SECTION 2 PRESENTATION DE

: LA SOCIETE
COMMERCIALE D’IMPORTATION ET D’EXPORTATION
(socimex s.a.r.l)

Ce chapitre constitue la présentation de la société commerciale

d’importation et d’exportation, portant en lui aperçu général,
l’organisation des activités de la société.

2.1. HISTORIQUE
La société commerciale d’importation et d’exportation est
une société privée qui fut créée en 1998 par Monsieur Ahmad Issaoui, jeune
opérateur économique doué d’une capacité managériale de mieux servi les
Congolais. Après 32 ans passés en République Démocratique du Congo
(RDC), Monsieur Ahmad Issaoui considère ce pays comme sa deuxième
partie.
Depuis sa création, nos initiatives contribuent positivement
et d’une façon remarquable au développement socio-économique de la
RDC et croit fermement en l’avenir de notre très cher beau pays.

La Socimex est au service de la population. Elle a

l’ambition d’être le principal partenaire social de la population congolaise
ainsi que du gouvernement de la république Démocratique du Congo.
Elle est présentée dans la plupart des provinces de la
république, notamment à Kinshasa, les ex provinces de Bandundu, de la
province Orientale, de Katanga et au Kongo central précisément quand on
parle du kongo Central, nous avons des villes comme : Matadi, Boma ainsi
que la cité côtière de Moanda, ou elle s’efforce plus à l’amélioration du
vécu quotidien. La Socimex a son siège social à Kinshasa, la capitale de la
république Démocratique du Congo.

Aujourd’hui, la Socimex est une entreprise essentiellement

investie dans l’import et la commercialisation des produits alimentaires de
première nécessité à savoir : le riz, le sucre, le sel, le lait, les conserves et les
produits congelés.
2.2. SITUATION GEOGRAPHIQUE DE LA SOCIMEX S.A.R.L

La Socimex est situé sur l’Avenue colonel Poto Poto,

Quartier ville base dans la commune de Matadi. Ce siège abrite un
bâtiment administratif, un magasin et une grande chambre froide.

Elle est géographiquement bornée :

 Au Nord, par le site Belvédère, Quartier Nord et la rivière Mpozo ;

 Au Sud, par le Fleuve Congo et Pont OEBK ;
 A l’Est par la commune de Nzanza et la rivière Kipoto ;
 A l’Ouest par la frontière de Noki Angola et grande cité de Kinkanda.

2.3. MISSION

Comme toute entreprise dans la communauté

entrepreneuriale nécessite des missions à remplir en pleine exercice, la
SOCIMEX a également les siennes que nous pouvons immédiatement
mentionner dans les lignes qui suivent :

 Contribuer à l’amélioration des conditions sociales économiques des

congolais et dès l’image de marque de ce pays en mettant à leur
disposition des produits soins à des prix compétitifs nécessité ;
 Absorber un taux important de chômage, en créant les emplois à
travers son réseau d’entreprises importées en République
Démocratique du Congo.
 Promouvoir l’autosuffisance alimentaire et
 Accompagner la République Démocratique du Congo dans sa relance
économique.
2.4. NATURE DE LA SOCIETE COMMERCIALE D’IMPORTATION
ET EXPORTATION
La société commerciale d’importation et d’exportation est
une société privée d’importation et d’exportation de produit alimentaires et
autres pour la commercialisation.

2.5. Infrastructures et équipements

La société commerciale d’importation et d’exportation
évolue ou fonctionne avec deux (2) bâtiments dont elle n’occupe que le rez
– de – chaussée au deuxième bâtiment, six (6) wagons dont cinq (5) sont
frigorifiés, un (1) groupe électrogène et deux (2) compresseurs :

