ECRITS PROFESSIONNELS
: LE PROCES VERBAL
Malgré son nom, qui correspond à une ancienne réalité, le procès- verbal est un
document écrit.
Le PV , au sens normal du terme , se définit comme étant la relation par un agent de
l’autorité de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice des ses fonctions .C’est
donc un compte rendu ,mais un compte rendu très particulier en ce sens que ,destiné à
faire foi jusqu’à l’administration de la preuve contraire ,il ne peut être établi que par
des agents spécialement habilités à cet effet .Cependant le terme « procès-verbal » a
été repris par l’administration, dans un sens extensif ,pour designer des documents qui
ne sont que des comptes rendus ordinaires , sans valeur spéciale sur le plan légal ,
mais auquel on a voulu donner ,par un formalisme repris du PV véritable ,une
signification particulière .
1 LES PROCES VERBAUX ADMINISTRATIFS
DEFINITION
Les PVA sont ce que dresse un agent de l’administration à l’occasion de certains
événements ou de circonstances particulières en relation avec l’exercice de ses
fonctions .Ce sera notamment le cas lorsqu’il ya lieu de rendre compte de l’exécution
d’une mission mettant en cause des particuliers et accomplie selon certaines règles
précises, lorsqu’il ya lieu d’établir un partage de responsabilités, de constater des
droits ou des infractions à des règles administratives .etc.
1/ Procès verbal de réunion
Définition
C’est là aussi un simple compte rendu et non un acte authentique mais, alors qu’il
peut à la limite y avoir d’une réunion autant de comptes rendus que de participants
( chacun rendant compte à son supérieur hiérarchique ) ,il n’y aura de cette réunion
qu’un seul procès – verbal qui en sera la relation officielle .C’est cette volonté d’en
faire la relation officielle qui peut justifier l’appellation « procès-verbal de réunion »,
lorsqu’elle est assortie de conditions de forme et de procédures particulières propre à
renforcer son autorité .On dresse un PV d’une réunion lorsque des décisions
importantes sont prises au cours de celle-ci , afin de leur donner une forme
définitive .C’est principalement le cas des réunions que tiennent les assemblées et les
commissions institutionnalisées , sur le plan national, régional ou local .Pour ces
réunions ,qui ont un caractère statutaire ,on dresse toujours un procès-verbal et non un
simple compte rendu .Etant la relation officielle de la réunion ,la version qu’il en
donne doit être approuvée par tous les participants .Cette approbation doit être donnée
au début de la séance suivante et mentionnée dans le nouveau procès- verbal .Dans ce
cas , le PV est dit adopté .Il ne peut alors plus être contesté par les participants ,mais
n’a pas de valeur supérieure à celle d’un compte rendu pour les tiers, qui n’ont par
ailleurs aucune raison particulière de le suspecter .
A la différence du compte rendu, qui n’est signé que de son rédacteurs, le PV doit
obligatoirement être signé également par le président de séance .La signature du président est
plus importante que celle du secrétaire, qui n’est pas indispensable bien qu’utile .Parfois
même est requise la signature de tous les membres de l’assemblée ou de la commission .La
signature ainsi pondérée (équilibré) renforce le caractère officiel et l’autorité du PV.