Maîtrisez les fondamentaux d'Excel

Le logiciel Excel fait partie des logiciels les plus utilisés dans le monde. Tous ceux qui
s'en servent au quotidien savent que ce n'est pas sans raison ! Excel vous permet facilement
de traiter de nombreuses données et de les mettre en forme.

Ce cours vous permettra de prendre en main ce logiciel si vous êtes débutant, de mettre
en page vos données pour qu'elles soient facilement lisibles, puis d'aller plus loin en
manipulant les données avec les formules, les fonctionnalités de tri, les tableaux croisés
dynamiques, etc.

Vous verrez qu'utiliser Excel n'est pas très compliqué et vous ne pourrez bientôt plus vous
en passer !

Objectifs : à la fin de ce cours, vous saurez...

 manipuler les cellules ;
 mettre en page un fichier Excel ;
 trier et ordonner les données ;
 utiliser les formules ;
 utiliser la validation des données sur Excel ;
 réaliser des tableaux croisés dynamiques ;
 réaliser des graphiques. 
Prérequis : aucun ! Ce cours vous permet de démarrer de zéro si vous n'êtes pas familier
avec Excel. Il vous permet également d'aller plus loin si vous connaissez déjà les
fonctionnalités de base : dans ce cas, vous pouvez directement vous rendre à la troisième
partie.

Outil nécessaire :
 Un logiciel tableur 
N'hésitez pas à créer un fichier Excel pour réaliser les manipulations en même temps
que moi dans ce cours. Je vous accompagnerai pas à pas et vous pourrez ainsi pratiquer en
direct !
Renommez les cellules
Bienvenue dans ce cours qui vous permettra d'utiliser les fonctionnalités d'Excel ! :D

Commençons par le début : Excel est un tableur, autrement dit un logiciel qui contient
des cellules.

Qu’est-ce qu’une cellule ?

Un fichier Excel est donc un tableau, qui comme tout tableau contient des colonnes et des
lignes. Une cellule est donc l'intersection entre une colonne et une ligne.

Traditionnellement, dans Excel :

 les colonnes sont nommées par des lettres. Vous avez donc la colonne A, la colonne

B... ;
 les lignes sont nommées par des chiffres. Vous avez donc les lignes 1, 2... 
Une cellule étant l'intersection d'une colonne et d'une ligne, son nom sera donc composé
de la lettre correspondant à sa colonne et du chiffre correspondant à sa ligne.

Voici par exemple la cellule C3 :

La cellule C3, au croisement de la colonne C et de la ligne 3

Remplir une cellule

Vous pouvez écrire dans une cellule le contenu que vous souhaitez : un chiffre, un texte,
une date, une formule - que nous verrons par la suite, et que vous pouvez reconnaître par le
signe  =  qui la commence.
Pour remplir une cellule, il suffit de double-cliquer sur elle et de taper le contenu voulu.
Vous pouvez également directement remplir le champ situé juste au-dessus des cellules, à
droite de  fx . On l'appelle la barre de formule. Elle est entouré sur la capture d'écran
suivante :
 Remp
lissage d'une cellule avec du texte

Renommer les cellules

Le nom de la cellule sur laquelle vous êtes situé apparaît en haut à gauche de votre fichier
Excel. Vous avez la possibilité de le changer, si cela vous semble plus simple !

Par exemple, si vous voulez écrire dans une cellule le mois en cours, vous pouvez
renommer la cellule "Mois" plutôt que "C1". Pour cela, utilisez le champ en haut à
gauche qui indique par défaut "C1", et notez directement  Mois . 

Cellule C1 renommée en "Mois"

Dans ce champ, vous ne pouvez pas utiliser de caractère spécial, d'espace ou d'accent.
Quand vous ferez des formules Excel, comme je vous l'apprendrai plus loin dans ce
cours, vous pourrez utiliser le nom que vous avez choisi - "Mois" dans notre cas - plutôt que
C1. Cela permettra à vos formules d'être plus lisibles et d'éviter les erreurs !

