Fiche technique / AD8 29
LA GESTION DES MISSIONS / AD9
Définition
Une mission est le déplacement d’un employé de la structure à la demande ou à l’autorisation de celle-ci et pour des
raisons professionnelles.
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Objectifs
Une mission peut avoir différents objectifs :
• Gérer un problème qui ne pouvait pas l’être à distance (par exemple : effectuer un contrôle sur pièces dans une
antenne).
• Rencontrer des partenaires en personne (ex : déplacement dans une conférence internationale pour créer ou
entretenir les contacts avec ses partenaires).
• Mettre ses compétences à disposition d’une autre structure (ex : animer une formation pour le personnel d’une
antenne ou d’une association partenaire).
• Procéder à un contrôle sur pièces d’une structure (ex : un bailleur va vérifier les pièces comptables d’une association
qu’il finance, ou vérifier que les activités menées sur le terrain correspondent à celles qui sont budgétées).
• Procéder au suivi/supervision des antennes décentralisées.
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Conditions
La mission doit être effectuée soit à la demande de la structure, soit avec son accord.
La personne qui effectue une mission doit disposer d’un ordre de mission. L’ordre de mission sera établi par la structure
qui commandite la mission (soit la structure d’origine du salarié, soit une structure partenaire qui demande la mise à
disposition d’un salarié pour une mission qu’elle prendra en charge).
Les règles de prise en charge des frais doivent être clairement établies et connues de tous.
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Recommandations
• Préparation de la mission : des termes de référence précis doivent être établis (lieu, dates, personnes à rencontrer,
objectifs à atteindre) soit par le commanditaire, soit par le chargé de mission. Ils doivent être validés par la structure.
• Un ordre de mission est établi ; il devra être visé par toutes les structures visitées pendant la mission avec indication
des dates d’arrivée et de départ du chargé de mission.
• Les frais de mission doivent être intégralement couverts par le commanditaire.
Le paiement des frais de mission peut se faire :
- par le versement d’une indemnité per diem (= un montant forfaitaire versé par jour de mission qui couvrira tous les
frais sans avoir à fournir tous les justificatifs des dépenses),
- par le remboursement des dépenses réelles (dans ce cas il faudra octroyer au chargé de mission une avance sur
frais, et le remboursement de tous les frais engagés sera fait à son retour sur présentation des justificatifs).
- par le paiement direct de certains frais (transport, hébergement) et le versement de l’indemnité per diem pour les
autres frais.
• A son retour de mission, le chargé de mission devra fournir un rapport de mission qui fera la synthèse du déroulement
de la mission.
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Fiche technique / AD9 30
Exemple
Trame de rapport de mission :
1. Rappel des TDR de la mission : dates, lieux visités, personnes rencontrées, objectifs, programme
2. Déroulé détaillé de la mission et activités menées
3. Atteinte des objectifs : OUI/NON, pourquoi ?
4. Bilan de la mission/recommandations
5. Remerciements
Le rapport sera soumis dans les délais prévus à la direction pour validation puis transmis au commanditaire et à toutes
les structures et interlocuteurs rencontrés pendant la mission.
Le rapport devra être archivé dans la structure.
OUTIL PRATIQUE / AD9.o1 168
PROCEDURE DE GESTION DES FRAIS DE MISSION
La procédure s'applique pour les missions à effectuer dans le cadre des activités de l’Association à l’intérieur et à
l’extérieur du pays et concerne le paiement des frais de mission.
Tous les ordres de missions du personnel salarié sont signés par le Directeur exécutif. Celui du Directeur exécutif et
des membres du CA sont signés par le Président du Conseil d’administration ou son intérimaire lorsqu’il est empêché.
Les ordres de mission du Président du conseil d’administration sont signés par le secrétaire général de l’association
ou son intérimaire en cas d’empêchement. L'ordre de mission doit être visé au départ et à l’arrivée.
Les frais de mission comprennent:
- les perdiems ;
- le carburant nécessaire pour effectuer la mission.
- les autres frais éventuels de route.
Les taux journaliers, tenant compte des différents scenarios de prise en charge et des disponibilités budgétaires de
l’association, font l'objet d'un barème approuvé par le Conseil d’administration. La quantité de carburant est fonction
de la distance à parcourir et de la consommation du véhicule.
Au plus tard huit jours après le retour de mission, un rapport doit être rédigé, signé et remis au Directeur exécutif.
Les missions effectuées au nom et compte de l’association doivent faire l’objet d’une restitution au cours d’une
réunion regroupant la direction exécutive et le CA à travers les membres résidents à Niamey.
6.2.1. Etablissement de l'ordre de mission
Sur base d’un programme des missions élaboré par la Direction exécutive, la procédure comprend les opérations
suivantes :
- n° de l'ordre de mission ;
- nom et prénoms et fonction de l'intéressé ;
- lieu de destination ;
- dates de départ et de retour ;
- objet de la mission ;
- n° d’immatriculation du véhicule.
6.2.2- Signature de l'ordre de mission
Le Directeur exécutif signe l'ordre et le transmet au secrétariat pour enregistrement avant son envoi au gestionnaire
comptable pour le paiement des perdiems.
6.2.3- Paiement des frais de mission
Le Gestionnaire comptable:
- paie les perdiems par cheque ou cash;
- passe les écritures comptables;
- classe les pièces (fiche perdiem et copie de l'ordre de mission ).
6.2.4- Dotation de carburant
Le Gestionnaire comptable :
- prépare la quantité de bons de carburant indiquée sur l’ordre de mission par le chef de mission,
- conserve une copie de l'ordre de mission comme pièce justificative, remet a l’intéressé : l’original de l’ordre et les
bons.
OUTIL PRATIQUE / AD9.o2 169
ORDRE DE MISSION
Lieu, Date
Je soussigné(e), _______NOM/Prénom_________, ________fonction___________, certifie par la présente que
M./Mme ________NOM, Prénom________, de l’association __________________, se rendra à ____lieu de
la mission____________, du ____au ____dates____, au titre d’une mission__________motif de la
mission_________
Pour servir et valoir ce que de droit.
Nom, Prénom, Fonction
Signature