B.
DESCRIPTION DU SYSTEME
L’auditeur au cours de cette étape :
- rassemble une documentation sur le système à analyser (manuels de
procédures, imprimés, définitions de fonctions, descriptions de tâches…) ;
- a des entretiens avec le personnel.
Cette description se matérialise par :
- des notes descriptives : cette technique présente l’inconvénient d’être trop
personnalisée et dépendante du style de son auteur : elles ne sont pas
toujours compréhensibles à chacun (en raison d’abréviations, de
raccourcis…) ;
- des diagrammes de circulation (flow chart) : la plupart des cabinets d’audit
se sont dotés de normes de présentation de diagrammes de manière à
assurer :
un langage commun ;
une meilleure visualisation ;
une plus grande précision (exemple : tout document entré doit à un
moment ou à un autre sortir du circuit par expédition, classement ou
destruction ; il ne dit pas rester en suspens).
Dans sa description des systèmes, l’auditeur ne doit pas se limiter aux
opérations strictement comptables, il doit également rechercher les opérations
extracomptables qui pourraient lui être utiles, par exemples : dans une procédure
de vente, outre l’enregistrement comptable des expéditions et des facturations,
l’entité peut avoir développé un système de statistiques de gestion extracomptable
permettant de suivre l’évolution des marges par produit que l’auditeur ne devra
pas négliger, notamment pour sa vérification de la valeur de réalisation des stocks.
C. VERIFICATION DE L’EXISTENCE DU SYSTEME
81
Lors d’un premier audit, l’auditeur court le risque, lors de la matérialisation
de sa compréhension des systèmes, de déformer la réalité. Pour éviter ce risque, il
doit s’assurer que sa description correspond à la réalité. Il procède à un test de
vérification de l’existence du système.
Pour ce faire, l’auditeur sélectionne une transaction typique du circuit
décrit (ou plusieurs, si différents types de transactions passent par le même
circuit : ventes/France et ventes/export par exemple), et la suit tout au long de son
diagramme en vérifiant que les opérations décrites sont bien conformes à la réalité
(‘‘du berceau jusqu’à la tombe’’ dans un langage imagé). Il convient lors de la
sélection de la transaction, de ne pas choisir une opération trop récente qui
pourrait ne pas avoir été entièrement traitée.
Si, l’auditeur constate une anomalie, il doit s’assurer, par consultation
d’autres documents au même stade de traitement, qu’il ne s’agit que d’une
déviation ponctuelle et non pas d’une mauvaise description. Si, le deuxième cas se
présente, l’auditeur corrigera sa description.
Pour les audits suivants, l’auditeur doit s’assurer rapidement que les
systèmes n’ont pas changé et que les conclusions tirées l’année précédente sont
toujours valables.
Si les modifications sont intervenues, l’auditeur corrigera sa description sur
ces points précis.
Cette opération est fondamentale pour garder le bénéfice de
l’investissement que constitue la description du système.
D. EVALUATION PRELIMINAIRE DU CONTRÔLE INTERNE
A la description succède l’appréciation de l’aptitude du système de contrôle
interne, au niveau de sa conception, à répondre aux objectifs fondamentaux en
matière d’information financière c’est-à-dire, s’il permet d’éviter que des erreurs
significatives se produisent et/ou de les détecter et corriger rapidement.
82
L’auditeur utilise généralement un questionnaire de contrôle interne
(Q.C.I.) – sorte d’étalon du bon contrôle interne – pour mettre en lumière les
faiblesses.
L’utilisation de Q.C.I. préétablis présente l’avantage de faire gagner du
temps et de servir de liste de contrôle.
Les Q.C.I. sont structuré de la façon suivante :
- divisions en sections : ces sections correspondent aux principaux flux
d’informations financières d’une unité ;
- pour chaque section, définition des objectifs de contrôle interne permettant
de juger si les objectifs sont remplis.
Toutes les questions sont formulées de façon à ce que la réponse ‘‘OUI’’
indique une situation favorable et que la réponse ‘‘NON’’ indique une réponse
défavorable.
Ces Q.C.I. standard énumèrent la majeure partie des questions que l’on doit
se poser sur des circuits classiques d’informations financières. Ils ne doivent pas
cependant être remplis de façon mécanique : chaque entité a ses particularités qui
doivent amener des adaptations.
Après avoir répondu au questionnaire de contrôle interne, l’auditeur est
confronté à deux situations :
- les contrôles nécessaires n’existent apparemment pas ; dans ce cas,
l’auditeur doit s’interroger sur l’existence de contrôles alternatifs
compensatoires avant de préconiser des actions de contrôle systématique ;
- les contrôles sont pris par la procédure ; dans ce cas l’auditeur va devoir
s’assurer que, dans la pratique, ces contrôles fonctionnent réellement.
E. VERIFICATION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME
Ce travail permet d’obtenir la confirmation que les contrôles jugés
importants dans la procédure sont réellement appliqués à l’ensemble des
83
transactions de l’exercice. Pour cela, l’auditeur doit rédiger un programme de
vérification des procédures (P.V.P.).
Il existe deux types de contrôles dans les entreprises :
- les contrôles de prévention qui sont exécutés au jour le jour sur les
transactions individuelles (exemple : contrôle des calculs des factures
fournisseurs) ;
- les contrôles de supervision ou de détection qui sont mis en place pour
déceler les anomalies qui auraient échappé aux contrôles précédents :
rapprochement, contrôles globaux…
Par des sondages, l’auditeur va chercher à démontrer que ces contrôles sont :
- réellement exécutés ;
- correctement effectués ;
- réalisés par les personnes habiletés.
Trois techniques sont à sa disposition
- Examen de l’évidence des contrôles : contrôle de l’existence des
signatures et visas apposés par les personnes ayant réalisé les contrôles. Très
rapide à exécuter, cette technique permet de couvrir des échantillons importants,
mais n’est pas suffisamment probante pour être utilisé seule ;
- Répétition du travail de contrôle opéré par le personnel de l’entité (par
exemple : rapprochement des factures d’achat avec les bons de réception et
contrôle de la concordance des quantités ou répétition des calculs des factures
d’achats ou de ventes). Le temps nécessaire à ce type de sondage étant
nécessairement long, on ne pourra l’appliquer qu’à un échantillon plus restreint.
Toutefois, il est nécessaire de procéder à ces sondages pour s’assurer que les
contrôles sont correctement effectués et confirmer les conclusions des sondages
précédents.
- L’observation physique : certains sondages ne peuvent être faits ni par
‘‘évidence’’, ni par ‘‘répétition des contrôles’’ (par exemple : compter les
marchandises réceptionnées, ou s’assurer que les stocks sont convenablement
protégés). Pour ces cas particuliers, l’auditeur ne peut faire que des sondages par
observation physique.
84