3) Recueil de documents essentiels utilisés part l’agent maritime : A) les documents usuels utilisés en

transport maritime : Ils sont de 2 types : − Le connaissement (Bill of Lading B/L) : C’est un Titre
représentant la propriété de la marchandise confiée par le Chargeur à un Armateur. Il et signé par le
transporteur (ou son agent) ou le capitaine du navire cargo (ou son agent). Le connaissement est
établi par l’armateur et il permet au destinataire de réclamer la marchandise auprès de l’armateur. −
Le manifeste : Document douanier qui récapitule toutes les marchandises embarquées ou
débarquées lors de l’escale. → Ces deux documents sont les plus importants car ils déterminent le
mouvement de la marchandise. Ils servent de support de preuve de gestion et de contrôle de
l’exécution d’un transport de marchandises sur un navire donné. Ils sont émis par l’agent maritime à
l’issue d’une longue chaîne administrative qui fait intervenir divers prestataires. Ci-dessous, sont
énumérés les différents documents qui circulent au sein de l’agence maritime au cours de ce
processus. B) Documents accessoires de la gestion administrative : Les documents accessoires émis
par l’agent maritime sont : le schédule, la demande de cotation, la demande de positionnement, le
draft, le booking, l’avis d’arrivée, la facture pro forma, la facture, le container deposit reciept, le reçu
de versement de caution et le delivery order. Certains de ces documents servent comme document
de liaison principalement entre l’agent maritime et le chargeur, le transporteur, le destinataire des
marchandises et les autres acteurs de la chaîne logistique. 1) Le Schedule (le programme des
voyages): Il s’agit d’un document d’information client établit pour le service commercial de l’agence
maritime. Les donnés de base qui lui sont fournies par l’armateur y figurent dans les différentes dates
d’arrivée (ETA) et de départ (ETD) du bateau par voyage et par port d’escale. 2) La demande de
cotation : Elle est établie par le chargeur et transmise à l’agent maritime (représentant de l’armateur)
pour établissement d’un devis de transport. Elle donne une description détaillée de la marchandise ;
du type d’emballage ; le type de transport choisi et la destination finale. 3) La cotation : Ce document
est établi par l’agent maritime pour le compte du chargeur. Il détermine les conditions de facturation
de la marchandise pour le voyage. 4) La demande de positionnement : Ce document est établi par le
booking (service des réservations) et adressé à l’acconnage pour la mise à disposition d’un conteneur
pour un client à l’export. 5) La maquette (liste de colisage): C’est un formulaire standard fourni par
l’agent maritime au chargeur. Il aide à faire la description de la marchandise. Le formulaire rempli
sert de document de base pour l’établissement du draft. 6) Le draft (brouillon de connaissement) : Le
draft est un brouillon de connaissement. Il est établi par le service documentation export de l’agent
maritime. Après émission, il est ensuite soumis à la procédure interne de validation (généralement
par le shipping Manager). A la suite de cette validation, il sert de source pour l’établissement des
différents modèles de connaissements. 7) Le booking (réservation): Ce document est établi par la
section BOOKING de l’agence maritime. Il formalise la réservation d’un espace de chargement sur un
navire à la demande du chargeur. Sont but est de faciliter le contrôle du volume de chargement à
embarquer sur le navire. 8) L’avis d’arrivée : C’est un document émis par le service Import de
l’agence maritime. Il est adressé au destinataire de marchandise, porteur du connaissement ou «
NOTIFY PARTY ». On y trouve des renseignements sur la date probable ou effective d’arrivée de la
marchandise, la date et le lieu de livraison prévus. 9) La facture pro forma : Ce document est émis par
le service financière de l’agence maritime. Il indique le montant du fret (à l’export) de la marchandise
ou le coût estimatif d’une prestation liée à l’exploitation. 10) La facture : C’est un document
comptable reprenant les montants des différentes prestations (fret, surestarie, location,
modifications, remise documentaire) dont le propriétaire de la marchandise doit s’acquitter avant de
se faire établir un bon de livraison (en anglais delivery order). 11) Container deposit receipt (caution
sur livraison d’un conteneur remis au retour): Document délivré au destinataire de la marchandise
par le service Import. Il indique le montant de la caution à verser pour la sortie d’un conteneur plein
de l’enceinte portuaire. 12) Reçu de versement de caution : Document établit par le service
financière de l’agence maritime, il atteste le dépôt d’une caution par un client avant la sortie de son
conteneur. 13) Delivery order (Bon de livraison) : Le bon de livraison est délivré au client à la suite du
règlement de toutes les prestations dues à l’agence maritime par celui. Ce document autorise
l’acconier à livrer la marchandise du client après le règlement des factures de manutention. C) les
documents au Service opérationnel : Il s’agit d’un ensemble de documents et autorisations établies
