Initiation au Microsoft Excel waly thiaré

EXCEL
Excel est une feuille électronique de calcul, d'aide à la décision, à la simulation. L'écran d'Excel se présente
de la même façon que celui de Word. Mais il y a en plus une barre de formules où le contenu de la feuille
active est affiché. Nous avons des onglets de feuilles de calcul au bas de l'écran pour indiquer qu'elle est la
feuille active. Excel renferme 256 colonnes et 65.535 lignes (Excel97). Chaque colonne est identifiée par
des lettres alphabétiques et les lignes par des numéros de lignes.
La case qui fait l’intersection d'une colonne et d'une ligne est appelée Cellule. Ce qui fait 256 x 65 535
cellules.
Contenu d'une cellule
Une cellule peut contenir deux types d'éléments: un libellé et une valeur numérique.
a) Libellé : Chaîne de caractères alphanumériques (alphabétiques, numériques, caractères spéciaux) sur
laquelle aucune opération de calcul ne peut être effectuée. (Ex : Papa, Clé 12, Rue 4, etc.)
b) Valeur numérique : Constante numérique (ex :1, -25,12,5, 1 000 etc.), Formules arithmétiques, logiques
etc.

CREATION D'UNE FEUILLE DE CALCUL

Entrée des données :

A l'ouverture d'Excel, une feuille vierge, nommée Feuil1, apparaît à l'écran. Première d'un classeur nommé
Class1, elle est prête à recevoir des données. La cellule A1, bordée par un liseré foncé, est dite "active", et
son nom, A1, apparaît dans la case du nom de cellule, à gauche de la barre de formules.
1. Cliquez la cellule A2 pour la rendre active, et tapez Chemises. Durant la frappe, les lettres
deviennent visibles dans la cellule comme dans la barre de formules, tandis qu'apparaissent les
boutons Annuler et Valider. Dans la barre de formules, une barre verticale clignote pour marquer
l'endroit où apparaîtra le prochain caractère tapé : c'est le point d'insertion.
2. Si le texte paraît correct, confirmez votre entrée en cliquant le bouton Valider. Si une correction est
nécessaire, pressez Arrière pour effacer un par un les caractères, et retapez-les correctement. Pressez
Esc ou cliquez le bouton Annuler si vous voulez reprendre la frappe à zéro.
3. Quand la frappe est terminée et que vous cliquez le bouton Valider, les boutons de la barre de
formules disparaissent. Le mot Chemises reste dans la cellule A2 et dans la barre de formules.
4. Cliquez la cellule A3, tapez Pantalons, suivi de Entrée. Tapez Vestes en A4 et Cravates en A5.
Tapez TOTAL VENTES en A6 et ARTICLES VENDUS en B1.
5. Tapez maintenant 15 en B2, 7 en B3, 3 en B4 et 10 en B5.
Correction :
Supposons que nous voulons corriger le nombre de Pantalons vendus.
1. Cliquez la cellule B4, tapez 8 et cliquez Valider. Cette nouvelle valeur remplace le contenu
précédent de la cellule.
2. Vous réalisez alors que la cellule à modifier n'était pas B4, mais B3. Qu'à cela ne tienne ! Maintenez
enfoncé Ctrl et tapez Z. La valeur de B4 redevient 3.
3. Tapez maintenant 8 en B3 et cliquez le bouton Valider.

Remarque : Pour modifier le contenu d'une cellule, vous avez le choix entre deux méthodes. En
activant la cellule par un clic, son contenu apparaît dans la barre de formules où vous pouvez le corriger.
En double-cliquant la cellule, vous l'activez également, mais vous permettez d'y introduire directement
des modifications.
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Ajout de nouvelles données :

Il faut maintenant ajouter quelques informations financières à la feuille de calcul.
1. Cliquez la cellule C1, tapez L'UNITE et pressez Entrée.
2. Tapez 7500 en C2, 8000 en C3, 15000 en C4 et 3000 en C5. Il s'agit des coûts unitaires respectifs
des chemises, pantalons, vestes et cravates.
Réglage de la largeur des cellules :

On remarque que le contenu de certaines cellules n'est pas totalement visible. Il faut élargir les colonnes
A et B.
1. Placez le pointeur sur la ligne de séparation entre les têtes de colonnes A et B, où il se change en
double flèche horizontale.
2. Pressez le bouton de la souris et tirez vers la droite. La ligne de séparation entre les colonnes A et B
suit le mouvement. Relâchez le bouton quand la colonne A est assez large pour contenir les mots
TOTAL VENTE. Elargissez de même la colonne B pour faire de la place à ARTICLES VENDUS.
Nommer et enregistrer :
1. Déroulez le menu Fichier. Choisissez la commande Enregistrer sous.
2. Dans le champ Nom du fichier figure le nom [Link] déjà sélectionné. Tapez OSIRIS et cliquez
Ok. Excel ajoutera automatiquement l'extension XLS. Cliquez Ok s'il apparaît un dialogue Résumé.
3. Pour donner à la feuille de calcul Feuil1 un nom plus approprié, double-cliquez l'onglet Feuil1 au
bas de la fenêtre.
4. Tapez VENTES JAN, qui remplace Feuil1 et activez n'importe qu'elle cellule pour valider
l'opération.
Notez que votre classeur porte désormais le nom [Link] et que l'onglet de la feuille de calcul, au
bas de l'écran, indique que la feuille de calcul active se nomme VENTES JAN.

