4-1:Vue d'ensemble
Organisation Personnel eTXLSHPHQW
Rôle dans le La gestion de l’approvisionnement, la
système de gestion des achats et des stocks est une
gestion de la composante critique et essentielle du
qualité système de gestion de la qualité. Approvision-
nement et Contrôle des Gestion de
gestion des processus l'information
/·HIÀFDFLWp HW OD UHQWDELOLWp GHV stocks
activités de laboratoire nécessitent la
disponibilité ininterrompue des réactifs, Documents
Gestion des
des consommables et des services. et
problèmes
eYDOXDWLRQ
registres
/·LQFDSDFLWpGHUpDOLVHUGHVWHVWVPrPH
pendant une brève période, perturbe
très fortement les activités de soin, de Bâtiments
Amélioration Service
prévention et les programmes de santé des processus aux clients
et
sécurité
publique.
%pQpÀFHV Une gestion soigneuse des stocks permet d’éviter le gaspillage qui peut survenir
si les réactifs et les consommables ne sont pas correctement stockés, ou si les
UpDFWLIVSpULPHQWDYDQWGHSRXYRLUrWUHXWLOLVpV0HWWUHHQSODFHXQSURJUDPPH
de gestion de l’approvisionnement et des stocks assurera que :
y les consommables et les réactifs sont disponibles lorsque l'on en a besoin ;
y les réactifs de haute qualité sont achetés à un coût raisonnable ;
y les réactifs et les consommables ne sont pas abîmés à cause d’un stockage
inapproprié ou ne sont pas conservés et utilisés au-delà de la date de péremption.
Considérations Les méthodes d’approvisionnement en réactifs et consommables varient
considérablement entre les laboratoires. Certains laboratoires achètent
directement, mais dans de nombreux pays, un système d’approvisionnement
QDWLRQDO HVW HQ SODFH DYHF XQ HQWUHS{W FHQWUDO DSSHOp DXVVL FHQWUDOH G·DFKDW
qui assure la distribution directement aux laboratoires. Dans de nombreux
endroits, il convient de noter que les donateurs jouent alors un rôle majeur dans
l’approvisionnement en consommables et réactifs.
Le système de gestion des réactifs et des consommables du laboratoire doit
prendre en compte ces situations.
'pÀV /HGpÀGHODJHVWLRQGHVVWRFNVHVWG·pTXLOLEUHUODGLVSRQLELOLWpGHVFRQVRPPDEOHV
et des réactifs en stock et leur date de péremption. La durée de vie des réactifs
peut varier de quelques semaines à quelques années. Il est important de contrôler
OHV GDWHV GH SpUHPSWLRQ SRXU rWUH FHUWDLQ TXH OHV UpDFWLIV GRQW RQ D EHVRLQ
sont toujours disponibles et ne sont pas périmés. Toutefois, il est coûteux et peu
rentable de sur stocker.
50 Système de Gestion de la Qualité au Laboratoire
4-1:Vue d'ensemble
L’équipement et les consommables reçus ou provenant de donations doivent
répondre aux besoins des clients et des activités du laboratoire. Les responsables
SHXYHQWSDUIRLVDYRLUjUHIXVHUXQHGRQDWLRQPDLVFHFLGRLWrWUHIDLWGHPDQLqUH
GLSORPDWLTXHDÀQGHQHSDVFRPSURPHWWUHGHIXWXUHVRIIUHV
Principaux points Une gestion de l’approvisionnement et des stocks réussie nécessite d’établir des
OLJQHVGHFRQGXLWHHWGHVSURFpGXUHVDGDSWpHVDÀQGHJpUHUOHVDSSURYLVLRQQHPHQWV
et les services critiques. Les principaux points à étudier sont :
y OHVTXDOLÀFDWLRQVGXYHQGHXUGXIDEULFDQW
y les conditions des contrats d’approvisionnement ;
y la réception, le contrôle, les tests, le stockage et la manipulation des
PDUFKDQGLVHV WRXV OHV DUWLFOHV DFKHWpV GHYUDLHQW rWUH FRQWU{OpV HW WHVWpV
GH IDoRQ DSSURSULpH SRXU V·DVVXUHU TXH OHV VSpFLÀFDWLRQV VRQW UHVSHFWpHV
'HV OLJQHV GH FRQGXLWHV GRLYHQW rWUH pWDEOLHV j SURSRV GX VWRFNDJH HW GH OD
manipulation des marchandises dès leur réception au laboratoire ;
y le système de gestion doit permettre de suivre les réactifs utilisés pour chaque
SDWLHQW FHFL LPSOLTXH TXH OH ODERUDWRLUH GHYUDLW rWUH FDSDEOH G·LGHQWLÀHU OHV
réactifs utilisés pour les tests réalisés un jour donné, ainsi, si un problème se
présente avec le résultat d’un patient, le laboratoire sera en mesure de savoir
quels réactifs ont été utilisés ;
y l’évaluation et la gestion de stock ;
y le contrôle des dates de péremption ;
y l’expédition des marchandises aux laboratoires satellites.