À vous de jouer ! ;) 

1. Créez un document Excel. Enregistrez-le sur votre ordinateur, il sera votre support de
travail pour l'ensemble de ce cours.
 2. Identifiez la cellule D4.
3. Renommez cette cellule D4 "mois".
Vous avez fait connaissance avec l'unité de base du fichier Excel : la cellule. Voyons
maintenant comme remplir ces cellules de manière rapide.
Recopiez des cellules
Une fois que vous avez mis une information dans une cellule, vous allez sans doute
vouloir recopier le contenu de cette cellule dans d'autres cellules.

Vous pouvez le faire de manière classique en faisant un "copier-coller". Mais Excel vous
propose également une "poignée de recopie". Cette solution marche seulement pour recopier
sur une cellule adjacente, juste à côté ou juste au-dessous.

Utilisation de la poignée de recopie

Si vous souhaitez recopier exactement le contenu de la cellule, il suffit ainsi de placer
votre curseur en bas à droite de cette cellule. Une croix noire apparaît alors. Cliquez et faites
glisser cette croix sur les cellules sur lesquelles vous voulez recopier l'élément. Toutes les
cellules contiennent désormais cet élément recopié !

La poignée de recopie est située en bas à droite de la cellule

La première utilisation de la poignée de recopie est toujours un peu délicate donc pas de
stress si vous n'avez pas réussi. Faites un nouvel essai ! Vous allez vous familiariser très vite
avec cette fonctionnalité dont bientôt vous ne pourrez plus vous passer. :)
Si vous utilisez la poignée de recopie sur une seule cellule de référence, Excel copiera le
contenu de cette cellule sur les autres. Par exemple, si vous notez  1  sur une cellule et que
vous utilisez la poignée de recopie, celle-ci notera  1  sur toutes les cellules sélectionnées.
Maintenant notez  1  sur la première cellule et 2 sur la deuxième, puis sélectionnez les
deux avant d'utiliser la poignée de recopie. Que se passe-t-il ?
Excel continue cette suite logique dans le cas d'une série de cellules ! Il pourra faire de
même en notant les nombres impairs, ou de 10 en 10, etc. 

La notion de référence absolue ou relative

Copiez des cellules vous semble maintenant simple... Mais attention ! Il faudra être
vigilant quand les cellules que vous allez recopier contiendront des formules.
Prenons un exemple : imaginons que vous ayez un tableau avec les mois de l'année, et
pour chaque mois le nombre d'article vendus.
Votre tableau pour calculer votre chiffre d'affaires

Vous avez saisi dans une cellule (ici en jaune) le prix de vente de l'article. Vous souhaitez
donc qu'Excel calcule le chiffre d'affaires de chaque mois, celui-ci étant égal à : nombre
d'article x prix de vente de l'article.

Vous notez donc dans la cellule D4  =C4*C1  - ici ne prêtez pas attention au contenu de la
formule, nous verrons par la suite comment les rédiger. Comprenez simplement qu'il s'agit de
multiplier la cellule C4 par la cellule C1. 
Vous avez complété le mois de janvier et souhaitez (à juste titre) automatiser la saisie
pour ne pas refaire la formule : vous souhaitez donc recopier dans les cellules en rouge la
formule mise dans la cellule en bleu.

Si vous utilisez la poignée de recopie vers les cellules D5 à D10, voyons ce que vous
obtenez :
 Uti
lisation de la poignée de recopie pour une formule

Vous voyez que nous n'obtenons pas les chiffres voulus. 

Il apparaît notamment en D6  #VALEUR! , qui signifie qu'une des cellules concernées

contient du texte et non des chiffres. Excel ne peut donc pas effectuer de calcul. :'(
Comprenons ensemble pourquoi cela n'a pas fonctionné.