Calculs :

Vous pouvez calculer maintenant le revenu du mois écoulé. Il faut tout d'abord multiplier le nombre
d'objets vendus dans chaque catégorie par le prix correspondant et faire ensuite le total des rentrées de
chaque catégorie. Pour réaliser ces calculs dans Excel, on utilise des formules. Pour placer une formule
dans une cellule, il faut taper le signe égale (=) suivi d'une expression mathématique comportant des
nombres, des références au contenu d'autres cellules et des opérateurs tels que + ou -. Le symbole +
indique l'addition, - la soustraction, * la multiplication, / la division et ^ l'exponentiation.

Utiliser une formule :

1. Tapez le titre RECU en D1 et pressez Entrée.
2. Activez la cellule D2 et tapez = pour démarrer une formule. Puisque D2 doit contenir le produit du
contenu de B2 (ventes) par celui de C2 (prix unitaire), tapez B2*C2 à la suite. La formule complète
s'écrit donc =B2*C2.
3. Cliquez le bouton Valider : la cellule D2 montre alors le résultat de la multiplication des valeurs de
B2 et C2. La formule elle-même est toujours visible dans la barre de formules.
Vous pourriez suivre la même méthode pour les cellules D3 à D5. Mais un moyen rapide de copier le
contenu des cellules (y compris les formules) dans les cellules adjacentes consiste à utiliser le petit carré
du coin inférieur droit de la cellule active, appelé poignée de recopie. Copiez le contenu de la cellule
active en tirant la poignée de recopie jusqu'à ce que la sélection comprenne toutes les cellules que vous
voulez remplir.
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SOMMES EN COLONNES

Pour totaliser les valeurs d'une colonne, utilisez le bouton Somme automatique de la barre d'outils
Standard. Excel insérera automatiquement la bonne formule.
1. Vous avez déjà tapé TOTAL VENTES en A6. Activez D6 d'un clic. Puis cliquez le bouton Somme
automatique, dans la barre d'outils Standard.
2. La cellule et la barre de formules montrent toutes deux l'expression =SOMME(D2:D5). C'est avec
cette formule que D6 affichera la somme de D2, D3, D4 et D5. Cliquez le bouton Valider pour
entrer la formule en D6.
3. D6 affiche maintenant le total des rentrées d'OSIRIS pour le mois précédent.
Remarque : En modifiant une des valeurs de n'importe qu'elle cellule, Excel recalcule automatiquement
les totaux.
Mise en gras des textes :
1. Cliquez la tête de colonne A pour sélectionnez la totalité de la colonne A. Maintenez alors enfoncée
la touche Ctrl et cliquez la tête de la ligne 1. Cette action ajoute la ligne 1 à la sélection.
2. Cliquez alors le bouton Gras de la barre d'outils Mise en forme. Tout le texte sélectionné passe en
gras.
3. Cliquez maintenant la flèche descendante voisine du bouton Couleur de police, à l'extrême droite de
la barre d'outils Mise en forme. Cliquez une couleur de votre choix et validez en cliquant une cellule
quelconque, hors de la sélection.
Centrage des titres :
1. Sélectionnez les cellules B1 à D1 en cliquant la cellule B1 et en étirant la sélection jusqu'à la cellule
D1.
2. Cliquez ensuite le bouton Centrer. Les titres se centrent dans leur cellule.
Formatage des nombres :
1. Sélectionnez les colonnes C et D en cliquant d'abord sur la tête de colonne C et en étirant la sélection
vers la colonne D.
2. Cliquez le bouton Style milliers dans la barre d'outils Mise en forme. Cette action applique une
virgule et deux décimale à toutes les valeurs sélectionnées.

Les principes essentiels :

Sélection d'une plage :

Une plage est définie par les adresses des cellules des coins supérieurs gauches et inférieurs droit,
séparées par deux points (:). Par exemple, la plage F6:H9 désigne le bloc de cellules dont F6 est le coin
supérieur gauche et H9 le coin inférieur droit.
Pour sélectionner un bloc de cellules isolé, cliquez une cellule de coin, enfoncez le bouton gauche de la
souris et tirez le pointeur jusqu'au coin opposé.
Sélection d'une ligne ou colonne complète :

Pour sélectionner une ligne ou colonne complète, cliquez la tête de ligne ou de colonne.
Sélection de cellules ou de plages non adjacentes :

Pour sélectionner des cellules ou des plages non adjacentes (y compris des lignes ou des colonnes
entières), maintenez enfoncée la touche Ctrl et sélectionnez chaque cellule ou chaque plage à son tour.
Sélection de la feuille entière :

Pour sélectionner toute la feuille, cliquez le bouton de Sélection totale, au coin supérieur gauche de la
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feuille de calcul.
Remarque : Pour annuler une sélection, cliquez une cellule quelconque hors de cette sélection. Pour
annuler la sélection totale, cliquez une cellule quelconque.

Effacer le contenu d'une cellule :

Ne confondez pas l'effacement du contenu d'une cellule ou d'une plage de cellules avec leur suppression,
qui le fait disparaître de la feuille de calcul.

Pour effacer des cellules, sélectionnez-les et utilisez Effacer du menu Edition. Cette action ouvre un
sous-menu, dans lequel vous pouvez choisir entre Tout, Format, Contenu ou Annotation. Choisir
Contenu supprime données et formules, mais non les annotations ou le formatage, pour lesquels il faut
choisir Format ou Annotation. Pour tout vider, choisissez Tout.
Références de cellules dans les formules :

Les formules ne se limitent pas aux calculs sur des constantes, les valeurs peuvent provenir de
références à d'autres cellules. Pour référencer une autre cellule dans une formule, il suffit de taper son
adresse. Au moment du calcul, Excel va chercher la valeur courante de la cellule et l'utilise dans la
formule.

