Processus achat

Commençons avec la définition du terme Achat dans le milieu

de l’entreprise.
Les achats sont pour l’entreprise, un ensemble de toutes les ressources,
produits et services, nécessaires à la production et au maintient de ses
activités commerciales, négociés sous certaines conditions.
Les pratiques Achat peuvent être divisées en deux grands axes, les achats
stratégiques (directs) et les achats non-stratégiques (indirects).

Le processus Achat global

Les processus Achat des entreprises se présentent sous trois formes: la
sélection comparative, la négociation et l’unicité de la source.

Voici le principal processus de comparaison et de sélection utilisés dans les

Achats :
1. L’acheteur émet une demande d’informations requises concernant l’achat
(appels d’offre) et les documents relatifs à la demande;
2. Le fournisseur prépare les documents et soumet les réponses en se
conformant aux exigences du demandeur;
3. L’acheteur examine les document retournés par le fournisseur et
détermine le fournisseur candidat.

(Le nombre de fournisseurs candidats sélectionnés est inférieur au nombre

de fournisseurs qui ont soumis les documents de réponse, et le nombre
spécifique dépend du projet d’achat);
4. L’acheteur se réserve le droit de poursuivre les négociations avec le
fournisseur candidat sélectionné;
5. L’acheteur détermine le fournisseur final sélectionné et envoie une
notification des résultats à tous les fournisseurs qui ont soumis les
documents requis;

6. L’acheteur signe un contrat d’achat avec le fournisseur sélectionné.

Les principales procédures de négociation dans le
processuss achat
1. L’acheteur envoie le projet d’achat de l’entreprise via un appel d’offre
émis aux fournisseurs;

2. Le fournisseur prépare et soumet les documents de réponse préliminaires

conformément aux exigences des documents fournis par l’acheteur;

3. L’acheteur mène une ou plusieurs séries de négociations avec tous les

fournisseurs qui retournent les documents conformément au document
préliminaire. Ensuite, le fournisseur effectue une ou plusieurs séries de
réponses selon les exigences de l’acheteur;
4. Les achats sont évalués en fonction de la dernière série de réponses du
fournisseur et le fournisseur est finalement déterminé;

5. L’acheteur envoie une notification des résultats de la décision à tous les

fournisseurs qui ont retournés des documents de réponse;

6. L’acheteur signe un contrat avec le fournisseur.

Contenu du processus achat
Sollicitation
La sollicitation dans le processuss achat consiste à obtenir des informations
auprès d’un vendeur potentiel qui est qualifié pour terminer le travail. Cette
étape est appelée : qualification de la source.
Les canaux pour obtenir des informations sont les suivants:

 Annonces d’appels d’offres
 Publications de l’industrie
 Internet et autres médias
 Répertoires de fournisseurs et experts en passation de marchés
pour dresser une liste de fournisseurs envisageables

