CHAPITRE 1
CONCEPTS
ET MANIPULATIONS
DE BASE
Introduction .................................................................................................................... 11
Base de données, définition ................................................................................... 15
Analyser le problème ................................................................................................ 26
Créer une base de données .................................................................................... 30
Fermer une base de données ................................................................................ 37
Ouvrir une base de données .................................................................................. 37
Découvrir l’interface d’Access 2010 .................................................................... 40
Créer une table ............................................................................................................. 57
Autres méthodes pour créer des tables ............................................................ 65
Cas pratiques ................................................................................................................. 74
9
Dans ce premier chapitre, vous allez découvrir les concepts fédéra-
teurs d’Access 2010.
1.1. Introduction
"Je gère ma base de données sur Excel…"
Il est encore fréquent d’entendre cette phrase, un non-sens puisque
Excel n’est pas un système de gestion de bases de données mais un
tableur. Cette confusion trouve son origine dans le fait que les inter-
faces des deux logiciels sont similaires, lorsque les données sont
présentées en tableau.
Figure 1.1 : La présentation de
données dans une feuille de calcul
Excel
Figure 1.2 : La présentation des données en mode Feuille de données sur Access n’est pas sans
rappeler celle d’Excel
1.1. Introduction 11
La ressemblance s’arrête là. Le tableur se caractérise par sa sou-
plesse et sa rapidité de mise en œuvre, alors que le système de
gestion de bases de données permet avant tout d’assurer la cohé-
rence d’une grande quantité d’informations, indépendamment de
leur présentation : tables, relations, intégrité référentielle sont autant
de puissants outils spécifiques aux bases de données – que vous
découvrirez bientôt dans cet ouvrage – permettant d’assurer un
contrôle permanent de la cohérence des informations qu’elles ren-
ferment.
Figure 1.3 : Les relations entre tables représentent un outil puissant d’optimisation de la cohérence
des données
Bien sûr, comme Excel, Access vous permet de saisir des informa-
tions, de les consulter à l’écran et de les imprimer. De plus, le logiciel
est capable d’effectuer des traitements, des synthèses de données et
il est interfaçable avec le Web. Toutefois, comme tout système de
gestion de base de données, la caractéristique majeure d’Access, qui
le différencie des autres familles d’applications, est son aptitude à
optimiser l’organisation des données qu’il renferme. L’utilisation
d’un SGBDR est donc à envisager lorsque la quantité de données à
enregistrer est importante et que les traitements de ces données
sont nombreux et sophistiqués.
SGBDR
Sigle signifiant "système de gestion de bases de données relationnelles".
Access entre dans cette catégorie de logiciels.
12 1. Concepts et manipulations de base
Si vous souhaitez, par exemple, développer rapidement et facile-
ment le système de facturation de votre entreprise, gérer les albums
de votre discothèque ou les livres de votre bibliothèque ou encore
administrer les comptes et les mots de passe des abonnés en ligne
de votre site web, Access est fait pour vous.
Figure 1.4 : Access dispose de nombreux outils de synthèse et de présentation des données (ici, un
formulaire avancé faisant appel aux données de plusieurs tables)
RAD
Sigle signifiant Rapid Application Development et désignant les logiciels
permettant les développements rapides d’applications. Access 2010 entre
dans cette catégorie de programmes.
Access et Excel
Chaque logiciel dispose de spécificités propres ; vous devez avoir recours
à l’un ou à l’autre en fonction de la situation à traiter. Ainsi le manque de
sécurité d’Excel, en ce qui concerne la cohérence des données, est-il large-
ment compensé par une grande souplesse en matière de calculs complexes
ou de réalisation de graphiques. À l’inverse, Access demande au développeur
une grande rigueur, du temps et des connaissances, tribu qu’il devra payer
comme prix du contrôle de cohérence permanent qu’exerce Access sur les
données. Choisissez donc le tableur si vous travaillez seul sur des données
non optimisées ou encore si vous avez besoin d’obtenir rapidement des
1.1. Introduction 13
résultats lors de simulations, par exemple. En revanche, préférez Access
si votre travail est de type collaboratif, si la quantité d’informations est
grande et si les traitements sont nombreux, répétitifs et normalisés.
