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CAHIER DE CHARGE Version: 01
FOURNISSEUR Date d’application:06/08/2
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- SOMMAIRE -
1 OBJET/DOMAINE D’APPLICATION 2
2 DEFINITIONS/ABREVIATIONS 2
3 EXIGENCES 2
3.1 Responsabilité du fournisseur 2
3.2 Formation du personnel 2
3.3 Prestations de services (cas des équipements) 2
3.4 Droit de visite et accès 2
3.5 Acceptation du produit 3
3.6 Système Qualité/Maîtrise des enregistrements 3
3.7 Infrastructure 4
3.8 Evaluation annuelle du Fournisseur 4
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1 OBJET/DOMAINE D’APPLICATION
1.1 Ce cahier des charges a pour but de définir les exigences qualité à appliquer par
le fournisseur pour assurer la qualité des fournitures (équipements et
consommables) et services livrés au laboratoire de l’HSJB.
1.2 Il précise les attributs contractuels.
1.3 Il s’applique à l’ensemble des achats effectués par le laboratoire de l’HSJB.
2 DEFINITIONS/ABREVIATIONS
DC : Déclaration de Conformité
Revendeur : Fournisseur effectuant l’achat et la revente de produits sans le modifier
par rapport à sa définition d’origine.
Produit= fourniture =équipements ou consommable
3 EXIGENCES
3.1 Responsabilité du fournisseur
3.1.1 La remise éventuelle au fournisseur par le laboratoire de l’HSJB de documents à
titre de recommandation ou d’assistance, sont des mesures destinées à aider le
fournisseur à livrer des équipements, consommables, réactifs ou services
conformes à nos besoins, en le faisant profiter de l’expérience du laboratoire de
l’HSJB.
3.1.2 Ces mesures ne peuvent en aucun cas diminuer la responsabilité du fournisseur
en ce qui concerne la qualité intrinsèque des fournitures et services. Il s’agit le
plus souvent des spécifications techniques.
3.2 Formation du personnel
3.2.1 Le fournisseur s’engage à former le personnel du laboratoire de l’HSJB à
l’utilisation des différents instruments livrés (réactif…), ainsi qu’à leur
maintenance préventive.
3.2.2 Une attestation de formation sur l’utilisation de l’équipement est exigée de la part
du fournisseur.
1.1 Prestations de services (cas des équipements)
1.1.1 En ce qui concerne les services de maintenances préventives et correctives, le
fournisseur renseignera la fiche de vie de l’équipement ainsi qu’une fiche
d’intervention détaillée contresignée par l’utilisateur certifiant la fonctionnalité de
l’équipement.
1.1.2 Concernant les autres services, les fiches de traçabilité attestant du respect des
procédures en vigueurs devront être remplies.
1.2 Droit de visite et accès
1.2.1 Le laboratoire de l’HSJB se réserve le droit de réaliser ou de faire réaliser des
visites dans les locaux du fournisseur et de ses propres fournisseurs, sans que
cela diminue en quoi que ce soit la responsabilité du fournisseur.
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1.2.2 Le fournisseur doit assurer aux représentants du laboratoire de l’HSJB le libre
accès aux installations et aux documents contribuant à leur processus de
réalisation.
1.2.3 Le fournisseur doit tenir à disposition des représentants du laboratoire de l’HSJB
tous les enregistrements qui permettent de démontrer l’exécution des contrats,
commandes et cahiers de charges spécifiques conformément à l’ensemble des
exigences. Ces exigences sont également applicables, dans le cas où le
fournisseur est un revendeur ou un stockiste-distributeur.
1.2.4 Si les processus de réalisation sont considérés confidentiels par le fournisseur,
cela devra être signalé au laboratoire du de l’HSJB avant la mise en œuvre du
présent cahier des charges et faire l’objet de modalités définies conjointement
par le fournisseur et le laboratoire de l’HSJB.
1.2.5 Ces visites peuvent porter :
a. sur le système qualité, les processus et les moyens mis en œuvre qui sont
susceptibles d’avoir un impact sur l’exécution du présent contrat,
b. sur l’entreposage et la conservation des fournitures, les conditions de stockage
et de transport,
c. les dispositions de gestion du service après-vente (SAV).
1.2.6 Ces visites ne doivent pas être utilisées par le fournisseur comme preuve de la
maîtrise effective de la qualité ni le décharger de sa responsabilité de fournir un
produit conforme aux exigences ou empêcher un rejet ultérieur d’un produit par
le laboratoire de l’HSJB.
1.3 Acceptation du produit
1.3.1 Toute fourniture livrée doit être accompagnée des documents suivants :
a. une déclaration de conformité (documents de certification et de tout essai réalisé
sur la fourniture avec les différentes dates et approbations),
b. autres documents d’accompagnement (notices et fiches d’adaptation si
pertinent) en langue française.
1.3.2 L’accès à la documentation d’accompagnement doit être possible sans rompre
le conditionnement du produit.
1.3.3 Le fournisseur s’engage sur la conformité au cahier des charges ou aux
spécifications techniques lorsqu’il effectue toute livraison.
1.3.4 Toute non-conformité identifiée devra être tracée sur une fiche de réclamation
fournisseur. Cette réclamation adressée au fournisseur devra être suivie d’une
action corrective appropriée et efficace avant la réception du produit.
1.4 Système Qualité/Maîtrise des enregistrements
1.4.1 Le fournisseur doit conserver ou faire conserver les enregistrements relatifs à la
qualité des fournitures : Contrôle ; Etalonnage...
1.4.2 La perte ou l’impossibilité d’accès à des documents permettant de démontrer la
conformité aux spécifications techniques du produit livré est à signaler sans
délai au laboratoire de l’HSJB.
1.4.3 Le laboratoire de l’HSJB se réserve le droit de demander une copie des
enregistrements concernant les produits et conservés chez le fournisseur.
1.5 Infrastructure
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Le fournisseur doit prendre les dispositions pour garantir la sûreté de ses installations,
lieux de stockage et moyens logistiques afin d’éviter tout risque d’utilisation
inappropriée de produits objets de la commande.
1.6 Evaluation annuelle du Fournisseur
1.6.1 Une évaluation annuelle est faite pour tous les fournisseurs suivant une grille et
une fiche de traitement des données des fournisseurs.
1.6.2 Tous ces documents sont accessibles aux fournisseurs.
Fait à Lomé, le
Le Fournisseur La Directrice de l’HSJB
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