PROCEDURE QUALITE Ré!.

PRQ42001

Index 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Page 1/10

AGENCE NATIONALE DE L'AvIATION CIVILE

PROCEDURE
MAITRISE DES DOCUMENTS
 PROCEDURE QUALITE Ré!. PRQ42001

Version 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014
Page 2/10

1. OBJET

La présente procédure définit les règles pour assurer la maîtrise de tous les documents (internes et externes) requis
pour le système de management de la qualité de l'ANAC.

Elle annule et remplace la procédure SQ-PRO-001-A-10GESTIONDE LA DOCUMENTATION du 23 mars 2010

2. CHAMP D'APPLICATION

La présente procédure s'applique à l'ensemble des documents qualité de l'ANAC : Manuel Qualité, fiche d'identité de
processus, procédures, cartes de travail, enregistrements ... etc., ainsi que les documents d'origine externe.

3. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ET SUPPORTS

Norme ISO 9001-2008 : 4.2.3 «Maîtrise des Documents»

Norme ISO 9000-2005.

3.1. FORMULAIRES

- FRM42001 « Fiche de Diffusion des Documents»

- FRM42002 « Liste des Documents Internes»

- FRM42003-« Fiche de proposition de documents »

- FRM42004 « Fiche de diffusion des documents Qualité»

4. DÉFINITIONS & ABRÉVIATIONS :

4.1. DÉFINITIONS

• Document:
Un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut être présenté sous différentes
formes: papier, support numérique, photographie ...

• Enregistrement:
Un enregistrement est la preuve de l'accomplissement d'une action ou d'un événement. 1/permet de conserver, de
valider et/ou de protéger les données relatives à cette action ou à cet événement (visa, vérification, compte rendu,
revue ... ), quelle que soit la forme (papier, support informatique .. .).

• Système de Management de la Qualité (S M Q) :

Système permettant d'établir une politique et des objectifs qualité et de les atteindre.

• Processus(PRP):
Ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d'entrée en éléments de sortie.

• Procédure (PRQ) :
Manière spécifiée d'accomplir une activité ou un processus. C'est une règle écrite d'organisation qui décrit les
démarches à entreprendre pour obtenir un résultat fixé.

• Carte de travail (CT) :

Manière détaillée décrivant les tâches permettant le bon déroulement d'une activité.

• Liste de vérification ou check-list (LV ou CKL):

Document construit dans le but de vérifier méthodiquement les étapes nécessaires d'une procédure pour qu'elle se
déroule avec le maximum de sécurité.

• Manuel de Management de la Qualité (MMQ):

Document décrivant le SMQ de l'ANAC et son fonctionnement global.

• Traçabilité :
Aptitude à retracer l'historique de la mise en œuvre ou l'emplacement de ce qui est examiné.

[Link]ÉVIATIONS:
RQ : Responsable Qualité

5. RESPONSABILITES

Le Responsable Qualité est responsable de la vérification de l'application et de la mise à jour de la présente procédure.

Agence Nationale de l'Aviation Civile

 PROCEDURE QUALITE Ré!. PRQ42001

Version 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014
Page 3/10

6. DISPOSITIONS APPLICABLES

6.1. STRUCTURE DOCUMENTAIRE

MANUEL QUALITE

PROCESSUS

PROCEDURES

CARTES DE TRAVAIL -INSTRUCTIONS - FORMULAIRES - CHECK-LIST

ENREGISTREMENTS - RAPPORTS

6.2. MAÎTRISE DES DOCUMENTS EXTERNES

Les documents d'origine externe et requis pour le Système Management de la Qualité, listés ci-dessous, sont
enregistrés comme suit:

Nature du document externe Responsable de l'enregistrement

Annexes de l'CACI Cellule qualité

Documents de l'CACI Cellule qualité

Documents émanant des organismes d'état (lois, ordonnances, décrets, Direction des affaires juridiques
arrêtés, etc.)

