primaire.

Définition de la limite de caractères pour les propriétés insérées

Vous pouvez définir une limite pour le nombre maximal de caractères pouvant être compris dans une
valeur de propriété ajoutée aux documents Microsoft Word. Ajoutez ce paramètre de registre Microsoft
Windows sur l'ordinateur client :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client
\MFOfficeAddin
Nom de la LongValueInMultilineTextPropertyInWordAllowed
valeur
Type de valeur REG_DWORD
Description Indique si les utilisateurs peuvent ajouter des valeurs de propriété contenant plus de
255 caractères aux documents Microsoft Word à l'aide de la fonction Insérer une
Propriété de M-Files.
Valeur par 1 Des valeurs longues peuvent être ajoutées.
défaut
Valeurs valables 0 Lorsqu'une longue valeur de propriété est ajoutée à un document Microsoft
Word, seuls les 255 premiers caractères sont affichés.
1 Il est possible d'ajouter des valeurs longues. Le nombre de caractères ajoutés
peut être supérieur à 255 caractères.

Activation des mises à jour automatiques pour les champs de métadonnées

Il est possible d'ajouter des propriétés de métadonnées aux documents Microsoft Word, Microsoft Excel et
Microsoft PowerPoint avec le M-Files pour le plugin Microsoft Office. Le plugin Microsoft Office est inclus
dans le pack d'installation M-Files Desktop. Pour davantage d’informations sur cette fonction, consultez
Ajouter M-Files Propriété.

Avec M-Files Desktop, le plugin Microsoft Office met à jour les valeurs de propriétés lorsque le document
est ouvert dans l'application Microsoft Office. Par ailleurs, vous pouvez configurer les champs de
métadonnées pour qu'ils soient mis à jour sur le serveur lors de la publication du document. Cela peut se
révéler particulièrement utile pour les utilisateurs de M-Files Web et de M-Files Mobile.

Remarque : Dans certains environnements, les mises à jour automatiques des champs de
métadonnées peuvent réduire les performances.

Pour activer les mises à jour automatiques des champs de métadonnées pendant la publication du
document :
 M-Files | 3. Administration système | 640

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez File Operations > Extension Filter for Embedded Metadata Update on Check-In.

3. Cliquez sur Add Extension.

4. Dans Extension, saisissez l'extension de fichier.

Les valeurs valides sont les suivantes :

• DOC et DOCX
• XLS et XLSX
• PPT, PPTX et ODP
• ALL

Utilisez ALL pour mettre à jour les métadonnées de tous les types de fichiers valides. Lorsque
vous utilisez cette valeur, n'ajoutez pas d'autres extensions.

5. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque extension de fichier.

6. Cliquez sur Save.

Configuration des liens publics

Remarque : M-Files Desktop dans la mise à jour M-Files de janvier 2024 et dans les mises à jour
ultérieures ne fait plus référence aux liens publics. Ces liens s'appellent désormais lien de visiteur
pour n'importe qui. Cela signifie que M-Files Desktop utilise le nouveau nom « lien de visiteur pour
n'importe qui », mais que les liens utilisent toujours la configuration des liens publics. Le M-Files
Web classique utilise toujours le terme « lien public ».

Avant de commencer à configurer des liens publics, assurez-vous que les conditions préalables suivantes
sont remplies :

• Le M-Files Web classique a été configuré.

• La page d'accueil du M-Files Web classique a été spécifiée dans Propriétés du Coffre.

Pour activer ou désactiver les liens publics pour tous les coffres situés sur un M-Files Server, reportez-
vous à Configuration des liens publics pour M-Files Server. Une fois que vous avez configuré des liens
publics pour M-Files Server, vous pouvez configurer les paramètres de lien public spécifiques aux coffres.

Pour configurer les liens de visiteur pour n'importe qui pour M-Files Desktop et les liens publics pour le
M-Files Web classique, reportez-vous à Configuration des liens de visiteur pour n'importe qui pour M-
Files Desktop et des liens publics pour le M-Files Web classique. Pour configurer uniquement les liens
publics pour le M-Files Web classique, reportez-vous à Configuration des liens publics pour le M-Files Web
classique.
 M-Files | 3. Administration système | 641

Configuration des liens publics pour M-Files Server

Pour configurer des liens publics pour M-Files Server :

1. Ajoutez ou modifiez le paramètre de registre suivant sur le poste M-Files Server :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files
\<version>\Server\MFServer
Nom de la EnableSharedPublicLinks
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description
Active ou désactive la fonction des liens publics sur le serveur. Lorsque cette
fonction est désactivée, il est impossible de créer des liens de visiteur pour
n'importe qui et des liens publics par le biais de clients ou d'API et les liens
de visiteur pour n'importe qui et les liens publics précédemment partagés ne
fonctionnent plus.

Si vous désactivez cette fonction, veillez à spécifier également les mêmes

paramètres pour les clients nécessaires. Reportez-vous à Configuration des
liens de visiteur pour n'importe qui pour M-Files Desktop et des liens publics
pour le M-Files Web classique ou à Configuration des liens publics pour le M-
Files Web classique pour obtenir des instructions.

Valeur par
défaut 1

Valeurs 1 L'option Créer un lien de visiteur pour n'importe qui est activée.
valables
0 L'option Créer un lien de visiteur pour n'importe qui est
désactivée.

2. Utilisez le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Configuration des liens de visiteur pour n'importe qui pour M-Files Desktop et des liens publics
pour le M-Files Web classique
Avant de commencer, assurez-vous que les notifications sont activées sur le serveur et dans le coffre.
Sinon, les codes de passe utilisés pour ouvrir les liens M-Files ne pourront pas être envoyés.

Pour configurer des liens de visiteur pour n'importe qui pour M-Files Desktop et des liens publics pour le
M-Files Web classique :

1. Déployez la section Custom Vault Data dans Configurations.

2. Déployez Namespace Registry > Configuration.

 M-Files | 3. Administration système | 642

3. Cliquez sur Add Namespace et déployez le nœud du nouvel espace de nommage.

4. Dans Storage Type, sélectionnez MFConfigurationValue.

5. Dans Namespace, saisissez : [Link]

6. Saisissez des valeurs pour Group, Namespace Label et Namespace Description.

7. Dans la zone de navigation, déployez Named Values > <nom du groupe de l'espace de
nommage> > <étiquette de l'espace de nommage> puis cliquez sur Configuration.

Le nom de groupe et l'étiquette de l'espace de nommage sont ceux que vous avez définis à
l'étape 6. Par exemple, Named Values > Sharing Settings > Public Link Sharing Settings.

Pour désactiver ou activer la fonction Lien de visiteur pour n'importe qui dans M-Files Desktop et la
fonction Partager Lien Public dans le M-Files Web classique :

8. Cliquez sur Add Named Value, puis déployez le nœud de la nouvelle valeur nommée.

9. Dans Name, saisissez Enabled.

[Link] l'une des opérations suivantes :

a. Pour désactiver les fonctions, dans Value, saisissez :

false

Remarque : Si vous désactivez les fonctions, veillez à ajouter également le paramètre de

registre correspondant pour M-Files Server. Consultez Configuration des liens publics pour
M-Files Server pour obtenir les instructions.

ou

b. Pour activer les fonctions, dans Value, saisissez :

true

Remarque : Les fonctions sont activées par défaut.

Pour indiquer si les liens de visiteur pour n'importe qui et les liens publics peuvent pointer vers la dernière
version des fichiers partagés ou uniquement vers la version partagée spécifique :

[Link] sur Add Named Value, puis déployez le nœud de la nouvelle valeur nommée.

[Link] Name, saisissez : AllowSharingLatestVersion

[Link] l'une des opérations suivantes :

a. Pour autoriser les liens à pointer vers la dernière version du fichier partagé, dans Value, saisissez :

true
 M-Files | 3. Administration système | 643

ou

b. Pour que les liens pointent toujours vers la version partagée spécifique, dans Value, saisissez :

false

Remarque : Les liens de visiteur pour n'importe qui et les liens publics pointent
normalement toujours vers la version spécifique que l'utilisateur a partagée.

Pour indiquer le temps d’expiration par défaut des liens publics dans le M-Files Web classique :

[Link]écutez les étapes 1 à 7, mais utilisez la valeur suivante dans Namespace : M-

[Link]

[Link] sur Add Named Value, puis déployez le nœud de la nouvelle valeur nommée.

[Link] Name, saisissez : DefaultExpireInDays

[Link] Value, saisissez le temps d'expiration en jours. Par exemple :

10

Dans cet exemple, le temps d'expiration pour les liens publics est de 10 jours si l'utilisateur ne le
modifie pas dans la boîte de dialogue Partager Lien Public.

Après avoir configuré les fonctions, redémarrez le coffre pour que les modifications soient prises en
compte :

[Link]émarrez le coffre.

Configuration des liens publics pour le M-Files Web classique

Pour configurer des liens publics pour le M-Files Web classique dans la section Advanced Vault Settings
de M-Files Admin :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Dans la zone de navigation, déployez Client > Classic Web > Sharing.

3. Effectuez les modifications nécessaires.

Remarque : Si vous définissez Enable Sharing sur No, veillez à également ajouter le
paramètre de registre correspondant pour M-Files Server. Consultez Configuration des
liens publics pour M-Files Server pour obtenir les instructions.
 M-Files | 3. Administration système | 644

4. Cliquez sur Save.

Options de configuration pour le bouton « Envoyer et Enregistrer dans M-Files »

À l’aide de M-Files Named Value Manager, vous pouvez ajouter le bouton Envoyer et enregistrer dans
M-Files à la fenêtre du compositeur Microsoft Outlook sur tous les ordinateurs clients ou désactiver
complètement le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files. Pour davantage d'informations sur la
commande Envoyer et enregistrer dans M-Files, consultez Fonctions dans Microsoft Outlook.

Remarque : Vous avez besoin de M-Files Named Value Manager pour pouvoir distribuer les
paramètres. Reportez-vous au document Distributing Vault-Specific Registry Settings from M-Files
Server pour télécharger l’outil ainsi que les instructions sur son emploi.

Effectuez les étapes suivantes pour configurer le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files sur tous
les ordinateurs clients :

1. Ouvrez M-Files Named Value Manager.

2. Utilisez le menu déroulant de Server pour sélectionner le serveur M-Files, puis le menu déroulant de
Vault pour sélectionner le coffre.

3. Utilisez le menu déroulant de Storage Type pour sélectionner le stockage de

MFConfigurationValue.

4. Dans le champ Namespace, saisissez la valeur suivante : [Link]

5. Cliquez sur Add pour ajouter une nouvelle clé.

6. Dans le volet de gauche, double-cliquez sur New Named Value Key et saisissez la valeur suivante :
MSOutlookRibbon

7. Sélectionnez la clé que vous venez d’ajouter, puis l’une des options suivantes :

a. Si vous souhaitez afficher le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files dans la fenêtre du
compositeur Microsoft Outlook sur tous les ordinateurs clients, ajoutez la valeur suivante au volet
droit :

{
"Common": {
"MSOutlookRibbon": {
"ShowSendAndSaveInBuiltInTab": 1
}
}
}

ou

b. Si vous souhaitez désactiver le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files sur tous les
ordinateurs clients, ajoutez la valeur suivante au volet droit :

{
"Common": {
"MSOutlookRibbon": {
"ShowSendAndSaveInMFilesTab": 0
}
}
}
 M-Files | 3. Administration système | 645

8. Cliquez sur Save, puis fermez M-Files Named Value Manager si vous n’en avez plus besoin.

Les paramètres du bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files que vous avez définis affectent tous les
utilisateurs du coffre sélectionné.

Désactiver le paramètre du sens de la référence pour les niveaux de classement

Lors de la création ou de l’édition d’un niveau de classement pour une vue, la boîte de dialogue Définition
des Niveaux de Classement présente généralement le paramètre Sens de la référence qui vous permet
de sélectionner le sens de la référence des métadonnées entre le type d’objet du niveau de classement et
les objets de la vue. Vous pouvez vous servir d’une clé de registre Windows pour désactiver cette option et
ne permettre par conséquent que l’utilisation du sens de la référence Vers <type d’objet sélectionné>.

Procédez comme suit pour désactiver le paramètre Sens de la référence dans la boîte de dialogue
Définition des Niveaux de Classement :

1. Ajoutez le paramètre suivant au registre Windows du serveur :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files
\<version>\Server\MFServer\VaultOptions\{<ID du coffre>}
Nom de la EnableReverseGroupingLevelsForViews
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Indique si le paramètre Sens de la référence est utilisé dans la boîte de
dialogue Définition des Niveaux de Classement de ce coffre.
Valeur par La valeur par défaut est 1, ce qui implique que le paramètre est désactivé.
défaut
Valeurs 1 Le paramètre est utilisé.
valables
0 Le paramètre n’est pas utilisé. Le sens de la référence est toujours
Vers <type d’objet sélectionné>.

2. Répétez l’étape 1 pour le nombre de coffres nécessaire.

3. Utilisez le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Activer les recherches floues et phonétiques

Les recherches floues et phonétiques sont désactivées par défaut dans un coffre et vous pouvez les
activer dans M-Files Admin.

Remarque : Pour utiliser cette fonction, votre moteur de recherche doit être dtSearch.

Pour activer les recherches phonétiques, les recherches floues ou les deux :
 M-Files | 3. Administration système | 646

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Search > Full-Text Search.

3. Définissez Enable Fuzzy Searching sur Yes.

4. Définissez Enable Phonic Searching sur Yes.

5. Cliquez sur Save.

6. Utilisez le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Configuration de la recherche des synonymes

Vous devez configurer la recherche des synonymes et créer un thésaurus personnalisé pour que
les utilisateurs du coffre puissent trouver des documents à l'aide de synonymes dans la requête de
recherche. Si votre thésaurus est grand, la recherche des synonymes peut avoir un impact négatif sur les
performances de la recherche.

Remarque : Pour utiliser cette fonction, votre moteur de recherche doit être dtSearch.

Pour configurer la recherche des synonymes :

1. Utilisez un éditeur de texte pour créer votre propre fichier de dictionnaire des synonymes personnalisé
semblable à celui-ci :

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>

<dtSearchUserThesaurus>
<Item>
<Name>Synonyms for announcement</Name>
<Synonyms>announcement notice bulletin statement publication</
Synonyms>
</Item>
<Item>
<Name>Synonyms for contract</Name>
<Synonyms>contract agreement deal arrangement</Synonyms>
</Item>
</dtSearchUserThesaurus>
 M-Files | 3. Administration système | 647

Chaque Item contient un groupe de synonymes. L'élément Name contient une description du
groupe de synonymes et n'a aucun effet sur la recherche. L'élément Synonyms contient un seul
groupe de synonymes. Séparez les synonymes à l'aide d'un espace.

2. Enregistrez le fichier avec le nom [Link] ici :

C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\<code langue de la langue de

recherche>

3. Ouvrez M-Files Admin et accédez à un coffre.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.

4. Cliquez sur Configurations.

5. Dans la zone de navigation, déployez Advanced Vault Settings > Configuration > Search.

6. Cliquez sur Full-Text Search.

7. Dans Thesaurus, saisissez [Link].

8. Cliquez sur Save.

9. Fermez M-Files Admin.

[Link] le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Désormais, si les utilisateurs recherchent annonce, les résultats de la recherche listent les documents qui
contiennent les mots annonce, avis, communiqué, déclaration ou publication. Les synonymes
sont identifiés dans le contenu des documents que dans les métadonnées.

Désactivation de la recherche pour les formes infléchies

Par défaut, M-Files recherche les formes infléchies de votre terme de recherche (consultez Recherche
Rapide pour plus d’informations). Cette caractéristique peut être désactivée en décochant l'option
Rechercher les formes infléchies des mots-clés dans la Recherche Rapide dans la boîte de dialogue
Conditions Supplémentaires. Si vous souhaitez que cette caractéristique soit désactivée par défaut pour
tous les utilisateurs du coffre, effectuez les étapes ci-dessous sur le serveur M-Files.

Remarque : Vous avez besoin de M-Files Named Value Manager pour pouvoir distribuer ces
paramètres. Reportez-vous au document Distributing Vault-Specific Registry Settings from M-Files
Server pour télécharger l’application ainsi que les instructions sur son emploi.

1. Ouvrez M-Files Named Value Manager.

2. Utilisez le menu déroulant de Server pour sélectionner le serveur M-Files, puis le menu déroulant de
Vault pour sélectionner le coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 648

3. Utilisez le menu déroulant de Storage Type pour sélectionner le stockage de

MFConfigurationValue.

4. Saisissez, dans le champ Namespace, la valeur suivante : [Link]

5. Cliquez sur Add... pour ajouter une nouvelle clé.

6. Dans le volet de gauche, double-cliquez sur New Named Value Key et saisissez la valeur suivante :
SearchBar

7. Sélectionnez la clé qui vient d’être ajoutée et saisissez, dans le volet de droite, la valeur suivante :

{
"MFShell": {
"SearchBar": {
"DefaultStemmingEnabled": false
}
}
}

Votre configuration dans M-Files Named Value Manager devrait désormais être similaire à
l'exemple présenté ci-dessous.

8. Cliquez sur Save, puis fermez M-Files Named Value Manager si vous n’en avez plus besoin.

La recherche des formes infléchies est dorénavant désactivée par défaut dans le coffre sélectionné, et ce
pour tous les utilisateurs du coffre.
 M-Files | 3. Administration système | 649

Désactivation du tri des résultats de recherche selon leur pertinence

Par défaut, M-Files trie les résultats de recherche en fonction de leur pertinence. Pour davantage
d’informations sur la façon de déterminer la pertinence du document par rapport au terme de recherche,
consultez Tri des résultats de la recherche.

Remarque : Vous avez besoin de M-Files Named Value Manager pour pouvoir distribuer certains
paramètres. Reportez-vous au document Distributing Vault-Specific Registry Settings from M-Files
Server pour télécharger l’application ainsi que les instructions sur son emploi.

Ce comportement peut être évité pour que les résultats de recherche soient plutôt triés en fonction des
préférences de l’utilisateur. Réalisez les modifications suivantes sur l’ordinateur M-Files Server afin que les
résultats de recherche ne soient pas automatiquement triés selon leur pertinence :

1. Ouvrez M-Files Named Value Manager.

2. Utilisez le menu déroulant de Server pour sélectionner le serveur M-Files, puis le menu déroulant de
Vault pour sélectionner le coffre.

3. Utilisez le menu déroulant de Storage Type pour sélectionner le stockage de

MFConfigurationValue.

4. Saisissez, dans le champ Namespace, la valeur suivante : M-

[Link]

5. Cliquez sur Add... pour ajouter une nouvelle clé.

6. Dans le volet de gauche, double-cliquez sur New Named Value Key et saisissez la valeur suivante :
RememberSearchResultsSortingCriteria

7. Sélectionnez la clé qui vient d’être ajoutée et saisissez, dans le volet de droite, la valeur suivante :
true

Votre configuration dans M-Files Named Value Manager devrait désormais être similaire à
l’exemple présenté ci-dessous.
 M-Files | 3. Administration système | 650

8. Cliquez sur Save, puis fermez M-Files Named Value Manager si vous n’en avez plus besoin.

9. Optionnelle : Si vous utilisez le M-Files Web classique, effectuez la modification de registre suivante sur
le serveur M-Files :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\MFWA\Sites\1\Vaults\<vault GUID>\Configurations
Nom de la DefaultSearchSortPropertyID
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description L’ID de la propriété selon laquelle les résultats de recherche sont triés.
Valeur <pas de Videz la valeur pour désactiver le tri des résultats de recherche
valeur> selon leur pertinence dans M-Files Web.

[Link] le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

M-Files ne force plus le tri des résultats de recherche selon leur pertinence. Par conséquent, les
utilisateurs peuvent modifier la colonne en fonction de laquelle les résultats de recherche sont triés et les
préférences de l’utilisateur sont conservées lors des recherches ultérieures.
 M-Files | 3. Administration système | 651

Configuration des facettes de recherche

Les facettes de recherche sont des filtres permettant aux utilisateurs d'obtenir des résultats de recherche
plus ciblés. Ces filtres incluent, par exemple, les filtres suivants : client, type de fichier, classe et date. Les
facettes et la recherche à facettes sont disponibles dans les coffres utilisant Micro Focus IDOL ou Smart
Search comme moteur de recherche. Seuls les administrateurs système et les utilisateurs bénéficiant
des droits Contrôle total du coffre peuvent modifier ces paramètres. Pour plus d'informations sur la
configuration, reportez-vous au document Configuring Faceted Search.

Une fois la configuration enregistrée, M-Files Desktop et M-Files Web affichent les facettes de recherche
après que l'utilisateur effectue une recherche. Une fois les paramètres spécifiés, le redémarrage du coffre
n'est pas nécessaire.

Pour ajouter une facette de recherche :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Search > Facets.

3. Cliquez sur Add Facet.

4. Déployez la facette créée.

5. Dans Type, sélectionnez une facette que l'utilisateur verra dans M-Files Desktop en tant que filtre.

Pour plus d'informations sur la configuration, reportez-vous au document Configuring Faceted

Search.

6. Sélectionnez des valeurs pour les paramètres de type restants.

7. Optionnelle : Définissez Show More Link sur Yes si vous souhaitez que les utilisateurs voient le lien
dans M-Files Desktop lorsqu'il y a plus de cinq valeurs de facette.

8. Optionnelle : Dans Display Order, saisissez un nombre entier qui définit l'ordre des filtres dans M-Files
Desktop.

Une facette ayant la valeur 1 est placée avant une facette ayant la valeur 2, etc.