Si vous cliquez sur la cellule D5, vous voyez que la formule utilisée est  =C5*C2 .  Excel
raisonne en effet en "valeur relative".  Il a appliqué la logique suivante : la cellule D4 est
égale à C4 fois C1, donc pour la cellule D5, il faut tout décaler d'une ligne en-dessous : D5 est
égale à C5 fois C2. 
Or, vous voudriez utiliser toujours C1. Pour qu'Excel le comprenne, il faut transformer
dans la formule l'adresse de la cellule en adresse absolue, pour montrer qu'il faut garder cette
cellule dans le calcul. Cela va passer par le signe $ (dollar).
Ainsi, pour transformer une adresse relative en adresse absolue, il faut que l'adresse de la
cellule passe de  C1  à  $C$1 . Il faut donc insérer le signe  $  avant la colonne et avant la ligne.
Ainsi, en cellule D4, vous allez écrire  =C4*$C$1 . En utilisant la poignée de recopie,
Excel va garder C1, mais pas C4 qui est sans signe dollar. Vous aurez ainsi en D5
=C5*$C$1 . 
Vous obtiendrez alors :
 Utilis
ation de la poignée de recopie pour une formule avec $

Si cette notion ne vous paraît pas encore très claire, pas de panique ! Le principe est de
comprendre que souvent, si la recopie que vous avez faite ne fonctionne pas, c'est en raison
d'un problème d'adresse de cellules qui aurait due être en absolue.
Ayez donc le réflexe de vous demander si vous ne devriez pas modifier les adresses pour
les mettre en absolue, et souvenez que pour transformer une adresse (par exemple A2) en
adresse absolue il suffit d'insérer des dollars (par exemple $A$2).

Vous savez désormais comment recopier des cellules ! Excel propose une autre manière
d'écrire rapidement les cellules : la saisie automatique.
Utilisez la saisie automatique
Vous avez déjà découvert les prémices de la saisie automatique grâce à la poignée de
recopie.

Mais Excel est un logiciel "intelligent" et il vous permettra des gains de temps très
importants grâce aux suites logiques.

Si par exemple vous devez compléter un tableur avec les 12 mois de l'année, vous
pouvez utiliser la saisie automatique avec la poignée de recopie.

Vous écrivez alors  janvier  puis vous utilisez la poignée de recopie, que l'on obtient en
plaçant sa souris en bas à droite de la cellule à recopier. Excel comprend alors que vous
voulez écrire les 12 mois de l'année et votre liste devient : 

Saisie automatique des mois

Rappelez-vous que la poignée de recopie marche de haut en bas mais aussi de gauche à

droite : vous pourrez donc écrire le premier élément de votre série sur une cellule et avoir les
autres éléments qui suivent sur la même ligne mais à droite.
La saisie automatique marche pour beaucoup de suites logiques comme les jours de la
semaine, les nombres, les dates... À vous de jouer pour découvrir toutes ces possibilités ! ^^ 

Nous avons terminé la première partie de ce cours ! Vous êtes maintenant capable de
renommer et recopier des cellules, et d'utiliser la saisie automatique.

À tout de suite dans la deuxième partie de cours, après ce petit quiz ! :D
Manipulez les lignes et les colonnes
Dans cette deuxième partie du cours, nous allons entrer dans le vif du sujet ! Gardez
votre document Excel ouvert pour réaliser les manipulations au fur et à mesure. ;)

Maintenant que les cellules n'ont plus de secret pour vous, voyons comment manipuler
directement les lignes et les colonnes.

La plupart du temps, pour faire toute modification sur une ligne ou une colonne :
 sélectionnez la ligne ou la colonne sur laquelle vous souhaitez faire la manipulation ;
 faites un clic droit (ou clic central sous mac) : cela vous ouvrira le menu
contextuel dans lequel vous trouverez la majorité des actions possibles.
Voyons les manipulations les plus courantes en détail.

Créez et supprimez des lignes et des colonnes

Pour créer une colonne ou une ligne, il suffit de sélectionner la colonne ou la ligne
suivante, puis d'ouvrir le menu contextuel afin de choisir "insertion".

Prenons un exemple. Vous souhaitez créer une colonne, entre la colonne "Prénom"

(colonne B) et "Date de naissance" (colonne C). Vous souhaitez que cette colonne s'appelle
"Deuxième prénom".

Sélectionnez la colonne D (puisque c'est cette colonne que vous souhaitez décaler pour
intégrer une colonne à sa gauche), en cliquant sur le nom de la colonne, soit ici la lettre D.

Vous allez ensuite ouvrir le menu contextuel (clic droit sur pc, clic central sur mac) :

Sélectionnez la colonne D et faites un clic droit

Dans ce menu contextuel, vous n'avez plus qu'à choisir l'action que vous souhaitez mener,
ici insertion.
 Vous aurez alors une colonne vide qui sera insérée à gauche de la colonne "date de
naissance".