Les autres SGBDR
Access est certainement le SGBDR le plus répandu, mais il trouve ses
limites lorsque les applications deviennent très importantes ou nécessitent
l’écriture d’une grande quantité de code de programmation. Des SGBDR tels
qu’Oracle ou SQL Server lui sont alors préférés, même s’ils nécessitent un
temps de mise en œuvre beaucoup plus important.
Les différentes versions d’Access
Depuis 1992, année de son lancement, Microsoft a mis sur le marché de
nombreuses versions du logiciel : Access 2, Access 95, Access 97, Ac-
cess 2000, Access XP, Access 2003, Access 2007 et enfin Access 2010, la mou-
ture de loin la plus sophistiquée et la plus puissante du programme.
Produit ayant pleinement atteint sa maturité, la version 2010 d’Ac-
cess est donc la dernière en date à avoir été commercialisée par
Microsoft. Access est le SGBDR le plus utilisé à ce jour ; statut mérité
si l’on dresse la liste impressionnante et non exhaustive des traite-
ments que le logiciel sait effectuer. Récupération de données issues
de sources hétérogènes, exportations vers la majorité des autres
applications, utilisations nombreuses sur Internet et en intranet,
interfaçage natif avec SQL Server, langage de programmation à
l’attention des développeurs ou encore bibliothèque de commandes
macros pour les novices : ce ne sont que quelques exemples signi-
ficatifs.
Configuration matérielle nécessaire
Access est un logiciel assez gourmand en ressources matérielles. Pour
utiliser le programme dans des conditions de confort réalistes, la configuration
matérielle nécessaire pourra être un ordinateur compatible PC, avec 2 Go Mo
de mémoire vive et quelques gigaoctets d’espace libre sur le disque dur.
14 1. Concepts et manipulations de base
1.2. Base de données, définition
Pour être réaliste, il convient de préciser que la mise en œuvre d’un
SGBD requiert un investissement de temps non négligeable (le dé-
veloppement de la structure d’une base de données et des objets qui
l’entourent comme les formulaires, les requêtes, ou les états de-
mande de nombreux jours de travail). Dans quel cas doit-on utiliser
un SGBDR et quelles sont les caractéristiques d’une base de données
relationnelle ?
L’organisation des données en sujets
Un SGBDR optimise la manière dont les informations sont stockées
en évitant les redondances. En effet, plutôt que d’enregistrer toutes
les données dans un seul fichier, comme ce serait le cas dans un
classeur d’Excel, Access 2010 fractionne l’information et regroupe
les données appartenant à un même centre d’intérêt (ou sujet) dans
des fichiers virtuels : les tables.
Redondance
Ce terme, couramment utilisé par les informaticiens, est synonyme de
répétition.
Les tables, fichiers de données virtuels d’Access
Access utilise un fichier unique et indissociable, portant l’extension .accdb,
et regroupant l’ensemble des objets de la base de données, dont les tables. Il
n’est donc pas possible d’en isoler une et de la copier individuellement dans
un dossier du disque dur. Il n’est donc pas faux de parler de "fichiers virtuels"
pour désigner les tables, dans la mesure où, si une table ne peut être
manipulée indépendamment de l’application qui la renferme en tant que
fichier, il est en revanche parfaitement possible de la modifier depuis Access,
après avoir ouvert la base de données qui la contient.
Certains SGDBR n’ont pas recours à un fichier unique mais à des fichiers
séparés. Il est alors possible d’isoler une table et de la copier indépendam-
ment.
L’exemple qui suit permet d’illustrer ces propos quelque peu théori-
ques. Imaginez que votre travail consiste à constituer un fichier de
personnes, des étudiants inscrits en université, par exemple. La
quantité de données à répertorier est importante et les rubriques
1.2. Base de données, définition 15
telles que le nom, le prénom ou encore l’adresse de chacun d’entre
eux sont nombreuses.
