Cours Utilisateur Pyctorus
La Gestion
Des Courriers Départ et Arrivée
Avec archivage des documents
Version 6_2_9
Octobre 2011
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 1 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
La dématérialisation du courrier
1. La gestion du courrier : un outil de performance ....................................................................... 4
2. Mise en place du Chrono Courrier : .......................................................................................... 4
3. Les chiffres cachés de la gestion papier : ................................................................................. 4
4. Les apports de la dématérialisation........................................................................................... 5
5. La gestion du Chrono Courrier .................................................................................................. 5
6. Le menu Général : .................................................................................................................... 6
7. Enregistrement du courrier : bannette Arrivée........................................................................... 7
8. Les dates du courrier : .............................................................................................................. 8
8.1. Les dates du courrier : ........................................................................................................ 8
8.2. La date Fax ........................................................................................................................ 8
8.3. Les champs du correspondant ............................................................................................ 8
8.4. Sélection du correspondant :............................................................................................... 9
8.5. Référence du courrier : ....................................................................................................... 9
8.6. L’attributaire du courrier : .................................................................................................... 9
8.7. Chargé de réponse : ........................................................................................................... 9
9. Le type de document :............................................................................................................. 10
9.1. Le champ Objet : ............................................................................................................... 10
[Link] des réclamations : ...................................................................................................... 10
Gestion de la sécurité du document par l’utilisateur : ................................................................... 11
[Link] automatique du numéro Chrono du Courrier : ........................................................... 11
11.1. Activation de la fenêtre du numéro chrono : .................................................................. 11
[Link] de distribution du courrier :........................................................................................... 12
12.1. Le courrier pour Info :..................................................................................................... 12
12.2. Le courrier pour copie .................................................................................................... 13
12.3. Suivi du traitement du courrier : ..................................................................................... 13
[Link] du courrier : .............................................................................................................. 13
[Link] différentes listes de distribution : ...................................................................................... 14
14.1. Les deux onglets de distribution :................................................................................... 14
14.2. Composition d’un onglet de distribution : ....................................................................... 14
14.3. Création d’une liste de distribution interne : ................................................................... 15
14.3.1. Constitution d’une liste de distribution : ................................................................... 15
14.4. Distribution aux membres du personnel :....................................................................... 15
14.5. Mode d’envoi de l’e-mail : .............................................................................................. 16
[Link] de l’e-mail : .................................................................................................................... 16
15.1. Gestion de la pièce jointe : ............................................................................................. 17
15.2. Création d’une liste de distribution externe : .................................................................. 17
15.3. La liste de distribution externe : ..................................................................................... 18
[Link] du courrier dans la GED : .............................................................................. 19
16.1. Ouverture de la fiche GED du courrier : ......................................................................... 19
16.2. Classement automatique du courrier : ........................................................................... 20
16.3. Visualisation des dossiers dans la fiche du correspondant : .......................................... 20
[Link] des courriers arrivés : ................................................................................................ 21
17.1. Affichage des courriers de l’année en cours : ................................................................ 21
17.2. Alertes sur les courriers : ............................................................................................... 21
17.3. Filtrer et compter les courriers en retard : ..................................................................... 21
17.4. Filrer les courriers par attributaire et Chargé de réponse : ............................................. 21
17.5. Filtrer par type de documents : ...................................................................................... 22
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 2 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
17.6. Filter sur le réclamations : .............................................................................................. 22
17.7. Filtrer sur les indices d’urgence et l’état de la réponse .................................................. 22
[Link] fenêtre Vision du Courrier arrivée : .................................................................................... 23
[Link] courrier Départ : ................................................................................................................. 24
[Link] fiche du courrier départ : .................................................................................................... 25
20.1. Champs supplémentaires : ............................................................................................ 25
20.1.1. Nature de la demande : ........................................................................................... 25
20.1.2. Réalisation du courrier départ : ............................................................................... 25
[Link] boutons du document :: .................................................................................................... 26
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 3 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
1. La gestion du courrier : un outil de performance
La plupart des entreprises, administrations et collectivités continuent à traiter le courrier de
manière manuelle avec tous les risques connus et vécus,
Perte du document
Temps de recherche important
Délai de réponse dépassé
Impossibilité de retrouver un document dans le cas de l’absence d’une personne
Classement fastidieux, le même document classé plusieurs fois à des endroits différents
Nombreuses photocopies du même document.