 Le premier bâtiment est le bâtiment principal qui abrite tous les

bureaux administratifs de la Socimex (le bureau du chef du
personnel, le comptable, le secrétaire, l’informaticien…). Au rez – de
– chaussée nous trouvons des vivres secs. Ces bâtiments est connecté
a internet ;
 Le deuxième bâtiment est occupé par une agence de douane autre
que la Socimex appelée Megatransit mais, au rez – de – chaussée, on
trouve également un dépôt des vivres secs ;
 Le premier wagon (a appelé aussi le grand wagon) qui est aussi une
chambre froide sert de point de vente et abrite le bureau du gérant de
la chambre froide, le facturier et les caissiers. Et le cinq wagons
restants qui sont frigorifiés, servent comme chambre froide.
 Le groupe électrogène permet d’alimenter la Socimex en cas de la
coupure du courant.
 Les compresseurs qui auraient dû assurer la réfrigération de l’ex
chambre froide du point de vente sont en opérationnels à ce jour.

2.6. STRUCTURE FONCTIONNELLE ET ORGANSATIONNELLE

2.6.1. FOCTIONNEMET

La Socimex/ Matadi est une succursale de Kinshasa et à ce

titre, toutes les grandes orientations liées à la commercialisation certaines
libéralité de gestion (au cadeau à remettre aux services de l’état et aux
collaborateurs, au stock à gérer aux magasins et à la chambre froide)
relèvent de Kinshasa, siège social et administratif de SOCIMEX.
 Au niveau de Matadi, la gestion quotidienne est assurée
par chef du personnel qui représente Directeur Général. A ce titre, il est
chargé notamment de la gestion des ressources humaines, des paiements
des frais fiscaux. Dans ses locaux, on trouve également le secrétariat dont
le titulaire est également chargé de l’accueil des clients.

Ensuite nous avons le comptable qui veille à son tour aux

entrées et dépenses de la société. Il est suivi par le gérant de magasins port
qui reçoit le navire transportant les vivres frais et secs, assure les
approvisionnements aux magasins point de vents, veille à ces (ses)
approvisionnements. Et lui à son tour est suivi par ses gérants des points
de ventes qui reçoivent les stocks provenant du gérant port.
2.6.2. ORGANIGRAMME GENERAL DE LA SOCIMEX. S.A.R.L

CHEF DU
Figure n°1
PERSONNEL/MATADI

COMPTABLE

GERANT MAGASIN PORT

GERANT MAGASIN VIVRE SEC GERANT CHAMBRE FROIDE

(Point de vente) (Point de vente)

CAISSE PRINCIPALE CAISSE PRINCIPALE

CAISSE CAISSE CAISSE FACTURATIO CAISSE CAISSE CAISSE

FACTURATION
AUXILIAIRE AUXILIAIRE AUXILIAIRE N AUXILIAIRE AUXILIAIRE AUXILIAIRE
1 2 3 1 2 3

MANITENTION MANITENTION

Source : Nous même à partir des informations recueillie

SECTION 3 : ANALYSE DE L’EXISTANT

L’analyse de l’existant est une étape qui fait l’état de lieu

de l’existant. Elle permet d’obtenir une connaissance parfaite sur le
fonctionnement du système actuel1.

L’objectif poursuivi à ce niveau est la prise de connaissance de

l’organisation de l’entreprise en général et du domaine concerné par
l’information en particulier afin de mieux cerner les dysfonctionnements
ou les obsolescences les plus frappants du système actuel en vue de
formuler les critiques y relatives et, le cas échéant, proposer les solutions
adéquates.

3.1. PRESENTATION DU SERVICE CONCERNE

APPROVISIONNEMENT

Cette étude consiste à déterminer les rubriques constructives de

chaque document et des observation si la est remplie ou non ; afin
d’avoir une idée sur l’information traitée par le système d’information.

Du point de vue organisation, pour permettre à la société de

desservir toute l’étendue de la République Démocratique du Congo en
produits alimentaire et les produits congelés, la Direction se déploie à
diriger et coordonner les activités de la commercialisation de la société
SOCIMEX S.A.R.L. Dans chaque province. Dans l’optique du cas sous
notre étude, nous nous attarderons à traiter la province du kongo central
précisément dans la ville de Matadi, il est a noté que la ville de Matadi est
dirigée par un chef du personnel qui représente le Directeur Général, qui
travaille en collaboration avec un secrétaire.