9. Cliquez sur Save.

Configurer les mises à jour automatiques avec les paramètres de registre

En plus d'utiliser la boîte de dialogue Mises à jour automatiques, vous pouvez configurer les mises à
jour automatiques sur l'ordinateur serveur et les ordinateurs clients avec les paramètres de registre de
Microsoft Windows. Pour que les modifications s'appliquent, vous devez redémarrer le service M-Files
Server. Pour plus d'informations sur les mises à jour automatiques, veuillez vous reporter à Mise à jour de
M-Files.
 M-Files | 3. Administration système | 652

Remarque : Si les mises à jour automatiques sont désactivées, vous devez disposer des
autorisations d'administrateur local sur votre ordinateur pour installer une mise à jour disponible.

Astuce : Dans Microsoft Windows , vous pouvez utiliser des Objets de Stratégie de Groupe pour
distribuer les paramètres de registre à plusieurs ordinateurs.

Désactivation ou activation des mises à jour automatiques

Ajoutez ou modifiez le paramètre de registre Windows suivant pour désactiver ou activer les mises à jour
automatiques. Pour vous assurer que votre logiciel M-Files est toujours à jour, ne désactivez pas les mises
à jour automatiques.

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\Common\Updates
Nom de la Enabled
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Si la valeur est définie sur 0, les mises à jour automatiques sont désactivées sur
l'ordinateur cible, y compris les vérifications manuelles des mises à jour à l'aide de la
boîte de dialogue Mises à jour automatiques. Vous pouvez mettre à jour le logiciel en
téléchargeant et en exécutant manuellement le pack d’installation.
Valeur par La valeur par défaut est 1.
défaut
Valeurs 1 Les mises à jour sont activées sur le poste.
valables
0 Les mises à jour sont désactivées sur le poste.

Désactivation ou activation des fonctions de mise à jour automatique

Ajoutez ou modifiez les paramètres de registre Windows de cette section pour désactiver ou activer des
fonctions de mise à jour automatique spécifiques.

Désactivation ou activation du paramètre d'installation automatique des mises à jour

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la AllowToUseAutoInstallationFeature
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Si la valeur est définie sur 0, l'installation des mises à jour automatiques est désactivée
et seul l'option Télécharger les mises à jour automatiquement est visible sur l'onglet
Paramètres dans la boîte de dialogue Mises à jour automatiques. Vous pouvez
toujours installer les mises à jour dans l'onglet Installation de la boîte de dialogue
Mises à jour automatiques.
Valeur par La valeur par défaut est 1.
défaut
Valeurs 1 Le paramètre Installer les mises à jour automatiquement apparaît dans
valables l'onglet Paramètres.
 M-Files | 3. Administration système | 653

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
0 Le paramètre Installer les mises à jour automatiquement n'apparaît pas
et les mises à jour ne sont pas installées automatiquement.

Désactivation ou activation de l'installation automatique des mises à jour

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la EnableAutoInstallation
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Avec ce paramètre, vous pouvez indiquer si les mises à jour
automatiques sont installées automatiquement. Si le paramètre
AllowToUseAutoInstallationFeature est défini sur 0, ce paramètre n'a aucun
effet.
Valeur par La valeur par défaut est 0.
défaut
Valeurs 0 Les mises à jour automatiques ne sont pas installées automatiquement.
valables L'option Installer les mises à jour automatiquement est désactivée dans
l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue Mises à jour automatiques.
1 Les mises à jour automatiques sont installées automatiquement. L'option
Installer les mises à jour automatiquement est activée dans l'onglet
Paramètres de la boîte de dialogue Mises à jour automatiques.

Désactivation ou activation des téléchargements automatiques de mises à jour

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la EnableUpdates
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Si la valeur est définie sur 0, M-Files ne télécharge plus les mises à jour
automatiquement, mais vous pouvez exécuter la vérification des mises à jour
manuellement dans l'onglet Installation de la boîte de dialogue Mises à jour
automatiques.
Valeur par La valeur par défaut est 1.
défaut
Valeurs 1 M-Files vérifie automatiquement les mises à jour et télécharge une nouvelle
valables version s’il y en a une de disponible.
0 M-Files ne vérifie pas automatiquement les nouvelles versions.

Désactivation ou activation des options de mise à jour automatique dans l’interface utilisateur
 M-Files | 3. Administration système | 654

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la CanConfigureAutoInstallingViaUi
valeur
Type de valeur REG_DWORD
Description Si la valeur est définie sur 0, les réglages indiqués sur l'onglet Paramètres dans la
boîte de dialogue Mises à jour automatiques ne peuvent pas être modifiés.
Valeur par La valeur par défaut est 1 pour les systèmes d'exploitation Microsoft Windows Server
défaut et 0 pour les autres systèmes d'exploitation.
Valeurs 1 Les paramètres affichés sur l'onglet Paramètres dans la boîte de dialogue
valables Mises à jour automatiques peuvent être modifiés.
0 Les paramètres affichés sur l'onglet Paramètres dans la boîte de dialogue
Mises à jour automatiques ne peuvent pas être modifiés.

Contrôle de l’échéance d’installation

Vous pouvez, si nécessaire, ajuster l’échéance d’installation et la durée de laquelle les utilisateurs peuvent
différer l’installation. Ajoutez les paramètres de registre suivants sur le poste cible en vue de régler
l’échéance d’installation :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la PostponeDurationInHours
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Les utilisateurs peuvent différer le processus d’installation une fois avant son
démarrage. Modifiez cette valeur pour changer le nombre d’heures duquel les
utilisateurs peuvent différer le processus d’installation en sélectionnant Mettre à jour
plus tard dans la boîte de dialogue des options.
Valeur par 10 La valeur par défaut du délai supplémentaire est de 10 heures.
défaut
Valeurs Nombre d’heures quelconque.
valables

Définition du calendrier d’installation

Vous pouvez sélectionner les jours et heures préférés pour l’installation des mises à jour de M-Files. Il est
recommandé de sélectionner une date et une heure hors des heures de travail de sorte que l’installation
des mises à jour n’interrompe pas les tâches quotidiennes de M-Files au sein de l’organisation.

Veuillez noter que le poste doit être en cours d’exécution et non en mode veille ou en mode hibernation
lorsqu’il est prévu d’installer la mise à jour. Si le poste n’est pas en cours d’exécution lorsque l’heure
d’installation programmée survient, on essaie d’installer la mise à jour ou on la programme pour le
prochain démarrage du poste.

Ajoutez les paramètres de registre suivants sur le poste cible en vue de définir un calendrier d’installation :
 M-Files | 3. Administration système | 655

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la AutoInstallDays
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description Un ou plusieurs jours où l’on essaie d’installer les mises à jour automatiques. Valeurs
multiples séparées par un point-virgule.
Valeur par lun;mar;mer;jeu;ven;sam;dim
Par défaut, on essaie d’installer les mises à jour automatiques tous les jours de
défaut la semaine.
Valeurs lun Lundi
valables
mar Mardi
mer Mercredi
jeu Jeudi
ven Vendredi
sam Samedi
dim Dimanche

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la AutoInstallTimeOfDay
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description L’heure du jour au format 24 heures à laquelle on essaie d’installer les mises à jour
automatiques.
Valeur par 02:00 Par défaut, on essaie d’installer les mises à jour automatiques à 2 h 00.
défaut
Valeurs Toute heure de la journée.
valables

Définition du délai supplémentaire aléatoire maximum avant la mise à jour

Vous pouvez affecter un délai aléatoire au commencement des mises à jour automatiques en ajoutant le
paramètre de registre suivant sur le poste cible :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Nom de la AdditionalMaxRandomSleepingPeriod
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
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Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common
\MFAUClient
Description Valeur maximale du délai aléatoire (en d’autres mots, veille) ajoutée à la période
de veille principale (par défaut : une heure) au début du cycle interrogation-
téléchargement-installation des mises à jour automatiques. Le caractère aléatoire établit
une forme brute d’équilibrage de charge sur un réseau. Lors de l’établissement de la
valeur, gardez en tête que des valeurs trop importantes peuvent avoir un impact sur la
fréquence d’interrogation et que d’autres paramètres de registre ont une influence sur
la période de veille et l’installation. Leur effet conjugué peut avoir des répercussions
indésirables : par exemple, empêcher un utilisateur de retarder l’installation pendant
les horaires de travail ou retarder le téléchargement pour qu’il n’ait lieu qu’après un
jour d’installation hebdomadaire. Avec les valeurs par défaut, le cycle interrogation-
téléchargement-installation reprend toutes les 1-2 heures avec une moyenne de 1,5
heure.
Valeur par 3 600 La valeur de délai supplémentaire maximal par défaut est d’une heure (3 600
défaut secondes).
Valeurs 0 Pas de délai supplémentaire aléatoire.
valables
<1-86400>Délai supplémentaire aléatoire maximum en secondes.

Spécifier les limites de la conversion PDF pour l'indexation et l'aperçu des fichiers

Vous pouvez utiliser ces paramètres pour spécifier des limites de taille de fichier et de temps de
conversion pour les conversions de PDF effectuées dans le cadre de l'indexation et des aperçus de
fichiers.

Les limites ne sont pas utilisées dans ces conditions :

• module PDF Processor de M-Files Compliance Kit

• Conversion PDF générée par une étape de workflow
• Conversion PDF effectuée dans un client M-Files

Les tailles maximales par défaut des fichiers source par type de fichier sont indiquées ci-après.

• Fichier e-mail : 10 Mo
• Fichier Microsoft Excel : 10 Mo
• Fichier image : 100 Mo
• Fichier PDF : 10 Mo
• Fichier Microsoft PowerPoint : 10 Mo
• Fichier Microsoft Visio : 10 Mo
• Fichier Microsoft Word : 25 Mo

Le temps de traitement maximal est de 120 secondes.

Pour modifier ces valeurs, effectuez les étapes suivantes sur le serveur de M-Files en tant
qu'administrateur système :

Pour modifier une limite de taille de fichier :

 M-Files | 3. Administration système | 657

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez PDF Conversion.

3. Déployez un format de fichier.

4. Dans Maximum Source File Size, saisissez la taille limite en octets.

5. Optionnelle : Spécifiez les autres paramètres pour le format de fichier sélectionné.

Pour davantage d'informations, sélectionnez un paramètre et consultez l'onglet Info.

6. Cliquez sur Save.

Pour modifier le délai de conversion :

7. Dans la rubrique Advanced Vault Settings, déployez le menu File Previews > Viewer Files et
modifiez la valeur de PDF Conversion Timeout.

Pour appliquer les modifications :

8. Utilisez le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Définition de Types de fichiers pour l'indexation

M-Files Server essaie d'indexer le contenu des types de fichier les plus généraux lorsqu'une nouvelle
version de fichier est publiée sur M-Files Server. L'indexation permet aux utilisateurs de rechercher des
documents et objets dans M-Files en utilisant les mots pouvant être trouvés dans le contenu des fichiers.
Cette rubrique répertorie les fichiers dont les contenus sont indexés par défaut et indique comment ajouter
des types de fichiers à indexer et exclure des types de fichiers de l'indexation.

Remarque : Les métadonnées sont toujours indexées, peu importe si l’extension du fichier se
trouve dans la liste des types de fichiers à indexer ou bien dans la liste noire des types de fichiers à
ne pas indexer.

Le tableau suivant répertorie les extensions des fichiers dont les contenus sont indexés par défaut lorsque
le moteur de recherche dtSearch ou Micro Focus IDOL est utilisé.
 M-Files | 3. Administration système | 658

Tableau 1 : Extensions des Types de fichiers indexés par défaut

Extension de fichier Informations relatives à l'extension de fichier

123 Lotus
CSV Fichier de valeurs séparées par des virgules
DOC Microsoft Word
DOCM Document Microsoft Word Open XML prenant en charge les macros
DOCX Microsoft Word
DOT Modèle Microsoft Word
DOTM Modèle Microsoft Word prenant en charge les macros
EML Message électronique
HTM Fichier Hypertext Markup Language
HTML Fichier Hypertext Markup Language
ICS Fichier de calendrier universel
KEY Apple
MSG Message électronique Microsoft Outlook
NUMBERS Apple
ODF OpenDocument
ODG OpenDocument
ODP OpenDocument
ODS OpenDocument
ODT OpenDocument
ONE OneNote
OTG OpenDocument
OTP OpenDocument
OTS OpenDocument
OTT OpenDocument
PAGES Apple
PDF Fichier Portable Document Format créé par Adobe Acrobat ou une autre
application PDF
POT Modèle Microsoft PowerPoint
POTX Modèle Microsoft PowerPoint
PPT Microsoft PowerPoint
PPTM Microsoft PowerPoint prenant en charge les macros
PPTX Microsoft PowerPoint
PTM Modèle Microsoft PowerPoint prenant en charge les macros
 M-Files | 3. Administration système | 659

Extension de fichier Informations relatives à l'extension de fichier

QPW Corel Quattro Pro
RTF Fichier au format RTF
STC StarOffice
STI StarOffice
STW StarOffice
SXC StarOffice
SXD StarOffice
SXG OpenOffice
SXI StarOffice
SXW StarOffice
TXT Document texte standard
WB1 Corel Quattro Pro
WB2 Corel Quattro Pro
WB3 Corel Quattro Pro
VDX Microsoft Visio
WKS Lotus
WPD WordPerfect
WPF WordPerfect
WRI Microsoft Write
VSD Microsoft Visio
VSDX Microsoft Visio
XLS Microsoft Excel
XLSB Microsoft Excel, format binaire
XLSM Microsoft Excel prenant en charge les macros
XLSX Microsoft Excel
XLT Modèle Microsoft Excel
XLTM Modèle Microsoft Excel prenant en charge les macros
XLTX Modèle Microsoft Excel
XML Fichier de données de langage de balisage extensible (XML)
XPS Mise en page Microsoft
XSL Feuille de style XML

Utilisation de la liste noire dans l'indexation

Si vous ne souhaitez pas utiliser la liste par défaut des types de fichiers à indexer, vous pouvez utiliser
la liste noire intégrée à la place. La liste noire comporte un ensemble d’extensions de fichier prédéfini
indiquant les types de fichier qui ne sont pas indexés.
 M-Files | 3. Administration système | 660

Effectuez les étapes suivantes pour définir la liste noire intégrée à utiliser dans l'indexation :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Search > Full-Text Search.

3. Définissez Use File Extension Blacklist Instead of Whitelist in Indexing sur Yes.

4. Cliquez sur Save.

Définition de Types de fichiers additionnels pour l'indexation

Outre la liste des types de fichiers à indexer ou de la liste des types de fichiers à ne pas indexer, vous
pouvez définir d'autres types de fichiers à indexer. Vous pouvez également définir certains types de
fichiers que vous ne souhaitez pas inclure dans l'indexation. Par exemple, vous avez la liste des types de
fichiers à indexer, mais vous souhaiteriez exclure l'un des types de fichiers de l'indexation. Pour exclure le
type de fichiers de l'indexation, vous devez définir l'extension de fichier en suivant les instructions ci-après.

Pour définir les types de fichiers à indexer ou à ne pas indexer :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Search > Full-Text Search > File Extensions To Index ou File Extensions To Not Index.

3. Cliquez sur Add Extension.

4. Dans le champ Extension, saisissez l'extension de fichier, par exemple dwg.

5. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque extension de fichier.

6. Cliquez sur Save pour enregistrer votre configuration.

Configuration des mappages entre les connexions entrantes et les coffres

Remarque : Avant de procéder à la configuration des mappages, assurez-vous d'avoir enregistré

les noms DNS (Domain Name System) spécifiques aux coffres dans DNS.
 M-Files | 3. Administration système | 661

Pour spécifier les mappages entre les connexions entrantes et les coffres de M-Files, ajoutez cette
configuration de registre sur le serveur de M-Files.

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\Common
Nom de la VaultDNSConfig
valeur
Type de Multi-String Value
valeur
Description La valeur spécifie les mappages entre les connexions entrantes et les coffres.
Valeur
[Link] DNS du coffre 1>={<ID du coffre 1>}

[Link] DNS du coffre 2>={<ID du coffre 2>}

Par exemple :

[Link]
B121-4C1A8AD8ECD0}

[Link]
D06902888C98}

Vous pouvez saisir une entrée par ligne. Pour mapper plusieurs noms DNS vers un seul coffre, saisissez
chaque connexion sur une ligne séparée. Vous ne pouvez toutefois pas mapper le même nom DNS vers
plusieurs coffres. Si la liste contient plusieurs fois le même nom DNS, seule l’entrée se trouvant tout en
haut de la liste sera effective. Pour que les modifications s'appliquent, vous devez redémarrer le service M-
Files Server.

Spécification des paramètres régionaux spécifiques au coffre

Dans la plupart des cas, les clients M-Files affichent les valeurs de date et d'heure dans le format spécifié
dans les paramètres régionaux de l'ordinateur client. Néanmoins, dans certaines opérations de M-Files
Server, les valeurs numériques et les valeurs de date sont formatées selon les paramètres régionaux de
l'ordinateur serveur M-Files. Dans M-Files Cloud, le serveur utilise les paramètres régionaux des États-
Unis.

Si vous ne pouvez pas modifier les paramètres régionaux de l'ordinateur serveur, vous pouvez spécifier
des paramètres régionaux pour le coffre afin de remplacer les paramètres régionaux du serveur. Cela peut
être utile, par exemple, si vous utilisez M-Files Cloud.

Spécification des paramètres régionaux spécifiques au coffre pour les conversions en PDF côté
serveur

Lorsque le serveur M-Files convertit des documents Microsoft Word contenant des champs de données
dynamiques au format PDF, M-Files actualise les champs de métadonnées avant le processus de
conversion. Les valeurs numériques et les valeurs de date sont formatées selon les paramètres régionaux
de l'ordinateur serveur M-Files.

Pour définir les paramètres régionaux pour un coffre :

 M-Files | 3. Administration système | 662

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez PDF Conversion > Word Files.

3. Dans Formatting Locale, saisissez le nom de la variante linguistique.

Saisissez la valeur sous la forme d'un identificateur de code de langue Microsoft Windows. Par
exemple, fi-FI, en-US ou sv-SE.

4. Cliquez sur Save pour enregistrer votre configuration.

Les champs de métadonnées de nombre et de date dans les conversions PDF utilisent désormais les
nouveaux paramètres régionaux.
Spécification du format de date et d'heure spécifique au coffre pour les valeurs automatiques et les
notifications

Vous pouvez spécifier un format de date et d'heure personnalisé pour les valeurs automatiques (par
exemple, les propriétés utilisant une concaténation simple de propriétés) et les notifications.

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

Pour spécifier un format de date et d'heure personnalisé pour les valeurs automatiques :

2. Déployez Properties > Format for Calculated Dates and Times.

3. Utilisez les paramètres Date Format et Time Format pour spécifier le format de date et d'heure. Pour
obtenir des instructions et des exemples, sélectionnez l'un des paramètres et consultez l'onglet Info.

! Important : Vous devez spécifier les deux paramètres. Sinon, M-Files utilise les
paramètres régionaux du serveur.

4. Cliquez sur Save.

5. Optionnelle : Utilisez l'option Recalculer pour mettre à jour les valeurs automatiques existantes d'une
propriété.

Pour spécifier un format de date et d'heure personnalisé pour les notifications :

 M-Files | 3. Administration système | 663

6. Dans les paramètres de coffre avancés, déployez Notifications.

7. Assurez-vous que Enable Vault Notifications est défini sur Yes.

8. Utilisez les paramètres Custom Date Format et Custom Time Format pour spécifier le format de
date et d'heure. Pour obtenir des instructions et des exemples, sélectionnez l'un des paramètres et
consultez l'onglet Info.

! Important : Vous devez spécifier les deux paramètres. Sinon, M-Files utilise les
paramètres régionaux du serveur.

9. Cliquez sur Save.

Empêcher des documents liés d’être supprimés

Si les groupes d’utilisateurs Tous les utilisateurs internes ou Tous les utilisateurs internes et externes
ne possèdent pas de droits d’édition sur un document lié provenant d’une source de fichiers externe, le
document est supprimé de la source de fichiers externe et il ne sera plus disponible dans M-Files non plus.

Ce comportement peut être évité en effectuant les modifications suivantes sur l’ordinateur de M-Files
Server :

1. Ajoutez la clé de registre et la valeur suivantes :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\MFServer
Nom de la IgnoreACLsForExternalLinks
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Empêche les documents liés d’être supprimés de la source de fichiers externe si
les utilisateurs du coffre ne possèdent pas les droits d’édition les concernant.
Valeur 1

2. Utilisez le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Les documents liés ne sont désormais plus supprimés de la source externe même si les utilisateurs du
coffre ne possèdent pas les droits d’édition concernant les documents liés.

Pour rétablir le comportement par défaut, définissez la valeur IgnoreACLsForExternalLinks sur 0, et

redémarrez le service M-Files Server avec le gestionnaire des tâches de Windows.

Paramètre de registre pour une utilisabilité renforcée de Firebird

Effectuez les modifications suivantes sur le serveur de M-Files pour augmenter l’utilisabilité de Firebird sur
les installations de 64 bits :
 M-Files | 3. Administration système | 664

1. Ajoutez l’entrée de registre suivante :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server
\MFServer\Vaults\<vault GUID>
Nom de la DBPageSize
valeur
Type de REG_DWORD
valeur
Description Change la mémoire utilisable du coffre Firebird.
Valeur 00004000 Configure la taille du fichier de pagination sur 16 384 octets, ce qui
est le maximum de Firebird. Cela augmente l’allocation de mémoire
de la base de données et son emploi à deux giga-octets.

2. Utilisez le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

3. Exécutez l’opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) pour le coffre (consultez

Maintenance du coffre pour obtenir de plus amples informations).

Paramètres pour la mesure des performances du coffre

Les tests sur les performances du coffre (consultez Mesure des performances du coffre pour plus de
renseignements) ont des délais prédéfinis. Les résultats du test indiquent si un test prend plus de temps
que la durée indiquée par la valeur limite. Consultez ci-après les instructions concernant la modification
des valeurs limites pour les tests de performances du coffre.

