Organisation et missions de la centrale d’achat

Placée sous la direction d’un directeur Achat, et rattachée directement au président

du directoire Marjane, la centrale d’achat a pour mission le référencement des
fournisseurs et des articles et la négociation des meilleures conditions d’achat pour
Marjane. A l’instar des structures équivalentes, elle est organisée par familles d’achat,
déclinées en départements et rayons, dont les achats sont effectués par des acheteurs
spécialisés.

Concernant les produits locaux, la centrale d’achat initie l’achat, négocie ses
conditions et confie aux magasins la passation des commandes et les
approvisionnements selon les besoins et les rotations des articles. Pour les produits
frais locaux (boucherie, poissonnerie, légumes et fruits, …), l’achat et
l’approvisionnement se font par les magasins sous le contrôle de la centrale d’achat.
Les achats à l’étranger sont gérés (référencement articles et fournisseurs) par la
centrale et approvisionnés par l’entrepôt qui les distribue ensuite aux magasins.
Organisation, missions et processus
d’approvisionnement à l’entrepôt :
Construit à l’origine dans la commune de Lakhyayta (20 Km sud de Casablanca) en
2002, sur une superficie de 6 000 m2, il a été transféré au Bd Chefchouani dans la
commune de Ain Seba à Casablanca, en décembre 2005, dans des locaux modernes
exploités à son profit par la société D.H.L.
L’entrepôt Marjane est placé sous la responsabilité d’un directeur logistique. La
mission qui lui est confiée le place au coeur de l’organisation de Marjane, en étant un
support à la fonction vente des magasins, par la recherche des coûts les plus bas sur
toute la chaîne approvisionnement et logistique, la diminution des ruptures et la
garantie des délais. Il participe en collaboration avec la centrale d’achat au
développement des assortiments et à la recherche de meilleurs produits et des
meilleures conditions d’achats.
L’entrepôt Marjane s’occupe exclusivement de l’approvisionnement des produits
d’import, de les stocker et les livrer à tous les magasins Marjane et à l’entrepôt
Acima.
Les produits locaux sont approvisionnés directement par les magasins. Et ce
contrairement à l’entrepôt Acima, qui centralise l’ensemble des commandes de
produits locaux et d’import et livre tous ses magasins à partir de cet entrepôt.
Les principales fonctions de l’entrepôt Marjane sont :
 Réception
_ Intégration ou constitution des dossiers de marchandises à recevoir ;
_ Contrôles qualitatifs et quantitatifs à la réception ;
_ Attribution automatique des emplacements ;
_ Mise à jour des stocks ;
_ Etiquetage en arabe des produits alimentaires.
 Stockage
_ Gestion de la date de péremption ;
_ Emplacement type palletier ou casier, à accumulation (stockage de masse),
emplacements dédiés ;
_ Gestion de la hauteur et du poids pour l’emplacement ;
_ Contraintes de stockage paramétrables par l’utilisateur.
 Réapprovisionnement Picking
En fonction des ordres de préparation, des seuils mini et maxi et des missions en
cours.
 Préparation des commandes des magasins
_ Réapprovisionnement du picking en fonction des ordres de préparations et des
seuils mini et maxi ;
_ Saisie ou intégration des ordres de préparation ;
_ Groupage de plusieurs commandes pour un même magasin (paramétrable) ;
_ Gestion de la pénurie.
 Expédition
_ Regroupement des colis par commande magasin ;
_ Edition du bon de livraison, des étiquettes d’expédition, des étiquettes
transporteurs ;
_ Contrôle de chargement.

Localisation, conception et dimensionnement :

Le choix de l’emplacement du nouvel entrepôt tient compte de l’expérience de
Marjane dans l’ancien entrepôt et les limites qu’il présentait. Il est aussi motivé par
plusieurs raisons d’ordre organisationnel, normatif et prévisionnel :
_ L’optimisation géographique : L’emplacement de l’entrepôt est déterminé en
fonction des différents points d’approvisionnement (fournisseurs), de livraison
(magasins), et surtout de proximité du port de Casablanca, point d’arrivée de la quasi
totalité des produits importés. En effet l’emplacement tient compte de la répartition
géographiques et de la concentration des magasins Marjane et Acima, ainsi que des
connexions aux principaux axes routiers. Le but étant de favoriser le regroupement
des commandes, et de minimiser ainsi le nombre de tournée. Ce qui se traduit par un
coût de volume/poids au Km plus bas, sachant que le transport est le premier poste
de coût dans la logistique de distribution.
_ Dimensionnement : La surface actuelle de l’entrepôt Marjane est de : 2 400 m2,
disposant de 4 quais pour la réception et l’expédition. Il est réparti en zone de
réception, contrôle, stockage, préparation et d’expédition. Le calcul du besoin en
superficie s’est fait en fonction du stock maximal attendu en entrepôt et des
paramètres liés au nombre de références, type des produits, leur rotation et du
rapport poids/volume.
_ Normes et sécurité : Le site est conçu selon les normes et prescriptions techniques
internationales, à savoir, le type de bâtiment, les rayonnages, le compartimentage, le
plan interne de circulation et de signalisation, les ouvertures et sorties de secours, le
respect des conditions de travail (quais, manutention, pentes, calage véhicules,
éclairage, protections…) et des conditions de sécurité du personnel et des
marchandises (protection incendie, rétention des eaux, issues de secours, …).
L’entrepôt Chefchaouni est exploité actuellement au profit de Marjane et d’Acima,
comme indiqué sur le plan ci-dessous. La zone non exploitée est prévue pour des
extensions au profit d’autres clients de D.H.L, exploitant du site, et sous traitant
actuel de l’entrepôt Marjane et Acima.
En effet D.H.L s’occupe de l’approvisionnement des produits locaux au profit
d’Acima, et se charge de les réceptionner, les stocker, et assurer la distribution aux
différents magasins Acima. Les produits importés sont reçus de l’entrepôt Marjane
mitoyen et les commandes sont groupées avant leur expédition vers les magasins
destinataires.

