Guide relatif

à la numérisation
des dossiers des notaires

Novembre 2008
Qu’est-ce que la numérisation ?
La numérisation consiste à reproduire un document papier sur un support électronique. La
numérisation peut être utilisée, entre autres, dans le but de se départir des dossiers papier.
Dans ce cas, le transfert d’un support à un autre doit répondre à certaines conditions édictées
par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information1 et par le Règlement sur
la tenue des dossiers et des études des notaires2. De cette façon, on s’assure que le document
électronique issu de la numérisation remplit les mêmes fonctions que l’équivalent papier et
qu’il peut constituer un élément de preuve recevable.

Pourquoi numériser ?
Certains choisissent de numériser leurs dossiers dans le but de résoudre des problèmes liés
au stockage de documents et ainsi libérer de l’espace physique. Par ailleurs, la numérisation
peut également servir à :

>> Accéder rapidement aux données numérisées sans contrainte de distance

>> Éviter les manipulations papier qui entraînent un risque de perte ou de détérioration
>> Faciliter le repérage et la transmission de l’information
>> Gérer électroniquement les documents actifs ou les archives au moyen d’index
>> Réduire les coûts d’archivage

Quoi numériser ?
Tous les éléments et les renseignements que le notaire est tenu de conserver pour chaque
dossier peuvent être numérisés.

Qu’en est-il des actes notariés ?

Le notaire peut numériser l’original de ses minutes, mais il n’est pas autorisé à les détruire.
L’original papier doit être conservé3 dans sa voûte au même titre que le document électro-
nique issu de la numérisation.

Qui peut numériser les documents de vos dossiers ?

Vous pouvez le faire vous-même, désigner une personne au sein de l’étude ou faire appel à
un sous-traitant spécialisé dans ce type de service.

Bonne pratique :
>> Dans les deux derniers cas, il est de bonne pratique d’obtenir la signature d’un
engagement à la confidentialité de la part du sous-traitant et de toute personne de
l’étude ayant accès aux informations sensibles afin d’assurer la confidentialité des
informations numérisées (voir les exemples de clauses à l’annexe A).

Contrainte légale :
>> Les documents doivent être conservés au sein de l’étude. Conséquemment, la
numérisation des dossiers à l’extérieur de l’étude doit faire l’objet d’une autorisation
écrite du secrétaire de la Chambre des notaires4.

Quels sont les éléments à considérer avant de se lancer

dans le processus de numérisation ?
Dans un premier temps, il faut déterminer les objectifs à atteindre par la numérisation. Évaluer
ses besoins et décider dans quelle mesure ou contexte la numérisation est ou non appropriée.

