N°
GUIDE DE FACTURATION DE TRANSPORT
VERSION 1.1
Zita Sharon
Date : le 21 novembre 2019
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
Table of Contents
Portée .......................................................................................................................................................... 2
1. Soumission de facture .................................................................................................................... 3
2. Factures de marchandise entrante.............................................................................................. 4
3. Factures prépayées de marchandise sortante ......................................................................... 7
4. Factures de tiers............................................................................................................................... 9
5. Factures pour les exceptions et les soldes dus .................................................................... 11
6. Factures échues ............................................................................................................................. 12
7. Exigences du connaissement..................................................................................................... 13
8. Exigences du relevé ...................................................................................................................... 17
9. Bordereaux de paiement .............................................................................................................. 18
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
Portée
Le document suivant présente la façon de soumettre des factures de transport fret à la
Compagnie 3M Canada aux fins de paiement. 3M s’attend à ce que toutes les factures
soient soumises avec les renseignements adéquats. Tout manquement à ces directives
peut entraîner un délai de paiement. Veuillez respecter les directives suivantes pour
assurer le paiement rapide de vos factures de fret.
Ces directives s’appliquent à toutes les factures de fret payables seulement par 3M
Canada.
Directives
1. Soumission de facture
2. Factures de marchandise entrante
• De 3M États-Unis à 3M Canada
• Des fournisseurs à 3M Canada
• Retours de marchandises (des clients à 3M Canada)
3. Factures prépayées de marchandise sortante
• Factures prépayées de marchandise sortante
• Factures papier prépayées de marchandise sortante
• Expéditions diverses non liées aux ventes (EMSO)
4. Factures de tiers
5. Factures pour les exceptions et les soldes dus
6. Factures échues
7. Exigences du connaissement
8. Exigences du relevé
9. Bordereau de paiement
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
1. Soumission de facture
Vous pouvez soumettre les factures en tant que factures EDI ou factures papier.
Vous devez soumettre toutes les factures de fret de 3M Canada à 3M Canada, à
l’attention d’ORCA Intelligence.
Pour obtenir le guide EDI, veuillez communiquer avec : ORCA Intelligence
Courriel : 3MAUDIT@[Link]
Adresse postale pour les factures papier :
Compagnie 3M Canada
a/s d’ORCA intelligence
4-60 North Center Road
C.P. 27027
London (Ontario)
N5X 3X5
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pour le compte de 3M Canada
2. Factures de marchandise entrante
Les factures de marchandise entrante font référence à la marchandise dont 3M Canada
est le destinataire et qui arrive des sites de 3M États-Unis, des fournisseurs et des
clients (retours de marchandises).
Les factures de marchandise entrante doivent respecter les exigences suivantes :
- Le destinataire doit être une usine ou un site de 3M Canada ou des directives
particulières doivent indiquer d’envoyer la facture de livraison à
3MAUDIT@[Link] ou à la Compagnie 3M Canada.
- Les modalités relatives au paiement du transport doivent indiquer que le
paiement est à « recouvrer ».
- Le bon numéro de connaissement doit être indiqué.
- La mention « a/s de la Compagnie 3M Canada » doit figurer sur le connaissement de la
marchandise destinée au fournisseur pour que la facture soit payée.
Exemple 1 : De 3M États-Unis
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
Exemple 2 : Du fournisseur
Remarque : Les documents de connaissement du fournisseur peuvent varier d’un
fournisseur à l’autre. L’illustration ci-dessus n’est qu’un exemple de l’un de nos
fournisseurs.
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
Exemple 3 : Retour de marchandise du client
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3. Factures prépayées de marchandise sortante
3M Canada doit être indiquée comme l’expéditeur sur les factures prépayées de
marchandise sortante.
Les factures prépayées de marchandise sortante doivent respecter les exigences
suivantes :
- Vous devez inscrire la Compagnie 3M Canada ou le nom d’une usine ou d’un
site de 3M Canada comme expéditeur.
- Les modalités de transport de marchandises sortantes du connaissement
prépayé seront indiquées dans le coin supérieur droit du connaissement.
- Les modalités relatives au paiement du fret doivent indiquer que la marchandise
est « prépayée » ou qu’elle « doit être payée d’avance » (eMSO).
- Le bon numéro de connaissement doit être indiqué.
- La mention « aA/s de la Compagnie 3M Canada » doit figurer sur le
connaissement de la marchandise provenant du fournisseur pour que la facture
soit payée.
