Project

InfoPro

v. Capitaine

applications métiers
type d’ouvrage
retours
l’essentiel se former
d’expérience

2010
Vincent Capitaine

Project 2010
Management des systèmes
d’information

applications
métiers

Guide pratique pour les chefs de projet études, développement,

intégration

exploitation
Ce livre s’adresse aux chefs de projet et aux planificateurs et administration

qui souhaitent découvrir et utiliser Microsoft Project réseaux

& télécoms
2010, la nouvelle version du produit de Microsoft déjà
vendu à plus de 20 millions d’exemplaires à travers le

Project 2010
monde. Vincent Capitaine
L’auteur poursuit le même dessein que Microsoft Project Fort de plus de dix
2010 : réconcilier les chefs de projet avec les outils années d’expérience
dans le domaine de la
de management de projet, souvent considérés comme formation et du conseil,
complexes et difficiles à maîtriser.
Les chapitres de cet ouvrage abordent toutes les étapes
Vincent Capitaine pilote
de nombreux projets
Guide pratique
pour les chefs de projet
d’implémentation de
du management de projet qui peuvent être maîtrisées à Microsoft Project en
l’aide de Project : préparer la planification, initialiser le entreprise.
projet, planifier le projet, affecter les ressources, gérer les Il est Microsoft
coûts, piloter le projet, communiquer, personnaliser. Most Valuable
• Pourquoi utiliser Project 2010 plutôt qu’Excel pour Professional
(MVP) sur Project.
planifier et piloter son projet ? Il est certifié
• Quelles sont les nouveautés de la version 2010 ? Microsoft
• Comment gérer facilement les ressources du Project et Project Server
(MCTS et MCITP) et signe
projet ? son deuxième livre sur le
• En quoi la version 2010 de Project permet-elle de management de projet avec
mieux collaborer et communiquer avec les parties Project.
prenantes du projet ?
Toutes les réponses à ces questions et bien d’autres sont
présentes dans cet ouvrage.

De nombreuses informations complémentaires

sont disponibles sur le blog de l’auteur :
[Link]
Vincent Capitaine

69 02 35 7
ISBN 978-2-10-054467-7 [Link]
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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page I — #1
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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page II — #2
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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page V — #5
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Table des matières

Avant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XI

Chapitre 1 – Découvrir Project 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.1.1 Quelques chiffres pour commencer... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.1.2 Pourquoi utiliser un outil de planification ? . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.1.3 Une version 2010 vraiment innovante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2 Les tâches manuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.3 Le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.4 La chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Chapitre 2 – Préparer la planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2 Comment parvenir à établir le plan du projet ? . . . . . . . . . . . . . . 8
2.3 Définir l’organigramme des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.4 Définir les dépendances entre les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page VI — #6
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VI Project 2010

Chapitre 3 – Initialiser le projet dans Project 2010 . . . . . . . . . . . . . 13

3.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.2 Créer le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.2.1 Créer un nouveau projet vierge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3.2.2 Utiliser un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3.2.3 Créer un projet à partir d’un classeur Excel . . . . . . . . . . . . . . . 15
3.3 Déterminer la date de début du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3.4 Définir le calendrier du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
3.5 Enregistrer le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Chapitre 4 – Planifier le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

4.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.2 Saisir les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4.2.1 Deux modes de planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4.2.2 Différents types de tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
4.2.3 Choisir le mode de planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
4.2.4 Créer une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
4.3 Utiliser les tâches planifiées manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
4.4 Hiérarchiser les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.4.1 Abaisser ou hausser le niveau des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.4.2 Exploiter la hiérarchisation du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
4.4.3 Afficher la tâche récapitulative du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
4.5 Estimer les durées et/ou le travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.5.1 Définir la durée d’une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
4.5.2 Définir la quantité de travail d’une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
4.6 Lier les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.6.1 Différents types de liaisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.6.2 Délai entre deux tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page VII — #7
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Table des matières VII

4.6.3 Créer les liaisons avec Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

4.6.4 La boîte de dialogue Interdépendance des tâches . . . . . . . . . . . 41
4.7 Renseigner les données complémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
4.7.1 Ajouter une contrainte ou une échéance . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
4.7.2 Définir la priorité de la tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4.7.3 Saisir des remarques sur la tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4.8 Désactiver une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.9 Identifier les incohérences de la planification . . . . . . . . . . . . . . . 47