Pour toutes ces raisons, les sociétés performantes ont opté pour la dématérialisation ou la
gestion électronique des courriers entrants et des courriers départs.
2. Mise en place du Chrono Courrier :
Avant la mise en place d’une solution logicielle, les solutions utilisées:
Le cahier Chrono manuel
Un tableau sous Excel
ont vite atteint leur limites.
3. Les chiffres cachés de la gestion papier :
Bien entendu chaque employé exécute bien son travail, mais hélas des coûts induits invisibles
pénalisent l’entreprise.
Chaque employé consacre en moyenne 300 heures tous las ans à la recherche d’un
document papier.
Le entreprises consacrent 5 à 15% de leur CA à la gestion des documents papiers.
Plus de 20% des documents papiers sont mal classés et introuvables.
Un employé imprime 15 feuilles A4 par jour !
Plus de 7 millions d’arbres sont abattus chaque année pour produire du papier.
Adoptons une démarche Eco Citoyenne
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 4 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
4. Les apports de la dématérialisation
La mise en place des solutions Pyctorus génère des gains considérables :
Plus de perte de documents.
Plus de photocopies inutiles : on parle de copie électronique du document
Meilleur traçabilité avec suivi du circuit de distribution
Retrouver un document devient immédiat
Tout le monde peut retrouver un document
Le document est stocké de façon unique.
Délai de réponse garanti
Meilleur qualité de services pour les clients
5. La gestion du Chrono Courrier
La gestion des courriers entrants et départs suit un processus souvent nommé gestion du
chrono.
En effet chaque courrier reçu ou expédié doit être enregistré selon un ordre chronologique, avec
en plus des informations sur l’expéditeur, la nature du courrier et le délai de réponse.
De plus à tous moment l’utilisateur doit visualiser la liste des courriers en attente de réponse.
la fonction contrôle
Dans ce manuel la logique sera de reprendre le circuit du courrier depuis :
Enregistrement du courrier à l’arrivée : bannette arrivée
La distribution du courrier : les bannettes de distribution
La réponse aux courriers : bannette départ
Comment attacher une réponse à une arrivée.
Contrôle des réponses aux courriers.
Recherche d’un courrier suivant différents critères
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 5 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
6. Le menu Général :
Le Logo (OpenSoft en l’occurrence) sera celui de la société ou de l’organisme
Un tableau de bord permet de visualiser immédiatement la liste des courriers à traiter
La partie droite contient tous les documents en attente de traitement.
Ou
Le Plan de classement des documents.
Dans la partie basse : votre base de donnée des courriers
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 6 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
7. Enregistrement du courrier : bannette Arrivée
La bannette Arrivée MicroCourrier :
Documents présents Prévisualisation du
dans document.
Répertoire : Double clic pour
Documents_Entants ouverture en plein
- Courriers scannés, écran
- Fax,
- E-mail, etc …
Mode vignette
permet de
visualiser
plusieurs pages.
Ralentit l’affichage
Légende :
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 7 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
8. Les dates du courrier :
8.1. Les dates du courrier :
date d’arrivée : Par défaut, c’est la date du jour
Date de rédaction : La date présente sur le courrier
Il suffit de cliquer sur l’icône du
calendrier pour saisir la date
8.2. La date Fax
Dans le cas d’une réception apr Fax dans l’attente du courrier original, il suffit de renseigner ce
champ.
8.3. Les champs du correspondant Il suffit de frapper les premières
lettres pour sélectionner le
correspondant
En cliquant sur la flèche
l’utilisateur ouvvre la liste de
tous les correspondants.