par le service opérationnel de l’agence maritime, et dont le but est de déclencher ou d’accompagner
la réalisation de certaines opérations sur le terrain. Les documents opérationnels usuels sont : la
demande de pilote, la demande d’embarquement, la demande de débarquement, la demande de
pointage , le shifting conteneur, le shifting navire, le laisser passer des marins, la demande d’escale,
la clearance. 1) La demande de pilote : C’est un document adressé à la capitainerie du Port. Ce
dernier valide la demande et désigne un pilote pour le guidage du bateau à travers le chenal d’accès
au port. 2) La demande de débarquement : Cette demande est adressée au service de traitement des
manifestes imports de la douane pour solliciter le débarquement des marchandises du bateau. 3) La
demande d’embarquement : A l’inverse de la demande de débarquement, la demande
d’embarquement est adressée au service de traitement des manifestes exports de la douane. Le but
étant d’obtenir une autorisation d’embarquer la marchandise. 4) La demande de pointage : Elle est
adressée à la douane pour solliciter le pointage des marchandises sur le bateau. 5) La demande de
shifting (mouvement) conteneur : C’est un document adressé à la brigade maritime de la douane
pour les opérations de manutention d’un conteneur dans le bateau. 6) La demande de shifting
navire : Cette demande est adressée à l’autorité portuaire pour un mouvement d’un poste à quai à
un autre en vue d’effectuer des opérations de manutention. 7) Le laisser passer de marin : Le laisser
passer est établit par le service opérationnel de l’agence maritime et visé au commissariat spécial du
port. Il permet la libre circulation des marins sur le territoire national durant l’escale. 8) La demande
d’escale : C’est une demande adressée à l’autorité portuaire pour solliciter le contrôle d’un navire à
la fin des opérations de manutention. 9) La clearance : C’est une déclaration remplie par le service
opérationnel et visé par la douane. Elle libère après contrôle le bateau et l’autorise à quitter le quai
et le port. 4) les procédures du « shipping » à suivres : Après reçu l’indication d’arriver de navire
auprès du capitaine que se soit par la radio ou le télex ou l’e-mail l’agent maritime doit suivre ces
procédures : 1- Préparer un préavis arrivée contient tous les détails de navire (nom, nationalité,
n°IMO, longueur, type de cargaison...) et envoyer ou autorités portuaires dans un délai de 48 heures.
2- Programmer les opérations que se soit de chargement ou de déchargement avec l’acconier du
navire (manutentionnaire) ou l’entreprise de manutention habituellement travail avec l’agent
maritime. 3- Transférer la notice d’arrivée reçue de la part de capitaine du navire au chargeur juste
après l’entrée du navire sur la rade de port. 4- Mis en contact direct avec le capitaine du navire après
l’accostage pour signer les documents d’arrivées et retirer les documents originaux (plis cartable) de
la marchandise ainsi que l’occupation des besoins de l’équipage (vivre, eau douce, visite médicale,
etc.) 5- Envoyer un message aux armateurs / affréteurs, contenant les détails des opérations depuis
l’arrivée sur rade jusqu'a fin d‘amarrage du navire. 6- Présenter un manifeste d’entrer taper sur le
système SYNDA avant le début des opérations commerciales (chargement ou déchargement)
mentionnant la cargaison existante à bord du navire avec les détails de réceptionnaire. 7- Préparer
un compte rendu au cours de déroulement des opérations commerciales concernant les tonnages et
le nombre de colis embarqué ou débarqué sur le quai qui sera envoyé aux armateurs / affréteurs . 8-
Préparer un état des faits à la fin des opérations commerciales qui doit être signé par le capitaine, le
réceptionnaire, et l’agent maritime formulant tous des détails (dates et horaires) de chaque
opération depuis l’arrivée du navire sur rade jusqu’au départ, avec toutes les remarques utile pour
les calculs ultérieurs. 9- Obtenir une autorisation de départ auprès de la marine marchande avant 24
heures de départ du navire après la présentation d’une déclaration de partance avec l’annexe1
(déclaration pour la prévention de la pollution) et l’annexe 2 (certificat de déchargement des
déchets). 10- Obtenir une licence sanitaire auprès de service sanitaire du port et un manifeste de
sortie auprès de la brigade commerciale de douane et transférer les deux documents ou capitaine de
navire. 11- Préparer une demande de pilote et présenter à la capitainerie du port avec deux copies
de la déclaration de partance, l’annexe 1 et l’annexe 2 tous avant deux heures de départ du navire.
12- Après sortie du navire, l’agent maritime doit : - Ré - cumuler tous les documents d’escale signés
et envoyés par fax aux armateurs/affréteurs. - Préparer un manifeste rectificatif en cas d’une
rectification dans le poids et le nombre des colis chargés ou déchargés et déposés au service de
brigade commerciale. - Établir un compte d’escale comprenant tous les frais d’escale (certifies par les
factures des fournisseurs des services) puis envoyer aux armateurs / affréteurs.