Chapitre 5 – Affecter les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

5.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.2 Les différentes typologies de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.2.1 Les différents types de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.2.2 Ressources nominatives ou génériques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
5.2.3 Ressources budgétaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
5.3 Créer une nouvelle ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.3.1 Définir une nouvelle ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.3.2 Caractériser une ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5.4 Définir le type de tâche et le pilotage par l’effort (planification
automatique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.4.1 Quel type de tâche choisir ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.4.2 Qu’est-ce que le pilotage par l’effort ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.4.3 Capacité fixe, travail fixe et pilotage par l’effort . . . . . . . . . . . . 61
5.4.4 Durée fixe et pilotage par l’effort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.4.5 Affectation d’une nouvelle ressource sans le pilotage par l’effort 62
5.5 Affecter les ressources aux tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.5.1 Première méthode : affecter les ressources depuis l’affichage
Diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page VIII — #8
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VIII Project 2010

5.5.2 Deuxième méthode : utiliser la boîte de dialogue Affecter les

ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.5.3 Troisième méthode : utiliser le formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.6 Utiliser le planificateur d’équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5.6.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5.6.2 Limite du planificateur d’équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
5.7 Résoudre les problèmes de surutilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
5.7.1 Empêcher les problèmes de surutilisation avec le planificateur
d’équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
5.7.2 Détecter et résoudre les problèmes de surutilisation depuis
l’affichage Diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Chapitre 6 – Gérer les coûts du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

6.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
6.2 Les champs permettant la gestion des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
6.3 Coûts liés au travail des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
6.4 Coûts des ressources matérielles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
6.5 Coûts fixes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
6.6 Utilisation des ressources de type coût . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
6.6.1 Rappel : création d’une ressource de type coût . . . . . . . . . . . . . 77
6.6.2 Utilisation d’une ressource Coût . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
6.7 Avancement des projets et gestion des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Chapitre 7 – Piloter le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

7.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
7.2 Préparer le planning au pilotage : enregistrer la planification
initiale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
7.3 Saisir l’avancement du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
7.3.1 Saisir l’avancement « Durée » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page IX — #9
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Table des matières IX

7.3.2 Saisir l’avancement « Travail » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

7.3.3 Saisir l’avancement « Physique » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.3.4 Dépendance entre l’avancement « Durée » et l’avancement
« Travail » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
7.3.5 Date d’état et avancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
7.4 Replanifier les tâches du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Chapitre 8 – Communiquer avec Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

8.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
8.2 Réaliser la chronologie du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
8.2.1 Créer la chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
8.2.2 Mettre en forme la chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
8.2.3 Exporter la chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
8.3 Générer les rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
8.4 Utiliser les rapports visuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
8.5 Copier l’image ou imprimer le plan de projet . . . . . . . . . . . . . . . . 100
8.5.1 Copier l’image du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
8.5.2 Imprimer le plan du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Chapitre 9 – Personnaliser Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

9.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
9.2 Trier, filtrer et regrouper les données d’un affichage . . . . . . . . . . 107
9.3 Ajouter une colonne à un affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
9.4 Champs personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
9.5 Créer rapidement un champ personnalisé avec Project 2010 . . 111
9.6 Créer un champ personnalisé calculé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
9.6.1 Formule de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
9.6.2 Calculs sur les lignes récapitulatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page X — #10
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X Project 2010

9.6.3 Calculs sur les lignes d’affectation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

9.6.4 Indicateurs graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
9.7 Créer un champ personnalisé basé sur une liste de valeurs . . . . 114
9.7.1 Liste simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
9.7.2 Liste hiérarchisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
9.8 Personnaliser le diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
9.8.1 Utiliser les options de l’onglet Outils Diagramme de Gantt . . 118
9.8.2 Modifier l’échelle de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
9.9 Personnaliser le ruban de Microsoft Project 2010 . . . . . . . . . . . . 120
9.9.1 Créer un nouvel onglet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
9.9.2 Ajouter des groupes et des commandes à un onglet . . . . . . . . . 121
9.9.3 Personnaliser la barre d’outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . 123

Références bibliographiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page XI — #11
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Avant-propos