Définir le délai du test de la vitesse d’ajout dans la base de données

Le délai par défaut du test de la vitesse d’ajout dans la base de données est de 6 000 millisecondes. Vous
pouvez modifier le délai en réalisant les étapes suivantes sur le poste serveur de M-Files :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Performance > Server Tests > Database Insert Speed.

3. Dans le champ Threshold, saisissez le délai du test de la vitesse d’ajout dans la base de données en
millisecondes.
 M-Files | 3. Administration système | 665

4. Cliquez sur Save pour enregistrer votre configuration.

Définir le délai du test concernant le temps de réponse du réseau

Le délai par défaut du test concernant le temps de réponse du réseau est de 1 500 microsecondes. Vous
pouvez modifier le délai en réalisant les étapes suivantes sur le poste serveur de M-Files :

1. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

2. Déployez Performance > Server Tests > Network Round Trip.

3. Dans le champ Threshold, saisissez le délai du test concernant le temps de réponse du réseau en
microsecondes.

4. Cliquez sur Save pour enregistrer votre configuration.

Paramétrage des services M-Files pour l'utilisation d'un compte de service géré

Vous pouvez paramétrer les services M-Files Server pour utiliser un compte de service géré (MSA) ou
un compte de service géré de groupe (gMSA). Le compte doit disposer des autorisations d'administrateur
local sur le serveur.

! Important : Les services M-Files utilisent normalement le compte système local pour la
connexion. Utilisez un autre compte uniquement lorsque vous avez une bonne raison de le faire. Le
service MFSetup doit utiliser le compte système local.

Faites ces changements avant d'installer M-Files. Si vous avez déjà installé M-Files, vous pouvez effectuer
ces changements avant de mettre à jour M-Files vers la dernière version. Si M-Files est déjà mis à jour
vers la dernière version, vous devez désinstaller M-Files, effectuer les changements, puis réinstaller M-
Files.

Pour définir les services M-Files Server pour l'utilisation d'un compte de service :

1. Ouvrez Éditeur du Registre.

2. Reportez-vous à ce tableau et ajoutez les valeurs de registre requises :

Clés
• HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\Common\Server
\MFServer
• HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\Common\Server
\MFServerAux
• HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\Common\Server
\MFDataExport
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• HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\Common\Server
\MFIndexingManager

Valeur
• Nom : ServiceAccountName
• Type : REG_SZ
• Contenu : <domaine>\<nom du compte de service>
• Exemple de contenu : testdomain\myMSA$

Remarque : Tous les services du tableau doivent utiliser le même compte de service.

3. Installer M-Files.

4. Utilisez le Gestionnaire des tâches de Windows pour redémarrer le service de MFServer :

a) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches et sélectionnez Gestionnaire des
tâches.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

b) Ouvrez l’onglet Services.

c) Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le service MFServer et sélectionnez Redémarrer.

Ces services utilisent maintenant le compte de service :

• M-Files Server
• M-Files Server Auxiliary Services
• M-Files Reporting Data Services
• M-Files Indexing Services

Activation de Cross-Origin Resource Sharing (CORS)

Les navigateurs Web ne peuvent normalement pas demander de ressources à l'extérieur du domaine
où les ressources sont hébergées. Ces paramètres Cross-Origin Resource Sharing (CORS) peuvent
être nécessaires si, par exemple, vous avez une application utilisant l'API M-Files REST API pour
communiquer avec le coffre.

! Important : L'utilisation de CORS constitue un assouplissement de la sécurité. Avant de continuer,

assurez-vous que le risque est acceptable.

Pour activer CORS, ajoutez les clés de registre et valeurs suivantes au registre Windows du serveur M-
Files Web :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA
\Sites\<nom de site ou ID dans Internet Information Services>
Nom de la EnableCrossOriginAccess
valeur
Type de REG_MULTI_SZ
valeur
 M-Files | 3. Administration système | 667

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA
\Sites\<nom de site ou ID dans Internet Information Services>
Valeur
Une liste de mappages qui indiquent quelles origines ont accès à quels coffres. Sur
chaque ligne, indiquez le nom d'hôte (nom DNS) à gauche du caractère égal. Après le
caractère égal, ajoutez les origines autorisées, séparées par des points-virgules. Il n'est pas
recommandé d'utiliser un astérisque (*) car celui-ci donne un accès cross-origin à partir de
tous les sites.

Définition du format pour deux coffres, noms d'hôtes séparés par un saut de ligne :

<nomdhote 1>=<origines autorisées séparées par des points-

virgules>
<nomdhote 2>=<origines autorisées séparées par des points-
virgules>

Vous pouvez normalement vérifier l'URL des domaines d'origine avec votre navigateur. Par
exemple, pour les applications web SharePoint, le format de l'URL est [Link]
du domaine>-<identifiant de l'instance>.[Link].

Exemple
de valeur [Link]
[Link];[Link]
[Link]
[Link];[Link]
[Link]
[Link]
[Link]

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA
\Sites\<nom de site ou ID dans Internet Information Services>
Nom de la AllowedCrossOriginHeaders
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description Les en-têtes à autoriser dans la réponse.
Valeur Origin,Content-Type,Accept,Access-Control-Allow-Origin,Cache-
Control,X-Authentication,X-Requested-With,X-Vault,M-Files-Vault,m-
files-session,m-files-extensions

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA
\Sites\<nom de site ou ID dans Internet Information Services>
Nom de la AllowedCrossOriginMethods
valeur
Type de REG_SZ
valeur
Description Les méthodes à autoriser dans les en-têtes de réponse.
Valeur PUT,POST,GET,OPTIONS
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 668

Microsoft Authentication Library (MSAL) avec M-Files Mobile

Vous pouvez utiliser Microsoft Authentication Library (MSAL) avec M-Files Mobile pour vous authentifier
dans les coffres M-Files. Lorsque la bibliothèque MSAL est activée, les applications M-Files Mobile utilisent
la bibliothèque pour l'authentification dans les coffres.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser la bibliothèque MSAL qu'avec Microsoft Entra ID.

Pour activer la bibliothèque MSAL :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Cliquez sur Federated Authentication.

5. Dans l'onglet Configuration, déployez Scopes > *:Windows > Configurations > Configuration >
Settings > Client.

Notez que le nom du paramètre Configuration peut provenir de la configuration automatique et

avoir un nom différent. Par exemple, [Link].

6. Dans Show advanced options, sélectionnez Yes.

7. Dans UseMicrosoftAuthenticationLibraryInMobile, sélectionnez True.

Pour obtenir des informations sur la configuration, consultez l'onglet Info.

8. Cliquez sur Save.

La bibliothèque MSAL peut maintenant être utilisée pour l'authentification dans les coffres M-Files dans M-
Files Mobile.

4. Questions fréquentes
Cette partie aborde certaines des questions les plus couramment posées sur l'utilisation de M-Files.

Cette partie aborde certaines des questions les plus couramment posées sur l'utilisation de M-Files. Les
questions sont réparties dans les catégories présentées ci-dessous.

Utilisation quotidienne de M-Files

• Puis-je réaliser les mêmes actions avec M-Files Mobile et avec M-Files Desktop ?
• Comment puis-je ajouter une nouvelle valeur à une liste de valeurs ?
• Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à une classe ?
• Comment puis-je créer un document visible par moi uniquement ?
• Comment puis-je créer une nouvelle vue dans laquelle les documents sont créés par client ?
• Comment puis-je retrouver les documents que j'ai créés moi-même ?
• Comment puis-je modifier le nom de mon ordinateur sans affecter le fonctionnement de M-Files ?
• Pourquoi ne puis-je pas modifier un document qui est verrouillé ?
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 669

Administration de M-Files

• Comment puis-je ajouter une nouvelle valeur à une liste de valeurs ?

• Comment ajouter un nouvel utilisateur à un coffre ?
• Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à une classe ?
• Comment puis-je changer le compte de connexion d’un utilisateur ?
• Comment puis-je formater la date dans M-Files ?
• Comment puis-je importer des mails dans un dossier IMAP spécifique ?
• Pourquoi y a-t-il des objets dotés du même ID dans le coffre ?
• Quelle est la différence entre un utilisateur et un compte de connexion ?
• Pourquoi le service intelligent n’arrive-t-il pas à extraire des métadonnées de certains fichiers ?

Maintenance de M-Files

• Comment effectuer la maintenance de la machine serveur de M-Files ?

• Pourquoi mon M-Files n’est pas aussi rapide que d’habitude ?
• Comment migrer mes coffres vers un nouveau serveur ?
• Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?
• Combien d’espace disque faut-il pour chiffrer des données et réaliser des sauvegardes ?
• À quelle fréquence dois-je effectuer des sauvegardes ?
• À quelle fréquence dois-je redémarrer la machine serveur de M-Files ?
• Qu’est-ce qui n’est pas inclus dans les sauvegardes ?
• De quelles opérations puis-je programmer l’exécution à des intervalles spécifiques dans M-Files ?
• Comment vérifier le numéro de version complet de M-Files Desktop et M-Files Server
• Comment enregistrer une copie des erreurs de M-Files dans le journal des événements d’application
Windows

Problèmes courants pour les utilisateurs de coffre

• Pourquoi ne puis-je pas accéder au coffre ?

• Pourquoi ne puis-je pas convertir un document au format PDF ou annoter un document ?
• Où puis-je trouver la vue Verrouillés par Moi ?
• Pourquoi ne puis-je pas enregistrer un e-mail sous forme de message Outlook dans M-Files ?
• Pourquoi un fichier avec une icône grisée est-il apparu sur le lecteur M-Files lorsque j'ai sauvegardé
mon document Microsoft Word ?
• Pourquoi les horodateurs du document n’ont pas la bonne heure ?

Questions générales

• Où puis-je trouver davantage d'informations ?

• Quelles sont les exigences et les recommandations en termes de matériel ?
• Quelles sont les nouveautés de cette version de M-Files ?
• Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?
• Puis-je développer des programmes avec M-Files ?
• Comment écrire le code VBScript code pour M-Files ?
• Quelle est la différence entre une liste de contrôle d’accès et un groupe d’utilisateurs ?

Dans ce chapitre

• Utilisation quotidienne de M-Files

• Administration de M-Files
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 670

• Maintenance de M-Files
• Problèmes courants pour les utilisateurs de coffre
• Questions générales

4.1. Utilisation quotidienne de M-Files

Cette rubrique comporte les questions fréquemment posées concernant l’utilisation quotidienne de M-Files.

Dans ce chapitre

• Puis-je réaliser les mêmes actions avec M-Files Mobile et avec M-Files Desktop ?
• Comment puis-je ajouter une nouvelle valeur à une liste de valeurs ?
• Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à une classe ?
• Comment puis-je créer un document visible par moi uniquement ?
• Comment puis-je créer une nouvelle vue dans laquelle les documents sont créés par client ?
• Comment puis-je retrouver les documents que j'ai créés moi-même ?
• Comment puis-je modifier le nom de mon ordinateur sans affecter le fonctionnement de M-Files ?
• Pourquoi ne puis-je pas modifier un document qui est verrouillé ?
• Comment fonctionne la fonction de détection des documents en double ?

4.1.1. Puis-je réaliser les mêmes actions avec M-Files Mobile et avec M-Files Desktop ?

M-Files Mobile est disponible pour les systèmes d’exploitation iOS et Android. Le tableau ci-dessous
présente de manière résumée les différences entre les applications mobiles et M-Files Desktop.

Pour une description plus détaillée des différences entre les applications mobiles, reportez-vous à M-Files
Mobile Apps Feature Comparison.

Fonction M-Files Desktop M-Files Mobile pour M-Files Mobile pour

iOS Android
Ouvrir les fichiers objet ✔ ✔ ✔
Afficher les ✔ ✔ ✔
métadonnées
Ouvrir des objets à partir ✔ ✔ ✔
des URL de M-Files
Afficher des sous-objets ✔ ✔ ✘
Commandes vocales ✘ ✘ ✘
Éditer des métadonnées ✔ ✔ ✔
Éditer des fichiers ✔ ✔ ✔
Ajouter des ✔ ✔ ✔
commentaires
Ajouter des signatures ✔ ✔ ✔
électroniques
Ajouter des signatures ✘ ✔ ✔
manuscrites
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 671

Fonction M-Files Desktop M-Files Mobile pour M-Files Mobile pour

iOS Android
Annuler les modifications ✔ ✔ ✔
(déverrouiller)
Créer de nouveaux ✔ ✔ ✔
objets
Marquer des tâches ✔ ✔ ✔
comme terminées
Créer une copie d’un ✔ ✘ ✔
objet
Créer un modèle ✔ ✔ ✘
reposant sur l’objet
actuel
Enregistrer des ✔ ✔ ✔
documents d’autres
applis sur M-Files
Enregistrer les PJ ✔ ✔ ✔
des mails en tant que
nouveaux objets
Scanner des documents ✔ ✔ ✔
à l’aide de la caméra du
dispositif
Partager des liens ✔ ✔ ✔
publics
Appeler des numéros de ✘ ✔ ✔
téléphone avec la fiche
de métadonnées
Aller sur un site ✔ ✔ ✔
en cliquant sur
l’hyperlien de la fiche de
métadonnées
Créer un nouveau mail ✔ ✔ ✔
en cliquant sur l’adresse
email de la fiche de
métadonnées
Lires les fichiers et ✔ ✔ ✔
métadonnées en mode
hors ligne
Créer des objets en ✔ ✔ ✔
mode hors ligne
Éditer des métadonnées ✔ ✔ ✔
d’objet en mode hors
ligne
Préparer des objets pour ✔ ✔ ✔
la disponibilité hors ligne
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 672

Fonction M-Files Desktop M-Files Mobile pour M-Files Mobile pour

iOS Android
Préparer des vues pour ✔ ✔ ✔
la disponibilité hors ligne
Afficher des annotations ✔ ✔ ✔
Annoter des documents ✔ ✔ ✔
en ligne
Annoter des documents ✔ ✘ ✘
hors ligne
Gérer plusieurs ✔ ✔ ✔
connexions aux coffres
Accéder rapidement ✔ ✔ ✔
aux tâches et aux objets
récents
Afficher les relations ✔ ✔ ✔
vers et en provenance
de l’objet sélectionné
Ouvrir des objets à partir ✔ ✔ ✔
des PJ de .mflink
Accéder à toutes les ✔ ✔ ✔
vues
Ajouter des raccourcis ✔ ✘ ✘
aux vues
Afficher les membres ✔ ✔ ✔
de la collection de
documents
Participer aux workflows ✔ ✔ ✔
Convertir un discours ✘ ✔ ✔
oral en texte
Créer de nouveaux ✔ ✔ ✔
objets avec les URL de
M-Files
Ajouter des images ✔ ✔ ✔
ou photos aux objets
existants
Joindre d’autres fichiers ✔ ✔ ✔
aux objets existants
Créer des sous- ✔ ✘ ✘
objets avec la fiche de
métadonnées de l’objet
parent
Effectuer une recherche ✔ ✔ ✔
rapide
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 673

Fonction M-Files Desktop M-Files Mobile pour M-Files Mobile pour

iOS Android
Filtrer une recherche par ✔ ✔ ✔
type d'objet
Limiter la recherche ✔ ✔ ✔
aux métadonnées ou
au contenu du fichier
uniquement
Partager des fichiers en ✔ ✔ ✔
tant que PJ par email
Partager des objets et ✔ ✔ ✔
des fichiers en tant que
PJ sous forme de lien de
M-Files
Partager des fichiers via ✔ ✔ ✔
les URL de M-Files
Partager ou copier des ✔ ✔ ✔
fichiers sur d’autres
applications
Enregistrer des numéros ✘ ✔ ✔
de téléphone dans des
contacts avec la fiche de
métadonnées
Envoyer un message ✘ ✔ ✔
texte avec la fiche de
métadonnées
Supprimer un contenu ✔ ✔ ✔
hors ligne
Ajouter des connexions ✘ ✔ ✔
de coffre avec des URL
de M-Files
Hiérarchies des types ✔ ✔ ✔
d’objet
Renseignement ✔ ✔ (partiellement pris en ✔ (partiellement pris en
automatique des charge) charge)
propriétés
Partager un contenu ✔ ✔ ✔
à l'aide de l'opération
Copier le Lien

4.1.2. Comment puis-je ajouter une nouvelle valeur à une liste de valeurs ?

Vous pouvez utiliser le bouton Ajouter valeur de la barre d'outils lorsque vous travaillez avec la fiche de
métadonnées. Cette fonction est disponible uniquement s'il a été spécifié dans les propriétés de la liste de
valeurs que les utilisateurs réguliers peuvent ajouter de nouvelles valeurs à cette liste.

Si vous êtes un administrateur système de M-Files, allez à Listes de valeurs dans M-Files Admin, faites
un clic droit sur la liste de valeurs souhaitée, puis sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 674

Cliquez sur le bouton Contenu... et ajoutez une nouvelle valeur en cliquant sur le bouton Nouvelle valeur.
Si vous ne disposez pas des droits administrateur, vérifiez avec l'administrateur système que la case
Autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs est cochée dans les propriétés de la liste de
valeurs.

Si la liste de valeurs est basée sur un type d'objet, la liste de valeurs peut être modifiée via le type d'objet.
Dans ce cas, le nouveau type d'objet est créé à l'aide de l'interface utilisateur M-Files Desktop.

4.1.3. Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à une classe ?

Si vous êtes un utilisateur courant de M-Files, vous pouvez ajouter des propriétés en renseignant la fiche
de métadonnées. Vous pouvez sélectionner l'étiquette Ajouter propriété dans la fiche de métadonnées
pour ajouter une nouvelle propriété pour l'objet. Veuillez noter que cette propriété est ajoutée uniquement
à cet objet en particulier, et non pas à tous les objets de la classe.

Si vous êtes administrateur système de M-Files et que vous souhaitez ajouter une propriété à tous les
documents de la classe, rendez-vous sur Classes dans M-Files Admin, cliquez, à l’aide du menu bouton
droit, sur la classe souhaitée, puis sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel. Vous pouvez ajouter
des propriétés par défaut pour la classe en cliquant sur le bouton Ajouter.... Si la propriété souhaitée est
introuvable dans la liste, vous devrez créer une nouvelle définition de propriété (reportez-vous à Définitions
de Propriétés).

4.1.4. Comment puis-je créer un document visible par moi uniquement ?

Lorsque vous renseignez la fiche de métadonnées, sélectionnez Uniquement pour moi dans le champ
Autorisations.

4.1.5. Comment puis-je créer une nouvelle vue dans laquelle les documents sont créés
par client ?

1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur l’onglet Accueil pour ouvrir la page d’accueil du coffre.

2.
Cliquez sur le bouton Créer ( ) puis sélectionnez Vue dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Définir la vue s’ouvre.

3. Dans le champ Nom, saisissez un nom descriptif pour la vue, comme Clients.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter.

La boîte de dialogue Définition des Niveaux de Classement s’ouvre.

5. Utilisez le menu déroulant Propriété pour sélectionner la propriété Client.

6. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition des Niveaux de Classement.

7. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définir la Vue.

Votre nouvelle vue est désormais listée dans la section Mes Vues.

Pour davantage d'informations sur les vues, consultez Utiliser les vues.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 675

4.1.6. Comment puis-je retrouver les documents que j'ai créés moi-même ?

Vous pouvez rechercher des documents selon certaines spécifications avec la boîte de dialogue
Conditions Supplémentaires.

1.
Cliquez sur le bouton Options de recherche ( ) puis cliquez sur le bouton Conditions
Supplémentaires....
2. Ouvrez l’onglet Propriétés.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter Condition.
4. Définissez Créé par en tant que propriété, sélectionnez le signe égal (=) en tant qu’opérateur, et votre
compte de connexion en tant que valeur.
5.
Lancez la recherche en cliquant sur OK, puis sur le bouton Rechercher ( ).

Remarque : Vous pouvez aussi créer une vue affichant uniquement les documents que vous avez créés.
Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Conditions basées sur des propriétés et Créer une
vue.

4.1.7. Comment puis-je modifier le nom de mon ordinateur sans affecter le

fonctionnement de M-Files ?

Si des documents sont verrouillés par le client en question lorsque son nom change, les informations
modifiées peuvent être perdues. Ceci est dû au fait que les verrouillages sont spécifiques aux utilisateurs
et aux ordinateurs. L'ordinateur est identifié par son nom. Lorsque le nom a été changé, M-Files considère
que les verrouillages appartiennent à un autre ordinateur et ne permet pas à l'utilisateur d'accéder aux
informations modifiées.

Publiez tous les documents et éléments de l'ordinateur avant de modifier son nom.

4.1.8. Pourquoi ne puis-je pas modifier un document qui est verrouillé ?

Vous ne pouvez pas modifier un document parce qu'il a été verrouillé par un autre utilisateur qui n'a pas
encore publié le document. Ceci permet d'empêcher la création de plusieurs copies différentes dans M-
Files. Avec les droits d'administrateur système, le déverrouillage d'un document peut être forcé, auquel cas
les modifications apportées au document depuis qu'il a été verrouillé sont perdues.

Envoyer une demande de publication

Vous pouvez également envoyer une demande de publication à l'utilisateur qui a verrouillé un document :
Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et sélectionnez Envoyer une Demande de
Publication. L'utilisateur reçoit un e-mail relatif à la demande. Ce message comporte également un lien
vers le document. La demande de publication est envoyée à l’adresse e-mail associée au compte de
connexion de l’utilisateur.

4.1.9. Comment fonctionne la fonction de détection des documents en double ?

Si vous essayez d'enregistrer un fichier qui existe déjà dans le coffre, M-Files vous l'indique. M-Files vous
indique les documents en double sur lesquels vous disposez d'autorisations.

M-Files compare uniquement le contenu des documents. Leurs métadonnées peuvent donc être
différentes. Par exemple, les documents en double peuvent avoir un nom, un historique des versions, des
autorisations et un workflow différents.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 676

La fonction effectue la comparaison à un niveau binaire en utilisant les checksums MD5. M-Files affiche
les contenus en double pour les documents ayant la même valeur MD5.

