MODULE 2
La forme des documents
La forme est l'ensemble des caractères que revêtent les actes, tant en ce qui concerne
leur présentation matérielle que leur teneur. Elle obéit à des règles plus ou moins
fixes, dont les unes sont propres à la chancellerie de l'auteur de l'acte écrit et les autres
dépendent de la nature juridique de la pièce.
Les documents ont une forme et une structure. Cette forme est souvent le résultat
d’une exigence légale spécifique pour l’élaboration des documents.
Dans la forme des documents, on distingue :
• les caractères externes, c'est-à-dire les caractéristiques matérielles de
fabrication du document et son aspect externe. Ce sont le moyen, l’écriture,
la langue, les signes particuliers, les sceaux et les annotations.
• Les caractères internes, c'est-à-dire : le vocabulaire et l’apprêt rhétorique, le
style et l’allure de la rédaction ; les parties du discours. Comme le note
L Duranti, les caractères internes d’un document « doivent être considérés
comme des composantes à part entière de son articulation intellectuelle : la
manière de présenter le contenu du document ou les parties déterminant la
teneur du tout ». Ces éléments comprennent le protocole, ou identification
du contexte administratif, le texte de l’action (ou dispositif), et à la fin
« l’eschatocole » ou indication de la responsabilité finale du texte.
Dans les caractères internes, on a des termes tels que « suscription », « préambule »,
« clauses finales », « attestation », « étude de la signature ».
Rapportés à la grille d’analyse de Mabillon, les caractères internes comprennent
donc :
• Le protocole (initial et final), qui ne varie pas nécessairement selon la
nature juridique des actes, mais selon les usages de l'auteur de l'acte écrit.
• Le texte
1. Le protocole initial
Il comprend plusieurs éléments :
- l’invocation
- la suscription : nom, titulature, parfois précédés de « Nous »
La suscription peut se présenter sous différents aspects, en fonction du type de
document. Ainsi on peut trouver :
• suscription imprimée, vignette.
• suscription en vedette
• suscription dans les actes en forme de procès verbal
• formule de comparution des actes notariés ou incipit et des actes judiciaires.
- Adresse universelle, collective, personnelle. Cette mention est souvent absente
dans certains types d'actes. Elle a une grande importance protocolaire.
Dans les lettres, elle est souvent remplacée par l'apostrophe (interpellation).
- Le salut. cf. les formules de salutation et de souhait de fin de lettre. Elle a aussi
une certaine importance protocolaire.
2. Le texte
Il comprend 5 éléments :
- La notification : elle introduit le texte des actes (cf. formule de
promulgation) ou des lettres ( cf. j'ai l'honneur de vous faire connaître, de
porter à votre connaissance, de vous rendre compte. ..).
- Le préambule: considérations d'ordre général ou théorique (qui ne se
maintient que dans les textes les plus solennels: certains traités,
ordonnances, les constitutions, etc. )
- L’exposé : rappel des conditions propres au cas particulier et qui justifient
ou expliquent la décision. Rappel de la requête (dans les actes rendus sur
requête), de la production de pièces (dans les actes sur pièces), des
prétentions réciproques (dans les actes judiciaires).
Ex: cf. exposé des motifs des projets de loi, considérant des décisions; attendu des
jugements.
Rappel des textes antérieurs « visés » (vu le décret.. ..)
- Le dispositif : il s'agit de la partie essentielle, dont dépend la nature
juridique de l’acte et sa forme diplomatique. Il est formulé généralement
autour d’un verbe (décrète, décide, ordonnons, vend, donne, baille, etc..).
C'est autour de ce verbe qu’il convient de construire l'analyse d'un document.
Le verbe est souvent complété d'un membre de phrase soulignant le caractère
spontané ou gracieux de la mesure, sa valeur perpétuelle, son irrévocabilité, la
cession des droits qui en découlent, etc..., la durée du contrat.
La mesure peut s'articuler autour d'un certain nombre d'articles ou de paragraphes
- Les clauses annexes du dispositif (parfois dites « clauses finales ») : elles
peuvent être intentionnelles (renforce la manifestation de volonté)
• prohibitives (interdit d'aller à l'encontre)
• injonctives (ordonne à tous agents d'obéir)
• de réserve des droits des intéressés ou des tiers
• renonciation à tous empêchements,
• appels, causes de nullité
• clauses de garantie, engagement, obligations, cautions
• toutes précautions juridiques ou de fait pour donner à l'acte sa pleine valeur
exécutoire. Clauses comportant dommages et intérêts éventuels
• clause de soumission à une juridiction donnée en cas de litige ou
manquement aux clauses du contrat.
• clause chargeant une personne ou une autorité donnée d'assurer l'exécution
de la mesure ou fixant les conditions de l'exécution
• clause prévoyant l'enregistrement de l'acte
• etc. ...
3. Le protocole final
Il comprend :
- La clause de corroboration : annonce des signes de validation (signatures,
nombre d'exemplaires faisant foi, certification de conformité, liste et qualités
des témoins...)
Les signes de validation sont assez divers: signatures de l'auteur de l'acte juridique,
de l'auteur de l'acte écrit ou de son représentant, des responsables de l'acte, du
notaire ou du scribe. Signatures des témoins éventuels. On peut aussi citer
les contre-seings de ministres. Sceaux, cachets ou tampons.
- La date (placée en tête dans les actes en forme de procès -verbal ou en fin).
Cette date peut être celle du commandement de l'acte (cette étape fera l’objet
de développement lors de l’étude de la genèse), ou bien celle de sa signature,
ou bien celle de l'expédition (apposée lors de l'enregistrement de l’acte)..
- Les mentions hors teneur
C’est l’indication du service d'origine, du numéro d'ordre au départ, l’indication des
personnes ou des services destinataires, les mentions d'enregistrement (avec renvoi
au n° du registre, de l'acte).
- Les mentions apposées après l'expédition
Il peut s’agir de :
• la communication à d'autres autorités ;
• de notes de celles -ci; mention d'enregistrement dans ces bureaux; avis,
réserves.
Ces mentions sont généralement faites sous forme d'apostilles, c'est-à-dire
d’annotations faites sur le document.
Il faut distinguer ces mentions des notes apposées par le destinataire et qui peuvent
être :
- l'enregistrement à l'arrivée (date d'arrivée, n° d’enregistrement).
- une procédure à suivre et notes éventuelles sur le contenu.
Remarque : On peut encore être guidé dans l'interprétation d'un acte par les
mentions marginales portées dès l'expédition: « Objet :.. », « Analyse.. . ».
Conclusion
Les documents d’archives de l’époque se caractérisent par une extrême diversité.
Cette diversité a un important impact sur l’étude de la forme des documents, qui est
elle-même devenue un objet de recherche. Le problème n’est pas seulement
d’identifier le document, mais de dégager déjà dans la forme, les éléments
déterminant son authenticité.