Sapal SA
A Bosch Packaging Technology Company
Nom du fichier et emplacement Auteur Ecublens
/conversion/tmp/activity_task_scratch/[Link] Chautems Frédéric 17.10.16
Détermination des procédures d’inventaires SAPAL
Selon directive centrale BOSCH CD-02212-000_VAW_EN_2016-09-01
Introduction.
Selon le point CD [Link], l’inventaire stock matière SAPAL est considéré comme
« ordonné ». Cet inventaire est garanti par les deux méthodes suivantes:
L’inventaire permanant selon CD point 4.3.3
- Chaque mouvement d’entrée ou sortie de stock est entièrement compté et docu-
menté par les magasiniers selon les instructions ISO I-440 et I-441.
- Toutes les positions/Qté. sont saisie immédiatement dans SAP (chaque jour)
- Chaque article a sont propre N° et peut être identifié à sont emplacement de sto-
ckage.
- L’accès du magasin est strictement réservé aux magasiniers et fermé en leur
absence.
Un inventaire annuel par échantillonnage selon CD point 4.3.5
- l’inventaire comporte au minimum 1'000 positions ([Link].1.2)
- sélectionné selon CD [Link].1.5
A = 45% en fonction de la valeur total en stock (Qté * prix)
B = +5% en fonction des prix unitaire les plus élevés (PMP)
C = le solde par échantillonnage aléatoire pour atteindre les 1'000 positions.
Prescription pour le comptage de l’inventaire CD point [Link]
- les documents d’inventaire ne mentionnent pas les quantités en stock
- Le principe du double contrôle doit être assuré (règle des 4 yeux)
le principe de double contrôle est assuré si :
a) le comptage est fait par 2 personnes et qu’une des deux personnes ne fait pas
partie du département LOG
ou
b) le comptage est fait par une personne du magasin, un examen de l’échantillon
(minimum 10%) doit être fait par une 2ème personne externe à la LOG.
A partir de 2016, SAPAL effectuera son inventaire annuel par échantillonnage selon
la version b) soit, le 1er comptage par des magasiniers, et le 2ème comptage, plus un
échantillonnage pour contrôler au minimum 10 % des positions inventoriées, par une
personne externe au service LOG.
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1. Inventaire annuel par échantillonnage
Chaque année, Selon CD BOSCH 4.3.2, au maximum 3 mois avant le bouclement
comptable annuel, l’inventaire des articles en stock est contrôlé par sélection d’un
échantillonnage. Selon la procédure standard SAP.
1.2. Préparation avant la prise d’inventaire.
1.2.1. Aviser les personnes concernées.
Les personnes définies sous « PACASAPAL(Distrib)», la fiduciaire et
le personnel d’inventaire, doivent être informés de la date exacte de
la prise d’inventaire ainsi que des prescriptions à suivre (courriel).
1.2.2. Défalcation des listes de sortie GM et des bons
manuels.
Toutes les sorties d’articles, doivent être saisis avant l’édition des
listes d’inventaires. (GM, OF, bons manuel, liste de câbles)
Sauf exceptions sur certaine sorties pour des commandes SAV en at-
tente (sous N° 500000).
1.2.3. Traitement physique des articles entrant.
Tous les articles réceptionnés avant l’édition des listes d’inventaires
sont traités comme suit :
Les articles déjà réceptionné ou contrôlés doivent être remis aux
magasiniers avant 16h pour permettre leurs stockages.
Les articles réceptionnés en stock contrôle de qualité (SAP) ne
sont pas comptabilisé à l’inventaire. Ils seront saisis normale-
ment (entrée ou sortie) après la création des listes d’inventaires.
Pour les articles réceptionnés après l’édition des listes d’inventaires,
tous les mouvements de stock sont saisis normalement dans SAP
(fixation des stocks théoriques par SAP à date d’inventaire)
Attention, ces articles doivent être identifié « hors inven-
taire » et en aucun cas mis en stock physiquement avant
que l’inventaire ne soit terminé. (libéré par LOG)
1.2.4. Préparation des documents d’ l’inventaire.
Durant la procédure de création des documents d’inventaire aucun mou-
vement de stock (Saisie SAP) ne doit être effectué avant que les docu-
ments d’inventaires n’aient été créé (édité selon SAP).
Les mouvements de stocks peuvent reprendre sur libération du responsable,
pour tous les articles entrants et sortants après la date de créations des docu-
ments d’inventaires.
Ces mouvements sont autorisés pour autant que l’on garantisse qu’ils ne
pourront pas être mélangés avec les articles déjà en stock.
Les articles en stock avant la date de création des documents ne
doivent plus être prélevé avant qu’ils n’aient été complètement comptés
et validé.
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1.2.5. Définir les articles à inventorier.
Pour déterminer les articles à inventorier, procéder come suit :
Lancer la liste comptable des articles en stock.
Liste ABAP/4 Query « SQ01 », groupe utilisateur CO => « INVEN-
TAIRE » sélectionné la dernière liste exécu-
tée.
Cliquez sur puis export avec
Et enregistré sous :
O:\LOG\MAG\Inventaire\Inventairexxxx\
SAP_STOCK_xxxx.xls
Ensuite sélectionner les 1000 positions à inventorier selon les direc-
tives centrales BOSCH.
A = 45% en fonction de la valeur total en stock (Qté * prix)
B = +5% en fonction des prix unitaire les plus élevés (PMP)
C = le solde par échantillonnage aléatoire pour atteindre 1’000 pos.
Copiez les N° d’articles à inventorier puis passer au point suivant.
