LE CONTRÔLE INTERNE :

GUIDE DE PROCÉDURES
LE CONTRÔLE INTERNE

GU I DE DE PROCÉDU RES
 Direction du développement des entreprises

Préparé par Jacques Villeneuve, c.a.

Conseiller en gestion

Publié par la Direction des communications : janvier 1995

Réédité par la Direction des communications et des services à la clientèle : avril 2003
Révisé : juillet 2004
Actualisé : juillet 2004
Réimprimé : mai 2001
Numéro de document : 1345

Toute reproduction de ce document est autorisée avec la mention de la source

L’emploi du genre masculin pour désigner des personnes, des titres et des fonctions se fait sans
discrimination et n’a pour but que de faciliter la lecture du texte.
 AVANT-PROPOS

La gestion des ressources et des opérations est une tâche complexe. L'entreprise doit
constamment ajuster ses méthodes de fonctionnement pour répondre aux besoins
d'informations rapides, à l'informatisation et à la rotation du personnel.

Devant une concurrence de plus en plus efficace, l'apparition des nouvelles méthodes
diagnostiques, comme la réingénierie des processus et le benchmarking, favorise le
questionnement : comment faire plus, mieux et moins cher.

Dans cet environnement en constante évolution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue
l'importance et la fiabilité de l'information financière pour l'aider dans la prise de décisions.
À cette fin, le contrôle interne joue un rôle primordial : il contribue à améliorer l'efficacité et
l'économie liées à certains processus décisionnels et permet de minimiser les risques de
non-contrôle et d'inexactitude sur les données financières.

Ce document s'adresse particulièrement au chef d'entreprise et à son équipe de direction

pour les sensibiliser à l'importance du contrôle interne comme outil de gestion. Il vise
également à leur fournir des exemples de procédures à suivre pour atteindre les objectifs.
 TABLE DES MATIÈRES

1. GÉNÉRALITÉS .......................................................................................................................5
1.1 DÉFINITION .........................................................................................................................5
1.2 OBJECTIFS..........................................................................................................................5
1.3 RESPONSABILITÉ ................................................................................................................5
1.4 INTERPRÉTATION ................................................................................................................6
1.5 COMPTABILITÉ INFORMATISÉE .............................................................................................6
1.6 RAPPEL AU LECTEUR ...........................................................................................................7
1.7 MÉTHODOLOGIE ..................................................................................................................7
2. VENTES...................................................................................................................................8
2.1 VENTES ..............................................................................................................................8
2.2 RECETTES ..........................................................................................................................8
2.3 ESCOMPTES ET CRÉDITS .....................................................................................................8
2.4 CONCILIATION COMPTABLE ..................................................................................................8
3. ACHATS ..................................................................................................................................9
3.1 ACHATS ..............................................................................................................................9
3.2 DÉBOURSÉS .......................................................................................................................9
3.3 ESCOMPTES ET CRÉDITS .....................................................................................................9
3.4 CONCILIATION COMPTABLE ..................................................................................................9
4. SALAIRES.............................................................................................................................10
4.1 SALAIRES .........................................................................................................................10
4.2 CONCILIATION COMPTABLE ................................................................................................10
5. STOCKS ................................................................................................................................11
5.1 STOCKS ............................................................................................................................11
5.2 CONCILIATION COMPTABLE ................................................................................................11
6. AUTRES ................................................................................................................................12
6.1 GRAND-LIVRE ...................................................................................................................12
6.2 PLACEMENTS ....................................................................................................................12
6.3 IMMOBILISATIONS ..............................................................................................................12
6.4 ACTIONNAIRES - PROPRIÉTAIRES ......................................................................................12
7. ANNEXES..............................................................................................................................13
7.1 AUTRES PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ..................................................................14
7.2 VENTES ............................................................................................................................15
7.3 ACHATS ............................................................................................................................16
7.4 SALAIRES .........................................................................................................................17
7.5 STOCKS ............................................................................................................................18
7.6 AUTRES ............................................................................................................................19
 1. GÉNÉRALITÉS

1.1 Définition

Le système de contrôle interne est l'ensemble des lignes directrices, mécanismes

de contrôle et structure administrative mis en place par la direction, en vue
d'assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires de l'entreprise.

1.2 Objectifs

Toute entreprise, peu importe sa taille, devrait mettre en place les mécanismes lui
assurant :

• le maintien de systèmes de contrôle fiables : pour que l'information financière

soit utile à la prise de décisions, le système comptable doit produire des
données et des états financiers fiables;

• la préservation du patrimoine : un bon contrôle prévoit divers mécanismes dont

notamment des validations systématiques et des biens comptabilisés avec les
biens physiques, afin de prévenir les erreurs, la perte et le vol;

• l’optimisation des ressources : la compétence du personnel et la répartition

adéquate des tâches augmentent l'efficacité et la qualité de l'information;

• la prévention et détection des erreurs et fraudes : l'application de procédures de

contrôle adéquates permet de réduire les risques au minimum.

