PROCÉDURES ET CRITÈRES RELATIFS AUX ACHATS ET

SÉLECTION DES FOURNISSEURS.

CRITÈRES SÉLECTION DES FOURNISSEURS
En tant que gestionnaire d'achats et de stock pour Nouvelle Parfumerie Gandour, il y a
plusieurs critères que nous prenons en compte lors de la sélection d'un fournisseur avec qui
travailler. Ces critères peuvent inclure :
1. Prix : Il est important de s'assurer que les prix du fournisseur sont compétitifs et
alignés sur le budget de l'entreprise.
2. Qualité : Le fournisseur devrait être en mesure de fournir des biens ou des services
qui répondent aux spécifications et aux exigences de l'entreprise, en veillant à ce que
les produits ou services fournis soient de haute qualité.
3. Délais de livraison : Le fournisseur devrait être en mesure de livrer des biens ou des
services dans les délais impartis pour répondre aux besoins de production et de
distribution de l'entreprise.
4. Fiabilité : Le fournisseur devrait être fiable, en respectant systématiquement les
délais et en répondant rapidement aux demandes d'informations et aux problèmes.
5. Capacités : Le fournisseur devrait disposer des capacités et des ressources
nécessaires pour satisfaire aux besoins de l'entreprise, y compris une capacité
suffisante, du matériel et des compétences.
6. Réputation : Il est important de travailler avec un fournisseur qui a une bonne
réputation dans l'industrie et auprès de ses clients, ce qui peut être évalué à travers
des références et des avis.
7. Location : L'emplacement du fournisseur peut être un facteur à prendre en compte,
selon les besoins de l'entreprise. Par exemple, un fournisseur local peut être préféré
si l'entreprise cherche à réduire les coûts de transport ou les délais d'acheminement.
8. Respect des réglementations : Il est crucial de s'assurer que le fournisseur respecte
les réglementations et les lois applicables, notamment celles relatives à la
manipulation et au transport des produits chimiques, des matériaux d'emballage et
des matières premières en plastique.
9. Sécurité : Le fournisseur devrait avoir une bonne histoire en matière de sécurité et
être en mesure de démontrer des procédures de manipulation et de stockage
appropriées pour les produits chimiques, les matériaux d'emballage et les matières
premières en plastique.
10. Contrôle de qualité : Le fournisseur devrait avoir un système de contrôle de la qualité
robuste en place pour s'assurer que les produits fournis répondent aux spécifications
et aux exigences nécessaires.
11. Support technique : Le fournisseur devrait être en mesure de fournir un support
technique et une assistance au besoin, y compris pour la résolution de problèmes et
les conseils de sélection de produits et d'application.
 12. Personnalisation : Le fournisseur devrait être en mesure de s'adapter aux demandes
de personnalisation et de fournir des solutions sur mesure pour répondre aux
besoins spécifiques de l'entreprise.
13. Innovation : Il peut être bénéfique de travailler avec un fournisseur qui est proactif
dans le développement de nouveaux et améliorés produits et processus, cela peut
aider l'entreprise à rester compétitive et à répondre aux demandes changeantes des
clients.
Ce ne sont là que quelques-uns des critères que je pourrais considérer lors de la sélection
d'un fournisseur avec qui travailler. Les exigences spécifiques dépendront des besoins et des
objectifs de l'entreprise.

PROCÉDURE D'ACHAT
1. Déterminez vos besoins : La première étape pour sélectionner un fournisseur est
d’identifier vos besoins spécifiques. Cela peut inclure le type de produits ou de
services dont vous avez besoin, le volume de matériaux ou de produits nécessaire et
toute exigence de qualité ou de performance spécifique.
2. Rédiger une demande de proposition (APPEL D’OFFRE) : Un appel d’offre est un
document qui décrit les exigences pour un projet et sollicite des propositions de la
part des fournisseurs potentiels. L’appel d’offre devrait clairement décrire les
produits ou services dont vous avez besoin, le volume requis et tous les autres détails
pertinents.
3. Évaluer les propositions : une fois que vous avez reçu les propositions des
fournisseurs potentiels, vous pouvez commencer à les évaluer. Considérer des
facteurs tels que l'expérience du fournisseur, leur capacité à répondre à vos besoins
spécifiques, leur capacité de livraison et de production, et leur tarification.
4. Sélectionner un fournisseur : en fonction de l'évaluation des propositions, vous
pouvez sélectionner un fournisseur qui répond à vos besoins et offre le meilleur
rapport qualité-prix.
5. Négocier les termes : une fois que vous avez sélectionné un fournisseur, vous pouvez
avoir besoin de négocier les termes de votre relation. Cela peut inclure le prix des
produits ou des services, les horaires

