P2WW-2300-02FRZ0

Organizer
Guide d’Utilisation
 TABLE DES MATIÈRES
1. Introduction................................................................................. 1
1.1 Informations et précautions................................................................. 1
1.2 Si vous utilisez Windows Vista ............................................................ 4
1.3 Configuration requise........................................................................... 4
2. Présentation de ScanSnap Organizer....................................... 5
2.1 Démarrage de ScanSnap Organizer .................................................... 5
2.2 Les commandes .................................................................................... 7
2.2.1 La barre des menus (fenêtre principale)........................................................... 10
2.2.2 La barre d’outils (fenêtre principale)................................................................. 23
2.2.3 L’affichage des vignettes ................................................................................... 25
2.3 La Liste des actions............................................................................ 28
2.4 ScanSnap Organizer Viewer .............................................................. 29
2.4.1 La barre des menus ............................................................................................ 30
2.4.2 La barre d’outils .................................................................................................. 32
3. Exploitation de ScanSnap Organizer ...................................... 34
3.1 Exécution de ScanSnap ..................................................................... 34
3.1.1 Préliminaires........................................................................................................ 34
3.1.2 Numérisation ....................................................................................................... 36
3.1.3 Classement des fichiers ..................................................................................... 38
3.2 Copier/Transférer un fichier, un dossier, un cabinet........................ 41
3.3 Création d’un fichier PDF indexable.................................................. 42
3.4 Conversion automatique des fichiers PDF ....................................... 54
3.5 Recherche de fichiers......................................................................... 56
3.6 Création et suppression des raccourcis dossiers ........................... 57
3.6.1 Création d’un raccourci pour un dossier.......................................................... 57
3.6.2 Suppression de raccourcis ................................................................................ 58
3.7 Importer un fichier .............................................................................. 59
3.8 Exporter un fichier .............................................................................. 60
3.9 Joindre un fichier à un courriel ......................................................... 61
3.10 Imprimer............................................................................................. 63
3.10.1 Impression des fichiers-vignettes uniquement ............................................. 63
3.10.2 Impression des fichiers-vignettes et autres formats..................................... 66
3.10.3 Impression des fichiers avec ScanSnap Organizer Viewer .......................... 67
3.11 Conversion au format Word/Excel/PowerPointMD .......................... 68

i
 3.12 Suppression de cabinet, dossier, fichier ........................................ 73
3.13 Renommer un fichier ........................................................................ 74
3.14 Édition des fichiers ........................................................................... 77
3.14.1 Affichage des fichiers avec ScanSnap Organizer Viewer............................. 77
3.14.2 Rotation d’une page .......................................................................................... 77
3.14.3 Suppression d’une page................................................................................... 78
3.14.4 Déplacement d’une page .................................................................................. 79
3.14.5 Insertion de page............................................................................................... 80
3.15 La boîte de dialogue de configuration de ScanSnap ..................... 81
3.16 Mise à jour en ligne........................................................................... 82
Annexe : À propos des fichiers indexables ............................... 84
Index .............................................................................................. 88

ii
1. Introduction

1. Introduction
Nous vous remercions d’avoir choisi ScanSnap Organizer.
Ce produit est une application qui vous permettra d’afficher et de gérer vos fichiers PDF et
JPEG (affichés sous forme de liste ou de vignettes) générés depuis un ScanSnap recto verso
couleur.
Les fonctionnalités de ScanSnap Organizer sont les suivantes :
● Visualisation des images numérisées avec le ScanSnap sans avoir à ouvrir une
application et création de dossiers dans lesquels enregistrer ces images.
Consultation des pages d’un fichier PDF grâce au mode d’affichage sous forme de
vignettes pour vérifier les images générées.
● Visualisation et édition des fichiers (rotation, suppression, déplacement et insertion de
pages) avec ScanSnap Organizer Viewer.
● Possibilité de joindre les fichiers à un courriel ou de les imprimer sur papier.
● Moteur de recherche dans les fichiers PDF et conversion de ces fichiers obtenus depuis
le ScanSnap au format PDF indexable.

Veuillez soigneusement lire ce guide et vous assurer d’en avoir parfaitement compris le contenu.

1.1 Informations et précautions

Utilisation dans des environnements à risque élevé
Le client sait que ce Produit tel qu’il se présente, a été conçu, développé et fabriqué pour
une exploitation générale exhaustive, bureautique, personnelle, domestique ou industrielle
normale. Ainsi, ce produit n’a pas été conçu ni développé ni fabriqué pour être utilisé dans
des environnements présentant un risque réel et mettant directement en danger la vie ou la
santé de personnes ou occasionnant d’autres dommages (nommé ci-après « Utilisation
dans des environnements à risque élevé ») et où des mesures de sécurité extrêmement
rigoureuses s'imposent, comme et sans restriction aucune, dans les salles de contrôle de
réactions nucléaires des installations nucléaires, dans les salles de contrôle gérant les
trajectoires des avions, le trafic aérien, les transports publics, dans les centres médicaux
où sont utilisés les moyens d’entretien artificiel de la vie, dans les salles de contrôles de
rampes de lancement de missiles des systèmes d’armement.
Le client ne doit pas utiliser ce Produit sans s’être, auparavant, assuré d’avoir pris toutes
les dispositions nécessaires à sa protection pour une utilisation dans l’une de ces situations
à risque élevé. Par ailleurs, PFU (ainsi que ses filiales) ne peut être tenu pour responsable
par le client et/ou une partie tierce des dommages et des indemnisations pouvant résulter
de l’utilisation de ce produit dans un environnement à risque élevé.

1
 1. Introduction

À propos des marques citées dans cette brochure

ScanSnap est une marque de commerce de PFU Limited.
Microsoft, Windows, Windows Vista et PowerPoint sont des marques déposées de
Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Word et Excel sont des
produits de Microsoft Corporation aux Etats-Unis.
Adobe, le logo Adobe ainsi qu’Acrobat et le logo Acrobat sont des marques déposées ou
commerciales d'Adobe Systems Incorporated aux États-Unis et dans d'autres pays.
Intel et Pentium sont des marques déposées d’Intel Corporation ou de ses succursales aux
États-Unis et dans d'autres pays.
Les autres noms de produits cités dans ce guide sont des marques de commerce ou des
marques déposées de leurs sociétés respectives.
ABBYY™ FineReader™ 7.x Engine, © ABBYY Software House, 2005.
OCR by ABBYY Software House. Tous droits réservés.
ABBYY et FineReader sont des marques commerciales d’ABBYY Software House.

À propos de l’indication des marques

Les références aux systèmes d’exploitation et programmes sont indiquées comme suit :
MD MD
Windows 2000 : Microsoft Windows 2000 Professionnel
MD MD
Windows XP : Microsoft Windows XP Professionnel
MD MD
Microsoft Windows XP Édition Familiale
MD MD
Windows Vista : Microsoft Windows Vista Édition Familiale Basique
MD MD
Microsoft Windows Vista Édition Familiale Premium
MD MD
Microsoft Windows Vista Professionnel
MD MD
Microsoft Windows Vista Entreprise
MD MD
Microsoft Windows Vista Édition Intégrale
Windows : Lorsqu’aucune distinction n'est faite entre les différents systèmes
d'exploitation, l’appellation « Windows » est alors utilisée.
MD MD
Adobe Acrobat : Adobe Acrobat
Toutes les descriptions indiquées dans ce manuel ont été rédigées
conformément au programme Adobe Acrobat fourni avec le
ScanSnap. Si aucune mention particulière n'est faite, l'intitulé
Adobe Acrobat se réfère au programme fourni avec le ScanSnap.
La version d’Adobe Acrobat fournie avec le ScanSnap est sujette à
des modifications sans préavis. Si les captures d'écran de ce guide
diffèrent de celles indiquées sur votre écran d'ordinateur, veuillez
consultez la rubrique Aide pour Adobe Acrobat.
MD
Internet Explorer : Microsoft Internet Explorer
MC
ABBYY ABBYY FineReader for ScanSnap
FineReader for Toutes les descriptions indiquées dans ce manuel ont été rédigées
ScanSnap conformément au programme ABBYY FineReader for ScanSnap
fourni avec le ScanSnap. Si aucune mention particulière n'est faite,
l'intitulé ABBYY FineReader for ScanSnap se réfère au
programme fourni avec le ScanSnap. La version d’ABBYY
FineReader for ScanSnap est sujette à des modifications sans
préavis. Si les captures d'écran de ce guide diffèrent de celles
indiquées sur votre écran d'ordinateur, veuillez consultez la
rubrique Aide pour ABBYY FineReader for ScanSnap.

2
1. Introduction

Les droits d’auteur

En-dehors d’un usage strictement personnel ou familial, la copie de certains matériels tels
que des ouvrages, des dessins, des impressions, des peintures, des plans ou des bleus est
formellement interdite sans le consentement de leurs auteurs.

Fabricant

PFU LIMITED
International Sales Dept., Imaging Business Division, Products Group, Solid Square East
Tower, 580 Horikawa-chô, Saiwai-ku, Kawasaki-shi Kanagawa 212-8563, JAPON
Téléphone : +81 (44) 540-4538
© PFU LIMITED, 2008.

Symboles utilisés dans ce guide

Dans ce guide, les explications sont accompagnées des symboles suivants :

Ce symbole indique à l'utilisateur une information particulièrement importante.

Lisez soigneusement cette information.

Ce symbole informe l'utilisateur d'un conseil particulièrement utile concernant l'utilisation du

produit.

Ce symbole vous indique un renvoi.

À propos des captures d’écran de ce guide

Dans l’intérêt des utilisateurs et en vue d'une amélioration du produit, les captures d'écran
du guide sont sujettes à des modifications sans préavis.
Si les images affichées sur l'écran sont différentes de celles du guide, suivez les
instructions affichées sur l'écran de votre ordinateur.
Les captures d’images de ce guide sont extraites de la version émise par Microsoft
Corporation.

3
 1. Introduction

1.2 Si vous utilisez Windows Vista

Les captures d’écran de ce guide ont été réalisées avec le système d’exploitation
Windows XP. Si vous utilisez Windows Vista, certains énoncés risquent d’être
légèrement différents :

Windows XP Windows Vista

Dossier Mon ScanSnap Dossier ScanSnap

Mes Documents Documents

1.3 Configuration requise

Pour pouvoir exploiter ScanSnap Organizer, la configuration de votre ordinateur doit
remplir les conditions suivantes :

Système d’exploitation （SE） Windows 2000 Windows Vista

Windows XP
Ordinateur Unité centrale Processeur IntelMD PentiumMD Processeur IntelMD
III 600MHz au minimum * PentiumMD 4
1.8GHz au minimum*
Mémoire vive 128 Mo au minimum* 512 Mo au minimum*
Espace disque 370 Mo au minimum d’espace libre
dur

* La configuration requise doit être identique ou supérieure à celle recommandée pour

la configuration du scanneur

™ Pour pouvoir utiliser la fonction de recherche, le logiciel Adobe Acrobat 7.0 ou une version
ultérieure doit être installé dans votre système.
(Pour en savoir plus, consultez la section 3.3 Création d’un fichier PDF indexable en page
42 et l’Annexe : À propos des fichiers indexables en page 84.)
™ Pour pouvoir utiliser la fonction de recherche si votre système d’exploitation est Windows
Vista, une version d’Adobe Acrobat compatible doit être installée dans votre système.

4
2. Présentation de ScanSnap Organizer

2. Présentation de ScanSnap Organizer

Dans cette section, vous trouverez des explications quant à l’utilisation de ScanSnap Organizer.

2.1 Démarrage de ScanSnap Organizer

1. Depuis le menu déroulant démarrer, cliquez sur Tous les programmes ->
ScanSnap Organizer -> ScanSnap Organizer.
Ö La boîte de dialogue Paramètres de Conversion Automatique PDF s’ouvre.
(Selon votre configuration, elle peut ne pas s’afficher.)

Vous pouvez également double-cliquer sur l’icône ScanSnap Organizer

disponible sur le bureau pour exécuter le programme.

2. Si vous souhaitez effectuer une conversion automatique au format PDF indexable,

cliquez sur le bouton Oui. Sinon, cliquez sur le bouton Non.

● Grâce à ScanSnap Organizer, vous pouvez créer des fichiers PDF au format indexable en
incorporant des informations textuelles, qui sont des données d’images générées avec
ScanSnap. Deux méthodes sont à votre disposition :
- sélection manuelle des fichiers PDF que vous souhaitez convertir ;
- conversion automatique des fichiers PDF sauvegardés dans un dossier déterminé (le
dossier Mon ScanSnap).
Pour la première méthode, cliquez sur Non; pour la suivante, cliquez sur Oui.
● Vous pouvez cacher la boîte de dialogue Paramètres de conversion automatique PDF.
Pour cela, cochez la case Inutile d’afficher ce message lors du prochain démarrage.
● Vous pouvez éditer les paramètres de conversion automatique plus tard. Pour en savoir
plus, veuillez consulter la section 3.4 Conversion automatique des fichiers PDF en
page 54.
● Pour en savoir plus sur les fichiers au format indexable, veuillez consulter la partie
Annexe : À propos des fichiers indexables en page 84.
● Chaque utilisateur connecté peut créer et utiliser sa propre configuration des Paramètres
de conversion automatique PDF. La conversion automatique s’exécutera lorsque
l’utilisateur qui aura ajouté le fichier PDF dans le dossier Mon ScanSnap, se connectera

5
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

dans le système, d’une part, et aussi longtemps qu’aucune autre application ne sera en
cours d’exécution, d’autre part. Si la conversion automatique n’est pas menée à son terme
au moment de la fermeture de session de l’utilisateur, elle reprendra aussitôt qu’il en aura
ouvert une nouvelle.

Ö La fenêtre ScanSnap Organizer s’ouvre.

Si vous activez la fonction OCR automatique (en cliquant sur Oui), la mention « Conversion
automatique des fichiers PDF ajoutés au format PDF indexable » sera indiquée dans la barre
des titres après avoir sélectionné le dossier Mon ScanSnap pour afficher son contenu.

6
2. Présentation de ScanSnap Organizer

2.2 Les commandes

Ci-dessous, vous trouverez un exemple de la fenêtre principale de ScanSnap Organizer.

Pour en savoir plus sur la fenêtre de ScanSnap Organizer Viewer, veuillez consulter la
section 2.4 ScanSnap Organizer Viewer en page 29.

<Fenêtre principale>

ScanSnap Organizer crée une base de données cache (données temporairement

stockées) des fichiers PDF pouvant être convertis au format vignette. Ainsi, la netteté
des images en est renforcée. La base de données cache est stockée dans un
sous-dossier caché et nommé avec l’extension « .organizer », là où se trouve le fichier
PDF pertinent. Si cette base de données venait à être supprimée, l’affichage des
images en serait affecté. Attention à ne pas la supprimer.

À propos de l’affichage avec ScanSnap Organizer

● ScanSnap Organizer ne peut pas créer de base de données cache pour les fichiers
PDF enregistrés dans des médias non inscriptibles tels que les CD-ROM même si
l’affichage des images des fichiers PDF est disponible. Pour obtenir des images
plus précises, copiez les fichiers depuis le média sur votre disque dur afin de créer
une base de données cache, puis, enregistrez-les à nouveau avec la base de
données cache sur un CD-ROM.
● La numérisation terminée, certaines images peuvent ne pas s’afficher
immédiatement ou encore ne pas s’afficher du tout si elles ont été sécurisées d’un
mot de passe. Le cas échéant, depuis le menu Affichage, pointez sur Mise à jour.

7
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

<Affichage sous forme de vignettes>

Barre de menus
Pour avoir accès aux diverses options de Barre d’outils
ScanSnap Organizer Affiche les icônes les plus utilisées.

Liste des dossiers

Affichage des dossiers traités
par ScanSnap Organizer

Fenêtre pop-up
Lorsque l’affichage sous
forme de vignette est activé,
l’image sélectionnée s’affiche
dans une fenêtre pop-up.

Barre d’état
Lorsqu’un fichier est sélectionné, la date
Liste des actions Panneau de visualisation de création, le volume du fichier etc. sont
Pour exécuter vos fichiers. des fichiers indiqués dans cette barre.
Chaque action est précédée Affichage sous forme de Si vous sélectionnez un dossier, le nombre
d’une icône. vignettes des fichiers total de fichiers contenus est indiqué.
PDF/JPEG

Les fichiers PDF et JPEG sont affichés au format vignette dans la Liste des dossiers.
Les autres fichiers sont indiqués sous la forme d’icône selon l’application correspondante.

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2. Présentation de ScanSnap Organizer

<Affichage sous forme de liste>

Barre de menus
Pour avoir accès aux diverses options de Barre d’outils
ScanSnap Organizer Affiche les icônes les plus utilisées.