Référence par clic dans la cellule :

Cette fois-ci, vous allez entrer les références de cellules en cliquant simplement dans ces cellules.
Pendant la création d'une formule, un clic dans une cellule insère l'adresse de cette cellule.

LES FEUILLES GROUPEES :

Excel permet d'ajouter des données dans plusieurs feuilles en même temps. Par exemple créons un
nouveau classeur. Renommons Feuil1 REVENUS ANNUELS et Feuil2 en DEPENSES
ANNUELLES :
1. Cliquez l'onglet REVENUS ANNUELS. Maintenez enfoncée la touche Ctrl et cliquez l'onglet
DEPENSES ANNUELLES. Les deux onglets sont sélectionnés et la mention [Groupe de travail]
apparaît après le nom du classeur dans la barre de titre. Toute opération exécutée sur une feuille le
sera automatiquement sur les deux.
2. Tapez à partir de B2 Jan. Tirez la poignée de recopie jusqu'à G2 qui doit contenir Jun.
3. Si vous activez la feuille de calcul DEPENSES ANNUELLES, vous constaterez que ces données
figurent également dans cette feuille. Cliquez de nouveau l'onglet REVENUS ANNUELS.
4. Tapez de A3 à A6 Chemises, Pantalons, Vestes et Cravates.

L'Assistant Fonction :
Pour aider à créer des fonctions, Excel propose l'Assistant Fonction. Celui-ci fournit le moule de la
fonction et vous aide à donner les informations spécifiques qui constituent l'argument. Nous allons
demander à l'Assistant Fonction (fx) de placer la fonction SOMME dans les deux feuilles. Les données
sur lesquelles portera la fonction seront tapées plus tard.
1. Sélectionnez B7 et cliquez le bouton Assistant Fonction dans la barre d'outils Standard.
2. Le premier dialogue de l'Assistant Fonction s'affiche, avec à gauche, une liste de toutes les
catégories de fonctions et, à droite, la liste des fonctions de la catégorie sélectionnée. Cliquez Math
& Trigo dans la zone de gauche.
3. Pour trouver SOMME dans la zone de droite, cliquez la première fonction et tapez S. Cette action
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vous amène à la première fonction commençant par S. Faites défiler la liste vers le bas, choisissez
SOMME et cliquez le bouton Suivant.
4. Le deuxième dialogue de l'Assistant Fonction s'affiche. Un point d'insertion clignote dans la zone de
texte nombre1 où vous devez taper les arguments de la fonction : ici, indiquez la plage B3:B6 en
cliquant B3 et en étirant la sélection jusqu'à B6. Cliquez le bouton Fin.
5. Si vous jetez un coup d'œil sur la barre de formules, avec B7 encore sélectionnée, vous y verrez la
formule =SOMME (B3:B6). Avec la poignée de recopie, copiez cette formule de C7 à M7. La plage
ainsi créée se remplit de zéros.
Comme il n'est plus nécessaire de travailler sur les deux feuilles, pointez l'onglet REVENUS
ANNUELS et cliquez le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel, choisissez Dissocier les
feuilles.
Tapez maintenant le titre et les valeurs. Les totaux mensuels sont automatiquement calculés.

Nommez cellules et plages :

Excel permet de donner un nom aux cellules ou aux plages de cellules, ce qui facilite et simplifie le
travail sur les feuilles de calcul. On active d'abord l'onglet REVENUS ANNUELS.
1. Cliquez la cellule B7 pour l'activer.
2. Tapez le nom TOTAL_JAN pour remplacer B7 et pressez Entrée. B7 peut désormais être
référencée telle quelle, ou par son nom TOTAL_JAN.

Nommer une plage de cellules :

Comme une cellule individuelle, une plage de cellules peut recevoir un nom. Toujours dans notre feuille
active :
1. Sélectionnez le bloc A2:M7, choisissez Nom dans le menu Insertion, Créer dans le sous-menu.
2. Le dialogue Créer des noms apparaît. Excel y suggère de nommer les plages individuellement du
bloc à partir des noms de la rangée supérieure et de ceux de la colonne de gauche. Cliquez Ok.
3. Vous pouvez dérouler la liste des noms en cliquant la flèche descendante, dans la case du nom de
cellule, à gauche de la barre de formules.
Des noms dans les formules :
Il n'est pas nécessaire de changer manuellement toutes les adresses en noms. Excel propose un moyen
pour convertir automatiquement les formules. Sélectionnez A2:M7.
1. Choisissez Nom dans le menu Insertion et Affecter dans le sous-menu. La commande Affecter
recherche les formules dans les cellules sélectionnées et y remplace les références aux cellules
sélectionnées et y remplace les références aux cellules ou aux plages par les noms qui leur sont
attribués.
2. Le dialogue Affecter un nom apparaît. Vérifiez que tous les noms de lignes et de colonnes (tels que
Jan ou Chemises) sont sélectionnés dans la zone Affecter un nom. Cliquez Ok.
Toutes les formules de la plage sélectionnée sont maintenant converties. Vous pouvez le vérifier en
cliquant la cellule B7 : la formule qu'elle contenait n'est plus =SOMME(B3:B6) mais
=SOMME((Chemises Jan):(Cravates Jan)).

Liaisons entre feuilles :

Une liaison Excel consiste en un indicateur de référence externe (!), servant à pointer la cellule ou la
plage de cellules de la feuille source. Toute modification apportée à ces données sources est transmise à
la feuille dépendante. Les liaisons peuvent être créées avec la commande Collage spécial ou en tapant
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directement les références externes, ou encore en pointant avec la souris.