Masquer des lignes et des colonnes

Pourquoi masquer des lignes ou des colonnes ? Cela permet d'avoir visuellement moins
de données tout en ne supprimant aucun élément, afin de pouvoir les retrouver si besoin. La
lecture est ainsi facilitée. 
Pour cela, vous allez procéder exactement de la même façon :

 vous sélectionnez la ligne (ou colonne) à masquer en cliquant sur son nom (la lettre
pour la colonne, le chiffre pour la ligne) ;
 vous ouvrez le menu contextuel ;
 vous choisissez "masquer".
Par exemple, dans notre fichier, vous ne souhaitez peut-être pas que la colonne "date de
naissance" et "sexe" apparaissent, mais vous souhaitez conserver ces colonnes. Vous
sélectionnez alors les colonnes D et E correspondantes, puis choisissez "masquer" dans le
menu contextuel.

Le résultat sera le suivant :

Les colonnes D et E ont été masquées

Vous voyez que les colonnes D et E (date de naissance et sexe) n'apparaissent plus.
Mais elles n'ont pas été supprimées : on passe bien de la colonne C à la colonne F. Elles
apparaissent en bleu.

Pour afficher de nouveau ces colonnes :

 sélectionnez les colonnes C et F (c'est-à-dire les colonnes qui "entourent" celles qui
sont masquées) ;
 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez "afficher".
Les colonnes D et E réapparaissent alors.

Ajustez les tailles des lignes et des colonnes

Vous avez sans doute constaté que quand vous saisissez des éléments dans une cellule, il
arrive que cette information "dépasse" la taille de la cellule. Pour celles et ceux qui ont déjà
utilisé Excel, je suis sûre que cela vous parle.

Par exemple, dans notre fichier, l'adresse de M. Jean Duval est un peu longue :
L'adresse trop longue dépasse de la colonne

Vous voyez que l'adresse (cellule F3) dépasse de la colonne, donc que cette colonne est
trop étroite. Si vous ne modifiez rien, en remplissant la cellule G3 vous ne verrez plus la fin
de l'adresse :

L'adre
sse n'est pas visible en entier

Si vous souhaitez éviter cela, vous pouvez facilement modifier la taille de la colonne. Plus
précisément l'"ajuster", c'est-à-dire l'adapter au contenu : plus le contenu est large, plus le
colonne le sera.

Pour cela, double-cliquez sur la marque de séparation entre cette colonne et celle d'à-

côté (ici le séparateur entre F et G). Ainsi la taille de F s'ajuste automatiquement au contenu !

La
largeur de la colonne s'est automatiquement adaptée au contenu

Vous pouvez également choisir la taille de la cellule en cliquant sur la barre de séparation
pour la régler comme vous le souhaitez.

Groupez des lignes et des colonnes

Le principe est de regrouper ensemble des lignes ou des colonnes pour pouvoir les
masquer ou les afficher ensemble.
Vous pouvez ainsi avoir de nombreuses colonnes qui nuisent à la lisibilité, tout en
ayant besoin de toutes ces informations. La solution pourrait alors être de grouper ensemble
des colonnes.

Pour grouper des colonnes, sélectionnez les colonnes concernées, puis dans le menu
choisissez Données > Grouper.

Vous obtenez le résultat suivant :

Les données F, G et H ont été groupées

Vous pouvez voir qu'elles sont groupées par la ligne grisée au-dessus des colonnes, ainsi
que les chiffres 1 et 2 en haut à gauche du fichier.
Pour masquer les colonnes groupées :

 soit vous cliquez sur le signe - et les colonnes sont masquées (vous pourrez ensuite
afficher sur le signe + pour les faire ré-apparaître) ;
 soit vous cliquez sur le "1" (vous cliquerez sur "2" pour les faire réapparaître). 
Vous obtiendrez alors le résultat suivant :

Les colonnes groupées ont été masquées

Les colonnes F, G et H sont masquées (mais pas supprimées) et vous voyez un symbole
(+) au-dessus des lignes qui vous indiquent que des colonnes sont groupées.