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 Souhaitez-vous numériser tous vos dossiers papier ? Dans quel but le faites-vous ? Pour libérer Format texte
de l’espace physique ? Pour que la copie numérisée serve de copie de sauvegarde à l’original Il est possible de faire une recherche plein texte à l’intérieur d’un
papier ? Pour rendre les documents de vos dossiers plus accessibles et améliorer la recherche ? document numérisé par l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance
Bref, l’évaluation réaliste des résultats d’un projet de numérisation revêt une importance vitale. optique de caractères (ROC ou OCR (Optical character recognition)). En
Vous devez avoir au départ une idée claire de ce que la numérisation des documents de vos revanche, ce mode texte ne permet pas de conserver la présentation
dossiers apportera à l’étude. Les tâches liées à un tel projet peuvent être de longue haleine, elles initiale du document original et ces outils de reconnaissance opti-
doivent faire l’objet d’une bonne planification. Les coûts rattachés à la numérisation peuvent que ne sont pas encore totalement fiables. Même si certains logiciels
varier en fonction des éléments suivants : annoncent un degré de fiabilité de 99 %, cela signifie que l’on peut
>> Le but recherché trouver jusqu’à 10 mots erronés par page. Les logiciels de reconnais-
>> Le volume de documents à numériser (dossiers antérieurs ou présents) sance haut de gamme peuvent atteindre un taux d’exactitude de
>> La documentation et la préparation préalables à la numérisation 99,95 %, ce qui ne représente pas plus d’une erreur pour 2 000 signes.
>> Les normes de qualité et la résolution nécessaire Les fabricants de logiciels de ROC améliorent régulièrement leurs
>> La location ou l’achat du matériel et des logiciels de numérisation (écran, numériseur, produits. Ce format peut être intéressant pour ses fonctionnalités
poste de travail, logiciel de traitement d’images, logiciel de reconnaissance optique) de recherche, mais offrir une moins bonne garantie en matière de
>> Les coûts liés à la saisie des images, au transfert de support, à la destruction des protection de l’intégrité de l’information.
documents sources et à l’archivage
>> Le temps de formation des employés Le format PDF ou PDF/A
>> Impact sur d’autres activités Le format PDF ou PDF/A constitue un bon choix parce qu’il facilite
>> Les types de documents à numériser (texte, image, graphique) grandement le traitement subséquent des images. Son format fort
>> L’espace et les installations requis pour l’équipement et le personnel répandu et sa reconnaissance comme standard ISO pour l’archivage6 et la distribution gratuite
>> Le contrôle de la qualité du lecteur de fichier PDF par Adobe font de ce format un choix avantageux.
>> L’entretien continu et l’évolution de l’équipement de numérisation et du matériel
de conservation (logiciel et média de conservation) Comment assurer la valeur juridique du document
>> Coût récurrent de numérisation
>> Coût de sauvegarde et d’archivage technologique issu du transfert ?
Si l’objectif est de vous départir du document source (papier), vous devez documenter7 la
condition du transfert afin d’être en mesure de démontrer, au besoin, que le document
Quels sont les éléments techniques à considérer ? résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son
La résolution des images intégrité est assurée. C’est la condition requise afin que le document source puisse être
La résolution est une mesure de la clarté ou du degré de détail d’une image numérique. La détruit et remplacé par le document transféré, tout en conservant sa valeur juridique pour
qualité des images dépend de la résolution choisie lors de la numérisation. La résolution est faciliter l’admission en preuve8.
définie en nombre de points par pouce (ppp) ou en anglais, dots per inch (dpi). Plus cette valeur
est élevée, meilleure est la qualité des images. Une qualité plus grande signifie une augmen- Le contenu minimal de la documentation :
tation de la taille du fichier, donc de l’espace de stockage à prévoir en conséquence. >> Mention du format d’origine du document dont l’information a fait l’objet du transfert
>> Procédé de transfert utilisé (procédé qui assure que le document issu du transfert
Un contrôle de qualité est nécessaire afin d’assurer la qualité du résultat. Il s’agit donc de comporte la même information que le document source)
comparer, à l’aide d’un échantillonnage représentatif, l’image obtenue à l’original afin de >> Garanties que le procédé utilisé est censé offrir quant à la préservation de l’intégrité
s’assurer que l’information n’a pas été altérée lors du transfert. du document devant être transféré et du document résultant du transfert. Ces
garanties sont celles qui figurent dans les indications fournies avec le produit utilisé
Le format du document numérisé (voir le modèle pour documenter le transfert à l’annexe C)
Format image
Une fois numérisé, le document papier est transformé en image numérique. Il existe plusieurs La documentation peut être jointe au document résultant du transfert ou à son support et
formats pour l’enregistrement de cette image : JPEG, TIFF, BMP, PDF, PDF/PDFA5, etc. Si l’objectif doit être conservée durant tout le cycle de vie du document. Si ces conditions ne sont pas
de la numérisation est de détruire vos dossiers papier, il est essentiel que le format retenu respectées, il y a obligation de conserver les documents originaux sur support papier même
puisse offrir des garanties quant à l’intégrité des informations numérisées. Par exemple, le après avoir procédé à un changement de support.
mode image offre cette garantie. Or, ce format présente deux inconvénients : il exclut toute
recherche à l’intérieur d’un texte et il génère des fichiers importants qui occupent de la place Bonne pratique :
sur les supports de stockage. >> Cette procédure peut être signée électroniquement à l’aide de la signature numé-
rique afin d’assurer l’intégrité du document