Dans notre exemple renommons la troisième feuille en BENEFICES ANNUELS qui est la feuille de
calcul dépendante.
1. Cliquez l'onglet DEPENSES ANNUELLES. Cliquez la cellule B7, choisissez Copier dans le menu
Edition.
2. Cliquez la feuille BENEFICES ANNUELS puis sa cellule B3. Choisissez Collage spécial dans le
menu Edition. Cliquez sur le bouton Coller avec liaison.
3. Examinez la barre de formules. Observez que vous avez créé un lien avec une cellule de
DEPENSES ANNUELLES. La formule pointe vers $B$7, précédé de l'indicateur de
référence externe (!) et du nom de la feuille.
Vous pouvez employer un raccourci pour copier les dépenses des onze mois suivants. En modifiant la
formule de B3 pour avoir une référence relative et non absolue à la cellule source B7, vous pourrez
copier cette formule en la tirant avec la poignée de recopie. Double-cliquez la cellule B3 et modifiez la
formule de manière qu'elle se lise ='DEPENSES ANNUELLES'!B7. Tirez la cellule jusqu'à M3.
Cliquez C3 et constatez qu'elle contient la formule ='DEPENSES ANNUELLES'!C7.
4. Dans la cellule B2 de BENEFICES ANNUELS, tapez la formule =TOTAL_JAN et cliquez le
bouton Valider. Vous voyez s'afficher le contenu de la cellule B7 de la feuille de calcul REVENUS
ANNUELS. Comme le nom TOTAL_JAN est unique dans le classeur, la formule ne contient pas le
nom du classeur.
5. Pour lier les autres revenus mensuels, sélectionnez B2 et tirez la formule jusqu'àM2. Corrigez
individuellement chaque cellule en remplaçant JAN par le mois correct.
6. Complétez la feuille de calcul BENEFICES ANNUELS en sélectionnant N2:N3 et en cliquant deux
fois le bouton Somme automatique. Enfin, activez N4 et tapez =N2-N3.
Remarque : Excel permet également d'établir des liaisons entre feuilles de classeurs différents. Les
techniques utilisées pour créer ces liaisons sont les mêmes que celles décrites ci-dessus, mais les
formules de liaison doivent également mentionner le classeur d'origine. Exemple : =[Link]!
TOTAL_JAN en B2 dans la feuille de calcul BENEFICES ANNUELS.

LES GRAPHES

Tout ensemble de données formant un tableau peut faire l'objet d'un graphe. Excel permet de créer de
nombreux types de graphes, du simple histogramme en barres aux surfaces tridimensionnelles complexes.
Les graphes sont généralement liés à leurs données source. Si l'on modifie ces dernières, le graphe reflète
les changements.

Création d'un graphe :

1. Sélectionnez les données à représenter. Choisissez Graphique dans le menu Insertion et Comme
nouvelle feuille dans le sous-menu.
2. Le premier dialogue de l'Assistant Graphique apparaît et affiche la plage sélectionnée. Cliquez
Suivant.
3. Le second dialogue s'affiche. Excel propose le choix entre quinze type de graphes. Choisissez par
exemple Histogrammes et cliquez Suivant.
4. Le troisième dialogue de l'Assistant Graphique apparaît. Il montre les dix graphes en histogrammes
possibles. Choisissez le modèle 3 par exemple et cliquez Suivant.
5. Le quatrième dialogue montre comment se présentera le graphe et permet d'en modifier divers
éléments. En cliquant l'option Colonnes de la rubrique Séries de données en, vous constaterez que le
graphe affiche un découpage qui est différent si on avait sélectionné l'option Lignes.
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6. Le dialogue final permet d'ajouter légende et titres. Cliquez le bouton Fin.

7. Le graphe est maintenant affiché, avec pour nom par défaut Graph1.

LES BASES DE DONNÉES

Les bases de données sont des outils d'organisation, de gestion et d'exploitation des données. Répertoires
téléphoniques ou barèmes de prix en constituent des exemples classiques. Une base comporte un ensemble
d'articles ou fiches qui contiennent toutes les mêmes types de données, dites rubriques ou champs. Quelle
que soit la base, on doit pouvoir lui ajouter des articles, les modifier et les extraire aussi facilement que
possible.

Les listes :
Une liste est une base de données simplifiée. On peut créer les données, utiliser des outils pour les extraire,
et les imprimer dans le format choisi. La liste est formé d'une plage de cellules comportant une ou plusieurs
colonnes et au moins deux lignes. Chaque ligne forme une fiche et chaque cellule un champ.

Création d'une liste :

Essayez de créer la liste des employés de la Société Anonyme. Chaque ligne devra comporter des rubriques
(champs) telles que matricule, nom, âge et salaire.
1. Tapez les noms des champs dans les titres de colonnes, sur la ligne 1 (A1 à I1) : Matricule, Nom,
Prénom, Age, Statut, Date embauche, Service, Région et Salaire. Ces noms définissent les
informations que vous entrerez pour chaque employé. Tapez les rubriques du premier article dans la
ligne 2.
2. Pour ajuster leur largeur, sélectionnez les colonnes de A à I, choisissez Colonne dans le menu
Format et Ajustement automatique dans le sous-menu.