Sélection du fournisseur dans le processus achat

À ce stade, un fournisseur est sélectionné sur la base des critères
d’évaluation établis.
Il existe plusieurs méthodes d’évaluation:
Négociation du contrat: les deux parties clarifient leurs opinions et
parviennent à un accord. Cette méthode est également appelée
« négociation ».
Méthode de pondération: quantifier les données qualitatives (par exemple à
l’aide de coefficients) pour minimiser la partialité. Cette méthode est
également appelée «méthode d’évaluation des offres».
Méthode de sélection: déterminer les exigences de performance minimales
pour un ou plusieurs critères d’évaluation. Tels que la méthode du prix le
plus bas.
Estimation indépendante: le département Achat établit sa propre
« référence » comme point de repère à la comparaison, selon les
recommandations du vendeur.
En règle générale, pas moins de trois contractants sont tenus de participer à
l’appel d’offre.
Une fois le fournisseur sélectionné, l’acheteur et le vendeur signent un
contrat post- négociation.
Gestion des contrats dans le processus achat
La gestion des contrats est le processus visant à garantir que les acheteurs et
vendeurs remplissent les conditions du contrat.
Généralement, il comprend les niveaux d’intégration et de coordination
suivants :
1) Autorisez le fournisseur à travailler au temps approprié.
2) Surveiller les coûts, agendas et performances techniques du fournisseur.
3) Vérifier et s’assurer de la qualité des produits du fournisseur et de ses
sous-traitants.
4) Contrôle des changements visant à s’assurer que quelconques
modifications sont correctement approuvées et que toutes les personnes
concernées soient correctement informés de ces dernières.
5) Selon les termes du contrat, établir un lien entre la progression de
l’exécution du vendeur et le paiement des honoraires.
6) Audit d’achat.
7) Acceptation formelle et dépôt du contrat.
Achats Stratégiques et non-stratégiques dans le
processus achat
L’Achat Stratégique :
Dans le processus achat, il est basé sur les besoins de la stratégie
commerciale de l’entreprise.
Le responsable des achats formule et exécute le plan d’Achat stratégique
pour assurer l’approvisionnement des matériaux de l’entreprise.
A travers l’analyse interne de la demande clients, du marché de
l’approvisionnement, aux concurrents et à l’étude globale de
l’offre, l’entreprise a les informations de base nécessaires pour réaliser un
Benchmark détaillé.
Elle doit fixer des objectifs d’approvisionnement à long et court terme pour
les matériaux, des stratégies d’approvisionnement et les plans d’action
nécessaires pour atteindre les objectifs, et trouver des ressources
d’approvisionnement appropriées grâce à la mise en œuvre d’actions
spécifiques pour répondre aux indicateurs de coût, de qualité, de temps et
de technologie.
Le plan d’approvisionnement stratégique comprend la technologie
d’approvisionnement à utiliser, les fournisseurs à traiter, les relations à
établir, comment cultiver et établir un groupe de fournisseurs qui contribue
à l’avantage concurrentiel de l’entreprise, comment mettre en œuvre
l’approvisionnement quotidien et établir des contrats.
L’achat non-stratégique :
C’est quand l’acheteur envoie les informations sur la demande d’achat au
fournisseur sous la forme d’un bon de commande conformément à l’accord
et aux conditions d’approvisionnement déterminés et au calendrier de
demande de matériel de l’entreprise.
Ensuite, le fournisseur organise et suit l’ensemble du processus logistique
pour garantir que le matériel arrive à temps et assure ainsi le
fonctionnement normale de l’entreprise cliente.
Les objets d’achat sont divisés en articles directs (article de nomenclature)
et articles indirects.
Les matériaux directs seront utilisés pour constituer tout ou partie des
produits ou services fournis par la société acheteuse, à ses clients. Les
produits et services indirectes seront produits et exploités au sein de
l’entreprise. Utilisées et consommées dans les activités régulières.
Rappelons que le terme Achat représente le processus par lequel un
organisme commercial cherche à s’alimenter en biens et services
régulièrement afin de maintenir un fonctionnement normal.
Les principes de base de l’approvisionnement sont la rentabilité, qualité,
progrès et concurrence loyale.
Autrement dit l’approvisionnement désigne l’achat de produits et de
services, dans le but d’obtenir la bonne quantité et qualité de ressources
nécéssaire à l’entreprise au bon moment, au bon endroit et au meilleur prix.
Compétence de l’acheteur
Les compétences essentielles d’un bon acheteur sont la capacité de
connaissance des coûts et d’analyse de valeur, de prévision, d’expression des
besoins, de communication et de coordination interpersonnelle, ainsi que de
fortes connaissances professionnelles.
Qu’est-ce qu’un bon acheteur ?
En plus des capacités nécessaires de l’acheteur, un plan d’achat raisonnable
doit être en place dans l’entreprise.
Certains principes fondamentaux doivent être appliqués par l’acheteur. Les
fournisseurs appropriés doivent être sélectionnés, et à cela s’ajoute une
bonne gestion globale des relations pour assurer leur pérennité.
La production normale de l’entreprise ne devrait jamais être affecté par les
décisions de l’acheteur et ce dernier devrait toujours chercher la réduction
des coûts d’approvisionnement autant que faire se peut.
Les responsabilités de l’acheteur
 Le Plan d’achat et confirmation de la demande
 Sélection et gestion des fournisseurs
 Contrôle de la quantité d’achat
 Contrôle de la qualité d’achat
 Contrôle du prix d’achat
  Contrôle des délais de livraison
 Contrôle des coûts d’achat
Gestion des contrats d’approvisionnement
 Gestion des enregistrements d’achat.
Les étapes du processus d’achat
 La collecte d’informations
 Enquête
 Comparaison de prix
 Négociation
 Évaluation
 Demande d’échantillon
 Décision
 Demande d’achat
 Commande
 Coordination et communication
 Rappel
 Inspection
 Réconciliation des factures
Calcul de la quantité d’achat
La quantité qui devrait être achetée pendant cette période = La
consommation de production dans la période actuelle + l’inventaire prévu à
la fin de la période – l’inventaire estimé dans la période précédente – la
quantité achetée mais non inventoriée de la période précédente
Comment réduire raisonnablement les coûts
d’approvisionnement ?
Établissez à l’avance un plan d’approvisionnement cohérent, recherchez les
conditions actuelles du marché puis capturez les facteurs et événements qui
affectent les coûts.
Recherchez des devis d’un certain nombre de fabricants qualifiés lors de ces
événements, établissez un prix de réserve ou un budget et utilisez des
techniques de négociation.
Choisissez ensuite le fournisseur avec le meilleur prix et jouez sur la
quantité ou sur une remise possible selon les conditions de paiements
négociées pour réduire les couts au maximum.
Composition du prix d’achat
 Le niveau des coûts fournisseurs
 Les spécifications et la qualité
 La relation entre l’offre et la demande de matériaux achetés
  La saison et le calendrier de production
 Les conditions de livraison
 Les conditions de paiement.
Coût des biens achetés
 Méthodes d’ingénierie ou de fabrication
 Outils et équipements spéciaux requis
 Coûts de matériaux directs et indirects
Coûts de main-d’œuvre directs et indirects
 Coûts de fabrication ou d’externalisation
 Coûts et taxes de commercialisation
 Bénéfices.
Qu’est ce qu’un bon prix ?
Le prix d’achat devrait toujours être négocié au maximum tout en
conservant un rapport gagnant-gagnant pour les deux parties.
L’acheteur doit utiliser les exigences d’achat, analyser la qualité du
matériau et les changements de prix en fonction de la situation du marché,
puis choisir la meilleur option au prix le plus bas.
Comment juger si le prix d’achat est raisonnable ?
Effectuez une analyse des coûts, analyse des prix, étude de marché puis
récupérez des devis de plusieurs fabricants.
Comment trouver le bon fournisseur ?
Utilisez les ressources disponibles, sollicitez ouvertement tous les
fournisseurs par le biais de présentations, lisez des revues professionnelles,
des revues d’associations, appelez des consultants professionnels, et
participez à des expositions de produits.
Classification des fournisseurs
Fournisseur de matières premières, petit fournisseur de services, fournisseur
temporaire.