Chaque étudiant est inscrit à un cours optionnel, dispensé par des
enseignants spécifiques (bien sûr, l’énoncé du problème est réduit ici
au minimum). Le tableau suivant vous montre comment les informa-
tions seraient stockées dans un fichier Excel :
Tableau 1.1 : Présentation des données dans un fichier unique
Nom Prénom Adresse Code Ville Matière Nom de
postal optionnelle l’ensei-
gnant
TACQUE Rachel 65 ter, rue de 54000 NANCY Allemand Solange
l’Église
THOUVENT François 1, rue Gambetta 67890 HIRSHEIM Économie Népal
COSSELIN Joël 240, rue du Chêne 29000 BREST Histoire de Gentil
l’art
ACHONE Lucie 135, rue Victor- 36018 CHÂTEAU- Espagnol Mullerio
Hugo ROUX
CÉZARD Valérie 120, rue de Villers 33100 BORDEAUX Économie Népal
MULLER Pierre 16, rue de la Côte 44800 SAINT- Commerce Bernardo
HERBLAIN internatio-
nal
THOUVENIN Géraldine 22, rue Georges- 69006 LYON Histoire de Gentil
Clemenceau l’art
DUPONT Denise 9, rue des Érables 75010 PARIS Espagnol Muller
MULLER Maryse 98, rue Pasteur 62300 LENS Histoire de Gentil
l’Art
MARCHAND Jean 5 bis, rue Blondot 56330 RENNES Économie Népal
SCHLESSER Tom 17, rue Hortensia 75015 PARIS Commerce Bernardo
internatio-
nal
DUPONT Julie 292 bis, rue du 54140 JARVILLE Espagnol Mullerio
Moulin
COSSELIN Pascale 1, allée des Lilas 57000 METZ Allemand Solange
(voir Figure 1.5)
En fait, le tableur n’apporte ici aucun avantage significatif à la gestion
de l’information, par rapport à un fichier manuel. Voyez maintenant
comment Access traite le problème. Vous allez voir les failles de cette
première solution ou, plus exactement, les redondances d’informa-
tions…
16 1. Concepts et manipulations de base
Rien à dire en ce qui concerne les données personnelles des étu-
diants : nom, prénom, adresse, code postal ou encore la ville. Ces
informations sont uniques et spécifiques à chaque individu. Elles
doivent donc être saisies dans leur intégralité. Il n’existe aucun
moyen de déroger à cette saisie (sous peine de perdre des informa-
tions). Il n’en va pas de même pour les rubriques Matière optionnelle
et Nom de l’enseignant qui, comme vous pouvez le constater dans le
tableau, sont répétées autant de fois qu’il existe d’étudiants inscrits
au cours dispensé par l’enseignant. Ces répétitions d’une même
information n’apportent rien. Puisqu’une matière et le nom de l’en-
seignant qui la dispense sont uniques, il ne sert à rien de les répéter.
Bien au contraire, cette redondance des informations est caractéris-
tique d’un manque d’optimisation de la manière dont les données
sont enregistrées et génère des aléas : perte de temps, risques de
fautes d’orthographe, place gâchée inutilement sont les principaux.
Figure 1.5 : Les données enregistrées dans une feuille de calcul d’Excel
L’un des concepts majeurs, que doit garder à l’esprit tout déve-
loppeur d’une base de données, est de n’écrire qu’une fois une
information donnée, même si celle-ci est utilisée par plusieurs "fi-
ches" (une ligne d’information dans cet exemple). Pour cela, il se doit
de regrouper les données en "sujets". Cette méthode, appliquée à
l’exemple qui précède, donne le résultat suivant :
1.2. Base de données, définition 17
Tableau 1.2 : Le premier sujet est celui de l’identité de l’étudiant
Nom Prénom Adresse Code postal Ville
TACQUE Rachel 65 ter, rue de l’Église 54000 NANCY
THOUVENT François 1, rue Gambetta 67890 HIRSHEIM
COSSELIN Joël 240, rue du Chêne 29000 BREST
ACHONE Lucie 135, rue Victor-Hugo 36018 CHÂTEAUROUX
CÉZARD Valérie 120, rue de Villers 33100 BORDEAUX
MULLER Pierre 16, rue de la Côte 44800 SAINT-HERBLAIN
THOUVENIN Géraldine 22, rue Georges-Clemenceau 69006 LYON
DUPONT Denise 9, rue des Érables 75010 PARIS
MULLER Maryse 98, rue Pasteur 62300 LENS
MARCHAND Jean 5 bis, rue Blondot 56330 RENNES
SCHLESSER Tom 17, rue Hortensia 75015 PARIS
DUPONT Julie 292 bis, rue du Moulin 54140 JARVILLE
COSSELIN Pascale 1, allée des Lilas 57000 METZ
Tableau 1.3 : Le deuxième sujet est celui de la matière et de son enseignant
Matière optionnelle Nom de l’enseignant
Allemand Solange
Commerce international Bernardo
Économie Népal
Espagnol Mullerio
Histoire de l’art Gentil
Il n’existe plus maintenant de répétition. La méthodologie employée
pour le stockage de l’information est optimale et les inconvénients
de la première méthode disparaissent : temps de saisie limité au
minimum, orthographe unique pour une ligne, optimisation de l’es-
pace de stockage.