Plan

L’entrepôt Marjane est géré par une équipe composée d’un directeur logistique et son
assistante, d’un responsable import et son adjoint, et de trois approvisionneurs. Les
équipes et moyens de manutention et de manœuvre sont tous gérés par D.H.L qui a
récupéré le personnel de l’entrepôt de Marjane.

Sous-traitance D.H.L
 Mission de D.H.L
Marjane confie à D.H.L, dans le cadre de l’externalisation de sa logistique, la gestion
des flux de produits permanents, à savoir:
_ Réception et contrôle des produits en provenance des fournisseurs étrangers ;
_ Stockage de la totalité des produits réceptionnés ;
_ Préparation, contrôle et mise à disposition des commandes pour expédition ;
_ Livraison ;
_ Mise à disposition d’un système d’information de gestion d’entrepôt assurant le
traçage des produits et l’interfaçage avec le système commercial ;
_ Suivi et rapport des opérations réalisées.
D.H.L aura la possibilité de mutualiser les surfaces de stockage dans la mesure de
leur disponibilité et dans le cadre de l’application stricte des normes de qualité et de
compatibilité avec les produits de la société Marjane. Ainsi, D.H.L aura sous sa
responsabilité la gestion des flux physiques des produits, depuis la réception, jusqu’à
la livraison en magasin. La gestion des approvisionnements, la gestion du stock et la
gestion des commandes magasins restent de la responsabilité de Marjane.

Avantages de l’externalisation
En externalisant la gestion de son entrepôt, Marjane peut se concentrer sur son
métier de base. Il bénéficie de l’expertise de D.H.L, et des équipements de
manutention, de transport, et de plates-formes d’entreposage conformes aux normes
internationales.
Marjane limite ainsi les investissements logistiques, les risques et les coûts associés.
En effet l’externalisation offre à Marjane, les avantages suivants :
_ Réduire les coûts logistiques, à travers des processus de rationalisation,
d’optimisation et d’économies d’échelle, en mutualisant les surfaces, matériels, et
ressources humaines ;
_ Négocier avec les fournisseurs de meilleures conditions d’achat ;
_ Réduire les niveaux et coûts de stockage, ainsi que les aléas sur les besoins ;
_ Accéder à un assortiment plus large ;
_ Minimiser le risque de rupture des approvisionnements.

La réception des marchandises

Les commandes sont saisies sur le système GOLD Central, et un ordre de réception
est créé reprenant toutes les informations nécessaires à l’identification de la
commande passée. Ils sont édités chaque soirs par le gestionnaire de stock et remis
au responsable de la réception marchandise, qui peut en les consultant, prévoir la
charge de travail du lendemain et si nécessaire une équipe supplémentaire.
Le réceptionnaire inscrit sur l’ordre de réception son code et son nom, ainsi que le
numéro du quai de réception. Lorsque le transporteur arrive, il remet le bon de
livraison au réceptionnaire qui effectue le rapprochement entre le bon de livraison et
l’ordre de réception, et le remet au contrôleur de la réception marchandise qui
s’occupe du déchargement du camion. Il procède ensuite au contrôle de la
marchandise en vérifiant les quantités reçues, la qualité des produits, l’identifiant de
l’article, la désignation du produit, etc…. Il remet l’ordre de réception au responsable
de la réception, qui le saisit en état bloqué et procède s’il y a lieu aux corrections
(correction des données logistiques, …). Le blocage permet de garder la marchandise
stockée dans les racks en attendant de déterminer son prix de revient réel et la
modification des coefficients.
Lorsque les corrections sont effectuées sur le système GOLD Central, les
approvisionneurs éditent le bon de réception valorisé, et le remettent au responsable
import pour le rapprochement du coefficient réel avec les éléments du bon de
livraison valorisé.
Les approvisionneurs apportent les rectifications nécessaires sur le bon de réception
valorisé et informent le responsable d’exploitation pour débloquer la marchandise.
L’ensemble des documents est envoyé pour traitement au service comptabilité.
En cas de litiges, des procédures sont mises en place pour faciliter leur traitement.

Le stockage :
La validation de la réception génère l’édition des étiquettes (indiquant le détail des
quantités par palette et l’adresse de stockage des palettes). Elles sont confiées au
contrôleur de réception pour les apposer sur les palettes en respectant les dates de
FIFO.
Pour déterminer les emplacements, le système GOLD stock attribue un
emplacement, en se basant sur une adresse pivot (ou une adresse picking prise par
défaut comme adresse pivot) et sur le gabarit de la palette. L’adresse pivot provient
de l’identification de l’article, elle correspond à l’adresse à partir de laquelle
l’algorithme de stockage cherche un emplacement disponible pour le stockage.
Si aucun emplacement n’est libre, la palette est temporairement stockée en entrepôt
plein et reste en attente. Le réceptionnaire peut recourir au forcing et imposer au
système une adresse pivot de stockage préalablement prévue, lorsqu’il s’agit par
exemple de retours clients, de marchandises périmées ou de casse. Enfin, le cariste
range les palettes à l’adresse indiquée sur les étiquettes de stockage après que la
réception ait été faite en totalité.