Liste des dossiers

Indication des dossiers traités
par ScanSnap Organizer

Liste des actions

Pour exécuter vos fichiers.
Chaque action est précédée
d’une icône.

Panneau de visualisation Barre d’état

des fichiers Lorsqu’un fichier est sélectionné, la date
Affichage du contenu du dossier de création, le volume du fichier etc. sont
sélectionné. indiqués dans cette barre.
Si vous sélectionnez un dossier, le nombre
total de fichiers contenus est indiqué.

9
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

2.2.1 La barre des menus (fenêtre principale)

Voici la liste des rubriques de la barre des menus.

<Menu Fichier>
Fichier
ScanSnap Organizer Pour exécuter les fichiers PDF et JPEG avec ScanSnap Organizer
Viewer Viewer. Vous pourrez visualiser et éditer vos fichiers.
Ouvrir Pour exécuter un fichier avec l’application correspondante.

Imprimer <Ctrl + P> Pour imprimer un fichier.

(De plus, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers pour les imprimer
en continu)

Nouveau Cabinet : <Ctrl + B>

Pour créer un cabinet dans le dossier Mon ScanSnap.
Dossiers et fichiers peuvent y être archivés.
Dossier : <Ctrl + F>
Pour créer un dossier dans le cabinet sélectionné.
Pour y archiver vos fichiers.
™ Les dossiers ne peuvent être créés dans le dossier Mon ScanSnap.
Par ailleurs, si vous créez un nouveau dossier directement dans le
dossier Mon ScanSnap avec un autre programme (tel
qu’Explorateur Windows), il sera affiché sous la forme d’un
Cabinet dans ScanSnap Organizer.
Raccourci pour le Pour créer un raccourci pour n’importe quel dossier, directement dans
dossier le dossier Mon ScanSnap.
Les fichiers contenus dans le dossier concerné sont visibles dans
ScanSnap Organizer.
™ Un raccourci pour le dossier Mon ScanSnap qui est indiqué dans
l’onglet Paramètres usuels de la boîte de dialogue Options ne peut
être créé. Le chemin d’accès d’origine est le dossier Mon
ScanSnap par défaut. (Voir page 20.)
Suppression du Pour supprimer le raccourci du dossier sélectionné.
raccourci-dossier
Importer Pour copier des fichiers d’un dossier dans un dossier sélectionné.

Exporter Pour copier les fichiers sélectionnés dans d’autres dossiers.

™ Les fichiers ne peuvent pas être exportés dans le dossier Mon
ScanSnap.
Supprimer <Suppr> Pour supprimer fichiers, dossiers, cabinets.
Renommer <F2> Pour renommer fichiers, dossiers, cabinets ou raccourcis.
Propriétés Pour obtenir des informations sur le dossier correspondant au raccourci
sélectionné.
Élément disponible uniquement pour les raccourcis.
Quitter Pour quitter ScanSnap Organizer.

10
2. Présentation de ScanSnap Organizer

<Menu Édition>
Édition
Annuler <Ctrl+Z> Pour annuler l’opération qui vient d’être effectuée.
● Supprimer (ou envoyer dans la corbeille)
● Renommer
● Copier ou déplacer à l’aide d’un glissé-déposé
● Couper ou coller
Couper <Ctrl+X> Pour couper fichiers, dossiers, cabinets qui seront temporairement
placés dans le presse-papier.
Copier <Ctrl+C> Pour copier fichiers, dossiers, cabinets stockés dans le presse-papier.
Coller <Ctrl+V> Pour coller les éléments stockés dans le presse-papier.
™ Si vous tentez de coller un dossier directement dans le dossier Mon
ScanSnap, il sera changé en Cabinet dans ScanSnap Organizer. Par
ailleurs, si vous copiez ou transférez un Cabinet dans un autre
Cabinet ou Dossier, il sera changé en Dossier.
Tout sélectionner Pour sélectionner tous les fichiers contenus dans le panneau de
<Ctrl+A> visualisation des fichiers.

11
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

<Menu Affichage>
Affichage
Indiquer le nom Pour indiquer le nom du fichier sous
du fichier la vignette (lorsque vous optez pour
un affichage sous forme de
vignette).

Afficher la Cochez cette case pour ouvrir

fenêtre pop-up la fenêtre pop-up de la
vignette sélectionnée.

Vous pouvez modifier la taille

de la fenêtre en faisant glisser
la souris depuis le coin droit.

Liste Pour afficher les fichiers sous la forme d’une liste détaillée.

12
2. Présentation de ScanSnap Organizer

Affichage
Vignettes Pour afficher les fichiers sous la forme de vignettes.

Taille de la Pour afficher les images générées selon les formats de vignette suivants :
vignette Grande : 196 × 196 (pixels)
Moyenne : 128 × 128 (pixels)
Petite : 96 × 96 (pixels)
Haut de la vignette : affiche la partie supérieure de l’image
Organiser les Pour un classement par ordre alphabétique –ascendant ou descendant- des
dossiers par dossiers de la Liste des dossiers.
Organiser les Pour un classement des fichiers par ordre ascendant ou descendant.
fichiers par Nom
Pour un classement des fichiers par ordre alphabétique.
Type
Pour un classement des fichiers selon leur type.
Taille
Pour un classement des fichiers selon leur taille.
Date de modification
Pour un classement des fichiers selon leur date de modification.
Date de création
Pour un classement des fichiers selon leur date de création.
™ Si ScanSnap Organizer est en cours d’exécution, le nouveau fichier sera
ajouté à la fin de la liste ou sera la dernière vignette affichée.
™ Vous pouvez modifier l’ordre des fichiers (ascendant Ù descendant) en
cliquant sur un intitulé du menu (Nom, Type, Taille, Date de modification ou
Date de création).
Mise à jour Pour afficher les dernières informations survenues dans la Liste des dossiers.
<F5>

13
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

<Menu Fichier PDF>

Fichier PDF
Conversion au format Pour convertir votre fichier PDF dont l’image a été numérisée avec
PDF indexable - ScanSnap, au format PDF indexable.
Exécuter La configuration se fait depuis la boîte de dialogue suivante :

Pages (à convertir)
Toutes les pages
Toutes les pages du ou des fichiers sélectionnés seront converties.
(Par conséquent, la durée de conversion variera selon le nombre de
pages à convertir.)
Uniquement page en cours
Vignette : seule la vignette de la page affichée sera convertie.
Liste : indisponible.
Case à cocher Ignorer les pages incorporées d’informations
sur le texte
Des informations textuelles sont intégrées dans les images générées
depuis le ScanSnap lorsque les fichiers PDF sont convertis au format
indexable. Si vous cochez cette case, seules les pages qui ne sont pas
au format indexable seront converties. Si vous décochez cette case,
toutes les pages sans exception seront converties.
Heure d’exécution
Saisissez l’heure de début de la conversion.
Exécution immédiate
La conversion commence après avoir cliqué sur le bouton OK.
Exécution lorsque l’ordinateur est inactif
La conversion s’exécutera tant que vous serez connecté dans
Windows. Si vous vous déconnectez alors que la conversion n’est
pas encore terminée, celle-ci reprendra lorsque vous ouvrirez, à
nouveau, une session Windows.

14
2. Présentation de ScanSnap Organizer

Fichier PDF
Conversion au format
Case à cocher Pour afficher la liste des conversions
PDF indexable -
Si vous souhaitez suivre l’évolution des conversions, veuillez cocher
Exécuter (suite)
cette case puis valider à l’aide du bouton OK.
Cette option est disponible seulement lorsque vous optez pour une
exécution lorsque l’ordinateur est inactif.

Autres paramètres
Langue pour la conversion des fichiers indexables
Vous avez la possibilité de définir la langue des documents à
convertir.
Contrôle d’exactitude
Vous pouvez préciser l’action à prendre en cas de problème.
Pour cela, vous devez opter pour une exécution immédiate.
- Pour ignorer le message d’erreur et continuer
Même si une erreur a été détectée, la conversion s’exécutera.
- Pour afficher le message de confirmation
Si une erreur a été détectée, un message vous en informera et vous
pourrez soit continuer soit interrompre la conversion.
- Pour interrompre l’opération puis afficher le message
Si une erreur est détectée lors de la conversion, un message vous en
informera et la conversion sera interrompue.
™ Si vous avez opté pour une exécution lorsque l’ordinateur est inactif,
les erreurs seront ignorées et les conversions continueront de
s’exécuter jusqu’à la fin
™ Sélectionnez un cabinet, un dossier ou un raccourci et vous pourrez
convertir les fichiers PDF qui y sont contenus, au format PDF
indexable. Le cas échéant, la boîte de dialogue suivante s’ouvrira :

Pages concernées
Toutes les pages
Toutes les pages du ou des fichiers sélectionnés seront converties.
(Par conséquent, la durée de conversion variera selon le nombre de
pages à convertir.)
Uniquement la première page
Seule la première page sera convertie.

15
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

Fichier PDF
Conversion au format Case à cocher Ignorer les pages incorporées d’informations
PDF indexable - sur le texte
Exécuter (suite) Des informations textuelles sont intégrées dans les images générées
depuis le ScanSnap lorsque les fichiers PDF sont convertis au format
indexable. Si vous cochez cette case, seules les pages qui ne sont pas
au format indexable seront converties. Si vous décochez cette case,
toutes les pages sans exception seront converties.
Fichiers concernés
Case à cocher Inclure les fichiers PDF des sous-dossiers
Si vous cochez cette case, les fichiers PDF des sous –dossiers seront
également convertis. Cependant, cette case à cocher sera inaccessible
si le dossier/raccourci au dossier choisi est Mon ScanSnap du
réseau.
Heure d’exécution
Exécution lorsque l’ordinateur est inactif
La conversion s’exécutera tant que vous serez connecté dans
Windows. Si vous vous déconnectez alors que la conversion n’est
pas encore terminée, celle-ci reprendra lorsque vous ouvrirez, à
nouveau, une session Windows.
Case à cocher Pour afficher la liste des conversions
Si vous souhaitez suivre l’évolution des conversions, veuillez cocher
cette case puis valider à l’aide du bouton OK.
Autres paramètres
Langue pour la conversion des fichiers indexables
Vous pouvez définir la langue des documents à convertir.
Conversion au format
Pour afficher la liste des fichiers PDF à convertir au format indexable et
PDF indexable
vérifier l’évolution des conversions.
- Liste des Grâce à cet affichage, vous pouvez vérifier l’état des fichiers PDF en
conversions au format cours de conversion, ainsi que ceux en attente de conversion lorsque
PDF indexable l’ordinateur sera inactif.
Vous pouvez également consulter les résultats des conversions des fichiers
à convertir automatiquement.

Liste des fichiers Barre de titre

Barre des menus

Barre des menus

Fichier
Suspendre/Supprimer pour supprimer les conversions des fichiers
depuis la liste : sélectionnés.
Fermer : pour fermer la Liste des fichiers PDF à
convertir au format indexable.

Édition
Tout sélectionner : pour sélectionner tous les fichiers.

16
2. Présentation de ScanSnap Organizer

Fichier PDF
Conversion au format Conversion au format PDF indexable
PDF indexable Suspendre : la conversion au format PDF indexable est
- Liste des suspendue. Cet intitulé sera remplacé par
conversions au format « Reprendre » au moment de la suspension. Par
PDF indexable (suite) ailleurs, l’intitulé « Interruption » est indiqué dans la
barre de titre.
Reprendre : la conversion s’exécute à nouveau. Cet intitulé sera
remplacé par « Suspendre » lorsque la conversion
reprendra.
Historique
Historique des les résultats de la conversion sont affichés.
conversions :
Outils
Configuration de pour gérer les conversions infructueuses
l’affichage de (conversions annulées ou fichiers non
l’historique : sélectionnés) et les supprimer de la liste selon
une date de votre choix.
? (Aide)
Aide : pour accéder au menu Aide pour ScanSnap Organizer.
À propos de pour afficher les informations relatives ScanSnap
ScanSnap Organizer - Liste des conversions au format PDF
Organizer : indexable.
Liste des fichiers
Nom du fichier
Les noms des fichiers sont affichés.
Nom du dossier
Les noms des dossiers contenant les fichiers de destination sont affichés.
État
L’évolution des conversions est indiquée.
En attente : la conversion est en attente de conversion.
Conversion en la conversion est en cours.
cours :
Conversion la conversion a échoué ou le fichier PDF ne
impossible : peut être converti au format PDF indexable.
Interruption en cours : la conversion est annulée.
Annulation en la conversion a été suspendue avec la
cours : fonction Suspendre. Dans un même temps,
cette colonne sera vide de commentaires.
Origine
En cas de compression negative ou impossible, vous serez informé de la
raison des compressions négatives ou impossibles.
Pages
Le nombre de pages sélectionnées pour la conversion est indiqué.
Cependant, il n’y aura aucune indication pour les fichiers PDF protégés.
Date d’enregistrement
Date et heure du début de la conversion.
Date de fin
Date et heure de la fin de la conversion.

17
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

Fichier PDF
Conversion au format
™ Les noms des fichiers suivants sont automatiquement supprimés de
PDF indexable
la liste des conversions au format PDF
- Liste des
● L noms de fichiers PDF convertis avec succès au format
conversions au format
indexable.
PDF indexable (suite)
● Les fichiers dont les conversions ont été impossibles et dont la
durée de vie a été définie depuis le menu Outils, dans l’article
Configuration de l’affichage.
™Lorsque la liste des conversions au format PDF s’affiche au premier
plan, la conversion commence même si l’ordinateur n’est pas inactif
Conversion au format Vous pouvez régler les paramètres afin que les fichiers PDF ajoutés au
PDF indexable dossier Mon ScanSnap soient automatiquement convertis au format
- Paramètres de PDF indexable.
conversion
automatique

Case à cocher Conversion automatique des fichiers PDF

ajoutés au dossier Mon ScanSnap au format PDF indexable
Cochez cette case si vous souhaitez que tous les fichiers PDF ajoutés
au dossier Mon ScanSnap soient automatiquement convertis au format
PDF indexable.
™ Toutes les pages seront systématiquement converties. Si vous ne
souhaitez convertir que quelques pages, décochez la case.
™ Chaque fichier enregistré ne sera pas automatiquement converti si
cette case est décochée. Pour convertir ces fichiers, décochez la case
puis, effectuez une conversion manuelle.
Langue pour la conversion des fichiers indexables
Vous pouvez choisir la langue du document à convertir.
Case à cocher Ignorer les pages incorporées d’informations
sur le texte
Des informations textuelles sont intégrées dans les images générées
depuis le ScanSnap lorsque les fichiers PDF sont convertis au format
indexable. Si vous cochez cette case, seules les pages qui ne sont pas
au format indexable seront converties. Si vous décochez cette case,
toutes les pages sans exception seront converties.
Case à cocher Pour afficher le message vous demandant de
confirmer la configuration de démarrage de ScanSnap
Organizer
Si cette case est cochée, un message de confirmation s’affichera à
chaque démarrage de ScanSnap Organizer.

18
2. Présentation de ScanSnap Organizer

Fichier PDF
Rechercher Pour rechercher des fichiers PDF
<Ctrl + S>

Veuillez saisir les mots recherchés

Saisissez le(s) mot(s)-clé(s) du fichier PDF indexable désiré.
Seule l’expression exacte est recherchée.
Cochez cette case pour affiner votre recherche.
Location
Vous pouvez indiquer les dossiers, cabinets et raccourcis recherchés.
™ En cliquant sur le bouton Chercher, Adobe Acrobat s’ouvre et la
recherche commence. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Aide
d’Adobe Acrobat.

La fonction de recherche est disponible uniquement si Adobe Acrobat 7.0 ou une version
ultérieure est installée dans votre système.

<Menu Actions>
Actions
Scan to E-mail Pour joindre les fichiers sélectionnés à un courrier électronique.
Scan to Print Pour imprimer sur papier les fichiers sélectionnés.

19
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

<Menu Outils>
Outils
Options Pour spécifier un dossier d’enregistrement, définir les commandes de la
- onglet Paramètres souris ou encore renommer vos fichiers lors de leur transfert ou copie.
usuels

Dossier Mon ScanSnap

Indique la location du dossier Mon ScanSnap dès le lancement de
ScanSnap Organizer. Le dossier indiqué ainsi que les sous-dossiers
sont visibles avec ScanSnap Organizer.
Case d’option ScanSnap Organizer Viewer
Si vous cochez cette case, ScanSnap Organizer Viewer s’exécutera
après avoir double-cliqué sur un fichier PDF ou JPEG (ou après
avoir sélectionné un fichier PDF ou JPEG et appuyé sur la touche
[Entrée]).
Case d’option Ouvrir (avec une application associée)
Si vous cochez cette case, l’application correspondante s’exécutera
après avoir double-cliqué sur un fichier (ou après avoir sélectionné
un fichier et appuyé sur la touche [Entrée]).
Case à cocher Ajouter le nom du dossier au nom du fichier
lors du transfert/de la copie
Lorsque vous transférez/copiez un fichier, le nom du dossier de
destination peut être indiqué au début du nom du fichier.
Ex : si vous transférez/copiez un fichier nommé [Link]
dans un dossier nommé Scan, le fichier sera nommé
Scan_Snap001.pdf.
Nom du fichier après transfert/copie : Scan_Snap001.pdf
™ Dès la première utilisation du programme, après avoir
double-cliqué sur un fichier PDF/JPEG (ou après avoir sélectionné
un fichier puis, appuyé sur la touche [Entrée]), la fenêtre suivante
s’ouvrira :

Dans cet exemple, l’opération exécutée est une commande de la

souris et le dernier clic exécutera le fichier selon l’opération
sélectionnée.

