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PROCEDURES
ADMINISTRATIVES
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procédures
Bancaires Sommaire Page 1/3
Sommaire Version 1

MA 1 RECRUTEMENT

MA 1.1 Demande de recrutement

MA 1.2 Contrôle de la demande de recrutement
MA 1.3 Appel de candidature
MA 1.4 Sélection des candidats
MA 1.5 Embauche
MA 1.6 Constitution du dossier du personnel
MA 1.7 Information de l’inspection du travail et affiliation aux organismes sociaux
MA 1.8 Accueil et intégration

1. Accueil
2. Suivi de l’agent mis en essai
3. Evaluation de l’essai

MA 2 TENUE DES DOSSIERS ET REGISTRES DU PERSONNEL

MA 3 GESTION DES CONGES

MA 3.1 Elaboration du planning de congés

MA 3.2 Etablissement de la demande de congés
MA 3.3 Vérification de la demande de congés
MA 3.4 Etablissement de la fiche de congés

MA 4 EVALUATIONS ANNUELLES ET NOTATIONS

MA 4.1 Elaboration des fiches d’évaluation

MA 4.2 Evaluation
MA 2.3 Centralisation des fiches
MA 4.4 Décisions suite aux évaluations

MA 5 GESTION DES FRAIS MEDICAUX

MA 5.1 Frais de consultation et d’ordonnance

MA 5.2 Frais d’hospitalisation, d’analyses médicales et d’imageries
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Bancaires Sommaire Page 2/3
Sommaire Version 1

MA 6 AVANCES ET PRÊTS AU PERSONNEL

MA 6.0 Généralités
MA 6.1 Avances au personnel
MA 6.2 Etablissement de la demande de prêt
MA 6.3 Vérification de la demande de prêt
MA 6.4 Décision de la direction générale
MA 6.5 Transmission des documents à la direction des risques
MA 6.6 Mise en place du crédit

MA 7 COMMUNICATION

MA 7.1 Pôle ascendant

MA 7.2Pôle descendant
MA 7.3 Pôle transversal

MA 8 GESTION DE LA PAIE

MA 8.1 Généralités
MA 8.2 Heures supplémentaires

1. Etablissement de la demande d’autorisation d’heures

supplémentaires
2. Etablissement et vérification du détail des heures supplémentaires
3. Etablissement du bordereau de ventilation des heures
supplémentaires
4. Saisie des heures supplémentaires

MA 8.3 Saisie arrêt et cessions volontaires

1. Etablissement du bordereau des retenues

2. Saisie dans le logiciel de gestion paie
3. Règlement du bénéficiaire et comptabilisation

MA 8.4 Traitement mensuel de la paie

1. Calcul de la paie
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Bancaires Sommaire Page 3/3
Sommaire Version 1

2. Edition des bulletins définitifs et des états après paie

3. Contrôle de la paie
4. Sauvegarde et clôture de la paie
5. Traitement des réclamations

MA 9 COTISATIONS ET DECLARATIONS DIVERSES

MA 9.1 Déclarations fiscales

MA 9.2 Déclarations caisse sociale
MA 9.3 Déclarations caisse de retraite

MA 10 GESTION DES MISSIONS

MA 10.1 Etablissement de l’ordre de mission

MA 10.2 Demande de frais de mission
MA 10.3 Rapports de mission

MA 11 RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL

MA 11.1 Expiration du terme du contrat

MA 11.2 Démission ou abandon de poste
MA 11.3 Licenciement
MA 11.4 Départ à la retraite
MA 11.5 Décès de l’agent
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administratives 1. Recrutement Page 1/2
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
L’objectif principal de cette procédure est de décrire l’opération de recrutement qui doit
s’inscrire dans la recherche de moyens pour faire fonctionner correctement tous les services de
la banque afin d’éviter une baisse de la productivité et d’améliorer la qualité des prestations
offertes à la clientèle.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique en cas de besoin de recrutement exprimé par les services de la banque.

3. Règles de gestion
La gestion rationnelle de l’emploi revêt un caractère particulièrement important.

Elle requiert une bonne adéquation entre :

- d’une part, le volume d’opérations et la technicité requise pour leur exécution ;

- d’autre part, le nombre et le profil du personnel nécessaire à la bonne marche de

l’entreprise.

Sauf dans les cas de subdélégation expresse, seul le Directeur Général après autorisation du
Conseil d’Administration, peut recruter du personnel à titre temporaire ou sous contrat à durée
indéterminée.

Une Commission de recrutement est mise en place. Cette commission est composée de 5
membres dont :

- Directeur ou Chef du Service des Ressources Humaines ;

- Chef de service ou Directeur demandeur selon le niveau du poste ;

- Directeur du Contrôle et de l’Audit Interne ;

- Deux directeurs choisis parmi les autres directeurs de départements selon le poste.
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 2/2
Fiche synthétique Version 1

4. Les étapes de la procédure

Le recrutement qui procède d’une analyse préalable, objective et complète des besoins
exprimés au niveau opérationnel, est effectué selon les étapes suivantes :
1. Demande de recrutement ;
2. Contrôle de la demande de recrutement ;
3. Appels de candidatures ;
4. Sélection des candidats ;
5. Embauche ;
6. Constitution du dossier du personnel ;
7. Information de l’inspection du travail ;
8. Accueil et intégration.
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/1
Fiche de tâches 1. Demande de recrutement Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chefs de 1. Lorsque l’un des cas suivants se présente :

services
• un départ (licenciement, démission, mutation) ;
Directeurs
• un besoin de complément d’effectifs tenant à la
nature ou au volume des tâches exécutées au
niveau dudit service ;
Le Chef du Service concerné exprime son besoin en
rédigeant une demande de recrutement dans
laquelle il explicite le motif et le profil du poste
adressée au Directeur du département qui la
transmet au Directeur Général.

Directeur 2. La demande de recrutement visée par le Directeur

Général Général est par la suite imputée au Directeur
Administratif et Financier.

Directeur 3. À la réception de la demande, le Directeur

Administratif et Administratif et Financier s’assure de sa conformité :
Financier - d’une part, aux objectifs globaux de la Banque et
au budget ;
- d’autre part, à la définition précise par le service
demandeur du poste à pourvoir, la description du
profil requis (niveau de qualification et de
rémunération).
 Ref. MA.1.2
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/1
Fiche de tâches 2. Contrôle de la demande de recrutement Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur 1. Le Directeur Administratif et Financier vérifie si la

Administratif et demande comporte les renseignements concernant :
Financier
- l’identification précise de l’emploi ;
- la position hiérarchique ou situation dans
l’organigramme ;
- la qualification requise pour occuper le poste ;
- la date et la durée du besoin ;
- une description sommaire des tâches et activités ;
- la référence budgétaire ;
- les moyens matériels nécessaires.

2. Il s’assure également de l’opportunité du

recrutement en interrogeant la politique générale
d’emploi définie par la Banque, en examinant la
qualification (niveau de connaissances et/ou
expérience), la rémunération, etc.
3. Il répertorie les solutions provisoires (recours aux
sociétés d’intérim, contrats à durée déterminée,
affectation temporaire d’un agent en service dans
une autre direction,…) et en apprécie les éléments de
mise en œuvre (coûts, conditions et modalités) avant
de les proposer à la Direction Générale.

4. Le Directeur Général, après contrôle, donne son

Directeur accord matérialisé sur la demande de recrutement.
Général La demande de recrutement mentionnant l'accord de
la Direction Générale est retournée au Directeur
Administratif et Financier.
 Ref. MA.1.3
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administratives 1. Recrutement Page 1/1
Fiche de tâches 3. Appel de candidatures Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

La Banque procède directement au recrutement ou peut

demander l’assistance d’une agence spécialisée.

L’appel de candidatures peut se faire soit :

Directeur - par le biais d’une annonce de poste initiée par le

Administratif et
Chef du Service Ressources Humaines et Moyens
Financier
Généraux (SRHMG) et publiée au sein de la
Chef Service
Ressources Banque (note d’information au personnel). Cette
Humaines et annonce est destinée à mieux mettre en œuvre la
Moyens
planification des carrières ;
Généraux

- parmi les candidatures spontanées dont le fichier

est détenu au niveau du SRHMG ;

- par suite d’une annonce de recrutement initiée par

le Chef SRHMG sous le contrôle du Directeur
Administratif et Financier publiée par voie de
presse.
 Ref. MA.1.4
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/4
Fiche de tâches 4. Sélection de candidats Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

A. Recrutement par la Banque

Directeur Les dossiers de candidature reçus dans le cadre d’un appel

Administratif et de candidature par voie de presse sont transmis au Chef
Financier SRHMG par le Directeur Administratif et Financier.

Chef SRHMG 1. À la réception des dossiers, le Chef SRHMG procède

au tri. Il vérifie la conformité de chaque dossier par
rapport à l’offre de candidature et remplit une fiche Fiche de Annexe
de conformité selon le modèle en annexe. Il met la conformité
date, vise la fiche et la remet au Directeur
Administratif et Financier accompagnée des dossiers
de candidature.

Directeur 2. À la réception des dossiers et de la fiche de

Administratif et conformité, le Directeur Administratif et Financier
Financier s’assure pour quelques candidats de la conformité
des informations figurant dans le dossier par rapport
à la fiche. À la suite de ce test, il indique la date sur
la fiche, la signe et procède à la convocation de la
Commission chargée du recrutement.

Commission de 3. La Commission chargée du recrutement donne son

recrutement avis sur les dossiers et procède à une présélection en
raison de 10 candidats pour un poste.
 Ref. MA.1.4
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 2/4
Fiche de tâches 4. Sélection de candidats Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur 4. Le Directeur Administratif et Financier prépare des

Administratif et tests (psychotechnique et pratique) pour les
Financier différents candidats dont les dossiers ont été
présélectionnés en collaboration avec le Directeur du
département concerné par le recrutement.
Il convoque les candidats et leur fait subir ces tests.
Les tests pratiques étant préparés par le Directeur du
département concerné, il lui transmet les copies des
candidats pour correction.

Directeur 5. Après correction, le Directeur du département

concerné par le concerné établit la liste des candidats ayant obtenu
recrutement une note égale ou supérieure à la moyenne retenue
pour entretien.
Il transmet la liste ainsi que les copies corrigées des
tests au Directeur Administratif et Financier.

Directeur 6. Le Directeur Administratif et Financier fait la

Administratif et moyenne des notes des deux tests avec une
Financier pondération de 50 % pour chaque note. Il
présélectionne les 5 meilleurs candidats qui ont une
note supérieure à la moyenne.

Chef SRHMG 7. Le Chef SRHMG convoque les candidats

présélectionnés pour des entretiens avec les
membres de la Commission de recrutement.
 Ref. MA.1.4
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administratives 1. Recrutement Page 3/4
Fiche de tâches 4. Sélection de candidats Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Commission de 8. Les membres de la Commission de recrutement

recrutement formalisent les entretiens sur les fiches d’entretien
pour les différents candidats.
Pour le recrutement des cadres, l’entretien peut être
collectif c’est à dire que la Commission de
recrutement rencontre ensemble chaque candidat.

Chef SRHMG 9. À l’issue des entretiens, le Chef SRHMG dresse un

procès-verbal des réunions de la Commission en
récapitulant les données qui figurent sur les fiches
d’entretien. Il fait signer ledit procès-verbal par
chacun des membres de la Commission avant de le
transmettre au Directeur Administratif et Financier
qui le remet au Directeur Général pour avis,
instructions ou amendements en retour.

Directeur 10. Les candidats présélectionnés seront soumis à un

Général entretien avec la Direction Générale. La décision
finale de recrutement lui appartenant.
 Ref. MA.1.4
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 4/4
Fiche de tâches 4. Sélection de candidats Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

B. Recrutement par un cabinet spécialisé

Cabinet 1. Dans le cas où la Banque serait amenée à confier le

spécialisé recrutement à un cabinet spécialisé, les tests devront
être réalisés par le cabinet. La liste des candidats
retenus accompagnée des dossiers sera transmise au
Directeur Administratif et Financier.

Directeur 2. Le Directeur Administratif et Financier à la

Administratif et réception des dossiers convoque une réunion du
Financier Commission de recrutement afin d’émettre un avis
sur les différents candidats sélectionnés.

3. Les candidats sélectionnés auront des entretiens

avec deux Directeurs de départements (dont celui de
la Direction concernée) de la Banque. Les dossiers
contenant l’avis de la Commission sont ensuite
transmis à la Direction Générale par le Directeur
Administratif et Financier.

Directeur 4. Les candidats présélectionnés seront soumis à un

Général entretien avec Direction Générale si besoin. La
décision finale de recrutement lui appartenant.
 Ref. MA.1.5
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/1
Fiche de tâches 5. Embauche Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

L’embauche peut se faire par promotion interne ou par

recrutement externe.
La promotion interne peut s’effectuer par proposition
d’un agent par le Chef de Service validée par le Directeur
du département concerné ou par tests et entretiens entre
plusieurs agents de la Banque. Les tests et entretiens se
déroulent suivant les mêmes procédures décrites en
MB.A.1.4

Directeur 1. Le Directeur Général remet la fiche d’entretien du

Général candidat retenu à l’issue de son entretien au
Directeur Administratif et Financier.