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 Comment conserver vos documents technologiques ? électroniques d’origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de sinistre ou de
Si l’objectif est de vous départir du document source, vous êtes tenu d’assurer l’intégrité et dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés. Le contenu sauvegardé n’est
l’accessibilité du document technologique. De plus, vous devez voir à la disponibilité du pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde
matériel permettant de rendre le document accessible et de l’utiliser aux fins auxquelles il est est fonction de sa périodicité et vise plus souvent le court terme. L’archivage est l’ensemble
destiné. Par exemple, vous devez disposer du logiciel ou du matériel nécessaire pour prendre des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et
connaissance du document, et ce, pendant la période de conservation requise9. conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les rendre
accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales ou de
Conditions légales à respecter pour la tenue de vos dossiers sur litiges) ou à titre informatif ou historique. Le contenu archivé est considéré comme figé et
support informatique : ne peut donc être modifié. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et
>> Utiliser une base de données distincte pour la tenue des dossiers10 vise plus souvent le moyen ou le long terme.
>> Protéger l’accès de ces données notamment par l’utilisation d’un mot de passe11
(voir les règles pour choisir un mot de passe sécuritaire à l’annexe D) Supports d’archivage
>> S’assurer que le système de classement permet le repérage par le nom de chacune Plusieurs produits existent quant au choix d’un support physique pour l’archivage de don-
des parties intéressées12 nées, tels cédérom, DVD, disque dur externe, etc. Un cédérom destiné à l’archivage sera
>> Conserver chaque dossier pendant la plus longue période correspondant, selon le notamment composé d’une couche d’argent permettant d’assurer la fiabilité des données
cas, aux délais de prescription acquisitive ou extinctive applicables en vertu des qu’il contient et sera de plus recouvert d’une mince couche d’or sur les deux faces pour
dispositions du Code civil du Québec et de l’article 8 du Règlement empêcher la dégradation de la couche d’argent. Par ailleurs, un DVD dit d’archivage n’aura
>> Insérer une note au dossier indiquant la nature du document et la date du retrait, lors­ souvent qu’une face protégée par une couche d’or, ce qui ne garantit pas nécessairement
qu’une personne demande à reprendre un document au dossier qui lui appartient13 la conservation des données à long terme. Par conséquent, mieux vaut se méfier des appel-
>> Conserver dans son étude ses dossiers sauf autorisation écrite du secrétaire de la lations « CD d’archivage » ou « DVD d’archivage » puisque ces termes sont souvent utilisés
Chambre des notaires permettant de les conserver dans un autre endroit14 sans véritable fondement ou garantie. Prenez soin de bien lire les étiquettes et de vérifier
>> S’assurer que les documents conservés sont intègres et disponibles15, à l’aide des logiciels les composantes du média auprès du manufacturier. Utilisez une marque reconnue pour la
nécessaires à la lecture du document durant la période de conservation requise. conservation à long terme plutôt que des marques maison.

Bonnes pratiques : Durabilité des supports

>> Utiliser la signature numérique pour préserver l’intégrité et la confidentialité des Du fait de leur constitution physique, tous les supports d’archivage ont une durée de vie limitée,
documents16 entraînant un risque de perte d’information. Pour s’en affranchir, il faut, de temps à autre, vérifier
>> Conserver les données sur cédéroms ou autre média dans sa voûte la viabilité du média ainsi que la récupération des données. Avant d’avoir atteint la durée de vie
>> Documenter toute modification au document conservé afin d’éviter la remise en utile du média (environ 75 % du terme), un changement de support doit être fait et documenté
cause de son intégrité ; indiquer dans le document lui-même ou dans un autre qui dans le but de maintenir la pérennité de l’information qu’il contient. Enfin, le gestionnaire de
y est associé : ces données doit prévoir la destruction sécuritaire à terme de ces archives.
>> qui a fait la demande de modification ou de retrait ;
>> qui a effectué la modification du document ou le retrait ; Quelles sont les obligations des notaires en regard de l’accès
>> la date de la modification ; et de la disponibilité des documents ?
>> la raison de la modification. La gestion des dossiers, quel qu’en soit le support, demande un traitement diligent étant
>> Planifier, à l’aide d’un calendrier de conservation, les périodes de destruction, d’ar- donné le caractère confidentiel de certaines informations. La technologie numérique procure
chivage et la mise à jour ou le changement du support de conservation des docu- de nouveaux et puissants moyens de conservation, de diffusion et de reproduction de textes
ments pendant le cycle de vie du document. et d’images, mais elle entraîne aussi des obligations pour assurer la protection des informa-
tions personnelles et confidentielles. Une gestion de la sécurité doit assurer que seules les
Quels sont les supports physiques pour archiver les personnes autorisées ont accès à certaines données identifiées comme confidentielles.
documents numérisés ?
L’archivage d’avoirs numériques doit faire partie intégrante du projet de numérisation si les Conditions légales à respecter quant à l’accessibilité et la
documents sources ont fait l’objet d’un transfert de support et qu’ils ont été détruits. Il faut disponibilité des dossiers sur support informatique ou support papier :
établir des plans à long terme afin de permettre un accès continu aux ressources numériques >> Protéger l’accès de ces données notamment par l’utilisation d’un mot de passe17
selon la durée de conservation requise. (support informatique) (voir les règles pour choisir un mot de passe sécuritaire à
l’annexe D)
Sauvegarde et archivage >> Conserver chaque dossier pendant la plus longue période correspondant, selon le cas,
Il convient bien de dissocier l’archivage de la sauvegarde. La sauvegarde peut être définie aux délais de prescription acquisitive ou extinctive applicables en vertu des dispositions
comme étant l’ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus du Code civil du Québec et de l’article 8 du Règlement (support papier ou informatique)