Dans la ville de Matadi, la société SOCIMEX S.A.R.L., compte

deux points de vente à savoir; celle de la place VILLE BASSE (en face du
cathédral notre dame) et celle du DAMAR (AV COLONNEL POTO
POTO) ; chacune de point de vente est dirigée par un GERANT, œuvrant
sous la direction du chef du personnel.

3.1.1. ORGANIGRAMME DU SERVICE CONCERNE

COMPTABLE
1
MBIKAYI MPANYA, J., Notes de cours de méthode d’analyse informatique 2, G3 INFO, ISC/MATADI 2020-2021
 Figure n°2
GERANT MAGASIN PORT

GERANT MAGASIN VIVRE SEC GERANT CHAMBRE FROIDE

(Point de vente) (Point de vente)

Source : Nous même à partir des informations recueillie

3 .1.2. DESCRITION DES DOCUMENTS

COMPTABLE : S’occupe de la comptabilité de la société à part entière. Il a
pour rôle fiscal de présenter les états financiers de la société aux instances
dirigeants de celle-ci, à leur tour les présenterons à l’état, a l’assemblée des
associés et aux tiers.
La comptabilité fonctionne sous la supervision d’un seul chef de service, à
savoir le chef de comptable.
Le gérant de magasins port : qui reçoit le navire transportant les vivres
frais et secs, assure les approvisionnements aux magasins point de vents,
veille à ces (ses) approvisionnements
Gérants des points de ventes : qui reçoivent les stocks provenant du
gérant port.
3.2. ETUDE DES DOCUMENTS
Cette étude concerne le recensement et description de
différents documents utilises , elle doit préciser l’origine , la destination ,
le contenu ainsi que le volume de document ;

3.2.1. RECENSEMENT ET INVENTAIRE DES DOCUMENTS

 Pour les traitements des informations ; La société SOCIMEX
[Link] de la Ville de Matadi Utilise le document suivant ;

0. BORDEREAU DE TRANSPORT (BOT)

1. BON D’ENTREE (BET)
2. BON DE LIVRAISON (BL)

Tableau n°1 : Document établie par ce service

N° CODE DESIGNATION DESTINATION ROLE

01 BOT Bordereau de Gérant magasin Permet au gérant
transport port magasin port de vérifier
la quantité et la qualité
des articles.
02 BET Bon d’entrée Service comptable Ce document permet au
comptable de suivre le
mouvement d’entrée
des articles pour
informer la DG/KIN.
03 BL Bon de livraison Gérants magasin Permet au gérant des
points des ventes points de ventes de
suivre le mouvement de
livraison, connaitre la
quantité et qualité des
articles provenant du
magasin port.

Source : Nous-même à partir des données récolté

 INVENTAIRE DES DOCUMENTS

Tableau n°2 : Inventaire des Documents

N° CODE DESIGNATION EMETEUR RECEPTEUR NOMBRE SUPPORT FREQUENCE

D’EXEMPLAIRES
01 BOT Bordereau de Chauffer Gérant 3 Papier Hebdomadaire
transport magasin port
02 BET Bon d’entrée Gérant Comptable 1 Papier Hebdomadaire
magasin port
03 BL Bon de livraison Gérant Gérant 1 Papier Hebdomadaire
magasin port magasin
points des
ventes
Source : Nous-même à partir des données récolté
3.2.2. DESCRIPTION DES DOCUMENTS

1. BORDEREAU DE TRANSPORT Tableau n°3

N° CODE RUBRIQUE DESIGNATION TYPE TAILLE

1 Numbor Numéro bordereau AN 10
2 Exp Expéditeur AN 20
3 Nav Navire AN 25
4 Colis Colisage selon B/L AN 25
5 Poinsv Poids et volume N 15
6 Lieuch Lieu de chargement AN 20
7 Dat Date de chargement D 10
8 Lieudch Lieu de déchargement AN 15
9 Adrs Adresse complet AN 30
10 Numcam Camion N° AN 10
11 Numrmq Remorque N° AN 10
12 nomchfr Chauffeur AN 20
13 Numplq Plaque N° AN 10
14 Plq Plaque AN 10
15 Nomconv Convoyeur AN 15
16 Mrch Marchandise AN 20
17 Qt Quantité N 10
18 PdsU Poids unitaire N 10
19 Pdstt Poids totaux N 15
TOTAL 285
Source : Nous-même à partir du bordereau