1.3 Responsabilité

La direction a la responsabilité de sensibiliser les cadres à l'importance d'une saine

gestion des affaires et des biens de l'entreprise.

La répartition des tâches est d'une importance capitale pour le contrôle interne :
plus l'entreprise grossit, plus les responsabilités et les autorisations seront
attribuées à des personnes différentes pour éviter les influences et les fonctions
incompatibles.

Lorsqu'une personne occupe une nouvelle fonction, la direction doit s'assurer de lui
communiquer les méthodes de travail inhérentes à cette fonction : une bonne
compréhension assurera l'efficacité du processus, la fiabilité de l'information et la
valorisation de la tâche.

-5-
 GÉNÉRALITÉS

1.4 Interprétation

Contrairement au système comptable qui saisit, enregistre et regroupe les

opérations pour en présenter les résultats dans les états financiers, le système de
contrôle interne comprend les méthodes et procédés que l'entreprise ajoute au
système comptable pour acquérir un degré raisonnable de certitude. Les registres
et données comptables sont fiables et les actifs, protégés.

Un système de contrôle interne adéquat permettra par ailleurs à l’entreprise de

prévenir les risques suivants :

• des sanctions légales, et non-respect des lois, règlements et normes

•
gouvernementales;

•
des coûts excessifs;

•
l’interruption des opérations ou d’une activité importante pour l’entreprise ;

•
des pertes de revenus;

•
la destruction ou la perte d’actif;

•
l’insatisfaction des clients;

•
la fraude, la malversation ou les conflits d’intérêts;
les mauvaises décisions de gestion.

1.5 Comptabilité informatisée

L'utilisation des systèmes informatiques pour le traitement de l'information

comptable ne change en rien la nécessité d'avoir un bon système de contrôle
interne pour rencontrer les objectifs de l'entreprise. Certaines méthodes devront
toutefois être adaptées et des tâches, redistribuées.

La responsabilité de la fiabilité des systèmes et des informations demeure toujours

celle de la direction. Cependant, si les dirigeants ont des connaissances assez
limitées en ce domaine, ils devront compenser par l'établissement de procédures de
contrôle interne additionnelles et plus adéquates. Exemples de procédures de
contrôle interne dans un environnement informatisé :

• production et analyse de rapports d'exception (écarts);

• accès au système informatique limité à quelques personnes autorisées;
• examen des diagrammes pour s'assurer de la logique du cheminement de
l'information;

-6-
 GÉNÉRALITÉS

• autorisation des modifications aux logiciels;

• exécution de tests sur l'entrée, le traitement et la sortie de l'information
comptable;
• adoption d'un plan de rechange en cas d’interruption des activités;
• conservation de copies de sécurité des informations importantes et
permanentes ainsi que de certaines données opérationnelles à l’extérieur de
l’entreprise;
• approbation par le vérificateur du choix du logiciel comptable.

1.6 Rappel au lecteur

La liste des énoncés qui figurent dans les pages suivantes n'est pas complète. Ils
ne sont pas non plus inscrits par ordre d'importance. Cette liste est fournie
simplement à titre indicatif du type de procédures de contrôle interne utiles pour
augmenter la fiabilité de l'information. Le choix et le nombre de procédures ainsi
que la répartition des tâches dépendent de la direction, et doivent être déterminés
en fonction de l'importance relative de chacune des opérations.

1.7 Méthodologie

• Lire chaque énoncé et en évaluer l'importance pour l’entreprise : OUI ou NON;

• si la réponse est « OUI », déterminer si la procédure est appliquée : FAIT ou À
FAIRE;
• si la réponse est « À FAIRE », compléter une feuille semblable à celle que l'on
retrouve à l'annexe 7.

-7-
 2. VENTES IMPORTANCE
Oui Oui Non
fait à faire
2.1 Ventes
• Chaque commande est autorisée avant sa production;
• la commande du client est vérifiée : bon de commande, prix,
données techniques, délai de livraison, comparaison avec la

• l'autorisation de crédit est obtenue avant la production;

soumission fournie;

• les bons de livraison sont prénumérotés, la séquence

contrôlée et la comparaison avec les factures de vente est

• les factures de vente sont prénumérotées et la séquence

effectuée;

• une vente hors de l'ordinaire (rebut, immobilisation) est

contrôlée;

autorisée et suit le même cheminement qu'une vente

• le dossier d'une mauvaise créance est analysé par une

régulière;

• un contrôle sur l'autorisation des taux de vente et des prix des

personne responsable;

produits est exercé.

