TRAVAUX PRATIQUES

WORD

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Comment bien écrire une lettre professionnelle ?

Il existe différentes type de lettres professionnelles, adaptées à différentes situations « standard » de

communication externe

La lettre commerciale

 Bons de commande
 Offres
 Confirmations de commande
 Devis ou tarifs
 Accusés de réception
 Factures
 Justificatifs
 Lettre publicitaire à l’attention d’un destinataire nommé dans le champ d’adresse

La lettre administrative

Pour toutes ces démarches administratives, un appel téléphonique à l'organisme concerné ne suffit pas. En
effet, il faut impérativement constituer des preuves de vos démarches, et la seule possibilité c'est de rédiger
une lettre administrative.

 Demandes (Ex : Demande de rectification d'erreur sur un passeport ou une CNI, demande de bourses
universitaires)
 Réclamation
 Lettre de procuration
 Déclaration de perte
 …

La lettre professionnelle

 Lettre de motivation
 Demande d’emploi
 Lettre de réponse à une offre d’embauche
 Demande de stage
 Lettre de démission
 …

Bien écrire une lettre professionnelle est essentiel dans le monde du travail. Même si le courriel (e-mail) la
remplace de plus en plus, la lettre professionnelle reste un support très important pour les échanges de
l’entreprise avec ses différents environnements.

Un courrier professionnel préparé avec soin doit inclure :

 Un entête
 Logo
 Coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse email)
 Les coordonnées du destinataire (nom, poste, entreprise, adresse de l’entreprise)
 La date

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  Il est recommandé d’y faire figurer un objet (résumé en deux ou trois mots du motif de la
lettre), éventuellement une référence (pour l’archivage), le nom du responsable du dossier
(notamment s’il est différent du destinataire, ce qui est assez courant avec les administrations).

 Une formule de salutation

 Le corps de la lettre (2 ou 3 paragraphes)
o Introduction : exposez votre situation en une phrase maximum. Elle va amener votre
demande, donc ne parlez que de ce qui a un rapport direct avec votre demande
o Le développement : écrivez ici votre demande sans rappeler la situation que vous vivez
et que vous avez déjà expliquée dans l'introduction. Vous pouvez aussi indiquer dans
ce paragraphe les pièces que vous joignez à votre demande si c'est nécessaire.
 Une conclusion
 Une formule de politesse.
 Signature

Exemples :

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Les normes
Une lettre est toujours conventionnelle dans sa forme : une feuille de format A4, un fond blanc (oublier les
lignes ou la couleur), format à l’italienne.

Format Portrait

Marge

 Marge supérieure : 20 à 45 mm
 Marge inférieure : au moins 25 mm
 Marge gauche : min 20 mm (25 mm)
 Marge droite : min 20 mm (25 mm)

La lettre comprend cinq zones dont trois (zones 1, 2 et 5 sont mémorisées, et parfois pré- imprimées).
 zone 1 : en-tête comprenant les références de l’expéditeur, sa forme juridique, son adresse postale, à
1 cm maximum en haut à gauche, ou au milieu de la feuille A4
 zone 2 : informations complémentaires concernant l’expéditeur : logo…
 zone 3 : désignation et adresse du destinataire, appelée suscription, écrite au maximum sur 6 lignes
 zone 4 : références et corps de la lettre
 zone 5 : en bas de page : autres mentions concernant l’expéditeur : numéro d’identification SIRET
(Madagascar : NIF, STAT), RCS pour les commerçants et les sociétés, code APE ou NAF, numéro
intracommunautaire

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Pour les lettres commerciales, étant donné qu’elles sont utilisées pour favoriser le contact et la
communication, vos documents doivent contenir toutes les informations les plus élémentaires sur vous. On
doit donc au minimum voir figurer :

 Adresse postale et adresse mail

 Nom complet de l’entreprise
 Forme juridique de votre entreprise et montant de son capital
 SIRET de l’entreprise ( NIF, STAT)

Police

Le choix de la police de caractères a un effet considérable sur la typographie et l’aspect général de votre
lettre. Il est donc préférable d’utiliser des polices standard telles que Times New Roman, Arial ou Helvetica.
En principe, cependant, toutes les polices faciles à lire avec des proportions équilibrées sont adaptées aux
lettres commerciales.

