Présentation : configurer des modèles feuille
comptabilité
La plupart des transactions financières sont validées en comptabilité au moyen de
documents commerciaux dédiés tels que les factures achat et les commandes client.
Toutefois, vous pouvez également traiter les activités commerciales telles que les
achats, les paiements ou les remboursements de dépenses de collaborateur en
validant des lignes feuille dans les différentes feuilles de Business Central. Pour
utiliser des feuilles, vous devez d’abord configurer des modèles feuille et des feuilles.
Chaque type de feuille est configuré avec son propre modèle feuille. Les modèles
feuille constituent la structure de base d’une feuille. Les utilisateurs peuvent y
spécifier des informations par défaut pour toutes les feuilles créées à l’aide du
modèle concerné.
Configurer des modèles feuille comptabilité
Pour configurer un nouveau modèle feuille comptabilité dans Business Central,
procédez comme suit :
1. Sélectionnez l’icône Rechercher la page dans le coin supérieur droit de la
page, saisissez modèles feuille comptabilité, puis choisissez le lien associé.
2. Créez une ligne en renseignant les champs suivants :
Nom et Description : fournit un identificateur unique et une brève description
du modèle.
Type : détermine la structure et les fonctions de la feuille. Voici les options
disponibles dans ce champ :
o Général
o Ventes
o Achats
o Rentrées de fonds
o Paiements
o Actifs
o Intersociétés
o Fonctions
o Régularisation de paie
o Dépôts
o Taxe
o Dépôts en banque
Abonnement : détermine si la feuille doit être utilisée pour créer des écritures
abonnement. Chaque type de feuille peut être utilisé à des fins d’abonnement.
Les lignes feuille sont généralement supprimées de la feuille après leur
validation. Toutefois, les feuilles abonnement conservent les lignes feuille afin
qu’elles soient de nouveau validées lors de la période suivante. Par conséquent,
le champ Souches de n° doit être vide, car il sera toujours remplacé par la
souche de numéros de validation. (Les écritures ne peuvent jamais être validées
avec le même numéro de document).
Le processus de configuration et d’utilisation d’une feuille abonnement sera
abordé ultérieurement dans ce parcours d’apprentissage.
Type compte contrepartie et N° compte contrepartie : identifient le compte
contrepartie par défaut pour toutes les lignes feuille de toutes les feuilles créées
à l’aide de ce modèle.
Souches de n° et Souches de n° validation : désigne la souche de numéros
par défaut (Souches de n°) permettant d’affecter des numéros de document
aux lignes feuille des feuilles créées à l’aide de ce modèle.
Identifie le numéro de document (Souches de n° validation) que vous pouvez
utiliser pour l’affectation aux écritures comptables validées à partir des feuilles créées
à l’aide de ce modèle.
Le tableau suivant décrit les combinaisons de configuration possibles pour Souches
de n° et Souches de n° validation.
Souches de n° Souches de Souches de n° validation
n°
validation
Vide Vide Les numéros de document doivent être saisis manuellement
dans les lignes feuille, et le même numéro manuel sera affecté
à toutes les écritures comptables une fois que vous aurez
validé la feuille. Cette méthode est utilisée, par exemple, avec
les validations temporaires de feuilles dont le suivi n’est pas
important.
Renseigné Vide Les numéros de document sont renseignés automatiquement
dans les lignes feuille, et le même numéro sera affecté à toutes
les écritures comptables une fois que vous aurez validé la
feuille.
Vide Renseigné Les numéros de document doivent être saisis manuellement
dans les lignes feuille. Une fois la feuille validée, les numéros
de document issus de la souche de numéros indiquée seront
affectés à toutes les écritures comptables.
Renseigné Renseigné Les champs sont renseignés avec une souche de numéros
différente. Les numéros de document sont renseignés
automatiquement dans les lignes feuille. Une fois la feuille
validée, le numéro de document sera remplacé par le numéro
suivant de la souche de numéros de validation et affecté à
toutes les écritures comptables. Cette méthode est utilisée, par
exemple, avec les validations de feuilles importantes dont il est
nécessaire de garder une trace.
Voici quelques champs supplémentaires :
Code journal : désigne le point d’origine d’une écriture et constitue la base de
la piste d’audit. Ce champ est renseigné automatiquement lorsque vous
sélectionnez le Type du modèle feuille comptabilité.
Code motif : décrit la raison pour laquelle une écriture a été créée et peut être
utilisée pour la piste d’audit. Les codes motif constituent également un moyen
d’analyser les modèles posant problème.
Forcer équ. n° doc. : indique si les écritures validées dans le modèle feuille
comptabilité doivent être équilibrées par numéro et type de document. Si ce
champ est vide, le programme équilibre la feuille par date uniquement.