2. BON DE D’ENTREE Tableau n°4

N° CODE RUBRIQUE DESIGNATION TYPE TAILLE
1 Numbon bon d’entrée N° AN 5
2 Dest Destinataire AN 20
3 Qt Quantité N 10
4 Design Désignation AN 20
5 Dat Date bon d’entrée D 10
6 Prov Provenance AN 15
7 Desnt Destination AN 15
8 Rmq Remarque AN 15
TOTAL 100
Source : Nous-même à partir du bon d’entrée
 3. BON DE LIVRAISON Tableau n°5

N° CODE RUBRIQUE DESIGNATION TYPE TAILLE

1 Numbl Bon de livraison N° AN 5
2 Benfc Bénéficiaire AN 15
3 Datl Date de livraison D 10
4 Srtd Sortie de AN 10
5 Pu P.U N 7
6 PT P. Total N 10
7 Obsr Observation AN 10
TOTAL 67
Source : Nous-même à partir du bon de livraison

3.3. ETUDE DE CIRCUIT D’INFORMATION

3.3.1. Synthèse du processus

La gestion des approvisionnements est déclenchée par la

présentation du chauffeur et des articles au Magasin Port.

 CHAUFFEUR
- Le chauffeur se présente auprès du Gérant Magasin
port mini d’un Bordereau de transport à trois
exemplaires (BOT)

 GERANT MAGASIN PORT

- Réception de Bordereau de transport à 3

exemplaires
- Vérification de (BOT) à 3 exemplaire
- Etablissement de Bon d’entrée (BE) à 2 exemplaires
- Transmission de d’une copie de (BE) et une copie
de (BOT) auprès de comptable Via Secrétaire
- Remise d’une copie de (BOT) au chauffeur
- Classement de l’autre copie (BE) et (BOT)
 SECRETAIRE
 - Réception de BE et BOT
- Vérification de BE et BOT
- Remise de BE et BOT au comptable

 COMPTABLE

- Réception de BE et BOT
- Vérification de BE et BOT
- Classement de BE et BOT

A la fin d’Année

 COMPTABLE

- Vérification dans le Cahier de Registre (CR)

- Etablissement de rapport à 2 exemplaires
- Envoi d’une copie de rapport à la DG/KIN et
Classement de l’autre copie.
En dehors de la commercialisation et de la vente de produits, le service
commercial qui est dirigé par la comptabilité générale, de toute
l’opération liées à l’exception de toutes les marchandises entreposées au
niveau du port de la SCTP / Matadi que l’on achemine vers les
différentes points de vente à Matadi, à Kinshasa et partout ailleurs au la
société à au verte de succursales en vue de leur commercialisation.
En dehors de la commercialisation et de la vente de
produits, le service commercial est dirigé par le comptable qui veille
à son tour aux entrées et dépenses de la société. Il est suivi par le
gérant de magasins port qui reçoit le navire transportant les vivres
frais et secs, assure les approvisionnements aux magasins point
des vents, veille à ces (ses) approvisionnements. Et lui à son tour
est suivi par ses gérants des points de ventes qui reçoivent les
stocks provenant du gérant port.

Du point de vue organisation, pour permettre à la société

de desservir toute l’étendue de la République Démocratique du
Congo en produits alimentaire et les produits congelés, la Direction
se déploie à diriger et coordonner les activités de la
commercialisation de la société SOCIMEX S.A.R.L. Dans chaque
province. Dans l’optique du cas sous notre étude, nous nous
attarderons à traiter la province du kongo central précisément dans
la ville de Matadi, il est a noté que la ville de Matadi est dirigée par
un Directeur provincial qui représente le Directeur Général, qui
travaille en collaboration avec le secrétariat et d’autre service.