Normes pour les fournisseurs qualifiés

 Leader du marché
 Personnel hautement qualifié
 Peu de turnover en interne
 Bonnes machines et équipements
Bonne technologie et bon système de gestion

Comment analyser les fournisseurs ?

 Prix
  Qualité
 Service
 Localisation
 Politique d’inventaire
 Flexibilité
 Connaissances professionnelles
 Éloquence
 Responsabilité
Responsabilités professionnelles du département
Achat
1. Recherche fournisseurs et développement de nouveaux produits
2. Évaluation et certification du statut du système qualité du nouveau
fournisseur (capacité, équipement, livraison, technologie, qualité, etc.) pour
garantir la qualité du fournisseur.
3．Comparaison de prix et négociation avec les fournisseurs.
4．Revoir le prix, la capacité, la qualité et la livraison de l’ancien
fournisseur pour déterminer la capacité d’approvisionnement stable du
fournisseur d’origine.
5．Suivre et contrôler à temps les changements de prix des matières
premières et l’état du marché pour améliorer la qualité des produits et
réduire les coûts d’approvisionnement.
6. Planification de l’orchestration. Commande de matériel et contrôle de
livraison.
7. Formation en gestion pour les employés du département.
8. Communication et coordination avec les fournisseurs et autres services.
L’ingénieur Acheteur
Ses fonctions :

1. Évaluation des principales matières premières.

