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Amélioration des Procédures de Commande

Les documents décrivent plusieurs problèmes avec les procédures de vente, y compris l'absence de procédures d'approbation de commande, de contrôle de commande, d'expédition, et de gestion de trésorerie, ainsi que des procédures d'enregistrement comptable défaillantes.

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Amélioration des Procédures de Commande

Les documents décrivent plusieurs problèmes avec les procédures de vente, y compris l'absence de procédures d'approbation de commande, de contrôle de commande, d'expédition, et de gestion de trésorerie, ainsi que des procédures d'enregistrement comptable défaillantes.

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Service Ventes FRAP N°1

Problème :
Procédure de prise de commande défaillante

Constat :
Absence d’un service d’approbation
Aucune évaluation de la solvabilité des clients
Mode de prise de commande par téléphone

Causes :
 Absence d'une procédure d’approbation des commandes
 Mauvaise conception de la procédure de prise de commande

Conséquences :
 Risque de livraison à des clients non solvables
 Diminution du CA
 Charges de procès en cas de litige
Recommandations :
 Amélioration de la procédure de prise de commandes
 Conception d’une procédure d’approbation des commandes

Etablit par : Approuvé par :

Service Ventes FRAP N°2

Problème :

Absence des procédures de contrôle des commandes


Constat :

- Pas de contrôle effectués sur les calculs portés sur les factures et sur les prix
- absence de contrôle quantitatif et qualitatif des commandes préparées par le
magasinier
Causes :

 Absence d'une procédure de contrôle des factures

 Absence d'une procédure de contrôle de la marchandise


Conséquences :

 Problème avec les clients


 Diminution du CA

Recommandations :

 Etablissement d'une procédure de contrôle des factures et des commandes

Etablit par : Approuvé par :

Service Ventes FRAP N°3

Problème  Absence d’un service d’expédition

Constat  Facturation avant expédition réelle des


marchandises
 Facture établit sur la base du BC uniquement
Causes  Absence des Bons de Livraison et des bons de
sortie
 Absence d’un contrôle physique des matières
livrées aux clients
Conséquences  Mauvaise maîtrise des expéditions
 Possibilité de facturation des commandes non
livrées

Recommandations  Instauration d’un service expédition


 Etablissement des BL et BS pour toutes
livraison
 Contrôle physique des marchandises avant
expédition
 Comparaison entre BL, BC et BS avant
établissement des factures.
Etablit par : Approuvé par :
Service Ventes FRAP N°4

Problème  Cumul des taches dans le service comptabilité

Constat  Les fonds sont détenus par le service


comptabilité
 Les relances sont faites par le service
comptabilité
Causes  Absence d’un service trésorerie

 Absence de visa des règlements par un


responsable
Conséquences  Risque de détournement de fond
 Risque de fraude
 Surcharge du travail du service comptabilité

Recommandations  Instauration d’un service trésorerie, qui aura


accès aux règlements clients et par
conséquent, provoquera les relances pour
retard de règlement

 Conception d’une procédure d’approbation des


règlements
Etablit par : Approuvé par :

Service Ventes FRAP N°5

Problème :
Procédure d’enregistrement défaillante

Constat :
- l’enregistrement comptable des ventes se base uniquement sur la facture

Causes :
 La non réception du BC
 Absence de confrontation entre la facture, le BC.
 L’absence du BL et BS
Conséquences :
 Comptabilisation erronée
 Sous estimation ou surestimation du CA

Recommandations :
 Envoi du BC au service comptabilité
 Etablissement d’un BS par le magasinier, et d’un BL par le service expédition
une fois instauré.
Etablit par : Approuvé par :

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