Remarque : Dans certains cas, la valeur MD5 peut être différente même si le contenu des
documents comparés est identique. Cela s'explique par le fait que certains formats de fichier
stockent des métadonnées supplémentaires dans le fichier qui modifient la valeur MD5.

4.2. Administration de M-Files

Cette rubrique comporte les questions fréquemment posées concernant l’administration de M-Files.

Dans ce chapitre

• Comment puis-je ajouter une nouvelle valeur à une liste de valeurs ?

• Comment ajouter un nouvel utilisateur à un coffre ?
• Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à une classe ?
• Comment puis-je changer le compte de connexion d’un utilisateur ?
• Comment puis-je formater la date dans M-Files ?
• Comment puis-je importer des mails dans un dossier IMAP spécifique ?
• Quelle est la différence entre un utilisateur et un compte de connexion ?
• Pourquoi y a-t-il des objets dotés du même ID dans le coffre ?
• Pourquoi le service intelligent n’arrive-t-il pas à extraire des métadonnées de certains fichiers ?

4.2.1. Comment puis-je ajouter une nouvelle valeur à une liste de valeurs ?

Vous pouvez utiliser le bouton Ajouter valeur de la barre d'outils lorsque vous travaillez avec la fiche de
métadonnées. Cette fonction est disponible uniquement s'il a été spécifié dans les propriétés de la liste de
valeurs que les utilisateurs réguliers peuvent ajouter de nouvelles valeurs à cette liste.

Si vous êtes un administrateur système de M-Files, allez à Listes de valeurs dans M-Files Admin, faites
un clic droit sur la liste de valeurs souhaitée, puis sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel.
Cliquez sur le bouton Contenu... et ajoutez une nouvelle valeur en cliquant sur le bouton Nouvelle valeur.
Si vous ne disposez pas des droits administrateur, vérifiez avec l'administrateur système que la case
Autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs est cochée dans les propriétés de la liste de
valeurs.

Si la liste de valeurs est basée sur un type d'objet, la liste de valeurs peut être modifiée via le type d'objet.
Dans ce cas, le nouveau type d'objet est créé à l'aide de l'interface utilisateur M-Files Desktop.

4.2.2. Comment ajouter un nouvel utilisateur à un coffre ?

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Utilisateurs.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 677

6. Cliquez sur Nouvel Utilisateur dans le volet de commandes.

La boîte de dialogue Propriétés de l’Utilisateur s'ouvre.

7. Utilisez le menu déroulant Compte de Connexion pour sélectionner un compte de connexion pour le
nouvel utilisateur.

Le menu déroulant Compte de Connexion liste tous les comptes de connexion qui n'ont pas été
ajoutés au coffre. Si vous voulez créer un nouveau compte de connexion, consultez Comptes de
Connexion.

8. Spécifiez les droits d'administration de l’utilisateur, puis cliquez sur OK.

Le nouvel utilisateur est ajouté au coffre.

Remarque : Pour obtenir de plus amples instructions, consultez Créer un utilisateur.

4.2.3. Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à une classe ?

Si vous êtes un utilisateur courant de M-Files, vous pouvez ajouter des propriétés en renseignant la fiche
de métadonnées. Vous pouvez sélectionner l'étiquette Ajouter propriété dans la fiche de métadonnées
pour ajouter une nouvelle propriété pour l'objet. Veuillez noter que cette propriété est ajoutée uniquement
à cet objet en particulier, et non pas à tous les objets de la classe.

Si vous êtes administrateur système de M-Files et que vous souhaitez ajouter une propriété à tous les
documents de la classe, rendez-vous sur Classes dans M-Files Admin, cliquez, à l’aide du menu bouton
droit, sur la classe souhaitée, puis sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel. Vous pouvez ajouter
des propriétés par défaut pour la classe en cliquant sur le bouton Ajouter.... Si la propriété souhaitée est
introuvable dans la liste, vous devrez créer une nouvelle définition de propriété (reportez-vous à Définitions
de Propriétés).

4.2.4. Comment puis-je changer le compte de connexion d’un utilisateur ?

Il peut parfois se révéler nécessaire de modifier le compte de connexion d’un utilisateur. Par exemple,
lorsque le nom de famille d'un utilisateur a changé ou lorsque les comptes de connexion sont déplacés
d'un domaine à un autre. Pour conserver l'historique de l'utilisateur et ses paramètres personnels dans le
coffre, ne supprimez pas l'utilisateur du coffre. Changez plutôt son compte de connexion si nécessaire.
Pour connaître les différences entre les deux, voir les descriptions compte de connexion et utilisateur.

Dans la mise à jour M-Files de juin 2024 et dans les mises à jour ultérieures, les événements concernant
les utilisateurs incluent également un ID de compte utilisateur. L'ID de compte utilisateur reste inchangé
même en cas de modification du nom du compte.

! Important : Modification des comptes de connexion lorsque les utilisateurs sont

synchronisés à partir de Microsoft Entra ID

Si de nouveaux comptes de connexion sont synchronisés depuis Entra ID, M-Files crée
automatiquement de nouveaux utilisateurs pour les nouveaux comptes de connexion. Afin
d'associer le nouveau compte de connexion avec le bon utilisateur, vous devez tout d’abord
supprimer le nouvel utilisateur qui a été créé automatiquement. Avant de faire cela, assurez-vous
que l'utilisateur n'a pas utilisé le compte utilisateur créé automatiquement. Sinon, les paramètres et
l'historique de l'utilisateur seront perdus.

Avant de commencer, assurez-vous que le nouveau compte de connexion a été créé dans M-Files. Pour
modifier le compte de connexion d'un utilisateur :
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 678

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Utilisateurs.

La liste Utilisateurs s’ouvre dans le volet droit.

6. Faites un clic droit sur l'utilisateur dont vous voulez modifier le compte de connexion et sélectionnez
Propriétés.

7. Dans la boîte de dialogue Propriétés de l'utilisateur, utilisez le menu déroulant Compte de

Connexion pour sélectionner un nouveau compte de connexion d’utilisateur.

8. Cliquez sur OK.

Le nouveau compte de connexion est désormais associé à l’utilisateur existant. Si l’utilisateur se connecte
avec ses nouveaux identifiants, son historique d’utilisateur et ses paramètres personnels du coffre
précédents sont disponibles.

4.2.5. Comment puis-je formater la date dans M-Files ?

Le type de données Date d’une propriété sert à afficher une date et une heure en tant que valeur de
propriété. Pour modifier le format, modifiez les paramètres de format de date et d'heure du système
d'exploitation de l'ordinateur client.

Remarque : Les présentes instructions concernent Windows 10, mais la procédure est fort
similaire pour les autres versions de Windows.

Effectuez les étapes suivantes sur l’ordinateur client M-Files pour modifier le format de la date :

1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le bouton de démarrage de Windows et sélectionnez
Paramètres.

2. Sélectionnez Horloge et langue > Région > Options régionales et linguistiques.

La fenêtre Horloge et région s’ouvre.

3. Dans Région, cliquez sur Modifier le format des nombres, des dates et de l’heure.

La boîte de dialogue Région s’ouvre.

4. Dans l’onglet Formats, cliquez sur Paramètres supplémentaires.

La boîte de dialogue Personnaliser le format s’ouvre.

5. Ouvrez l'onglet Heure et saisissez un format dans Heure abrégée.

6. Ouvrez l'onglet Date et saisissez un format dans Date abrégée.

7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Personnaliser le format.

 M-Files | 4. Questions fréquentes | 679

8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Région.

Toutes les propriétés qui utilisent le type de données Date utilisent désormais le format que vous avez
indiqué ici.

Comment mettre la date au bon format sur le serveur de M-Files ?

De nombreuses opérations de M-Files Server utilisent les informations de date et d'heure. C'est
notamment le cas des exécutions de script et des conversions au format PDF. Les paramètres de date et
d'heure du compte système de l'ordinateur serveur M-Files déterminent comment les dates et les heures
sont formatées lors de telles opérations.

Astuce : Si vous ne pouvez pas modifier les paramètres régionaux de l'ordinateur serveur, vous
pouvez utiliser les instructions suivantes pour les remplacer : Spécification du format de date et
d'heure spécifique au coffre pour les valeurs automatiques et les notifications. Cela peut être utile,
par exemple, lorsque vous utilisez M-Files Cloud.

Effectuez les étapes suivantes sur l'ordinateur serveur M-Files pour modifier le format de date et d'heure :

1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le bouton de démarrage de Windows et sélectionnez
Paramètres.

2. Sélectionnez Horloge et langue > Région > Options régionales et linguistiques.

La fenêtre Horloge et région s’ouvre.

3. Dans Région, cliquez sur Modifier le format des nombres, des dates et de l’heure.

La boîte de dialogue Région s’ouvre.

4. Dans l’onglet Formats, cliquez sur Paramètres supplémentaires.

La boîte de dialogue Personnaliser le format s’ouvre.

5. Ouvrez l'onglet Heure et saisissez un format dans Heure abrégée.

6. Ouvrez l'onglet Date et saisissez un format dans Date abrégée.

7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Personnaliser le format.

8. Ouvrez l’onglet Administrateur.

9. Cliquez sur Copier les paramètres.

[Link] Écran de bienvenue et comptes système.

[Link] sur OK afin de fermer la boîte de dialogue.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue Région.

Toutes les dates et heures générées par l'ordinateur serveur M-Files utilisent désormais le format que
vous avez indiqué lors des étapes précédentes.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 680

4.2.6. Comment puis-je importer des mails dans un dossier IMAP spécifique ?

M-Files vous permet d'importer automatiquement les messages électroniques d'un dossier de messagerie
spécifique sur un serveur IMAP vers un coffre. Pour ce faire, utilisez la fonction Connexions aux Sources
Externes de M-Files Admin et spécifiez une nouvelle connexion à une source de messagerie.

Pour obtenir des instructions sur la façon de définir une connexion à un serveur de messagerie IMAP,
consultez Messageries.

4.2.7. Quelle est la différence entre un utilisateur et un compte de connexion ?

Les concepts d’un utilisateur et d’un compte de connexion font tous deux partie intégrante de M-Files, mais
il y a une grande différence entre eux :

• Les utilisateurs sont des objets coffre qui mémorisent des paramètres spécifiques à l’utilisateur
ainsi que l’historique de l’utilisateur, et qui concèdent certaines autorisations pour réaliser certaines
opérations dans un coffre. Un objet utilisateur est toujours associé à un seul et unique compte de
connexion.
• Les comptes de connexion sont des comptes serveur (ou dans certains cas des comptes coffre) qui
servent à l’authentification des utilisateurs dans M-Files Server. Un compte de connexion peut être
associé à des utilisateurs multiples, mais uniquement à un utilisateur par coffre.

Exemple

A&A Consulting embauche un nouvel ingénieur, Amanda Reade, qui doit bien évidemment avoir accès aux
coffres M-Files de l’entreprise.

1. L’ administrateur M-Files de l’entreprise crée le compte de connexion AmandaR dans M-Files Admin.

• Amanda peut maintenant être authentifiée sur M-Files Server.

2. L’administrateur crée l’utilisateur du coffre AmandaR pour tous les coffres appropriés.

• Amanda a désormais accès aux coffres indiqués par l’administrateur.

Par conséquent, le compte de connexion AmandaR est associé à tous les utilisateurs nouvellement créés
et l’utilisateur du coffre AmandaR dans tous les coffres appropriés est associé audit compte de connexion.
Le nouvel ingénieur a également accès à tous les coffres M-Files requis.

4.2.8. Pourquoi y a-t-il des objets dotés du même ID dans le coffre ?

Les ID d'objet sont spécifiques au type d'objet. C'est la raison pour laquelle il est assez fréquent que de
nombreux objets du coffre aient le même ID. Par exemple, il est normal qu'un objet Project et un objet
Employee aient le même ID.

Il arrive pourtant quelquefois que deux objets du même type puissent sembler avoir le même ID. Cela peut
être dû au fait que la valeur de l'ID d'affichage indiqué dans la fiche de métadonnées peut provenir de
différents types d'identifiants utilisés dans M-Files. Cette page fournit des informations sur ces identifiants
et explique comment ils sont utilisés comme ID d'affichage de l'objet.

Le coffre M-Files identifie un objet à l'aide d'un des identifiants suivants – et utilise cet identifiant comme ID
d'affichage de l'objet :
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Type Description
d'identifiant

ID interne Chaque objet du coffre possède un ID interne.

L’ID interne est spécifique à chaque objet d'un type d’objet d'un coffre. Lorsque vous
faites référence à un objet d'un coffre, par exemple dans un script, vous devez y faire
référence à l'aide de son ID interne.

ID original Un ID original est utilisé lorsqu'un objet est répliqué à partir d'un autre coffre. L'ID original
contient l'ID interne qu'a l'objet dans le coffre dans lequel il a été créé. En plus de l'ID
original, l'objet répliqué obtient un nouvel ID interne dans le coffre de destination.

ID externe Les objets importés depuis une base de données externe ont un ID interne.

L'objet est identifié à l'aide de cet identifiant dans la base de données externe. En plus de
l'ID externe, l'objet a un ID interne dans le coffre.

L'ID d'affichage obtient sa valeur à partir de l'un de ces identifiants dans l'ordre de priorité suivant :

1. ID externe
2. ID original
3. ID interne

En d'autres termes :

• Si un objet a un ID externe, celui-ci est affiché comme ID de l'objet dans la fiche de métadonnées.
• Si un objet a un ID original mais pas d’ID externe, l’ID original est affiché comme ID de l’objet dans la
fiche de métadonnées.
• Si un objet n’a ni ID externe ni ID original, l’ID interne est affiché comme ID de l’objet dans la fiche de
métadonnées.

Remarque : Vous pouvez utiliser la variable %INTERNALID% pour une propriété de type Texte
pour ajouter l’ID interne aux métadonnées de l’objet en tant que valeur de propriété automatique.
Consultez Une valeur automatique peut être affectée à une propriété. et Concaténation simple de
propriétés pour obtenir des instructions.

4.2.9. Pourquoi le service intelligent n’arrive-t-il pas à extraire des métadonnées de

certains fichiers ?

Dans certaines situations, les services intelligents tels que M-Files Information Extractor ne sont pas en
mesure de générer des suggestions de métadonnées reposant sur le contenu de certains fichiers. Le
problème peut tout simplement être expliqué par le fait que M-Files Server n’est pas capable de lire le
contenu du fichier et ne peut par conséquent par fournir le contenu au service intelligent pour qu’il soit
analysé.

Vous pouvez rencontrer ce type de problème si, par exemple, votre entreprise utilise des fichiers PDF
protégés par mot de passe. Si l'ouverture du fichier PDF sans mot de passe ou la copie de son contenu
est restreinte dans les paramètres de sécurité du fichier PDF, M-Files ne pourra pas accéder au contenu
du fichier. Pour obtenir plus d’informations sur les fichiers PDF protégés par mot de passe, reportez-vous à
cet article d’Adobe.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 682

4.3. Maintenance de M-Files

Cette rubrique comporte les questions fréquemment posées concernant la maintenance de M-Files.

Dans ce chapitre

• Comment effectuer la maintenance de la machine serveur de M-Files ?

• Pourquoi mon M-Files n’est pas aussi rapide que d’habitude ?
• Comment migrer mes coffres vers un nouveau serveur ?
• Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?
• Combien d’espace disque faut-il pour chiffrer des données et réaliser des sauvegardes ?
• À quelle fréquence dois-je effectuer des sauvegardes ?
• À quelle fréquence dois-je redémarrer la machine serveur de M-Files ?
• Qu’est-ce qui n’est pas inclus dans les sauvegardes ?
• De quelles opérations puis-je programmer l’exécution à des intervalles spécifiques dans M-Files ?
• Comment vérifier l’emplacement des index de recherche actifs ?
• Comment vérifier le numéro de version complet de M-Files Desktop et M-Files Server
• Comment enregistrer une copie des erreurs de M-Files dans le journal des événements d’application
Windows

4.3.1. Comment effectuer la maintenance de la machine serveur de M-Files ?

Les informations figurant sur cette page s'appliquent à une installation locale. L'administrateur système
M-Files doit effectuer ces tâches de maintenance sur la machine serveur M-Files afin de maintenir son
efficacité opérationnelle.

Fréquence Tâche

Tous les jours Vérifier les journaux des événements Windows

Hebdomadaire Effacer les conflits de réplication

Tous les mois Vérification de l’utilisation des ressources

Vérification de l'intégrité des sauvegardes

Tous les trimestres de la base de données principale et des
sauvegardes des coffres. Voir Recommandations
de maintenance pour les coffres in-situ.

Deux fois par an Optimisation manuelle

Utilisation de Vérifier et Réparer

Une fois par an Archivage des journaux des événements de M-

Files

Nettoyage des coffres

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Cliquez sur les liens pour obtenir d’autres instructions sur la façon de réaliser une tâche spécifique.

Dans ce chapitre

• Vérifier les journaux des événements Windows

• Vérification de l’utilisation des ressources
• Effacer les conflits de réplication
• Optimisation manuelle
• Utilisation de Vérifier et Réparer
• Archivage des journaux des événements de M-Files

Vérifier les journaux des événements Windows

Vérifiez régulièrement les événements associés à M-Files dans le journal des événements de Windows
afin de contrôler tout problème, tout particulièrement ceux concernant les sauvegardes. Vous pouvez avoir
l’intention d’utiliser un script PowerShell ou une application tierce pour envoyer des notifications par email
si les événements susmentionnés se produisent.

1. Appuyez sur ⊞ Win + R sur le serveur de M-Files.

La boîte de dialogue Exécution s’ouvre.

2. Dans le champ de texte Ouvrir, saisissez eventvwr and cliquez sur OK.

Le visualiseur d’événements s’ouvre.

3. Développez le nœud Journaux de Windows.

4. Sélectionnez le nœud Application.

Le journal de l’application s’affiche :

5. Cliquez sur Filtrer journal actuel... sur le volet Actions dans la rubrique Application pour lister
uniquement les entrées qui sont associées à M-Files.

La boîte de dialogue Filtrer journal actuel s’ouvre.

6. Dans le menu déroulant Sources d’événement, sélectionnez toutes les applications associées à M-
Files, telles que M-Files, M-Files Compliance Kit et MFClient.

7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Filtrer journal actuel.

Le journal des événements de l’application devrait maintenant lister uniquement les entrées qui sont
associées à M-Files.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 684

Remarque : Si l’espace du disque sur le serveur le permet, nous vous recommandons

d’augmenter la taille maximale du journal Application à, par exemple, 200 000 Ko pour
couvrir plus d’événements. Dans certains cas d’erreur, un grand nombre d’événements peut
être enregistré sur le journal, ce qui remplit la taille par défaut du journal d’environ 20 Mo très
rapidement. Il est alors impossible de retracer l’origine du problème. Vous pouvez modifier la taille
du journal en cliquant, à l’aide du menu bouton droit, sur le nœud Application de l’arborescence
gauche, puis en sélectionnant Propriétés dans le menu contextuel. Il faut rarement augmenter la
taille des journaux des ordinateurs clients, mais cela peut se révéler utile dans certains cas.

Vérification de l’utilisation des ressources

Il est important d’avoir un suivi des ressources qui sont nécessaires pour exécuter le système M-Files. Si
la consommation des ressources atteint un certain seuil, il est peut-être temps de penser à mettre votre
système à niveau. Consultez également Configuration requise et détails techniques pour connaître le
matériel et le système d'exploitation requis.

Surveillez au moins les composantes de ressources suivantes :

• métadonnées du coffre et taille des fichiers

Remarque : Vous pouvez vérifier l’emplacement du dossier des métadonnées et des fichiers
dans la boîte de dialogue Propriétés du Coffre de M-Files Admin. Pour des instructions
détaillées, consultez Vérification de la taille d'un fichier de métadonnées Firebird.
• mémoire
• espace et état de santé du disque
• taille et durée de la sauvegarde (ne doit pas coïncider avec l’optimisation)

Effacer les conflits de réplication

Vérifiez régulièrement que toutes vos tâches de réplication planifiées donnent les résultats escomptés et
qu’il n’existe aucun conflit de réplication dans l’un des coffres. Pour obtenir des instructions sur la façon de
trouver et résoudre des conflits de réplication, consultez Conflits et résolutions.

Effacez les conflits de réplication au moins une fois par semaine. Il est également judicieux de nommer un
utilisateur chargé de contrôler chaque jour les conflits.

Optimisation manuelle

Si votre organisation utilise Microsoft SQL Server en tant que gestionnaire de base de données et que
vous enregistrez les fichiers dans un répertoire du système (plutôt que dans la base de données du coffre),
exécutez manuellement l’opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) de une à quatre fois
par an. Il s’agit là de la seule façon de supprimer tout fichier détruit du serveur de fichiers dans ce type
de configuration. Exécutez également cette opération après avoir détruit en une seule fois un très grand
nombre de fichiers, par exemple après avoir archivé les fichiers dans un autre coffre.

Remarque : Assurez-vous que l’optimisation n’est pas effectuée entre les sauvegardes de fichiers
et de métadonnées.

Remarque : L'opération force la mise hors ligne pendant la durée de l'opération des coffres
Firebird et Microsoft SQL Server qui utilisent dtSearch. Avant d’exécuter l’opération pour les coffres
Firebird, assurez-vous que le serveur possède au moins trois fois l’espace du disque dur requis
pour les métadonnées du coffre. Pour savoir comment vérifier la taille des métadonnées du coffre,
consultez Vérification de la taille d'un fichier de métadonnées Firebird.

1. Ouvrez M-Files Admin.

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2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

5. Cliquez sur Maintenance > Optimiser la Base de Données (Approfondi).

6. Activez Supprimer les fichiers des objets détruits.

Cette option est uniquement disponible lorsque les fichiers sont dans le système de fichiers et
que le coffre utilise Microsoft SQL Server.