20
2. Présentation de ScanSnap Organizer

Outils
Options Pour que tous les fichiers PDF sauvegardés dans le dossier Mon
- onglet Conversion au ScanSnap soient automatiquement convertis au format indexable.
format PDF automatique

Case à cocher Conversion automatique des fichiers PDF

ajoutés au dossier Mon ScanSnap au format PDF
indexable
Cochez cette case si vous souhaitez que tous les fichiers PDF du
dossier Mon ScanSnap soient automatiquement convertis au format
PDF indexable.
™ Toutes les pages de chaque fichier seront converties. Si vous ne
souhaitez convertir que quelques pages, décochez la case puis
choisissez une conversion manuelle.
™ Les fichiers enregistrés au moment où cette case n’est pas cochée
ne seront pas sélectionnés pour une conversion automatique. Si
vous souhaitez convertir ces fichiers, décochez la case puis,
effectuez une conversion manuelle.
Langue pour la conversion des fichiers indexables
Vous pouvez choisir la langue du document à convertir.
Case à cocher Ignorer les pages incorporées d’informations
sur le texte
Des informations textuelles sont intégrées dans les images générées
depuis le ScanSnap lorsque les fichiers PDF sont convertis au
format indexable. Si vous cochez cette case, seules les pages qui ne
sont pas au format indexable seront converties. Si vous décochez
cette case, toutes les pages sans exception seront converties.
Case à cocher Pour afficher le message vous demandant de
confirmer la configuration de démarrage de ScanSnap
Organizer
L’affichage de ce message vous permettra de confirmer la
configuration de démarrage d’Organizer.

21
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

Outils
Options Vous pouvez configurer vos envois par courrier électronique.
- onglet Courriel

● Case à cocher Créer un mot de passe d’ouverture au

moment de joindre un fichier PDF
Si vous cochez cette case, vous pourrez créer un mot de passe pour
sécuriser vos fichiers dans la boîte de dialogue Scan to E-mail –
Mot de passe qui s’ouvre au moment d’envoyer vos fichiers PDF
par courriel.
™ Même si vous cochez cette case, il vous sera impossible de créer un
mot de passe d’ouverture pour les fichiers déjà protégés d’un mot de
passe d’ouverture. Il en sera de même pour les fichiers comportant
des signatures digitales.
™ Cette fonction est effective uniquement pour les fichiers PDF
générés avec ScanSnap.
● Afficher un message lorsque la taille des fichiers est
supérieure à celle prédéterminée (ci-dessous).
Vous pouvez définir un seuil entre 1 et 10 Mo.
™ Malgré l’avertissement, rien ne vous empêche d’envoyer les
fichiers.
Cependant, nous vous invitons à ne pas dépasser 2Mo (selon la
plateforme de votre ordinateur).
Configuration de Pour ouvrir la boîte de dialogue de configuration de ScanSnap
ScanSnap Manager.

<Menu « ? »>
?
Aide Affiche la rubrique Aide de ScanSnap Organizer.
À propos de ScanSnap Affiche les informations sur la version de ScanSnap Organizer.
Organizer
Mise à jour automatique Permet la réactualisation en ligne de ScanSnap Organizer.
™ Cette fonction est effective uniquement si votre système est équipé
d’Internet Explorer.

22
2. Présentation de ScanSnap Organizer

2.2.2 La barre d’outils (fenêtre principale)

Voici la liste des boutons de la barre d’outils :
Boutons Fonctions
Nouveau cabinet Pour créer un cabinet dans la Liste des dossiers.
Vous pouvez créer un cabinet uniquement dans le dossier Mon
ScanSnap.
Nouveau dossier Pour créer un dossier dans le cabinet.
™ Vous ne pouvez pas créer de dossier dans le dossier Mon
ScanSnap.
Si un dossier est créé directement dans le dossier Mon ScanSnap
sous un autre programme (tel que Windows Explorer), il sera
considéré comme un Cabinet de ScanSnap Organizer.
Raccourci au Pour créer un raccourci pour n’importe quel dossier directement
dossier ScanSnap dans le dossier Mon ScanSnap.
Organizer ™ Vous ne pouvez pas créer un raccourci pour le dossier Mon
ScanSnap spécifié dans l’onglet Paramètres usuels de la boîte
de dialogue Options. (Depuis le menu Outils, cliquez sur
l’article Options pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom.)
Le chemin d’accès d’origine est le dossier Mon ScanSnap par
défaut et contenu dans le dossier Mes documents. (Voir page 20.)
Affichage Pour passer d’un affichage des images numérisées sous forme de
vignette à un affichage sous forme de liste détaillée.
Trier les fichiers Pour trier les fichiers contenus dans la Liste des fichiers par
nom, par type, par taille ou par date de modification/création.
™ Tout fichier ajouté lorsque ScanSnap Organizer est en cours
d’exécution sera ajouté à la fin de la liste.
™ Pour modifier l’affichage de la fenêtre, cliquez sur chaque intitulé
(nom, type etc.)
Conversion au Pour convertir les fichiers sélectionnés au format PDF indexable.
format indexable

Liste des Pour afficher la liste des fichiers en cours de conversion afin de
conversions au vérifier l’évolution de l’opération.
format PDF
indexable
Rechercher Pour rechercher un fichier PDF.

Scan to E-mail Pour exécuter un programme de courrier électronique et attacher

un ou plusieurs fichiers à un courriel.

Scan to Print Pour imprimer le fichier sélectionné.

Couper Pour couper un cabinet/dossier/fichier sélectionné qui sera

stocké dans le presse-papiers.

Copier Pour copier un cabinet/dossier/fichier sélectionné qui sera stocké

dans le presse-papiers.

23
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

Boutons Fonctions
Coller Pour coller les éléments stockés dans le presse-papiers.
™ Si un dossier est directement collé dans le dossier Mon
ScanSnap, celui-ci deviendra un Cabinet dans ScanSnap
Organizer.
Supprimer Pour supprimer un cabinet/dossier/fichier sélectionné.

Configuration de Pour accéder aux paramètres de ScanSnap Manager.

ScanSnap

Fenêtre pop-up Pour ouvrir la fenêtre pop-up d’un fichier sélectionné lorsque
l’affichage des vignettes (Thumbnail View) est exécuté.

24
2. Présentation de ScanSnap Organizer

2.2.3 L’affichage des vignettes

<Dans le cas d’une vignette grand/moyen/petit format>

: Fichier PDF indexable.

: Fichier sécurisé.
: Fichier comportant une signature digitale

Vignette
Affichage en
réduction d’une
image d’un fichier.

Pages
<Numéro de la page affichée / Nombre total de pages>
Double-cliquez sur la pagination pour pouvoir saisir le
Nom du fichier numéro de la page recherchée.

Boutons de Navigation
Si le fichier est composé de plusieurs pages, ce bouton
vous permet de faire défiler les images suivantes ou
précédentes.

25
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

<Dans le cas de l’affichage du haut de la vignette>

● Seuls les fichiers PDF et JPEG sont affichés sous la forme de vignettes.
Tous les autres fichiers sont indiqués sous la forme d’icônes conformément à leur
application.
● Les fichiers PDF sécurisés ne peuvent être affichés en raison de ce système de sécurité*.
Dans ce cas, le symbole （ ） sera indiqué sous l’icône Adobe Acrobat à gauche.
*Toutefois, ces fichiers PDF pourront être consultés si les deux conditions suivantes sont
remplies :
- ScanSnap Manager est actif
- un Mot de passe fixe est déterminé depuis la boîte de dialogue Options fichier PDF
(pour ouvrir cette boîte de dialogue : Configuration de la touche Scan -> Type de
fichier -> bouton Options)
Notez que même les fichiers PDF protégés avec un « Mot de passe autorisé » peuvent
être affichés sous forme de vignette, à condition de cocher la case Autoriser la copie
de texte, d’image et autre contenu.
Pour en savoir plus sur le mot de passe fixe, consultez le Guide d’Utilisation et le Guide
de mise à niveau pour ScanSnap.
● Les fichiers PDF convertis au format PDF indexable sont affichés sous la forme du
symbole textuel suivant ( ) sur un fond jaune et les vignettes prennent la forme de
l’icône de l’association liée. Ces fichiers PDF ne peuvent pas être utilisés.
● Si les fichiers PDF sont affichés sous la forme d’icône et non de vignette, et accompagnés
du verrou ( ), le symbole textuel ( ) ne sera pas affiché.

● Si un fichier comporte une signature digitale, le symbole ( ) sera indiqué sur la vignette.

26
2. Présentation de ScanSnap Organizer

Commandes de la souris

Cliquer sur une vignette Un fichier est sélectionné.

Double-cliquer sur une vignette Le fichier est exécuté par ScanSnap Organizer
Viewer ou par l’application liée. (ex : un fichier PDF
sera exécuté par Adobe Acrobat.)
Sélectionner une vignette puis cliquer sur Vous pouvez ainsi renommer le fichier.
Renommer le fichier Tapez sur la touche [Entrée] afin de confirmer la
saisie.
Sélectionner une vignette puis cliquer sur Vous pouvez saisir un numéro de page pour afficher
Numéro de page la vignette désirée.
Tapez sur la touche [Entrée] afin de confirmer la
saisie.
Cliquer sur les boutons de Navigation Les vignettes défilent selon les cas suivants :
En cliquant sur , vous passez à l’image suivante.
En cliquant sur , la dernière image est affichée.
En cliquant sur , l’image précédente est affichée.
En cliquant sur , la première image est affichée.
Glisser-déposer une vignette Pour déplacer le fichier sélectionné.
Glisser-déposer une vignette tout en Le fichier sélectionné est copié dans l’emplacement
gardant le doigt enfoncé sur la touche de votre choix.
[Ctrl]

27
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

2.3 La Liste des actions

La Liste des actions regroupe les principales tâches effectuées au bureau, ceci afin de vous faire
gagner du temps dans la gestion de vos travaux. Tout ce que vous devrez faire, c’est sélectionne
un fichier PDF nécessairement créé avec votre ScanSnap et cliquer sur l’icône de l’action de
votre choix ou encore, glisser-déposer le fichier dans l’icône et votre fichier sera imprimé sur
papier ou joint à un courriel.

Intitulé des icônes Fonctions Sections à consulter

Pour joindre un fichier à un 3.9 Joindre un fichier à un
Scan to E-mail
message électronique courriel en page 61
Pour imprimer un fichier sur
Scan to Print 3.10 Imprimer en page 63
papier

Si vous avez établi une interaction entre ScanSnap et une application, vous trouverez les fonctions suivantes :

Intitulé des icônes Fonctions Section à consulter

Pour convertir vos fichier au format
Scan to Word
MicrosoftMD Word.*
3.11 Conversion au
Pour convertir vos fichier au format format
Scan to Excel
MicrosoftMD Excel.* Word/Excel/PowerPointM
D en page 68
Scan to You can convert your selected files
PowerPoint(R) into a MicrosoftMD PowerPointMD.*
* Vous devez, au préalable, installer le programme ABBYY FineReader for ScanSnap.

Pour en savoir plus, veuillez consulter les sections correspondantes.

28
2. Présentation de ScanSnap Organizer

2.4 ScanSnap Organizer Viewer

Avec ScanSnap Organizer Viewer, vous pouvez visualiser et éditer vos fichiers PDF/JPEG
depuis ScanSnap Organizer.

Au préalable, pour afficher/éditer vos fichiers avec ScanSnap Organizer Viewer, ouvrez
le menu Outils -> Options -> Paramètres usuels puis, cochez la case ScanSnap
Organizer Viewer.

● Seuls les fichiers JPEG et PDF créés avec un ScanSnap peuvent être modifiés avec
ScanSnap Organizer Viewer.
● Les autres fichiers PDF et JPEG ou les fichiers PDF et JPEG en mode lecture seule,
à défaut de pouvoir les modifier, pourront être affichés.

Lorsque vous ouvrez un fichier avec ScanSnap Organizer Viewer, la fenêtre ci-dessous s’ouvre.
Vous pouvez afficher et éditer les fichiers PDF/ JPEG depuis cette fenêtre.

<ScanSnap Organizer Viewer>

Barre des menus Barre d’outils

Liste des menus de ScanSnap Organizer Liste des commandes fréquemment
utilisées et indiquées sous forme d’icônes.

Palette Vignettes Panneau de visualisation de Barre d’état

Affichage des fichiers la page Affichage d’informations sur le fichier
PDF/JPEG sous forme de Affichage de la page sélectionnée (symbole du verrou/de la signature
vignettes. dans la Palette Vignettes. digitale/du fichier indexable, date de
création, volume, format).

29
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

2.4.1 La barre des menus

Dans cette section, veuillez trouver une description détaillée de la barre des menus de la fenêtre ScanSnap
Organizer Viewer.

<Menu Fichier>

Fichier Fonctions
Enregistrer <Ctrl + S> Pour enregistrer les modifications apportées dans les pages.
Enregistrer sous Pour enregistrer dans un fichier différent les modifications apportées dans
les pages.
Imprimer <Ctrl + P> Pour imprimer le fichier en cours d’exécution.
Fermer <Ctrl+W > Pour fermer le fichier en cours d’exécution.
Quitter Pour quitter ScanSnap Organizer Viewer.

<Menu Édition>
Édition Fonctions
Annuler <Ctrl + Z> Pour annuler l’opération qui vient d’être effectuée, telle que :
● Couper
● Coller
● Insérer/Supprimer une page
● Rotation
● Déplacer
Couper <Ctrl + X> Pour couper la page sélectionnée qui sera stockée dans le presse-papiers.
Copier <Ctrl + C> Pour copier la page sélectionnée qui sera stockée dans le presse-papiers.
Coller <Ctrl + V> Pour coller la page stockée dans le presse-papiers.
Insérer des pages Pour insérer une page d’un fichier différent.
Supprimer des pages Pour supprimer la page sélectionnée.
<Suppr> Dans le cas d’un affichage en mode Afficher une page, seule la page
affichée sera concernée
Rotation antihoraire Pour faire pivoter une page de 90° dans le sens contraire des aiguilles
90° d’une montre.
Dans le cas d’un affichage en mode Afficher une page, seule la page
affichée sera concernée.
Rotation 180° Pour faire pivoter une page de 180°.
Dans le cas d’un affichage en mode Afficher une page, seule la page
affichée sera concernée.
Rotation horaire 90° Pour faire pivoter une page de 90° dans le sens des aiguilles d’une
montre.
Dans le cas d’un affichage en mode Afficher une page, seule la page
affichée sera concernée.
Tout sélectionner Pour sélectionner toutes les pages.
<Ctrl + A>
Sélectionner Pour sélectionner uniquement la page affichée.
uniquement les pages
affichées <Esc>

30
2. Présentation de ScanSnap Organizer

<Menu Affichage>
Affichage Fonctions
Afficher tout Pour afficher la Palette Vignettes et le Panneau de visualisation de la
page avec ScanSnap Organizer Viewer.
Afficher une page Pour afficher uniquement le Panneau de visualisation de la page avec
ScanSnap Organizer Viewer.
Afficher toutes les Pour afficher uniquement la Palette Vignettes avec ScanSnap Organizer
pages Viewer.
Zoom avant <Ctrl + +> Pour obtenir une vue rapprochée de l’image.
Zoom arrière <Ctrl + - > Pour obtenir une vue générale de l’image.
Zoumer Pour obtenir une vue de l’image selon une valeur saisie.
Pour faire défiler le Outil Main. Pour déplacer en tout sens une image agrandie et faire
contenu d’une image apparaître ses diverses parties.
Zoom de sélection Pour obtenir un agrandissement de la zone sélectionnée.
● Faire glisser le curseur de la souris dans une zone sélectionnée
permet d’en obtenir un agrandissement.
● Cliquer avec le bouton gauche de la souris sur une zone de la page
permet d’en obtenir un agrandissement selon la valeur prédéfinie.
Si vous effectuez ces manipulations en gardant le doigt appuyé sur la
touche [Ctrl], vous obtiendrez une image réduite.
Pleine hauteur Pour un affichage de l’image selon la hauteur de la fenêtre.
Pleine largeur Pour un affichage de l’image selon la largeur de la fenêtre.
Standard Pour un affichage à 100% de l’image.
Page entière Pour un affichage de toute l’image selon les dimensions de la fenêtre.
Première page Pour afficher la première page.
Page précédente Pour afficher la page précédente.
Page suivante Pour afficher la page suivante.
Dernière page Pour afficher la dernière page.
Numéro de page Pour afficher le numéro de la page sur l’ensemble des pages du fichier.
Afficher le message L’intitulé coché, un message s’affichera à l’ouverture d’un fichier si :
relatif aux fichiers PDF ● le fichier PDF n’a pas été créé depuis le ScanSnap ;
● la version PDF est plus récente que celle compatible avec
ScanSnap Organizer Viewer.