Maintenant que vous savez manipuler les lignes et les colonnes, voyons ensemble une
autre caractéristique des fichiers Excel : les onglets.
<>
Manipulez les onglets
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Dans ce chapitre, nous allons voir comment manipuler les onglets, également appelés les
feuilles.

Qu'est-ce qu'un onglet ?

Dès l'ouverture d'un fichier Excel, vous voyez apparaître en bas du fichier des
"feuilles". Selon la version d'Excel que vous utilisez, la création du fichier peut générer la
création d'un ou plusieurs onglets.

Par exemple, voici un fichier Excel avec deux onglets nommés "Feuill1" et "Feuill2" (le
nom mis automatiquement par Excel). Le nom de l'onglet Feuil2 est en blanc, et celui de
Feuill1 est grisé : cela indique que je suis actuellement sur l'onglet Feuill2.

Ficher Excel contenant deux onglets

Pour comprendre ce qu'est un onglet, vous pouvez comparer le fichier Excel à un système
de classement. Le fichier Excel serait votre boîte de classement, et les onglets (ou feuilles) les
chemises que vous insérez dans la boîte.
Une petite nuance cependant par rapport au système de classement manuel : si dans une
boîte à archive vous pouvez insérer des documents sans qu'ils soient dans une chemise, dans
Excel ce n'est pas possible : tout document sera donc dans une feuille.

Créez et supprimez des onglets

Pour créer un onglet, il suffit de cliquer sur le + qui apparaît à droite du dernier
onglet. Vous voyez ainsi apparaître un nouvel onglet dont le nom est mis
automatiquement par Excel.

Pour supprimer un onglet :

 placez votre curseur sur le nom de l'onglet ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez supprimer.
Attention : la suppression d'un onglet est définitive et toutes les données figurant dans
l'onglet sont perdues. Excel vous le signale, et vous devez confirmer la suppression.
Renommez les onglets
Excel donne un nom aux onglets qui n'est pas forcément parlant. Vous pouvez donc les
renommer.

Pour cela, il suffit de double-cliquer sur le nom de l'onglet et de saisir le nom souhaité.
Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel avec un clic droit (ou un clic central sur
mac) afin de choisir "Renommer".
 Un conseil : le nom que vous choisissez doit être parlant (on doit savoir ce que contient
l'onglet juste en lisant le nom de l'onglet), et bref (pour plus de lisibilité).

Enfin, Excel ne vous permet pas de mettre des caractères spéciaux dans les noms d'onglet.

Déplacez les onglets

Si vous avez créé plusieurs onglets, il est important de les classer dans un ordre logique.

Pour déplacer un onglet, il suffit de cliquer sur son nom et de le faire glisser à

l'emplacement souhaité (tout en maintenant le clic).

Mettez les onglets en couleur

Si vous avez de nombreux onglets dans votre fichier Excel, il peut être utile d'en mettre
certains en évidence. Pour cela, vous pouvez les mettre en couleur.

Ainsi, dans cet exemple, la mise en couleur de l'onglet permet de mettre en évidence

l'onglet "total".

L'onglet "total" est

jaune pour être mis en évidence

Pour mettre un onglet en couleur :

 placez votre curseur sur le nom de l'onglet ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 cliquez sur "couleur d'onglet" ;
 choisissez la couleur que vous souhaitez.
Masquez les onglets
Nous avons vu dans le chapitre sur les colonnes qu'il peut être utile de masquer certaines
informations. Cela est vrai aussi sur les onglets : cela permet une meilleure lisibilité tout en
gardant les informations.