Documentation, émanant de l'industrie aéronautique (exploitants Direction concernée

aériens, fournisseurs de services de navigation aérienne, gestionnaires
d'aéroport, etc ...).

La Documentation émanant des fournisseurs Direction administrative et financière

6.2.1. IDENTIFICATION

Les documents d'origine externe sont identifiés par type, intitulé et version.

[Link]

Après réception par la Cellule Qualité les directeurs correspondants en définissent les destinataires puis les
diffusent selon le document de référence avec le FRM42001 « Fiche de Diffusion des Documents», une copie du
FRM42001est transmise à la Cellule Qualité.
Les documents diffusés uniquement pour consultation (exemple: Journal officiel ... etc.) sont classé au niveau
du secrétariat de la Direction générale.

6.2.1. ENREGISTREMENTS

Les documents externes sont listés par le RQdans le logiciel de gestion de la qualité QUALlBCX, rubri
« Document - GED»et à la bibliothèque de l'ANAC pour tout ce qui concerne la documentation de l'

Le RQ est le responsable de l'élimination des versions périmées.

[Link] À JOUR

Une fois par an ces documents sont contrôlés par le responsable qualité pour s'assurer de sa validation ou de son
actualisation.
Agence Nationale de l'Aviation Civile
 PROCEDURE QUALITE Ré!. PRQ42001

Version 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014
Page 4/10

6.3. MAÎTRISE DES DOCUMENTS INTERNES

Les documents internes (les documents administratifs relatifs à l'organisation, les Règlements aéronautiques gabonais
(RAG), sont les documents établis et gérés par chaque direction. Ils sont listés dans le FRM42002 «Liste des Documents
Internes». Une copie du FRM42002 est transmise à la Cellule Qualité:

Les documents du SMQ sont listés par le RQ dans le logiciel de gestion de la qualité QUALIBOX, rubrique « Document-
GED».

6.4. ÉLABORATION DES DOCUMENTS (RÉDACTION, VÉRIFICATION ET APPROBATION)

6.4.1. DOCUMENT NIVEAU 1 : MANUEL QUALITÉ

La rédaction du Manuel de Management de la Qualité est confiée à la Cellule Qualité.

-La VÉRIFICATION du contenu (exactitude, complet, réalisable) est assurée par le RQ

-Le MMo, est revu en Revue de direction et APPROUVÉ par le Directeur général.

[Link] NIVEAUX 2 ET 3 : PROCESSUS ET PROCÉDURES

-Le DÉCLENCHEMENT de la rédaction des processus, procédures est assuré par le RQ suite à un audit, une
nouvelle exigence ou à un besoin.

-La RÉDACTION de ces documents est confiée à toute personne compétente désignée par le RQ en concertation
avec le directeur concerné.

- La VÉRIFICATION du contenu (exact, exhaustif, réalisable) est assurée par le Directeur concerné par sa mise
en œuvre et APPROUVÉ par le Directeur général après visa du Responsable Qualité.

[Link] NIVEAU 4 ET 5: LES DOCUMENTS OPÉRATIONNELS ET LES ENREGISTREMENTS

-Les documents opérationnels nécessaires: Cartes de travail, instructions, listes de vérification, etc ....

-Les documents nécessaires à la formation, à l'exploitation, etc ...

-Les documents d'enregistrement nécessaires à la démonstration d'obtention de la qualité requise: listes de

vérification renseignées, comptes rendus de Revues de Direction, rapports d'audits, rapports d'inspections,
etc ...

Toute personne peut suggérer la création d'un document en remplissant le formulaire FRM42003-« Fiche de
proposition de documents », si la suggestion est retenue par le Directeur concerné. Ce dernier, en concertation
avec le RQ désigne alors la personne ou le groupe qui va rédiger le document.