<Menu Fenêtre>
Fenêtre Fonctions
Cascade Pour afficher les fenêtres l'une derrière l'autre.
Mosaïque Pour afficher les fenêtres les unes à côté des autres verticalement ou
horizontalement.

<Menu « ? »>
? Fonctions
Affichage de la Pour ouvrir la rubrique Aide pour ScanSnap Organizer.
rubrique Aide
À propos de ScanSnap Pour afficher les informations relatives à la version de ScanSnap
Organizer Viewer Organizer Viewer.

31
 2. Présentation de ScanSnap Organizer

2.4.2 La barre d’outils

Dans cette section, veuillez trouver une description détaillée des boutons la barre d’outils de la fenêtre
ScanSnap Organizer Viewer.
Boutons Fonctions
Enregistrer Pour enregistrer les changements effectués.

Imprimer Pour imprimer le fichier affiché dans ScanSnap Organizer

Viewer.
Pour afficher la première page.
Première page

Pour afficher la page précédente.

Page précédente

Numérotation des Pour afficher la numérotation des pages du fichier.

pages
Page suivante Pour afficher la page suivante.

Dernière page Pour afficher la dernière page.

Changer le mode Pour passer d’un mode d’affichage à un autre parmi

d’affichage Afficher tout (palette et pages), Afficher une page et
Afficher toutes les pages.
Pleine hauteur Pour un affichage de l’image selon la hauteur de la fenêtre.

Pleine largeur Pour un affichage de l’image selon la largeur de la fenêtre.

Page entière Pour un affichage de toute l’image selon les dimensions de

la fenêtre.
Zoom avant Pour obtenir une vue rapprochée de l’image.

Zoom arrière Pour obtenir une vue générale de l’image.

Zoumer Pour obtenir une vue de l’image selon une valeur saisie.

Outil main Pour obtenir un agrandissement de la zone sélectionnée de

l’image.

Zoom de Pour obtenir un agrandissement de la zone.

sélection ● Faire glisser le curseur de la souris dans une zone
sélectionnée permet d’en obtenir un agrandissement.
● Cliquer avec le bouton gauche de la souris sur une
zone de la page permet d’en obtenir un
agrandissement selon la valeur prédéfinie.
Si vous effectuez ces manipulations en gardant le doigt
appuyé sur la touche [Ctrl], vous obtiendrez une image
réduite.

32
2. Présentation de ScanSnap Organizer

Boutons Fonctions
Annuler Pour annuler l’opération qui vient d’être effectuée, telle
que :
● Couper
● Coller
● Insérer/Supprimer une page
● Rotation
● Déplacer
Supprimer des Pour supprimer les pages sélectionnées.
pages Dans le cas d’un affichage en mode Afficher une page,
seule la page affichée sera supprimée.
Rotation Pour faire pivoter une page de 90° dans le sens contraire
antihoraire 90° des aiguilles d’une montre.
Dans le cas d’un affichage en mode Afficher une page,
seule la page affichée sera concernée.
Rotation 180° Pour faire pivoter une page de 180°.
Dans le cas d’un affichage en mode Afficher une page,
seule la page affichée sera concernée.
Rotation horaire Pour faire pivoter une page de 90° dans le sens des
90° aiguilles d’une montre.
Dans le cas d’un affichage en mode Afficher une page,
seule la page affichée sera concernée.

33
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Dans ce chapitre, vous trouverez divers exemples d’utilisation de ScanSnap Organizer.

3.1 Exécution de ScanSnap

Dans cette section, vous trouverez une description de ScanSnap Organizer quant aux méthodes
d’affichage et de classement des images générées avec le ScanSnap.

3.1.1 Préliminaires
Si vous souhaitez utiliser le Menu clic gauche , une des options de configuration de la touche
[SCAN], veuillez régler les paramètres décrits ci-dessous.

Il existe deux configurations possibles pour la touche [SCAN] :

● Quick Menu
Votre document est d’abord numérisé puis, vous sélectionnez une action dans le Quick
Menu qui s’ouvre ensuite.
● Menu clic gauche
Vous sélectionnez d’abord l’application que vous souhaitez exécuter puis, vous
numériser votre document.

Pour en savoir plus, consultez le Guide d’utilisation ou le Guide de mise à niveau pour
ScanSnap.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône ScanSnap Manager visible
dans la barre des tâches. Pointez sur Configuration de la touche SCAN dans le
menu qui s’ouvre.

Ö La boîte de dialogue Paramètres de numérisation et d’enregistrement s’ouvre.

34
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

2. Dans l’onglet Application, sélectionnez ScanSnap Organizer dans le menu

déroulant Application choisie.

Selon le modèle de votre ScanSnap, la boîte de dialogue risque de légèrement différer de

l’image ci-dessus. Pour en savoir plus la configuration de ScanSnap, veuillez consulter le
Guide d’Utilisation ou le Guide de mise à niveau pour ScanSnap fourni avec le produit.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Ö La boîte de dialogue Paramètres de numérisation et d’enregistrement se ferme.

35
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.1.2 Numérisation

1. Chargez un document dans le scanneur.

2. Appuyez sur la touche [SCAN].

Ö La numérisation s’exécute.
Si vous avez activé le Quick Menu, le menu correspondant s’affiche. Sélectionnez Scan to
ScanSnap Organizer.*

*L’image affichée diffère selon le scanneur utilisé.

Ö La numérisation terminée, ScanSnap Organizer - Paramètres de conversion

automatique PDF (selon la configuration effectuée) s’ouvre.

3. Si vous souhaitez une conversion automatique de vos fichiers PDF, cliquez sur Oui.
Dans le cas contraire, cliquez sur Non.

● ScanSnap Organizer peut créer des fichiers au format PDF indexable en incorporant des
informations textuelles dans les fichiers PDF, fichiers obtenus à partir d’images générées
avec ScanSnap. Vous pouvez utiliser cette fonction selon deux méthodes :
- sélection manuelle des fichiers PDF à convertir nécessairement au format indexable ;
- conversion automatique des fichiers PDF stockés dans un dossier prédéterminé (dossier
Mon ScanSnap).
Pour sélectionner la première méthode, cliquez sur Non ; pour la deuxième méthode, cliquez
sur Oui.
● Vous pouvez choisir de cacher la boîte de dialogue Paramètres de conversion
automatique PDF. Pour cela, veuillez cocher la case Ne plus afficher ce message à partir
du prochain démarrage.

36
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

● Chaque utilisateur connecté peut utiliser sa propre configuration des Paramètres de

conversion automatique PDF. La conversion automatique s’exécutera lorsque l’utilisateur
qui aura ajouté le fichier PDF dans le dossier Mon ScanSnap, se connectera dans le
système, d’une part, et aussi longtemps qu’aucune autre application ne sera en cours
d’exécution, d’autre part. Si la conversion automatique n’est pas menée à son terme au
moment de la déconnexion de l’utilisateur, elle reprendra aussitôt qu’il se connectera à
nouveau.

● Pour en savoir plus sur les fichiers PDF indexables, veuillez consulter la rubrique Annexe : À
propos des fichiers indexables en page 84.
● Vous pouvez modifier les paramètres de conversion automatique des fichiers PDF plus tard.
Pour en savoir plus, veuillez consulter la section 3.4 Conversion automatique des fichiers
PDF en page 54.

Ö Lorsque ScanSnap Organizer est activé, l’image numérisée s’affichera sous la forme d’une
vignette. (Si vous avez activé le mode d’affichage Vignettes.)

● L’image générée avec le scanneur est enregistrée dans le dossier Mon ScapSnap défini
dans l’onglet Paramètres usuels de la boîte de dialogue Options. (Voir page 20.)
Le paramètre initial est le dossier Mon ScapSnap dans le dossier Mes Documents.
● La numérisation terminée, certaines images de documents protégés d’un mot de passe,
risquent de ne pas s’afficher immédiatement ou encore, aucune image ne sera affichée. Le
cas échéant, pointez sur le menu Affichage puis, sur Mise à jour.

37
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.1.3 Classement des fichiers

Dans cette section, la création de cabinets et de dossiers ainsi que la méthode de transfert des
fichiers vers un cabinet ou un dossier vous seront expliquées.

Pour vous donner une petite idée du côté pratique de ScanSnap Organizer, imaginez que
vous êtes en train de trier une montagne de documents (fichiers) dans votre chambre
(dossier Mon ScanSnap), en les classant à l’aide d’étagères (cabinets) et de classeurs
(dossiers) nouvellement achetés.

1. Cliquez sur le bouton Nouveau Cabinet de la barre d’outils.

Ou dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau puis sur Cabinet.
Ö Dans la Liste des dossiers, sous le dossier Mon ScanSnap, un nouveau cabinet est créé.

2. Nommez le nouveau cabinet.

Veuillez saisir Cabinet-1.

Il vous sera possible, par la suite, de renommer le dossier. Pour cela, veuillez sélectionner
le dossier concerné puis effectuer l’une des deux opérations suivantes :
- cliquez sur le nom ;
- depuis le menu Fichier, pointez sur Renommer.

3. Sélectionnez le Cabinet que vous venez de créer à l’étape 1.

38
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

4. Cliquez sur le bouton Nouveau dossier de la barre d’outils.

Ou depuis le menu Fichier, pointez sur Nouveau puis, sur Dossier.

Ö Nouveau dossier est indiqué sous le Cabinet créé à l’étape 1.

5. Nommer le dossier

Dans l’exemple ci-dessous, deux dossiers seront créés puis, respectivement nommés
Dossier-1 et Dossier-2.
Il vous sera possible, par la suite, de renommer vos dossiers. Pour cela, veuillez
sélectionner le dossier concerné puis effectuer l’une des deux opérations suivantes :
- cliquez sur le nom ;
- depuis le menu Fichier, pointez sur Renommer.

6. Répétez les étapes 3, 4 et 5 pour la création de dossiers supplémentaires.

7. Sélectionnez le dossier Mon ScanSnap puis, le fichier que vous souhaitez déplacer.

Pour sélectionner plusieurs objets contigus, cliquez sur le premier objet à sélectionner,
maintenez la touche [Shift] ou [Maj] enfoncée puis, sélectionnez le dernier objet concerné.
Pour sélectionner plusieurs objets non contigus, cliquez sur le premier objet à
sélectionner, puis, tout en maintenant la touche [Ctrl] enfoncée, cliquez successivement
sur les autres objets concernés.

39
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

8. Glissez-déposez le(s) fichier(s) sélectionné(s) dans le dossier de destination.

Ö Les fichiers sélectionnés sont transférés dans le dossier choisi.

Pour copier vos fichiers, gardez le doigt appuyé sur la touche [Ctrl] lorsque vous
glissez-déposez les fichiers.

9. Répétez les étapes 7 et 8 autant de fois que nécessaires.

Les cabinets et dossiers créés dans ScanSnap Organizer ainsi que le dossier Mon

ScanSnap s’affichent sous la forme d’icônes (Cabinet : , dossier : , dossier

Mon ScanSnap : ) dans Windows Explorer et Mon Poste de travail (excepté pour
Windows Vista).

40
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.2 Copier/Transférer un fichier, un dossier, un cabinet

Dans cette section, vous allez apprendre à copier/transférer des fichiers et dossiers dans un autre
dossier ou cabinet du dossier Mon ScanSnap.

1. Dans le panneau de visualisation des fichiers, sélectionnez le ou les fichiers que

vous souhaitez copier ou transférer.
Dans le cas des dossiers et cabinets, sélectionnez-les depuis la Liste des dossiers.

● Pour sélectionner plusieurs objets contigus, cliquez sur le premier objet à sélectionner,
maintenez la touche [Shift] ou [Maj] enfoncée puis, sélectionnez le dernier objet
concerné.
Pour sélectionner plusieurs objets non contigus, cliquez sur le premier objet à
sélectionner, puis, tout en maintenant la touche [Ctrl] enfoncée, cliquez successivement
sur les autres objets concernés.
● Lorsque vous copiez/transférez un dossier ou un cabinet, tout son contenu (dossiers et
fichiers) est également copié/transféré.
● Vous ne pouvez pas copier/transférer de raccourci-dossier.

2. Dans le cas d’une copie de dossiers ou cabinets : depuis le menu Édition, cliquez

sur Copier ou depuis la barre d’outils, cliquez sur le bouton .

Dans le cas d’un transfert : depuis le menu Édition, cliquez sur Couper ou depuis la

barre d’outils, cliquez sur le bouton .

3. Dans la Liste des dossiers, sélectionnez un cabinet ou un dossier de destination.

4. Puis, cliquez sur Coller depuis le menu Édition ou cliquez sur le bouton de la
barre d’outils.
Ö Les fichiers/dossiers/cabinets sélectionnés sont copiés/transférés dans le Cabinet ou dossier
de destination.

Si un Dossier est collé directement dans le dossier Mon ScanSnap, il deviendra un

Cabinet dans ScanSnap Organizer. Inversement, si un Cabinet est copié/transféré dans
un autre Cabinet ou Dossier, il deviendra un Dossier.

41
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.3 Création d’un fichier PDF indexable

ScanSnap Organizer vous permet de convertir les fichiers PDF générés depuis votre ScanSnap
au format PDF indexable. (Pour en savoir plus sur le format PDF indexable, consultez la
page 84.) Voici comment procéder :

1. Dans le panneau de visualisation des fichiers, sélectionnez le(s) fichier(s) PDF que
vous souhaitez convertir.
Liste des fichiers impossibles à convertir au format PDF indexable
ScanSnap Organizer ne peut convertir les types de fichiers suivants, à moins d’effectuer
certaines manipulations :
● Fichier PDF non créé depuis le ScanSnap
Numérisez le document avec le ScanSnap puis, exécutez la conversion au format
PDF indexable ou avec une autre application telle qu’Adobe Acrobat.
● Fichier sécurisé
Supprimez le mot de passe ou toute autre protection puis, exécutez à nouveau la
reconnaissance.
● Fichier comportant une signature digitale
La signature digitale risquerait de perdre sa validité en cas de conversion avec
ScanSnap Organizer. Ainsi, veuillez cocher la case Format indexable PDF depuis
l’application ScanSnap Manager puis, exécutez une conversion au format PDF et,
enfin, appliquez une signature digitale.

2. Cliquez sur le bouton Conversion des fichiers PDF au format indexable ou

depuis le menu Fichier PDF, cliquez sur Conversion au format PDF indexable ->
Exécuter.
Ö La boîte de dialogue Conversion au format PDF indexable s’ouvre.

3. Configurez la conversion au format PDF indexable selon les options proposées.

42
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

● Pages
Pour sélectionner les pages à convertir.
- Toutes les pages
Toutes les pages du ou des fichiers sélectionnés seront converties.
(Par conséquent, la durée de conversion variera selon le nombre de pages à convertir.)
- Uniquement page en cours
Vignette : seule la vignette de la page affichée sera convertie.
Liste : seule la première page est convertie.
- Case à cocher Ignorer les pages incorporées d’informations sur le texte
Des informations textuelles sont intégrées dans les images générées depuis le
ScanSnap lorsque les fichiers PDF sont convertis au format indexable. Si vous cochez
cette case, seules les pages qui ne sont pas au format indexable seront converties. Si
vous décochez cette case, toutes les pages sans exception seront converties.

● Heure d’exécution
Les programmes suivants sont à votre disposition :
- Exécution immédiate
La conversion commence après avoir cliqué sur le bouton OK.
- Exécution lorsque l’ordinateur est inactif
La conversion commence selon la charge de votre ordinateur.
Vous pouvez effectuer d’autres opérations pendant la conversion.
- Case à cocher Pour afficher la liste des conversions
Si vous souhaitez, par mesure de précautions, suivre l’évolution des conversions,
cochez cette case.
Cette option est disponible uniquement si vous avez opté pour une conversion lorsque
votre ordinateur est inactif.