Procédure étape par étape

1. Déterminez les besoins :
• Identifiez les besoins spécifiques (type de produits ou services, volume, exigences
de qualité ou de performance)

2. Développez un appel d’offre :

• Décrivez les exigences du besoin et sollicitez des propositions des fournisseurs
potentiels

3. Évaluez les propositions :

 • Considérez des facteurs tels que l'expérience du fournisseur, sa capacité à répondre
aux besoins, les capacités de livraison et de production, le prix

4. Sélectionnez un fournisseur :
• En fonction de l'évaluation des propositions, choisissez un fournisseur qui répond aux
besoins et offre le meilleur rapport qualité-prix

5. Négociez les termes :

• Discutez et finalisez les détails tels que le prix, les horaires de livraison, les modalités
de paiement avec le fournisseur sélectionné

Cadre logique : c'est un outil qui est souvent utilisé pour planifier, surveiller et évaluer les
projets. Il consiste en une matrice qui décrit les objectifs, les activités, les résultats et les
impacts d'un projet. Voici comment les étapes d'évaluation et de sélection des fournisseurs
pour une usine de cosmétiques pourraient être transformées en un cadre logique :
Objectif : Mettre en place un système d’achat, d'évaluation et de sélection des fournisseurs
pour une usine de cosmétiques qui importe des étiquettes, des boîtes, des boîtes en carton
ondulé, des produits chimiques et des matières plastiques.

Activités :
• Déterminer les produits et matériaux spécifiques nécessaires
• Développer l’appel d’offre et solliciter des propositions
• Évaluer les propositions
• Sélectionner un fournisseur
• Négocier les termes
Résultats :
• Liste des produits et matériaux spécifiques nécessaires
• Appel d’offre achevé
• Liste des fournisseurs potentiels
• Fournisseur sélectionné
• Termes de relation négociés
Impacts :
• Mise en place d'un système pour évaluer et sélectionner les fournisseurs
• Capacité à trouver les étiquettes, boîtes, produits chimiques et matières plastiques
nécessaires auprès de fournisseurs fiables et de haute qualité
Ce cadre logique décrit les activités et les résultats clés qui seront nécessaires pour atteindre
l'objectif de mettre en place un système d'évaluation et de sélection des fournisseurs pour
l'usine de cosmétiques. Il décrit également l'objectif souhaité de pouvoir trouver les produits
et matériaux nécessaires auprès de fournisseurs fiables et de haute qualité.
 Direction
De la NOUVELLE PROCEDURE ACHATS
PARFUMERIE GANDOUR

1) Objet
La présente procédure définit les dispositions adoptées pour maîtriser les activités d’achat et de suivi
des fournisseurs.

2) Champ d’application
Cette procédure s’applique à l’ensemble des achats de consommables, de biens d’équipement et de
services.

3) Documents de référence
ISO 9001 : 2000 paragraphes 7.4.1- 7.4.2 & 7.4.3

Arrêté N° 01176 du 11 juillet 2006 portant seuils de passassions, de contrôle et d’approbation des
marchés publics et seuils de compétence des commissions de marches.

Bordereaux indicatifs des prix.

Recueil des textes financiers

4) Définitions
4.1 DEMANDE D’ACHAT
Etat de besoin établi par un service demandeur dans le but d’acheter des biens d’équipement, des
consommables ou des prestations de service.

4.2 FOURNISSEUR
Entité externe susceptible de fournir à la DMM des biens d’équipement, des consommables ou des
prestations de service.

