Classification
La gestion des dossiers papier
Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées
afin de servir de preuve. Il est donc indispensable de les classer.
1.1 Définition
Le classement consiste à ranger les informations
logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié.
Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un
document utilisé et de retirer les documents anciens.
1.2 Généralités
Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement :
Modes de classement Définitions
Classement dans l’ordre de succession des
Classement alphabétique
lettres de l’alphabet
Classement dans l’ordre de succession des
Classement numérique
nombres
Classement idéologique ou Classement par sujet ou par thème (par
thématique « idée »)
1.3 Le classement alphabétique
Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la
suite logique des lettres de l’alphabet.
1.3.1 Principe
La liste de noms de personnes dans l’ordre alphabétique est établie en les
classant sur le nom de famille (les prénoms sont inscrits entre parenthèses
après le patronyme).
La liste alphabétique de rubriques (le plus souvent les raisons sociales) est
obtenue après avoir procédé à leur indexage.
Indexer une rubrique, c’est :
1. Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le
placer au début ;
2. Placer ce qui suit le mot directeur ;
3. Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.
La norme AFNOR (Association Française de NORmalisation) NF Z44001 a établi
des règles pour déterminer le mot directeur d’une rubrique.
1.3.2 Les règles d’indexage
Pour appliquer la norme, il faut se poser une succession de questions.
La rubrique contient-elle un ou des noms propres ?
– La rubrique contient-elle un ou plusieurs noms patronymiques simples ?
Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom patronymique.
Société Vanier et Bruguier sera indexée à Vanier et
Bruguier : Vanier et Bruguier (Société d’expansion)
– La rubrique contient-elle un nom patronymique composé ? Dans ce cas,
le mot directeur est le premier nom patronymique.
Sont considérés comme faisant partie du nom les articles Au, Aux, Des, Du, La,
Les, Saint et Sainte.
Ne sont pas retenus les titres de noblesse, les particules de et d’.
Négociant Lucie Du Gorde sera indexé à Du Gorde :
Du Gorde (Négociant Lucie)
Les docks de Sainte Musse sera indexé à Sainte
Musse : Sainte Musse (Les docks de)
Matériaux Léonard de Vinci sera indexé à Vinci : Vinci
(Matériaux Léonard de)
– La rubrique contient-elle un prénom employé seul ? Dans ce cas, le mot
directeur est le prénom
Matériaux Sébastien est indexé à Sébastien :
Sébastien (Matériaux)
– La rubrique contient-elle un nom géographique ? Dans ce cas,le mot
directeur est le premier nom géographique (pays, région, département,
ville…).
Enrobés de l’Essonne est indexé à Essonne : Essonne
(Enrobés de l’)
– La rubrique contient-elle un nom publicitaire ou un sigle ? Dans ce cas,
le mot directeur est le premier nom publicitaire (sauf si l’ensemble est
placé entre guillemets) ou le premier sigle.
Matériaux RVTP est indexé à RVTP : RVTP (Matériaux)
– La rubrique contient-elle un adjectif pris substantivement ? Dans ce cas,
le mot directeur est le premier adjectif pris comme nom.
La Régionale de Matériaux est indexée à Régionale :
Régionale de Matériaux (La)
– La rubrique contient-elle un mot étranger ? Dans ce cas, le mot directeur
est le premier mot étranger.
Maison Azur Industry est indexé à Industry : Industry
(Maison Azur)
– La rubrique ne contient-elle que des noms communs ? Dans ce cas, le
mot directeur est le premier nom commun à l’exception de société,
compagnie, entreprise.
Compagnie des Distributeurs est indexé
à Distributeurs : Distributeurs (Compagnie des)
– La rubrique ne contient-elle qu’un nom commun précédé d’un adjectif
numéral ? Dans ce cas, le mot directeur est l’adjectif numéral.
Les Quatre Négociants est indexé à Quatre : Quatre
Négociants (Les)
Mille Matériaux est indexé à Mille : Mille Matériaux
1.4 Le classement numérique
Le classement numérique consiste à attribuer un
numéro à chaque dossier dans l’ordre croissant des
nombres, à leur arrivée.
Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l’ordre
chronologique d’arrivée.
Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire
alphabétique.
1.5 Le classement idéologique
Le classement idéologique consiste à ranger les
documents par sujet ou par thème. On distingue les
classements géographique, chronologique,
alphanumérique et décimal.
1.5.1 Le classement géographique
Le classement géographique est un classement par
zones géographiques (pays, régions, départements,
villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont
classés alphabétiquement.
Un tableau regroupe les régions dans l’ordre alphabétique. Pour chaque région,
les départements sont listés dans l’ordre numérique. À l’intérieur de chaque
département, les villes sont classées dans l’ordre alphabétique. Dans chaque
ville, les rubriques sont classées dans l’ordre alphabétique.
LISTE DES FOURNISSEURS
Région N° Département Ville
Centre 45 Loiret Orléans
Île-de-France 77 Seine-et-Marne Meaux
Provins
78 Yvelines Trappes
1.5.2 Le classement chronologique
Le classement chronologique est un classement
numérique par date.
Le classement est effectué à partir de la date de réception d’un document reçu et
à partir de la date d’émission d’un document envoyé.
Exemple : les revues sont classées de janvier à
décembre, de gauche à droite.
1.5.3 Le classement alphanumérique
Le classement alphanumérique est une combinaison du
classement alphabétique et du classement numérique.
Après le classement à la lettre, on attribue un numéro
en fonction de la date d’arrivée pour effectuer le
classement numérique par date.
1.5.4 Le classement décimal
Le classement décimal combine le classement par sujet
et le classement numérique.
L’ensemble du fichier est réparti en classes numérotées de 0 à 9.
2. Le mobilier, les procédés et le
matériel de classement
2.1 Le mobilier de classement
Le choix du mobilier doit répondre à des critères esthétiques et à des contraintes
liées à l’aménagement du bureau (par exemple, des meubles bas pour les
bureaux paysagers).
Il faut distinguer :
– les documents et dossiers de travail (souvent consultés, ils seront
rapidement accessibles) ;
– les documents consultés rarement ou partagés avec d’autres utilisateurs.
Les différents types de mobiliers permettent de classer des dossiers adaptés à
l’emplacement qui leur est réservé.
2.2 Les procédés de classement
Dans l’entreprise, plusieurs procédés de classement peuvent être utilisés :
2.3 Le matériel de classement
La secrétaire utilise différents matériels de classement en fonction de la nature
des éléments à classer, du mobilier et de l’espace disponible. Une parti