Codification - Exemple et
Définitions
Exemple:
Considérons les informations sur les étudiants, il est souvent possible de trouver
deux ou même plusieurs étudiants ayant le même nom et prénom. Il serait alors
impossible de distinguer de qui on parle si on n'utilise comme moyen de distinction
que le nom et le prénom.
La meilleure façon qui semble résoudre ce problème est sans doute de leur attribuer
des codes. La procédure d'attribution des codes est appelée « codification ».
Définition:Définition 1
La codification est une opération d'optimisation, elle substitue à une information sous
forme naturelle, un symbole conventionnel (code) qui est mieux adapté aux objectifs
de l'utilisateur et au traitement automatique.
Définition:Définition 2
Un code est une représentation conventionnelle généralement abrégée d'un
objet.
Exemple:
Attribuer des codes aux différents étudiants:
Année entrée à l'université + n° séquentiel : 199700154.
Objectifs de la Codification
La codification offre plusieurs avantages :
• Identifier sans ambiguïté un individu dans un ensemble ;
• Réaliser des gains de place et de temps ;
• Représenter certaines propriétés d'un objet ;
• Permettre certains contrôles de forme sur l'information.
Qualités attendues d'une Codification
Qualités Attendues d'une Codification
• Unicité : le code doit permettre d'isoler un objet sans ambiguïté dans un ensemble,
• Souplesse et pérennité : un code doit être utilisé normalement très longtemps,
la souplesse est la qualité qui lui permet de s'adapter aux modifications de la
population représentée et de conserver sa valeur au cours du temps. Il faut en
particulier toujours prévoir des extensions et des insertions du fait de l'accroissement
des objets dans le temps.
L'effectif actuel d'une entreprise est de 95 employés ; si on choisi un code avec deux
positions numériques, il peut devenir non valide si l'effectif passe à 100 employés,
• Commodité d'utilisation : cette qualité en recouvre plusieurs autres : concision,
facilité de contrôle et facilité d'exploitation.
Différents Types de Codes
Les possibilités de codification sont en principe illimitées. On ne présentera que quelques
types de codes très connus.
1. La codification séquentielle
Elle consiste à attribuer des numéros consécutifs aux objet à codifier d'un même
ensemble.
2. La codification par tranches
Elle consiste à diviser l'ensemble d'objets à codifier en plusieurs catégories où
chaque catégorie d'objets se verra attribuer une tranche de codes. A l'intérieur des
tranches, les codes sont généralement séquentiels.
3. La codification articulée
Les codes sont décomposés en plusieurs zones où chaque zone a une signification
particulière.
4. La codification à niveaux (ou hiérarchique)
Elle est utilisée dans le cas où il existe des relations d'inclusion entre les différents
ensembles. Le code est découpé en plusieurs zones (niveaux) où chacune représente
un ensemble d'objets. Considérés de gauche à droite, ces zones représentent des
ensembles de plus en plus restreints. Cette codification peut être considérée comme
un cas particulier de la codification articulée.
5. La codification mnémonique
Elle consiste à abréger la désignation d'un objet à l'aide d'un ensemble réduit de
caractères qui doit être évocateur de l'objet codifié. Il existe 2 sortes :
o Des codes dits « consonants », obtenus par suppression des voyelles,
Exemple : FACTURE FCTR,
o Des codes dits « abréviatifs », obtenus par abréviation de la désignation de
l'objet,
Exemple : FACTURE FACT.
Exemple:Exemples de codification
1. Exemple 1 : Codification séquentielle
Les employés d'une entreprise sont codifiés selon l'ordre chronologique de leur
recrutement: 001, 002,..., 112. Les nouveaux recrutés se verront attribuer les
codes 113, 114,...
2. Exemple 2 : Codification par tranches
Codification des produits d'un stock de quincaillerie (sur 3 positions
numériques)
Les n° 001 à 088 désignent les vis /* De nouveaux vis peuvent être insérés */
Les n° 100 à 285 désignent les écrous /* De nouveaux écrous peuvent être
insérés */
Les n° 300 à 357 désignent les boulons entre 285 et 300 /* De nouveaux
boulons peuvent être insérés */
.........
3. Exemple 3 : Codification articulée
Codification des employés d'une entreprise
Code Articulé
Conduite des Opérations de Codification
La codification est une étape clé dans la préparation des informations car les erreurs à ce
niveau sont souvent très lourdes de conséquences et peu faciles à déceler. Il est alors
recommandé de suivre la démarche suivante :
• Définir la population à codifier (type individu, nombre individus, leur croissance,
maximum, etc.),
• Etudier éventuellement les ventilations statistiques,
• Vérifier d'abord s'il existe des codifications déjà proposées par des organismes
spécialisés,
• Vérifier la stabilité des propriétés sur lesquelles est basé le code,
• Définir la codification avec les personnes qui auront par la suite à l'utiliser,
• Mettre en œuvre le code (prévoir des consignes d'utilisation de ce code et le tester
avec les utilisateurs.