Exemple : 1
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pour le compte de 3M Canada
Exemple : 2
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pour le compte de 3M Canada
4. Factures de tiers
Lorsque 3M Canada n’est pas l’expéditeur ni le destinataire, mais plutôt le client facturé,
il s’agit d’une facturation de tiers. Les modalités ou les frais de fret doivent indiquer
« Tiers » ou « À recouvrer » avec l’instruction spéciale d’envoyer la facture de livraison
à 3MAUDIT@[Link] ou de « facturer à la Compagnie 3M Canada »
- Le numéro de connaissement de l’expéditeur est obligatoire sur toutes les
factures de tiers. Si le numéro de connaissement n’est pas indiqué, le numéro
de feuille d’expédition du transporteur doit servir à titre de numéro de
connaissement.
- Une facture de tiers doit être accompagnée d’un document de connaissement
contenant des références de 3M afin de confirmer que l’envoi appartient à la
Compagnie 3M Canada et qu’il est payable par la Compagnie 3M Canada.
- Les références de 3M peuvent être les suivantes : numéro de bon de
commande, numéro d'avis préalable d’expédition ou numéro de confirmation de
commande.
Remarque : S’il n’y a pas de référence de 3M sur le connaissement, veuillez
communiquer avec l’expéditeur pour obtenir la référence. La Compagnie 3M Canada ne
pourra pas payer de facture de tiers sans numéro de référence.
Exemple 1 : Expédition de 3M États-Unis
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pour le compte de 3M Canada
Exemple 2 : Expédition interentreprises
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
5. Factures pour les exceptions et les soldes
dus
Pour les factures qui comprennent des frais accessoires comme pour l’immobilisation,
les rendez-vous, les hayons, etc., ces frais doivent être inscrits sur la facture de fret
initiale. Veuillez ne pas envoyer plusieurs factures, car cela pourrait entraîner un délai
de paiement.
Si vous devez soumettre une deuxième facture avec des frais supplémentaires, ces
documents doivent respecter les exigences suivantes :
- Une documentation pour justifier les frais accessoires, comme une lettre
d’autorisation ou une copie du courriel du représentant de 3M approuvant les
frais (non autrement précisés dans l’entente entre le transporteur et 3M) doit être
jointe.
- Le numéro de connaissement des factures subséquentes doit être le même que
celui de la facture de transport d’origine.
- Si la facture est soumise par l’entremise de l’EDI, l’indicateur de la facture doit
indiquer qu’il s’agit du « solde dû d’un compte client ».
- Les factures de solde dû doivent être d’au moins 10,00 $ pour être traitées aux
fins du paiement.
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pour le compte de 3M Canada
6. Factures échues
Si un paiement est en souffrance, vérifiez d’abord auprès d’Orca Intelligence à l’adresse
courriel 3MAUDIT@[Link] pour confirmer que la facture a bien été reçue.
Si la facture a été reçue, mais que le paiement n’a pas été effectué, veuillez
communiquer avec votre analyste du règlement de frais de fret de 3M Canada pour
obtenir de l’aide.
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pour le compte de 3M Canada
7. Exigences du connaissement
Pour garantir le paiement de la facture, vous devez indiquer un numéro de
connaissement exact, comme indiqué ci-dessous :
• Le numéro de connaissement de l’expéditeur doit être fourni sur toutes les
factures – au moins 10 chiffres (à l’exception de la marchandise entrante
provenant des fournisseurs et des factures de tiers).
• N’entrez pas d’espace ou de caractères spéciaux dans les numéros de
connaissement.
• Les factures de retour de marchandise doivent indiquer un numéro de retour de
marchandise 6000***** ou un numéro de feuille d’expédition à titre de numéro de
connaissement.
MARCHANDISE SORTANTE
Établissements de 3M Canada :
Centre de distribution 3M Milton
2751 Peddie Road, Milton (Ontario)
3M London
1840, rue Oxford Est, London (Ontario)
3M Brockville – Division des produits de protection individuelle
1360, avenue California, Brockville (Ontario)
Usine 3M Brockville – Rubans
60, avenue California, Brockville (Ontario)
Fabrication 3M
6300, boul. Edwards, unité 2, Mississauga (Ontario)
3M Perth
2, rue Craig, Perth (Ontario)
3M Morden
400, route 100, Morden (Manitoba)
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
• Pour les expéditions sortantes de 3M, un connaissement 3M est toujours fourni
par l’emplacement d’expédition de 3M. Veuillez vous reporter au numéro de
connaissement de 3M sur le document de connaissement.