2.2 Recettes
• Tous les chèques du courrier sont déposés intégralement

• tous les chèques sont endossés « pour dépôt seulement »;

tous les jours;

• la conciliation détaillée des comptes clients majeurs est

effectuée.

2.3 Escomptes et crédits

• Tout escompte ou crédit est autorisé avant d'être accordé;
• toute radiation de solde de compte est autorisée;
• toute demande d'ajustement de compte reçu du client est
autorisée;
2.4 Conciliation comptable
• La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients avec le

• la conciliation bancaire est effectuée par une personne

grand-livre est faite;

indépendante.
N.B. : Répartition des tâches
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes :
autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, vérification de facture, envoi
d'états de comptes, garde de l'argent, encaissement de dépôts.

-8-
 3. ACHATS IMPORTANCE
Oui Oui Non
fait à faire
3.1 Achats
• La conciliation du bon de commande, du bon de réception de

• pour toute facture reçue, il y a un bon de commande autorisé;

marchandise et de la facture du fournisseur est faite;

• tous les achats, pour fins de production ou autre, sont

• les bons de commande sont prénumérotés et la séquence

préalablement autorisés;

• les bons de réception sont datés et signés par un préposé

contrôlée;

• la conciliation des factures avec l'état de compte du

dûment qualifié;

• les achats de production sont tous distribués dans les

fournisseur est effectuée;

• un budget d'exploitation est approuvé et toute dépense non

produits ou commande et inscrits à l'inventaire;

budgétée requiert une autorisation avant d'y donner suite.

3.2 Déboursés
• Tout paiement est appuyé d'une facture originale et des

• une personne responsable fait le suivi des ententes

autres pièces justificatives;

particulières avec des fournisseurs : date de paiement,

• tout paiement est préalablement autorisé et le chèque signé

escompte de volume, mode de paiement;

• les chèques sont prénumérotés et la séquence contrôlée.

par une personne responsable;

3.3 Escomptes et crédits

• Une marchandise retournée est contrôlée jusqu'à la réception

• les conditions et les inscriptions des escomptes sur achats

d'une note de crédit du fournisseur;

sont vérifiées.
3.4 Conciliation comptable
• La conciliation des états de compte des fournisseurs avec le

• la conciliation de l'auxiliaire des comptes fournisseurs avec le

grand-livre auxiliaire est réalisée;

• la conciliation bancaire est effectuée par une personne

grand-livre est faite;

indépendante.
N.B. : Répartition des tâches
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes :
autorisation des achats, réception de marchandise, conciliation de facture, paiement, comptabilisation.

-9-
 4. SALAIRES IMPORTANCE
Oui Oui Non
fait à faire
4.1 Salaires

• Toute modification sur les données de base des employés

• tout changement de salaire brut ou taux horaire est autorisé;

est autorisée;

• la conciliation des heures travaillées et payées est faite;

• les dossiers du personnel sont à jour;
• la corroboration entre les chèques de paye, les dossiers du

• il existe un compte de banque distinct pour les salaires de

personnel et les endossements des chèques est réalisée;

• la distribution des chèques de paye est assurée par une

tous les employés;

personne responsable et un contrôle particulier est exercé

• le dossier et les conditions d'emploi d'un nouvel employé sont

pour les chèques des employés absents;

• les heures supplémentaires et autres règlements spéciaux

autorisés avant d'être intégrés au système;

• il y a conformité entre la paye nette et le total des chèques

sont autorisés avant d'être payés;

• les chèques sont prénumérotés et la séquence contrôlée;

individuels;

• les déductions à la source sont en conformité avec les

régimes gouvernementaux et les avantages sociaux de

• les autres formes de rémunération (commissions, bonis) sont

l'entreprise;

• si la paye est produite à l'extérieur, un contrôle rigoureux des

contrôlées en fonction des politiques internes autorisées;

communications ainsi qu'une conciliation des résultats sont

réalisés sous la surveillance d'une personne responsable.

4.2 Conciliation comptable

• La conciliation du compte de banque-salaires est faite;

• la conciliation des records de gains individuels avec postes
de salaires au grand-livre est exécutée.

N.B. : Répartition des tâches

Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes :
calcul du temps, calcul de la paye brute, autorisation de payer, autorisation des heures
supplémentaires, comptabilisation, distribution des chèques de salaires.