Taille de police

Une police de 12 points est généralement standard. Pour les documents comportant des corps de texte
volumineux, la taille de la police peut être réduite à 11 points si nécessaire. Ces valeurs indicatives sont
basées sur l’hypothèse que vous utilisez une police classique. Si votre entreprise utilise une police moins
usuelle dans le cadre de sa charte graphique, il est conseillé d’ajuster la taille de la police en conséquence.

L’identité visuelle de l’entreprise

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Exemples de lettres professionnels
Lettre de motivation de demande d’emploi
La lettre de motivation, dans la plupart des cas accompagnée d’un CV, constitue un élément fondamental
pour toute demande d’emploi. Ce type de lettre doit détailler, de manière concise, les aptitudes, capacités,
connaissances que tu possèdes et qui ont un certain intérêt par rapport au poste recherché.

Dans ce sens, la lettre de motivation doit tout simplement contenir les motivations et raisons de ta
candidature pour ce poste. Elle doit susciter l’intérêt du recruteur et l’amener à te considérer comme la
meilleure option pour cet emploi.

Comment faire une lettre de motivation simple

1. Choisir un format adapté pour son élaboration (format A4, Word, etc.)

2. Respecter une structure cohérente. Utiliser par exemple une lettre de motivation à la structure
« Vous-Moi-Nous ».

3. Inclus les parties suivantes, une formule d’appel, une brève introduction, le corps de la lettre et une
conclusion

4. Formule de politesse finale.

5. Ajoute une signature en bas de page pour ajouter une touche plus personnelle et formelle

6. Exporter lettre de motivation en PDF pour l’envoie par mail.

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[Prénom et nom]
[Adresse]
[Téléphone]
[Email]

[Nom de l’entreprise]
[Nom/prénom/poste du destinataire]
[Adresse de l’entreprise]

[Ville], le [date]

Objet : Candidature au poste de [nom du poste auquel tu postules]

Madame, Monsieur,

Par le biais de la présente et du CV ci-joint, je souhaite vous soumettre mon profil et vous exprimer
toute ma motivation pour exercer les fonctions de [emploi pour lequel tu postules – réf.] au sein de
votre service de [service pour lequel tu postules].

Lors de mes dernières expériences professionnelles, j’ai travaillé pour différentes entreprises du
secteur [secteur ou secteurs dans lesquels tu as travaillé], où j’ai pu acquérir et développer de solides
connaissances en [mentionne les programmes ou les domaines dans lesquels tu as acquis des
connaissances], entre autres, que j’aimerais partager avec vous et continuer à approfondir au sein
d’une équipe dynamique et stimulante.

Au cours de ma dernière expérience professionnelle à/chez [dernière entreprise dans laquelle tu as

travaillé], j’ai également eu l’occasion de contribuer au développement de différents projets, raison
pour laquelle le fait de continuer à travailler au lancement de nouvelles idées et d’apprendre aux côtés
d’une nouvelle équipe me motive énormément.

Je serai ravi(e) de vous rencontrer à l’avenir pour pouvoir parler de votre entreprise et de la mission
proposée.

En vous remerciant pour le temps que vous aurez bien voulu accorder à ma lettre, je vous prie de
bien vouloir agréer, madame, monsieur, mes plus cordiales salutations.

[Prénom, nom et signature]

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Exemple de Formules pour commencer une lettre de motivation

Formule de politesse Quand l’utiliser ?

Si l’identité du destinataire n’est pas

« Madame, Monsieur, »
connue.

« Monsieur DUPONT, » Si l’identité du destinataire est connue.

Si la fonction exacte du destinataire est

« Madame la responsable des ressources humaines, »
connue.

Exemple Formules pour terminer une lettre de motivation

Formule de politesse Objectif

« Merci pour l’intérêt que vous porterez à ma

Remercier le recruteur.
candidature. »

« Je reste à votre disposition si vous souhaitez me

Sous-entendre un entretien.
rencontrer dans le cadre d’un entretien. »

« Dans l’attente, je vous prie de recevoir mes sincères

Saluer le recruteur.
salutations. »

Formules de politesse classiques

 Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations
distinguées.
 Dans l’attente d’une réponse de votre part, je vous prie, Madame, Monsieur, de bien vouloir recevoir
mes plus respectueuses salutations.