Pour masquer un onglet :

 placez votre curseur sur le nom de l'onglet ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez "masquer".
Pour le faire apparaître :

 placez-vous sur le nom de n'importe quel onglet ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez "afficher" ;
 choisissez l'onglet à faire apparaître parmi la liste des onglets masqués. 
Recopiez les onglets
Savoir recopier les onglets vous rendra bien des services (et beaucoup de temps). En effet,
vous pouvez ainsi faire un onglet "type" et une fois cet onglet terminé, vous pouvez le
recopier.
Pour recopier un onglet :

 placez-vous sur le nom de l'onglet que vous souhaitez recopier ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez "Déplacer ou copier". Vous voyez apparaître ce menu : 

Menu pour déplacer ou copier les onglets

Dans ce menu, vous allez :

 choisir dans quel fichier vous allez copier l'onglet. En effet, vous pouvez tout à fait
décider de copier l'onglet dans un autre fichier Excel. Pour cela, utilisez le menu
déroulant pour choisir le fichier souhaité ;
 préciser à quel endroit dans le fichier vous voulez enregistrer l'onglet créé ;
 cocher la case "créer une copie", sauf si vous voulez uniquement déplacer l'onglet.
Vous savez désormais manipuler les onglets, félicitations !
Mettez en page votre fichier
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À présent que vous savez créer un fichier avec des cellules et des onglets adaptés, nous
allons voir comment le mettre en page.

Les options de mise en page sont communes à tous les logiciels de la suite Office (word,
powerpoint...). Nous allons donc voir uniquement quelques conseils propres à la lisibilité des
fichiers Excel.
Masquez le quadrillage
Le quadrillage que vous voyez à l'écran n'apparaîtra pas à l'impression. Pour plus de
lisibilité, vous pouvez choisir de le masquer également sur votre écran.

Pour supprimer le quadrillage d'un onglet Excel c'est très simple :

 cliquer sur Mise en page ;

 dans le volet affichage, décocher "quadrillage".
Vous l'avez compris si vous voulez faire apparaître un quadrillage que vous auriez
précédemment supprimé, vous procéderez de la même façon en cochant la case "quadrillage".
Le quadrillage a été ici masqué

Vous voyez aussi la différence entre le quadrillage et les "bordures" : ici, il y a des
bordures dans le tableau pour que ce soit plus lisible, mais pas sur les autres cellules. Ces
bordures apparaîtront à l'impression et n'ont pas de lien avec la présence ou non du
quadrillage.
Figez les volets
Ce point est important quand vous travaillez sur un fichier Excel qui contient beaucoup de
lignes et/ou de colonnes.

En effet, si les volets ne sont pas figés, quand vous vous placez sur les lignes les plus
basses de votre fichier, vous ne voyez plus les lignes de titre. Si vous avez beaucoup
d'informations, cela peut vous empêcher de comprendre à quoi les données font référence !
Pour éviter cela, vous pouvez "figer les volets", c'est-à-dire garder à l'écran les premières
lignes même si vous faites défiler le fichier pour voir les lignes suivantes.

Voici ce que cela donne en figeant les volets :

Les trois premières lignes sont figées

Vous voyez que même en étant sur les lignes 15 et suivantes, vous voyez les trois
premières lignes. Vous pouvez ainsi savoir que "4 100" sur la cellule D15 correspond au CA
du mois. Vous voyez qu'une légère bordure est apparue sous la ligne 3 pour montrer que les
volets sont figés.

Pour figer les volets :

 placez-vous sous la ligne (ou à droite de la colonne) qui doit rester "figée". Dans
l'exemple précédent, on se placera sur la ligne 4 ;
 allez dans "affichage" ;
 cliquez sur "figer les volets".
Pour annuler cette action, allez dans "mise en page" et cliquez sur "libérer les volets".

Renvoyez les cellules à la ligne

Si vous avez beaucoup de contenu dans une cellule, vous pouvez choisir d'adapter la taille
de la cellule au contenu, comme nous l'avons vu dans le chapitre sur les lignes et les colonnes.
Vous pouvez aussi choisir de renvoyer à la ligne le contenu.

Voici ce que cela donne (ici pour la cellule C3) :

Le contenu de la cellule C3 a été renvoyé à la ligne

Pour renvoyer à la ligne une cellule :

placez-vous sur la cellule concernée ;

dans le menu accueil, cliquez sur "renvoi à la ligne automatique". Vous pouvez
également choisir de "tronquer" le contenu, c'est-à-dire de ne pas le rendre visible au-
delà de la cellule, ou de le "laisser dépasser" même si la cellule est trop courte.
Vous savez désormais mettre en page votre fichier. Voyons dans le chapitre suivant
comment faire des mises en forme conditionnelles !