Questions Oui Non
Expression des besoins d’approvisionnement
Y a-t-il une application d’une procédure formalisée pour l’expression
des besoins d’approvisionnement ?
Les besoins d’achat sont-ils toujours identifiés par le service
d’expression des besoins d’achat ou bien par le magasinier ?
Les besoins d'approvisionnement sont-ils fondés sur des informations
fiables ?
Le principe de stock de sécurité a-t-il été pris en compte lors de la
définition des besoins ?
Les demandes d’expressions de besoins sont-elles enregistrées ?
L’établissement des demandes d’achat sont-elles :
Prénumérotées ?
Et en deux exemplaires ?
Lancement de la commande
Y a-t-il une vérification entre la demande d’expression de besoins et le
bon de commande ?
Le choix des fournisseurs est-il effectué selon les caractéristiques
suivantes :
Le prix ?
La qualité ?
Le délai de livraison ?
Le mode de paiement ?
Existe-t-il une liste formalisée de fournisseurs interdits ?
Les achats sont-ils faits auprès de fournisseurs dont la liste est validée
par un
Responsable ?
Les dépenses d’approvisionnement sont-elles bien suivies ?
Y a-t-il un établissement d’une procédure de vérification de la
disponibilité des liquidités avant le lancement des commandes ?
Les commandes sont-elles approuvées par le responsable ?
Le processus d’achat au sein de la société est-il géré par des
employés spécialisés ?
Les bons des commandes sont-ils :
Prénumérotés ?
Et établis-en 4 exemplaires ?
Y a-t-il un suivi des commandes en cours ?
Y a-t-il des achats qui restent en stock ?
Y a-t-il une procédure de relance de fournisseur en cas de retard de livraison ?
Réception de la commande
Chaque facture reçue fit-elle l'objet d'un bon de commande autorisé ?
Y a-t-il une vérification de la correspondance entre les commandes
reçues et les demandes d’achats aux termes :
Du prix ?
Des quantités ?
Le magasinier procède-t-il à une vérification des caractéristiques de la
commande reçue ?
Existe-t-il une vérification du respect du délai de livraison ?
Les bons de réception sont-ils datés et signés par le réceptionnaire ?
Les bons de réception sont-ils :
Prénumérotés ?
En 4 exemplaires ?
L’original du bon de réception des marchandises est-il directement
transmis à la comptabilité ?
Les marchandises retournées aux fournisseurs font-elles l’objet d’un
bon de retour prénuméroté ?
Enregistrement des factures d’achats
En cas où les factures sont envoyées au bureau de suivi des factures
pour approbation, vérifie-t-on si l’ensemble des pièces justificatives
existent ?
Y a-t-il une vérification du nom de l’entreprise destinataire par un
service courrier ?
La facture d'origine est-elle systématiquement utilisée au cours de la
comptabilisation ?
Y a-t-il une comparaison entre les factures, les bons de commandes
et les bons de réceptions à tout enregistrement comptable ?
Existe-t-il une vérification les calculs arithmétiques de la facture ?
L’imputation comptable effectuée sur la facture ou l’avoir est-elle
vérifiée par un responsable de la comptabilité ?
Existe-t-il une procédure de compostage ?
Règlement des dettes fournisseurs
Les factures sont-elles approuvées par une personne autre que celle
qui les vérifie les pièces justificatives ?
Les dépenses des titres importants sont-elles faites par un chèque ou
par un virement bancaire ?
Les documents de paiement portent-ils deux signatures ?
Est-ce que les cachets de signature ne sont détenus que par la
personne dont la signature est sur le cachet ?
La procédure mise en place donne-t-elle l’assurance que les avoirs
sont bien pris en compte avant tout paiement ?
Signature chef division financière
Groupe chimique tunisien Gabès