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 >> Assurer le maintien de l’intégrité du document et voir à la disponibilité Conditions légales et préalables à la destruction :
du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de >> Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l’objet d’un transfert
l’utiliser aux fins auxquelles il est destiné, pendant la période requise peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois,
de conservation (support informatique)18 avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée doit22 :
>> S’assurer que la personne qui exploite une entreprise prenne les >> préparer et tenir à jour des règles préalables à la destruction des
mesures de sécurité propres à assurer la protection des rensei- documents ayant fait l’objet d’un transfert ;
gnements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés >> s’assurer de la protection des renseignements confidentiels et personnels
ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de que peuvent comporter les documents devant être détruits.
leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de
leur répartition et de leur support (article 10 de la Loi sur la protec- Solutions sécuritaires de destruction des documents qui contiennent
tion des renseignements personnels dans le secteur privé (support de l’information sensible :
papier ou informatique)19 >> Déchiquetage mécanique23
>> S’assurer que la personne responsable de l’accès à un document >> Incinération24
technologique qui porte un renseignement confidentiel prenne les >> Destruction à l’acide25
mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité, notam- >> Suivre la procédure de destruction sécuritaire des données se trouvant sur un disque dur
ment par un contrôle d’accès effectué au moyen d’un procédé (disponible au [Link]/Service-conseil technologique/Articles/Procédure)
de visibilité réduite ou d’un procédé qui empêche une personne >> Destruction sécuritaire offerte par certains fournisseurs comme Iron Mountain
non autorisée de prendre connaissance du renseignement ou,
selon le cas, d’avoir accès autrement au document ou aux com- Bonnes pratiques :
posantes qui permettent d’y accéder20 >> Obtenir la signature d’un engagement à la confidentialité de la part du sous-traitant
>> S’assurer, lorsque la Loi déclare confidentiels des renseignements et de toute autre personne de l’étude ayant accès aux informations sensibles afin
que comporte un document, que leur confidentialité est protégée d’assurer la confidentialité des informations détruites (voir les exemples de clauses
par un moyen approprié au mode de transmission, y compris sur à l’annexe A)
des réseaux de communication21 >> Désigner une personne qui sera responsable de mettre en place et de surveiller
l’application de la procédure sur la destruction de documents contenant des ren-
Bonnes pratiques : seignements personnels
>> Utiliser les fonctions d’authentification au système d’exploitation sur >> Supprimer de manière sécuritaire tous les dossiers temporaires stockés ou résidants
le poste de travail sur les postes de travail, les numériseurs ou autre matériel ayant servi à la numéri-
>> Contrôler les accès au système informatique et aux répertoires, etc. sation ou au transfert des documents
>> Effectuer un suivi sur l’évolution des logiciels et une planification pour le transfert
de support pendant le cycle de vie du document de façon à disposer du logiciel En résumé
et/ou du matériel nécessaire afin que le document soit accessible et intelligible 1. Évaluer ses besoins et déterminer si la numérisation est appropriée ou non.
>> Rendre certaines données invisibles à l’écran, exiger que les personnes autorisées 2. Si la numérisation est une solution envisageable, déterminer le type de document pour
utilisent un mot de passe (voir les règles pour choisir un mot de passe sécuritaire à lequel elle sera utilisée.
l’annexe D) pour accéder à l’information, configurer le système de manière à ce qu’il 3. Déterminer si les images numériques remplaceront ou non les documents sources
ne soit pas possible d’accéder de façon détournée à un document ou aux rensei- (dossiers papier).
gnements confidentiels 4. Déterminer qui assumera les tâches liées à la numérisation (ressources de l’étude ou
>> Chiffrer la pièce à joindre au courriel, si l’information est confidentielle, avant sa entreprise externe).
transmission ou utiliser un logiciel de courriel sécurisé 5. Déterminer la qualité de numérisation requise en fonction des besoins identifiés.
6. Choisir le format d’enregistrement des documents numérisés en regard des besoins
identifiés (libérer de l’espace physique, gestion électronique des documents, etc.).
Comment détruire vos documents ? 7. Assurer la valeur juridique du document technologique issu du transfert si le document
Si vous avez respecté les règles visant à assurer la valeur juridique du document technolo-
source (papier) est détruit en ayant soin de documenter.
gique issu du transfert, vous pouvez détruire le document source. Vous devez cependant
8. Déterminer la façon dont les images seront stockées et classées (comment se fera la
vous assurer que la méthode de destruction choisie convient au degré de sensibilité des
recherche des documents issus de la numérisation).
renseignements contenus au document.
9. Déterminer les droits d’accès selon la sensibilité des informations.