La grille de saisie :
Elle permet d'ajouter des données, de chercher des articles et de gérer les informations au moyen de simples
boutons.
1. Pour utiliser la grille, sélectionnez une cellule quelconque de la liste (I2, par exemple) et choisissez
Grille dans le menu Données.
2. Excel affiche la grille et le premier article. Notez que la fenêtre de la grille prend le nom de la feuille
et que les noms des champs sont les titres des colonnes de la liste.
Nouvelles fiches :

1. Dans la grille de saisie, cliquez le bouton Nouvelle. L'indicateur de position de fiche se change en
Nouvelle.
2. Tapez la deuxième fiche. Pour passer d'un champ au suivant, utilisez la souris, ou mieux, pressez
Tab. Quand les données d'une fiche sont complètes, pressez la touche de direction Bas ou cliquez le
bouton Nouvelle pour créer la fiche suivante.
Répétez le processus pour les lignes 4 à 10. Une fois terminé, cliquez le bouton Fermer pour avoir une
vue de la liste dans la feuille de calcul.

Recherche d'une fiche :

On peut chercher des valeurs précises ou utiliser les opérateurs de comparaison (=, >, <, >=, <=, <>)
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pour chercher une plage de valeurs. Cherchez, par exemple, tous les employés basés à Dakar et dont le
salaire est au moins de 300000 F.
1. Ouvrez la grille de saisie et utilisez la barre de défilement pour revenir à la fiche 1. Cliquez le
bouton Critères.
2. Tapez vos critères de sélection. Dans le champ Région, tapez PACA; dans le champ Salaire, tapez
>=300000. Cliquez le bouton Suivante : la première fiche satisfaisant les critères apparaît.
Cliquez de nouveau sur Suivante pour voir s'il y a une autre fiche correspondant aux critères. Vous
pouvez naviguer dans les fiches sélectionnées, dans un sens comme dans l'autre, au moyen des boutons
Suivante et Précédente. Quand vous en avez fini, cliquez Fermer.

Suppression d'une fiche :

Pour supprimer une fiche affichée dans la grille, cliquez le bouton Supprimer. Un dialogue de confirmer
s'affiche pour vous empêcher de supprimer une fiche inconsidérément.

Filtrage des fiches :

La commande Filtre permet de sélectionner certains articles d'une base. Vous pouvez masquer" les fiches
non sélectionnées ou afficher les fiches sélectionnées dans une autre plage de la feuille, où elles peuvent être
traitées comme les autres données de la feuille.

Le Filtre automatique :
Etudiez le filtrage en utilisant le Filtre automatique pour extraire tous les employés de la région de Dakar
qui gagnent plus de 210000 F. Activez la cellule B2.
1. Choisissez Filtre dans le menu Données et Filtre automatique dans le sous-menu. Une flèche
s'installe dans chacune des cellules titres.
2. Cliquez la flèche de la cellule Région et choisissez Dakar dans la liste déroulante. Toutes les fiches
ne contenant pas Dakar dans le champ Région sont filtrées.
3. Cliquez la flèche de la cellule Salaire et choisissez [Personnalisé] dans la liste déroulante. Le
dialogue Filtre automatique personnalisé apparaît.
4. Cliquez la flèche sous Salaire et choisissez l'opérateur (>). Dans le champ de droite, tapez 210000.
Cliquez Ok.
5. Toutes les fiches ont été filtrées sauf celles des employés de la région de Dakar gagnant plus de
210000 F.

Réactivation des fiches :

Pour réafficher les lignes cachées, choisissez Filtre dans le menu Données et Afficher tout dans le sous-
menu. Pour quitter le Filtre automatique et faire disparaître les flèches dans les titres, choisissez la
commande Filtre dans le menu Données. Dans le sous-menu, notez que l'option Filtre automatique est
cochée. Cliquez de nouveau cette option pour la désactiver. Les flèches disparaissent et la liste reprend sa
forme initiale.

Filtrage élaboré :
Excel permet de filtrer une liste au moyen de critères plus complexes. Vous pouvez utiliser des critères
multiples, par exemple pour extraire simultanément les employés de Dakar gagnant moins de 180000 F et
ceux de Thiès gagnant plus de 300000 F. Pour cela, placez les critères dans une plage de la feuille de calcul.
1. Tapez les critères dans la plage A12:B14. A12 => Région, B12 => Salaire, A13 => Dakar, B13 =>
<180000, A14 => Thiès, B14 => >300000. Vous pouvez les placer n'importe où mais les titres
doivent être les mêmes que ceux de la liste.
2. Sélectionnez une cellule quelconque de la liste et choisissez Filtre dans le menu Données, puis
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Filtre élaboré dans le sous-menu. Le dialogue Filtre élaboré apparaît.

3. Dans la zone Plages, vous devez voir apparaître $A$1:$I$10. Cette formule définit l'étendue de la
liste. Cliquez dans la zone Zone de critères et sélectionnez la plage de critères (A12 à B14).
4. Cliquez l'option Copier vers un autre emplacement puis cliquez la zone Destination. Dans la feuille
de calcul, cliquez la cellule A16 pour définir le coin supérieur gauche de la plage cible. Enfin,
cliquez Ok. Les fiches extraites sont affichées.

Tri d'une liste :

Excel permet de réorganiser les données alphabétiquement, numériquement ou chronologiquement au
moyen de la commande Trier du menu Données. Sélectionnez la plage à trier puis, choisissez les clés de tri,
c'est-à-dire les critères de réorganisation. Une clé de tri identifie le champ selon lequel vous désirez trier et
la séquence choisie pour trier ce champ. Excel permet de choisir plus d'une clé de tri. Etudiez le
fonctionnement du tri en rangeant les employés par service et, dans chaque service, par date d'embauche.
1. Sélectionnez une cellule quelconque de la base et choisissez Trier dans le menu Données. Tous les
articles sont sélectionnés à l'exception des noms des champs, qui restent dans la première ligne et ne
participent pas au tri.
2. Le dialogue Trier apparaît. Cliquez la flèche descendante de la zone 1re clé et choisissez Service dans
la liste des rubriques. Cliquez l'option Croissant.
3. Cliquez la flèche descendante de la zone 2e clé et choisissez Date embauche dans la liste des
rubriques. Cliquez l'option Décroissant puis le bouton Ok.
4. Les données sont maintenant triées en ordre alphabétique croissant des services. Dans chaque
service, les employés sont rangés du plus récemment embauché au plus ancien.
Si vous n'êtes pas satisfait du tri, vous pouvez immédiatement choisir Annuler Trier dans le menu Edition
ou utiliser le raccourci-clavier Ctrl-Z. Pour l'instant, laissez les données triées dans leur état actuel.

