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LES RESSOURCES HUMAINES

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 1

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1. Comment est organisée la structure Ressource Humaine ?

2. A quand remonte sa conception ? et à quelle date remonte sa mise en œuvre ?

3. L’organisation actuelle répond-elle aux missions de la structure ?

4. Si oui comment ? Et quelles sont ces missions ?

5. Existe-t-il un manuel d’organisation ?

6. Si oui décrire ses composantes

7. Existe –il une ou des procédures ? Lesquelles ? Sont-elles formalisées dans un recueil ?

8. Si oui ce manuel ou ces procédures sont-elles mises à la disposition des gestionnaires et

sont elles connues de tous les acteurs chacun pour les activités qui le concernent ?

9. Les procédures sont-elles régulièrement mises à jour ? A quelle date remonte la dernière
mise à jour ?

[Link]-ce que l’organisation interne prévoit-elle des délégations de pouvoirs ? Comment sont-
elles formalisées ?

[Link] les délégations de pouvoirs ne sont pas formalisées comment le sont-elles ?

[Link] les cas où les délégations de pouvoirs sont verbales et expliquer les circonstances

[Link] mécanismes de coordination et de communication sont-ils formalisés dans un

document officiel ?

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 2

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[Link] mécanismes de coordination se traduisent-ils par des réunions périodiques et
régulières et/ou par des réunions ponctuelles improvisées pour gérer les événements
d’urgence et de crise ?

15.S’il s’agit de réunions périodiques quelle en est la fréquence ?

[Link] réunions sont-elles verbalisées ? Elles concernent quels niveaux hiérarchiques ?

[Link] assure l’établissement de Procès verbaux ? qui assure le secrétariat ? Qui classe les
P.V ?

[Link]-t-il un service du personnel distinct de celui de la paie, chargé de la gestion

administrative de la ressource humaine?
[Link] dossiers à sa charge sont –ils complets ? tenus à jour ?
[Link] détermine les éléments permettant le calcul de la paie et le suivi de la carrière de
l’agent ?

21.L’effectif en charge de la structure en charge du personnel est-il suffisant eu égard à la

l’effectif global et aux missions de l’organisation ?

[Link]-il une structure en charge des recrutements ?

[Link] postes objet à recrutements ont-ils été identifiés et décrits en terme de :

 Emploi,
 Compétences souhaitées,
 Mission de l’emploi à court et à moyen terme
 Positionnement au niveau de l’organigramme,
 Attributions et taches du poste,
 Rémunération allouée,
 Supérieur hiérarchique direct,
 Subordonné,
 Indicateur de performances du poste,

[Link] est déclenchée la procédure de recrutement ?

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 3

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[Link] demandes de recrutements sont-elles formulées par écrit ? et par qui sont-elles
signées ?
[Link] postes à recruter sont-ils clairement identifiés ? leur nombre est-il arrêté ?, l’échéance
de recrutement (immédiate ou moyen terme) est-elle fixée ?

[Link] formation du candidat et son profil sont-ils précisés ?

28.S’agit-il d’un nouveau poste ou d’un poste déjà prévu au niveau de l’organigramme ?

29.S’il s’agit d’un nouveau poste a-t-il été établi une fiche de poste détaillant les activités et
les attributions ?

[Link] procédure de recrutement s’articule-t-elle autour des étapes suivantes :

 Planification du besoin,
 Annonce du besoin et appel à candidature en interne et/ou en externe,
 Recueil et traitement (tri et présélection) des candidatures,
 Concours et tests,
 Entretiens
 Diffusion des résultats,
 recrutement

31.S’agit-il de recrutement opéré en interne ?

[Link] oui, un appel à candidature en interne a-t-il été diffusé en interne (affichage, diffusion
de note de services) en vue d’une prospection en interne ?

[Link] non, quels sont les moyens utilisés pour diffuser l’offre d’emploi ?

[Link]-t-il un système d’archivage permettant à la structure en charge des ressources

humaines de disposer de dossiers complets et correctement tenus (classement des
documents et des dossiers, sécurité des dossiers, conservation et archivage des documents
et dossiers) ?

[Link]-il des fiches de fonction détaillées ?

[Link] structure tient-elle un tableau de bord ? Etablit-elle un rapport d’activité ?

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 4

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[Link] manuels de procédures sont-ils disponibles ?

[Link]-ils effectivement utilisés par le personnel ?

[Link] effectifs sont-ils suffisants ?

[Link] personnel dispose-t-il des compétences requises ? Est-il polyvalent ?

[Link]-t-il une bonne séparation des taches ?

[Link]-t-il un fichier informatisé du personnel ?

43. Quelle est la fréquence et l’utilité des listings informatiques et de leur exploitation ?

[Link] processus d’évaluation du personnel est-il formalisé dans un document officiel ?

[Link] processus est-il diffusé et expliqué à l’ensemble du personnel ?

46.Décrire succinctement le processus d’évaluation du personnel et son échelonnement dans

le temps ?