2. Confirmation préliminaire de la qualité des échantillons de matériaux du
fournisseur.
3．Production initiale et modification d’échantillons de matériaux.
4．Rechercher des matériaux alternatifs.
5．Préparation des documents techniques et de qualité du service des
achats.
6. Communication et coordination avec différents services sur les questions
techniques et qualité.
7. Communication et coordination avec les fournisseurs sur les questions
techniques et de qualité.
Responsabilités professionnelles de l’acheteur
1. Émission du bon de commande.
2. Contrôle de la livraison du matériel.
3．Enquête sur les conditions matérielles du marché.
4．Vérifiez la qualité et la quantité de l’élément
5．Gestion de la qualité et de la quantité anormales des éléments
6. Communication et coordination avec les fournisseurs sur la date de
livraison et le volume
Processus comptable
Coût stratégique
Le processus d’établissement des coûts stratégiques comprend quatre
étapes:
 Estimer le coût du produit ou du service d’un fournisseur
 Estimer le coût du produit ou du service d’un concurrent
 Établir les coûts standard de l’entreprise et identifier les domaines
dans lesquels les produits et les processus doivent être améliorés
 Identifier ces processus et la valeur du changement de produit et de
l’amélioration continue pour votre entreprise
L’utilisation de ces quatre étapes permet de répondre à la question
suivante :
Mon entreprise devrait-elle augmenter sa capacité de production ?
Quelles sont les forces et les faiblesses des concurrents ?
Quelle stratégie rendra mon entreprise plus forte que la concurrence ?
Comment ce processus affectera-t-il les résultats et les flux de trésorerie de
votre entreprise?
1. Estimez le coût du produit ou du service d’un fournisseur

De nombreuses données peuvent être obtenues en visitant les installations

du fournisseur, en observant et en posant des questions de manière
appropriée pour estimer les coûts relatifs. N’oubliez pas que pour estimer le
coût d’un fournisseur, vous devez comprendre les matériaux utilisés dans le
produit, le nombre d’opérateurs qui fabriquent le produit et l’investissement
total dans tous les équipements utilisés directement dans le processus de
production.
2. Calculez le coût des produits et services des concurrents
Les estimations des concurrents peuvent fournir les informations nécessaires
pour que votre entreprise prenne l’initiative par elle même. Cette position
préventive maintient l’entreprise dans la position de leader de l’industrie, et
finalement la maintient rentable dans le temps.
L’évaluation de la compétitivité ne consiste pas seulement à comparer vos
pairs dans l’industrie. Il s’agit de faire une étude détaillée de leurs activités,
investissements, coûts, des flux de trésorerie et de bien comprendre leurs
forces et faiblesses.
Ces informations ne sont peut-être pas faciles à obtenir, mais elles vous
permettent de prendre des décisions commerciales fiables, de maintenir la
compétitivité de votre entreprise et de devenir le «chef de file».
Le brevet contient une mine d’informations. Dans le contenu des brevets,
vous obtenez généralement deux informations principales : les matériaux
utilisés et le processus de fabrication.
Avec les informations produites via les brevets et une compréhension du
processus de fabrication, le personnel technique de votre entreprise peut
rédiger des organigrammes et estimer l’investissement dans le
remplacement de l’équipement de fabrication.
Les aperçus du marché par segment, les états financiers de l’entreprise, les
profils des dirigeants et l’historique de l’entreprise peuvent également vous
fournir une mine d’informations sur vos concurrents.
En consultant les magazines professionnels qui contiennent des informations
telles que les données de vente et de leur marché, vous pouvez obtenir un
aperçu très complet de la situation.
Une fois que vous êtes sûr de ces informations, vous pouvez calculer le coût
des produits et services des concurrents.
3. Définissez les coûts “cibles” de votre entreprise et identifiez les
domaines à améliorer au niveau de vos produits et processus
Avant de commencer à identifier les domaines qui nécessitent une attention
particulière et à mettre en œuvre des améliorations de coûts, vous devez
d’abord estimer le coût de vos concurrents et le comparer aux coûts réels de
votre entreprise.