Directeur 2. À la réception de la fiche d’entretien, le Directeur

Administratif et Administratif et Financier fait établit un contrat écrit
Financier d’engagement à l’essai ou directement à durée
indéterminée (selon le cas sur lequel a porté l’option)
par le Service Juridique qu’il soumet au Directeur
Général pour signature.

Chef SRHMG 3. Il fait appel au candidat retenu pour la signature du

contrat d’engagement et la constitution d’un dossier.
 Ref. MA.1.6
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/1
Fiche de tâches 6. Constitution du dossier personnel Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Candidat retenu Le bénéficiaire du contrat d’engagement à l’essai fournit

un dossier complet d’embauche comprenant :
¾ la demande d’emploi ;
¾ un extrait de naissance ;
¾ un extrait du casier judiciaire datant de moins de
3 mois ;
¾ une photocopie légalisée de la carte d’identité
nationale ;
¾ quatre (4) photos d’identité ;
¾ un certificat de visite et de contre visite médicale
attestant de l’aptitude de l’intéressé ;
¾ les diplômes ou attestations requis par le poste à
pourvoir ;
¾ un certificat de résidence ;
¾ un certificat de mariage (éventuellement) ;
¾ les extraits de naissance des enfants
(éventuellement).

Chef SRHMG Un dossier administratif individuel avec affectation d’un

numéro de matricule est alors ouvert au nom de
l’embauché, par le Chef SRHMG.
 Ref. MA.1.7.1
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/1
Information de l’inspection du travail et affiliation
Fiche de tâches 7. Version 1
aux organismes sociaux
1. Information de l’inspection du travail

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Le Chef SRHMG rédige une lettre de transmission

qu’il fait signer par le Directeur Administratif et
Financier.

Directeur 2. Un exemplaire du contrat revêtu des signatures des

Administratif et deux parties accompagnée de la lettre de
Financier transmission est acheminé par le Directeur
Administratif et Financier à l’Inspection du Travail
territorialement compétente pour information.

Chef SRHMG 3. L’agent nouvellement recruté reçoit un exemplaire

du contrat du Chef SRHMG.

Un autre exemplaire du contrat est classé dans le

dossier de l’agent.
 Ref. MA.1.7.2
Banque Atlantique
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/1
Information de l’inspection du travail et affiliation
Fiche de tâches 7. Version 1
aux organismes sociaux
2. Affiliation aux organismes sociaux

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG Les formalités de son adhésion à la Caisse sociale sont

effectuées par le Chef SRHMG en relation avec
l’intéressé.
 Ref. MA.1.8.1
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/1
Fiche de tâches 8. Accueil et intégration Version 1
1. Accueil

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG Les agents nouvellement recrutés sont accueillis par le

Chef SRHMG qui leur remet ‘le livret ou coffret
d’accueil’qui contient toute la documentation utile (fiche
de poste, règlement intérieur, statuts, organigramme,
plaquette du réseau, dépliants commerciaux, notes de
service, badges, annuaire téléphonique interne, rapports
annuels, etc..).

Directeur de Des informations précises et aussi détaillées que

département ou
possibles sur les missions spécifiques et l’organisation de
Chef de Service
la Direction opérationnelle bénéficiaire de son
recrutement seront données au cours d’une séance de
briefing organisée par le Directeur du département.
 Ref. MA.1.8.2
Banque Atlantique
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/2
Fiche de tâches 8. Accueil et intégration Version 1
2. Suivi de l’agent mis à l’essai

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Section Gestion Une fiche de suivi-évaluation de la période d’essai est

du personnel préparée par la Section Gestion du personnel qui en
assure le dispatching.

Un planning d’imprégnation est également élaboré. Cet

planning d’imprégnation consiste à faire un tour des
Directions et des Services.

Le Service Le Service bénéficiaire du recrutement désigne un

bénéficiaire ‘tuteur’ pour chaque recrue ou groupe de recrues.

Le « tuteur » La note de transmission de la fiche de suivi-évaluation de

la période d’essai spécifie le mandat du ‘tuteur’ vis-à-vis
de l’embauché.

Le ‘tuteur’ dresse au jour le jour, un répertoire de tous les

éléments d’appréciation de l’adéquation entre le profil de
l’embauché et l’emploi pour lequel il a été recruté. Parmi
ces éléments figurent :
• la vitesse d’exécution des opérations qui lui sont
confiées et l’aptitude à assumer les fonctions ;
• la rapidité d’intégration ;
 Ref. MA.1.8.2
Banque Atlantique
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 2/2
Fiche de tâches 8. Accueil et intégration Version 1
2. Suivi de l’agent mis à l’essai

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Le « tuteur » • l’assiduité et la ponctualité ;

• l’absentéisme et la discipline ;
• les qualités personnelles et le comportement ;
• les besoins en formation complémentaire.

Ces éléments quotidiennement répertoriés font l’objet

d’un rapport succinct transmis une fois tous les mois au
Service des Ressources Humaines et Moyens Généraux
par la voie hiérarchique.
 Ref. MA.1.8.3
Banque Atlantique
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procédures
administratives 1. Recrutement Page 1/2
Fiche de tâches 8. Accueil et intégration Version 1
3. Evaluation de l’essai

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur Un mois, quinze jours ou une semaine (suivant la durée

Administratif et de la période d’essai convenue) avant la fin prévue pour
Financier le contrat à l’essai, le Directeur Administratif et Financier
envoie à la Direction qui a accueilli l’embauché, une
demande d’appréciation finale et de proposition de
renouvellement ou de fin des relations de travail.

À l’issue de l’essai initial, 3 cas peuvent se présenter :

• l’essai n’est pas concluant, la partie qui arrive à une
telle conclusion en informe par écrit l’autre et alors
les relations de travail prennent fin immédiatement.

• la hiérarchie juge qu’il lui faut un temps

supplémentaire pour mieux apprécier l’adéquation
entre le profil de l’embauché et le poste pour lequel
il a été recruté. Dans ce cas, l’essai pourra être
renouvelé une fois.

• si l’essai est concluant, une lettre de confirmation est

proposée à l’embauché avec notification à
l’inspecteur du travail.

Chef SRHMG Les différentes formalités (intégration dans la police

‘maladie’ à la Caisse Sociale, etc.) sont accomplies par le
Chef SRHMG en relation avec l’intéressé.

Les besoins de formation préalablement collectés et

analysés pourront faire l’objet de propositions d’actions
planifiées par le Service des Ressources Humaines et
Moyens Généraux en relation avec la Direction
bénéficiaire du recrutement.
 Ref. MB.A.1.8.3
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 1. Recrutement Page 2/2
Fiche de tâches 8. Accueil et intégration Version 1
3. Evaluation de l’essai

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG Le stage de formation peut être simplement théorique,

simplement pratique ou à la fois théorique et pratique.
 Ref. MA.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 2. Tenue des dossiers et registres du personnel Page 1/2
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
L’objectif de cette procédure est de permettre la bonne tenue des dossiers du personnel et des
registres obligatoires.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique en cas de recrutement d’un nouvel agent, et pour tous les membres du
personnel de la banque.

3. Règles de gestion
Les règles de gestion applicables à cette procédure peuvent être résumées comme suit :

¾ Les dossiers individuels sont gérés par le Chef Service Ressources Humaines et
Moyens Généraux.

¾ Chaque sous dossier est associé à une couleur de chemise, quelque soit l’agent.

¾ Ils devront être structurés comme suit :

- Un sous dossier fiscal pour les pièces déterminant la situation fiscale de

l’employé (extraits de naissance, certificat de mariage) ;
- Un sous dossier « étapes de carrière » contenant le contrat, les notes de
service relatives à la promotion, aux mutations et transferts de l’agent ;
- Un sous dossier « Médical et Absences » où sont classés les divers éléments
relatifs à la santé de l’agent et à ses absences ;
- Un sous dossier « Évaluations annuelles » où sont rangées les fiches
d’évaluation ou de notation de l’agent ;
- Un sous dossier « formation professionnelle en cours de carrière » où sont
classées les formations suivies par le collaborateur ;
- Un sous dossier « avertissements et sanctions » où sont rangés les demandes
d’explications, les mises à pied, les avertissements et sanctions de l’agent.
 Ref. MA.2
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procédures
administratives 2. Tenue des dossiers et registres du personnel Page 2/2
Fiche synthétique Version 1

¾ Le fichier des éléments permanents de la paie est géré par la Section Gestion de la Paie
du Service Ressources Humaines et Moyens Généraux, qui renseigne ce fichier à partir
des documents de base contenus dans les dossiers individuels. Ce fichier regroupe les
écrans ci-après :
- État civil ;
- Situation du salarié ;
- Vie dans la société ;
- Éléments de salaire ;
- Mutation, Radiation, Reprise ;
- Historique des congés ;
- Détail des congés et absences ;
- Filiations ;
- Composition familiale ;
- Cours et formations ;
- Stages ;
- Diplômes ;
- Sanctions.

¾ Les données permanentes devront être saisies sur le logiciel de Gestion de la Paie.

¾ Les dossiers du personnel devront être rangés dans une armoire ignifuge à la Direction
Administrative et Financière sous la responsable du Chef du Service Ressources
Humaines et Moyens Généraux.
 Ref. MA.3
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procédures
administratives 3. Gestion des congés Page 1/2
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
Le personnel a droit à un congé annuel après une durée de service effectif minimale de 12 mois.
L’objet de cette procédure est de décrire le processus de gestion des congés.

2. Application de la procédure
Cette procédure est applicable à chaque départ en congé d’un agent de la banque.

3. Règles de gestion
Les règles de gestions sont définies par le Code du Travail du pays. Les principales règles
peuvent être résumées comme suit :

- La durée du droit à congé est déterminée à raison de 2,5 jours calendaires par mois de
travail accompli soit 30 jours par an, jours non ouvrables compris (code du travail).
- La durée des congés est augmentée, pour certains agents, en considération de leur
ancienneté ou des enfants en charge pour le personnel féminin.
Ces augmentations se présentent comme suit :
• 3 jours ouvrables après 5 ans de présence continue dans la banque,
• 5 jours ouvrables après 10 ans,
• 6 jours ouvrables après 15 ans,
• 7 jours ouvrables après 20 ans,
• 8 jours ouvrables après 25 ans,
• 1 jour ouvrable par enfant mineur (âge inférieur à 15 ans) pour le personnel
féminin.
- L’allocation de congé est égale au douzième de la rémunération totale en espèce et en
nature perçue par le travailleur sur l’année (à l’exception des indemnités à caractère de
remboursement de frais, des gratifications et primes annuelles, ainsi que des avantages
en nature dont le salarier continuera de bénéficier durant le congé).
- Les données sont traitées à partir du logiciel de Gestion de la Paie.
 Ref. MA.3
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 3. Gestion des congés Page 2/2
Fiche synthétique Version 1

4. Les étapes de la procédure

Les étapes de la procédure sont les suivantes :

1. Élaboration du planning congés ;
2. Établissement de la demande de congés ;
3. Vérification de la demande de congés ;
4. Établissement de la fiche de congé.
 Ref. MA.3.1
Banque Atlantique
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procédures
administratives 3. Gestion des congés Page 1/1
Fiche de tâches 1. Elaboration du planning de congés Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. En début de chaque année, le Chef du SRHMG reporte

la dernière date de retour congés sur le formulaire de
planning congés. Le formulaire doit indiquer le nombre
de jours auquel l’agent a droit.

2. Il vise le formulaire et le soumet au Directeur

Administratif et Financier pour signature.

3. Le Chef du SRHMG transmet le formulaire de

planning congés aux différentes directions et agences.

Directeurs ou 4. Les Directeurs ou Chefs de services, de concert avec

Chefs de leurs agents et compte tenu des contraintes, indiquent la
services date de départ en congés. Ils doivent veiller à ne pas
dégarnir leur département en laissant partir en congé
plusieurs agents au même moment.
Ils visent le formulaire et le transmettent au Chef du
SRHMG dans un délais de deux (2) semaines.

Chef SRHMG 6. Le Chef du SRHMG centralise et établit un planning

définitif qui est soumis à la Direction Générale par le
Directeur Administratif et Financier pour approbation.

Directeur 7. Après signature du Directeur Général, une note

Général d’information est diffusée et chaque direction reçoit une
copie de son planning.

Chef SRHMG 8. Le Chef du SRHMG classe une copie du planning

définitif dans un classeur prévu à cet effet.
 Ref. MA.3.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 3. Gestion des congés Page 1/1
Fiche de tâches 2. Etablissement de la demande de congé Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

L’agent Un mois avant la date de départ prévue, l’agent remplit le Formulaire de Annexe
formulaire de demande de congé (modèle en annexe) qu’il demande de
signe et soumet à son responsable hiérarchique pour congés
contrôle et avis.