La gestion des enregistrements (conservation jarchivage) est spécifiée dans la procédure PRQ42002« Maîtrise
des Enregistrements»

6.5. RÉDACTION/VÉRIFICATION

La RÉDACTION DU CONTENU des procédures ou des documents opérationnels est en premier lieu du ressort du
Directeur de la structure concernée, qui s'assure de la COHÉRENCE et de la CONFORMITÉ des données par rapport à
l'activité concernée et aux exigences internes et externes.

Par ailleurs la VÉRIFICATION DE LA FORME est du ressort du Responsable Qualité.

Celui-ci veille à :

La cohérence du document avec l'ensemble des documents Qualité.

La conformité du document par rapport aux normes, ainsi qu'à la Politique Qualité de l'ANAC.

La forme du document par rapport aux règles définies dans la présente procédure.

Le vérificateur d'un document modifié doit avoir la même fonction que le vérificateur du document à sa création sauf
exigences particulières du RQ.

La remise en service d'un document supprimé, avec ou sans modification, nécessite une nouvelle vérification. Le
vérificateur du document remis en service doit avoir la même fonction que le vérificateur du document à sa création
sauf exigences particulières du RQ.

6.6. ApPROBATION

L'APPROBATION CONSISTE EN UNE AUTORISATION D'UTILISATION DU DOCUMENT

Agence Nationale de l'Aviation Civile

 PROCEDURE QUALITE Ré!. PRQ42001

Version 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014
Page S/10

Tout document qualité, une fois vérifié par le RQ, est présenté au Directeur général pour approbation. Ce dernier
vérifie la cohérence de son contenu par rapport aux objectifs escomptés.
Une fois que le document est approuvé, le Directeur général appose la date et sa signature sur le cartouche inférieur
de la page de garde.
Les documents rédigés par la Cellule Qualité sont vérifiés par le RQ et approuvés par le Directeur général.

L'original du document est conservé dans un classeur par le Responsable Qualité.

L'application d'une procédure devient effective dès l'approbation du document, confirmée par son identification dans
le contenu des listes de diffusion FRM42004 « Fiche de diffusion des documents Qualité».

Les enregistrements des procédures et des documents opérationnels, se font conformément à la procédure
PRQ42002 « Maîtrise des enregistrements »,

6.7. DIFFUSION DES DOCUMENTS

LERESPONSABLE QUALITÉ ESTRESPONSABLE DELA DIFFUSION DUDOCUMENT. Il est interdit de diffuser un document sans son
autorisation. Cette autorisation est matérialisée par son visa sur le cartouche

La diffusion d'un exemplaire, papier ou électronique, d'un document existant sous forme électronique est réalisée à
partir de l'exemplaire vérifié et approuvé du document électronique (sauf l'exemplaire papier du responsable qualité
réalisé précédemment pour la vérification et l'approbation du document).

Le RQ gère la transition entre l'ancien et le nouveau document.

Le RQ détermine les destinataires de la diffusion du document.

Les personnes chargées par le RQ de la diffusion du document s'assurent que les précautions nécessaires à sa
préservation sont prises.

Les personnes chargées par le RQ de l'élimination des exemplaires périmés s'assurent de leur destruction

[Link], DIFFUSION & DESTRUCTION:

Le RQ conserve l'originale de tous les documents relatifs au Système Management de la Qualité pour une durée
d'archivage déterminée selon la procédure PRQ42003 « Archivage »,

Il récupère les versions périmées des structures et les détruit par déchiquetage mécanique.

L'ensemble des documents et la dernière version est disponible sur le serveur ou sur QUALIBOX par type de
documents et par domaine.

Un exemplaire de tous les documents périmés à la version N-1est archivé sous forme informatique par le responsable
qualité pour permettre de retrouver un historique de chaque document.

6.8.1. DIFFUSION & DESTRUCTION:

Après l'approbation par le responsable qualité de la modification ou de la création d'un document, ce dernier est mis
en ligne sur le serveur en lecture seule. Il est donc accessible à l'ensemble du personnel. Un message d'avertissement
est envoyé sur la messagerie de l'ensemble du personnel pour l'avertir. Chaque personne est responsable de la
destruction de l'ensemble des documents périmés en sa possession, l'édition de ces derniers étant sous sa
responsabilité.

