CHAPITRE III : LES RAPPORTS
LE COMPTE RENDU
Le compte rendu est un document descriptif et non interprétatif. Il sert à rendre compte de faits, ou
d’événements que le rédacteur a pu constater, ou d’activités qu’il a accomplies ou auxquelles il a été
mêlé. Le rédacteur doit rapporter ces faits objectivement et sans prendre parti, sans les interpréter,
sans formuler de conclusions personnelles. Le compte rendu doit être précis, exact, détaillé autant que
nécessaire et complet. C’est donc un document d’information.
Suivant leur forme et leur destination, on peut classer les comptes rendus en deux catégories
principales:
- Les comptes rendus hiérarchiques ; - Les comptes rendus de réunions ;
En fait, des comptes rendus de réunions sont aussi généralement destinés à un supérieur.
A l’intérieur de chaque catégorie, il reste possible d’établir des subdivisions plus précises :
- Pour la première catégorie
- Comptes rendus d’activités ou de mission,
- Comptes rendus d’accident;
- Pour la seconde catégorie
- Comptes rendus intégraux
- Comptes rendus analytiques.
I/ LES COMPTES RENDUS D’ACTIVITE OU DE MISSION
Le compte rendu hiérarchique est celui que le rédacteur établit soit de sa propre initiative, soit sur
ordre, en vue de relater de façon détaillée et précise un évènement ou une situation. Il a pour objet de
rendre compte à un supérieur et de conserver une trace écrite. Il doit être d’une précision et d’une
exactitude absolue.
Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et chronologique de l’activité d’un agent ou
de son service pendant une période donnée : le mois, le semestre, l’année par exemple. C’est pour le
supérieur le moyen de s’informer du fonctionnement de ses services, et pour le rédacteur le moyen de
justifier son activité.
Le compte rendu de mission est le compte rendu, également détaillé et chronologique d’une mission
particulière confiée à l’agent : mission d’inspection, tournée de prise de contact avec les populations
ou d’information, travaux et contacts préparatoires d’une activité nouvelle, etc.
La rédaction d’un compte rendu est motivée :
-Par l’ordre du supérieur qui a confié la mission ;
-Par l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de toute mission particulière comme
de l’activité générale. Cette pratique facilite en effet la réalisation du bilan critique des services qu’il
est nécessaire de dresser périodiquement (sous forme de rapport) ;
-Par des dispositions légales ou règlementaires qui fixent la périodicité des comptes rendus
d’activités.
PRESENTATION DE CE COMPTE RENDU
Etabli sur papier libre ou à en-tête, le compte rendu comportera :
- Le timbre du service du rédacteur ;
- Le titre : COMPTERENDU, suivi de la désignation de l’activité présentée et éventuellement du
nom et de la qualité de l’agent s’il s’agit d’une activité individuelle ou d’une mission.
Ex. COMPTE RENDU D’ACTIVITE
pour la période du 1er Février au 31 Mars 2016
COMPTE RENDU
de la mission effectuée du 2 au 7 Avril 2016
dans le département de Danané.
Cette présentation est préférable dans un compte rendu à l’emploi de la rubrique « Objet ».
- Viendra ensuite le texte du compte rendu qui sera à la fois clair, concis et précis. On s’efforcera
de faire un plan ;
- Une brève introduction qui précise les circonstances de la question présentée et les motifs du
compte rendu ou l’objet de la mission ;
- Un développement qui peut être chronologique, analytique ou synthétique, des faits et des
évènements relatés : il peut donc comporter des divisions en nombre variable ; il peut être illustré de
tableaux et de graphiques, il doit mentionner, pour une mission, les personnes rencontrées ou
entendues ;
- Une conclusion qui sera un résumé des points présentés et éventuellement une appréciation
générale de la situation, mais le compte rendu ne formulera pas de propositions de solutions ou de
mesures à prendre pour faire face à la situation exposée.
Le style du compte rendu est celui de la narration :
- Le lieu et la date de rédaction du compte rendu peuvent figurer aussi bien sous le texte avant
signature qu’en tête de la première page, à droite en face du timbre ; - La signature du rédacteur,
présentée comme pour la lettre.