Insertion de totaux partiels :

Excel peut placer automatiquement des sous-totaux dans toute liste contenant des données numériques. La
liste doit être triée selon les groupes qui feront l'objet de sous-totaux. Comme votre liste a déjà été triée par
service, vous allez créer les sous-totaux des salaires par service. Cliquez une cellule quelconque de la liste.
1. Choisissez Sous-total dans le menu Données. Le dialogue Sous-total apparaît.
2. Cliquez la flèche de la rubrique A chaque changement de et choisissez Service. Cliquez la flèche de
la rubrique Utiliser la fonction et choisissez Somme. Enfin, à la rubrique Ajouter un sous-total à,
cochez Salaire.
3. Les barres qui apparaissent à gauche sont des éléments du plan dont nous parleront en détail dans un
prochain cours.
4. Pour supprimer les sous-totaux, choisissez Sous-total dans le menu Données et cliquez le bouton
Supprimer tout.

L'ASSISTANT TABLEAU CROISE DYNAMIQUE:

L'Assistant Tableau croisé dynamique permet d'extraire et de résumer l'information d'une liste et de la
présenter dans un tableau. Vous allez l'utiliser pour créer, à partir de la liste des employés, un tableau
montrant les coûts salariaux annuels pour chaque service et chaque région. Sélectionnez la cellule B2.
1. Choisissez Tableau croisé dynamique dans le menu Données.
2. Le premier dialogue apparaît, ce qui permet de définir la source des données. Cliquez Liste ou base
de données Microsoft Excel, puis Suivant.
3. Le second dialogue confirme la plage sélectionnée, ici A1:I10. Cliquez Suivant.
4. Dans le troisième dialogue, indiquez le contenu du tableau à créer. A partir de la liste de champs de
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la partie droite, tirez Service dans la zone marquée LIGNE et Région dans la zone marquée
COLONNE. Tirez de même Matricule et Salaire dans la zone DONNEES.
5. Vous avez remarqué que les deux champs de données sont préfixés par le mot "Somme", pour
indiquer que ces rubriques seront cumulées dans le tableau. Mais comme vous voulez plutôt compter
le nombre d'employés, double-cliquez la case Somme Matricule. Dans le dialogue Champ de tableau
croisé dynamique, choisissez la fonction Nb dans la zone Synthèse par et cliquez Ok. Cliquez
Suivant.
6. Dans le dialogue final, choisissez l'endroit où afficher le tableau. Cliquez A12, qui sera le coin
supérieur gauche du tableau. Cliquez Fin pour afficher le tableau croisé dynamique.

LE PLAN

L'application du plan permet de hiérarchiser les informations d'une feuille de calcul. Une fois la feuille de
calcul munie d'un plan, il est possible, d'un simple clic, d'afficher divers niveaux de hiérarchie, Excel permet
jusqu'à huit niveaux de hiérarchie.

Plan Automatique :

Vous pouvez demander à Excel d'appliquer automatiquement un plan à une feuille contenant des formules
de cumul, telles que sous-totaux ou moyennes.

Application d'un plan :

1. Tapez les textes et les données ci-dessous. Sélectionnez les lignes 6,10 et 12 et appliquez un format
gras. Sélectionnez la plage A3:D12, choisissez Colonne dans le menu Format et Ajustement
automatique dans le sous-menu.
2. Utilisez maintenant les formules pour compléter la feuille de calcul. En B6, tapez =B4+B5, et
utilisez la poignée de recopie pour copier cette formule en C6 et D6. En B10, tapez =B8+B9 puis
recopiez en C10 et D10. Finalement, en B12, placez =B6+B10 et recopiez dans la plage C12:D12.
3. Sélectionnez A1. Choisissez Grouper et créer un plan dans le menu Données, et Plan automatique
dans le sous-menu.
4. Le plan a été appliqué à la feuille de calcul. Les trois petits boutons numérotés (boutons de niveau),
à gauche du bouton de sélection totale, indiquent qu'Excel a décelé trois niveaux hiérarchiques dans
la feuille. Vous êtes actuellement au niveau 3 (expansion totale). Cliquez le bouton 1 pour voir le
niveau 1 (escamotage complet).
5. Le niveau 1 est maintenant affiché et ne montre que la ligne de grand total (ligne 12). Cliquez le
bouton 2 pour voir le niveau 2 (escamotage partiel). Seuls seront visibles les totaux (lignes 6 et 10)
et le grand total (ligne 12).
6. Dans la zone située sous les boutons numérotés, vous pouvez observer deux boutons marqués d'un
signe plus. Ce type de bouton (bouton d'affichage des détails) apparaît à hauteur d'un total lorsque
plusieurs lignes de détail restent cachées au-dessus de lui. Cliquez un de ces boutons et le niveau
hiérarchique se développe, ce qui fait réapparaître les lignes de détail.
7. Le bouton plus est remplacé par une accolade verticale (barre de niveau) terminée par un bouton
moins (bouton de masquage des détails). L'accolade indique les lignes qui étaient cachées. Un clic
sur le bouton moins et ces lignes disparaissent de nouveau.