Chef SRHMG Les demandes de congés des agences arrivent par courrier
au niveau du Directeur Administratif et Financier qui,
après avis, l’impute au Chef SRHMG.
 Ref. MA.3.3
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procédures
administratives 3. Gestion des congés Page 1/1
Fiche de tâches 3. Vérification de la demande de congé Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur de 1. Après visa, le responsable hiérarchique envoie la

l’agent demande à son Directeur pour visa.

Directeur de 2. Le Directeur de l’agent vérifie la demande par rapport

l’agent au planning de congés préalablement établit et approuvé
par la Direction Générale et par rapport au planning des
travaux de la Direction. Il émet son visa et soumet la
demande au secrétariat du Directeur Général.

Secrétariat du 3. Le secrétariat du Directeur Général reçoit du Directeur

DG de l’agent la demande de congé et la remet au Directeur
Général.

Directeur 4. Le Directeur Général émet sa décision et remet la

Général demande à son secrétariat qui la retourne à la Direction
Administrative et Financière pour traitement.

DAF 5. Le Directeur Administratif et Financier transmet la

demande au Chef SRHMG.

Chef SRHMG 6. Le Chef du SRHMG classe la demande de congé dans

un classeur prévu à cet effet en attente du jour du départ.
 Ref. MA.3.4
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procédures
administratives 3. Gestion des congés Page 1/1
Fiche de tâches 4. Etablissement de la fiche de congé Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Agent Gestion 1. Une semaine avant le jour du départ en congé, l’agent Fiche de Annexe
du Personnel Gestion du Personnel établit la fiche de congé (modèle en congé
annexe) en renseignant les rubriques ci-après :
- Date ;
- Prénoms & Nom ;
- Affectation ;
- Période de référence : indiquer la date de retour
congés précédents et la date de départ actuel ;
- Nombre de jours ;
- Nombre de jours ancienneté & enfants ;
- Droits sur période antérieure : indiquer les
reliquats congés ;
- Total : indiquer le nombre de jours total de congés
- Déjà pris : indiquer les jours déjà pris ;
- Nombre de jours accordés ;
- Période : indiquer la date de départ et la date de
retour.

Chef SRHMG 2. Le Chef du SRHMG après visa, remet à l’agent,

l’original de la fiche de congé et classe la copie dans un
classeur prévu à cet effet.

Agent Gestion 3. Au retour du congé, l’agent remplit une attestation de

du Personnel reprise de service qu’il soumet à son supérieur
hiérarchique pour visa. Puis, il remet l’attestation de
reprise de service au Chef du SRHMG. Le tout est classé
dans son dossier.
 Ref. MA.4
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procédures
administratives 4. Evaluations annuelles et notations Page 1/2
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
Les fonctions ou tâches d’évaluation annuelle et de notation sont conçues comme éléments de
gestion prévisionnelle des ressources humaines.

Elles participent à :

• l’amélioration de la communication entre l’encadrement et le personnel afin de créer

un climat de travail plus favorable ;

• l’objectivation des décisions à l’endroit du personnel notamment en ce qui concerne

l’analyse comportementale.

Par ailleurs, ces deux fonctions participent de la collecte rationnelle et complète d’informations
nécessaires à la construction des programmes de Gestion des Ressources Humaines notamment
en ce qui concerne la promotion du personnel, les rémunérations à verser, la formation du
personnel, les affectations, etc.

2. Application de la procédure
Cette procédure s’applique pour chaque membre du personnel de la banque. Les agents sont
évalués par les chefs de service qui seront évalués par les Directeurs de Départements qui
seront ensuite évalués par la Direction Générale.

3. Règles de gestion
Les fondements pratiques des deux fonctions définies dans les objectifs de la procédure sont les
suivants :

• une analyse de chaque situation en tenant compte de l’efficacité des connaissances,

des méthodes de travail et de la personnalité des unités humaines répertoriées ;

• une évaluation objective du potentiel probable de chaque agent ;

 Ref. MA.4
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procédures
administratives 4. Evaluations annuelles et notations Page 2/2
Fiche synthétique Version 1

• l’érection en règle d’évaluation, d’une réflexion concertée entre supérieurs et

subordonnés pour l’amélioration des performances de l’entreprise.

Les critères de notation devront être déterminés lors de l’élaboration des fiches d’évaluation.
Une grille indicative des critères de maîtrise des postes est présentée en annexe.

4. Les étapes de la procédure

Les étapes de la procédure sont les suivantes :
1. Élaboration des fiches d’évaluation ;
2. Évaluation ;
3. Centralisation des fiches et notation définitive ;
4. Décisions suite aux évaluations.
 Ref. MA.4.1
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procédures
administratives 4. Evaluations annuelles et notations Page 1/1
Fiche de tâches 1. Elaboration des fiches d’évaluation Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur Le Directeur Administratif et Financier par le biais du

Administratif et SRHMG ayant en charge la fonction ‘Personnel’ au sein
Financier de la Banque conçoit en relation avec la Direction
Générale, l’Audit Interne et les autres Directions, les
différentes fiches d’évaluation/notation annuelle.
En même temps que ces fiches d’évaluation/notation
annuelle, un barème de notation est proposé.

Chaque fiche de notation comporte des rubriques

concernant :
• les éléments d’identification de l’agent à noter
(prénoms, nom, classification, lieu d’affectation,
emploi) et de l’évacuateur.
• les critères d’appréciation des performances et
efficacité dans le travail de l’agent noté.
• les besoins de formation à satisfaire.
• les notes des trois (03) dernières années.
• les propositions motivées d’avancement,
augmentations de salaire, etc.
• l’avis de l’agent sur l’appréciation de l’évacuateur.
 Ref. MA.4.2
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procédures
administratives 4. Evaluations annuelles et notations Page 1/2
Fiche de tâches 2. Evaluation Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Au plus tard, à la fin du mois de septembre de chaque

exercice concerné, le Chef SRHMG envoie aux différents
centres de responsabilités par note circonstanciée, les
fiches de notation annuelle du personnel relevant de leur
compétence.

Directeurs, chefs 2. A réception de ces fiches, les directeurs transmettent

de services aux chefs de services le lot qui est destiné à chacun
d’eux.
Les chefs de services effectuent la même opération de
dispatching au profit des chefs de section et assimilés.

Agent évalué 3. Pendant la période du mois de novembre, les fiches

remplies sont transmises aux membres du personnel
notés pour information et collecte de leurs avis et
observations.

Direction, 4. Un processus d’analyse concertée ou de mise en

Service ou cohérence interne est enclenché sur l’initiative du
Section responsable du centre de responsabilité considéré
(direction, service ou section).
Ce processus doit être basé sur une volonté d’identifier
les points forts et les points à améliorer chez chaque
membre du personnel dont le comportement a fait l’objet
d’appréciation.
 Ref. MA.4.2
Banque Atlantique
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procédures
administratives 4. Evaluations annuelles et notations Page 2/2
Fiche de tâches 2. Evaluation Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Direction, Les moyens et modalités de :

Service ou
• consolidation des points forts,
Section
• amélioration des points faibles
font l’objet d’un inventaire grâce à des entretiens
bilatéraux ou collectifs internes à chaque centre de
responsabilité.
 Ref. MA.4.3
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procédures
administratives 4. Evaluations annuelles et notations Page 1/1
Fiche de tâches 3. Centralisation des fiches Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Les fiches de notation sont acheminées au Chef

SRHMG pour dépouillement ; les résultats bruts du
processus d’évaluation annuelle sont récapitulés sur un
état général.

Le dépouillement consiste à répertorier sur un état global

les notes et observations ou propositions contenues dans
les différentes fiches et validées par les Directeurs, Chefs
de Service et Sections et les agents évalués.

Directeur 2. Cet état récapitulatif des notes remis au Directeur

Administratif et Administratif et Financier est transmis aux différentes
Financier directions qui formulent les propositions définitives à
soumettre à l’appréciation du Directeur Général.

Directeur 3. Les notes et appréciations définitivement attribuées

Général par le Directeur Général sont portées à la connaissance de
chaque hiérarchie concernée et des intéressés.

4. Les fiches de notation et évaluation annuelle sont

Chef SRHMG
classées par le Chef SRHMG dans le dossier administratif
individuel de chaque salarié noté.

Directeur 5. Le Directeur Administratif et Financier organise autour

Administratif et de ces notes et évaluations annuelles, une séance
Financier d’information et de sensibilisation au profit des délégués
du personnel.
 Ref. MA.4.4
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procédures
administratives 4. Evaluations annuelles et notations Page 1/1
Fiche de tâches 4. Décisions suite aux évaluations Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur À l’issue de l’évaluation annuelle, plusieurs propositions

Administratif et peuvent être soumises à l’appréciation du Directeur
Financier Général :
• une augmentation du salaire mensuel ou éléments
du salaire mensuel de l’agent ;
• une promotion ou passage à un échelon supérieur ;
• l’indexation du montant de la prime dite ‘de
rendement’ à verser au titre de l’exercice considéré
sur la note finale obtenue par chaque agent ;
• l’affectation dans un autre centre de responsabilité ;
• une proposition de formation complémentaire
pour l’agent.

Directeur Il matérialise sa décision sur la fiche d’évaluation.

Général
 Ref. MA.5
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procédures
administratives 5. Gestion des frais médicaux Page 1/2
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
Cette procédure a pour objet la détermination des modalités de remboursement des frais
médicaux pharmaceutiques et d’hospitalisation du personnel de la Banque.

2. Application de la procédure
Cette procédure s’applique en cas de nécessité de remboursement des frais médicaux engagés
par les membres du personnel, ainsi que lors des remboursements de frais d’hospitalisation,
d’imagerie et d’analyses médicales.

3. Règles de gestion
Les principes de gestion des frais médicaux se présentent comme suit :
La Banque est affiliée à une société d’assurance.
- Les frais de consultations d’ordonnances, d’analyses, d’imagerie et de séjour concernant
les agents de la Banque, les ascendants ou descendants du 1er degré de ceux-ci, et de
leurs conjointes ou conjoints non salariés sont pris en charge par la Banque à hauteur
d’un certain pourcentage par l’intermédiaire de l’assureur.
- Les frais pharmaceutiques, de consultations, d’imageries et d’analyses médicales du
Directeur Général et de son adjoint sont pris en charge par la Banque par l’intermédiaire
de l’assureur.
- Les frais d’évacuation sanitaire sont pris en charge exclusivement pour les agents de la
banque selon des modalités à arrêter, et doivent être justifiés par la production de
dossiers médicaux contresignés par un médecin commis par la banque attestant de la
nécessité de soins à prodiguer à l’extérieur du pays de la banque concernée et validée
par la société d’assurance.
- Tous les agents ainsi que les membres de leur famille pris en charge ont une carte
d’assurance avec la liste des pharmacies et des centres médicaux affiliés à l’assureur.
- Tous les événements nouveaux (naissance, mariage, décès) sont signalés au fur et à
mesure à l’assureur pour la mise à jour de la liste des affiliés et la mise à disposition de
la carte d’assuré.
- En début de chaque année, la Banque paie une prime d’assurance maladie à l’assureur.
 Ref. MA.5
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procédures
administratives 5. Gestion des frais médicaux Page 2/2
Fiche synthétique Version 1

- Cette prime est fonction du nombre d’assurés et des frais à couvrir. Elle est ajustée à la
fin de chaque année par rapport aux différents événements intervenus et signalés au
cours de l’année.

4. Les étapes de la procédure

Les étapes de la procédure sont les suivantes :
1. Remboursement des frais de consultation et d’ordonnances ;
2. Remboursement des frais d’hospitalisation, d’analyses médicales, d’imagerie.
 Ref. MA.5.1
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procédures
administratives 5. Gestion des frais médicaux Page 1/2
Fiche de tâches 1. Frais de consultation et d’ordonnance Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Cas de centres médicaux conventionnés :

Assuré L’assuré malade se présente dans un centre agréé avec sa

carte d’affiliation.
Il paie un pourcentage (représentant la partie non
couverte par l’assurance) du montant des actes médicaux
effectués par le médecin.
Il en est de même quand l’agent va dans une pharmacie
agréée.

Cas de centres médicaux non conventionnés :

Assuré L’agent qui veut aller dans un centre médical ou une

pharmacie non agréé, remplit une fiche deFiche de Annexe
remboursement qu’il fait signer par le Chef SRHMG. remboursement

Une fois dans le centre, après les actes médicaux, il paie la

totalité des frais médicaux ou pharmaceutiques.
Il donne la fiche de remboursement au médecin ou au
pharmacien qui signe après avoir inscrit le type et le
montant des actes effectués.
Une fois à la Banque, l’agent dépose la fiche de
remboursement avec les reçus des actes médicaux et/ou
des médicaments payés au chef de la section Personnel du
SRHMG.
 Ref. MA.5.1
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 5. Gestion des frais médicaux Page 2/2
Fiche de tâches 1. Frais de consultation et d’ordonnance Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef de la 1- Le Chef de la Section Personnel vérifie que la Fiche de

section remboursement est bien remplie et signée par les
Personnel différents intervenants.
Il vérifie si les soins reçus rentrent dans la liste des soins
remboursables et que les limites de remboursement sont
respectées pour certains actes.
Il vérifie le montant à rembourser par rapport à la totalité
des frais.