Système de Gestion de la Qualité au Laboratoire 51
4-2: Approvisionnement
Sélection des ,OHVWLPSRUWDQWGHÀ[HUVHVFRQGLWLRQVDLQVLTXHGHFRQVWUXLUHHWGHPDLQWHQLU
vendeurs de bonnes relations avec les fournisseurs. Les laboratoires qui se fournissent
GLUHFWHPHQWGHYUDLHQWH[DPLQHUDWWHQWLYHPHQWOHVTXDOLÀFDWLRQVGHVYHQGHXUVHW
IDEULFDQWV HQ V·LQIRUPDQW VXU GHV SRLQWV WHOV TXH OHV VSpFLÀFDWLRQV WHFKQLTXHV
et les méthodes de transport. Les laboratoires qui reçoivent les réactifs et les
consommables d’un entrepôt central géré par leur gouvernement devraient
LQWHUDJLUDYHFFHOXLFLSRXUDWWHLQGUHOHVPrPHVREMHFWLIV
Au préalable, le laboratoire devrait :
y GpÀQLUGHVFULWqUHVGHVpOHFWLRQSRXUOHVFRQVRPPDEOHVRXUpDFWLIVjDFKHWHU
y FKHUFKHUOHPHLOOHXUSUL[HQSUHQDQWHQFRPSWHOHVTXDOLÀFDWLRQVHWODFUpGLELOLWp
du fournisseur ;
y considérer les avantages et les inconvénients d’acheter des produits de
« marque » plutôt que des « génériques » (par exemple est-il plus avantageux
G·DFKHWHUGHVF{QHVGHSLSHWWHVSpFLÀTXHVG·XQHSLSHWWHRXHVWFHDXVVLHIÀFDFH
G·XWLOLVHUGHVF{QHVGHSLSHWWHJpQpULTXHVTXLFRWHQWPRLQVFKHU"
,O SHXW rWUH XWLOH GH FKHUFKHU GHV LQIRUPDWLRQV DXSUqV G·DXWUHV ODERUDWRLUHV
FRQFHUQDQWODTXDOLWpODÀDELOLWpHWOHFRWGHVPDUFKDQGLVHV
Il est également important d’évaluer les vendeurs après l’approvisionnement
et d'étudier si le vendeur a livré les marchandises demandées ou si la centrale
G
DFKDWDUHVSHFWpOHVVSpFLÀFDWLRQGHO
XWLOLVDWHXU
Considérations Lors de la mise en place de procédures d’approvisionnement, un certain nombre
de points sont à prendre en considération.
y &RPSUHQGUH OHV H[LJHQFHV GX JRXYHUQHPHQW ORFDO RX QDWLRQDO GHYDQW rWUH
incluses dans les contrats.
y Négocier le meilleur prix sans compromettre la qualité.
y 5HYRLUDWWHQWLYHPHQWWRXVOHVFRQWUDWVSRXUrWUHFHUWDLQTXHOHVFRQGLWLRQVGX
laboratoire seront respectées. Les contrats devraient clairement stipuler les
modalités de paiement et les dispositions prises pour assurer la disponibilité et
la livraison des réactifs et des consommables. Demander si des pénalités sont
prévues en cas de rupture de contrat.
y Déterminer comment se feront les paiements, et comment le vendeur assurera
la disponibilité et la livraison des réactifs.
52 Système de Gestion de la Qualité au Laboratoire