7. Cliquez sur Oui à l'invite.

La base de données du coffre sélectionné est optimisée.

Remarque : Selon la taille du coffre, l’opération peut prendre beaucoup de temps.

Utilisation de Vérifier et Réparer

L’opération Vérifier et Réparer effectue les vérifications suivantes :

• S’assure que la base de données est intacte.

• S’assure que toutes les données ont été enregistrées correctement dans M-Files.
• S’assure que les tailles de fichier et les totaux de contrôle des fichiers physiques dans l'emplacement
des fichiers du coffre correspondent à ceux indiqués par la base de données de métadonnées.

L'opération Vérifier et Réparer (Rapide) vérifie s'il y a des problèmes d'incohérence de métadonnées et
s'assure que les fichiers correspondant aux objets sont présents et ont la taille et l'état corrects.

L'opération Vérifier et Réparer (Approfondi) effectue également des contrôles d'intégrité des fichiers
pour les données des fichiers. Plus précisément, cette opération calcule les totaux de contrôle et s'assure
que les fichiers delta peuvent être reconstitués. Voir Informations importantes pour plus de détails.

Recommandations

Effectuez l'opération Vérifier et Réparer (Rapide) dans les situations suivantes :

• Deux ou trois fois par an.

• Avant de migrer un coffre de Firebird vers Microsoft SQL Server.
• Avant de migrer un coffre vers M-Files Cloud.
• Avant de procéder à une mise à niveau du serveur lorsque vous n'utilisez pas les mises à jour
automatiques.
• Avant d'apporter des modifications importantes à l'environnement.

• Par exemple, des modifications du matériel du serveur ou des mises à niveau du système
d'exploitation du serveur.
• Lorsque le coffre ne fonctionne pas normalement.

Informations importantes

Avant de commencer, lisez attentivement les informations figurant dans la section suivante.

Utilisez l'opération Vérifier et Réparer (Rapide) dans la plupart des cas.

 M-Files | 4. Questions fréquentes | 686

• Utilisez l'opération approfondie uniquement si vous avez une raison de penser que le contenu des
fichiers de données est corrompu. Cela peut être le cas, par exemple, si votre logiciel antivirus a
modifié les données.
• L'opération approfondie prend beaucoup plus de temps que l'opération rapide.
• Avant de lancer une vérification approfondie, il peut être utile de désactiver temporairement l'opération
Optimiser la base de données (Approfondi) hebdomadaire dans les tâches planifiées. L'opération
d'optimisation peut mettre le coffre hors ligne et interrompre l'opération de vérification et de réparation.

Erreurs signalées

Dans la boîte de dialogue de compte rendu Vérification du Coffre, si vous voyez des erreurs qui ne
peuvent pas être réparées automatiquement :

• Créez une demande d'assistance dans M-Files Support Portal ou contactez immédiatement votre
revendeur M-Files. Indiquez le contenu intégral de la boîte de dialogue de compte rendu et le numéro
de version complet de votre logiciel M-Files Server.
• N'essayez pas de réparer vous-même les erreurs.
• Ne cliquez pas sur Oui dans la boîte de dialogue pour laisser M-Files essayer de réparer les erreurs.

Les erreurs qui ne peuvent pas être réparées automatiquement sont clairement indiquées dans la liste des
erreurs. Une fois que l'assistance M-Files a corrigé les erreurs, relancez l'opération de vérification et de
réparation.

Erreurs lors du processus de réparation automatique

Dans la boîte de dialogue de compte rendu Vérification du Coffre, s'il y a uniquement des problèmes
pouvant être corrigés automatiquement par M-Files, cliquez sur Oui. Si le processus se termine par une
erreur, créez une demande d'assistance dans M-Files Support Portal ou contactez immédiatement votre
revendeur M-Files.

Exécutez les étapes indiquées ici uniquement si l'assistance M-Files vous indique de le faire :
a) Ouvrez Advanced Vault Settings.
b) Rendez-vous dans Database > Vérification.
c) Définissez Take the Vault Offline sur Yes.

Il peut être utile de définir cette option sur No après le processus.

d) Relancez l'opération Vérifier et Réparer (Rapide).

Durée de l'opération et interruptions

• Le coffre peut être utilisé pendant que l'opération recherche les problèmes.
• L'opération est interrompue si le coffre est mis hors ligne. Cela peut par exemple se produire si
l'optimisation approfondie hebdomadaire ou d'autres interruptions pour maintenance (telles que
l'installation des applications de coffre) ont lieu.
• L'opération peut prendre du temps. La durée de l’opération dépend principalement des facteurs
suivants :

• Taille de la base de données des fichiers

• Nombre de fichiers dans le coffre
• Nombre de versions d’objet dans le coffre
• Performances de la machine serveur
• Dans les très grands coffres, l'opération peut dépasser le délai. Pour plus d'informations, consultez
l'article suivant : Verify and Repair Times Out Due to Communication Failure.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 687

Lancement de l'opération Vérifier et Réparer

Pour lancer l'opération :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

5. Sélectionnez Maintenance > Vérifier et Réparer (Rapide).

Il est rarement nécessaire d'effectuer l'opération approfondie. Consultez ces informations.

M-Files vérifie s'il y a des erreurs dans le coffre. Consultez ces informations pour savoir comment réparer
les erreurs.

Archivage des journaux des événements de M-Files

Si votre organisation utilise des journaux d’événements illimités (voir Le module Electronic Signatures and
Advanced Logging), il serait judicieux d’archiver les journaux d’événements de M-Files une ou deux fois
par an. Si vous avez également installé M-Files Compliance Kit, vous pouvez le faire automatiquement
avec le module Log Exporter. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Compliance Kit - Log
Exporter - Functional Description.

Si Le module Electronic Signatures and Advanced Logging et Fonctionnalités Avancées de l'Observateur

d'Evénements ne sont pas utilisés, M-Files Server supprime les événements les plus anciens lorsque le
nombre d'événements est proche de la valeur maximale spécifiée.

Pour exporter manuellement tous les événements du journal d’événements :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Sélectionnez Observateur d'événements.

6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Exporter.

7. Cliquez sur Exporter Tous les Evénements.

La boîte de dialogue Rechercher un dossier s’ouvre.

8. Sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez exporter les événements et cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Confirmer la Suppression s’ouvre.

9. Cliquez sur Supprimer pour supprimer les événements exportés du journal des événements.

Les événements du journal d’événements M-Files sont archivés à l’emplacement sélectionné sous la
forme d’un fichier XML.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 688

4.3.2. Pourquoi mon M-Files n’est pas aussi rapide que d’habitude ?

Si les utilisateurs de M-Files remarquent d’importants problèmes de rendement en utilisant

quotidiennement M-Files, réalisez les procédures décrites ci-dessous afin de localiser l’éventuelle ou
les éventuelles origines du problème. La lenteur du système peut être due à plusieurs facteurs, comme
des problèmes de matériel informatique ou d’infrastructures, la structure du coffre ou des opérations de
maintenance périodiques, des problèmes associés à l’ouverture de fichiers ou de vues, etc.

Lorsque vous contactez notre service d'assistance au sujet de problèmes de performance, il est préférable
de joindre ces informations à votre demande :

• Copie du journal des événements d’application Windows pour les événements de M-Files (consultez
Comment enregistrer une copie des erreurs de M-Files dans le journal des événements d’application
Windows pour obtenir des instructions)
• Une exportation des données du Moniteur d'Activité du Serveur dans M-Files Admin
• Copie-écran de l’onglet du gestionnaire des tâches Windows affichant l’emploi de l’unité centrale et de
la mémoire RAM
• Informations du fichier de pagination
• Caractéristiques matérielles des serveurs

Problèmes de rendement causés par des facteurs associés au matériel ou à l’infrastructure

Les problèmes de rendement peuvent être causés par d’autres problèmes liés au matériel ou à
l’infrastructure. Vérifiez les compteurs de performances suivants sur l’ordinateur de M-Files Server ainsi
que sur l’ordinateur de Microsoft SQL Server (s’ils se trouvent sur des serveurs différents) :

• Utilisation du fichier de pagination : Utilisez Performance Monitor pour vérifier l’utilisation actuelle et
l’utilisation maximale du fichier de pagination. Veuillez noter que Windows utilise toujours le fichier
de pagination. Peu importe la RAM dont vous disposez, mais si l’utilisation maximale du fichier de
pagination est supérieure à 10 pour cent environ, cela peut indiquer que le système est régulièrement
faible sur la RAM ou que l’emploi de la RAM est excessif. Consultez Inspection de l’utilisation du fichier
de pagination dans Performance Monitor pour obtenir des instructions sur la façon de vérifier l’utilisation
de la page de pagination.
• Utilisation actuelle de la RAM dans le gestionnaire des tâches Windows.
• La charge du processeur dans le gestionnaire des tâches de Windows : Si la charge fait un pic de près
de 100 %, il se peut que le système soit sous-équipé ou que certains processus accaparent un trop
grand nombre de ressources.
• La connectivité réseau entre les serveurs si M-Files Server et Microsoft SQL Server sont exécutés
sur des serveurs différents. La latence réseau entre les serveurs peut provoquer une lenteur non
négligeable côté utilisateurs finaux. Nous recommandons d'utiliser M-Files Server et Microsoft SQL
Server dans le même sous-réseau afin de réduire la latence.
• Assurez-vous qu’une limite de mémoire a été assignée à l’instance Microsoft SQL Server. Elle doit
être fixée suffisamment haut pour fournir au serveur SQL autant de RAM que possible, mais aussi
suffisamment bas pour empêcher la permutation du système. Généralement, laissez de 3 à 4 Go pour
le système d’exploitation hôte et ses services et, si M-Files Server est exécuté sur le même système,
attribuez de 2 à 3 Go à cet effet et pour les autres processus. Consultez Modification de la limite de
mémoire pour une instance Microsoft SQL Server pour obtenir des instructions sur la configuration de
la limite de mémoire pour l’instance Microsoft SQL Server.

Remarque : Ces valeurs sont approximatives et dépendent de nombreux facteurs tels que le
nombre de coffres, l’utilisation d’applications de coffre côté serveur, etc.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 689

Problèmes de rendement causés par la structure du coffre ou des opérations de maintenance

périodiques

La lenteur du système peut également s’expliquer par les problèmes présents au niveau de la structure du
coffre et les opérations de maintenance périodiques peuvent être considérées comme des problèmes de
rendement par l’utilisateur final.

Les facteurs suivants associés à la structure du coffre ou aux opérations de maintenance peuvent
entraîner une lenteur (provisoire) du système :

• Les métadonnées du coffre peuvent ne pas être optimales. Il ne devrait, par exemple, pas y avoir
de listes de valeurs avec des dizaines de milliers d’entrées ou des classes avec des centaines de
propriétés obligatoires.
• Si l’on modifie les listes de contrôle d’accès, les autorisations de chaque document concerné sont
mises à jour, ce qui peut entraîner une lenteur provisoire du système.
• L’exécution de tâches de fond telles que les optimisations et les sauvegardes peuvent entraîner
une lenteur provisoire. Ces opérations ne devraient pas être effectuées pendant les heures de forte
utilisation.
• Si de nombreuses tâches d’exportation et d’importation sont exécutées à de brefs intervalles, cela peut
entraîner des problèmes de performance.
• Le fait d'avoir un grand nombre de connexions à des sources externes avec des intervalles de
synchronisation courts peut entraîner des problèmes de performance.
• Le journal des événements de M-Files Admin peut servir à dévoiler les instances qui ont une utilisation
hors du commun du coffre ainsi que le nombre excessif de téléchargements.
• Pour les coffres Firebird, la taille des métadonnées ne devrait pas être supérieure à 2 Go par coffre.
Consultez Paramètre de registre pour une utilisabilité renforcée de Firebird pour obtenir des instructions
sur la façon de définir la taille maximale des métadonnées et Vérification de la taille d'un fichier de
métadonnées Firebird pour obtenir des instructions sur la façon de vérifier la taille des métadonnées.

Problèmes de rendement lors de l’ouverture des vues ou lors de recherches

Effectuez les contrôles suivants pour vérifier si la lenteur du système va de pair avec l’ouverture des vues
ou les recherches :

1. Utilisez M-Files Desktop sur le serveur de M-Files et utilisez Local Procedure Call comme protocole
de connexion au coffre afin d’écarter d’éventuels problèmes associés au réseau. Consultez Ajouter
une connexion à un coffre pour obtenir des instructions sur la façon de définir la connexion au coffre et
d’utiliser Local Procedure Call comme protocole.
2. Connectez-vous au coffre en tant qu’utilisateur normal et non en tant qu’administrateur de façon à ce
que les contrôles d’autorisation ne soient pas outrepassés lors de l’emploi du coffre. Vous pouvez ainsi
vérifier si oui ou non le problème est associé aux contrôles d’autorisation.
3. Essayez de modifier les propriétés d’une vue, puis appuyez sur ⇧ Maj + F5 pour rafraîchir
complètement la vue. Essayez de modifier différentes propriétés des vues telles que les filtres ou les
niveaux de classement pour voir si le problème est associé aux vues.

Remarque : Vous pouvez créer une copie d’une vue existante pour ne pas avoir à changer les
propriétés de la vue originale. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur une vue de votre choix
et sélectionnez Copier dans le menu contextuel. Puis cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur
un espace vide de la zone de liste et sélectionnez Coller dans le menu contextuel.

Dans ce chapitre

• Comment enregistrer une copie des erreurs de M-Files dans le journal des événements d’application
Windows
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 690

• Inspection de l’utilisation du fichier de pagination dans Performance Monitor

• Modification de la limite de mémoire pour une instance Microsoft SQL Server
• Vérification de la taille d'un fichier de métadonnées Firebird

Comment enregistrer une copie des erreurs de M-Files dans le journal des événements
d’application Windows

Remarque : Les présentes instructions concernent Windows 10, mais la procédure est fort
similaire pour les autres versions de Windows.

Si chaque utilisateur M-Files de votre organisation rencontre le même problème, il est recommandé
d’effectuer une copie du journal des événements d’application sur le serveur M-Files. Si le problème est
un cas isolé, vous devriez juste enregistrer une copie du journal sur l’ordinateur où le problème a lieu.
Effectuez les étapes suivantes sur le bon ordinateur.

1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’icône Démarrer et sélectionnez Visualiseur
d’événements dans le menu contextuel.

La fenêtre Visualiseur d’événements s’ouvre.

2. Déployez Journaux Windows.

3. Cliquez sur Application.

4. Cliquez sur Filtrer le journal actuel dans le volet Actions.

La boîte de dialogue Filtrer journal actuel s’ouvre.

5. Ouvrez le menu déroulant Sources d’événements et sélectionnez M-Files et toute autre application
associée à M-Files, comme M-Files Compliance Kit ou MFClient.

6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Filtrer journal actuel.

7. Cliquez sur Enregistrer le fichier journal filtré sous dans le volet Actions.

8. Indiquez un emplacement et un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Une copie du journal d’événements d’application filtré est enregistré à l’emplacement que vous avez
indiqué. La copie comporte uniquement les erreurs qui sont associées à M-Files.

Inspection de l’utilisation du fichier de pagination dans Performance Monitor

Effectuez les étapes suivantes pour inspecter l’utilisation du fichier de pagination dans Performance
Monitor :

1. Dans le menu de démarrage de Windows, ouvrez Outils d'administration.

2. Ouvrez Analyseur de performances.

3. Déployez Outils d'analyse.

4. Cliquez sur Performance Monitor (Analyseur de performances).

 M-Files | 4. Questions fréquentes | 691

5. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le graphique et sélectionnez Ajouter compteurs... dans le
menu contextuel.

La boîte de dialogue Ajouter compteurs s’ouvre.

6. Dans la liste Compteurs disponibles, sélectionnez Fichier de pagination.

7. Cliquez sur l’icône de la flèche vers le bas, à droite de Fichier de pagination.

8. Sélectionnez % utilisation dans Fichier de pagination, puis cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter
le compteur dans la liste Compteurs ajoutés.

9. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Ajouter compteurs.

Modification de la limite de mémoire pour une instance Microsoft SQL Server

Pour modifier l'utilisation de mémoire d'une instance Microsoft SQL Server :

1. Ouvrez Microsoft SQL Server Management Studio.

2. Connectez-vous à votre serveur.

3. Dans Object Explorer, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un serveur et sélectionnez
Properties.

La boîte de dialogue Server Properties s’ouvre.

4. Cliquez sur le nœud Memory.

5. Dans Server memory options, saisissez des valeurs dans les champs Minimum server memory et
Maximum server memory.

6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Server Properties.

Directives relatives à la limite de mémoire de Microsoft SQL Server

Si la consommation de mémoire de Microsoft SQL Server n'est pas limitée, Microsoft SQL Server peut
utiliser une grande quantité de mémoire et le serveur peut commencer à utiliser la mémoire virtuelle au
bout d'un certain temps. Cela peut entraîner des problèmes de performance ainsi que d'autres problèmes.

La bonne pratique consiste à définir la limite de mémoire de Microsoft SQL Server afin que le système
d'exploitation n'utilise pas le fichier de pagination lors d'un fonctionnement normal. Il est généralement
préférable de définir une limite de mémoire trop basse plutôt que trop haute. Dans la plupart des
environnements, vous devez garder au moins 2 Go de mémoire libre pour le système d'exploitation. Dans
les systèmes ayant une mémoire disponible plus importante, laissez une plus grande capacité pour le
système d'exploitation.

De nombreux facteurs affectent la limite de mémoire applicable. Vous pouvez, par exemple, surveiller le
comportement du système afin de déterminer la limite de mémoire appropriée.

Exemples

Si Microsoft SQL Server est utilisé sur un serveur dédié et que la machine serveur a 8 Go de mémoire,
définissez la limite de mémoire de Microsoft SQL Server à 5 ou 6 Go.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 692

Si Microsoft SQL Server est utilisé sur un serveur qui effectue également d'autres tâches, assurez-vous
qu'il y a suffisamment de mémoire libre pour les autres applications. Si M-Files Server est utilisé sur le
même serveur, réduisez la limite de mémoire de 1 à 2 Go supplémentaires. Par exemple, si la machine
serveur a 8 Go de mémoire et si M-Files Server n'est pas utilisé de manière intensive, la limite de mémoire
de Microsoft SQL Server applicable est 3 ou 4 Go.

Vérification de la taille d'un fichier de métadonnées Firebird

Le fichier de métadonnées d’un coffre Firebird est par défaut enregistré à l’emplacement suivant sur le
serveur :

C:\Program Files\M-Files\Coffres du serveur\<nom du coffre>\Métadonnées

Nous vous recommandons de commencer à planifier la migration vers Microsoft SQL Server lorsque la
taille du fichier de métadonnées d'un coffre est proche de 1 Go.

Astuce : Vous pouvez modifier la quantité de mémoire utilisable d'un coffre Firebird à deux
gigaoctets. Voir Paramètre de registre pour une utilisabilité renforcée de Firebird.

Effectuez les étapes suivantes pour vérifier la taille du fichier de métadonnées :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un coffre.

4. Cliquez sur Propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés du Coffre s’ouvre.

 M-Files | 4. Questions fréquentes | 693

5. Ouvrez l'onglet Avancé.

6. Sous l’option Firebird, cliquez sur le bouton Définir....

L’emplacement des métadonnées et des fichiers s’affiche en bas de la boîte de dialogue.

 M-Files | 4. Questions fréquentes | 694

7. Ouvrez le dossier des métadonnées que vous avez localisé lors de l’étape précédente et sélectionnez
le fichier de métadonnées.

8. Vérifiez la taille du fichier dans la barre d’état.

4.3.3. Comment migrer mes coffres vers un nouveau serveur ?

Lors de la migration de coffres vers un nouveau serveur, utilisez la même version de M-Files sur l’ancien
et le nouveau serveur. Si vous devez mettre à jour M-Files de manière concomitante avec la migration,
mettez à jour M-Files sur le nouveau serveur seulement après avoir terminé la migration et vérifié que les
coffres sont opérationnels sur le nouveau serveur.

Migration de coffres vers un nouveau serveur avec Firebird comme moteur de base de données

Si vos coffres utilisent Firebird, effectuez les étapes suivantes pour migrer les coffres vers un nouveau
serveur :

1. Assurez-vous qu’il n’y ait aucun document verrouillé sur votre poste de travail.

Vous pouvez créer une vue comportant tous les documents qui sont actuellement verrouillés
dans le coffre à l’aide du filtre d’état pour une vue Verrouillé.

Pour obtenir des instructions sur la façon de définir une vue, consultez Créer une vue.

2. Mettez les coffres hors ligne.

Consultez Mettre un coffre hors ligne pour obtenir les instructions.

3. Sauvegardez la base de données principale et copiez le fichier de sauvegarde sur le nouveau serveur.

Consultez Sauvegarde de la base de données principale pour obtenir les instructions.

 M-Files | 4. Questions fréquentes | 695

4. Effectuez une sauvegarde complète de vos coffres et copiez les fichiers de sauvegarde sur le nouveau
serveur.

Les fichiers de sauvegarde comportent des fichiers, peu importe si les fichiers sont stockés dans
l’emplacement par défaut ou s’ils sont stockés dans un emplacement spécifique à part, auquel
cas il n’est pas utile de copier les fichiers à part.

Consultez Sauvegarder un coffre pour obtenir les instructions.

5. Installez M-Files sur le nouveau serveur :

a) Dans l’assistant de configuration de M-Files, cliquez sur Suivant, sélectionnez J’accepte le contrat
de licence, puis cliquez de nouveau sur Suivant.
b) Sélectionnez l’option Installation d’évaluation.

Si vous sélectionnez l’option Installation d’évaluation, vous n’avez pas besoin d’installer
de licence sur le nouveau serveur, car la licence existante est mise en service lors de la
restauration de la base de données principale.
c) Terminez l’installation.