II/ LE COMPTE RENDU D’ACCIDENT
Le compte rendu s’impose en cas d’accident - qu’il s’agisse d’un accident de personnes, de véhicules
ou de machines - car il s’agit principalement d’aider à la détermination des
responsabilités, et pour cela d’établir les liens ou l’absence de liens entre l’accident et le service. La
précision et l’exactitude revêtent en ce cas une importance entre particulièrement. Il comportera
obligatoirement les mentions suivantes :
• L’identification de l’accidenté ou des victimes ;
• Circonstances, date, heure, lieu ;
• Conséquences de l’accident ou nature des dégâts ;
• Identité des témoins ;
• Mesures prises ;
Ex. COMPTE RENDU D’ACCIDENT
Accident de la circulation du 26 décembre 2015.
Route d’Alépé. Véhicule Peugeot 504 n° D 2605.
Chauffeur : Souleymane Bakary.
III/ LE COMPTE RENDU DE REUNION
Une autre catégorie importante est celle de compte rendus de réunions, qui sont soumis, comme les
précédents, aux mêmes obligations d’exactitude, de précisions et d’objectivité.
En plus du timbre du service, on trouvera ainsi le titre, COMPTE RENDU, suivi des indications
d’identification de la réunion, la mention précise des lieu, date et heure de celle-ci, la reprise de
l’ordre du jour, la mention exacte des présents et des absents, la mention du président et
éventuellement du secrétaire de séance, et, pour clore le compte rendu, une formule consacrée
donnant l’heure de levée de séance, suivie de la date de rédaction du compte rendu et de la signature
du rédacteur.
Il existe deux catégories de comptes rendus de réunion :
1/ Le compte rendu intégral ou « in extenso »
Il se caractérise par le fait que le déroulement de la réunion, la relation des différentes interventions, y
sont repris en style direct, en suivant le mot à mot des débats, en faisant directement parler les
participants.
Le président : le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte et je donne la parole à M. GBIAN
qui va vous exposer le premier point inscrit à l’ordre du jour.
M. GBIAN : la première question à l’ordre du jour est la suivante… Comme vous le savez cette
question a fait l’objet de travaux préliminaires au sein de mon ministère et je voudrais vous présenter
les résultats de ces travaux en précisant les conditions dans lesquelles ils ont été réalisés. Etc.
La difficulté de ce type de comptes rendus, c’est qu’il existe une grande rapidité de prise de notes. On
ne peut les rédiger qu’à partir de notes sténographiques ou sténotypiques, ou d’enregistrements au
magnétophone.
On les appelle parfois comptes rendus sténographiques.
Ces comptes rendus intégraux sont rarement utilisés dans l’Administration ou dans les entreprises. Ils
ne le sont que pour la transcription des débats d’une assemblée politique ou d’un organisme
institutionnel, tenant des réunions statutaires ou des sessions régulières d’une certaine solennité, ou
alors pour une réunion dont l’objet revêt une importance exceptionnelle.
2/ Le compte rendu analytique ou synthétique
Dans la plupart des cas, pour toutes les réunions très fréquentes qui se tiennent à différents échelons
des services administratifs ou d’entreprises, on rédige des comptes rendus plus brefs, qui ne
retiennent de la réunion que les éléments essentiels.
Ces comptes rendus sont dits « analytiques », en ce sens que tout en restant objectifs et non
interprétatifs, ils s’écartent du mot à mot du style direct, séparent l’essentiel de l’accessoire et ne
conservent des débats que ce qui est nécessaire à leur compréhension et à celle des questions traitées
et des solutions retenues.
Ils sont donc rédigés en style indirect.
On cite les propos des participants en les nommant, mais on ne les fait pas parler directement.
Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le président déclare la séance ouverte
et donne la parole à M. Kouadio qui fait le point des travaux de son service sur la première question
inscrite à l’ordre du jour.
La relation de la réunion est faite au présent de l’indicatif qui est le plus intemporel et simple et qui
conserve aux faits rapportés leur actualité.
Cependant les mentions introductives, servant à définir la réunion et à en préciser le cadre, sont
présentées à un temps passé.