L’identifiant unique
Il n’est pas possible d’arrêter ici le modèle conceptuel présenté
précédemment car il est encore imparfait. Certes, les redondances
d’informations sont évitées mais à quel prix. Les cours optionnels (et
les noms des enseignants correspondants) ne sont plus rattachés
18 1. Concepts et manipulations de base
aux étudiants, si bien qu’il devient impossible de savoir à quelle
matière ceux-ci sont inscrits. La base de données est inutilisable en
l’état.
Il faut donc trouver un moyen, fiable, de relier les deux sujets. La
solution consiste à recourir à un identifiant unique, appelé "clé pri-
maire", affecté à chaque matière et reporté sur la liste des étudiants.
Voyez cette méthode appliquée à notre exemple :
Tableau 1.4 : La rubrique ajoutée permet de répertorier l’identifiant de la matière optionnelle
Nom Prénom Adresse Code Ville Numéro de la ma-
postal tière optionnelle
TACQUE Rachel 65 ter, rue de l’Église 54000 NANCY 1
THOUVENT François 1, rue Gambetta 67890 HIRSHEIM 3
COSSELIN Joël 240, rue du Chêne 29000 BREST 5
ACHONE Lucie 135, rue Victor-Hugo 36018 CHÂTEAUROUX 4
CÉZARD Valérie 120, rue de Villers 33100 BORDEAUX 3
MULLER Pierre 16, rue de la Côte 44800 SAINT HERBLAIN 2
THOUVENIN Géraldine 22, rue Georges- 69006 LYON 5
Clemenceau
DUPONT Denise 9, rue des Érables 75010 PARIS 4
MULLER Maryse 98, rue Pasteur 62300 LENS 5
MARCHAND Jean 5 bis, rue Blondot 56330 RENNES 3
SCHLESSER Tom 17, rue Hortensia 75015 PARIS 2
DUPONT Julie 292 bis, rue du Moulin 54140 JARVILLE 4
COSSELIN Pascale 1, allée des Lilas 57000 METZ 1
Tableau 1.5 : Un identifiant unique est affecté à chaque matière optionnelle
Numéro Matière optionnelle Nom de l’enseignant
1 Allemand Solange
2 Commerce international Bernardo
3 Économie Népal
4 Espagnol Mullerio
5 Histoire de l’Art Gentil
Cette modification est suffisante pour redonner leur cohérence aux
données : il est maintenant possible de connaître la matière option-
nelle et l’enseignant attachés à un étudiant. La quantité d’informa-
1.2. Base de données, définition 19
tions enregistrées a, certes, un peu augmenté (il faut enregistrer les
identifiants uniques dans chaque table), mais le volume de stockage
utilisé reste inférieur à celui qu’il était initialement. Il le serait encore
plus si la table des matières optionnelles renfermait beaucoup plus
de rubriques : on parle alors de "champs".
Terminologie des bases de données relationnelles
Il existe une terminologie consacrée au développement de bases de données.
Ainsi, pour désigner des sujets (les étudiants par exemple), des fiches (le troi-
sième étudiant par exemple) et des rubriques (le prénom par exemple), il est
d’usage d’utiliser respectivement les termes "tables, enregistrements" ou
"lignes" et "champs" ou "colonnes".
Le gain de place n’est pas le seul avantage de cette organisation des
données : une modification du nom de l’enseignant affecté à une
matière ne sera effectuée qu’une fois (alors qu’elle aurait dû être
réitérée autant de fois que le nom était utilisé si les informations
étaient stockées dans une table unique, comme c’était le cas initia-
lement).
Les relations permanentes et l’intégrité
référentielle
Imaginez maintenant que l’une des matières optionnelles ensei-
gnée dans la faculté soit supprimée et que les étudiants inscrits à
ces cours doivent être rayés des listes car ils sont automatique-
ment inscrits dans un autre établissement universitaire dispen-
sant ces cours.