6. Ouvrez M-Files Admin sur le nouveau serveur.

7. Restaurez la base de données principale.

Consultez Restauration de la base de données principale pour obtenir les instructions.

8. Restaurez les coffres à l’aide des sauvegardes via l’option Restaurer le coffre en utilisant l'identité
d'origine.

Faites attention à l’emplacement des données lors de la restauration des coffres. En cas de
doute, vérifiez la configuration de l’ancien serveur M-Files.

Consultez Restaurer un coffre pour obtenir les instructions.

9. Copiez les index de recherche de l’ancien serveur sur le nouveau :

a) Dans M-Files Admin, dans l'arborescence de gauche, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un
coffre puis sélectionnez Propriétés.
b) Ouvrez l’onglet Avancé, puis cliquez sur Définir.

Par défaut, le dossier Index se trouve à l’emplacement spécifié dans le champ

Emplacement des données du coffre sur le serveur.

Dans les coffres plus volumineux, les index de recherche peuvent être laissés à un
emplacement différent. Vérifiez l’emplacement de l’index conformément aux instructions
indiquées dans Comment vérifier l’emplacement des index de recherche actifs ?.
c) Copiez le dossier Index sur le nouveau serveur pour chaque coffre que vous souhaitez migrer.

[Link] : Définissez les paramètres de notification si vous souhaitez activer les notifications.

Consultez Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin pour obtenir les
instructions.

11.Définissez les tâches de sauvegarde et mettez à jour l’emplacement des fichiers de sauvegarde si
besoin.

Consultez Nouvelles tâches planifiées de sauvegarde pour obtenir les instructions.

 M-Files | 4. Questions fréquentes | 696

[Link]êtez et désactivez le service M-Files Server sur l’ancien serveur pour être sûr qu’aucun utilisateur ne
puisse s’y connecter par inadvertance à l’avenir.

[Link] :

a. Si vous utilisez un alias DNS pour votre M-Files Server, mettez à jour l’alias pour qu’il pointe vers
le nouveau serveur. Vous n’aurez ainsi pas à dispenser aux ordinateurs clients de nouveaux
paramètres pour la connexion au coffre.

ou

b. Éditez les paramètres de connexion au coffre sur les ordinateurs clients de façon à se connecter
à la nouvelle adresse du serveur. Consultez Ajouter une connexion à un coffre pour obtenir les
instructions.

[Link] à ce que tout système externe pointant vers M-Files utilise soit l’alias DNS, soit le nom DNS ou
l’adresse IP du nouveau serveur M-Files.

15.Déconnectez l’ancien serveur.

Migration de coffres vers un nouveau serveur avec Microsoft SQL Server comme moteur de base
de données

Les instructions partent du principe que Microsoft SQL Server n’est pas modifié au cours de la migration.
Si Microsoft SQL Server est installé sur le même poste que M-Files Server et nécessite par conséquent
également une migration, reportez-vous à Migration de la base de données du coffre d’un Microsoft SQL
Server à un autre pour de plus amples instructions. Peu importe si vous migrez M-Files Server avant la
migration des coffres ou vice versa.

Si vos coffres utilisent Microsoft SQL Server, effectuez les étapes suivantes pour migrer les coffres vers un
nouveau serveur :

1. Assurez-vous qu’il n’y ait aucun document verrouillé sur votre poste de travail.

Vous pouvez créer une vue comportant tous les documents qui sont actuellement verrouillés
dans le coffre à l’aide du filtre d’état pour une vue Verrouillé.

Pour obtenir des instructions sur la façon de définir une vue, consultez Créer une vue.

2. Mettez les coffres hors ligne.

Consultez Mettre un coffre hors ligne pour obtenir les instructions.

3. Sauvegardez la base de données principale et copiez le fichier de sauvegarde sur le nouveau serveur.

Consultez Sauvegarde de la base de données principale pour obtenir les instructions.

4. Dans Microsoft SQL Server Management Studio, effectuez, par mesure de précaution, une sauvegarde
complète de vos coffres.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 697

5. Si les fichiers sont stockés dans le système de fichiers, effectuez les étapes suivantes :
a) Dans M-Files Admin, dans l'arborescence de gauche, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un
coffre puis sélectionnez Propriétés.
b) Ouvrez l’onglet Avancé, puis cliquez sur Définir.
c) Cliquez sur Emplacement des Fichiers.

La boîte de dialogue Emplacement des Fichiers s’ouvre.

d) Cliquez sur Définir.

La boîte de dialogue Dossier Système s’ouvre.

e) À l’aide de Explorateur de fichiers ou de toute autre application de gestion des fichiers, copiez
les dossiers de fichiers de l’emplacement indiqué dans la boîte de dialogue Dossier Système au
nouveau serveur ou partage réseau.

6. Attachez les coffres au nouveau serveur dans M-Files Admin en utilisant les identités originales des
coffres.

Si les fichiers sont stockés dans le système de fichiers, assurez-vous d’indiquer le bon
emplacement des fichiers lors de l’attachement des coffres.

Consultez Attacher un coffre et Modification de l’emplacement des fichiers de données du coffre

pour Microsoft SQL Server pour obtenir des instructions.

7. Copiez les index de recherche de l’ancien serveur sur le nouveau :

a) Dans M-Files Admin, dans l'arborescence de gauche, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un
coffre puis sélectionnez Propriétés.
b) Ouvrez l’onglet Avancé, puis cliquez sur Définir.

Par défaut, le dossier Index se trouve à l’emplacement indiqué dans le champ

Emplacement pour les données secondaires sur le serveur M-Files.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 698

Dans les coffres plus volumineux, les index de recherche peuvent être laissés à un
emplacement différent. Vérifiez l’emplacement de l’index conformément aux instructions
indiquées dans Comment vérifier l’emplacement des index de recherche actifs ?.
c) Copiez le dossier Index sur le nouveau serveur pour chaque coffre que vous souhaitez migrer.

8. Optionnelle : Définissez les paramètres de notification si vous souhaitez activer les notifications.

Consultez Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin pour obtenir les
instructions.

9. Définissez les tâches de sauvegarde et mettez à jour l’emplacement des fichiers de sauvegarde si
besoin.

Consultez Nouvelles tâches planifiées de sauvegarde pour obtenir les instructions.

[Link]êtez et désactivez le service M-Files Server sur l’ancien serveur pour être sûr qu’aucun utilisateur ne
puisse s’y connecter par inadvertance à l’avenir.

[Link] :

a. Si vous utilisez un alias DNS pour votre M-Files Server, mettez à jour l’alias pour qu’il pointe vers
le nouveau serveur. Vous n’aurez ainsi pas à dispenser aux ordinateurs clients de nouveaux
paramètres pour la connexion au coffre.

ou

b. Éditez les paramètres de connexion au coffre sur les ordinateurs clients de façon à se connecter
à la nouvelle adresse du serveur. Consultez Ajouter une connexion à un coffre pour obtenir les
instructions.

[Link] à ce que tout système externe pointant vers M-Files utilise soit l’alias DNS, soit le nom DNS ou
l’adresse IP du nouveau serveur M-Files.

13.Déconnectez l’ancien serveur.

Configuration supplémentaire requise pour le M-Files Web classique

Si M-Files Web est installé sur le serveur applicatif M-Files, vous devez installer Internet Information
Services et M-Files Web sur le nouveau serveur après l’installation de M-Files Server sur le nouveau
serveur.

Si, en revanche, M-Files Web est installé sur un serveur proxy à part, les étapes suivantes doivent être
effectuées.

1. Si vous mettez à jour M-Files Server après la migration vers un nouveau serveur, mettez à jour le
serveur proxy de M-Files Web avec la même version de M-Files que celle installée sur nouveau serveur
applicatif.

2. Dans le registre de Microsoft Windows de l’ordinateur proxy de M-Files Web, mettez à jour la
configuration suivante pour qu’elle pointe vers le serveur applicatif de M-Files :

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files
\<version>\Server\MFWA
Nom de la Server
valeur
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 699

Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files
\<version>\Server\MFWA
Type de REG_SZ
valeur
Valeur Nom DNS du serveur applicatif de M-Files.

Configuration supplémentaire requise si vous utilisez RPC via HTTPS

Sur l’ordinateur proxy RPC, mettez à jour le fichier HOSTS de façon à ce que le nom d’hôte du serveur
(celui que les clients utilisent pour la connexion au serveur M-Files) pointe vers l’adresse IP du nouveau
serveur applicatif M-Files.

Pour plus d'informations, consultez le document Enabling RPC over HTTPS Connections to M-Files
Server.

4.3.4. Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?

M-Files cherche automatiquement les mises à jour du logiciel. Si une mise à jour de M-Files est disponible,
cette dernière est téléchargée sur votre poste et installée automatiquement. Vous pouvez différer la mise à
jour pendant une durée limitée si vous êtes en train de travailler sur une tâche importante lors de sa mise à
disposition.

La fonction obtient les informations sur les mises à jour les plus récentes à partir du serveur de mise à
jour via HTTPS sur le port TCP 443. Cela signifie qu'en principe, vous n'avez pas besoin de modifier les
paramètres du pare-feu.

Remarque : Pour que les mises à jour automatiques s'exécutent, les autorisations administratives
locales sur votre ordinateur ne sont pas nécessaires.

Reportez-vous également à Mise à jour de M-Files.

4.3.5. Combien d’espace disque faut-il pour chiffrer des données et réaliser des
sauvegardes ?

Si vous activez Cryptage des données au repos ou Sauvegardes sur le serveur M-Files, il faut absolument
s’assurer qu’il y a, à tout moment, suffisamment d’espace sur le disque du serveur afin d’héberger les
données cryptées et les sauvegardes.

Espace disque nécessaire pour le chiffrement des données au repos

Le chiffrement des données inactives effectue une copie cryptée de vos données tout en laissant
provisoirement en place les données non cryptées, ce qui double l’espace nécessaire pour les données
du coffre présentes sur le disque. Par conséquent, l’activation du chiffrement nécessite au moins le double
d’espace de ce que prennent vos données de coffre. Vous pouvez spécifier l’emplacement des données
de coffre avec les paramètres du gestionnaire de base de données dans les propriétés avancées de votre
coffre.

Après avoir activé le chiffrement et vous être assuré que le contenu de votre coffre est accessible, vous
devez exécuter manuellement l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) pour supprimer
les données de fichiers non cryptées du coffre. Si l'option Supprimer les fichiers des objets détruits est
disponible, sélectionnez-la.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 700

Remarque : Assurez-vous que l’optimisation n’est pas effectuée entre les sauvegardes de fichiers
et de métadonnées.

Remarque : L'optimisation automatique planifiée ne supprime pas les données de fichiers non
cryptées.

Espace disque nécessaire pour les sauvegardes

En règle générale, la machine serveur devrait toujours avoir un espace libre au moins identique à l’espace
total nécessaire pour 1) les données et métadonnées de vos coffres et 2) les données spécifiques au
serveur de l’instance M-Files Server. Il est toutefois fortement recommandé de conserver plusieurs
sauvegardes du coffre et des données du serveur afin de pouvoir récupérer avec une plus forte probabilité
les données en cas de dysfonctionnement du système ou de perte de données. Par conséquent, l’espace
disque recommandé pour les sauvegardes dépend de la politique de sauvegarde appliquée au sein de
votre organisation.

Pour des instructions plus détaillées sur la sauvegarde, veuillez vous reporter à l'article relatif à la base de
connaissances de M-Files M-Files Backup Policy.

! Important : Ne sauvegardez pas un système M-Files actif avec un instantané du système de

fichiers dans lequel ses données sont stockées. Cela peut créer une sauvegarde endommagée
ou inutilisable car les opérations d'écriture dans les fichiers (en particulier dans les fichiers du
gestionnaire de base de données) peuvent être en cours et, par conséquent, incomplètes. Si vous
utilisez des instantanés de machine virtuelle (VM) complète pour les sauvegardes, assurez-vous
que le logiciel de VM prend entièrement en charge la création d'instantanés d'un système actif.
Cela signifie que le logiciel peut restaurer le système exactement dans le même état, y compris
pour ce qui est de la mémoire et du processeur.

4.3.6. À quelle fréquence dois-je effectuer des sauvegardes ?

Le serveur M-Files est utilisé pour sauvegarder des données importantes, c'est pourquoi il est très
important de respecter les procédures de sauvegarde. Une sauvegarde régulière de chaque coffre et de
la base de données principale doit être effectuée sur le serveur. Les sauvegardes sont faciles à configurer
avec les tâches planifiées dans M-Files Admin. Nous vous recommandons de configurer M-Files afin
d'effectuer des sauvegardes toutes les nuits.

Chaque sauvegarde produit des fichiers devant être transférés dans un lieu sécurisé.

Exemple: votre entreprise dispose d'un serveur de disque distinct. Les sauvegardes de la base de
données principale et du coffre sont effectuées sur le serveur M-Files chaque nuit à l'aide des tâches
planifiées. Les tâches sont créées de manière à ce que chacune produise un seul et unique fichier qui
remplace l'ancien. Les fichiers de sauvegarde sont définis pour être transférés sur le serveur de disque
puis sur un lecteur de bande. En cas de problème (défaillance matérielle), les sauvegardes permettent de
remettre rapidement M-Files en état de marche.

! Important : Ne sauvegardez pas un système M-Files actif avec un instantané du système de

fichiers dans lequel ses données sont stockées. Cela peut créer une sauvegarde endommagée
ou inutilisable car les opérations d'écriture dans les fichiers (en particulier dans les fichiers du
gestionnaire de base de données) peuvent être en cours et, par conséquent, incomplètes. Si vous
utilisez des instantanés de machine virtuelle (VM) complète pour les sauvegardes, assurez-vous
que le logiciel de VM prend entièrement en charge la création d'instantanés d'un système actif.
Cela signifie que le logiciel peut restaurer le système exactement dans le même état, y compris
pour ce qui est de la mémoire et du processeur.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 701

4.3.7. À quelle fréquence dois-je redémarrer la machine serveur de M-Files ?

M-Files Server ne requiert pas nécessairement en soi le redémarrage de la machine serveur de M-Files,
mais vous devriez prévoir des redémarrages périodiques de la machine serveur en raison des avantages
et de la sécurité en plus apportés par l’installation des mises à jour de Microsoft Windows. Avoir un serveur
en ligne sans mises à jour ni redémarrages périodiques peut conduire à d’éventuelles vulnérabilités, voire
à des dysfonctionnements, en raison de mises à jour en attente du système d’exploitation.

Pour de meilleures pratiques sur la programmation des redémarrages périodiques, l’article Meilleures
pratiques avec Microsoft Windows Services de mise à jour du serveur fournit des exemples sur un meilleur
contrôle concernant le redémarrage du serveur après l’installation des mises à jour de Microsoft Windows
lorsqu’il n’est pas possible d’éviter un redémarrage.

4.3.8. Qu’est-ce qui n’est pas inclus dans les sauvegardes ?

L’opération de sauvegarde du coffre peut servir à stocker les fichiers et métadonnées de votre coffre de
façon à ce que, en cas de perte de données, votre coffre puisse être récupéré grâce à une sauvegarde.
Consultez Sauvegarder un coffre pour obtenir des instructions sur la façon de sauvegarder un coffre.

Les données qui sont recueillies ou générées par quelqu’un qui ne soit ni les utilisateurs du coffre ni les
administrateurs sont considérées comme des données secondaires. De telles données ne sont donc pas
incluses dans les sauvegardes car elles ne sont généralement pas utiles pour restaurer correctement un
coffre.

Voici ci-dessous une catégorisation des données secondaires qui ne sont pas incluses dans les fichiers
de sauvegarde du coffre. Notez que vous n’avez généralement pas à vous préoccuper de ce type de
données pour les sauvegardes étant donné que ces données sont toujours générées automatiquement
par le système M-Files lorsque cela est nécessaire. Les informations proposées ci-dessous sont donc
principalement fournies à titre de référence.

Index de recherche

M-Files génère et conserve des index du contenu des documents et des métadonnées de votre coffre en
parcourant régulièrement le contenu de votre coffre. Ces index sont utilisés pour localiser des objets si la
fonction de recherche de M-Files est utilisée.

Les données concernant les index peuvent être stockées aux emplacements suivants sur le serveur de M-
Files :

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\Indexes

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<vault>\Indexes\

Ce type de données n’a pas besoin d’être conservé pour les sauvegardes ou lors de la migration des
coffres vers un nouveau serveur.

Vignettes

Les fichiers vignettes sont créés par M-Files lorsque la vue miniature est utilisée dans M-Files Desktop.
Pour de plus amples renseignements sur les différents modes d’affichage, consultez Personnalisation de
l'interface utilisateur de M-Files Desktop.

Les données concernant les vignettes peuvent être stockées aux emplacements suivants sur le serveur de
M-Files :
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 702

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\Thumbnails

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<vault>\Thumbnails

Ce type de données n’a pas besoin d’être conservé pour les sauvegardes ou lors de la migration des
coffres vers un nouveau serveur.

Fichiers de prévisualisation des documents

Les données concernant la prévisualisation des documents sont générées par M-Files si les documents
sont prévisualisés dans l’onglet Prévisualisation du client M-Files.

Les données concernant la prévisualisation des documents peuvent être stockées dans les dossiers
suivants sur le serveur de M-Files :

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\ViewerFiles

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<vault>\ViewerFiles

Ce type de données n’a pas besoin d’être conservé pour les sauvegardes ou lors de la migration des
coffres vers un nouveau serveur.

Journaux

M-Files crée des fichiers journaux sur plusieurs emplacements du serveur M-Files une fois que certains
processus sont exécutés. Les fichiers journaux ont soit l’extension LOG soit l’extension TXT. Les fichiers
journaux sont souvent utilisés à des fins de dépannage et peuvent être demandés par notre service
clientèle en vue d’analyser de manière plus approfondie le problème.

Ce type de données n’a pas besoin d’être conservé pour les sauvegardes ou lors de la migration des
coffres vers un nouveau serveur.

4.3.9. De quelles opérations puis-je programmer l’exécution à des intervalles

spécifiques dans M-Files ?

Les opérations suivantes peuvent être programmées et exécutées par M-Files Server en tant que
processus en arrière-plan :

• mise à jour d’étapes de workflow d’objets

• envoi de notifications
• mise à jour de types d’objet externes
• mise à jour de listes de valeurs externes
• réalisation d’une sauvegarde d’un coffre
• optimisation de la base de données du coffre
• exportation du contenu
• importation du contenu
• sauvegarde de la base de données principale

Cliquez sur les liens ci-dessus pour obtenir des instructions sur la façon de définir une planification pour
déterminer quand chaque opération est exécutée.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 703

4.3.10. Comment vérifier l’emplacement des index de recherche actifs ?

Par défaut, dossier Indexes se trouve à l’emplacement indiqué dans les propriétés du coffre. Vérifiez
l’emplacement de l’index :

1. Dans M-Files Admin, dans l'arborescence de gauche, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un
coffre.

2. Cliquez sur Propriétés.

3. Ouvrez l’onglet Avancé, puis cliquez sur Définir.

Par défaut, le dossier Indexes se trouve à l’emplacement indiqué dans le champ

Emplacement pour les données secondaires sur le serveur M-Files.

Dans les coffres plus volumineux, les index de recherche peuvent être laissés à un emplacement différent.
Vérifiez l’emplacement alternatif de l’index :

4. Dans M-Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.

a) Ouvrez M-Files Admin.
b) Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
c) Déployez Coffres.
d) Déployez un coffre.
e) Cliquez sur Configurations.
f) Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
g) Ouvrez l'onglet Configuration.

Les paramètres du coffre avancés s'affichent.

5. Déployez Search > Indexes.

6. Vérifiez les index actifs à partir de Active Metadata Index et Active Filedata Index ou Active
Combined Index.

7. Vérifiez le chemin allant jusqu’aux index depuis le champ Path de l'index.

4.3.11. Comment vérifier le numéro de version complet de M-Files Desktop et M-Files

Server

Remarque : Les présentes instructions concernent Windows 10, mais la procédure est fort
similaire pour les autres versions de Windows.

Réalisez les étapes ci-dessous sur l’ordinateur client de M-Files Desktop pour identifier le numéro de
version complet de M-Files Desktop sur l’ordinateur de M-Files Server pour identifier les numéros de
version complets de M-Files Desktop et M-Files Server.

1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la barre de tâches de Windows et sélectionnez
Gestionnaire des tâches dans le menu contextuel.

La fenêtre Gestionnaire des tâches s’ouvre.

2. Ouvrez l’onglet Services.

3. Localisez les services MFClient (M-Files Desktop) et MFServer (M-Files Server) dans la colonne Nom.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 704

4. Prenez note du numéro de version complet de chaque service présenté entre parenthèses dans la
colonne Description.

4.3.12. Comment enregistrer une copie des erreurs de M-Files dans le journal des
événements d’application Windows

Remarque : Les présentes instructions concernent Windows 10, mais la procédure est fort
similaire pour les autres versions de Windows.

Si chaque utilisateur M-Files de votre organisation rencontre le même problème, il est recommandé
d’effectuer une copie du journal des événements d’application sur le serveur M-Files. Si le problème est
un cas isolé, vous devriez juste enregistrer une copie du journal sur l’ordinateur où le problème a lieu.
Effectuez les étapes suivantes sur le bon ordinateur.

1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’icône Démarrer et sélectionnez Visualiseur
d’événements dans le menu contextuel.

La fenêtre Visualiseur d’événements s’ouvre.

2. Déployez Journaux Windows.

3. Cliquez sur Application.

4. Cliquez sur Filtrer le journal actuel dans le volet Actions.

La boîte de dialogue Filtrer journal actuel s’ouvre.

5. Ouvrez le menu déroulant Sources d’événements et sélectionnez M-Files et toute autre application
associée à M-Files, comme M-Files Compliance Kit ou MFClient.