2- Après vérification des pièces justificatives (cachet des

pharmacies et/ou des médecins …), il les joint à la fiche de
demande de remboursement. Le tout est transmis au Chef
SRHMG pour visa.

Chef SRHMG 3- Le Chef SRHMG pose son visa après vérification.

L’état mensuel des remboursements avec les pièces

justificatives est transmis à l’assureur pour règlement.

Chef du Service 4- Le Chef du Service Comptabilité Générale, à la

Comptabilité réception des remboursements effectués par l’assureur,
Générale remet les chèques à l’agent considéré contre décharge.
 Ref. MA.5.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 5. Gestion des frais médicaux Page 1/2
Frais d’hospitalisation, d’analyses médicales et
Fiche de tâches 2. Version 1
d’imageries

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Cas de centres médicaux conventionnés :

Assuré L’assuré malade se présente dans un centre agréé avec sa

carte d’affiliation.
A la fin des actes ou de sa période d’hospitalisation, il
paie un pourcentage (représentant la partie non couverte
par l’assurance) du montant des frais signalés par le
centre.
Il en est de même pour les frais pharmaceutiques.

Cas de centres médicaux non conventionnés :

Assuré 1- L’agent, son conjoint, son enfant ou son ascendant dont

l’état de santé nécessite une hospitalisation ou des
analyses médicales se présente à la Section Personnel avec
la fiche d’hospitalisation et/ou la demande d’analyses ou
toute autre pièce justificative des prestations à prendre en
charge par la banque pour faire signer une fiche de
remboursement dûment remplie.

2- L’agent va faire ses soins et paie la totalité du montant

des actes.
Il joint les différentes factures d’analyses médicales et/ou
d’hospitalisation, à la fiche de demande de
remboursement de frais qu’il transmet à la Section
Personnel.
 Ref. MA.5.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 5. Gestion des frais médicaux Page 2/2
Frais d’hospitalisation, d’analyses médicales et
Fiche de tâches 2. Version 1
d’imageries

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef de la 3- Le chef de la Section Personnel vérifie les pièces

Section produites :
Personnel
- la facture d’hospitalisation,
- la fiche de remboursement,
- les différents reçus d’analyses médicales ou
d’imagerie, ainsi que les cachets des médecins,
laboratoires ou hôpitaux.

Chef de la Il détermine sur le dossier le montant du remboursement.

Section Il le vise et transmet le tout (demande et pièces
Personnel justificatives) au Chef SRHMG.

Chef SRHMG 4- Le Chef SRHMG pose son visa après vérification.

L’état mensuel des remboursements avec les pièces

justificatives est transmis à l’assureur pour règlement.

Chef du service 5- Le Chef du Service Comptabilité Générale, à la

Comptabilité réception des remboursements effectués par l’assureur,
Générale remet es chèques à l’agent considéré contre décharge.
 Ref. MA.6
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 1/2
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
Cette procédure a pour objet la détermination des modalités d’octroi d’avances et de prêts aux
membres du personnel de la Banque.

2. Application de la procédure
Elle s’applique pour les besoins d’avances, de prêts à la consommation ou de prêts immobiliers
du personnel de la Banque.

3. Règles de gestion
Les conditions d’octroi de prêts au personnel (durée, taux, etc.) doivent être élaborées par la
Direction Générale dans les statuts du personnel.

Les autres principes des prêts et avances sont les suivantes :

Les prêts immobiliers : il s’agit des prêts pour l’achat de terrain, la construction de résidence et
l’achat de résidence.

- Les prêts ne sont consentis au personnel que si le ratio d’endettement reste conforme
aux normes exigées par la BCEAO, et dans la limite de la quotité cessible soit un tiers
(1/3) du salaire net ;

- Le montant des prêts destinés au financement des dossiers de prêt immobilier en faveur
du personnel de la banque varie selon le grade de l’agent ;

- Les prêts immobiliers sont donnés aux agents ayant passé un certain nombre d’année de
présence défini par la direction, et âgés d’au moins 25 ans et n’ayant pas subi de
sanctions disciplinaires pendant l’année en cours et l’année précédente ;

- La durée de remboursement et le taux d’intérêt annuel sont fixés par la Direction

Générale.
 Ref. MA.6
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 2/2
Fiche synthétique Version 1

Les prêts à la consommation : il s’agit des prêts véhicule, prêts équipement et prêts
aménagement.

- La durée de remboursement des prêts à la consommation et le taux d’intérêt applicable

sont fixés par la Direction Générale ;

- Les prêts ne sont consentis au personnel que si le ratio d’endettement reste conforme
aux normes exigées par la BCEAO, et dans la limite de la quotité cessible soit 1/3 du
salaire net ;

- Les prêts à la consommation ne sont pas cumulables.

Les avances ou prêts d’urgence :

- La durée des avances est fixée par la Direction Générale ;

- Les avances ne sont pas cumulables ;

- Le taux d’intérêt applicable aux avances est le taux zéro.

4. Les étapes de la procédure

Les différentes phases de la procédure se présentent comme suit :
1. Avances au personnel ;
2. Établissement de la demande de prêt ;
3. Vérification de la demande de prêt ;
4. Décision de la Direction Générale ;
5. Transfert des documents à la direction des risques ;
6. Mise en place du crédit.
 Ref. MA.6.1
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 1/2
Fiche de tâches 1. Avances au personnel Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Tous les agents de la Banque ont droit à une avance sur

salaire par mois.
L’avance correspond à la moitié du salaire net de l’agent,
déduction faite des échéances de prêts éventuels.

Agent La demande d’avance sur salaire élaborée par l’agent est

envoyée au plus tard le 10 du mois à la Direction
Administrative et Financière.

Agent Section 1- À partir des données issues des bulletins individuels

Personnel de salaire, l’agent de la section personnel récapitule les Fiche de Annexe
salaires nets de l’ensemble des membres du personnel Centralisation
sur la Fiche de Centralisation des avances sur salaires. Il des avances
élabore le bordereau de saisie et par anticipation le sur salaire
bordereau de déduction sur salaire de la fin de mois.

Chef SRHMG 2- Ensuite il la transmet au Chef SRHMG pour visa.

Après l’apposition du visa du Chef SRHMG, la fiche est
transmise au Directeur Administratif et Financier.

Directeur 3- Le Directeur Administratif et Financier signe la Fiche

Administratif et de centralisation des avances sur salaire après en avoir
Financier pris connaissance. Une copie est conservée par le chef du
SRHMG, et l’autre est transmise à la Comptabilité.
 Ref. MA.6.1
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 2/2
Fiche de tâches 1. Avances au personnel Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Agent 4- Un agent du Service Comptabilité Générale, à la

comptable réception de la fiche de centralisation des avances sur
salaires procède à la comptabilisation dans ORION avec
le crédit des comptes des agents concernés.

Chef Service 5- La validation de la saisie est faite par le Chef Service

Comptabilité Comptabilité Générale.
Générale
 Ref. MA.6.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 1/1
Fiche de tâches 2. Etablissement de la demande de prêt Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Demandeur 1. L’agent sollicitant un prêt retire au niveau du Service Formulaire de Annexe

Ressources Humaines et Moyens Généraux, un demande de
formulaire de demande de prêt (modèle en annexe) qu’il prêt
remplit en renseignant les rubriques ci-après :
• Prénoms ;
• Nom ;
• Grade ;
• Direction ou Agence ;
• Date d’embauche ;
• Caractéristique du prêt demandé ;
• Montant du financement ;
• Apport personnel (selon le type de prêt).

2. Il signe la demande et la soumet à son responsable

hiérarchique pour avis motivé.

Responsable 3. Après signature, le responsable dépose la demande au

hiérarchique du secrétariat de la Direction Générale qui après visa du
demandeur Directeur l’impute au Chef SRHMG par l’intermédiaire
du Directeur Administratif et Financier.
 Ref. MA.6.3
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Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 1/1
Fiche de tâches 3. Vérification de la demande de prêt Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Le Chef SRHMG reçoit la demande de prêt et la

transmet au Chef Section Personnel.

Chef Section 2. Le Chef Section Personnel remplit la case réservée aux

Personnel Ressources Humaines en vue de vérifier le taux
d’endettement. Ainsi, il renseigne les rubriques ci-après :
- Salaire Brut : indiquer le montant du Salaire Brut ;
- Salaire Net : indiquer le montant du Salaire Net ;
- Engagement : retenues du mois afférentes aux
prêts et avances dont l’agent a bénéficié déjà ;
- Taux Endettement Actuel (TEA) : égal au rapport
Engagement/Salaire Net qui ne doit pas atteindre
33 % ;
- Quotité cessible.

Le Chef Section Personnel vérifie également que les

conditions suivantes sont respectées (ratio prêts accordés
au personnel et dirigeants par rapport au total prêts, âge
du demandeur, temps de présence, sanctions
disciplinaires, etc.).

Il vise la demande et la transmet au Chef SRHMG.

Chef SRHMG 3. Le Chef SRHMG, après vérification des données

reportées, émet un avis sur la demande, la fait viser par
le Directeur Administratif et Financier et la transmet à la
Direction Générale.
 Ref. MA.6.4
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 1/1
Fiche de tâches 4. Décision de la Direction Générale Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur 1. Le Directeur Général reçoit du Directeur Administratif

Général et Financier la demande de prêt sur laquelle il appose sa
signature pour accord, rejet ou complément
d’informations.

2. La demande signée et datée par le Directeur Général

est transmise au Chef SRHMG par le Directeur
Administratif et Financier.
 Ref. MA.6.5
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Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 1/2
Transmission des documents à la Direction des
Fiche de tâches 5. Version 1
Risques

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Le Chef SRHMG qui reçoit du Directeur Administratif

et Financier la demande de prêt, demande à l’agent
emprunteur de lui fournir :
- La facture pro-forma, s’il s’agit d’un prêt
équipement, d’un montant égal au crédit accordé.
- La promesse de vente, la photocopie de la carte
grise et éventuellement le permis de conduire s’il
s’agit d’un prêt véhicule.
- Les devis de construction, autorisations de
construire, titres de propriété, etc. pour les prêts
immobiliers ou une attestation de réservation de
lots en cas d’achat.
- Les éléments justificatifs pour les autres types de
prêts.
- Une assurance vie.
- Pour les avances, il n’y a pas de pièces à fournir.

2. Pour les prêts immobiliers, après accord du Directeur

Général, le Chef SRHMG établit une notification
d’ouverture de crédit immobilier qu’il vise et soumet au
Directeur Administratif et Financier pour signature.
 Ref. MA.6.5
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 2/2
Transmission des documents à la Direction des
Fiche de tâches 5. Version 1
Risques

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 3. Le Chef du SRHMG reporte sur la demande de prêt les

mentions ci-après :
- Le numéro de compte de l’intéressé ;
- La durée du crédit (conforme aux conditions) ;
- La date de la 1ere échéance ;
- Le compte à créditer.

2. Il transmet par l’intermédiaire du Directeur

Administratif et Financier, la demande de prêt
renseignée, la promesse de vente, la facture pro-forma, la
carte grise à la Direction des Risques pour la mise en
place du crédit.

Il transmet également l’original de la notification pour la

prise de garantie éventuelle dont il garde une copie dans
le dossier de l’agent concerné.
 Ref. MA.6.6
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 6. Avances et prêts au personnel Page 1/1
Fiche de tâches 6. Mise en place du crédit Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur des 1. À la réception des documents, le Directeur des Risques

Risques transfert le dossier au Service Juridique.

Responsable 2. Le Responsable du service Juridique procède à la prise

Service de garanties éventuelles et remet les documents au Service
Juridique Contrôle et Administration de Crédit pour la mise en
place du prêt.

Gestionnaire des 3. Le Gestionnaire des Crédits procède à la mise en place

Crédits du crédit dans l’application ORION.
Celle–ci s’effectue de la même manière que la mise en
place des crédits accordés à la clientèle.

4. Après renseignement, le Gestionnaire des Crédits édite

le tableau d’amortissement qu’il transmet, y compris la
liasse de documents, au Directeur Administratif et
Financier pour traitement de la paie.

Directeur 5. Le Directeur Administratif et Financier remet le dossier

Administratif et
au chef SRHMG qui l’attribue à la Section Gestion de la
Financier
paie.
 Ref. MA.7
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procédures
administratives 7. Communication Page 1/2
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure

Objectif général
La politique de communication interne à mettre en place vise à éviter un manque
d’informations, source d’ignorance mutuelle et de divergences de vue par rapport à
l’organisation de la Banque.