Copier paramètres TVA/taxe sur les lignes feuille : lorsque cette option est
sélectionnée, elle ordonne au programme de renseigner automatiquement le
type de validation et les groupes comptabilisation TVA sur les lignes feuille du
modèle feuille sélectionné avec les valeurs par défaut des comptes et des
comptes contrepartie.
Lorsque l’option est activée ou désactivée, un message s’affiche, demandant si
les feuilles doivent être mises à jour. Sélectionnez Oui ou Non selon le cas.
Incrémenter nom de feuille : indique si les noms de feuille qui utilisent ce
modèle sont incrémentés automatiquement. Par exemple, une fois que vous
avez validé la feuille BATCH01, la feuille suivante est automatiquement nommée
BATCH02.
Autoriser différence TVA/taxe : lorsque cette option est activée, elle
détermine si l’ajustement manuel des montants TVA est autorisé dans les
feuilles.
Lorsque l’option est activée ou désactivée, un message s’affiche, demandant si
les feuilles doivent être mises à jour. Sélectionnez Oui ou Non selon le cas.
Copier sur les lignes feuille validées : indique si les lignes feuille doivent être
copiées sur les lignes feuille validées du modèle feuille sélectionné. Si vous
activez ce champ, lors de la validation des lignes feuille à partir de ce modèle, le
programme copie les lignes sur la page Feuille comptabilité validée. Ensuite,
vous pouvez recopier les lignes dans la feuille, ce qui peut être utile lorsque
vous souhaitez corriger des écritures.
Configurer des feuilles comptabilité
Les feuilles sont créées en fonction des modèles feuille. Toutes les feuilles créées à
partir d’un modèle spécifique ont la même structure, les mêmes paramètres par
défaut et les mêmes informations définies dans le modèle. Toutefois, étant donné
que ces paramètres sont des valeurs par défaut, vous pouvez les modifier pour une
feuille spécifique.
En général, vous utilisez des feuilles pour distinguer les écritures d’un utilisateur de
celles d’un autre. Pour la feuille comptabilité, vous pouvez définir votre propre feuille
qui utilise votre propre disposition et vos propres paramètres, par exemple une
souche de numéros dédiée.
Pour chaque modèle feuille comptabilité, une feuille comptabilité est
automatiquement créée. Elle contient les informations par défaut du modèle feuille.
Si vous souhaitez créer des feuilles supplémentaires ou modifier les paramètres de la
feuille par défaut, procédez comme suit :
1. Sur la page Modèles feuille comptabilité, sélectionnez Plus d’options pour
afficher le menu d’action Associé.
2. Sélectionnez Associé > Modèle > Feuilles.
3. Pour créer une feuille comptabilité, cliquez sur Nouveau.
Les champs suivants de la page Feuilles comptabilité sont renseignés avec des
valeurs par défaut du modèle feuille correspondant, mais peuvent être modifiés pour
chaque feuille :
Type compte contrepartie
N° compte contrepartie
Souches de n°
Souches de n° validation
Code motif
Copier paramètres TVA/taxe sur les lignes feuille
Autoriser différence TVA/taxe
Copier sur les lignes feuille validées
Le champ Suggérer le montant contrepartie indique si le champ Montant sur les
lignes feuille pour le même numéro de document est automatiquement prérempli
avec la valeur requise pour équilibrer le document.
Le champ Vérification des erreurs en arrière-plan indique si vous souhaitez que la
vérification des erreurs éventuelles des lignes feuille soit effectuée automatiquement.
Lorsque vous activez ce champ, le récapitulatif Vérification feuille s’affiche sur les
feuilles telles que la feuille comptabilité et la feuille paiement. Ce récapitulatif affiche
les erreurs sur la ligne courante et l’ensemble de la feuille.
Résumé
Ce module a expliqué comment configurer des modèles et des noms feuille
comptabilité. Grâce aux modèles feuille comptabilité, vous pouvez utiliser une feuille
conçue dans un but précis, comme les paiements, les ventes, les immobilisations, etc.
Toutefois, les modèles feuille comptabilité doivent être configurés en premier.
Vous pouvez créer plusieurs noms feuilles comptabilité sous chaque modèle feuille
comptabilité. Autrement dit, plusieurs noms feuille, appelés de façon distincte,
peuvent afficher la même feuille. Cette conception peut être pratique, par exemple, si
chaque utilisateur a besoin d’utiliser sa propre feuille.
Avec des feuilles de comptabilité, les utilisateurs peuvent saisir des données dans les
comptes de comptabilité et d’autres comptes tels que les comptes client, les
comptes fournisseur et les comptes bancaires.