● Paramètres divers
--- Langue pour la conversion des fichiers indexables
Vous pouvez choisir la langue d’affichage du document à convertir.
--- Contrôle d’exactitude (ou Traitement d’une erreur)
Vous pouvez préciser l’action à prendre en cas de problème de conversion.
Pour cela, vous devez, au préalable, opter pour une exécution immédiate.
- Pour ignorer le message d’erreur et continuer
Même si une erreur a été détectée, la conversion continuera de s’exécuter.
- Pour afficher le message de confirmation

43
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Si une erreur est détectée lors de la conversion, un message vous en informera

et vous pourrez soit continuer, soit interrompre la conversion.
- Pour interrompre l’opération puis afficher le message
Si une erreur est détectée lors de la conversion, un message vous en informera
et la conversion sera interrompue.
™ Si vous optez pour une exécution lorsque l’ordinateur est inactif, les erreurs seront
ignorées et les conversions continueront leur progression.

4. Cliquez sur le bouton OK.

Ö La conversion commence.

(1) Exécution immédiate :

La boîte de dialogue suivante s’ouvre et la conversion commence.

Si vous cliquez sur le bouton Suspendre, la conversion s’arrêtera lorsque le traitement de la

page en cours sera terminé. Ensuite, la boîte de dialogue Conversion au format PDF
indexable affiche le message suivant : Conversion terminée.

44
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Si l’intitulé Conversion Impossible indique un résultat autre que « 0 », cliquez sur le

bouton Informations afin de pouvoir consulter le Fichier journal des historiques.

Déchiffrer le fichier historique des résultats

Le fichier historique est composé des informations suivantes :
Date = Date d’exécution de la conversion
File = Nom du fichier
Path = Location destinée à la sauvegarde du fichier converti
Result = Résultat de la conversion
Cause = En cas d’échec de la conversion

Les résultats sont indiqués de la manière suivante :

OK : conversion PDF exécutée sans aucun problème.
NG : conversion PDF négative.
except : le fichier n’a pas été sélectionné pour la conversion PDF.
canceled : la conversion a été interrompue.

45
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

En cas de résultat négatif « NG » ou « except », voici la liste des causes :

États Causes Explications

NG file not confirmez l’existence du fichier. Assurez-vous que le

found: fichier indiqué après « File= » se trouve bien dans le
dossier indiqué après « Path= » puis, recommencez.

under file la conversion a échoué car le fichier est exécuté par une
use: autre application. Confirmez la disponibilité du fichier.

file open le fichier doit être exécuté par une autre application ou
error: son accès est protégé. Confirmez la disponibilité du
fichier ainsi que vos droits d’accès.

file access le fichier doit être exécuté par une autre application ou
failure: son accès est impossible ou protégé. Confirmez la
disponibilité du fichier ainsi que vos droits d’accès.

OCR un problème a été détecté lors de la conversion au format

error: PDF. Veuillez recommencer.

out of fermez tous les programmes en cours d’exécution avant

memory: de recommencer la conversion. Si le problème persiste,
installez de la mémoire supplémentaire.

disk full: l’espace de votre disque dur dans lequel le dossier

[Temps] de l’utilisateur ou le profil de l’utilisateur existe
est insuffisant. Supprimez les fichiers inutiles ou ajoutez
de l’espace avant de recommencer.
error: une erreur interne a été détectée. Recommencez.
Except not le fichier PDF n’a pas été généré par le ScanSnap.
ScanSnap ScanSnap Organizer ne peut pas convertir ce fichier.
PDF:
PDF with l’accès au fichier PDF est protégé. Annulez le mot de
password: passe avant de recommencer.
PDF with le fichier comporte une signature numérique. La
digital conversion par ScanSnap Organizer est déconseillée, au
signature: risque d’invalider la signature numérique.

not PDF: ce fichier n’est pas au format PDF. La conversion au

format PDF indexable par ScanSnap Organizer est
impossible. (Ce message s’affiche uniquement lorsque
vous spécifiez plus d’un fichier. Il ne s’affichera pas si
vous convertissez des dossiers.)

46
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Le Fichier historique des conversions (Conversion_Log.log) sera écrasé puis stocké dans le
dossier suivant. Si vous souhaitez sauvegarder tous les fichiers historiques, depuis le menu
Fichier, pointez sur Enregistrer sous. La destination du dossier d’enregistrement est :

Pour Windows XP et Windows 2000

C:\Documents and Settings\(user name)
\ApplicationData\PFU\ScanSnap Organizer\Conversion_Log.log
pour Windows Vista
C:\Users\(user name)
\AppData\Roaming\PFU\ScanSnap Organizer\Conversion_Log.log

En cas d’échec de conversion, effectuez l’une des opérations suivantes :

- numérisez à nouveau le document ;
exécutez la reconnaissance de texte avec une autre application comme Adobe
Acrobat.

(2) Exécution lorsque l’ordinateur est inactif :

La reconnaissance s’exécute lorsque l’ordinateur est inactif.
Si vous avez coché la case Pour afficher la liste des conversions, vous pourrez suivre
l’évolution de la conversion des fichiers, après avoir cliqué sur le bouton OK.

Barre des menus Liste des fichiers

● La conversion s’exécutera même si la liste des fichiers n’est pas affichée. Fermez la
Liste des conversions au format PDF indexable si vous ne souhaitez pas suivre
l’évolution des conversions.
La liste des conversions peut être activée à tout moment, en pointant sur démarrer ->
Tous les programmes -> ScanSnap Organizer -> Liste des conversions au format
PDF indexable (ou depuis ScanSnap Organizer, pointez sur Fichiers PDF dans la
barre des menus -> Conversion au format PDF indexable -> Liste des conversions
au format PDF).
● Lorsque la Liste des conversions au format PDF indexable s’affiche, la conversion
commence, même si l’ordinateur est en cours d’exécution.

47
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Barre des menus

● Fichier
Suspendre/Supprimer pour annuler la conversion et supprimer le nom du ou des fichiers
depuis la liste : qui étaient en cours de conversion.

Fermer : pour fermer la liste des conversions PDF.

● Édition
Tout sélectionner : pour sélectionner tous les fichiers.

● Conversion au format PDF indexable

Suspendre : la conversion au format PDF indexable est suspendue. Cet intitulé
sera remplacé par « Reprendre » au moment de la suspension.
L’intitulé « Interruption » est indiqué dans la barre de titre.
Reprendre : la conversion s’exécute à nouveau. Cet intitulé sera remplacé par «
Suspendre » lorsque la conversion reprendra

● Historique
Historique des pour afficher l’Historique des tâches (résultats des conversions).
conversions :

Déchiffrer le fichier historique des résultats

Le fichier historique est composé des informations suivantes :
Date = Date d’exécution de la conversion
File = Nom du fichier
Path = Location destinée à la sauvegarde du fichier converti
Result = Résultat de la conversion
Cause = En cas d’échec de la conversion

Les résultats sont indiqués de la manière suivante :

OK : conversion PDF exécutée sans aucun problème.

NG : conversion PDF négative.

except : le fichier n’a pas été sélectionné pour la conversion PDF.

canceled : la conversion a été interrompue.

48
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

En cas de résultat négatif « NG » ou « except », voici la liste des causes :

États Causes Explications

NG file not confirmez l’existence du fichier. Assurez-vous que le
found: fichier indiqué après « File= » se trouve bien dans le
dossier indiqué après « Path= » puis, recommencez.
under file la conversion a échoué car le fichier est exécuté par une
use: autre application. Confirmez la disponibilité du fichier.
file open le fichier doit être exécuté par une autre application ou
error: son accès est protégé. Confirmez la disponibilité du
fichier ainsi que vos droits d’accès.

file access le fichier doit être exécuté par une autre application ou
failure: son accès est impossible ou protégé. Confirmez la
disponibilité du fichier ainsi que vos droits d’accès.
OCR error: problème a été détecté lors de la conversion au format
PDF. Veuillez recommencer.
out of fermez tous les programmes en cours d’exécution avant
memory: de recommencer la conversion. Si le problème persiste,
installez de la mémoire supplémentaire.
disk full: l’espace de votre disque dur dans lequel le dossier
Temps de l’utilisateur ou le profil de l’utilisateur existe
est insuffisant. Supprimez les fichiers inutiles ou ajoutez
de l’espace avant de recommencer.
error: une erreur interne a été détectée. Recommencez.
Except not le fichier PDF n’a pas été généré par le ScanSnap.
ScanSnap ScanSnap Organizer ne peut pas convertir ce fichier.
PDF:
PDF with l’accès au fichier PDF est protégé. Annulez le mot de
password: passe avant de recommencer.
PDF with le fichier comporte une signature numérique. La
digital conversion par ScanSnap Organizer est déconseillée, au
signature: risque d’invalider la signature numérique.
not PDF: ce fichier n’est pas au format PDF. La conversion au
format PDF indexable par ScanSnap Organizer est
impossible. (Ce message s’affiche uniquement lorsque
vous spécifiez plus d’un fichier. Il ne s’affichera pas si
vous convertissez des dossiers.)

49
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Le Fichier historique des conversions est stocké dans le fichier Historique des
tâches. La destination du fichier est :

Pour Windows XP et Windows 2000

C:\Documents and Settings\(user name)\
Application Data\PFU\ScanSnapOrganizer\Job_History.log
Pour Windows Vista
C:\Users\(user name)\AppData\Roaming\
PFU\ScanSnap Organizer\Job_History.log

Lorsque le volume du fichier atteint un certain niveau, il est écrasé. Sauvegardez les
fichiers autant de fois que nécessaire.
Affichez la liste des conversions puis, depuis le menu Historique, pointez sur l’article
Historique des conversions. Le fichier historique s’ouvre avec le Bloc-notes.
Depuis le menu Fichier, pointez sur l’article Enregistrer sous… afin de le
sauvegarder.

● Outils
Configuration de indique la durée de vie des fichiers, ainsi, les conversions négatives
l’affichage de ou impossibles sont supprimées de la liste des conversions lorsque
l’historique : la date limite est atteinte.

● ?
Aide : pour ouvrir la rubrique Aide pour ScanSnap Organizer.

À propos de pour accéder aux informations de la Liste des conversions dans

ScanSnap ScanSnap Organizer.
Organizer :

Liste des fichiers

● Nom du fichier
Les noms des différents fichiers sont indiqués dans cette zone.
● Nom du dossier
Les noms des dossiers dans lesquels se trouvent les fichiers convertis sont indiqués dans
cette zone.

50
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

● État
L’évolution des conversions vous est indiquée.
En attente : l’ordinateur est en mode veille car d’autres actions sont en cours
d’exécution.
Conversion en une conversion au format PDF indexable est en cours.
cours :

Conversion la conversion du fichier au format PDF indexable a échoué ou le

impossible : fichier PDF ne peut être converti au format PDF indexable.

Interruption en Vous avez du cliquer sur Interrompre lors de la conversion. La

cours : conversion est annulée. Le fichier sera supprimé de la liste.
Annulation en la conversion a été suspendue avec le bouton Suspendre. Par la
cours : suite, cette colonne sera vide de commentaires.

● Origine
Si la colonne État indique « en attente » ou « Conversion impossible » ou ne donne aucune
information, voici la liste des causes :

États Causes Explications

« en attente » Le fichier est le fichier PDF est exécuté par un autre programme
ou ne donne en cours et le nom du fichier est indiqué à la fin de la liste
aucune d’utilisation : des conversions PDF. Confirmez la disponibilité
information du fichier. (La conversion s’exécutera à nouveau
automatiquement.)
« conversion Aucun fichier : confirmez l’existence du fichier. Assurez-vous que
impossible » le fichier indiqué après « File= » se trouve bien
dans le dossier indiqué après « Path= » puis,
recommencez.

Impossible le fichier doit être exécuté par une autre

d’ouvrir le application ou son accès est protégé. Confirmez la
fichier : disponibilité du fichier ainsi que vos droits
d’accès.

Impossible le fichier doit être exécuté par une autre

d’accéder au application ou son accès est impossible ou
fichier : protégé. Confirmez la disponibilité du fichier
ainsi que vos droits d’accès.

OCR un problème a été détecté lors de la conversion.

impossible : Recommencez.

Mémoire fermez tous les programmes en cours d’exécution

insuffisante : avant de recommencer la conversion. Si le
problème persiste, installez de la mémoire
supplémentaire.

51
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Espace l’espace de votre disque dur dans lequel le dossier

disque Temps de l’utilisateur ou le profil de l’utilisateur
insuffisant : existe est insuffisant. Supprimez les fichiers
inutiles ou ajoutez de l’espace avant de
recommencer.

Une erreur a une erreur interne a été détectée. Recommencez.

été détectée :

PDF autre le fichier PDF n’a pas été obtenu à partir d’une
que créé avec image générée par le ScanSnap. ScanSnap
ScanSnap : Organizer ne peut pas convertir au format PDF
indexable.

Mot de passe l’accès au fichier PDF est protégé. Annulez le mot

requis : de passe avant de recommencer.

Accompagné le fichier comporte une signature numérique. La

d’une conversion par ScanSnap Organizer est
signature déconseillée, au risque d’invalider la signature
numérique : numérique.

● Pages
Le nombre de pages à convertir est affiché. Si le fichier PDF est protégé (par un mot
de passe ou autres), aucune information ne sera fournie.
● Date d’enregistrement
Jour et heure d’enregistrement du fichier PDF dans la liste des conversions.
● Date de fin
Jour et heure de la fin de la conversion.

● Si l’une des conditions suivantes est remplie, le nom du fichier sera automatiquement
supprimé de la liste :
- le fichier a été converti au format PDF indexable avec succès ;
- un fichier dont la conversion n’a pu être menée à sont terme (« Conversion
impossible ») et dont la durée de vie (prédéterminée depuis la boîte de dialogue
Configuration de l’affichage que vous pouvez ouvrir depuis le menu Outils) arrive
à expiration.
● Lorsque la liste des conversions PDF s’affiche au premier plan, la conversion
commence même si l’ordinateur n’est pas inactif.

Remarques si vous déplacez ou renommez les dossiers et fichiers

Si vous souhaitez déplacer ou renommer un dossier ou un fichier entre le moment où
le fichier PDF est enregistré dans la Liste des Conversions et où il est converti,
veuillez utiliser ScanSnap Organizer.
Si vous utilisez Explorer en même temps que la conversion, ScanSnap Organizer sera
incapable de retrouver ces fichiers. Par ailleurs, les conversions risqueraient d’être
perturbées.
Fichiers impossibles à convertir au format PDF indexable

52
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Un fichier PDF dont l’accès est sécurisé (avec un mot de passe et/ou une signature
numérique) ne peut être converti au format PDF indexable même s’il a été généré
depuis le ScanSnap.

Ö La conversion terminée, le symbole est indiqué en bas à gauche de la vignette.

● Les fichiers convertis au format PDF indexable sont indiqués avec l’icône textuelle jaune
( ) et la vignette est changée en icône.
● Selon les fichiers, la conversion décrite ci-dessus risque de prendre du temps. Nous vous
invitons à opter pour une Exécution lorsque l’ordinateur est inactif.
● Si vous optez pour une conversion au format PDF indexable lorsque l’ordinateur est
inactif, d’une part et si vous fermez votre session Windows avant la fin de la conversion,
d’autre part, la conversion reprendra à la prochaine session ouverte selon les conditions
suivantes :
- dix minutes doivent s’être écoulées depuis la fermeture de la session ;
- la liste des conversions doit être affichée ;
- un fichier doit être ajouté à la Liste des conversions au format PDF indexable. (Si
vous numérisez avec ScanSnap, la conversion reprendra trois minutes après la
numérisation.)
● Les documents suivants risquent de ne pas être convertis correctement :
- Document manuscrit
- Document rédigé avec des petits caractères et numérisé en basse qualité
- Document désaligné
- Document rédigé dans la langue autre que la langue configurée pour la conversion au
format indexable
- Document rédigé avec des caractères italiques
- Les exposants /les indices et les formules de mathématiques complexe.
- Les caractères sont rédigés sur un fond de couleur irrégulier ou composé de motifs.
* caractères au font spécial (ombre, police vectorielle etc.)
* caractères dégradés
- Document de mise en forme complexe ou composé de caractères illisibles
(perception du verso, papillotages)
(La numérisation de tels documents risque d’être plus longue.)
Ces fichiers peuvent être convertis si la numérisation des documents originaux a été
effectuée avec une haute résolution et/ou avec un mode Couleur différent.
● Lorsque les fichiers PDF sont convertis au format indexable, ils seront incorporés
d’informations textuelles. Ainsi, les fichiers PDF sont mis à jour.

53
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.4 Conversion automatique des fichiers PDF

Vous trouverez dans les pages qui suivent, des explications sur la conversion automatique des
fichiers PDF obtenus depuis des images générées avec ScanSnap, qui seront sauvegardés dans le
dossier Mon ScanSnap au format PDF indexable. (Voir page 84.)
1. Depuis le menu Fichier PDF, cliquez sur Convertir au format PDF indexable ->
Paramètres de conversion automatique.

Ö La boîte de dialogue Options s’ouvre.

