2.
1 Objectifs du stage
Le stage effectué à l'entreprise HONORINE, du 27 mai au 31 juillet 2026,
avait pour objectif de compléter la formation théorique reçue à BGM
Formation par une expérience pratique en milieu professionnel.
Les objectifs spécifiques étaient les suivants :
découvrir le fonctionnement d'un secrétariat public ;
mettre en pratique les connaissances acquises en secrétariat de direction ;
développer les compétences en accueil et en communication avec les
usagers ;
maîtriser les techniques de gestion administrative ;
se familiariser avec les outils bureautiques et les équipements de bureau.
2.2 Activités réalisées
Durant mon stage, j'ai participé à plusieurs activités administratives sous
la supervision de mon encadreur.
2.2.1 L'accueil des usagers
L'une de mes principales missions consistait à accueillir les usagers avec
courtoisie, à les renseigner et à les orienter vers le service approprié.
Je veillais à créer un climat de confiance en adoptant une attitude
respectueuse, professionnelle et disponible.
2.2.2 La réception des appels téléphoniques
J'étais également chargée de répondre aux appels téléphoniques, de
fournir les informations demandées et de transmettre les messages aux
personnes concernées.
Cette activité m'a permis d'améliorer ma communication orale et ma
capacité d'écoute.
2.2.3 La saisie et la mise en forme des documents
J'ai participé à la saisie de divers documents administratifs tels que :
les correspondances administratives ;
les demandes adressées à l'Inspection de l'Éducation de Base ;
les rapports ;
les comptes rendus ;
les attestations et autres documents.
Cette tâche m'a permis de renforcer ma maîtrise de Microsoft Word ainsi
que des règles de présentation des documents administratifs.
2.2.4 Les photocopies, impressions et numérisations
J'ai effectué les photocopies, les impressions et les scans des documents
destinés aux usagers.
Je veillais à la qualité des documents produits ainsi qu'au bon
fonctionnement du matériel.
2.2.5 Le classement et l'archivage
Une partie importante de mon travail consistait à classer les documents
administratifs selon leur nature et leur date afin de faciliter leur
consultation.
Cette activité m'a permis de comprendre l'importance de l'organisation
documentaire dans un secrétariat.
2.2.6 L'assistance aux usagers
J'accompagnais les usagers dans la constitution de leurs dossiers
administratifs en leur indiquant les pièces à fournir et les différentes
démarches à suivre.
Cette mission nécessitait de la patience, de l'écoute et un bon sens de la
communication.
2.3 Compétences acquises
À l'issue de ce stage, j'ai développé plusieurs compétences
professionnelles, notamment :
la maîtrise des techniques d'accueil ;
l'amélioration de la communication professionnelle ;
la rédaction des documents administratifs ;
la gestion des appels téléphoniques ;
le classement et l'archivage des dossiers ;
l'utilisation des équipements de bureau ;
le sens de l'organisation ;
la gestion du temps ;
l'esprit d'équipe ;
le respect de la confidentialité.
2.4 Difficultés rencontrées
Au cours du stage, certaines difficultés ont été observées, parmi lesquelles
:
l'affluence importante des usagers à certaines périodes ;
les longues attentes de certains visiteurs ;
les pannes occasionnelles du matériel informatique ;
les difficultés de certains usagers à comprendre les procédures
administratives.
2.5 Solutions apportées
Afin de faire face à ces difficultés, plusieurs solutions ont été mises en
œuvre :
accueillir les usagers dans l'ordre de leur arrivée ;
expliquer clairement les procédures administratives ;
collaborer avec les autres membres du personnel afin d'accélérer le
traitement des dossiers ;
vérifier régulièrement le matériel informatique afin d'éviter les
interruptions de service.
Conclusion du chapitre
Ce stage a constitué une expérience très enrichissante tant sur le plan
professionnel que personnel. Il m'a permis d'acquérir des compétences
pratiques en secrétariat de direction, d'améliorer ma communication avec
les usagers et de comprendre l'importance d'un accueil de qualité dans
une entreprise. Les connaissances acquises serviront de base pour mon
insertion dans le monde professionnel et contribueront à l'exercice efficace
de mes futures fonctions.