3/ Présentation des mentions spécifiques
a. Le titre, comme précédemment indiqué mentionnera les mots « COMPTE RENDU » et la nature
et la date de la réunion.
COMPTE RENDU
de la réunion du 25 Janvier 2016 relative
à la préparation du cycle de formation des cadres
b. L’introduction. Sous le titre, le compte rendu débute par une phrase d’introduction qui
reprend la nature de la réunion, la date, l’heure et le lieu.
Le lundi 25 Janvier 2016 à 9 h s’est tenue dans la salle de conférence de l’Ecole nationale
d’Administration une réunion relative à la préparation du cycle de formation administrative des
cadres techniques.
c. La liste des participants suit cette introduction.
Dans le compte rendu, la liste des participants énumérera d’abord les présents dans l’ordre
alphabétique, puis les absents en signalant s’il y a lieu que cette absence a été excusée, par la simple
mention « excusé » avec leur qualité. Ce qui signifie a contrario que les autres ne le sont pas, ayant
négligé de prévenir de leur empêchement.
Etaient présents (ou bien : Assistaient à la réunion) :
MM. GUEU, Professeur à la Faculté de Lettres Modernes, Président.
SLAMY, Chef du service de …
Mme Kouadio, Chef du service…
MM. DAN, Conseiller Technique du…, Secrétaire
DION, Expert des Nations Unies
Etaient absents
MM. BIAN, Conseiller pédagogique
PRAO, Professeur à la faculté de … (excusé)
Etaient excusés :
MM. FAN, Conducteur à la Sotra
BEHE, agent de santé
Lorsque l’attribution de la présidence de la séance ne va pas soi, on mentionnera également le
président ; de même pour la secrétaire de séance.
d. L’ordre du jour sera brièvement rappelé, après l’énoncé des présents et absents. Figuraient à
l’ordre du jour des questions suivantes :
e. La formule d’ouverture de la séance, qui marque le début du compte rendu proprement dit. C’est
sur cette formule que le rédacteur passe au présent de l’indicatif.
M. GUEU qui préside la réunion déclare la séance ouverte et … (suit la relation de la séance en style
indirect, comme indiqué plus haut).
M. GUEU, Président, déclare la séance ouverte.
Pour les réunions de commissions à caractère statutaire. Le quorum devra être mentionné, s’il n’est
pas atteint la séance est ajournée.
[Link], président de séance, constate que le quorum statutaire des 2/3 des membres est atteint et
déclare la séance ouverte.
f. Le texte du compte rendu sera analytique relatif aux sujets examinés, discussions, décisions prises
ou envisagées. Il rémunéra brièvement chaque intervention en signalant son auteur, dans l’ordre
chronologique.
Lorsqu’une discussion est engagée entre plusieurs personnes, il est inutile d’en reprendre tous les
détails, qu’il n’est d’ailleurs pas possible de noter dans le feu de la discussion. On la résumera donc
dans une formule générale en reprenant l’idée principale et la conclusion.
A propos des conclusions dégagées, on signalera également si l’accord des participants est total ou si
certains (à citer) expriment des réserves.
Une discussion s’engage entre MM. Dan et Dion sur le point de savoir si…
M. Dan intervient alors pour proposer que…Sa proposition recueille un assentiment général. M. Dion
émet toutefois la réserve suivante…
g. La formule finale
Le compte rendu se termine par une formule qui constate l’épuisement de l’ordre du jour et l’heure de
levée de séance.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11 h 30.
h. La signature du rédacteur précédée de sa qualité et éventuellement de la date de rédaction,
si celle-ci n’a pas déjà été porté e tête de la première page.
La position en fin de compte rendu est la plus courante et doit être préférée. Le rédacteur signalera en
quelle qualité il signe le compte rendu.
Abidjan, le 10 Février 2016
Le Chef du service de……
M. SLAMY
Nota : Le rédacteur a intérêt de rédiger son compte rendu le plus rapidement possible après la
réunion de façon à voir encore en mémoire tous les éléments propres à compléter ses notes. Les
phrases doivent être simples et courtes, et éviter les répétitions et les mots inutiles ; dans des
paragraphes séparés.