6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Filtrer journal actuel.

7. Cliquez sur Enregistrer le fichier journal filtré sous dans le volet Actions.

8. Indiquez un emplacement et un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Une copie du journal d’événements d’application filtré est enregistré à l’emplacement que vous avez
indiqué. La copie comporte uniquement les erreurs qui sont associées à M-Files.

4.4. Problèmes courants pour les utilisateurs de coffre

Cette section comporte les questions fréquemment posées en rapport avec les problèmes courants
auxquels les utilisateurs de coffre peuvent devoir faire face.

Dans ce chapitre

• Pourquoi ne puis-je pas accéder au coffre ?

• Pourquoi ne puis-je pas convertir un document au format PDF ou annoter un document ?
• Où puis-je trouver la vue Verrouillés par Moi ?
• Pourquoi ne puis-je pas enregistrer un e-mail sous forme de message Outlook dans M-Files ?
• Pourquoi un fichier avec une icône grisée est-il apparu sur le lecteur M-Files lorsque j'ai sauvegardé
mon document Microsoft Word ?
• Pourquoi les horodateurs du document n’ont pas la bonne heure ?
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 705

4.4.1. Pourquoi ne puis-je pas accéder au coffre ?

La cause du problème peut être liée soit à l'authentification, soit à la connexion réseau.

S'il y a des problèmes de connexion au réseau, un message indique normalement la cause du problème.
Quant à l'authentification, quelques problèmes peuvent être résolus en effectuant les vérifications
suivantes.

1. Vérifiez que vous avez un compte de connexion actif dans M-Files Admin (consultez Comptes de
Connexion) et qu'un utilisateur (consultez Utilisateurs) a été créé pour ce compte de connexion dans le
coffre.
2. Assurez-vous que votre mot de passe est correct.
3. Vérifiez que vous êtes bien en train d'utiliser le mode d'authentification (Windows/M-Files) spécifié
pour votre compte de connexion. Vous pouvez consulter votre mode d'authentification dans la colonne
Authentification des comptes de connexion.

Si le problème persiste, contactez votre administrateur système M-Files.

4.4.2. Pourquoi ne puis-je pas convertir un document au format PDF ou annoter un

document ?

Cette rubrique permet de vous aider si vous rencontrez des problèmes dans l’une des situations suivantes
lors de l’utilisation de M-Files Desktop :

• Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et sélectionnez Partager, Envoyer et PDF >
Enregistrer en PDF... dans le menu contextuel.
• Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et sélectionnez Partager, Envoyer et PDF,
puis sélectionnez Convertir en PDF (remplace le fichier original) ou Convertir en PDF (ajoute un
fichier séparé) dans le menu contextuel.
• Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et sélectionnez Numérisation et
Reconnaissance de Texte (OCR) > Convertir en PDF indexé... dans le menu contextuel.
• Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et sélectionnez Créer > Annotation... dans le
menu contextuel.

Les problèmes liés à la conversion au format PDF et aux annotions peuvent avoir la même cause
principale, étant donné que l’annotation d’un document nécessite tout d’abord la conversion au format
PDF. Consultez la partie ci-après pour découvrir les solutions courantes à ces problèmes.

Réinstallation du convertisseur de PDF

Il vous faudra peut-être réinstaller le convertisseur de PDF utilisé par M-Files si vous recevez l’un des
messages d’erreur suivants après avoir essayé de convertir un document en PDF ou après avoir essayé
d’ajouter des annotations à un document :

• Le pilote d’impression PDF de M-Files n’est pas correctement installé.

Classe non enregistrée.
• Erreur inconnue.

Vous devez d'abord désinstaller PDF-XChange de votre ordinateur :

1. Dans le menu Démarrage de Windows, sélectionnez Paramètres.

2. Sélectionnez Système > Applications et fonctionnalités.
3. Sélectionnez PDF-XChange et cliquez sur Désinstaller.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 706

Ensuite, réinstallez PDF-XChange :

1. Ouvrez le fichier C:\Program Files\M-Files\<version>\Client\PDFX6SA_sm.exe.

2. Veuillez suivre les instructions de l’installateur pour terminer l’installation.

S’assurer que votre ordinateur dispose de l’application nécessaire pour ouvrir le document original

Afin de pouvoir convertir un document au format PDF dans M-Files, il faut que l’application permettant
d’ouvrir le document soit installée sur votre ordinateur. Par exemple, si vous souhaitez convertir un fichier
Microsoft Word en PDF, Microsoft Word doit être installé sur votre ordinateur. De même, si vous souhaitez
convertir un classeur Microsoft Excel en PDF, Microsoft Excel doit être installé sur votre ordinateur.

S'assurer que le document n'est pas verrouillé

Vérifiez que le document que vous essayez de convertir n’est pas verrouillé par un autre utilisateur. Vous
devez pouvoir déverrouiller le document pour le convertir au format PDF.

S’assurer que le document n’est pas protégé par un mot de passe

Vérifiez que le document que vous essayez de convertir n’est pas protégé par un mot de passe. Si un
document est protégé par un mot de passe, M-Files n’est pas capable de l’ouvrir. Dans de tels cas, vous
n’êtes pas en mesure de convertir le document au format PDF ou d’y ajouter des annotations.

S’assurer que le document n’est pas trop volumineux

Si vous essayez d’ajouter des annotations à votre document mais que la barre d’outils des annotations
n’apparaît pas, il se peut que la taille du document soit trop importante.

De même, il se peut que votre document soit trop volumineux si vous essayez de le convertir au format
PDF et que la conversion échoue, avec affichage d’un message d’erreur similaire à celui présenté ci-
dessous :

Conversion of the file "[Link]" to PDF format failed.

The size of the file, [11437522] bytes, exceeds the maximum size 10485760
bytes specified for Word conversions.

Par défaut, la taille maximale des fichiers pour les conversions de PDF est de 10 Mo pour ces formats de
fichiers :

• Messages électroniques
• Documents Microsoft Excel
• Images
• Documents PDF
• Documents Microsoft PowerPoint
• documents Visio
• Documents Microsoft Word

Une autre limitation concernant la conversion de documents volumineux en PDF est le temps. Si la
conversion PDF prend plus de 120 secondes, la conversion échoue avec un message d’erreur similaire au
suivant :

Conversion of the file "[Link]" to PDF format failed.

The maximum execution time of 120 seconds was exceeded.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 707

Ces limitations peuvent être amplifiées par la modification des paramètres du coffre avancés sur le serveur
M-Files. Consultez Spécifier les limites de la conversion PDF pour l'indexation et l'aperçu des fichiers pour
obtenir les instructions.

Activer la prise en charge étendue des langues

Si vous rencontrez des problèmes avec le contenu non anglais, vous pouvez essayer d'activer l'option
Advanced Vault Settings PDF Conversion > Word Files > Extended Language Support.

4.4.3. Où puis-je trouver la vue Verrouillés par Moi ?

Chaque utilisateur possède une vue Verrouillés par Moi, qui ne peut pas être détruite. Cependant, cette
vue peut être masquée.

Remarque : Vous pouvez masquer les vues en cliquant dessus et en utilisant la commande
Masquer la vue du menu Vue.

Effectuez les étapes suivantes pour afficher les vues masquées :

1. Dans la zone de la liste, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur une zone vide et sélectionnez
Afficher les Vues... dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Afficher les Vues s’ouvre.

2. Sélectionnez la vue masquée dans la liste et cliquez sur Afficher.

3. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Afficher les Vues.

4.4.4. Pourquoi ne puis-je pas enregistrer un e-mail sous forme de message Outlook
dans M-Files ?

Si vous êtes un administrateur système de M-Files, vous devez activer la fonction permettant d’enregistrer
les pièces jointes au format Outlook et installer Microsoft Exchange Server ou un client MAPI 32 bits
sur le serveur M-Files qui héberge le coffre. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à
Messageries.

Si vous êtes un utilisateur de coffre, signalez ce problème à l’administration système de M-Files et

renvoyez l’administrateur à cette page.

4.4.5. Pourquoi un fichier avec une icône grisée est-il apparu sur le lecteur M-Files
lorsque j'ai sauvegardé mon document Microsoft Word ?

Le fichier est devenu un fichier temporaire dans le coffre. Vous pouvez convertir le fichier temporaire en
document. Consultez Convertir un fichier temporaire en document pour obtenir les instructions.

4.4.6. Pourquoi les horodateurs du document n’ont pas la bonne heure ?

Si vous créez un document dans M-Files, l'horodatage Créé indique quand le document a été créé dans
le coffre. Si vous faites glisser et déposez un fichier pour créer un document dans M-Files, l'horodatage
Créé indique quand le document a été ajouté dans M-Files. En d'autres termes, il ne s'agit pas de la date
de création initiale du fichier. Par conséquent, l'horodatage Dernière modification peut être antérieur à
l'horodatage Créé.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 708

Pour les fichiers importés, l'horodatage Créé indique la date de création initiale et non la date à laquelle le
fichier a été importé dans votre coffre M-Files.

Si un document est ajouté dans M-Files, M-Files Server stocke l’horodatage Créé au format UTC-0 et
le client M-Files règle alors l’horodatage affiché conformément aux réglages du fuseau horaire de son
système d’exploitation.

4.5. Questions générales

Cette rubrique comporte également des questions générales sur M-Files.

Dans ce chapitre

• Où puis-je trouver davantage d'informations ?

• Quelles sont les exigences et les recommandations en termes de matériel ?
• Quelles sont les nouveautés de cette version de M-Files ?
• Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?
• Puis-je développer des programmes avec M-Files ?
• Comment écrire le code VBScript code pour M-Files ?
• Quelle est la différence entre une liste de contrôle d’accès et un groupe d’utilisateurs ?

4.5.1. Où puis-je trouver davantage d'informations ?

Outre le présent guide, vous pouvez obtenir une aide complémentaire dans Comment démarrer avec M-
Files ou auprès de l'administrateur système M-Files de votre organisation.

Support client

D'autre part, le contrat de maintenance logicielle M-Files inclut le support client (reportez-vous également à
Contacter le service d'assistance).

Veuillez noter que le support client ne fournit pas d'instructions sur l'utilisation du logiciel.

Plus d'informations

Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter les sources suivantes :

• M-Files base de connaissances

• M-Files Communauté

Si vous êtes un développeur ou un administrateur système de M-Files, vous pouvez être intéressé par
notre documentation pour :

• M-Files API
• M-Files Web Service
• M-Files UI Extensibility Framework

4.5.2. Quelles sont les exigences et les recommandations en termes de matériel ?

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Configuration requise et détails techniques.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 709

Dans un environnement avec moins de 40 utilisateurs, M-Files Server peut être exécuté sur un ordinateur
permettant d'exécuter Windows dans de bonnes conditions de performances. Plus il y a d'utilisateurs en
même temps, plus le matériel est sollicité. L'espace disque nécessaire dépend principalement du nombre
de documents stockés. L'espace occupé par l'historique des versions ne croît pas proportionnellement au
nombre de versions, car M-Files Server enregistre les différences entre les versions.

En cas d'augmentation de charge, M-Files Server et son coffre peuvent facilement être transférés vers un
serveur offrant davantage d'espace et de performances.

4.5.3. Quelles sont les nouveautés de cette version de M-Files ?

Pour davantage d'informations sur les nouvelles fonctions de M-Files spécifiques à cette version, consultez
la page du site de M-Files [Link]

4.5.4. Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?

M-Files cherche automatiquement les mises à jour du logiciel. Si une mise à jour de M-Files est disponible,
cette dernière est téléchargée sur votre poste et installée automatiquement. Vous pouvez différer la mise à
jour pendant une durée limitée si vous êtes en train de travailler sur une tâche importante lors de sa mise à
disposition.

La fonction obtient les informations sur les mises à jour les plus récentes à partir du serveur de mise à
jour via HTTPS sur le port TCP 443. Cela signifie qu'en principe, vous n'avez pas besoin de modifier les
paramètres du pare-feu.

Remarque : Pour que les mises à jour automatiques s'exécutent, les autorisations administratives
locales sur votre ordinateur ne sont pas nécessaires.

Reportez-vous également à Mise à jour de M-Files.

4.5.5. Puis-je développer des programmes avec M-Files ?

M-Files inclut une ActiveX/COM API. Les langages pris en charge incluent [Link], C#, Visual Basic,
VBScript et C++. Par ailleurs, M-Files inclut l'API Web Service API de M-Files autorisant les accès de
programmation à M-Files via une interface de type REST. Voir Interface de programmation (API).

4.5.6. Comment écrire le code VBScript code pour M-Files ?

Vous pouvez utiliser le code VBScript ("Microsoft Visual Basic Scripting Edition") dans M-Files pour les
fonctions suivantes :

• calcul des valeurs de propriétés automatiques

• validation automatique des valeurs de propriété
• changement des transitions d'étapes
• réalisation d’actions personnalisées dans une étape de workflow
• indication de conditions personnalisées pour les étapes de workflow pour les objets à déplacer dans
ledit état ou hors de ce dernier
• définition d’événements personnalisés qui sont exécutés lorsque des événements spécifiques ont lieu

Cliquez sur les liens ci-dessus pour obtenir des instructions sur l’ajout du code VBScript dans chaque cas.

Vous pouvez accéder aux objets contenus dans le coffre et les gérer au moyen d’API et de VBScript de M-
Files dans les circonstances susmentionnées.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 710

Principes de base VBScript

Vous trouverez ci-dessous quelques rudiments de VBScript pour vous permettre de démarrer. Veuillez
noter que nous ne faisons ici qu’effleurer le sujet. Consultez Ressources utiles pour de plus amples
instructions. Si vous débutez dans le scriptage et n’êtes pas familiarisé avec les concepts tels que les
variables et les fonctions, il peut être utile de lire tout d’abord un guide de scriptage pour débutant comme
Learn Beginning Scripting.

Expressions

Dans VBScript, un saut de ligne termine une expression et il n’y a, par conséquent, pas de caractère de
terminaison pour mettre fin aux expressions. L’exemple ci-dessous comporte deux expressions :

Dim szPropertyName
szPropertyName = [Link]

Si vous souhaitez diviser une expression en plusieurs lignes, vous pouvez utiliser le tiret bas (_) pour
indiquer qu’une expression se poursuit à la ligne suivante :

[Link] MFScriptCancel, _
"The document vault already contains an object with the same title.
Please choose another title."

Commentaires

Commentez toujours ce que vous êtes en train de faire dans votre code de façon à ce que d’autres
personnes lisant votre code sachent ce qui se passe. Vous pouvez ajouter un commentaire dans votre
code à l’aide du caractère ' :

' Get the title of the object.

Dim szCurrentTitle
szCurrentTitle = [Link]

Il s’agit d’une bonne approche pour ajouter un commentaire au-dessus de toute ligne d’un code qui ne
vous semble pas être instinctivement évident pour le lecteur.

Variables

Les variables sont déclarées à l’aide du mot clé Dim :

Dim szCurrentTitleProp

Les valeurs sont assignées aux variables à l’aide du signe égal (=). Vous devriez toujours déclarer vos
variables avant de leur assigner de nouvelles valeurs :

Dim szCurrentTitleProp
szCurrentTitleProp
= [Link]( iTitleProperty ).GetValueAsUnlocalizedText

Vous pouvez utiliser l’expression Option Explicit pour forcer une déclaration explicite de toutes les
variables. Si vous essayez d’utiliser une variable non déclarée lorsque Option Explicit est activé dans
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 711

votre script, votre script ne fonctionnera pas. Par exemple, le script suivant ne fonctionnerait pas puisque
la variable szValue n’a pas été déclarée avant de lui assigner une valeur :

Option Explicit
szValue = [Link]

Si vous effectuez le scriptage dans M-Files, vous avez un nombre de variables prédéfinies à votre
disposition. La variable PropertyValue peut, par exemple, être utilisée pour récupérer la valeur
d’une propriété. Consultez Variables VBScript disponibles pour obtenir la liste complète des variables
prédéfinies.

Remarque : Nous vous recommandons d’utiliser la « notation hongroise » pour le nommage

des variables. Ainsi, vous (ou toute personne lisant votre code) avez une vision claire du type de
donnée de la valeur enregistrée dans la variable. Vous pouvez, par exemple, utiliser la notation
suivante :

• "sz" pour les textes

• "o" pour les objets
• "i" pour les nombres entiers
• "b" pour les booléens
• "f" pour les nombres flottants
• "d" pour les dates

Constantes

Vous pouvez utiliser des constantes pour enregistrer des valeurs qui doivent rester constantes tout au long
du script :

Const iMaxNumberOfItems = 50

Veuillez noter que vous devez assigner une valeur littérale à une constante. Vous ne pouvez pas utiliser
de variable, une autre constante ou une fonction pour initialiser une constante.

Objets

Les objets sont assignés aux variables à l’aide de l’expression Set. Vous pouvez créer une nouvelle
instance d’un objet API de M-Files et l’assigner à une variable de la façon suivante :

Dim oTitleSearch
Set oTitleSearch = CreateObject( "[Link]" )

Les objets sont des composants qui ont leurs propres propriétés et méthodes. Les méthodes sont des
fonctions qui appartiennent à un objet spécifique et qui peuvent être utilisées dans le contexte de l’objet.
Les propriétés sont, quant à elles, utilisées pour afficher ou configurer les valeurs d’un objet. Vous pouvez
accéder aux propriétés et méthodes d’un objet à l’aide d’une notation par points :

[Link] oTitleExpression, MFConditionTypeEqual, oTitleTypedValue

Les arguments d’une méthode comme oTitleExpression, MFConditionTypeEqual et

oTitleTypedValue dans l’exemple ci-dessus sont listés après la méthode et sont séparés par une
virgule. Les paramètres sont transmis soit par une valeur soit par une référence. Si une méthode prend un
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 712

paramètre comme valeur, la méthode copie la valeur transmise en tant qu’argument et la valeur originale
n’est de la sorte pas modifiée. Si, par contre, une méthode prend un paramètre comme référence, tout
changement provoqué par la méthode sur l’argument a également un impact sur la référence originale. La
valeur Nothing doit être utilisée si la valeur par défaut du paramètre est utilisée.

Lors du scriptage dans M-Files, vous tirerez profit des objets disponibles dans VBScript et, plus important
encore, des objets disponibles dans l’API de M-Files. Reportez-vous à la documentation M-Files API pour
obtenir des informations complètes.

Concaténer des textes

Vous pouvez concaténer deux ou plusieurs textes en un à l’aide de l’opérateur & :

' Get proposal number.

Dim szNumber
szNumber = [Link]( 1156 ).[Link]

' Get customer.

Dim szCustomer
szCustomer = [Link]( 1288
).[Link]

' Create proposal title.

Dim szName
szName = "Proposal #" & szNumber & " / " & szCustomer

Dans l’exemple ci-dessus, le titre de proposition, enregistré dans la variable szName, est le résultat de la
concaténation des textes suivants :

• texte littéral Proposal #

• le numéro de proposition, enregistré dans la variable szNumber
• un autre texte littéral /
• le nom du client, enregistré dans la variable szCustomer

Le titre de proposition en découlant pourrait ainsi être, par exemple, Proposition #5577 / ESTT.

Vous pouvez ajouter un saut de ligne à votre texte en concaténant la constante VbCrLF avec vos textes :

[Link] MFScriptCancel, _
"The document vault already contains an object with the same title." &
VbCrLF & "Please choose another title."

Génération d’erreurs

Si vous deviez valider une valeur de propriété avec VBSScript, il faudrait afficher un message d’erreur pour
l’utilisateur au cas où la valeur saisie par l’utilisateur ne serait pas valide. Vous pouvez générer une erreur
dans VBScript à l’aide de la méthode Raise de l’objet Err :

[Link] MFScriptCancel, "The property """ & szPropertyName & """ must have
a value of at least 10 characters."

La méthode prend le numéro et la description de l’erreur pour paramètres. À des fins de scriptage M-Files,
la variable MFScriptCancel est utilisée puisqu’elle enregistre le numéro de l’erreur de M-Files.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 713

Expressions If

Les expressions If sont utilisées pour exécuter un groupe d’expressions si la condition indiquée dans
l’expression If s’avère vraie :

If Len( szValue ) < 10 Then

[Link] MFScriptCancel, "The property """ & szPropertyName & """ must
have a value of at least 10 characters."

End If

Le bloc If doit terminer avec une expression End If. Toutes les expressions comprises entre If et End
If sont exécutées si la condition indiquée entre If et Then s’avère vraie. Vous pouvez utiliser l’opérateur
And pour indiquer plusieurs conditions qui doivent toutes être vraies pour que le bloc If soit exécuté ou
bien l’opérateur Or pour indiquer plusieurs opérateurs, dont l’un doit être vrai pour que le bloc if soit
exécuté. Vous pouvez utiliser les opérateurs de comparaison suivants pour définir la condition :

• == vérifie si la valeur de deux opérandes est identique ou non ; si c’est le cas, la condition est vraie.
• <> vérifie si la valeur de deux opérandes est identique ou non ; si ce n’est pas le cas, la condition est
vraie.
• > vérifie si la valeur de l’opérande de gauche est supérieure à la valeur de l’opérande de droite ; si c’est
le cas, la condition est vraie.
• < vérifie si la valeur de l’opérande de gauche est inférieure à la valeur de l’opérande de droite ; si c’est
le cas, la condition est vraie.
• >= vérifie si la valeur de l’opérande de gauche est supérieure ou égale à la valeur de l’opérande de
droite ; si c’est le cas, la condition est vraie.
• <= vérifie si la valeur de l’opérande de gauche est inférieure ou égale à la valeur de l’opérande de
droite ; si c’est le cas, la condition est vraie.

Vous pouvez également imbriquer une expression If à l’intérieur d’une autre expression If ou d’une
expression Else par exemple, ou bien vous pouvez utiliser une expression ElseIf pour créer une
logique arborescente plus poussée dans votre script.