Si le correspondant n’existe
pas :
cliquer sur l’icône + pour
ouvrir le formulaire de saisie
du correspondant
Les coordonnées du
correspondant proviennent
de la fiche du correspondant
Zone verrouillée en saisie
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 8 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
8.4. Sélection du correspondant :
Dans une entreprise ou une administration, il existe différents correspondants (Onglet contact de
la fiche du correspondant).
Dans Pyctorus non seulement on connaît l’expéditeur mais aussi la personne qui a signé le
courrier.
Cliquer sur l’icône enveloppe
pour identifier le signataire du
courrier.
Les champs du contact se
remplissent
automatiquemment.
8.5. Référence du courrier :
Ce champ bien que non obligatoire, peut être très utile pour identifier un courrier.
Ce champ peut être utile pour éviter une double saisie d’un même courrier.
En effet c’est le seulchamp qui permette d’identifier un courrier de façon unique.
C’est une opttion à activer dans les options de paramétrage du logiciel (Fonction administrateur )
La case à cocher SR signifie sans référence.
Le champ titre est optionnel
8.6. L’attributaire du courrier :
C’est la personne à qui est destinée le courrier
La liste déroulante contient le personnel de l’entreprise
8.7. Chargé de réponse :
Comme son nom l’indique c’est la personne chargée de la réponse.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 9 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
9. Le type de document :
Un champ très important puisqu’il est obligatoire.
Impossible d’enregistrer sans avoir sélectionner un type de documents.
L’administrateur et le superviseur
peuvent ajouter des éléments dans
cette liste.
Dans la mise en place d’une solution de courrier, la définition des types de doctuments doit se
faire en groupe animé par le comité de pilotage, de façon que tous les utilisateurs utilisent le
même langage pour définir un document.
9.1. Le champ Objet :
Champ le plus apprécié par les utilisateurs, car la recherche d’un document se fera sur une
paretie d’un mot contenu dans ce champ, cela pourra être par exemple :
Un numéro de facture
Un montant
Le numéro d’immatriculation d’un véhicule
Un numéro de dossier
10. Gestion des réclamations :
Possibilité d’identifier de façon particulière certains courriers,
Choix dans la liste déroulante d’un motif de réclamation défini par l’administrateur Pyctorus.
Détail : champ de saisie libre, avec possibilité de recherche sur un mot ou portion de mot
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 10 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
Gestion de la sécurité du document par l’utilisateur :
MicroCourrier s’appuie sur les permissions des dossiers mise en place par l’administrateur/
Cependant l’utilisateur peut lui même décidé si le document sera accessible
A tout le monde : public
Aux seuls membres du service : service
A l’utilisateur seul : privé
11. Gestion automatique du numéro Chrono du Courrier :
Le numéro de référence est composé de :
Un préfixe de 12 caractères alphanumérique ; ce sera souvent l’année suivie d’un
séparateur : exemple 2010-
Ce numéro est initialisé et gérable par l’administrateur
Un compteur qui peut aussi être initialisé à une certaine valeur, cas de reprise de
document
Il ne peut y avoir de rupture dans ce numéro chrono
Il existe un numéro Chrono pour les arrivées et un numéro pour les départs.
Le numéro est généré automatiquement lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Enregistrement.
L’affichage de la fenêtre avec le numéro Chrono est optionnel, elle permet de noter le numéro
chrono sur le document original.
[Link] de la fenêtre du numéro chrono :
Depuis l’écran administrateur Pyctorus, sélectionner l’onglet : Options
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 11 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
12. Circuit de distribution du courrier :
Cet onglet ne sera utile que pour les utilisateurs équipés du logiciel MicroCourrier.
En effet comment suivre le circuit de distribution, si l’utilisateur ne possède pas le logiciel.
Pour les utilisateurs non équipés de MicroCourrier se suivi et la distribution se fera par les
onglets de distribution par e-mail
[Link] courrier pour Info :
Il suffit de cliquer Sur la double flèche située sous attributaire :
Un formulaire de sélection apparait.