4.3 LES DEPENSES PUBLIQUES

La dépense est l’emploi d’une somme d’argent par une puissance publique aux fins d’intérêt général.
Son exécution est réglée par le principe de la séparation des ordonnateurs et comptables qui permet
de distinguer la personne chargée des phases décisionnelles d’engagement comptable et juridique,
liquidation et ordonnancement (ordonnateur) et celle chargée du payement (comptable). Les trois
premières sont appelées « phases administratives » et la dernière constitue la « phase comptable ».
 Direction
De la NOUVELLE PROCEDURE ACHATS
PARFUMERIE GANDOUR

5) Description du processus
5.1 LOGIGRAMME DE DEROULEMENT DU PROCESSUS

BESOIN D’ACHAT

Fiche de commande validé par

Exprimer le besoin par Directeur General Formulaire
un formulaire FNPG12-1

Décider de l’achat Formulaire FNPG 12-1

NON

ACCORD
FIN

OUI

Demander le devis Formulaire FNPG 12-2

Sélectionner le
fournisseur Formulaire FNPG 12-3

Etablir et transmettre
Formulaire FNPG 12-4
le bon de commande

Réceptionner la
livraison

Vérifier la conformité Bon de livraison

avec la commande renseignée

A PAGE SUIVANTE
 DE PAGE PRECEDENTE

NON

CONFORME

Réclamation

OUI

Elaborer et vérifier les

Pieces comptables
pièces comptables
vérifiées

Etablir l’ordre de
Ordre de paiement
paiement

Pour fournisseurs
étranger – Le
mode de
paiement CAD
(Cash against Chèque ou
documents est virement
utilisé)

5.2 POINTS PARTICULIERS DE LA PROCEDURE

5.2.1 - La liste consolidée des fournisseurs et vacataires agréés par la direction est tenue à jour par le
responsable qualité.

5.2.2 - Le bordereau de livraison doit comporter la mention manuscrite « conforme à la commande ».

5.2.3 - Tout produit livrer non-conforme fera l’objet d’une déclaration de dysfonctionnement.

5.2.4 - En cas d’urgence et sur approbation du directeur, les dispositions de la présente procédure
peuvent être simplifiées. Toutefois, cette exception fera l’objet de l’ouverture d’une fiche de
dérogation limitée dans le temps.

5.2.5 - L’évaluation des fournisseurs est réalisée annuellement par le directeur et les responsables des
services. En fonction des résultats de leur évaluation, ces prestataires peuvent être l’objet d’une
notification à s’améliorer sur certains points ou d’une radiation de la liste consolidée des fournisseurs
agréés.
5.3 CRITERES DE SELECTION

Les fournisseurs sont sélectionnés sur la base des critères suivants :

5.1.1 Fournisseurs

- Registre de commerce

- Adresse et siège social

- Spécialisation

- Délais de livraison

- Qualité des produits

- Compétitivité des prix

5.4 CRITERES D’EVALUATION

Cette évaluation est soumise au directeur pour, le cas échéant, la validation des actions subséquentes
à mener.

6) Maîtrise des enregistrements

L’ensemble des enregistrements relatifs à un achat est classé dans un dossier (dossier d’achat)
regroupant les formulaires FSE 40 – 1 à 4

Nom de Conservation Stockage Destruction

Identification Accès
l’enregistrement Responsable Moyen Lieu Responsable Moyen

7) Mise à jour du document

La présente procédure est mise à jour par le Directeur de la NOUVELLE PARFUMERIE GANDOUR

8) Annexes

ANNEXE 1 : Formulaire FSMM 12 – 1 DEMANDE D’ACHAT OU DE TRAVAUX ;

ANNEXE 2 : Formulaire FSMM 12 – 2 DEMANDE DE PRIX ;
ANNEXE 3 : Formulaire FSMM 12 – 3 FICHE COMPARAISON D’OFFRES ;
ANNEXE 4 : Formulaire FSMM 12 – 4 BON DE COMMANDE ;
ANNEXE 5 : Formulaire FSMM 12 – 5 FICHE EVALUATION FOURNISSEURS.
ANNEXE 6 : Formulaire FSMM 12 – 6 RESULAT EVALUATION DES FOURNISSEURS
ANNEXE 8 : Formulaire FSMM 12 – 7 LISTE DES FOURNISSEURS
 FNPG 12 - 1
FNPG 12 - 1 « FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACHATS »

D’EMANDE D’ACHAT
SERVICE DEMANDEUR : DATE : …/…./………..
DESIGNATION REFERENCE QUANTITE

SERVICE DEMANDEUR ACCORD DIRECTEUR

 FSMM12 - 2
FNPG 12 - 2 « FORMULAIRE DE DEMANDE DE PRIX »

D’EMANDE DE PRIX
REFERENCE DE LA DEMANDE :……………… DATE : …/…./………..
FOURNISSEUR :……………………………………..