Quelques tournures utilisables dans la rédaction du COMPTE RENDU :
Monsieur X expose, aborde (telle question, tel problème, tel point), montre, fait connaitre, déclare,
précise, s’élève contre, exprime, ajoute, souhaite, veut, note, envisage, attire l’attention, propose,
conclut, présente (des vœux des observations), souligne, croit, pensait, est convaincu, estime, juge,
donne lecture, s’étonne de, demande, se plaint, indique, approuve, cite, étudie, analyse, fait allusion,
craint, intervient, espère, regrette, reproche ...
(VOIR LE PLAN ET/OU UN EXEMPLE JOINT(S))
LE PROCES-VERBAL
Le procès-verbal est un document écrit. Au sens normal du terme, il se définit comme étant la relation
par un agent de l’autorité de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions.
C’est donc un compte rendu, mais un compte rendu très particulier en ce sens que, destiné à faire foi
jusqu’à l’administration de la preuve contraire, il ne peut être établi que par des agents spécialement
habilités à cet effet.
L’intention est en effet de donner plus de poids au compte rendu et d’en faire la version définitive des
faits relatés, à l’abri de la contestation des parties éventuellement concernées. D’où une procédure
normalement contradictoire qui se traduit par la signature des autres parties et non du rédacteur seul.
A/LE PROCES-VERBAL PROPREMENT DIT OU PROCES-VERBAL JUDICIAIRE
1-Définition C’est le seul qui correspond à la définition donnée plus haut de la relation par une
autorité, spécialement habilitée à cet effet, de ce qu’elle a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses
fonctions.
Acte authentique destiné à servir de preuve, ce procès-verbal ne peut être établi que par un agent
commissionné par les autorités judiciaires, à la demande de ces autorités ou des autorités
administratives : magistrats instructeurs, commissaires de police et officiers de police judiciaire en
général, gendarmes, ingénieurs de voiries et autres fonctionnaires assermentés appartenant à certains
corps particuliers (Eaux et Forêts, Douanes) ; grades privés assermentés.
L’agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui ont été
directement rapportés et, dans ce dernier cas, l’origine de l’information doit être précisée : c’est la
déclaration faite qui est constatée dans le procès-verbal et non les faits eux-mêmes.
2-Présentation
Le procès-verbal peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Il doit comporter toutes
les mentions d’identification utiles et le titre PROCES-VERBAL, suivi de sa qualification.
Il commence par l’identification de la date en toutes lettres suivies de l’heure : « L’an deux mil
seize et 25 janvier à quinze heures trente,…
Cette présentation, archaïsante et solennelle, de la date est suivie du texte du procès-verbal, rédigé à
la première personne du pluriel (pluriel de modestie et non de majesté, indiquant que l’agent efface sa
personnalité derrière sa fonction). L’agent verbalisateur énoncera d’abord ses noms et qualité, puis la
nature, l’origine et l’étendue du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son intervention.
S’il agit en vertu d’une commission particulière, il indiquera donc de quelle autorité il la tient ; il
précisera ensuite le lieu où il a accompli sa mission.
(date), nous, OMPLEU Christoph, gendarme de la brigade de Lakota, agissant en vertu d’une
réquisition de M. Le sous-préfet de… ; nous sommes rendus au village de … pour y entendre
M…, planteur domicilié dans le dit village, lequel nous a déclaré ce qui suit… Suit donc la
relation des propos entendus, des constatations faites, des opérations accomplies avec mention de
l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause ou entendues et des témoins cités.
La relation sera précise, claire, complète et objective, sans aucune interprétation, sans aucune
appréciation personnelle.
La formule finale revêt aussi un certain formalisme archaïsant : ce sera par exemple : En foi de quoi
nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec les témoins, après en avoir donné
lecture à ceux-ci.
(Formule parfois schématisée en : « lecture faite, persiste et signe »).
Si des ratures ont été faites sur le procès-verbal, elles seront signalées et approuvées en marge, puis
mentionnées et comptabilisées en fin de procès-verbal. L’agent verbalisateur signera et fera signer la
ou les personne(s) en cause ou les témoins. Chaque signature sera précédée de la mention de la
qualité en vertu de laquelle le signataire intervient au procès-verbal (l’agent verbalisateur, témoins,
etc.).