8 9
 10. Disposer du logiciel ou du matériel nécessaire pour prendre connaissance du document Attendu que les dossiers notariaux qui font l’objet de la numérisation contiennent des infor-
numérisé pendant la période de conservation requise si le document source (papier) mations confidentielles qui ne doivent en aucun cas être divulgués.
est détruit.
11. Sélectionner un support d’archivage à long terme (si le document source est détruit) Attendu que […] et ses employé(e)s ne doivent pas divulguer le contenu des informations
afin de permettre un accès continu aux ressources numériques selon la durée de qui seront numérisées dans le cadre du mandat qui leur est confié.
conservation requise.
12. Choisir une méthode de destruction qui convient au degré de sensibilité des Attendu que tous les documents de quelque nature qu’ils soient résultant de leur traitement
renseignements contenus au document à détruire. par […] demeurent la propriété de […] et que les données contenues dans ces supports et
13. Enfin, déterminer si l’investissement à long terme est susceptible ou non de procurer à documents sont strictement couvertes par le secret professionnel.
l’étude des bénéfices importants.
Par conséquent, les parties conviennent de ce qui suit :
Service d’assistance Les déclarations contenues à la désignation des parties et au préambule de cette entente
Si vous avez des questions ou commentaires relativement à ce guide, veuillez communiquer ainsi que celles qui pourraient être éventuellement arrêtées dans le cadre du mandat qui
avec le Service d’assistance de Notarius au 514-281-1442 ou sans frais au 1 800 567-6703 ou serait ultérieurement confié à […] font partie intégrante et constituent des déclarations et
acheminez un courriel à l’adresse suivante : [Link]@[Link] . garanties des parties l’une envers l’autre.

ANNEXE A 1. Définitions
A. Exemples de clauses de confidentialité destinées 1.1. INFORMATION : signifie toute information contenue dans les documents composant les
aux employés de l’étude dossiers faisant l’objet de la numérisation ainsi que toutes les informations qui se trouvent
1. ……………………….s’engage pendant la durée de son contrat de travail, et après sa par ailleurs dans l’étude notariale. À titre d’exemple, mais sans limitation, les actes, les
rupture à ne pas divulguer des informations personnelles et confidentielles dont il aurait dossiers, les notes, les procédés, les données informatiques ou toute information
pu prendre connaissance dans l’exercice de ses fonctions en regard des clients de l’étude, concernant […] et sa clientèle.
qu’elles soient en rapport ou non avec sa fonction. Et ceci par quelque moyen que ce 1.2. Il est entendu que l’INFORMATION ne comprend pas :
soit : oral, verbal, informatique, écrit. 1.2.1. l’information qui se trouvait déjà dans le domaine public au moment de sa
divulgation ; ou
……………………….s’engage à ne divulguer, par quelque moyen que ce soit et en tout 1.2.2. l’information qui, bien qu’étant confidentielle à l’origine,
temps, aucune information personnelle et confidentielle relative à des clients de l’étude devient par la suite publique, sans la faute de […] ; ou
et dont il aurait pu prendre connaissance dans l’exercice de ses fonctions ou autrement. 1.2.3. l’information conçue indépendamment par […]
préalablement à l’entente ; ou
2. ………………………s’engage pendant la durée de son contrat de travail et après sa 1.2.4. l’information dont […] autorise par écrit la divulgation
rupture, à ne pas divulguer des informations confidentielles sur l’étude, par n’importe publique ; ou
quel moyen que ce soit : oral, verbal, informatique, écrit. 1.2.5. l’information divulguée aux termes d’une exigence d’un
ordre du tribunal ou en vertu de la loi.
………………………s’engage à ne divulguer aucune information confidentielle sur
l’étude, et ce, par quelque moyen que ce soit et en tout temps. 2. Non-divulgation
[…] s’engage, en tout temps, à ne pas divulguer l’Information dont
3. Cette interdiction est globale, mais vise surtout à protéger les renseignements personnels il pourrait prendre connaissance préalablement à son mandat et au
et confidentiels recueillis dans le cadre de l’exécution des mandats. cours de son mandat, à une tierce partie qui ne serait pas tenue au
secret et à ne pas utiliser l’Information pour ses propres intérêts ou
B. Exemple d’entente de confidentialité en cas de sous-traitance au bénéfice de tout autre personne, firme, corporation, association
Entre : ou autres entreprises. […] s’engage à exécuter son mandat de façon à
Ci-après désignée « … » préserver le caractère confidentiel de l’information et à prendre toutes
précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et
Et : notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées
Ci-après désignée « … » ou communiquées à des personnes non autorisées.