Nous vous prions de bien vouloir nous indiquer, sans engagement de notre part vos meilleurs prix
ainsi que vos conditions de vente pour les articles énumérés ci-dessous. Les prix et conditions
indiqués vous engagent pour une durée ferme d’un mois.

DESIGNATION ET
QUANTITE PRIX UNITAIRE PRIX TOTAL CONDITIONS
REFERENCE

Observations complémentaires du fournisseurs :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

LE DIRECTEUR LE FOURNISSEUR
 FSMM12 - 3
FNPG 12 – 3 « FICHE COMPARAISON D’OFFRES»

FICHE COMPARAISON D’OFFRES

DA NO : …………….. DP NO : …………….. DU: ………./………./………. DATE: ………./………./……….

Nous vous prions de bien vouloir nous indiquer, sans engagement de notre part vos meilleurs prix
ainsi que vos conditions de vente pour les articles énumérés ci-dessous. Les prix et conditions
indiqués vous engagent pour une durée ferme d’un mois.

PROPOSITIONS DES FOURNISSEURS

QUANTITE – DESIGNATION - REFERENCE A B C OBSERVATIONS

TOTAUX

FOURNISSEUR
RETENUE :

Justifications :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

DECISION DU DIRECTEUR
 FSMM12 - 4
FNPG 12 - 4 « BON DE COMMANDE»
NOUVELLE PARFUMERIE GANDOUR
Nouvelle Parfumerie Gandour
Km 7,5 Boulevard du Centenaire de la Commune de DAKAR – SENEGAL
Tél :33 832 18 54 - 33 832 99 82 - Fax : (221) 33 832 92 22
Email : pgandour@[Link]

BON DE COMMANDE NO ………………./…………………..

FOURNISSEUR : ………………………………………………………………………………………………………………………………………

Quantite Désignation Prix Unit Prix Total Details Techniques

Arrêté le présent bon de commande a la somme de :

____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
 FSMM12 - 5
FNPG 12 - 5 « FICHE EVALUATION FOURNISSEUR»
NOUVELLE PARFUMERIE GANDOUR
Nouvelle Parfumerie Gandour
Km 7,5 Boulevard du Centenaire de la Commune de DAKAR – SENEGAL
Tél :33 832 18 54 - 33 832 99 82 - Fax : (221) 33 832 92 22
Email : pgandour@[Link]

DATE : ………………………………………………………………………………………………………………………………………

FOURNISSEUR

TYPE DE PRODUIT
OU DE SERVICE

EVALUATION : NOTE DE 1 - 5
• Réactivité
• Respect de la commande ou service
• Respect du délai de livraison annonce du produit ou service
• Qualité du produit à la réception
• Adaptabilité aux besoins de l’usine
• Prix

Somme des notes ci-dessus = TOTAL sur 30 =

SATISFACTION GLOBALE = note sur 5 (faire la moyenne)

La note 3 et moins implique une prise de décision quant à son maintien de
la part de l’ordonnateur

OBSERVATIONS/DECISIONS :

Responsables des services : Responsable qualité

 FSMM12 - 6
FNPG 12 - 6 « RESULTAT EVALUATION DES FOURNISSEURS»
NOUVELLE PARFUMERIE GANDOUR
Nouvelle Parfumerie Gandour
Km 7,5 Boulevard du Centenaire de la Commune de DAKAR – SENEGAL
Tél :33 832 18 54 - 33 832 99 82 - Fax : (221) 33 832 92 22
Email : pgandour@[Link]

NOM DU Moyenne Evaluation

NO D’ORDRE Observations
FOURNISSEUR Au………………………….

Les Chefs de Service Le Directeur

 FSMM12 - 7
FNPG 12 - 7 « LISTE DES FOURNISSEURS AGREES»
NOUVELLE PARFUMERIE GANDOUR
Nouvelle Parfumerie Gandour
Km 7,5 Boulevard du Centenaire de la Commune de DAKAR – SENEGAL
Tél :33 832 18 54 - 33 832 99 82 - Fax : (221) 33 832 92 22
Email : pgandour@[Link]

DATE :

Nom ou raison Type Services /

NO D’ORDRE Adresse
sociale Fournitures

Les Chefs de Service Le Directeur