Un
système ERP est un progiciel qui gère les fonctions clés de votre entreprise
au moyen d’une base de données d’information partagée.
Il permet d’automatiser et de gérer efficacement les finances, les relations
clients, les ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement et d’autres
fonctions propres à votre industrie.
Grâce à un système ERP, votre entreprise n’a plus à se battre pour intégrer
divers outils dans différents services. Le système s’en charge, ce qui vous fait
gagner du temps et économiser tout en vous fournissant une intelligence
d’affaires.
Cause d’échec : un système mal choisi
Cependant, beaucoup de systèmes ERP ne réussissent pas à offrir aux entreprises
les bénéfices escomptés. En fait, une étude portant sur 1 600 projets de mise en
œuvre de systèmes ERP a révélé que plus des deux tiers des utilisateurs n’ont pas
obtenu les avantages attendus.
D’autres études indiquent que lorsqu’un système ERP n’est pas à la hauteur, c’est
bien souvent parce qu’il ne correspond pas aux besoins de l’entreprise.
D’où l’importance d’un processus de sélection rigoureux de votre système ERP.
Avez-vous réellement besoin d'un système ERP?
Vu son coût considérable, vous devez avoir la certitude que votre entreprise a
besoin d’un système ERP et non d’une solution logicielle plus modeste. Vous
voudrez commencer en évaluant vos systèmes existants pour déterminer s’ils
répondent à vos besoins. Il est aussi important d’établir vos besoins à venir et de
faire une analyse coûts-avantages.
Vous pourriez avoir besoin d’un système ERP si vous devez refuser des contrats
à cause d’un goulot d’étranglement technologique et si vos systèmes actuels ne
peuvent pas être améliorés.
Après avoir confirmé qu’il vous faut bel et bien un système ERP, vous devez
suivre trois étapes pour assurer le succès de votre projet.
1. Énumérez vos besoins
Il y a des centaines, sinon des milliers de systèmes ERP sur le marché. Vous
devez avant tout comprendre quelles fonctions votre nouveau système ERP
devra accomplir.
Après avoir documenté vos besoins, vous pouvez dresser une liste préliminaire
de fournisseurs potentiels offrant des systèmes capables de les combler.
2. Évaluez les systèmes
À ce stade-ci, vous devez préparer une demande de propositions (DP) qui
énonce vos exigences et invite les fournisseurs sélectionnés à soumissionner.
Lorsque les fournisseurs répondent à votre DP, évaluez leurs propositions en
fonction de vos exigences et comparez le coût des systèmes (sans oublier les
frais de maintenance continue). Partant de là, vous pouvez établir une liste
restreinte de fournisseurs et leur demander de faire une démonstration de leur
système à votre équipe de sélection.
3. Sélectionnez votre système
Pour les besoins des démonstrations, vous devriez remettre aux fournisseurs un
scénario à partir duquel ils montreront comment leur système accomplit les
tâches qui sont les plus importantes pour votre entreprise. Afin de rendre votre
processus de sélection plus objectif, utilisez une feuille de pointage pour noter
les avantages et les inconvénients de chaque système.
Une fois votre choix arrêté, il est important de parler à d’autres clients de leur
expérience avec ce fournisseur, un peu comme lorsque vous faites une
vérification des références au moment d’embaucher un employé.
Après avoir décidé d’aller de l’avant, vous devez négocier un contrat. Celui-ci
doit contenir les exigences que le fournisseur s’est engagé à respecter et être
examiné de près par des experts juridiques et des spécialistes des TI.
La plupart des entrepreneurs et des équipes de direction ont peu d’expérience
dans la gestion du processus de sélection d’un système logiciel d’envergure.
C’est pourquoi il est bon de demander l’aide d’un consultant externe qui possède
cette expertise.