Il peut se faire que le déclarant ou le témoin ne sache pas signer, ou refuse de le faire : cette mention
sera portée dans la formule finale.
Lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir signer, ou ... refuse de signer.
La date sera reprise avant les signatures dans la présentation suivante :
« Fait à le »
B/ LES PROCES-VERBAUX ADMINISTRATIFS
1- Définition
Les procès-verbaux administratifs sont ceux que dresse un agent de l’administration à l’occasion de
certains événements ou de circonstances particulières en relation avec l’exercice de ses fonctions. Ce
sera notamment le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte de l’exécution d’une mission mettant en
cause des particuliers et accomplie selon certaines règles précises ; lorsqu’il y a lieu d’établir
(contradictoirement) un partage de responsabilités, de constater des droits ou des infractions à des
règles administratives, etc.
Les principaux services émetteurs de P.V. administratifs sont les services de finances, de l’inspection
du travail, du contrôle de prix (vente, achat), des domaines, etc.
D’autres procès-verbaux ne concernent que la vie interne des services et sont le compte rendu plus
solennel d’opérations passées entre deux agents. Leur caractère contradictoire délimite les
responsabilités de chacun et vise à éviter les contestations ultérieurs (procès-verbal de mutation de
comptables, procès-verbal de passation de service.)
Ce procès-verbal, simple compte rendu, mais dressé et signé par ces deux agents sous le contreseing
du supérieur hiérarchique, constate que le service et les documents s’y rapportant (dont on fait
l’inventaire) ont été remis et expliqués au nouveau titulaire ainsi que les affaires en cours.
Cette procédure assure la continuité du service en évitant au nouveau responsable les erreurs les plus
lourdes par méconnaissance de la situation ainsi que de trop grands tâtonnements en début de
fonction. Elle décharge du même coup l’agent sortant de ses responsabilités en fixant la date où
celles-ci prennent fin.
La passation de service est d’autant plus nécessaire que l’on s’élève dans le niveau des
responsabilités.
2-Présentation
Le procès-verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à la même rigidité et au même
formalisme de présentation que le procès-verbal judiciaire.
Si l’agent qui établit le procès-verbal agit seul, il écrira à la première personne du singulier : (je
soussigné ...). Si le P.V. est contradictoire entre deux agents, le style sera impersonnel.
Les P.V. administratifs correspondant à des missions définies sont généralement établis sur
formulaires imprimés, qui permettent d’éviter les oublis des mentions indispensables.
Mais les procès-verbaux ordinaires sont les plus souvent établis sur papier libre et dans ce cas on
reprendra toutes les mentions d’identification utiles :
-le timbre du service - la mention de l’Etat et sa devise ;
-le titre « PROCES-VERBAL » (en majuscule de préférence) auquel on incorporera l’objet :
PROCES-VERBAL
DE VENTE
-la date et le lieu en introduction du texte, la date étant présentée soit sous la forme solennelle
(« l’an deux mil seize ... ») en toutes lettres avec, si c’est utile, indication de l’heure, soit sous la
forme courante et beaucoup plus simple (« le 25 janvier 2016...») pour un procès-verbal administratif
qui n’est pas destiné à être opposé à un tiers extérieur à l’administration.
Comme pour le procès-verbal authentique on s’astreindra à la rigueur, l’exactitude et la précision
dans l’exposé des faits, sans commentaires personnels ;
-la(ou les) signature(s) sera ou seront portée(s) à la suite de la date présentée comme le procès-
verbal authentique (Fait à le );
-la formule sacramentelle pourra être reprise à la fin du texte du procès-verbal (En foi de quoi...
etc.), ou simplifiée et portée à la suite de la date (Fait à le pour servir et valoir ce que de droit)
formule préférable pour ce genre de procès-verbal ; on peut même s’en dispenser pour le procès-
verbal strictement administratif dont nous avons dit qu’il n’a juridiquement que la valeur d’un simple
compte rendu ;
-les signatures seront précédées de la qualité des signataires : leur qualité en tant qu’intervenant au
procès-verbal et leur fonction en tant qu’agent de l’administration.