Plan manuel :

Vous pouvez aussi créer un plan manuellement. Par exemple, si vous voulez définir trois lignes
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adjacentes comme des lignes de détail et la suivante comme ligne récapitulative, sélectionnez les trois
lignes de détail, choisissez Grouper et créer un plan dans le menu Données, et Grouper dans le sous-
menu. Une barre de niveau apparaît en face des lignes et un bouton moins en face de la ligne
récapitulative. Les lignes de détail peuvent être cachées ou affichées, comme on l'a vu précédemment.

LA CONSOLIDATION

Lorsque des données d'un même projet figurent dans des feuilles ou des classeurs différents, il peut être
intéressant de les combiner ou de les résumer en quelques valeurs sur une feuille unique distincte.
Consolidation par position :

Lorsque les données figurent dans des positions identiques sur plusieurs feuilles de calcul, la consolidation
est particulièrement simple. On peut alors considérer que les feuilles sont "embrochées". A titre d'exemple
élémentaire, créez un classeur donnant l'état des résultats trimestriels obtenus par une équipe de vendeurs.

Une brochette de quatre feuilles :

1. Maintenez enfoncée la touche Ctrl et cliquez successivement les onglets des feuilles 1 à 5. Tapez les
noms en colonne A et le titre en B1 : B1 => VENTES, A2 => Ousmane, A3 => Nafi, A4 =>
Mamadou. Cliquez ensuite l'un des onglets avec le bouton droit de la souris et choisissez Dissocier
les feuilles dans le menu contextuel. Activez Feuil1 et tapez les données dans les cellules de B2 à
B4.
2. Tapez les données dans les feuilles respectives Feuil2, Feuil3 et Feuil4. Cliquez ensuite l'onglet
Feuil5.
3. Dans Feuil5, activez B2 et tapez la formule =SOMME(Feuil1:Feuil4!B2). Cette formule
"embroche" les cellules B2 des quatre premières feuilles et les cumule dans la cellule B2 de Feuil5.
Pressez Entrée.
4. Ajoutez les résultats des deux autres vendeurs en tirant B2 vers le bas avec la poignée de recopie.

La commande Consolider :

Il existe une manière plus souple de consolider les données. La commande Consolider du menu Données
permet de combiner les données de 2 à 255 zones sources en une feuille unique. C'est la consolidation par
catégories.

Consolidation rapide :

1. Activez Feuil6 et choisissez Consolider dans le menu Données. Le dialogue Consolider apparaît.
2. Assurez-vous que la fonction Somme est bien affichée dans la zone Fonction. Cliquez la zone
Référence, activez la feuille Feil1 et sélectionnez la plage A1:B4. La formule Feuil1!$A$1:$B$4
apparaît dans la zone Référence. Cliquez le bouton Ajouter : la formule est alors ajoutée dans la zone
Références source.
3. Activez Feuil2, sélectionnez la plage A1:B4 et cliquez le bouton Ajouter. Répétez ce processus avec
la même plage de Feuil3 et Feuil4. Cochez les deux cases de la rubrique Etiquettes.
4. Vous pouvez observer que les totaux sont identiques à ceux calculés précédemment. Cependant, à la
différence des précédents, ils ne sont pas liés aux données des feuilles source.

Liaison avec les données sources :

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La méthode précédente convient aux calculs sporadiques. Lorsqu'il s'agit de consolider des données qui
peuvent varier, il est nécessaire de lier la feuille récapitulative aux feuilles sources.
1. Cliquez la cellule A1 de Feuil6 et choisissez de nouveau Consolider dans le menu Données. Cochez
la case Lier aux données source et cliquez OK.
2. Cette fois, Excel a également ajouté un plan automatique à Feuil6.
3. Cliquez C6; vous constatez qu'elle contient la formule =SOMME(C2:C5). Cliquez le bouton 2 du
plan pour afficher les données de détail.
Cliquez C2 et notez que la cellule contient les références de feuille et de cellule sources =Feuil1!$B$2.

LES OUTILS SOLVEURS

Excel propose plusieurs outils puissants pour l'étude de problèmes numériques, particulièrement de ceux
dans lesquels une ou plusieurs valeurs d'entrée (telles que le prix d'un produit) sont liées par une formule à
un résultat recherché (tel que le profit tiré de la vente du produit).

Exemple une société anonyme fabrique des baguettes et les vend au prix unitaire de 65 francs. Or les
bénéfices de cette société ont récemment chuté et, pour enrayer cette tendance, son président a dû faire
quelques recherches de marketing. Il a découvert que les ventes sont très sensibles au prix. En fait, il existe
la relation : Ventes mensuelles = 500000/(Prix) 2, dans laquelle le prix s'exprime en francs. Par ailleurs, le
prix de revient d'une baguette est de 21 francs. Excel peut aider cette Société à prendre les bonnes décisions
et à améliorer ses perspectives de bénéfice.
Préparation du modèle :
1. Tapez les titres de colonnes comme suit : A1 => Prix de vente, B1 => Ventes/mois, C1 => Bénéfice
unitaire, D1 => Bénéfice/mois et E1 => Marge bénéficiaire. Sélectionnez les colonnes A et E,
choisissez Colonne dans le menu Format et Ajustement automatique dans le sous-menu. Appliquez
le style Milliers aux colonnes A, C et D, le style Milliers[0] à la colonne B et le style Pourcentage à
la colonne E.
2. En A2, tapez le prix de vente actuel de la baguette (65). En B2, tapez la formule des ventes
mensuelles =500000/(A2^2) et pressez Tab. Le chiffre des ventes mensuelles prévues apparaît en
B2.
3. En C2, tapez la formule du bénéfice par baguette. Celui-ci se mesure par le prix de vente (la valeur
en A2) moins le prix de revient (21 francs). Tapez =A2-21 et pressez Tab.
4. Entrez les deux formules finales. En D2, tapez le bénéfice mensuel =B2*C2 (ventes multipliées par
bénéfice unitaire). En E2, tapez la marge bénéficiaire =C2/A2 (bénéfice par baguette, en
pourcentage du prix de vente).