Fonctions et sous-programmes

Vous pouvez utiliser un sous-programme pour définir une section de code à utiliser plusieurs fois comme
référence dans votre code :

Sub CloseFile()
[Link]
Set oMyFile = Nothing
End Sub

Vous pouvez sinon définir une fonction pour utiliser plusieurs fois une section de code qui renvoie une
valeur d’un certain type :

Function IsOdd( iValue )

If iValue MOD 2 = 0 Then ' Even value.
IsOdd = False
Else ' Odd value.
IsOdd = True
End If
End Function
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 714

Pour faire appel à un sous-programme ou à une fonction dans votre script, il vous suffit de vous y référer
par son nom :

Closefile()
IsOdd( 5 )

Ressources utiles

Vos sources d’information les plus utiles sur le scriptage dans M-Files sont les suivantes :

• Documentation M-Files API

• Variables VBScript disponibles

La documentation API de M-Files est une référence exhaustive aux objets API, méthodes, interfaces,
propriétés et énumérations de M-Files dont vous pouvez tirer profit au sein du code VBScript. La dernière
ressource, quant à elle, liste et explique toutes les variables avec les valeurs préassignées que vous
pouvez facilement utiliser dans votre code VBScript.

En sus des deux ressources susmentionnées, les sites externes suivants peuvent vous être utiles :

• VBScript User's Guide

• VBScript Functions
• Learn Beginning Scripting

Exemple

L’exemple ci-dessous est un script qui peut servir à valider une propriété si l’utilisateur essaie d’enregistrer
des modifications concernant les métadonnées sur la fiche de métadonnées. Le script garantit que la
valeur de propriété saisie doit avoir au moins 10 caractères. Regardons le script de plus près :

Option Explicit

Dim szPropertyName, szValue

szPropertyName = [Link]

szValue = [Link]

If Len( szValue ) < 10 Then

[Link] MFScriptCancel, "The property """ & szPropertyName & """ must
have a value of at least 10 characters."

End If

Tout d’abord, les variables szPropertyName et szValue sont déclarées. Ensuite, le nom de la propriété
et la valeur correspondante que nous validons sont enregistrés dans les variables que nous venons de
déclarer. Nous utilisons la méthode GetValueAsUnlocalizedText (reportez-vous à la documentation
M-Files API pour plus d'informations) pour obtenir la valeur de propriété en tant que texte non localisé.

Notre condition pour valider la valeur de la propriété : la valeur doit avoir au moins 10 caractères. Nous
évaluons cette condition dans une expression If. Nous avons défini dans la condition de l’expression If
que la longueur de la propriété doit être inférieure à 10 caractères pour que l’expression à l’intérieur de
l’expression If puisse être exécutée. Si la valeur de la propriété a 10 caractères ou plus, le bloc du code
If n’est pas exécuté et l’exécution du script est terminée.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 715

Dans le bloc If, nous envoyons un message d’erreur à l’utilisateur dans lequel nous indiquons que la valeur
de la propriété saisie par l’utilisateur doit avoir au moins 10 caractères ; on enjoint de la sorte à l’utilisateur
d’ajouter une valeur plus longue. Une fois le message d’erreur affiché, la fiche de métadonnées s’affiche
de nouveau, ce qui permet à l’utilisateur de modifier la valeur de la propriété non valide.

Pour obtenir des instructions complètes sur la validation des valeurs de propriété avec VBScript, consultez
Validation automatique des valeurs de propriété.

4.5.7. Quelle est la différence entre une liste de contrôle d’accès et un groupe
d’utilisateurs ?

M-Files vous permet d’utiliser des listes de contrôle d’accès et des groupes d’utilisateurs pour gérer les
informations associées à un groupe de personnes, mais elles servent principalement un tout autre but.

Grâce aux groupes d’utilisateurs, les administrateurs peuvent organiser les personnes en plusieurs
groupes selon leurs caractéristiques partagées, comme leur fonction au sein de l’organisation (par
exemple "RH" et "Responsables"), leur situation physique (par exemple "Bureau Vermont" et "Bureau
Chicago") ou leurs compétences (comme "Thèmes juridiques" et "Traduction"). Les groupes d’utilisateurs
peuvent être gérés avec M-Files Admin (consultez Groupes d'utilisateurs).

Les listes de contrôle d'accès peuvent d’autre part servir à indiquer plusieurs droits d’accès aux objets
d’un coffre. Elles comprennent une liste de sujets (utilisateurs individuels, groupes d’utilisateurs ou
pseudo-utilisateurs) associée à une liste d’autorisations, contrôlant principalement les droits de lecture,
d’édition et de suppression des objets ainsi que de modification de leurs autorisations. Les listes de
contrôle d'accès peuvent également être gérées avec M-Files Admin (consultez Listes de Contrôle
d'accès).

Exemple : Contrats de travail visibles pour le département RH uniquement

Le coffre contient de nombreux contrats de travail qui peuvent actuellement être vus par tous les
utilisateurs du coffre. Le directeur des RH souhaite qu’ils ne soient visibles que pour l’équipe des RH.

La première chose à faire est de créer un groupe d’utilisateurs pour tous les utilisateurs appartenant
à l’équipe des RH. Étant donné qu’il n’est pas possible d’utiliser le groupe d’utilisateurs pour contrôler
directement les droits d’accès, il faut également créer une liste de contrôle d’accès pour associer le groupe
d’utilisateurs nouvellement créé aux droits d’accès de son choix.

Remarque : Les utilisateurs dont le compte de connexion a le rôle Administration système et

les utilisateurs qui possèdent soit les droits Voir et lire tout le contenu du coffre soit les droits
Contrôle total du coffre peuvent voir tout le contenu du coffre.

La Directrice des RH doit enfin associer la liste de contrôle d’accès nouvellement créée aux contrats de
travail. Elle peut le faire avec les propriétés de la classe de contrat de travail.

Ouvrir la boîte de dialogue des propriétés pour une classe :

1. Ouvrez M-Files Admin.

2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.

3. Déployez Coffres.

4. Déployez un coffre.

5. Développez Structure des Métadonnées (Vue Classique).

6. Cliquez sur Classes.

 M-Files | 4. Questions fréquentes | 716

7. Dans la zone de liste, sélectionnez la classe représentant les contrats de travail.

S’il n’y a pas de classe pour les contrats de travail, vous pouvez créer une nouvelle classe à cet
effet.

8. À partir de la barre de tâches située à gauche de la zone de liste, sélectionnez Propriétés.

Configuration de la classe pour utiliser la liste de contrôle d’accès :

9. Ouvrez l’onglet Autorisations automatiques.

[Link] la case Restreindre les autorisations des objets faisant référence à cette classe.

[Link] la case Utiliser la liste de contrôle d'accès.

12.Sélectionnez la liste de contrôle d’accès nouvellement créée dans le menu déroulant se trouvant sous
la case.

[Link] sur OK pour fermer la boîte de dialogue des Propriétés de la Classe.

[Link] : Si une boîte de dialogue informative sur les autorisations automatiques désactivées pour
certaines définitions de propriétés s’affiche, notez les définitions de propriétés mentionnées dans la liste
Définitions de propriétés actuellement désactivées et cliquez sur OK.

Afin de s’assurer que les paramètres des autorisations sont activés si la classe d’un contrat de
travail est sélectionnée en tant que valeur de l’une des propriétés mentionnées dans la liste,
vous devez expressément permettre aux autorisations automatiques d’être utilisées pour ces
définitions de propriétés.

[Link] la boîte de dialogue Autorisations automatiques modifiées, sélectionnez soit :

a. Modifier les Autorisations des Objets afin d’appliquer de nouveaux droits d’accès à tous les
objets qui vont être créés à partir de ce moment.

Remarque : Les autorisations des objets sont mises à jour en tant que tâche d’arrière-plan
asynchrone. Les autorisations des objets peuvent être mises à jour si, par exemple, une
liste de contrôle d’accès, un utilisateur, un groupe d’utilisateurs ou la valeur d’un pseudo-
utilisateur (comme un chef de projet) sont modifiés. Vous pouvez contrôler la progression
de la tâche dans M-Files Admin, dans la rubrique Tâches d'arrière-plan. Pour davantage
d'informations, veuillez vous reporter à Contrôle des tâches d'arrière-plan.

ou

b. Modifier et Activer les Autorisations des Objets afin d’appliquer de nouveaux droits d’accès à
tous les objets existants ainsi qu’à tous les objets qui vont être créés à partir de ce moment.

ou

c. Annuler pour revenir à la boîte de dialogue Propriétés de la Classe.

Activation des autorisations automatiques à utiliser via les propriétés associées :

[Link] : Dans l’arborescence de gauche, sous Structure des Métadonnées (Vue Classique),
sélectionnez Définitions de propriétés.

[Link] : Double-cliquez sur l’une des définitions de propriétés que vous avez notées à l’étape 14.

[Link] : Cochez la case Activer les autorisations automatiques via cette propriété et cliquez
sur OK.
 M-Files | 4. Questions fréquentes | 717

[Link] : Sélectionnez Modifier les Autorisations des Objets ou Modifier et Activer les
Autorisations des Objets (se reporter à l’étape 15).

[Link] : Effectuez de nouveau les étapes allant de 17 à 19 pour toutes les définitions de propriétés
notées à l’étape 14.

[Link] M-Files Admin.

Selon ce que vous avez sélectionné à l’étape 15, soit a) seuls les nouveaux objets soit b) les nouveaux
objets et les objets existants dont la classe représente les contrats de travail sont désormais visibles
uniquement pour le groupe d’utilisateurs dont les membres font partie du département des RH. Comme
expliqué dans cette note, cela ne s’applique toutefois pas à l’administration système et aux utilisateurs de
coffre dotés de droits pour voir et lire tout le contenu du coffre.
 M-Files | L'index | 718

L'index
A autorisations
automatiques 221, 399
accès 12 autorisations définies par les métadonnées 221
activer effectives 44
MSAL 668 restriction 44
activer le moteur de recherche autorisations de l’administration coffre 522
activer Micro Focus IDOL 247 autorisations de l’administration système 522
activer Smart Search 247
actualiser
manuellement 188
B
administrateur système 198, 203 base de connaissances 12
administration système contre administration coffre 198 base de données principale
Adresse IP 130, 192 restaurer 216
Advanced Document Compare 73 sauvegarder 214
advanced vault settings 522
affectation 47
affectation de workflow 486 C
affinement de la recherche 104
cache 151
ajouter aux favoris 22
caractère générique 107
ajouter un coffre 130
CFR 163
alias 362, 365
Chaîne de connexion OLE DB 379, 385, 408, 414
Android 14
chemin du lien 91
annotations
classe
activation 221, 221
créer 452
Utilisation des 69, 69
groupe de classes 455
annuler la suppression 61
classement des éléments épinglés 23
annuler le marquage pour archivage 62
clé pré-partagée 161
application
co-rédaction 64, 65
activer 512
coffre
configuration 515
accès 161
connecteur 610
attacher 237
désactiver 512
configurer 130
désinstaller 512
connexion 130
exportation 512
copier 236
installer 512
créer 219
licence 512
détacher 240
service intelligent 607
détruire 252
type
langue 149, 275, 276
Application cliente 148, 512
maintenance 260
Application serveur 148, 512
opération 219
Applications mobiles 14
performances 360, 664
archivage 62, 311
sauvegarde
assistance
Microsoft SQL Server 228
étendue 12
supprimer 252
politique 12
Coffre Démo 180
portail 12
Coffre répliqué
ticket 12
exportation 313, 318
Assistant IA 87
importer 321
authentification 668
planifier 332
authentification dans
collection de documents 82
M-Files Mobile 668
comment démarrer 11
authentification du cloud
comment se connecter à un coffre ? 13
configuration 515
comment se déconnecter d’un coffre ? 13
Authentification M-Files 130
commentaires 70
AutoCAD
comparaison de documents 73
Commandes M-Files 80
comparer contenu des documents 73
automatisation 709
compatibilité des versions 152, 182, 188
 M-Files | L'index | 719

compte de connexion document multi-fichier

modifier compte de connexion 204 Multi-fichier 35
compte utilisateur 680 domaine 130
concaténation 425, 429, 680, 709 données de coffre personnalisées 524
concaténé 425, 429, 680, 709 dossier traditionnel 128
conditions supplémentaires dossier virtuel 126
autorisations 113 dossiers virtuels 125
configuration Drapeau M-Files 61
ajouter 517 droits d’administration 458
modifier 517
configuration d'un coffre 130
configuration requise 165, 166, 177
E
configurations écran d’accueil 15
données de coffre personnalisées 524 Electronic Signatures and Advanced Logging Module 163
exportation 520 éléments épinglés 22
importer 521 emplacement des fichiers 230
paramètres du coffre avancés 522, 631 en ligne 258, 258
connexion 12 enregistrer au format PDF 51
connexion à un coffre 13 envoyer une demande de publication 63, 675
connexions aux sources externes 279 épinglé 15, 22
contacter 12 espace disque 166
convertir en mono-fichier 35 étape de workflow 71, 71, 72
convertir en multi-fichier 35 état 357
convertir en PDF 51, 52 état de connexion 15
copier des liens 89 Excel
copier un coffre 236 Commandes M-Files 75
copier un lien 91 insérer une propriété 77
Créé le exportation
horodatage 707 exporter les résultats des vues ou des recherches 128
créer Exporter des langues 272
document 33 Expression DELETE 379, 385, 408, 414
objet 33 Expression INSERT INTO 379, 385, 408, 414
créer un compte de connexion 203 Expression SELECT 379, 385, 408, 414
créer un PDF Expression UPDATE 379, 385, 408, 414
créer un PDF à partir d'un objet existant 51
créer une copie
créer une copie d'un objet existant 51 F
favoris 22
D FDA 21 CFR Part 11 163, 221
fiche de métadonnées
déconnexion 12 aperçu 19
déconnexion d’un coffre 13 bandeau des options 19
Définition de métadonnées 365 configuration 515, 528
définition de propriété filtres de recherche 104
créer 423 filtres de recherche par défaut 104
type de donnée
date 420
nombre (entier) 420 G
nombre (réel) 420
gestionnaire d'événements
définitions de propriétés héritées 449
ordre d’exécution 603
dépannage 12
gestionnaire de base de données
désactiver Ground Link 629
Firebird 221, 224, 663
détacher 240
Microsoft SQL Server
détection de virus 159
emplacement des fichiers 230
détruire 61
ground link 618, 618, 619, 620, 625, 626, 626, 627, 628,
détruire un coffre 252
629, 630, 630, 631
document
groupe épinglé 23
collection 7
document supprimé 106
document mono-fichier H
Mono-fichier 35
historique des versions 51
 M-Files | L'index | 720

hors ligne liste 18

préparation pour disponibilité hors-ligne 85 liste blanche 657
supprimer la disponibilité hors-ligne 85 liste de contrôle d'accès
créer 508
liste de valeurs
I contenu 395
ID externe
ID d'affichage 680 rafraîchir 390, 418
ID externe 680 icônes des éléments de la liste de valeurs 395
ID interne 680 liste noire 657
ID original 680 liste paginée 18
identifiant individuel 106 lot de données 565
Identité d'Accès aux Rapports 570
IMAP M
dossier 680
IML 605 M-Files Admin 189, 192
importer des langues 274 M-Files Aino 87
importer un compte de connexion 203 M-Files Desktop
index de recherche paramètres 130
dtSearch 249, 657 M-Files Mobile 176
format de fichier 657 M-Files Server
IDOL 249, 657 options de déploiement 156
Micro Focus IDOL 657 paramètres de registre 631
sauvegarde 249, 249, 249 paramètres des valeurs nommées 631
indexage 247 M-Files URL 91
indexation des coffres 357 M-Files Web
indexation des vues 125 apparence 563
informatique décisionnelle 563 M-Files Web classique 176
installation 180 M-Files Web Companion 13, 165
instructions 12 marquer pour archivage 62
intégration e-mail 61 matériel 166
Intelligent Metadata Layer membres de la collection 82
architecture 605 menu
connecteur vue 128
ajouter 610 message résumé 144
authentification 614 mesure des performances du coffre 360
configuration 515, 611 métadonnées
groupe d'utilisateurs du référentiel externe 475 suggestions 19
promouvoir 617 Métadonnées
référentiel externe source externe 284
authentification 614 structure 368
service intelligent suggestions 607
ajouter 608 Mettre en ligne 258, 258
configuration 515, 609 Mettre hors ligne 258, 258
utilisateur du référentiel externe 472 Microsoft Office 75
interactions entre coffres 361 Microsoft SQL Server 177
iOS 14 migrer la base de données d'un proxy Ground Link 628
mise en ligne 86
mise Hors-ligne 86
L mises à jour automatiques
langue paramètres 152, 182
coffre 149, 275 paramètres de registre 183, 651
logiciel 149, 275 modification simultanée 63
sélectionner 275 module OCR 287
langue du coffre de l’utilisateur 276 mot de passe
langue du coffre par défaut 276 modifier mot de passe 150
licence
gestion 195 N
lien de visiteur pour n'importe qui 91, 92, 640
lien de visiteur protégé par code de passe 91, 92 NACL
lien public create 508
options de configuration 640 navigateur requis 176
 M-Files | L'index | 721

niveau de regroupement POP3 299

sens de la référence 645 PowerPoint
nom du réseau 130, 192 Commandes M-Files 75
notification insérer une propriété 77
personnalisation 532, 532 propriété
numérisation 39 barre d'outils 31
numéro de version 703 éditer multiples 32
protocole 192
proxy Ground Link
O configuration 620
objet restaurer 627
conflit 366 sauvegarde 626
créer 36, 36 publication web 559
épinglage 22 publier
géré 617 publier avec commentaires 67
historique 78 purger le cache local 150
non géré
promouvoir 617 R
objet supprimé 61
type 370 raccourcis 25
objet externe raccourcis clavier 25
rafraîchir 152 rapports 563
OCR 39, 295 recherche
ODBC 379, 385, 408, 414 affinement 104
office online 559 barre de recherche 15
office pour l’éditeur web 559 booléen 96
onglet Filtres 95 caractère générique 96, 98
opérateur 107 conditions supplémentaires 105
Outlook critère 61
dossier 56 filtre 104
Envoyer et enregistrer dans M-Files 644 floue 645
règle 55 Onglet Filtres 102
opérateurs 96, 98
phonétique 645
P recherche avancée 102
pagination 18 recherche indirecte 96
paramètres de publication 559 recherche rapide
paramètres du coffre avancés 631 formes infléchies 647
paramètres spécifiques à l'utilisateur 134 résultats
Paramètres spécifiques de l'ordinateur 136, 148 tri 649
partage de lien 91 résultats de recherche dans d’autres coffres 95
partager subordination des critères de recherche 96
lien de visiteur pour n'importe qui 92 synonyme 96, 646
lien de visiteur protégé par code de passe 92 recherche à facettes 104
partager avec les utilisateurs de M-Files 91 recherche facettes 104
partager avec les utilisateurs du coffre 91 recherche rapide 96, 98, 646
partager un lien 91 reconnaissance de texte 39, 295
partager un lien de visiteur pour n'importe qui 91 référentiel externe
partager un lien de visiteur protégé par code de passe se connecter 615
91 se déconnecter 615
partager des liens publics 640 règle commune 144
partager un contenu 89 regroupement des éléments épinglés 23
partager un lien de visiteur pour n'importe qui 92, 640 réhabiliter cette version 78
partager un lien de visiteur protégé par code de passe 92 relations 80
PDF remplacer avec le Fichier 40
conversion restaurer un coffre 244
paramètres 656 restaurer un proxy Ground Link 627
paramètres régionaux 661
PDF avec fonction de recherche 295 S
performances
options de configuration 664 sauvegarde
planification 206, 206 complète 206
 M-Files | L'index | 722

différentielle 206 utilisateur depuis les métadonnées 46

données secondaires 701 utilisateur du référentiel externe 472
sauvegarder un coffre 241 utilisateur suppléant 148
sauvegarder un index de recherche 249, 249, 249
sauvegarder un proxy Ground Link 626
scriptage
V
ordre d’exécution 603 valeur automatique
se connecter 13 VBScript 431
se connecter automatiquement 130 valeur de substitution 530
se déconnecter 13 valeurs automatiques 709
serveur 166 validation 436
service clientèle 12 validation des valeurs de propriété 436
service intelligent VBScript
suggestions de métadonnées 681 Variables 595
Services de données pour l’établissement de rapports 565 verrouiller 63, 675
signature électronique 499, 503 version réhabilitée 78
Smart Search 247 vitesse d’ajout dans la base de données 360
source de valeur OCR 287 voir la hiérarchie 420
source externe volet de commandes 15, 24
supprimer 298 volet de droite 15
sources externes VPN 161
document lié 663 vue
métadonnées 284 aperçu rapide 15
source email 299, 680 vue autorisations 125
spécifique vue indirecte 119
version d'objet 91 vues 116
stockage des valeurs nommées 524
structure des métadonnées à plusieurs langues 268
supprimer un coffre 252 W
surlignage des concordances 95
Word
système d'exploitation 165
Commandes M-Files 75
système d'exploitation requis 176
insérer une propriété 77
workflow
T étape 482
workflows 70
tâches d'arrière-plan 356
temps aller-retour jusqu’au serveur de la base de données
360 Z
terminologie 7
zone de la liste 15, 18
touches de raccourci 25
traduction 268
traduire des titres d’objet 277
transition d'étape 71, 71, 72
tri des résultats de la recherche 95
type d'objet
externe 379, 385, 390, 414, 418
rafraîchir 390, 418
type de donnée 107
type de licence 203

U
URL du rapport 572
utilisateur
authentification 234
compte utilisateur 458
groupe d'utilisateurs 465, 715
groupe d'utilisateurs du référentiel externe 475
nouvel utilisateur 458
pseudo-utilisateur 46
se connecter avec un autre utilisateur 15
synchronisation 234