• Tous les connaissements doivent avoir un connaissement principal et un
connaissement de livraison, et les deux documents doivent être marqués
conformément à la terminologie mise en évidence. Veuillez vérifier que les
termes sont appliqués en conséquence. Les factures seront retardées en cas de
mauvais numéro de connaissement.
• 3M Canada utilise différents modes de transport, chacun ayant des exigences de
numéro de connaissement différentes.
Pour l’expédition directe d’un chargement partiel d’une installation de la
Compagnie 3M Canada directement vers un destinataire, utilisez le numéro de
connaissement de 3M Canada (10 chiffres) :
- Connaissement de la série 610XXXXXXX de Milton
- La série 100XXXXXXX d’autres emplacements de 3M
Pour l’expédition d’une installation de la Compagnie 3M Canada vers plusieurs
destinataires ou d’un chargement complet :
- Indiquez le numéro de connaissement principal de la Compagnie 3M
Canada (12 chiffres). Par exemple : 200000890393
OU
- Indiquez le numéro de connaissement principal de la Compagnie 3M
Canada (13 chiffres). Par exemple : 3000000524320
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
MARCHANDISE ENTRANTE
• Un numéro de connaissement des sites de 3M États-Unis doit être fourni sur les
factures provenant de 3M États-Unis; il sera indiqué dans le coin supérieur droit du
connaissement de 3M États-Unis, par exemple : CINA705714, 9GH111565,
1C123456.
• La série 600XXXXXXX pour les livraisons de retour des clients.
• Pour tous les autres frais de marchandise entrante recouvrés auprès de 3M
Canada, utilisez le numéro de connaissement de l’expéditeur. Si le connaissement
d’un expéditeur n’est pas disponible, utilisez le numéro correspondant au mode de
transport indiqué ci-dessous. Fournissez les références de 3M appropriées pour
confirmer que la Compagnie 3M Canada doit payer la facture.
Petit colis – numéro de suivi
Chargement partiel – numéro de feuille d’expédition du transporteur/numéro de
facture
Chargement complet – numéro de remorque
Océanique – numéro de conteneur
Aérien – numéro de la facture des voies aériennes
Exemple 1 : Marchandise entrante de 3M États-Unis
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Directives pour la facturation de transport
pour le compte de 3M Canada
Expédition entrante du fournisseur
• Pour les factures de marchandise entrante provenant des fournisseurs et destinée à
3M Canada, utilisez le numéro de connaissement des expéditeurs. Si le numéro de
connaissement n’est pas fourni, utilisez le numéro de feuille d’expédition du
transporteur ou le numéro de la facture. Pour les factures sans connaissement de
fournisseur, veuillez fournir les références de 3M appropriées pour confirmer que la
Compagnie 3M Canada doit payer la facture. Exemple : numéro de bon de
commande de 3M
• Le numéro de connaissement des fournisseurs doit comporter au moins 4 chiffres.
• L’expédition depuis l’emplacement du fournisseur vers les clients doit avoir un
numéro de connaissement de 3M.
• Si le numéro de connaissement de l’expéditeur est alphanumérique, ne le modifiez
pas.
Les factures sur lesquelles le bon numéro de connaissement est fourni seront traitées
en premier. Si un numéro de connaissement ne répond pas aux exigences ci-dessus,
veuillez communiquer avec l’analyste du règlement de frais de fret de 3M Canada.
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pour le compte de 3M Canada
8. Exigences du relevé
Tous les transporteurs doivent fournir un relevé à jour toutes les deux semaines dans
un format Excel pour répertorier toutes les factures en souffrance. Ce relevé doit
seulement indiquer les factures payables par 3M Canada.
Les relevés doivent être envoyés à l’analyste du règlement de frais de fret
correspondant et en copie conforme à l’adresse courriel : 3MAUDIT@[Link].
Votre relevé doit comprendre ce qui suit :
- Numéro de compte
- Numéro de la facture
- Date de la facture
- Date de prise en charge
- Numéro de connaissement
- Montant payé
- Montant en suspens
- Modalités de transport
- Devise
- Date d’échéance
Toute information supplémentaire comme le numéro de bon de commande, le montant
des taxes, le montant accessoire, etc. est également utile et peut être indiquée sur le
relevé.
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9. Bordereaux de paiement
3M Canada fournira des bordereaux de paiement aux transporteurs pour chaque
facture payée.
Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements, veuillez communiquer avec
l’analyste de règlement de frais de fret qui vous a été assigné.