Dans cette liste n’apparaissent que les utilisateurs équipés du logiciel MicroCourrier.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 12 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
[Link] courrier pour copie
Identique au courrier pour Info
[Link] du traitement du courrier :
La personne en charge de la réponse pourra indiquer l’état d’avancement du traitement par un
simple clic.
A pour : En Attente Le courrier n’a pas été traité
E pour : En Cours Le courrier est en cours de traitement
F pour : Faite La réponse a été rédigée, mais le courrier n’est pas validé
S pour :Signature Le courrier est à la signature
P pour posté Le courrier a été expédié
13. Urgence du courrier :
Il est possible d’indiquer de façon simple le niveau d’urgence du courrier.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 13 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
14. Les différentes listes de distribution :
La dématérialisation du courrier permet de distribuer le courrier au travers de la messagerie.
Les courriers scannés sont des pièces jointes qui peuvent être envoyées à des personnes de
l’entreprise ou à des personnes extérieures.
[Link] deux onglets de distribution :
Distribution interne
Distribution externe
[Link] d’un onglet de distribution :
L’onglet de distribution interne ou de distribution externe, se présente de la même façon, il est
composé de deux parties.
Partie haute : gestion des listes de distribution
Partie basse : gestion des contacts
Dans tous les cas n’apparaissent dans ces listes que les personnes possédant une adresse e-
mail.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 14 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
[Link]éation d’une liste de distribution interne :
En cliquant sur la flèche bleue, l’utilisateur autorisé accède à la l’ensemble des listes de
distribution :
14.3.1. Constitution d’une liste de distribution :
Deux cas de figure sont possibles :
Distribution à un service : case à cocher : cette liste concerne le service sélectionné
Distribution à des contacts spécifiques sélectionnés parmi la liste du personnel
[Link] aux membres du personnel :
La partie basse concerne les membres du personnel.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 15 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
Le bouton permet de créer directement un nouveau
personnel.
Ne pas oublier de renseigner l’adresse e-mail, sinon la personne n’apparaîtra pas dans la liste
Aucun des autres champs n’est obligatoire.
La fiche pourra être remplie plus tard selon les besoins de l’entreprise.
[Link] d’envoi de l’e-mail :
Pyctorus permet de gérer la visibilité des listes de distribution, c'est-à-dire les champs cc et cci
Pour éviter de charger la messagerie, dans le cas d’une diffusion
en interne au lieur de joindre la pièce jointe l’utilisateur peut
envoyer le lien du fichier.
15. Envoi de l’e-mail :
Pyctorus permet l’envoi selon deux modes :
Utilisation du client Outlook présent sur le poste de l’utilisateur.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 16 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
Utilisation du compte SMTP dans le cas d’autres clients de messagerie.
[Link] de la pièce jointe :
la partie basse contient deux onglets :
Premier onglet : le message
Deuxième onglet : La liste des pièces jointes
En cliquant sur le bouton ajouter, il est possible de joindre d’autres documents en pièces jointes
(attention à la taille de ces dernières ) il n’existe pas de contrôle sur la taille des pièces.
[Link]éation d’une liste de distribution externe :
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 17 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
Le processus de création des listes de distribution externes est équivalent à la liste de
distribution interne.
[Link] liste de distribution externe :
Cette liste est constituée de contacts provenant de différentes sources gérées par Pyctorus.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 18 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
16. Enregistrement du courrier dans la GED :
Tous les courriers s’enregistrent automatiquement dans La GED, même si le client n’a pas
acheté la licence MicroGED, dans ce cas le bouton GED ne sera pas actif.