Pour l’opérateur ou l’opératrice de saisie missionné pour réaliser
la mise à jour des fichiers, la tâche est considérable puisqu’il lui
faut, d’une part, supprimer l’enregistrement correspondant à la
matière de la table des matières optionnelles, mais aussi et sur-
tout supprimer de la table des étudiants ceux d’entre eux qui
étaient inscrits au cours dans lesquels la matière supprimée était
dispensée.
Access permet d’établir une relation permanente entre les deux
tables et d’y associer une très puissante fonctionnalité, nommée
"intégrité référentielle", dont le rôle est d’assurer une mise à jour
en cascade des enregistrements d’une table en fonction des mo-
difications effectuées dans une autre. Dans cet exemple, tous les
20 1. Concepts et manipulations de base
enregistrements faisant référence à la matière optionnelle suppri-
mée seraient automatiquement effacés dans la table des étu-
diants.
Figure 1.6 : L’application de
l’intégrité référentielle sous
Access est une
fonctionnalité très puissante
De nombreux objets hiérarchisés
Une base de données Access est un objet conteneur de toute l’appli-
cation.
Il convient de définir les notions d’objets conteneurs et d’objets
contenus car il est fait référence en permanence à ces notions dans
Access (de même que dans la plupart des langages de programma-
tion actuels qui sont dits orientés objets). La plupart des éléments
utilisés se nomment des "objets" et fonctionnent selon le principe
des poupées russes : un objet conteneur contient des sous-objets
conteneurs qui contiennent eux-mêmes encore des sous-objets
conteneurs ou des objets contenus. Ce schéma permet de désigner
n’importe quel élément d’une application en "traversant" les objets
qui lui sont hiérarchiquement inférieurs ; le terme consacré est
DOM (Data Object Model).
Le DOM est une méthode très efficace pour désigner sans ambi-
guïté un objet, une de ses caractéristiques ou propriétés, ou
encore une action associée à un événement (on parle alors de
"méthode").
Cette description du modèle objet peu paraître quelque peu abs-
conse, voici donc une transposition de ce que pourrait être le
DOM sur des êtres humains… L’analogie permettra de mieux
fixer les idées. Imaginez que la langue DOM soit parlée dans le
langage usuel. Vous ne direz plus alors : "J’ai mal à l’oreille
1.2. Base de données, définition 21
gauche", mais : "J’ai Corps.Tê[Link] = Vrai". Déroutante,
cette syntaxe a le mérite d’être claire puisque, dans l’objet conteneur
Corps, vous trouvez le sous-objet conteneur Tête, qui lui-même
contient l’objet Oreille dont la propriété Douleur est égale à la valeur
booléenne Vrai.
Objet
Le concept d’objet est omniprésent dans Access. Chaque boîte de dialo-
gue, chaque liste ou chaque bouton est un objet. Certains d’entre eux sont
des objets conteneurs, d’autres des objets contenus. L’objet conteneur le plus
vaste est l’objet Base de données qui contient toute l’application.
L’objet conteneur Base de données contient plusieurs grandes fa-
milles d’objets sous-conteneurs. Les principaux sont cités dans ce
qui suit.
Les tables
Les tables, qui ont déjà été présentées, sont les objets conteneurs
principaux d’Access. Elles renferment l’information structurée en
enregistrements, eux-mêmes divisés en champs.
Figure 1.7 : Une table visualisée depuis l’interface d’Access 2010
Les requêtes
Ces puissants objets permettent d’extraire et de modifier des infor-
mations contenues dans les tables.
22 1. Concepts et manipulations de base
Figure 1.8 : Une requête d’Access
Les formulaires
Les formulaires autorisent la présentation à l’écran des informations
contenues dans les tables ou dans les requêtes à des fins de consul-
tation ou de modification. Sans eux, les données peuvent toutefois
être obtenues dans un mode brut par le mode Feuille de données,
mais ce dernier est peu convivial et ne peut être utilisé comme
interface de saisie des informations dans une application finalisée (le
mode Feuille de données n’est utilisé que pour tester l’application
pendant le développement).
Figure 1.9 : Un formulaire d’Access
1.2. Base de données, définition 23