Formules de politesse avec l’entretien comme objectif

 Je reste à votre entière disposition pour convenir d’un rendez-vous afin de vous démontrer ma
motivation lors d’un entretien.

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  Je serais heureux que ma candidature ait su vous convaincre et qu’elle me permette de vous
rencontrer lors d’un entretien. Dans cette perspective, je vous prie, Madame, Monsieur, d’accepter
mes respectueuses salutations.
 Je reste disponible pour un entretien que vous voudrez bien me fixer et, dans l’attente de vous
rencontrer afin d’approfondir ma candidature, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes
respectueuses salutations.
 Si mon profil vous intéresse, rencontrons-nous. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes
respectueuses salutations.
 Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes
salutations distinguées.

Expressions à éviter pour terminer une lettre de motivation

 « Bien à vous. » et de « Cordialement. »

 « Veuillez agréer l’expression de mes salutations respectueuses. » mais plutôt « Veuillez agréer
l’expression de mes sentiments respectueux. »
 Veuillez croire en l’expression de mes sentiments les plus dévoués

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Exemple de lettre de motivation de demande de stage

[Ton prénom et nom]

[Ton adresse]
[Ton téléphone]
[Ton email]

[Nom de l’entreprise]
[Nom/prénom/poste du destinataire]
[Adresse de l’entreprise]

[Ville], le [date]

Objet : Candidature au stage de [nom du stage auquel tu postules]

Madame, Monsieur,

Réalisant actuellement des études en [nom de ta formation ou cursus académique] à [nom de ton
université ou école], je suis activement à la recherche d’un stage. Celui-ci me permettrait d’accroitre
mon expérience professionnelle dans le secteur de [secteur qui t’intéresse], mais également de
développer mes compétences et connaissances dans l’environnement [domaine qui t’intéresse].

Fort de ma dernière expérience professionnelle réalisée dans le domaine de [domaine lié au stage
recherché], j’estime pouvoir remplir pleinement les missions décrites dans l’annonce et qui me seront
donc confiés au cours de ce stage.

Passionné(e) de [secteur attirant ton intérêt], c’est notamment grâce à cet expérience professionnelle
que j’ai pu aiguiser mon approche du [domaine lié au stage recherché]. Réalisée au sein d’une
entreprise [secteur de l’entreprise], cette première expérience s’est traduite par [missions réalisées au
cours de ce dernier stage].

Mes études m’ont permis de développer une certaine culture du résultat, ainsi qu’un un goût avéré
pour les [compétence 1] et [compétence 2]. Ces compétences m’ont été indispensables dans la
réalisation de mes précédentes missions.

Dynamique, curieux et autonome, pouvoir réaliser ce stage à forte responsabilité et au sein d’une
grande entreprise internationale telle que [nom de l’entreprise] me permettrait de compter une
nouvelle expérience significative dans le milieu du [domaine lié au stage recherché].

Dans l’attente de vous rencontrer prochainement, pour pouvoir vous exprimer ma pleine motivation,
je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l’expression de mes salutations distinguées.

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 [Prénom, nom et signature]

Exemple de lettre de candidature spontanée pour un stage

Il est toujours difficile de trouver un stage de fin d’études dans l’entreprise de ses rêves. L’envoi de
candidatures spontanées est un bon moyen de faire bouger les choses. Au même moment, la personne
chargée des recrutements avait peut-être pour mission de prendre un stagiaire sur le poste qui vous
intéresse. Qui ne tente rien n’a rien !

[Ton prénom et nom]

[Ton adresse]
[Ton téléphone]
[Ton email]

[Nom de l’entreprise]
[Nom/prénom/poste du destinataire]
[Adresse de l’entreprise]

[Ville], le [date]

Objet : Candidature pour un stage conventionné de [nombre de mois] mois, comme [nom du
stage souhaité]

Madame, Monsieur,

Actuellement étudiant en [nom de ta formation ou cursus académique] à [nom de ton université ou

école], je suis aujourd’hui à la recherche d’une expérience dans le marketing nécessaire à l’obtention
de mon [nom du Diplôme que vous obtiendrez à la fin de votre formation].