- 10 -
 5. STOCKS IMPORTANCE
Oui Oui Non
fait à faire
5.1 Stocks

• Les marchandises sont remisées dans des endroits

• la couverture d'assurances feu et vol est suffisante;

convenables, sécuritaires et contrôlées;

• des marchandises en consignation chez un tiers, ou

• le décompte physique se fait périodiquement, mais au moins

appartenant à un tiers, sont contrôlées séparément;

• une comparaison entre l'inventaire physique et le registre

annuellement;

• les ajustements provenant d'écarts sont acceptés par une

permanent est faite;

• un inventaire physique est établi par une personne différente

personne responsable, avant d'être inscrits;

• les entrées de stocks suivies d'un bon de réception et les

du magasinier;

sorties de stocks suivies d'un bon de réquisition identifiant la

• il y a conformité (type, quantité, dimension, état matériel)

date, la commande, le lot, le projet sont faites;

entre la réception de la marchandise et son inscription au

• les marchandises et produits majeurs sont conciliés souvent

registre;

• la fiabilité du système d'imputation de la main-d'oeuvre

entre l'inventaire physique et le registre permanent;

• une comparaison de la main-d'oeuvre directe estimée ou

directe aux produits en cours est démontrée;

• un rapport sur les rebuts est rédigé avant l'autorisation

standard avec la main-d'oeuvre directe réelle est établie;

• la pertinence des principes comptables utilisés pour

d'aliénation;

l'évaluation des stocks est constatée.

5.2 Conciliation comptable

• L'inventaire physique est dûment compilé, évalué et

• la conciliation de l'inventaire physique avec le registre

enregistré au grand-livre;

auxiliaire des stocks et la répartition entre matière première,

produits en cours, produits finis est effectuée.
N.B. : Répartition des tâches
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes :
prise d’inventaire physique, évolution des stocks, entreposage, comptabilisation, ajustements d’écarts,
politique d’évaluation, entrée et sortie des stocks.
- 11 -
 6. AUTRES IMPORTANCE
Oui Oui Non
fait à faire
6.1 Grand-livre

• Le grand-livre est balancé mensuellement et réconcilié avec

• les écritures de journal sont autorisées;

les registres auxiliaires;

• une charte de compte est approuvée et toute modification doit

• les états financiers internes et externes sont conciliés à

être justifiée;

chaque parution.

6.2 Placements

• Le contrôleur a la garde de ces actifs ainsi que les pièces

• une conciliation permanente est établie avec le grand-livre;

justificatives;

• une autorisation de la direction est requise pour ces

transactions.

6.3 Immobilisations

• Le grand-livre doit être concilié avec l'auxiliaire des

immobilisations : détail pour chaque actif avec preuves de la

• une autorisation de la direction est requise pour ces

transaction et pièces justificatives;

• les assurances feu et vol sur les immobilisations sont

transactions;

adéquates.

6.4 Actionnaires - Propriétaires

• Il existe un registre sur les actionnaires et la conciliation de la

• les procès-verbaux sont mis à jour régulièrement;

part de chacun;

• il y a un contrat récent de convention entre actionnaires ou

• il existe une assurance de cautionnement adéquate pour les

sociétaires;

principaux dirigeants.

- 12 -
7. ANNEXES
7.1 Autres procédures de contrôle interne

Chaque entreprise a ses particularités de fonctionnement. Le dirigeant doit

déterminer le degré de contrôle et de fiabilité qu'il désire, mais l'ensemble du
système de contrôle interne dépendra toutefois du nombre et des compétences des
personnes-ressources à sa disposition.

La lecture des pages précédentes a sans doute soulevé plusieurs interrogations sur
des procédures additionnelles qui pourraient être pertinentes. Les feuilles de travail
suivantes permettent d'en faire une énumération par fonction ou activité, d'identifier
la personne responsable et également de se donner un échéancier de réalisation
en fonction de l'importance des procédures.

- 14 -
7.2 Ventes

ÉCHÉANCE
DESCRIPTION DES PROCÉDURES RESPONSABILITÉ
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 15 -
7.3 Achats

ÉCHÉANCE
DESCRIPTION DES PROCÉDURES RESPONSABILITÉ
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 16 -
7.4 Salaires

ÉCHÉANCE
DESCRIPTION DES PROCÉDURES RESPONSABILITÉ
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 17 -
7.5 Stocks

ÉCHÉANCE
DESCRIPTION DES PROCÉDURES RESPONSABILITÉ
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 18 -
7.6 Autres

ÉCHÉANCE
DESCRIPTION DES PROCÉDURES RESPONSABILITÉ
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

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