Attendu que […] requiert les services de […] pour la numérisation de ses dossiers 3. Divulgation intracorporative
notariaux. 3.1. […] s’engage à ne divulguer l’Information qu’à ses employés, mandataires ou autres
membres de son personnel qui effectueront la numérisation.

10 11
 3.2. […] s’engage à révéler par écrit à […] l’identité de ses employés, mandataires ou autres 8. Avis
membres de son personnel qui auront accès à l’information. Tout avis requis ou donné aux termes des présentes devra être donné par écrit et livré
3.3. […] s’engage à ce que des employés, mandataires ou autres membres de son personnel personnellement, ou posté sous pli recommandé ou expédié par télécopieur ou tout autre
prennent toutes les précautions nécessaires afin de préserver la confidentialité de moyen reconnu de transmission électronique :
l’information en tout temps.
3.4. […] convient au surplus d’informer tout employé, mandataire ou autre membre de son Dans le cas de […], à l’adresse suivante :
personnel ayant accès à l’Information, de sa qualité exclusive et confidentielle ainsi que
de l’existence et de l’importance de cette entente. Dans le cas de […], à l’adresse suivante :
3.5. […] s’engage à ne prendre aucune copie des documents et supports d’informations
confiés, à l’exception de celles nécessaires pour les besoins de l’exécution de sa ou toute autre adresse que les parties pourront indiquer par écrit. La date réputée de récep-
prestation, objet du présent contrat. tion de tout avis donné aux termes des présentes sera la date de la livraison lorsque livré
3.6. […] s’engage à procéder à la destruction de tous les fichiers manuels ou informatisés personnellement, ou le lendemain du jour de l’envoi de toute transmission par télécopieur
stockant les informations saisies ou à restituer intégralement les supports ou tout autre moyen reconnu de transmission électronique, ou lorsque posté tel que prescrit
d’informations. ci-dessus, le septième (7e) jour suivant la date de la mise à la poste.

4. Retour de matériel (applicable si le secrétaire de l’Ordre a donné son autorisation 9. Entente complète
afin que les dossiers soient numérisés à l’extérieur de l’étude) La présente entente contient l’ensemble des discussions et ententes intervenues entre les
4.1. Tout document ou toute information, reçue par le fournisseur demeurera la propriété parties en ce qui concerne le traitement et l’utilisation de l’information confidentielle échan-
exclusive de […]. Après la numérisation ou en cas d’une cessation de mandat peu gée entre elles et ne peut être modifiée que par une entente écrite.
importe la cause, tous les documents, originaux, copies, sous toute forme, devront
être remis à […] dans un délai maximal de dix (10) jours après la cessation ou l’expiration 10. Lois applicables
de cette entente. La présente entente sera interprétée et régie selon les lois de la province de Québec.
4.2. Nonobstant ce fait, sur demande de […], le fournisseur devra retourner immédiatement
à […] tous les documents, originaux, copies, sous toute forme, incluant, sans y être limité, 11. EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ À […] LE […] :
tout document papier ou sur support technologique sans en conserver aucune copie,
extraits ou notes y afférent. ANNEXE B
Divulgation du personnel autorisé par le fournisseur à accéder à
5. Destruction d’information l’information dans le cadre du mandat de numérisation
[…] s’engage à ce que tous les dossiers temporaires résidants sur les postes de travail, numé- (à annexer à l’entente de confidentialité)
riseurs et autres matériels ayant servi à la conversion des documents soient détruits de
manière sécuritaire et lorsque cette opération est terminée, il s’engage Compagnie :
à remettre une confirmation écrite à cet effet à […].
Adresse :
6. Réparation du dommage
[…] reconnaît que toute divulgation non autorisée de l’information Téléphone :
pourrait occasionner un préjudice irréparable à […]. Les parties
conviennent ainsi que toute divulgation non autorisée permettra
Les personnes suivantes sont les seules autorisées par le fournisseur à procéder à la
à […] d’exercer ses recours en injonction ou toute autre mesure
numérisation des dossiers notariaux.
légale ayant pour but d’empêcher toute divulgation non autorisée,
sans préjudice pour elle d’exercer tout autre recours approprié
Nom :
dans les circonstances.
Signature :
7. Incessibilité
La présente entente ne peut être cédée, transportée ou autrement
Approuvé par :
transférée, par l’une ou l’autre des parties, totalement ou partielle-
ment, directement ou indirectement, de quelque manière que ce soit,
à moins d’une autorisation expresse écrite et préalable de […].