Cet objectif trouve son fondement dans :

• Le droit pour le personnel d’être au courant de la vie et du devenir de l’entreprise à

laquelle il est lié par un contrat de travail ou même de prestations ;

• Le devoir du même personnel de s’exprimer objectivement et de la façon la plus

rationnelle possible sur les contingences et projections de son employeur.

Objectifs spécifiques
Une bonne information du personnel sur l’environnement interne et externe de son entreprise
est un déterminant de son engagement et de sa motivation pour l’atteinte des objectifs de
rentabilité et pérennité.

Mettre en place un système bien agencé permettant une circulation idoine de l’information
dans l’entreprise et par conséquent, permettant à la hiérarchie de mieux suivre l’évolution de
l’activité et d’apprécier ses besoins de réorganisation.

Une concertation permanente entre tous membres du personnel afin de garantir l’efficacité
dans l’action.
 Ref. MA.7
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procédures
administratives 7. Communication Page 2/2
Fiche synthétique Version 1

2. Règles de gestion
Quelque soit le pôle considéré, le principe qui doit sous tendre le système de communication
devra être :

- le souci de la crédibilité et l’efficience d’autre part,

- un dialogue fécond et constant entre membres du personnel de la Banque.

3. Les étapes de la procédure

Les étapes de la procédure sont les suivantes :
1. Pôle ascendant
2. Pôle descendant
3. Pôle transversal
 Ref. MA.7.1
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procédures
administratives 7. Communication Page 1/2
Fiche de tâches 1. Pôle ascendant Version 1

1. Les rapports de mission

Ils portent sur un compte rendu détaillé des conditions et modalités d’exécution d’une
mission antérieurement confiée par la hiérarchie.

Ils comportent des rubriques concernant :

• la date ou période et le lieu ;

• l’itinéraire ;

• les moyens dégagés pour son exécution (locomotion, hébergement, communication,

frais de déplacement, etc.) ;

• les problèmes rencontrés ;

• les solutions appliquées ou recommandées ;

• le détail des activités exécutées au cours de la mission et des résultats enregistrés.

Ils sont établis en double exemplaire au plus tard dans les huit (missions à l’intérieur) ou 15
jours (missions à l’étranger) qui suivent le retour au lieu d’affectation.

Ils sont transmis par voie hiérarchique, à la Direction Générale pour information, avis et
instructions éventuelles en retour.

Des extraits ou copies annotés (es) par le Directeur Général sont acheminés (es) au niveau de
chaque centre de responsabilité visité avec ampliation à la structure chargée de la gestion des
archives.

L’original de l’ordre de mission est retourné à la Direction Administrative et Financière pour

classement.
 Ref. MA.7.1
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procédures
administratives 7. Communication Page 2/2
Fiche de tâches 1. Pôle ascendant Version 1

2. Les notes à la hiérarchie

À chaque fois que de besoin, elles sont initiées à titre de :

• proposition ou suggestion pour la consolidation ou l’amélioration de situations

professionnelles ;

• quête d’instructions particulières ;

• compte rendu ou information au profit de la hiérarchie.

Elle comportent des rubriques concernant :

- la date ;

- l’identification de l’initiateur ;

- l’objet ;

- la signature de l’auteur et le visa d’approbation/transmission du supérieur hiérarchique

direct.

Les copies annotées par le destinataire sont retournées à l’auteur avec ampliation à qui de droit.
 Ref. MA.7.2
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procédures
administratives 7. Communication Page 1/4
Fiche de tâches 2. Pôle descendant Version 1

1. Dispositions générales

Le pôle descendant concerne l’information reçue de la hiérarchie à travers différents canaux

dont :

- les sessions ordinaires ou spéciales de l’Assemblée Générale des actionnaires ;

- les réunions du Conseil d’Administration ;

- les séances du Comité de Direction.

Les convocations à ces sessions initiées par le Directeur Général sont signées par le Président
du conseil et acheminées par cahier ou poste au plus tard 15 jours francs avant la date proposée
pour leur tenue.

L’ensemble des dossiers constitutifs du projet d’ordre du jour est transmis en même temps que
la convocation.

Toutes les résolutions prises à l’occasion des sessions de ces organes d’administration sont
signées par :

- le Président du conseil ;

- deux actionnaires scrutateurs (s’il s’agit de l’Assemblée Générale) ;

- d’un autre administrateur ;

- du secrétaire de séance (le Directeur Général).

Ces résolutions ou délibérations font l’objet de procès-verbaux établis dans les 30 jours
calendaires qui suivent les sessions au cours desquelles elles ont été prises et confinées dans
des registres côtés et paraphés au niveau du tribunal et détenus au niveau de la Direction
Générale qui en délivre extrait à chaque fois que de besoin.
 Ref. MA.7.2
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procédures
administratives 7. Communication Page 2/4
Fiche de tâches 2. Pôle descendant Version 1

2. Les réunions hebdomadaires du Comité de Direction

Présidées par le Directeur Général, elles regroupent l’ensemble des directeurs opérationnels et
en position ‘staff’ (Contrôleur, et Conseillers techniques du Directeur Général). Toutes
personnes dont la présence est jugée utile à une session pourront y être invitées en qualité
d’observateurs ou de participants avec voix consultative.
Des sessions thématiques du Comité de Direction pourront être convoquées en cas de besoin.

Un procès verbal des décisions prises est établi dans les 48 heures par celui qui est chargé du
secrétariat et signé par le Directeur Général avant diffusion.

3. Les rencontres entre le Directeur Général et l’encadrement

Elles sont organisées par le Directeur ayant en charge la communication de la Banque

(Directeur Administratif et Financier).

Pour la préparation de ces rencontres, le maître d’œuvre conçoit des fiches – questionnaires
annexées aux convocations individuelles.

Les agents ciblés répertorient en les motivant, les thèmes ou points dont la prise en charge est
proposée.

Le maître d’œuvre procède à un dépouillement de toutes les fiches reçues et dresse un mémo
pour le Directeur Général.

Il propose un agenda précis de toutes les activités et allocutions prévues et répartit les rôles
entre les différents intervenants.

Ces rencontres à périodicité semestrielle sont organisées à l’occasion de l’adoption du budget

annuel et de l’arrêté des comptes du dernier exercice clos.

Un compte rendu en est dressé par le maître d’œuvre.

 Ref. MA.7.2
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procédures
administratives 7. Communication Page 3/4
Fiche de tâches 2. Pôle descendant Version 1

Ce compte rendu signé par le Directeur Général est transmis par voie hiérarchique à tous les
participants.

4. Les notes de service

Elles sont initiées par les directions opérationnelles concernées. Elles comportent un objet
spécifique relatif au point de gestion dont la prise en charge ou l’amélioration en justifie la
signature et la publication.

Elles spécifient :

9 la date de mise en application (effet) ;

9 les centres de responsabilité (directions, départements, services) à impliquer

dans leur mise en œuvre ;

9 le champ de diffusion.

5. Les réunions de direction

Une fois par mois, elles regroupent le personnel de chaque direction considérée.

Elles font l’objet de convocation par écrit ou simple appel téléphonique avec indication de
points constitutifs de l’ordre du jour proposé.

Le compte rendu (récapitulatif des conclusions) dressé dans les huit (08) jours calendaires qui
suivent la réunion est signé par le Directeur concerné et transmis :

9 aux membres du personnel de la Direction ;

9 à la Direction Générale pour information et demande d’avis ;

9 à tous autres centres de responsabilités dont la mise en œuvre de la partie ou

totalité d’une résolution incombe.
 Ref. MA.7.2
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procédures
administratives 7. Communication Page 4/4
Fiche de tâches 2. Pôle descendant Version 1

6. Les séances bilatérales ou réunions de travail

Elles sont organisées à chaque fois que de besoin par :

9 le Directeur Général ;

9 un délégataire de pouvoir de gestion (directeur, chef département, chef de

service, chef de section)

Elles regroupent le supérieur hiérarchique et son ou ses collaborateur(s) concernés. Leur objet
est de traiter des questions spécifiques qui nécessitent des échanges d’avis fructueux.
 Ref. MA.7.3
Banque Atlantique
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procédures
administratives 7. Communication Page 1/2
Fiche de tâches 3. Pôle transversal Version 1

Les groupes de concertation

Il s’agit :
• des cercles de qualité ;
• des réunions d’amicales ;
• des journées d’études ou de réflexion ;
• des groupes de travail ou comités ad hoc ;
• etc.

Leur création participe de la volonté pour les salariés qui prennent part à leurs sessions, de
s’exprimer librement sur les problèmes de l’entreprise.

Ces groupes sont organisés autour de thèmes spécifiques et fondés sur les principes d’ordre
associatif qui concernent :

• le fonctionnement démocratique (absence totale de hiérarchie) ;

• le caractère volontaire de la participation ;
• l’ouverture à toutes personnes dont la présence à leurs sessions est nécessaire et qui
acceptent d’y prendre part.

Les réunions de ces groupes peuvent être programmées à l’avance suivant une périodicité
régulière (mensuelle, bimestrielle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).

Ces réunions peuvent aussi revêtir un caractère exceptionnel.

Les convocations de réunion sont initiées et diffusées par :

• les personnes qui ont au préalable été investies par les autres membres, des pouvoirs
de le faire ;
• les personnes les plus diligentes.
 Ref. MA.7.3
Banque Atlantique
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procédures
administratives 7. Communication Page 2/2
Fiche de tâches 3. Pôle transversal Version 1

Les débats qui sont menés en leur sein donnent lieu à des avis à caractère simplement
consultatif sur toutes questions dont la résolution participe à l’amélioration ou à la
consolidation de la situation considérée.

Les avis, résolutions ou recommandations issus des sessions de ces tribunes ‘informels’
d’échanges constructifs sont confinés dans des mémorandums établis par le secrétaire de
séance et signés par le président de séance.

Ces mémorandums sont adressés au Directeur Général ou présentés à ce dernier par tous
mandataires désignés. Ampliations ou copies de ces mémorandums sont transmises à la
Direction Administrative et Financière, chargée de la communication interne pour analyse et
exploitation comme élément de gestion.
 Ref. MA.8
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
Cette procédure a pour objet la description des étapes en ce qui concerne le traitement de la
paie au sein de la Banque.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique lors des traitements mensuels de la paie des membres du personnel de
la banque.

3. Règles de gestion
Les règles de gestion de la paie sont les suivantes :

- La paie est centralisée au siège de la Banque ;

- Elle est placée sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier ;

- Elle est préparée par le Chef Service Ressources Humaines et Moyens Généraux et la
Section Personnel sur la base des données variables et permanentes collectées.

- Elle doit être réalisée au plus tard le 25 du mois considéré.

4. Les étapes de la procédure

Les étapes de la procédure sont les suivantes :
1. Généralités ;
2. Heures supplémentaires ;
3. Saisie arrêt et cessions volontaires ;
4. Traitement mensuel de la paie.
 Ref. MA.8.1
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/2
Fiche de tâches 1. Généralités Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Agent Section Au plus tard le 20 du mois, l’agent chargé de la paie au

Gestion Paie SRHMG saisit les éléments variables de la paie dans
l’application de Gestion de la paie.

Au plus tard le 25 du mois, l’agent chargé de la paie

lance le traitement de calcul de la paie puis édite les
bulletins et les états récapitulatifs après paie qu’il soumet
au Chef du SRHMG pour contrôle.

Chef SRHMG À la réception de ces documents, le Chef du SRHMG

demande à l’informatique d’éditer l’état des
modifications des éléments permanents. Ensuite, il
procède au contrôle ci – après :
- revue analytique de la paie et analyse des
variations ;
- contrôle de cohérence des nets à payer.

Directeur Après contrôle et visa, le chef du SRHMG transmet les

Administratif et états après paie au Directeur Administratif et Financier
Financier pour avis puis au Directeur Général pour signature.

Directeur Après signature du Directeur Général, les états après paie

Général sont retournés au Chef du SRHMG via le Directeur
Administratif et Financier.
 Ref. MA.8.1
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 2/2
Fiche de tâches 1. Généralités Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG À la réception des documents, le Chef du SRHMG

demande à l’informatique de sauvegarder la paie du
mois.

Après sauvegarde, le Chef du SRHMG clôture la paie du

mois et aucune modification ne pourra être faite sur la
paie du mois. Les données de la paie sont ensuite
enregistrées dans le logiciel comptable.

Les bulletins de salaire sous pli fermé sont triés par

Direction et remis au secrétariat de la Direction
concernée.
 Ref. MA.8.2
Banque Atlantique
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/2
Fiche synthétique 2. Heures supplémentaires Version 1

1. Objet de la procédure
Cette procédure à pour objet la description des étapes en ce qui concerne les heures
supplémentaires au sein de la Banque.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique lors de la réalisation d’heures supplémentaires par les membres du
personnel de la banque.

