Mode opératoire
ÉDITION DES
DIPLÔMES
Isabelle LEROUX
ÉQUIPE APOGÉE
SEPTEMBRE 2006 ÉDITION DES DIPLÔMES NATIONAUX page 2
1/ Édition des diplômes nationaux page 3
2/ Édition de la liste des diplômés page 4
3/ Envoi à la DEVERI page 4
ÉDITION DES DIPLÔMES D’UNIVERSITÉS page 5
1/ Édition des diplômes d’universités page 5
2/ Édition de la liste des diplômés page 5
3/ Envoi à la DEVERI page 5
ÉDITION DES CERTIFICATS page 6
1/ Délibération/date de validation page 6
2/ Édition des certificats page 7
3/ Édition de la liste des diplômés page 7
4/ Envoi à la DEVERI page 7
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L’édition des diplômes de doctorat fera l’objet d’un autre guide lié au domaine
thèse-hdr.
I - ÉDITION DES DIPLÔMES NATIONAUX
Avant l’édition des diplômes, il est impératif de vérifier que les résultats sont
bien été saisis ou calculés, que le calcul de délivrance a été lancé et que les
délibérations sont bien clôturées.
[cf : guide de saisie des résultats (notes non gérées sous apogée)
[Link]
_gestion_des_resultats_notes_gerees_hors_apogee_/[Link] ]
[cf : guide de saisie des résultats (notes gérées sous apogée)
[Link]
_gestion_des_resultats_notes_gerees_sous_apogee /[Link] ]
Domaine Résultats
Changer l’année universitaire si nécessaire.
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Attention !
Faire d’abord un test (PPATEST) en éditant un diplôme à valider par la DEVERI avant
l’édition définitive de tous les diplômes.
Envoyer le document test par fax (7003) à la DEVERI.
La DEVERI vérifiera que la date de l’arrêté et la maquette sont conformes.
Rappel des exigences du Rectorat quant à l’édition des diplômes
ÉTAT-CIVIL :
Au moment de l’inscription administrative : vérifier l’orthographe et les
accents du nom avec la pièce d’identité.
Astuce dans Apogée : saisir le nom en minuscule pour pouvoir taper les lettres
accentuées.
LIEU de NAISSANCE :
ATTENTION : Pour les villes de naissance, ne mettre aucune abréviation (ex : écrire
Oloron-Sainte-Marie). Se référer à l’orthographe renseignée sur la pièce d’identité.
Pour les villes de Paris, Marseille et Lyon indiquer impérativement l’arrondissement
(ex : PARIS 14E).
Pour trouver le code du pays, il suffit de taper les trois premières lettres du pays
dans la case dépt/pays : le pays et son code s’affiche.
Si vous devez faire des modifications pour certains étudiants, allez dans le
Domaine Inscriptions Pédagogiques.
1 - Menu Documentation / Édition des diplômes nationaux
Se positionner sur
« Version du diplôme » et saisir le code du diplôme, puis la version du diplôme (VDI)
Exemple, diplôme : AZOAP version de diplôme 242
Le modèle de diplôme s’incrémente automatiquement dans le cas contraire prendre
contact avec la DEVERI qui a en charge la saisie des modèles et de la date des arrêtés.
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Par défaut, le radio bouton « Originaux (éditions ou rééditions ) est coché, si l’étudiant a
déjà reçu son diplôme (signature du recteur), en cas de perte, il faudra éditer un
« Duplicata ».
Le radio bouton « Tous les diplômes » est coché par défaut
Si vous avez déjà édité des diplômes pour cette VDI cliquer sur « Tous les diplômes non
édités « ou sur « Quelques » si vous voulez n’éditer qu’un ou quelques diplômes.
Cliquer ensuite sur Imprimer,
Rappel : les diplômes nationaux sont imprimés sur un parchemin sécurisé (voir avec la
DEVERI pour les commandes auprès de l’imprimerie nationale)
2 – Édition de la liste des diplômés
Menu Documentation / Édition de la liste des diplômés
Se positionner sur
« Version du diplôme » et saisir le code du diplôme, puis la version du diplôme (VDI)
Exemple, diplôme : AZOAP version de diplôme 242
Choisir la session, toutes, 1re session ou 2e session
Choisir le critère de tri, par défaut « Nom »
Imprimer
Il est également possible de choisir comme critères d’édition les numéros de diplômes
(N° Diplôme début/N° Diplôme fin)
3 – Envoi à la DEVERI
Le lot de diplômes édités ainsi que la listes de diplômés en double exemplaire doivent
être envoyés à la DEVERI pour signature de Monsieur le Président puis envoi au Rectorat
pour signature de Monsieur le Recteur.
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II - ÉDITION DES DIPLÔMES d’UNIVERSITÉ
1 - Menu Documentation / Édition des diplômes d’université
Voir § I- point 1-
2 – Édition de la liste des diplômés
Menu Documentation / Édition de la liste des diplômés
Voir § I- point 2-
3 – Envoi à la DEVERI
Le lot de diplômes édités ainsi que la liste de diplômés en double exemplaire doivent être
envoyés à la DEVERI pour signature de Monsieur le Président.
Rappel : les diplômes d’université sont imprimés sur un parchemin particulier (voir avec
la DEVERI pour les commandes)
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ÉDITION DES CERTIFICATS (C2I)
1 – Délibération/saisie date de validation des certificats
Saisir le code diplôme et la VDI
Cliquer sur « afficher »
Saisir la date de validation (date de délibération du jury)
Puis cliquer sur « initialiser », enregistrer
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2 - Menu Documentation / Édition des certificats
Voir § I- point 1-
3 – Édition de la liste des diplômés
Menu Documentation / Édition de la liste des diplômés
Voir § I- point 2-
4 – Envoi à la DEVERI
Le lot de diplômes édités ainsi que la listes de diplômés en double exemplaire doivent
être envoyés à la DEVERI pour signature de Monsieur le Président.
Rappel : les certificats sont imprimés sur un parchemin particulier (voir avec la DEVERI
pour les commandes)
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