1.2.6. Création des documents d’inventaire MI31
Sélectionner la variante puis
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Vous obtenez le paramétrage suivent :
Date de comptage planifiée :
Cette date doit correspondre à la
période comptable (mois) à la
quelle les écarts seront
enregistrés ! (date d’inventaire)
La coche fixer les stocks théoriques permet
de figer les quantités en stock au moment de la
création du document articles, c’est cette
fonction qui permet de faire des mouvements
de stock après l’édition de la liste d’inventaire.
Les stocks comptés physiquement seront
comparé avec la quantité fixée le jour de la
création des doc. d’inventaire.
Cliquez sur la sélection multiple pour charger la liste des articles à inventorier.
Cliquez sur pour coller les articles
copié au point précédant (presse papier) puis pour reprendre les articles.
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Les articles sont repris dans la sélection principale ( ).
Lancer le programme Batch input , après quelque minute vous obtenez :
Cliquez sur pour traiter le dossier.
Ensuite
Sélectionner le dossier
Puis
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Sélectionnez le mode d’exécution
Puis : le statut du dossier batch input et
Lorsque le dossier disparaît de l’écran,
c’est que le document d’inventaires sont créé (rafraichir l’écran avec enter).
1.2.7. Edition des documents d’inventaire MI21
Indiquez l’exercice comptable et la date D’inventaire (dossier batch input ci-dessus)
puis (F8)
sur la première édition les poste mentionnent « Pas encore compté »
Après l’édition des dossiers, l’inventaire peut commencer !
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1.3. Comptage physique et saisie du résultat.
Les personnes désignées sont responsable de compté physiquement
chaque position1.
1.3.1. Comptage physique des articles
Chaque position est comptée et le résultat est inscrit sur la 1 ère édition
du document d’inventaire.
Chaque document d’inventaire (page) complètement inventorié doit
être daté et signé par la personne ayant effectué le comptage, puis
transmis à la personne responsable de la saisie de l’inventaire.
Exceptions : Si durant le comptage physique un article doit être pré-
levé (urgence), il sera immédiatement signalé à la personne effec-
tuant le comptage qui en tiendra compte dans sont décompte.
1.3.2. Saisir le résultat du comptage (MI04)
Saisir le N° de document, l’exercice comptable et la date de comp-
tage figurant sur le doc d’inventaire.
puis
Saisir la Qté.
comptée
Cocher cette case
si stock = 0 !
et laissez la
quantité vide
Enregistrer pour valider la
saisie du comptage
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1.3.3. Enregistrement des postes sans écart (MI07)
Après la saisie du comptage, valider les positions sans erreurs.
puis
Cocher les
postes sans
écart (= 0)
Les postes avec une
Enregistrer pour valider les quantité d’écart ne doivent
positions sans écarts pas être cochées.
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1.3.4. Edition doc. d’inventaire 2ème comptage (MI21)
Après validation des postes sans écarts, réimprimer le document
d’inventaire à l’aide du N° de document + l’exercice comptable,
ET
Puis et sélectionnez
Seul les postes déjà compté mais pas enregistré car comportant un
écart avec le stock à utilisation libre dans SAP sont réimprimé pour un
deuxième comptage par une autre personne que celle ayant effectué
le 1er comptage.
Evidement, cette deuxième édition ne comporte toujours pas la quan-
tité en stock.
Important : Notez le nom de la personne ayant effectué le 1er comp-
tage en haut à droite du document pour le 2 ème comptage.
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1.3.5. Modification du comptage (MI05)
Après le 2ème comptage les positions nécessitant une correction de
la saisie du 1er comptage sont modifiées.
La quantité du 1er
comptage peut être
rectifiée
Puis enregistrer le résultat du 2ème comptage.
1.3.6. Imprimer la liste des écarts pour analyses (MI20)
Saisir le N° de document d’inventaires
Ensuite et agrafer cette liste avec tous les documents d’inventaire
correspondant.
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1.4. Analyse des écarts et correction d’inventaires.
Toutes les positions en écart, doivent être recomptées par une autre per-
sonne que celle ayant effectuée le premier comptage.
Une fois le deuxième comptage effectué, s’il subsiste une différance, Chaque
différance d’inventaire est minutieusement analysée et documentée par un
magasinier.
Il contrôle les derniers mouvements de stocks et les erreurs connues les plus
courantes.
1.4.1. Modification du comptage (MI05)
Suite aux recherches effectuées par le magasinier, les positions né-
cessitant une correction de la saisie du comptage (erreur de comp-
tage) sont documentées par le magasinier sur la liste des écarts, et
seront modifiées après validation et visa par les responsables (LOG +
FIN).
1.4.2. Enregistrement des écarts après analyse (MI07)
Chaque différance d’inventaire est minutieusement analysée et docu-
mentée par un magasinier. Il contrôle les derniers mouvements de
stocks et les erreurs connues les plus courantes.
Après validation et visa par les responsables (LOG + FIN).
Les personnes désignées1 pour la saisie procèdent à l’enregistrement
des écarts (Idem MI07 voir ci dessus) ce qui clôture le doc. d’inven-
taire.
1.5. Clôture d’inventaire
Lorsque tous les documents sont enregistrés la fin des inventaires est signa-
lée à la comptabilité (FIN).
La comptabilité établi un bilan de l’inventaire qui sera validé par le respon-
sable de département (COR)
Les documents d’inventaire sont classés au magasin.
1)
Les personnes désignées pour le 2ème comptage et la saisie des inventaires ne
peuvent pas faire partie du personnel responsable des mouvements de stock
durant l’année (Pas un magasinier)
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