3. Règles de gestion
Les heures supplémentaires sont des heures effectuées au-delà de la durée légale du travail.
Le responsable de service identifiant une charge de travail exceptionnelle impossible à
exécuter en horaire normal doit adresser au Directeur Général une demande d’autorisation
d’heures supplémentaires.

Après étude de la demande, le Directeur Général émet son accord ou sa désapprobation.

Les heures supplémentaires effectuées individuellement et librement par un cadre en dehors

de l’horaire normal du service auquel il appartient ne sont pas rémunérées.

Les agents qui doivent effectuer des heures supplémentaires doivent être avisés 24 heures
avant, sauf en cas d’urgence.

Les heures supplémentaires sont rémunérées dans les conditions fixées par les lois et
règlements en vigueur et les conventions collectives applicables.
 Ref. MA.8.2
Banque Atlantique
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 2/2
Fiche synthétique 2. Heures supplémentaires Version 1

Les taux de majoration des heures supplémentaires effectuées sont fixés comme suit :
- 15 % de majoration pour les heures effectuées de jour de la 41ième à la 48ième heure ;
- 40 % de majoration pour les heures effectuées de jour au-delà de la 48ième heure ;
- 75 % de majoration pour les heures effectuées de nuit.

Les heures supplémentaires effectuées pendant le jour de repos hebdomadaire ou pendant les
jours fériés seront majorées de :

- 75 % du taux horaire pendant le jour ;

- 100 % du taux horaire pendant la nuit.

4. Étapes de la procédure

1. Établissement de la demande d’autorisation d’heures supplémentaires ;

2. Établissement et vérification du détail des heures supplémentaires ;
3. Établissement du bordereau de ventilation des heures supplémentaires ;
4. Saisie des heures supplémentaires.
 Ref. MA.8.2.1
Banque Atlantique
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 2. Heures supplémentaires Version 1
1. Etablissement de la demande d’autorisation d’heures supplémentaires

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Responsable de 1. Le Responsable de service identifiant une charge de

Service travail exceptionnelle impossible à exécuter en horaire
normal établit une demande d’autorisation d’heures
supplémentaires sur laquelle il précise :
- la nature du travail à effectuer,
- le nombre d’heures requis,
- les agents devant effectuer le travail.

2. Il signe la demande et la transmet à son Directeur.

Directeur du 3. Le Directeur reçoit la demande et l’étudie. En cas

département d’accord, il met son accord et signe la demande. Il la
remet à son secrétariat qui la transmet au Responsable de
Service concerné.
 Ref. MA.8.2.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 2. Heures supplémentaires Version 1
2. Etablissement et vérification du détail des heures supplémentaires

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Responsable de 1. Au plus tard le 20 du mois, le Responsable de Service

Service après s’être assuré que les heures sont effectivement
effectuées, établit sur Excel l’état des heures
supplémentaires.

2. Le responsable de service transmet la demande Détail des Annexe

heures
d’autorisation d’heures supplémentaires et le détail des supplémentaires
heures supplémentaires qu’il a déjà visé, au Chef
SRHMG.

3. Le Chef SRHMG vérifie que les heures

supplémentaires ont fait l’objet d’une autorisation puis
récupère la fiche de pointage des agents concernés.

4. Il rapproche la fiche de pointage et le détail des heures

supplémentaires. En cas d’écart, il corrige par rapport à
la feuille de pointage.
 Ref. MA.8.2.3
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 2. Heures supplémentaires Version 1
3. Etablissement du bordereau de ventilation des heures supplémentaires

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Après vérification du détail des heures Bordereau de Annexe

supplémentaires, le Chef du SRHMG établit sur Excel le ventilation
bordereau de ventilation des heures supplémentaires des heures
suivant le modèle en annexe. supplémentaires

2. Il vise le bordereau et le remet au Directeur

Administratif et Financier, y compris le détail des heures.

Directeur 3. Le Directeur Administratif et Financier, après

Administratif et vérification, vise le bordereau et le retourne au Chef du
Financier SRHMG qui le remet à la Section Gestion de la Paie.
 Ref. MA.8.2.4
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 2. Heures supplémentaires Version 1
4. Saisie des heures supplémentaires

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Agent Section 1. L’Agent de la Section Paie saisit la ventilation des

Paie heures supplémentaires dans le logiciel de paie sous la
supervision du Chef Section Gestion de la Paie.

Chef SRHMG 2. Après renseignement, le Chef du SRHMG visualise la

saisie pour s’assurer de l’absence d’erreurs.
Il valide la saisie à partir du logiciel de paie.

Chef Section 3. Le Chef du SRHMG remet le bordereau de ventilation

Gestion de la des heures supplémentaires, la demande d’autorisation
Paie d’heures supplémentaires et le détail des heures
supplémentaires au Chef Section Gestion de la Paie qui le
range dans le classeur des éléments variables du mois.
 Ref. MA.8.3
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche synthétique 3. Saisie arrêt et cessions volontaires Version 1

1. Objet de la procédure
Cette procédure à pour objet la description des saisies arrêt et cessions volontaires.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique lors des traitements des saisies arrêt et cessions volontaires sur les
membres du personnel de la banque.

3. Règles de gestion
Les saisies arrêt représentent une partie du salaire saisie suite à une décision de justice. En cas
de saisie arrêt, le juge envoie une notification de décision de justice à l’employeur afin que ce
dernier retienne une partie du salaire saisie par le juge.

Il y a cession volontaire lorsque le salarié cède une partie de son salaire à un tiers.

Le salarié devra remettre à l’employeur une lettre de cession volontaire en faveur d’un tiers
pour que la retenue puisse être effectuée sur son salaire.

4. Étapes de la procédure

1. Établissement du bordereau des retenues pour saisie arrêt et cession volontaire ;

2. Saisie dans le logiciel de Gestion Paie ;
3. Règlement su bénéficiaire et comptabilisation.
 Ref. MA.8.3.1
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/2
Fiche de tâches 3. Saisie arrêt et cessions volontaires Version 1
1. Etablissement du bordereau des retenues

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur Le Directeur Administratif et Financier reçoit de la

Administratif et Direction Générale les notifications de décision de justice
Financier et les lettres de cession volontaire de salaire en faveur des
tiers.

Il les transmet au Chef SRHMG pour traitement.

Chef SRHMG 1. Il établit sur Excel un bordereau des retenues pour Bordereau Annexe
saisie-arrêt et cession volontaire et renseigne les des retenues
pour saisie
rubriques ci-après : arrêt ou
cession
- Matricule : indiquer le numéro de matricule ; volontaire
- Nom & Prénoms : indiquer les Nom et Prénoms
de l’agent ;
- Type retenues : indiquer le type de retenues ;
- Code rubrique : indiquer le code de la rubrique ;
- Montant total : indiquer le montant total de la
saisie ou de la cession ;
- Mensualité : indiquer le montant de la retenue
mensuelle ;
- Début retenue : indiquer le début de la retenue.

Chef SRHMG 2. Il vise le bordereau et le remet au Directeur

Administratif et Financier, y compris les notifications de
décision de justice et les lettres de cession volontaire.
 Ref. MA.8.3.1
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 2/2
Fiche de tâches 3. Saisie arrêt et cessions volontaires Version 1
1. Etablissement du bordereau des retenues

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur 3. Celui-ci met son visa, après vérification, et remet le

Administratif et bordereau au Chef du SRHMG qui le transmet à la
Financier section Gestion de la Paie.
 Ref. MA.8.3.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 3. Saisie arrêt et cessions volontaires Version 1
2. Saisie dans le logiciel de Gestion Paie

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Agent Section 1. L’Agent Section Gestion de la Paie procède à la saisie

Gestion de la du bordereau dans l’application Paie sous la supervision
Paie du Chef Section Gestion de la Paie.

À l’affichage de l’écran, il renseigne le montant de la

saisie ou de la cession dans la rubrique réservée aux
acomptes sur salaires

Chef SRHMG 2. Après renseignement, le chef du SRHMG visualise la

saisie pour s’assurer de l’absence d’erreurs puis la valide.
Lors du traitement mensuel de la paie, la retenue est
opérée automatiquement sur la paie du mois.

Chef Section 3. Le Chef du SRHMG remet le bordereau, la notification

Gestion de la de décision de justice et la lettre de cession volontaire au
Paie Chef Section Gestion de la Paie qui les range dans un
classeur ouvert à cet effet.

Une copie est rangée dans le dossier de l’agent concerné.

 Ref. MA.8.3.3
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 3. Saisie arrêt et cessions volontaires Version 1
3. Règlement du bénéficiaire et comptabilisation

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG Après la clôture de la paie, le chef du SRHMG procède

aux règlements des bénéficiaires.

1. Il établit un chèque maison à l’ordre du bénéficiaire

puis le remet au Directeur Administratif et Financier et
au Directeur Général.

2. Ensuite, il procède à la comptabilisation du règlement

dans ORION en Opération diverses.

3. Il mouvemente les comptes ci-après :

• Débiter 332XX – (Opposition et CVS)
• Créditer 272XX compte chèque maison
• Ou créditer 251XX compte du bénéficiaire s’il a
ouvert un compte à la Banque.

4. Il édite la pièce comptable en deux exemplaires, la

soumet au Directeur Administratif et Financier pour visa
puis la transmet au Chef du Service Comptabilité pour
validation de la comptabilisation.

5. Après validation, il reçoit du Chef du Service

Comptabilité un exemplaire de la pièce comptable qu’il
classe dans la chemise de la paie du mois.

6. Il remet le chèque au bénéficiaire sur présentation de

sa carte d’identité nationale et après émargement de ce
dernier sur un registre.
 Ref. MA.8.4
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche synthétique 4. Traitement mensuel de la paie Version 1

1. Objet de la procédure
Cette procédure a pour objet la description du traitement mensuel de la paie.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique lors du traitement mensuel des salaires des membres du personnel de
la banque.

3. Règles de gestion
Le 25 du mois, après la saisie des éléments de paie, le Chef de la Section Gestion de la Paie
lance le traitement du calcul de la paie.

Après le calcul, les bulletins et états mensuels de paie sont édités.

4. Etapes de la procédure
1. Calcul de la paie ;
2. Edition des bulletins définitifs et des états après paie ;
3. Contrôle de la paie ;
4. Sauvegarde et clôture de la paie ;
5. Traitement des réclamations ;
6. Classement.
 Ref. MA.8.4.1
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Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 4. Traitement mensuel de la paie Version 1
1. Calcul de la paie

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef Section 1. Le 25 du mois, après la saisie de tous les éléments de

Gestion de la paie par l’Agent Section Gestion de la Paie, le Chef de la
Paie Section Gestion de la Paie vérifie les saisies et lance le
traitement du calcul de la paie.

Chef SRHMG 2. Le chef du SRHMG valide le traitement de l’ensemble

des salaires.

Agent Section 3. Il édite les bulletins de salaires et effectue un pointage

Gestion de la exhaustif avec les éléments variables du mois. En cas
Paie d’erreurs, il informe le Chef de Section qui procède aux
régularisations nécessaires.

Chef Section 4. Le chef de la Section Paie, après correction, édite le

Gestion de la journal de paie
Paie

5. Les bulletins de salaire provisoires, le journal de paie et

le récapitulatif des salaires provisoires sont transmis au
Chef du SRHMG, puis au Directeur Administratif et
Financier pour vérification et signature. (En cas d’erreur
le dossier est retourné chez le Chef du SRHMG puis chez
le Chef Section pour correction).

Directeur 6. Le Directeur Administratif et Financier matérialise son

Administratif et contrôle en apposant son visa puis retourne la liasse au
Financier chef du SRHMG.
 Ref. MA.8.4.2
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 4. Traitement mensuel de la paie Version 1
2. Edition des bulletins définitifs et des états après paie

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef Section 1. Au plus tard le 25 du mois, le Chef du Section Gestion

Gestion de la de la Paie édite les bulletins définitifs, l’« état récapitulatif
Paie des salaires», le tableau et les états des retenues issus du
Logiciel PAIE.

2. L’État récapitulatif des salaires et le journal de paie ainsi

que les autres tableaux sont transmis au Chef du SRHMG.
 Ref. MA.8.4.3
Banque Atlantique
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 4. Traitement mensuel de la paie Version 1
3. Contrôle de la paie

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Le Chef du SRHMG reçoit les documents et procède

aux contrôles ci-après :
- Rapprocher les bordereaux de retenues (saisie
arrêt et cession volontaires) et les états des
retenues issus du Logiciel de Paie ;
- Rapprocher les bulletins de salaire du mois M-1
et ceux du mois M afin de déceler des variations
et les analyser ;
- S’assurer que les totaux figurant sur les états
références Net à Payer correspondent au Net à
Payer du bulletin récapitulatif.