C/ LE PROCES-VERBAL DE REUNION
1- Définition
C’ est là aussi un simple compte rendu et non un acte authentique mais, alors qu’il peut à la limite y
avoir d’une réunion autant de comptes rendus que de participants( chacun rendant compte à son
supérieur hiérarchique), il n’y aura de cette réunion qu’un seul procès-verbal qui en sera la relation
officielle.
C’est cette volonté d’en faire la relation officielle qui peut justifier l’appellation « PROCES-
VERBAL DE REUNION », lorsqu’elle est assortie de conditions de forme et de procédure
particulières propres à renforcer son autorité.
On dresse un procès-verbal d’une réunion lorsque des décisions importantes sont prises au cours de
celle-ci, afin de leur donner une forme définitive. C’est principalement le cas des réunions que
tiennent les assemblées et les commissions institutionnelles, sur le plan national, régional ou local.
Pour ces réunions, qui ont un caractère statutaire, on dresse toujours un procès-verbal et non un
simple compte rendu.
Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être approuvée par tous les
participants. Cette approbation doit être donnée au début de la séance suivante et mentionnée dans le
nouveau procès-verbal. Dans ce cas, le procès-verbal est dit adopté. Il ne peut alors plus être contesté
par les participants, mais n’a pas de valeur supérieure à celle d’un compte rendu pour le tiers, qui
n’ont par ailleurs aucune raison particulière de le suspecter.
2- Présentation
La forme générale du procès-verbal de réunion est celle du compte rendu. Comme lui, il peut être
intégral ou analytique. Comme le compte rendu, il comportera les mentions suivantes avec quelques
variantes :
-le timbre de la collectivité ou du service ;
-le titre : PROCES-VERBAL suivi de la désignation de l’objet :
PROCES-VERBAL
DE LA REUNION DE LA COMMISSION D’OUVERTURE DES PLIS DE... ;
-la date de la réunion présentée de la façon plus solennelle propre aux P.V. (l’an deux mil seize ...) et
celle de convocation des membres ;
- l’identité et la qualité du président, celles des personnalités éventuellement présentes ;
- l’identité du secrétaire de séance ;
- la liste des participants, présents et absents, avec toutes les précisions utiles ;
- l’ordre du jour détaillé ;
- la mention du caractère public ou à huis-clos de la séance ;
- la mention du quorum requis,
- la mention de la lecture et de l’approbation du P.V. de la séance précédente, avec indication des
rectifications éventuelles à y apporter ;
- la mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance avec indication de
l’heure ;
- lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la répartition des voix pour et
contre et des abstentions ; mention également du caractère secret ou non du scrutin ;
- la mention de toutes les interventions et de tous les incidents de séance.
A la différence du compte rendu, qui n’est signé que de son rédacteur, le procès-verbal doit
obligatoirement être signé également par le président de la séance.
La signature du président est plus importante que celle du secrétaire, qui n’est pas indispensable bien
qu’utile.
Parfois même est requise la signature de tous les membres de l’assemblée ou de la commission, ou
tout au moins de ceux d’entre eux qui sont chargés de fonctions particulières (vice-président,
rapporteur, trésorier, etc.). La signature ainsi pondérée renforce le caractère officiel et l’autorité du
procès-verbal.
CHAPITRE IV : LES COURRIERS
LA LETTRE A FORME PERSONNELLE
Que la correspondance soit privée, soit officielle, l’on doit respecter la couleur, le poids, le format et
l’écriture qui correspondent à la norme internationale maintenant la plus répandue – selon les
situations – et qui permettent une lecture plus rapide et facile. La courtoisie la plus élémentaire
exige que la présentation de la lettre soit soignée.
I- LA STRUCTURE D’UNE LETTRE
Une lettre personnelle, dans sa forme la plus simple comporte des éléments suivants :
1 La date est inscrite en haut et à droite, précédée de l’indication du lieu où la lettre est écrite ;
2 Vos coordonnées complètes en haut et à gauche ;
3 Fonction du destinataire en dessous de la date ;
4 Objet (mention facultative) en dessous de vos coordonnées ;
5 La formule d’appel est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre et varie en fonction de
lui,(voir les différentes formules d’appel);
6 L’introduction de la lettre qui indique brièvement, en deux ou trois lignes, l’objet de la lettre ;
7 Le corps de la lettre est le lieu de développement de la demande, l’argumentation des idées. Il y
faut être clair et précis pour être compris.