2. Cochez la case Conversion automatique des fichiers PDF ajoutés au dossier

Mon ScanSnap au format PDF indexable.

3. Sélectionnez la Langue pour la conversion des fichiers indexables.

4. Cochez la case Ignorer les pages incorporées d’informations sur le texte, si

vous souhaitez uniquement convertir les fichiers non indexables.

5. Si vous souhaitez afficher un message de confirmation pour activer/désactiver la

fonction OCR (conversion automatique au format PDF indexable) lors du démarrage
de ScanSnap Organizer, cochez la case Pour afficher le message vous
demandant de confirmer la configuration de démarrage de ScanSnap
Organizer.

6. Cliquez sur le bouton OK.

Ö La boîte de dialogue Options se ferme.

● Si vous avez coché la case Conversion automatique des fichiers PDF ajoutés au
dossier Mon ScanSnap au format PDF indexable, un message intitulé « Conversion
automatique des PDF ajoutés au format PDF indexable » s’affichera dans la barre de
titre de la fenêtre principale.

54
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

● Tous les fichiers qui auront été sauvegardés tandis que cette case n’aura pas été
cochée, ne seront pas automatiquement convertis. Pour y remédier, veuillez,
éventuellement décocher la case puis, effectuez une conversion manuelle.
● Cette fonction vous permet de convertir toutes les pages des fichiers PDF. Si vous ne
souhaitez convertir que quelques pages, optez pour une conversion manuelle.
● Si vous cochez la case Ignorer les pages incorporées d’informations sur le texte, le
traitement sera moins long car seules les pages qui n’auront pas été converties seront
traitées.
● La conversion automatique s’exécute seulement lorsque l’utilisateur qui a ajouté le
fichier PDF dans le dossier Mon ScanSnap est en cours de connexion Windows, d’une
part, et qu’aucune autre application n’est en cours d’exécution, d’autre part. Si la
conversion n’est toujours pas terminée lorsque l’utilisateur se déconnecte, elle
reprendra lorsqu’il se connectera à nouveau, selon les conditions suivantes :
- dix minutes doivent s’être écoulées depuis la fermeture de la session ;
- la Liste des conversions PDF doit être affichée ;
- un fichier doit être ajouté à la Liste des conversions PDF. (Si vous numérisez avec
ScanSnap, la conversion reprendra trois minutes après la numérisation.)
● Grâce à cette conversion, les informations textuelles sont intégrées aux fichiers PDF.
Ainsi, les fichiers PDF sont mis à jour.
● Vous pouvez vérifier l’évolution des conversions depuis la fenêtre de la Liste des
conversions au format PDF indexable.
● Un fichier PDF dont l’accès est sécurisé (avec un mot de passe et/ou une signature
numérique) ne peut être converti au format PDF indexable même s’il a été généré
depuis le ScanSnap.

55
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.5 Recherche de fichiers

Dans les paragraphes qui suivent, vous trouverez des explications sur la recherche de fichiers.

1. Cliquez sur le bouton Rechercher de la barre d’outils.

Ou depuis le menu Fichier PDF, pointez sur Rechercher.

Ö La boîte de dialogue Recherche de fichiers PDF s’ouvre.

2. Indiquez le ou les mots recherchés.

Cochez la case Seule l’expression exacte est recherchée si vous souhaitez affiner votre
recherche.

3. Spécifiez la zone de recherche.

Vous pouvez saisir l’un des intitulés suivants pour indiquer l’emplacement :
Mon ScanSnap
Cabinet (éventuellement)
Raccourci pour dossier (éventuellement)
Dossier choisi
Parcourir… (N’importe quel cabinet ou dossier contenu dans le dossier Mon ScanSnap.)

4. Cliquez sur le bouton Rechercher.

Ö Adobe Acrobat s’exécute et la recherche commence.
5. Les résultats de la recherche s’affichent.

● La fonction de recherche est effective si le programme Adobe Acrobat 7.0 ou une version
ultérieure est installé dans votre système.
● Les résultats sont affichés au format Adobe Acrobat ; exécutez Adobe Acrobat pour
afficher les résultats.
● Pour en savoir plus sur la fonction de recherche, consultez la rubrique Aide du programme
Adobe Acrobat.

56
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.6 Création et suppression des raccourcis dossiers

Dans les pages qui suivent, vous trouverez des explications sur la création de raccourcis aux
dossiers directement dans le dossier Mon ScanSnap et comment supprimer ces raccourcis.

3.6.1 Création d’un raccourci pour un dossier

1. Cliquez sur le bouton Créer un raccourci pour le dossier ScanSnap

Organizer dans la barre d’outils.
Ou depuis le menu Fichier, pointez sur Raccourci pour le dossier.
Ö La boîte de dialogue Rechercher un dossier s’ouvre.
2. Sélectionnez le dossier auquel vous souhaitez créer un raccourci puis, cliquez sur le
bouton OK.

Le raccourci du dossier Mon ScanSnap spécifié dans l’onglet Paramètres usuels de la

boîte de dialogue Options ne peut être créé. (Le chemin d’accès original est le dossier
Mon ScanSnap par défaut.) (Consultez la page 20)

Ö Le raccourci que vous venez de créer sera directement ajouté dans le dossier Mon
ScanSnap et visible dans la Liste des dossiers. Vous pouvez parcourir le dossier à l’aide
de ScanSnap Organizer.

57
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.6.2 Suppression de raccourcis

1. Sélectionnez le raccourci que vous souhaitez supprimer dans la Liste des dossiers.

2. Depuis le menu Fichier, sélectionnez Suppression du raccourci pour le dossier.

Ö Le raccourci supprimé, il n’est plus indiqué dans la fenêtre de prévisualisation.

Cette suppression ne concerne que le raccourci et non le dossier-même.

58
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.7 Importer un fichier

Dans cette section, vous allez apprendre à copier des fichiers contenus dans n’importe quel
dossier (autre que Mon ScanSnap) dans un autre Cabinet ou dossier du dossier Mon
ScanSnap.

1. Dans la Liste des dossiers, sélectionnez le cabinet ou le dossier de destination.

(C’est là que seront copiés les fichiers.)

2. Pointez sur Importer depuis le menu Fichier.

Ö La boîte de dialogue Ouvrir s’ouvre.
3. Sélectionnez le fichier puis, cliquez sur le bouton Ouvrir.
Ö Le fichier sera copié dans le cabinet ou le fichier de destination déterminé à l’étape 1.

Si le fichier que vous venez de copier n’apparaît pas immédiatement dans le panneau de
visualisation des fichiers, pointez sur le menu Affichage puis, cliquez sur Mise à jour.

59
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.8 Exporter un fichier

Dans cette section, vous allez apprendre à copier les fichiers contenus dans le dossier Mon
ScanSnap dans un autre dossier.

1. Dans le panneau de visualisation des fichiers, sélectionnez un fichier.

2. Pointez sur Exporter depuis le menu Fichier.

Ö La fenêtre Rechercher un dossier s’ouvre.
3. Sélectionnez le dossier de destination du fichier copié puis, cliquez sur le bouton OK.
Ö Le fichier sélectionné à l’étape 1 est copié dans le dossier.
Vous ne pouvez pas exporter de fichiers dans le dossier Mon ScanSnap qui est
déterminé dans l’onglet Paramètres usuels de la boîte de dialogue Options. (Le chemin
d’accès par défaut est le dossier Mon ScanSnap dans Mes Documents.) (Consultez la
page 20.)

60
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.9 Joindre un fichier à un courriel

Voici comment procéder pour joindre un fichier à un courrier électronique.

1. Sélectionnez un fichier dans le panneau de visualisation des fichiers

2. Glissez-déposez le fichier sur le bouton Scan to E-mail disponible dans la Liste

des actions.

Ö Le logiciel de courrier électronique défini dans Internet Explorer s’exécute et le fichier

est joint au courriel.

D’autres méthodes sont également à votre disposition :

● Cliquez sur le bouton Scan to E-mail de la Barre d’outils.

● Cliquez sur le bouton Scan to E-mail de la Liste des actions.

● Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier concerné puis, pointez sur Actions
-> Scan to E-mail dans le menu qui s’ouvre.
● Dans la barre des menus, pointez sur Actions -> Scan to E-mail.

61
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3. Saisissez puis, confirmez le mot de passe dans la boîte de dialogue Scan to E-mail
– Mot de passe puis, cliquez sur le bouton OK.

Si vous ne souhaitez pas sécuriser l’accès du fichier PDF à envoyer, cliquez sur le bouton
Annuler. Puis, cliquez sur le bouton Oui lorsque le message « Souhaitez-vous continuer le
traitement malgré l’absence de mot de passe d’ouverture pour ces fichiers PDF ? ».

● Pour protéger vos fichiers avec la boîte de dialogue Scan to E-mail – Mot de passe :
- sélectionnez Outils -> boîte de dialogue Option -> onglet Courriel. Puis, cochez la
case Créer un mot de passe d’ouverture au moment de joindre un fichier PDF ;
- les fichiers sélectionnés doivent pouvoir être protégés d’un mot de passe.
● Seuls les fichiers générés depuis le ScanSnap peuvent être sécurisés avec ScanSnap
Organizer.
● Vous ne pouvez pas créer de mot de passe pour les fichiers suivants :
- fichier sécurisé avec un Mot de passe d’ouverture
- fichier comportant une signature digitale.

4. Exécutez le programme de courrier électronique pour envoyer votre fichier.

● Vous pouvez vérifier le logiciel de courriel exploité en pointant sur le menu Outils,
disponible dans la barre d’outils de la fenêtre d’Internet Explorer puis, en cliquant sur
Options Internet puis sur Programmes. Le programme utilisé est indiqué dans la
zone Courrier.
Voici la liste des logiciels de courriel que vous pouvez utiliser :
- MicrosoftMD WindowsMD Mail (programme fourni avec Windows Vista)
MD MD
- Microsoft Outlook 2003/2007
MD
- Microsoft Outlook Express V6.0
MD
- Eudora Pro V7.1.0.9
- Thunderbird Version [Link]
(Avant d’exécuter Scan to E-mail, veuillez exécuter Thunderbird)
● Certains programmes indiqués dans la liste déroulante Courrier de l’onglet
Programmes du menu Options Internet peuvent ne pas répondre. Le cas échéant,
contactez le distributeur de votre serveur.
Bien que certains programmes ne donnent qu’une valeur approximative du volume des
fichiers joints, le volume indiqué sera correct.
● L’extension des fichiers que vous souhaitez envoyer par courriel risquent d’être
transformé si :
- votre système d’exploitation est XP (Professionnel, Édition Familiale) ;
- Hotmail est le programme de courriel associé que vous avez défini.
(L’extension sera remplacée par le symbole « ^ ».)
En effet, la combinaison Windows XP et Hotmail est inapplicable. Vous rencontrerez ce
problème également si vous envoyez vos fichiers avec Explorer. Ainsi, veuillez utiliser
des programmes de courrier électronique différents (juillet 2007).

62
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.10 Imprimer
Dans les paragraphes qui suivent, vous trouverez des explications relatives à l’impression.

Trois méthodes d’impression sont à votre disposition :

● impression des fichiers qui peuvent être affichés sous la forme de vignettes ;

● impression des fichiers, ceux ne pouvant être affichés sous la forme de vignettes ;

● impression des fichiers avec ScanSnap Organizer Viewer.

Si un fichier PDF, alors sous forme de vignette, ne peut être imprimé, la boîte de dialogue
relative à l’impression des fichiers qui ne peuvent être affichés sous forme de vignettes
s’ouvrira.

3.10.1 Impression des fichiers-vignettes uniquement

1. Dans le Panneau de visualisation des fichiers, sélectionnez celui que vous souhaitez
imprimer.

2. Glissez-déposez le fichier sur l’icône Scan to Print disponible dans la Liste

actions.

Ö La boîte de dialogue Scan to Print s’ouvre.

63
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

D’autres méthodes d’impression sont également à votre disposition :

● Cliquez sur le bouton Scan to Print dans la Barre d’outils.

● Cliquez sur l’icône Scan to Print dans la Liste des actions.

● Cliquez avez le bouton droit de la souris sur le fichier concerné puis, pointez sur
Actions -> Scan to Print dans le menu qui s’ouvre.
● Dans la Barre des menus, cliquez sur Actions -> Scan to Print.
● Depuis le menu Fichier, pointez sur Imprimer.

Palette de
l’image

Voici la liste des paramètres à votre disposition.

Palette de l’image
Une image du fichier est affichée. La zone grise qui l’encadre ne sera pas imprimée.
: Le nom du fichier sélectionné y est indiqué. Vous
pouvez ouvrir un autre fichier depuis cette liste
déroulante.
: Pour afficher la première page.

: Pour afficher la page précédente.

: Pour afficher la page suivante.

: Pour afficher la dernière page.

: Indique le numéro de la page affichée sur le

nombre total de pages du fichier. Vous pouvez
directement saisir un nombre dans cette zone.
: Pour un zoom avant ou arrière selon les valeurs
d’agrandissement prédéfinies.

64
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Nom
Vous pouvez sélectionner l’imprimante en ouvrant la liste déroulante avec le curseur de
défilement vers le bas T à droite.

Bouton Propriétés
Pour afficher les propriétés de l’imprimante sélectionnée. Si des options de ce menu sont
également disponibles dans la boîte de dialogue Scan to Print, alors, la configuration de
Scan to Print prévaudra sur celle de l’imprimante.
Nombre de copies
Pour spécifier le nombre d’impression. Vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 99.

Format d’origine/Réduction
Vous pouvez définir le format des images que vous souhaitez obtenir : ajuster les données au
format du papier d’impression ou conserver le format original.
Réduire au Si le format de l’image à imprimer est supérieur à celui du
format du papier, vous pourrez ajuster les dimensions de l’image pour
papier : l’impression. Pour ce qui est des images au format inférieur,
elles seront imprimées selon leur format d’origine.
Même format L’image sera imprimée telle quelle, quel que soit le format du
: papier. Les images de format supérieur, elles, seront rognées.

Case à cocher Rotation automatique

Les images seront orientées selon leur rapport Longueur-Largeur. Ainsi, les impressions
pourront être exécutées soit à la française, soit à l’italienne.

Case à cocher Cadrage de l’image et impression

Si vous numérisez un document de format inférieur au papier d’impression, les images seront
centrées puis, imprimées grâce à cette option. Si vous ne cochez pas cette case, l’image sera
imprimée dans la partie supérieure gauche du papier.

Case d’option Tout

Cochez cette case pour imprimer toutes les pages des fichiers PDF sélectionnés.

Case d’option Page affichée

Cochez cette case pour imprimer uniquement la page affichée dans ScanSnap Organizer. La
fenêtre de prévisualisation s’ouvrira.

Case d’option Pages

Cochez cette case pour imprimer les pages de votre choix.

Bouton Impression
Pour imprimer les images selon la configuration effectuée.

Bouton Annuler
Pour annuler les changements et abandonner l’impression.

65
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Bouton Aide
Pour afficher la rubrique d’aide à l’impression.

Si vous sélectionnez plus d’un fichier, toutes les pages des fichiers seront imprimées.

3. Cliquez sur le bouton Impression pour imprimer selon votre configuration. Si vous
cliquez sur le bouton Annuler, l’impression sera annulée

3.10.2 Impression des fichiers-vignettes et autres formats

1. Dans le panneau de visualisation des fichiers, sélectionnez le fichier concerné.

2. Glissez-déposez le fichier sur l’icône Scan to Print de la Liste des actions.

Ö Un message de confirmation s’affiche.

Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Scan to Print en effectuant les
manipulations suivantes :

● Cliquez sue le bouton Scan to Print de la Barre d’outils.

● Cliquez sur l’icône Scan to Print de la Liste des actions.

● Cliquez avec le bouton droit de la souris puis, dans le menu qui s’ouvre pointez sur
Actions -> Scan to Print.
● Dans la barre des menus, pointez sur Actions -> Scan to Print.
● Depuis le menu Fichier, pointez sur Imprimer.

3. Cliquez sur le bouton Oui.

L’impression s’exécute selon l’application relative à l’extension du fichier et
l’imprimante par défaut.
Cliquez sur le bouton Non pour annuler l’impression.

À propos de l’imprimante
Si vous souhaitez imprimer un fichier qui n’apparaît pas sous forme de vignette avec une
imprimante différente ou si vous souhaiter indiquer le nombre d’impressions, utilisez
l’application-liée du fichier.
Vous pouvez exécuter l’application-liée en double-cliquant sur le fichier du panneau de
visualisation des fichiers.

66
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Si vous souhaitez imprimer un fichier PDF sécurisé avec un Mot de passe d’ouverture,
d’une part, et qui n’est pas affiché sous la forme d’une vignette, d’autre part, vous devez le
déverrouiller en saisissant le mot de passe depuis un programme tel qu’Adobe Acrobat.
Vous ne pouvez pas imprimer un fichier PDF dont l’impression est interdite.