SIMULATIONS

En vendant ses baguettes 65 francs, la Société en écoule environ 118 par mois et fait un bénéfice mensuel de
5 200 francs. Toutes les formules étant liées au prix de vente, on peut facilement estimer l'effet d'un
changement du prix de vente sur les ventes et le bénéfice. Sélectionnez A2, tapez un prix de vente de 50
francs et pressez Entrée. Vous voyez immédiatement que les ventes sautent à 200 exemplaires et que le
bénéfice mensuel passe à 5800 francs. Essayez la même simulation avec d'autres prix de vente, comme 75,
30 et 20 en A2, pour en voir l'incidence sur les bénéfices.

La commande Valeur cible :

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La Société qui fournit la matière première signale qu'elle ne pourra éviter la faillite à moins qu'il ne se vende
au moins 250 baguettes par mois. Il serait évidemment possible de déterminer par essais successifs le prix
unitaire amenant un tel résultat. Mais cela prendrait du temps alors qu'Excel propose une bien meilleure
solution avec la commande Valeur cible.
1. Sélectionnez B2 et choisissez Valeur cible dans le menu Outils. Le dialogue Valeur cible apparaît.
2. Dans la zone Cellule à définir figure la référence absolue à la cellule active ($B$2). Cliquez la zone
Valeur à atteindre et tapez 250 pour fixer à 250 baguettes la valeur cible de B2.
3. Cliquez la zone Cellule à modifier puis cliquez A2. Vous demandez ainsi à Excel de calculer le prix
de vente (en A2) capable d'assurer une vente mensuelle de 250 baguettes (en B2). Cliquez OK.
4. Le dialogue Etat de la recherche apparaît. Il indique qu'une solution a été trouvée. En effet, vous
pouvez voir dans la feuille de calcul que pour vendre 250 baguettes par mois, la Société devra
réduire son prix de vente à moins de 45 francs l'unité. Cliquez Ok.

Recherche du profit maximal :

La Société Anonyme voudrait connaître le prix de vente qui lui assurerait le bénéfice mensuel le plus élevé.
Un moyen simple consiste à créer un tableau des bénéfices rapportés à une série de prix de vente.
1. Tapez la valeur 30 en A2 et 35 en A3. Avec la poignée de recopie, tirez les deux cellules vers le bas,
jusqu'à A10. Vous créez ainsi la série des valeurs d'entrée. Sélectionnez la plage B2:E2 et tirez-la
jusqu'au bas de la ligne 10 par la poignée de recopie.
2. Le tableau montre l'incidence des divers prix de vente sur le bénéfice mensuel. Vous pouvez
observer que le bénéfice maximal (plus de 5930 francs) est obtenu pour un prix de vente unitaire
voisin de 40 francs.

Problèmes complexes :

Pour trouver la solution exacte de problèmes complexes, Excel propose un programme complémentaire
appelé Solveur.
La Société Anonyme veut savoir quel prix de vente unitaire lui assurera le bénéfice mensuel maximal. Il
existe cependant deux contraintes. La Société ne peut produire plus de 275 baguettes par mois et tient
absolument à une marge bénéficiaire d'au moins 50%. Utilisez le Solveur pour trouver une solution.
Sélectionnez les cellules A3 à E10 et effacez leur contenu avec la commande Effacer du menu Edition et
l'option Contenu du sous-menu. Entrez dans A2 une valeur de 40 francs.
1. Sélectionnez D2 et choisissez Solveur dans le menu Outils. Si la commande Solveur est absente,
choisissez Macros complémentaires dans le menu Outils et cliquez Solveur dans la liste proposée.
2. Le dialogue Paramètres du Solveur apparaît. La cellule courante (D2) figure bien dans la zone
Cellule cible à définir. Activez le bouton Max dans la zone Egale à.
3. Cliquez la zone Cellules variables, et la cellule A2 de la feuille. Vous venez de demander au Solveur
de trouver le prix de vente assurant le bénéfice mensuel maximum en D2. Cliquez maintenant la
zone Contraintes et le bouton Ajouter. Le dialogue Ajouter une contrainte apparaît.
4. Cliquez la zone Cellule, et la cellule B2 de la feuille. Cliquez la flèche, choisissez "inférieur ou égal"
(<=) dans la liste déroulante et tapez 275 dans la zone Contrainte. Cliquez le bouton Ajouter.
5. Le dialogue Ajouter une contrainte réapparaît. Suivez les mêmes étapes pour ajouter la deuxième
contrainte, c'est-à-dire $E$2>=50%. Cliquez Ok.
6. Cliquez Résoudre dans le dialogue Paramètres du Solveur. La recherche d'une solution commence.
7. Le dialogue Résultat du Solveur apparaît pour signaler qu'une solution satisfaisante a été trouvée. La
feuille de calcul montre les valeurs correspondant à cette solution. Vous constatez que la Société
devra vendre ses baguettes au prix unitaire de 42,64 francs pour obtenir le bénéfice maximal, compte
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tenu des deux contraintes imposées. Cliquez Ok.