8 La formule de courtoisie ou de politesse est la phrase finale de la lettre dans laquelle on exprime
ses sentiments au destinataire. Elle doit correspondre à la formule d’appel.
9 La signature c’est l’apposition du nom de celui qui assume la responsabilité de la lettre. Elle est
souvent peu lisible et se place immédiatement après la formule de courtoisie.
I.1 Les formules d’appel
D’une manière générale la formule d’appel est : Monsieur, Madame ou Mademoiselle.
Pour les personnes privées comme l’administration, il est cependant d’usage de donner à ses
correspondants leur titre quand ils ont un.
Ainsi on écrira :
Monsieur le Duc, Madame la Duchesse, Prince, Princesse,
Monseigneur (les altesses royales), Mon cher Baron,
Quelles que soient les circonstances, les appellations : Monsieur, Madame (formule d’appel pour les
épouses des souverains) ne sont jamais déplacées, mais elles peuvent heurter la susceptibilité de
personnes mal informées et qui tiennent à leur titre.
Nous allons étudier successivement les principales formules d’appel.
I.1.1 Les personnes privées
a. Présidents et secrétaires généraux de sociétés, de syndicats, d’associations : Monsieur le
président, Madame la Présidente,
Monsieur le Secrétaire général, Madame la Secrétaire générale…
b. Directeurs et directeurs généraux d’établissements scolaires, industriels, commerciaux :
Monsieur le Directeur général, Monsieur le Directeur,
Madame la Directrice générale, Madame la Directrice…
On trouve aussi d’autres titres tels que :
Monsieur l’Intendant, Monsieur l’Econome
Monsieur le Censeur, Monsieur le Surveillant général, etc.
c. Membres des professions judiciaires (avocats, avoués, huissiers, notaires): Maître, L’appellation
Maitre est également employée à l’ égard des membres des académies nationales ou des artistes
réputés (écrivains, peintres, sculpteurs, musiciens).
d. Titulaire d’un Doctorat d’Etat : Monsieur le Docteur, Docteur,
I.1.2 Les autorités religieuses
a. Culte catholique :
Le Pape, Très Saint Père, Monsieur le Nonce, Monsieur le Cardinal,
Monsieur l’Archevêque, Monsieur l’Evêque ou Monseigneur,
Monsieur le Curé, Monsieur l’Abbé.
Les membres des ordres religieux :
Monsieur le supérieur, Madame la supérieure, Mon Révérend Père, Mon Père, Ma Révérende
Mère, Ma Mère, Mon Frère, Ma Sœur …
b. Culte protestant :
Président d’un consistoire : Monsieur le Président, Pasteur : Monsieur le Pasteur ; Etc.
I.1.3 Les autorités politiques :
Le Président de la République : Monsieur le Président de la République ;
Les ministres et les secrétaires d’Etat : Monsieur le Ministre, Madame le Ministre ;
Le ministre de la justice : Monsieur le Garde des Sceaux. Etc.
I.2. Les formules de courtoisie
Elle doit traduire l’affection, l’amitié, la considération, le dévouement, la déférence que le signataire
veut exprimer au destinataire. Ces sentiments sont à nuancer selon la situation, les rapports
hiérarchiques, l’âge, le sexe, le degré d’intimité des correspondants.
Formule d’appel Formule de courtoisie correspondante
Madame Hommages – respectueux hommages
Monsieur Salutations distinguées
Cher monsieur, ami, camarade… Sentiments les meilleurs, amicalement, très
cordialement, bien à vous
Monsieur le Président, le député,… Considération distinguée, Très haute considération
Autorités supérieures Respectueux sentiments
Monsieur l’ambassadeur Haute considération
Monsieur le ministre Très haute considération, profond respect
Monsieur le préfet Sentiments déférents et dévoués
Les salutations, les hommages « s’expriment », on n’en donne pas l’assurance. « Croire à l’assurance
» est moins déférente que « agréer l’expression », qui sera réservée aux correspondants envers
lesquels on n’est tenu à aucune marque de courtoisie allant au-delà de la politesse normale.
