AKOLADE
P R O C E S S T R A N S I TA I R E
S U R P O R TA I L
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Connexion au portail PROVIDER
Présentation de l'accueil
Etape 1 : Déclarer l’arrivée des colis
SOMMAIRE Etape 2 : Création du chargement
Etape 3 : Saisie tracking du chargement
Informations générales
[Link]
2
CONNEXION AU PORTAIL AKOLADE
URL de connexion :
[Link]
Pour se connecter au portail, il faut : Identifiant
Mot de passe
1. Renseigner son identifiant
2. Renseigner son mot de passe
3. Cliquer sur Login
Une double connexion n'est pas
possible sur un même identifiant
3
ACCUEIL
Modifier la langue du portail (anglais/français)
Accès à la saisie des
dates
Déconnexion du
portail
Identifiant connecté
Pour visualisation/création/modification
Accueil : Rien ne s'affiche dans
des chargements (LTA/conteneurs/camions)
cette partie de l'interface
Si besoin de modifier la langue de connexion de manière définitive contacter le service
transport Blancheporte.
Attention le changement est valable pour tous les utilisateurs du transitaire.
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ETAPE 1 : DÉCLARER L’ARRIVÉE DES COLIS
• A saisir dans les 2-3 jours suivant l’arrivée à la plateforme à l’origine.
• Vous devez vérifier que les colis sont les mêmes que ceux annoncés sur la packing list .
1. Cliquer sur Commandes tracking
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ETAPE 1 : DÉCLARER L’ARRIVÉE DES COLIS
2. Saisir le n° de commande
3. Cliquer Sur « Rechercher »
4. Le résultat s’affiche en
dessous
Cliquer uniquement
« Rechercher » pour afficher
toutes les commandes
Le bouton RAZ permet de
remettre à zéro les critères
de recherche
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NUMÉRO DE REGROUPEMENT
o Une commande peut soit être expédiée dans un seul lot => dans ce cas le numéro de regroupement est toujours égal au numéro de
commande suivi de 1
o Ou une commande peut être expédiée sur plusieurs lots => de ce fait, chacun aura son propre numéro de regroupement
• Exemple : la commande 245119320
• Le 1er numéro de regroupement sera suivi de "1" : 2451193201
• Le 2nd numéro de regroupement sera suivi de "2" : 2451193202
Pour choisir le bon n° de regroupement il faudra faire attention au nombre de colis.
En cas de doute contacter le service transport Blancheporte.
Ce n° de regroupement sera disponible sur la packing list dans une prochaine
version.
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ETAPE 1 : DÉCLARER L’ARRIVÉE DES COLIS
5. Vérifier que le statut import soit "Démarré": finalisation packing list par le fournisseur
Si le statut est “Publié” le fournisseur n’a pas finalisé sa packing list
6. Cliquer sur « Traitements »
7. Cliquer sur « Saisie du Tracking »
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ETAPE 1 : DÉCLARER L’ARRIVÉE DES COLIS
8. Vérifier les informations encadrées
• N° de regroupement
• Statut import
• Fournisseur
• Incoterm
• Ville de départ
• Nombre de colis (Nb colis packing)
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ETAPE 1 : DÉCLARER L’ARRIVÉE DES COLIS
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9. Saisir des dates réelles de
remise marchandise et de remise
doc
10. Cliquer sur « Enregistrer »
11. Cliquer sur « Retour »
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Le statut import de la commande doit passer en "remis transitaire"
Recommencer cette étape autant de fois qu'il y a de process fournisseur
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CHRONOLOGIE DES DATES La date “booking fournisseur” est la
date prévue de remise marchandise au
transitaire, cette date est saisie par le
fournisseur
Les dates réelles doivent respecter la chronologie des opérations
Ex : la date réelle de remise doc export ne peut pas être antérieure à la remise marchandise
La date de remise marchandise ne peut pas être antérieure à la date de booking fournisseur
La saisie d’une date réelle n’est possible que si toutes les dates réelles ont été saisies sur les opérations précédentes:
Ex : La date réelle de remise doc export ne peut pas être saisie si la date réelle de remise marchandise est absente
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ETAPE 2 : CRÉATION DU CHARGEMENT
• A saisir dans les 3 jours suivant le départ de la marchandise
• Un Chargement = un conteneur / camion / AWB
1. Cliquer sur « Chargement »
2. Cliquer sur « Nouveau
chargement »
Cliquer uniquement
« Rechercher » pour afficher
tous les chargements créés
Le bouton RAZ permet de
remettre à zéro les critères
de recherche
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ETAPE 2 : CRÉATION DU CHARGEMENT
3. Renseigner les champs obligatoires (X) pour le mode de transport –voir tableau ci-dessous
Saisir en ville d’arrivée l’aéroport, le port, Leers en fonction du mode de transport (indication
entre parenthèse dans le tableau).