[Link] de la fiche GED du courrier :
En cliquant sur le bouton GED, le client peut classer le courrier ailleurs que dans l’organisation
proposée,
LE DOCUMENT sera toujours unique, mais accessible de différente façon, par le processus
Courrier ou par la recherche GED
L’utilisateur pourra :
Ajouter des mots clés (gestion des thésaurus)
Gérer la version du document
Gérer le cycle de vie du document
Lieu de stockage du document
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 19 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
[Link] automatique du courrier :
Tout courrier sera classé automatiquement dans l’organisation MicroGED et dans la fiche du
correspondant :
ARMOIRE : Client
RAYO N : Le nom du correspondant
DOSSIER : Courrier arrivée ou Courrier départ
Sous Dossier : l’année du courrier
[Link] des dossiers dans la fiche du correspondant :
Dès que l’on affecte un type au correspondant, l’organisation des dossiers apparaît.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 20 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
17. Gestion des courriers arrivés :
Depuis le menu général, cliquer sur le bouton Liste des courriers arrivée
[Link] des courriers de l’année en cours :
Par défaut microCourrier affiche la liste de tous les courriers de l’année, pour afficher tous les
courriers des années précédentes il suffit de cliquer sur le bouton aqrchive.
[Link] sur les courriers :
Certaine ligne apparaissent avec une couleur de fond :
Fond bleu : courrier dont la réponse doit se faire aujourdhui
Fonf orange : courrier dont le délai est dépassé
[Link] et compter les courriers en retard :
Il suffit de cliquer sur le bouton contrôle et de sélectionner le filtre
[Link] les courriers par attributaire et Chargé de réponse :
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 21 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
[Link] par type de documents :
[Link] sur le réclamations :
N’affiche que les réclamations et compte le nombre de courrier, ce qui peut servir d’indice de
qualité.
[Link] sur les indices d’urgence et l’état de la réponse
Exemple afficher tous les courriers à la signature :
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 22 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
18. La fenêtre Vision du Courrier arrivée :
Un double clic sur un courrier de la liste ou le bouton modifié permet d’ouvrir le courrieer en
mode vision ce qui permet :
Une prévisualistion plus grande
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 23 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
19. Le courrier Départ :
Comment rattacher un courrier départ à un courrier arrivé :
Une fois sélectionné le destinataire, il suffit de cliquer sur le bouton
Pour faire apparaître une fenêtre affichant tous les courriers arrivés non traités :
Il suffit de sélectionner dans la fenêtre de gauche le courrier concerné par la réponse.
Un simple clic sur la loupe permetr le visualisation immédiate du courrier
Les champs référence et Objet permettent de mieux identifier les courriers en attente de
réponse..
Les courriers sélectionnés seront considérés comme traités et disparaîtont
de la liste de contrôle.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 24 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
20. La fiche du courrier départ :
Cette fiche est identique à la fiche du courrier arrivé, à l’exception de certains champs
supplémentaires.
[Link] supplémentaires :
20.1.1. Nature de la demande :
Une liste créée par l’administrateur
20.1.2. Réalisation du courrier départ :
Cers champs optionnels, permettent d’identifier les pêrsonnes ayant participé à la réalisation du
courrier départ.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 25 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
21. Les boutons du document ::
Le chemin : par défaut le chemin du document sélectionné
Pour l’enregistrement du courrier arrivé le chemin est documents_entrants
Pour la fenêtre Vision ke chemin est Documents_archives, mais il n’est visualisé
que le nom du fichier archivé, reconnaissable au om du fichier auquel a été ajouté le
numéro Chrono du courrier ?
Bouton Attacher : permet de modifier le chemin du document
Le cartable : pour Copier le fichier dans le porte document de l’utilisateur pour une utilisation
telle qu’une présentation Powerpoint.
L’intranet : pour Copier le fichier dans le répertoire de l’Intranet afin d’une utilisation dans un
portail Internet
Le bouton Rechercher :lance la recherche Plein Texte, il faut avoir défini au préalable le
programme associé à ce bouton, Copernic par exemple.
Le choix du logiciel est laissé libre à l’utilisateur, chacun ayant déjà choisi un outil de recherche :
Google Desktop
Copernic DeskStop
Windows Search
Dt search
Etc…
La punaise : permet de récupérer le chemin du fichier recherché
Voir : permet de visualiser le courrier attaché
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 26 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
22. Nouvelle possibilité dans le traitement des courriers :
A la demande de certains utilisateurs, il a été ajouté au dossier Documents_Entants , deux sous
dossiers pour mieux différencier :
Courrier Bannette départ
Courrier Bannette arrivée
En effet ce ne sont pas les mêmes services qui assurent la gestion des courriers Arrivées et
départs.