« L’assurance » et « l’expression » ne sont pas équivalentes, la première est réservée au corps
diplomatique mais dans les correspondances officielles.
II- LA PRESENTATION FORMELLE D’UNE LETTRE
2 VOS COORDONNEES 1LIEU ET DATE
3 FONCTION DU DESTINATAIRE
4 OBJET
5FORMULE D’APPEL
……………………………………………………………………………………
…6……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………
……………………………………………………………………………………….…..
7………………………………………………………………………………….………
…………………………………………………………………………………………...........
.........................................................................................................................
8 ………………………………………………………………………….................
…………………………………………………………………………………………
………………………………..
9SIGNATURE
Nom du signataire
LA LETTRE DE FELICITATIONS
Définition
La lettre de félicitations est une correspondance généralement manuscrite, au moyen de laquelle l’on
témoigne d’une sympathie ou adresse des compliments à quelqu’un et cela, à l’occasion d’un
évènement heureux.
I-PRESENTATION
Elle est rédigée en général sur un support à lignes (afin d’écrire droit d’un bout à l’autre) de format
A4 (papier ministre). Pour les personnes qui peuvent écrire droit, une feuille de rame est acceptable.
Il faut écrire simplement et bien pour pouvoir être non seulement lu mais également compris.
Par souci d’harmonie, il est conseillé de réserver le premier tiers de la page aux civilités, le second
aux idées puis le dernier à la formule de politesse et à la signature. De même, il est préférable de
laisser 2 cm au moins de marge de chaque côté de la feuille.
II-CONTENU
Il n’existe pas de contenu standard à la lettre de félicitations, même si la disposition formelle et
l’emplacement de certaines informations semblent invariantes, quelle que soit la nature de
l’évènement. Ces précisions concernent :
II-1-Au niveau du 1er tiers de la page (ou des civilités ou encore de l’en-tête)
1-L’identité et les coordonnées complètes du destinateur, en haut et à gauche ;
2-Le lieu et la date de rédaction du message, à droite et en haut.
3-L’identité, (la fonction ou le titre si nécessaire) du destinataire et adresse de la structure concernée,
en haut et en dessous de 2 ;
II-2-Au niveau du 2e tiers (ou des idées)
4-Une formule d’appel (variable selon le destinataire), en dessous de 1; et alignée relativement à lui ;
5-Une sorte d’introduction qui s’énonce par une formulation impérative et sans détours de l’objet de
la lettre, c’est-à-dire ce pour quoi l’on écrit. L’objet est toujours relatif à l’évènement dont on peut
rappeler quelques circonstances lorsqu’une proximité avec le destinataire nous les fait savoir.
6-Une exposition de l’état d’âme ou des sentiments du destinateur en rapport, bien entendu, avec la
personnalité ou du statut du destinataire. A ce stade, l’on peut insister sur les qualités et la joie de
celui-ci sans omettre de s’associer à cette joie. Seulement qu’il est conseillé d’être bref ou de passer
simplement au point suivant s’il s’agit d’un supérieur ou de quelqu’un qui est (peu) distant.
II-3-Au niveau du dernier tiers
7- Une formule de politesse (brève) qui tient compte de la nature du lien entre le destinateur et le
destinataire. Elle fait office de conclusion, elle est décalée vers la droite et est suivie de la signature,
elle-même légèrement décalée à droite par rapport à la formule de politesse et à la ligne suivante.
NB : Le nom et un prénom tiennent généralement lieu de signature.
Formellement, voici comment se présente la lettre de félicitations ou de condoléances :
Nom et prénoms (2) Lieu et date d’émission
Adresse postale (1)
Tél.
Adresse électro.
Nom et prénoms du destinataire
(3) (titre et adresse si possible)
Formule d’appel (4)
Sorte d’introduction (5)
Etat d’âme (ou sentiments) (6)
(7) Formule de politesse et…
…signature