2. Le Chef du SRHMG vise les états récapitulatifs et le

journal de paie. Il transmet les documents au Directeur
Administratif et Financier, puis au Directeur Général.

Directeur 3. Le Directeur Général s’assure que tous les contrôles

Général ont été effectués et que les états portent le visa du Chef
du SRHMG et du Directeur Administratif et Financier.

4. Le Directeur Général signe et transmet les états au

Directeur Administratif et Financier.

Directeur 5. Le Directeur Administratif et Financier remet les états

Administratif et au Chef SRHMG qui procède à la saisie comptable dans
Financier ORION.
 Ref. MA.8.4.4
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/1
Fiche de tâches 4. Traitement mensuel de la paie Version 1
4. Sauvegarde et clôture de la paie

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Service 1. 7 jours après la comptabilisation de la paie, le Chef du

Informatique SRHMG demande à l’informatique de sauvegarder la
Paie du mois.

Chef SRHMG 2. Après sauvegarde, le Chef du SRHMG clôture la paie.

À partir de ce moment, aucune régularisation ne pourra
être faite sur la paie du mois M.

3. Les bulletins des agences sous plis fermés sont remis

au service du courrier qui les transmet aux Agences.

Service courrier 4. Les bulletins de paie sous plis fermés sont triés par
Direction et remis au secrétariat de la Direction
concernée qui le distribue à chaque agent.
 Ref. MA.8.4.5
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 1/2
Fiche de tâches 4. Traitement mensuel de la paie Version 1
5. Traitement des réclamations

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Le Chef du SRHMG recueille les réclamations émanant Bordereau des Annexe
des salariés et les étudie. Il remplit au fur et à mesure le réclamations
bordereau des réclamations sur la paie, établi sur Excel. sur la paie

Directeur 2. Ce bordereau est ensuite transmis au Directeur

Administratif et Administratif et Financier qui vérifie la nature des
Financier réclamations et leur bien fondé.
Au besoin, il prend l’attache du Chef du SRHMG pour
déterminer les modalités de régularisation.

En cas de désaccord, le Directeur Administratif et

Financier raye la ligne de réclamation correspondante sur
le « Bordereau de réclamation sur la paie » et en informe
l’intéressé.

Les réclamations faites sur la paie du mois M ne seront

régularisées que sur la paie du mois M+1.

Au cas où un salarié se retrouverait lésé sur la paie du

mois M, il pourrait bénéficier d’un acompte exceptionnel
équivalent au montant de l’erreur.

Cet acompte exceptionnel sera retenu sur la paie du mois

M+1. Toutefois, cette retenue sera accompagnée en M+1
de la régularisation au titre du mois M.
 Ref. MA.8.4.5
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procédures
administratives 8. Gestion de la paie Page 2/2
Fiche de tâches 4. Traitement mensuel de la paie Version 1
5. Traitement des réclamations

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Sur le plan pratique, cet acompte est géré comme les

retenues saisie arrêt et cession volontaires. Il sera suivi
sur la base de la pièce justifiant le bien fondé de la
réclamation.

Chef SRHMG L’analyse périodique des réclamations permet au Chef

du SRHMG de se familiariser avec les principales causes
des réclamations et le cas échéant, d’adopter les
procédures pour y remédier.

Chef Section Le Chef du SRHMG remet les états mensuels de paie et

Gestion de la les bordereaux de réclamations au Chef Section Gestion
Paie de la Paie qui les classe dans la chemise des éléments de
la paie du mois.
 Ref. MA.9
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procédures
administratives 9. Cotisations et déclarations diverses Page 1/1
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
Cette procédure à pour objet la description des étapes des déclarations fiscales et sociales.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique lors des déclarations des impôts sur les traitements et salaires et des
cotisations sociales et de retraite.

3. Règles de gestion
Les retenues fiscales et sociales sur salaires et les charges fiscales et sociales supportées par
l’employeur doivent être reversées par ce dernier au Receveur Général des Impôts (Direction
Générale des impôts) et aux organismes sociaux que sont la Caisse Sociale et la Caisse de
Retraite.

Ainsi, les Impôts sur les Traitements et Salaires doivent être déclarés, au plus tard le 15 du mois,
au Receveur Général du District. Les déclarations annuelles des salaires doivent parvenir aux
Services Fiscaux dans les délais prévus à cet effet.

Les cotisations sociales doivent être déclarées au plus tard le 15 du mois.

Les cotisations de Caisse de Retraite sont déclarées annuellement.

4. Etapes de la procédure
1. Établissement des déclarations fiscales ;
2. Établissement des déclarations cotisations sociales ;
3. Établissement des déclarations cotisations de retraite.
 Ref. MA.9.1
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procédures
administratives 9. Cotisations et déclarations diverses Page 1/3
Fiche de tâches 1. Déclarations fiscales Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Service 1. Le Service Comptabilité établit à partir des rubriques

Comptabilité comptables concernées un état récapitulatif des retenues
d’impôts et taxes.
Il transmet cet état au Chef SRHMG avant le 04 du mois
M+1 pour validation.

Chef SRHMG 2. Au plus tard le 06 du mois M+1, il reporte les montants à

déclarer sur les bordereaux des impôts établis à partir de
l’état récapitulatif de la paie du mois M et de l’état détaillé
des retenues d’impôts et taxes.
Il appose son visa sur les bordereaux et établit un
récapitulatif des impôts en indiquant les montants à
reverser pour chacun des impôts concernés.

Chef SRHMG 3. Le Chef SRHMG établit un chèque maison à l’ordre du

Receveur Général du District et la pièce comptable .

4. Il remet le chèque de banque, la pièce comptable, les

bordereaux et l’état récapitulatif de la paie au Directeur
Administratif et Financier pour signature.

Directeur 5. Le Directeur Administratif et Financier, après

Administratif et vérification, signe le chèque puis signe la pièce comptable
Financier et vise le bordereau.

6. Il transmet le bordereau et le chèque au Directeur

Général pour signature.
 Ref. MA.9.1
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procédures
administratives 9. Cotisations et déclarations diverses Page 2/3
Fiche de tâches 1. Déclarations fiscales Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur 7. Après signature du Directeur Général, le bordereau et

Général le chèque sont retournés au Chef SRHMG via le Directeur
Administratif et Financier.

Chef SRHMG 8. Il mouvemente les comptes suivants lors de la remise

du chèque au planton pour transmission au Receveur
Général. :
- Débiter 3321 – Impôts et taxes à reverser à l’état
- Créditer 272 – Chèques de banque

9. En retour, le Chef SRHMG reçoit du Receveur une

quittance de versement.

La quittance de versement, les bordereaux, la copie du

chèque et de la pièce comptable sont classés dans la
chemise des déclarations fiscales de l’année.

Chef SRHMG 10. Avant le 31 janvier de chaque année, le chef du

SRHMG édite les états annuels de la paie de l’année
précédente qu’il remet au Chef Service Comptabilité.

Sur la base de ces états, le Chef SRHMG renseigne et vise

les formulaires de déclaration annuelle des salaires ;
 Ref. MA.9.1
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procédures
administratives 9. Cotisations et déclarations diverses Page 3/3
Fiche de tâches 1. Déclarations fiscales Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Directeur 11. Les formulaires renseignés puis visés sont soumis au

Administratif et Directeur Administratif et Financier et au Directeur
Financier / Général pour signature.
Directeur
Général
Les formulaires signés sont transmis aux services fiscaux.
 Ref. MA.9.2
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procédures
administratives 9. Cotisations et déclarations diverses Page 1/2
Fiche de tâches 2. Déclarations Caisse Sociale Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 1. Au plus tard le 06 du mois M+1, le Chef SRHMG

reporte les montants à déclarer sur le bordereau de la
Caisse de Sécurité Sociale à partir de l’état récapitulatif
de la paie du mois M.

Il appose son visa sur le bordereau et établit un chèque

de banque à l’ordre de la Caisse de Sécurité Sociale
accompagné d’un courrier de règlement.

2. Il édite et vise la pièce comptable relative à l’opération

en deux exemplaires puis la soumet au Directeur
Administratif et Financier, y compris le bordereau, l’état
récapitulatif, le chèque et le courrier.

Directeur 3. Le Directeur Administratif et Financier, après

Administratif et vérification, signe le chèque, le courrier et la pièce
Financier comptable et vise le bordereau. Le tout est transmis au
Directeur Général pour signature

Directeur 4. Après signature du Directeur Général, le bordereau

Général Caisse de Sécurité Sociale, le chèque et l’état récapitulatif
sont retournés au Chef SRHMG par le Directeur
Administratif et Financier.
 Ref. MA.9.2
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procédures
administratives 9. Cotisations et déclarations diverses Page 2/2
Fiche de tâches 2. Déclarations Caisse Sociale Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Chef SRHMG 5. Le chèque, le courrier et le bordereau sont remis au

planton pour transmission à la Caisse de Sécurité Sociale.
En retour, le Chef du SRHMG reçoit de la Caisse de
Sécurité Sociale un exemplaire du bordereau et un reçu
de versement.

Chef Section 6. Le Chef du SRHMG remet le bordereau, le reçu de

Gestion de la versement et la copie du chèque et du courrier au Chef
Paie Section Gestion de la Paie qui classe le tout dans la
chemise « Caisse de Sécurité Sociale » de l’année.
 Ref. MA.9.3
Banque Atlantique
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procédures
administratives 9. Cotisations et déclarations diverses Page 1/1
Fiche de tâches 3. Déclarations Caisse de Retraite Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Les déclarations à la Caisse de Retraite sont

exceptionnelles et concernent uniquement les cadres de
la Banque.

La procédure de traitement est la même que la procédure

de déclaration à la Caisse de Sécurité Sociale.
 Ref. MA.10
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procédures
administratives 10. Gestion des missions Page 1/2 Deleted: 1

Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
L’objet de la procédure est d’organiser et de réglementer la gestion des frais de mission.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique à toutes les missions du personnel de la Banque.

3. Règles de gestion
3.1. Frais de mission

Les frais de mission et de formation (hébergement, restauration et perdiems) alloués au

personnel et aux membres de la Banque sont évalués selon le barème en vigueur au sein de la
banque.
Deleted: ¶
9 Perdiems Formatted: Bullets and
Numbering

Les perdiems alloués par la Banque doivent être recommandés par le supérieur hiérarchique de Deleted:

l’employé et approuvé par le Directeur Administratif et Financier.

Les frais de buanderie et de transport ne sont pas inclus dans les frais de subsistance et seront
pris en charge par la Banque. Le principe en la matière est d’utiliser en priorité les véhicules
affrétés par la Banque ou l’établissement hôte. L’usage de taxis et autres moyens de
déplacement doit être en dernier recours et l’employé devra dans ce cas de figure utiliser les
moyens adéquats garantissant un minimum de sécurité (exemple : privilégier les taxis
référencés de l’hôtel d’accueil).
Formatted: Bullets and
Numbering
9 Avances sur frais de voyage et autres frais

Les avances sur frais de voyage et autres frais devront être approuvées par le Directeur
Administratif et Financier et/ou le Directeur Général (pour les voyages à l’étranger).

Les fonds seront remis à l’employé sur présentation du formulaire d’avance sur frais dûment
approuvé. Les remises de fonds ne pourront être effectuées plus de cinq (5) jours avant la date
de départ.
 Ref. MA.10
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procédures
administratives 10. Gestion des missions Page 2/2 Deleted: 1
Deleted: 1
Fiche synthétique Version 1

Les avances sur frais de peuvent être prises que pour des voyages effectués dans le cadre
professionnel et doivent être limitées au niveau réel ou estimé des coûts. Un montant
supplémentaire pour des dépenses imprévues peut être avancé par la Banque dans la limite de
500 000 FCFA.

Des avances sur frais peuvent également être consenties pour des dépenses à effectuer par le
personnel dans le cadre de ses fonctions.

Toues les avances doivent être liquidées dans un délai maximum de cinq (5) jours au retour du
voyageur. La Direction Administrative et Financière a tous les pouvoirs pour débiter le compte
de l’employé pour toute avance perçue non justifiée par l’employé dans les délais requis, sans
possibilité de recours par ledit employé.

3.2. Frais de déplacement

Pour les déplacements hors du lieu de travail habituel du bénéficiaire, les billets d’avion, les
visas et autres charges liées au voyage sont à la charge de la Banque.

La politique de la Banque en matière de billets d’avion est l’utilisation de la classe économique

pour tous les voyages de formation et pour tous les voyages d’une durée inférieure à quatre
heures. Pour les voyages d’une durée supérieure à quatre heures de vol, la classe affaire pourra
être utilisée par les Directeurs de département à la discrétion du Directeur Général.

Toutes les formalités de voyage doivent être effectuées auprès d’agences de voyages agréées
par la Banque.