Les stages et les missions que j’ai réalisés ont nécessité sens des responsabilités et rigueur. Une année
universitaire réalisée à l’étranger, en [nom du pays], fait preuve de mon dynamisme et de ma volonté
de vivre de nouveaux challenges. En plus d’une très bonne maîtrise de l’anglais, ces années m’ont
amené à développer mes qualités relationnelles et un fort intérêt pour le [domaine qui t’intéresse].

Grâce à l’élaboration de projets, mes quelques expériences professionnelles m’ont également doté
de compétences en matière de prises de décision et d’un goût certain pour le travail en équipe.

Déterminé(e) et persévérant(e), je souhaite poursuivre dans [secteur attirant ton intérêt], secteur qui
m’intéresse beaucoup. Intégrer une entreprise leader dans son domaine serait pour moi une grande
opportunité et un tremplin à mon projet professionnel.

Aussi, je sollicite un entretien pour vous convaincre que ma jeune expérience, mon énergie et mes
capacités peuvent répondre à vos besoins.

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Je me tiens à votre disposition pour tous renseignements complémentaires et vous prie d’agréer,
Madame, Monsieur, l’expression de mes respectueuses salutations.

[Prénom, nom et signature]

Lettre de procuration - Modèle de procuration simple

[Ton prénom et nom]

[Ton adresse]
[Ton téléphone]
[Ton email]

[Destinataire]
[Nom/prénom/poste du destinataire]
[Adresse de l’entité]

[Ville], le [date]

Objet : Procuration

Je soussigné [indiquez votre nom et prénom], né(e) le [indiquez votre date de naissance] à [indiquez la ville
de naissance] et demeurant [indiquez votre adresse précise], autorise [Madame / Monsieur] [indiquez le nom
et le prénom de la personne qui vous représente], demeurant [indiquez l'adresse du mandataire], à se
présenter en mon nom afin [indiquez quelle est la nature de la représentation exacte].

Eventuellement : De façon à confirmer cette procuration, [Madame / Monsieur : indiquez le nom et le

prénom du mandataire] peut vous présenter ma pièce d'identité [indiquez la nature (CNI / Passeport)] dont
le numéro est [indiquez le numéro de la pièce d'identité].

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom, nom et signature]

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Exemple de déclaration de perte du permis de conduire

[Ton prénom et nom]

[Ton adresse]
[Ton téléphone]
[Ton email]

[Destinataire]
[Nom/prénom/poste du destinataire]
[Adresse de l’entité]

[Ville], le [date]

Objet : Déclaration de perte du permis de conduire

Madame, Monsieur,

Je tiens à vous informer par la présente de la perte de mon permis de conduire.

En effet, j’ai signalé cette perte le (préciser la date) dernier à la gendarmerie de (préciser l’adresse). Je
souhaite maintenant obtenir un duplicata de mon permis afin de pouvoir conduire mon véhicule en toute
légalité.

Vous trouverez ci-jointes, toutes les pièces justificatives, qui vous permettront de répondre de manière
satisfaisante à ma demande.

Veuillez, je vous prie recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations les plus respectueuses.

[Prénom, nom et signature]

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Modèle de facture

LOGO

Le nom de votre société

Adresse FACTURE
CP Ville
Téléphone / Email
Références Internet

Société et/ou Nom du client

N° de facture F2023-082
Date 01/02/2023 Adresse
N° Client C1628 Code Postal Ville

Intitulé: Description du projet et/ou Produit facturé N° Tva intracommunautaire

Prix unit Prix total

Quantité Désignation
HT HT
12 m2 de tomette – Réf 'Toscane blanc' (20*20) 23 276

2 Peinture façade acrylique pour crépi (10L) 60 120

Total Hors Taxe 396,00 Ar

TVA à 20% 79,20 Ar
Total TTC en Ariary 475,20 Ar

En votre aimable règlement,

Cordialement,

Information bancaire :
Titulaire : LOREM IPSUM
RIB : 00028 00258 15896 20256 13

Conditions de paiement : paiement à réception de facture, à 30 jours...

Aucun escompte consenti pour règlement anticipé
Tout incident de paiement est passible d'intérêt de retard. Le montant des pénalités résulte de l'application aux sommes restant
dues d'un taux d'intérêt légal en vigueur au moment de l'incident.

Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement: 40€

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 N° NIF 210.896.764 – STAT 00015 RCS Antananarivo

Créer une insertion automatique

Au lieu de saisir à chaque fois des textes qui pourront être utilisés fréquemment (Exemple, formule de
politesse), on peut utiliser l’insertion automatique.

 Saisissez votre paragraphe puis la sélectionnez.

 Faites Alt + F3 ou bien aller dans l’onglet Insertion / QuickPart puis « Enregistrer la sélection dans la
galerie du composant QuickPart »

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Le publipostage

Le principe du publipostage est d'associer un document principal dont il faut définir la forme
(lettre, étiquette, enveloppe) avec une source de données (par exemple un carnet d'adresses, une
liste de noms…).

Le document principal contient :

 les informations communes à toutes les copies. Par exemple, pour une lettre type, il s'agira du
texte de la lettre.
 les espaces qui contiendront les informations provenant de la source de données.

Le publipostage vous permet entre autres :

 d'imprimer des enveloppes adressées sur base de votre carnet d'adresses

 de réaliser des lettres types personnalisées par le nom et l'adresse du
destinataire
 de créer des étiquettes pour vos CD avec les données d'une liste d'artistes et
d'albums ...

Démarrer le publipostage

1. Ouvrez Word
2. Cliquez sur l'onglet "Publipostage"

3. Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage et choisissez le type

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 de documents que vous voulez réaliser (étiquettes, enveloppes, lettres ...)

4. Dans la partie "Sélection des destinataires", choisissez l'option adéquate

:

 soit vous créez directement votre liste d'adresses

 soit vous choisissez une liste existante (par exemple un document Excel)
5. Vos enregistrements apparaissent

6. Insérez les champs de fusion nécessaires (voir "Insérer un champ") puis

cliquez sur "Terminer et fusionner".

Insérer un champ de fusion

Qu'est-ce qu'un champ de fusion ?

Un champ de fusion est un champ que l'on peut personnaliser pour chaque
destinataire. Par exemple, on peut mettre le nom des personnes ou leurs adresses.

Il y aura donc dans un même document des parties communes et d'autres

personnalisées.

Comment insérer un champ de fusion

Veillez à bien préparer votre liste de destinataires.

Séparez bien chaque élément et donnez des titres à vos colonnes. Par exemple, s'il

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s'agit d'adresses postales, séparez les noms de rue, les n°, le code postal et la ville.

Ce sera bien plus facile par la suite de traiter les données.

Pour insérer le champ de fusion :

 rendez-vous dans votre document Word

 associez le fichier d'adresse à votre document via le bouton "Sélectionner les
destinataires"
 rédigez votre texte et quand vous voulez qu'apparaisse un élément personnalisé,
cliquez sur "Champ de fusion"
 si votre fichier Excel est bien fait, vous verrez apparaître les titres des colonnes
 choisissez l'élément dans la liste

Voilà, le champ apparaît Ce n'est que lorsque vous

dans votre document avec fusionnerez vos
le nom du titre de colonne documents, que vous
verrez apparaître les
éléments personnalisés
(par ex. le nom des
personnes).

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Envoi par mail

Pour cette opération, il est nécessaire d'avoir Outlook sur son ordinateur ! Cela ne
fonctionnera pas avec un Webmail !

Comment ça marche?

Vous réalisez votre publipostage comme d'habitude, mais au moment de "Terminer

et fusionner", cliquez sur "Envoyer des messages électroniques".

Dans le premier champ, vous allez retrouver toutes les colonnes de votre fichier de
données externes. Choisissez la colonne des adresses mail.

Dans "Ligne Objet" apparaîtra le titre de votre mail que vous devez insérer.

La ligne "Format des messages" vous permet de décider d'envoyer votre lettre en
attaché, en texte brut (c'est-à-dire sans mise en forme) ou en HTML. Dans ce dernier
cas, votre lettre est insérée dans le corps du message avec sa mise en forme. Dans la
version Word 2013, il est préférable d'utiliser le format HTML car le format texte brut
pose des difficultés lors de l'envoi.

Attention : certaines messageries n'accepteront peut-être pas votre mise en forme et

transformeront donc vos messages en texte brut.

Cliquez ensuite sur OK : vos messages sont envoyés directement et séparément.

Vous pouvez aller vérifier dans votre boîte d'envoi de message : tous les messages
apparaîtront.

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