6.9. IDENTIFICATION DES DOCUMENTS:

L'identification des Règlements aéronautiques gabonais (RAG) est définie par la directive RAG-D-GENo01-AProcédure
pour l'élaboration des éléments indicatifs en matière d'aviation civile.

[Link]

Le responsable qualité attribue au document un code de la forme AAAXXYYV.

Les 3 lettres AAA précisent la nature du document:

- MMQ pour le « Manuel de Management de la qualité »,

PRPpour les processus qualité,

PRQpour les procédures qualité,

ERQpour les enregistrements qualité,

Agence Nationale de l'Aviation Civile

 Ré!. PRQ42001
PROCEDURE QUALITE
Version 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014
Page 6/10

FRM pour les formulaires qualité.

Les 2 chiffres XX représentent le numéro du chapitre et du sous-chapitre (0 si pas de sous-chapitre) du référentiel
ISO 9001 - 2008 correspondant au document.

Les 3 chiffres YYY représentent le premier numéro libre dans l'ordre croissant en commençant par 001.

Le code d'un document supprimé ne peut être réutilisé sauf pour une remise en service du document, avec ou
sans modification.
6.9.2.1NDICE

L'indice d'un document à sa création est 01.

L'indice passe de 01 à 02 lors de la première modification du document puis 03, ...

La remise en service d'un document, avec ou sans modification, nécessite un changement d'indice.

6.9.3. ÉCRITURE

Le code s'écrit en majuscule sans séparation entre les groupes de caractères (exemple: PRQ42001).

On peut écrire le code et l'indice sous une forme abrégée en réunissant le code, le caractère «, » et l'indice en un
seul groupe (exemple: PRQ42001.01).

[Link]

La date d'approbation d'un document modifié est la date d'approbation de la modification.

La date d'approbation d'un document remis en service, avec ou sans modification, est la date de remise en service
du document.

6.10. STRUCTURE DES DOCUMENTS

La structure des RAGest décrite dans le règlement RAG 0 : Généralités

6.10.1. Tous LES DOCUMENTS

•••••• C' Date

LA NATURE DU DOCUMENT
i;(-< Ré!. PRQ52002
Version 02
~ LE NOM DU DOCUMENT Page 6/10

Sur l'entête de toutes les pages figurent:

,/ Le logo de l'AN AC.

,/ La nature du document (ex: Manuel de management de la Qualité, Procédure, Instruction, etc. .. )

,/ Le nom du document

,/ La référence du document (codification)

,/ La version (numéroté de 01 à nn)

,/ La date de la version

,/ Le numéro de page (lin pages)

Le pied de page suivant est utilisé uniquement sur la première page des documents

Agence Nationale de l'Aviation Civile

 PROCEDURE QUALITE Réf. PRQ42001
Version 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014

Sur ce pied de page figurent:

Un tableau de l'état des révisions:

./ L'indice de révision

./ La nature de la révision: Création, modification ... etc.

./ Date d'application: date d'application de la procédure

Un tableau de validation:

Où sont mentionnés le rédacteur, le vérificateur et l'approbateur du document avec leur nom, fonction, visa et
la date.

[Link] PROCÉDURES

Le contenu d'une procédure est structuré de la manière suivante:

1. But:

Définir les objectifs à atteindre par la procédure.

2. Domaine d'application:

Définir les limites d'application de la procédure (où, quand et pourquoi).

3. Documents de référence et supports:

Citer les normes et les documents internes qui régissent la procédure.

Citer les supports (formulaires, liste de vérification, ... ) requis par la procédure.
4. Définitions et abréviations:

Définir précisément les termes spécifiques utilisés dans les procédures ainsi que les abréviations
employées.