4. Déterminer la valeur pour l’entreprise d’apporter ces changements de

processus et de produits dans l’amélioration continue
Tout changement que la société considère peut avoir un effet à court et long
terme.
Pour découvrir les effets à long terme des changements définis par rapport à
votre situation financière, regardez bien les flux de trésorerie. Les flux de
trésorerie vous donnent une image plus large que le bénéfice net seul.
La trésorerie est aussi important pour une entreprise que le sang l’est pour
le corps humain.
Si la sortie de trésorerie est supérieure à l’entrée, l’entreprise ne sera pas
en bonne santé et pourrait éventuellement en mourir.
Vous pouvez utiliser l’analyse des flux de trésorerie pour déterminer la santé
d’une entreprise et élaborer un plan financier.
Le flux de trésorerie est le montant des entrées de capitaux des sociétés
moins les sorties.
La principale source d’entrées de trésorerie est le chiffre d’affaires.
Ces règles s’appliquent à toutes les entreprises du marché.
Ce n’est qu’en restant stratégiquement à la pointe du contrôle des coûts, en
les réduisant, en comprenant la situation des concurrents et en prenant des
décisions judicieuses sur l’expansion possible ou même sur une réduction de
taille, que les entreprises peuvent gagner en prospérité durable.
Optimisation du processus Achat
1. Découverte du problème : À ce stade, la demande des utilisateurs est
forte. Seuls les demandeurs connaissent leurs besoins spécifiques, et non pas
les décideurs.

2. Étude de faisabilité du projet: Le demandeur a signalé les problèmes

rencontrés à sa hiérarchie et la question de l’achat et du budget alloué se
pose par le service achat.

3. Approbation du projet: Une équipe Projet d’approvisionnement

composée des utilisateurs (demandeurs), du service technique, des services
financiers, des services décisionnels, etc.. est généralement constituée.
4. Déterminer les normes techniques de passation des
marchés: L’établissement des normes de passation des marchés par les
acheteurs. Habituellement, l’acheteur utilise le le service technique pour
analyser les exigences, puis convertir les exigences en normes
d’approvisionnement.

5. Appel d’offres: Une fois les normes d’approvisionnement formulées, les

acheteurs émettront un appel d’offre où les fournisseurs pourront soumettre
leur réponse accompagnée d’une offre tarifaire.
En général, quelle que soit la façon dont le fournisseur recommande les
avantages de son produit, l’acheteur ne modifiera pas le plan d’achat établit
à moins qu’un défaut fatal ne soit constaté.
Car de leur côté, la modification de ce plan d’achat affecterait
immédiatement les coût anticipés.
6. Évaluation des offres : les acheteurs négocient généralement avec plus
de deux fabricants de vente afin d’évaluer et de comparer et d’obtenir de
meilleures conditions commerciales.
Cette étape établit le fournisseur séléctionné.

7. Analyse du contrat: À ce stade, les clients s’efforceront d’obtenir une

certaine valeur ajoutée par le biais de négociations commerciales. Les
normes et spécifications techniques des produits, les quantités et les
méthodes de paiement font tous partie de l’examen du contrat.
8. Signature d’un accord: cette étape consiste à signer un contrat, à livrer
le produit et à mettre en œuvre l’installation. La signature du contrat ne
signifie pas la fin de la transaction.
La vente commence à ce moment précis.
Le personnel du fournisseur doit respecter ses engagements conformément
au contrat, livrer à temps et terminer dans les délais.