4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :
1. Établissement de l’ordre de mission ;
2. Demande de frais de mission ;
3. Rapports de mission.
 Ref. MA.10.1
Banque Atlantique
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procédures
administratives 10. Gestion des missions Page 1/1
Fiche de tâches 1. Etablissement de l’ordre de mission Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Agent 1. Le collaborateur concerné par la mission remplie la Fiche d’ordre Annexe

fiche d’ordre de mission, la fait signer par son Directeur de mission
et la transmet au Directeur Administratif et Financier.
Les éléments à renseigner sont les suivants :
- l’objet du déplacement,
- la destination,
- l’identité du bénéficiaire ;
- la durée de la mission (date départ, date
retour).

Directeur 2. Le Directeur Administratif et Financier examine la

Administratif et demande, vérifie qu’elle est bien inscrite au budget et
Financier justifiée, puis la transmet au Directeur Général.
Dans le cas contraire, il la rejette et la retourne à la
Direction de l’émetteur.

Directeur 3. Le Directeur Général analyse la demande, l’approuve

Général et la retourne au Directeur Administratif et Financier.

Directeur 4. Le Directeur Administratif et Financier attribue l’ordre

Administratif et de mission au Chef du SRHMG qui le transmet à l’Agent
Financier logistique de la Section Moyens Généraux pour
traitement.

Agent logistique 5. Il établit la fiche de dépense selon la note de service

relative au moyen de transport et perdiems du personnel
en mission. Il détermine le montant des perdiems et les
comptes à imputer.
 Ref. MA.10.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 10. Gestion des missions Page 1/2
Fiche de tâches 2. Demande de frais de mission Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Agent logistique En cas de déplacement par voiture, la fiche de dépense

est élaborée aussi pour le chauffeur qui va conduire la
voiture.
Il prend les dispositions pour le moyen de transport
(réservation avion ou véhicule).
6. Il joint à la demande de mission la fiche de dépense et
les remet au Chef Section Moyens Généraux qui les
transmet au Chef SRHMG pour contrôle.

Chef SRHMG 7. Après contrôle, le dossier est envoyé au Directeur

Administratif et Financier pour approbation.

Directeur 8. Après contrôle et signature, le Directeur Administratif

Administratif et et Financier transmet le tout au Service Comptabilité.
Financier

Chef du Service 9. Le Chef du Service Comptabilité transmet la demande

Comptabilité de mission et la fiche de dépense à la caisse pour
paiement.

Agent logistique 10. Il se présente à la caisse pour retirer l’argent

correspondant aux frais de mission.

Il récupère une copie de la fiche de dépense sur laquelle

il émarge et de l’ordre de mission.
 Ref. MA.10.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 10. Gestion des missions Page 2/2
Fiche de tâches 2. Demande de frais de mission Version 1

Intervenants Description de la procédure Documents Référence

Caissier 11. Le caissier saisit l’écriture qu’il fait valider par le Chef
du Service Comptabilité

Il mouvemente les comptes ci-après :

• Débiter 331XX Avances sur frais de mission
• Créditer 101XX Caisse

Agent logistique 12. Après encaissement du montant, il remet l’argent au

bénéficiaire qui émarge sur la copie de la fiche de
dépenses.

Agent Du retour de la mission, l’agent doit justifier l’utilisation

missionnaire des frais dans les 5 jours suivant son retour de mission.

C’est après justification de la réalisation effective de la

mission que la charge est constatée

Les comptes ci-après sont mouvementés :

• Débiter 61XXX Charges frais de mission
• Créditer 331XX Avances sur frais de mission
 Ref. MA.10.3
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 10. Gestion des missions Page 1/1
Fiche de tâches 3. Rapports de mission Version 1

Les rapports de mission

Ils portent sur un compte rendu détaillé des conditions et modalités d’exécution d’une mission
antérieurement confiée par la hiérarchie.

Ils comportent des rubriques concernant :

• la date ou période et lieu ;

• l’itinéraire ;

• les moyens dégagés pour son exécution (locomotion, hébergement, communication, frais de
déplacement, etc.) ;

• les problèmes rencontrés ;

• les solutions appliquées ou recommandées ;

• le détail des activités exécutées au cours de la mission et des résultats enregistrés.

Ils sont établis en double exemplaire au plus tard dans les huit jours (missions à l’intérieur) ou 15
jours (missions à l’étranger) qui suivent le retour au lieu d’affectation.

Ils sont transmis par voie hiérarchique, au Directeur Général pour information, avis et instructions
éventuelles en retour.
 Ref. MA.11
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 11. Rupture du contrat de travail Page 1/1
Fiche synthétique Version 1

1. Objet de la procédure
L’objet principal de la procédure est de réglementer les ruptures de contrat de travail des
salariés.

2. Application de la procédure
La procédure s’applique à l’occasion de la rupture d’un contrat de travail signé entre la Banque
et un salarié.

3. Règles de gestion
La rupture des contrats de travail conclus entre la société et le personnel peut intervenir pour
l'une des causes suivantes :

1. l'expiration du terme du contrat,

2. la démission ou l'abandon de poste par l’agent,

3. le licenciement,

4. le départ à la retraite,

5. le décès de l’agent.
 Ref. MA.11.1
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 11. Rupture du contrat de travail Page 1/1
Fiche de tâches 1. Expiration du terme du contrat Version 1

Expiration du contrat

Cette modalité de rupture du contrat de travail n’est valable que pour les contrats de travail à
durée déterminé. Les contrats de travail prennent fin à l'arrivée du terme convenu au moment de
la conclusion.

Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel doivent respecter les dispositions
prévues par la législation du pays (dispositions du Code du Travail).
 Ref. MA.11.2
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 11. Rupture du contrat de travail Page 1/1
Fiche de tâches 2. Démission ou abandon de poste Version 1

La démission ou l'abandon de poste

- Toute absence non justifiée d'une durée de 10 jours est assimilée à un abandon de poste.

- L’agent a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l'obligation du

préavis.

- Lorsqu'un agent démissionne de son emploi sans respect du préavis ou abandonne son poste, le
Directeur Général se réserve le droit de réclamer à l'intéressé l'indemnité de préavis prévue
éventuellement au contrat ou de l'assigner en justice pour réparation du préjudice qui
résulterait de cette rupture.
 Ref. MA.11.3
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 11. Rupture du contrat de travail Page 1/1
Fiche de tâches 3. Licenciement Version 1

Licenciement

La résiliation d'un contrat peut intervenir pour des raisons diverses par exemple au cours de la
période d'essai, en cas de faute lourde ou en cas d’incompétence avérée.

La partie qui prend l'initiative de la rupture, doit aviser le cocontractant par une lettre précisant les
motifs de la rupture et conformément aux clauses de résiliation du contrat.

Au moment de son départ de la Banque, l’agent doit remettre à celle-ci tous les biens et matériels
mis à sa disposition.

En tout état de cause, l’agent ne sera libre de tout engagement vis-à-vis de la banque qu'au moment
où il lui sera remis son certificat de travail et un reçu pour solde de tout compte.

Les droits pour le personnel seront calculés conformément aux dispositions de la législation du
travail, lorsque le licenciement est du fait du Directeur Général de la Banque.
 Ref. MA.11.4
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 11. Rupture du contrat de travail Page 1/1
Fiche de tâches 4. Départ à la retraite Version 1

Le départ à la retraite

La rupture du contrat de travail peut intervenir pour le salarié ayant atteint l’âge de la retraite qui
est fixé à 55 ans. Les relations de travail pourront néanmoins se poursuivre d’un commun accord
entre les deux parties pendant une période qui ne pourra excéder l’âge de 60 ans.

Le départ à la retraite à partir de 55 ans ne constitue ni une démission, ni un licenciement.

Les indemnités de départ à la retraite sont calculées conformément à la convention collective des
banques et assurance, et à la législation du travail dans pays.
 Ref. MA.11.5
Banque Atlantique
Manuel des MA – Ressources Humaines Date : 11/2005
procédures
administratives 11. Rupture du contrat de travail Page 1/1
Fiche de tâches 5. Décès de l’agent Version 1

Le décès de l’agent

En cas de décès d'un agent, les salaires et droits acquis, et les indemnités de toutes natures acquises
à la date du décès reviennent de plein droit à ses héritiers (ou ayants droit).
Les frais relatifs au transport du corps, à l'achat de la fosse et du cercueil sont à la charge de la
banque, lorsque l’agent est décédé dans l’exercice de ses fonctions.
 FICHE DE CONTROLE DE CONFORMITE

N° Nom du Demande CV Diplômes Pièces Autres Observations

candidat d’Etat
civil

Date : Date :
Visa Signature
 BANQUE ATLANTIQUE
--------

…/ /

FORMULAIRE DE DEMANDE DE CONGE

Prénoms et Nom : ……………………………………………………………………

Affectation : ……………………………………………………………………
Période sollicitée : du ………………….. à 16h 30 au …………………… à 7h 30

Date et Signature

AVIS DE LA DIRECTION CONCERNEE

Conformité par rapport au planning de la Direction OUI NON
Remplacement …………………………………………………………………………
Avis motivé …………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………

AVIS DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Conformité par rapport au planning général OUI NON
Période retenue : du ………………….. à 16h 30 au ………………….. à 7h 30 précises
soit…………………… jours ouvrables.

DECISION DE LA DIRECTION GENERALE

………………………………………………………………………….………………
…………………………………………………………………………………………
Date ………………………..
 BANQUE ATLANTIQUE
----------

…/ / .

FICHE DE CONGE

Date :
…………………………………………………………………………………………..
Prénoms et Nom :
…………………………………………………………………………………………..
Affectation :
…………………………………………………………………………………………..

DROITS A CONGE

Période de référence :
…………………………………………………………………………….
Nombre de jours :
…………………………………………………………………………….
Jours ancienneté et enfants :
…………………………………………………………………………….
Droits sur période antérieure :
…………………………………………………………………………...
Total :
……………………………………………………………………………
Déjà pris :
……………………………………………………………………………
Nombres de jours accordés :
……………………………………………………………………………
Restant dû :
……………………………………………………………………………
Période du : …………………………………… au : ……………………………
 FICHE DE CENTRALISATION DES AVANCES SUR SALAIRE DU MOIS DE ……………………..

N° matricule Employé Salaire net selon Echéance de prêts (B) Autres Salaire net des échéances Avance sur salaire à
Bulletin (A) Consommation Immobilier prélèvements (C) de prêt (D)=(A)-(B)-(C) paramétrer 50%x(D)

Date : Date :
Visa Signature
 BANQUE ATLANTIQUE.
-------------------

DEMANDE DE PRET
_____________

Je soussigné ………………………………………… sollicite auprès de la Direction Générale de la

Banque Atlantique l’obtention d’un prêt d’un montant de :
- en chiffres : ……………………………………………
- en lettres : ………………………………………………
Caractéristiques : Durée, Taux.
Objet :…………………………………………………………………………………………..

Identification du demandeur Situation du demandeur

Prénom : ……………………………………….. Salaire brut :………………………………………

Nom : …………………………………………... Salaire Net : …………………………..………….
Grade :………………………………………….. Engagements :…………………………………….
Direction : ……………………………………… T.E. actuel : ……………………………………….
Agence :………………………………………… T.E. si accord :……………………………………
N° de compte :…………………………………. Apport personnel :………………………………
Date d’embauche Garanties :………………………………………..
à la Banque sous CDI :………………………..
Date dernière échéance prêt de même nature et
même objet : ……………………………………….

Le demandeur Avis motivé du responsable hiérarchique

Avis du Directeur Administratif et Financier

Décision du Directeur Général

 BANQUE ATLANTIQUE
-------------------

DETAIL DES HEURES SUPPLEMENTAIRES

Service : ………………………………………………………………………………………....
Direction : ……………………………………………………………………………………….

Non et prénom Matricule Fonction Date Début Fin Durée

du bénéficiaire travail travail

Signature du chef de service Visa du Directeur du département

 BANQUE ATLANTIQUE
-------------------
Service Ressources Humaines et Moyens Généraux

Bordereau de ventilation des heures supplémentaires

Matricule Nom et Salaire HS à 15% HS à 40% HS à 75% HS à 100% Total

Prénoms brut
mensuel Temps Valeur Temps Valeur Temps Valeur Temps Valeur Temps Valeur

Visa Visa
Chef du Service Ressources Directeur Administratif et Financier
Humaines et Moyens Généraux
 BANQUE ATLANTIQUE
-------------------
Service Ressources Humaines et Moyens Généraux

Bordereau des retenues pour saisie-arrêt et cession volontaire

Matricule Nom et Type de Code Montant Mensualité Début Bénéficiaire

Prénoms retenues Rubrique Total Retenue

Visa Chef Service Ressources Visa Directeur

Humaines et Moyens Généraux Administratif et Financier
 BANQUE ATLANTIQUE
-------------------

BORDEREAU DE RECLAMATION SUR LA PAIE

MOIS DE : ANNEE

N° Matricule Nom et Prénoms Réclamation de l’intéressé

Visa Chef Service Ressources Visa Directeur

Humaines et Moyens Généraux Administratif et Financier