Cette possibilité permet d’éviter de mélanger les courriers arrivées des courriers départ.
Le fonctionnement du répertoire Documents_Entrants reste identique aux versions précédentes.
Nouvelle présentation dans la gestion des
courriers ;
depuis le menu général, le client peux sélectionner
la bannette de courrier afin de visualiser les
courriers en attente de traitement.
Lorsque le client cliquera sur bannette arrivée, les
seuls courriers présents dans la bannette arrivée,
seront visible dans la partie gauche de l’écran .
Idem pour la bannette départ.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 27 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
23. Nouvelles possibilités de traitement des fichiers PDF :
Nouvelles fonctions de rotation
Il arrive souvent que par erreur les documents scannés se trouvent dans une mauvaise
orientation, ce qui peut être assez désagréable pour une consultation. L’application de cette
rotation ne sera pas que visuel, elle sera appliquée au document et elle sera conservée.
Exemple le document a été scanné dans une mauvaise orientation, il faut lui appliquer une
rotation antihoraire
Application de la rotation Résultat le document est dans le bon sens
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 28 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
24. Traitement des fichiers PDF :
Les questions les plus souvent posées concernant les fichiers PDF sont les suivantes :
Est-il possible de séparer, dégrouper les pages d’un fichier PDF ?
Est-il possible de regrouper des pages PDF distinctes ?
La réponse nécessite souvent l’utilisation d’un logiciel complémentaire ( souvent payant) capable
de manipuler les fichiers PDF.
Dans Pyctorus c’est gratuit et inclus dans votre logiciel depuis le poste MicroScan ou depuis le
répertoire des Documents Entrants de chaque application : MicroCourrier ou MicroGED.
24.1. Découpage d’un fichier Multipages en plusieurs fichiers PDF :
PDF Spliter : Découpage du document Multipages
Un simple clic droit sur le fichier sélectionné.
Message de confirmation :
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 29 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
24.1.1. Le résultat du découpage en plusieurs pages :
Le fichier PDF multipages a été découpé en X pages.
Chaque page est nommée du nom du fichier suivi du numéro de page
24.2. Fusion de plusieurs documents PDF :
Sélectionner les fichiers en laissant le doigt appuyer sur la touche Control (CTRL) pour une
sélection multiples.
Cliquer sur le bouton droit pour fusionner
Message de confirmation
Résultat le fichier fusionné
La sélection
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 30 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
24.3. La séparation des documents par ajout de pages blanches :
La problématique :
La question posée par les clients est la suivante :
« est ce que je peux mettre la pile de courrier dans le scanner pour tout scanner en une seule fois »
La réponse est oui mais
Comment séparer les courriers les uns des autres ?
Il suffit d’insérer une page blanche entre chacun des courriers.
Le résultat sera un document PDF multi pages unique.
Il suffit de sélectionner le document et de choisir :PDF Découper avec séparateur page vide.
Message de confirmation Résultat le document est éclaté en autant de
courriers reçus
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 31 / 32
Cours Utilisateur Pyctorus
25. La gestion du séparateur blanc
Dans la gestion du scanner, la question souvent posée est la suivante :
« Puis je scanner une pile de document ? »
Oui mais comment le scanner peut-il devinez la séparation de ces derniers ?
La solution Pyctorus :
Il suffit d’insérer ente chaque document ou courrier une page blanche qui servira de séparateur,
placer la pile ainsi constituée dans le scanner, le résultat sera un seule fichier PDF multi pages.
Sélectionner Découper avec séparateur page vide.
Le résultat de la séparation est affichée
:
Le document d’origine a bien été séparé en 4 documents distincts.
200-Manuel Utilisateur MicroCourrier Pyctorus avec [Link] 32 / 32