Le management de projet est un art difficile et souvent périlleux. Le

chef de projet doit savoir structurer, planifier et ensuite piloter son
projet en jonglant avec des informations nombreuses et variées. Il doit
également organiser le plus efficacement possible la communication
autour du projet vers l’ensemble des parties prenantes : les ressources,
la hiérarchie, les fournisseurs, le client...
Microsoft Project est l’outil compagnon par excellence du chef de
projet ou du planificateur : il permet tout d’abord de construire le plan
du projet et d’assurer ensuite son pilotage. Il offre aussi la possibilité
d’optimiser la gestion des ressources affectées au projet et de suivre
son coût. Enfin, il propose de nombreux affichages et rapports pour
organiser la communication du chef de projet.
Mais Microsoft Project n’est pas à lui seul un outil complet
pour la gestion du projet, certains aspects du management de projet
ne pouvant être directement intégrés dans un plan de projet. Par
exemple, la gestion documentaire ou encore la gestion des risques
ne sont pas possibles directement dans Microsoft Project. Au sein
d’une entreprise, pour gérer ces informations, Microsoft SharePoint
2010 s’avère un complément idéal de Microsoft Project. En plus, il
est désormais possible de publier et de partager un plan de projet via
Microsoft SharePoint, sans nécessairement avoir à installer Microsoft
Project Server 2010 !

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“Capitaine_54467” (Col. : InfoPro 135x210) — 2010/7/22 — 12:31 — page XII — #12
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XII Project 2010

Cet ouvrage s’adresse à tous les utilisateurs de Microsoft Project

2010, en particulier aux chefs de projet et aux planificateurs désireux
de mieux connaître et utiliser la dernière version en date de l’outil de
planification de Microsoft. Il a été écrit pour répondre aux questions
que pourraient se poser les utilisateurs des versions antérieures de
Microsoft Project, mais aussi pour apporter un maximum d’aide
aux chefs de projet souhaitant aujourd’hui utiliser Microsoft Project.
En particulier, les chefs de projet se servant jusqu’à présent d’un
« simple » tableur pour gérer leurs projets trouveront dans cet ouvrage
de nombreux arguments décisifs pour préférer désormais Microsoft
Project 2010 à Microsoft Excel !
Pour conclure cet avant-propos, un petit mot tout de même de la
solution Microsoft Enterprise Project Management (EPM) 2010, même
s’il ne s’agit pas du sujet de cet ouvrage. Il s’agit de la solution de
Microsoft permettant d’optimiser la gestion de projets à l’échelle
d’une entreprise. Elle offre la possibilité de consolider les informations
en provenance de tous les projets de l’entreprise, en proposant
synthèses et tableaux de bord pertinents (gestion du portefeuille
opérationnel des projets). Elle permet aux ressources d’indiquer via
une interface web leur avancement sur les tâches sur lesquelles elles
sont affectées et de les soumettre pour validation aux chefs de projet
concernés. La solution EPM 2010 permet également désormais la
gestion stratégique des projets : elle permet de sélectionner les bons
projets à mener à partir de toutes les demandes initialisées... Le
tout est possible en connectant Microsoft Project 2010 (en version
Professional) à un serveur Microsoft Project Server 2010.

À propos de l’auteur
Fort de plus de dix années d’expérience dans le domaine de la
formation et du conseil, Vincent Capitaine pilote de nombreux
projets d’implémentation de Microsoft Project en entreprise. Certifié
Microsoft Project et Microsoft Project Server (MCTS et MCITP), il
a reçu le prix Most Valuable Professional (MVP) de Microsoft en
avril 2010.

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monde. Vincent Capitaine
L’auteur poursuit le même dessein que Microsoft Project Fort de plus de dix
2010 : réconcilier les chefs de projet avec les outils années d’expérience
dans le domaine de la
de management de projet, souvent considérés comme formation et du conseil,
complexes et difficiles à maîtriser.
Les chapitres de cet ouvrage abordent toutes les étapes
Vincent Capitaine pilote
de nombreux projets
Guide pratique
pour les chefs de projet
d’implémentation de
du management de projet qui peuvent être maîtrisées à Microsoft Project en
l’aide de Project : préparer la planification, initialiser le entreprise.
projet, planifier le projet, affecter les ressources, gérer les Il est Microsoft
coûts, piloter le projet, communiquer, personnaliser. Most Valuable
• Pourquoi utiliser Project 2010 plutôt qu’Excel pour Professional
(MVP) sur Project.
planifier et piloter son projet ? Il est certifié
• Quelles sont les nouveautés de la version 2010 ? Microsoft
• Comment gérer facilement les ressources du Project et Project Server
(MCTS et MCITP) et signe
projet ? son deuxième livre sur le
• En quoi la version 2010 de Project permet-elle de management de projet avec
mieux collaborer et communiquer avec les parties Project.
prenantes du projet ?
Toutes les réponses à ces questions et bien d’autres sont
présentes dans cet ouvrage.

De nombreuses informations complémentaires

sont disponibles sur le blog de l’auteur :
[Link]
Vincent Capitaine

69 02 35 7
ISBN 978-2-10-054467-7 [Link]