[Link] processus permet-il de faire le bilan et d’apprécier la contribution et les performances

de chaque travailleur ?

[Link] fiches individuelles de notation sont-elles validées par les supérieurs hiérarchiques des
concernés et sont-elles transmises à la structure chargée de la gestion des ressources pour
examen, centralisation et traitement ?

[Link]-t-il une politique de gestion des carrières ?

[Link] oui, quelles sont les grandes lignes de cette politique et dans quel cadre elle s’inscrit ?

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 5

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[Link] est l’entité en charge du processus de la gestion des carrières ?

52.A qui elle est rattachée ? indiquer son positionnement au niveau de l’organigramme

[Link] processus de gestion des carrières est-il formalisé dans un document officiel ?

[Link] oui, est diffusé et expliqué à l’ensemble du personnel ?

55.Décrire succinctement le processus de gestion des carrières ?

[Link] non comment la gestion des carrières est-elle assurée ?

[Link]-il des projets en matière de développement de la gestion des carrières ?

[Link] oui quel est leur état d’avancement ? comment et par qui ces projets sont- ils gérés et
suivis ?

[Link] est l’entité en charge de la formation et qui assure la supervision et la

responsabilité ?

60.S’agit-il d’une structure relevant de la gestion des ressources humaines ou bien d’une
structure administrative ?

[Link] est l’effectif de cette structure ? Cet effectif vous parait-il suffisant eu égard à
l’effectif global et aux missions de la structure ?

[Link] politique en matière de formation est-elle formalisée ?

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 6

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[Link] oui, décrire comment est arrêtée cette politique et quels sont les acteurs ?

64.S non, expliquer et commenter

[Link] est le budget dédié à la formation ?

[Link] est déterminé le budget de la formation ?

[Link] cycle de formation est-il respecté ? comporte-il les étapes :

 Identification et analyse des besoins en formation ?
 Planification et conception de la formation ?
 Diffusion de la formation ?
 Suivi et évaluation de la formation ?

[Link]-il un plan de formation ?

[Link] besoins en formation sont ils clairement formalisés (un besoin est un écart entre ce qui
est : situation actuelle et ce qui devrait être : situation idéale) ?

[Link]-il prévu à cet effet les outils d’identification des besoins en formation ?

[Link] est entamée la planification et la conception de la formation :

 Domaines prioritaires ?
 Public ciblé ?
 Echéances de formation ?
 S’agit-il de formation de longue durée et diplomantes ou de formation de
courte durée, séminaires ?

[Link] sont les budgets alloués ?

[Link] le cas de formation organisée en externe quels sont les bénéficiaires ?

[Link] type de formation est-il privilégié ? formation interne ou formation externe ?

[Link] est la durée moyenne des formations ?

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 7

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[Link]-ce que l’ensemble du personnel est concerné ou uniquement une infime partie du
personnel est bénéficiaire de la formation ?

[Link] formations réalisées ont-elles permis de changer et de développer les manières de

travail ?

[Link] bilan des réalisations en matière de formation est-il élaboré ? les écarts sont-ils analysés
et justifiés ?

[Link] participants ont-ils apprécié la formation ?

[Link] participants ont-ils acquis de nouvelles connaissances ?

[Link] participants appliquent-ils les nouvelles techniques ou méthodes dans la pratique et au

quotidien ?

[Link] formation a-t elle eu un impact sur les performances de la structure et de la filiale ?

83.A l’issue de la formation réalisée est-il distribué des fiches d’évaluation en vue d’évaluer les
performances des formateurs et l’adéquation entre le contenu abordé et les besoins des
participants ?

[Link]-il réalisé un suivi et une évaluation de la formation ?

[Link] objectifs fixés ont-ils été atteints ?

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 8

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[Link]-il un système de pointage de travail qui assure un enregistrement correct des temps
de travail ?

[Link] responsables hiérarchiques sont-ils informés des absences non autorisées et non
justifiées de leur collaborateur ?

[Link] explications sont elles demandées aux personnes concernées ?

[Link] oui, par qui ?

[Link] non, expliquer les raisons

[Link] mesures disciplinaires sont elles prises à l’encontre des récidivistes ?

[Link] oui, quelles sont ces mesures ? la procédure disciplinaire est-elle engagée ?

[Link] imputations de paie sont-elles effectuées correctement ?

[Link]-elles contrôlées par une autre personne ?

[Link] paies sont-elles approuvées par une troisième personne responsable des services
comptables ?

[Link] calculs opérés sur les journaux de paie sont-ils contrôlés par une personne n’ayant pas
procédé au calcul de cette paie ?

97.L’agent chargé du rapprochement des comptes bancaires réservés aux opérations de

salaires vérifie-il la séquence numérique des chèques et s’assure-t-il que les chèques
annulés sont épinglés à leur souche ?

[Link] enveloppes de paie et les chèques non réclamés par les bénéficiaires sont-ils vérifiés
périodiquement pour éviter tout détournement ?

Questionnaire Contrô le Interne Ressource Humaine 9