3.10.3 Impression des fichiers avec ScanSnap Organizer Viewer

1. Depuis ScanSnap Organizer Viewer, cliquez sur le bouton Imprimer de

la barre d’outils.
⇒ La boîte de dialogue Scan to Print s’ouvre.

Vous pouvez également ouvrir le menu Fichier et cliquer sur l’article Imprimer pour
ouvrir la boîte de dialogue Scan to Print.

Pour en savoir plus sur les rubriques de la boîte de dialogue Scan to Print, veuillez
consulter la section 3.10.1 Impression des fichiers-vignettes uniquement en page 63.

2. La configuration terminée, cliquez sur le bouton Impression.

Cliquez sur le bouton Annuler pour abandonner l’impression.

67
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.11 Conversion au format Word/Excel/PowerPointMD

Dans cette section, vous allez apprendre à convertir un fichier PDF au format
TM
Word/Excel/PowerPoint(R). Cependant, le programme ABBYY FineReader for ScanSnap 3.0
ou une version ultérieure doit, au préalable, être installé dans votre système.

1. Dans la fenêtre de visualisation des fichiers, sélectionnez le fichier concerné.

2. Glissez-déposez le fichier sur l’icône Scan to Word , Scan to Excel ou

Scan to PowerPoint(R) dans la Liste des actions.

Ö Le programme ABBYY FineReader for ScanSnap™ 3.0 s’exécute et la conversion au

format choisi commence.

D’autres méthodes de conversion au format Word sont également à votre disposition :

● Cliquez sur l’icône Scan to Word , Scan to Excel Scan to

PowerPoint(R) dans la Liste des actions.

● Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier concerné puis, dans le menu
qui s’ouvre, pointez sur Action -> Scan to Word, Scan to Excel ou
Scan to PowerPoint(R).
● Dans la Barre des menus, pointez sur Action -> Scan to Word, Scan to Excel ou
Scan to PowerPoint(R).

La conversion terminée, le logiciel correspondant s’exécute et les données converties

s’affichent.

3. Éditez, éventuellement, le fichier créé puis, sauvegardez-le.

68
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

À propos de la conversion au format Word/Excel/PowerPoint(R)

• Si le logiciel Microsoft Word/Excel/PowerPoint(R) est installé dans votre système, les
données générées seront exécutées avec le logiciel correspondant.
Si le logiciel Microsoft Word/Excel/PowerPoint(R) n’est pas installé dans votre système,
les données générées seront sauvegardées dans un fichier. Ainsi, si vous utilisez l’action
Scan to Word, les fichiers seront sauvegardés au format RTF (.rtf) ; si vous utilisez
l’action Scan to Excel, les fichiers seront sauvegardés au format XLS (.xls) ; si vous
utilisez l’action Scan to PowerPoint(R), les fichiers seront sauvegardés au format PPT
(.ppt).
● Pour pouvoir consulter les fichiers convertis au format Word/Excel/PowerPoint(R), vous
devez, d’une part, installer le logiciel correspondant et, d’autre part, vous enregistrer pour
pouvoir exploiter ce logiciel.
● Si vous décidez de convertir deux fichiers ou plus, l’ensemble des conversions seront
générées dans un seul fichier.
● ABBYY FineReader for ScanSnap est compatible avec les versions suivantes :
- MicrosoftMD Word : 2000/2002/2003/2007
MD
- Microsoft Excel : 2000/2002/2003/2007
- MicrosoftMD PowerPointMD : 2002/2003
• Si une quelconque conversion est exécutée parallèlement à une tâche dans l’un des
logiciels (Word, Excel ou PowerPoint), un message d’erreur s’affichera. Évitez
d’exécuter une commande de ces logiciels lorsqu’une conversion est en cours.

À propos d’ABBYY FineReader for ScanSnap

● Vous pouvez configurer la conversion des fichiers PDF au format
Word/Excel/PowerPoint(R), comme la langue de reconnaissance avec ABBYY
FineReader for ScanSnap. Pour exécuter le programme, cliquez sur Démarrer -> Tous
les programmes -> ABBYY FineReader for ScanSnap(TM) 3.0 -> ABBYY
FineReader for ScanSnap(TM) 3.0.
Pour en savoir plus, consultez la section 5.5 À propos de la configuration d’ABBYY
FineReader for ScanSnap, disponible dans le Guide d’utilisation du ScanSnap S510 ou
le Guide de mise à jour pour ScanSnap, d’une part et le Guide d’utilisation d’ABBYY
FineReader for ScanSnap, d’autre part. (Démarrer -> Tous les programmes -> ABBYY
FineReader for ScanSnap(TM) 3.0 -> Guide de l’utilisateur.)
● Même si vous cochez la case d’option Suppression des images générées après la
reconnaissance (accès : Démarrer -> Tous les programmes -> ABBYY FineReader
for ScanSnap(TM) 3.0 -> ABBYY FineReader for ScanSnap(TM) 3.0 -> Options
générales), le fichier PDF ne sera pas supprimé si vous convertissez un fichier PDF au
format Word/Excel/PowerPoint(R) depuis ScanSnap Organizer.

69
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

À propos de la fonction OCR du programme ABBYY FineReader for ScanSnap

● La reconnaissance risque d’être inefficace sur certains documents. Veuillez lire avec
précaution les informations suivantes :
- conversion au format Word possible si le fichier a été généré sur une page et est
composé de deux colonnes au maximum
- conversion au format Excel possible si les tableaux sont fermés (tous les bords doivent
être tracés)
- conversion au format Word impossible si la mise en page du document est complexe
(tableaux, graphiques, caractères etc.), comme par exemple, une page de journal ou
de magazine
- conversion au format Excel impossible si les tableaux ne sont pas fermés ou s’ils sont
complexes (trop de bords, tableaux de convolution contenant des sous-tableaux,
graphiques, diagrammes, courbes, photographies et/ou des caractères saisis à la
verticale (les diagrammes, graphiques et courbes, photographies et caractères saisis
à la verticale ne peuvent pas être convertis.)
● Les paramètres suivants risquent d’être altérés lors de la conversion. Nous vous invitons
à exécuter les documents convertis avec le logiciel correspondant afin de corriger ou de
modifier les lettres qui n’ont pu être reconnues :
- exposants et indices

Si la langue de reconnaissance est le japonais, les paramètres suivants risquent d’être

altérés lors de la conversion :
- police et taille des caractères
- espaces entre les caractères et les lignes
- soulignement, gras et italique
* Notez qu’il est impossible de convertir des documents rédigés en japonais avec Scan to
PowerPoint(R).
● Les types de documents risquent également de ne pas être correctement reconnus. Le
cas échéant, réglez le Mode couleur sur Couleur, d’une part, et augmenter la résolution
(qualité de l’image), d’autre part, afin d’obtenir un meilleur résultat.
- document partiellement rédigé à la main
- texte composé de petits caractères (taille inférieure à dix points)
- document désaligné
- document rédigé dans une langue autre que celle spécifiée
- texte dont le fond est de couleurs diverses ou composé de motifs
(y compris les caractères grisés ou à effet ombré ou encore, au contour emphasé)
- document de mise en forme complexe et composé de caractères indéchiffrables
(la conversion de tels documents risque d’être longue)
● ABBYY FineReader for ScanSnap vous permet de reconnaître uniquement les textes
des fichiers PDF créés avec le ScanSnap et non ceux créés avec Adobe Acrobat ou toute
autre application.
● Une feuille convertie au format Excel peut contenir jusqu’à 65 536 cellules.
● Si la langue de reconnaissance est le japonais et le document est chargé à l’envers ou à
l’italienne, la conversion risqué d’échouer. Corrigez l’orientation.
*Notez qu’il est impossible de convertir des documents rédigés en japonais avec Scan to
PowerPoint(R).
Configuration requise
Cette fonction nécessite une mémoire importante. Si l’espace est insuffisant, vous serez
informé du message d’erreur « Mémoire insuffisante » dans la fenêtre de conversion. Dans
ce cas, effectuez les opérations suivantes :
● Confirmez l’espace mémoire disponible dans votre système. S’il est insuffisant, veuillez
l’accroître.

70
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

● Fermez toutes les applications en cours d’exécution puis, recommencez.

● Si plusieurs pages sont converties en une seule fois, la mémoire risque de ne
pas être suffisante lors de la conversion. Le cas échéant, éditez la configuration
de la mémoire virtuelle, selon les indications suivantes.

Windows XP
1. Pointez sur Démarrer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Poste de travail
puis, sélectionnez Propriétés dans le menu qui s’ouvre.
2. Dans la boîte de dialogue Propriétés Système,
pointez sur l’onglet Avancé puis, cliquez sur le bouton
Paramètres de la zone Performances.
3. Dans la boîte de dialogue Options de performances,
pointez sur l’onglet Avancé puis, cliquez sur le bouton
Modifier dans la zone Mémoire virtuelle.
4. Dans la boîte de dialogue Mémoire virtuelle,
sélectionnez Taille personnalisée puis, saisissez une
valeur importante dans le champ Taille maximale
(Mo).
5. Cliquez sur le bouton Définir.
6. Cliquez enfin sur le bouton OK pour fermer toutes les
boîtes de dialogue.

Windows 2000
1. Cliquez avec le bouton de la souris sur l’icône
Poste de travail du Bureau puis, pointez sur
Propriétés dans le menu qui s’ouvre.
2. Dans la boîte de dialogue Propriétés Système,
pointez sur l’onglet Avancé puis, cliquez sur le
bouton Options de performances de la zone
Performances.
3. Dans la boîte de dialogue Options de
performances, cliquez sur le bouton Modifier dans
la zone Mémoire virtuelle.
4. Dans la boîte de dialogue Mémoire virtuelle,
saisissez une valeur importante dans le champ
Taille maximale (Mo) de la zone Taille du fichier
d’échange pour le lecteur sélectionné.
5. Cliquez sur le bouton Définir.
6. Cliquez sur le bouton OK pour fermer toutes les boîtes de dialogue.

Windows Vista
1. Ouvrez le menu démarrer, double-cliquez sur
Ordinateur puis, sélectionnez Propriétés.
2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur
Paramètres système avancés qui se trouve dans
le volet gauche.
3. Dans la boîte de dialogue Contrôle de compte
d’utilisateur, cliquez sur le bouton Continuer.
4. Dans la boîte de dialogue Propriétés système,
cliquez sur l’onglet Paramètres système avancés
puis sur Paramètres de la rubrique Performance.
5. Dans la boîte de dialogue Options de
performance, cliquez sur l’onglet Avancé puis sur

71
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

le bouton Modifier de la rubrique Mémoire virtuelle.

6. Confirmez que la case Gérer automatiquement le fichier d’échange pour tous les
lecteurs n’est pas coché.
7. Dans la boîte de dialogue Mémoire virtuelle, sélectionnez Taille personnalisée de la
rubrique Taille du fichier d’échange pour chaque lecteur.
8. Dans le champ Taille maximale (Mo), saisissez une valeur plutôt importante.
9. Cliquez sur le bouton Définir.
10. Cliquez sur le bouton OK puis, fermez tous les dialogues.
● Si le problème persiste, ajoutez de la mémoire dans votre ordinateur.

72
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.12 Suppression de cabinet, dossier, fichier

Vous trouverez ci-dessous des explications quant à la suppression de cabinets, dossiers et
fichiers.

1. Sélectionnez le cabinet, dossier ou fichier que vous souhaitez supprimer.

Pour supprimer un cabinet, un dossier, consultez la Liste des dossiers.
Pour supprimer un fichier, consultez le panneau de visualisation des fichiers.

● Pour sélectionner plusieurs objets contigus, cliquez sur le premier objet à sélectionner,
maintenez la touche [Shift] ou [Maj] enfoncée puis, sélectionnez le dernier objet
concerné.
Pour sélectionner plusieurs objets non contigus, cliquez sur le premier objet à
sélectionner, puis, tout en maintenant la touche [Ctrl] enfoncée, cliquez successivement
sur les autres objets concernés.
● Si vous souhaitez supprimer un cabinet ou un dossier, leur contenu sera également
supprimé.

2. Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Supprimer .

Ou depuis le menu Fichier, pointez sur Supprimer.
Ö Le message « Confirmation de la suppression du fichier » ou « Confirmation de la
suppression du dossier » ou « Confirmation de la suppression des fichiers » s’affiche.

3. Cliquez sur le bouton Oui pour confirmer la suppression.

Ö L’élément sélectionné est supprimé.

73
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.13 Renommer un fichier

Voici comment procéder pour renommer un fichier.

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez renommer.

Pour sélectionner plusieurs objets contigus, cliquez sur le premier objet à sélectionner,
maintenez la touche [Shift] ou [Maj] enfoncée puis, sélectionnez le dernier objet concerné.
Pour sélectionner plusieurs objets non contigus, cliquez sur le premier objet à sélectionner,
puis, tout en maintenant la touche [Ctrl] enfoncée, cliquez successivement sur les autres
objets.

2. Pointez sur Renommer du menu Fichier.

Ö La boîte de dialogue Renommer s’ouvre.
Lorsque la liste des fichiers ou les vignettes sont disponibles dans le menu Affichage
dans Nom du fichier, sélectionnez un nom de fichier puis, pointez sur Renommer du
menu Fichier. De cette manière, le nom de fichier peut être édité et vous pourrez le
renommer, directement sans avoir à passer par la boîte de dialogue Renommer.

3. Saisissez le nouveau nom.

①. Si vous avez sélectionné un fichier :
Renommez le fichier à l’aide de la boîte de dialogue suivante.

● Nom
Saisissez un nouvel intitulé dans le champ Nom.
Notez que les caractères suivants ne peuvent pas être utilisés :
\/:*?“<>|
● Bouton OK
Cliquez sur le bouton OK afin de valider le nouvel intitulé.
● Bouton Annuler
Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler les modifications apportées.
™ Si le nom saisi existe déjà, un message d’erreur s’affichera.

74
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

②. Si vous avez sélectionné plusieurs fichiers :

Saisissez le nouveau nom dans la boîte de dialogue suivante.

● Nom
Saisissez un nouvel intitulé dans le champ Nom.
Notez que les caractères suivants ne peuvent pas être utilisés :
\/:*?“<>|

● Pour ajouter au nom, la date de création

Cochez cette case pour ajouter : « _ (trait de soulignement) et la date de
création du fichier ».

aaaa_MM_jj_HH_mm_ss
La date de création est ajoutée au nom de fichier selon le format suivant :
« _aaaa_MM_jj_HH_mm_ss ».

aaaaMMjjHHmmss
La date de création est ajoutée au nom de fichier selon le format suivant :
« _aaaaMMjjHHmmss ».

™ Si le nom existe déjà dans le même dossier, un nombre ordinal commençant

pas « _001 » sera ajouté au nom.

75
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

● Pour ajouter au nom, une série de chiffres

Cochez cette case pour ajouter : « _ (trait de soulignement) et un nombre
ordinal ».
Numérotation continue :
Cliquez sur ▼ pour ouvrir la zone de liste déroulante des nombres.
Vous pouvez créer un nombre composé de six chiffres au maximum.

● Bouton OK
Cliquez sur le bouton OK pour valider le nouvel intitulé des fichiers.

● Bouton Annuler
Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler les modifications apportées.

4. Cliquez sur le bouton OK.

Ö Les fichiers sélectionnés sont renommés.
™ L’extension des fichiers, elle, n’a pas changé.

76
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.14 Édition des fichiers

Dans les pages qui suivent, vous allez apprendre à éditer un fichier créé depuis le scanneur
ScanSnap avec le programme ScanSnap Organizer Viewer.

3.14.1 Affichage des fichiers avec ScanSnap Organizer Viewer

Pour pouvoir visualiser et éditer un fichier avec ScanSnap Organizer Viewer, exécutez ScanSnap
Organizer Viewer selon les deux méthodes suivantes :
● Double-cliquez sur un fichier dans la fenêtre principale de ScanSnap Organizer.
N’oubliez pas de cocher, au préalable, la case ScanSnap Organizer Viewer dans la
rubrique Commandes de la souris, en ouvrant le menu Outils -> Options -> onglet
Paramètres usuels.

● Sélectionnez un fichier puis, cliquez sur ScanSnap Organizer Viewer dans le menu
Fichier de ScanSnap Organizer.

3.14.2 Rotation d’une page

Pour modifier l’orientation d’une page, effectuez les opérations suivantes :

(Dans l’exemple ci-dessous, l’image est pivotée de 90° dans le sens des aiguilles d’une montre.)

1. Exécutez le fichier avec ScanSnap Organizer Viewer.

2. Sélectionnez la ou les pages concernées.

77
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3. Ouvrez le menu Édition puis, cliquez sur l’article Rotation horaire 90° ou

cliquez sur le bouton du même nom de la barre d’outils.