Dans la ville de Matadi, la société SOCIMEX S.A.R.L., compte

trois(3) points de vente à savoir; a) Dépôt SM3
 Situé dans l’immeuble SCPT (ex OCPT) dans l’adresse ci-
après : AV du port n°7, dans la commune de Matadi ville haute.
b) Chambre froide FM1
Située sur l’avenue poto poto n°4 ville haute (Damar)
c) Magasin SM1 et chambre froide 2
Situé sur la route OEBK n°21
Chacune de point de vente est dirigée par un GERANT,
œuvrant sous la direction du chef du personnel.

SERVICE COMMERCIAL

FIGURE N°1
COMPTABLE

SECRETARIAT

GERANT MAGASIN PORT

GERANT POINT GERANT POINT GERANT POINT

DE VENTE 1 DE VENTE 2 DE VENTE 3

COMPTABLE : S’occupe de la comptabilité de la société à part entière.

Il a pour rôle fiscal de présenter les états financiers de la société
aux instances dirigeants de celle-ci, à leur tour les présenterons à
l’état, à l’assemblée des associés et aux tiers.
 La comptabilité fonctionne sous la supervision d’un seul chef de
service, à savoir le chef de comptable.
Le gérant de magasins port : qui reçoit le navire transportant les
vivres frais et secs, assure les approvisionnements aux magasins
point de vents, veille à ces (ses) approvisionnements
Gérants des points de ventes : qui reçoivent les stocks provenant
du gérant port.
Tableau n°1 : Document établie par ce service

N° CODE DESIGNATION DESTINATION ROLE

0 BOT Bordereau de Gérant magasin Permet au gérant
1 transport port magasin port de
vérifier la quantité et
la qualité des articles.
0 BET Bon d’entrée Service Ce document permet
2 comptable au comptable de
suivre le mouvement
d’entrée des articles
pour informer la
DG/KIN.
03 BL Bon de Gérants magasin Permet au gérant des
livraison points des points de ventes de
ventes suivre le mouvement
de livraison,
connaitre la quantité
et qualité des articles
provenant du
magasin port.

En dehors de la commercialisation et de la vente de

produits, le service commercial est dirigé par le comptable qui veille
à son tour aux entrées et dépenses de la société. Il est suivi par le
gérant de magasins port qui reçoit le navire transportant les vivres
frais et secs, assure les approvisionnements aux magasins point
des vents, veille à ces (ses) approvisionnements. Et lui à son tour
est suivi par ses gérants des points de ventes qui reçoivent les
stocks provenant du gérant port.

N° CODE DESIGNATION EMETEUR RECEPTEU NOMBRE

R D’EXEMPLAIRE
S
0 BOT Bordereau de Chauffer Gérant 3
1 transport magasin
port
0 BET Bon d’entrée Gérant Comptable 2
2 magasin
port
0 BL Bon de Gérant Gérant 4
3 livraison magasin magasin
port points des
ventes

N° CODE RUBRIQUE DESIGNATION TYPE TAILLE

1 Numbor Numéro bordereau AN 10
2 Exp Expéditeur AN 20
3 Nav Navire AN 25
4 Colis Colisage selon B/L AN 25
5 Poinsv Poids et volume N 15
6 Lieuch Lieu de chargement AN 20
7 Dat Date de chargement D 10
8 Lieudch Lieu de AN 15
déchargement
9 Adrs Adresse complet AN 30
10 Numcam Camion N° AN 10
11 Numrmq Remorque N° AN 10
12 Nomchfr Chauffeur AN 20
13 Numplq Plaque N° AN 10
14 Plq Plaque AN 10
15 Nomconv Convoyeur AN 15
16 Mrch Marchandise AN 20
17 Qt Quantité N 10
18 PdsU Poids unitaire N 10
19 Pdstt Poids totaux N 15
TOTAL 285