Institut Marie Immaculée
Rue des Résédas 51
1070 BRUXELLES
Dossier du cours de
Techniques d’Accueil et d’Organisation de Secrétariat
Saoud ayoub 2021/2022
Techniques de qualification de gestion et Professeur monsieur
SAOUD Ayoub Dossier classement 8-05-2022
d’Organisation de Secrétariat Yaghchibékian
1 .LE CLASSEMENT
1.1Le classement
Définition
La classification est une technique qui consiste à organiser dans une séquence méthodique
documents dans un ordre prédéfini, afin qu'ils puissent être récupérés facilement et
rapidement
Pourquoi un classement ?
Le classement est très important. Vous devez effectuer les opérations suivantes : Donnez
à chaque objet un emplacement unique et clair pour éviter des recherches longues et
difficiles. • Vous permet de détecter rapidement les documents manquants ou retournés.
• Permet une bonne conservation des documents.
1 Les avantages de classer
• Gain de place ;
• Gain de temps ;
• Recherches faciles et rapides pour de gros volumes de classement.
2 Les types de classement
2.1 Le classement alphabétique
Le classement alphabétique consiste a ranger les mots dans l’ordre de lettre de l
alphabet mettre image
• Allemagne
• Belgique
• Canada
• Etat unis.
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2.1.1 Le mot directeur
C’est une façon de présente une rubrique pour son classement mettre image
2.1.2 Le patronyme
• Désignation d'une personne ou d'une chose par un nom porter par ses ancetre de
génération en génération
• Paul le grand
• Daniel le grand …
2.1.3 La méthode du classement alphabétique
• identifier les mots clés ;
• mettre en évidence les mots clés : indexation ;
• classer les documents par ordre alphabétique
• Pour lapin et poulet, le l est avant le p et donc le mot lapin sera classé avant le
mot poulet.
2.2 Le classement numérique
• repérer le dernier numéro attribué
• donner le numéro suivant au nouveau dossier
• mettre à jour les répertoires par ordre alphabétique
• Trier les documents par ordre numérique.
2.2.1 Le classement croissant
C’est le fait de classer un chose du plus petit au plus grand
• 10 pommes
• 20 pommes
• 30 pommes…
2.2.2 Le classement décroissant
C’est le fait de classer une chose du plus grand au plus petit
• 80 livres
• 70 livres …
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2.3 Le classement alphanumérique
Le tri alphabétique est une combinaison du tri alphabétique et du tri numérique. Après tri au
courrier, un numéro est attribué à la date d'arrivée pour effectuer le tri numérique par date.
• A1
• A2
• B1
• B2
2.4 Le classement chronologique
Le tri chronologique est un tri numérique par date.
Le classement est effectué à partir de la date de réception du document reçu et de la date d'envoi
du document.
• les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite
2.5 Le classement idéologique
Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème
2.6 Le classement géographique
Le classement géographique est un classement par zone géographique (pays, région,
département, ville) ; Dans chaque zone, les éléments sont classés par ordre alphabétique.
• Belgique( Bruxelles ; Anderlecht)
• France( Marseille ; paris)
• Maroc( Marrakech ;rabat)
2.7 Le classement de couleur
C est le fait de classer les couleur
• Rouge
• Vert
• Rouge + vert = jaune
3 Les outils de classement
3.1 Le tourniquet
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Il sert a range les farde pour les retrouver plus facilement
3.1.1
3.1.2 Le fonctionnement
Tu expliques en quelques mots comment utiliser cet outil
3.1.3 Les avantages
• Retrouver plus vite une farde
3.2 L’armoire fermée
3.2.1
3.2.2 Le fonctionnement
• sert a ranger pour retrouver ce qu on a ranger dans le futur
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• farde avec des factures ( confidentiel)
3.2.3 Les avantages
• L armoire est sécurisée
3.3 L’étagère
3.3.1
3.3.2 Le fonctionnement
• L étagère permet d optimiser est de nous faire gagner de l espace
3.3.3 Les avantages
• Elle permet de faire gagner de l espace
• Elle offre un véritable espace de rangement
3.4 Le classement suspendu
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3.4.1
3.4.2 Le fonctionnement
• Consiste à disposer des dossiers ou des documents côte à côte dans l'espace le plus étroit.
Le document se présente verticalement face a l utilisateur et il est ainsi visible
3.4.3 Les avantages
• Recherche et manipulation facile
• Sorti et reclassement rapide des dossier
• Absence d un dossier vite repère ( place vide)
• Mise aux archives facile
3.5 Le classeur
3.5.1
3.5.2 Le fonctionnement
Un classeur permet a ranger des feuilles de papier
3.5.3 Les avantages
• Accessibilité facile
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• Forte contenance
• Transporter facilement les dossiers
3.6 L’intercalaire
3.6.1
3.6.2 Le fonctionnement
Maintient facile et recherche
3.6.3 Les avantages
• Séparation de document
• Ils servent a une Bonne organisation
• Repère facilement les élément
3.7 L’armoire à tiroirs
3.7.1
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3.7.2 Le fonctionnement
Elle permet de ranger des objets
• Permettent d organiser facilement le rangement
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