Ö La page est orientée selon la direction spécifiée.

3.14.3 Suppression d’une page

Pour supprimer des pages inutiles, voici comment faire :

1. Exécutez le fichier contenant des pages à supprimer avec ScanSnap

Organizer Viewer.

2. Sélectionnez la page concernée.

3. Ouvrez le menu Édition puis, cliquez sur l’article Supprimer des pages ou

cliquez sur le bouton du même nom de la barre d’outils.

Ö Un message de confirmation de suppression s’affiche.

4. Cliquez sur le bouton Oui.

Ö La page sélectionnée est supprimée.

78
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.14.4 Déplacement d’une page

Pour déplacer une page, effectuez les opérations suivantes :

1. Exécutez un fichier avec ScanSnap Organizer Viewer.

Assurez-vous que le Panneau de visualisation des pages est activé dans ScanSnap
Organizer Viewer.

Cliquez sur le bouton Changer le mode d’affichage ( ) de la barre d’outils pour

obtenir l’affichage souhaité :

- Afficher tout (Panneau de visualisation des pages et Page) （ ）

- Afficher toutes les pages (Panneau de visualisation des pages uniquement) （ ）

2. Dans le Panneau de visualisation des pages, sélectionnez la vignette de la

page que vous souhaitez déplacer puis, glissez-déposez la vignette à l’endroit
désiré qui est indiqué par une fine barre bleue. Vous pouvez également
déplacer plusieurs pages.

Ö La page est déplacée et la numérotation est également mise à jour.

79
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.14.5 Insertion de page

Pour insérer des pages d’un autre fichier, deux méthodes sont à votre disposition :
● insertion de toutes les pages d’un fichier ;
● insertion de pages sélectionnées.
Dans l’exemple qui suit, vous allez apprendre à insérer des pages sélectionnées.

Pour savoir comment insérer toutes les pages d’un fichier, veuillez consulter la rubrique Aide de
ScanSnap Organizer.

1. Exécutez les fichiers concernés avec ScanSnap Organizer Viewer.

Assurez-vous que les fichiers sont affichés en cascade dans ScanSnap Organizer
Viewer et que le Panneau de visualisation des pages est effectif pour chaque fichier.
Pour un affichage en cascade
Ouvrez le menu Fenêtre puis, cliquez sur l’article Cascade.
Pour afficher le Panneau de visualisation des pages

Cliquez sur le bouton Changer le mode d’affichage ( ) autant de fois que

nécessaire pour obtenir l’affichage désiré :

- Afficher tout (Panneau de visualisation des pages et Page) （ ）

- Afficher toutes les pages (Panneau de visualisation uniquement) （ ）

2. Dans le Panneau de visualisation des pages, sélectionnez la vignette de la

page que vous souhaitez insérer dans l’autre fichier puis, glissez-déposez la
vignette à l’endroit désiré qui est indiqué par une fine barre bleue. Vous
pouvez également déplacer plusieurs pages.

Ö La page est insérée (copiée) dans le fichier de destination.

80
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.15 La boîte de dialogue de configuration de ScanSnap

Veuillez trouver ci-dessous des explications quant à l’affichage de la boîte de dialogue
ScanSnap directement depuis la fenêtre de ScanSnap Organizer.

1. Cliquez sur le bouton Configuration de ScanSnap dans la barre d’outils.

Ou pointez sur le menu Outils et cliquez sur Configuration de ScanSnap.

Ö La boîte de dialogue Paramètres de numérisation et d’enregistrement s’ouvre.

2. Effectuez les réglages souhaités puis, cliquez sur le bouton OK.

Ö Les modifications apportées sont sauvegardées.

● Selon le modèle de votre ScanSnap, la boîte de dialogue risque d’être différente de
l’exemple indiqué ci-dessus.
● Pour en savoir plus, consultez le Guide d’utilisation ou le Guide de mise à niveau pour
ScanSnap.

81
 3. Exploitation de ScanSnap Organizer

3.16 Mise à jour en ligne

En vue d’une amélioration de ScanSnap Organizer, le programme est mis à jour en temps utile.
Ainsi, ScanSnap Organizer détecte automatiquement les dernières versions disponibles (Update
Pack) puis, procède automatiquement aux mises à jour éventuelles.

Les téléchargements de mises à jour sont disponibles sans préavis. Pour cela, nous vous
invitons à consulter l’état du programme de manière régulière.

Pour procéder à une mise à jour de ScanSnap Organizer, veuillez effectuer les opérations
suivantes :

● Pour que la mise à jour soit effective, Microsoft Internet Explorer doit nécessairement être
installé dans un système accessible.
● Vous devez ouvrir une session en tant qu’Administrateur avec des privilèges.

1. Depuis le menu Aide, pointez sur Mise à jour automatique.

Ö Un message de confirmation de mise à jour de ScanSnap Organizer s’affiche.

2. Cliquez sur le bouton Oui pour valider la demande de mise à jour.

Ö Si une quelconque mise à jour s’impose, une boîte de dialogue vous demandant de
confirmer le téléchargement et l’installation d’un nouveau programme s’ouvre.

82
3. Exploitation de ScanSnap Organizer

Si la boîte de dialogue suivante s’ouvre :

cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte.

3. Cliquez sur le bouton Installation.

Si vous cliquez sur le bouton Information, Microsoft Internet Explorer démarre et les
informations relatives aux dernières mises à jour de ScanSnap Organizer vous sont
indiquées.

Ö L’installation commence et la boîte de dialogue Bienvenue dans l’InstallShield

Wizard de ScanSnap Organizer s’ouvre.
Veuillez suivre les instructions affichées sur l’écran pour procéder aux téléchargements
nécessaires.

83
 Annexe : À propos des fichiers indexables

Annexe : À propos des fichiers indexables

1) Qu’est-ce qu’un fichier au format PDF indexable ?
Après avoir numérisé votre document et l’avoir enregistré au format PDF, toutes les
informations telles que les textes, les photographies, les tableaux sont générées sous la
forme d’une seule image.
Ainsi, les caractères de l’image générée ne peuvent être indexables. L’image ne contient
aucune information textuelle à proprement dite.

Pourtant, si vous traitez les données de l’image avec l’application OCR (reconnaissance
optique de caractères), les informations textuelles seront récupérées de l’image et se
superposeront de manière transparente aux informations des données de l’image. Par
conséquent, les données de l’image peuvent être stockées en tant que fichier PDF
incorporé d’informations textuelles.
Bien que le fichier PDF soit une donnée de l’image, il est possible de l’indexer, tel un
fichier texte, avec des informations textuelles.

Pour en savoir plus sur la conversion de fichiers PDF au format indexable, consultez la
section 3.3 Création d’un fichier PDF indexable en page 42.

84
Annexe : À propos des fichiers indexables

2) Méthodes
Vous pouvez exécuter une conversion au format PDF indexable selon les méthodes
énumérées ci-dessous.
A. Avec ScanSnap, vous pouvez numériser et convertir un document simultanément et obtenir
un fichier PDF indexable pour l’image de sortie.
Configuration : Depuis l’onglet Type de fichier de ScanSnap Manager.

Pages à convertir : Toutes les pages ou Uniquement la première page.

Avantage : ● Deux opérations en une.

Inconvénients : ● La numérisation des fichiers sera plus longue.

● La configuration est valable pour tous les fichiers.
● Vous pouvez décider de convertir toutes les pages ou
seulement la première page.
B. Activer ScanSnap Organizer et exécuter une conversion automatique.
Configuration : Depuis le menu Fichier PDF de ScanSnap Organizer.
Pointez sur Conversion au format PDF indexable ->
Paramètres de conversion automatique.
Ou activez la fonction OCR automatique depuis la boîte
de dialogue Paramètres de conversion automatique
PDF qui s’ouvre au démarrage en cliquant sur le bouton
Oui.
Pages à convertir : Toutes les pages.

Avantages : ● La conversion s’exécutera automatiquement.

● Numérisation rapide.
● Inutile de vous inquiéter sur la durée de conversion des
fichiers car votre ordinateur doit être inactif pour que la
conversion commence.
Inconvénients : ● Impossible de désigner les pages à convertir.
● Elle sera longue si Toutes les pages de chaque fichier
seront à convertir.
● Impossible de choisir les fichiers à convertir car tous
seront convertis.

85
 Annexe : À propos des fichiers indexables

C. Activer ScanSnap Organizer et effectuez une conversion manuelle.

Configuration : Depuis le menu Fichier PDF de ScanSnap Organizer.
Sélectionnez Conversion au format PDF indexable ->
Exécuter.
Pages à convertir : Toutes les pages, les pages indiquées, la première page.

Avantages : ● Vous pouvez choisir les fichiers à convertir.

● Numérisation rapide.
● Vous pouvez définir un programme pour la conversion.
● Inutile de vous inquiéter sur la durée de conversion des
fichiers si vous optez pour une conversion lorsque
l’ordinateur est inactif.
● Vous pouvez indiquer les pages à convertir.
Inconvénient : ● Vous devez numériser votre document et le convertir
ensuite.

Pour en savoir plus, consultez le Guide d’Utilisation ou le Guide de mise à niveau pour
ScanSnap.

Chaque méthode a des avantages et des inconvénients. Choisissez celle en fonction de vos
besoins. Nous espérons que les descriptions suivantes vous aideront dans votre choix.

Conversion
Conditions Résultats
recommandée
Lorsque vous n’avez pas besoin de NA Non indexable
créer un fichier PDF indexable.
● Le fichier PDF est composé
d’images sans informations
textuelles.
● Vous n’avez pas besoin de
rechercher un fichier.
● Vous utilisez une application
incompatible avec les fichiers
PDF.
Si vous souhaitez accéder à vos Méthode A : Indexable immédiatement
fichiers immédiatement après la Avec ScanSnap, vous après la numérisation.
numérisation même si la pouvez numériser puis
conversion prend du temps. convertir dans un même
temps afin de créer des
fichiers au format PDF
files.

86
Annexe : À propos des fichiers indexables

Conversion
Conditions Résultats
recommandée
Pour une numérisation des Méthode B : N’est pas indexable
documents rapide et conversion des Avec ScanSnap immédiatement après la
images générées au format PDF Organizer, effectuez une numérisation.
indexable. conversion automatique. Indexable après la
conversion.
Pour une conversion distincte des Méthode C : N’est pas indexable
fichiers PDF après la numérisation. Activez ScanSnap immédiatement après la
Organizer puis effectuez numérisation.
une conversion Seuls les fichiers choisis
manuelle. seront indexables après leur
conversion.
Si vous souhaitez indiquer les Méthode A : N’est pas indexable
pages à convertir au format Avec ScanSnap, vous immédiatement après la
indexable. pouvez numériser puis numérisation.
convertir dans un même (Chaîne de caractères
temps afin de créer des recherchée incluse dans la
fichiers au format PDF première page.)
files. (Première page)
Méthode C : Seuls les fichiers choisis
Activez ScanSnap seront indexables après leur
Organizer puis effectuez conversion. (Chaîne de
une conversion caractères recherchée incluse
manuelle. dans les pages déterminées.)
(Pages en cours
désignées)
Si vous souhaitez rechercher des Méthode A : N’est pas indexable
fichiers alors que vous n’avez pas Avec ScanSnap, vous immédiatement après la
le temps de les convertir. pouvez numériser puis numérisation.
convertir dans un même (Chaîne de caractères
temps afin de créer des recherchée incluse dans la
fichiers au format PDF première page.)
files. (Première page)
Méthode C : Seuls les fichiers choisis
Activez ScanSnap seront indexables après leur
Organizer puis effectuez conversion. (Chaîne de
une conversion caractères recherchée incluse
manuelle. dans les pages déterminées.)
(Pages en cours
désignées)
(* Les méthodes de conversion A, B et C qui vous sont proposées dans le tableau, sont
identiques à celles mentionnées dans la page précédente.)

87
 Index

Index

A D

Actions ...................................................... 19, 28 Démarrage de ScanSnap Organizer .................5

Affichage du haut de la vignette...................... 26 Déplacer une page ..........................................79

Affichage sous forme de vignettes .................... 8 Dossier ...................................................... 10, 39

Afficher la fenêtre pop-up................................ 12 Dossier Mon ScanSnap...................................18

B E

Barre d’outils (fenêtre principale) .................... 23 Enregistrer (fenêtre Viewer) ............................32

Barre d’outils (ScanSnap Organizer Viewer)... 32 État ............................................................ 17, 51

Boutons........................................................... 23 Exécution de ScanSnap ..................................34

Boutons (fenêtre Viewer) ................................ 32 Exécution immédiate ................................. 14, 43

Exécution lorsque l’ordinateur est

C inactif ............................................... 14, 16, 43

Exporter..................................................... 10, 60
Cabinet ..................................................... 10, 38

Changer le mode d’affichage (fenêtre Viewer) 32

F
Classement des fichiers .................................. 38

Commandes...................................................... 7 Fenêtre d’affichage..........................................29

Commandes de la souris ................................ 27 Fenêtre des commandes...................................7

Configuration de ScanSnap ................ 22, 24, 26 Fenêtre pop-up.......................................... 12, 24

Configuration requise........................................ 4 Fenêtre principale........................................7, 25

Conversion au format Excel ............................ 68 Fichiers de destination.....................................17

Conversion au format PDF indexable . 21, 42, 47 Fichiers PDF....................................................18

Conversion au format PowerPoint(R) ............. 68 Format PDF indexable.....................................84

Conversion au format Word ............................ 68

Conversion Automatique................................... 5 I
Conversion Automatique................................. 18
Icône textuelle .................................................26
Conversion Automatique................................. 36
Importer ..................................................... 10, 59
Conversion Automatique................................. 54
Impression.......................................................63
Conversion automatique des fichiers PDF ...... 21
Imprimer .................................................... 10, 63
Copier ........................................................11, 41
Imprimer ..........................................................23
Création d’un fichier PDF indexable................ 14
Imprimer (fenêtre Viewer).......................... 30, 32

88
Index

Indexable ........................................................ 25 N
Indiquer le nom du fichier................................ 12
Nouveau .............................................. 10, 38, 39
Informations sur les dernières mises à jour .... 83
Numérisation ...................................................36
Informations textuelles .................................... 84

Insérer des pages ........................................... 80

O
J Onglet Courriel ................................................22

Options ................................................ 20, 21, 22

Joindre à un courriel ....................................... 61
Organiser les dossiers.....................................13

Organiser les fichiers.......................................13

L
Origine.............................................................51

Liste des actions ............................................. 28

Liste des conversions au format PDF P

indexable .............................................. 16, 17

Liste des fichiers ............................................. 12 Page entière ....................................................32

Logiciel de courriel .......................................... 61 Paramètres usuels ..........................................20

Pleine hauteur .................................................32

Pleine largeur ..................................................32

M
Programmes de courriel ..................................62

Menu Affichage ............................................... 12

Menu Affichage (fenêtre Viewer)..................... 31 Q

Menu Aide....................................................... 22
Quick Menu ............................................... 29, 34
Menu Aide (fenêtre Viewer) ............................ 31
Quitter........................................................ 10, 30
Menu clic gauche ............................................ 34

Menu Édition ....................................................11

Menu Édition (fenêtre Viewer)......................... 30 R

Menu Fenêtre (fenêtre Viewer) ....................... 31
Raccourci pour le dossier ................................10
Menu Fichier ................................................... 10
Raccourci pour le dossier ................................23
Menu Fichier (fenêtre Viewer)......................... 30
Raccourci-dossier............................................57
Menu Fichier PDF ........................................... 14
Recherche .......................................................19
Menu Outils..................................................... 20
Recherche de fichiers......................................56
Mise à jour ................................................ 13, 82
Rechercher......................................................23
Mise à jour automatique.................................. 22
Renommer................................................. 10, 74
Mot de passe ...................................... 26, 42, 62
Rotation ...........................................................33
Mot de passe fixe............................................ 26
Rotation des pages..........................................77

89
 Index

Scan to E-mail................................................. 61

Scan to Excel .................................................. 68

Scan to PowerPoint(R) ................................... 68

Scan to Print ....................................... 23, 63, 66

Scan to Word .................................................. 68

Signature digitale ...................................... 25, 26

Suppression .............................................. 10, 73

Suppression de raccourcis.............................. 58

Supprimer ................................................. 24, 33

Supprimer une page ....................................... 78

Taille des vignettes.......................................... 13

Transférer........................................................ 41

Verrou ............................................................. 25

Vignette........................................................... 27

Vignettes ................................................... 13, 25

Windows Vista ................................ 4, 40, 47, 50

Zoom arrière ................................................... 32

Zoom avant ..................................................... 32

Zoumer ........................................................... 32

90
 ScanSnap Organizer
Guide d’Utilisation
P2WW-2300-02FRZ0
Date de publication : mars 2008
Responsable de la publication : PFU Limited

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