5. Responsabilité:

Chaque responsable de structure veille à l'application des documents relatifs au Système Management
de la Qualité, ainsi qu'à leur mise à jour.
6. Dispositions applicables:

Il s'agit d'identifier le qui fait quoi, comment, où, quand et pourquoi les activités sont réalisées.

Le rédacteur définit les moyens et enregistrements à utiliser, ainsi que les résultats à obtenir.

Le contenu d'une procédure peut être: un texte ou un texte accompagné d'un logigramme, ou un
logigramme uniquement.
[Link] PROCESSUS

La fiche d'identité du processus, généré par QUALIBOX se présente de la manière suivante:

Agence Nationale de l'Aviation Civile

 PROCEDURE QUALITE Ré!. PRQ42001
Version 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014
Page 8/10

FICHE D'IDENTITE DU PROCESSUS

1 • Llo ~ DU PROCI55IJS
II~
~~ftt"SU!'Lapal~[Link].,..tit:i,"~.W<[Link] •••. rAHAC •• a..Ia""ftOl!lMW
.~ •• [Link]..dscadie.~..,...,....d' •••• l.~.La~n'"
~~.pourazur!l'et~ •• qualitIêœs~.I·~des __ da.~de$ctienb.

[);&U: 20111/2012

Pik7te1: 1 Pitote 2 : Pilote .• :

HOOΠNGUEMA !IITEOtI:: 1NOOYENDAMA

DocuneatsGED~ IUI~
••••••
PAP4OCIO'.OIt-MiIUrCiOWIT DE LA. (I.IAU1"Î \~~

,-.-_""
POQ42002.00 MAÎTllSEŒS!lIIIfGISTIBIfI \~[Link]é\SM

PRQ42OD1.01

[Link]

_,...n-1I6
~ DE LA DOt\.NfK1JJlOIC

.[Link] ICTEIINE
_COWIIIMIIlS
\-.-~~
\_'_~\SM

[Link] ACT10NS COARECTlYB ET PIIEYENl'NES ,_._('[Link]œ'-SM

1'1001· ,~*,~.rAMAC
"",»,.,,,...n-1lE...• POU11QUEQIJAUIt
~klndesm. hIrwtion
•••••••••
1_-""",
\~-~

\_'_~\5M

....•..•.. -
Olle : MJ02I201S

Agence Nationale de l'Aviation Civile

 PROCEDURE QUALITE Ré!. PRQ42001
Version 02

~ 0 PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014

Page 9/10

kI>1 .
[ FICHE D'IDENTITE DU PROCESSUS

PRP<IOOO2- Qualité et ~ permanent

I~
1

IlœjKtib~
1

Ic-'~
I~fi 11~~riM
I~- II-
I- 11---
I~- II~ 1

5ocIWtJi:/JNJL-GAIOH 0..:1"'0212013

-==-.
~r::.w<'Ü Of l ;,">"
'?,..,
::t~-if@C''i-,
"N~ ~~ ,
l~ ,~.~ ~
4'
e v-"!_~
~ :-,.."""
.•.tf..
~ •••-\f' >12l1'" ~
.~~t-\: ..

Agence Nationale de l'Aviation Civile

 PROCEDURE QUALITE Rél. PRQ42001
Version 02
PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014
Page 10/10

le logigramme du processus: Schématisation du processus par un diagramme.

Voici comment Concevoir un logigramme :

CONVENTION POUR lE~lOGIGRAMME

Exprim é en term es d'événem ent déclenchant

l'application de la procédure

Exprimé en terme d'action: Elaborer, rédiger,

Action planifier, fabriquer, analyser

Non Exprimé sous forme d'interrogation; deux

alternatives: Oui/Non

Action 2
Oui
Triangle tête en bas: pour une entrée dans
une procédure en venant d'une autre procédure
Triangle tête en haut: sortie vers une autre procédure

Action 1

FIN

Agence Nationale de l'Aviation Civile