4. Cliquer sur « Enregistrer »
Catégories AIR MER ROUTE SEA-AIR RAILROAD
Contenant
(N°conteneur, AWB, X X X X X
camion)
Mode de Transport X X X X X
Type conteneur X X
Cie Transport X X X X
Ville de départ X X X X X
X X X X X
Ville d’arrivée
(Aéroport d’arrivée) (Port d’arrivée) (Leers) (Aéroport d’arrivée) (Plateforme d’arrivée)
Voyage
(N° de plomb si Mer, n°
de dossier du X X X X X
transitaire pour autre
mode de transport)
Service X X
Navire/N° Vol X X X
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ETAPE 2 : CRÉATION DU CHARGEMENT
Le statut du chargement doit être "En création"
5. Cliquer sur « Ajouter des commandes »
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ETAPE 2 : CRÉATION DU CHARGEMENT
Les commandes correspondant aux critères du
chargement s’affichent
6. Rechercher le n° de regroupement ou à l’aide du fournisseur – cliquer sur « Rechercher »
Le bouton RAZ permet de remettre à zéro les
7. Cocher la ou les commandes à ajouter critères de recherche
Si vous ne trouvez pas la commande souhaitée
8. Cliquer sur « Ajouter » (soit sur le bouton en haut soit sur le bouton en bas) c’est très certainement que le statut import n’est
pas en remis transitaire. C’est-à-dire aucune
9. Cliquer sur « Retour » une fois que vous avez ajouté toutes les commandes date de remise transitaire n’a été saisie (refaire
l’étape 1).
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ETAPE 2 : CRÉATION DU CHARGEMENT
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10. Vérifier le nombre UC = nombre colis total
du chargement
11. Saisir volume et poids corrigés qui doivent
correspondre à l’ensemble du chargement
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12. Cliquer sur « Tout Enregistrer »
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13. Cliquer sur « Retour »
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La commande rattachée (ou les commandes)
est visible ici
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ETAPE 3 : SAISIE TRACKING DU CHARGEMENT
1. Cliquer sur « Commandes Tracking »
2. Saisir le n° du chargement dans le champ
de recherche
3. Cliquer sur « Rechercher »
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ETAPE 3 : SAISIE TRACKING DU CHARGEMENT
4. Cocher les commandes concernées
5. Cliquer sur “Traitements au contenant” puis “Saisie du tracking pour les OT sélectionnés”
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ETAPE 3 : SAISIE TRACKING DU CHARGEMENT
ETA ATD
6. Saisir la date ATD dans “Date réelle début” de l’opération “Transit 1”
7. Saisir la date ETA dans “Date annoncée fin” de l’opération “Transit 1”
8. Cliquer sur “Enregistrer”
9. Cliquer sur “Retour”
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ETAPE 3 : SAISIE TRACKING DU CHARGEMENT
Le statut des commandes passe en
“Départ confirmé”
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ETAPE 3 : SAISIE TRACKING DU CHARGEMENT
Le statut du chargement passe
en "Parti”
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Statut import
Chaque commande possède un statut Import qui indique son état d’avancement :
• Publié : la commande vient d’être publiée sur le portail
• Démarré : finalisation packing list par le fournisseur
• Remis transitaire : la date de remise transitaire a été saisie sur le tracking de la commande et la date annoncée début
de la phase de transit n’est pas encore saisie
• Booké : la date réelle de remise transitaire a été saisie sur le tracking de la commande et une date annoncée début de
la phase de transit a été saisie
• Départ confirmé : la date réelle de début de la phase de transit a été saisie sur le tracking de la commande
• Arrivée confirmée : la date réelle de fin de la phase de transit a été saisie sur le tracking de la commande
• Reçu : la commande est réceptionnée
• Clôturé : la commande est reçue
• Annulé : la commande est annulée
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STATUT CHARGEMENT
▪ En création : toutes les commandes du chargement sont en statut Import inférieur à « Départ confirmé »
o Certaines données d’entête sont modifiables
o Des commandes peuvent être ajoutées ou supprimées du chargement
o Les informations de quantité, poids et volume sont modifiables sur les commandes du chargement
o La suppression est possible
▪ Parti : au moins une commande du chargement est en statut Import « Départ confirmé » ou « Arrivée confirmée »
o Certaines données d’entête sont modifiables
o Les informations de quantité, poids et volume ne sont pas modifiables sur les commandes du chargement
o L’ajout ou la suppression de commandes est impossible
▪ Clôturé : toutes les commandes du chargement sont en statut Import « Reçu » ou « Clôturé ».
o Aucune modification n’est possible
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SAISIE DU TRACKING
OPERATIONS :
▪ Booking fournisseur : date de remise marchandise au transitaire prévue par le fournisseur – saisie par fournisseur
▪ Remise marchandise : date de remise marchandise – date réelle début - saisie par le transitaire
▪ Remise doc export : date de remise des docs export – date réelle début - saisie par le transitaire
▪ Transit 1 (transport principal de port à port) : date du transport principal – saisie par le transitaire
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SAISIE DU TRACKING
Les contrôles suivants sont effectués lors de l’enregistrement de la saisie des dates réelles :
▪ Anticipation : les dates réelles ne peuvent pas être saisies par anticipation
Il faut que l’opération ait eu lieu réellement pour pouvoir saisir la date
▪ Chronologie : les dates réelles doivent respecter la chronologie des opérations
Ex : la date réelle de départ du transit ne peut pas être antérieure à la remise transitaire
▪ Obligatoire : la saisie d’une date réelle n’est possible que si toutes les dates réelles ont été saisies sur les opérations
antérieures obligatoires
▪ Chargement : la saisie des dates réelles sur les opérations de transit et supérieures n’est possible que si la commande
est présente sur un chargement
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FIN DU PROCESS
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