12 13
 Nom : ANNEXE D
Quelques conseils permettant de créer un mot de passe sécuritaire
Signature : dont vous pourrez vous souvenir
>> Composez un mot de passe de 8 caractères et plus
Approuvé par : >> N’utilisez aucun mot du dictionnaire
>> Composez une courte phrase que vous n’aurez pas de difficulté à retenir
Date : >> Conservez les premières lettres de chaque mot
>> Mettez des lettres en minuscules et d’autres en majuscules
ANNEXE C >> Ajoutez 1 ou 2 caractères spéciaux ou chiffres au début, au centre et à la fin
Fiche d’information relative au transfert de support d’un document
(modèle) Exemple :
Le document constatant le transfert de support doit être conservé pendant tout le cycle 1. Je choisis un bon livre que j’ai lu dernièrement : Déjouez les menaces numériques sur Internet
de vie du document issu du transfert. Il doit également être joint au document ou à son 2. Je retiens les premières lettres de chaque mot : dlmnsi
support directement ou par référence. 3. Je fais alterner majuscules et minuscules : DlMnsI
4. Je peux aussi rajouter des chiffres et un point d’exclamation : !DlMnsI2

Nom du document : Date du transfert :

No. dossier/Référence :
Procédé de Format d’origine du document :
transfert utilisé : Format de sortie du document :
Nombre de dpi :

Nom Signature Commentaires

Propriétaire du document 1 L.R.Q., c. C-1.1 (ci-après « Loi »).
Responsable du transfert 2 R.R.Q., 1981 [c.N-2, r.15.3] (ci-après « Règlement »).
3 Article 20 du Règlement.
Responsable du contrôle de la qualité 4 Article 11 du Règlement.
5 Le format PDF (Portable Document Format, soit, en français, format de document portable) permet d’échanger
Autorisation/Attestation du transfert des documents électroniques contenant du texte, des graphiques, des images et de la couleur indépendam-
ment du matériel et du système d’exploitation utilisés. La norme PDF/A est un sous-ensemble de la norme PDF
conçu pour l’archivage à long terme des documents.
6 Le format PDF est reconnu comme standard ouvert par la norme ISO 3200 et PDF/A par la norme ISO 19005.
7 Article 17 de la Loi.
8 Article 18 de la Loi.
9 Article 19 de la Loi et article 8 du Règlement.
10 Article 4 du Règlement.
11 Article 4 du Règlement.
12 Article 6 du Règlement.
13 Article 9 du Règlement.
14 Article 11 du Règlement.
15 Article 6 de la Loi.
16 Il est possible de signer et de chiffrer les documents pour un membre de votre personnel si celui-ci possède une
signature numérique délivrée par Notarius.
17 Article 4.3 du Règlement.
18 Article 19 de la Loi.
19 L.R.Q., c. P-39.1.
20 Article 25 de la Loi.
21 Article 34 de la Loi.
22 Article 20 de la Loi.
23 Solutions issues des Règles de pratique, document 1.4 intitulé « Destruction sécuritaire », Guide de pratique sur la
tenue des dossiers et des études des notaires.
24 Id.
25 Id.

14 15